BAB 3 ANALISIS SISTEM BERJALAN 3.1 Gambaran Umum ...thesis.binus.ac.id/Asli/Bab3/2007-3-00289-KA-Bab...

44

BAB 3

ANALISIS SISTEM BERJALAN

3.1 Gambaran Umum Perusahaan

3.1.1 Latar Belakang Perusahaan

PT. Wahana Artha Harsaka cabang Karang Mulya, Ciledug, merupakan

perusahaan yang menangani penjualan langsung sepeda motor Honda

kepada konsumen yang berdomisili di wilayah Jakarta dan Tangerang.

Selain melakukan penjualan, PT. Wahana Artha Harsaka cabang Karang

Mulya, Ciledug, juga melakukan perawatan yang dilengkapi dengan

bengkel resmi AHASS (Astra Honda Authorized Service Station).

PT. Wahana Artha Harsaka cabang Karang Mulya, Ciledug, merupakan

salah satu cabang perusahaan PT. Wahana Artha Harsaka. PT. Wahana

Artha Harsaka memiliki 16 cabang di seluruh Indonesia, dan merupakan

anak perusahaan dari PT. Wahana Makmur Sejati yang ditunjuk oleh PT.

Astra Internasional Honda Sales Operation sejak tahun 1972 sebagai

penyalur utama sepeda motor Honda untuk wilayah Jakarta dan Tangerang.

PT. Wahana Artha Harsaka cabang Karang Mulya yang beralamat di

JL.Raden Saleh No.41 Karang Mulya, Ciledug-Tangerang. Didirikan pada

tahun 1997 dengan Surat Izin Usaha Perdagangan dari Departemen

Perindustrian yang bernomor: 4212/P/09-01/PB/X/97.

45

3.1.2 Visi dan Misi Perusahaan

Visi : Menjadi distributor sepeda motor terbaik di Indonesia, dengan

jaringan penjualan dan pelayanan purna jual terbaik.

Misi : Menyediakan produk dan layanan dengan standar kelas

dunia kepada pelanggan dengan tingkat kepuasan pelanggan

tertinggi

3.1.3 Struktur Organisasi

Struktur organisasi diartikan sebagai susunan dan hubungan antar bagian

dan posisi dalam perusahaan. Hal ini penting sekali dalam mencapai tingkat

pengendalian intern yang memadai karena struktur organisasi dapat

menunjukkan garis-garis wewenang dan tanggung jawab yang jelas.

Dilihat dari struktur organisasi, maka dapat diketahui bahwa PT. Wahana

Artha Harsaka cabang Karang Mulya, Ciledug, menggunakan struktur

organisasi garis, dimana didalamnya terdapat garis wewenang langsung

antara atasan dan bawahan.

Gambar 3.1 Struktur Organisasi PT. Wahana Artha Harsaka Cabang Karang Mulya, Ciledug

Area Head

Branch Head

Direktur

Sales Representative

Sales Counter

Administrasi PDI Delivery Accounting Kasir

Mechanic Spare Part Cashier WS Front Desk

Workshop

46

47

3.1.4 Uraian Tugas

Berikut ini akan diuraikan tugas dan tanggung jawab dalam struktur organisasi PT.

Wahana Artha Harsaka cabang Karang Mulya, Ciledug:

1. Direktur

a. Tugas-tugas:

• Menetapkan visi dan misi perusahaan

• Menetapkan strategi manajemen untuk pengembangan perusahaan

• Merumuskan kebijakan mutu

• Menentukan kebijakan harga, kuantitas, dan kualitas produk

• Mengotorisasi laporan-laporan yang ada di seluruh cabang perusahaan

2. Area Head

a. Bertanggung jawab langsung kepada direktur

b. Tugas-tugas:

• Mengkoordinasi seluruh cabang perusahaan yang ada

• Mengotorisasi laporan kas besar dan kas kecil

• Mengotorisasi giro

3. Branch Head

a. Bertanggung jawab langsung kepada area head

b. Tugas-tugas:

• Mengawasi dan bertanggung jawab atas laporan keuangan cabang yang

dikepalai

48

• Membuat laporan penjualan dicabangnya untuk dipertanggung jawabkan

kepada area head

• Memberikan penilaian kepada karyawan dicabang yang dipimpinnya

• Mempelajari surat pesanan yang ada

• Melakukan pengecekan atas pembayaran

• Memberikan persetujuan untuk surat jalan dan faktur penjualan

• Memberikan persetujuan dalam proses pengajuan kredit

4. Bagian Penjualan (sales)

Sales Representative

a. Bertanggung jawab langsung kepada Branch Head

b. Tugas-tugas:

• Mempromosikan produk kepada calon konsumen

• Menjual sesuai target

• Menyebarkan brosur

Sales Counter


b. Tugas-tugas:

• Menerima telepon dari konsumen

• Menjual produk kepada konsumen yang datang ke dealer

• Menginput data ke surat pesanan

49

• Meminta persyaratan penjualan, baik tunai maupun kredit kepada

konsumen

• Menghubungi pihak leasing agar dapat melakukan survey ke calon

konsumen

• Menghubungi konsumen jika STNK dan BPKB sudah selesai

5. Administrasi


b. Tugas-tugas:

• Membuat bukti pengeluaran barang didealer

• Memeriksa barang yang telah keluar dari dealer

• Membuat laporan STNK dan BPKB yang ditujukan kepada SAMSAT

• Menerima dan menyimpan berkas konsumen

• Mengelola administrasi pergudangan

• Membuat surat jalan dan faktur penjualan

6. Accounting

a. Bertanggung jawab kepada Branch Head

b. Tugas-tugas:

• Menyusun laporan keuangan dealer

• Memberi laporan pertanggungjawaban atas penerimaan, pengeluaran,

dan semua sirkulasi keuangan kepada dealer

• Membuat pembukuan atas aktivitas keuangan

50

7. Kasir


b. Tugas-tugas :

• Menerima penjualan tunai di cabang

• Membuka cek untuk membayar kepada pusat

• Membuat voucher terhadap bukti penerimaan kas, pengeluaran kas, dan

pengeluaran bank

• Melakukan penagihan ke leasing atas penjualan kredit

8. PDI (Pre Delivery Inspection)


b. Tugas-tugas:

• Memeriksa kondisi motor pada saat motor datang dari main dealer dan

sebelum dikirim ke konsumen

• Menyiapkan motor untuk dapat dikirim

• Membuat laporan barang masuk dan keluar

• Mengisi bahan bakar, oli mesin dan air aki

• Membuat Laporan Kualitas Honda (LKH)

9. Delivery


b. Tugas-tugas :

51

• Mengirim barang ke konsumen sesuai tujuan yang ditentukan pada

surat jalan

• Mengecek kelengkapan tambahan seperti helm, jaket dan buku servis

• Meminta tandatangan konsumen untuk Surat Jalan yang dikirim

10. Workshop


b. Tugas-tugas :

• Mengawasi dan bertanggung jawab terhadap kegiatan bengkel /

perbaikan dan sparepart

• Mengelola administrasi bengkel dan sparepart

11. Mechanic

a. Bertanggung jawab langsung kepada Workshop

b. Tugas-tugas :

• Memperbaiki motor konsumen yang dibawa ke bengkel

• Memasang sparepart jika motor mengalami kerusakan

12. Front Desk


b. Tugas-tugas :

• Menerima konsumen yang datang ke bengkel

• Menanyakan kerusakan motor atau perbaikan yang perlu dilakukan

52

13. Sparepart


b. Tugas-tugas :

• Memeriksa keadaan dan kelengkapan sparepart yang dikirim

• Memesan sparepart jika sudah habis

14. Cashier WS


b. Tugas-tugas :

• Menerima pembayaran atas perbaikan yang dilakukan

• Mengurus kas yang terdapat di bengkel

3.2 Sistem yang Berjalan

3.2.1 Prosedur yang sedang Berjalan

• Prosedur Penjualan Tunai

Pelanggan mendatangi dealer dan menemui Sales Counter. Pelanggan

memilih tipe dan warna sepeda motor, lalu Sales Counter dan pelanggan

melakukan negosiasi harga. Setelah sepakat, Sales Counter mengajukan

persyaratan yang harus dipenuhi oleh pelanggan, sebagai berikut:

53

a). Perusahaan: copy SIUP, domisili, surat pengurusan BBN diatas kop

surat asli, materai + stempel + tanda tangan, Form

Permohonan BPKB (stempel + tanda tangan).

b). Perorangan: copy KTP.

Setelah pelanggan melengkapi persyaratan, Sales Counter membuat Surat

Pesanan (SP) sebanyak 3 rangkap:

Rangkap 1 : Pelanggan

Rangkap 2 : Administrasi

Rangkap 3 : Accounting

Kemudian pelanggan menandatangani SP serta mengisi nama dan alamat

pada Faktur STNK/BPKB yang telah disediakan AHM (Astra Honda Motor)

yang terdiri dari 4 rangkap :

Rangkap 1 : Biro Jasa –untuk STNK-

Rangkap 2 : Biro Jasa –untuk BPKB-



Setelah ditandatangani, Sales Counter akan memberikan SP rangkap 2 yang

sudah ditandatangani dan Faktur STNK/BPKB ke Administrasi. Pada saat

yang bersamaan pelanggan akan melakukan pembayaran tunai ke Kasir atau

transfer ke rekening dealer. Dan Administrasi akan menyerahkan Faktur

STNK/BPKB kepada Biro Jasa untuk dapat diurus proses pembuatan STNK

dan BPKB. Lalu Administrasi membuat Surat Jalan (SJ) dan Faktur

Penjualan (FP).

SJ sebanyak 4 rangkap:

54

Rangkap 1 : Delivery



Rangkap 4 : Kasir

FP sebanyak 4 rangkap:



Rangkap 3 : Sales Counter

Rangkap 4 : Kasir

PDI setelah menerima SJ akan menyiapkan barang yang harus dikirim

dengan terlebih dahulu memeriksa kelengkapan sepeda motor. Setelah

lengkap PDI menyerahkan sepeda motor, beserta SJ ke Delivery. Lalu

Delivery mengirimkan barang beserta SJ dan FP rangkap 1 ke pelanggan.

Pelanggan menerima barang, SJ dan FP rangkap 1. Kemudian Delivery

meminta pelanggan untuk menandatangani SJ. Setelah ditandatangani SJ

rangkap 2 dan FP rangkap 1 diberikan kepada pelanggan. Lalu Delivery

mendistribusikan SJ yang ditandatangani ke bagian masing-masing.

Setelah Biro Jasa selesai mengurus STNK dan BPKB kemudian akan

menyerahkan STNK dan BPKB yang sudah jadi ke Sales Counter yang

kemudian akan menghubungi pelanggan untuk dapat mengambil STNK dan

BPKB ke dealer.

Berdasarkan SJ dan FP yang diterima serta pembayaran yang telah dilakukan

oleh pelanggan, Kasir akan menerbitkan Voucher dan membuat laporan

55

penerimaan kas. Kemudian Voucher akan diberikan ke Accounting sebagai

acuan untuk membuat jurnal.

Pada akhir bulan Administrasi akan membuat laporan penjualan berdasarkan

penjualan yang ada.

• Prosedur Penjualan Kredit

Pelanggan datang ke dealer dan menemui Sales Counter. Lalu pelanggan

memilih tipe dan warna sepeda motor. Kemudian Sales Counter mengajukan

persyaratan kredit yang harus dipenuhi oleh pelanggan, sebagai berikut:

a). Perusahaan: copy KTP pengurus, anggaran dasar, SIUP, NPWP, TDP,

rekening selama 3 bulan terakhir

b). Perorangan: copy KTP suami / istri / penjamin, KK, rekening listrik,

PBB, slip gaji / rekening tabungan.

Setelah pelanggan melengkapi persyaratan kemudian pelanggan memilih

leasing yang akan digunakan. Kemudian Sales Counter akan menghubungi

pihak leasing dengan memberikan data pelanggan untuk dilakukan survey

terhadap pelanggan. Pada saat yang bersamaan pelanggan akan melakukan

pembayaran DP (uang muka) ke Kasir dan Kasir akan membuat 2 buah

kwitansi, yang pertama adalah kwitansi (untuk DP) sebanyak 4 rangkap:



Rangkap 3 : Kasir

Rangkap 4 : Pihak Leasing

Dan kwitansi (untuk pelunasan) sebanyak 4 rangkap :

56

Rangkap 1 : Pihak leasing


Rangkap 3 : Kasir

Rangkap 4 : Kasir

Setelah pihak leasing survey maka akan diberi konfirmasi kepada Sales

Counter.

a. Jika permohonan disetujui maka Sales Counter akan menerima PO

(Purchase Order) dari pihak leasing melalui fax sebagai tanda

permohonan kredit disetujui. Kemudian Sales Counter membuat

Surat Pesanan (SP) sebanyak 3 rangkap:




Dan mengisi nama dan alamat pelanggan pada Faktur STNK/BPKB

yang sudah disediakan oleh AHM (Astra Honda Motor) sesuai

kesepakatan pelanggan yang terdiri dari 4 rangkap :

Rangkap 1 : Biro Jasa –untuk STNK-

Rangkap 2 : Biro Jasa –untuk BPKB-



b. Jika permohonan ditolak maka Sales Counter akan memberitahu

pelanggan dan meminta untuk datang ke dealer agar dapat

mengambil uang DP yang sudah disetor.

57

Lalu Sales Counter akan memberikan SP dan Faktur STNK/BPKB ke

Administrasi. Administrasi akan menyerahkan Faktur STNK/BPKB kepada

Biro Jasa untuk dapat diurus proses pembuatan STNK dan BPKB. Lalu

Administrasi membuat Surat Jalan (SJ) dan Faktur Penjualan (FP).

SJ sebanyak 4 rangkap:

Rangkap 1 : Delivery



Rangkap 4 : Kasir

FP sebanyak 4 rangkap:



Rangkap 3 : Sales Counter

Rangkap 4 : Kasir

PDI setelah menerima SJ akan menyiapkan barang yang harus dikirim

dengan terlebih dahulu memeriksa kelengkapan sepeda motor. Setelah

lengkap PDI menyerahkan sepeda motor, beserta SJ ke Delivery. Lalu

Delivery mengirimkan barang beserta SJ dan FP rangkap 1 ke pelanggan.

Pelanggan menerima barang, SJ dan FP rangkap 1. Kemudian Delivery

meminta pelanggan untuk menandatangani SJ. Setelah ditandatangani SJ

rangkap 2 dan FP rangkap 1 diberikan kepada pelanggan. Lalu Delivery

mendistribusikan SJ yang ditandatangan ke bagian masing-masing.

Setelah barang terkirim Kasir akan langsung menagih sisa pelunasan kepada

pihak leasing dan disertakan juga kwitansi (untuk pelunasan), PO dan SJ.

58

Setelah Biro Jasa selesai mengurus STNK dan BPKB kemudian akan

menyerahkan STNK dan BPKB yang sudah jadi ke Sales Counter yang

kemudian akan menghubungi pelanggan untuk dapat mengambil STNK dan

BPKB ke dealer.

Berdasarkan kwitansi (untuk pelunasan), SJ dan FP yang diterima serta

pembayaran yang telah dilakukan oleh pelanggan dan pihak leasing, Kasir

akan menerbitkan Voucher dan membuat laporan penerimaan kas. Kemudian

voucher akan diberikan ke Accounting sebagai acuan untuk membuat jurnal.

Pada akhir bulan Administrasi akan membuat laporan penjualan berdasarkan

penjualan yang ada.

• Prosedur Penerimaan Kas

Setelah pelanggan menandatangani SP dan mengisi Faktur STNK/BPKB lalu

menyerahkannya kepada Sales Counter. Kemudian pelanggan akan

melakukan pembayaran tunai ke Kasir. Jika penjualan kredit pelanggan akan

melakukan pembayaran DP dan Kasir akan membuat kwitansi (untuk DP)

sebanyak 4 rangkap.



Rangkap 3 : Kasir

Rangkap 4 : Pihak Leasing

Dan kwitansi (untuk pelunasan) sebanyak 4 rangkap :

Rangkap 1 : Pihak leasing


59

Rangkap 3 : Kasir

Rangkap 4 : Kasir

Lalu Kasir akan menerima SJ dan FP yang diterima setelah barang dikirim.

Jika penjualan kredit, setelah menerima SJ dan FP maka Kasir akan menagih

pihak leasing dengan menggunakan PO, SJ dan kwitansi (untuk pelunasan).

Maka setelah itu Kasir akan membuat Voucher. Dan kemudian akan

memberikan Voucher tersebut kepada Accounting yang akan membuat

jurnal.

60

3.2.2 Overview Activity Diagram

• Penjualan Tunai

Gambar 3.2 Overview Activity Diagram Penjualan Tunai

61

• Penjualan Kredit

• Gambar 3.3 Overview Activity Diagram Penjualan Kredit

62

• Penerimaan Kas

Gambar 3.4 Overview Activity Diagram Penerimaan Kas

63

3.2.3 Identifikasi Events

• Penjualan Tunai

Event Internal Agent Start When Activities

Menanggapi

permintaan

pelanggan

dan meminta

persyaratan

Sales Counter Pelanggan

mendatangi

dealer

- Menerima kedatangan

pelanggan

- Melayani pelanggan

- Melakukan negosiasi

harga

- Meminta persyaratan

Membuat SP Sales Counter Pelanggan

melengkapi

persyaratan

- Menerima persyaratan

- Membuat SP

- Menyerahkan SP ke

pelanggan untuk

ditandatangani

- Menyerahkan Faktur

STNK/BPKB untuk

diisi nama dan alamat

oleh pelanggan

Menerima SP

dan Faktur

STNK/BPKB


menyerahkan SP

yang

ditandatangani

dan Faktur

- Menerima SP yang

ditandatangani dan

Faktur STNK/BPKB

yang diisi oleh

pelanggan

64

STNK/BPKB

yang diisi

- Menyerahkan SP dan

Faktur STNK/BPKB

ke Administrasi

Menerima

pembayaran

Kasir Pelanggan

melakukan

pembayaran

- Menerima

pembayaran secara

langsung atau transfer

rekening

Menyerahkan

Faktur

STNK/BPKB

Administrasi Menerima SP dan

Faktur

STNK/BPKB

dari Sales

Counter

- Menyerahkan Faktur

STNK/BPKB ke Biro

Jasa

Membuat SJ

dan FP

Administrasi Menerima SP dan

Faktur

STNK/BPKB

dari Sales

Counter

- Membuat SJ dan FP

Menyiapkan

barang

PDI Menerima SJ - Menyiapkan barang

- Memeriksa

kelengkapan sepeda

motor

- Menyerahkan sepeda

motor dan SJ ke

65

Delivery

Mengirim

barang, SJ

dan FP

Delivery Menerima sepeda

motor, SJ dari

PDI

- Mengirim barang, SJ

dan FP ke pelanggan

- Meminta tandatangan

pelanggan pada SJ

Menerima SJ Delivery Pelanggan

menyerahkan SJ

yang sudah

ditandatangani

- Menerima SJ yang

sudah ditandatangan

- Mendistribusikan SJ

ke masing-masing

bagian

Menghubungi

pelanggan

untuk

mengambil

STNK dan

BPKB

Sales Counter Biro Jasa

menyerahkan

STNK dan BPKB

yang sudah jadi

- Menerima STNK dan

BPKB dari Biro Jasa

- Menghubungi

pelanggan

- Menyerahkan STNK

dan BPKB ke

pelanggan

Membuat

Voucher dan

laporan

Kasir Menerima SJ dan

FP

- Mengecek SJ dan FP

dengan pembayaran

yang dilakukan

pelanggan

66

- Membuat Voucher

dan laporan

penerimaan kas

- Menyerahkan

Voucher ke

Accounting

Membuat

Jurnal

Accounting Menerima

Voucher dari

Kasir

- Membuat Jurnal

Membuat

laporan

Administrasi Pada akhir bulan - Membuat laporan

penjualan

Tabel 3.1 Event Table Penjualan Tunai


Event Internal

Agent

Start When Activities

Menanggapi

permintaan

pelanggan

dan meminta

persyaratan


mendatangi

dealer

- Menerima

kedatangan

pelanggan

- Melayani

pelanggan

67

- Meminta

persyaratan

Menghubungi

Pihak

Leasing


memilih

Leasing

- Menghubungi

Pihak Leasing

Membuat

Kwitansi

Kasir Pelanggan

melakukan

pembayaran DP

- Membuat kwitansi

(untuk DP) dan

kwitansi (untuk

pelunasan)

Membuat SP

dan mengisi

Faktur

STNK/BPKB

Sales Counter Pihak Leasing

menyetujui

kredit dan

mengirimkan

PO

- Menerima PO dari

Pihak Leasing

- Membuat SP dan

mengisi nama dan

alamat pada Faktur

STNK/BPKB

sesuai kesepakatan

pelanggan

- Menyerahkan SP

dan Faktur

STNK/BPKB ke

Administrasi

68

Menyerahkan

Faktur

STNK/BPKB

Administrasi Menerima SP

dan Faktur

STNK/BPKB

dari Sales

Counter

- Menyerahkan

Faktur

STNK/BPKB ke

Biro Jasa

Membuat SJ

dan FP

Administrasi Menerima SP

dan Faktur

STNK/BPKB

dari Sales

Counter

- Membuat SJ dan

FP

Menyiapkan

barang

PDI Menerima SJ - Menyiapkan

barang

- Memeriksa

kelengkapan

sepeda motor

- Menyerahkan

sepeda motor dan

SJ ke Delivery

Mengirim

barang, SJ

dan FP

Delivery Menerima

sepeda motor

dan SJ dari PDI

- Mengirim barang,

SJ dan FP ke

pelanggan

- Meminta

tandatangan

69

pelanggan pada SJ

Menerima SJ Delivery Pelanggan

menyerahkan

SJ yang sudah

ditandatangani

- Menerima SJ yang

sudah

ditandatangan

- Mendistribusikan

SJ ke masing-

masing bagian

Melakukan

penagihan

Kasir Menerima SJ - Melakukan

penagihan untuk

sisa pelunasan ke

Pihak Leasing

Menerima

pembayaran

Kasir Pihak Leasing

melakukan

pembayaran

sisa pelunasan

- Menerima

pembayaran sisa

pelunasan dari

Pihak Leasing

Menghubungi

pelanggan

untuk

mengambil

STNK dan

BPKB

Sales Counter Biro Jasa

menyerahkan

STNK dan

BPKB yang

sudah jadi

- Menerima STNK

dan BPKB dari

Biro Jasa

- Menghubungi

pelanggan

- Menyerahkan

STNK dan BPKB

70

ke pelanggan

Membuat

Voucher dan

laporan

Kasir Menerima sisa

pembayaran

dari Pihak

Leasing

- Mengecek

Kwitansi, SJ dan

FP dengan

pembayaran yang

dilakukan

pelanggan dan

Leasing

- Membuat Voucher

dan laporan

penerimaan kas

- Menyerahkan

Voucher ke

Accounting

Membuat

Jurnal

Accounting Menerima

Voucher dari

Kasir

- Membuat Jurnal

Membuat

laporan

Administrasi Pada akhir

bulan

- Membuat laporan

penjualan

Tabel 3.2 Event Table Penjualan Kredit

• Penerimaan Kas

71

Event Internal Agent Start When Activities

Menerima

pembayaran

Kasir Pelanggan

melakukan

pembayaran

- Menerima

pembayaran

secara langsung

atau transfer

rekening

Menerima

SJ dan FP

Kasir Delivery

menyerahkan SJ

- Menerima SJ dan

FP

Menerima

pembayaran

(Kredit)

Kasir Pihak leasing

melakukan

pembayaran

- Menerima

pembayaran

Membuat

Voucher

dan laporan

Kasir Menerima SJ

dan FP

- Mengecek SJ dan

FP dengan

pembayaran yang

dilakukan

pelanggan

- Membuat Voucher

dan laporan

- Menyerahkan

Voucher ke

Accounting

Membuat

Jurnal

Accounting Menerima

Voucher dari

- Membuat Jurnal

72

Kasir

Tabel 3.3 Event Table Penerimaan Kas

3.2.4 Dokumen Pada Sistem yang Berjalan

Berdasarkan analisis terhadap sistem yang berjalan pada PT.Wahana Artha

Harsaka, cabang Karang Mulya, Ciledug, penulis menemukan dokumen-

dokumen yang digunakan dalam sistem tersebut, antara lain :

1. Faktur Penjualan

Merupakan dokumen yang diterbitkan oleh Administrasi, digunakan

sebagai bukti penjualan. Terdiri dari 4 rangkap, yaitu :

• Rangkap 1 (asli) warna putih

Faktur penjualan rangkap 1 akan diberikan ke pelanggan.

• Rangkap 2 ( copy ) warna merah

Faktur penjualan rangkap 2 akan diberikan ke administrasi.

• Rangkap 3 warna biru

Faktur penjualan rangkap 3 akan diberikan ke sales counter.

• Rangkap 4 warna hijau

Faktur penjualan rangkap 4 akan diberikan ke kasir.

73

PT. WAHANA ARTHA HARSAKA JL. RADEN SALEH NO. 41 KARANG MULYA KODIA TANGERANG, BANTEN NPWP :

FAKTUR PENJUALAN Pembeli : Alamat :

No. Faktur : Tanggal : No. SP/Leas :

No U R A I A N Unit Harga Satuan Harga Jual

Jumlah harga jualPotongan harga

Dasar Pengenaan PajakPajak Pertambahan Nilai

Biaya Balik Nama

Jumlah harus dibayar **Faktur Penjualan ini berlaku sebagai Hormat Kami, Faktur Pajak Sederhana

Gambar 3.5 Faktur Penjualan

2. Surat Jalan

Merupakan dokumen yang diterbitkan oleh Administrasi, digunakan

sebagai bukti pengiriman dan penerimaan barang di tempat pelanggan.

Terdiri dari 4 rangkap, yaitu:


Surat Jalan rangkap 1 akan diberikan ke Delivery.


Surat Jalan rangkap 2 akan diberikan ke pelanggan.

74


Surat Jalan rangkap 3 akan diberikan ke administrasi.


Surat Jalan rangkap 4 akan diberikan ke kasir.

PT. WAHANA ARTHA HARSAKA JL. RADEN SALEH NO. 41 KARANG MULYA KODIA TANGERANG, BANTEN

SURAT JALAN Harap diterima Sepeda Motor Honda tsb. dibawah ini, dalam keadaan 100% baru tanpa cacat :

Pembeli :

Nomor : Tanggal : SP / Faktur :

Unit Type Warna Tahun Nomor Rangka

Nomor Mesin

Ket.

PERLENGKAPAN : * Toolkit * Buku Manual * Helm * Buku Service * Jaket * Kunci Pengaman

Diterima oleh, Hormat kami,

Gambar 3.6 Surat Jalan

3. Bukti Penerimaan Kas (Voucher)

Merupakan dokumen yang diterbitkan oleh Kasir, digunakan sebagai

tanda kas masuk ke perusahaan. Ditujukan ke Accounting sebagai acuan

untuk membuat jurnal.

75

PT. WAHANA ARTHA HARSAKA BUKTI PENERIMAAN KAS

(VOUCHER) Type Transaksi : Nomor : Diterima dari : Tanggal : Jumlah Uang :

Pimpinan Accounting K a s i r

K e t e r a n g a n DEPT Nomor Account N i l a i

Gambar 3.7 Bukti Penerimaan Kas (Voucher)

4. Kwitansi

Merupakan dokumen yang diterbitkan oleh Kasir, digunakan sebagi tanda

bukti penerimaan kas sementara. Terdiri dari 4 rangkap, yaitu:


Kwitansi rangkap 1 akan diberikan ke pelanggan/Leasing.


Kwitansi rangkap 2 akan diberikan ke accounting.


Kwitansi rangkap 3 akan diberikan ke kasir.


Kwitansi rangkap 4 akan diberikan ke leasing/kasir.

76

PT WAHANA ARTHA HARSAKA Dealer Resmi Motor Honda Jl. RADEN SALEH NO. 41 KARANG MULYA KODIA TANGERANG, BANTEN No. : Tanggal :

KWITANSI Sudah terima dari : Alamat : Untuk Pembayaran : Terbilang : Rp. Ditagih : Mengetahui :

Gambar 3.8 Kwitansi

5. Surat Pesanan (SP)

Merupakan dokumen yang diterbitkan oleh sales counter, digunakan

sebagai tanda bukti pesanan. Terdiri dari 3 rangkap, yaitu:

77


Surat Pesanan rangkap 1 akan diberikan ke pelanggan.


Surat Pesanan rangkap 2 akan diberikan ke Administrasi.

• Rangkap 3 warna kuning

Surat Pesanan rangkap 3 akan diberikan ke accounting

PT WAHANA ARTHA HARSAKA Dealer Resmi Motor Honda

SURAT PESANAN No.

Nama Pemesan : Alamat : Telepon : ( R ) ( K )

Tanggal SP : Tgl Penyerahan : Cara Bayar/Leasing :

Faktur atas nama : Alamat :

Tgl. Lahir Pemesan :

No. Type Warna Tahun Unit Harga OTR

C a t a t a n

Uang Muka : Angsuran/Bulan : Discount :

Pemesan (Tanda Tangan & Nama Jelas) Dibuat Oleh

Disetujui Oleh

Gambar 3.9 Surat Pesanan (SP)

78

6. Laporan Penjualan Per Bulan

Laporan dibuat oleh administrasi pada tiap akhir bulan sebagai laporan

yang berisi jumlah penjualan, harga satuan, dan lain-lain. Laporan ini

dibuat sebagai dasar yang akan digunakan kasir untuk membuat laporan

penerimaan kas.

7. Laporan Penerimaan Kas

Laporan Penerimaan Kas dibuat oleh kasir sebagai laporan penerimaan

uang yang diterima perusahaan. Laporan ini dibuat setiap hari selama

proses penjualan berjalan dalam perusahaan tersebut.

8. Laporan Penjualan Per Unit

Laporan Penjualan Per Unit dibuat oleh administrasi sebagai laporan

jumlah barang yang terjual untuk masing-masing unitnya.

PT WAHANA ARTHA HARSAKA D e a l e r R e s m i M o t o r H o n d a

LAPORAN PENJUALAN PER BULAN

No. Nomor

Faktur Tanggal Nomor

SP Nama Pemesan

Sales Leasing/ Cash

Type Nomor Mesin

Nomor Rangka

Warna Tahun Harga Jual

Discount Harga Setelah Discount

Penjualan PPN Biaya Surat- Surat

T O T A L

Gambar 3.10 Laporan Penjualan Per Bulan

82


LAPORAN PENERIMAAN KAS

No. Tanggal Nomor Faktur Nama Konsumen Jumlah Tunai/Kredit Sales Nama Bank Tanggal Setor Total Setor

T O T A L

Gambar 3.11 Laporan Penerimaan Kas

83

84


LAPORAN PENJUALAN PER UNIT

Type Motor Total Unit Terjual Nilai

Gambar 3.12 Laporan Penjualan Per Unit

85

3.2.5 Workflow Table

• Penjualan Tunai

ACTOR ACTIVITIES

Menanggapi Permintaan Pelanggan Dan

Meminta Persyaratan

Pelanggan

Sales Counter

Pelanggan

1. Mendatangi dealer

2. Menemui sales counter

3. Memilih tipe dan warna yang

diinginkan

4. Melakukan negosiasi harga

5. Meminta persyaratan

6. Memenuhi persyaratan

Membuat SP

Sales Counter

Pelanggan

7. Menerima persyaratan

8. Membuat SP sebanyak 3 rangkap

9. Menyerahkan SP untuk

ditandatangani dan Faktur

STNK/BPKB untuk diisi

10. Menandatangani SP dan

mengisikan nama serta alamat

pada Faktur STNK/BPKB yang

disediakan oleh AHM

86

Menerima SP dan Faktur STNK dan

BPKB

Pelanggan

Sales Counter

Pelanggan

Sales Counter

Accounting

Sales Counter

11. Menyerahkan SP dan Faktur

STNK/BPKB yang telah diisi

12. Menerima SP dan Faktur

STNK/BPKB

13. Memberikan SP rangkap 1 dan

Faktur STNK/BPKB rangkap 4 ke

pelanggan

14. Menerima SP rangkap ke 1 dan

Faktur STNK/BPKB rangkap ke 4

15. Memberikan SP rangkap 3 ke

accounting

16. Menerima SP rangkap ke 3

17. Mengarsip SP rangkap ke 3

18. Memberikan Faktur STNK/BPKB

rangkap 1,2 dan 3, serta SP rangkap

2 ke administrasi

Menerima Pembayaran

Pelanggan

Kasir

19. Melakukan pembayaran baik secara

langsung ke loket ataupun transfer

ke rekening

20. Menerima pembayaran

87

Menyerahkan Faktur STNK/BPKB

Administrasi

Biro Jasa

Administrasi

21. Menerima Faktur STNK/BPKB

rangkap ke 1, 2 dan 3 serta SP

rangkap ke 2

22. Menyerahkan Faktur STNK/BPKB

rangkap 1 dan 2 ke biro jasa


rangkap ke 1 dan 2

24. Mengurus pembuatan STNK dan

BPKB

25. Mengarsip Faktur STNK/BPKB

rangkap ke 3

Membuat SJ dan FP

Administrasi

Branch Head

Administrasi

26. Membuat SJ sebanyak 4 rangkap

dan FP sebanyak 4 rangkap

27. Menyerahkan SJ dan FP ke branch

head

28. Menerima SJ dan FP

29. Mengotorisasi SJ dan FP

30. Memberikan FP rangkap 2 ke

administrasi

31. Menerima FP rangkap ke 2

32. Mengarsip FP rangkap ke 2

88

Branch Head

Sales Counter

Branch Head

Kasir

Branch Head

33. Memberikan FP rangkap 3 ke sales

counter



36. Memberikan FP rangkap 4 ke kasir



39. Memberikan SJ sebanyak 4

rangkap dan FP rangkap 1 ke PDI

Menyiapkan Barang

PDI 40. Menerima SJ sebanyak 4 rangkap

dan FP rangkap ke 1

41. Menyiapkan barang

42. Memeriksa kelengkapan sepeda

motor

43. Menyerahkan sepeda motor, SJ

sebanyak 4 rangkap, dan FP

rangkap 1 ke delivery

Mengirim Barang, SJ dan FP

Delivery

44. Menerima sepeda motor, SJ


rangkap ke 1

45. Mengirim sepeda motor, SJ

89

Pelanggan

Delivery

Pelanggan


rangkap 1 ke pelanggan



rangkap ke 1

47. Meminta pelanggan untuk

menandatangani SJ

48. Menandatangani SJ

49. Menerima SJ rangkap ke 2 dan FP

rangkap ke 1

50. Memberikan SJ rangkap 1,3 dan 4

ke delivery

Menerima SJ

Delivery

Administrasi

Kasir

51. Menerima SJ rangkap 1, 3, dan 4

52. Mengarsip SJ rangkap ke 1

53. Memberikan SJ rangkap 3 ke

administrasi

54. Menerima SJ rangkap ke 3



kasir



90

Menghubungi Pelanggan Untuk

Mengambil STNK dan BPKB

Biro Jasa

Sales Counter

Pelanggan

59. Memberikan STNK dan BPKB

yang sudah jadi ke sales counter

60. Menerima STNK dan BPKB

61. Menghubungi pelanggan untuk

STNK dan BPKB ke dealer


63. Mengambil STNK dan BPKB

Membuat Voucher dan Laporan

Kasir 64. Mengecek SJ rangkap ke 4

dan FP rangkap ke 4 dengan

pembayaran

65. Membuat voucher

66. Membuat laporan penerimaan kas


68. Menyerahkan voucher ke

accounting

Membuat Jurnal

Accounting 69. Menerima voucher

70. Membuat jurnal

Membuat Laporan

Administrasi 71. Membuat laporan penjualan

91

per bulan dan per unit

Tabel 3.4 Workflow Table Penjualan Tunai


ACTOR ACTIVITIES

Menanggapi Permintaan Pelanggan dan

Meminta Persyaratan

Pelanggan

Sales Counter

Pelanggan


2. Menemui sales counter

3. Memilih tipe warna sepeda motor

yang diinginkan

4. Mengajukan persyaratan kredit

5. Melengkapi persyaratan

6. Memilih leasing yang akan

digunakan

Menghubungi Leasing

Sales Counter

Pihak Leasing

7. Menelepon pihak leasing

8. Memberikan data pelanggan

9. Mensurvey pelanggan

Membuat Kwitansi

Pelanggan

Kasir

10. Melakukan pembayaran DP

11. Menerima DP

12. Membuat kwitansi DP sebanyak 4

92

Pelanggan

Kasir

Accounting

rangkap

13. Membuat kwitansi pelunasan 4

rangkap

14. Memberikan kwitansi DP rangkap

1 ke pelanggan

15. Menerima kwitansi DP rangkap 1


2 ke accounting

17. Menerima kwitansi DP rangkap 2

Membuat SP dan Mengisi Faktur

STNK/BPKB

Pihak Leasing

Sales Counter

Pihak Leasing

Sales Counter

18. Memberikan konfirmasi

permohonan kredit disetujui

19. Menerima konfirmasi dari leasing

20. Membuat PO

21. Mengirimkan PO

22. Menerima PO melalui fax

23. Membuat SP sebanyak 3 rangkap

24. Mengisikan nama dan alamat

pelanggan pada Faktur

STNK/BPKB yang telah

disediakan oleh AHM sebanyak 4

rangkap

93

Accounting

Sales Counter

25. Memberikan SP rangkap ke 3 ke

accounting

26. Menerima SP rangkap 3

27. Mengarsip SP rangkap 3

28. Memberikan Faktur STNK/BPKB

yang sudah diisi sebanyak 4

rangkap serta SP rangkap 1 dan 2

ke adminstrasi

Menyerahkan Faktur STNK/BPKB

Administrasi

Biro Jasa

Administrasi


sebanyak 4 rangkap serta SP

rangkap ke 1 dan 2

30. Menyerahkan Faktur STNK/BPKB

rangkap 1 dan 2 ke biro jasa


rangkap 1 dan 2

32. Mengurus pembuatan STNK dan

BPKB

33. Menyerahkan Faktur STNK/BKPB


34. Mengarsip Faktur STNK/BPKB

rangkap ke 3

Membuat SJ dan FP

94

Administrasi

Branch Head

Administrasi

Branch Head

Sales Counter

Branch Head

Kasir

Branch Head

35. Membuat SJ dan FP sebanyak 4

rangkap berdasarkan SP

36. Mengarsip SP rangkap ke 2

37. Memberikan SJ, FP dan SP

rangkap 1 ke branch head

38. Menerima SJ,FP dan SP rangkap 1

39. Mengotorisasi SJ, FP, dan SP

rangkap 1

40. Memberikan FP rangkap 2 ke

administrasi



43. Memberikan FP rangkap 3 ke sales

counter



46. Memberikan FP rangkap 4 ke kasir



49. Memberikan SJ sebanyak 4

rangkap, FP dan SP rangkap 1 ke

PDI

Menyiapkan Barang

95

PDI 50. Menerima SJ sebanyak 4 rangkap,

FP dan SP rangkap ke 1

51. Menyiapkan barang

52. Memeriksa kelengkapan sepeda

motor

53. Menyerahkan sepeda motor, SJ

sebanyak 4 rangkap, FP dan SP


Mengirim barang, SJ dan FP

Delivery

Pelanggan

Delivery


rangkap ke 4 dari Administrasi


sebanyak 4 rangkap, FP dan SP

rangkap ke 1

56. Mengirim sepeda motor, SJ

sebanyak 4 rangkap, Faktur STNK

dan BPKB rangkap 4, FP serta SP

rangkap 1 ke pelanggan


sebanyak 4 rangkap, faktur

STNK/BPKB rangkap 4, FP serta

SP rangkap ke 1

58. Meminta pelanggan untuk

96

Pelanggan

menandatangani SJ

59. Menandatangani SJ

60. Menerima SJ rangkap 2 , FP

rangkap 1, SP rangkap 1, serta

Faktur STNK/BPKB rangkap 4

61. Memberikan SJ rangkap 1, 3, dan 4

ke delivery

Menerima SJ

Delivery

Administrasi

Delivery

Kasir

62. Menerima SJ rangkap 1, 3 dan 4



administrasi



67. Memberikan SJ rangkap 4 ke kasir



Melakukan Penagihan

Kasir

Pihak Leasing

70. Melakukan penagihan dengan

menggunakan kwitansi DP rangkap

4, kwitansi pelunasan rangkap 1,

PO dan SJ rangkap 4 ke leasing

71. Menerima penagihan

97

72. Membayar sisa pelunasan

Menerima Pembayaran

Kasir

Pihak Leasing

Kasir

73. Menerima pembayaran sisa

pelunasan


4 dan kwitansi pelunasan rangkap 1

ke pihak leasing

75. Menerima kwitansi DP rangkap ke

4 dan kwitansi pelunasan rangkap

ke 1

76. Mengarsip PO


Kasir 77. Mengecek kwitansi pelunasan, SJ

dan FP dengan pembayaran

78. Membuat voucher

79. Membuat laporan penerimaan kas


81. Mengarsip kwitansi DP rangkap ke

3

82. Mengarsip kwitansi pelunasan

rangkap ke 3 dan 4

83. Menyerahkan voucher dan kwitansi

pelunasan rangkap 2 ke accounting

98

Membuat Jurnal

Accounting 84. Menerima voucher dan kwitansi

pelunasan rangkap ke 2

85. Mengarsip kwitansi pelunasan

rangkap ke 2

86. Membuat jurnal

Membuat Laporan

Administrasi 87. Membuat laporan penjualan per

bulan dan per unit

Tabel 3.5 Workflow Table Penjualan Kredit

• Penerimaan Kas

ACTOR ACTIVITIES

Menerima Pembayaran

Pelanggan

Kasir

Pelanggan

1. Melakukan pembayaran baik tunai

ataupun DP jika kredit

2. Menerima pembayaran (Penjualan

Tunai)

3. Membuat Kwitansi –DP- dan –

Pelunasan- (Penjualan Kredit)

4. Menyerahkan Kwitansi –DP-

rangkap 1 (Penjualan Kredit)

5. Menerima Kwitansi –DP-

99

rangkap 1 (Penjualan Kredit)

Menerima SJ dan FP

Branch Head

Delivery

Kasir

6. Memberikan FP rangkap ke 4 ke

kasir

7. Memberikan SJ rangkap 4 ke kasir

8. Menerima SJ dan FP

Menerima Pembayaran (Penjualan

Kredit)

Pihak Leasing

Kasir

Pihak Leasing

9. Membayar sisa pelunasan

10. Menerima pembayaran

11. Memberikan kwitansi –Pelunasan-

rangkap 4

12. Menerima kwitansi –pelunasan-

rangkap 4


Kasir 13. Mengecek SJ dan FP dengan

pembayaran

14. Membuat voucher

15. Membuat Laporan Penerimaan Kas

16. Mengarsip FP rangkap 4

17. Menyerahkan voucher ke

accounting

Membuat Jurnal

100

Accounting 18. Menerima voucher

19. Membuat jurnal

Tabel 3.6 Workflow Table Penerimaan Kas

3.3 Analisis Temuan Hasil Survey

Setelah penulis melakukan survei terhadap PT. Wahana Artha Harsaka, cabang

Karang Mulya, Ciledug. Penulis menemukan beberapa permasalahan, antara lain:

1. Temuan : Laporan yang dibutuhkan oleh pihak manajemen sering

mengalami keterlambatan dan sering terjadi kesalahan

perhitungan dalam laporan tersebut.

Kriteria : Penyajian laporan yang kepada pihak manajemen harus

tepat waktu dan bebas dari kesalahan.

Sebab : Keterlambatan dan kesalahan dalam pembuatan laporan

terjadi karena penyusunan laporan masih belum

terkomputerisasi dan terintegrasi

Akibat : Hal ini mengakibatkan pengambilan keputusan oleh

pihak manajemen menjadi terlambat atau tidak dapat

akurat.

Rekomendasi : Proses penyusunan laporan sebaiknya dilakukan secara

terkomputerisasi dan terintegrasi.

2. Temuan : Tidak terdapat perincian harga yang harus dibayar oleh

pelanggan pada surat pesanan.

101

Kriteria : Pembuatan surat pesanan harus mencakup data pesanan

pelanggan secara rinci.

Sebab : Rincian harga hanya terdapat pada faktur penjualan

sementara itu faktur penjualan diterima pelanggan

bersamaan dengan barang.

Akibat : Pelanggan tidak mengetahui perincian harga yang harus

dibayar pada saat proses pemesanan.

Rekomendasi : Dibuat perincian harga pada surat pesanan.

3. Temuan : Pada penjualan tunai, tidak terdapat bukti pembayaran

untuk pelanggan.

Kriteria : Perusahaan harus memberikan bukti pembayaran kepada

pelanggan.

Sebab : Pada penjualan tunai perusahaan hanya membuat surat

pesanan sebagai bukti pembayaran sekaligus bukti

pemesanan.

Akibat : Hal ini dapat mengakibatkan adanya kesempatan bagi

pihak perusahaan untuk mengklaim bahwa pelanggan

belum melakukan pembayaran.

Rekomendasi : Dibuatkan bukti pembayaran atas pembayaran yang

dilakukan oleh pelanggan pada penjualan tunai.

102

3.4 Identifikasi Kebutuhan Informasi

Dari masalah-masalah yang penulis temui, dapat diberikan beberapa solusi

sebagai berikut:

1. Membangun sistem yang terintegrasi diantara bagian-bagian yang terkait

dengan sales counter.

2. Dibuatnya laporan-laporan untuk menyediakan informasi bagi bagian-bagian

yang membutuhkannya, yaitu:

a. Laporan Penjualan per 5 Hari

Laporan yang menunjukkan penjualan total dalam 5 hari. Dibuat

untuk meminimalisasi kesalahan pada pembuatan laporan penjualan

per bulan. Laporan ini berisi nomor FP, tanggal penjualan , kode

barang, tipe, unit, harga satuan, potongan harga, PPN, BBN,

penjualan, dan grand total.

b. Laporan Penjualan per Pelanggan.

Laporan yang menunjukkan transaksi yang dilakukan setiap

pelanggan. Laporan ini berisi kode pelanggan, nama pelanggan,

nomor FP, tanggal penjualan , kode barang, tipe, unit, harga satuan,

potongan harga, PPN, BBN, penjualan, dan subtotal.

c. Laporan Order Pending

Laporan yang menunjukkan informasi sepeda motor yang belum

dikirim ke pelanggan. Laporan ini dibuat berdasarkan surat pesanan

yang belum memiliki faktur penjualan. Laporan ini berisi nomor SP,

tanggal SP, kode pelanggan, kode barang, tipe, unit, harga satuan,

harga OTR, subtotal.

BAB 3 ANALISIS SISTEM BERJALAN 3.1 Gambaran Umum ...thesis.binus.ac.id/Asli/Bab3/2007-3-00289-KA-Bab...

Documents

Transcript of BAB 3 ANALISIS SISTEM BERJALAN 3.1 Gambaran Umum ...thesis.binus.ac.id/Asli/Bab3/2007-3-00289-KA-Bab...