BAB 3 ANALISIS SISTEM 3.1 Gambaran Umum Perusahaan …thesis.binus.ac.id/doc/Bab3/2007-2-00015-AKSI...

BAB 3

ANALISIS SISTEM

3.1 Gambaran Umum Perusahaan

3.1.1 Sejarah Singkat Perusahaan

PD Corona Jam adalah perusahaan perorangan yang bergerak di

bidang industri makanan yang memproduksi selai dengan menggunakan

label nama corona.

Perusahaan ini dipimpin dan dikelola oleh Bapak Sugeng Waluyo

yang pertama kali dirintis di kota kelahirannya, Surabaya sekitar tahun

1989. Pengerjaan selai ini awalnya dikerjakan bersama sang istri di tempat

tinggal orang tua beliau, karena ingin dikembangkan lagi maka pada tahun

1990 beliau pergi ke Jakarta untuk melihat peluang bisnis yang ada.

PD Corona Jam resmi berdiri pada tanggal 9 Mei 1991,

berdasarkan akta No.52 yang dibuat dihadapan notaris Sri Hastuti, SH di

Jakarta Selatan. Akta ini juga telah didaftarkan di kantor Pengadilan Negeri

Jakarta Selatan pada tanggal 11 Mei 1991 dibawah No. 20/N/PD/V/1991.

Bapak Sugeng mulai menjalankan bisnisnya di sebuah tempat

yang berlokasi di Jl. Wijaya Kusuma Raya No. 4a Jakarta Selatan. Dengan

semakin membaiknya kondisi keuangan perusahaan, maka pada tahun 1998

perusahaan memindahkan pabrik dan kantornya ke lokasi yang lebih

strategis dan luas di Jl. M. Kahfi I No.4, Jakarta Selatan dan menjalankan

operasinya hingga saat ini.

52

Produk yang dihasilkan adalah selai strawberry, selai nanas, dan

selai kacang yang dikemas dalam beberapa ukuran. Saat ini daerah

pemasarannya meliputi Jakarta, Bogor, Depok, Tangerang, Bekasi, dan

beberapa kota dipulau Sumatera dan Kalimantan.

3.1.2 Struktur Organisasi Perusahaan

Dalam melakukan kegiatan usahanya, setiap perusahaan pasti

memiliki struktur organisasi. Struktur organisasi merupakan gambaran

perusahaan yang mencerminkan susunan, wewenang dan tanggung jawab

dari setiap individu dalam perusahaan.

Gambar di bawah ini menunjukkan struktur organisasi dari PD

Corona Jam :

Gambar 3.1 Struktur Organisasi PD Corona Jam

Sumber: Direktur (2006)

Direktur

Bagian Penjualan Bagian Pembelian Bagian Gudang Bagian Produksi Bagian Administrasi

Staff Pengiriman

Salesman

53

3.1.3 Wewenang dan Tanggung Jawab

Berdasarkan pengamatan yang telah dilakukan, wewenang dan

tanggung-jawab pada masing-masing bagian perusahaan adalah sebagai

berikut :

1. Direktur

a. Merumuskan dan menetapkan kebijakan strategis perusahaan;

b. Mengatur perputaran karyawan.

2. Bagian Penjualan

a. Memberikan credit dan quantity approval bagi pelanggan;

b. Menentukan strategi pemasaran dan penjualan;

c. Mengamati perkembangan pasar dan mencari informasi produk

pesaing;

d. Menentukan target penjualan;

e. Bertanggung-jawab dalam mengevaluasi produk agar dapat bertahan

di pasar;

f. Bertanggung-jawab langsung kepada Direktur.

3. Salesman

a. Mencatat dan mendokumentasikan data pelanggan;

b. Membina hubungan yang harmonis dengan pelanggan;

c. Bertanggung-jawab dalam menagih piutang atas transaksi penjualan

kredit yang ada;

d. Bertanggung-jawab kepada manajer penjualan.

4. Bagian Pembelian

a. Membina hubungan yang baik dengan pemasok;

54

b. Mengumpulkan data terbaru mengenai harga dan produk;

c. Bertanggung-jawab terhadap semua aktivitas yang berkaitan dengan

pembelian dan pengadaan barang yang diperlukan oleh perusahaan

tepat pada waktunya;

d. Bertanggung-jawab langsung kepada Direktur.

5. Bagian Gudang

a. Mengatur sirkulasi persediaan barang di gudang;

b. Bertanggung-jawab terhadap jumlah persediaan yang tersedia di

gudang;

c. Bertanggung-jawab langsung kepada Direktur.

6. Staff Pengiriman

a. Menjamin bahwa barang yang dipesan telah dikirimkan dengan

benar;

b. Bertanggung-jawab terhadap pembayaran atas penjualan tunai;

c. Bertanggung-jawab kepada manajer gudang.

7. Bagian Administrasi

a. Menyiapkan dokumen yang diperlukan dalam siklus pendapatan;

b. Menjalankan kebijakan keuangan perusahaan;

c. Mengecek piutang yang akan jatuh tempo secara berkala;

d. Menerima dan menyetorkan hasil pembayaran dari penjualan ke bank

setiap hari;

e. Bertanggung-jawab langsung kepada Direktur.

55

3.2 Gambaran Siklus Pendapatan (Revenue Cycle) yang Sedang Berjalan

Berdasarkan hasil wawancara dan pengamatan yang dilakukan pada

perusahaan, jaringan prosedur siklus pendapatan yang berjalan adalah sebagai

berikut :

3.2.1 Prosedur Penerimaan Pesanan

Pesanan dapat dilakukan oleh pelanggan secara langsung melalui

salesman yang datang dengan membawa contoh produk atau melalui fax.

Permintaan pelanggan ini kemudian akan diperiksa terlebih dahulu apakah

ia merupakan pelanggan lama atau baru.

a. Jika merupakan pelanggan baru, salesman akan mencatat data

pelanggan dan membuat Nota Order (NO) sebanyak 3 rangkap.

Kemudian, salesman akan menyerahkan NO kepada manajer-nya untuk

meminta credit approval.

b. Jika merupakan pelanggan lama, salesman akan langsung membuatkan

NO sebanyak 3 rangkap untuk meminta quantity approval kepada

manajer.

Apabila pesanan tidak memenuhi persyaratan maka salesman akan

langsung menginformasikan penolakan tersebut secara lisan kepada

pelanggan.

Jika pesanan pelanggan telah memenuhi persyaratan, NO akan

diteruskan ke bagian administrasi. Berdasarkan NO tersebut, bagian

administrasi akan membuat Surat Pengeluaran Barang (SPB) sebanyak 3

rangkap dan Faktur Penjualan (FP) sebanyak 3 rangkap.

56

3.2.2 Prosedur Pengiriman Barang

Selanjutnya SPB, FP, dan NO masing-masing sebanyak 3 rangkap

akan dikembalikan ke bagian penjualan oleh bagian administrasi. SPB

sebanyak 3 rangkap oleh bagian penjualan diserahkan ke bagian gudang.

Kemudian bagian gudang akan memeriksa ketersediaan barang

berdasarkan SPB yang diterima.

• Jika jumlah persediaan yang dimiliki tidak dapat mencukupi pesanan,

maka SPB sebanyak 3 rangkap akan diserahkan kepada bagian produksi

sebagai dasar untuk melakukan kegiatan produksi sementara. Setelah

bagian produksi selesai memproduksi, barang-barang tersebut akan

diserahkan ke bagian gudang bersamaan dengan SPB sebanyak 3

rangkap. Lalu bagian gudang akan mencatat penerimaan barang tersebut

pada kartu gudang dan diverifikasi oleh kepala bagian produksi.

• Jika jumlah barang yang tersedia di gudang dapat memenuhi pesanan,

maka bagian gudang akan langsung menyiapkan dan menyerahkan

barang ke staff pengiriman sesuai dengan SPB. SPB kemudian

diverifikasi oleh kepala bagian gudang sebagai bukti bahwa barang telah

dikeluarkan dari gudang dan siap untuk dikirimkan. SPB rangkap 1 akan

didokumentasikan secara sementara berdasarkan nomor urut oleh bagian

gudang sebagai bukti pengeluaran barang. SPB rangkap 2 akan

digunakan sebagai packing slip yang ditempelkan pada kemasan barang.

SPB rangkap 3 oleh bagian gudang akan diberikan ke bagian penjualan

untuk didokumentasikan secara sementara berdasarkan nomor urut.

57

Setelah bagian penjualan menerima SPB rangkap 3, bagian

penjualan akan langsung menyerahkan NO dan FP masing-masing

sebanyak 3 rangkap ke staff pengiriman.

Setelah NO dan FP tersebut diterima dari bagian penjualan, staff

pengiriman akan langsung mengirimkan barang ke pelanggan. Setelah

pesanan diterima oleh pelanggan, pelanggan diminta untuk menandatangani

NO dan FP sebagai bukti bahwa barang telah diterima dengan benar dan

sesuai pesanan. Jika :

a. Pelanggan melakukan pembayaran secara tunai, FP rangkap 1 akan

diberikan kepada pelanggan sebagai bukti penerimaan barang dan bukti

sementara atas penerimaan pembayaran. Oleh staff pengiriman :

-. NO rangkap 1 dan FP rangkap 2 akan diserahkan ke bagian

penjualan untuk didokumentasikan secara permanen berdasarkan

nomor urut bersamaan dengan SPB rangkap 3;

-. NO rangkap 2 dan FP rangkap 3 beserta uang akan diserahkan ke

bagian administrasi yang merangkap sebagai kasir sebagai dasar

untuk mencatat penerimaan kas dan penjualan;

-. NO rangkap 3 akan diberikan kepada bagian gudang untuk

didokumentasikan secara permanen berdasarkan nomor urut

bersamaan dengan SPB rangkap 1.

b. Pelanggan melakukan pembayaran secara kredit, NO rangkap 2 akan

diberikan kepada pelanggan sebagai bukti penerimaan barang. Oleh staff

pengiriman :

58

-. NO rangkap 1 dan FP rangkap 2 akan diserahkan ke bagian

penjualan untuk didokumentasikan secara permanen berdasarkan

nomor urut bersamaan dengan SPB rangkap 3;

-. FP rangkap 1 dan 3 akan diserahkan ke bagian administrasi. FP

rangkap 1 akan digunakan sebagai dasar untuk pencatatan piutang

kemudian akan disimpan berdasarkan tanggal faktur sedangkan FP

rangkap 3 digunakan sebagai dasar untuk pencatatan penjualan

kemudian akan disimpan secara permanen berdasarkan nomor urut;

-. NO rangkap 3 akan diberikan kepada bagian gudang untuk

didokumentasikan secara permanen berdasarkan nomor urut

bersamaan dengan SPB rangkap 1.

3.2.3 Prosedur Penagihan Piutang

Bagian administrasi setiap hari secara rutin akan memeriksa

piutang pelanggan yang akan jatuh tempo dengan cara mengecek satu

persatu tanggal faktur.

FP rangkap 1 yang akan jatuh tempo oleh bagian administrasi

diberikan ke salesman untuk dilakukan penagihan pada hari yang sama.

3.2.4 Prosedur Penerimaan Kas

Setelah pembayaran diterima oleh salesman baik dalam bentuk

uang tunai atau transfer, maka salesman akan memberikan FP rangkap 1

untuk ditukarkan dengan NO rangkap 2 yang dimiliki oleh pelanggan.

59

NO rangkap 2 dan hasil pembayaran baik dari penjualan tunai

maupun penjualan kredit kemudian oleh salesman diberikan kepada bagian

administrasi.

Atas penerimaan seluruh pembayaran, bagian administrasi akan

menerbitkan bukti pembayaran (kwitansi) sebanyak 2 rangkap. Kwitansi

rangkap 1 akan dikirimkan kepada pelanggan sebagai tanda terima

pembayaran. Sedangkan kwitansi rangkap 2 dan NO rangkap 2 oleh bagian

administrasi akan digunakan sebagai dasar untuk mencatat penerimaan kas

dan pelunasan piutang.

Bagian administrasi setiap hari secara rutin akan menyetorkan

seluruh hasil penagihan yang diterimanya baik dari penjualan tunai maupun

kredit setiap hari ke bank. Kwitansi rangkap 2, NO rangkap 2, dan bukti

setor bank akan didokumentasikan secara permanen berdasarkan tanggal

setor bank.

60

Salesman

Mulai

PelangganMemesanLangsung

/ Fax

Pelanggan Baru /Lama ?

3

2 1Nota Order

Baru Lama

memintaquantityapproval

MencatatData

PelangganDan Membuat

Nota Order

3

2 1Nota Order

memintacredit

approval

MembuatNota Order

3

2 1Nota Order(Approved)

Quantity ApprovalDiterima / Ditolak ?Diterima

Ditolak

pelanggan1

KonfirmasiLisan

Gambar 3.2 Bagan Alir Dokumen Prosedur Penerimaan Pesanan

61

3


MembuatSurat

PengeluaranBarang dan

FakturPenjualan

3


3

2 1Surat Pengeluaran

Barang

3

2 1

FakturPenjualan

2

1

Gambar 3.3 Bagan Alir Dokumen Prosedur Penerimaan Pesanan (Lanjutan)

Bagian Administrasi

62

3

2 1

Nota Order(Approved)

3

2 1

Surat PengeluaranBarang

3

2 1

FakturPenjualan

Bagian Penjualan

3

2

N

Gambar 3.4 Bagan Alir Dokumen Prosedur Pengiriman Barang

63

Bagian Gudang

3

2 1

Surat PengeluaranBarang

Barang Cukup /Tidak Cukup ?Cukup

Tidak Cukup

MenyiapkanBarang

3


Barang( Signed )

MenyerahkanSPB Kepada

BagianProduksi

3


Barang

Ke BagianProduksi

3

4

Bersama Barang

Gambar 3.5 Bagan Alir Dokumen Prosedur Pengiriman Barang (Lanjutan)

64

3


Barang( Signed )

N6

Bagian Gudang

4

5


Bersama Barang

Packing Slip

65

3


Barang

Bersama Barang

Menerima BarangDari Bagian

Produksi an SPBDitandatangani

Oleh KepalaProduksi

3


Barang( Signed )

KartuGudang

4

Dari Bagian Produksi

Bagian Gudang

Mencatatke KartuGudang


66

6

3Surat Pengeluaran

Barang( Signed )

MenyerahkanNota Orderdan FakturPenjualan

3

2 1

FakturPenjualan

N

3

2 1Nota Order(approved)

7

Bagian Penjualan


67

7

3 2

1Faktur

Penjualan

3 2

1Nota Order(approved)

MengirimkanBarang

MemintaTanda

Tangan kePelanggan

3 2

1Faktur Penjualan

signed

3 2

1Nota Order

(approved)+signed

5

Staff Pengiriman

2Surat Pengeluaran

Barang

Packing Slip

8


68

Staff Pengiriman

Pembayaran Tunai /Kredit ?

3 2

1Faktur Penjualan

signed

3 2

1Nota Order

(approved)+signed

Pelanggan

9

10

Tunai Kredit

3 2

1Faktur Penjualan

signed

3 2

1Nota Order

(approved)+signed

11

Pelanggan

12

13

14

8

3 2

1Faktur Penjualan

signed

3 2

1Nota Order

(approved)+signed


69

Bagian Penjualan

9

TUNAI KREDIT

12

2Faktur Penjualan

signed 1

Nota Order(approved)+signed

N

3Surat Pengeluaran

Barang


70

Bagian Administrasi

10

3Faktur penjualan

signed

2Nota Order

(Approve)+signed

PenerimaanKas

TUNAI KREDIT

13

3Faktur Penjualan

signed 1Faktur Penjualan

signed

T

PiutangPenjualan

Penjualan

15

N


71

11

3Nota Order

(approved)+signed 1Surat Pengeluaran

Barang( Signed )

N

TUNAI KREDIT

14

Bagian Gudang


72

1Faktur Penjualan

signed

MemeriksaPiutangJatuh

Tempo

1Faktur Penjualan

signed

16

Mulai

Bagian Administrasi

Gambar 3.14 Bagan Alir Dokumen Prosedur Penagihan Piutang

73

1Faktur Penjualan

signed

MenagihBerdasarkan

FakturPenjualanRangkap 1

MenerimaPembayaran

dan NotaOrder

Rangkap 2

1Faktur Penjualan

signed

Pelanggan

2Nota Order

(approved)+signed

16

17

Salesman

Bersama Hasil Pembayaran

Gambar 3.15 Bagan Alir Dokumen Prosedur Penerimaan Kas

74

17

MembuatKwitansi

Pembayaran

Pelanggan

2Nota Order

(approved)+signed 3Faktur penjualan

signed 2

1Kwitansi

PenerimaanKas dan

PelunasanPiutang

Bersama HasilPembayaran

Bagian Administrasi

15

2Nota Order

(Approve)+signedN

Gambar 3.16 Bagan Alir Dokumen Prosedur Penerimaan Kas (Lanjutan)

75

HasilPembayaran

Di Setorkanke BankSecaraRutin

Bukti SetorBank

TSelesai

Gambar 3.17 Bagan Alir Dokumen Prosedur Penerimaan Kas (Lanjutan)

Bagian Administrasi

76

3.3 Permasalahan yang Dihadapi Dalam Sistem Informasi Akuntansi Siklus

Pendapatan (Revenue Cycle)

Berdasarkan hasil evaluasi dalam siklus pendapatan yang berjalan, penulis

menemukan beberapa permasalahan yaitu :

1. Fungsi Pencatatan Kas Merangkap Fungsi Kasir

Selama ini bagian administrasi bertugas untuk melakukan pencatatan

akuntansi perusahaan dan menjalankan kebijakan keuangan perusahaan,

dimana hasil penagihan piutang dari penjualan tunai dan kredit diserahkan

kepada bagian administrasi untuk kemudian dilakukan pencatatan penerimaan

kas perusahaan. Dalam hal ini bagian administrasi menjalankan dua fungsi,

yakni fungsi pencatatan akuntansi dan fungsi kasir.

Seharusnya terdapat pemisahan fungsi, antara fungsi akuntansi yang

melakukan pencatatan kas dengan fungsi kasir dari bagian administrasi yang

berguna untuk mengendalikan kecurangan yang berhubungan dengan

pencatatan dan kas perusahaan.

Kondisi ini terjadi karena perusahaan memberikan kepercayaan penuh

kepada para karyawannya dan bagian administrasi khususnya dalam

melaksanakan tugasnya.

Bila kondisi ini tetap dipertahankan, maka dapat memberikan peluang bagi

karyawan perusahaan untuk melakukan penyelewengan dan kecurangan

terhadap kas perusahaan dengan mengubah catatan akuntansi, seperti lapping.

Karyawan yang bersangkutan dapat menunda pencatatan terhadap kas yang

diterimanya dan ditutup dengan penerimaan kas berikutnya. Kas yang ditunda

pencatatannya tersebut digunakannya untuk kepentingan pribadi.

77

Untuk itu, sebaiknya perusahaan membentuk suatu fungsi yang khusus

ditugaskan untuk menerima segala bentuk penerimaan dan pengeluaran kas

dari dan ke pelanggan, memeriksa piutang yang akan jatuh tempo untuk

dilakukan penagihan, serta update piutang. Fungsi ini antara lain Fungsi Kasir,

Fungsi Penagihan, dan Fungsi Piutang. Fungsi tersebut diatas dalam struktur

organisasi berada di dalam Bagian Akuntansi (dulunya bagian administrasi).

Hal ini dimaksudkan untuk mempermudah pengendalian terhadap fungsi

tersebut.

2. Belum Adanya Prosedur Limit Kredit Bagi Pelanggan

Dalam proses credit approval, manajer penjualan menyetujui dan

memutuskan apakah credit pelanggan di-approve atau tidak.

Seharusnya penentuan prosedur limit kredit bagi pelanggan dilakukan oleh

fungsi khusus dan harus berdasarkan atas persetujuan Direktur. Persetujuan ini

berguna untuk mengantisipasi adanya faktor kekerabatan dalam menentukan

limit kredit pelanggan.

Kondisi ini terjadi karena bagian penjualan ingin memenuhi target

penjualan dan menarik pelanggan untuk membeli dalam jumlah besar. Dengan

kebijakan penjualan yang longgar maka akan terdapat pelanggan-pelanggan

yang memiliki piutang dalam jumlah besar sehingga dapat menimbulkan

kemungkinan piutang tak tertagih. Kondisi ini berisiko bagi perusahaan karena

situasi ekonomi dan kerugian bisa saja menimpa pelanggan tersebut sehingga

tidak mampu membayar piutangnya.

78

Akibatnya, Hal tersebut akan mempengaruhi cash flow perusahaan.

Perusahaan akan mengalami kesulitan dalam membiayai kegiatan operasional

karena piutang yang bernilai besar tidak dapat dilunasi oleh pelanggan.

Sebaiknya perusahaan perlu menetapkan limit kredit sesuai kondisi

pelanggan. Perusahaan perlu melakukan analisis yang lebih mendalam

terhadap sejarah hubungan bisnis yang pernah dilakukan dengan pelanggan,

reputasi pelanggan, besarnya bisnis calon pelanggan dengan memonitor

perkembangan bisnis pelanggan serta likuiditas perusahaan pelanggan dalam

melunasi hutangnya. Hal ini dimaksudkan supaya perusahaan lebih berhati-hati

dalam memberikan kredit kepada pelanggan. Walaupun pelanggan telah

memenuhi persyaratan dan merupakan pelanggan potensial, perusahaan perlu

mempertimbangkan kondisi perekonomian dalam menentukan jumlah kredit

yang akan diberikan pada pelanggan dan calon pelanggan disertai dengan

dokumen tertulis Surat Permohonan Kredit (SPK) dan pembentukan fungsi

kredit yang berada di bawah Bagian Akuntansi.

3. Tidak Adanya Informasi Mengenai Tanggal Jatuh Tempo Dalam Faktur

Penjualan (FP)

Dalam penagihan piutang pelanggan, bagian administrasi setiap hari secara

rutin memeriksa satu persatu FP yang telah jatuh tempo. FP tersebut diperiksa

berdasarkan tanggal pembuatan FP.

Seharusnya dalam FP memuat informasi mengenai tanggal jatuh tempo

agar memudahkan dalam pengecekan FP yang telah jatuh tempo dan

mengurangi keterlambatan dalam penagihan karena kelalaian karyawan dalam

79

melakukan pengecekan. Tanggal tersebut juga berguna bagi pelanggan untuk

dapat mengetahui kapan harus menyiapkan dana untuk pembayaran hutang

secara pasti.

Kondisi tersebut dikarenakan faktur yang akan ditagih tidak sedikit dan

diperiksa satu persatu berdasarkan tanggal pembuatan FP sehingga selain

menyebabkan terselipnya FP juga memerlukan waktu yang lama dalam

pengecekan FP yang telah jatuh tempo.

Akibatnya, piutang menjadi sulit untuk ditagih karena pelanggan belum

siap untuk membayar hutang mereka dengan berbagai alasan, selain itu,

perusahaan terkadang terlambat dalam menagih piutang ke pelanggan karena

kurang teliti dalam pengecekan piutang yang telah jatuh tempo.

Sebaiknya perusahaan menuliskan tanggal jatuh tempo pembayaran dalam

FP, sehingga pelanggan memperoleh informasi yang lebih jelas dan dapat

menyiapkan pembayaran tepat pada waktunya.

4. Pencatatan Transaksi Penjualan Ke Dalam Catatan Akuntansi Yang Tidak

Dilampiri Oleh Dokumen Pendukung Yang Lengkap

Selama ini, perusahaan tidak memiliki dokumen pendukung atas semua

aktivitas penyerahan barang dari perusahaan ke staff pengiriman, penolakan

pesanan yang melebihi limit dan aktivitas penagihan piutang pelanggan.

Seharusnya, terdapat dokumen pendukung yang akan dapat

mengendalikan semua aktivitas diatas sehingga tidak menimbulkan peluang

yang dapat merugikan perusahaan.

80

Kondisi ini dikarenakan sistem kepercayaan dan kekeluargaan pada

perusahaan masih sangat kuat serta pada umumnya pengendalian perusahaan

perorangan terpusat pada Direktur selaku pemilik perusahaan.

Tidak adanya dokumen yang mendukung pencatatan aktivitas penjualan

ke catatan akuntansi perusahaan akan menyebabkan timbulnya risiko yang

merugikan perusahaan.

Sebaiknya dalam aktivitas bisnis perusahaan khususnya yang

berhubungan dengan penjualan dan pencatatannya dilampiri dengan dokumen

pendukung, misalnya konfirmasi penolakan pesanan yang melebihi limit kredit

melalui Surat Tolakan Pesanan, bagi proses pengiriman dibuatkan Surat Jalan

(SJ) untuk dapat mengecek keluar-masuknya barang dari dan ke perusahaan

yang diotorisasi oleh bagian gudang, dan Surat Tagihan (ST) untuk melengkapi

proses penagihan ke pelanggan.

5. Kurang Lengkapnya Laporan yang Diberikan ke Pimpinan Perusahaan.

Selama ini laporan yang diberikan kepada Direktur perusahaan hanya

merupakan laporan yang bersifat umum, seperti Laporan Penjualan dan

Laporan Pelunasan Piutang. Laporan Penjualan yang diberikan juga tidak

menjelaskan secara detil informasi tentang produk apa yang paling laku dijual.

Seharusnya Direktur perusahaan mendapatkan informasi yang lebih

lengkap sehubungan dengan transaksi-transaksi penjualan yang terjadi.

Informasi-informasi tersebut dapat digunakan sebagai bahan pertimbangan

bagi Direktur perusahaan dalam menentukan kebijakan, aturan maupun

pembuatan keputusan pada masa yang akan datang.

81

Informasi-informasi lain mengenai penjualan yang ingin diketahui oleh

Direktur, biasanya dengan cara bertanya langsung kepada karyawan yang

menangani hal tersebut. Hal ini dikarenakan bagian administrasi menganggap

pimpinan perusahaan tidak perlu mengetahui secara tertulis informasi selain

penjualan dan pembayaran piutang, asalkan setiap bulan mereka berhasil

memenuhi target penjualan yang telah ditentukan perusahaan.

Akibatnya, banyak informasi penting yang tidak diketahui oleh Direktur

perusahaan, seperti dalam hal informasi mengenai sejarah pelunasan

pelanggannya. Informasi tersebut seharusnya dapat dijadikan acuan dalam

pemberian kredit bagi pelanggannya, bila sejarah pembayarannya buruk maka

dapat diambil langkah pencegahan dalam transaksi penjualan berikutnya

sehingga tidak terjadi kredit macet.

Sebaiknya, perlu disusun laporan-laporan tambahan bagi Direktur

perusahaan sebagai bahan pertimbangan dalam pengambilan keputusan.

Laporan tersebut antara lain :

i. Laporan Penjualan Per Pelanggan;

ii. Laporan Penjualan per salesman;

iii. Laporan Barang Paling Laku;

iv. Laporan Piutang Jatuh Tempo;

v. Laporan Analisa Umur Piutang;

vi. Laporan Penerimaan Kas.

BAB 3 ANALISIS SISTEM 3.1 Gambaran Umum Perusahaan …thesis.binus.ac.id/doc/Bab3/2007-2-00015-AKSI...

Documents

Transcript of BAB 3 ANALISIS SISTEM 3.1 Gambaran Umum Perusahaan …thesis.binus.ac.id/doc/Bab3/2007-2-00015-AKSI...