20

BAB lll

ANALISIS SISTEM BERJALAN

3.1 Tinjauan Perusahaan

3.1.1 Sejarah Perusahaan

Madrasah Ibtidaiyah Miftahussalamah didirikan pada tahun 2004. Madrasah

ini secara grafis terletak di Desa Gandamekar Kecamatan Plered Kabupaten

Purwakarta Provinsi Jawa Barat Kode Pos 41162. Madrasah Ibtidaiyah

Miftahussalamah dibangun dibawah naungan yayasan dan organisasi Nahnudatul

Ulama. Gedung madrasah Ibtidaiyah Miftahussalamah di dirikan diatas tanah wakaf

dengan 247 m2. Saat ini Madrasah Ibtidaiyah Miftahussalamah telah terakreditasi B

sejak tahun 2010. Jumlah siswa Madrasah Ibtidaiyah Miftahussalamah pada tahun

ajaran 2018/2019 berjumlah 120 siswa, sedangkan jumlah guru dan karyawan di

Madrasah Ibtidaiyah Miftahussalamah ber jumlah 15 guru dengan status 3 PNS,12

honorer dan 5 karyawan. Sehingga keadaan SDM di MI Miftahussalmah Desa

Gandamekar Kecamatan Plered Kabupaten Purwakarta sudah dalam kategori baik.

Sarana prasarana Madrasah Ibtidaiyah Miftahussalamah Desa Gandamekar

Kecamatan Plered Kabupaten Purwakarta dalam kategori bagus, buktinya telah

memiliki fasilitas sarana prasaran pendidikan 6 ruang kelas, masing-masing

berukuran 7 X 8m, 1 ruangan Guru jadi satu dengan ruangan kepala Madrasah, 1

Ruang UKS, 1 ruang Perpustakaan, 1 Musholah, 1 Ruang Gudang, 4 WC, 1 WC

Guru, Serta halaman sekolah yang dimanfaatkan sebagai tempat upacara dan

lapangan olahraga.

20

21

Visi Madrasah Ibtidaiyah Miftahussalamah Desa Gandamekar Kecamatan

Plered Kabupaten Purwakarta adalah “Menjadi Madrasah yang unggul dan menjadi

pilihan Umat.”

Misi dari Madrasah Ibtidaiyah Miftahussalamah yaitu sebagai berikur:

1) Meningkatkan kompetensi guru

2) Menciptakan dan memelihara suasana kerja yang harmonis dan kondusif

3) Memberikan layanan yang memuaskan kepada guru, siswa,

orangtua/walisiswa dan Masyarakat

4) Menciptakan lingkungan Madrasah sebagai lingkungan yang nyaman

damai harmonis, rajin dan bernuansa islam.

5) Memotifasi siswa agar giat dan rajin serta tekun dalam belajar, sopan

dalam bersikap dan Taat pada peraturan tata tertib madrasah.

22

3.1.2 Struktur Oranisasi dan Fungsi

1. Strukrut organisai

Gambar III.1. Struktur organisasi Madrasah Ibtidaiyah Miftahussalama

PIMPINAN

YAYASAN

KEPALA

SEKOLAH

KOMITE

SEKOLAH

WAKIL

KEPALA

SEKOLAH

SISWA

GURU MATA

PELAJARAN WALI KELAS GURU BK

KURIKULUM TATA USAHA KESISWAAN

23

2. Fungsi Organisasi

a. Pimpinan Yayasan

1) Menyelanggarakan lembaga pendidikan sejak poses perijinan.

2) Menetapkan visi, orientasi, plarformen program dan kebijakan

sekolah.

3) Menyeleksi, mengangkat dan memberisihkan tenaga pengelola

sekolah.

b. Komite sekolah

1) Mendorong tumbuhnya perhatian dan komitmen masyarakat terhadap

penyelanggaran pendidikan yang bermutu.

2) Melakukan kerja sama dengan masyarakat (perorangan/organisasi/dunia

usaha/dunia industri) dan pemerintah berkenaan dengan

penyelenggaranan pendidikan yang bermutu.

c. Kepala Sekolah

1) Memimpin pengelolaan sekolah

2) Merencanakan program dan anggaran sekolah berdasarkan RKS dan

RKJM yang ditetapkan oleh pengurus yayasan.

3) Mengorganisir tenaga guru dan pegawai.

4) Mempertanggungjawabkan kondisi, perkembangan proses dan hasil

pelaksanaan program sekolah kepada pengurus yayasan.

d. Wakil Kepala Sekolah

Wakil kepala sekolah membantu kepada sekolah dalam kegiatan-kegiatan

seperti menyusun perancangan,membuat program kegiatan dan pelaksanaan

24

program , pengorganisasian , pengarahan, keterangan, pengkoordinasian,

pengawasan, penilaian, identifikasi pengumpulan data, dan penyusunan

laporan. Wakil kepala sekolah bertugas membantu kepala sekolah dalam

urusan-urusan seperti kurikulum, kesiswaan, saran prasarana, dan humas.

e. Tata Usaha

Koordinator Tata Usaha sekolah mempunyai tugas pelaksanaan

ketatausahaan sekolah dan membantu Kepala Sekolah dalam kegiatan-

kegiatan sebagai berikut:

1) Penyusunan program kerja tata usaha sekolah.

2) Pengelolaan keuangan sekolah.

3) Pengurusan administrasi ketenagaan dan siswa.

f. Kesiswaan

Kepala urusan Kesiswaan memiliki tugas dan fungsi, sebagai berikut:

1) Mengatur dan mengkoordinasikan pelaksanaan 7k (keamanan,

Kebersihan, Ketertiban, Keindahan, kekeluargaan, Kesehatan dan

keindahan).

2) Mengatur dan membina program kegiatan meliputi Kepramukaan,

Palang Merah Remaja (PMR), Usaha Kesehatan Sekolah (UKS), Patroli

keamanan Sekolah (PKS), dan lain-lain.

g. Kurikulum

1) Menyusun dan menyebarkan kalender pendidikan.

2) Menyusun pembagian tugas guru dan jadwal pelajaran.

3) Mengatur pelaksanaan program penilaian kriteria kenaikan kelas,

kriteria kelulusan dan laporan kemajuan belajar siswa, serta

pembimbing rapor dan STTB.

25

h. Guru BK

1) Menyusun kurikulum bimbingan dan konseling.

2) Menyusun silabus bimbingan dan konseling.

3) Menyusun satuan layanan bimbingan dan konseling persemester.

4) Melaksanakan bimbingan dan konseling persemester.

i. Wali Kelas

1) Mewakili orang tua dan kepala sekolah dalam lingkungan pendidikan.

2) Melakukan penilaina terhadap tingkah laku anak didik sehari-hari

disekolah, kerajinan, ketekunan, kesantunan, keperibadian, dan lain-lain.

3) Pengisian buku laporan penilaian hasil belajar.

4) Pembagian buku laporan penilaian hasil belajar.

j. Guru Mata Pelajaran

1) Menyusun silabus pembelajaran.

2) Menyusun rencana pelaksanaan pembelajaran .

3) Menyusun alat ukur/soal sesuai mata pelajaran.

4) Menilai dan mengevaluasi proses dan hasil belajar pada mata pelajaran

yang di ajarinya.

5) Melaksanakan pembelajaran/perbaikan tidak lanjut bimbingan dan

konseling dengan memanfaatkan hasil evaluasi.

k. Siswa

Sebagai peserta didik yang tertib sekolah. Wajib mengikuti kegiatan

pembelajaran dan mentaati tata tertib sekolah

26

3.2 Prosedur Sistem Berjalan

Prosedur sistem berjalan dalam sistem monitoring siswa pada Madrasah

Ibtidaiyah Miftahussalamah yang masih bersifat manual yakni belum

terkomputerisasi dengan baik, akan tetapi dalam data-datanya masih dicatat dalam

bentuk pembukuan dan pengarsipan. Berikut adalah prosedur sistem berjalan yang

ada di Madrasah Ibtidaiyah Miftahussalamah.

a. Prosedur Pengumpulan data

Admin mengumpulkan semua data yang dibutuhkan untuk memonitoring

siswa, seperti data siswa yang diambil dari penerimaan siswa, data nilai dan

kelas dari wali kelas serta data guru yang diambil dari pusat informasi guru

b. Prosedur Penginputan Data

Admin melakukan pencatatan data ke buku yang telah disediakan, data yang

harus dicatat meliputi data siswa, data guru, data kelas dan data nilai. Data

siswa terbagi menjadi 2 data yakni, data pribadi dan data akademik.

Penginputan data Pribadi siswa meliputi NISN, Nama siswa, tempat dan

tanggal lahir, agama, data nama orang tua, alamat rumah dan nomor telepon.

Sedangkan data akademik meliputi Kelas, semester dan tahun ajaran.

Penginputan data guru dimulai dari input NUPTK (nomor unik pendidik dan

tenaga kependidikan), nama guru, Tempat dan tanggal lahir, jenis kelamin,

wali kelas, mata pelajaran, dan status. Data nilai meliputi Mata pelajaran,

KKM, Nilai UTS, Nilai UAS dan Grade.

27

c. Prosedur Pembuatan laporan

Orang tua siswa bisa mendapatkan informasi seputar anaknya yang

bersekolah di Madrasah Ibtidaiyah Miftahussalamah melalui admin yang

bertugas melakukan pencatatan monitoring disekolah.

3.3 Activity Diagram

Activity Diagram adalah bentuk visual dari alur kerja yang berisi aktivitas

dan tindakan, yang juga dapat berisi pilihan, pengulangan, dan concurrency. Dalam

Unified Modeling Language, diagram aktivitas dibuat untuk menjelaskan aktivitas

komputer maupun alur aktivitas dalam organisasi.

a. Activity Diagram Data Siswa

ADMIN KOMITE SEKOLAH ORANG TUA SISWA

Rekap data siswa

Menerima rekap Data

siswa

Catat data siswa ke

pembukuan

Lihat data siswa

Gamabar III.2. Activity Diagram Data Siswa

28

b. Activity Diagram Data PTK

ADMIN KOMITE SEKOLAH ORANG TUA SISWA

Rekap data ptk

Menerima rekap Data ptk

Catat data ptk ke

pembukuan

Lihat data ptk

Gamabar III.3. Activity Diagram Data Guru

c. Activity Diagram Data Nilai

ADMIN KOMITE SEKOLAH ORANG TUA SISWA

Rekap data nilai

Menerima rekap Data nilai

Catat data nilai ke

pembukuan

Lihat data nilai

Gamabar III.4. Activity Diagram Data Nilai

29

d. Activity Diagram Data Kelas

ADMIN KOMITE SEKOLAH ORANG TUA SISWA

Rekap data kelas

Menerima rekap Data

kelas

Catat data kelas ke

pembukuan

Lihat data kelas

Gamabar III.5. Activity Diagram Data PTK

3.4 Spesifikasi Dokumen Sistem Berjalan

a. Data Siswa

Nama Dokumen : Data Siswa

Fungsi : Sebagai data acuan pribadi siswa

Sumber : Sekretaris Yayasan

Tujuan : Admin

Media : Kertas

Frekuensi : Setiap ada siswa baru atau pindahan

Format : Data siswa

b. Data Guru

Nama Dokumen : Data guru

30

Fungsi : Sebagai informasi kepada orang tua siswa

Sumber : Sekretaris Yayasan

Tujuan : Admin

Media : Kertas

Frekuensi : Setiap ada guru baru atau pindahan

Format : Data guru

c. Data Nilai

Nama Dokumen : Data Nilai

Fungsi : Sebagai informasi kepada orang tua siswa

Sumber : Sekretaris Yayasan

Tujuan : Admin

Media : Kertas

Frekuensi : Setiap UTS, UAS, Ulangan harian, remedial

Format : Data Nilai

d. Data Kelas

Nama Dokumen : Data Kelas

Fungsi : Sebagai informasi kepada orang tua siswa dan admin

Sumber : Sekretaris Yayasan

Tujuan : Admin

31

Media : Kertas

Frekuensi : Setiap ajaran baru dan penambahan Kelas

Format : Data Kelas

e. Data PTK

Nama Dokumen : Data PTK

Fungsi : Sebagai Penilaian tindakan kelas

Sumber : Sekretaris Yayasan

Tujuan : Admin

Media : Kertas

Frekuensi : Setiap ada penilaian yang kurang

Format : Data PTK

3.5 Permasalahan Pokok

Adapun dalam aktifitas pekerjaan yang dilakukan oleh admin Madrasah

Ibtidaiyah Miftahussalamah pada umumnya mempunyai kendala sebagai berikut:

1. Mulai dari proses pencatatan data masih bersifat manual (tulis tangan)

2. Jika orang tua siswa ingin melihat bagaimana perkembangan akademik anak

(siswa) harus datang ke sekolah dan melihat catatan nilainya

3. Keamanan data yang tersimpan secara manual ini sangat beresiko hilang

ataupun rusak

32

3.6 Pemecahan Masalah

Banyak masalah yang terjadi apabila menggunakan sistem manual. Apabila

dilihat dari permasalahan pokok diatas, penulis mengusulkan pemecahan

masalah, yaitu :

1. Perlu adanya system yang terkomuterisasi agar meminimalisir terjadinya

kesalahan

2. Membuat program atau aplikasi agar keamanan data terjamin

3. Program bersifat online agar orang tua siswa dapat memonitoring atau melihat

prestasi akademik anaknya.