BAB III ANALISA SISTEM BERJALAN 3.1 Tinjauan Perusahaan
Transcript of BAB III ANALISA SISTEM BERJALAN 3.1 Tinjauan Perusahaan
27
BAB III
ANALISA SISTEM BERJALAN
3.1 Tinjauan Perusahaan
Dalam pelaksanaan kegiatan di Batching Plant Garuda terdapat aturan yang di
tentukan, dalam hal ini struktur organisasi yang menggambarkan garis perintah
dan penerimaan perintah serta fungsi serta fungsi pelaksanaan tersebut sehingga
proses kegiatan berjalan dengan lancar . penulis akan menerangkan sejarah dan
struktur organisasi Batching Plant Garuda.
3.1.1 Sejarah Perusahaan
PT. Juishin indonesia atau lebih dikenal di indonesia dengan nama Semen
Garuda Indonesia merupakan perusahaan yang kegiatan utamanya maining dan
manufakturing semen, baik itu semen bulk dan semen sak yaitu yang berjenis
OPC dan PCC. PT.juishin di dirikan oleh keluarga Chang yang merupakan warga
yang berkebangsaan Taiwan pada tahun 2011. Memiliki penjualan dan produksi
pada awal 2014 tahun lalu, membuat perusahaan ini menjadi perusahaan termuda
yang terbaru berdiri. Terletak diantara perbatasan antara Bekasi Karawang yakni
Desa Bojong mangu jalan pangkalan loji kecamatan pangkalan.
Bacthing Plant Departemen merupakan salah satu departemen penunjang
pendapatan PT Juishin indonsia. Awal pendirian Departemen ini hanya
berkonsentrasi kepada pembangunan pabrik mining itu sendiri, namun seiring
berlanjutnya waktu dan proses pembangunan pabrik telah selesai. Kini Batching
Plant merambah kedunia penjualan dengan penjualan utamanya berupa Product
Ready Mix atau sering di kenal dengan pembuatan Beton.
28
Awal beroperasinya Batching Plant untuk penjualan ready mix pada bulan
Mei 2015 tidak lama selama beroperasinya penjualan Semen OPC dan PCC yang
merupakan product utama PT. Juishin Indonesia.
Batching Pant Garuda selalu mengutamakan mutu juga kualitas dari
product yang dihasilkan. Tidak dengan pelayanan yang baik. Hal ini dapat
memberikan nilai positif pada masyarakat mengenai product ini. Dalam kegiatan
seharinya Batching Plant bekerja sama dengan produksisemen OPC dan PCC
guan meningkatkan kualitas semen itu sendiri, karena pada umumnya bahan
utama pembuatan Ready Mix itu sendiri adalah semen.membutuhkan 75% bahan
seman untuk pembuatan Ready Mix itu. Apapun selain bahan utama tersebut
diantarnya kenal dengan raw material yakni agregat halus berupa pasir Cinakala
dan Abu batu, agregat kasar berupa Split 1-2.
3.1.2 Struktur Organisasi Dan Fungsinya
Struktur organisasi merupakan suatu bagan mewujudkan suatu pola tetap
dari hubungan antara kedudukan dan peranan dalam suatu lingakar kerja sama.
Struktur organisai sangat diperlukan agar dapat mengetahui dengan jelas
bagaimana hubungan antara bagian serta tugas, wewenang dan tanggung jawab di
setiap bagian struktur organisasi mempunyai tanggun jawab dan kewajiaban
terhadap pengembangan perusahaan untuk mewujudkan keselarasan dan
kerjasama di perlukan profesional dan harus dapat berinteraksi dengan antar
bagian.
29
Pada dasarnya struktur organisasi merupakan suatu hal yang sanagat
menentukan kedudukan dan jabatan dalam perusahaan. Sistem yang di gunakan
dalam struktur organisasi adalah sistem kerja sama atau sering di sebut team work
yang di jalankan oleh sekelompok orang untuk mencapai tujuan tertentu.
Gambaran mengenai susunan struktur organisasi pada Pt. Juishin Indonesia
dapat di lihat pada gambar dibawah ini :
30
Gambar III.1 Srtuktur Organisasi Batching Plant Garuda
Fungsi dari setiap bagian adalah sebagai berikut :
1. Section Head
Kepala bagian yang bertugas sebagai leadership, kordinator dan controler
departemen batching plant. Juga sebagai penanggung jawab utama batching
plant.
2. Ass Section Head
Bertugas langsung sebagai wakil section head, tugas utmanya sebagai
penanggung jawab kedua setelah section head fungsi keduanya bertugas untuk
pembayaran dan pembuatan laporan daily batching plant.
3. Supervisior
Sebagai pengatur lapangan dan koordinator lapangan.
4. Formen production
Penangguang jawab laporan dalam bagian produksi dan pembuatan readymix,
sebagai batcher dan bertanggung jawab untuk melaksanakan kelancaran
pembuatan readymix.
5. Formen mechanic
Penangguang jawab lapangan dalam bagian perbaikan, maintenance, dan
controling sperpart. Juga pembuatan laporan daily mechanic. Bila dibutuhkan
formen membantu langsung bagian mechanic dalam perbaikan batching plant
data transportasi.
6. Formen QC
31
Penanggung jawab bagian quality control ready mix, pembuatan mix design
yakni mutu dan kualitas readymix. Perawatan alat lab qc dan pembuatan
laporan kualitas readymix dan rawmaterial.
7. Formen transport
Penanggung jawab lapangan dalam bagian transportasi, sehingga kelangsungan
dan kelancaran unit. Mengatur jadwal operasi operator truck mixer.
8. Batching Plant Operator (BPO)
Bertugas sebagai operator baching palnt, yakni pembuatan readymix dan
pemuatan kedalam truck mixer. Bertanggung jawab akan perwatan mesin
batching palnt.
9. Cheker (Yardman)
Bertugas sebgai penerima raw material dan pengukuran raw material.
Bertanggung jawab sebagai stock material yang tersedia di lapangan dan
kebutuhan bahan bakar operator truck mixer.
10. Operator Loader
Bertugas sebagai pengangkut Row material dan ground kedalam bin yang telah
di atur. Bertanggung jawab untuk perawatan unit loader.
11. Mechanic dan mechanical electrical
Sebagai mechanic untuk maintenance bila ada kerusakan pada unit batching
plant, sedangkan untuk mechanical electrical berfocus pada bagian kelistrikan
batching plant.
12. Qc Analist
32
Bertugas untuk pembuatan sample benda uji dan reaymix batching plant, guna
memastikan kualitas mutu raedy mix. Pengecekan kualitas raw material
Handing complain ready mix.
13. Operator Truck mixer
Sebagai pengiriman ready mix dan pengoperasian penuangan raedy mix di
lapangan. Bertanggung jawab kebersiahan Truck mixer dan perawatan mixer.
14. Operator Pompa sany dan Portable Zoom Lion
Sebagai operator Concreat pump diaman fungsinya sebagai penambah area
pengecoran yang di luar jangkauan truck mixer.
3.2 Prosedur Sistem Berjalan
Pada system berjalan ada beberapa prosedure dan tahapan yang harus
dijalankan untuk proses prmintaan raw material dan pembayaran, diantaranya
sebagai berikut :
1. Proses permintaan Raw material
Pada tahap awal ini terjadi transaksi diaman antara section head melakukan
pembuatan PR yang akan di aproval dan di cek oleh inventory control
warehouse. Dan langsung di buatkan Purchasing order. Biasanya pembuatan
purchasing Requisition Raw material di lakukan perbulan. Kebutuhan raw
material sudah dihitung dalam perhiyungan target perbulan.
2. Proses Penerimaan Material
Setelah proses Purchasing order, Section head melakukan permintaan
pengiriman kepada pucrhasing order sesuai jumlah yang dibutuhkan di
lapangan. Pengiriman raw material dari supplier ke batching plant, raw
material terlebih dahulu di timbang guna mengetahui jam masuk dan berat raw
33
material itu yang dikirim. Selanjutnya, penandatangan surat jalan 3 apply,
lembar pertama kembali ke Supllier bersama nota timbang, lembar ke 2 di
peruntukan kepada bagian purchasing guna pendataan raw material. Lembar ke
3 di peruntukan batching plant sebagai pendataan material masuk.
3. Pembayaran Raw material
Setelah permintaan yang telah di kirim selanjutnya pihak purchasing
melakukan pembuatan laporan yang digunakan sebagai penambah stock pada
sistem. Pengumpulan 2 surat jalan yang ada pada perusahaan. Selanjutnya
menunggu invoice dari supllier pada akhir bulan dan penerimaan kwitansi
pembayaran dari sepllier. Selanjutnya data di kirim kebagian finance di jakarta
yang nantinya akan di bayar pada tanggal 15, bulan berikutnya setelah
kedatangan invoice. Pambayaran dilakukan dengan transfer kepada supllier
yang bersangkutan.
3.3 Diagram Alir Data (DAD) sistem berjalan
Berikut ini adalah penggambaran diagram alir data pada sistem pengolahan
data penerimaan dan pembayaran Raw material di Batching Plant Garuda.
Diantaranya sebagai berikut :
a. Diagram Alir Data
34
Seactio Head
Batching Plant
Proses Permintaan dan
Pembayaran Raw Material
Purchasing
Supplier Finance
Data PO
Penbuatan PR
SJ dan Invoice
POInvoice dan
Kwitansi
PR
PO
Transfer Pembayaran
0.0
Keterangan :
1. PR =Purchasing Requestion
2. PO = Purchasing Order
3. SJ = Surat Jalan
Gambar III.1I
Diagram Konteks Sistem Berjalan
35
b. Diagram Nol Sistem Berjalan
Section Head
Pengajuan PR Proses Pembuatan PR
Data PO Purchasing
Open PO
PR
copyD1 Copy PR
Transfer Data D2 Data PO
Proses Penerimaan
Material
Supllier
0.1
0.2
Surat Jalan 3L
Nota Timbang SJ1
Proses Pembayaran Raw
Material
D3 Copy Surat Jalan dan Nota
Surat Jalan
Penyamaan Sj
0.3
Transfer
pembayaran f
Invoice, Kwitansi, Lampiran
Surat Jalan
Finance
Transfer
Pembayaran
D4 Kwitansi Pembayaran
Invoice, kwitansi, lampiran Surat Jalan
Gambar III.2
Diagram Nol Sistem Berjalan
36
3.4 Sfesifikasi Dokumen Sistem Berjalan
Sfesifikasi merupakan rangkaian yang terdiri dari dokumen masukan (input)
dan dokumen keluaran (output) yang semuanya teratur dan dipakai pada sistem
berjalan.
a. Spesifikasi Bentuk Masukan
Dokumen masukan merupakan dokumen yang di terima dalam kegiatan
agenda bulanan laporan kemungkinan bahaya kecelakaan dan kebakaran adalah
sebagai berikut :
1. Surat Jalan
Nama Dokumen : Surat Jalan
Fungsi : Sebagai bukti pengiriman raw material
Sumber : Customer
Tujuan : Bagian Pengiriman Raw Material
Frekuensi : Selama Pengiriman Raw Material
Media : Kertas
Jumlah Rangkap : 4 Rangkap
Bentuk : Lampiran A.1
2. Invoice
Nama Dokumen : Invoice
Fungsi : Sebagai surat penagihan pembayaran
Sumber : Customer
Tujuan : Bagian Purchasing dan Finance
Frekuensi : Selama Pembayaran raw material
Media : Kertas
37
Jumlah : 1 rangkap
Bentuk : Lampiran A.2
3. Kwitansi
Nama Dokumen : Kwitansi
Fungsi : Sebagai bukti pembayaran
Sumber : Customer
Tujuan : Finance
Frekuensi : Selama Pembayaran
Media : Kertas
Jumlah Rangkap : 1 rangkap
Bentuk : Lampiran A.3
b. Spesifikasi Bentuk Masukan
Dokumen keluaran terdiri dari proses penerimaan dan permintaan raw
material. Adapun dokumen keluarannya sebagai berikut :
1. Purchasing requesed
Nama Dokumen : Purchasing Requesed
Fungsi : Sebagai form Permintaan Raw material
Sumber : User
Tujuan : Bagian Purchasing
Frekuensi : Selama permintaan Raw material
Media : Kertas
Jumlah Rangkap : 4 Rangkap
Bentuk : Lampiran B.1
38
2. Nota timbang
Nama Dokumen : Nota Timbang
Fungsi : Sebagai Lampiran Surat Jalan muatan Tonase
Sumber : Lampiran Surat Jalan
Frekuensi : Selama Penerimaan Raw Material
Media : Kertas
Jumlah Rangkap : 3 Rangkap
Bentuk : Lampiran B.2
3.5 Permasalahan Pokok
Untuk dapat mengoptimalkan pekerjaan terutama dalam sistem berjalan ini
masih banyak permasalahan yang harus dibenahi, antara lain :
1. Proses persetujuan PO sangat lama, sehingga di sarankan untuk barang yang
bersifat urgent.
2. Konversi satuan pemasukan dan penerimaan berbeda. Sehingga pemasukan
dan penerimaan tidak setara.
3. Pembuatan laporan daily belum terprogram.
4. Dalam perhitungan PO sering terjadi kesalahan dan karena perhitungan masih
menggunakan kalkulator dan excel.
3.6 Pemecahan Masalah
Dengan melihat permasalahan yang ada pada sistem berjalan, untuk
mengatasi dan melakukan pembaharuan sistem, maka penulis mengemukakan
beberapa alternatif pemecahannya, diantaranya :
39
1. User dan operator haarus sering training program guna meningkatkan kwalitas
kerja yang ada. Sehingga kesalahan pada user dapat diminimalisir dengan baik.
2. Melakukan penyelarasan konversi satuan yang diterima sehingga meminimkan
selisih antara pengukuran dan tonase.
3. Membuat program untuk pembuatan dailly report beserta perhitungannya.