83

BAB 3

ANALISA PROSES BISNIS YANG SEDANG BERJALAN

3.1 Sejarah Perusahaan

PT. Sri Indah Aluminium Extrusion merupakan perusahaan manufaktur

siku dan pipa aluminium yang terletak di Jalan Engku Putri Blok 1E, Tunas

Industry Estate, Batam, sedang dalam masa perkembangannya yang pesat.

Perusahaan yang berdiri sejak tahun 2000 ini memiliki total jumlah karyawan

sebanyak 75 orang. Bahan baku dasar pembuatan siku dan pipa aluminium

adalah scrap aluminium yang diperoleh dari supplier dalam maupun luar negeri.

Proses pembuatannya menggunakan dukungan mesin pencetak, oven pemanas,

dan mesin lainnya yang dikontrol oleh karyawan pada masing-masing bagian.

Target pasar PT. SIAE sebagian besar berada di Singapura dan hanya sebagian

kecil berada di Malaysia dan Indonesia. Dalam waktu dekat, perusahaan ini

sedang merencanakan untuk memperlebar sayapnya ke negara-negara lain di

Asia.

Selama ini PT. SIAE belum menggunakan aplikasi untuk mendukung

aktivitasnya sehari-hari, hanya bagian Casting Department yang menggunakan

software content analysis untuk mengukur dan menjaga standar kadar zat-zat

kimia yang terkandung di dalam setiap billet yang diproduksi. Divisi lain masih

melakukan tugas mereka secara manual dan hanya didukung oleh komputer

untuk melakukan tugas-tugas seperti menginput data dengan dukungan software

Microsoft Office.

84

Proses bisnis masih berjalan secara tradisional. Purchased Order (PO)

diterima oleh bagian penjualan, setelah melalui proses negosiasi yang cukup

panjang, PO disetujui dan akan diteruskan ke bagian produksi untuk segera

diproduksi, PO juga akan diteruskan ke bagian keuangan untuk pembuatan

invoice sehingga dapat dilakukan penagihan ke pelanggan. Barang yang sudah

jadi akan langsung dikirim.

3.2 Visi dan Misi Perusahaan

Visi:

1. Menjadi penyalur barang jadi Aluminium Extrusion terbesar di Asia

Tenggara.

2. Memperluas lapangan pekerjaan bagi masyarakat Indonesia.

Misi:

1. Senantiasa menjamin kepuasan pelanggan.

2. Penggunaan sumber daya yang efektif dan efisien.

3. Penerapan Teknologi Informasi untuk mendukung perkembangan

perusahaan.

4. Menjalin hubungan baik dengan semua klien perusahaan.

3.3 Tahap-Tahap Metodologi Peningkatan Proses Bisnis (Business Process

Improvement) Pada PT. Sri Indah Aluminium Extrusion

Ada 6 tahap metodologi yang dilakukan dalam peningkatan proses

bisnis pada PT. Sri Indah Aluminium Extrusion. Sesuai dengan batasan ruang

85

lingkup, tahap implementasi dan management tidak dibahas. Berikut ini akan

dibahas satu per satu metodologi BPI yang dilakukan pada PT. SIAE.

3.3.1 Tahap I - Organisasi : Pengorganisasian untuk peningkatan proses

Pengorganisasian dilakukan agar terdapat gambaran yang jelas

mengenai siapa saja yang bertanggung jawab atas pelaksanaan peningkatan

kinerja proses pemenuhan pesanan pelanggan pada PT. SIAE. Organisasi yang

dibentuk terdiri dari:

1. Project Management Team (PMT)

PMT terdiri dari manajemen eksekutif yang didelegasikan oleh

pemilik perusahaan untuk memimpin jalannya proyek peningkatan

kinerja ini, antara lain:

a. Bpk. Stefanus Yusuf Jap (Direktur Utama)

b. Bpk. Suwandi (Direktur Operasi)

c. Ibu Liliana (Adm/Finance Manager)

2. Project Improvement Team (PIT)

Dalam penyusunan skripsi ini telah dibentuk Process

Improvement Team (PIT) yang terdiri dari staff-staff yang mewakili

sejumlah departemen yang ada pada PT. SIAE dilengkapi dengan tiga

orang dari eksternal perusahaan yang merupakan penulis skripsi ini.

86

Anggotanya antara lain:

Anggota Internal:

a. Bpk. Eri (Marketing Manager)

b. Bpk. Suhardi (Production Planner)

c. Ibu Lisa (Contract Officer)

d. Ibu Christina (Finance Officer)

e. Ibu Mariani (Shipping Officer)

Anggota Eksternal:

a. Yessie

b. Novera Pratiwi

c. Sylvia

3. Contact Group

Contact Group terdiri dari mereka yang ahli di bidangnya untuk

dapat memberikan masukan atau nasehat kepada anggota tim proyek

BPI mengenai peningkatan kinerja yang dilakukan. Dalam hal ini,

anggota Contact Group sama dengan anggota PIT yang berfungsi ganda

karena jumlah departemen yang terlibat dalam peningkatan kinerja ini

tidak terlalu banyak.

3.3.2 Tahap II - Dokumentasi : Pemilihan suatu pendekatan dokumentasi

Penulis memilih pendekatan dokumentasi yang mengkombinasikan tiga

macam teknik dokumentasi, yaitu: Organizational Structure Diagram, Global

Overview Diagram, Detailed Process Diagram.

87

3.3.2.1 Diagram Struktur Organisasi Perusahaan

Gambar 3.1 Struktur Organisasi PT. SIAE

Berikut ini adalah keterangan tugas dan hak wewenang dari struktur organisasi

perusahaan, seperti yang terlihat pada gambar di atas:

1. Direktur Utama

Tugas dan wewenang direktur utama PT. SIAE adalah sebagai berikut:

a. Mengatur dan memimpin perusahaan dengan baik untuk mencapai

sasaran perusahaan.

88

b. Mengarahkan perusahaan sesuai dengan visi dan misi yang akan dicapai.

c. Membuat dan mengambil keputusan dari setiap masalah yang ada.

d. Mengevaluasi strategi yang digunakan untuk mencapai sasaran

perusahaan.

e. Memegang saham tertinggi di perusahaan.

2. Direktur Operasi

Tugas dan wewenang direktur operasi PT. SIAE adalah sebagai berikut:

a. Mengatur dan memimpin kegiatan operasional perusahaan baik di kantor

dan pabrik.

b. Mengawasi dan memastikan seluruh pekerjaan karyawan baik di kantor

dan pabrik sehingga visi dan misi perusahaan dapat dicapai.

c. Bertanggung jawab secara langsung kepada direktur utama untuk

mengelola dan mengatur segala kegiatan operasional perusahaan.

3. Document Control

Tugas dan wewenang document control PT. SIAE adalah mengontrol

seluruh dokuken-dokumen dan aset-aset penting perusahaan.

4. Marketing & Sales Manager

Tugas dan wewenang marketing & sales manager PT. SIAE adalah

a. Bertanggung jawab secara langsung kepada direktur operasi perusahaan

dalam bidang promosi dan penjualan produk ke pelanggan.

89

b. Mengawasi tugas-tugas bagian penjualan perusahaan.

c. Membuat laporan penjualan produk perperiode baik harian, bulanan dan

tahunan.

Divisi Marketing & Sales terdiri dari beberapa orang marketing & sales

team. Adapun tugas dari marketing & sales team adalah sebagai berikut:

a. mempromosikan produk-produk perusahaan kepada pelanggan.

b. mencari pelanggan baru.

c. menjaga hubungan baik dengan pelanggan.

d. melayani pesanan pelanggan atau menerima PO dari pelanggan.

5. Production Manager

Tugas dan wewenang Production Manager adalah sebagai berikut:

a. Bertanggung jawab secara langsung kepada direktur operasi perusahaan

dalam bidang produksi produk pesanan pelanggan.

b. Mengatur dan mengawasi jalannya proses produksi.

c. Mengatur dan mengawasi karyawan-karyawan bagian casting, extrusion,

mould dan maintenance and facility.

d. Membuat laporan produksi perperiode baik harian, bulanan, dan tahunan.

Production Planner bertugas membuat perencanaan produksi.

Divisi Production terdiri atas beberapa subdivisi, antara lain:

a. Casting department, leader, assistant leader, dan casting team.

Tugas casting department adalah mengecek kadar aluminium yang akan

diproduksi, menentukan berapa banyak bahan baku yang akan dilebur

90

sesuai dengan perencanaan produksi yang telah ditentukan. Kegiatan di

dalamnya diawasi oleh leader.

b. Extrusion department, assistant supervisor, extrusion leader, assistant

leader, dan extrusion team.

Tugas extrusion department adalah melakukan pencetakan profil sesuai

pesanan pelanggan yang diawasi oleh extrusion leader.

c. Mould Supervisor, drafter, senior polishing, mould team.

Tugas mould supervisor adalah mengecek kondisi mould yang akan

digunakan untuk mencetak produk apakah masih layak dipakai atau

tidak, memesan mould yang belum tersedia di perusahaan karena ada

pesanan pelanggan khusus sesuai dengan bentuk yang telah dirancang

oleh drafter.

Tugas senior polishing adalah melakukan pemeliharaan terhadap semua

mould yang ada untuk memastikan mould tetap dapat menghasilkan

produk yang baik.

d. Maintenance and Facility Supervisor, assistant supervisor, dan

maintenance team.

Tugas departemen maintenance adalah menjaga dan memelihara

peralatan-peralatan maupun mesin-mesin agar tetap berjalan baik

sehingga tidak menghambat proses produksi. Kegiatan pemeliharaan ini

dipimpin oleh maintenance and facility supervisor.

91

6. QA Manager

Tugas QA manager adalah

a. Melakukan quality control atas profil yang dihasilkan.

b. Mengupdate terus-menerus kualitas produk yang diinginkan pelanggan.

c. Membuat laporan untuk pertanggungjawaban terhadap kualitas produk

yang dihasilkan perperiode baik dalam harian, bulanan dan tahunan

untuk dilaporkan ke direktur operasi.

Divisi QA terdiri 2 subdivisi, yaitu QC dan packing. Dua subdivisi ini

dipimpin oleh QC dan packing supervisor.

a. QC dan packing supervisor, assistant supervisor.

Tugas QC dan packing supervisor adalah mengawasi dan mengecek

hasil produksi dan kualitasnya sebelum dipacking dan dikirim ke

pelanggan, serta menjaga kualitas produk dan kualitas pengepakan

produk.

b. Packing leader, QC leader, assistant leader, packing team, dan QC

team.

Tugas packing team adalah mengepak profil yang telah selesai

diproduksi dan siap dikirim ke pelanggan diawasi oleh packing leader.

Tugas QC team adalah mengontrol dan mengecek kualitas profil yang

dihasilkan dengan tujuan agar kepuasan pelanggan dapat tercapai.

Dalam bertugas, QC team diawasi oleh QC leader.

92

7. Finance Manager dan adm

Tugas Finance manager dan administrasi adalah:

a. Bertanggung jawab terhadap direktur operasi dalam bidang keuangan

perusahaan.

b. Menyetujui atau menandatangani beberapa dokumen seperti Sales

Contract, Delivery Order, Job Order selama proses pemenuhan pesanan

pelanggan berlangsung.

c. Mengatur arus kas (Cash Flow) perusahaan.

d. Membuat invoice untuk penagihan ke pelanggan.

Divisi Finance terdiri dari beberapa subdivisi, antara lain:

a. Finance officer. Tugas finance officer adalah membuat invoice untuk

penagihan ke pelanggan, menghitung hutang-hutang pelanggan,

menghitung biaya dan pendapatan yang terjadi pada perusahaan.

b. Contract officer. Tugas contract officer adalah membuat Sales Contract

yang telah disepakati oleh pelanggan maupun pihak perusahaan.

c. Personnel officer, Security leader, Security team.

Tugas personnel officer adalah merekrut karyawan-karyawan baru dan

menentukan penggajian karyawan.

Tugas security team adalah menjaga keamanan PT. SIAE diawasi oleh

seorang security leader.

93

d. Shipping officer. Tugas shipping officer adalah membuat Delivery Order

untuk proses pengiriman produk ke pelanggan serta mengurus

pengiriman barang ke pelanggan melalui transporter.

e. Inventory controller.

Tugas inventory controller adalah mengecek dan mengatur keluar masuk

bahan baku dalam proses produksi dan keluar masuk hasil produksi

untuk dikirimkan ke pelanggan.

f. Tax officer.

Tugas tax officer adalah mengatur semua hal yang bersangkutan dengan

perpajakan.

3.3.2.2 Global Overview Diagram

Berikut ini tabel data aktivitas proses pemenuhan pesanan pelanggan

yang sedang berjalan pada PT. Sri Indah Aluminium Extrusion.

Tabel 3.1 Tabel Aktivitas Penerimaan Pesanan Pelanggan

NO. AKTIVITAS Count Pelaku Rata-rata waktu

Biaya

1.1 Buat dan Masukkan PO 2 Pelanggan 12 menit - 1.2 TTD dan Kirim PO via

fax 2 Sales 5 menit 7503

BVA 1.3 Terima PO dari Sales 2 Marketing

Officer 3 menit 227

BVA 1.4 Buat JO, copy dan filing

PO kirim PO asli ke Finance Manager

2 Marketing Officer

17 menit 249 BVA

1.5 Terima PO asli dan JO, Cek data piutang di odner

2 Finance Manager

15 menit -

1.6 Penolakan PO 1 Marketing 5 menit 25000

94

Officer NVA 1.7 TTD JO, kirim ke CO

dan filing PO asli 1 Finance

Manager 6 menit 103

BVA 1.8 Buat SPH dan kirim ke

pelanggan 2 Contract

Officer 16 menit 9702

BVA 1.9 Terima SPH 2 Pelanggan 4 menit - 1.10 Konfirmasi via telepon 1 Pelanggan 13 menit - 1.11 Konfirmasi via fax

(TTD di SPH) 1 Pelanggan 17 menit -

1.12 Terima konfirmasi dari pelanggan via fax

1 Contract Officer

2 menit 202 BVA

1.13 Buat Sales Contract 1 Contract Officer

17 menit 2302 BVA

1.14 Terima dan TTD Sales Contract

1 Direktur 5 menit 3 BVA

1.15 Kirim SC via fax 1 Contract Officer

3 menit 7575 BVA

1.16 Terima SC 1 Pelanggan 4 menit - 1.17 Konfirmasi via fax 1 Pelanggan 18 menit - 1.18 Filing SC 1 Contract

Officer 2 menit 100

BVA 1.19 Kirim JO ke Production

Manager 1 Contract

Officer 3 menit -

Total 239 menit 45647 BVA, 25000 NVA

Tabel 3.2 Tabel Aktivitas Penyelesaian Pesanan Pelanggan yang Sedang

Berjalan

NO. Aktivitas Count Pelaku Rata-rata Waktu

Biaya

2.1 Terima, TTD JO, dan kirim ke Production Planner

1 Production Manager

5 menit 3 VA

2.2 Buat Production Plan Umum

1 Production Planner

180 menit 23308 VA

2.3 Buat Production Plan Harian 2 rangkap

1 Production Planner

35 menit 4671 VA

2.4 Terima Production Plan harian

1 Casting Supervisor

7 menit -

2.5 Terima Production Plan harian

1 Extrusion Supervisor

7 menit -

95

2.6 Buat SPBB, copy JO kirim ke Inventory Controller, filing JO asli

1 Production Planner

11 menit 249 VA

2.7 TTD, Persiapkan dan kirim SPBB terTTD IC

1 Inventory Controller

33 menit 3 VA

2.8 Menyocokkan SPBB dengan PP harian

1 Casting Supervisor

3 menit -

2.9 TTD SPBB, dan kirim kembali ke IC

1 Casting Supervisor

3 menit 3 VA

2.10 Filing SPBB akhir 1 Inventory Controller

2 menit 100 VA

2.11 Proses peleburan bahan baku

1 Casting Supervisor

570 menit -

2.12 Proses pencetakan profil 1 Extrusion Supervisor

1200 menit

-

2.13 Buat Laporan Status Produksi Harian (LSPH)

1 Extrusion Supervisor

30 menit 3952 VA

2.14 Terima dan cek LSPH 1 Production Manager

25 menit -

2.15 TTD LSPH dan kirim kembali ke Extrusion

1 Production Manager

3 menit 3 VA

2.16 Terima LSPH ter-TTD PM

1 Extrusion Supervisor

2 menit -

2.17 Catat data profil di buku stok profil harian

1 Inventory Controller

12 menit 86 VA

2.18 Filing LSPH 1 Inventory Controller

2 menit 100 VA

2.19 Kirim copy of JO ke SO 1 Inventory Controller

2 menit -

Total Waktu 2132 menit

32478 VA

Tabel 3.3 Tabel Data Aktivitas Pengiriman Pesanan Pelanggan yang

Sedang Berjalan

NO. AKTIVITAS Count Pelaku Rata-rata Waktu

Biaya

3.1 Cek data PO di odner, kirim ke SO

1 Finance Manager

15 menit -

3.2 Terima copy of JO dari IC

1 Shipping Officer

2 menit -

3.3 Buat Delivery Order 3 rangkap

1 Shipping Officer

13 menit 1973 VA

96

3.4 Terima dan TTD Delivery Order

1 Finance Manager

3 menit 3 VA

3.5 Buat SPPgB, kirim ke IC

1 Shipping Officer

8 menit 55 VA

3.6 Catat di buku stok profil harian

1 Inventory Controller

7 menit 86 VA

3.7 Persiapkan, TTD, dan kirim SPPgB ke SO

1 Inventory Controller

33 menit 3 VA

3.8 Cocokkan SPPgB dengan DO, kirim kembali ke IC

1 Shipping Officer

5 menit -

3.9 Filing SPPgB terakhir 1 Inventory Controller

2 menit 100 VA

3.10 Filing copy of Delivery Order

1 Shipping Officer

2 menit 100 VA

3.11 Kirim barang 1 Shipping Officer

60 menit -

Total Waktu 150 menit 2320 VA

3.3.2.3 Simulasi Detailed Process Diagram menggunakan iGrafx 2006

3.3.2.3.1 Diagram Proses Pemenuhan Pesanan Pelanggan yang Sedang Berjalan

3.3.2.3.1.1 Proses Penerimaan Pesanan yang Sedang Berjalan

97

Pelanggan

Sales

Marketing Officer

Contract Officer

Finance Manager

Direktur

Start0 Buat dan

Masukan PO

1

Purchased Order

TTD danKirim PO

via fax

2

Terima PO

3 Buat JO, Copy dan filing PO,Kirim PO asli

ke FM

4

Job Order, Purchased

Order

Terima PO asli dan JO, Cek data piutang

di odner

5

TTD JO, Kirim ke CO dan Filing PO

asli

7

Penolakan PO

6

Buat SPH dan kirim ke

pelanggan

8

SPH

Terima SPH

9Konfirmasi via

fax (ttd di SPH)

11

Terima Konfirmasi

12Buat Sales

Contract

13

Sales Contract

Terima dan TTD Sales Contract

14

Kirim SCvia fax

15

Terima SC

16Konfirmasi via

fax

17

Filing SC

18

Kirim JO keProductionManager

19

Finish20

No

Yes

YesNoKonfimasi via telp

10

Gambar 3.2 Proses Penerimaan Pesanan yang sedang berjalan

98

Dalam tahapan penerimaan pesanan, ada beberapa kegiatan yang dilakukan:

1. Buat dan masukkan PO (Pelanggan)

Pelanggan yang ingin memesan profil akan memberikan PO ke Sales

perusahaan yang sedang berada di Singapore.

2. TTD dan kirim PO via fax (Sales)

PO diterima oleh Sales, kemudian ditanda tangani dan dikirimkan via

fax ke kantor perusahaan untuk segera diproses.

3. Terima PO (Marketing Officer)

PO yang dikirim oleh Sales akan diterima oleh Marketing Officer.

4. Buat JO, copy dan filing PO, kirim PO asli ke Finance Manager

(Marketing Officer)

Marketing Officer yang telah menerima PO akan segera membuar Job

Order (JO) yang digunakan sebagai memo internal untuk disebarkan ke

semua divisi dalam perusahaan yang terlibat melalui Finance Manager.

PO asli akan diserahkan ke Finance Manager.

5. Terima PO asli dan JO, cek data piutang di odner (Finance Manager)

Finance Manager akan mengecek data piutang pelanggan di odner

untuk menentukan apakah PO yang dimasukkan dapat diproses atau

tidak (pelanggan dengan daftar piutang yang menumpuk tidak akan

diproses POnya).

6. Penolakan PO (Marketing Officer)

Marketing Officer yang mendapatkan pesan bahwa PO telah ditolak dari

Finance Manager akan segera mengabarkan pelanggan melalui telepon.

99

7. TTD JO dan kirim ke CO dan filing PO asli (Finance Manager)

Finance Manager akan menandatangani JO jika data piutang pelanggan

tidak menumpuk. JO yang sudah ditandatangani akan dikirim ke

Contract Officer untuk segera dibuatkan Surat Penawaran Harga.

Sementara Finance Manager menyimpan PO asli sebagai arsip.

8. Buat SPH dan kirim ke pelanggan (Contract Officer)

Contract Officer yang sudah menerima JO tertandatangan dari Finance

akan membuat Surat Penawaran Harga ke pelanggan berdasarkan

dengan nilai LME yang berlaku pada hari itu. Contract Officer

mengirimkan surat penawaran harga via fax ke pelanggan.

9. Terima SPH (Pelanggan)

Pelanggan menerima SPH yang dikirimkan oleh Contract Officer.

10. Konfirmasi via telepon (Pelanggan)

Jika pelanggan tidak setuju dengan harga yang ditawarkan pada SPH,

maka pelanggan akan menelepon Contract Officer untuk negosiasi

selanjutnya.

11. Konfirmasi via fax (TTD di SPH) (Pelanggan)

Beberapa saat kemudian pelanggan yang setuju dengan penawaran harga

di SPH akan melakukan konfirmasi dengan cara menandatangani SPH

dan mengirimkan kembali ke perusahaan via fax.

12. Terima konfirmasi (Contract Officer)

SPH yang telah disetujui pelanggan akan diterima oleh Contract Officer.

100

13. Buat Sales Contract (Contract Officer)

Berdasarkan SPH yang telah ditandatangi oleh pelanggan, Contract

Officer akan membuat Sales Contract sebagai surat perjanjian antara

kedua belah pihak (perusahaan dengan pelanggan). Di dalamnya berisi

data profil yang dipesan, panjangnya, jumlahnya, harga yang disepakati

bersama, lama produksi, serta lama masa pembayaran tagihan.

14. Terima dan tanda tangan Sales Contract (Direktur)

Sales Contract akan diberikan ke direktur atau yang dapat mewakilinya

untuk ditandatangani sehingga dapat segera dikirim ke pelanggan.

15. Kirim Sales Contract via fax (Contract Officer)

Sales Contract yang telah ditandatangani direktur atau yang

mewakilinya dikirim via fax ke pelanggan.

16. Terima SC (Pelanggan)

Pelanggan menerima Sales Contract via fax.

17. Konfirmasi via fax (Pelanggan)

Pelanggan akan menandatangani Sales Contract dan akan

mengirimaknnya kembali via fax ke perusahaan.

18. Filing SC (Contract Officer)

Contract Officer akan menerima Sales Contract tertandatangan kedua

belah pihak dan menyimpannya sebagai arsip.

101

19. Kirim JO ke Production Manager (Contract Officer)

Contract Officer mengirimkan JO ke Production Manager, sebagai

tanda pesanan tersebut sudah dapat mulai diproduksi.

3.3.2.3.1.2 Proses Penyelesaian Pesanan yang Sedang Berjalan

102

P ro d u c t io n M a n a g e r

P ro d u c t io n P la n n e r

In v e n to ry C o n tro lle r

C a s tin g D e p a r tm e

n t

E x tru s io n D e p a r tm e

n t

S ta r t1 9

T e r im a , T T DJ O d a n k ir im k e

P ro d u c tio n P la n n e r

2 0

B u a t P ro d u c tio n

P la n U m u m

2 1

P ro d u c tio n P la n U m u m

B u a t P ro d u c tio n

P la n H a r ia n 2 ra n g k a p

2 2

P ro d u c tio n P la n H a r ia n

T e r im a P ro d u c tio n

P la n H a r ia n

2 3

T e r im a P ro d u c tio n

P la n H a r ia n

2 4

B u a t S P B B , C o p y J O ,

K ir im k e IC , F ilin g J O a s li

2 5

S P B B , C o p y o f J O

T T D S P B B , P e rs ia p k a n

B a h a n B a k u , K ir im S P B B

T T D

2 6

C o c o k a n d e n g a n P P

H a r ia n

2 7T T D S P B B d a n K ir im K e m b a li

k e IC

2 8

F ilin g S P B B a k h ir

2 9

P ro s e s P e le b u ra n

B a h a n b a k u

3 0

P ro s e s P e n c e ta k a n

P ro fil

3 1

B u a t L S P H

3 2 L a p o ra n S ta tu s P ro d u k s i

H a r ia n

T e r im a d a n C e k L S P H

3 3

T T D L S P H d a n K ir im K e m b a li k e E x tru s io n

3 4

T e r im a L S P H te rT T D

P M

3 5

C a ta t D a ta P ro f il d i B u k u

S to k P ro f il H a r ia n

3 6K ir im C o p y o f

J O k e S O

3 8

F in is h3 9

F ilin g L S P H

3 7

Gambar 3.3 Proses Penyelesaian Pesanan yang sedang berjalan

103

Beberapa kegiatan yang dilakukan dalam tahapan ini antara lain:

20. Terima, TTD JO, dan kirim ke Production Planner (Production

Manager)

Production Manager menerima JO tertandatangan Finance Manager

dan Contract Officer. Production Manager akan menandatanganinya

sebagai tanda persetujuan, kemudian memberikannya ke Production

Planner untuk segera dibuatkan rencana produksinya.

21. Buat Production Plan Umum (Production Planner)

Berdasarkan beberapa JO yang diterima, Production Planner akan

segera dibuat perencanaan produksi umum.

22. Buat Production Plan Harian (Production Planner)

Setelah membuat perencanaan produksi umum, Production Planner

akan membuat perencanaan produksi harian untuk diberikan ke bagian

Casting dan Extrusion.

23. Terima Production Plan Harian (Casting Department)

Casting Department menerima perencanaan produksi harian yang telah

dibuat oleh Production Planner. Berdasarkan perencanaan produksi

tersebut, bagian Casting langsung melakukan proses peleburan bahan

baku.

24. Terima Production Plan harian (Extrusion Department)

Extrusion Department menerima perencanaan produksi harian yang

telah dibuat oleh Production Planner. Berdasarkan perencanaan

104

produksi tersebut, bagian Extrusion langsung melakukan proses

pencetakan profil.

25. Buat SPBB, copy JO kirim ke IC, filing JO asli (Production Planner)

Production Planner membuat Surat Permintaan Bahan Baku untuk

dilakukan proses peleburan bahan baku. Kemudian Production Planner

mengcopy JO. SPBB dan copy of JO akan diberikan ke Inventory

Controller. JO yang asli disimpan sebagai arsip.

26. TTD SPBB, persiapkan bahan baku, kirim SPBB terTTD (Inventory

Controller)

Inventory Controller akan menandatangani SPBB sebagai bukti dan

pengaturan berapa bahan baku yang keluar dari gudang dalam proses

produksi hari itu.

27. Cocokkan dengan Production Plan harian (Casting Department)

Casting Department menyocokkan SPBB yang diterima dengan

Production Plan harian.

28. TTD SPBB, kirim kembali ke IC (Casting Department)

Apabila data kedua dokumen tersebut cocok, maka SPBB tersebut

ditandatangan sebagai bukti bahwa Casting Department telah menerima

bahan baku dengan jumlah yang tertera pada SPBB. Kemudian SPBB

yang telah ditandatangan tersebut diberikan kembali ke Inventory

Controller.

29. Filing SPBB akhir (Inventory Controller)

Inventory Controller menyimpan SPBB sebagai arsip.

105

30. Proses peleburan bahan baku (Casting Department)

Bagian Casting melakukan proses peleburan sesuai dengan perencanaan

produksi harian yang diterima.

31. Proses pencetakan profil (Extrusion Department)

Setelah proses peleburan selesai, kemudian diteruskan proses

pencetakan profil pesanan pelanggan oleh bagian Extrusion.

32. Buat laporan status produksi harian (Extrusion Department)

Extrusion Department membuat laporan status produksi pada hari

tersebut, mengenai berapa banyak profil yang dihasilkan.

33. Terima dan cek LSPH (Production Manager)

Production Manager menerima LSPH dan menyesuaikannya dengan

jumlah profil yang ada di pabrik.

34. TTD LSPH dan kirim kembali ke Extrusion (Production Manager)

Jika jumlahnya sudah cocok, maka Production Manager akan

menandatangani LSPH dan memberikannya kembali ke Extrusion.

35. Terima LSPH terTTD PM (Extrusion Department)

Extrusion Department menerima LSPH tertandatangan Production

Manager.

36. Catat data profil di buku Stok Profil Harian (Inventory Controller)

Bersamaan dengan pemindahan profil dari pabrik ke gudang, LSPH

akan diteruskan ke Inventory Controller sebagai tanda terima profil yang

telah selesai diproduksi. Kemudian Inventory Controller akan mencatat

data profil di buku Stok Profil Harian.

106

37. Filing LSPH (Inventory Controller)

Inventory Controller akan menyimpan LSPH yang telah ditandatangani

oleh Production Manager dan Extrusion sebagai arsip.

38. Kirim copy of JO ke Shipping Officer

Inventory Controller mengirimkan copy of JO ke Shipping Officer.

3.3.2.3.1.3 Proses Pengiriman Pesanan yang Sedang Berjalan

107

Finance Manager

Shipping Officer

Inventory Controller

Start38 Cek Data PO

di odner, Kirim ke SO

39

Terima copy of JO dari IC

40Buat Delivery

Order 3 Rangkap

41

Delivery Order

Terima dan TTD DO

42

Buat SPPgB, Kirim ke IC

43

SPPgB

Catat di Buku Stok Profil

Harian

44

Persiapkan, TTD dan Kirim

SPPgB ke SO

45

Cocokan SPPgB dengan

DO, Kirim Kembali

ke IC

46

Filing SPPgB terakhir

47

Kirim Barang

49

Filing Copy of DO

48

Finish50

Gambar 3.4 Proses Pengiriman Pesanan yang sedang berjalan

108

Dalam tahapan ini, ada beberapa kegiatan yang dilakukan:

39. Cek data PO di odner, kirim ke SO (Finance Manager)

Finance Manager mengecek data PO di odner, kemudian diberikan ke

Shipping Officer untuk keperluan dalam pembuatan Delivery Order.

40. Terima copy of JO dari IC (Shipping Officer)

Shipping officer menerima copy of JO dari Inventory Controller.

41. Buat Delivery Order 3 rangkap (Shipping Officer)

Shipping Officer membuat delivery order 3 rangkap. Satu rangkap akan

diberikan ke bagian finance untuk pembuatan invoice, satu rangkap

diberikan ke pelanggan, dan satu rangkap lagi disimpan sebagai arsip.

42. Terima dan TTD DO (Finance Manager)

Finance Manager menerima dan menandatangani Delivery Order.

43. Buat SPPgB, kirim ke IC (Shipping Officer)

Shipping Officer membuat Surat Permintaan Pengeluaran Barang dan

memberikannya ke Inventory Controller untuk mengambil profil yang

telah diproduksi untuk pelanggan tertentu untuk segera dikirim.

44. Catat di buku stok profil harian (Inventory Controller)

Inventory Controller mencatat jumlah profil yang telah dikeluarkan

untuk dikirimkan oleh Shipping Officer.

45. Persiapkan, TTD, dan kirim SPPgB ke SO (Inventory Controller)

Setelah mencatat data profil yang akan dikeluarkan, Inventory

Controller akan segera mempersiapkan profil yang harus segera

dikirimkan ke pelanggan dan menandatangani surat permintaan

109

pengeluaran barang tersebut sebagai bukti bahwa barang telah

dipersiapkan dalam jumlah yang sesuai dengan surat permintaan

pengeluaran barang tersebut. Surat tersebut diberikan ke Shipping

Officer.

46. Cocokkan SPPgB dengan DO, kirim kembali ke IC (Shipping Officer)

Shipping Officer menyocokkan Surat Permintaan Pengeluaran Barang

dengan Delivery Order yang telah dibuat. SPPgB akan dikirimkan

kembali ke IC sebagai tanda terima.

47. Filing SPPgB terakhir (Inventory Controller)

Inventory Controller menyimpan Surat Permintaan Pengeluaran Barang

sebagai arsip.

48. Filing copy of DO (Shipping Officer)

Shipping Officer menyimpan salah satu copy dari Delivery Order

sebagai arsip pengiriman barang.

49. Kirim Barang (Shipping Officer)

Barang segera dikirim ke pelanggan. Barang dikirimkan ke pelanggan

melalui transporter yang bekerja sama dengan perusahaan. Transporter

datang ke Perusahaan untuk mengangkut barang yang akan dikirimkan

ke pelanggan.

110

3.3.2.3.2 Hasil Simulasi Proses Bisnis yang Sedang Berjalan

3.3.2.3.2.1 Hasil Simulasi Proses Penerimaan Pesanan yang Sedang Berjalan

dengan Menggunakan iGrafx 2006

Simulasi berjalan selama satu bulan (Generator dan Run Setup dilampirkan).

1. Dilihat dari segi Waktu

Transaction Statistics (Hours)

Transaction Statistics (Hours)

2. Dilihat dari segi Biaya

Transaction Statictics (Rp.)

111

3. Dilihat dari segi Sumber Daya

Resource Statistics (Days)

Resource Statistics Worker (Days)

3.3.2.3.2.2 Hasil Simulasi Proses Penyelesaian Pesanan yang Sedang Berjalan

1. Dilihat dari segi Waktu

Transaction Statistics (Hours)

112

Transaction Statictics (Hours)

2. Dilihat dari segi Biaya

Transaction Statistics (Rp.)

3. Dilihat dari segi Sumber Daya

Resource Statistics (Days)

113

Resource Statistics Worker (Days)

3.3.2.3.2.3 Hasil Simulasi Proses Pengiriman Pesanan yang Sedang Berjalan

1. Dilihat dari segi Waktu

Transaction Statistics (Hours)

Transaction Statistics (Hours)

2. Dilihat dari segi Biaya

Transaction Statistics (Rp.)

114

3. Dilihat dari segi Sumber Daya

Resource Statistics (Days)

Resource Statistics Worker (Days)

3.3.3. Tahap III – Analisa : Menjelaskan Kemungkinan Peningkatan Kinerja

3.3.3.1. Melakukan Analisa

Setelah melakukan dokumentasi pada proses pemenuhan pesanan pelanggan,

tahap selanjutnya adalah melakukan analisa pada hasil dokumentasi dengan

tahapan sebagai berikut:

1. Analisa penyelesaian tepat waktu dan cycle time

a. Analisa penyelesaian tepat waktu

Analisa ini dilakukan dengan bantuan software simulasi iGrafx 2006.

Pada tahap ini dilakukan:

1) Pengambilan sampel proses yang akan dianalisa

Pada skripsi ini sampel yang diambil adalah proses pemenuhan

pesanan pelanggan yang sedang berjalan yang tidak meliputi

pesanan khusus.

115

2) Standarisasi cycle time yang diinginkan

Sesuai dengan perjanjian dengan pelanggan yang tertera pada

Sales Contract, untuk pemesanan sebanyak maksimal dua ton,

barang akan diterima oleh pelanggan dalam waktu satu minggu (6

hari).

3) Melakukan simulasi pada proses yang sedang berjalan

Simulasi dilakukan dengan cara memasukkan aktivitas-aktivitas

beserta waktu dan biaya untuk melakukannya yang telah

didokumentasi pada software simulasi iGrafx 2006. Simulasi

dimulai pada tanggal 1 Januari 2008 dan selesai pada tanggal 31

Januari 2008. Dalam satu minggu ada lima hari kerja untuk

karyawan kantor dan enam hari kerja (masing-masing tiga shift)

untuk karyawan pabrik.

4) Melakukan perhitungan atas simulasi yang dilakukan

Karena simulasi dilakukan dengan bantuan software simulasi

iGrafx 2006, maka hasil simulasi telah dikalkulasi secara otomatis

oleh iGrafx dan hasilnya akan terlihat pada laporan hasil simulasi.

b. Analisa cycle time

Pada tahap ini dilakukan analisa pada aktivitas-aktivitas yang

membuat proses pemenuhan pesanan pelanggan yang sedang berjalan

tidak selesai tepat waktu.

116

Dari laporan hasil simulasi dapat dilihat bahwa proses penerimaan

pesanan pelanggan berlangsung cukup lama (3 jam) dan proses

penyusunan rencana produksi yang memakan waktu cukup lama yang

dapat mengakibatkan proses pemenuhan pesanan pelanggan tidak tepat

waktu.

2. Analisa efektifitas dan efisiensi rute proses bisnis administratif

Dari keseluruhan proses pemenuhan pesanan pelanggan, terjadi beberapa

kali perpindahan dokumen dari satu departemen ke departemen lainnya.

Rutenya dijelaskan pada tabel di bawah ini:

Tabel 3.4 Tabel rute proses pemenuhan pesanan pelanggan

yang sedang berjalan

Proses Jlh divisi

yang terlibat

Jlh

tahap

Jlh perpindahan

dokumen

Penerimaan pesanan 6 19 11

Penyelesaian pesanan 5 19 11

Pengiriman pesanan 3 11 5

Pada tahap-tahap yang ada dalam proses pemenuhan pesanan pelanggan

terdapat beberapa hand-offs dokumen internal yang kurang efektif (PO

dari pelanggan harus melewati sales dulu baru dikirim via fax ke

perusahaan, Job Order yang dipindah-pindahkan dari Marketing Officer

117

sampai pada Shipping Officer, LSPH yang harus melewati Production

Manager sebelum diberikan ke Inventory Controller) yang jika dapat

berjalan dengan efektif dapat mempercepat jalannya proses tersebut, ada

beberapa dokumen internal yang seharusnya tidak perlu (Job Order).

3. Analisa efektifitas dan efisiensi dari Applied Enablers

Ada beberapa analisa yang dapat dilakukan,seperti dijelaskan di bawah ini:

a. Menyusun ulang dokumen-dokumen

Analisa dilakukan pada dokumen-dokumen yang ada untuk dilihat

efektifitas dan efisiensinya. Hasilnya adalah:

1) Job Order yang dibuat sebagai dokumen internal memiliki

format dan isi yang sama dengan Purchased Order, Surat

Permintaan Pengeluaran Barang juga memiliki isi yang

serupa dengan Delivery Order.

2) Form Delivery Order dibuat tiga rangkap dengan cara

dicetak satu lembar, kemudian difotocopy sebanyak dua kali.

3) Software Microsoft Office yang digunakan sekarang tidak

dimanfaatkan secara maksimal.

b. Mengevaluasi kemungkinan untuk melakukan otomatisasi pada

proses bisnis administratif

Analisa dilakukan pada dokumen-dokumen dan kegunaannya,

apakah ada manfaat yang didapat dengan mengotomatisasi

dokumen yang ada atau tidak.

118

1) Aktivitas penyusunan rencana produksi terlalu lama dan

rumit

2) Ada beberapa dokumen internal yang dapat diotomatisasi

3) Purchased order masih disimpan di odner dan menyulitkan

ketika harus mencarinya kembali

c. Mengoptimalkan penggunaan technical enablers yang ada

Analisa dilakukan untuk menilai tingkat kegunaan technical

enablers yang ada, seperti komputer, printer, mesin fotokopi, dan

enabler lainnya. Hasilnya adalah sebagai berikut:

1) Komputer digunakan hanya untuk membuat dokumen,

mengolah data dan menyusun rencana produksi dengan

menggunakan Microsoft Excel.

2) Mesin fotokopi digunakan untuk menggandakan dokumen

dan keperluan lainnya.

3) Printer ada tiga buah, di meja Contract Officer, Direktur

Operasional, dan Production Planner yang tidak terhubung

satu sama lain.

Setelah melakukan analisa pada proses pemenuhan pesanna pelanggan

yang sedang berjalan, ternyata perusahaan tidak menyadari ada beberapa

aktivitas yang kurang efektif. Hal ini tidak mendukung visi perusahaan yang

ingin menjadi market leader dalam bidang ini. Untuk dapat menjadi market

leader, sebuah perusahaan harus mampu bergerak cepat agar dapat bersaing

119

dengan perusahaan lainnya, selain itu kepuasan pelanggan adalah hal yang

utama. Beberapa masalah yang sedang dihadapi antara lain:

1. Proses negosiasi harga atas permintaan pelanggan menghabiskan waktu

cukup lama dan biaya yang tidak sedikit karena prosesnya melibatkan

beberapa departemen dalam perusahaan yang tidak berhubungan

langsung dan masih dilakukan melalui faksimili dan telepon.

2. Proses penerimaan pesanan hingga proses pengiriman profil yang

dipesan berlangsung dalam waktu yang lama dan memakan biaya yang

tidak sedikit karena selain terjadi beberapa hand-offs dokumen internal

yang kurang efektif antar departemen.

3. Terlalu banyak dokumen internal yang beredar yang seharusnya

beberapa diantaranya dapat dikurangi selama proses pemenuhan pesanan

pelanggan.

4. Proses penyusunan rencana produksi yang terlalu lama karena setiap

harinya production planner harus menghitung semuanya yang

berhubungan dengan rencana produksi secara manual.

3.3.3.2. Mendiskusikan hasil analisa dengan anggota staff yang terlibat

Hasil analisa proses bisnis pemenuhan pesanan pelanggan yang telah

dilalukan oleh tim eksternal didiskusikan dengan staff-staff yang terlibat dalam

proses pemenuhan pesanan pelanggan melalui e-mail dan telepon.

120

3.3.3.3. Pelaporan kepada Project Management Team

Hasil analisa proses pemenuhan pesanan pelanggan yang telah

didiskusikan dengan staff-staff yang terlibat dilaporkan kepada PMT. Proses

bisnis mana saja yang dapat ditingkatkan atau dapat dilakukan perubahan,

seluruhnya dilaporkan kepada PMT. Hal ini dilakukan untuk mendapatkan

prsetujuan dari PMT untuk melanjutkan ke tahap selanjutnya, yaitu tahap

perancangan proses pemenuhan pesanan pelanggan yang diusulkan.

3.4 Usulan Pemecahan Masalah

Setelah melakukan analisa pada proses pemenuhan pesanan pelanggan yang

sedang berjalan, berikut beberapa pemecahan masalah yang diusulkan:

1. Menerapkan aplikasi SMS Messaging Server untuk mengatasi masalah

proses negosiasi dengan pelanggan yang cukup lama.

2. Memperbaiki aktivitas pada proses pemenuhan pesanan pelanggan dimana

terdapat beberapa hand-offs yang kurang efektif.

3. Memaksimalkan penggunaan Microsoft Office dengan memanfaatkan

Microsoft Outlook sebagai media untuk e-mail internal

4. Menerapkan penggunaan software Production Planning untuk membantu

mempercepat penyusunan rencana produksi.