23

BAB III

ANALISA SISTEM BERJALAN

3.1. Umum

Penerimaan siswa baru merupakan suatu kegiatan yang dilakukan secara

periodik setiap tahun sehingga tidak menutup kemungkinan data yang dikelola akan

berubah setiap saat pengolahannya.Sistem penerimaan siswa baru di dalam

pelaksanaannya memerlukan informasi yang cepat, tepat, dan akurat sehingga laporan

yang dihasilkanakan dapat dipertanggungjawabkan. Dalam hal ini komputer sebagai

media elektronik dapat membantu kegiatan pengolahan data tersebut yang disertai

dengan pembuatan laporan-laporan data yang dibutuhkan.

3.2. Tinjauan Sekolah

Dalam pelaksanaan kegiatan rutin pada Paud Qurrotu Ayun terdapat aturan

yang ditentukan, dalam hal ini struktur organisasi yang mengambarkan garis perintah

dan penerimaan perintah serta fungsi-fungsi pelaksanaan tersebut sehingga semua

menjadi lancar. Penulis akan menerangkan sejarah dan struktur organisasi di tempat

penulis mengadakan riset untuk pembuatan Laporan Tugas Akhir ini sebagai berikut

3.2.1. Sejarah Sekolah

Paud Qurrotu Ayun merupakan salah satu Paud yang terletak di Perumahan

Taman Sirnabaya Indah, Kecamatan Teluk Jambe Timur yaitu di Kabupaten

Karawang. Kepala Sekolah Paud Qurrotu Ayun ini bernama Ibu Efa Masitoh,S.Pd.I.

Awalnya Paud Qurrotu Ayun hanya sebagai yayasan pendidikan Al-Quran yang mulai

24

beroperasi tahun 2009.Kmudian pada tahun 2010 berganti menjadi tempat pendidikan

anak usia dini. Selama lebih dari 8 tahun Paud ini berdiri, sistem pengolahan data

penerimaan siswa baru masih menggunakan cara manual serta lama, sedangkan alur

penerimaan siswa baru masih terbagi dalam beberapa bagian sehingga tidak efisien

karena membutuhkan waktu yang lama serta sumber daya manusia yang banyak

untuk menyelesaikan pekerjaan tersebut.

3.2.2. Visi dan Misi

Adapun Visi dan Misi dari Paud Qurrotu Ayun, adalah sebagai berikut :

1. Visi : Terwujudnya anak-anak yang cerdas,sehat ceria dan berakhlak mulia

serta bertakwa.

2. Misi :

a. Memberikan pengasuhan,layanan pendidikan bagi anak usia dini.

b.Membentuk karakter dan berkepribadian serta mandiri.

c. Memahami diri sendiri,orang lain dan ligkungannya.

d. Meningkatkan kesadran dan partisipasi masyarakat terhadap pelayanan Paud.

25

3.2.3. Struktur Organisasi dan Fungsinya

1. Struktur Organisasi

Struktur organisasi adalah susunan sub-sub sistem dengan hubungan

wewenang dan tanggung jawab. Dalam organisasi terdapat struktur yang menerapkan

bagaimana tugasakan dibagi. Berikut ini merupakan struktur

organisasi pada Paud Qurrotu Ayun:

Gambar III .1 Struktur Organisasi

Pada tiap-tiap bagian memiliki Fungsi atau Peran masing-masing diantaranya

sebagai berikut :

1. Pembina PAUD (Unsur UPTD / Dinas Pendidikan)

Petugas Pembina untuk Program PAUD adalah dari unsur UPTD Dinas

Pendidikan Kecamatan dan lembaga penyelenggara PAUD (Penasehat) yang

bersangkutan. Untuk kegiatan pembinaan yang dilakukan oleh petugas Dinas

Pendidikan terbatas pada lingkup pembinaan program PAUD.

26

2. Tugas Komite Sekolah

a. Mengusahakan optimalisasi pengembangan pendidikan dari sisi penyediaan sarana

dan prasarana pendidikan termasuk fasilitasnya;

b. Mengusahakan optimalisasi sumber dana dan sumber belajar dengan bekerja sama

dengan berbagai pihak;

c. Berkonsultasi dengan Konsultan Pendidikan terutama yang berkaitan dengan

peningkatan kualitas pendidikan;

d. Memberikan masukan /nasihat kepada Pengelola terkait hal-hal yang harus

dilakukan dalam rangka peningkatan kualitas pendidikan;

e. Mengangkat dan memberhentikan Pengelola dan Tenaga Pengajar;

f. Berperan aktif membantu penerapan program pembelajaran yang telah disusun

dalam Kurikulum Operasional.

3. Tugas Kepala Sekolah

Job description atau tugas-tugas kepala sekolah paud dapat dirinci sebagai

berikut:

a. Menyusun rencana strategis dan menyusun rencana pembelajaran yang melibatkan

seluruh komponen yang berada di bawah lembaga paud;

b. Mengkoordinasikan dan melakukan pembinaan diktatik dan metodik kepada

tenaga-tenaga pengajar, tenaga administrasi, dan seluruh komponen yang berada di

bawah lembaga paud;

c. Memberikan pengarahan tentang tumbuh kembang anak, penggunaan prosedur dan

dan pelaporan perkembangan anak;

d. Melakukan pembinaan terhadap program dan kegiatan yang diselenggarakan guru,

dan asisten guru (guru pendamping);

27

e. Membina kegiatan administrasi kelembagaan;

f. Membuat perencanaan anggaran sekolah; ..

g. Melakukan kegiatan supervisi kepala sekolah;

h. Memberikan berbagai alternatif inovasi dan pengembangan pembelajaran;

i. Bekerja sama dengan pihak lain terutama pihak Yayasan dan Pemerintah dalam

rangka peningkatan kualitas dan mutu pendidikan;

j. Berperan aktif membantu penerapan program pembelajaran yang telah disusun

dalam Kurikulum Operasional;

k. Membuat kegiatan promosional lembaga paud yang dipimpinnya.

4. Tugas Sekretaris

Job description sekretaris dalam lembaga paud adalah sebagai berikut:

a. Mengarsip dokumen yang dibutuhkan kepala sekolah.

b. Mengatur dan mengondisikan semua jadwal kegiatan kepala sekolah.

c. Mendokumentasikan siswa yang tidak hadir atau terlambat selama setiap hari

setelah menerima laporan dari guru kelas.

d. Mencatat dan mendokumentasikan anggota guru yang tidak hadir di sekolah selama

jam kantor.

e. Mengatur waktu pertemuan kepala sekolah dengan staff atau orang tua siswa.

f. Membantu setiap orang tua siswa dan guru yang membutuhkan informasi tentang

kegiatan sekolah.

g. Menjawab telepon kepala sekolah jika kepala sekolah tidak bisa hadir di sekolah.

h. Menginformasikan kepada kepala sekolah tentang peralatan atau bangunan yang

perlu diperbaiki.

28

i. Menangani setiap tamu yang ingin bertemu dengan kepala sekolah jika kepala

sekolah tidak masuk.

j. Menghubungi orang tua siswa atas perintah kepala sekolah jika memiliki masalah.

k. Menginformasikan kepada kepala sekolah tentang semua informasi yang berkaitan

dengan kegiatan sekolah.

l. Membuat daftar nama siswa.

m. Mengetik dan menyiapkan surat kepada dinas pendidikan mengenai siswa baru.

5. Tugas Bendahara (Kepala Urusan Keuangan)

Job description bendahara adalah bertugas untuk mengelola kegiatan keuangan

.sekolah pendidikan anak usia dini dan bertanggung jawab kepada kepala sekolah

dengan uraian tugas berikut ini:

a. Membukukan, mengkoordinir dan melaksanakan pengumpulan sumbangan dari

orang tua/wali siswa.

b. Mempersiapkan rapat dengan orangtua/wali siswa dalam upaya dukungan

pengumpulan dana pendidikan.

c. Mencarikan biaya operasional paud untuk keperluan yang sangat mendesak dan

penting.

d. Membukukan dan mengkoordinir guru dan staf paud yang lain dalam peningkatan

kesejahteraan.

e. Bertugas menyerahkan gaji bulanan untuk pegawai secara rutin setiap tanggal 21

setiap bulan.

f. Mendayagunakan uang secara rutin sesuai dengan anggaran yang telah ditetapkan

peruntukannya.

29

g. Membuat dan menyampaikan laporan pertanggungjawaban penggunaan dana

lembaga paud secara rutin ke Dinas Pendidikan tingkat kabupaten / kota.

h. Membuat pertanggungjawaban laporan keuangan sekolah dengan sebaik-baiknya.

7. Tugas Pendidik atau Guru PAUD

Seorang guru paud maupun guru pendamping (asisten) wajib memiliki empat

kompetensi dasar yaitu kompetensi pedagogis, kepribadian, profesional, dan sosial

(sesuai lampiran 2 permendikbud 137 tahun 2014). Apa saja uraian tugas guru

paud,TK, kelompok bermain dapat dicontohkan berikut ini:

a. Mengidentifikasi kepribadian anak secara mendalam untuk dapat melihat

karakternya.

b. Menguasai profil perkembangan anak yang terdiri dari enam aspek sesuai

dengan kurikulum paud yang berlaku.

c. Membimbing kreativitas yang menumbuhkan potensi secara sabar, bijak,

menyenangkan, ceria, santai dan penuh kasih sayang.

d. Kreatif dalam merancang dan menciptakan berbagai permainan untuk anak,

dalam konteks pendekatan belajar yang lebih memotivasi anak.

e. Mampu menjalin komunikasi dengan orangtua anak secara bijaksana.

f. Mengidentifikasi tiap-tiap anak sebagai individu yang memiliki kebutuhan unik

dalam pengalaman hidup, kepribadian anak, minat anak, dan gaya belajar anak.

g. Menyelenggarakan kegiatan bermain yang memicu tumbuh kembang anak

dengan cara bernyanyi, bercerita, dan bereksplorasi.

30

3.3. Prosedur Sistem Berjalan

Sesuai dengan ruang lingkup dalam penyusunan Tugas Akhir ini, kami akan

menguraikan secara umum prosedur sistem berjalan yang meliputi:

1. Proses Pendaftaran

Calon siswa bersama orang tua atau wali dari calon siswa datang ke Paud

Qurrotu Ayun untuk mengambil formulir pendaftaran.Admin memberikan formulir

pendaftaran beserta nomor pendaftaran kepada calon siswa.Admin meminta orang tua

atau wali dari calon siswa untuk mengisi formulir pendaftaran dan melengkapi

persyaratan sebagai calon siswa. Apabila formulir telah di isi, maka orang tua calon

siswa dapat langsung mengembalikan formulir pendaftaran sebelum batas waktu yang

di tentukan oleh sekolah.

2. Proses Pengetesan

Dalam Proses ini Admin mengadakan tes untuk melihat kemampuan calon

siswa baru agar guru dapat menyesuaikan metode pengajaran yang nantinya akan

diterima setelah siswa baru tersebur diterima.tes tersebut yaitu tes membaca dan tes

menulis.

3. Proses Penyeleksian

Setelah proses pengetesan Admin menyeleksi setiap formulir dan data yang

telah di isi oleh calon siswa atau wali dari calon siswa. Setelah menyeleksi formulir

dan data tentang calon siswa,Admin harus merekap ulang daftar nama dan nilai siswa

yang diterima setelah proses tes yang telah dilakukan calon siswa untuk di simpan

sebagai arsip pelaporan.

31

4. Prosedur Pengumuman

Kepala sekolah mengumumkan hasil seleksi calon siswa baru yang dilakukan

setelah beberapa hari proses seleksi calon siswa baru dilakukan. Guru akan menelpon

satu-persatu para wali murid untuk memberitahukan bahwa siswa telah diterima.

5. Proses Daftar Ulang

Setelah Pengumuman, calon siswa baru yang dinyatakan lulus seleksi

diharuskan melakukan daftar ulang. Siswa baru akan dikenakan biaya seragam sekolah

dan kostum olah raga,uang pembangunan dan uang sekolah yang totalnya Rp.

1.800.000 percalon siswa. Apa bila siswa telah selesai melakukan proses daftar ulang,

maka calon siswa dinyatakan telah menjadi siswa baru di Paud Qurrotu Ayun

Karawang.

32

3.4. Activity Diagram

Activity diagram menggambarkan berbagai alur aktivitas dalam sistem yang

sedang dirancang, bagaimana masing-masing alir berawal, decission yang mungkin

terjadi, dan bagaimana mereka berakhir. Activity dagram juga dapat menggambarkan

proses pararel yang mungkin terjadi pada beberapa eksekusi.

Gambar III 2.Activity diagram pendaftaran siswa baru

33

3.5. Spesifikasi Sistem Berjalan

Spesifikasi Sistem Berjalan adalah perincian dari bentuk dokumen-dokumen

yang di gunakan dalam proses penerimaan siswa baru pada Paud Qurrotu Ayun

Karawang. Bentuk dokumen itu sendiri digolongkan menjadi dua bagian, yaitu

dokumen masukan dan dokumen keluaran.

3.6. Spesifikasi Dokumen Masukan

1. Nama Dokumen Masukan : Formulir Pendaftran Siswa/i Baru

Fungsi : Untuk mengisi data siswa

Sumber : Siswa

Tujuan : Kepala sekolah

Jumlah : 1 Lembar

Media : Kertas

Frekuensi : Setiap melakukan pendaftaran

Bentuk : Lampiran A.1

3.7. Spesifikasi Dokumen Keluaran

1. Nama Dokumen Masukan : Kwitansi

Fungsi : Sebagai bukti pembayaran daftar ulang

Sumber : Kepala sekolah

Tujuan : Orang Tua Siswa

Jumlah : 1 Lembar

Media : Kertas

Frekuensi : Setiap melakukan pembayaran

Bentuk : Lampiran A.2

34

3.7. Permasalahan

Dari hasil Riset selama di Paud Qurrotu Ayun, yang dapat dilihat bahwa

Dengan sistem pengolahan data penerimaan siswa baru yang masih menggunakan cara

manual serta lama, sedangkan alur penerimaan siswa baru masih terbagi dalam

beberapa bagian sehingga kurang efektif dan kurang efesien untuk menghasilkan

informasi yang dibutuhkan, karena membutuhkan waktu yang lama serta sumber daya

manusia yang banyak untuk menyelesaikan pekerjaan tersebut dan bisa dikatakan

kurang optimal.

3.8. Pemecahan Masalah

Disarankan dalam pengolahan data penerimaan siswa baru sebaiknya

menggunakan sistem yang baru yaitu dengan pemanfaatan sistem

terkomputerisasi.Karena dengan pengolahan data-data sumber daya manusia secara

terkomputasi akan lebih mudah untuk diproses untuk menghasilkan data secara cepat

dan akurat serta mempermudah guru untuk mencari data siswa di komputer tanpa harus

Menyimpan berkas-berkas berupa kertas yang akan membutuhkan tempat

penyimpanan untuk menyimpan berkas tersebut.