BAB III ANALISA SISTEM BERJALAN 3.1. Tinjauan Instansi 3.1 ... · Surat Keterangan Pindah di RT....
Transcript of BAB III ANALISA SISTEM BERJALAN 3.1. Tinjauan Instansi 3.1 ... · Surat Keterangan Pindah di RT....
31
BAB III
ANALISA SISTEM BERJALAN
3.1. Tinjauan Instansi
3.1.1. Sejarah Instansi
Rancabango adalah desa di kecamatan Patokbeusi, Subang, Jawa Barat.
Desa rancabango sebagian besar wilayahnya merupakan tanah persawahan dan
tegalan. Keadaan wilayah Desa Rancabango secara umum masyarakatnya bermata
pencaharian petani, pedagang, buruh, usaha kecil dan menengah serta pegawai
negeri sipil. Dengan demikian masyarakat Desa Rancabango sangat mendukung
kegiatan pembangunan di segala bidang, baik ekonomi, pendidikan, kesehatan,
pertanian, dan bidang-bidang yang lainnya
Kondisi sosial di masyarakat Desa Rancabango pada umumnya
berpendidikan ragam, mulai dari SD, SMP, SMA, Perguruan Tinggi/S1 (Strata
1) bahkan ada yang sudah S2 (Strata 2) akan tetapi jumlahnya relatif kecil. Jika
dilihat dari segi sosial dalam pembangunan, masyarakat Desa Rancabango
walaupun berada di kota kecamatan, masih mempunyai sifat kegotong-royongan
yang tinggi, bahkan masyarakat merasa haus akan program pembangunan
Infrastruktur baik jalan maupun pembangunan untuk kegiatan yang sifatnya untuk
kesejahteraan masyarakat.
Visi Desa Rancabango yang bersyarat lingkungan religius berbudaya
dan gotong-royong. Misi Desa Rancabango adalah untuk mewujudkan sumber
daya manusia yang berkualitas, beriman, bertaqwa kepada Tuhan Yang Maha Esa.
Serta mewujudkan tata kelola pemerintahan desa yang terbaik.
32
3.1.2. Struktur Organisasi beserta Fungsi Kantor Desa Rancabango
BPD Kepala Desa
Sekertaris
Desa
Kaur
Pemerintahan
Kaur
Pembangunan
Kaur
Keuangan
Kaur
Umum
Kaur
Kesejahteraan
Rakyat
Kadus Kadus Kadus Kadus Kadus
Gambar III.1
Struktur Organisasi dan Fungsi
Sumber: Kantor Desa Rancabango
Uraian fungsi masing-masing jabatan diatas pada pelaksanaannya :
1. Kepala Desa
a. Memimpin penyelenggaraan pemerintahan desa berdasarkan kebijakan
yang ditetapkan bersama BPD.
b. Mengajukan rancangan peraturan desa.
c. Menetapkan peraturan desa yang telah mendapat persetujuan bersama
PBD.
d. Menyusun dan mengajukan rancangan peraturan desa mengenai APB desa
untuk dibahas dan ditetapkan bersama BPD.
33
e. Membina perekonomian masyarakat desa.
f. Membina perekonomian desa.
2. Badan Permusyawaratan Desa (BPD)
a. Bersama kepala desa melakukan pembahasan rancangan peraturan desa.
b. Mengawasi pelaksanaan peraturan desa serta peraturan kepala desa.
c. Mengusulkan pengangkatan dan pemberhentian kepala desa
d. Membentuk panitia pemilihan kepala desa.
3. Sekretaris Desa
a. Mengkoordinasikan serta menjalankan administrasi pemerintahan,
pembangunan, kemasyarakatan, dan keuangan desa.
b. Mengkoordinasikan pelaksanaan tugas dan fungsi kepala desa.
c. Memberikan pelayanan administrasi untuk pemerintah desa dan
masyarakat.
d. Melaksanakan urusan bagian surat menyurat, arsip, serta laporan.
4. Kaur Pemerintahan
a. Sebagai pelaksana kegiatan pemerintahan desa.
b. Pelaksana kegiatan dalam bidang ketentraman serta ketertiban masyarakat.
c. Sebagai pelaksana tugas-tugas pemerintahan yang dilimpahkan oleh
kepala desa.
d. Membantu pelaksanaan tugas sekretaris desa baik secara teknis,
administrasi, maupun pelaksanaan ketentraman dan ketertiban masyarakat.
5. Kaur Pembangunan
a. Membantu dalam melaksanakan tugas-tugas kepala desa baik dibidang
teknis maupun administrasi.
34
b. Membantu pembinaan perekonomian.
c. Mengajukan pertimbangan terkait rancangan persatuan desa maupun hal-
hal yang menyangkut pembangunan desa kepada kepala desa.
d. Menggali serta memanfaatkan potensi desa.
6. Kaur Keuangan
a. Membantu sekretaris Desa dalam hal keuangan.
b. Mengadakan pembukuan keuangan desa, menerima dan mengeluarkan kas
disertai dengan bukti-bukti/kwitansi yang disetujui oleh kepala desa.
c. Melaporkan keadaan kas dsa kepada kuwu melalui sekretaris desa.
7. Kaur Umum
a. Melaksanakan pengadaan dan pengelolaan perlengkapan, investasi barang
bergerak/tidak bergerak, surat menyurat dan kearsipan.
b. Melaporkan keadaan pengadaan dan pengolaan urusan umum kepada
Kepala Desa mlalui sekretaris desa.
c. Melakukan pembinaan serta pelayanan administrasi kependudukan dan
perizinan.
8. Kaur Kesejahteraan Rakyat
a. Menyiapkan dan melaksanakan program perkembangan kehidupan
beragama.
b. Menyiapkan bahan dan melaksanakan program, pemberdayaan masyarakat
dan sosial kemasyarakatan.
c. Melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan atau kepala desa.
35
9. Kepala Dusun (kadus)
a. Melaksanakan kegiatan pemerintahan, pembangunan, kemasyarakatan,
ketentraman dan ketertiban masyarakat.
b. Membantu kepala desa dalam kegiatan penyuluhan, pembinaan, dan
kerukunan warga.
c. Melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan atau kepala desa.
3.2. Prosedur Sistem Berjalan
1. Proses Penyerahan Persyaratan Akta Kelahiran, Kartu Keluarga (KK), dan
Surat Keterangan Pindah di RT.
Penduduk melapor dan mengajukan pembuatan Akta Kelahiran, Kartu
Keluarga (KK), dan Surat Keterangan Pindah kepada pihak RT. Setelah itu
menyerahkan persyaratan dalam pembuatan Akta Kelahiran berupa surat
pengantar dari RT, fotocopy KTP, fotocopy Kartu Keluarga, persyaratan dalam
pembuatan Kartu keluarga berupa surat pengantar dari RT, fotocopy Ijazah,
fotocopy KTP Orangtua, dan dalam pembuatan Surat Keterangan Pindah
penduduk harus membawa persyaratan berupa surat pengantar dari RT,
fotocopy KTP, fotocopy Kartu Keluarga, surat keterangan pindah, fotocopy
KTP Saksi yang nantinya akan diserahkan kepada pihak administrasi di Desa
dan disimpan menjadi Arsip Persyaratan.
2. Proses Pengisian Formulir Akta Kelahiran, Kartu Keluarga (KK), dan Surat
Keterangan Pindah di Desa.
Penduduk mengisi formulir Akta Kelahiran, Kartu Keluarga (KK), dan Surat
Keterangan Pindah kepada pihak Desa. Setelah itu menyerahkan persyaratan
36
dalam pembuatan Akta Kelahiran berupa surat pengantar dari RT, fotocopy
KTP, fotocopy Kartu Keluarga, persyaratan dalam pembuatan Kartu keluarga
berupa berupa surat pengantar dari RT, fotocopy Ijazah, fotocopy KTP
Orangtua, dan dalam pembuatan Surat Keterangan Pindah penduduk harus
membawa persyaratan berupa surat pengantar dari RT, fotocopy KTP,
fotocopy Kartu Keluarga, surat keterangan pindah, fotocopy KTP Saksi ke
kantor Desa. Setelah itu diserahkan kepada pihak Desa untuk pendataan dan
disimpan menjadi Arsip Formulir.
3. Proses Pendataan Permohonan Pembuatan Akta Kelahiran, Kartu Keluarga
(KK), dan Surat Keterangan Pindah di Desa.
Dari arsip formulir yang berupa formulir Akta Kelahiran, formulir Kartu
Keluarga (KK) dan formulir Surat Keterangan Pindah disimpan yang nantinya
akan menjadi arsip Formulir Surat Keterangan Pindah, Arsip Formulir Kartu
Keluarga (KK) dan Arsip Formulir Akta Kelahiran. Dan kepala Desa akan
menerima surat keterangan pindah dan surat keterangan pindah acc.
4. Proses Pembuatan Laporan
Bagian administrasi akan membuat semua laporan yang bersumber dari data-
data formulir dalam pembuatan Akta Kelahiran, Kartu Keluarga (KK), dan
Surat Keterangan Pindah. Kemudian laporan tersebut akan diberikan kepada
kepala desa untuk ditandatangani. Kemudian laporan pembuatan Akta
Kelahiran, Kartu Keluarga (KK), dan Surat Keterangan Pindah akan di
arsipkan ke arsip Laporan Surat Keterangan Pindah, Arsip Laporan Kartu
Keluarga (KK) dan Arsip Laporan Akta Kelahiran.
37
5. Proses Penyerahan Akta Kelahiran, Kartu Keluarga (KK), dan Surat
Keterangan Pindah.
Bagian Administrasi Desa akan menyerahkan Akta Kelahiran, Kartu Keluarga
(KK), dan Surat Keterangan Pindah yang telah selesai dibuat untuk diserahkan
kepada penduduk.
3.3. Diagram Alir Data (DAD) Sistem Berjalan
3.3.1. Diagram Konteks Sistem Berjalan
PendudukInformasi Sistem Informasi Data
Kependudukan Pada Desa
Kepala
Desa
SPRT
FcIjazah
FcKK
FcKTPO
FcKTP
FcKTPS
SKP
AK
KK
SKP
SPRT
FcIjazah
FcKK
FcKTPO
FcKTP
FcKTPS
SKP
AK
KK
SKP
SKP acc
SKP
LAK
LKK
LSKP
Gambar III.2
Diagram Konteks Sistem Berjalan
Keterangan:
SPRT = Surat Pengantar RT
FcIjazah = Fotocopy Ijazah
FcKK = Fotocopy Kartu Keluarga
FcKTPO= Fotocopy KTP Orangtua
FcKTP = Fotocopy Kartu Tanda Penduduk
FcKTPS = Fotocopy KTP Saksi
38
SKP = Surat Keterangan Pindah
LAK = Laporan Akta Kelahiran
LKK = Laporan Kartu Kelahiran
LSKP = Laporan Surat Keterangan Pindah
3.3.2. Diagram Nol Sistem Berjalan
Penduduk
1
2
Proses Penyerahan
Persyaratan
Proses Pengisian
Formulir
SPRT
FcIjazah
FcKTPO
FcKK
FcKTPS
FcKTP
SKP
3
Proses Pendataan
D3
D4
D5Arsip Formulir Surat
Keterangan Pindah
Arsip Formulir
Akta Kelahiran
Arsip Formulir
Kartu Keluarga
4
Proses Pembuatan
Laporan
Data Formulir
Pindah
Dat
a F
orm
uli
r
Kel
ahir
an
Data
Persyaratan KK
Lap.
AK
Lap.
KK
Lap.
KP
5
Proses Penyerahan
Akta Kelahiran
Kartu Keluarga
Surat Keterangan Pindah
Data Pindah
Dat
a L
ahir
Data KK
Akta Kelahiran
Kartu Keluarga
Surat Keterangan Pindah
Arsip Laporan
Akta KelahiranD7
D8Arsip Laporan Surat
Keterangan PindahD6Arsip Laporan
Kartu Keluarga
Laporan Pindah
Laporan
Lahir
LaporanKK
Kepala
Desa
SKPSKD SKP
acc
D1 Arsip Persyaratan Arsip Persyaratan
Formulir AK
Formulir KK
Formulir SKP
D2 Arsip Formulir Arsip Formulir
Formulir SKP
Formulir KK
Formulir AK
Gambar III.3
Diagram Nol Sistem Berjalan
39
Keterangan:
SPRT = Surat Pengantar RT
FcIjazah = Fotocopy Ijazah
FcKKL = Fotocopy Kartu Keluarga
FcKTPO = Fotocopy KTP Orangtua
FcKTP = Fotocopy Kartu Tanda
Penduduk
FcKTPS = Fotocopy KTP Saksi
SKP = Surat Keterangan Pindah
Lap. KK = Laporan Kartu Keluarga
Lap. AK = Laporan Akta Kelahiran
Lap.SKP= Laporan Surat Keterangan
Pindah
3.3.3. Diagram Detail Sistem Berjalan
3.1
Proses Input
Persyaratan
Proses Acc
Tandatangan
3.2
Proses
Pengarsipan
3.3 Data AK
Data KK
Data SKP
D1
D2
D3
SPRT
FcIjazah
FcKTPO
FcKK
FcKTPS
FcKTP
SKP
Data AK
Data KK
Data SKP
Formulir
SKP
Formulir
AK
Formulir
KK
Formulir
SKP
Formulir
AK
Formulir
KK
Gambar III.4
Diagram Detail Sistem Berjalan
40
Keterangan:
SPRT = Surat Pengantar RT
FcIjazah = Fotocopy Ijazah
FcKK = Fotocopy Kartu Keluarga
FcKTPO = Fotocopy KTP Orangtua
FcKTP = Fotocopy Kartu Tanda
Penduduk
FcKTPS = Fotocopy KTP Saksi
SKP = Surat Keterangan Pindah
DataAK = Data Akta Kelahiran
DataKK = Data Kartu Keluarga
DataSKP = Data Surat Keterangan
Pindah
3.4. Spesifikasi Dokumen Sistem Berjalan
a. Spesifikasi Bentuk Masukan
bentuk spesifikasi dokumen-dokumen masukan yang digunakan pada
sistem berjalan, dapat berupa:
1. Nama Dokumen : Surat Pengantar RT
Fungsi : Sebagai Persyaratan Pembuatan Akta Kelahiran, Kartu
Keluarga (KK), dan Surat Keterangan Pindah
Sumber : Penduduk
Tujuan : Kepala Desa
Media : Kertas
Jumlah : 1 (satu) Lembar
Frekuensi : Setiap Ada Permohonan Pembuatan Akta Kelahiran
Bentuk : Lampiran A.1
2. Nama Dokumen : Copy Ijazah
Fungsi : Sebagai Persyaratan Pembuatan Kartu Keluarga
Sumber : Penduduk
41
Tujuan : Kepala Desa
Media : Kertas
Jumlah : 1 (satu) Lembar
Frekuensi :Setiap Ada Permohonan Pembuatan Kartu Keluarga
Bentuk : Lampiran A.2
3. Nama Dokumen : Copy Kartu Tanda Penduduk Orangtua
Fungsi : Sebagai Persyaratan Pembuatan Kartu Keluarga
Sumber : Penduduk
Tujuan : Kepala Desa
Media : Kertas
Jumlah : 1 (satu) Lembar
Frekuensi : Setiap Ada Permohonan Pembuatan Kartu Keluarga
Bentuk : Lampiran A.3
4. Nama Dokumen : Copy Kartu Tanda Penduduk
Fungsi : Sebagai Persyaratan Pembuatan Akta Kelahiran dan Surat
Keterangan Pindah
Sumber : Penduduk
Tujuan : Kepala Desa
Media : Kertas
Jumlah : 1 (satu) Lembar
Frekuensi : Setiap ada Permohonan Pembuatan Akta Kelahiran dan
Surat Keterangan Pindah
Bentuk : Lampiran A.4
42
5. Nama Dokumen : Copy Kartu Keluarga
Fungsi : Sebagai Persyaratan Akta Kelahiran, dan Surat Keterangan
Pindah
Sumber : Penduduk
Tujuan : Kepala Desa
Media : Kertas
Jumlah : 1 (satu) Lembar
Frekuensi : Setiap ada Permohonan Pembuatan Akta Kelahiran dan
Surat Keterangan Pindah
Bentuk : Lampiran A.5
6. Nama Dokumen : Surat Keterangan Pindah
Fungsi : Sebagai Persyaratan Pembuatan Keterangan Pindah
Sumber : Penduduk
Tujuan : Kepala Desa
Media : Kertas
Jumlah : 1 (satu) Lembar
Frekuensi : Setiap Ada Permohonan Pembuatan Keterangan Pindah
Bentuk : Lampiran A.6
7. Nama Dokumen : Copy Kartu Tanda Penduduk Saksi
Fungsi : Sebagai Persyaratan Pembuatan Keterangan Pindah
Sumber : Penduduk
Tujuan : Kepala Desa
Media : Kertas
Jumlah : 1 (satu) Lembar
43
Frekuensi : Setiap Ada Permohonan Pembuatan Keterangan Pindah
Bentuk : Lampiran A.7
b. Spesifikasi Bentuk Keluaran
1. Nama Dokumen : Formulir Akta Kelahiran
Fungsi : Sebagai Persyaratan Pembuatan Akta Kelahiran
Sumber : Administrasi
Tujuan : Kepala Desa
Media : Kertas
Jumlah : 1 (satu) Lembar
Frekuensi : Setiap Ada Permohonan Pembuatan Akta Kelahiran
Bentuk : Lampiran B.1
2. Nama Dokumen : Formulir Kartu Keluarga (KK)
Fungsi : Sebagai Persyaratan Pembuatan Kartu Keluarga
Sumber : Administrasi
Tujuan : Kepala Desa
Media : Kertas
Jumlah : 1 (satu) Lembar
Frekuensi :Setiap Ada Permohonan Pembuatan Kartu Keluarga
Bentuk : Lampiran B.2
3. Nama Dokumen : Formulir Surat Keterangan Pindah
Fungsi : Sebagai Persyaratan Pembuatan Surat Keterangan Pindah
Sumber : Administrasi
Tujuan : Kepala Desa
44
Media : Kertas
Jumlah : 1 (satu) Lembar
Frekuensi : Setiap ada Permohonan Surat Keterangan Pindah
Bentuk : Lampiran B.3
3.5. Permasalahan Pokok
Berdasarkan Permasalahan yang dihadapi dalam sistem yang sedang
berjalan pada kantor Desa Rancabango diantaranya :
1. Kelemahan utama terletak pada desain organisasi yang tidak dirancang
khusus dalam rangka pemberian pelayanan kepada masyarakat, terutama
dalam prosedur sistem berjalan yang mengharuskan terlebih dahulu
mengajukan persyaratan ke RT. Yang penuh dengan hirarki yang membuat
pelayanan menjadi birokrasi kompleks dan tidak terkoordinasi.
2. Penggunaan sistem yang masih manual, sehingga jika terjadi kesalahan maka
perbaikannya akan menggunakan cara manual juga, seperti penulisan biasa
menggunakan kertas dan penyimpanan yang masih menggunakan map-map.
Jadi akan memakan waktu yang cukup lama untuk menyelesaikan kesalahan.
3. Arsip dibedakan menjadi beberapa arsip. Hal tersebut membuat pihak
administrasi kesulitan untuk mencari arsip yang akan dicari.
4. Arsip laporan dibedakan menjadi beberapa arsip. Hal tersebut dapat membuat
pihak administrasi kesulitan untuk mencari arsip yang akan dicari.
45
3.6. Pemecahan Masalah
Setiap permasalahan yang terjadi dalam bidang instansi, perusahaan,
maupun industri pasti ada jalan keluar untuk menyelesaikan permasalahan yang
ada. Berdasarkan riset yang penulis lakukan, penulis telah menemukan beberapa
alternatif pemecahan masalah demi kesuksesan dan `kemajuan pendataan
kependudukan Akta Kelahiran, Kartu Keluarga (KK) dan Surat Keterangan
Pindah yaitu :
1. Mengubah sistem kerja manual menjadi sistem yang terkomputerisasi
berbasis dekstop, menggunakan bahasa pemograman Visual Basic dan
menggunakan database mysql, yaitu sistem yang terdiri dari serangkaian
software, hardware, dan brainware yang menjadi satu kesatuan dan
bekerjasama untuk menyelesaiakan pekerjaan dan menghasilkan informasi
data audio maupun visual secara tepat dan akurat. Dan penghapusan sistem
prosedur berjalan yang melalui RT. Hal tersebut dapat memudahkan
pemohon dalam mengajukan data kependudukan.
2. Melatih keahlian terutama dalam bidang teknologi. Seperti kursus Ms. Office,
sehingga fasilitas yang ada dapat dimanfaatkan semaksimal mungkin.
3. Arsip digabung menjadi file persyaratan dan file formulir. Hal tersebut akan
memudahkan pihak administrasi untuk mencari file yang akan dicari.
4. Arsip laporan digabung menjadi file laporan. Hal tersebut dapat memudahkan
pihak administrasi untuk mencari file yang akan dicari.
46