BAB 3 ANALISIS SISTEM YANG SEDANG BERJALAN 3.1 …thesis.binus.ac.id/Doc/Bab3/2009-1-00368-MNSI bab...

BAB 3

ANALISIS SISTEM YANG SEDANG BERJALAN

3.1 Latar Belakang Perusahaan

3.1.1 Sejarah Perusahaan

PT. Starsindo Logistics berdiri pada tanggal 13 Desember 1999 dengan

Nomor Surat Ijin Usaha Jasa Pengurusan Transportasi (SIUJPT) adalah

B.502/AL.003/KW.IX/99 dan memiliki Nomor Pokok Wajib Pajak yaitu

1.904.232.4.035. Pemrakarsa berdirinya perusahaan ini yaitu kelompok

profesional muda yang bergabung dengan latar belakang manajerial yang

berbeda. Lokasi usaha perusahaan pertama kali terletak di Ruko Sunter Prima di

Sunter, Jakarta Utara.

Pada saat awal berdirinya perusahaan di bidang usaha freight forwarding

ini, pelayanan yang dilayani untuk pelanggan hanya mencakup pelayanan

Ekspedisi Muatan Kapal Laut (EMKL) saja. EMKL adalah usaha pengurusan

dokumen dan muatan yang akan diangkut melalui kapal atau yang berasal dari

kapal. Pada pelayanan eskpor, EMKL akan membantu pemilik barang

membukukan muatan pada agen pelayaran, mengurus dokumen dengan Bea

Cukai dan instansi terkait lainnya untuk membawa barang dari gudang pemilik

ke dalam pelabuhan.

Sebagai perusahaan baru dalam industri logistic, perusahaan ini

menyadari posisinya bukan sebagai perusahaan nomor satu. Namun dengan

semangat profesionalitas, kerja sama dan hubungan yang baik dengan rekan

kerja, perusahaan ini mempunyai disiplin dasar untuk menjadi perusahaan freight

68

forwarding specialist. Melalui perubahan manajemen, maka diciptakanlah

pelayanan berupa business unit trucking. Pada awal usaha trucking, perusahaan

hanya memiliki 4 buah truk dan seiring dengan waktu terus berkembang dan

hingga saat ini mampu memiliki truk sebanyak 39 buah.

Pada pengembangan pelayanan selanjutnya, perusahaan ini melebarkan

sayap aktivitasnya hingga sampai pada aktivitas freight forwarding international

serta mulai membangun network dengan agen-agen di luar negeri. Cakupan

pelayanan internasional dimulai dengan membangun jaringan dalam negara-

negara ASEAN dan hingga saat ini dikembangkan mencapai seluruh dunia.

Saat ini perusahaan bergerak di bidang NVOCC (Non Vessel Operating

Common Carrier) dalam jenis industri pelayaran internasional. Perusahaan

NVOCC dapat dikatakan sebuah usaha perkapalan yang tidak mempunyai kapal.

Untuk mengirimkan peti kemasnya, NVOCC menggunakan ocean bill of

lading, sedangkan untuk para pelanggannya ditarik biaya dengan menggunakan

house bill of lading. Keuntungan perusahaan NVOCC diperoleh dari perbedaan

antara freight dari peti kemas yang dibayar kepada carrier dan freight parcel

yang ditarik dari pelanggannya.

Kantor pusat PT. Starsindo Logistics saat ini berada di Komplek Ruko

Sunter Danau Permai Blok E no 17-18, Jl. Danau Sunter Utara Blok K-2 Sunter

Agung Jakarta. Selain memiliki kantor pusat, perusahaan juga memiliki kantor

Branch di Surabaya serta sub Branch di Cikarang dan Semarang.

Starsindo merupakan perusahaan yang menyadari bahwa bisnis yang saat

ini dijalani membutuhkan komitmen, kepercayaan dan konsistensi. Semua hal

itulah yang ditawarkan kepada pelanggan. Pendekatan yang berbeda pada

69

PT. Starsindo adalah adanya kombinasi integrasi antara transportasi dengan

fasilitas maksimum dan sumber daya yang memungkinkan perusahaan untuk

mengirimkan barang dan proyek dalam cara yang lebih bervariasi. Dan pada

akhirnya, dapat memenuhi kebutuhan dengan tepat waktu, pada setiap waktu.

Dengan strategi aliansi dengan para agen di seluruh dunia, dimana masing-

masing memiliki afiliasi yang kuat, perusahaan siap memenuhi kebutuhan global

yang luas.

PT. Starsindo Logistics sendiri memiliki unit bisnis yang bergerak di

bidang transportasi sekaligus sebagai depo container sebagai tempat

penyimpanan truk yaitu PT. Dianmatra Jalasindo Transport yang berlokasi di Jl.

Raya Cakung-Cilincing Km.2 No. 19 Cakung Barat, Jakarta.

Bidang-bidang usaha yang saat menjadi pelanggan PT. Starsindo

diantaranya adalah; kertas (Papyrus Sakti, Surabaya Agung), elektronik

(Toshiba, Panasonic), makanan dan minuman (Nabisco Food, Kraft Ultra Jaya),

farmasi (Bayer Indonesia) serta Furniture (Karya Mega Kencana, Indo Creative).

3.1.2 Jenis Pelayanan Perusahaan

PT. Starsindo Logistics merupakan perusahaan yang bergerak pada

pelayanan logistik meliputi; Freight, Sea Freight dan Trucking. Jangkauan

pelayanan yang dilayani perusahaan mencakup domestik dan internasional.

70

Jenis pelayanan yang dilayani yaitu berupa:

• EMKL

Merupakan pelayanan yang mencakup trucking yaitu kegiatan

keberangkatan truk dari depo menuju job-side (gudang) pelanggan dan

melakukan stuffing atau pemuatan barang ke dalam container. Setelah itu

truk beserta container yang telah diisi akan berangkat menuju pelabuhan.

Selain mencakup kegiatan trucking, EMKL termasuk aspek handling

barang, dokumen serta custom clearance.

• Trucking

Merupakan jenis pelayanan yang dimulai dari keberangkatan truk beserta

container kosong menuju gudang pelanggan. Setelah dilakukan muat

barang ke dalam container (stuffing), maka truk akan berangkat menuju

pelabuhan. Rangkaian kegiatan itulah yang disebut kegiatan trucking.

• Sea Freight

Merupakan jenis pelayanan berupa pengangkutan dengan menggunakan

Shipping Line dari mulai satu pelabuhan hingga pelabuhan tujuan saja

(shipping).

• Air Freight

Merupakan pelayanan berupa pengangkutan barang yang biasanya berupa

dokumen, sample dengan menggunakan airline dari bandara hingga

bandara tujuan saja.

71

• Custom Clearance

Merupakan pelayanan dalam pengurusan dokumen Kepabeanan (ekspor

impor) di Dinas Bea Cukai termasuk dokumen Bill of lading dan lainnya.

• Warehousing

Pelayanan ini merupakan pelayanan berupa pergudangan dimana

dimungkinkan adanya konsolidasi antar pesanan yang berjumlah kurang

dari satu container (hanya beberapa kubik) untuk dikonsolidasikan.

• Container Depo

Pelayanan ini merupakan pelayanan dalam menyediakan depo atau tempat

penyimpanan container baik untuk container agen maupun container luar

yang akan dititipkan di depo perusahaan.

• Project Service

Merupakan pelayanan yang dilayani berdasarkan pada proyek-proyek

khusus tertentu atas pemintaan pelanggan.

3.1.3 Visi dan Misi Perusahaan

Dalam menjalankan kegiatan usahanya serta sebagai arah dalam

mencapai tujuannya setiap perusahaan memiliki visi dan misi yang jelas.

Demikian pula dengan PT. Starsindo Logistics yang turut mempunyai visi dan

misi untuk menentukan arah bisnisnya. Adapun visi dari PT. Starsindo Logistics

adalah ”Menjadi partner utama sebagai perusahaan freight forwarding specialists

yang memiliki komitmen, konsistensi serta terpercaya dalam cakupan domestik”.

72

Sementara itu misi PT. Starsindo yaitu berupa:

• Memenuhi kebutuhan logistik global yang luas dengan diiringi pelayanan

yang optimum.

• Mengembangkan sumber daya manusia sebagai aset penting dalam setiap

proses kerja.

• Memiliki hubungan sinergi yang erat dengan klien, agen dan carrier.

Perusahaan ini juga memiliki tagline bisnisnya yaitu ”From Anywhere In

The World, We Make Your Destinations Closer”. Sehingga kemanapun tujuan

pelanggan dalam mengirimkan produknya, semuanya akan menjadi mudah jika

menggunakan jasa perusahaan PT. Starsindo Logistics.

3.1.4 Struktur Organisasi

Dalam rangka pencapaian tujuan-tujuan organisasi, dibutuhkan suatu

struktur organisasi untuk menentukan rentang kendali serta pendelegasian

wewenang di dalamnya. Struktur yang telah diatur dan disepakati bersama

menjadi pola baku yang membantu dalam mendelegasikan wewenang dan

tanggung jawab serta untuk memudahkan jalur pengambilan keputusan. Akan

tetapi wewenang dan tanggung jawab di dalam struktur ini pun bersifat fleksibel

dimana mungkin saja terjadi penyesuaian tanpa harus merubah struktur yang

sudah ada. Tingkatan dalam struktur menjadi jalur komunikasi formal dalam

memperoleh informasi, laporan serta arus dokumen.

PT. Starsindo Logistics memiliki struktur organisasi yang dipimpin oleh

seorang Managing Director yang sesuai kemampuan dan pengalaman dapat

73

secara leluasa memberikan saran dan arahan terhadap wewenang khusus

dibagian bawahnya. Managing Director membawahi Operational Director,

Commercial Director, Business Director serta Finance Director.

Struktur organisasi perusahaan ini digambarkan sebagai berikut:

Gambar 3.1. Struktur Organisasi PT. Starsindo Logistics

ManagingDirector

OperationalDirector

CommercialDirector

BRANCH Jakarta

Branch Surabaya

EMKL

Overseas

Freight

BusinessUnit Freight

BusinessUnit Trucking

BusinessDirector

FinancialOperationManager

SalesManager

CustomerServiceManager

BuyingFreight

Manager

Sub BranchCIkarang

FinanceDirector

FinanceController

IT Manager

OperationManager

Accountingand TaxManager

74

3.1.5 Wewenang dan Tanggung Jawab

Struktur organisasi membantu penelusuran wewenang dan tanggung

jawab yang jelas. Uraian wewenang dan tanggung jawab dari masing-masing

bagian dalam PT. Starsindo Logistics adalah:

1. Managing Director

Managing director berada pada posisi teratas corporate dalam struktur

organisasi dan memimpin direktur-direktur pada tingkatan dibawahnya dengan

uraian tanggung jawab yaitu:

• Menjadi decision maker pada saat mengatasi permasalahan-permasalahan

yang bersifat strategik.

• Berwewenang membawahi seluruh direktur sampai dengan staff

corporate maupun Branch.

• Merencanakan langkah-langkah strategik sehubungan dengan masa depan

perusahaan.

2. Operational Director

Direktur yang berada pada posisi ini berkonsentrasi pada proses bisnis

Branch di Jakarta, Surabaya dan sub Branch yang ada di Cikarang. Direktur ini

memiliki uraian tanggung jawab yaitu:

• Membawahi dan mengawasi serta menentukan langkah strategik terkait

dengan cakupan Branch dan sub-Branch.

75

• Membawahi operasional perusahaan yang dikategorikan sebagai cost-

center, dimana bagian dibawahnya hanya berfungsi mengeluarkan uang

dalam aktivitas operasionalnya.

• Membawahi Manager-Manager yaitu; Financial Operation, Customer

Service, Buying Freight, Operation, Sales Manager

3. Commercial Director

Sebagai direktur yang mencakup komersialisasi, tanggung jawab yang

dimiliki pada posisi ini adalah:

• Merancang, membuat dan mengemas produk layanan yang akan

diberikan kepada pelanggan yaitu mencakup EMKL (handling serta

trucking), overseas dan freight.

• Mendelegasikan keputusan jenis produk yang dihasilkan untuk diarahkan

dan dikirimkan kepada Branch ataupun sub-Branch kemudian ditawarkan

kepada pelanggan.

4. Business Director

Business Director berfokus pada tanggung jawab yaitu:

• Mengarahkan operasional bisnis unit trucking dan freight.

• Memimpin operasional trucking serta maintenance truk.

• Berorientasi dalam menjalankan departemen yang berfungsi sebagai

profit-center, yang memberi pemasukan bagi perusahaan melalui bisnis

unit trucking.

76

5. Finance Director

Finance Director membawahi Manager finance controller, dan

accounting and tax serta teknologi informasi. Direktur ini sekaligus mempunyai

tanggung jawab:

• Mengarahkan Manager-Manager yang berada di bawahnya dalam

cakupan keuangan.

• Melakukan langkah-langkah strategis mencakup keuangan corporate.

• Mengawasi dan mengalokasikan sumber daya keuangan ke bagian-bagian

yang dianggarkan.

6. Branch Manager

Branch Manager (Jakarta dan Surabaya) merupakan Manager yang

meneruskan delegasi yang dihasilkan oleh dewan corporate dalam pelaksanaan

operasionalnya. Tanggung jawab yang dimilikinya adalah:

• Mengarahkan dan memimpin financial operation, customer service,

buying freight, operation, dan sales Manager.

• Memimpin Branch sebagai sumber operasional perusahaan dalam

pelayanan bisnis jasa yang digunakan oleh pelanggan.

• Manajer Branch Jakarta dan Surabaya sedikit berbeda, dimana manajer

Branch Surabaya tidak membawahi bisnis unit trucking Surabaya. Untuk

pemenuhan pemesanan untuk wilayah Surabaya, digunakan outsorce

rekanan bisnis.

77

7. Sub Branch Manager

Sub-Branch Manager membawahi kantor Branch pembantu. Kegiatan

yang menjadi tanggung jawabnya adalah:

• Membawahi operasional sales marketing dan customer service.

• Melakukan penawaran jasa kepada calon pelanggan dan pelanggan.

• Menindaklanjuti permintaan pesanan kepada Branch Jakarta.

8. Overseas Commercial Manager

Manager komersialisasi luar negeri mempunyai tanggung jawab spesifik:

• Merencanakan rute-rute pelayanan yang mempunyai pangsa pasar

internasional yang cukup besar.

• Membentuk dan melakukan pendekatan dengan agen-agen yang berada di

luar negeri sebagai negara tujuan pelayanan yang lebih luas.

• Menganalisa cost-benefit analysis mengenai negara-negara yang

memungkinkan untuk dijadikan negara tujuan.

9. EMKL Commercial Manager

Manager komersialisasi EMKL memiliki tanggung jawab pekerjaan yaitu

sebagai berikut:

• Merancang kegiatan EMKL yang selanjutnya menjadi produk

perusahaan.

• Melakukan perencanaan strategik terhadap komersialisasi produk EMKL

yang akan ditawarkan kepada Branch maupun sub-Branch.

78

10. Freight Commercial Manager

Manager komersialisasi Freight memiliki tanggung jawab pekerjaan

yaitu sebagai berikut:

• Merencanakan, menentukan jenis kemasan Freight yang akan ditawarkan

kepada pelanggan melalui Branch dan sub-Branch.

• Melakukan kerja-sama strategik dengan perusahaan penyedia jasa vessel.

11. Business Unit Trucking Manager

Manajer bisnis unit trucking merupakan manajer yang berfokus pada

operasional dan maintenance kegiatan trucking. Tanggung jawab yang ada yaitu:

• Menentukan prosedur operasi yang ada dalam kegiatan trucking.

• Mengarahkan dan mengawasi kegiatan operasional bisnis trucking.

12. Business Unit Freight Manager

Manajer bisnis unit freight merupakan manajer yang berfokus pada

operasional dan maintenance kegiatan freight. Tanggung jawab yang ada yaitu:

• Menentukan prosedur operasi yang ada dalam kegiatan freight.

• Mengarahkan dan mengawasi kegiatan operasional bisnis freight..

13. Finance Controller Manager

Finance Controller Manager merupakan manajer yang memiliki

tanggung jawab sehubungan keuangan, yaitu:

• Melakukan pengalokasian anggaran keuangan tingkatan corporate hingga

Branch dan sub Branch.

79

• Meneruskan keputusan atas alokasi sumber daya keuangan kepada

Branch maupun sub Branch pembantu.

• Mengawasi dan mengecek penggunaan anggaran keuangan pada

perusahaan.

14. Accounting and Tax Manager

Accounting and tax Manager bertanggung jawab dalam menangani

tanggung jawab sebagai berikut:

• Memimpin staf-staf yang bertanggung jawab atas permasalahan akuntansi

serta perpajakan baik tingkatan corporate hingga sub Branch.

15. IT Manager

Manager informatika ini merupakan Manager yang bertanggung jawab

atas:

• Penggunaan sumber daya informasi teknologi di corporate hingga sub

Branch pembantu dalam operasional bisnis.

• Menentukan langkah strategik dalam mengefisiensikan biaya melalui

teknologi informasi.

• Membawahi staf-staf yang menangani permasalahan-permasalahan

seputar teknologi di corporate.

16. Financial Control Manager

Manajer di tingkatan Branch ini bertanggung jawab atas:

• Pengawasan operasional keuangan tingkatan Branch dalam transaksi

sehari-hari

80

• Menentukan kebutuhan anggaran keuangan tingkatan Branch.

• Meneruskan pengalokasian sumber daya keuangan dari tingkatan

corporate.

17. Customer Service Manager

Customer Service Manager ini bertanggung jawab penuh atas:

• Meningkatkan pelayanan kepada pelanggan melalui langkah-langkah

strategis untuk diteruskan kepada staf customer service.

• Menentukan langkah-langkah yang harus dilakukan dalam permasalahan-

permasalahan khusus terkait pelanggan.

• Menentukan operating procedure yang tepat terkait pre-ordering hingga

post-ordering atas pesanan pelanggan.

18. Buying Freight Manager

Buying freight Manager merupakan manajer yang bertanggung jawab

atas:

• Mengambil keputusan-keputusan strategik terkait dengan penyedia jasa

freight, yaitu carrier company.

• Melakukan pendekatan atau hubungan interpersonal dengan pihak

penyedia jasa untuk menghasilkan hubungan yang sinergi.

• Menentukan perusahaan freight yang tepat baik dari sisi penjadwalan,

biaya maupun efektivitas.

81

19. Operation Manager

Manajer ini merupakan manajer yang bertanggung jawab akan aspek

operasional tingkatan Branch, yaitu:

• Menentukan operating prosedur yang tepat dalam aktivitas operasional

terutama order processing.

• Mengambil keputusan-keputusan terkait permasalahan dalam operasional

bisnis dalam pemenuhan pesanan.

20. Sales Manager

Manajer ini merupakan manajer yang berwewenang membawahi staf

penjualan dan pemasaran serta bertanggung jawab atas:

• Menentukan langkah-langkah pemasaran terbaik untuk meningkatkan

penjualan atas pesanan pelanggan.

• Menentukan target penjualan yang harus dicapai.

• Mengamati dan mengawasi aktivitas penjualan dari waktu ke waktu agar

tetap berjalan sesuai target yang teah ditetapkan.

• Mempertanggung-jawabkan hasil penjualan kepada tingkatan direktur.

3.2 Transaksi Ekspor Impor

Transaksi perdagangan luar negeri yang lebih dikenal dengan istilah ekspor-

impor pada dasarnya adalah suatu transaksi yang sederhana dan tidak lebih dari membeli

dan menjual barang antara pengusaha-pengusaha yang bertempat di negara-negara yang

berbeda. Aturan baku yang mengatur tentang perdagangan tersebut adalah Incoterm

2000 (Term of International Trade).

82

Transaksi ekspor-impor secara langsung berpengaruh terhadap pertumbuhan

ekonomi dari negara-negara yang terlibat di dalamnya. Bagi perkembangan

perekonomian Indonesia, transaksi ekspor-impor ini pun merupakan salah satu kegiatan

ekonomi yang sangat penting.

Dalam situasi perekonomian dunia yang masih belum menggembirakan saat ini,

berbagai usaha telah dilaksanakan pemerintah Indonesia. Usaha yang diharapkan dalam

meningkatkan pencarian sumber-sumber devisa antara lain adalah meningkatkan

transaksi ekspor dan menekan pengeluaran devisa dengan cara membatasi aktivitas

impor.

Negara-negara tujuan ekspor yang paling utama adalah Jepang, Amerika Serikat,

Singapura, Belanda, Korea Selatan, Hongkong, Jerman, Taiwan, Inggris, Australia, dan

Cina. Sedangkan untuk impor adalah Jepang, Amerika Serikat, Singapura, Jerman,

Australia, Taiwan, Inggris, Cina, Kanada dan Belanda.

3.2.1 Proses Ekspor-Impor

Proses Ekspor Impor memiliki rangkaian kegiatan-kegiatan, dimana pada

setiap kegiatan tersebut melibatkan dua hal, yaitu barang dan dokumen. Proses

tersebut tergambar dengan jelas melalui gambar kegiatan ekspor impor berikut:

84

3.2.2 Pelayanan EMKL

Dalam container terdapat dua jenis yaitu; Containerized Cargo dan Non

Containerized Cargo. Containerized Cargo adalah pengiriman barang melalui

peti kemas (container) dan mempunyai berbagai macam tipe, Full Container

Load (FCL) serta Less Container Load (LCL).

Pada FCL, pengiriman barang dilakukan pada seluruh ruangan dalam

container, sehingga seluruh barang dalam satu peti kemas tersebut menjadi milik

satu pihak yaitu pemilik barang tersebut. Hal tersebut berbeda dengan LCL,

dimana pemilik barang hanya mengirim barang dalam jumlah sedikit dan tidak

memenuhi keseluruhan isi ruangan containter, maka selanjutnya barang tersebut

akan dikumpulkan oleh konsolidator di gudang mereka. Sedangkan Non

Containerized Cargo berupa breakbulk yang pengirimannya dilakukan bukan

dalam bentuk container, misalnya pengiriman semen.

Pelayanan EMKL dimulai dari pengiriman Shipping Instruction oleh

pelanggan kepada perusahaan freight forwarding. Normalnya pengiriman

Shipping Instruction dilakukan dua hari menjelang tanggal stuffing. Shipping

Instruction berisi lokasi job-side pelanggan, volume pengiriman serta tanggal

stuffing. Atas dasar Shipping Instruction itulah perusahaan akan memulai

kegiatan EMKL.

Perusahaan akan membuat Shipping Instruction sendiri kepada shipping

line berdasarkan Shipping Instruction yang telah dikirimkan oleh pelanggan.

Kemudian pihak shipping line akan membuat delivery order untuk mendapatkan

container, jadwal sandar dan terminal kapal mereka kemudian. Berdasarkan

delivery order itu, maka PT. Starsindo akan membuatkan surat jalan kepada unit

85

bisnis trucking perusahaan dan memberangkatkan truk ke depo shipping line.

Proses tersebut menjadi proses pertama dalam gambar 3.2.

Berdasarkan surat jalan dan delivery order dari shipping line, maka truk

akan berangkat ke job side pelanggan untuk melakukan stuffing barang ke dalam

container. Proses tersebut menjadi proses kedua dalam gambar 3.2. Saat

melakukan stuffing, pelanggan akan memberikan packing list kepada PT.

Starsindo, yaitu informasi mengenai detail barang yang ada di dalam container.

Pelanggan juga akan memberikan invoice kepada importir mereka untuk

dilakukan pengurusan pajak ekspor kepada dinas Bea Cukai. Setelah mendapat

packing list, divisi operasional harus langsung membuat Persetujuan Ekspor

Barang (PEB) melalui sistem Electronic Data Interchange (EDI) yang terhubung

dengan Bea Cukai. Baru setelah mendapat respon EDI itulah pewewenang

operasional akan berangkat menuju dinas Bea Cukai untuk mendapatkan kartu

kuning tanda diperbolehkannya truk masuk ke dalam area pelabuhan.

Setelah container terisi oleh barang pelanggan, maka truk akan berangkat

menuju Port of Loading (pelabuhan). Proses tersebut menjadi proses ketiga

dalam gambar 3.2. Truk baru diperbolehkan masuk ke dalam gerbang pelabuhan

setelah mendapat kartu kuning dari petugas operasional.

Setelah truk memasuki area pelabuhan, maka container akan masuk ke

dalam terminal yang telah ditentukan dalam delivery order shipping line. Proses

tersebut menjadi proses ketiga dalam gambar 3.2. Rangkaian kegiatan tersebut

dinamakan kegiatan trucking dimana berakhir setelah container memasuki

terminal kapal.

86

Transaksi seperti ini disebut juga sebagai Free On Board (FOB), yaitu

produsen menjual barangnya sampai di atas kapal (Port of loading) negara asal.

Jadi kegiatan EMKL adalah rangkaian kegiatan yang melibatkan proses trucking

dan juga handling document kepabeanan.

3.2.3 Pelayanan Freight

Selain pelayanan EMKL yang telah dibahas di atas, pelayanan yang

menjadi pelayanan utama dalam kegiatan ekspor impor adalah pelayanan freight.

Pelayanan freight bisa tergabung dalam pelayanan EMKL (integrated EMKL

freight) ataupun pelayanan berupa freight semata. Freight merupakan jenis

pelayanan kapal laut yang menyediakan space, schedule dan rate berdasar tujuan

yang menjadi tujuan. Pelaku utama dalam pelayanan freight adalah Shipping

Line, perusahaan freight forwarding dan agen.

Peran perusahaan dalam freight terbagi menjadi dua, yaitu:

1. Carrier Own Container (COC)

COC merupakan perusahaan yang memiliki vessel atau kapal sendiri, dan

biasa disebut Shipping Line. Shipping Line juga memiliki container sendiri yang

disewakan. Shipping Line ini menjual space, rate, destination dan schedule

kepada pelanggan yang ingin melakukan transaksi ekspor maupun impor.

Pihak yang menjadi pelanggan bagi perusahaan COC bisa berupa

pelanggan yang ingin melakukan transaksi ekspor impor atas barangnya sendiri

atau pelanggan yang disebut perusahaan freight forwarding. Perusahaan freight

forwarding akan dijelaskan lebih lanjut pada bagian SOC.

87

PT. Starsindo membeli schedule, rate dan space dari Shipping Line

berdasar tujuan yang menjadi tujuan pelanggan. Schedule, rate dan space sudah

dapat diperoleh sebulan sebelumnya. Namun ketiga aspek tersebut masih bisa

berubah seiring dengan waktu. PT. Starsindo hanya mengambil keuntungan dari

harga beli atas Shipping Line dikurangi harga jual ke pelanggan.

Contoh perusahaan yang menjadi Shipping Line PT. Starsindo

diantaranya; Samudera Shipping Line, Caraka Line, NYK Line, Jameson Freight,

HUB Line, Jasatama dan lainnya.

2. Shipper Own Container (SOC)

Perusahaan yang bergerak sebagai SOC biasa disebut juga perusahaan

freight forwarding atau NVOCC. Perusahaan ini tidak memiliki kapal dan

container sendiri. Namun perusahaan ini menjadi agen dari principal perusahaan

Shipping Line tertentu. Penunjukkan agen ini membuat perusahaan NVOCC

bertindak seperti Shipper Own Container, dimana perusahaan diartikan memiliki

kapal sendiri atas kerjasama keagenan dengan Shipping Line.

Perusahaan SOC ini mengumpulkan schedule, rate dan space pada

tujuan-tujuan yang menjadi cakupan perusahaan Shipping Line. Perusahaan jenis

SOC memiliki keuntungan dengan menjadi agen tunggal di suatu negara, di

mana penetapan schedule, rate dan space sudah bisa dilakukan setiap bulannya

di akhir minggu berdasar release yang dikeluarkan oleh principal-nya. Selain itu,

harga yang ditawarkan ke pelanggan dapat menjadi lebih murah dibandingkan

dengan menggunakan jasa shipping lain seperti perusahaan NVOCC.

88

PT. Starsindo Logistics merupakan perusahaan NVOCC, atau disebut

juga sebagai freight forwarding, dimana tidak mempunyai kapal sendiri. Namun

PT. Starsindo Logistics telah menjadi SOC dari perusahaan Orient Shipping

Container Line (OSCL) untuk tujuan yang menjadi cakupan dari OSCL.

Dengan dipercayanya PT. Starsindo sebagai agen tunggal di Indonesia,

maka perusahaan dapat berlaku seperti memiliki vessel atau kapal sendiri untuk

tujuan-tujuan yang menjadi cakupan dari OSCL.

Tujuan-tujuan freight yang menjadi fokus (focus destination) PT.

Starsindo dalam melayani pelanggan yaitu; Singapore, Port Klang, Penang, Pasir

Gudang, Manila, Bangkok, Colombo dan Vietnam. Sedangkan untuk tujuan-

tujuan yang diluar tujuan fokus, biasa disebut juga irregular destination.

Komponen biaya yang ada di dalam pelayanan Freight terdiri dari:

• Ocean Freight

Komponen biaya ini merupakan biaya dasar atas jasa freight.

• Track Charges

Komponen biaya ini merupakan biaya lain seperti PSS (Peak Season

Surcharge), CAF (Currency Adjustment Factor) serta EFS (Emergency

Fuel Surcharge). Komponen-komponen biaya ini pada umumnya sudah

ditetapkan oleh pemerintah.

• Port Charges

Komponen biaya yang berbeda berdasarkan port (pelabuhan) tujuan.

Namun pada umunya pelanggan yang ada hanya menanyakan harga

secara keseluruhan, tidak berdasar masing-masing komponen.

89

Kegiatan freight dimulai saat container dimasukkan ke dalam kapal

seperti tampak dalam proses kelima dalam gambar 3.2. Berdasarkan dokumen-

dokumen muat yang telah diurus dalam handling document, maka container

sudah dapat dimasukkan ke dalam kapal. Setelah kapal berangkat, maka shipping

line akan menerbitkan ocean Bill of Lading atau disebut juga ocean B/L. Petugas

operasional akan mengambil ocean B/L tersebut dan bagian divisi freight akan

menerbitkan house B/L yang ditujukan kepada pelanggan. Berdasarkan house

B/L yang dikirimkan oleh pelanggan kepada importir itulah maka container yang

telah dimuat di dalam kapal dapat dibongkar di pelabuhan negara importir.

3.3 Proses Bisnis Berjalan

3.3.1 Proses Bisnis Secara Umum

Menurut survey dan wawancara yang telah dilakukan ke PT. Starsindo Logistics,

penulis memperoleh temuan rangkaian kegiatan proses bisnis yang ada di perusahaan

adalah sebagai berikut:

91

Penjelasan berdasar gambar diatas adalah:

1. Staf pemasaran menawarkan jasa pelayanan kepada calon pelanggan mengenai

produk-produk dan rute-rute pelayanan yang dilayani perusahaan.

2. Calon pelanggan melakukan permintaan pesanan terhadap pelayanan yang

ditawarkan perusahaan.

3. Bagian penjualan menambahkan data pelanggan baru tersebut ke dalam database

pelanggan.

4. Bagian penjualan menginformasikan permintaan pesanan yang telah dipesan

kepada bagian customer service (CS) dan CS akan menerima Shipping

Instruction (SI) sebagai bukti pemesanan pelanggan.

5. Bagian customer service mengkonfirmasikan pesanan pelayanan kepada bagian

traffic untuk mengatur penjadwalan baik penjadwalan truk maupun freight dan

juga dokumen.

6. Bagian trafik meneruskan pesanan kepada bagian trucking atas pesanan jasa

trucking yang dipesan.

7. Bagian trafik meneruskan pesanan kepada bagian handling dokumen untuk

memperisapkan dokumen-dokumen yang dibutuhkan.

8. Bagian trafik meneruskan pesanan kepada bagian trucking atas pesanan jasa

freight yang dipesan.

9. Bagian trucking mengkonfirmasikan pesanan jasa kepada bisnis unit trucking di

depo Cilincing.

Pengaturan yang dilakukan adalah dalam mengatur pemakaian truk perusahaan

dalam pemenuhan pesanan pelanggan dan pembuatan surat jalan.

92

10. Truk yang akan diberangkatkan tersebut akan menuju gudang pelanggan dan

melakukan muat barang (Stuffing) di gudang pelanggan.

11. Bagian handling document akan mengirimkan form Pemberitahuan Ekspor

Barang (PEB) kepada Bea Cukai melalui sistem Electronic Data Interchange

(EDI).

12. Bagian freight menindaklanjuti pesanan freight kepada shipping line dengan

mengirimkan Shipping Instruction (SI) dan akan memperoleh Delivery order

(DO) sebagai tanda bukti penggunaan jasa shipping line.

13. Truk yang sudah berisi container barang pelanggan akan menuju terminal

keberangkatan (Port of Departure) dan siap melakukan kegiatan freight.

14. Setelah kapal laut berangkat, maka Shipping Line akan memberikan Bill of

lading (B/L) kepada perusahaan yang akan diteruskan kepada pelanggan.

15. Bagian trucking melaporkan pesanan trucking yang telah selesai dilaksanakan

kepada bagian sales administrasi.

16. Bagian handling melaporkan pesanan handling yang telah selesai dilaksanakan


17. Bagian freight melaporkan pesanan trucking yang telah selesai dilaksanakan


18. Bagian sales administrasi melaporkan pesanan kepada bagian invoicing untuk

melakukan penagihan biaya pelayanan.

19. Bagian customer service melakukan konfirmasi pelayanan (pasca-ordering)

kepada pelanggan atas status pelayanan yang dipesan.

20. Bagian Invoicing melakukan penagihan kepada pelanggan atas pelayanan yang

telah dilaksanakan.

93

3.3.2 Proses Berhubungan Dengan Pelanggan

Manajer marketing dan sales menggunakan perencanaan mengenai

internal staf marketing dan sales melakukan pencarian pelanggan baru atau tidak.

Karena dalam perusahaan jasa, yang lebih penting adalah melakukan hubungan

atau relasi dengan pelanggan yang sudah ada (existing customer). Dalam

penelusuran calon pelanggan pada tahap pre-ordering, data-data prospek

pelanggan didapat dari relasi masing-masing staf marketing, sumber data umum

(katalog pameran-pameran dari kegiatan exebition, buku yellow pages) dan

sumber data khusus (prospektus pelanggan melalui litbang Kamar Dagang dan

Industri, katalog Business-to-Business). Selain itu yang paling utama adalah

daftar manifestama administrasi pelabuhan.

Pada saat ini penawaran yang dilakukan kepada calon pelanggan maupun

pelanggan bisa melalui telepon, e-mail ataupun fax. Respon positif dari calon

pelanggan dan pelanggan terhadap penawaran pelayanan akan ditindaklanjuti

dalam tahap order processing.

Proses dalam pemenuhan pesanan yang dilakukan oleh pelanggan

merupakan tahap yang termasuk sebagai tahap order-processing. Setelah

pelanggan memastikan jenis pelayanan yang diinginkan, maka selanjutnya

bagian sales dan marketing akan menyampaikan pesanan tersebut kepada bagian

trafik. Bagian trafik merupakan bagian yang terdiri atas staf trucking, handling

document dan freight.

Selanjutnya setelah disetujui tanggal stuffing ke job-side atau gudang

pelanggan, maka pada hari tersebut, perusahaan akan mengirimkan truk beserta

container ke gudang pelanggan. Dan setelah itu container pelanggan akan

94

Sales Marketing

3.Melakukan penawaran pelayanan(Telemarketing)

Calon Pelanggan

DatabaseCalon

Pelanggan

sdssdsSumber

Data

List Company

1.Memperoleh data calon pelanggan

5.Menyimpan data calon pelanggan awal

Management

4.Respon awal calon pelanggan

2.Referensi Calon Pelanggan

Pelanggan

6.Pengiriman Shipping Instruction

Trucking

Gudang Pelanggan

7.Pembuatan Surat Jalan

8.Staffing barang pelanggan

Shipping Line

9.Pengiriman container freight

10.Pengiriman Bill of Lading

dibawa ke pelabuhan (Port of Loading) dan diletakkan di gudang shipping line.

Pada umumnya, 95 persen kegiatan pelayanan sudah terjadwal dengan

pelanggan. Namun terkadang 5 persen kegiatan pelayanan masih dilakukan

hingga hari H-1.

Proses selanjutnya berkaitan dengan pelayanan freight, barang akan

diangkut oleh shipping line dan dikirimkan ke pelabuhan tujuan (Port of

Departure)

Gambar 3.4. Proses Berhubungan dengan Pelanggan

95

Penjelasan kegiatan berdasar gambar Rich Picture diatas adalah:

1. Staf sales marketing memperoleh data calon pelanggan dari relasi staf

marketing dan sales pribadi, sumber data umum, sumber data khusus dan

daftar manifestama serta sumber lainnya.

2. Bagian sales marketing mendapat referensi calon pelanggan berdasar

pengajuan pihak manajemen.

3. Staf sales marketing melakukan penawaran pelayanan melalui fax, email,

dan telefon secara langsung atas referensi yang telah didapat.

4. Respon awal calon pelanggan yang tertarik dengan pelayanan yang

ditawarkan oleh pihak perusahaan.

5. Staf sales marketing menyimpan data calon pelanggan awal yang

merespon dan disimpan untuk kegunaan di lain waktu.

6. Pelanggan mengirimkan Shipping Instruction (SI) untuk melakukan

permintaan penggunaan pelayanan beserta tanggal stuffing.

7. Perusahaan akan mengeluarkan surat jalan kepada bagian trucking dan

selanjutnya menuju job-side atau gudang pelanggan.

8. Selanjutnya stuffing barang akan dilakukan ke dalam container pesanan

pelanggan. Pada proses ini, pelanggan harus memberikan juga Packing

list (daftar detail barang yang dikirim beserta muatan, berat, kapasitas )

9. Container yang sudah terisi akan dikirimkan ke Port of Loading

(pelabuhan) dan dimasukkan ke depo shipping line.

10. Pelanggan akan menerima Bill of lading (B/L) dari perusahaan dan

selanjutnya pelanggan akan menggunakan B/L tersebut untuk mengurus

bongkat muat di pelabuhan tujuan (Port of Discharge).

96

3.4 Analisis Porter

Analisa Porter atau biasa disebut model lima kompetensi Porter, merupakan

metode yang baik dalam menganalisa, mengamati serta memprediksi adanya faktor-

faktor lingkungan eksternal yang berpengaruh terhadap perusahaan.

Bisnis transportasi dan logistik terbagi ke dalam beberapa industri. Sekadar

menyebut contoh berdasarkan hasil riset SWA berdasar para market leader yang ditulis

oleh Dede (2008), di bidang shipping ada PT Berlian Laju Tanker Tbk. (BLT), PT

Samudera Indonesia dan Tempuran Emas. Freight Forwarding: Mitra Intertrans

Forwarding, Kamadjaja dan Fin Logistics. Trucking/transportasi: Dunia Express, Go

Trans, dan Puninar. Ekspres/kurir: DHL/Birotika Semesta, TNT Indonesia/Skypak

International dan Pandu Siwi. Warehouse & distribusi: Ceva, DHL Exel, GAC

Samudera Logistics. Distributor: Tigaraksa, Wiralogitama, dan Enseval Megatrading.

PT. Starsindo Logistics sendiri tergabung di dalam industri freight forwarding

dan menjadi anggota dari GAFEKSI. GAFEKSI (Gabungan Forwarder dan

Ekspedisi INDONESIA) atau INFA (Indonesian Forwarders Association) adalah

suatu Organisasi bagi para pelaku usaha dibidang Forwarding, Ekspedisi Muatan

Kapal Laut dan Udara (EMKL & EMKU).

97

Gambar 3.5. Model Kompetensi Porter

Barang Substitusi

Tidak ada

Pelanggan

Pelanggan industri:

Kertas

Elektronik

Makanan

Farmasi

Kimia

Furniture

Kabel

Hasil Alam

Penyedia Jasa

Shipping Line:

Orient Shipping Container Line

PT.NYKLine

PT.Caraka Line

PT.Jasatama

PT.Jameson Freight

Rental Truck:

PT.Adimas

PT.Elron Huga

Ancaman Pendatang Baru

Datangnya perusahaan

freight forwarding

yang baru

Pesaing Intra Industri

PT.Tangguh Logistics

PT.Transmart

Logistindo

98

Lima faktor yang menjadi cakupan dalam analisa Porter adalah:

- Kekuatan menawar pelanggan

Pelanggan PT. Starsindo diantaranya antara lain adalah perusahaan industri:

1. Kertas

• Papyrus Sakti Paper Mill

• Surabaya Agung

2. Elektronik

• Toshiba Consumer Products Indonesia

• Panasonic Matsushita Gobel Indonesia

3. Makanan

• Nabisco Foods

• Kraft Ultra Jaya

• Super World-Wide Indonesia

• Effem Indonesia

• Delisari Nusantara

4. Farmasi

• Bayer Indonesia

5. Barang Konsumsi

• Johnson Home Hygiene Products

• Cussons Indonesia

6. Kimia

• Dongjin Indonesia

99

7. Furniture

• Yamatori Nakayama Indonesia

• Indo Creative Mebel

• Karya Mega Kencana

• Hadinata Brother & Co. (LIGNA)

• Arjuna Maha Sentosa

8. Kabel

• GT Kabel Indonesia

9. Hasil Alam

• Indocement

Konsumen PT. Starsindo mayoritas adalah perusahaan besar yang

melakukan pemesanan dalam jumlah yang cukup besar dan terjadwal secara

rutin. Permintaan-permintaan yang biasa menjadi permintaan utama adalah

permasalahan harga (rate), tujuan yang luas serta pelayanan yang memuaskan

melalui aliran informasi maupun dokumen.

Kekuatan menawar pelanggan pada umumnya tampak dalam

permasalahan mengenai harga, kualitas pelayanan dan jadwal yang ditawarkan

perusahaan kepada pelanggan. Penawaran pelanggan tampak pada permintaan

potongan harga atas pesanan dalam jumlah yang cukup besar dan permintaan

perpanjangan jatuh tempo pembayaran. Banyak kasus dimana pelanggan dapat

pindah kepada pesaing lain hanya karena perbedaan sedikit harga ataupun

pelayanan yang sedikit lebih baik. Hal tersebut menunjukkan kekuatan

menawar yang tinggi dari sisi pelanggan.

100

Bagi industri pada umumnya, pelanggan merupakan “raja yang selalu

benar”, terlebih di dalam industri jasa pada khususnya, dimana tidak ada

produk yang dijual selain dalam bentuk jasa pelayanan. Oleh karena itu,

pelayanan kepada pelanggan harus dapat disalurkan semaksimal mungkin,

termasuk akses informasi yang dapat diberikan.

Hal yang paling utama adalah memiliki pelanggan yang loyal, karena

semakin banyak pelanggan loyal yang dimiliki maka akan semakin baik bagi

perusahaan dalam menutup biaya operasional penggunaan truk. Dapat

disimpulkan kekuatan menawar konsumen sangat besar bagi PT. Starsindo.

- Persaingan dalam industri yang sudah ada

Dalam persaingan intra industri PT. Starsindo Logistics memiliki banyak

pesaing yang rata-rata mempunyai kekuatan hampir setara. Pesaing yang

memiliki persaingan cukup erat dengan Starsindo adalah: PT. Tangguh

Logistics dan PT. Transmart Logistindo.

PT. Tangguh Logistics berdiri pada tahun 1988 untuk mendampingi

kebutuhan industri Indonesia dan komunitas bisnis dengan pelayanan

menyeluruh dalam transportasi. Jasa layanan customs brokerage, forwarding,

inland transportation, dan special project cargo handling. PT. Tangguh

Logistics sudah menerima sertifikat ISO:9002 dalam pelayanan, dan telah

menggunakan EDI dalam proses pengurusan dokumen dan semakin

berkembang seiring dengan era globalisasi.

Industri freight forwarding merupakan industri yang memiliki persaingan

yang sangat ketat. Persaingan antara perusahaan-perusahaan yang ada tampak

101

pada persaingan berupa harga, jadwal pelayanan, rute pelayanan, penyaluran

informasi maupun menjalin hubungan yang loyal dengan pelanggan.

Konsumen tidak hanya menginginkan harga (rate) yang murah tetapi juga

diiringi kualitas pelayanan dan pejadwalan yang paling baik. Perubahan

strategi oleh salah satu perusahaan seperti penurunan rate, penambahan tujuan

serta penggunaan teknologi akan mendapat serangan balasan dari pesaing-

pesaing.

Dengan adanya persaingan yang begitu ketat, PT. Starsindo Logistics

dituntut untuk memiliki keunggulan bersaing (competitive advantage) yang

tidak dimiliki oleh pesaing lainnya serta terus mengembangkannya agar tetap

eksis dan kompetitif di dalam persaingan intra industri.

Industri ini merupakan industri yang menarik dimana transaksi ekspor-

impor senantiasa bertumbuh seiring dengan adanya globalisasi. Sehingga dapat

disimpulkan bahwa persaingan pada industri ini membuat perusahaan harus

bergerak cepat dan dinamis dalam menempuh peluang-peluang.

- Kekuatan menawar penyedia jasa

Dalam industri freight forwarding, perusahaan-perusahaan sangat

bergantung kepada perusahaan Shipping (shipping line), khusunya kepada

tujuan-tujuan yang tidak umum. Hal tersebut menunjukkan kekuatan menawar

penyedia jasa shipping line cukup besar di dalam industri ini.

Kekuatan menawar shipping line adalah ketika dapat menentukan harga

dan kuota container pada pelayanan space dan tujuan mereka. Shipping line itu

diantaranya adalah: Orient Shipping Container Line, NYKLine, Caraka Line,

102

Jasatama serta Jameson Freight. Jika perusahaan tidak bersedia mengikuti

standar harga perusahaan shipping, maka otomatis tidak dapat melayani

pelanggan. Hal tersebut menjadi semakin sulit jika shipping line yang melayani

suatu tujuan tidaklah terdapat banyak pilihan.

Penyedia jasa lainnya selain shipping adalah penyedia jasa truk.

Industri freight forwarding sangat membutuhkan penyediaaan truk yang

mencukupi untuk mengangkut container. Namun dengan cukup banyaknya

perusahaan rental truk yang menyediakan jasa truk, maka kekuatan menawar

perusahaan rental truk tidak begitu kuat.

Starsindo memiliki beberapa pilihan terbaik dalam penyediaan jasa

shipping line ataupun truk. Harga yang ditentukan Starsindo kepada pelanggan

sangat bergantung pada harga awal yang ditetapkan oleh penyedia seperti

perusahaan shipping maupun perusahaan penyewaan truk. Jadi dapat

disimpulkan bahwa kekuatan menawar penyedia jasa cukup besar.

- Ancaman pendatang baru

Untuk masuk ke dalam industri freight forwarding banyak hambatan

yang akan ditemui. Kebutuhan modal awal untuk masuk ke dalam bisnis ini

cukup besar, hal tersebut mampu menjadi entry barrier yang harus ditangani

oleh pendatang baru. Investasi yang besar terutama dari sisi penyediaan alat

transportasi pendukung truk dan kepemilikan kantor Branch. Dengan

kepemilikan truk dengan jumlah maksimal maka perusahaan akan dapat

meminimalkan biaya dalam pelayanan trucking.

103

Bisnis dalam industri ini sangat memerlukan relasi (networking) yang

sangat erat. Bagi perusahaan yang belum cukup besar, akan cukup sulit dalam

mendapatkan pelanggan baru. Selain itu akan cukup sulit untuk memiliki

hubungan yang erat dengan shipping line untuk mendapatkan kuota tempat dan

harga yang rendah dari tujuan dan tempat yang mereka miliki.

Hal yang tidak kalah sulitnya bagi perusahaan NVOCC adalah

bagaimana menjadi agen tunggal di satu negara dari principal shipping line.

Dengan menjadi agen mereka, maka perusahaan dapat bertindak seperti

perusahaan shipping line karena bisa mendapat harga minimum dan memiliki

jadwal serta tujuan mereka secara jelas. Untuk menjadi agen seperti demikian

dibutuhkan waktu yang panjang serta kepercayaan yang erat antara perusahaan

dengan shipping line.

Pendatang baru yang akan masuk harus mampu menawarkan layanan

dengan harga yang lebih rendah, jadwal yang lebih fleksibel, rute pelayanan

yang lebih lengkap yang telah terbentuk dari industri freight forwarding itu

sendiri. Sehingga dapat dikatakan untuk masuk ke dalam industri, maka

perusahaan harus memiliki networking yang sangat luas.

- Ancaman layanan pengganti

Sampai saat ini belum ada layanan pengganti yang bisa menggantikan

metode transportasi EMKL maupun freight dalam mendistribusikan barang

eksportir kepada importir.

104

Hasil Analisis Perusahaan

Berdasar hasil Analisa Lima Kekuatan Porter, dapat disimpulkan bahwa

Persaingan Intra Industri dan Kekuatan Menawar Penyedia berpengaruh sangat

besar terhadap kinerja PT. Starsindo. Ancaman Pendatang Baru relatif lebih kecil

pengaruhnya terhadap perusahaan. Dengan demikian strategi yang seharusnya

diterapkan oleh perusahaan adalah:

• Senantiasa mengembangkan hubungan dan kepercayaan dengan

penyedia, yaitu: perusahaan shipping dan juga penyewaan truk.

Selain itu perusahaan harus terus membuka peluang untuk menjalin kerja

sama dengan shipping lain lain untuk menjadi Shipper Own Container

(SOC) dalam mendapatkan kerja sama keagenan dan mampu

memberikan harga yang lebih murah untuk menghadapi persaingan intra

industri.

• Mempertahankan pelanggan yang ada, terutama pelanggan utama,

meningkatkan nilai dan memberikan pelayanan melalui jadwal yang tepat

waktu maupun penyaluran informasi melalui aliran yang lebih baik lagi.

Selain itu perusahaan dapat terus mencari peluang pasar baru yang dapat

dimasuki.

Karena pelanggan pada perusahaan bukanlah pelanggan yang hanya

menggunakan pelayanan satu kali saja, maka perusahaan perlu untuk membina

hubungan yang sangat baik. Dengan sendirinya akan membangun benteng yang

kuat.

105

3.5 Analisa Website Pembanding

Penulis membandingkan website dari dua pesaing yaitu PT. Transmart

Logistindo (http://www.transmart-logistindo.com) dan PT. Tangguh Logistics

(http://www.tangguhlogistics.com). Pada PT. Transmart Logistindo, tampilan

website tersebut masih terbilang sangat sederhana dengan minimalisasi warna.

Pada tampilan awal web tersebut, user langsung dialihkan ke halaman home,

dimana terdapat pernyataan sejarah visi perusahaan. Selain itu terdapat menu

linking ke halaman Company, Services, Network dan Contact Us.

Secara mendasar, fitur-fitur tersebut masih sangat sederhana. Sebagai

perusahaan yang bergerak di bidang jasa, jenis dan tujuan jasa pelayanan yang

ditawarkan kepada calon pelanggan dan pelanggan kuranglah lengkap. Website

tersebut hanya berisi informasi umum dan kurang memberikan informasi yang

dibutuhkan calon pelanggan dan pelanggan. Deskripsi pelayanan yang dilayani

perusahaan pun tidak cukup lengkap. Jadwal dan rute pelayanan yang dilayani

pun belum dilampirkan di dalam web. Fungsi CRM untuk pelanggan pun tidak

tampak pada website ini. Website ini hanya diperuntukkan kepada publik, tanpa

adanya halaman khusus untuk Login pelanggan.

Sedangkan untuk web yang dimiliki oleh PT. Tangguh Logistics sendiri

terlihat lebih menarik dengan fungsi-fungsi yang lebih lengkap pada halaman

home. Fungsi-fungsi tambahan dibandingkan dengan yang ada pada website

PT.Transmart Logistindo adalah pada halaman Home juga terdapat Form Login

untuk pelanggan dan juga admin. Selain itu yang lebih menarik adalah adanya

headline berita-berita terbaru dari perusahaan yang disampaikan melalui web.

106

Pada halaman muka tersebut juga ada linking ke halaman company profile,

product, news dan enquiries.

Namun yang menjadi kekurangan dari website ini adalah masih

pelacakan order yang akan dilakukan oleh pelanggan masih harus melalui

pengiriman email kepada perusahaan. Pelacakan order masih belum disediakan

di dalam menu website.

3.6 Kerangka Perumusan Strategi

Pada penjelasan dalam sub bab sebelumnya, analisis Porter menunjukkan pihak-

pihak yang memberikan pengaruh bagi PT. Starsindo. Pihak-pihak tersebut diperinci

lebih mendalam menjadi faktor dari luar (External Factor) dan faktor dari dalam

(Internal Factor) yang mempengaruhi perusahaan dan lingkungan perusahaan.

3.6.1 Matriks EFE (Evaluasi Faktor Eksternal)

Berdasarkan sumber majalah SWA yang ditulis oleh Dede (2008), harian

Kompas (2008) serta hasil wawancara dengan Manajer Freight, Manajer

Trucking dan Manajer Marketing dihasilkan variabel-variabel eksternal pada

perusahaan freight forwarding sebagai berikut:

Faktor strategi eksternal perusahaan:

• Pasar ekspor impor yang akan terus berkembang seiring dengan adanya

globalisasi. Dengan adanya globalisasi, akan memperbesar arus keluar

masuknya barang antar negara (transaksi ekspor-impor)

• Kerjasama keagenan (menjadi Shipper Own Container) dengan principal

lain. Kerjasama ini akan mampu menghasilkan keagenan tunggal di suatu

107

negara atas suatu perusahaan shipping. Dengan keagenan ini, perusahaan

dapat bertindak seolah-olah memiliki kapal sendiri dan akan mampu

melayani calon konsumen dengan lebih baik.

• Perluasan wilayah pelayanan pasar domestik yang masih luas. Dengan

luas wilayah Indonesia yang tersebar, maka adanya kesempatan untuk

melakukan perluasan wilayah pelayanan.

• Prioritas pemerintah untuk meningkatkan prioritas ekspor sebagai sumber

devisa. Dukungan pemerintah untuk senantiasa meningkatkan transaksi

ekspor dapat mendorong transaksi ekspor.

• Dengan cakupan domestik yang cukup luas melalui Branch-Branch,

adanya peluang menjadi keagenan impor. Semakin tersebarnya Branch

yang dimiliki perusahaan, maka kesempatan menjadi agen transaksi

impor menjadi semakin besar.

• Pengembangan cakupan aktivitas pelayanan. Cakupan aktivitas pelayanan

masih dapat dikembangkan dengan cukup bervariasinya jenis pelayanan

pada industri freight forwarding.

• Ketergantungan pada tujuan pelayanan tertentu. Ketergantungan yang

sangat besar pada suatu cakupan wilayah tertentu dapat menjadi ancaman

jika terjadi permasalahan pada regional tersebut.

• Pengalaman buruk calon konsumen. Pengalaman buruk yang pernah

dialami pelanggan pada industri yang menjual jasa dan pelayanan ini

akan dapat berdampak negatif yang cukup besar pada calon konsumen.

108

• Persaingan yang agresif dalam industri yang senantiasa begitu keras

terutama dalam mendapatkan calon konsumen dan memberikan nilai

tambah yang tidak dimiliki pesaing lain.

• Permasalahan krisis global yang sedang mendera hampir seluruh negara

akan cukup mempengaruhi arus transaksi ekspor dan impor diantara

negara-negara.

• Ketidakpastian kebijakan Bea Cukai yang dikeluarkan pemerintah.

Peraturan pemerintah yang cukup sering berubah akan turut membuat

perusahaan mengambil kebijakan-kebijakan tertentu

• Penggunaan dukungan IT oleh pesaing. Persaingan yang begitu keras

harus dimenangkan oleh keunggulan bersaing, dimana salah satunya

adalah melalui IT.

Berikut adalah hasil kuesioner (Lampiran 3) yang diisi oleh Managing Director

Tabel 3.1 Hasil Penilaian Bobot Dan Respon Faktor Eksternal

THREATS (T)

Peringkat

Ketergantungan pada tujuan pelayanan tertentu 2 Pengalaman buruk calon konsumen 2 Persaingan yang agresif dalam industri 3 Permasalahan krisis global 2 Ketidakpastian kebijakan Bea Cukai pemerintah 2 Penggunaan dukungan IT oleh pesaing 1

OPPORTUNITIES (O)

Peringkat

Pasar ekspor impor yang akan terus berkembang (globalisasi) 3 Kerjasama keagenan (SOC) dengan principal lain. 2 Perluasan pelayanan pasar domestik yang masih luas. 1 Prioritas pemerintah untuk mengutamakan ekspor 2 Dengan cakupan domestik yang luas, adanya peluang menjadi agen transaksi impor

4

Pengembangan cakupan aktivitas pelayanan 2

109

Tabel 3.2 Matriks EFE PT. Starsindo Logistics

Dengan total skor pembobotan (respon X bobot) adalah 2.118 menunjukkan

bahwa strategi yang dijalankan PT. Starsindo dalam merespon peluang dan ancaman

yang ada masih belum maksimal. Ancaman seperti penggunaan dukungan IT oleh

pesaing dapat menjadi contoh bagi perusahaan dalam mengurangi ancaman bagi

perusahaan melalui pemanfaatan peluang.

No Faktor Bobot Respon Bobot X

Respon O1. Pasar ekspor impor yang akan terus

berkembang (globalisasi) 0.041 3 0.123

O2. Kerjasama keagenan (SOC) dengan principal lain.

0.081 2 0.162

O3. Perluasan pelayanan pasar domestik yang masih luas.

0.069 1 0.069

O4. Prioritas pemerintah untuk mengutamakan ekspor

0.059 2 0.118

O5. Dengan cakupan domestik yang luas, adanya peluang menjadi agen transaksi impor

0.039 4 0.156

O6. Pengembangan cakupan aktivitas pelayanan

0.042 2 0.084

T1. Ketergantungan pada tujuan pelayanan tertentu

0.128 2 0.256

T2. Pengalaman buruk calon konsumen 0.128 2 0.256 T3. Persaingan yang agresif dalam industri 0.134 3 0.402 T4. Permasalahan krisis global 0.057 2 0.114 T5.

Ketidakpastian kebijakan Bea Cukai yang dikeluarkan pemerintah

0.156 2 0.312

T6. Penggunaan dukungan IT oleh pesaing 0.066 1 0.066 Total 1.0 2.118

110

3.6.2 Matriks IFE (Evaluasi Faktor Internal)

Berdasarkan hasil wawancara dengan Manajer Freight, Manajer Trucking

dan Manajer Marketing dihasilkan variabel-variabel internal pada perusahaan

freight forwarding sebagai berikut:

Faktor strategi internal perusahaan:

• Perusahaan berkembang yang mempunyai spirit akan mempengaruhi

kekuatan dan kelemahan perusahaan.

• Meningkatnya arus uang yang tersedia akan mampu membiayai

operasional perusahaan dengan lebih likuid untuk melayani pelanggan.

• Luasnya wawasan dan koneksi manajemen akan mampu mempengaruhi

jalannya strategi yang akan ditempuh oleh perusahaan terutama untuk

melayani pelanggan.

• Lokasi Branch dan sub Branch yang strategis akan mampu melayani

pelanggan dari berbagai wilayah di Indonesia.

• Mampu menjadi agen dari suatu principal shipping line (OSCL) akan

memberikan penjadwalan, biaya, dan tempat yang lebih baik.

• Memiliki pelanggan yang cukup loyal dan pemesanan yang terjadwal

sehingga tergambar tingkat loyalitas pelanggan.

• Memiliki tujuan fokus yang strategis untuk menawarkan harga yang lebih

rendah dibanding perusahaan lain yang tidak memiliki tujuan fokus

tersebut.

• Memiliki armada truk yang cukup banyak untuk melayani permintaan

pelanggan terhadap pelayanan trucking

111

• Belum terfokusnya pada anggaran pelatihan dan kesejahteraan karyawan

terutama untuk mampu melayani pelanggan dengan maksimal.

• Masih kurangnya fokus terhadap pengembangan IT untuk dapat

menyalurkan informasi kepada pelanggan.

• Belum mampu memanfaatkan penggunaan website untuk mendukung

hubungan dan penelusuran informasi lebih lanjut akan hubungan

perusahaan dengan pelanggan.

• Belum maksimalnya penyediaan informasi kepada pelanggan

• Memiliki tujuan yang kurang variatif untuk memberikan pilihan-pilihan

yang lebih luas kepada pelanggan.

112

Berikut adalah hasil kuesioner (Lampiran 3) yang diisi oleh Managing

Director perusahaan

Tabel 3.3 Hasil Penilaian Bobot Dan Respon Faktor Internal

STRENGTHS (S) Peringkat

Perusahaan berkembang yang mempunyai spirit

3

Meningkatnya arus uang yang tersedia 4 Luasnya wawasan dan koneksi manajemen 4 Lokasi Branch dan sub Branch yang strategis 3 Mampu menjadi agen dari principal OSCL 3 Memiliki pelanggan yang cukup loyal dan terjadwal pemesanannya

4

Memiliki tujuan fokus yang strategis 4 Memiliki armada truk yang cukup banyak 4

WEAKNESS (W)

Peringkat

Belum terfokusnya pada anggaran pelatihan dan kesejahteraan karyawan

2

Masih kurangnya fokus terhadap pengembangan IT

2

Belum mampu memanfaatkan penggunaan website

1

Belum maksimalnya penyediaan informasi kepada pelanggan

2

Memiliki tujuan yang kurang variatif 2

113

Tabel 3.4 Matriks IFE PT. Starsindo Logistics

Dengan total pembobotan (bobot X respon) adalah 3.162 (lebih besar

daripada 2,5) menunjukkan bahwa kekuatan perusahaan lebih dominan

pengaruhnya daripada kelemahan perusahaan. Nilai tersebut juga menyatakan

bahwa perusahaan telah cukup mampu mengatasi kelemahan yang ada melalui

kekuatan yang dimiliki.

Akan tetapi masih terdapat beberapa faktor yang sesungguhnya dapat

diperbaiki dipandang dari sisi kelemahan perusahaan, seperti masih kurangnya

fokus pengembangan IT, serta belum maksimalnya penyediaan informasi kepada

pelanggan.

No. Faktor Bobot Respon Bobot X

Respon S1. Perusahaan berkembang yang mempunyai

spirit 0.091 3 0.273

S2. Meningkatnya arus uang yang tersedia 0.052 4 0.208 S3. Luasnya wawasan dan koneksi manajemen 0.096 4 0.384 S4. Lokasi Branch dan sub Branch yang

strategis 0.062 3 0.186

S5. Mampu menjadi agen dari principal OSCL 0.113 3 0.339 S6. Memiliki pelanggan yang cukup loyal dan

terjadwal pemesanannya 0.121 4 0.484

S7. Memiliki tujuan fokus yang strategis 0.118 4 0.472 S8. Memiliki armada truk yang cukup banyak 0.091 4 0.364

W9. Belum terfokusnya pada anggaran pelatihan dan kesejahteraan karyawan

0.040 2 0.08

W10. Masih kurangnya fokus terhadap pengembangan IT

0.045 2 0.09

W11. Belum mampu memanfaatkan penggunaan website

0.062 1 0.062

W12. Belum maksimalnya penyediaan informasi kepada pelanggan

0.059 2 0.118

W13. Memiliki tujuan yang kurang variatif 0.051 2 0.102 Total 3.162

114

3.6.3 Matriks CPM (Competitive Profile Matrix)


Director perusahaan.

Tabel 3.5 Hasil Matrik CPM PT. Starsindo Logistics

No Faktor

Pengaruh PT. Starsindo Logistics

PT.Tangguh Logistics

PT.TransmartLogistindo

Peringkat Peringkat Peringkat1. Penyaluran

informasi 0.125 4 4 3

2. Kualitas pelayanan

0.1 4 4 3

3. Daya saing harga 0.125 4 2 4 4. Pengalaman

manajemen 0.125 2 3 4

5. Posisi keuangan 0.1 3 2 3 6. Kesetiaan

pelanggan 0.125 4 4 4

7. Pangsa pasar 0.75 2 2 3 8. Cakupan tujuan 0.75 3 3 3 9. Penggunaan

website 0.75 2 3 2

10. Dukungan TI 0.75 2 3 2 TOTAL 1

115

Tabel 3.6 Matriks CPM PT. Starsindo Logistics

Berdasar hasil pada matriks CPM diatas, perusahaan Starsindo memiliki nilai

CPM 3.065, diatas PT. Tangguh Logistik (3.022), namun berada dibawah PT. Transmart

Logistindo (3.1509). Point kekuatan PT. Transmart Logistindo terletak pada point

pengalaman manajemen dan pangsa pasar meski PT. Starsindo lebih baik dalam hal

penyaluran informasi dan kualitas pelayanan.

Sesungguhnya PT. Starsindo masih dapat memperbaiki keunggulan

kompetitifnya jika penggunaan website dan dukungan TI dapat dikembangkan seperti

yang dilakukan oleh PT. Tangguh. Jika hal tersebut dapat dilakukan, maka Starsindo

akan mampu menggungguli PT. Transmart Logistindo.

No Faktor Bobot PT. Starsindo Logistics

PT. Tangguh Logistics

PT.Transmart Logistindo

Respon Bobot X

Respon

Respon Bobot X

Respon

Respon Bobot X

Respon 1. Penyaluran informasi 0.125 4 0.5 4 0.5 3 0.375 2. Kualitas pelayanan 0.1 4 0.4 4 0.4 3 0.3 3. Daya saing harga 0.125 4 0.5 2 0.25 4 0.5 4. Pengalaman

manajemen 0.125 2 0.25 3 0.375 4 0.5

5. Posisi keuangan 0.1 3 0.3 2 0.2 3 0.3 6. Kesetiaan pelanggan 0.125 4 0.5 4 0.5 4 0.5 7. Pangsa pasar 0.075 2 0.15 2 0.15 3 0.22 8. Cakupan tujuan 0.075 3 0.22 3 0.22 3 0.22 9. Penggunaan website 0.075 2 0.15 3 0.22 2 0.15 10. Dukungan TI 0.075 2 0.15 3 0.22 2 0.15

Total 1 3.065 3.022 3.1509

116

3.6.4 Analisa Matrik SWOT

Untuk menganalisis ancaman dan peluang yang dihadapi perusahaan

untuk dibandingkan dengan kekuatan dan kelemahan yang dimiliki guna

merancang strategi-strategi apa yang dapat diterapkan maka digunakan analisis

SWOT dengan menggunakan tabel matrik SWOT.

Tabel 3.7 Matrik SWOT

Opportunity O1. Pasar ekspor impor yang

akan terus berkembang (globalisasi)

O2. Kerjasama keagenan (SOC) dengan principal lain.

O3. Perluasan pelayanan pasar domestik yang masih luas

O4. Prioritas pemerintah untuk mengutamakan ekspor

O5. Dengan cakupan domestik yang luas, adanya peluang menjadi agen transaksi impor

O6. Pengembangan cakupan aktivitas pelayanan

Threat T1. Ketergantungan pada

tujuan pelayanan ASEAN

T2. Pengalaman buruk calon konsumen

T3. Persaingan yang agresif dalam industri

T4. Permasalahan krisis global

T5. Ketidakpastian kebijakan Bea Cukai yang dikeluarkan pemerintah

T6. Penggunaan dukungan IT oleh pesaing

Strengths S1. Perusahaan

berkembang yang mempunyai spirit

S2. Meningkatnya arus uang yang tersedia

S3. Luasnya wawasan dan koneksi manajemen

S4. Lokasi Branch dan sub Branch yang strategis

S5. Mampu menjadi agen dari principal OSCL

SO SO1. Melakukan penetrasi

pasar untuk mendapatkan pasar baru (S4, O1)

SO2. Memperbesar peluang menjadi agen impor dalam rangka pengembangan produk pelayanan

(S1, S3, O5) SO3. Menerapkan strategi

integrasi ke belakang untuk menjalin kerjasama dengan shipping line atau rental truk (S3, S4, O2)

SO4. Melakukan integrasi ke belakang dengan

ST ST1. Menciptakan

competitive advantage berupa pelayanan dan penelusuran informasi yang maksimal untuk melakukan penetrasi pasar (S1, S3, T2, T3)

ST2. Membuka jalinan hubungan dengan shipping line diluar tujuan fokus dengan menerapkan strategi integrasi ke belakang (S3, S5, T1)

ST3. Mulai memanfaatkan

117

S6. Memiliki pelanggan yang cukup loyal dan terjadwal pemesanannya

S7. Memiliki tujuan fokus yang strategis

S8. Memiliki armada truk yang cukup banyak

membuka Branch di daerah baru untuk mengembangkan pasar baru (S2, S3, O3, O5)

teknologi informasi khususnya website untuk memenangi persaingan dalam melakukan penetrasi dan pengembangan pasar (S3, T3, T6)

Weaknesses W1. Belum terfokusnya

pada anggaran pelatihan dan kesejahteraan karyawan

W2. Masih kurangnya fokus terhadap pengembangan IT

W3. Belum mampu memanfaatkan penggunaan website

W4. Belum maksimalnya penyediaan informasi kepada pelanggan

W5. Memiliki tujuan yang kurang variatif

WO WO1. Mengembangkan

dukungan teknologi informasi untuk melakukan penetrasi potensi pasar domestik (W1, W2, O3)

WO2. Mengembangkan penyediaan informasi yang lebih baik kepada pelanggan dalam pasar yang sudah ada (penetrasi) maupun yang belum dijangkau (pengembangan) melalui website (W3, W4, O1)

WO3. Membuka peluang perluasan tujuan dalam rangka pengembangan pelayanan (W5, P1, O4)

WT WT1. Berorientasi pada

pengembangan SDM yang handal (W1, T2, T3)

WT2. Merubah kelemahan dalam TI (website) menjadi keunggulan perusahaan untuk meningkatkan penetrasi pasar (W2, W3, W4, T3, T6)

118

3.6.5 Matriks IE (Internal-Eksternal)

Tabel 3.8 Total Nilai IFE Yang Diberi Bobot

Kuat 3.0-4.0

Sedang 2.0-2.99

Lemah 1.0-1.99

Tinggi 3.0-4.0

I Tumbuh dan Kembangkan

II Tumbuh dan Kembangkan

III Jaga dan

Pertahankan Sedang 2.0-2.99

IV Tumbuh dan Kembangkan

V Jaga dan

Pertahankan

VI Tuai atau

divestasikan Rendah 1.0-1.99

VII Jaga dan

Pertahankan

VIII Tuai atau

divestasikan

IX Tuai atau

divestasikan

Data-data yang terdapat untuk menentukan posisi perusahaan pada

matriks IE adalah:

• Total nilai EFE PT. Starsindo Logistics adalah 2.118

• Total nilai IFE PT. Starsindo Logistics adalah 3.162

• Jadi daerah IV merupakan daerah yang menggambarkan posisi

perusahaan dipandang dari sisi peluang-ancaman (eksternal) dan

kekuatan-kelemahan (internal). Sehingga langkah yang harus diambil

adalah “tumbuh dan kembangkan” perusahaan seperti tampak pada tabel

3.8.

• Pada daerah tumbuh dan kembangkan, strategi yang bisa menjadi

alternatif pilihan adalah strategi intensif (penetrasi pasar, pengembangan

pasar, pengembangan produk) dan strategi integratif (integrasi ke

belakang, integrasi ke depan dan integrasi horizontal).

Total Nilai EFE Yang Diberi Bobot

119

3.6.6 Matriks SPACE



Tabel 3.9 Matriks SPACE

Kekuatan Keuangan (Financial Strength-FS) Peringkat - Modal Kerja +4 - Tingkat pengembalian modal +3 - Peningkatan laba bersih +3

+10Kekuatan Industri (Industrial Strength-IS) - Tingkat pelayanan +3 - Sistem manajemen +3 - Tenaga kerja +3 - Kerjasama keagenan +4

+13Stabilitas Lingkungan (Environmental Stability-ES) - Dampak krisis global -4 - Ketidakpastian kebijakan pemerintah -3 - Kondisi perekonomian Indonesia yang semakin membaik -1

-8Keunggulan Kompetitif (Competitive Advantage-CA) - Kualitas pelayanan diiringi daya saing harga -2 - Cakupan tujuan -3 - Kesetiaan pelanggan -3

-8

Kesimpulan:

• Rata-rata Kekuatan Keuangan (FS) : +10: 3 = +3.33

• Rata-rata Kekuatan Industri (IS) : +13: 4 = +3.25

• Rata-rata Stabilitas Lingkungan (ES): -8 :3 = -.2.67

• Rata-rata Keunggulan Kompetitif (CA): -8:3 = -.2.67

• Koordinat vektor arah sumbu x: (IS) + (CA) = (+3.25) + (-2.67) = +0.58

• Koordinat vektor arah sumbu y: (FS) + (ES) = (+3.33) + (-2.67) = +0.66

120

• Titik koordinat (+0.58, +0.66) membuktikan bahwa PT. Starsindo

Logistics berada dalam lingkungan perusahaan yang telah memiliki

keunggulan kompetitif dalam industri yang berkembang dan karenanya

berada pada kuadran Agresif.

• Posisi pada kuadran agresif ini menggunakan kekuatan internal untuk

memanfaatkan peluang eksternal, mengatasi kelemahan internal,

menghindari ancaman eksternal

• Semua strategi dapat menjadi pilihan dan digunakan, hanya bergantung

pada kondisi perusahaan untuk memilih strategi yang tepat dan orientasi

dan kemampuan perusahaan. Seperti melakukan strategi pengembangan

aliran informasi dan layanan, maupun strategi integrasi ke belakang

maupun ke depan.

FS

Konservatif: Agresif:

Intensif Diversifikasi Integrasi

CA IS

Defensif Bersaing:

ES

Gambar 3.6 Matriks SPACE

121

3.6.7 Matriks Strategi Besar (Grand Strategy)

Berdasarkan data harian Kompas (2008), secara kumulatif Januari-

Desember tahun 2005 tingkat eskpor telah meningkat 19,53 persen dibanding

periode yang sama tahun 2004. Sementara itu, untuk bulan Desember 2005 saja

peningkatannya 18,51 persen dibanding bulan November 2005 dari US$ 6,8

miliar menjadi US$ 8,08 miliar.

Tingkat pertumbuhan ekspor pada tahun 2006 meningkat 11,11 persen

terhadap periode yang sama tahun 2005. Sedangkan nilai ekspor Indonesia 2007

adalah US$ 113,99 miliar, meningkat 13,09 persen dibanding periode yang sama

tahun 2006. Tahun lalu, ekspor non migas sebesar US$ 91,94 miliar atau

meningkat 15,51 persen. Ekspor pertanian sendiri naik 17,01 persen, sektor

industri 16,76 persen dan sektor tambang dan hasil lainya 7,81 persen

dibandingkan 2006.

Sementara itu impor selama periode Januari-Desember 2007 adalah US$

74,40 miliar. Angka ini meningkat 21,84 persen dibandingkan 2006. Berdasarkan

data pertumbuhan pasar ekspor-impor diatas dan ditambah dengan hasil

wawancara pada Lampiran I dan hasil analisa CPM dimana posisi kompetitif PT.

Starsindo berada pada indeks 3,065, maka dapat diambil kesimpulan posisi

kompetitif perusahaan berada pada posisi yang cukup kuat dan dalam posisi

pertumbuhan pasar yang tinggi.

122

Posisi kompetitif

yang kuat

Oleh karenanya PT. Starsindo berada pada kuadran I seperti tampak pada

gambar dibawah ini.

Pertumbuhan pasar yang tinggi

Kuadran II Kuadran I 1. Pengembangan pasar 2. Penetrasi pasar 3. Pengembangan produk 4. Integrasi ke depan 5. Integrasi ke belakang 6. Integrasi horizontal 7. Diversifikasi konsentrik

Kuadran III Kuadran IV

Pertumbuhan pasar yang rendah

Gambar 3.7 Matriks Grand Strategy

PT. Starsindo Logistics berada pada posisi pertumbuhan pasar yang kuat

dan juga posisi kompetitif yang kuat. Oleh karena hal-hal tersebut, perusahaan

berada pada posisi kuadran I. Sehingga strategi yang sesuai adalah

pengembangan pasar, penetrasi pasar, pengembangan produk, integrasi ke depan,

integrasi ke belakang, integrasi horizontal atau, diversifikasi konsentrik

Posisi kompetitif

yang lemah

123

3.6.8 Analisa Strategi Tahap Pencocokkan

Tahap pencocokkan berfokus pada penciptaan alternatif strategi yang

layak dengan mencocokkan faktor eksternal dan internal kunci. Masing-masing

matriks memiliki hasil analisa strategi yang layak, bukan untuk memilih strategi

yang terbaik, seperti dijabarkan berikut:

• Matriks SWOT

Matriks ini merupakan alat untuk mencocokkan yang penting

dalam membantu manajer mengembangkan empat strategi: SO, WO, ST,

WT.

Hasil analisa strategi pada matriks SWOT menghasilkan strategi

penetrasi pasar, pengembangan pasar, pengembangan produk pelayanan,

strategi integrasi ke belakang serta strategi integrasi ke depan.

• Matriks IE

Pada analisa matriks IE, perusahaan berada pada kuadran IV yang

berarti langkah yang tepat untuk dilakukan adalah “Tumbuh dan

Kembangkan”. Strategi yang bisa menjadi pertimbangan adalah strategi

intensif (penetrasi pasar, pengembangan pasar, pengembangan produk)

dan strategi integratif (integrasi ke belakang, integrasi ke depan dan

integrasi horizontal).

• Matriks SPACE

Matriks SPACE mengindikasikan apakah strategi yang agresif,

konservatif, defensif atau kompetitif yang paling cocok. Posisi

perusahaan pada kuadran agresif ini menggunakan kekuatan internal

124

untuk memanfaatkan peluang eksternal, mengatasi kelemahan internal,

menghindari ancaman eksternal.

Semua strategi dapat menjadi pilihan dan digunakan, hanya

bergantung pada kondisi perusahaan untuk memilih strategi yang tepat

berdasarkan orientasi dan kemampuan perusahaan.

• Matriks Grand Strategy

Matriks Grand Strategy didasarkan pada dimensi posisi

kompetitif dan pertumbuhan pasar. Strategi yang sesuai untuk

dipertimbangkan PT. Starsindo terdapat pada urutan daya tariknya dalam

masing-masing kuadran.

Berdasarkan analisa, perusahaan berada pada posisi kuadran I.

Strategi yang sesuai adalah pengembangan pasar, penetrasi pasar,

pengembangan produk, integrasi ke depan, integrasi ke belakang,

integrasi horizontal atau, diversifikasi konsentrik. Tidaklah bijak untuk

perusahaan jika bergerak terlalu jauh dari keunggulan kompetitif.

Alternatif strategi yang layak dalam menjadi pertimbangan perusahaan

setelah melalui tahap pencocokkan adalah:

1. Strategi Intensif

a. Pengembangan pasar

Dapat dilakukan dengan membuka Branch dalam melakukan

pemasaran dan penjualan di daerah yang potensial. Namun strategi ini

hanya dapat dilakukan apabila perusahaan sudah benar-benar sanggup

melayani peningkatan yang bertambah dan bervariasi.

125

Pengembangan pasar juga hanya dapat dilakukan bila perusahaan

sudah siap memberikan pelayanan dan menjalin relasi dengan pasar

(konsumen) dengan baik termasuk dalam penyediaan aliran informasi

khususnya melalui website.

b. Penetrasi pasar

Dapat dilakukan dengan mempromosikan eksistensi perusahaan

secara gencar baik melalui media website maupun pemasangan iklan di

media terkait atau dengan menambah tenaga penjualan dalam

mendapatkan calon-calon pelanggan. Melalui strategi pentrasi pasar ini,

Starsindo akan dapat membuktikan eksistensinya dengan menerobos

memasuki pasar-pasar yang selama ini belum dijamah.

Manfaat lain dari strategi penetrasi adalah meningkatkan

frekuensi pesanan pada pelanggan yang sama.

2. Strategi Integrasi

a. Integrasi ke depan

Langkah yang dapat dilakukan oleh perusahaan dalam menempuh

strategi ini adalah melakukan pembukaan sub-Branch, yang hanya

menjadi agen penjualan dan pemasaran, seperti yang ada di Cikarang.

b. Integrasi ke belakang

Langkah yang dapat ditempuh untuk menjalani strategi integrasi

ke belakang adalah melakukan pencarian alternatif perusahaan shipping

dan rental truk. Tujuannya adalah agar dapat memberikan pilihan harga

dan mengurangi ketergantungan perusahaan terhadap perusahaan tertentu.

126

3.6.9 Matriks QSPM

QSPM merupakan alat yang memungkinkan penyusun strategi untuk

mengevaluasi alternatif strategi secara objektif, berdasarkan faktor keberhasilan

kunci internal dan eksternal yang telah diidentifikasi sebelumnya.

Keunggulan QSPM adalah bahwa kumpulan strategi dapat dievaluasi

secara bertahap atau bersama-sama. Keunggulan lainnya adalah QSPM

membutuhkan penyusun strategi untuk menginterpretasikan faktor internal dan

eksternal yang relevan ke dalam proses keputusan.

Tidak semua dari alternatif strategi di atas harus menjadi dasar

pertimbangan pada tahap keputusan (QSPM). Setelah dilakukan perbandingan

kebaikan dan keburukan masing-masing strategi seperti dijelaskan diatas, maka

strategi yang dapat dipertimbangkan untuk dipilih adalah: Pengembangan pasar,

penetrasi pasar, integrasi ke depan, integrasi ke belakang,

• AS = Attractiveness Score (Nilai daya tarik)

• TAS = Total Attractiveness Score (Total Nilai daya tarik)

• AS diberi nilai antara 1 sampai 4 yaitu 1 = tidak menarik, 2 =

agak menarik, 3 = cukup menarik, 4 = sangat menarik.



127

Tabel 3.10 Tabel QSPM

Faktor Kunci

Bobot Alternatif Strategi

Pengembangan Pasar

Penetrasi Pasar

Integrasi Ke Belakang

Integrasi Ke Depan

AS TAS AS TAS AS TAS AS TAS Peluang: 1. Pasar ekspor impor yang akan

terus berkembang (globalisasi) 0.1200 3 0.36 4 0.48 4 0.48 4 0.48

2. Kerjasama keagenan (SOC) dengan principal lain.

0.0732 3 0.22 3 0.22 4 0.29 2 0.15

3. Perluasan pelayanan pasar domestik yang masih luas.

0.0488 4 0.20 4 0.20 3 0.15 4 0.20

4. Prioritas pemerintah untuk mengutamakan ekspor

0.0976 - - - - - - - -

5. Dengan cakupan domestik yang luas, adanya peluang menjadi agen transaksi impor

0.0244 4 0.10 4 0.10 4 0.10 4 0.10

6. Pengembangan cakupan aktivitas pelayanan

0.1220 - - - - - - - -

Ancaman:

1. Ketergantungan pada tujuan pelayanan ASEAN

0.0732 - - - -

2. Pengalaman buruk calon konsumen

0.0488 2 0.10 3 0.15 3 0.15 3 0.15

3. Persaingan yang agresif dalam industri

0.0976 3 0.29 3 0.29 3 0.29 3 0.29

4. Permasalahan krisis global 0.0976 - - - - 5. Ketidakpastian kebijakan Bea

Cukai yang dikeluarkan pemerintah

0.0976 - - - -

6. Penggunaan dukungan IT oleh pesaing

0.0976 4 0.39 4 0.39 1 0.09 3 0.29

1 Kekuatan: 1. Perusahaan berkembang yang mempunyai spirit

0.06 3 0.18 3 0.18 3 0.18 3 0.18

2. Meningkatnya arus uang yang tersedia

0.08 - - - -

3. Luasnya wawasan dan koneksi manajemen

0.10 3 0.30 3 0.30 3 0.30 3 0.30

4. Lokasi Branch dan sub Branch yang strategis

0.08 4 0.32 3 0.24 3 0.24 3 0.24

5. Mampu menjadi agen dari principal OSCL

0.06 - - - -

6. Memiliki pelanggan yang cukup loyal dan terjadwal pemesanannya

0.10 2 0.20 3 0.30 2 0.20 2 0.20

7. Memiliki tujuan fokus yang strategis

0.10 - - - -

8. Memiliki armada truk yang cukup banyak

0.10 3 0.30 3 0.30 3 0.30 3 0.30

Kelemahan: 1. Belum terfokusnya pada

anggaran pelatihan dan kesejahteraan karyawan

0.06 - - - -

128

2. Masih kurangnya fokus terhadap pengembangan IT

0.06 3 0.18 3 0.18 2 0.12 2 0.12

3. Belum mampu memanfaatkan penggunaan website

0.06 4 0.24 4 0.24 1 0.06 3 0.18

4. Belum maksimalnya penyediaan informasi kepada pelanggan

0.10 4 0.40 4 0.40 1 0.10 2 0.20

5. Memiliki tujuan yang kurang variatif

0.04 - - - -

1 3.78 3.97 3.15 3.38

Dari hasil diatas, maka urutan pemilihan strategi yang paling tepat adalah:

1. Penetrasi pasar

2. Pengembangan pasar

3. Integrasi ke belakang

4. Integrasi ke depan

3.6.10 Analisis CSF (Critical Success Factor)

Sesuai dengan visi dari PT. Starsindo Logistics adalah ”Menjadi partner

utama sebagai perusahaan freight forwarding specialist yang memiliki

komitmen, konsistensi serta terpercaya dalam cakupan domestik.” Visi tersebut

dirumuskan di dalam misi PT. Starsindo yaitu berupa:

• Memenuhi kebutuhan logistik global yang luas dengan diiringi pelayanan

yang optimum.

• Mengembangkan sumber daya manusia sebagai aset penting dalam setiap

proses kerja.

• Memiliki hubungan sinergi yang erat dengan klien, agen dan carrier.

Perumusan misi tersebut akan diselaraskan dengan keempat strategi

diatas yang diiringi oleh aspek CSF (Critical Success Factor).

129

CSF yang menjadi point kritis yang akan menentukan keberhasilan

strategi diatas masing-masing adalah:

1. Penetrasi pasar

CSF: Pelayanan penyaluran informasi

Pelayanan yang bisa diberikan tidak hanya selama pengajuan permintaan

pelayanan (pre-ordering) dan pemenuhan pesanan (order-processing) saja,

melainkan juga hingga setelah berakhirnya pelayanan (post-ordering).

Penetrasi pasar dapat dilakukan dengan mempromosikan jenis pelayanan

dan rute yang ada dengan gencar dan juga dapat dilakukan dengan meningkatkan

pelayanan terhadap pelanggan.

Untuk memaksimalkan langkah strategis tersebut dapat memanfaatkan

web CRM. Karena melalui langkah pemasaran itulah dapat dilakukan penetrasi

ke dalam pasar yang sudah ada.

2. Pengembangan pasar

CSF: Pengenalan Eksistensi Perusahaan

Pengembangan pasar merupakan tindakan dalam memasuki pasar yang

baru yang belum pernah dimasuki sebelumnya. Untuk memasuki pasar tersebut

pertama-tama harus melakukan branding perusahaan dan salah satu metodenya

adalah dengan memanfaatkan web e-CRM. Web tersebut juga dapat digunakan

untuk menyalurkan informasi kepada pelanggan yang tersebar di wilayah-

wilayah lain diluar jangkauan Branch dan sub Branch perusahaan.

130

3. Integrasi ke belakang

CSF: Koneksi

Strategi integrasi ke belakang dapat dilakukan oleh perusahaan dalam

memperoleh pilihan-pilihan terbaik yang lebih banyak untuk menggunakan jasa

perusahaan Shipping maupun rental truk. Dengan memiliki pilihan-pilihan yang

lebih banyak, maka perusahaan dapat meminimalkan ancaman akan

ketergantungan pada pihak-pihak tertentu.

Memiliki koneksi dan jaringan yang luas merupakan faktor kritis bagi

perusahaan. Jika perusahaan dapat memiliki jaringan di luar negeri yang semakin

banyak maka akan dapat meminimalkan biaya untuk bersaing dan memberikan

tujuan pelayanan yang lebih banyak kepada pelanggan.

3. Integrasi ke depan

CSF: Kemampuan Manajemen

Integrasi ke depan dapat dilakukan sebagai langkah strategi alternatif bagi

PT. Starsindo untuk melakukan pengembangan jangkauan wilayah melalui

pembukaan Branch maupun sub Branch. Dengan demikian, kemampuan

perusahaan dalam melayani pelanggan yang berada di wilayah-wilayah tersebut

menjadi lebih baik. Integrasi ke depan harus diawali dengan pengamatan wilayah

mana yang tepat untuk dilakukan pembukaan Branch dan sub Branch. Untuk

melakukan integrasi ke depan tersebut sangat dibutuhkan langkah manajerial

yang tepat.

131

3.6 Identifikasi Masalah dan Analisa Kebutuhan Sistem

3.6.1 Analisa Kuesioner

Analisa ini digunakan untuk mengetahui perlu atau tidaknya penerapan

aplikasi CRM berbasis web pada PT. Starsindo Logistics. Kuesioner ini

diberikan kepada 23 orang karyawan maupun manajer perusahaan yang terdiri

atas divisi marketing dan sales serta divisi customer service. Total jumlah

responden tersebut merupakan total populasi dari divisi marketing sales dan

customer service.

1. Permasalahan apakah yang paling sering muncul terkait dengan pelayanan

perusahaan kepada pelanggan?

a. Keluhan akan informasi order

b. Keluhan akan harga

c. Keluhan akan pelayanan

d. Keluhan akan keakuratan

Tabel 3.11 Hasil Analisa Pertanyaan Kuesioner No.1

Gambar 3.8 Diagram Kuesioner No.1

A B C D 11 4 5 3

1148%

417%

522%

313%

Komplain akaninformasi statusorderKomplain akanharga

Komplain akanpelayanan

Komplain akankeakuratan

132

Dari hasil analisa pertanyan no.1, dapat disimpulkan bahwa mayoritas keluhan

yang dilakukan pelanggan adalah mengenai informasi status order.

2. Bagaimana cara penyampaian keluhan pelanggan kepada perusahaan?

a. Melalui telepon

b. Melalui e-mail

c. Melalui tatap muka

d. Melalui surat atau fax



Dari hasil analisa pertanyan no.2, dapat disimpulkan bahwa mayoritas cara

penyampain keluhan yang dilakukan pelanggan adalah melalui email.

3. Seberapa seringkah terjadi kesulitan dalam menghubungi perusahaan dari sisi

pelanggan?

a. Setiap saat

b. Cukup sering

c. Sesekali

d. Tidak pernah

A B C D 3 12 5 3

313%

1252%

522%

313%

TeleponEmailTatap mukaSurat atau fax

133


A B C D 1 15 9 3


Dari hasil analisa pertanyan no.3, dapat disimpulkan bahwa cukup sering terjadi

kesulitan dalam mengubungi perusahaan.

4. Seberapa sering anda melakukan respon atas keluhan pelanggan yang dikirimkan

melalui media telekomunikasi digital seperti email atau fax?

a. Sangat sering

b. Cukup sering

c. Agak jarang

d. Sangat jarang


A B C D 5 18 9 1


14%

1553%

932%

311%

Setiap SaatCukup SeringSesekaliTidak Pernah

515%

1855%

927%

13%

Sangat seringCukup seringAgak jarangSangat jarang

134

Dari hasil analisa pertanyan no.4, dapat disimpulkan bahwa mayoritas cara

penyampain keluhan yang dilakukan pelanggan adalah melalui email.

5. Berapa seringkah pelanggan yang sama menghubungi perusahaan untuk

menanyakan informasi suatu order di dalam hari yang sama?

a. Tidak pernah

b. 1-3 kali per hari

c. 4-7 kali per hari

d. Lebih dari 8 kali per hari


A B C D 3 14 5 1


Dari hasil analisa pertanyan no.5, dapat disimpulkan bahwa terdapat lebih dari 18

responden yang menyatakan bahwa keluhan pelanggan di hari yang sama bisa

mencapai 1-3 kali.

313%

1461%

522%

14%

Tidak pernah1-3 kali4-7 kali>8

135

6. Wadah seperti apa yang dapat menjadi media komunikasi dengan pelanggan?

a. Website

b. Automatic Fax

c. SMS

d. Email


A B C D 11 3 2 7


Dari hasil analisa pertanyan no.6, dapat disimpulkan bahwa website dan email

menjadi wadah komunikasi terfavorit.

7. Seberapa setujukah anda bahwa perusahaan membutuhkan website sebagai

sarana untuk mempermudah dalam melakukan pelayanan kepada pelanggan?

a. Sangat setuju

b. Setuju

c. Agak kurang setuju

d. Sangat tidak setuju

1148%

313%

730%

29%

WebsiteFaxSMS Email

136



Dari hasil analisa pertanyaan no.7, dapat disimpulkan bahwa website dapat

mempermudah komunikasi dengan pelanggan.

8. Seberapa seringkah pelanggan anda menggunakan teknologi informasti seperti

Internet, Email untuk berkomunikasi dengan perusahaan?

a. Sangat sering

b. Cukup sering

c. Agak jarang

d. Sangat jarang



A B C D 16 4 2 1

A B C D 8 6 4 4

1670%

417%

29%

14% Sangat setuju

Setuju

Agak tidak setuju

Sangat tidaksetuju

837%

627%

418%

418%

Sangat seringCukup seringAgak jarangSangat jarang

137

Dari hasil analisa pertanyaan no.8, dapat disimpulkan bahwa cukup sering

pelanggan berkomunikasi melalui dunia maya.

9. Berapa harikah waktu yang ideal dalam merespon keluhan maupun saran?

a. 1 hari

b. 2 hari

c. 3 hari

d. 4 hari



Dari hasil analisa pertanyaan no.9, dapat disimpulkan bahwa dua hari merupakan

waktu yang ideal sebagai rentang waktu dalam berkomunikasi.

10. Jenis pelayanan manakah yang anda rasa paling bermanfaat bagi pelanggan?

a. Penyediaan status order

b. Penyediaan jadwal pelayanan

c. Penyediaan transaksi pemesanan online

d. Penyediaan informasi history order pelanggan

A B C D 2 10 7 4

29%

1044%7

30%

417%

1 hari 2 hari3 hari4 hari

138


A B C D 12 4 1 6


Dari hasil analisa pertanyaan no.10, dapat disimpulkan bahwa penyediaan status

order merupakan hal yang paling dibutuhkan

3.6.2 Permasalahan

Melalui analisa wawancara, kuesioner dan survei serta melalui

pendekatan analisa strategi, maka diperoleh aspek-aspek yang perlu diperbaiki

terhadap sistem yang telah berjalan di PT. Starsindo. Permasalahan lainnya yang

teridentifikasi adalah:

• Belum digunakannya website sebagai sarana dalam pemasaran brand dan

eksistensi perusahaan serta dalam mendukung pelayanan kepada

pelanggan yang lebih baik. Oleh karena belum dimanfaatkannya website

perusahaan, maka website yang sudah ada saat ini hanya seperti brosur.

• Masih kurang dan lambatnya informasi yang diberikan ke pelanggan

mengenai waktu keberangkatan truk dari depo menuju ke gudang

pelanggan serta waktu pengangkutan barang pelanggan ke shipping line.

1253%

417%

14%

626%

Status Order

JadwalPelayananPemesananOnlineHistory Order

139

Hal inilah yang menjadi informasi yang paling dibutuhkan oleh

pelanggan.

• Sistem Customer Relationship Management (CRM) yang ada di

perusahaan belum benar-benar dijalankan secara maksimal sehingga

pelaksanaannya masih dapat digunakan secara lebih maksimal.

• Kekurangan informasi yang jelas, mudah dan lengkap mengenai schedule

pelayanan yang bisa menjadi pilihan bagi pelanggan.

• Kesulitan pelanggan dalam melihat daftar riwayat penggunaan pelayanan

yang telah dipesan pelanggan berikut status pelayanan dan

administrasinya.

3.6.3 Usulan Pemecahan Masalah

Setelah mengidentifikasikan permasalahan-permasalahan yang didapat

dari analisis sistem berjalan dan analisis industri melalui matriks QSPM didapat

bahwa strategi perusahaan yang paling cocok adalah pengembangan produk

pelayanan dan pengembangan pasar.

Seiring dengan strategi tersebut, kelengkapan dan kemudahan akan akses

terhadap informasi menjadi kebutuhan yang harus dikembangkan melalui

pemanfaatan website e-CRM yang menyediakan fasilitas:

• Dapat menyediakan informasi yang up-to-date dan dapat diakses, oleh

pelanggan secara real-time Penyediaan Informasi berupa schedule, rute

pelayanan, history transaksi berikut status pelayanan dan administrasi

menjadi kebutuhan-kebutuhan atas informasi pada diri pelanggan.

140

• Memperkenalkan PT. Starsindo melalui media web dan pelayanannya.

Dengan sering timbulnya pertanyaan pelanggan kepada Customer Service

mengenai waktu keberangkatan truk dari depo dan waktu pengangkutan

barang pelanggan ke shipping line, maka permasalahan tersebut akan

dapat teratasi dengan adanya tracking access.

• Melalui Web ini juga disediakan sarana contact center yang mampu

menampung aspirasi, keluhan dan komentar pelanggan terhadap

perusahaan.

• Diharapkan dengan adanya pengembangan website ini, selain dapat

mendukung aliran informasi kepada pelanggan, pada akhirnya akan

membentuk hubungan yang lebih baik dengan pelanggan.

BAB 3 ANALISIS SISTEM YANG SEDANG BERJALAN 3.1 …thesis.binus.ac.id/Doc/Bab3/2009-1-00368-MNSI bab...

Documents

Transcript of BAB 3 ANALISIS SISTEM YANG SEDANG BERJALAN 3.1 …thesis.binus.ac.id/Doc/Bab3/2009-1-00368-MNSI bab...