Post on 19-Oct-2020
Laporan Akhir Tahun 2009
Direktorat Komunikasi dan Sistem Informasi (DKSI) - IPB
Hal 10
BAB 3 Pembahasan Pelaksanaan Program
3.1. Program DKSI untuk Bidang Pendidikan dan Kemahasiswaan
Pengembangan sistem informasi dilakukan sesuai dengan kebutuhan yang disampaikan oleh
unit kerja yang mengelola sistem informasi tersebut serta perbaikan-perbaikan secara
internal untuk meningkatkan kualitas sistem informasi tersebut. Pada tahun 2009 ini
beberapa sistem informasi yang dikembangkan antara lain :
SIMAK Mayor Minor S1 telah dilakukan perbaikan sistem informasi serta penyesuaian
modul yang berkaitan dengan perubahan pada sistem KRS online. Perubahan tersebut
di ataranya adalah perbaikan modul daftar hadir, UTS, UAS, upload nilai dari
departemen. Penambahan modul wisuda yang menyangkut bentuk transkrip, ijazah,
inputan data SKL, serta sistem evaluasi kelulusan mahasiswa mayor minor dengan
aturan bahwa IPK matakuliah mayor, interdepartemen, dan minor masing-masing harus
lebih besar atau sama dengan 2.0 pada skala 0-4.
KRS Online telah dilakukan perbaikan sistem serta penambahan modul disesuaikan
dengan kebutuhan. Perbaikan pada sistem KRS online adalah dengan mengubah sistem
pengambilan matakuliah dimana dipisahkan antara Kuliah dan Praktikum. Pemisahan
pengambilan kuliah dan praktikum ini berdampak signifikan pada berkurangnya
bentrokan waktu kuliah dan praktikum bagi mahasiswa, sehingga perubahan pada KRS-
B tidak banyak dilakukan oleh mahasiswa dibandingkan dengan perubahan KRS-B pada
semester-semester sebelumnya. Penambahan modul dilakukan pada pemasukan data
jadwal kuliah. Jadwal kuliah pada semester ganjil tahun akademik 2009/2010 ini
selain menentukan ruangan dan waktu kuliah/praktikum untuk setiap matakuliah, juga
menentukan kapasitas mayor, interdepartemen, minor, dan suporting course untuk
setiap kelas paralel. Sumber data jadwal ini adalah mengacu pada semester
Laporan Akhir Tahun 2009
Direktorat Komunikasi dan Sistem Informasi (DKSI) - IPB
Hal 11
sebelumnya dan kemudian diperbaiki oleh masing-masing departemen pengampu
matakuliah tersebut. Dengan data seperti ini, maka baik departemen maupun
mahasiswa yang akan mengambil matakuliah ini telah mengetahui sejak awal kapasitas
tampung untuk masing-masing jadwal matakuliah tersebut. Untuk menjalankan KRS
Online harus menggunakan program browser yang telah ter-install seperti Internet
Explorer (IE), Mozilla Firefox, Opera, dan lain-lain dengan menuliskan alamat
http://krs.ipb.ac.id.
SIMAK SPs IPB Dengan telah selesainya dilakukan perbaikan-perbaikan pada SIMAK SPs
IPB sesuai masukan yang diterima dari pengguna, maka pada akhir tahun 2009 sudah
dapat dioperasionalkan. Perbaikan yang telah dilakukan pada sistem ini antara lain :
beberapa query untuk kebutuhan report, report berupa transkrip, penambahan form
input/edit/data Rencana Penelitian dan form Biaya Mata Kuliah, serta perbaikan script
dari bug-bug yang didapatkan pada waktu ujicoba.
SIMSPP telah digunakan dan dikelola oleh Direktorat Keuangan. Dengan SIMSPP
pengelolaan SPP mahasiswa, khususnya mahasiswa Strata-1 dapat terpantau mulai
sejak pembayaran biaya perkuliahan pertama kali hingga semeser akhir pembayaran
SPP. Dana SPP ini dengan SIMSPP dapat diketahui porsi penyalurannya baik untuk
departemen, fakultas maupun rektorat. Bagi mahasiswa aktif, rincian SPP yang telah
dibayar dapat dilihat pada krs online pada alamat http://krs.ipb.ac.id.
SIMSDM : SIMPEG, DUPAK, Kinerja dikelola oleh Direktorat Sumberdaya Manusia. Pada
tahun 2009, pada sistem informasi SIMPEG telah dilakukan perubahan berkenaan
dengan perubahan NIP. Perubahan NIP dari sembilan dijit menjadi 18 dijit,
menyebabkan perlunya perubahan pada struktur data. Begitu pula perubahan struktur
organisasi IPB sesuai dengan Surat Keputusan MWA Nomor 77/MWA-IPB/2008, yang
menyebabkan perlunya menata kembali data unit kerja menyesuaikan pada perubahan
tsb. Perubahan kode unit kerja menyebabkan pula mutasi pegawai dari unit lama ke
unit baru. Untuk menjalankan SIMPEG, maka harus dilakukan proses instalasi SIMPEG
pada komputer yang akan digunakan.
Laporan Akhir Tahun 2009
Direktorat Komunikasi dan Sistem Informasi (DKSI) - IPB
Hal 12
Perubahan NIP dan struktur organisasi IPB juga berdampak pada sistem informasi
DUPAK. Perubahan ini telah selesai dilakukan, sehingga DUPAK kembali dapat
dioperasionalkan. Untuk menjalankan DUPAK harus menggunakan program browser
yang telah ter-install seperti Internet Explorer (IE), Mozilla Firefox, Opera, dll. dengan
menuliskan alamat http://dupak.ipb.ac.id/dupak.aspx.
Demikian juga dampak dari perubahan NIP dan unit kerja berpengaruh terhadap sistem
Kinerja. Perubahan ini sekaligus kami jadikan momentun untuk migrasi terhadap sistem
Kinerja dari sistem berbasis desktop menjadi sistem berbasis web. Untuk menjalankan
Sistem Kinerja harus menggunakan program browser yang telah ter-install seperti
Internet Explorer (IE), Mozilla Firefox, Opera, dll. dengan menuliskan alamat
http://sdm.ipb.ac.id:8080/kinerja.
SIMBSC (Balanced Score Card) dikelola oleh Institut Pertanian Bogor dalam hal ini
oleh Direktorat Perencanaan dan Pengembangan, bertujuan untuk membantu pimpinan
IPB mendapatkan informasi mengenai capaian, kualitas, kendala dalam melaksanakan
kegiatan-kegiatan yang telah direncanakannya sesuai dengan yang tertuang dalam
Rencana Kerja Unit Kerja masing-masing. Pada tahun 2009, SIMBSC belum optimal
pengoperasiannya. Untuk menjalankan Sistem Kinerja harus menggunakan program
browser yang telah ter-install seperti Internet Explorer (IE), Mozilla Firefox, Opera,
dll, dengan menuliskan alamat http://ipb.ac.id/bsc.
SIMAP Sistem Manajemen Agenda Pimpinan dikelola oleh IPB sebagai bentuk dukungan
terhadap segenap pimpinan IPB dalam mengelola agenda kegiatannya. Diharapkan
dengan SIMAP ini agenda pimpinan IPB dapat dikelola dengan baik, sehingga kegiatan
pimpinan IPB dapat saling diketahui oleh satu sama lain pimpinan IPB sendiri dan
apabila akan membuat jadwal pertemuan (rapat, dll) dapat dengan mudah diketahui
waktu yang tepat untuk pelaksanaan pertemuan tersebut. Selain itu bentrok agenda
pun dapat diminimalisasi kejadiannya, setidaknya dapat diantisipasi bila memang
agenda yang bentrok tersebut tidak dapat dihindari. Staf sekretariat juga dapat
dengan mudah mengetahui agenda pimpinannya, baik agenda yang lalu, agenda hari
ini, maupun agenda ke depan. Untuk menjalankan SIMAP harus menggunakan program
Laporan Akhir Tahun 2009
Direktorat Komunikasi dan Sistem Informasi (DKSI) - IPB
Hal 13
browser yang telah ter-install seperti Internet Explorer (IE), Mozilla Firefox, Opera, dll.
dengan menuliskan alamat http://smap.ipb.ac.id.
KMS (Knowledge Management System) adalah program strategis yang dapat
menghimpun pengetahuan dan sebagai tempat repositori pengetahuan dari dosen,
pegawai, unit kerja, serta stake holder IPB lainnya berupa karya ilmiah, skripsi, thesis,
disertasi, dokumen-dokumen kegiatan, serta pengetahuan atau dokumen lainnya yang
berguna baik bagi IPB maupun pihak eksternal. Kegiatan KMS pada tahun 2009 selain
diarahkan pada upaya memperkaya pengetahuan yang tersimpan dalam database KSM,
juga dilakukan perbaikan pada antarmuka (GUI) KMS dan kemudahan akses informasi
dari KMS. Diharapkan dengan upaya ini akan meningkatkan jumlah pengakses KMS baik
untuk mengisi konten maupun yang mencari informasi. Untuk menjalankan KMS harus
menggunakan program browser yang telah ter-install seperti Internet Explorer (IE),
Mozilla Firefox, Opera, dll. dengan menuliskan alamat http://kms.ipb.ac.id/.
SIM Kliping
SIM Kliping adalah program yang dapat menghimpun kumpulan berita yang terkait
dengan aktivitas institusi IPB dan sebagai tempat repositori dokumen yang berupa
format pdf maupun image. Dengan tersedianya SIM Kliping maka dokumen yang sudah
tersimpan dapat dengan mudah untuk dicari kembali berdasarkan kata kunci pecarian,
berdasarkan tanggal disimpan, maupun berdasarkan sumber beritanya. Untuk
menjalankan SIM Kliping harus menggunakan program browser yang telah ter-install
seperti Internet Explorer (IE), Mozilla Firefox, Opera, dll. dengan menuliskan alamat
http://hosting.ipb.ac.id/~jurnal/kliping/.
SIM Journal Online
IPB Integrated Journal System (IIJS) merupakan program manajemen jurnal IPB yang
akan memfasilitasi pengiriman, pemantauan, pengeditan, penerbitan, dan langganan
jurnal secara elektronik. Tahun 2009 telah dikembangkan sistem manajemen Jurnal
Online di alamat http://journal.ipb.ac.id/ dan Jurnal Hayati (Hayati Biosciences
Journal) yang telah mendapat akreditasi A sebagai pilot project. Dalam sistem IIJS,
pengguna terbagi ke dalam 4 kategori, yaitu:
Laporan Akhir Tahun 2009
Direktorat Komunikasi dan Sistem Informasi (DKSI) - IPB
Hal 14
1. Author, melakukan penulisan jurnal (abstrak maupun full teks) dan mengirimkan
tulisan jurnal secara online melalui IIJS
2. Editor, mengelola jurnal yang masuk dan mengirimkan kepada Reviewer yang
relevan dengan naskah tulisan (copy editing, proof reading, layout, finger print).
3. Reviewer, Melakukan uji kelayakan jurnal dengan metode review secara berkala.
4. Administrator, menampilkan hasil tulisan berbentuk full teks atau abstraks dalam
IIJS untuk dimanfaatkan oleh masyarakat luas dan mendapatkan penilaian
akreditasi.
Implementasi dari kegiatan Sistem Journal Online adalah dengan mem-publish journal,
yaitu mempublikasikan jurnal ilmiah yang sudah ada, melalui tahapan-tahapan yang
tersedia dalam sistem aplikasi OJS (Open Journal System). Sistem ini bersifat terbuka
(Open Source) sehingga dapat dimodifikasi sesuai dengan kebutuhan pengguna.
Kegiatan selanjutnya dalam pengembangan IIJS ini adalah sosialisasi dan
mengintegrasikan seluruh jurnal ilmiah di IPB melalui sistem ini.
SIM Conference Online
IPB Integrated Conference System (IIJS) merupakan program manajemen
seminar/workshop IPB yang akan memfasilitasi pengiriman, pemantauan, publikasi
karya tulis yang akan dipublikasikan dalam seminar nasional atau internasional di IPB
secara elektronik. Tahun 2009 telah dikembangkan sistem manajemen Conference
Online di alamat http://conference.ipb.ac.id dan Seminar AFITA 2010 (Asian
Federation for Information Technology in Agriculture) dengan tema The Quality
Information for Competitive Agriculture Based Production System and Commerce
sebagai seminar pertama yang dipublikasikan melalui OCS (Open Conference System).
Dalam sistem ini, pengguna terbagi ke dalam 4 kategori, yaitu:
1. Author, melakukan penulisan jurnal (abstrak maupun full teks) dan mengirimkan
tulisan secara online.
2. Director, mengelola jurnal yang masuk dan mengirimkan kepada Reviewer yang
relevan dengan naskah tulisan (copy editing, proof reading, layout, finger print).
3. Reviewer, Melakukan uji kelayakan jurnal dengan metode review secara berkala.
4. Track Director, menampilkan hasil tulisan berbentuk full teks atau abstraks untuk
dimanfaatkan oleh masyarakat luas dan mendapatkan penilaian akreditasi.
Laporan Akhir Tahun 2009
Direktorat Komunikasi dan Sistem Informasi (DKSI) - IPB
Hal 15
Untuk tahun ini implementasinya masih berupa inisiasi sistem.
3.1.1. KRS Online
Pada tahun akademik 2009/2010 semester ganjil, Direktorat KSI secara institusi, untuk
ketiga kalinya melakukan pelaksanaan KRS online. Pada pelaksanaan KRS online dilakukan
banyak perbaikan-perbaikan dari pelaksanaan KRS online sebelumnya, antara lain :
1. Reengineering sistem KRS online untuk meningkatkan skalabilitas dan reliabilitas
program.
2. Antisipasi kebutuhan pengguna dengan meningkatkan ekstensibilitas pada sistem
perangkat lunak.
3. Meningkatkan keamanan data dan aplikasi dengan memberlakukan pembatasan akses
secara lebih detail.
4. Mulai menerapkan „single sign on‟ (SSO), dimana user access mahasiswa digunakan
sebagai user password untuk masuk ke krs online.
KRS Online yang baru telah dirancang untuk memecahkan masalah-masalah yang
disebutkan di atas. Sumberdaya yang digunakan dalam pelaksanaan KRS online antara lain
mesin server database dengan spesifikasi dual processor xeon 1.8 Ghz, Memory 4 GB,
mesin server untuk aplikasi menggunakan 2 (dua) buah mesin dengan cara kerja “balancer
model”, dan source code ditulis dalam script PHP berbasis Linux.
Mahasiswa mayor dijamin mendapat matakuliah mayor atau interdepartemennya selama
daya tampung mayor/interdept tersedia. Matakuliah tertentu sudah tidak dapat diambil
secara supporting course. Dengan diterapkannya sistem Early Warning System, mahasiswa
yang berpotensi Dikeluarkan atau mahasiswa yang memiliki nilai “E” diberikan peringatan
dini. Demikian pula apabila ada tunggakan SPP semester sebelumnya yang belum
diselesaikan oleh mahasiswa. Mereka tidak dapat mengisi KRS online, dan diharuskan
datang ke Direktorat Administrasi Pendidikan untuk membuat surat pernyataan.
Pada prinsipnya setiap sistem informasi atau pun aplikasi yang sedang berjalan maupun
yang belum jalan harus ada pegawai (programmer) yang mengembangkannya sampai
kebutuhan terhadap sistem informasi/aplikasi sesuai dengan yang telah didefinikan dalam
dokumen (SKPL) terpenuhi. Untuk itu diperlukan penambahan tenaga programmer tetap
Laporan Akhir Tahun 2009
Direktorat Komunikasi dan Sistem Informasi (DKSI) - IPB
Hal 16
maupun sebagai programmer outsourcing untuk mengembangkan sistem-sistem informasi
baik yang sudah ada maupun yang akan dibangun.
3.1.2 Cyber Mahasiswa IPB
Sampai saat ini DKSI mengelola Cyber Mahasiswa sebanyak 5 (lima) cyber. Lokasi cyber
mahasiswa tersebar dibeberapa lokasi dengan kapasitas tampung berbeda-beda. Berikut
adalah cyber mahasiwa dengan kapasitas dan lokasinya.
Tabel 3.1 Cyber Mahasiswa.
No Nama
Cyber
Lokasi Kapasitas Keterangan
1 Cyber
Singkong
Gedung
Perpustkaan
IPB Lt. 4
230 PC
Selain sebagai pusat akses
internet/intranet, juga digunakan
untuk praktikum mata kuliah yang
menggunakan komputer, antara lain
mk. Penerapan Komputer, mk
Sistem Pakan, dll
2 Cyber
Jagung
Gedung FEM,
Wing Rektorat,
Lt. 2
30 PC Digunakan juga untuk pelatihan-
pelatihan internal dengan kapasitas
peserta 20-25.
3 Cyber Padi Gedung FKH,
Lt. 4
55 PC Selain sebagai pusat akses
internet/intranet, juga digunakan
untuk praktikum mata kuliah yang
menggunakan komputer, antara lain
mk. Sistem Pakan, dll
4 Cyber Staf Gedung
Rektorat, Lt. 1
28 PC Cyber ini dikhususkan mahasiswa
Pascasarjana, dosen dan staf
penunjang.
5 Cyber
Merpati
Gedung Eks.
Poliklinik,
Grawida
34 PC Cyber ini untuk melayani mahasiswa
dengan waktu pelayanan sampai
dengan pukul 21.00 malam.
Laporan Akhir Tahun 2009
Direktorat Komunikasi dan Sistem Informasi (DKSI) - IPB
Hal 17
Tabel 3.2. Statistik Pengguna Cyber Mahasiswa Tahun 2009
No Cyber Jan Feb Mar Apr Mei Juni Juli Agst Sept Okt Nop Des Jumlah
1 Staff 260 140 227 134 103 69 23 82 58 99 105 87 1387
2 jagung 252 122 252 146 130 188 66 174 104 128 107 112 1781
3 Singkong - 265 435 180 281 137 186 538 311 385 428 248 3394
4 Merpati - 706 2726 3450 3711 2931 2790 3996 1234 3922 2943 2826 31235
5 padi 182 155 186 158 506 394 378 162 80 210 245 169 2825
Jumlah 694 1388 3826 4068 4731 3719 3443 4952 1787 4744 3828 3442 40622
Lokasi cyber mahasiswa yang kurang strategis, terutama cyber mahasiswa Singkong yang
berlokasi di Gedung Perpustakaan IPB lantai 4 dan cyber mahasiswa Padi yang berlokasi di
FKH lantai 4.
3.1.3 IMCA (IPB Microsoft Campus Agreement)
Tahun 2009 ini Kerjasama IPB dengan Microsoft untuk pengadaan software legal sudah
diperpanjang kembali. Kerjasama IMCA bersifat volume lisence, sehingga software yang
termuat dalam kerjasama sebelumnya masih dapat digunakan secara legal (downgrade).
Sumberdaya yang digunakan berupa duplikasi CD menggunakan mesin duplicator, labeling,
dan sticker hologram.
Sasaran dan target kegiatan ini adalah penggunaan software berlisensi oleh seluruh civitas
akademika sehingga indikator keberhasilan program adalah perkembangan pengguna IMCA.
Daftar Software Lisensi IPB-MCA (last upgrade version 29 Agustus 2008 - 31 Agustus
2011) adalah sebagai berikut:
Microsoft Office SharePoint Designer English
Microsoft Office SharePoint Designer Japanese
Microsoft Exchange Server Enterprise English
Microsoft Exchange Server Enterprise Japanese
Microsoft Office Enterprise English
Laporan Akhir Tahun 2009
Direktorat Komunikasi dan Sistem Informasi (DKSI) - IPB
Hal 18
Microsoft Office Enterprise Japanese
Microsoft Windows Vista Business English
Microsoft Windows Vista Business Japanese
Microsoft Windows Server Enterprise Japanese
Microsoft Windows Server Enterprise English
Microsft SQL Server Enterprise Edition English
Microsft SQL Server Enterprise Edition Japanese
Microsoft Visual Studio Professional English
Microsoft Visual Studio Professional Japanese
Microsoft Visio Professional English
Microsoft Visio Professional Japanese
Hambatan yang ada dalam program ini antara lain adalah adanya pengguna software IMCA
diluar civitas akademika IPB, adanya penyalahgunaan software IMCA dan sticker IMCA oleh
oknum-oknum tertentu untuk keuntungan pribadi, dan biaya cetak sticker menjadi mahal
jika berlaku masa lisensi.
3.2. Program DKSI untuk Peningkatan Kapasitas
3.2.1. Pengembangan Website
Pada Tahun 2009 kegiatan pengembangan website IPB http://www.ipb.ac.id diarahkan
pada pengembangan Versi Bahasa Inggris dengan fokus kegiatan pada translate berita yang
diposting oleh Humas IPB. Selain itu perbaikan kompatibilitas web IPB dengan
menggunakan standar web validator W3C (World Wide Web Consortium). Dengan validator
ini dapat diketahui kelemahan-kelemahan yang harus dilengkapi dari sisi meta keywords,
title, meta description, dan atribut alt. Selain itu perubahan terhadap website IPB tahun
ini adalah restrukturisasi navigasi menu dan pengelompokkan informasi yang terdapat
dalam situs web IPB.
Untuk pengembangan website unit kerja kembali dilakukan kegiatan lomba website situs web
unit kerja pada periode Juli – Desember 2009. Kegiatan ini dimaksudkan sebagai salah satu
tolok ukur yang digunakan dalam perangkingan suatu perguruan tinggi adalah penilaian
Laporan Akhir Tahun 2009
Direktorat Komunikasi dan Sistem Informasi (DKSI) - IPB
Hal 19
terhadap situs webnya. Seberapa lengkap sebuah situs web perguruan tinggi dapat memberikan
informasi mengenai profil, kegiatan, publikasi dan aspek lainnya. Situs web IPB dan unit-unit di
dalamnya telah ada namun masih perlu ditingkatkan dan disesuaikan dengan standar
internasional yang ada. Upaya ini dilakukan untuk mendukung tujuan IPB agar termasuk dalam
World Class University. Selain itu, situs web merupakan sarana publikasi dan promosi
keunggulan IPB yang efektif kepada masyarakat luas. Untuk mencapai tujuan tersebut, Tahun
2009 ini DKSI tidak hanya mengadakan lomba situs web untuk tingkat unit kerja di lingkungan
IPB yang mencakup unit kerja struktural di IPB seperti Fakultas, Departemen, Pusat
Studi/Kajian/Penelitian, Kantor, Direktorat, Sekretariat, Lembaga/Unit penunjang, melainkan
juga untuk tingkat Unit Kemahasiswaan. Bekerjasama dengan Direktorat Kemahasiswaan,
tahun ini terdapat 25 unit kemahasiswaan yang mendaftarkan diri dalam lomba ini dan hampir
seluruhnya memiliki domain di ipb.ac.id.
Kegiatan ini bertujuan untuk meningkatkan kualitas dan kuantitas informasi serta
keberlanjutan pembaharuan situs web unit-unit kerja di IPB. Hal ini dilakukan sebagai upaya
memenuhi standar World Class University dan menjadikan web sebagai media untuk publikasi
dan promosi keunggulan IPB. Lingkup kegiatan ini adalah memberikan kesempatan kepada
seluruh unit kerja dan unit kemahasiswaan di IPB untuk bersaing secara kompetitif dalam
pembuatan maupun pembenahan situs web yang dimilikinya dengan mengacu pada standar
World Class University. Produk kegiatan ini adalah situs web unit-unit kerja di IPB memenuhi
standar World Class University.
Indikator keberhasilan dari program lomba web unit kerja adalah sebagai berikut:
Peringkat website IPB di Peringkat 4000 Perguruan Tinggi di dunia versi
webometrics tahun 2010 mengalami perubahan dari tahun sebelumnya, dari
peringkat 2546 di tahun 2008, menjadi 2063 di tahun 2009
100% unit kerja di IPB berdomain ipb.ac.id
Terintegrasinya seluruh database unit kerja di server IPB.
Tersedianya Forum Komunikasi Penanggung jawab website unit kerja di
pj-web@ipb.ac.id
Sudah tersedia formulir pengajuan web account
Laporan Akhir Tahun 2009
Direktorat Komunikasi dan Sistem Informasi (DKSI) - IPB
Hal 20
Terbentuk SK penugasan untuk Komisi Informasi disetiap unit kerja di lingkungan
IPB
Tahun ini telah diterbitkan buku Peningkatan Rangking IPB tingkat dunia sebagai
pedoman pengembangan website di domain ipb.ac.id (Terlampir)
Hasil dari lomba dapat disarikan sebagai berikut:
Unit Kerja peserta lomba situs web sebanyak 78 unit kerja (Lampiran 1)
Unit Kemahasiswaan sebanyak 25 unit kerja (Lampiran 2)
Web account staff pengajar dan unit kerja di http://web.ipb.ac.id : 168 site
Sampai dengan 7 Januari 2010 07:00 PM, data pengunjung situs seluruhnya
1.887.084
Rata-rata total kunjungan per hari : 186
Pelaksanaan penilaian dilakukan oleh tim juri internal dan eksternal IPB yang
berpengalaman dalam bidang TI dan Desain Web.
Hambatan yang ada dalam pelaksanaan lomba situs web antara lain:
Kepanitian yang belum ditetapkan dalam bentuk Surat Keputusan (SK) Panitia.
Masih adanya permasalahan dengan system server terhadap keamanan dan storage
database website setiap unit kerja
Belum adanya SOP (Standard Operation Prosedure) yang menjelaskan batasan dan
fasilitas yang diberikan setiap web account yang berada di domain web.ipb.ac.id
3.2.2. Penguatan Layanan Email IPB
Pada tahun 2009 penguatan sistem email IPB difokuskan pada peningkatan keamanan
terutama terhadap serangan virus, spam, dan phising. Dalam upaya peningkatan keamanan
ini perbaikan yang dilakukan meliputi pengamanan data user dengan menerapkan protokol
http secure (https) pada antarmuka webmail dan penintegrasian sistem proteksi virus dan
spam dengan sistem email IPB dengan melanggan software antivirus dan antispam
berbayar, Kaspersky.
Laporan Akhir Tahun 2009
Direktorat Komunikasi dan Sistem Informasi (DKSI) - IPB
Hal 21
Gambar 3.2.2 Arsitektur Email IPB
Alamat email IPB adalah http://mail.ipb.ac.id yang akan secara otomatis diredirect ke
alamat https://mail.ipb.ac.id dan saat ini telah dilakukan perubahan terhadap skin
antarmuka email berbasis web agar terlihat lebih baik dan mudah digunakan seperti
terlihat pada Gambar 3.5. Mail IPB dapat diakses dengan webmail maupun mail client
dengan setting POP3. Incoming : ipb.ac.id, Outgoing : smtp.ipb.ac.id.
Layanan Email
Mail storage server (NAS) dengan kapasitas > 1 TB upgradable
Setiap user memiliki qouta email minimal 200 MB.
Mampu menghandle Attachment File berukuran besar hingga 8 MB
Terdapat aplikasi webmail yang user friendly
Mailbox user dilindungi dengan antispam ”Kaspersky”
Alamat email menjadi : username@ipb.ac.id
Pembuatan Mailing list IPB, contoh yang sudah aktif : Milis Pimpinan, Milis Senat
Akademik, Milis Departemen Biologi, Milis DKSI, Milis AJMP, Milis KJK, Milis
Laporan Akhir Tahun 2009
Direktorat Komunikasi dan Sistem Informasi (DKSI) - IPB
Hal 22
Gambar 3.2.2.1 Skin webmail IPB
Target kegiatan program ini agar seluruh civitas akademika menggunakan email di
username@ipb.ac.id. Sedangkan indikator keberhasilan mencakup:
90% seluruh civa IPB tercatat telah membuat dan menggunakan Email @ipb.ac.id
Fasilitas Mailing list dimanfaatkan untuk komunikasi antar unit kerja
Sampai saat ini domain untuk email dibagi dalam 3 kelompok: (1) Domain @ipb.ac.id (unit
kerja, dosen, staf pegawai), (2) domain @bima.ipb.ac.id (unit kerja, staf pegawai), dan
(3) Domain @student.ipb.ac.id (mahasiswa)
Pengguna email di @ipb.ac.id sampai saat ini sebagai berikut :
1. Terdaftar sebanyak 1839 data user account
2. Pengguna aktif : 699 user account
3. Pengguna tidak aktif : 1140 user account
Sedangkan pengguna email di @bima.ipb.ac.id sampai saat ini sebagai berikut :
a. Terdaftar sebanyak 442 user account
b. Pengguna aktif : 409
Laporan Akhir Tahun 2009
Direktorat Komunikasi dan Sistem Informasi (DKSI) - IPB
Hal 23
Pengguna Email di @student.ipb.ac.id sampai saat ini sama dengan jumlah mahasiswa aktif
mulai tahun masuk 2005 sampai 2008 (lebih dari 3.000 mahasiswa x 4 angkatan = 12.000
mahasiswa). Keaktifan email mahasiswa pada domain @student.ipb.ac.id ini belum dapat
disajikan.
Penggunaan Mailing list di @ipb.ac.id
kjkipb (mailing list DPKHA IPB)
milis-biologi (mailing list staf Departemen Biologi)
milis-institut (mailing list pimpinan IPB, mwa, sa)
milis-pengajian (mailing list peserta pengajian yang diadakan di DKSI)
milis-pimrek (mailing list Pimpinan Rektorat)
milis-rapim (mailing list peserta Rapat Pimpinan)
milisipb (mailing list civa IPB) tidak aktif
milisipbnet (mailing list civa IPB) tidak aktif
panitiadies (mailing list Panitia Dies Natalis) tidak aktif
pelatihan (mailing list peserta pelatihan yang diselenggarakan di DKSI)
pj-web (mailing list Penanggung Jawab Website unit kerja)
sa-koma (mailing list Senat Akademik Komisi A)
sa-komb (mailing list Senat Akademik Komisi B)
sa-komc (mailing list Senat Akademik Komisi C)
sa-komd (mailing list Senat Akademik Komisi D)
satker-dksi (mailing list Satuan Kerja DKSI)
Mailing List di server @bima.ipb.ac.id
a. milis-puskom (mailing list staf pegawai di DKSI)
b. milis-ajmp (mailing list Akademik dan Jaminan Mutu tidak aktif
Laporan Akhir Tahun 2009
Direktorat Komunikasi dan Sistem Informasi (DKSI) - IPB
Hal 24
Berikut adalah data statistik penggunaan email IPB:
(a)
Spam Probable Spam Blacklisted Formal Trusted Not Detected
Messages 3,777,028 89,844 10,790 131,433 1,282,212 809,181
Bytes 22.4Gb 1.03Gb 210 Mb 1.65Gb 6.95Gb 21.0Gb
(b)
Gambar 3.2.2.2 Data trafik email IPB
0
20000
40000
60000
80000
100000
120000
140000
160000
180000
J
u
m
l
a
h
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12
Bulan
Data Statistik Penggunaan Email IPB
2009
Sent
Received
Total
Laporan Akhir Tahun 2009
Direktorat Komunikasi dan Sistem Informasi (DKSI) - IPB
Hal 25
Beberapa hambatan yang masih dirasakan mencakup:
Koneksi email ipb.ac.id masih sering terhambat di antrian server, sehingga masih
terjadi beberapa pengguna mengalami keterlambatan dalam mengirimkan atau
menerima email dari relasinya.
Penanganan spam yang belum optimal.
Email IPB belum terintegrasi dengan database user di LDAP server.
Masih adanya pengguna yang belum dapat menggunakan mail client / tidak
memahami konfigurasinya atau tidak menangani mailboxnya sehingga over quota.
Pengguna Email di @student.ipb.ac.id sampai saat ini sama dengan jumlah
mahasiswa aktif per TA 2006 sampai 2009 namun pemanfaatannya tidak optimal.
Mahasiswa lebih menyukai penggunaan email dari perusahaan Yahoo dan Gmail.
3.2.3. Penguatan Layanan Internet
Dalam melayani seluruh civitas akademik IPB, DKSI terus melakukan pembenahan pada
kualitas layanan Intranet, Internet dan User Access. Perbaikan yang sangat signifikan pada
tahun 2009 adalah peningkatan bandwidth internet dari 15 Mbps menjadi 154 Mbps (35
Mbps bandwith international, 100 Mbps bandwidth domestik, dan 19 Mbps bandwidth
inherent). Gambar menunjukan arsitektur koneksi Internet IPB dengan bandwidth 154
Mbps.
Gambar 3.2.3.1 Arsitektur IPB dan Konfigurasi Interkoneksi Internet IPB
Laporan Akhir Tahun 2009
Direktorat Komunikasi dan Sistem Informasi (DKSI) - IPB
Hal 26
Gambar 3.2.3.1 di atas menunjukan arsitektur internet IPB terdiri dari tiga link,
yaitu link international (International Exchange), link domestik (Open Indonesian
Exchange) dan link inherente (Indonesian Higher Education Network)
Link Internasional 35 MBps, Link Domestik 100 MBps, dan Link Inherent 19 Mbps
Penggunaan bandwidth International IPB sudah optimal hal ini terlihat pada Gambar
3.2.3.2, sedangkan untuk bandwidth domestik dan inherent masih relative kecil. Hal ini
menunjukan bahwa kecenderungan user IPB lebih banyak mengakses konten internet
international.
(a)
(b)
Laporan Akhir Tahun 2009
Direktorat Komunikasi dan Sistem Informasi (DKSI) - IPB
Hal 27
(c)
Gambar 3.2.3.2 Data utilisasi bandwidth (a). Internasional (b). Domestik (c). Inherent
Perbaikan layanan akses internet yang lain adalah penguatan Server Proxy IPB dari
baik segi jumlah maupun keamanan data. Pengaksesan Internet dari unit-unit di IPB
menggunakan server proxy IPB yang terpusat di DKSI. Daftar server-server proxy yang
digunakan dapat dilihat pada Tabel 3.2.3.1.
Tabel 3.2.3.1 Daftar Server-server Proxy di IPB
SERVER IP PORT
Load balancer I 172.17.0.11 8080
Load balancer II 172.17.0.18 8080
Proxy I 172.17.0.131 8080
Proxy II 172.17.0.161 8080
Proxy III 172.17.0.171 8080
Untuk mengakses layanan Internet IPB, seluruh civitas akademik diharapkan mendaftarkan
User Access yang disimpan ke dalam database LDAP (Light-weight Directory Access
Protocol). User access ini dapat digunakan untuk akses internet dan email account. Jumlah
user access semester Ganjil 2009/2010 untuk mahasiswa Pascasarjana sekitar 900 user,
Mahasiswa Reguler sekitar 200 user dan TPB sekitar 3000 user. Sedangkan User Access Staf
Pengajar dan Pegawai sebanyak : 2086 user.
Laporan Akhir Tahun 2009
Direktorat Komunikasi dan Sistem Informasi (DKSI) - IPB
Hal 28
Komposisi pengguna layanan User Access hingga saat ini adalah:
Mahasiswa Pascasarjana sebanyak : 1979
Mahasiswa Regular sebanyak : 1142
Staf IPB dan Unit Kerja : 3239
Mahasiswa TPB : 4154
Setiap pembuatan user access, DKSI akan mengeluarkan Kartu User Access yang berfungsi
untuk pemantauan dan untuk ditunjukkan pada saat menggunakan cyber mahasiswa IPB.
Prosedur standar pengajuan layanan Internet, formulir pendaftaran User Access untuk
dosen/staf penunjang dan untuk mahasiswa, dan daftar server-server yang dikelola oleh
DKSI dapat dilihat pada Lampiran.
Berikut adalah statistik pengguna user access sampai dengan bulan Desember 2008 dan
trafik penggunaan layanan Internet IPB.
Gambar 3.2.3.3 Statistik Pengguna User Access
Statistik Pengguna User Access
Mhs SPs Mhs Sarjana Staf IPB Mhs TPB
Laporan Akhir Tahun 2009
Direktorat Komunikasi dan Sistem Informasi (DKSI) - IPB
Hal 29
Gambar 3.2.3.4 Data Statistika Penggunaan Internet IPB
3.2.4 Perluasan jaringan Fiber Optik IPB
Dalam upaya meningkatkan kualitas layanan jaringan internal IPB, pada tahun 2009
melalui pendanaan APBN, IPB telah memperluas jangkauan jaringan serat optik. Dengan
perluasan jaringan serat optik diharapkan kendala koneksi jaringan yang lambat sudah
tidak menjadi hambatan lagi, disamping itu waktu serta biaya maintenance jaringan yang
sebelumnya menggunakan jaringan wireless yang sangat rentan menjadi berkurang. Tabel
3.2.4.1 menunjukan daftar titik perluasan FO di Kampus IPB Darmaga dan Kampus
Baranangsiang. Dengan demikian topologi jaringan IPB per 2009 mengalami penambahan
seperti pada gambar 3.2.4.1.
Laporan Akhir Tahun 2009
Direktorat Komunikasi dan Sistem Informasi (DKSI) - IPB
Hal 30
Tabel 3.2.4.1 Daftar Node Perluasan Jaringan Serat Optik (FO)
KAMPUS IPB DARMAGA
NO Node Spesifikasi Perangkat Jaringan
1 GWW
Jalur: FAPERTA - GWW
Jarak: 400m
Tipe media: Fiber Optik Multi-mode
Kedalaman tanam: 60cm
Distribution Switch: WS-
C3550G-1 (FAPERTA)
Switch: WS-C3550-24SMI
Accessories: Rack 8U, OTB,
Patch Cord
2 Asrama Putri
Jalur: FAPERTA - Asrama Putri
Jarak: 400m
Tipe media: Fiber Optik Multi-mode
Kedalaman tanam: 120cm
Accessories: Rack 8U, OTB, Patch Cord
Switch: WS-CE500-24LC
Accessories: Rack 8U, OTB,
Patch Cord
3 Asrama Putra
Jalur: Asrama Putri - Asrama Putra
Jarak: 700m
Tipe media: Fiber Optik Single-mode
Kedalaman tanam: 120cm
Accessories: Rack 8U, OTB, Patch Cord
Switch: WS-CE500-24LC
Accessories: Rack 8U, OTB,
Patch Cord
4 Student
Center
Jalur: FAPERTA - Student Center
Jarak: 400m
Tipe media: Fiber Optik Multimode
Kedalaman tanam: 120cm
Accessories: Rack 8U, OTB, Patch Cord
Switch: WS-CE500-24LC
Accessories: Rack 8U, OTB,
Patch Cord
5 Rumah Sakit
Hewan
Jalur: FKH - Rumah Sakit Hewan
Jarak: 150m
Tipe media: Fiber Optik Multimode
Kedalaman tanam: 120cm
Accessories: Rack 8U, OTB, Patch Cord
Switch: WS-CE500-24LC
Accessories: Rack 8U, OTB,
Patch Cord
Laporan Akhir Tahun 2009
Direktorat Komunikasi dan Sistem Informasi (DKSI) - IPB
Hal 31
6 Perpustakaan
Jalur: LSI - Perpustakaan
Jarak: 100m
Tipe media: Fiber Optik Multimode
Kedalaman tanam: 120cm
Accessories: Rack 8U, OTB, Patch Cord
Switch: WS-CE500-24LC
Accessories: Rack 8U, OTB,
Patch Cord
KAMPUS IPB BARANANGSIANG
7 Dept. Ilmu
Komputer
Jalur: NOC BS - Dept. Ilmu
Komputer Jarak: 200m
Tipe media: Fiber Optik Multimode
Kedalaman tanam: 120cm
Accessories: Rack 8U, OTB, Patch
Cord
Core Switch: WS-C3560G-24TS-S
(NOC BS)
Switch: WS-CE500-24LC
Accessories: Rack 8U, OTB,
Patch Cord
8
IPB
Convention
Center
Jalur: NOC BS - IPB Convention
Center Jarak: 300m
Tipe media: Fiber Optik Multimode
Kedalaman tanam: 120cm
Accessories: Rack 8U, OTB, Patch
Cord
Switch: WS-CE500-24LC
Accessories: Rack 8U, OTB,
Patch Cord
9 Intercafe
Jalur: NOC BS - Intercafe/P2SDM
Jarak: 150m
Tipe media: Fiber Optik Multimode
Kedalaman tanam: 120cm
Accessories: Rack 8U, OTB, Patch
Cord
Switch: WS-CE500-24LC
Accessories: Rack 8U, OTB,
Patch Cord
* NOC BS: Lab Komputer, Gd. Kaca
Laporan Akhir Tahun 2009
Direktorat Komunikasi dan Sistem Informasi (DKSI) - IPB
Hal 32
(a)
(b)
Gambar 3.2.4.1 Topologi IPBNet per 2009 (a). Kampus Darmaga (b). Kampus BS
Intercafe
Gd. Kaca
Laporan Akhir Tahun 2009
Direktorat Komunikasi dan Sistem Informasi (DKSI) - IPB
Hal 33
3.2.5 Penguatan Kapasitas Hardware
Pada sisi hardware telah dilakukan beberapa upaya untuk meningkatkan kapasitas
hardware yang dimiliki IPB terutama perangkat server, fasilitas cyber perangkat kelistrikan
dan lain-lain seperti ditunjukan oleh tabel 3.2.5
Tabel 3.2.5 Penguatan Kapasitas Hadware
No Nama Kegiatan Keterangan
1 Penguatan Server-Server IPB
a. Pengadaan Processor dan Memory pada server
KRS dan database Akademik.
b. Pengadaan server untuk web server unit dan
database web unit.
c. Pengadaan server untuk program “distance
learning” PHKI.
2 Penguatan Fasilitas Cyber a. Penyelesaian upgrade cyber Merpati
b. Upgrade RAM Cyber Padi pada 50 unit PC.
3 Penguatan Sistem Kelistrikan a. Pengadaan 2 UPS dengan daya 6kVa.
4 Penguatan Sistem Keamanan
Jaringan
a. Pengadaan Firewall ASA-5020 dengan
throughput 400Mbps untuk menggantikan
Firewall IPB yang dari segi kapasitas sudah
tidak memadai.
5 Pengadaan Perangkat Multimedia
a. Pengadaan 3 kamera IP (1outdoor dan 2
indoor) untuk keperluan keamanan,
monitoring dan streaming.
b. Pengadaan kamera digital untuk dokumentasi
multimedia
Laporan Akhir Tahun 2009
Direktorat Komunikasi dan Sistem Informasi (DKSI) - IPB
Hal 34
Laporan Akhir Tahun 2009
Direktorat Komunikasi dan Sistem Informasi (DKSI) - IPB
Hal 35
3.2.6 Pengembangan jaringan VOIP berbasis SIP
Gambar 3.2.6 Skema Integrasi VOIP IPB
IPB memiliki dua sistem telepon yaitu telepon analog dan telepon digital berbasis VoIP.
Integrasi jaringan serta perluasan jaringan telepon menjadi salah satu tantangan yang
harus mendapatkan solusi pada tahun kerja berikutnya. Pada tahun 2009 telah dilakukan
upaya pengembangan jaringan VoIP berdasarkan protokol SIP yang lebih scalable
dibandingkan dengan jaringan VoIP berdasarkan protokol H.323 yang telah
diimplementasikan di IPB. Fokus pengembangan yang dilakukan adalah integrasi antara
VoIP SIP, VoIP H.323, serta jaringan telepon analog IPB. Upaya perluasan jaringan VoIP
antar universitas juga telah dilakukan melalui penjajakan integrasi VoIP dengan
Universitas Indonesia.
3.2.7 Pengembangan Sistem Monitoring Jaringan
Dalam upaya menjamin kelancaran layanan jaringan dikembangakan beberapa sistem
monitoring baik berdasarkan protokol SNMP maupun protokol proprietary seperti CDP.
Sistem monitoring ini digunakan sebagai early warning/detection system. Beberapa
aplikasi monitoring yang telah dikembangkan dapat dilihat pada gambar berikut:
Laporan Akhir Tahun 2009
Direktorat Komunikasi dan Sistem Informasi (DKSI) - IPB
Hal 36
(a)
(b)
Laporan Akhir Tahun 2009
Direktorat Komunikasi dan Sistem Informasi (DKSI) - IPB
Hal 37
(c)
Gambar 3.2.7 Aplikasi monitoring jaringan dan layanan (a) Cisco Network Assistance
(b) PRTG & Cacti (c) Check System & IPB Looking Glass
3.2.8 Layanan Video Conference
Beberapa kegiatan video conference telah dilakukan pada tahun 2009 baik untuk
event nasional maupun internasional, antara lain sebagai berikut:
a. Sosialisasi PHKI
b. UNESCO Lecture "Grass Root Inovation Managemnet"
c. UNESCO Lecture "Technology of Bioenergy"
d. Distance course dengan Gifu University
e. Distance course dengan Ehime University
f. Pembentukan Ikatan Ilmuwan International Indonesia
g. Sosialisasi Olimpiade Sains Nasional - Pertamina
h. Distance learninng dengan Ehime University
Kendala yang dihadapi dalam pengelolaan kegiatan video conference adalah tidak
tersedianya tempat atau ruangan yang fully dedicated untuk penyelenggaraan kegiatan
tersebut. Sehingga acapkali kegiatan video conference tidak dapat diselenggarakan karena
Laporan Akhir Tahun 2009
Direktorat Komunikasi dan Sistem Informasi (DKSI) - IPB
Hal 38
masalah ketidaktersediaan ruangan. Dalam upaya mengatasi kendala ini DKSI mengusulkan
pengadaan ruangan khusus untuk video conference di Gedung AHN walaupun dengan
kapasitas yang tidak terlampau besar seperti ditunjukan pada Gambar 3.2.8 di atas.
Gambar 3.2.8. Usulan denah ruangan video conference
3.2.9 Perluasan Area HotSpot dan Jaringan Wireless
Setelah sebelumnya area hotspot mencakup Gedung Rektorat (Gd, Andi Hakim Nasoetion)
meliputi; lantai 1 koridor Dit. AP, koridor Pascasarjana, dan Auditorium AHN, lantai 2
sekitar DKSI, Ruang Rektor, lantai 6 Ruang Sidang Senat Akademi, dan Gd. Graha Widya
Wisuda. Pada tahun 2008 hingga 2009 area hotspot dikembangkan ke area sekitar Fakultas
dan Departemen meliputi :
Faperta, lokasi di area taman prasasti
FMIPA, lokasi di sekitar Dept. Fisika
FPIK, lokasi di sebelah BEM FPIK
Fapet, lokasi di kantin Fapet
FKH, lokasi di node depan kantin
FEMA, lokasi di node depan Dept. IKK
Laporan Akhir Tahun 2009
Direktorat Komunikasi dan Sistem Informasi (DKSI) - IPB
Hal 39
Fahutan, lokasi di depan TU Dept. Silvikultur
Fateta, lokasi di Kantin Sapta
Gymnasium dan sekitarnya
Kampus Gunung Gede, MMA
Amarilis, Landhuis, Al Hurriyah
Kampus Baranang Siang, Gedung Kaca
TPB
Selain itu bekerjasama dengan Direktorat Faspro dan Unit UKK telah dilakukan perluasan
jaringan wireless di lingkungan kampus IPB Darmaga untuk kepentingan pengelolaan
shelter sepeda dan sistem monitoring CCTV.
Tabel 3.2.9 Daftar lokasi CCTV
NO LOKASI TYPE IP ADDRESS
1 1_Pool Bis_1 IP7330 172.17.3.102
2 2_Pool_Bis_2 IP7330 172.17.3.103
3 3_Parkir_Barat_1 IP7330 172.17.3.105
4 4_Parkir_Barat_2 IP7330 172.17.3.106
5 FMIPA_1 IP7330 172.18.80.22
6 FMIPA_2 IP7330 172.18.80.21
7 Gww_1 IP7330 172.18.95.12
8 Gww_2 IP7330 172.18.95.14
9 Pos Depan _2 IP7330 172.17.3.248
10 Pos Depan_1 IP7330 172.17.3.249
11 Rektorat_1 IP7330 172.17.3.107
12 pintu_2_luar IP7330 172.17.3.109
13 selasar IP7330 172.17.3.108
Laporan Akhir Tahun 2009
Direktorat Komunikasi dan Sistem Informasi (DKSI) - IPB
Hal 40
3.2.10 Pembentukan Tim Administrator Unit dan Helpdesk IPB
Kesinambungan akses IPB Net sangat bergantung pada maintenance/pemeliharaan jaringan
di setiap fakultas, sebagai garda terdepan yang menghubungkan Rektorat dengan unit
kerja lain. Daftar Admin Jaringan IPB dapat dilihat pada Tabel berikut ini:
Tabel 3.2.10 Daftar Administator Unit
No. Nama Fakultas / unit
1 Eri Hermawan Kedokteran Hewan
2 Agus Handoko Teknologi Pertanian
3 Tono Indratno Perikanan dan Kelautan
4 Dona W Permana Ekonomi dan Manajemen
5 Wijatmiko MIPA
6 Saptaji Kehutanan
7 Sugeng Peternakan
8 Mahmud Siwi Ekologi Manusia
9 Syahrul Pertanian
10 Yudha Prawira Dinata Baranangsiang
11 Budi Cilibende
12 Agus Winarno Gunung Gede
Sedangkan, kontak NOC IPB adalah sebagai berikut:
Direktorat Komunikasi dan Sistem Informasi IPB
Gedung Andi Hakim Nasoetion lantai 2 Kampus IPB Darmaga Bogor 16680
Telpon/Faks : 0251-8623936, 8622642 ext. 213, 101
Email : dksi@ipb.ac.id
URL : http://www.ipb.ac.id
Selain satker administrator di unit, DKSI juga telah membentuk helpdesk yang merupakan
salah satu rekomendasi dari IMHERE B.2.b, bahwa perlunya DKSI membentuk suatu
helpdesk untuk layanan informasi dan data. Maka sejak awal 2008, DKSI telah menetapkan
Laporan Akhir Tahun 2009
Direktorat Komunikasi dan Sistem Informasi (DKSI) - IPB
Hal 41
personal yang dapat dihubungi langsung untuk menangani pertanyaan atau keluhan
langsung sebagai berikut :
Layanan Jaringan dan Infrastruktur :Hasan Rokhim (+62 251 714-8080),
Layanan Database Akademik : Rohmad (+62 251 714-6999),
Layanan Web dan E-mail, Yulia Dwi Indriani (+62 251 714-6900),
Layanan Administrasi, Yuni (+62 251 714-9577).
3.3 Program DKSI untuk Penguatan Sistem Manajemen
3.3.1 Pengembangan Database
a. Integrasi Database Aplikasi IPB
Dengan perkembangan aplikasi yang diperlukan oleh IPB yang setiap semester
selalu ada, mengakibatkan database pun perlu disesuaikan untuk mengakomodir
kebutuhan-kebutuhan dimaksud. Hal ini yang menyebabkan terjadinya perubahan
struktur data pada database yang mengakibatkan sistem aplikasi harus
menyesuaikan. Pada tahun 2009 telah dilakukan pembenahan kembali database dan
sistem aplikasinya, sehingga pada pelaksanaan akademik semester genap tahun
akademik 2009/2010 database akademik yang diakses oleh SIMAK dan KRS online
dapat menggunakan database yang sama kembali. Perubahan struktur data terjadi
juga pada database Kepegawaian. Yaitu dengan penambahan entitas NIP lama
untuk menyimpan data NIP sebelumnya (9 angka), sementara entitas NIP diubah
lebarnya sehingga dapat menampung data NIP baru yang panjang nya 18 dijit.
Perubahan ini juga menyebabkan SIMPEG, SIM DUPAK,dan SIM Kinera harus
menyesuaikan.
b. Migrasi Database Akademik Pascasarjana
Dengan telah selesainya pengembangan SIMAK Pascasarjana diperlukan migrasi data
akademik dari sistem lama (berbasis DOS) ke sistem baru berbasis
Windows/dekstop. Untuk itu telah dilakukan proses transformasi data sehingga
data dari sistem lama dapat dimasukkan ke database baru (SQL Server). Walau
demikian ada beberapa tabel data yang perlu dilengkapi lagi, karena tidak
Laporan Akhir Tahun 2009
Direktorat Komunikasi dan Sistem Informasi (DKSI) - IPB
Hal 42
tersedianya data dari sumbernya, seperti data judul penelitian/tesis.
c. Database EPSBED
Database EPSBED IPB telah disimpan pada server IPB dengan alamat mesin
\\172.17.0.16\EPSBED. Database EPSBED perlu dikelola karena kedepan database
EPSBED menjadi basis data untuk database Pangkalan Data Perguruan Tinggi
(PDPT). PDPT adalah database yang digunakan untuk komunikasi data antara PT
(IPB) dengan DIKTI.
d. Database Fasilitas dan Properti
Database Faspro sampai saat menyimpan database SABMN (Sistem Akuntansi Barang
Milik Negara) dan database Archibus (data geografis dan peta institusi IPB).
Keterlibatan pegawai DKSI pada kedua database yang dikelola oleh Direktorat
Fasilitas dan Properti adalah membantu kelancaran operasional sistem dan juga
membantu dalam kegiatan entri data kedua database tersebut. Database Faspro
saat ini telah disimpan pada server IPB dengan alamat mesin \\172.17.0.55.
3.3.2 Pelayanan/Pengolahan Data
a. Melengkapi Data Akademik EPSBED
Sejak tahun akademik 2006 semester ganjil IPB melalui DKSI telah secara rutin
menyampaikan laporan semesteran akademik ke Direktorat Akademik, Direktorat
Pendidikan Tinggi sebagai upaya pemenuhan kewajiban setiap perguruan tinggi
sebagaimana yang tertuang dalam SK 034/dikti/kep/2002 dan SK
108/dikti/kep/2001. Data akademik yang telah dilaporkan adalah data akademik
sejak 2002/1 sampai dengan 2008/2 (TA 2008/2009 semester genap) untuk
mahasiswa sarjana. Sedangkan untuk data Diploma dan Pascasarjana baru
dilaporkan mulai tahun akademik 2008/2. Jadwal Penyerahan data EPSBED
biasanya dilakukan setelah akhir semester-n untuk melaporkan data semester (n-1).
Hasil validasi Laporan EPSBED IPB TA 2008/2 disajikan pada Lampiran 5. Kendala
yang dihadapi dalam pemenuhan laporan EPSBED adalah terlalu detil data yang
diminta (seperti nilai, krs, kurikulum, dosen mengajar, biodata lengkap, riwayat
Laporan Akhir Tahun 2009
Direktorat Komunikasi dan Sistem Informasi (DKSI) - IPB
Hal 43
pendidikan (bergantung jenjang pendidikan), jenjang kepangkatan dosen, dll) serta
keterkaitan data yang sangat tinggi di antara data yang dilaporkan.
b. Melengkapi data Statistik Pendidikan
Mulai semester ganjil tahun akademik 2007, DKSI secara rutin juga diminta untuk
melengkapi data pelaporan untuk Badan Penelitian dan Pengembangan Pusat
Statistik Pendidikan, Direktorat Pendidikan Tinggi, yang terdiri dari data identitas
perguruan tinggi, status program studi, calon mahasiswa, mahasiswa baru,
mahasiswa terdaftar, lulusan, penerima beasiswa, tunjangan belajar, mahasiswa
magang, mahasiswa „employ‟ untuk meningkatkan peluang kerja, identitas dosen,
dosen studi lanjut, hasil penelitian, tenaga kependidikan, koleksi perpustkaan, luas
tanah dan bangunan, prasarana pendidikan, dan biaya pendidikan. Jadwal
penyerahan data statistik ini biasanya diminta pada akhir semester genap.
c. Melengkapi data Statistik Kabupaten Bogor/Provinsi Jawa Barat
Mulai semester ganjil tahun akademik 2006/2007, DKSI secara rutin juga diminta
untuk melengkapi data pelaporan untuk Badan Pusat Statistik Kabupaten Bogor dan
Badan Pusat Statistik Provinsi Jawa Barat yang meliputi data akademik, mahasiswa,
dosen, pegawai, dan prasarana pendidikan. Data untuk kebutuhan statistik ini
biasanya diminta pada tengah tahun takwim.
d. Pengolahan EPBM
Setiap semester DKSI membantu pengolahan data kuisioner Evaluasi Proses Belajar
Mengajar (EPBM). Kuisioner EPBM diisi oleh mahasiswa sebelum semesteran
berakhir (minggu ke-12 – ke-14), dengan tujuan melihat kinerja dosen matakuliah
dari sisi mahasiswa. Hasil pengolahan EPBM selanjutnya dibuat laporannya oleh
Kantor Manajemen Mutu.
e. Pengolahan Jadwal Terpadu IPB
Penyusunan jadwal terpadu dilakukan oleh DKSI bersama-sama dengan D-AP dan
tim jadwal terpadu dari departemen dan fakultas. Pada tahun 2009 beberapa
ruangan baru untuk pelaksanaan perkuliahan telah bertambah. Sehingga membantu
Laporan Akhir Tahun 2009
Direktorat Komunikasi dan Sistem Informasi (DKSI) - IPB
Hal 44
dalam pengalokasian penjadwalan yang memerlukan ruangan besar. Hasil
pengolahan data jadwal terpadu di-upload ke web IPB agar dapat diketahui oleh
mahasiswa dan dosen dengan segera agar pelaksanaan KRS online menjadi lancar.
Kesiapan data jadwal terpadu dan data biaya matakuliah per SKS (BPMK) sangat
diperlukan pada pelaksanaan KRS online.
3.3.3 Pelayanan Pelatihan dan Konsultasi
a. Pelatihan Teknologi Informasi Mahasiswa TPB
Pelatihan Teknologi Informasi bagi mahasiswa Baru TPB setiap tahun
diselenggarakan oleh DKSI. Pada pelatihan tersebut diberikan materi tentang dasar-
dasar pengoperasikan komputer, dasar-dasar mengenai jaringan dan infrastruktur
Teknologi Komunikasi dan Informasi IPB, manajemen email, internet, Microsoft
Office, dan tata cara penggunaan cyber mahasiswa serta penggunaan user access
untuk mengakses internet pada jaringan intranet kampus IPB Darmaga. Pelatihan
dilaksanakan di dua Cyber mahasiswa, yaitu Cyber Singkong dan Cyber Padi.
Pelaksanaannya dalam satu hari dibagi tiga sesi agar setiap mahasiswa dapat
menyesuaikan waktunya dengan waktu perkuliahan TPB yang telah berlangsung.
Pelatihan dilakukan selama 2 minggu, yaitu pada tanggal 13 Juli – 17 Juli 2009
dengan jumlah peserta sekitar 2022 mahasiswa. Untuk memberi kesempatan
kepada mahasiswa baru jalur SNMPTN dan UTM serta mahasiswa baru jalur USMI
yang tidak sempat mengikuti pelatihan, maka pada tanggal 24 Agustus – 27 Agustus
2009, diadakan pelatihan kedua dengan jumlah peserta sekitar 512 mahasiswa.
Dengan demikian, total mahasiswa baru yang mengikuti pelatihan ada sekitar 2534
mahasiswa dari total 3210 mahasiswa baru atau sekitar 78 % mahasiswa baru TPB
yang mengikuti pelatihan. Berikut adalah gambar perbandingan peserta pelatihan
pada setiap fakultas. Tampak pada Gambar 1 bahwa, mahasiswa baru TPB dari
Fakultas FMIPA adalah yang paling banyak mengikuti pelatihan disusul oleh
mahasiswa dari Fakultas FEM, FATETA, dan FAPERTA.
Laporan Akhir Tahun 2009
Direktorat Komunikasi dan Sistem Informasi (DKSI) - IPB
Hal 45
Gambar 3.3.3 Peserta Pelatihan TI Mahasiswa Baru TPB Tahun 2009
b. Kuesioner Kemampuan Dasar Komputer Mahasiswa Baru TPB Tahun 2009
Untuk mengetahui kemampuan dasar komputer mahasiswa baru TPB Tahun 2009,
pada waktu proses registrasi di Grawida, DKSI memberikan kuesioner tentang
kemampuan dasar komputer yang harus diisi oleh setiap mahasiswa baru. Berikut
adalah pertanyaan yang disajikan pada kuesioner tersebut dengan jawaban (Ya,
Tidak, dan Tidak Menjawab/Tidak Tahu.
Tabel. 3.3.3.1 Kuesioner Kemampuan Dasar Komputer Mahasiswa Baru
No. Pertanyaan
01. Pernahkan anda menggunakan komputer sebagai alat bantu menyelesaikan tugas?
02.
Apakah Keyboard, Monitor dan Mouse termasuk kategori perangkat Keras
Komputer?
03. Apakah anda pernah menggunakan aplikasi Mircosoft office?
04. Apakah anda pernah mengikuti kursus operating system atau aplikasi komputer?
05.
Apakah anda bisa menyimpan data dalam media penyimpanan data seperti
disket, CD, atu USB Flash Disk?
0
100
200
300
400
500
600
Peserta Pelatihan
Peserta Pelatihan
Laporan Akhir Tahun 2009
Direktorat Komunikasi dan Sistem Informasi (DKSI) - IPB
Hal 46
No. Pertanyaan
06. Apakah WWW kepanjangan dari World Wide Web?
07. Apakah anda bisa mengakses Internet/Browsing?
08. Apakah anda pernah menggunakan email?
09. Apakah anda memiliki weblog?
10. Apakah anda melakukan koneksi internet sendiri (di rumah atau sekolah)?
11.
Apakah anda pernah membuat laporan/karya tulis menggunakan Microsoft Office
Word?
12.
Apakah anda mampu melakukan formating margin kertas yang akan digunakan
untuk laporan anda dalam Ms. Word?
13.
Apakah anda dapat membuat daftar isi menggunakan fasilitas tabulasi dalam Ms.
Word?
14.
Apakah anda dapat menyisipkan tabel/grafik dalam sebuah karya tulis dalam Ms.
Word?
15.
Apakah anda dapat mencetak hasil pekerjaan anda ke dalam kertas dalam Ms.
Word?
16.
Apakah anda pernah membuat laporan/mengolah data menggunakan Microsoft
Office Excel?
17.
Apakah anda dapat membuat tabel sederhana dan memformat cell menggunakan
Ms. Excel?
18. Apakah anda dapat menyisipkan grafik dalam Ms. Excel?
19. Apakah anda dapat menggunakan formula sederhana dalam Ms. Excel?
20.
Apakah anda dapat mencetak hasil pekerjaan anda ke dalam kertas dengan Ms.
Excel?
Laporan Akhir Tahun 2009
Direktorat Komunikasi dan Sistem Informasi (DKSI) - IPB
Hal 47
Tabel. 3.3.3.2 Hasil Pendataan Kuesioner Kemampuan Dasar Komputer Mahasiswa
Baru
No. Jawaban (Responden= 2891)
Ya (%) Tidak (%) Tdk Jwb (%)
01. 2867 99,17 23 0,80 1 0,03
02. 2828 97,82 49 1,69 14 0,48
03. 2801 96,89 85 2,94 5 0,17
04. 561 19,41 2325 80,42 5 0,17
05. 2756 95,33 133 4,60 2 0,07
06. 2830 97,89 40 1,38 21 0,73
07. 2808 97,13 77 2,66 6 0,21
08. 2634 91,11 255 8,82 2 0,07
09. 593 20,51 2283 78,97 15 0,52
10. 2064 71,39 823 28,47 4 0,14
11. 2749 95,09 139 4,81 3 0,10
12. 2644 91,46 241 8,34 6 0,21
13. 2109 72,95 772 26,70 10 0,35
14. 2652 91,73 231 7,99 8 0,28
15. 2747 95,02 140 4,84 4 0,14
16. 2597 89,83 290 10,03 4 0,14
17. 2643 91,42 243 8,41 5 0,17
18. 2271 78,55 615 21,27 5 0,17
19. 2463 85,20 423 14,63 5 0,17
20. 2474 85,58 413 14,29 4 0,14
Dari hasil kuesioner tersebut, tampak bahwa pada umumnya mahasiswa baru IPB
Angkatan 2009 telah memiliki kemampuan dasar komputer setidaknya telah
menggunakan komputer sebagai alat bantu untuk menyelesaikan tugas-tugasnya
(99,17 %). Dan telah menggunakan internet dan email sebagai sarana pencarian
informasi dan sarana untuk berkomunikasi masing-masing 97.13 % dan 91,11 %.
Laporan Akhir Tahun 2009
Direktorat Komunikasi dan Sistem Informasi (DKSI) - IPB
Hal 48
Namun demikian, umumnya mereka belum punya blog pribadi yang ditunjukkan
dengan kecilnya angka yang telah memiliki blog pribadi (20.51 %).
c. Pelatihan Magang Jaringan dan Aplikasi Staf Unsyiah, NAD
Pada tahun 2009 DKSI telah mendapat kepercayaan dari Universitas Syiah Kuala,
Nangroe Aceh Darussalam (Unsyiah, NAD) sebagai tempat pelatihan magang bagi
staf pegawainya sebanyak 3 orang. Meraka adalah: Syahabuddin, ST. (staf Lembaga
Penelitian), Sukirman, ST. (staf Kepegawaian), dan Reshi Haryanzi, ST. (staf UPT
Komputer). Materi magang meliputi Jaringan dan Infrastruktur (1 orang) dan
Aplikasi da SIM (2 orang). Magang dilaksanakan mulai awal bulan Agustus 2009 dan
berakhir pada bulan Januari 2010. Materi yang diberikan meliputi : DBMS (My SQL,
MS SQL Server), Programming PHP dan Java, Algoritme Pemrograman, Networking
dan Security, User Interface, Project Management, dan LMS/LCMS. Pada akhir
kegiatan masing-masing diharuskan membuat aplikasi/SIM dan membuat
Networking serta diharuskan membuat dokumen laporan lengkap hasil dari
pelatihan magangnya. Hasil dari magang ini disampaikan dalam presentasi di DKSI
oleh setiap peserta magang.
d. Pelatihan Sistem Arsip Multimedia Kerjasama Dengan Inersia
Pada tahun 2009 DKSI telah melaksanakan Pelatihan Sistem Arsip Multimedia
Nasional bekerjasama dengan Inersia dan Perpustakaan IPB. Pelatihan dilaksanakan
sebanyak 2 kali pada tanggal 24 Juli dan 30 Oktober 2009, dengan jumlah peserta
sebanyak 20 orang pada setiap pertemuan. Adapaun tempat kegiatan ini
diselenggarakan adalah Cyber Merpati IPB. Peserta pelatihan berasal dari instansi
pemerintah seluruh Indonesia yang berkaitan dengan Kearsipan Nasional.
Diharapkan dari pelatihan ini, setiap peserta mampu mengelola arsip secara digital
baik dalam format database, pdf, image, maupun secara online melalui internet
(email, portal data, website dll).
Laporan Akhir Tahun 2009
Direktorat Komunikasi dan Sistem Informasi (DKSI) - IPB
Hal 49
e. Pelaksanaan Program IMHERE Batch II (B2c)
Mulai tahun 2009 (Desember 2009), DKSI kembali mendapat hibah untuk
melaksanakan kegiatan Strengthening Corporate Resource Information System
yang dibiayai oleh IMHERE Bacth 2.c. Dalam kegiatan ini terdapat 4 fokus
pekerjaan, antara lain : Pengembangan Job Career and Alumni, Online Journal
System, Research and Services, dan Penguatan SIM yang telah ada yaitu, Knowledge
Management System, Finance-Tuition Fee, Academic, Human Resources, dan
Fasilities and Properties. Pelaksanaan kegiatan akan dimulai dari Januari 2010
sampai dengan pertengahan 2012.
f. Pelatihan Pembuatan Situs Web
Pada tahun 2009 DKSI bekerjasama dengan SDM dan Departemen Ilmu Komputer
melaksanakan Pelatihan Pembuatan Situs Web dengan 30 orang peserta PNS dari
seluruh unit kerja Kantor dan Direktorat di lingkungan IPB. Kegiatan ini
dilaksanakan selama 3 hari pada tanggal 21-23 Desember 2009 bertempat di Cyber
Merpati IPB. Tujuan kegiatan ini adalah memberikan bantuan dan bimbingan teknis
kepada staf Institut Pertanian Bogor dalam bidang pengelolaan situs web dan
pengelolaan informasi, serta pemanfaatan teknologi komunikasi untuk mengolah,
mengevaluasi, mendistribusikan informasi secara bertanggung jawab, dan
memanfaatkannya dalam pengambilan keputusan. Sehingga diharapkan Setelah
mengikuti pelatihan ini diharapkan staf Institut Pertanian Bogor mampu mengatur
dan menentukan tata cara pengelolaan situs web dan pendistribusian informasi
dengan memanfaatkan teknologi komunikasi yang tersedia.
g. Layanan Kunjungan dari Berbagai Universitas
Pada tahun 2009 DKSI menerima kunjungan dari berbagai instansi dalam rangka
studi banding, observasi lapangan, dll. Kunjungan tersebut di antaranya berasal
dari Universitas Mulawarman (16 Nopember 2009) yang dipimpin oleh Pembantu
Rektor I UNMUL. Pada kesempatan kunjungan tersebut, selain melihat kondisi TI di
IPB juga dipresentasikan sistem-sistem informasi yang telah dikembangkan dan
Laporan Akhir Tahun 2009
Direktorat Komunikasi dan Sistem Informasi (DKSI) - IPB
Hal 50
dijalankan di IPB. Sebelumnya pada bulan Mei 2009, hal yang sama juga DKSI
menerima tamu dari Universitas Negeri Papua (Unipa).
h. Layanan-layanan Lainnya
Pada bulan Maret 2009 DKSI menerima dosen muda PTN selama 1 minggu. Kepada
mereka disampaikan kondisi SI/TI di IPB dan diberikan user access agar mereka
dapat menggunakan internet di lingkungan kampus IPB Darmaga.
Konsultasi Pengembangan Grand Design Teknologi Informasi untuk Pemerintah
Kabupaten Bogor telah diberikan pada bulan Mei 2009. Diharapkan dengan Grand
Design TI ini, Kabupaten Bogor memiliki arah pengembangan yang jelas untuk
pengembangan teknologi informasi dan sistem informasinya.
Pada tahun 2009 DKSI telah menerima Praktek Kerja Lapang siswa-siswi SMK
sebanyak kurang lebih 40 Siswa/i. Mereka berasal dari SMKN 1 Bogor, SMKN 3
Bogor, SMK Bina Sejahtera I Bogor, SMK Adi Sanggoro, SMK Wikrama Tajur Bogor.
Selain itu, DKSI juga menjadi tempat Kerja Praktek bagi Mahasiswa Diploma IPB dan
Mahasiswa Ilmu Komputer IPB.
3.3.4 Pengadaan SDM
Pada tahun 2009, DKSI telah diberikan tambahan pegawai teknis 1 orang CPNS S1
Ilmu Komputer. Dengan diangkatnya tenaga honorer menjadi CPNS ini telah
memberikan kepastian kepada yang bersangkutan sehingga dapat fokus pada bidang
pekerjaannya. Namun demikian, tenaga programer yang diperlukan masih belum
seimbang dengan jumlah pekerjaan. Untuk itu, dengan menggunakan dana RKAT
2009 DKSI menambah 1 orang tenaga honorer programmer dengan latar belakang
pendidikan D3 Informatika IPB.
3.3.5 Kendala Pengembangan dan Implementasi Sistem
Beberapa kendala yang dihapadi oleh DKSI pada tahun 2009 terdiri dari kendala
SDM, tata aturan baku, umur peralatan, peningkatan trafik aplikasi, layanan
insidentil, kegagalan listrik, petugas cyber asrama, dan kendala user access.
Laporan Akhir Tahun 2009
Direktorat Komunikasi dan Sistem Informasi (DKSI) - IPB
Hal 51
a. SDM. Kapasitas SDM (kuantitas dan kualitas) di DKSI pada Bidang Jaringan
didukung oleh 5 orang personil dengan rincian : 1 orang Kasubdit (S2), dan 4
orang personil jaringan dengan latar belakang pendidikan 2 orang D3 dan 2
orang SMA. Pada Bidang Pengembangan dan Layanan didukung oleh 15 personil
dengan perincian : 1 orang Kasubdit (S1), 4 orang programmer (1 S1+3 D3), dan
10 orang layanan data dan cyber mahasiswa (8 Diploma dan 2 SMA).
b. Belum adanya aspek legal untuk pengaturan pasokan data dari unit-unit kerja
ke KMS-IPB dan data EPSBED. Perlunya memperluas SK pelaksanaan dan SOP
untuk EPSBED.
c. Aging: menurunnya kapasitas dan umur teknis perangkat keras : mesin server,
bandwidth manager, switch backbone fiber optic, proxy, PC di setipa Cyber,
dan mesin Fingerprint yang terinstal di beberapa lokasi fakultas sudah waktunya
untuk diganti.
d. Adanya peningkatan volume penggunaan aplikasi (trafik) dan jumlah pengguna
di lingkugan IPB.
e. Permintaan insidentil untuk trouble shooting, repair, hardware dan networking,
pengembangan software, permintaan data rutin yang belum terintegrasi dengan
aplikasi yang dikelola oleh DKSI.
f. Frekuensi kegagalan listrik yang tinggi di Kampus Darmaga dalam periode yang
cukup lama di luar kemampuan UPS yang tersedia berimplikasi gagalnya fungsi
server dan kerusakan perangkat keras.
g. Peran petugas cyber mahasiswa di Asrama TPB Putra dan Putri menyebabkan
tidak efektifnya operasional komputer PC yang ada di kedua Cyber tersebut.
Akibatnya penggunaan cyber Merpati pada jam-jam tertentu dipenuhi oleh
mahasiswa TPB ini.
h. Data user access dan SOP user access yang belum lengkap untuk semua aplikasi,
infrastruktur, dan layanan yang telah dibangun menyebabkan sering terjadi
salah komunikasi antara petugas dengan user baik mahasiswa, dosen, maupun
tenaga penunjang.