Post on 13-Oct-2015
description
ARAHAN PEGAWAI PENGAWAL TAHUN 2014 KEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA
KANDUNGAN M/S
PENDAHULUAN 1 4 A. BELANJA MENGURUS (B.41)
1. Peruntukan Mengurus 2014 5 7 2. Agihan Waran Peruntukan 7 2.1 Tarikh Pengagihan Waran 7 2.2 Peratusan Agihan Dasar Sedia Ada 7 11 2.3 Peratusan Agihan Dasar Sedia Ada - Program Khusus,
Dasar Baru dan One-Off 11
2.4 Pemberian Geran Badan Berkanun 11 12 2.5 Penyelaras Peruntukan 12 14 2.6 Penyelaras Penyelenggaraan Peralatan Teknologi Maklumat 15 2.7 Peranan Bahagian Sebagai Penyelaras Peruntukan 15 2.8 Penyelaras Mengikut Fungsi 15 16 2.9 Peranan Bahagian Sebagai Penyelaras Fungsi 16 3. Penyelarasan Semula Peruntukan 16 3.1 Pindah/ Tambah Peruntukan 16 17 3.2 Tarik Balik Peruntukan 17 4. Pengurusan Perakaunan 18 4.1 Pelaksanaan Perakaunan Akruan 18 4.2 Sistem Perakaunan Kumpulan Wang Sekolah secara
Elektronik (eSPKWS) 18 19
4.3 Kod Perakaunan 19 4.4 Pembayaran Bil dan Penyelenggaraan Daftar Bil 19 20 4.5 Pembayaran Melalui Sistem eSPKB 20 4.6 Pembayaran di bawah Arahan Perbendaharaan 58(a) 20 21 4.7 Pembayaran Melibatkan Arahan Perbendaharaan 59 21 4.8 Penutupan Akaun 21 22 5. Pemantauan Prestasi Perbelanjaan Mengurus 22 5.1 Jawatankuasa Pengurusan Kewangan dan Akaun (JPKA). 22 23 6. Permohonan Peluasan Program Sedia Ada/ Dasar Baru 23 6.1 Pembukaan Institusi Baru 23 24 6.2 Perluasan Program Sedia Ada 24 6.3 Pertambahan Perjawatan 24
KANDUNGAN M/S
7. Pelaksanaan dan Pengurusan Bantuan dan Kebajikan Pelajar
24
7.1 Peruntukan Bantuan Persekolahan 24 7.2 Pematuhan Peraturan dan Garis Panduan Persekolahan 24 26 8. Pengurusan Permohonan Bertugas Rasmi/Lawatan Persendirian di
Luar Negara 26
8.1 Lawatan/Tugasan Rasmi YAB Menteri 26 8.2 Sokongan Ketua Perkhidmatan 26 8.3 Keperluan Lawatan/Tugasan 26 8.4 Guru/ Pegawai Pengiring 27 8.5 Peranan Bahagian Penyelaras 27 8.6 Peruntukan Wang Amanah/Kumpulan Wang Amanah 27 8.7 Tempoh Masa Permohonan 27 28 8.8 Kategori Permohonan 28 8.9 Peruntukan Sendiri, Tajaan, Peruntukan Sekolah Kluster,
dan Sekolah Berprestasi Tinggi 28
8.10 Pembentangan Kertas Kerja 28 8.11 Laporan Keberkesanan 29 8.12 Tanggungjawab Ketua Jabatan Terhadap Permohonan 29 8.13 Lawatan Persendirian 29 8.14 Lawatan/Tugasan Tanpa Izin 29 8.15 Borang dan Dokumen Permohonan 30 31 8.16 Senarai Rujukan Permohonan Luar Negara 31 32 9. Pengurusan Kemudahan dan Elaun 32 9.1 Tuntutan Bayaran Pertukaran 32 9.2 Kelulusan Pakej 32 33 9.3 Pinjaman/Skim Pembiayaan Kenderaan dan Skim
Pembiayaan Komputer Perkhidmatan Awam 34 35
9.4 Pengurusan Elaun/Insentif 35 9.5 Permohonan Kelulusan Khas 36 9.6 Pengambilan Guru Ganti 36 37 9.7 Pemberhentian Bayaran Insentif Subjek Pelajaran (BISP) 38 B. BELANJA PEMBANGUNAN (P.41) 1. Peruntukan Pembangunan 2014 38 1.1 Perbandingan Peruntukan 2013 dan 2014 38 41 2. Agihan Waran Peruntukan 41 2.1 Projek Sedia Ada 41 2.2 Projek Baru 41 2.3 Kunci masuk Waran 41 3. Penyelarasan Semula Peruntukan 41 3.1 Permohonan Pindah/Tambah/Tarik Balik Peruntukan 42
KANDUNGAN
M/S
4. Bayaran Kepada Kontraktor 43
5. Pemantauan Prestasi Perbelanjaan 43 5.1 Pemantauan 43 5.2 Laporan Prestasi Perbelanjaan Pembangunan 43 5.3 Pemantauan Peringkat Negeri dan Daerah 43 5.4 Laporan Kemajuan Pelaksanaan Projek Daerah 43 44 5.5 Penggunaan Fail Khusus Projek 44 5.6 Sistem Pemantauan Projek II 44 5.7 Prestasi Kewangan 44
6. Kawalan Perbelanjaan
7. Arahan Perubahan Kerja dan Pelanjutan Masa
7.1 Kelulusan APK dan PTSK 7.2 Senarai Rujukan
44 - 45
45
45 45
8. Perakuan Akaun Muktamad 46 8.1 Tempoh Masa 46 8.2 Tempoh Dimuktamadkan 46 8.3 Dokumen Sokongan 46 8.4 Penyata Akaun Muktamad 46 8.5 Baki Bayaran 46 8.6 Akuan Statutori 47 C. PEROLEHAN DAN PENGURUSAN ASET
1. Tatacara Pengurusan Perolehan Kerajaan 47 1.1 Peraturan melibatkan Perolehan Kerajaan 47 1.2 Pengurusan ePerolehan 48 1.3 Bon Pelaksanaan 48 1.4 Pelaksanaan Integrity Pact 48 2. Perolehan Harta Modal Yang Lain (HMYL) di bawah OS35000 48 2.1 Kelulusan Pembelian HMYL 48 2.2 Tempoh Pembelian HMYL 48 49 2.3 Pemasangan Pendingin Hawa 49 2.4 Pendaftaran Aset 49 2.5 Projek ICT 49 3. Pelupusan Aset 49 50 4. Perolehan Perkhidmatan 50 4.1 Pengurusan Dokumen Kontrak 50 4.2 Pemantauan Pengurusan Kontrak 50 4.3 Pengesahan Kerja Kontraktor 50 51 4.4 Penilaian Prestasi Kontraktor 51
KANDUNGAN
M/S
5. Pindaan Skop Kerja Penyelenggaraan Bangunan 51 6. Kelulusan Penerimaan Hadiah 51 7. Pemantauan dan Pelaporan 51 7.1 Mesyuarat Pemantauan Pelaksana 51 52 7.2 Laporan Pelaksana 52 7.3 Pengumpulan Maklumat Perolehan Kerajaan 52 D. PEMANTAPAN PENGURUSAN KEWANGAN KPM 52 1. Tanggungjawab Ketua Jabatan 52 1.1 Pematuhan Peraturan 52 1.2 Pemantauan Pelaksanaan 53 1.3 Pengurusan Sumber Manusia 53 1.4 Peruntukan bagi Penyelenggaraan 53 1.5 Pemantauan Secara Hands-On 53 1.6 Tempoh Masa Menjawab Teguran Audit 53 1.7 Laporan Berkala Teguran Audit 53 2. Pengauditan Berkala 53 E. PENGISIAN PERJAWATAN DAN URUSAN KENAIKAN PANGKAT. 54 1. Arahan Penempatan Pegawai 54 2. Perakuan Kenaikan Pangkat 54 3. Tindakan Tatatertib 54 F. PENUTUP. 55
KEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA ARAHAN PEGAWAI PENGAWAL TAHUN 2014
1
PENDAHULUAN
1. Belanjawan 2014 telah digubal untuk memastikan pertumbuhan
ekonomi terus pesat membangun dan bermatlamat untuk mengurangkan
defisit fiskal negara sejajar dengan tema Memperteguhkan Tranformasi dan
Melaksana Janji. Sektor Pendidikan Negara akan berlandaskan teras utama
yang digariskan dalam Bajet 2014 iaitu Mengunggul Modal Insan yang
berperanan dalam membangun, menyedia serta mempersiap modal insan
holistik yang mencakupi modal intelek, kemahiran seni dan pertukangan,
komunikasi, inter-personal, berfikir, kreatif dan inovatif yang akan
mengimbangi pembangunan fizikal dan teknologi dengan keunggulan
manusia.
2. Kerajaan tetap komited dalam memastikan Pelan Pembangunan
Pendidikan Malaysia (PPPM) 2013 - 2025 dilaksanakan dengan penuh
wibawa demi membawa Malaysia ke tahap kategori sepertiga teratas dalam
kedudukan pendidikan terbaik dunia. Kerajaan berhasrat untuk melihat
sistem pendidikan negara mengoptimumkan potensi anak-anak Malaysia
dengan menekankan aspek keselarasan penggubalan dasar, pelaksanaan
program-program pendidikan dan peningkatan produktiviti sumber.
3. Pelan Strategik Pengajian Tinggi Negara (PSPTN) berperanan dalam
menjadikan Malaysia sebagai pusat kecemerlangan pengajian tinggi
merentasi antarabangsa menjelang Tahun 2020. Misi PSPTN ini adalah
untuk membangun dan menyedia persekitaran pengajian tinggi yang kondusif
ke arah menghasilkan pusat pengajian tinggi yang unggul dan melahirkan
modal insan yang kompeten, berinovasi, berdaya saing dan berakhlak mulia
untuk memenuhi keperluan negara dan antarabangsa. Tranformasi ini
melibatkan empat (4) fasa dan kini Kementerian Pendidikan Malaysia (KPM)
telah pun berada di Fasa Kedua iaitu Fasa Peningkatan dan Pemerkasaan
yang bermula dari Tahun 2011 hingga 2015.
KEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA ARAHAN PEGAWAI PENGAWAL TAHUN 2014
2
4. Untuk mencapai matlamat berkenaan, KPM memikul tanggungjawab
dalam pembangunan pendidikan bagi anak-anak Malaysia dalam memastikan
pulangan atas pelaburan yang dibuat kerajaan adalah optimum dari segi
keberhasilan murid. Pengaplikasian Sistem Belanjawan Berasaskan
Outcome (SBBO) dilaksanakan dalam memastikan penyediaan peruntukan
adalah berasaskan outcome yang akan memberi impak dalam meningkatkan
kecekapan pelaksanaan, mengurangkan pertindihan dan memberikan
penilaian yang sistematik dalam pengurusan kewangan Kementerian.
5. Arahan Pegawai Pengawal (APP) disediakan pada setiap tahun
sebagai garis panduan kepada Ketua Jabatan dan pihak pengurusan yang
terlibat secara langsung dalam urustadbir Belanja Mengurus dan Belanja
Pembangunan pada tahun semasa. Semua Ketua Jabatan dikehendaki
sentiasa merujuk dan mematuhi peraturan-peraturan yang telah ditetapkan
bagi mengelakkan timbul kekeliruan, penyelewengan dan salahtadbir dalam
pengurusan kewangan kerajaan. Dalam masa yang sama, Ketua Jabatan
diwajibkan sentiasa memantau perancangan peruntukan kewangan yang
diamanahkan, mengawasi perbelanjaan dan mengenalpasti keutamaan
peruntukan mengikut senarai perancangan Jabatan/Bahagian. Perbelanjaan
yang telah dilaksanakan perlu dinilai keberkesanannya seiring dengan
aspirasi KPM secara khusus dan negara secara amnya.
6. Secara keseluruhan, peruntukan KPM pada tahun 2014 berjumlah
RM54,600,593,800 iaitu 20.67% daripada Anggaran Perbelanjaan
Persekutuan. Peruntukan Belanja Mengurus B.41 bagi Tahun 2014 adalah
sebanyak RM50,565,450,000 melibatkan peruntukan di Sektor Pelajaran dan
Sektor Pengajian Tinggi. Bagi Belanja Pembangunan P.41 pula telah
diperuntukkan sejumlah RM4,035,143,800. Jumlah keseluruhan peruntukan
ini menunjukkan pertambahan sebanyak 16.52% atau RM7,740,789,972
berbanding keseluruhan peruntukan tahun 2013 iaitu RM46,859,803,828.
7. Pertambahan peruntukan 2014 ini disumbang oleh peningkatan
perbelanjaan mengurus iaitu sebanyak 18.24% atau RM7,799,336,653. Bagi
Belanja Pembangunan, terdapat pengurangan sebanyak 1.43% atau
KEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA ARAHAN PEGAWAI PENGAWAL TAHUN 2014
3
RM58,546,681 yang memberi penumpuan penuh kepada keperluan
pelaksanaan projek-projek sedia ada dan baru.
8. Kerajaan turut menyalurkan peruntukan tambahan bagi Tabung Khas
Pembinaan, Penambahbaikan dan Penyelenggaraan Sekolah bagi
menampung keperluan mendesak untuk membaikpulih bangunan sekolah,
penyelenggaraan, pembelian peralatan dan pembinaan blok tambahan
berjumlah RM400 juta berdasarkan pecahan peruntukan mengikut jenis
sekolah seperti berikut:-
8.1 Sekolah Kebangsaan (SK) - RM100 juta
8.2 Sekolah Jenis Kebangsaan Cina (SJKC) - RM50 juta
8.3 Sekolah Jenis Kebangsaan Tamil (SJKT) - RM50 juta
8.4 Sekolah Mubaligh - RM50 juta
8.5 Sekolah Agama Bantuan Kerajaan (SABK) - RM50 juta
8.6 Sekolah Berasrama Penuh (SBP) - RM50 juta
8.7 Sekolah Agama Rakyat (SAR) - RM50 juta
9. Selain daripada itu, peruntukan tambahan sebanyak RM530 juta telah
diperuntukkan bagi program prasekolah melibatkan 93 prasekolah di Sekolah
Rendah Kebangsaan. Bagi pelaksanaan program pemantapan profesion
guru dengan memberi tumpuan kepada tugas mengajar, meningkatkan
kaedah pengajaran dan kemahiran Bahasa Malaysia dan Bahasa Inggeris
telah diperuntukkan sebanyak RM209 juta, manakala perluasan akses
internet di sekolah terutamanya kawasan luar bandar dengan peruntukan
sebanyak RM168 juta. Pembinaan sekolah baru dan menaiktaraf sekolah
sedia ada termasuk sekolah-sekolah usang diperuntukkan sebanyak RM831
juta.
10. Kerajaan turut fokus dalam memperkasakan institut pengajian tinggi
awam dan swasta ke arah melahirkan graduan yang berkualiti dan memenuhi
permintaan pasaran kerja. Antara program yang akan dilaksanakan ialah
pemberian geran penyelidikan di institut penyelidikan awam dalam usaha
meningkatkan status universiti bertaraf penyelidikan bagi memperbanyakkan
kajian dan penulisan untuk diterbitkan di peringkat antarabangsa melibatkan
KEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA ARAHAN PEGAWAI PENGAWAL TAHUN 2014
4
peruntukan sebanyak RM600 juta. Kerajaan juga akan meneruskan program
MyBrains15 bagi membiayai yuran pengajian di peringkat pasca ijazah
khususnya bagi golongan eksekutif di sektor swasta dengan peruntukan
sebanyak RM110 juta. Kerajaan turut berhasrat menubuhkan Pusat Sitasi
Malaysia, pusat ilmiah bertaraf dunia bagi meningkatkan hasil penerbitan
ilmiah tempatan dan membantu penyelidik menerbitkan artikel dalam jurnal
antarabangsa yang terkemuka. Penerbitan jurnal ilmiah ke peringkat
antarabangsa adalah aspek penting dalam memartabatkan hasil karya para
akademik tempatan.
KEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA ARAHAN PEGAWAI PENGAWAL TAHUN 2014
5
A. BELANJA MENGURUS B.41
1. PERUNTUKAN MENGURUS 2014
1.1 Perbandingan peruntukan B.41 KPM bagi tahun 2013 dan 2014
mengikut komponen Sistem Belanjawan Berasaskan Outcome (SBBO)
dan Objek Am (OA) adalah seperti berikut:
KOMPONEN SBBO
TAHUN 2013 (RM) (a)
TAHUN 2014 (RM) (b)
PERBEZAAN (RM)
(c) = (b) - (a)
DASAR SEDIA ADA
43,889,345,700 43,119,984,700 (769,361,000)
PROGRAM KHUSUS
3,461,621,300 3,917,799,100 456,177,800
DASAR BARU 0 2,361,922,200 2,361,922,200
ONE-OFF 0 1,165,744,000 1,165,744,000
JUMLAH 47,350,967,000 50,565,450,000 3,214,483,000
OBJEK AM (OA)
TAHUN 2013 (RM) (a)
TAHUN 2014 (RM) (b)
PERBEZAAN (RM)
(c) = (b) - (a)
10000 29,091,129,200 30,400,996,900 1,309,867,700
20000 4,821,524,500 5,050,309,500 228,785,000
30000 226,203,500 238,140,800 11,937,300
40000 13,211,249,800 14,875,142,800 1,663,893,000
50000 860,000 860,000 0
JUMLAH 47,350,967,000 50,565,450,000 3,214,483,000
KEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA ARAHAN PEGAWAI PENGAWAL TAHUN 2014
6
1.2 Peruntukan Dasar Sedia Ada (DSA) sebanyak
RM43,119,984,700 melibatkan agihan kepada 12 program seperti
berikut :
i. 010000 - Pengurusan Kementerian;
ii. 020000 - Operasi Pendidikan;
iii. 030000 - Penyelidikan dan Pembangunan Ilmu;
iv. 040000 - Pembangunan Profesionalisme;
v. 050000 - Pengukuhan Operasi Pendidikan;
vi. 060000 - Dasar, Penilaian dan Pengurusan Prestasi;
vii. 070000 - Majlis Peperiksaan Malaysia (MPM);
viii. 080000 - Dewan Bahasa dan Pustaka (DBP);
ix. 090000 - Agensi Kelayakan Malaysia (MQA);
x. 100000 - Institut Pengajian Tinggi Awam (IPTA);
xi. 110000 - Hospital Pengajar (HP); dan
xii. 120000 - Kolej Tunku Abdul Rahman (KTAR).
1.3 Aktiviti di bawah Program Khusus dengan peruntukan
RM3,917,799,100 adalah melibatkan 33 aktiviti seperti di Lampiran A.
1.4 Peruntukan Dasar Baru (DB) kod 140000 berjumlah
RM2,361,922,200 melibatkan aktiviti-aktiviti seperti berikut :
i. 140100 - Pembukaan Institusi Baru (PIB);
ii. 140200 - Pelarasan Emolumen dan Kenaikan Pangkat;
iii. 140300 - Program Bursary;
iv. 140400 - Pelaksanaan Pengajaran dan PembelajaranBerkaitan ICT;
v. 140500 - Kenaikan Gaji Tahunan (KGT);
vi. 140600 - Pendidikan Lepas Menengah;
vii. 140700 - Pengurusan Kementerian (PK);
viii. 140800 - Pengajian Tinggi (JPT);
ix. 140900 - Agensi Kelayakan Malaysia (MQA);
x. 141000 - Institut Pengajian Tinggi Awam (IPTA);dan
xi. 141100 - Hospital Pengajar (HP).
KEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA ARAHAN PEGAWAI PENGAWAL TAHUN 2014
7
1.5 Peruntukan One-Off di bawah kod 150000 berjumlah
RM1,165,744,000 melibatkan aktiviti-aktiviti seperti berikut :
i. 150100 - National Key Result Area (NKRA) Education;
ii. 150200 - Kenderaan/Jentera;
iii. 150300 - Harta Modal;
iv. 150400 - National Key Economic Area (NKEA);
v. 150500 - Pelupusan Bahan Kimia;
vi. 150600 - Pengurusan Sukan;
vii. 150700 - Pengajian Tinggi (JPT);
viii. 150800 - Institut Pengajian Tinggi Awam (IPTA);dan
ix. 150900 - Hospital Pengajar (HP).
2. AGIHAN WARAN PERUNTUKAN
2.1 Bahagian Kewangan akan mengagihkan waran peruntukan
pertama kepada Jabatan/Bahagian pada 6 Januari 2014.
2.2 Peratusan agihan waran pertama tahun 2014 mengikut Objek
Am (OA) dan Objek Sebagai (OS) adalah seperti berikut:
i. Dasar Sedia Ada (DSA):
OBJEK AM
PERATUS AGIHAN
(%) CATATAN
10000 100 OS11000, OS12000, OS13000, dan OS15000
10000 50
OS14000 Agihan seterusnya akan dibuat berdasarkan prestasi perbelanjaan.
20000 85
85% : OS22000 : Pengangkutan Barang-barang OS23000 : Perhubungan dan Utiliti OS24000 : Sewaan OS25000 : Bahan-bahan Makanan dan Minuman
KEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA ARAHAN PEGAWAI PENGAWAL TAHUN 2014
8
OBJEK AM
PERATUS AGIHAN
(%) CATATAN
OS26000 : Bekalan Bahan Mentah dan Penyelenggaran dan Pembaikan
OS27000 : Bekalan dan Bahan Lain OS28000 : Penyelenggaraan dan Pembaikan
Kecil yang Dibeli OS29000 : Perkhidmatan Ikhtisas dan
Perkhidmatan Lain Yang Dibeli dan Hospitaliti
20000 50
50% : OS21000 : Perbelanjaan Perjalanan dan Sara Hidup Agihan seterusnya akan dibuat berdasarkan prestasi perbelanjaan.
40000 25 100
100% : OS42000: Bantuan Utiliti Sekolah Bantuan Kerajaan
60% : OS41000: Pengurusan Biasiswa 50% : Lain-lain Objek Sebagai Agihan seterusnya akan dibuat berdasarkan prestasi perbelanjaan. 25% : OS42000 (Penyaluran setiap suku tahun):
Geran Mengurus Kepada Institusi Pengajian Tinggi Awam (IPTA) dan Hospital Pengajar (HP), Agensi Kelayakan Malaysia (MQA), dan Kolej Tunku Abdul Rahman (KTAR)
Agihan Berdasarkan Permohonan: OS42000: Pemberian Dalam Negeri
KEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA ARAHAN PEGAWAI PENGAWAL TAHUN 2014
9
OBJEK AM
PERATUS AGIHAN
(%) CATATAN
OS43000: Pemberian Luar Negeri
ii. Dasar Sedia Ada Program Khusus
OBJEK AM
PERATUS AGIHAN
(%) CATATAN
20000 dan
30000
85 100
85% :
i. Penyelenggaraan Institusi Pendidikan KPM; ii. Penyelenggaraan Genset; iii. Penyelenggaraan Telaga Tiub; iv. Penyelenggaraan Solar Hibrid; v. Tanah dan Pembaikan Tanah; vi. Pembaikan Bangunan
85% : Lain-lain Aktiviti
i. Bertugas ke Luar Negara; ii. Emolumen Kakitangan Kontrak;
Agihan seterusnya akan dibuat berdasarkan prestasi perbelanjaan.
80 100
100% : Bantuan Persekolahan
i. Elaun Murid Berkeperluan Khas (EMK); ii. Bantuan Geran Per Kapita (PCG); iii. Bantuan Kokurikulum Prasekolah (BKKP); iv. Bantuan Kokurikulum Sekolah (BKK); v. Bantuan Kokurikulum Asrama (BKKA); vi. Bantuan Sukan; vii. Yuran Khas Sekolah (YKS); viii. Bantuan Jaket Keselamatan (BJK); ix. Kelas Dewasa Orang Asli Penan (KEDAP); x. Bantuan Makanan Prasekolah (BMP); xi. Bantuan PCG Prasekolah; xii. Bantuan Bayaran Tambahan Persekolahan
(BBTP); xiii. Projek Khas Murid Sekolah Berasrama Penuh; xiv. Biasiswa Kecil Persekutuan Universiti (BKPU); xv. Biasiswa Kecil Persekutuan (BKP);
xiv. Biasiswa Sukan; xvi. Elaun Pra Universiti; dan xvii. Bantuan Pakaian Seragam Pasukan Beruniform;
KEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA ARAHAN PEGAWAI PENGAWAL TAHUN 2014
10
80% : i. Bantuan Makanan Asrama (BMA); ii. Bantuan Rancangan Makanan Tambahan (RMT); iii. Perjalanan dan Pengangkutan Murid Asrama;dan iv. Program Susu 1 Malaysia (PS1M).
iii. Dasar Baru
OBJEK AM
PERATUS AGIHAN
(%) CATATAN
10000
100 Agihan peruntukan mengikut keperluan. 20000
40000 25-100
25% : OS42000(Penyaluran setiap suku tahun):
Geran Mengurus Kepada Institusi Pengajian Tinggi Awam (IPTA) dan Hospital Pengajar (HP) dan Agensi Kelayakan Malaysia (MQA)
iv. One-Off
OBJEK AM
PERATUS AGIHAN
(%) CATATAN
10000 85 Agihan seterusnya akan dibuat berdasarkan prestasi perbelanjaan.
20000 85-100
100% : Pelupusan bahan kimia
85% :
i. NKRA - Education ii. NKEA
Agihan seterusnya akan dibuat berdasarkan prestasi perbelanjaan.
30000 85-100
100% :
i. Kenderaan dan Jentera
KEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA ARAHAN PEGAWAI PENGAWAL TAHUN 2014
11
OBJEK AM
PERATUS AGIHAN
(%) CATATAN
ii. Harta Modal 85% : NKRA Education Agihan seterusnya akan dibuat berdasarkan prestasi perbelanjaan.
40000 25-100
85% :
i. NKRA Education ii. NKEA iii. Pengurusan Sukan iv. Pengajian Tinggi (JPT) HICoE
25% (Penyaluran setiap suku tahun):
i. Institusi Pengajian Tinggi Awam (IPTA) ii. Hospital Pengajar (HP)
Agihan seterusnya akan dibuat berdasarkan prestasi perbelanjaan.
2.3 Ketua Jabatan hendaklah memastikan waran peruntukan
pertama yang diterima direkod di dalam vot eSPKB/manual. Sekiranya
waran pertama ini perlu diagihkan, Waran Peruntukan Kecil (WPK),
hendaklah dibuat dalam tempoh tujuh (7) hari bekerja daripada tarikh
waran pertama diterima. WPK yang melibatkan urusan perolehan
hendaklah diturunkan selewat-lewatnya pada 30 Julai 2014.
2.4 Pemberian geran kepada Badan Berkanun akan diagihkan
secara suku tahunan atau empat (4) kali setahun setelah
mendapat kelulusan Kementerian Kewangan berdasarkan Surat
Edaran bertarikh 22 Oktober 2013. Penyaluran suku tahun pertama
dan kedua hendaklah dibuat selewat-lewatnya pada 31 Januari dan
30 Mac 2014. Permohonan kelulusan penyaluran suku tahun ketiga
dan keempat hendaklah disertakan dengan aliran tunai yang
diperakukan oleh Pegawai Pengawal dan dihantar secara bersekali
KEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA ARAHAN PEGAWAI PENGAWAL TAHUN 2014
12
kepada Kementerian Kewangan selewatnya-lewatnya pada 30 Jun
2014. Kaedah penyaluran adalah seperti berikut:-
Tempoh Suku Tahun
Pertama (Januari - Mac)
Suku Tahun Pertama
(April - Jun)
Suku Tahun Pertama (Julai -
September)
Suku Tahun Pertama
(Oktober - Disember)
Amaun Untuk Disalurkan
Tidak melebihi 25% daripada jumlah peruntukan tahunan
Tidak melebihi 25% daripada jumlah peruntukan tahunan
Berdasarkan analisa keperluan tunai
Berdasarkan analisa keperluan tunai
Kuasa Melulus Penyaluran
Pegawai Pengawal
Pegawai Pengawal
Kementerian Kewangan dengan perakuan oleh Pegawai Pengawal
Kementerian Kewangan dengan perakuan oleh Pegawai Pengawal
2.5 Bagi meningkatkan keberkesanan pengurusan kewangan,
terdapat beberapa fungsi yang dipertanggungjawabkan kepada
Bahagian-bahagian yang bertindak selaku penyelaras peruntukan
seperti berikut :
BAHAGIAN PERUNTUKAN OBJEK AM
/OBJEK SEBAGAI
Bahagian Perolehan dan Pengurusan Aset (BPPA)
i. Penyelenggaraan Institusi Pendidikan KPM ii. Penyelenggaran Genset iii. Penyelenggaraan Telaga Tiub iv. Penyelengaraan Solar Hibrid v. Pengurusan Tender Perkhidmatan vi. Pelupusan Bahan Kimia vii. Tanah dan Pembaikan Tanah viii. Kenderaan dan Jentera ix. Harta Modal Yang Lain
OS 28000 OS 28000 OS 28000 OS 28000 OS 29000 OS 29000 OS 31000 OS 34000 OS 35000
Bahagian Kewangan
(BKew)
i. Program Khusus Bertugas Rasmi Luar
Negara (Ibu Pejabat) ii. Insurans Lawatan Persendirian Ke Luar
Negara
OA 20000
OS 24000
KEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA ARAHAN PEGAWAI PENGAWAL TAHUN 2014
13
BAHAGIAN PERUNTUKAN OBJEK AM
/OBJEK SEBAGAI
iii. Program Khusus Emolumen Kakitangan Kontrak (Ibu Pejabat)
iv. Memartabatkan Bahasa Malaysia dan Memperkukuhkan Bahasa Inggeris (MBMMBI)
v. Semua Jenis Bantuan Persekolahan vi. Bantuan Mengurus Jenazah vii. Sewaan Kenderaan SPANCO viii. Pemberian Dalam Negeri ix. Pemberian Luar Negeri
OS 29000
OA 20000/ OA 30000
OA 40000 OA 40000 OS 42000 OS 42000 OS 43000
Bahagian Pengurusan
Sumber Manusia (BPSM)
i. Emolumen Jawatan Kumpulan ii. Kenaikan Pangkat Time-Based dan Lantikan
Baru iii. Emolumen Kakitangan Kontrak iv. Anugerah Perkhidmatan Cemerlang v. Latihan Bagi Anggota Bukan Guru vi. Pemberian Subsidi Taska vii. Ganjaran Kakitangan Kontrak
OS 10000 OA 10000
OA 10000 OA 17000 OA 20000 OS 42000 OS 47000
Bahagian Tajaan Pendidikan (BTajaan)
Program Penghantaran Pelajar Cemerlang Ke Luar Negara
OA 20000
OA 40000
Bahagian Biasiswa (BB)
Pengurusan Biasiswa OA 40000
Bahagian Teknologi
Pendidikan (BTP)
i. Pelaksanaan 1BestariNet ii. Langganan internet daripada Internet Service
Provider (ISP)
OS 23000 OS 23000
Bahagian Pengurusan
Sekolah Harian (BPSH)
i. Penempatan Guru Ke Sabah dan Sarawak ii. Pengurusan Sekolah Amanah
OA 20000 OA 40000
Bahagian Pendidikan Islam
(BPI)
Pengurusan Institusi Pendidikan Islam (termasuk Sekolah Agama Bantuan Kerajaan, Sekolah Agama Rakyat Kelas Asas Fardhu Ain (SAR KAFA) dan Sekolah Menengah Kebangsaan Agama (SMKA)
OA 20000 OA 40000
Bahagian Pendidikan Khas
(BPKhas)
Sekolah Dalam Hospital (SDH) OA 20000
Bahagian Sukan (BS) Sektor Pelajaran
Bayaran Insentif Jurulatih Sukan
OA 20000 OS 29000
KEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA ARAHAN PEGAWAI PENGAWAL TAHUN 2014
14
BAHAGIAN PERUNTUKAN OBJEK AM
/OBJEK SEBAGAI
Bahagian Kokurikulum dan Kesenian (BKK)
i. Penyertaan Pelajar di Peringkat Antarabangsa ii. Pelaksanaan Rancangan Integrasi Murid
Untuk Pendidikan (RIMUP)
OS 42000 OS 21000
Bahagian Pendidikan Guru
(BPG)
Latihan Dalam Perkhidmatan bagi Pegawai Perkhidmatan Pendidikan
OA 20000 OA 40000
Institut Pendidikan Guru Malaysia (IPGM)
Latihan Praperkhidmatan OA 40000
Jabatan Pengajian Tinggi
(JPT)
Pemberian Luar Negara OA 40000
Bahagian Perancangan Penyelidikan
dan Penyelarasan
Dasar (BPPPD) Sektor
Pengajian Tinggi
Program Keusahawanan dan Kebolehpasaran Graduan
OA 40000
Unit PADU i. NKRA - Education ii. NKEA
OA 10000 OA 20000 OA 30000 OA 40000
(i) Kenaikan Kenaikan Pangkat Time-Based dan Lantikan Baru
melibatkan OS11000, OS12000 dan OS13000.
(ii) Kementerian Kewangan telah menggunapakai sepenuhnya kod
objek di bawah 17000 bagi bayaran Imbuhan Tahunan dan Bantuan
Kewangan bermula Tahun 2013. Jabatan Akauntan Negara Malaysia
(JANM) telah menetapkan bayaran Anugerah Perkhidmatan
Cemerlang menggunakan kod objek 17103 - Bayaran Khas Prestasi
menggantikan kod 15105 yang dicaj sebelum ini.
KEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA ARAHAN PEGAWAI PENGAWAL TAHUN 2014
15
2.6 Penyelaras bagi fungsi penyelenggaraan peralatan teknologi
maklumat dan komunikasi (ICT) dipertanggungjawabkan kepada
Jabatan/Bahagian berikut:-
PENYELARAS INSTITUSI TERLIBAT
Bahagian Pengurusan
Maklumat (BPM)
Semua Bahagian di KPM kecuali Bahagian Teknologi Pendidikan.
Jabatan Pelajaran Negeri
(JPN)
Semua agensi di negeri terdiri daripada JPN, Cawangan Bahagian Audit Sekolah (BAS), Cawangan Jemaah Nazir dan Jaminan Kualiti (JNJK), Pejabat Pelajaran Daerah (PPD) dan Pusat Kokurikulum.
Bahagian Teknologi
Pendidikan (BTP)
Bahagian Teknologi Pendidikan, Bahagian Teknologi Pendidikan Negeri, Pusat Teknologi Pendidikan Bahagian (PTPB), Pusat Kegiatan Guru (PKG) dan semua sekolah di bawah KPM kecuali Sekolah Amanah.
Bahagian Matrikulasi (BM)
Kolej-kolej Matrikulasi KPM.
Institut Pendidikan Guru Malaysia (IPGM)
Institut Pendidikan Guru (IPG) dan Pusat Latihan Guru Dalam Perkhidmatan (PLGDP).
2.7 Peranan Bahagian-bahagian yang dilantik selaku penyelaras
peruntukan adalah seperti berikut:
i. Menyelaraskan keperluan sebenar peruntukan bagi
setiap fungsi/aktiviti yang dipertanggungjawabkan;
ii. Memantau prestasi perbelanjaan; dan
iii. Memaklumkan Bahagian Kewangan mengenai keperluan
peruntukan tambahan, pindah peruntukan dan tarik balik
peruntukan.
2.8 Penyelaras mengikut fungsi pula dipertanggungjawabkan
kepada Bahagian-bahagian berikut:
BAHAGIAN FUNGSI
Bahagian Perolehan dan Pengurusan Aset
(BPPA)
i. Perkhidmatan Pembersihan Kawasan
ii. Perkhidmatan Kawalan Keselamatan
iii. Perkhidmatan Bekalan Makanan Bermasak
KEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA ARAHAN PEGAWAI PENGAWAL TAHUN 2014
16
BAHAGIAN FUNGSI
Bahagian Pengurusan Sumber
Manusia (BPSM)
Emolumen kakitangan KPM
Bahagian Pengurusan Sekolah
Harian (BPSH)
i. Guru Ganti (Sekolah Harian Biasa)
ii. Program Susu 1Malaysia
iii. Asrama 1Malaysia
iv. Pelaksanaan Redeployment
v. Penempatan Guru Baru
Bahagian Sukan Bantuan Sukan JPN dan PPD
Bahagian Kokurikulum
Bantuan Kokurikulum JPN dan PPD
2.9 Peranan Bahagian-bahagian yang dilantik selaku penyelaras
fungsi adalah seperti berikut:
i. Menyediakan cadangan agihan peruntukan yang
akandisalurkan oleh Bahagian Kewangan kepada semua JPN;
dan
ii. Membekalkan maklumat keperluan peruntukan untuk
diselaraskan oleh Bahagian Kewangan.
3. PENYELARASAN SEMULA PERUNTUKAN
3.1 Pindah/Tambah Peruntukan
i. Permohonan pindah/tambah peruntukan (jika ada)
hendaklah dikemukakan kepada Bahagian Kewangan pada
setiap 1 haribulan April, Julai dan Oktober 2014.
ii. Permohonan pindah/tambah peruntukan akan
dipertimbangkan berdasarkan prestasi perbelanjaan semasa
dan disertakan dengan:
a. Pengesahan baki peruntukan di PTJ (laporan
eSPKB);
b. Justifikasi yang lengkap; dan
KEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA ARAHAN PEGAWAI PENGAWAL TAHUN 2014
17
c. Ditandatangani oleh Ketua Jabatan/Timbalan/
Ketua Sektor Khidmat Pengurusan dan
Pembangunan/Ketua Penolong Pengarah (KPP) /Ketua
Penolong Setiausaha (KPSU) yang bertanggungjawab
dalam pengurusan kewangan sahaja. .
3.2. Tarik Balik Peruntukan
i. Permohonan tarik balik peruntukan hendaklah
dikemukakan selewat-lewatnya pada 15 September 2014 dan
disertakan dengan:
a. Pengesahan baki peruntukan di PTJ (laporan
eSPKB);
b. Justifikasi yang lengkap; dan
c. Ditandatangani oleh Ketua Jabatan/ Timbalan/
Ketua Sektor Khidmat Pengurusan dan
Pembangunan/KPP/KPSU yang bertanggungjawab
dalam pengurusan kewangan sahaja.
ii. Ketua Jabatan bertanggungjawab memastikan baki
peruntukan yang akan ditarik balik tidak digunakan dan
mencukupi bagi membolehkan waran tarik balik dilaksanakan.
Waran tarik balik yang dikeluarkan oleh Bahagian Kewangan
wajib dikunci masuk (key-in) ke dalam sistem sebaik sahaja
waran diterima.
iii. Bahagian Kewangan berhak mengambil tindakan untuk
menarik balik peruntukan sekiranya prestasi perbelanjaan tidak
memuaskan.
KEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA ARAHAN PEGAWAI PENGAWAL TAHUN 2014
18
4. PENGURUSAN PERAKAUNAN
4.1 Pelaksanaan Perakaunan Akruan
i. Kementerian Kewangan melalui Pekeliling
Perbendaharaan Bilangan 4 Tahun 2013 menjelaskan
pelaksanaan perakaunan akruan bagi pengurusan kewangan
dan perakaunan Kerajaan Persekutuan pada tahun 2015.
Pelaksanaan Sistem Perakaunan Akruan (SPA) ini selaras
dengan Dasar Transformasi Sektor Awam melalui Model Baru
Ekonomi (MBE).
ii. Sistem baru ini memberi gambaran kedudukan kewangan
kerajaan yang lebih menyeluruh dan tepat serta meningkatkan
ketelusan dan akauntabiliti kerajaan dalam pengurusan
kewangan dan akaun. Pelaksanaannya memberi kesan
signifikan dalam pengurusan fiskal berhemat serta dapat
meningkatkan kecekapan pengurusan kewangan dan
perakaunan sektor awam setanding dengan negara maju yang
lain.
iii. Semua Pusat Tanggungjawab (PTJ) diminta bersedia
dan memberikan sepenuh kerjasama dan komitmen bagi
menjayakan pelan pelaksanaan Perakaunan Akruan ini.
4.2 Sistem Perakaunan Kumpulan Wang Sekolah secara
Elektronik (eSPKWS).
i. Perbelanjaan dan terimaan sekolah diakaunkan ke dalam
Kumpulan Wang Sekolah iaitu Kumpulan Wang Kerajaan
(KWK), Kumpulan Wang SUWA dan Kumpulan Wang Asrama
(KWA).
KEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA ARAHAN PEGAWAI PENGAWAL TAHUN 2014
19
ii. Bagi membantu proses kawalan dan pemantauan
belanjawan serta meningkatkan akauntabiliti dan integriti
pengurusan kewangan dan perakaunan semua
PTJ/Bahagian/JPN/PPD/sekolah perlu menggunakan Sistem
eSPKWS sepenuhnya mulai Januari 2014.
4.3 Kod Perakaunan
i. Semua perbelanjaan perlu dilaksanakan mengikut
program/ aktiviti sepertimana Waran Peruntukan yang diterima,
manakala semua terimaan mesti diakaunkan pada kod yang
tepat mengikut jenis terimaan. Kod Perakaunan bagi
perbelanjaan dan terimaan digariskan dalam PekeIiling
Perbendaharaan Bilangan 5 Tahun 2004, Penjenisan Kod Bagi
Hasil dan Perbelanjaan.
ii. Semua pembayaran gaji dan pukal diakaunkan oleh PTJ
melalui Pusat Gaji masing-masing.
iii. Semua PTJ hendaklah menyemak laporan Pejabat
Perakaunan secara bulanan bagi memastikan semua urusniaga
telah direkod dan diakaunkan dengan betul supaya laporan
prestasi perakaunan KPM adalah tepat dan seterusnya
menggambarkan kedudukan sebenar.
4.4 Pembayaran Bil dan Penyelenggaraan Daftar Bil
Selaras dengan Surat Pekeliling Perbendaharaan Bilangan 7
Tahun 2006 dan Arahan Perbendaharaan 103 (a), Ketua
Jabatan perlu memastikan bil yang sempurna dibayar dalam
tempoh 14 hari. Ketua Jabatan perlu memantau semua bil
supaya tidak berlaku kelewatan bayaran bagi mengelakkan
aduan berulang. Bagi tujuan ini, Daftar Bil hendaklah
diselenggara dengan teratur. Laporan Prestasi Pembayaran Bil
KEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA ARAHAN PEGAWAI PENGAWAL TAHUN 2014
20
dan Tuntutan (BV343) mesti dihantar kepada Bahagian Akaun
pada 15 haribulan dan 30/31 haribulan.
4.5 Pembayaran Melalui Sistem eSPKB
Semua PTJ yang dilengkapi dengan sistem eSPKB hendaklah
melaksanakan pembayaran melalui sistem tersebut. Bagi PTJ
yang tidak mempunyai kemudahan sistem eSPKB, pembayaran
boleh dibuat menggunakan kemudahan Kiosk eSPKB yang
ditempatkan di JPN/PPD.
4.6 Pembayaran di bawah Arahan Perbendaharaan 58 (a)
i. Pembayaran di bawah AP58 (a) perlu dielakkan kerana
ianya merupakan pembelian bagi barang dan perkhidmatan
yang diterima pada tahun sebelumnya tetapi pembayaran
menggunakan peruntukan tahun semasa. Ini boleh
menjejaskan perancangan yang telah dibuat oleh
Jabatan/Bahagian.
ii. Terdapat sebilangan PTJ yang tidak memberi perhatian
serius tehadap pematuhan kepada AP103 (a) dalam
pengurusan perbelanjaan dan pembayaran sehingga
menyebabkan jumlah permohonan AP58 (a) bertambah. Oleh
itu semua Ketua Jabatan hendaklah memastikan perkara ini
tidak berulang dan mengambil tindakan proaktif.
iii. Terdapat permohonan AP58 (a) diterima selepas separuh
tahun kewangan semasa. Ini tidak sewajarnya berlaku kerana
AP103 menetapkan supaya semua tuntutan dan bil lengkap
hendaklah dijelaskan dalam tempoh 14 hari.
iv. Semua PTJ diingatkan supaya menguruskan
permohonan dan pembayaran di bawah AP58 (a) dalam tempoh
KEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA ARAHAN PEGAWAI PENGAWAL TAHUN 2014
21
enam (6) bulan selepas tarikh kewangan sebelumnya ditutup.
Ini bermakna permohonan untuk kelulusan di bawah
pembayaran AP58 (a) yang diterima selepas 30 Jun 2014 tidak
akan dipertimbangkan oleh KPM.
v. Perkara yang melibatkan AP58 (a) dapat dielakkan
dengan mengambil pendekatan seperti berikut:-
a. Tidak membuat komitmen baru selepas 31
Oktober 2014;
b. Memastikan pembayaran dilaksanakan selewat-
lewatnya pada 31 Disember 2014; dan
c. Semua tunggakan bil dan tuntutan seperti tuntutan
perjalanan, elaun lebih masa dan lain-lain diselesaikan
selewat-lewatnya pada 31 Disember 2014.
4.7 Pembayaran melibatkan Arahan Perbendaharaan 59
Kes yang berkaitan ketidakpatuhan peraturan kewangan yang
dikenakan tindakan di bawah AP 59 semakin meningkat.
Tindakan tatatertib, surcaj atau undang-undang yang berkaitan
akan disyorkan terhadap mana-mana warga kerja KPM yang
melanggar peraturan ini. Oleh itu, Ketua Jabatan hendaklah
mengelakkan ketidakpatuhan peraturan seperti berikut :
a. Perolehan tanpa Pesanan Kerajaan;
b. Perolehan tanpa peruntukan; dan
c. Perolehan tanpa mematuhi tatacara/peraturan perolehan.
4.8 Penutupan Akaun
i. Ketua Jabatan hendaklah sentiasa memastikan tidak
berlaku sebarang perbelanjaan tanpa peruntukan atau
perbelanjaan melebihi peruntukan. Semua pembayaran bagi
KEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA ARAHAN PEGAWAI PENGAWAL TAHUN 2014
22
tahun 2014 mestilah diselesaikan dalam tahun kewangan
semasa iaitu selewat-lewatnya pada 31 Disember 2014 sebelum
penutupan akaun awam.
ii. Ketua Jabatan yang tidak menepati tahap varian yang
dipersetujui di dalam Ringkasan Eksekutif Kementerian,
Kerangka Pengurusan Prestasi Program dan Kerangka
Pengurusan Prestasi Aktiviti bagi tahun 2014 dikehendaki
menyediakan Laporan Pengecualian kepada Bahagian
Kewangan berdasarkan kepada Pekeliling Perbendaharaan
Bilangan 2 Tahun 2009 selewat-lewatnya pada 1 Februari 2014
untuk dikemukakan kepada Kementerian Kewangan.
5. PEMANTAUAN PRESTASI BELANJA MENGURUS
5.1 Jawatankuasa Pengurusan Kewangan dan Akaun (JPKA)
i. Ketua Jabatan hendaklah memastikan pembentangan
laporan kewangan dibuat kepada JPKA masing-masing
mengikut kekerapan dan peraturan yang ditetapkan di bawah
Pekeliling Perbendaharaan Bilangan 10 Tahun 2008, Surat
Pekeliling Perbendaharaan Bilangan 8 Tahun 2008, Surat
Arahan Perbendaharaan bertarikh 29 Disember 2009 dan Surat
Pekeliling Kewangan Bilangan 6 Tahun 2009. Mesyuarat JPKA
di peringkat Jabatan/Bahagian hendaklah dibuat lebih awal
tarikh mesyuarat JPKA di peringkat Kementerian mengikut
ketetapan seperti berikut :
Suku Tahun Tempoh Suku Tahun Tarikh Mesyuarat di Jabatan/Bahagian
Tarikh Hantar Minit dan
Laporan ke Bkew
Suku Tahun Keempat
Oktober Disember (Tahun sebelumnya)
Sebelum 15 Februari 15 Februari
KEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA ARAHAN PEGAWAI PENGAWAL TAHUN 2014
23
ii. Selain Pengurusan Kewangan, perkara-perkara yang
perlu dibincangkan dan diambil tindakan sekiranya terdapat isu
yang berbangkit ialah seperti berikut:
a. Pengurusan Perakaunan;
b. Pengurusan Pungutan dan Tunggakan Hasil;
c. Pengurusan Perolehan;
d. Pengurusan Aset dan Stor;
e. Teguran Jabatan Audit Negara dan Bahagian
Audit Dalam; dan
f. Perancangan Latihan Kewangan dan Akaun
Pegawai di Jabatan/Bahagian masing-masing.
iii. Pematuhan terhadap Pekeliling Perbendaharaan dan
Surat Pekeliling Kewangan diambilkira sebagai salah satu
kriteria pemarkahan Star Rating KPM; dan
iv. Penyelaras di peringkat Jabatan/Bahagian/Institusi
Pendidikan adalah seperti di Lampiran B
6. PERMOHONAN PELUASAN PROGRAM SEDIA ADA/DASAR BARU
6.1 Peruntukan kewangan bagi pembukaan institusi baru tahun
2014 hendaklah dipohon oleh Ketua Jabatan/ Ketua Pusat Tanggung
Suku Tahun Tempoh Suku Tahun Tarikh Mesyuarat di Jabatan/Bahagian
Tarikh Hantar Minit dan
Laporan ke Bkew
Suku Tahun Pertama
Januari Mac
(Tahun Semasa) Sebelum 15 April 15 April
Suku Tahun Kedua
April Jun
(Tahun Semasa) Sebelum 15 Julai 15 Julai
Suku Tahun Ketiga
Julai September (Tahun Semasa)
Sebelum 15 Oktober 15 Oktober
KEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA ARAHAN PEGAWAI PENGAWAL TAHUN 2014
24
Jawab (PTJ) dalam tempoh tiga (3) bulan sebelum institusi tersebut
mula beroperasi.
6.2 Sebarang permohonan peluasan program sedia ada atau
pelaksanaan dasar baru hendaklah dikemukakan terlebih dahulu
kepada Bahagian Kewangan untuk dikaji sebelum diperakukan untuk
pertimbangan Pegawai Pengawal. Kegagalan berbuat demikian akan
menyebabkan permohonan peruntukan kewangan tidak dapat
dipertimbangkan.
6.3 Sekiranya pertambahan perjawatan diperlukan, ianya hendaklah
dilaksanakan melalui kaedah pindah butiran/tukar ganti/pemansuhan
jawatan sedia ada sahaja selaras dengan usaha Kerajaan ke arah
merasionalisasi dan mewujudkan Perkhidmatan Awam yang kejat
(Lean Civil Service). Bagi tujuan ini, persetujuan BPSM hendaklah
diperoleh terlebih dahulu.
7. PELAKSANAAN DAN PENGURUSAN BANTUAN DAN KEBAJIKAN
PELAJAR
7.1 Pihak Kementerian amat prihatin terhadap kebajikan murid
terutama mereka yang datang daripada keluarga berpendapatan
rendah dan sederhana. Kementerian sentiasa menyediakan
peruntukan khusus kepada murid sekolah rendah, menengah, lepasan
menengah dan pengajian tinggi yang merangkumi 25 jenis bantuan
persekolahan melibatkan peruntukan berjumlah RM3,968,790,800
pada tahun 2014.
7.2 Bahagian Kewangan akan membuat bayaran kepada murid
penerima Bantuan Kumpulan Wang Amanah Pelajar Miskin (KWAPM)
Tahun 2 hingga Tahun 6 mulai minggu kedua pada November 2013
bagi sesi persekolahan 2014. Waran peruntukan pertama kepada
Jabatan/Bahagian bagi 25 jenis bantuan persekolahan akan disalurkan
KEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA ARAHAN PEGAWAI PENGAWAL TAHUN 2014
25
mulai 6 Januari 2014 secara berperingkat mengikut ketetapan seperti
berikut:-
Bil. Jenis Bantuan Tarikh Penyaluran/
Bayaran
1. Kumpulan Wang Amanah Pelajar Miskin (KWAPM) Minggu Ke-2 November 2013
2. Bantuan Khas Awal Persekolahan 1Malaysia Minggu Ke-2 Januari 2014
3. Biasiswa Sukan (BS) Minggu Ke- 2 Januari 2014
4. Elaun Pra Universiti (EPU) Minggu Ke- 2 Januari 2014
5. Bantuan Geran Per Kapita (PCG)
Minggu Ke- 2 Januari 2014
6. Bantuan Kokurikulum Prasekolah (BKKP) Minggu Ke- 2 Januari 2014
7. Bantuan Kokurikulum Sekolah (BKK) Minggu Ke- 2 Januari 2014
8. Bantuan Kokurikulum Asrama (BKKA) Minggu Ke- 2 Januari 2014
9. Bantuan Sukan Sekolah (BSS) Minggu Ke- 2 Januari 2014
10. Yuran Khas Sekolah (YKS) Minggu Ke- 2 Januari 2014
11. Projek Khas Murid Sekolah Berasrama Penuh (PKSBP)
Minggu Ke- 2 Januari 2014
12. Bantuan Makanan Asrama (BMA) Minggu Ke- 2 Januari 2014
13. Rancangan Makanan Tambahan (RMT) Minggu Ke- 2 Januari 2014
14. Bantuan Pakaian Seragam Pasukan Beruniform (BPS)
Minggu Ke- 2 Januari 2014
15. Perjalanan & Pengangkutan Murid (PPM) Minggu Ke- 2 Januari 2014
16. Kelas Dewasa Ibu Bapa Orang Asli & Penan (KEDAP)
Minggu Ke- 2 Januari 2014
17. Bantuan Makanan Prasekolah (BMP) Minggu Ke- 2 Januari 2014
18. Bantuan Geran Perkapita Prasekolah (PCG Pra) Minggu Ke- 2 Januari 2014
19. Program Susu 1Malaysia (PS1M) Minggu Ke- 2 Januari 2014
20. Bantuan Bayaran Tambahan Persekolahan (BBTP) Minggu Ke-2 Januari 2014
KEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA ARAHAN PEGAWAI PENGAWAL TAHUN 2014
26
Bil. Jenis Bantuan Tarikh Penyaluran/
Bayaran
21. Baucar Buku 1Malaysia (BB1M) Minggu Ke-3 Januari 2014
22. Elaun Murid Berkeperluan Khas (EMK) Minggu Pertama Februari 2014
23. Bantuan Jaket Keselamatan Murid (BJK) Minggu Pertama Februari 2014
24. Biasiswa Kecil Persekolahan (BKP) Minggu Pertama Februari 2014
25. Biasiswa Kelas Persediaan Universiti (BKPU) Minggu Pertama Februari 2014
8. PENGURUSAN PERMOHONAN BERTUGAS RASMI/LAWATAN PERSENDIRIAN DI LUAR NEGARA
8.1 Pengurusan permohonan lawatan rasmi YAB Menteri
Pendidikan dan YB Timbalan Menteri Pendidikan adalah tertakluk
kepada Arahan Setiausaha Jemaah Menteri Bilangan1 Tahun 2008
dan surat Ketua Setiausaha Perbendaharaan bertarikh 15 Julai 2009.
8.2 Semua tugasan/lawatan rasmi yang melibatkan Pegawai
Perkhidmatan Pendidikan/Pengajian Tinggi, perakuan/sokongan Ketua
Pengarah masing-masing hendaklah diperoleh terlebih dahulu. Bagi
pegawai dan kakitangan bukan guru perlu mendapat perakuan Ketua
Jabatan sebelum dikemukakan kepada Pegawai Pengawal untuk
kelulusan. Bagi pegawai di Institut Pengajian Tinggi Awam (IPTA),
pegawai perlu mendapatkan pertimbangan dan kelulusan Naib
Canselor sebelum melaksanakan tugasan rasmi di luar negara.
8.3 Keperluan tugasan/lawatan rasmi pegawai ke luar negara
hendaklah di rancang dengan teliti dan bilangan delegasi hendaklah
mengikut keperluan lawatan berdasarkan bidang tugas,
tanggungjawab dan kemahiran masing-masing.
KEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA ARAHAN PEGAWAI PENGAWAL TAHUN 2014
27
8.4 Bagi lawatan rasmi ke luar negara yang melibatkan murid,
jumlah guru pengiring adalah mengikut nisbah 5 murid : 1 guru bagi
Sekolah Rendah dan nisbah 8 murid : 1 guru bagi Sekolah Menengah
tertakluk kepada keperluan dan peruntukan yang mencukupi.
Sekiranya terdapat keperluan untuk menghantar lebih ramai pegawai,
justifikasi dan senarai tugas setiap pegawai perlu dikemukakan.
8.5 Permohonan peruntukan Program Khusus Bertugas Rasmi di
Luar Negara bagi semua Jabatan/Bahagian di KPM hendaklah
dikemukakan kepada Bahagian-bahagian yang dilantik sebagai
penyelaras mengikut jenis program seperti di Lampiran C. Bahagian-
bahagian penyelaras bertanggungjawab untuk:
i. Menilai program yang akan dilaksanakan mengikut
keutamaan;
ii. Mengemukakan perancangan program sepanjang tahun
ke Bahagian Kewangan untuk diangkat bagi kelulusan dasar
oleh Pegawai Pengawal;
iii. Memastikan peruntukan mencukupi untuk melaksanakan
program yang diluluskan; dan
iv. Memastikan permohonan dikemukakan dengan lengkap
dan betul.
8.6 Semua permohonan perjalanan tugas rasmi ke luar negara yang
menggunakan peruntukan Akaun Amanah/Kumpulan Wang Amanah
mesti dikemukakan ke Bahagian Kewangan tidak kurang daripada 51
hari bekerja sebelum tarikh perjalanan untuk mendapatkan
persetujuan Pegawai Pengawal sebelum diangkat untuk kelulusan
Perbendaharaan.
8.7 Semua permohonan perjalanan tugas rasmi ke luar negara yang
lengkap mesti dikemukakan ke Bahagian Kewangan untuk kelulusan
Pegawai Pengawal tidak kurang daripada 21 hari bekerja sebelum
tarikh perjalanan dan tidak kurang daripada 35 hari bekerja bagi
KEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA ARAHAN PEGAWAI PENGAWAL TAHUN 2014
28
permohonan yang memerlukan kelulusan khas Kementerian
Kewangan.
8.8 Kategori permohonan yang memerlukan kelulusan khas
Kementerian Kewangan adalah seperti berikut :
i. Penyertaan melibatkan lebih daripada 2 orang pegawai
menggunakan peruntukan di bawah Program Khusus Bertugas
Rasmi ke Luar Negara;
ii. Mendapat penajaan daripada syarikat swasta berikutan
tanggungjawab syarikat kepada masyarakat atau Corporate
Social Responsibity (CSR); dan
iii. Lawatan yang berkaitan dengan pelaksanaan sesuatu
kontrak atau projek.
8.9 Permohonan perjalanan bertugas rasmi ke luar negara yang
menggunakan peruntukan sendiri, tajaan oleh penganjur/ badan-badan
bukan kerajaan atau persatuan dan bukan syarikat swasta serta
peruntukan khas Sekolah Kluster Kecemerlangan dan Sekolah
Berprestasi Tinggi adalah dikecualikan daripada kelulusan khas
Kementerian Kewangan tetapi hendaklah mendapat kelulusan
Pegawai Pengawal.
8.10 Bagi permohonan yang melibatkan pembentangan kertas
kajian/kertas kerja/kerja ilmiah, penilaian dan kelulusan perlu
diperoleh daripada Bahagian Perancangan dan Penyelidikan Dasar
Pendidikan (BPPDP)/Bahagian Perancangan Penyelidikan dan
Penyelarasan Dasar (BPPPD) sebelum dikemukakan kepada
Bahagian Kewangan. Surat Siaran Kementerian Pendidikan Malaysia
Bilangan 14 Tahun 2013, Garis Panduan Pembentangan Kertas Ilmiah
Peringkat Antarabangsa di Dalam dan Luar Negara bertarikh 12 Jun
2013 hendaklah digunakan sebagai panduan permohonan.
KEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA ARAHAN PEGAWAI PENGAWAL TAHUN 2014
29
8.11 Laporan Keberkesanan Program melalui Sistem e-Lawatan
Antarabangsa (e-LA) di alamat http:apps.moe.gov.my/ebdha/
menggunakan pelayar web Microsoft Internet Explorer 9++ hendaklah
dikemukakan selepas menghadiri program tersebut kepada Bahagian
Dasar dan Hubungan Antarabangsa (BDHA)/Bahagian Hubungan
Antarabangsa (BHA) dalam masa 14 hari bekerja selepas perjalanan
dibuat.
8.12 Ketua Jabatan bertanggungjawab untuk memastikan
permohonan yang dikemukakan menepati semua peraturan yang
ditetapkan. Bahagian Kewangan tidak akan mengemukakan
permohonan perjalanan rasmi ke luar negara untuk kelulusan Pegawai
Pengawal sekiranya:
i. Permohonan lewat diterima dari tempoh yang ditetapkan;
ii. Permohonan tidak disertakan dokumen yang lengkap;
iii. Peruntukan Jabatan/Bahagian yang tidak mencukupi;
dan
iv. Perjalanan telah dilakukan terlebih dahulu.
8.13 Permohonan perjalanan ke luar negara bagi lawatan
persendirian hendaklah diuruskan mengikut Surat Pekeliling Am
Bilangan 3 Tahun 2012 bertarikh 1 Oktober 2012 berkaitan Peraturan
Perjalanan Pegawai Awam Ke Luar Negara Atas Urusan Persendirian.
8.14 Perjalanan yang dilakukan tanpa kelulusan Pegawai Pengawal
akan menyebabkan tuntutan tidak boleh dibayar dan boleh
dikenakan tindakan tatatertib.
KEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA ARAHAN PEGAWAI PENGAWAL TAHUN 2014
30
8.15 Borang dan dokumen yang perlu dikemukakan kepada
Bahagian Kewangan adalah seperti di Lampiran D yang
mengandungi:-
i. BORANG LAMPIRAN A (PERINCIAN PERMOHONAN)
a) Borang yang digunakan adalah seragam; dan
b) Header dan Footer pada borang ini akan
ditandatangani oleh Pegawai Pengawal dengan
mencatatkan tajuk program, nama pegawai (jika
ramai, nyatakan jumlah dan senarai pegawai
disertakan sebagai lampiran lain),tempat lawatan
dan tarikh lawatan.
ii. BORANG LAMPIRAN B (IMPLIKASI KEWANGAN)
a) Mengemukakan jadual pengiraan anggaran
implikasi kewangan yang mengandungi pengiraan
keperluan kewangan berdasarkan kelayakan
pegawai bertugas rasmi di luar negara seperti
kelayakan pengangkutan, penginapan,elaun
makan minum,tambang tiket kapal terbang dan
lain-lain berkaitan; dan
b) Menyatakan baki peruntukan yang masih ada bagi
Program Khusus Luar Negara, Sekolah
Berprestasi Tinggi (SBT) dan Sekolah Kluster
Kecemerlangan (SKK).
iii. BORANG LAMPIRAN C (SENARAI PESERTA)
Menyediakan Lampiran C bagi program yang melibatkan
peserta melebihi 2 orang yang menyatakan nama penuh
pegawai, gred jawatan dan tempat bertugas.
KEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA ARAHAN PEGAWAI PENGAWAL TAHUN 2014
31
iv. BORANG LAMPIRAN D (SENARAI SEMAK
PERMOHONAN)
Jabatan/Bahagian yang memohon hendaklah menyemak
keperluan dokumen disediakan dengan lengkap dan
sempurna sebelum dikemukakan kepada Bahagian
Kewangan bagi memudahkan perkara ini diproses
sebelum dikemukakan untuk pertimbangan dan kelulusan
Pegawai Pengawal.
8.16 Dalam menguruskan permohonan perjalanan tugas rasmi ke
luar negara, Ketua Jabatan hendaklah sentiasa merujuk Pekeliling,
Surat Pekeliling dan Surat Edaran seperti berikut:
i. Surat Edaran Bahagian Kewangan bertarikh 13 April
2012 berkaitan Garis Panduan Permohonan Bertugas
Rasmi di Luar Negara Bagi semua Penjawat Awam di
KPM;
ii. Surat Edaran Bahagian Kewangan bertarikh 7 September
2011 berkaitan Syarat-syarat Kelulusan Bertugas Rasmi
Di Luar Negara Bagi Pegawai-pegawai di KPM;
iii. SPK Bilangan 1 Tahun 2011 Garis Panduan Pengurusan
Kewangan dan Perakaunan dan Peruntukan Khas
Sekolah Berprestasi Tinggi KPM;
iv. SPK Bilangan 2 Tahun 2011 Kadar Kelayakan Makan
dan Penginapan Murid/Atlet/Pelajar KPM Yang Terlibat
Dalam Pelaksanaan Aktiviti Kurikulum, Kokurikulum dan
Sukan Dalam atau Luar Negara;
v. SPK Bilangan 3 Tahun 2010 dan SPK Bil. 4 Tahun 2009
berkaitan Peraturan Perjalanan Tugas Rasmi ke Luar
Negara KPM; dan
vi. Surat Edaran Bahagian Kewangan bertarikh 10 Julai
2013 berkaitan Perubahan Tatacara Pengurusan
Permohonan Bertugas Rasmi Ke Luar Negara Bagi
KEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA ARAHAN PEGAWAI PENGAWAL TAHUN 2014
32
Semua Pegawai Awam di Kementerian Pendidikan
Malaysia.
9. PENGURUSAN KEMUDAHAN DAN ELAUN
9.1 Tuntutan Bayaran Pertukaran
i. Pegawai dan kakitangan layak dibayar tuntutan
pertukaran dan penempatan sekiranya:
a. Diarah bertukar di atas kepentingan perkhidmatan
seperti kenaikan pangkat dan redeployment (penempatan
semula); dan
b. Pegawai yang baru pertama kali dilantik dalam
perkhidmatan kerajaan dan diberi penempatan pertama.
ii. Sebarang permohonan termasuk permohonan rayuan,
pembayaran bagi tuntutan pertukaran/perpindahan atas
permohonan sendiri hendaklah dikemukakan untuk kelulusan
serta pembayaran oleh Ketua Jabatan pemohon tertakluk
mematuhi sepenuhnya peraturan-peraturan dan syarat-syarat
seperti terkandung dalam surat Jabatan Perkhidmatan Awam
Bil. JPA (S) 63/163 (30) bertarikh 23 Ogos 1994, Tatacara
Menimbangkan Permohonan Bayaran Perpindahan dan
Pertukaran Bagi Kes-kes Pertukaran Atas Permohonan Sendiri.
9.2 Kelulusan Pakej
i. Peraturan mengenai penyediaan kemudahan pakej tugas
rasmi dan kursus/latihan di KPM adalah terkandung di dalam
Surat Pekeliling Kewangan (SPK) Bilangan 11 Tahun 2008,
Permohonan Penyediaan Kemudahan Pakej Penginapan dan
KEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA ARAHAN PEGAWAI PENGAWAL TAHUN 2014
33
Makan Bagi Tugas Rasmi dan Kursus Di bawah Kementerian
Pendidikan Malaysia (KPM) dan pindaan-pindaannya.
ii. Selaras dengan perenggan 3(x), Surat Arahan
Perbendaharaan (SAP) bertarikh 28 Februari 2009, Pegawai
Pengawal bersetuju mewakilkan kuasa meluluskan penyediaan
kemudahan secara pakej bagi tugas rasmi dan kursus di bawah
KPM melalui surat no. Ruj. KP.1067/1/A/1-1/JLD.10/s.k. 4(6)
berkuatkuasa mulai 1 Januari 2014. Perwakilan kuasa tersebut
diberikan kepada Ketua Jabatan/Bahagian, Pengarah Jabatan
Pendidikan Negeri dan Pegawai Pendidikan Daerah.
iii. Pegawai yang diwakilkan kuasa hendaklah
melaksanakan kuasa dan tugas dengan mematuhi sepenuhnya
peraturan-peraturan seperti digariskan bersama-sama dengan
lain-lain Pekeliling, Surat Pekeliling dan Surat Arahan
Perbendaharaan dan yang sedang berkuatkuasa dari masa ke
semasa.
iv. Ketua Jabatan diminta memastikan permohonan
dikemukakan kepada Pegawai Pelulus tidak lewat daripada 21
hari dari tarikh program akan diadakan.
v. Pegawai Pelulus berhak untuk menolak dan tidak
mempertimbangkan permohonan yang tidak lengkap,
permohonan yang diterima kurang dari tempoh yang ditetapkan
atau tidak mematuhi peraturan yang ditetapkan.
vi. Tarikh akhir permohonan pakej ialah pada 1 Disember
2014, manakala tarikh akhir pelaksanaan pakej pada 10
Disember 2014, tertakluk kepada peruntukan yang mencukupi
serta mematuhi sepenuhnya peraturan kewangan yang berkuat
kuasa.
KEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA ARAHAN PEGAWAI PENGAWAL TAHUN 2014
34
9.3 Skim Pinjaman/Pembiayaan Kenderaan dan Skim
Pembiayaan Komputer Perkhidmatan Awam
i. Semua kelulusan Skim Pinjaman/Pembiayaan
Kenderaan dan Skim Pembiayaan Komputer hendaklah
direkodkan di dalam Buku Rekod Perkhidmatan (BRP) pegawai
yang terlibat.
ii. Ketua Jabatan dan peminjam bertanggungjawab untuk
memastikan bayaran balik pinjaman dilakukan menurut
peraturan yang telah ditetapkan. Pihak pelulus
bertanggungjawab untuk mengutip balik bayaran ansuran dan
tunggakan pinjaman/ pembiayaan kenderaan dan pembiayaan
komputer.
iii. Bagi pembiayaan komputer, Ketua Jabatan hendaklah
memastikan resit asal pembelian komputer, salinan invois yang
telah disahkan dan salinan penyata bank yang menunjukkan
bayaran telah dikreditkan ke akaun peminjam dikemukakan
kepada pihak pelulus dalam tempoh 30 hari daripada tarikh EFT
seperti dinyatakan di perenggan 9.8, Pekeliling Perbendaharaan
Bilangan 4 Tahun 2012.
iv. Pegawai Pelulus bagi pinjaman/pembiayaan kenderaan
bertanggungjawab memeriksa resit- pembelian kenderaan, Kad
Pendaftaran Kerajaan yang dicatat Hakmilik Dituntut Oleh
Kerajaan, Cover-Note/Sijil Insurans Komprehensif (Skim
Pinjaman Kenderaan) atau Takaful Komprehensif (Skim
Pembiayaan Kenderaan) yang telah dibeli oleh peminjam
seperti dinyatakan di perenggan 12.1, Pekeliling
Perbendaharaan Bilangan 7 Tahun 1993 dan perenggan 13.2,
Pekeliling Perbendaharaan Bilangan 8 Tahun 1993.
KEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA ARAHAN PEGAWAI PENGAWAL TAHUN 2014
35
v. Bagi pinjaman/pembiayaan kenderaan, Ketua Jabatan
bertanggungjawab memastikan Pelepasan Hak Milik (PHM)
kenderaan dibuat sebaik sahaja peminjam menerima Surat
Arahan Berhenti Potongan Gaji yang dikemukakan oleh
Bahagian Kewangan, KPM selaras dengan Pekeliling
Perbendaharaan Bilangan 7 dan 8 Tahun 1993.
vi. Buku daftar pinjaman/pembiayaan kenderaan dan
pembiayaan komputer mengenai semua pembiayaan yang telah
diluluskan hendaklah diselenggarakan oleh Ketua Jabatan.
vii. Ketua Jabatan hendaklah melaporkan dengan segera
sekiranya berlaku penyelewengan atau kegagalan mematuhi
peraturan-peraturan dalam pekeliling kepada Kementerian
Kewangan melalui Bahagian Kewangan, KPM.
viii. Tindakan surcaj dan tatatertib akan diambil terhadap
peminjam dan pegawai yang bertanggungjawab dalam urusan
pinjaman berkenaan sekiranya terdapat syarat-syarat dan
peraturan-peraturan di dalam Pekeliling yang ditetapkan tidak
dipatuhi.
9.4 Pengurusan Elaun/ Insentif
Pembayaran elaun/insentif hanya diberi kepada mereka yang
layak dan diberhentikan apabila mereka tidak lagi
melaksanakan tugas/perkhidmatan yang berkaitan atau tidak
lagi memenuhi syarat kelayakan yang ditetapkan mengikut
Pekeliling Perkhidmatan/Surat Pekeliling Perkhidmatan yang
berkuat kuasa.
KEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA ARAHAN PEGAWAI PENGAWAL TAHUN 2014
36
9.5 Permohonan Kelulusan Khas
i. Perkara-perkara yang di luar daripada peraturan sedia
ada dan/atau memerlukan kelulusan khas Kementerian
Kewangan hendaklah diperolehi sebelum sesuatu program
dilaksanakan.
ii. Permohonan hendaklah dikemukakan dengan lengkap
beserta justifikasi kepada Bahagian Kewangan untuk mendapat
persetujuan Pegawai Pengawal terlebih dahulu.
iii. Perkara-perkara yang memerlukan kelulusan khas
termasuklah Kawalan Perbelanjaan, Kawalan Bajet, Perolehan,
Kemudahan dan Elaun, pembayaran di bawah AP58(a) dan
AP59 dan lain-lain.
9.6 Pengambilan Guru Ganti
i. Bagi pengambilan guru ganti yang akan dilaksanakan di
peringkat PPD dan dipantau selia oleh JPN, hendaklah
berpandukan kepada garis panduan yang disediakan oleh
Bahagian Pengurusan Sekolah Harian (BPSH) bagi membantu
kelancaran sistem pengurusan ini.
ii. Pengambilan boleh dilaksanakan jika berlaku
kekosongan sekurang-kurangnya 14 hari dan tidak melebihi tiga
(3) bulan. Jika berkeperluan, perkhidmatan ini boleh dilanjutkan
sehingga maksimum tiga (3) bulan lagi dan tidak melebihi 365
hari.
KEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA ARAHAN PEGAWAI PENGAWAL TAHUN 2014
37
iii. Kadar upah mengikut kelayakan guru ganti adalah seperti
berikut:-
Bil Kelayakan Akademik Kadar Upah (RM)
1. Ijazah Sarjana Muda 100.00
2. Sijil Tinggi Pelajaran Malaysia/Sijil
Tinggi Agama Malaysia/ Diploma 72.00
3. Sijil Pelajaran Malaysia 54.00
iv. Pembayaran upah guru ganti adalah di bawah OS29000
dan guru ganti berkenaan tidak boleh dibayar Elaun Lebih
Masa, tidak layak menerima faedah persaraan tetapi boleh
mencarum dalam Skim Kumpulan Wang Simpanan Pekerja
(KWSP) mengikut peraturan berkuatkuasa. Guru ganti ini juga
tidak layak dibayar upah bagi cuti mingguan, cuti kelepasan am
dan hari yang mereka tidak hadir bertugas.
v. Waktu bekerja mengikut hari bekerja iaitu waktu
persekolahan dan skop kerja berdasarkan keperluan tugas yang
bersesuaian dengan kelayakan akademik berdasarkan prinsip
kadar upah untuk kerja (rate for the job) mengikut peruntukan
tahun semasa.
vi. Ketua Jabatan boleh menamatkan perkhidmatan guru
ganti sekiranya guru tersebut gagal mematuhi peraturan kerja
yang ditetapkan oleh Ketua Jabatan,atau jika perkhidmatan guru
ini tidak diperlukan lagi. Sekiranya guru tersebut berhasrat
untuk berhenti dari perkhidmatan, notis pemberhentian secara
bertulis perlu dimajukan kepada Ketua Jabatan dalam tempoh 7
hari.
KEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA ARAHAN PEGAWAI PENGAWAL TAHUN 2014
38
9.7 Pemberhentian Bayaran Insentif Subjek Pelajaran (BISP)
i. Berdasarkan Surat Edaran Pemakluman Mengenai
Status Pelaksanaan Bayaran Insentif Subjek Pendidikan yang
diberikan kepada Pegawai Perkhidmatan Pendidikan (PPP) di
bawah dasar Pengajaran dan Pembelajaran Sains dan
Matematik dalam Bahasa Inggeris (PPSMI) bertarikh 1
November 2013, PPP yang mengajar subjek Sains dan
Matematik dalam Bahasa Inggeris, mengajar subjek Bahasa
Inggeris dan PPP yang menggunakan kelayakan bidang
tersebut dalam tugas rasmi, layak diberi BISP berdasarkan
Surat Pekeliling Perkhidmatan KPM Bilangan 3 tahun 2003.
ii. Berikutan pemansuhan PPSMI dan pengenalan inisiatif
PPPM, pemberian ini akan dihentikan pada 1 Januari 2014.
Semua Ketua Jabatan hendaklah memastikan keputusan
pemberhentian ini dikuatkuasakan.
iii. Surat Pekeliling Perkhidmatan KPM Bilangan 3 Tahun
2003 dibatalkan berkuatkusa daripada tarikh pemberhentian
BISP.
B. BELANJA PEMBANGUNAN P.41
1. PERUNTUKAN PEMBANGUNAN 2014
1.1 Perbandingan Peruntukan P.41 KPM bagi tahun 2013 dan 2014
mengikut program adalah seperti berikut:
KOD PROGRAM TAHUN 2013
(RM)
TAHUN 2014
(RM)
00101 Pra Sekolah 35,965,232 1,000,000
00102 Rendah Akademik 209,844,040 274,928,100
00201 Menengah Akademik 409,222,300 511,681,800
00202 Sekolah Sukan 23,100,000 24,359,700
KEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA ARAHAN PEGAWAI PENGAWAL TAHUN 2014
39
KOD PROGRAM TAHUN 2013
(RM)
TAHUN 2014
(RM)
00203 Sekolah Menengah
Berasrama Penuh
24,303,728 33,090,000
00204 Matrikulasi 82,327,000 2,200,000
00300 Pendidikan Teknik dan
Vokasional
213,030,643 130,035,200
00400 Pendidikan Politeknik 125,323,439 172,580,000
00500 Universiti Putra Malaysia 23,690,000 42,000,000
00601 Universiti Malaya 27,000,000 74,000,000
00602 Pusat Perubatan
Universiti Malaya
107,000,000 28,000,000
00700 Pendidikan Guru- Maktab
Perguruan
149,039,400 289,859,000
00800 Rumah Guru 3,500,000 -
00900 Asrama 3,172,000 1,472,000
01000 Pejabat Pendidikan 17,700,000 13,700,000
01100 Bantuan Modal 71,600,000 24,000,000
01200 Perluasan KPMNet - -
01300 Pendidikan Khas 11,135,300 44,636,000
01500 Universiti Kebangsaan
Malaysia
120,591,000 46,800,000
01600 Universiti Sains Malaysia - 28,000,000
01700 Pusat Perkembangan
Kurikulum
10,673,000 12,400,000
01800 Bahagian Teknologi
Pendidikan
380,659,367 -
01900 Universiti Teknologi
Malaysia
32,390,000 73,000,000
02000 Kolej Tunku Abdul
Rahman
2,500,000 5,000,000
02100 Universiti Teknologi
MARA
138,800,000 168,999,600
02300 Institut Aminuddin Baki 8,200,000 12,120,000
02800 Universiti Islam
Antarabangsa
51,064,000 14,000,000
02900 Universiti Utara Malaysia 12,232,000 29,800,000
03100 Lembaga Peperiksaan
Malaysia
1,300,000 2,600,000
03400 Program Pembangunan
Sukan
40,066,100 56,864,000
03501 Ubahsuai Naiktaraf
Rendah
- -
03502 Ubahsuai Naiktaraf
Menengah
4,578,300 -
KEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA ARAHAN PEGAWAI PENGAWAL TAHUN 2014
40
KOD PROGRAM TAHUN 2013
(RM)
TAHUN 2014
(RM)
03503 Ubahsuai Naiktaraf
Maktab
- -
03504 Ubahsuai Naiktaraf
Sokongan Pendidikan
59,659,600 -
03600 Program Sistem
Komputer dan Sekolah
Bestari
- -
03700 Program Pembangunan
Luar bandar Sabah dan
Sarawak
198,049,100 51,250,000
03900 Tanah 95,000,000 40,000,000
04000 Universiti Malaysia
Sarawak (UNIMAS)
15,100,000 25,500,000
04200 Universiti Malaysia
Sabah (UMS)
28,663,172 37,000,000
04400 Universiti Pendidikan
Sultan Idris
6,500,000 41,000,000
04600 Sistem Pengkomputeran
Sekolah
5,000,000 -
04800 Kolej Komuniti 35,014,821 59,100,000
04903 Universiti Malaysia
Pahang (UMP)
19,380,000 92,000,000
04904 Universiti Malaysia Perlis
(UNIMAP)
18,000,000 51,500,000
05000 Universiti Tun Hussein
Onn Malaysia (UTHM)
16,150,000 28,000,000
05001 Universiti Teknikal
Malaysia Melaka (UTeM)
15,000,000 47,000,000
05002 Universiti Sains Islam
Malaysia (USIM)
12,331,400 51,150,000
05003 Universiti Malaysia
Terengganu (UMT)
34,954,400 16,854,000
05004 Bahagian Kebajikan
Pelajar Luar Negara
36,110,000 -
05011 Penyelidikan
Fundamental
665,530,016 600,000,000
05012 Latihan Penyelidikan
Universiti
318,871,123 595,634,400
05013 Universiti Sultan Zainal
Abidin (UniSZA)
105,000,000 65,000,000
05014 Universiti Malaysia
Kelantan (UMK)
2,500,000 73,030,000
05016 Universiti Pertahanan
Malaysia Nasional
2,500,000 40,000,000
KEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA ARAHAN PEGAWAI PENGAWAL TAHUN 2014
41
KOD PROGRAM TAHUN 2013
(RM)
TAHUN 2014
(RM)
05100 Perabot dan Peralatan 61,394,000 4,000,000
94000 NKEA 2,976,000 -
JUMLAH 4,093,690,481 4,035,143,800
2. AGIHAN WARAN PERUNTUKAN
2.1 Agihan waran kepada Ketua Jabatan bagi projek Sedia Ada
akan dibuat bermula 6 Januari 2014 bagi Sektor Pelajaran dan tidak
lewat daripada 31 Januari 2014 bagi Sektor Pengajian Tinggi.
2.2 Bagi Projek Baharu, Ketua Jabatan diminta untuk memastikan
kerja-kerja awalan seperti pengambilan balik tanah, urusan
dokumentasi tender, pelantikan perunding, jadual kerja dan
sebagainya telah diselesaikan sebelum memohon pengagihan
peruntukan. Permohonan peruntukan bagi Projek Baharu oleh Ketua
Jabatan hendaklah disertai dengan Unjuran Aliran Tunai projek dan
dikemukakan kepada Bahagian Pembangunan sejurus selepas
kelulusan Preliminary Detailed Abstract (PDA) diperoleh. Agihan
waran kepada Ketua Jabatan bagi Projek Baharu akan dibuat dalam
tempoh tujuh (7) hari selepas permohonan diterima.
2.3 Ketua Jabatan hendaklah memastikan semua waran peruntukan
yang diterima dikunci masuk ke dalam eSPKB/SKALA. Sekiranya
waran ini perlu diagihkan ke JPN/Institut Pengajian Tinggi (IPT)/Agensi
berkaitan, Waran Peruntukan Kecil (WPK), hendaklah dibuat dalam
tempoh tujuh (7) hari bekerja daripada tarikh waran diterima.
3. PENYELARASAN SEMULA PERUNTUKAN
Bagi memastikan peruntukan yang diagih dapat dibelanjakan
sebagaimana yang dirancang, Mesyuarat Jawatankuasa Penyelarasan
KEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA ARAHAN PEGAWAI PENGAWAL TAHUN 2014
42
Peruntukan Tahunan (Postmortem) akan diadakan setiap 3 bulan iaitu
pada minggu keempat (4) bulan Mac, Jun, September dan minggu
kedua (2) bulan Disember.
3.1 Permohonan Pindah/Tambah/Tarik Balik Peruntukan
i. Permohonan/tambah/tarik balik peruntukan, jika ada
hendaklah dibentangkan dalam Mesyuarat Prestasi
Perbelanjaan Peruntukan Pembangunan P.41 KPM untuk
kelulusan sebelum waran pindah/tambah peruntukan
dikeluarkan kepada Ketua Jabatan dalam tempoh dua (2) hari
selepas kelulusan diterima.
ii. Semua permohonan/tambah/tarik balik peruntukan
hendaklah dikemukakan bersekali dengan Unjuran Aliran
Tunai dikemaskini dan justifikasi lengkap berhubung
permohonan yang dibuat. Tarikh akhir pengagihan peruntukan
pembangunan kepada PTJ adalah sebelum 30 Oktober 2014,
kecuali terdapat keperluan mendesak.
iii. Permohonan tarik balik peruntukan hendaklah
dikemukakan selewat-lewatnya pada 30 September 2014 bagi
membolehkan peruntukan tersebut diagih semula kepada
Jabatan/Bahagian yang memerlukan. Ketua Jabatan yang gagal
untuk melaksanakan permohonan tarik balik sebelum tarikh
yang dinyatakan di atas, bertanggungjawab memberikan
justifikasi kegagalan untuk berbelanja.
iv. Ketua Jabatan bertanggungjawab memastikan baki
peruntukan yang akan ditarik balik tidak digunakan dan
mencukupi bagi membolehkan waran tarik balik dilaksanakan.
Waran tarik balik yang dikeluarkan oleh Bahagian
Pembangunan wajib dikunci masuk (key-in) ke dalam sistem
eSPKB/ SKALA sebaik sahaja waran diterima.
KEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA ARAHAN PEGAWAI PENGAWAL TAHUN 2014
43
4. BAYARAN KEPADA KONTRAKTOR
Selaras dengan Surat Pekeliling Perbendaharaan Bilangan 7 Tahun
2006 dan AP 103 (a), Ketua Jabatan hendaklah memastikan tuntutan
yang sempurna dibayar dalam tempoh empat belas (14) hari
daripada tarikh dokumen bayaran yang lengkap diterima.
5. PEMANTAUAN PRESTASI PERBELANJAAN
5.1 Ketua Jabatan hendaklah memastikan perbelanjaan yang dibuat
mematuhi peraturan-peraturan perolehan yang berkuatkuasa dan
dilarang sama sekali memecah kecil projek-projek. Pelaksanaan
sesuatu projek hendaklah selaras dengan jumlah peruntukan yang
telah diluluskan.
5.2 Ketua Jabatan yang menerima Peruntukan Pembangunan wajib
mengemukakan Laporan Prestasi Perbelanjaan Pembangunan
sebelum 10hb bulan berikutnya kepada Bahagian Pembangunan
agar pemantauan dapat dilaksanakan dengan lebih rapi. Laporan yang
dikemukakan hendaklah disertai dengan cetakan laporan eSPKB/
SKALA yang dengan jelas menunjukkan perbelanjaan dan tanggungan
yang dikunci masuk ke dalam sistem.
5.3 Di peringkat negeri dan daerah, Pengarah Pendidikan
Negeri/Pegawai Pendidikan Daerah bertanggungjawab memantau
projek yang dilaksanakan di tempat masing-masing. Sekiranya
pegawai-pegawai di peringkat negeri/daerah tidak berkeupayaan
membuat pengawasan, bantuan bolehlah diperoleh daripada Jabatan
Teknikal tempatan.
5.4 Laporan Kemajuan Pelaksanaan Projek di peringkat daerah
hendaklah disediakan oleh Pegawai Pendidikan Daerah dan
dikemukakan kepada Pengarah Pendidikan Negeri untuk penyelarasan
KEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA ARAHAN PEGAWAI PENGAWAL TAHUN 2014
44
dan seterusnya dikemukakan kepada Bahagian Pembangunan pada
setiap bulan.
5.5 Fail khusus yang mengandungi dokumen mengenai
pelaksanaan projek hendaklah diwujudkan di peringkat pejabat
pelaksana bagi urusan pemeriksaan oleh Bahagian Pembangunan.
Gambar yang menunjukkan prestasi projek hendaklah diambil
sebelum dan selepas projek dilaksanakan.
5.6 Ketua Jabatan hendaklah memastikan setiap Perbelanjaan
Pembangunan dikemaskini dalam Sistem Pemantauan Projek II (SPP
II) selaras dengan Arahan No.1, 2004 Majlis Tindakan Negara, Garis
Panduan Pertama Penyediaan Rancangan Malaysia Kesepuluh
(RMKe-10), 2011-2015: Prospek Ekonomi dan Hala Tuju Strategik dan
pekeliling lain yang berkuat kuasa.
5.7 Bagi memastikan prestasi fizikal dan kewangan projek-projek
pembangunan dilaksanakan mengikut jadual yang telah dirancang,
Ketua Jabatan dikehendaki melaporkan prestasi kewangan
Jabatan/Bahagian masing-masing di dalam mesyuarat-mesyuarat
berjadual berikut:
i. Mesyuarat Jawatankuasa Tindakan Pembangunan
Kementerian (JTPK) yang akan diadakan pada setiap bulan;
dan
ii. Mesyuarat Prestasi Perbelanjaan Peruntukan
Pembangunan (P.41) KPM yang akan diadakan pada minggu
keempat (4) bulan Mac, Jun, September dan minggu kedua (2)
bulan Disember.
6. KAWALAN PERBELANJAAN
6.1 Ketua Jabatan hendaklah memastikan setiap perbelanjaan
dibuat dengan berhemat serta value-for-money. Pelaksanaan sesuatu
KEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA ARAHAN PEGAWAI PENGAWAL TAHUN 2014
45
program/projek hendaklah selaras dengan jumlah peruntukan yang
telah diluluskan. Sebarang penyaluran peruntukan atau pembayaran
hendaklah berdasarkan kemajuan projek bagi memastikan peruntukan
yang telah diberikan dapat dibelanjakan sepenuhnya.
6.2 Ketua Jabatan diminta mengambil langkah-langkah
meningkatkan keberkesanan perbelanjaan awam dan mengutamakan
keberhasilan (outcome) dalam melaksanakan sesuatu program/projek.
6.3 Ketua Jabatan hendaklah melaksanakan program/projek
mengikut keutamaan, mengelakkan pertindihan program/projek,
menghentikan program/projek yang didapati tidak berkesan serta
melaksanakan pengagihan semula sumber-sumber sedia ada seperti
peruntukan, perjawatan dan aset.
6.4 Ketua Jabatan diingatkan supaya tidak membuat pembayaran
kepada kontraktor sekiranya kerja tidak dilaksanakan dengan
sempurna sepertimana yang ditetapkan dalam kontrak. Tindakan
tatatertib, surcaj atau undang-undang yang berkaitan akan dikenakan
kepada pegawai Kerajaan yang melanggar peraturan dalam
melaksanakan pembayaran.
7. ARAHAN PERUBAHAN KERJA DAN PELANJUTAN MASA
7.1 Arahan Perubahan Kerja (APK) dan Pelanjutan Tempoh Siap
Kerja (EOT) boleh dibenarkan dengan kelulusan Pegawai Pengawal
atau mana-mana pegawai yang diturunkan kuasa oleh Pegawai
Pengawal.
7.2 Ketua Jabatan hendaklah memastikan kelulusan APK dan EOT
ini dibuat selaras dengan Surat Pekeliling Perbendaharaan Bilangan 7
Tahun 2007, Surat Arahan Perbendaharaan bertarikh 30 November
2011 dan Surat Arahan Perbendaharaan bertarikh 16 Mei 2007.
KEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA ARAHAN PEGAWAI PENGAWAL TAHUN 2014
46
8. PERAKUAN AKAUN MUKTAMAD
8.1 Selaras dengan Surat Pekeliling Perbendaharaan Bilangan 1
Tahun 2012, Ketua Jabatan hendaklah memastikan Penyata Akaun
Muktamad (Statement Of Final Account) disediakan dalam tempoh 9
bulan daripada tarikh Perakuan Siap Kerja (CPC) bagi kontrak
konvensional dan dalam tempoh 12 bulan daripada tarikh CPC bagi
kontrak Reka dan Bina.
8.2 Penyata Akaun Muktamad yang telah disediakan hendaklah
dimuktamadkan setelah tamat Tempoh Tanggungan Kecacatan
(DLP) atau Perakuan Siap Memperbaiki Kecacatan (CMGD)
dikeluarkan, yang mana terkemudian.
8.3 Penyata Akaun Muktamad hendaklah disokong oleh dokumen-
dokumen yang menunjukkan penilaian muktamad terhadap kerja yang
telah siap menurut peruntukan kontrak.
8.4 Penyata Akaun Muktamad hendaklah mengambil kira apa jua
potongan yang dibenarkan menurut peruntukan kontrak termasuk
jumlah Ganti Rugi Tertentu dan Ditetapkan (LAD) yang telah dikenakan
(sekiranya berkaitan) dan potongan bagi jumlah bayaran pendahuluan
yang telah dibayar kepada kontraktor dan subkontraktor dinamakan
(sekiranya berkaitan).
8.5 Perakuan Muktamad (Borang JKR 66A) hendaklah
dikeluarkan berdasarkan Penyata Akaun Muktamad yang menyatakan
baki bayaran daripada Kerajaan kepada kontraktor atau daripada
kontraktor kepada Kerajaan. Perakuan akaun muktamad mestilah
ditandatangani oleh Pegawai Pengawal.
KEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA ARAHAN PEGAWAI PENGAWAL TAHUN 2014
47
8.6 Selepas Perakuan Muktamad dikeluarkan, bayaran akhir
(sekiranya berkaitan) hendaklah dibuat dengan syarat kontraktor
terlebih dahulu mengemukakan satu Akuan Statutori atau perakuan
daripada Ketua Pengarah Tenaga Kerja yang menyatakan bahawa
semua pekerja yang diambil bekerja olehnya dan oleh
subkontraktornya telah menerima upah mereka dan segala wang yang
kena dibayar dan caruman yang berkenaan dengan pengambilan
pekerja telah dijelaskan. Kegagalan kontraktor mengemukakan akuan
statutori atau perakuan daripada Ketua Pengarah Tenaga Kerja boleh
menjejaskan bayaran akhir yang akan dibuat kepada kontraktor.
C. PEROLEHAN DAN PENGURUSAN ASET
1. Tatacara Pengurusan Perolehan Kerajaan
1.1 Perolehan barang-barang awam hendaklah diuruskan dengan
cekap, teratur dan sempurna mengikut peraturan dan tatacara
perolehan Kerajaan yang sedang berkuat kuasa iaitu:
i. SPP Bilangan 3 Tahun 2013 Garis Panduan Mengenai
Pengurusan Perolehan Information Telecommunication
Technology (ICT) Kerajaan;
ii. SPP Bilangan 2 Tahun 2012 - Tatacara Pengurusan
Perolehan Kerajaan secara eBidding melalui Sistem ePerolehan
(eP);
iii. SPP Bilangan 5 Tahun 2009 - Tatacara Pengurusan
Perolehan secara Sebut Harga;
iv. SPP Bilangan 12 Tahun 2007 - Had Nilai dan Syarat-
syarat Pembelian Terus bagi Bekalan dan Perkhidmatan; dan
v. SPP Bilangan 5 Tahun 2007 - Tatacara Pengurusan
Perolehan Kerajaan secara Tender.
KEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA ARAHAN PEGAWAI PENGAWAL TAHUN 2014
48
1.2 Selaras dengan Surat Arahan Perbendaharaan bertarikh 8
Februari 2013, semua PTJ yang telah eP-enabled hendaklah
melaksanakan sekurang-kurangnya 75% perolehan kerajaan melalui
sistem ePerolehan. Ini merangkumi semua jenis perolehan (pembelian
terus, sebut harga dan kontrak) bekalan dan perkhidmatan (tidak
termasuk perkhidmatan perunding).
1.3 Semua perolehan bekalan dan perkhidmatan yang melebihi
RM200,000 adalah diingatkan supaya mengumpul Bon Pelaksanaan
(BP) dalam tempoh 30 hari daripada tarikh Surat Setuju Terima (SST)
dikeluarkan seperti yang termaktub di dalam Garis Panduan
Pengurusan Bon Pelaksanaan Bagi Kontrak-kontrak Bekalan dan
Perkhidmatan KPM Bilangan 1 Tahun 2013.
1.4 Dalam melaksanakan perolehan secara sebutharga/tender,
pelaksanaan Integrity Pact hendaklah dilaksanakan berdasarkan Surat
Pekeliling Perbendaharaan Bilangan 10 Tahun 2010 mengenai Garis
Panduan Pelaksanaan Integrity Pact Dalam Perolehan Kerajaan.
2. Perolehan Harta Modal Yang Lain (HMYL) di bawah OS35000
2.1 Senarai perolehan pembelian HMYL di bawah OS35000 perlu
mendapatkan kelulusan daripada Pegawai Pengawal melalui BPPA
sebelum perolehan dilaksanakan dan sebarang pindaan terhadap
senarai kelulusan yang melibatkan jenis dan pertambahan bilangan
item serta senarai agihan perlu mendapatkan kelulusan semula
Pegawai Pengawal selaras dengan PP Bilangan 4 Tahun 2002
Penurunan Kuasa Perbendaharaan kepada Pegawai Pengawal bagi
Meluluskan Pembelian Harta Modal.
2.2 Semua perolehan HMYL hendaklah diselesaikan selewat-
lewatnya bulan Jun 2014. Ini bagi membolehkan sebarang penjimatan
daripada peruntukan yang tersebut dapat dibelanjakan selewat-
lewatnya bulan September 2014. Walau bagaimanapun, pengecualian
KEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA ARAHAN PEGAWAI PENGAWAL TAHUN 2014
49
adalah kepada kes-kes kecemasan dan perolehan perabot awal tahun
2015.
2.3 Pemasangan penghawa dingin yang menggunakan peruntukan
Belanja Mengurus perlu mendapat perakuan daripada Jabatan Kerja
Raya (JKR) Cawangan Mekanikal sebelum mendapatkan kelulusan
Pegawai Pengawal bagi perolehan melalui BPPA. Ini selaras dengan
Pekeliling Perbendaharaan Bilangan 4 Tahun 2001, Garis Panduan
bagi Pemasangan, Penyelenggaraan dan Penggantian Alat Penyaman
Udara di Bangunan Kerajaan Persekutuan.
2.4 Pembelian HMYL di bawah OS35000 hendaklah didaftarkan
secara manual atau melalui Sistem Pengurusan Aset (SPA) bagi
agensi yang telah menggunapakai SPA.
2.5 Projek ICT yang melibatkan salah satu atau gabungan aktiviti-
aktiviti perolehan perkakasan, perisian, perkhidmatan ICT,
pertambahan peralatan serta pembangunan, peningkatan dan
peluasan sistem aplikasi termasuklah prasarana rangkaian hendaklah
mendapat kelulusan teknikal Jawatankuasa Pemandu ICT (JPICT)
KPM atau Jawatankuasa ICT JPN (JKICT-JPN) (bagi sekolah harian
dan perolehan yang kurang dari RM50,000). Sekiranya nilai
perolehan peralatan ICT melebihi RM3juta atau nilai bagi
pembangunan, peningkatan dan peluasan sistem aplikasi melebihi
RM500,000 kelulusan teknikal daripada Jawatankuasa Teknikal ICT
(JTICT) yang berurus setia di MAMPU juga diperlukan. Ini selaras
dengan Surat Pekeliling ICT Bilangan 1 Tahun 2009 Garis Panduan
Mengenai Tatacara Memohon Kelulusan Teknikal Inisatif ICT Bahagian
Dan Agensi Di Bawah KPM.
3. Pelupusan Aset
Permohonan pelupusan yang dikemukakan oleh agensi hendaklah
mendapat kelulusan daripada Kuasa Melulus yang telah ditetapkan
KEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA ARAHAN PEGAWAI PENGAWAL TAHUN 2014
50
seperti di dalam Akta Pewakilan Kuasa 1956 P.U. (285) bertarikh 6
Ogos 2009 iaitu Pengarah Negeri/Timbalan Pengarah Negeri boleh
meluluskan bagi permohonan pelupusan aset alih yang Nilai Perolehan
Asal (NPA) kurang RM10,000 per item atau kurang RM100,000 secara
agregat dan kuasa melulus bagi Pengarah Bahagian (Pengurusan
Aset) adalah bagi aset alih yang Nilai Perolehan Asal (NPA) lebih
RM10,000 per item dan tidak melebihi RM200,000 atau kurang
RM1,000,000 secara agregat. Prosedur dan pelaksanaan pelupusan
aset alih Kerajaan adalah tertakluk di bawah Pekeliling Perkhidmatan
Bilangan 5 Tahun 2007 Tatacara Pengurusan Aset Alih Kerajaan.
4. Perolehan Perkhidmatan
4.1 Dokumen kontrak perlu disediakan dan ditandatangani mengikut
format yang telah ditetapkan di dalam Pekeliling Perolehan KPM
Bilangan 2 Tahun 2010 dan ditandatangani dalam tempoh 4 bulan
selepas Surat Setuju Terima (SST) dikeluarkan. Selepas dokumen
tersebut ditandatangani, penerima perkhidmatan di sekolah/institusi di
bawah KPM perlu memastikan kontraktor mematuhi perjanjian
tersebut. Bayaran bagi perkhidmatan yang telah dilaksanakan hanya
boleh dibuat menggunakan SST bagi tempoh 4 bulan sahaja
sementara menunggu dokumen kontrak ditandatangani.
4.2 Perolehan perkhidmatan yang dibekalkan di sekolah/institusi di
bawah KPM perlu diuruskan dengan baik. Pemantauan secara berkala
perlu dilakukan ke atas kontraktor Perkhidmatan Kawalan
Keselamatan (PKK), Kebersihan Bangunan dan Kawasan (KBK) serta
Bekalan Makanan Bermasak (BMB) bagi memastikan kontraktor
mematuhi terma-terma dan syarat-syarat yang telah ditetapkan di
dalam dokumen kontrak.
4.3 Pemantauan ke atas borang pengesahan kerja kontraktor perlu
dibuat sebelum melaksanakan pembayaran. Pengesahan daripada
penerima perkhidmatan perlu dilakukan melalui Borang Pengesahan
Pembayaran di dalam Pekeliling Perolehan KPM Bilangan 1 Tahun
KEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA ARAHAN PEGAWAI PENGAWAL TAHUN 2014
51
2011 bagi memastikan sama ada pembayaran boleh dibuat secara
penuh atau perlu dipotong. Tindakan akan diambil ke atas mereka
yang membuat pengesahan bayaran bagi kerja yang tidak
dilaksanakan.
4.4 Penilaian prestasi kontraktor bagi tender perkhidmatan
hendaklah dilaksanakan secara harian, bulanan dan penggal bagi
memastikan Kerajaan mendapat nilai faedah terbaik untuk setiap
perolehan yang dilaksanakan. Laporan prestasi kontraktor dan hasil
kaji selidik hendaklah dikemukakan kepada BPPA dan Mesyuarat
Laporan Prestasi Kontraktor Perkhidmatan KPM hendaklah diadakan
secara berkala di semua peringkat seperti PPD, JPN dan Kementerian.
- Garis Panduan Prestasi
5. Pindaan Skop Kerja Penyelenggaraan Bangunan
Sebarang pindaan skop kerja asal penyelenggaraan bangunan di
bawah OS28000 dan OS32000 adalah di bawah Kuasa Melulus Ketua
Jabatan masing-masing mengikut syarat dan had-had yang telah
ditetapkan dalam Pekeliling Perolehan KPM Bilangan 4 Tahun 2009
seperti format di Lampiran A.
6. Kelulusan Penerimaan Hadiah
Penerimaan hadiah hendaklah mendapat kelulusan daripada Kuasa
Melulus iaitu Setiausaha/Pengarah Bahagian/Pengarah JPN bagi
hadiah yang nilainya setiap satu kurang daripada RM10,000. Bagi
hadiah yang nilainya setiap satu melebihi RM10,000, kuasa melulus
ialah Pegawai Pengawal selaras dengan Surat Penurunan Kuasa
Penerimaan Hadiah oleh Jabatan Kerajaan daripada Pegawai
Pengawal kepada Setiausaha/Pengarah Bahagian dan Pengarah JPN.
7. Pemantauan dan Pelaporan
7.1 Mesyuarat Jawatankuasa Pelaksana Sistem ePerolehan,
Mesyuarat Jawatankuasa Petugas ePerolehan dan eSPKB serta
KEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA ARAHAN PEGAWAI PENGAWAL TAHUN 2014
52