Pelatihan peg baru-des2010-project-management

PEMBEKALAN CALON PEGAWAI PERUM PERUMNAS PROGRAM REGULER 2010

Add Your Company Slogan

Jakarta 13 – 15 Desember 2010

Manajemen Proyek

Jakarta, 13 15 Desember 2010

PROJECT MANAGEMENT Jakarta, 13– 15 Desember 2010


Agenda Pelatihan Project Management

HARI 1 HARI 3HARI 2

Sesi Pagi:

Registration

Pembukaan

Sesi Pagi:

Pelaksanaan & PengendalianProyek

Sesi Pagi:

Perencanaan Sumber DayaManusiaPerencanaan Biaya

Pre Test

Pengertian Dasar Project & Project Management

Sesi Siang:

Penutupan Proyek

Perencanaan Mutu/ KualitasPerencanaan Resiko

Inisiasi dan PerencanaanProyek

Sesi Siang:

Post Test Sesi Siang:

Perencanaan PengadaanPerencanaan Komunikasi

Sesi Siang:

Perencanaan Ruang LingkupProyekPerencanaan Waktu

Integrasi PerencanaanProyek



PRE TEST

20 Questions20 Questions20 MinutesClosed Book

PROJECT MANAGEMENT Jakarta, 13 – 15 Desember 2010


PROJECT MANAGEMENT

Pengertian Dasar Proyek & Manajemen Proyek



Ciri dari Proyek

Sesuatu yang UNIK dan kejadiannya hanya SEKALI, Mempunyai TUJUAN khusus, dan diselesaikan didalam SPESIFIKASI yang pasti, Dib t i l h ANGGARAN d SUMBERDAYA t b t Dibatasi oleh ANGGARAN dan SUMBERDAYA yang terbatas, Hal yang dapat diurai dengan jelas dan dapat dilaksanakanHasilnya terukur dan dapat dikuantifikasiDirencanakan, Dilaksanakan dan DikendalikanDirencanakan, Dilaksanakan dan Dikendalikan



Tipe Proyek

CRAFT/ OTOTCRAFT/ OTOT INTELLECT/ OTAKINTELLECT/ OTAKPekerjaan

Hasil

Physical-Craft Physical-IntellectPHYSICALPHYSICAL(TAMPAK)(TAMPAK)

Non Physical - Non Physical -NONNON PHYSICAL PHYSICAL Non Physical -Craft

Non Physical -Intellect

NONNON--PHYSICAL PHYSICAL (TAK TAMPAK)(TAK TAMPAK)



Proyek vs Operasi

• Proyek

• Durasi tetap

• Operasi

• Rutin

• Tujuan spesifik

Ek l it i

• Berkelanjutan

P di • Eksploitasi sumberdaya

• Pengguna

• Penyedia Sumberdaya

• Penyedia • Pengguna infrastruktur

• Penyedia infrastruktur



Ciri-ciri Proyek tanpa Manajemen Proyek

• Target waktu/deadline tidak tercapai,

• Pekerjaan harus diulang atau terjadi duplikasi,

B d t/ dil i• Budget/anggaran yang dilampaui,

• Kemajuan proyek yang tidak jelas,

• Konflik di antara staf selama penugasan diproyek,p g p y ,

• Kompetensi yang kurang dari anggota tim proyek,

• Perubahan lingkup proyek yang terus menerus,

• Staf proyek menerapkan metode pengelolaan proyek sesuai pengalaman

dan selera sendiri sendiri dan tidak ada standarisasi.



Tuntutan agar Proyek berhasil

• Sasaran harus jelas, metodologi yang tepat dan pelaksana yang profesional

• Anggaran yang pasti tetapi realistis sesuai dana yang tersedia• Target waktu yang pasti tetapi realistis• Target waktu yang pasti tetapi realistis• Team yang terkoordinir dan termotivasikan dengan baik• Komunikasi yang simple tetapi efektif• Pengambilan keputusan yang jelas dan mengarah kedepan• Perencanaan yang flexible sehingga dapat mengakomodasi

sesuatu yang tidak diharapkan.• Penyedia Jasa (Konsultan/Kontraktor/Supplier) profesional dan

terpercayaterpercaya.



Manajemen Proyek

penerapan pengetahuan, ketrampilan/kemampuan, sarana dan teknik pada kegiatan proyek agar dapat

memenuhi kebutuhan dan harapan para ‘ k h ld ’ k‘stakeholder’ proyek



Project Stakeholders

Stakeholders:Stakeholders:Individual dan/ atau Organisasi yang mempunyai kepentingan langsung

ProjectSponsor

maupun tidak langsung terhadap proyek

Termasuk didalamnya:

ProjectManager

Termasuk didalamnya:• customers• users• suppliers

ProjectManagement

Teampp• governments

Team

Project Team

Project Stakeholders



Tujuan & Sasaran Manajemen Proyek

• Penggunaan sumberdaya yang digunakan harus dimanfaatkan

se-efektif dan se-efisien mungkin.

• Dapat diselesaikan dengan waktu yang tidak boleh terlambat • Dapat diselesaikan dengan waktu yang tidak boleh terlambat,

mutu yang sesuai dan biaya yang se-efesien mungkin.

• Tingkat kebocoran anggaran/ biaya harus se-minimal mungkinTingkat kebocoran anggaran/ biaya harus se minimal mungkin

• Orientasi terhadap kepuasan pelanggan/ stakeholder



Bagaimana proyek dapat sukses dengan menyeimbangkan :

Konsideran Proyek

BiayaBiaya

Waktu

LingkupLingkupKerja Kualitas



PMI & PMBOK

2004 2008



9 Area Project Management Body of Knowledge (PMBOK)

Program/ Project Scope Management

Program/ Project Time Management

Program/ Project Cost Management

Program/ Project Quality Management

g / j g

Program/ Project Communication Management

Program/ Project Human Resource Management

Program/ Project Risk Management

P / P j t I t ti M t

Program/ Project Procurement Management

Program/ Project Integration Management



Project Management Life Cycle

Deliverables Manage andProject Request Manage Technical

Closing

Develop Project

Initiating Planning ControllingExecuting

Deliverables Review

LessonsLearned

Manage Cost, Schedule,

Resource Variance

Manage andControl Project

Project Request

Project Charter

a age ec caPerformance

Control ChangesBuildProject Team

Develop ProjectPlan

PostImplementation

Project Completion

Control Changes

ManagePerformance toRequirements

Project Start Up

Phase Assessment

Manage ProjectTeam

Manage Quality/Performing toRequirements

Review ProjectRequirements

Conduct ProjectKickoff Meeting

ManageRisk

Phase Assessment

Manage Risk

PhaseAssessment

Baseline ProjectPlan

PhaseAssessment AssessmentAssessmentAssessment

Adapted from The Strategic Project Office, J. K. Crawford



Project Management Methodology

processes, standards, approaches, practices, tools, techniques, templates and checklists

•Project Charter and WBS (scope)•Gantt charts, network diagrams, critical path

l l h h d l ( )analysis, critical chain scheduling (time)•Cost estimates and earned value management (cost)dll•dll



Contoh WBS

C t W b Sit W b Sit R ll O t S t

Intranet Project

Concept

Design User Interface

Web SiteDesign

Develop Pagesand Links

Web SiteDevelopment

Roll Out Support

Design Server Setup

Develop ServerSupport Infrastructure

DevelopFunctionality

ContentMigration/Integration

TestingTesting



Contoh Gantt Chart



Contoh Network Diagram



Interalasi Ilmu Project Management

Project Management Body of Knowledge

PMBOK® Guide

Application Area Knowledge, Standard & Regulation

Interpersonal Skill

General Management

K l d & Skill

Understanding the Project E i tKnowledge & Skill Environment

Picture taken from PMBOK ® guide page - 13



Pertumbuhan PMP Certification, 1993-2000



Aplikasi Profesi Manajemen Proyek

• Project management dapat diaplikasikan ke semua jenis pekerjaan dari berbagai industri yang berbeda• IT

C i• Construction,• New Product Development• Critical Maintenance, • Professional Services: Sports, event planning, dll

• Project management skills dalam keseharian:• Membangun rumah• Merencanakan pendidikan anak• Memelihara karirie e a a a• Melaksanakan perayaan ulang tahun• dll



PROJECT MANAGEMENT

Inisiasi& Perencanaan Proyek



Apa saja hal-hal yang terlibat di dalam inisiasi sebuah proyek?

• Inisiasi adalah sebuah proses mengenali dan memulai sebuah proyek baru

• Hal ini penting untuk memastikan proyek dijalankan dengan tujuan/ alasan yang benartujuan/ alasan yang benar

• Permintaan ProyekRuang lingkup dan tujuanKelayakan BisnisKelayakan BisnisEstimasi sumber daya

• Review & AutorisasiPrioritas Permintaan dan Pendanaan

• Project CharterDikeluarkan setelah Permintaan disetujui



DEFINITION FUNCTION OUTLINE

Project Charter

• Latar Belakang•Kebutuhan Bisnis• Tujuan ProyekPROJECT CHARTER• Deskripsi Produk/ Jasa• Ringkasan Milestone• Ringkasan Anggaran• Kendala• Asumsi

OJ C C

Asumsi• Pernyataan Otoritas & Akuntabilitas• Penugasan Manajer Proyek

Ot it M j P kLAUNCHING

• Otoritas Manajer Proyek & Tanggung Jawab• Stakeholder

• Harus dikeluarkan oleh manajer eksternal proyek dengan tingkatan yang sesuai dengan kebutuhan

• Pendelegasian• Pengakuan PM dan organisasi• Pendefinisian Kategori Proyek

Penentuan Kick Off Internalsesuai dengan kebutuhan proyek.

• Output dari Inisiasi

• Kontrak Ditandatangani

• Penentuan Kick Off Internal



Tindakan lanjutan Manajer Proyek

• Membangun tim manajemen proyek yang kuat• Melibatkan seluruh stakeholder proyek secara dini dalam Melibatkan seluruh stakeholder proyek secara dini dalam

proses perencanaan• Melakukan detail analisis tentang latar belakang

kebutuhan bisnis dan menemukenali bagaimana tolak ukur keberhasilan proyek

• Melakukan proses perencanaan secara bertahap untuk keseluruhan area knowledge



Apa saja hal-hal yang terlibat di dalam perencanaan sebuah proyek?

• Perencanaan merupakan hal yang tersulit dan biasanya sering diabaikan dalam kegiatan proyek

• Kebanyakan pihak mengabaikan perencanaan karena mereka • Kebanyakan pihak mengabaikan perencanaan karena mereka sendiri tidak merencanakan untuk melakukannya

• Tujuan utama perencanaan adalah untuk menuntun proses pelaksanaan proyekp p y

• Setiap area knowledge harus di lakukan perencanaannya



Perencanaan Manajemen ProyekRencana kualitas Perencanaan

Proses Perencanaan Proyek

Manajemen Proyek komunikasi

Membuat WBS

Rencana Resiko Perencanaan SDM

Aktifitas mendefinisikan

dan estimasiCost BudgetingRencana

Procurement

Anggaran biayagg y



Perencanaan Ruang Lingkup Proyek

Proses yang diperlukan untuk memastikan bahwa aktifitas proyek mencakup semua pekerjaan yang diperlukan, dan hanya pekerjaan yang diperlukan

•Perencanaan Ruang Lingkup•Definisi Ruang Lingkup•Definisi Ruang Lingkup



Work Breakdown Structure (WBS)

• WBS adalah kerangka untuk mengidentifikasi dan menampilkan semua kegiatan yang harus dilakukan tim dalam rangka penyelesaian proyek.

roll up to

Project WBS

• WBS memecah belah lingkup pekerjaan proyek menjadi potongan-ptongan pekerjaan yang lebih kecil atau disebut:Komponen Kerja/ Work

roll up to

Work Components

Component :• lebih tepat didefinisikan• Membutuhkan jumlah waktu dan

sumber daya yang lebih kecil untuk menyelesaikannya

roll up to

p

untuk menyelesaikannya• Biasanya terdiri dari beberapa

set hasil pekerjaan/ deliverables• Memperkirakan sumber daya

untuk dalam komponen2yang lebih kecil hasil yang jelas dan

Deliverables

lebih kecil, hasil yang jelas dan lebih mudah daripada memperkirakan komponen pekerjaan yang lebih kompleks

Task TaskTaskTask



Metode untuk mencapai dekomposisi

Work Breakdown Structure – Teknik Dekomposisi

Metode untuk mencapai dekomposisi dari suatu hal, besar & kompleks

Keseluruhan Potonganese u u a oto ga

Lingkup pekerjaan didekomposisi menjadi potongan pekerjaan yang lebih kecil hingga setiap bagian adalah ukuran yang dapat dikelola



Pendekatan untuk menentukan WBS

Roda

Sepeda

GigiFrame Dst Area A

HQ

Area CArea B

KOMPONEN AREA GEOGRAFIS

Pelek Gear Kisi Ban Kantor 1 Kantor 2 Kantor 3

Proyek Software

Merombak Fasilitas

Feasibility ProduksiDesain TestListrik

Daya Comm

MekanisFurnishings

HVAC ede gPipa

Ledeng

PROJECT CYCLEFUNGSIONAL



Lingkup WBS

WBS - Tingkat Dipengaruhi oleh:

• Tingkat detail

• Tingkat risiko

i k k l• Tingkat kontrol

• Perkiraan ketepatan

• Nilai paket Pekerjaan• Nilai paket Pekerjaan

• Paket Jam Kerja



Studi Kasus

Work Breakdown Structure (WBS)Work Breakdown Structure (WBS)



Perencanaan Waktu

Proses yang dibutuhkan untuk memastikan

penyelesaian proyek tepat waktu

• Identifikasi Aktifitas Proyek• Rangkaian Aktifitas Proyek• Rangkaian Aktifitas Proyek• Estimasi Durasi Aktifitas Proyek• Penjadualan Aktifitas Proyek



Penjadwalan Aktifitas Proyek

• Berorientasi pada hasil pekerjaan/ milestone

• Asumsikan dedikasi sumber daya penuh waktu untuk satu hasil pekerjaan

• Selalu bekerja dengan alur kerja kegiatan proyek • Selalu bekerja dengan alur kerja kegiatan proyek

• Tidak ada jadwal yang realistis tanpa pertimbangan ketersediaan sumber daya:

ManusiaBahanPeralatanAlat pendukungAlat pendukung



Penjadwalan Aktifitas Proyek

• Tujuan Penjadwalan Aktifitas Proyek:• Penggunaan optimal sumber daya yang dibutuhkan • semua hasil pekerjaan tepat pada waktunya

• Mengembangkan jadwal dilakukan dengan mengidentifikasi:• Usaha yang diperlukan untuk menciptakan setiap hasil

pekerjaan dalam WBSU t di h il k j h di l ik• Urutan di mana hasil pekerjaan harus diselesaikan.

• Diagram Alur Kerja/ Network Diagram adalah format untuk menampilkan keterkaitan antara kegiatan, yang terdiri dari tiga elemen dasar :tiga elemen dasar :• Kegiatan / Tugas - pekerjaan yang diperlukan untuk kemajuan

dari satu tahapan proyek ke tahapan yang berikutnya• Milestone - kejadian penting yang menunjukkan kemajuan

kelanjutan dari kemajuan proyek yang sukseskelanjutan dari kemajuan proyek yang sukses• Jangka Waktu - kalender waktu yang dibutuhkan untuk

menyelesaikan hasil pekerjaan



Alur Kerja - Presedence

• FS - Finish to StartActivity A

FSActivity B

A i i A

• SS - Start to Start

Activity A

SSActivity B

• FF - Finish to FinishActivity A

FF

Activity B

• SF - Start to Finish

Activity A

SFActivity B



K lk l i D i

Diagram Alur Kerja

Kalkulasi DurasiKalkulasi maju

8 85 7

A10

A20

3 hari

A30

1 hari

A603 5 6 67 9 131 2

84

A10

2 hari

A40 A50

A60

5 hari

1

3 5 6 6

9 133 6 7 8

8224 hari 2 hari

3 6 7 8

9

Kalkulasi mundur



Metoda Estimasi Durasi Waktu (1/2)



Metoda Estimasi Durasi Waktu (2/2)



Bar Chart

Jenis Penjadualan Aktivitas Proyek (1/2)

Bar Chart

Gambaran Jul Aug Sep Oct Nov Dec

Peralatan Listrik

Konstruksi BangunanKonstruksi Bangunan

Peralatan mesin

Pre TestPre Test

Acceptance Tes

Tes KinerjaTes Kinerja



Mil t

Jenis Penjadualan Aktifitas Proyek (2/2)

Milestone

Acara Jan Feb Mar Apr May Jun Jul Aug Sep

Penandatanganan kontrak

Perencanaan Program

Penyelesaian tagihan bahan

Penandatanganan kontrak tambahan

Penyelesaian spesifikasi sistemy p

Mereview desain

Uji Sub Sistem

Unit Disampaikan



Komparasi Jadual



Studi Kasus

Project SchedulingProject Scheduling



Perencanaan Sumber Daya Manusia

Proses yang dibutuhkan untuk mengatur penggunaan sumber daya manusia yang terlibat di sebuah proyeky y g p y

secara efektif

• Perencanaan Organisasi• Tim Rekrutmen



Manajemen Sumber Daya Proyek

• Manajemen Sumber Daya Proyek mencakup:

—Personil—Dana-dana

—Fasilitas—Bahan

• Manajemen Sumber Daya Proyek mencakup:

• Setelah jadwal aktifitas proyek dikembangkan

—Peralatan —Informasi

• Setelah jadwal aktifitas proyek dikembangkan, rencana yang harus disiapkan adalah mengidentifikasi jumlah setiap jenis sumber daya yang dibutuhkan dalam waktu yang harus tersedia



Fungsional Organisasi

Koordinasi ProyekDirector

FunctionalManager

FunctionalManager

FunctionalManager

Staff Staff Staff

Staff

Staff

Staff

Staff

Staff

StaffStaff Staff Staff



Organisasi Matrix

Director

F nctional F nctional F nctional Manager ofFunctionalManager

Staff

FunctionalManager

FunctionalManager

Staff Staff

Manager ofProject Managers

P j t MStaff Staff Staff

Staff Staff Staff

Project Manager

Project Manager

Staff Staff Staff Project Manager

Koordinasi Proyek



Organisasi Projectized

Koordinasi Proyek

Director

ProjectManager

ProjectManager

ProjectManager

Staff Staff Staff

Staff Staff StaffStaff

Staff

Staff

Staff

Staff

Staff



Beragam Pilihan Organisasi

FUNCTIONAL MATRIX PROJECT

RA

L M

AN

AG

ER

AL

AN

AG

ER

HE

FUN

CTI

ON

HE

FUN

CTI

ON

WEAKMATRIX

STRONGMATRIX U

ENC

E O

F TH

UEN

CE

OF

TH

NO

CO ORDINATOR

PART TIME FULL TIMEFULL TIME PROJECT

PROJECT OFFICE

SEPARATE PROJECT LA

TIV

E IN

FLU

LATI

VE

INFL

U

CO-ORDINATORCO-ORDINATOR

PROJECT MANAGER

OFFICE PROJECT TEAM R

E

RE



Matrix Role & Responsibility

PM

RAM ROLE :

RESPONSIBILITY :

AUTHORITY :



Perencanaan Biaya

Proses yang diperlukan untuk memastikan bahwa proyek dapat diselesaikan dengan anggaran yang

• Perencanaan sumber daya

p y p g gg y gtelah disetujui

• Perencanaan sumber daya• Perkiraan Biaya• Anggaran Biaya



Klasifikasi Biaya Proyek

• Biaya Langsung– Bahan Langsung/ Material– Biaya tenaga kerja langsungy g j g g

• Biaya tidak langsung– Biaya Pengawasan– Peralatan Konstruksi / alat

• Biaya tambahanBalas jasa– Balas jasa

– Kantor dan fasilitas-nya



Persiapan Anggaran Biaya

• Perkiraan kebutuhan sumber daya untuk masing-masing Paket Pekerjaan

• Menghitung Total Perkiraan biaya yang akan dikeluarkan• Perhitungan biaya proyek awal• Bersama dengan baseline proyek jadwal, kita dapat

membuat rencana cash flow proyekmembuat rencana cash flow proyek• Buat Proyek kurva-S (Earned Value Analysis) untuk

kemajuan manajemen kinerja



Estimasi Biaya



Project Cost Baseline – S Curve



Studi Kasus

Project BudgetingProject Budgeting



Perencanaan Mutu/ Kualitas

Proses yang diperlukan untuk memastikan bahwa proyek akan memenuhi kebutuhan bahwa proyek akan memenuhi kebutuhan

yang diperlukan

• Perencanaan Mutu



Mutu Vs. Grade/ Tingkatan

GRADE/ TINGKATANSebuah kategori yang ditujukan untuk produk atau jasa Sebuah kategori yang ditujukan untuk produk atau jasa dengan menggunakan fungsi yang sama tetapi karakteristik teknis yang berbeda

KUALITAS RENDAH selalu menimbulkan masalah,

TINGKATAN/ GRADE RENDAH tidak selalumenimbulkan masalah



Tujuan dari Program Mutu/ Kualitas

Fitness for use (sesuai kegunaan)

Customer satisfaction (kepuasanpelanggan)

Conformance to the requirements(sesuai dengan permintaan & ekspektasi)



Biaya Mutu

% OF TURNOVER

Penghematan

Pengerjaan kembali

Penghematan

Pengerjaan kembali

inspeksiinspeksi

pencegahan

inspeksi

pencegahan

Sebelum Setelah



Perencanaan Manajemen Resiko

Proses secara sistematis yang diperlukan untuk mengidentifikasi, menganalisa, dan merespon

terhadap risiko proyek

• Identifikasi Resiko

p p y

• Analisis Risiko Kualitatif• Analisis Resiko Kuantitatif• Perencanaan Respon ResikoPerencanaan Respon Resiko



Jenis dan Sumber Resiko

Ketidakpastian:Diketahui

ik h i id k dik h i

Sumber:•External, tidak dapat di dik iDiketahui – Tidak diketahui

Diketahui – Tidak diketahui

Berdampak pada:

diprediksi•External , dapat diprediksi, •Internal-Non teknis•TeknisBerdampak pada:

Ruang lingkupMutuBiayaJ d l

Teknis•Legal

Jadwal



Peringkat Risiko oleh Probabilitas & Dampak

Matrix Peringkat Risiko

Setiap risiko muncul dalam probabilitas sendiri dan dampak / impact (P x I)

Time, Cost, and Scope ObjectivesLarge Aversion to High & Very High Impacts

Peringkat Risiko oleh Probabilitas & Dampak

dampak / impact (P x I) matriks.

g g y g p

Probability

5 5 10 20 40 80

4 4 8 16 32 644 4 8 16 32 64

3 3 6 12 24 48

2 2 4 8 16 32

1 1 2 4 8 16Rendah1 – 6ResikoSkor

Terjemahkan Skor Risiko Peringkat

1 2 4 8 16

ImpactTinggi15 – ++Sedang7 – 14

Beberapa manajer proyek menggunakan P x I matriks berdasarkan analisa probabilitas dan dampak (sangat rendah,

rendah, sedang, tinggi, sangat tinggi) yang numerik.



ProjectRisk Breakdown Structure

Technical External Organizational Project Management

Requirements Subcontractors &Suppliers

Project Dependencies Estimating

Technology

Complexity &Interface

Regulatory

Market

Resources

Founding

Planning

Controlling

Performances & Reliability Customer Prioritization Communication

Quality Weather



Respon Resiko

Respon terhadap Respon terhadap

resiko yang

NEGATIVE:

• Menghindar

resiko yang

POSITIVE:

• Di exploitasiMenghindar

• Memindahkan

• Mengurangi

Di exploitasi

• Ditingkatkan

• Dibagi

• Menerima • Diterima



Studi Kasus

Project Risk PlanProject Risk Plan



Perencanaan Pengadaan (Procurement)

Proses yang diperlukan untuk memperoleh barang dan/ atau jasa dari organisasi yang menyelenggarakan (diluar proyek)

• Perencanaan Pengadaan• Perencanaan Permintaan

y gg ( p y )

• Perencanaan Permintaan• Seleksi Sumber



Dokumen-dokumen Pengadaan

Tender dan PenawaranUmumnya digunakan saat keputusan pemilihan sumber didasarkan atas kompetisiharga.

ProposalUmumnya digunakan saat pertimbangan non-keuangan seperti keterampilan teknis atau pendekatan adalah hal yang terpenting

Istilah-istilah umum yang digunakan dalam dokumen pengadaan:RFI : Request for InformationRFQ : Request for Quotation IFB : Invitation for BidIFB : Invitation for BidRFP : Request for ProposalIFN : Invitation for NegotiationCIR : Contractor Initial Response



Studi Kasus

Project Procurement PlanProject Procurement Plan



Perencanaan Komunikasi

Proses yang diperlukan untuk memastikan cara danwaktu yang tepat dari pengumpulan dan penyebaran, penyimpanan dan tujuan akhir dari informasi proyek:

• Perencanaan Komunikasi

penyimpanan dan tujuan akhir dari informasi proyek:

Perencanaan Komunikasi



Managemen Komunikasi

• Pendengar – Siapa yang perlu tahu?• Pesan – Apa yang mereka ingin tahu?• Maksud – Mengapa mereka ingin tahu?g p g• Media – Bagaimana mereka mengetahui?• Jangka waktu – Kapan mereka akan mengetahui?• Tanggungjawab – Siapa yang menyampaikan pesan?gg gj p y g y p p

• Tujuan:• Tidak ada kejutanj• Rangkaian ke atas dan ke bawah• Pengulangan, penguatan, keteraturan



Studi Kasus

Project Communication PlanProject Communication Plan



Integrasi Project Plan

Project Scope Management PlanSchedule Management PlanSchedule Management PlanCost Management PlanQuality Management PlanStaffing Management PlanStaffing Management PlanRisk Management PlanProcurement Management PlanCommunication Management PlanCommunication Management Plan



PROJECT MANAGEMENT

Pelaksanaan & Pengendalian Proyek



Apa saja yang terlibat di dalam pelaksanaan sebuah Proyek?

• Pelaksanaan Proyek meliputi aktifitas dan tindakan yang diperlukan untuk memastikan bahwa semua rencana pkegiatan diselesaikan sepenuhnya

• Hasil Produk Pekerjaan dari proyek dihasilkan selama pelaksanaan

• Semua kebutuhan dan harapan customer terealisasi• Kepuasan pelanggan terpenuhi



Jaminan Kualitas

Proses Pelaksanaan Proyek

Jaminan Kualitas

Memperoleh & Mengembangkan

Tim Proyek Memimpin & Mengelola Pelaksanaan Proyek

Distribusi informasiPermintaan & memilih Penjual



Aktifitas Team Building



C ll b

Mengelola Konflik

Use Forcing :•When you are sure that you are right• When an emergency situation

exists (DO or DIE)• When stakes are high and

Use Collaborating(Confrontation) :• To reduce overall project cost• To gain commitment and

create a common power baseWh th ’ h ti &

HighHigh

Use Compromise :

issues are important• When you are stronger• Demonstrate position power

• When there’s enough time &the skills are complementary

• When there is mutual trust,respect & confidence

U A d ti

Desire tosatisfy

• For temporary solutions• For backup if collaboration fails• When both parties need to be winners

Wh ’t i Use Avoidance :• When you can’t win

or the stakes are low• When the stakes are high

but you aren’t ready yet

Use Accommodation:• To create obligation for a trade-off at a later date

• When stakes are low &liability is limited

yOneself • When you can’t win

• When others are as strong as you are• When you’re not so sure you are right

• To gain time•To maintain neutrality or reputation •When you think the problem will

go away by itself

y•To maintain harmony, peace & goodwill

• When you’ll lose anyway

LowLow Desire to satisfy Others HighHighLowLow Desire to satisfy Others HighHigh



Apa saja yang terlibat di dalam mengontrol sebuah proyek?

M t l d l h b h • Mengontrol adalah sebuah proses:• mengukur kemajuan tujuan-tujuan proyek• memantau penyimpangan dari rencana• mengambil tindakan korektif untuk menyesuaikan

dengan rencana



Resiko pemantauan

Kontrak administrasi

Proses Pengendalian dan Pengontrolan

Verifikasi Ruang lingkupMengelola Stakeholder

pemantauan dan kontrol

Perubahan kontrol yang terintegrasi

Pemantauan & kontrol terhadap kerja

kLaporan kinerja Kontrol ruang lingkup

proyek

Kontrol Biaya

Kontrol penjadwalan Mengelola Tim proyek

Kontrol Mutu



KEMAJUAN

Laporan Kinerja

KEMAJUAN

STATUS

$

PRAKIRAAN

MASALAHB b k di i $w Berapa banyak dicapai

w Apa yang telah dilakukan

w Bagaimana kemajuan dibandingkan dengan rencana awal?

w Perkiraan di selesai VS. Sanggaran saat ini

w Perkiraan tanggal penyelesaian VS. tanggal aslipenyelesaian



Studi Kasus

Project Earned Value AnalysisProject Earned Value Analysis



Typical Cost Curve

Cost Time now

Budget

What does this tell you ?Actual

Time



Terminology

A t l C t AC • Actual Cost = AC

(PMBOK 1996: ACWP = Actual Cost of Work Performed )

• Planned Value = PV

(PMBOK 1996: BCWS= Budgeted Cost of Work Scheduled)

• Earned Value = EV

(PMBOK 1996: BCWP Budgeted Cost of Work Performed)(PMBOK 1996: BCWP= Budgeted Cost of Work Performed)

• Cost variance = CV = EV - AC

• Schedule variance = SV = EV - PV

• Cost Performance Index (CPI) = EV/AC

• Schedule Performance Index (SPI) = EV/PV



Cost Performance Curve

Cost CV = EV ‐ AC

PV

CV EV ACSV = EV ‐ PV

AC

CVSV

EV

SV

Time

EV



EARNED VALUE (case)

• Module development• Module development



A project will develop 5 modules:

EModule

D

CModule

Module

B

A

Module

AModule

Cost of a module = $ 10.‐$A module will be produced per period



5 Module will be produced in 5 period

E

C

D

C

D

C

A

B

A

B

A

B

A

B

AA

Period1Accumulative

A

2

A

3

A

4

A

5Cost

(Scheduled) $ 10.‐ $ 20.‐ $ 30.‐ $ 40.‐ $ 50.‐



Baseline

E

The famous S‐curve line

D D

E

B

C

B

C

B

C

B

A A A A A

Period1 2 3 4 5

$ 10.‐ $ 20.‐ $ 30.‐ $ 40.‐ $ 50.‐

AccumulativeCost

(Scheduled)



Case 1

In 3rd period, $ 40 is expendedp , $ p



Case 1

Period1 2 3 4 5

$ 10 $ 20 $ 30 $ 40 $ 50

AccumulativeCost

(S h d l d) $ 10.‐ $ 20.‐ $ 30.‐ $ 40.‐ $ 50.‐

Cost(Actual)

$ 10.‐ $ 20.‐ $ 40.‐

(Scheduled)



Condition of case 1

D

E

D

E

DModule-A 100%

B

C

B

C

BB

C

B

C

B

odu e 00%Module-B 100%Module-C 100%Module-D 100%Module-E 50%

A A A

P i d

AA A A A

Period1 2 3 4 5

$ 10.‐ $ 20.‐ $ 30.‐ $ 40.‐ $ 50.‐

C t (A t l) $ 10 $ 20 $ 40

= PV

= AC

Accumulative Cost‐(Scheduled)

Cost (Actual) $ 10.‐ $ 20.‐ $ 40.‐

Value (Performed) $ 10.‐ $ 20.‐ $ 45.‐

= AC

= EV



Case 2

In 3rd period, $ 30 is expended



Case 2

Period1 2 3 4 5

$ 10 $ 20 $ 30 $ 40 $ 50

AccumulativeCost $ 10.‐ $ 20.‐ $ 30.‐ $ 40.‐ $ 50.‐

$ 10.‐ $ 20.‐ $ 30.‐Cost(Actual)

Cost(Scheduled)



Condition of case 2

D D

E

Module-A 100%

B

C

B

C

B

C

B

Module-A 100%Module-B 100%Module-C 50%Module-D 0%Module-E 0%

A A A

Period

A A

Module E 0%

Period1 2 3 4 5

$ 10.‐ $ 20.‐ $ 30.‐ $ 40.‐ $ 50.‐

$ 10 ‐ $ 20 ‐ $ 30 ‐Cost (Actual)

Accumulative Cost‐(Scheduled)

$ 10. $ 20. $ 30.

$ 10.‐ $ 20.‐ $ 25.‐

Cost (Actual)

Value (Performed)



Managemen Perubahan

Merupakan prosedur formal yang menyediakankontrol secara teratur terhadap perubahan-perubahan di

lingkungan yang dinamis

F i T b h St d b / kt k

Perubahan meliputi:

• Fungsi Tambahan• Asumsi yang salah• Dikenakan penundaan

• Standar baru / praktek• Perubahan lingkungan• Persetujuan yang diperpanjangpenundaan diperpanjang

Manajemen Perubahan tidak melarang atau menghambat perubahan!!j g g p



Contoh Prosedur Permintaan Perubahan

Raise Change Request

>>> PM is responsible to provide a tools of servicing requests for change

Register

Initial Assessment Continue CancelN

g

Evaluate Impact

Y

Obtain Authorization

AuthorizedExecute/Create New Baseline

CancelNY



PROJECT MANAGEMENT

Penutupan Proyek



Apa saja yang terlibat di dalam penutupan sebuah proyek?

• Proses Penutupan merupakan penerimaan stakeholder terhadap hasil produk akhir proyekp p p y

• Penutupan memverifikasi bahwa semua hasil pekerjaan telah selesai

• Seringkali Audit proyek telah dilaksanakan



Aktifitas Penutupan Proyek

• Membuat Project closing report• Memonitor customer satisfaction• Mempersiapkan Warranty• Mempersiapkan Warranty• Mengembalikan project infrastructure• Melakukan Project review and mengidentifikasi Project

l l dlesson learned



Project Closing Reports

• Project report - monitoring & reporting• Project Financial report• Project Problem report• Project Problem report• Project Change report• Project Risk report

V d St t t• Vendor Status report• Project Quality report



Final Customer Acceptance

• Berbeda dengan Deliverable Acceptance pada setiap phase

• Final customer acceptance merupakan hasil akhir dari Final customer acceptance merupakan hasil akhir dari keluruhan kegiatan project

• Aktifitas:• Review semua dokumen project managementReview semua dokumen project management• Review semua hasil pekerjaan dan individual acceptance

statements• Formal customer acceptancep



Pengembalian Project Infrastructure

• Terminasi office infrastructure• Terminasi communication infrastructure• Terminasi technical infrastructure• Demobilisasi project team• Archive project documentation• Update steering committee / management bahwa project sudah p g / g p j

selesai



Project Review & Lesson Learned

• Hasil dari project quality audit• Problem & Change management report• Productivity report• Productivity report• Templates• Lesson Learned sebagai rekomendasi untuk project yang

sama di kemudian harisama di kemudian hari



POST TEST

20 Questions20 Questions20 MinutesClosed Book



Studi Kasus

• PT LARAS BERANDA adalah sebuah perusahaan pengembang perumahan yang ingin membangun sebuah kawasan kota mandiri pada semester ke-2 tahun 2012 dimana proses membangun sebuah kawasan kota mandiri pada semester ke-2 tahun 2012, dimana proses pembangunannya dijadualkan memakan waktu paling lama antara 15 sampai dengan 18 bulan kedepan.

• PT LARAS BERANDA adalah sebuah perusahaan Joint Venture antara perusahaan operator perumahan terkemuka di Amerika dan sebuah grup perusahaan konglomerat terkemuka di Indonesia yang telah mendapatkan konsesi pengoperasian pengembangan perumahan untuk kawasan pemukiman di Kalimantan Barat. kawasan pemukiman di Kalimantan Barat.

• Dengan melihat potensi pertumbuhan ekonomi selama 5 tahun terakhir, LARAS BERANDA yakin dapat memenuhi target untuk membangun hingga 3.000 rumah di tahun 2012 dan akan tumbuh 60% di tahun berikutnya.

• LARAS BERANDA telah membentuk tim manajemen inti perusahaan yang terdiri dari seorang Direktur Utama, dan lima orang direktur untuk mengkoordinasi bagian keuangan, pemasaran, teknik, sumber daya manusia, dan administrasi umum. Tim ini memiliki tugas yang sangat teknik, sumber daya manusia, dan administrasi umum. Tim ini memiliki tugas yang sangat berat karena harus mempersiapkan segala fasilitas dan infrastruktur untuk perencanaan proyek tersebut hanya dalam waktu satu bulan. Namun dengan dukungan teknis dan pengalaman mitra globalnya dari Amerika, LARAS BERANDA yakin dalam merealisasikan target rencana tersebut.

• Beberapa strategi yang diambil LARAS BERANDA dalam menyiasati batasan waktu yang ada ini adalah dengan melakukan perekrutan karyawan yang profesional dan sangat ketat; membentuk organisasi matriks yang ramping selama fase pembangunan; melakukan kerjasama dengan pihak ketiga secara turn-key untuk pembangunan fasilitas infrastruktur; pemilihan teknologi mutakhir dan tepat guna dalam konteks usaha di Indonesia khususnya Kalimantan Barat.

• Perusahaan induk di Amerika mengusulkan untuk menerapkan beberapa sistem yang sudah biasa mereka lakukan, seperti sistem keuangan; serta penggunaan tenaga konsultan yang

d h iliki l di bid S l i it di k ti l l h j sudah memiliki pengalam serupa di bidangnya. Selain itu disepakati pula oleh manajemen LARAS BERANDA bahwa perusahaan akan menerapkan standar manajemen proyek dari PMI (Project Management Institute)



Tugas Kelompok

• Anda berada dalam tim manajemen proyek LARAS BERANDA dan diminta melaksanakan persiapan pembangunan. A d di i t b t WBS P j t S h d l P j t C i ti • Anda diminta membuat WBS, Project Schedule, Project Communication Plan, Risk Mitigation Plan dan Source Selection sebagai acuan pelaksanaan proyek

• Tugas dilaksanakan secara berkelompok untuk kemudian di presentasikan

Pelatihan peg baru-des2010-project-management

Education

Transcript of Pelatihan peg baru-des2010-project-management