BUSINESSS PROCESS MANAGEMENT,
GESTION POR PROCESOS.
By Lic. Salvador Alfaro Gómez, April, 2009.
E-mail: [email protected]
CONTENIDO EVOLUCION DE LA EMPRESA,
• CONCEPTO DE LA GESTION POR PROCESOS,
• FUNDAMENTOS DE LA GESTION POR PROCESOS,
• CARASTERISTICAS DE LA GESTION POR PROCESO,
• MEDIDAS DE PRODUCTIVIDAD DE UN PROCESO,
• ANALISIS DE PROCESOS,
• PROPOSITO FINAL DEL ANALISIS DE PROCESOS,
• LA MEJORA DE LOS PROCESOS,
• BENEFICIOS DE LA GESTION POR PROCESOS,
• SELECCIÓN DE PROCESOS,
• MEJORA CONTINUA DE LOS PROCESOS,
• LA TRANSICION EN LOS PROCESOS.
Factory
• Isla de tecnología• Especialización • Responsabilidad por funciones• Centro de Costo
PRIMERA ERA
ORGANIZACIÓNFUNCIONAL
1920 1980
SEGUNDA ERA
• Empresa Integrada• Cadena de Valor• Responsabilidad por resultados• Centro de utilidad• Procesos
1995
ORGANIZACIÓNEN RED
TERCERA ERA
• Empresa Ampliada• Red de Valor Agregado• Equipos autodirigidos y de alto desempeño• Centro de Inversión• Procesos
ORGANIZACIÓNCONECTADA
LA ORGANIZACIÓN POR PROCESOS, es un prototipo o modelo de estructura
administrativa, válido para cualquier clase de empresas o entidades, desarrollado
modernamente para materializar el enfoque sistémico de las organizaciones.
PROCESOB
PROCESOC
PROCESOD
PROCESOE
PROCESOA
El concepto de la gestión por procesosEn los tiempos actuales las empresas han optado por la estrategia de
cambio y la implementación de herramientas administrativas que les peritan mejorar su gestión. (reingeniería de procesos, outsourcing, calidad total,
seis sigma, poka yoke, QFD, entre otros)
Una empresa con estructuras organizativas rígidas conlleva la ejecuciónde sus actividades de manera fraccionada, dificulta el flujo de la comunicación y
hace que primen los intereses de las áreas o funciones de una forma aisladasobre los de la organización.
Como respuesta a esta necesidad surge la estrategia de: la adopción de unenfoque de procesos o la GESTION POR PROCESOS, la cual busca que las Empresas tengan ESTRUCTURAS con una mayor capacidad de adaptación al
entorno cambiante, mayor flexibilidad, más capacidad para aprender, más capacidad de crear valor y con una mayor orientación hacia el logro de los objetivos.
La gestión por procesos es una forma de conducir o administrar una organización, concentrándose en el valor agregado para el cliente y las partes
interesadas.
Fundamentos de la gestión por procesosExisten factores que inciden en el éxito de un enfoque de GESTION POR
PROCESO, los cuales hacen la diferencia entre las organizaciones cuya percepción
de gestión normalizados son un gasto injustificado y las que lo valoran como una
inversión de carácter de un activo intangible.a. La estrategia. La adopción de un enfoque de gestión por procesos debe
ser parte de las estrategias de la gerencia y es una decisión de negocios que debe
tomarse de manera integral b. La cultura. Para implementar la gestión por procesos debe haber un
cambio cultural el cual incluya la identificación de principios y valores que deben
estar presentes en cada una de las personas que integran la empresac. La estructura organizacional. La adopción de la gestión por procesos
transforma la estructura organizacional, la responsabilidad y autoridad de las
personas, el sistema formal de comunicación, la división del trabajo y la
coordinación y control de las actividades, inclusive afecta las jerarquías (que se opondrán al
cambio), ya que con ellas se busca cambiar el modelo burocrático y vertical por un modelo de
creación de valor en sentido horizontald. Los procesos críticos. La gestión por procesos implica identificar
los procesos que son críticos para el negocio y que afectan al cliente y las partes
interesadas, buscando un sistema que permita gestionar procesos que agreguen valor al
producto final de la actividad de la empresa.e. La creación de valor. La gestión por procesos esta centrada en el
valor agregado y debe diseñarse un sistema de creación de valor que se pueda medir con
indicadores de eficacia (valor percibido por el cliente y rentabilidad del negocio) y
eficiencia (mejora de procesos, y disminución de costos), si esto no seda, el sistema no está bien
definido.
ORGANIZACIÓNDISTRIBUCION DE RESPONSABILIDADES
PROCESOS
FLUJO DEL TRABAJO
FLUJO DE TRABAJO HO RIZO NTAL VE RSUS O RG ANIZACIÓ N VERTICAL
FUNCIONAL POR PROCESOS
Es aquella en la cual el “que hacer” lo define una estructura jerárquica,lo distribuye por áreas especializadas e independientes unas de otras, que su
subdividen el trabajo por personas y lo controla mediante un flujo de órdenes, decisiones, acciones e informaciones permanentes de doble sentido vertical.
Es aquella a través de la cual se orienta el trabajo básicamente hacia la satisfacción de las necesidades y expectativas del cliente, mediante el diseño de procesos de alto valor agregado.
La Gestión por Procesos implica un cambio de paradigmas y un cambio de actitud de las personas en la forma de hacer el trabajo.
(Cont.)
FUNCIONAL ESTRUCTURA DE LA EMPRESAESTRUCTURA DE LA EMPRESA
POR ÁREAS FUNCIONALESPOR ÁREAS FUNCIONALES
FLUJO DE TRABAJOFLUJO DE TRABAJO VERTICAL VERTICAL
PUESTOS DE TRABAJO POR PUESTOS DE TRABAJO POR FUNCIONESFUNCIONES
CONOCIMIENTO SE DESDOBLA A CONOCIMIENTO SE DESDOBLA A TRAVÉS DE LA ESTRUCTURATRAVÉS DE LA ESTRUCTURA
ORIENTADA HACIA “ADENTRO”ORIENTADA HACIA “ADENTRO”
PROCESOS COMPLEJOS Y DE PROCESOS COMPLEJOS Y DE POCO VALOR AGREGADOPOCO VALOR AGREGADO
POR PROCESOS ESTRUCTURA DE LA EMPRESAESTRUCTURA DE LA EMPRESA
POR PROCESOSPOR PROCESOSFLUJO DE TRABAJO HORIZONTALFLUJO DE TRABAJO HORIZONTAL
PUESTOS DE TRABAJO PUESTOS DE TRABAJO MULTIFUNCIONALESMULTIFUNCIONALES
INTEGRACIÓN DEL CONOCIMIENTO INTEGRACIÓN DEL CONOCIMIENTO EN GRUPOS AUTÓNOMOSEN GRUPOS AUTÓNOMOS
ORIENTADA HACIA EL ORIENTADA HACIA EL CLIENTECLIENTE
PROCESOS DE CICLO CORTO Y PROCESOS DE CICLO CORTO Y ALTO VALOR AGREGADOALTO VALOR AGREGADO
(Cont.)
LOS EMPLEADOS SON EL PROBLEMA
EMPLEADOS
HACER MI TRABAJO
COMPRENDER MI TRABAJO
EVALUAR A LOS INDIVIDUOS
CAMBIAR A LA PERSONA
EL PROCESO ES EL PROBLEMA
PERSONAS
AYUDAR A QUE SE HAGAN LAS COSAS
SABER QUÉ LUGAR OCUPA MI TRABAJO DENTRO DE TODO EL PROCESO
EVALUAR EL PROCESO
CAMBIAR EL PROCESO
CENTRADO EN LA ORGANIZACIÓN CENTRADO EN EL PROCESO
(Cont.)
SIEMPRE SE PUEDE ENCONTRARUN MEJOR EMPLEADO
MOTIVAR A LAS PERSONAS
CONTROLAR A LAS PERSONAS
NO CONFIAR EN NADIE
¿ QUIÉN COMETIÓ EL ERROR ?
CORREGIR ERRORES
ORIENTADO A LA LÍNEA DE FONDO
SIEMPRE SE PUEDE MEJORAR EL PROCESO
ELIMINAR BARRERAAS
DESARROLLO DE LAS PERSONAS
TODOS ESTAMOS EN ESTO CONJUNTAMENTE
¿ QUÉ PERMITIÓ QUE EL ERROR SE COMETIERA ?
REDUCIR LA VARIACIÓN
ORIENTADO AL CLIENTE
CENTRADO EN LA ORGANIZACIÓN CENTRADO EN EL PROCESO
(Cont.)
LOS INDICADORES PARA MEDIR EL RENDIMIENTO DE UN PROCESO SON: -CUATRO CRITERIOS DE VALOR PARA EL USUARIO-
- CALIDAD, - TIEMPO TOTAL DEL PROCESO,
- COSTO Y - SERVICIO.
PROCESO
PLANEAR HACER VERIFICAR
CLIENT
E
ACTUAR
Desarrollo del ciclo de mejora
Gestión por ProcesosGestión por Procesos
ESTRUCTURA DEL PROYECTO
DIRECCION
REPRESENTANTE DE LA GERENCIA
GRUPO LIDER DE GESTORES INSTITUCIONALES
LíderesFuncionales
CONSULTOR EXTERNO
Líder Proyecto COMITÉ DE LA CALIDAD
DIRECTOR-SUBDIRECTORES-RESP AREA TALENTO HUMANO
RESP AREA ATENCION AL USUARIO OFICINA CONTROL INTERNO
OFICINA ASESORA DE PLANEACION
RESPONSABLES DE PROCESOS
AUDITORES INTERNOS
ESTRUCTURA DEL SGC
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By Lic. Salvador Alfaro Gómez, April, 2009.
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