TIN HỌC KẾ TOÁN - Khoa Công nghệ Thông tin

BỘ NÔNG NGHIỆP VÀ PHÁT TRIỂN NÔNG THÔN

TRƢỜNG CAO ĐẲNG CÔNG NGHỆ VÀ NÔNG LÂM NAM BỘ

------- -------

BÀI GIẢNG

TIN HỌC KẾ TOÁN

Mã số: MĐ33

NGHỀ: CÔNG NGHỆ THÔNG TIN

KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN Địa chỉ: QL 1K, Phƣờng Bình An, TX. Dĩ An, Tỉnh Bình Dƣơng

Email: [email protected]/ [email protected].

[Lƣu hành nội bộ]

-2018-

mailto:[email protected]/

mailto:[email protected]

GIỚI THIỆU.

Chƣơng trình “Tin học kế toán trên excel” cung cấp giải pháp kỹ thuật ứng dụng

microsoft excel trong công tác kế toán để liên kết các bảng tính theo mẫu sổ sách kế

toán của Bộ Tài chính. Sau khi tốt nghiệp học viên có thể sử dụng thành thạo các công

cụ excel phục vụ cho công tác kế toán tại các hộ kinh doanh gia đình, các doanh

nghiệp nhỏ mà không cần sử dụng các chƣơng trình phần mềm phức tạp. Nhờ ứng

dụng chƣơng trình này các kế toán viên giảm bớt đƣợc các khâu tính toán cộng, trừ,

nhân, chia và bảo đảm tính chính xác của các số liệu. Vì vậy, tính ứng dụng của

chƣơng trình này rất cao bởi nó đáp ứng và phù hợp với nhu cầu của hàng chục vạn

doanh nghiệp nhỏ và hộ gia đình đang kinh doanh trên khắp mọi miền đất nƣớc.

Tài liệu Tin học kế toán trên excel đƣợc biên soạn nhằm hỗ trợ cho việc giảng

dạy và học tập, nghiên cứu cho các Học sinh – Sinh viên (HS-SV) ngành Công nghệ

thông tin, trang bị cho HS-SV những kiến thức, hệ thống lý luận cần thiết, tổng quan

về giải pháp ứng dụng microsoft excel trong công tác kế toán.

Nội dung chƣơng trình đƣợc kết cấu thành 7 chƣơng, cụ thể nhƣ sau:

- Bài 1: Các hàm excel thông dụng.

- Bài 2: Lập cơ sở dữ liệu.

- Bài 3: Sử dụng excel giải quyết bài toán về tính hiệu quả vốn đầu tƣ.

- Bài 4: Phân tích và dự báo kinh tế trong excel.

- Bài 5: Ứng dụng các hình thức kế toán trên excel.

Tài liệu đƣợc biên soạn có tham khảo từ các tài liệu, bài giảng và kinh nghiệm

giảng dạy của tập thể giáo viên, nên không thể tránh khỏi các thiếu soát rất mong nhận

đƣợc ý kiến góp ý để tài liệu hoàn thiện hơn. Mọi ý kiến đóng góp xin gửi về Khoa

Công nghệ thông tin, Trƣờng Cao đẳng Công nghệ và Nông Lâm Nam Bộ.

Điện thoại: 0274 3772 899; Email: [email protected].

Chân thành cảm ơn !

Bình Dương, ngày 01 tháng 01 năm 2018

Nhóm biên soạn

MỤC LỤC GIỚI THIỆU. .............................................................................................................................. 1

MỤC LỤC ................................................................................................................................... i

Bài 1. MỘT SỐ HÀM TRONG EXCEL .................................................................................... 2

1.1. CÚ PHÁP CHUNG VÀ CÁCH SỬ DỤNG. .................................................................. 2

1.1.1. Cú pháp. .................................................................................................................. 2

1.1.2. Cách sử dụng. .......................................................................................................... 2

1.2. CÁC HÀM THÔNG DỤNG ........................................................................................... 4

1.2.1. Các hàm toán học (Math). ..................................................................................... 4

1.2.2. Các hàm thống kê (Statistical). ............................................................................. 4

1.2.3. Các hàm Logic. ...................................................................................................... 5

1.2.4. Các hàm xử lý chuỗi (Text).................................................................................... 6

1.2.5. Các hàm ngày và giờ (Date &Time). .................................................................... 7

1.2.6. Các hàm tìm kiếm (Lookup & Reference) ........................................................... 8

Bài 2. THAO TÁC TRÊN CƠ SỞ DỮ LIỆU .......................................................................... 11

2.1. KHÁI NIỆM VỀ CƠ SỞ DỮ LIỆU. ............................................................................ 11

2.2. CÁC HÀM CƠ SỞ DỮ LIỆU ....................................................................................... 11

Bài 3. SỬ DỤNG EXCEL GIẢI QUYẾT BÀI TOÁN VỀ TÍNH HIỆU QUẢ VỐN ĐẦU TƢ

.................................................................................................................................................. 22

3.1. CÁC HÀM TÍNH KHẤU HAO TÀI SẢN CỐ ĐỊNH. ................................................. 22

3.1.1. Một số khái niệm liên quan. ................................................................................. 22

3.1.2. Các phƣơng pháp tính khấu hao TSCĐ và các hàm Excel tƣơng ứng. ............. 23

3. 2. CÁC HÀM TÍNH HIỆU QUẢ VỐN ĐẦU TƢ. .......................................................... 30

3.2.1. Một số kiến thức liên quan. .................................................................................. 30

3.2.2. Các hàm tính hiệu quả vốn đầu từ trong Excel. ................................................ 31

Bài 4. PHÂN TÍCH VÀ DỰ BÁO KINH TẾ TRONG EXCEL .............................................. 41

4.1. GIỚI THIỆU CHUNG................................................................................................... 41

4.2. TÍNH TOÁN VỚI CÁC CHỈ TIÊU THỐNG KÊ MÔ TẢ. .......................................... 44

4.2.1. Giới thiệu ............................................................................................................... 44

4.2.2. Một số hàm Excel có chức năng tính các chỉ tiêu thống kê đơn lẻ. ................. 48

4.3. BẢNG TẦN SUẤT VÀ BẢNG XẾP HẠNG. .............................................................. 50

4.3.1. Lập bảng tần suất. ................................................................................................ 50

4.4. PHÂN TÍCH KINH TẾ BẰNG PHƢƠNG TRÌNH TƢƠNG QUAN. ......................... 55

4.4.1. Xác đinh hệ số tƣơng quan giữa các yếu tố kinh tế. ........................................... 55

4.4.2. Xây dựng phƣơng trình tƣơng quan giữa các yếu tố kinh tế. ............................ 57

4.5. DỰ BÁO KINH TẾ TRONG EXCEL. ......................................................................... 62

4.5.1. Giới thiệu. .............................................................................................................. 62

ii

4.5.2. Dự báo kinh tế sử dụng phƣơng trình đƣờng xu thế .......................................... 62

4.5.3. Dự báo sử dụng hàm FORECAST. .................................................................... 65

4.5.4. Dự báo sử dụng phƣơng trình tƣơng quan. ........................................................ 65

Bài 5. ỨNG DỤNG CÁC HÌNH THỨC KẾ TOÁN TRÊN EXCEL...................................... 69

5.1. THIẾT LẬP THÔNG TIN DOANH NGHIỆP VÀ SỐ DƢ ĐẦU KỲ CÁC TÀI

KHOẢN. .............................................................................................................................. 69

5.1.1. Thiết lập thông tin ban đầu và xây dựng hệ thống danh mục. ...................... 69

5.2. CẬP NHẬT NGHIỆP VỤ KINH TẾ PHÁT SINH TRONG KỲ. .............................. 96

5.2.1. Trình tự cập nhật các nghiệp vụ kinh tế phát sinh. ..................................... 96

5.2.2. Tìm hiểu bản chất của công thức. ................................................................... 98

5.2.3. Nghiệp vụ thu, chi tiền. ..................................................................................... 100

5.2.4. Nghiệp vụ mua hàng/ bán hàng. ..................................................................... 103

5.2.5. Nghiệp vụ nhập kho hàng hóa (làm tƣơng tự với nhập kho vật tƣ). ........ 107

5.2.6. Lập phiếu nhập xuất kho. ............................................................................... 113

5.3. LÀM CÁC BÚT TOÁN CUỐI KỲ. ........................................................................... 125

5.3.1. Tính và trích khấu hao tài sản cố định. ........................................................... 125

5.3.2. Phân bổ chi phí trả trƣớc. ................................................................................. 126

5.3.3. Xác định giá vốn xuất trong kỳ. ...................................................................... 127

5.3.4. Xác định kết quả kinh doanh, lãi/lỗ. ................................................................ 129

5.4. LÀM BÁO TÀI CHÍNH VÀ IN SỔ KẾ TOÁN. ....................................................... 132

5.4.1. Cập nhập bảng cân đối tài khoản. .................................................................... 132

5.4.2. Thuyết minh báo cáo tài chính. ........................................................................ 145

BÀI TẬP ................................................................................................................................ 149

1

NỘI DUNG TỔNG QUÁT VÀ PHÂN PHỐI THỜI GIAN

Số

TT Tên Bài trong mô đun

Thời gian (h)

Tổng số Lý

thuyết

Thực

hành

Kiểm

tra

1 Các hàm excel thông dụng 12 3 8 1

2 Tổ chức dữ liệu kế toán trong điều kiện ứng dụng

excel

8 2 6

3 Sử dụng excel giải quyết bài toán về tính hiệu quả

vốn đầu tƣ

8 2 6

4 Phân tích và dự báo kinh tế trong excel 16 4 11 1

5 Ứng dụng các hình thức kế toán trên excel 16 4 10 2

Cộng 60 15 41 4

DỤNG CỤ - THIẾT BỊ - VẬT LIỆU.

2

Bài 1.

CÁC HÀM EXCEL THÔNG DỤNG

MỤC TIÊU.

- Trình bày đƣợc cú pháp chung, cách sử dụng các hàm excel.

- Vận dụng đƣợc các kiến thức trên vào các bài tập.

- Rèn luyện ý thức lao động, tác phong công nghiệp, có trách nhiệm và sáng tạo.


NỘI DUNG. 1.1. CÚ PHÁP CHUNG VÀ CÁCH SỬ DỤNG.

Hàm dùng để tính toán và trả về một giá trị, trong ô chứa hàm sẽ trả về một giá

trị, một chuỗi ký tự hoặc một thông báo lỗi, … Excel có một tập hợp các hàm rất

phong phú và đƣợc phân loại theo từng nhóm phục vụ cho việc tính toán trên nhiều

kiểu dữ liệu và nhiều mục đích khác nhau.

1.1.1. Cú pháp.

= TÊN HÀM ([Danh sách đối số])

Đa số các hàm của Excel đều có đối số nhƣng cũng có những hàm không có đối

số. Nếu hàm có nhiều đối số thì giữa các đối số phải đƣợc phân cách bằng ký hiệu

phân cách, các ký hiệu phân cách đƣợc quy định trong Control Panel… với mặc định

là dấu phẩy.

1.1.2. Cách sử dụng.

Nếu công thức bắt đầu là một hàm thì phải có dấu = hoặc dấu + ở phía trƣớc. Nếu

hàm là đối số của một hàm khác thì không cần nhập các dấu trên.

Có 2 cách nhập hàm:

- Cách 1: Nhập trực tiếp từ bàn phím

+ Đặt trỏ chuột tại ô muốn nhập hàm.

+ Nhập dấu = (hoặc dấu +).

+ Nhập tên hàm cùng các đối số theo đúng cú pháp.

+ Nhấn Enter để kết thúc.

- Cách 2: Thông qua hộp thoại Insert Function:

+ Đặt trỏ tại ô muốn nhập hàm.

3

+ Click chọn Insert Function hoặc

Hình 1.1: Hộp thoại Insert Function.

+ Chọn Group hàm trong danh sách Function category.

+ Chọn hàm cần sử dụng trong danh sách Function name.

+ Click OK để chọn hàm.

+ Tùy theo hàm đƣợc chọn, Excel sẽ mở hộp thoại kế tiếp cho phép nhập các đối

số (nhập hoặc quét chọn). Tiến hành nhập các đối số.

Ví dụ danh sách các đối số cần nhập của hàm IF

Hình 1.2: Hộp thoại Function Arguments.

(*) Chú ý về an toàn. - Tuân thủ nội quy phòng máy.

- Dữ liệu lƣu trữ trên máy tính gọn gàng, khoa học

TIÊU CHÍ ĐÁNH GIÁ.

TT Nội dung Điểm chuẩn Điểm đánh giá

I Điểm thao tác 10

1 Cú pháp chung. 4

2 Cách sử dụng. 6

II Điểm cộng sáng tạo 0.5

Sáng tạo trong các bài tập ứng dụng. 0.5

III Điểm cộng hoàn thành trƣớc thời

gian qui định

0.5

4

1 Hoàn thành đúng thời gian qui định. 0

2 Hoàn thành trƣớc thời gian qui định

từ 10-15 phút.

0.25

3 Hoàn thành trƣớc thời gian qui định

từ 16 phút trở lên.

0.5

Tổng điểm 10

1.2. CÁC HÀM THÔNG DỤNG.

1.2.1. Các hàm toán học (Math).

Các hàm thông dụng toán học đƣợc thống kê theo bảng sau:

1.2.2. Các hàm thống kê (Statistical).

Các hàm thống kê thông dụng đƣợc trình bày bên dƣới:

CÚ PHÁP Ý NGHĨA VÀ VÍ DỤ

MAX(number1, number2,

...)

Trả về giá trị lớn nhất của các giá trị số trong danh

sách tham số =MAX(1, 2, 3, 5) = 5

MIN(number1, number2, ...) Trả về giá trị nhỏ nhất của các giá trị số trong danh

sách tham số. =MIN(1, 2, 3, 5) = 1

AVERAGE(number1,

umber2, ...)

Trả về giá trị trung bình cộng của các số trong danh

sách tham số.

=AVERAGE(1, 2, 3, 5) -> 2.75

COUNT(value1, value2, ...) Đếm số các giá trị số trong danh sách tham số.

=COUNT(2, “hai”, 4, -6) = 3

COUNTA(value1, value2,

...)

Đếm số các ô không rỗng trong danh sách tham số.

=COUNTA(2, “hai”, 4, -6) -> 4

COUNTBLANK(range) Đếm số các ô rỗng trong vùng range.

=COUNTBLANK(B4:B12)

COUNTIF(range, criteria) Đếm các ô thỏa mãn điều kiện criteria trong vùng

range.

range: là vùng mà điều kiện sẽ đƣợc so sánh.

criteria: là chuỗi mô tả điều kiện. Ví dụ: "10", ">15",

"<20".

=COUNTIF(B4:B12, “>=6”)

5

1.2.3. Các hàm Logic.

Các hàm logic thông dụng đƣợc trình bày bên dƣới:


AND(logical1, logical2, …)

Trả về giá trị TRUE nếu tất cả các điều kiện

đều là TRUE.

=AND(3>2, 5<8, 9>-12) –TRUE

OR(logical1, logical2, …) Trả về giá trị FALSE nếu tất cả điều kiện là

FALSE.

=OR(2>3, 12<8, 9>3) -TRUE

=OR(2>3, 12<8, -9>3) -FALSE

NOT(logical) Lấy phủ định của giá trị logical.

=NOT(2>3) -TRUE

IF(logical_test,alue_if_true

, value_if_false)

Trả về giá trị value_if_true nếu điều kiện

logical_test là TRUE, ngƣợc lại sẽ trả về giá trị

value_if_false.

=IF(A1 >=5, “Trƣợt”,”Đỗ”)

ABS(number) Trả về giá trị tuyệt đối của một số thực.

=ABS(12 - 20) 8

INT(number)

Trả về số nguyên lớn nhất không vƣợt quá

number.

=INT(5.6) 5

=INT(-5.6) -6

MOD(number, divisor)

Trả về số dƣ của phép chia nguyên number cho

divisor (number, divisor là các số nguyên).

=MOD(5, 3) 2

ODD(number)

Làm tròn lên tới một số nguyên lẻ gần nhất.

=ODD(3.6) 5

=ODD(-2.2) -3

PRODUCT(number1,

number2, ...)

Tính tích của các giá trị trong danh sách tham

số.

=PRODUCT(2, -6, 3, 4) =-144

6


ROUND(number, num_digits)

Làm tròn số number với độ chính xác đến

num_digits chữ số thập

phân (với qui cƣớc 0 là làm tròn tới hàng đơn

vị, 1 là lấy 1 chữ số

thập phân, -1 là làm tròn tới hàng chục, ...).

=ROUND(5.13687, 2)= 5.14

=ROUND(145.13687, -2) = 100

SQRT(number) Tính căn bậc 2 của một số dƣơng number.

=SQRT(36) =6

SUM(number1, number2,...) Tính tổng của các giá trị trong danh sách tham

số.

=SUM(2, -6, 8, 4)= 8

SUMIF(range, criteria [,

sum_range])

Tính tổng các ô thỏa mãn điều kiện.

range: vùng mà điều kiện sẽ đƣợc so sánh.

criteria: chuỗi mô tả điều kiện.

Ví dụ: "10", ">15", "<20"

sum_range: vùng đƣợc tính tổng. Các ô trong

vùng này sẽ đƣợc

tính tổng nếu các ô tƣơng ứng trong vùng range

thỏa điều kiện.

Nếu không có sum_range thì vùng range sẽ

đƣợc tính

=SUMIF(C4:C12, “>=6”, F4:F12)

1.2.4. Các hàm xử lý chuỗi (Text).

Các hàm xử lý chuỗi thông dụng đƣợc trình bày bên dƣới:


LOWER(text) Chuyển chuỗi text thành chữ thƣờng.

= LOWER(“Cao Đẳng Công Nghệ Nông Lâm Nam Bộ”)

= Cao đẳng công nghệ nông lâm nam bộ

7


UPPER(text) Chuyển chuỗi text thành chữ in hoa.

= UPPER(“Cao Đẳng Công Nghệ Nông Lâm Nam Bộ”)

= CAO ĐẲNG CÔNG NGHỆ NÔNG LÂM NAM BỘ

PROPER(text) Đổi các ký tự đầu của mỗi từ trong chuỗi text thành chữ in

hoa, còn lại đều là chữ thƣờng.

=PROPER(“Cao đẳng công nghệ nông lâm nam bộ”)

- Cao Đẳng Công Nghệ Nông Lâm Nam Bộ TRIM(text) Cắt bỏ các ký tự trống vô ích trong chuỗi text.

=TRIM(“Cao đẳng công nghệ nông lâm nam bộ”)

- Cao đẳng công nghệ nông lâm nam bộ

LEN(text) Trả về độ dài của chuỗi text.

=LEN(“Cao đẳng công nghệ nông lâm nam bộ”) = 34

LEFT(text, num_chars) Trả về num_char ký tự bên trái chuỗi text.

=LEFT(“Cao đẳng công nghệ nông lâm nam bộ”, 8)

= Cao đẳng

RIGHT(text,

num_chars)

Trả về num_char ký tự bên phải chuỗi text.

=RIGHT(“Cao Đẳng Công Nghệ Nông Lâm Nam Bộ”,15)

= Nông Lâm Nam Bộ MID(text, start_num,

num_chars)

Trả về chuỗi ký tự có độ dài num_chars bắt đầu từ vị trí

start_num của chuỗi text.

=MID(“Cao Đẳng Công Nghệ Nông Lâm Nam Bộ”, 10, 9)

= Công Nghệ VALUE(text) Chuyển chuỗi có dạng số thành trị số.

= VALUE("123") + 2 -125

1.2.5. Các hàm ngày và giờ (Date &Time).

Các hàm ngày giờ thông dụng đƣợc trình bày bên dƣới:


TODAY( ) Trả về ngày hiện hành của hệ thống.

=TODAY( )

NOW( ) Trả về ngày và giờ hiện hành của hệ thống.

=NOW( )

DAY(date) Trả về giá trị ngày trong tháng của biểu thức ngày date.

=DAY(A1)-14

MONTH(date) Trả về giá trị tháng trong năm của biểu thức ngày date.

=MONTH(A1)- 8

8

YEAR(date) Trả về giá trị năm của biểu thức ngày date.

=YEAR(A1)-2010

WEEKDAY(date) Trả về số thứ tự ngày trong tuần của biểu thức date. Giá trị 1:

Sunday, 2:Monday, ..., 7: Saturday.

=WEEKDAY(A1)-3

DATE(year, month, day) Trả về giá trị dạng Date theo quy định của hệ thống.

=DATE(2010,08,14) -14/08/2010

=DATE(10,8,14) -14/08/2010

TIME(hour, minute,

second)

Trả về giá trị dạng Time.

=TIME(8,25,28) -8:25:28 AM

=TIME(17,2,46) -5:2:46 PM

1.2.6. Các hàm tìm kiếm (Lookup & Reference)

1.2.6.1. Hàm VLOOKUP.

Chức năng: Tìm giá trị lookup_value trong cột trái nhất của bảng table_array

theo chuẩn dò tìm range_lookup, trả về trị tƣơng ứng trong cột thứ col_index_num

(nếu tìm thấy).

Cú pháp:=VLOOKUP(lookup_value, Table_array, col_index_num, range_

lookup)

+ range_lookup = 1: Tìm tƣơng đối, danh sách các giá trị dò tìm của bảng

Table_array phải sắp xếp theo thứ tự tăng dần. Nếu tìm không thấy sẽ trả về giá trị lớn

nhất nhƣng nhỏ hơn lookup_value.

+ range_lookup = 0: Tìm chính xác, danh sách các giá trị dò tìm của bảng

Table_array không cần sắp xếp thứ tự. Nếu tìm không thấy sẽ trả về lỗi #N/A.

Ví dụ:

Hình 1.3: Ví dụ sử dụng hàm Vlookup.

9

1.2.6.2. Hàm HLOOKUP.

Chức năng: Tìm giá trị lookup_value trong dòng trên cùng của bảng table_array

theo chuẩn dò tìm range_lookup, trả về trị tƣơng ứng trong dòng thứ row_index_num

(nếu tìm thấy).

Cú pháp:

= HLOOKUP(lookup_value, Table_array, row_index_num, range_lookup)

Ý nghĩa của các đối số của hàm Hlookup tƣơng tự nhƣ hàm Vlookup.

Ví dụ:

Hình 1.4: Ví dụ sử dụng hàm Hlookup.

1.2.6.3. Hàm MATCH.

Chức năng: Hàm trả về vị trí của lookup_value trong mảng lookup_array theo

cách tìm match_type

Cú pháp: = MATCH(lookup_value, lookup_array, match_type)

+ Match_type = 1: Tìm tƣơng đối, danh sách các giá trị dò tìm của bảng

Table_array phải sắp xếp theo thứ tự tăng dần. Nếu tìm không thấy sẽ trả về vị trí của

giá trị lớn nhất nhƣng nhỏ hơn lookup_value.

+ Match_type = 0: Tìm chính xác, danh sách các giá trị dò tìm của bảng

Table_array không cần sắp xếp thứ tự. Nếu tìm không thấy sẽ trả về lỗi #N/A.

+ Match_type = -1: Tìm tƣơng đối, danh sách phải sắp xếp các giá trị dò tìm của

bảng Table_array theo thứ tự giảm dần. Nếu tìm không thấy sẽ trả về vị trí của giá trị

nhỏ nhất nhƣng lớn hơn lookup_value.

Ví dụ:

Hình 1.5: Ví dụ sử dụng hàm Match.

10

1.2.6.4. Hàm INDEX

Chức năng: Trả về giá trị trong ô ở hàng thứ row_num, cột thứ column_num

trong mảng array.

Cú pháp:

= INDEX(array, row_num, column_num)

Ví dụ:

Hình 1.6: Ví dụ sử dụng hàm Index.

(*) Chú ý về an toàn.

- Tuân thủ nội quy phòng máy.



TT Nội dung

Điểm

chuẩn

Điểm

đánh

giá


1 Các hàm toán học. 2

2 Các hàm thống kê. 2

3 Các hàm logic. 1

4 Các hàm xử lý chuỗi. 2

5 Các hàm ngày và giờ. 1

6 Các hàm tìm kiếm. 2


1 Sáng tạo trong các bài tập ứng dụng. 0.5

III Điểm cộng hoàn thành trƣớc thời gian qui định 0.5


2 Hoàn thành trƣớc thời gian qui định từ 10-15 phút. 0.25

3 Hoàn thành trƣớc thời gian qui định từ 16 phút trở lên. 0.5

Tổng điểm 10

11

Bài 2.

TỔ CHỨC DỮ LIỆU KẾ TOÁN TRONG ĐIỀU KIỆN

ỨNG DỤNG EXCEL

MỤC TIÊU.

- Trình bày đƣợc các hàm cơ sở dữ liệu, các lệnh xử lý dữ liệu, subtotals, Pivot

Table, consolidate.

- Vận dụng đƣợc các kiến thức trên vào các bài tập.



NỘI DUNG.

2.1. KHÁI NIỆM VỀ CƠ SỞ DỮ LIỆU.

Khi quản lý thông tin về một đối tƣợng, ta phải quản lý các thuộc tính liên quan

đến đối tƣợng đó. Ví dụ, quản lý nhân viên thì cần quản lý thông tin của nhân viên nhƣ

họ tên, mã nhân viên, phái, năm sinh, nơi sinh, địa chỉ, mã ngạch, bậc, hệ số, lƣơng,

phụ cấp, chức vụ,... Đó là các thuộc tính phản ánh nội dung của một đối tƣợng cần

quản lý. Các thuộc tính đó thƣờng đƣợc biểu diễn dƣới dạng các kiểu dữ liệu khác nhau

(là chuỗi, số, ngày tháng, …) và đƣợc hợp nhất thành một đơn vị thông tin duy nhất

gọi là mẫu tin (record). Các mẫu tin cùng “dạng” (cùng cấu trúc) hợp lại thành một cơ

sở dữ liệu.

Trong Excel, cơ sở dữ liệu có dạng nhƣ một danh sách, ví dụ nhƣ danh sách nhân

viên, danh sách hàng hóa,... Mỗi danh sách có thể gồm có một hay nhiều cột, mỗi cột

đƣợc gọi là một trƣờng (field) của cơ sở dữ liệu, tên của cột sẽ đƣợc gọi là tên trƣờng.

Hàng đầu tiên trong danh sách (cơ sở dữ liệu) chứa các tên trƣờng đƣợc gọi là

hàng tiêu đề (Header row), các hàng tiếp theo mỗi hàng là một mẫu tin (record) cho

biết thông tin về đối tƣợng mà ta quản lý.

2.2. CÁC HÀM CƠ SỞ DỮ LIỆU

Các hàm cơ sở dữ liệu mang tính chất thống kê những mẫu tin trong CSDL có

trƣờng thỏa điều kiện của vùng tiêu chuẩn đã đƣợc thiết lập trƣớc.

2.2.1. Cú pháp chung.

=Tên hàm(database, field, criteri)

12

- database: Địa chỉ vùng CSDL (Chọn địa chỉ tuyệt đối để sao chép).

- field: Cột cần tính toán, field có thể là tên trƣờng, địa chỉ của ô tên field hoặc số

thứ tự của trƣờng đó (cột thứ nhất của vùng CSDL đã chọn tính là 1 và tăng dần sang

trái).

- criteria: Địa chỉ vùng điều kiện

Ví dụ : Ta có một cơ sở dữ liệu nhƣ sau:

Hình 1.7: Ví dụ sử dụng hàm cơ sở dữ liệu.

2.2.2. Các hàm thao tác cơ sở dữ liệu.

Tên hàm Ý nghĩa và ví dụ

DAVERAGE(database, field,

criteria)

Tính trung bình cộng các giá trị trong cột field của các

mẫu tin thỏa

điều kiện criteria.

=DAVERAGE($A$1:$D$8,D1,F1:F2)

DMAX(database, field, criteria) Tìm trị lớn nhất trong cột field của các mẫu tin thỏa điều

kiện criteria.

=DMAX($A$1:$D$8,D1,F1:F2)

DMIN(database, field, criteria) Tìm trị nhỏ nhất trong cột field của các mẫu tin thỏa


=DMIN($A$1:$D$8,D1,F1:F2)

DCOUNT(database, field,

criteria)

Đếm các ô kiểu số trong cột field của các mẫu tin thỏa


=DCOUNT($A$1:$D$8,D1,F1:F2)

DCOUNTA(database, field,

criteria)

Đếm các ô khác rỗng trong cột field của các mẫu tin

thỏa điều kiện criteria.

=DCOUNTA($A$1:$D$8,D1,F1:F2)

2.2.3. Các lệnh xử lý dữ liệu.

2.2.3.1. Trích lọc dữ liệu.

2.2.3.1.1. Lọc dữ liệu tự động (AutoFilter).

13

Chức năng: Lệnh Data\(Group Sort & Filter)\Filter dùng để lọc các mẩu tin thỏa

mãn những tiêu chuẩn nào đó từ cơ sở dữ liệu ban đầu. Kết quả chỉ hiển thị những mẫu

tin thỏa điều kiện còn những mẫu tin khác sẽ tạm thời bị che

Thực hiện:

+ Chọn vùng CSDL với tiêu đề.

+ Chọn Tab Data\(Group Sort & Filter)\Filter, Excel sẽ tự động xuất hiện các nút

thả cạnh tên field cho phép chọn điều kiện lọc tƣơng ứng với các field đó.

+ Chọn điều kiện lọc trong hộp liệt kê của từng field tƣơng ứng.

+ Chọn Text Fillter để thực hiện chức năng lọc nâng cao theo yêu cầu của ngƣời

dùng:

Hình 1.8: Hộp thoại Custom AutoFilter.

Show rows where: Cho phép ngƣời dùng chọn điều kiện và nhập giá trị so sánh ở

combobox kế bên. Ngƣời dùng có thể kết hợp với điều kiện “và”, “hoặc” phía dƣới.

2.2.3.1.2. Lọc dữ liệu nâng cao (Advanced Filter).

Chức năng: Lệnh Data\(Group Sort & Filter)\ Advanced dùng để trích ra các

mẩu tin theo các điều kiện chỉ định trong vùng điều kiện đƣợc tạo trƣớc.

Thực hiện:

Bƣớc 1: Tạo vùng điều kiện lọc.

Sử dụng một trong hai cách sau: Cách 1: Sử dụng tên trƣờng để tạo vùng điều

kiện: Vùng điều kiện sẽ có ít nhất hai hàng, hàng đầu chứa các tên field điều kiện, các

hàng khác dùng để mô tả điều kiện.

+ Chọn các ô trống trong bảng tính để làm vùng điều kiện.

+ Sao chép tên field điều kiện làm tiêu đề của vùng điều kiện.

14

+ Nhập trực tiếp các điều kiện vào ô dƣới tên trƣờng tƣơng ứng.

Các điều kiện ghi trên cùng một hàng là các điều kiện thỏa mãn đồng thời

(AND), những điều kiện ghi trên các hàng khác nhau là những điều kiện thỏa mãn

không đồng thời (OR).

Ví dụ:

Cách 2: Sử dụng công thức để tạo vùng điều kiện: Vùng điều kiện sẽ có hai ô, ô

trên chứa tiêu đề nhƣ: “điều kiện”, …hoặc bỏ trống nhƣng phải khác với tên trƣờng, ô

dƣới là công thức mô tả điều kiện.

+ Chọn hai ô trống trong bảng tính để làm vùng tiêu chuẩn.

+ Nhập tiêu đề ở ô trên của vùng tiêu chuẩn.

+ Nhập công thức vào ô bên dƣới mô tả điều kiện, dùng mẫu tin đầu tiên trong cơ

sở dữ liệu để đặt điều kiện so sánh, hàm AND dùng để lập các điều kiện thỏa mãn

đồng thời, hàm OR dùng để lập các điều kiện thỏa mãn không đồng thời.

Ví dụ:

Bƣớc 2: Vào Data\(Group Sort & Filter)\ Advanced, xuất hiện hộp thoại có các

tùy chọn sau Action:

+ Filter the list, inplace: kết quả hiển thị trực tiếp trên vùng CSDL.

+ Copy to another location: kết quả đƣợc đặt tại một vị trí khác.

+ List range: Chọn địa chỉ vùng CSDL.

+ Criteria range: Chọn địa chỉ vùng tiêu chuẩn.

+ Copy to: Chọn địa chỉ của ô đầu tiên trong vùng kết quả (phải chọn mục Copy

to another location).

+ Unique records only: Nếu có nhiều mẫu tin giống nhau thì chỉ lấy duy nhất

một mẫu tin đại diện, ngƣợc lại thì lấy hết các mẫu tin thỏa điều kiện của vùng tiêu

chuẩn (dù giống nhau).

Đối tƣợng Điểm

A >5

15

2.2.3.2. Sắp xếp dữ liệu.

a. Lệnh Data\Sort.

- Chức năng: Dùng để sắp xếp các hàng hoặc các cột trong vùng đƣợc chọn theo

thứ tự tùy chọn tƣơng ứng khoá sắp xếp đƣợc chỉ định, vùng sắp xếp phải chọn tất cả

các ô có liên hệ với nhau.

- Thực hiện:

+ Chọn vùng dữ liệu cần sắp xếp.

+ Vào Data\(Group Sort & Filter)\Sort, xuất hiện hộp thoại.

Hình 1.9: Hộp thoại Sort.

* Sort by: Chọn khóa sắp xếp.

* Sort On: Giá trị sắp xếp (giá trị, màu nền, màu chữ, biểu tƣợng).

* Order: Thứ tự tăng dần hoặc giảm dần.

* Add Level: Thêm khóa sắp xếp, nếu dữ liệu trong cột khóa phía trên bị trùng.

* Copy Level: Thêm điều kiện.

* Delete Level: Xóa điều kiện.

16

Nếu muốn sắp xếp theo hàng thì chọn nút lệnh Options của hộp thoại Sort, sau

đó chọn mục Sort left to right.

Muốn sắp xếp nhanh theo cột nào đó thì đặt trỏ vào ô bất kỳ của cột đó Click

chọn nút Sort A->Z hoặc Z->A trên thanh công cụ chuẩn.

b. Subtotals.

- Chức năng: Thống kê dữ liệu theo từng nhóm trong cơ sở dữ liệu.

Ví dụ tính tổng tiền lƣơng theo từng nhóm ĐƠN VỊ.

- Thực hiện: Xét CSDL BẢNG LƢƠNG dƣới đây. Vấn đề đặt ra là cần tính tổng

tiền lƣơng theo từng nhóm ĐƠN VỊ.

Dùng lệnh Data\(Group Sort & Filter)\Sort để sắp xếp dữ liệu theo ĐƠN VỊ, mục

đích để các mẫu tin có cùng ĐƠN VỊ thì nằm liền kề nhau.

- Chọn bảng CSDL cần tổng hợp với tiêu đề là một hàng.

- Vào Data\(Group Outline\Subtotals), xuất hiện hộp thoại Subtotal với các tùy

chọn sau:

Hình 20: Hộp thoại Subtotal.

17

+ At each change in: Chọn tên trƣờng cần tổng hợp.

+ Use function: Chọn hàm sử dụng tính toán hay thống kê.

+ Add subtotal to: Chọn tên trƣờng chứa dữ liệu cần thực hiện tính toán hay

thống kê.

+ Replace current subtotals: Thay thế các dòng tổng hợp cũ để ghi dòng tổng hợp

mới.

+ Page break between groups: Tạo ngắt trang giữa các nhóm.

+ Summary below data: Thêm dòng tổng hợp sau mỗi nhóm.

Kết quả:

2.2.3.3. Làm việc với màn hình kết quả sau khi tổng hợp.

Click vào các nút để chọn các mức dữ liệu ta muốn xem.

+ Chỉ hiển thị tổng chính (Grand Total Only).

+ Hiển thị tổng chính và tổng phụ (Grand Total And Subtotal).

+ Hiển thị chi tiết tất cả các mẫu tin cùng các tổng hợp (All Record).

Chức năng PivotTable

Chức năng: Thống kê dữ liệu theo nhiều cấp độ khác nhau với nhiều hình thức đa

dạng từ một bảng dữ liệu chính.

Thực hiện:

Đặt con trỏ trong bảng dữ liệu.

Chọn lệnh Tab Insert \(Group Tables)\PivotTable \ PivotTable xuất hiện hộp

thoại yêu cầu chọn vùng dữ liệu làm thống kê và nơi xuất bảng thống kê.

18

Hình 21: Hộp thoại Create PivotTable

+ Select a Table or range: Cho phép chọn vùng dữ liệu là Sheet hiện hành.

+ Use an external data source: Cho phép chọn vùng dữ liệu từ file Excel có sẵn.

+ New Worksheet: Phát sinh bảng thống kê trên sheet mới.

+ Existing Worksheet: Phát sinh bảng thống kê từ địa chỉ đƣợc nhập vào. Click

OK xuất hiện hộp thoại cho phép kéo thả các field là điều kiện thống kê.

Vùng Row Labels và Column Labels sẽ chứa Field làm điều kiện thống kê

Vùng Values chứa những Field số liệu muốn thống kê.

Drag chuột kéo Field vào vùng tƣơng ứng kết quả sẽ tự động cập nhật tạo thành

bảng thống kê.

Chức năng Consolidate

Dùng để thống kê dữ liệu từ nhiều bảng cơ sở dữ liệu nguồn ở nhiều tập tin khác

nhau.

Bƣớc 1: Tạo bảng thống kê, bảng thống kê là một khung gồm row header hoặc

column header, hoặc cả hai.

Column header: Chứa tên các field muốn thống kê, trong đó cột đầu tiên là cột

làm điều kiện thống kê.

Row header: Chứa giá trị muốn thống kê Bƣớc 2: Đánh dấu chọn bảng thống kê

Bƣớc 3: Chọn lệnh Tab Data\(Group Data Tools)\Consolidate xuất hiện hộp thoại

Consolidate

19

Hình 22: Hộp thoại Consolidate.

+ Function: Chọn phép thống kê.

+ Reference: Địa chỉ của bảng cơ sở dữ liệu muốn thống kê, click nút Add. Nếu

có nhiều bảng dữ liệu thì click nút Add để thêm vào khung all references.

+ Click nút Browse để chọn dữ liệu ở tập tin khác.

+ Use labels in: Chọn column header và row header theo mẫu của bảng thống kê.

+ Create links to source data: Bảng dữ liệu thống kê liên kết với dữ liệu nguồn

nếu mục này đƣợc check, khi dữ liệu nguồn thay đổi thì dữ liệu trong bảng thống kê

cũng thay đổi theo.

Ví dụ: Có bảng dữ liệu nhƣ hình, ta cần thống kê tổng lƣơng và tổng phụ cấp

chức vụ của cán bộ công nhân viên.

Lƣu ý: Khi chọn địa chỉ của bảng dữ liệu ta đánh dấu từ cột chứa giá trị làm row

header.

20





TT Nội dung

Điểm

chuẩn

Điểm

đánh

giá


1 Các hàm cơ sở dữ liệu. 2

2 Các lệnh xử lý dữ liệu. 2

3 Subtotals 2

4 Pivot Table 2

5 Consolidate 2







Tổng điểm 10

21

Grou (*) Chú ý về an toàn.




TT Nội dung

Điểm

chuẩn

Điểm

đánh

giá


1 Các loại biểu đồ 2

2 Dựng biểu đồ. 3

3 Hiệu chỉnh biểu đồ. 4

4 Định dạng trang in trong Excel. 1







Tổng điểm 10

22

Bài 3.

SỬ DỤNG EXCEL GIẢI QUYẾT BÀI TOÁN VỀ TÍNH

HIỆU QUẢ VỐN ĐẦU TƢ

MỤC TIÊU.

Trình bày đƣợc các khái niệm, phƣơng pháp tính khấu hao TSCĐ và các hàm

Excel tƣơng ứng.

Thực hiện đƣợc các bài tập ứng dụng các kiến thức trên.

Rèn luyện ý thức lao động, tác phong công nghiệp, có trách nhiệm và sáng tạo.


NỘI DUNG. Tài chính doanh nghiệp có vai trò vô cùng quan trọng trong hoạt động sản xuất

kinh doanh, và có ảnh hƣởng đến sự thành bại của cả một doanh nghiệp. Nhƣ mọi

ngƣời đều biết, quản lý vốn đầu tƣ là một trong các vấn đề quan trọng nhất của tài

chính doanh nghiệp, trong đó các bài toán xác định hiệu quả vốn đầu tƣ là tiền đề cho

việc lựa chọn các phƣơng án đầu tƣ. Các hàm tài chính của EXCEL giúp cho các nhà

quản trị doanh nghiệp giải quyết nhanh chóng và chính xác các bài toán loại này.

Trong phần này, chúng ta xem xét việc sử dụng các hàm của EXCEL để tổ chức tính

toán các vấn đề liên quan đến hiệu quả vốn đầu tƣ của doanh nghiệp.

3.1. CÁC HÀM TÍNH KHẤU HAO TÀI SẢN CỐ ĐỊNH.

3.1.1. Một số khái niệm liên quan.

- Tuỳ theo quy mô giá trị và thời gian sử dụng ngƣời ta chia tài sản của doanh

nghiệp ra làm hai loại là: tài sản cố định (TSCĐ) và tài sản lƣu động (TSLĐ).

- Tài sản cố định TSCĐ trong các doanh nghiệp là những tài sản có giá trị lớn và

dự tính đem lại lợi ích kinh tế lâu dài cho doanh nghiệp.

23

- Nguyên giá (NG) của TSCĐ là giá trị thực tế của TSCĐ khi đƣa vào sử dụng tại

doanh nghiệp.

- Giá trị hao mòn (GTHM) của TSCĐ là sự giảm dần giá trị và giá trị sử dụng

của TSCĐ khi tham gia vào quá trình kinh doanh. Có hai loại hao mòn TSCĐ là hao

mòn hữu hình và hao mòn vô hình.

- Giá trị còn lại (GTCL) của TSCĐ là giá thực tế của TSCĐ tại một thời điểm

nhất định. Ngƣời ta chỉ xác định đƣợc chính xác GTCL của TSCĐ khi bán chúng trên

thị trƣờng. Về phƣơng diện kế toán, GTCL của TSCĐ đƣợc xác định bằng hiệu số giữa

nguyên giá TSCĐ và GTHM (số khấu hao luỹ kế tính đến thời điểm xác định).

Mối quan hệ giữa 3 chỉ tiêu giá của TSCĐ đƣợc thể hiện bằng công thức sau:

NG TSCĐ = GTCL TSCĐ + GTHM TSCĐ

- Khấu hao TSCĐ là việc chuyển dịch phần giá trị hao mòn của TSCĐ rong quá

trình sử dụng vào giá trị sản phẩm sản xuất ra theo các phƣơng pháp tính toán phù hợp.

Từ đó có thể thu hồi lại vốn đầu tƣ vào TSCĐ đã ứng ra ban đầu để thực hiện tái sản

xuất giản đơn cũng nhƣ tái sản xuất mở rộng TSCĐ của doanh nghiệp.

3.1.2. Các phƣơng pháp tính khấu hao TSCĐ và các hàm Excel tƣơng ứng.

3.1.2.1. Phƣơng pháp khấu hao đều (khấu hao tuyến tính).

Phƣơng pháp này còn đƣợc gọi là phƣơng pháp khấu hao bình quân, phƣơng pháp

khấu hao đƣờng thẳng hay phƣơng pháp khấu hao cố định. Đây là phƣơng pháp khấu

hao đơn giản nhất và đƣợc sử dụng khá phố biến cho việc tính khấu hao các loại

TSCĐ. Theo phƣơng pháp này thì lƣợng trích khấu hao hàng năm là nhƣ nhau hay

mức khấu hao và tỉ lệ khấu hao hàng năm của TSCĐ đƣợc tính là không đổi trong suốt

thời gian sử dụng của TSCĐ.

- Lƣợng trích khấu hao hàng năm.

Trong đó:

+ Kbd là nguyên giá của TSCĐ

+ Kdt là giá trị đào thải của TSCĐ (giá trị thải hồi cƣớc tính hay giá trị còn lại

cƣớc tính của TSCĐ sau khi đã tính khấu hao)

24

+ T là thời gian sử dụng dự kiến của TSCĐ vào hoạt động sản xuất kinh doanh

trong điều kiện phù hợp với các thông số kinh tế kỹ thuật của TSCĐ và các yếu tố

khác có liên quan đến sự hoạt động của TSCĐ.

- Hàm tính khấu hao đều - SLN.

+ Chức năng: Tính khấu hao tài sản với tỷ lệ khấu hao trải đều (Straight Line)

trong một khoảng thời gian xác định.

+ Cú pháp: SLN(Cost, salvage,life )

Tham số:

* Cost: là giá trị ban đầu của tài sản,

* Salvage: là giá trị còn lại của tài sản sau khi đã khấu hao,

* Life là số kỳ sử dụng của tài sản.

Hàm SLN tính khấu hao theo công thức: SLN = ( Cost - Salvage) / Life

Ví dụ:

Một TSCĐ đầu tƣ mới có nguyên giá (tính cả chi phí lắp đặt chạy thử) là

120.000.000 đồng đƣa vào sử dụng năm 2000 với thời gian sử dụng dự tính là 5 năm,

giá trị thải hồi cƣớc tính là 35.000.000 đồng. Hãy tính lƣợng trích khấu hao cho từng

năm trong suốt vòng đời của TSCĐ đó.

Ta cập nhật dữ liệu đã biết và tổ chức tính toán giá trị khấu hao cụ thể nhƣ sau:

3.1.2.2. Phƣơng pháp khấu hao nhanh (khấu hao giảm dần).

Theo phƣơng pháp này thì mức khấu hao TSCĐ sẽ đƣợc đẩy nhanh trong những

năm đầu sử dụng và giảm dần theo thời gian sử dụng. Từ đó có thể nhanh chóng thu

hồi lại vốn đầu tƣ ban đầu để đổi mới TSCĐ. Excel cung cấp ba cách tính khấu hao

25

hàng năm: khấu hao theo tổng số năm sử dụng, khấu hao theo số dƣ giảm dần và khấu

hao theo số dƣ giảm dần với tỷ lệ tuỳ chọn.

- Khấu hao theo tổng số năm sử dụng.

Theo phƣơng pháp này mức khấu hao hàng năm đƣợc xác định dựa vào tỷ lệ

khấu hao giảm dần qua các năm sử dụng và nguyên giá TSCĐ. Tỷ lệ khấu hao này

đƣợc xác định bằng cách lấy số năm sử dụng còn lại chia cho tổng số thứ tự năm sử

dụng.

- Công thức tính khấu hao:

Trong đó:

T kh: là tỉ lệ khấu hao theo năm sử dụng

T: là thời gian dự kiến sử dụng TSCĐ

i: là thứ tự năm tính khấu hao.

- Hàm tính khấu hao theo tổng các năm - SYD.

+ Chức năng: Tính tổng khấu hao hàng năm của một TSCĐ trong một khoảng

thời gian xác định.

+ Cú pháp: = SYD(cost, salvage, life, per)

Trong đó:



* Life là số kỳ sử dụng của tài sản.

Ví dụ:

Một TSCĐ đầu tƣ mới có nguyên giá (tính cả chi phí lắp đặt chạy thử) là

120.000.000 đồng đƣa vào sử dụng năm 2000 với thời gian sử dụng dự tính là 5 năm,

giá trị thải hồi cƣớc tính là 35.000.000 đồng. Hãy tính lƣợng trích khấu hao cho từng

năm trong suốt vòng đời của TSCĐ đó sử dụng hàm SYD.

Ta cập nhật dữ liệu đã biết và tổ chức tính toán giá trị khấu hao cụ thể nhƣ sau:

26

3.1.2.3. Phƣơng pháp khấu hao theo số dƣ giảm dần.

Theo phƣơng pháp này số tiền khấu hao hàng năm (Cikh) đƣợc tính bằng cách

lấy giá trị còn lại của TSCĐ theo thời hạn sử dụng nhân với tỷ lệ khấu hao không đổi.

Để xác định tỷ lệ khấu hao hàng năm theo phƣơng pháp số dƣ giảm dần sao cho

đến năm cuối thu hồi đủ vốn đầu tƣ ban đầu mua sắm TSCĐ thì doanh nghiệp phải căn

cứ vào nhiều nhân tố. Trong đó:

- Công thức xác định tỷ lệ khấu hao:

- Lƣợng trích khấu hao ở năm thứ nhất đƣợc tính theo công thức:

với m là số tháng của năm sử dụng đầu tiên.

Lƣợng trích khấu hao càng về sau càng giảm và ở năm cuối cùng đƣợc tính theo

công thức:

27

- Hàm DB (Declining Balance)

+ Chức năng: Tính khấu hao cho một tài sản sử dụng phƣơng pháp số dƣ giảm

dần theo một mức cố định trong một khoảng thời gian xác định.

+ Cú pháp: =DB(cost, salvage, life, period, month)

Trong đó:



* Life là số kỳ sử dụng của tài sản,

* period là kỳ khấu hao.

* Month số tháng trong năm đầu. Nếu bỏ qua Excel sẽ tính với month = 12 tháng.

Ví dụ:

Một TSCĐ đầu tƣ mới có nguyên giá (tính cả chi phí lắp đặt chạy thử) là 120 000

000 đồng đƣa vào sử dụng tháng 6 năm 2000 với thời gian sử dụng dự tính là 5 năm,

giá trị thải hồi cƣớc tính là 35 000 000 đồng. Hãy tính lƣợng trích khấu hao cho từng

năm trong suốt vòng đời của TSCĐ đó sử dụng hàm DB.

Yêu cầu đƣợc thực hiện nhƣ sau:

3.1.2.4. Phƣơng pháp khấu hao số dƣ giảm dần với tỷ lệ tuỳ chọn.

- Nhằm đẩy mạnh tốc độ thu hồi vốn hơn ngƣời ta sử dụng phƣơng pháp khấu

hao số dƣ giảm dần với tỷ lệ tuỳ chọn. Theo phƣơng pháp này lƣợng trích khấu hao

năm thứ i đƣợc tính theo công thức:

28

Trong đó: r là tỉ lệ khấu hao

Ngƣời ta có thể áp dụng phƣơng pháp kết hợp tính khấu hao nhanh cho những

năm đầu sử dụng TSCĐ và tính khấu hao đều cho những năm cuối.

- Hàm DDB (Double Declining Balance)

+ Chức năng:Tính khấu hao cho một TSCĐ theo phƣơng pháp tỷ lệ giảm dần (số

dƣ giảm gấp đôi hay một tỷ lệ giảm khác do yêu cầu quản lý có thể đƣợc lựa chọn).

+ Cú pháp: =DDB(cost, salvage, life, period, factor)

Trong đó:



* Life là số kỳ sử dụng của tài sản,

* period là kỳ khấu hao.

* factor là tỷ lệ trích khấu hao. Nếu bỏ qua Excel gán là 2.

Ví dụ:

Một TSCĐ đầu tƣ mới có nguyên giá (tính cả chi phí lắp đặt chạy thử) là 120 000

000 đồng đƣa vào sử dụng năm 2000 với thời gian sử dụng dự tính là 5 năm, giá trị

thải hồi cƣớc tính là 35 000 000 đồng. Hãy tính lƣợng trích khấu hao cho từng năm

trong suốt vòng đời của TSCĐ đó sử dụng hàm DDB với tỷ lệ trích khấu hao r=2.

Yêu cầu đƣợc thực hiện nhƣ sau:

29





TT Nội dung

Điểm

chuẩn

Điểm

đánh

giá


1 Các khái niệm 2

2 Phƣơng pháp tính khấu hao TSCĐ và các hàm Excel

tƣơng ứng.

8







Tổng điểm 10

30

3. 2. CÁC HÀM TÍNH HIỆU QUẢ VỐN ĐẦU TƢ.

3.2.1. Một số kiến thức liên quan.

Trong quá trình phân tích đánh giá dự án đầu tƣ, các chi phí và lợi ích lại thƣờng

xảy ra ở những thời điểm khác nhau của dự án. Tiền thay đổi giá trị về mặt thời gian

do ảnh hƣởng của các yếu tố nhƣ lạm phát, các yếu tố ngẫu nhiên và do thuộc tính vận

động và khả năng sinh lời của đồng tiền nên khi so sánh tổng hợp hoặc tính các chỉ

tiêu bình quân của các khoản tiền phát sinh trong những khoảng thời gian khác nhau

cần phải chuyển chúng về cùng một mặt bằng thời gian với việc sử dụng tỷ suất “i”.

Các mặt bằng thời gian có thể là đầu kỳ phân tích, cuối kỳ phân tích hoặc một năm

(một quý, một tháng) nào đó của thời kỳ phân tích tuỳ thuộc vào từng trƣờng hợp cụ

thể sao cho việc tính toán đơn giản.

Các nhà kinh tế quy ƣớc:

Nếu năm đầu của thời kỳ phân tích là hiện tại thì các năm sau đó là tƣơng lai so

với năm đầu.

Nếu năm cuối cùng của thời kỳ phân tích là tƣơng lai thì các năm trƣớc cuối là

hiện tại so với năm cuối.

Quá trình thực hiện một dự án đầu tƣ thƣờng kéo dài trong nhiều thời đoạn (năm,

quý, tháng). Ở mỗi thời đoạn có thể phát sinh các khoản thu và chi. Những khoản thu

chi xuất hiện ở các thời đoạn khác nhau tạo thành dòng tiền của dự án CF (Cash-

Folows) và đƣợc biểu diễn bằng đồ thị dòng tiền.

Biểu đồ dòng tiền: là một đồ thị biểu diễn các khoản thu chi của dự án theo các

thời đoạn. Các khoản thu đƣợc biểu diễn bằng mũi tên theo hƣớng chỉ lên. Các khoản

chi đƣợc biểu diễn bằng mũi tên theo hƣớng chỉ xuống. Gốc của biểu đồ lấy tại 0. Để

tiện cho việc tính toán ngƣời ta thƣờng quy cƣớc các thời đoạn bằng nhau và các

khoản thu chi đều đƣợc xuất hiện ở cuối mỗi thời đoạn.

31

Có hai loại lãi suất: lãi suất đơn (đến kỳ thì rút lãi) và lãi suất kép (đến kỳ không

rút lãi mà cộng vào gốc)

3.2.2. Các hàm tính hiệu quả vốn đầu từ trong Excel.

3.2.2.1. Hàm FV (Future Value)

- Chức năng: Tính giá trị tƣơng lai của một khoản đầu tƣ có lãi suất cố định trả

theo định kỳ hoặc gửi thêm vào.

- Cú pháp: =FV(rate, nper, pmt, pv, type)

Trong đó:

+ rate: là lãi suất mỗi kỳ (tính theo tháng, quy, năm)

+ nper: là tổng số kỳ tính lãi (tính theo tháng, quy, năm)

+ pmt: là số tiền phải trả đều trong mỗi kỳ, nếu bỏ trống thì coi là 0, đƣợc viết

dƣới dạng số âm.

+ pv: là giá trị hiện tại của khoản đầu tƣ, nếu bỏ trống thì coi là 0, đƣợc viết dƣới

dạng số âm. (kinh nghiệm: nếu số tiền mà ta bỏ ra khỏi túi để đầu tƣ hay thanh toán thì

sẽ đƣợc viết dƣới dạng số âm, còn nếu số tiền ta thu về hay dự kiến thu về thì sẽ đƣợc

viết dƣới dạng số dƣơng).

+ type: là hình thức thanh toán. Nếu type = 1 thì thanh toán đầu kỳ (niên kim đầu

kỳ), nếu type = 0 thì thanh toán vào cuối mỗi kỳ (mặc định)

Ví dụ 1:

Giả sử bắt đầu từ bây giờ ta muốn tiết kiệm một số tiền cho một dự án trong vòng

1 năm. Ta gửi 1000$ vào tài khoản tiết kiệm với lãi suất 6% năm (0.5% tháng). Cứ đầu

mỗi tháng tiếp theo ta gửi vào tài khoản 100$ trong vòng 12 tháng. Hỏi trong tài khoản

của bạn sẽ có bao nhiêu tiền sau khi kết thúc 12 tháng?

Yêu cầu đƣợc thực hiện bằng cách sử dụng hàm FV nhƣ sau:

Kết quả là:

Giải thích công thức:

Tham số rate =6%/12 vì biết lãi suất là 6%/năm và ta phải chuyển nó sang lãi

suất theo tháng bằng cách chia cho 12

32

+ nper=12 vì việc gửi thêm tiền vào tài khoản diễn ra trong vòng 12 tháng

+ pmt= -100 vì mỗi tháng gửi thêm vào tài khoản 100$

+ pv = -1000 vì đó là số tiền gửi ban đầu

+ type=1 vì việc gửi thêm đƣợc thực hiện vào đầu mỗi tháng.

Ví dụ 2:

Tính số tiền một ngƣời gửi 10 000$ vào ngân hàng và mỗi năm gửi thêm 200$

với lãi suất 5%/năm (bỏ qua lạm phát) sau 10 năm nhƣ trong hình sau:

3.2.2.2. Hàm PV (Present Value).

- Chức năng: Trả về giá trị hiện tại của một khoản đầu tƣ theo từng kỳ.

- Cú pháp: =PV(rate, nper, pmt, fv, type)

Trong đó: fv là giá trị tƣơng lai của khoản đầu tƣ và các tham số tƣơng tự nhƣ

hàm FV .

+ rate: là lãi suất mỗi kỳ (tính theo tháng, quy, năm)

+ nper: là tổng số kỳ tính lãi (tính theo tháng, quy, năm)

+ pmt: là số tiền phải trả đều trong mỗi kỳ, nếu bỏ trống thì coi là 0, đƣợc viết

dƣới dạng số âm.

+ type: là hình thức thanh toán. Nếu type = 1 thì thanh toán đầu kỳ (niên kim đầu


Ví dụ1: Một ngƣời muốn có số tiền tiết kiệm 300$ sau năm 10 năm. Hỏi bây giờ

ngƣời đó phải gửi vào ngân hàng bao nhiêu? biết lãi suất ngân hàng là 6%/năm (bỏ

qua lạm phát)

Áp dụng hàm PV ta có:

33

Kết quả là: là số âm bởi đây là số tiền sẽ phải bỏ ra để gửi

ngân hàng


tham số rate =6% vì là lãi suất là 6%/năm

nper=10 vì số năm gửi tiết kiệm là 10 năm.

pmt= 0 vì không gửi thêm tiền vào tài khoản

fv = 300 vì đó là số tiền mong muốn nhận đƣợc trong tƣơng lai

type=1 vì việc gửi tiền đƣợc thực hiện vào đầu năm.

Ví dụ 2:

Một cán bộ trƣớc khi về hƣu dự định sẽ gửi vào ngân hàng một khoản tiền tiết

kiệm để có thể thực hiện kế hoạch cứ đầu mỗi tháng tiếp theo thì ông ta đến rút về

300$ để chi tiêu và sau 30 năm thì trong tài khoản còn lại 30000$ để làm khoản thừa

kế cho các con. Giả sử lãi suất ngân hàng là 11%/năm, bỏ qua lạm phát. Hãy giúp ông

ta xác định số tiền cần gửi vào ngân hàng.

Yêu cầu đƣợc thực hiện nhƣ sau

Kết quả là: hiện tại ông ta cần gửi vào ngân hàng khoản tiền

là 32913.93$.


tham số rate =11%/12 vì biết lãi suất là 11%/năm và ta phải chuyển nó sang lãi


nper=30*12 vì số năm gửi tiết kiệm là 30 năm, ta phải chuyển thành tháng bằng

cách nhân với 12

pmt= 300 vì cứ đầu mỗi tháng thì rút về 300$ để chi tiêu

fv = 30000 vì đó là số tiền mong muốn nhận đƣợc trong tƣơng lai

type=1 vì việc gửi rút đƣợc thực hiện vào đầu mỗi tháng.

3.2.2.4. Hàm PMT (Payment).

- Chức năng: Trả về khoản thanh toán tƣơng đƣơng từng kỳ cho một khoản đầu tƣ

có lãi suất cố định trả theo định kỳ.

34

- Cú pháp: =PMT(rate, nper, pv, fv, type)

Các tham số:

+ Rate: tỷ lệ lãi suất mỗi kỳ (tính theo tháng, quý hay năm)

+ Nper: số kỳ chi trả (theo tháng, quý, năm)

+ Pv: giá trị hiện tại của khoản đầu tƣ

+ Fv: giá trị tƣơng lai mà ta muốn có sau lần chi trả cuối cùng.

+ type là hình thức thanh toán. Nếu type = 1 thì thanh toán đầu kỳ (niên kim đầu


Ví dụ 1:

Nhà ncƣớc có chính sách bán căn hộ cho các đôi vợ chồng có công việc ổn định

với giá 800 triệu và cho phép trả dần vào đầu mỗi tháng trong 20 năm. Với lãi suất là

11%/năm. Hãy tính số tiền mà ngƣời mua sẽ phải trả vào đầu mỗi tháng trong 20 năm

bằng cách sử dụng hàm PMT nhƣ sau:

Yêu cầu đƣợc giải quyết

Kết quả là: đầu mỗi tháng ngƣời mua sẽ phải trả 915779 đồng.


tham số rate =11%/12 vì biết lãi suất là 11%/năm và ta phải chuyển nó sang lãi


nper=20*12 vì số năm trả dần là 20 năm, ta phải chuyển thành tháng bằng cách

nhân với 12 (việc trả dần thực hiện theo mỗi tháng)

pv= 0 vì lúc đầu ngƣời mua chƣa có trả đồng nào.

fv = 800,000,000 vì đó là số tiền trả sẽ tích lũy đƣợc sau 20 năm

type=1 vì việc trả tiền đƣợc thực hiện vào đầu mỗi tháng.

Ví dụ 2:

35

Một ngƣời muốn có khoản tiền tiết kiệm 50 triệu đồng sau 5 năm thì ngƣời đó

phải gửi vào ngân hàng mỗi tháng bao nhiêu tiền? Biết lãi suất ngân hàng là 8%/năm

(bỏ qua lạm phát). Yêu cầu đƣợc giải quyết nhƣ sau:

3.2.2.5. Hàm IPMT.

- Chức năng: Tính số tiền lãi phải trả trong một kỳ xác định trong suốt khoảng

thời gian chi trả, trong đó tiền gốc trả định kỳ là cố định và lãi suất cũng cố định.

- Cú pháp: =IPMT(rate,Per, nper, pv, fv, type)

Các tham số:


+ Per: số thứ tự kỳ chi trả (giá trị từ 1 đến Nper)






Ví dụ:

Một cửa hàng bán hàng trả góp. Biết tên hàng, giá trị mỗi mặt hàng, lãi suất mỗi

tháng, số tháng phải trả góp là 3 tháng. Tính số tiền lãi phải trả mỗi tháng. Ta lập bảng

tính với số liệu giả định nhƣ sau:

Để tính số tiền lãi phải trả mỗi tháng ta tạo thêm 3 cột mới với tiêu đề tƣơng ứng

là “Tháng 1”, “Tháng 2”, “Tháng 3”. Viết công thức và tính giá trị cho 3 cột mới nhƣ

sau:

36

3.2.2.6. Hàm PPMT.

- Chức năng:Tính số tiền gốc phải trả trong một kỳ xác định trong suốt khoảng

thời gian chi trả, trong đó tiền tiền phải trả mỗi kỳ tùy thuộc vào số tiền gốc còn lại với

tỷ lệ lãi suất cố định.

- Cú pháp: =PPMT(rate,Per, nper, pv, fv, type)

Các tham số:


+ Per: số thứ tự kỳ chi trả (giá trị từ 1 đến Nper)






Ví dụ:

Một cửa hàng bán hàng trả góp. Biết tên hàng, giá trị mỗi mặt hàng, lãi suất mỗi

tháng, số tháng phải trả góp là 3 tháng. Tính số tiền gốc phải trả mỗi tháng. Ta lập

bảng tính với số liệu giả định nhƣ sau:

37

Để tính số tiền gốc phải trả mỗi tháng ta tạo thêm 3 cột mới với tiêu đề tƣơng

ứng là “Tháng 1”, “Tháng 2”, “Tháng 3”. Viết công thức và tính giá trị cho 3 cột mới

nhƣ sau:

3.2.2.7. Hàm NPER.

- Chức năng: Tính số kỳ hạn cần thiết để đầu tƣ hoàn thành (hay thanh toán hết)

một khoản đầu tƣ (hay mua trả góp) với mức đầu tƣ (hay thanh toán) không đổi và lãi

suất không đổi trong suốt quá trình đầu tƣ (trả góp).

- Cú pháp: =NPER(rate, pmt, pv, fv, type)

Các tham số:


+ Pmt: số tiền chi trả(thu về) mỗi kỳ

+ Pv: số tiền nhận đƣợc vào kỳ đầu tiên(hay giá trị hàng trả góp)


+ type là hình thức thanh toán. Nếu type =1 thì thanh toán đầu kỳ (niên kim đầu

kỳ), nếu type =0 thì thanh toán vào cuối mỗi kỳ (mặc định)

Ví dụ: Công ty HONDA bán ô tô Civic giá 750000000 theo hình thức trả góp

vào đầu mỗi tháng 5000000. Lãi suất 1.2%/tháng. Hãy tính thời gian hoàn thành trả

góp?

Kết quả: cần 86 tháng để trả hết khoản nợ này.

3.2.2.8. Hàm RATE.

- Chức năng: Tính lãi suất cho một khoản vay.

38

- Cú pháp: =RATE(nper, pmt, pv, fv, type) Các tham số tƣơng tự nhƣ các hàm

ở trên.


+ Pmt: số tiền chi trả(thu về) mỗi kỳ

+ Pv: số tiền nhận đƣợc vào kỳ đầu tiên(hay giá trị hàng trả góp)


+ type là hình thức thanh toán. Nếu type =1 thì thanh toán đầu kỳ (niên kim đầu

kỳ), nếu type =0 thì thanh toán vào cuối mỗi kỳ (mặc định)

Ví dụ:

Tính lãi suất cho một khoản cho vay 1000$ trong 2 năm, mỗi năm trả 100$. Đáo

hạn trả cả gốc lẫn lãi là 1200$.

Sử dụng hàm RATE ta tính lãi suất của khoản cho vay đó là:

= RATE(2,100,-1000,1200,0) =19%

Hàm FVSCHEDULE

Tính giá trị tƣơng lai của một khoản đầu tƣ khi lãi suất thay đổi.

Cú pháp: =FVSCHEDULE(principal, schedule)

Trong đó:

principal là giá trị hiện tại của một khoản đầu tƣ schedule là một dãy lãi suất

đƣợc áp dụng

Công thức tính:

FVSCHEDULE = principal * (1+rate1) * (1+rate2)*…* (1+raten)

với rate là lãi suất kỳ thứ I (i=1..n)

39

Ví dụ: Tính số tiền lãi phải trả cho một khoản vay 1000$ có lãi suất thay đổi theo

các kỳ lần lƣợt là 7%, 5.4%, 6% . Sử dụng hàm FVSCHEDULE ta có:

3.2.2.9. Hàm EFFECT.

- Chức năng: Tính lãi suất thực tế hàng năm cho một khoản đầu tƣ

- Cú pháp: =EFFECT(Nominal_rate, npery)

Trong đó:

+ Nominal_rate: là lãi suất danh nghĩa

+ npery: là số kỳ tính lãi trong năm

Ví dụ:

Có 2 phƣơng án vay tiền với mức lãi suất danh nghĩa và số lần tính lãi tƣơng ứng

cho theo bảng. Hãy lựa chọn phƣơng án vay.

Để chọn phƣơng án vay, sử dụng hàm EFFECT tính xem phƣơng án nào có lãi

suất thực tế nhỏ hơn thì sẽ lựa chọn. Việc tính toán đƣợc trình bày trong bảng sau:

40





TT Nội dung

Điểm

chuẩn

Điểm

đánh

giá


1 Các kiến thức liên quan 2

2 Các hàm tính hiệu quả vốn đầu tƣ 8







Tổng điểm 10

41

Bài 4.

PHÂN TÍCH VÀ DỰ BÁO KINH TẾ TRONG EXCEL

MỤC TIÊU.

- Trình bày đƣợc công cụ Data Analysis, kiểm tra và cài đặt thêm công cụ phân

tích kinh tế Data Analysis.

- Thực hiện đƣợc các bài tập ứng dụng các kiến thức trên.



4.1. GIỚI THIỆU CHUNG.

Giới thiệu công cụ Data Analysis.

Trong các hoạt động sản xuất kinh doanh của một doanh nghiệp, vấn đề phân

tích sự tác động của các yếu tố đến hiệu quả kinh tế của doanh nghiệp cũng nhƣ các

vấn đề dự báo kinh tế có vai trò định hƣớng vô cùng quan trọng.

Trong EXCEL có một công cụ phân tích rất hiệu quả đƣợc đánh giá là

không thua kém so với các phần mềm thống kê chuyên dụng. Đó là công cụ phân

tích DATA ANALYSIS. Công cụ này không những cho phép thực hiện dễ dàng

việc tính toán các chỉ tiêu của thống kê mô tả mà còn thực hiện các phân tích thông kê

nhƣ xác định hệ số tƣơng quan, phân tích hồi qui, tiến hành các dự báo kinh tế ...

Trong chƣơng này chúng ta sẽ xem xét việc sử dụng công cụ DATA ANALYSIS

trong EXCE để giải quyết các bài toán phân tích và dự đoán kinh tế thƣờng gặp, chúng

ta cũng xem xét việc tính toán chỉ số trong phân tích hoạt động sản xuất kinh doanh

của một doanh nghiệp.

Kiểm tra và cài đặt thêm công cụ phân tích kinh tế Data Analysis vào Excel

Chúng ta truy cập đến mục chức năng Data Analysis từ menu Tools của Excel.

Trong nhiều trƣờng hợp ta sẽ không tìm thấy mục chức năng này trong menu Tools. Lý

do đây là chức năng chuyên biệt, không phải tất cả mọi ngƣời dùng đều có nhu cầu sử

dụng nên hãng Microsoft đã để nó dƣới dạng không mặc định đƣợc cài đặt cùng với

phần mềm Excel.

Để cài đặt thêm mục chức năng Data Analysis ta làm nhƣ sau:

Chọn menu Tools -> Add- Ins…

42

Đánh dấu lựa chọn tại dòng đầu tiên Analysis ToolPak. Bấm OK để xác nhận

Hệ thống khi đó sẽ tiến hành tìm kiếm các tệp dữ liệu cần thiết để cài đặt thêm

chức năng đƣợc lựa chọn.

Một trƣờng hợp nữa có thể xảy ra đó là hệ thống không thể tìm thấy các tệp dữ

liệu cài đặt cần thiết. Lý do có thể là: lúc trƣớc khi cài đặt hệ thống, bộ offices (bao

gồm excel) đƣợc cài đặt từ đĩa CD và nay hệ thống sẽ không thể tìm thấy các tệp dữ

liệu cần thiết từ bộ cài đặt( đĩa CD chứa bộ cài đặt hiện thời không có trong ổ đĩa).

Một thông báo sẽ hiện ra:

Cửa sổ yêu cầu ta chỉ đƣờng dẫn tới bộ cài đặt offices.

+ Nếu ta biết rằng trên đĩa cứng của hệ thống có chứa bộ cài đặt. Ta chỉ cần chọn

nút “Browse” và chỉ đƣờng dẫn tới bộ cài đặt đang đƣợc chứa ở đầu đó trên đĩa cứng

của hệ thống (thƣờng là trong thƣ mục SETUP ở ổ đĩa D hoặc E)

+ Nếu có thể tìm thấy ngay đĩa CD chứa bộ cài đặt, ta đơn giản chỉ cần lắp đĩa

Cd vào ổ đĩa, bấm Ok và đợi một lát cho quá trình cài đặt đƣợc hoàn tất.





TT Nội dung

Điểm

chuẩn

Điểm

đánh

giá


1 Công cụ Data Analysis 5

2 Kiểm tra và cài đặt thêm công cụ phân tích kinh tế Data

Analysis

5


43






Tổng điểm 10

44

4.2. TÍNH TOÁN VỚI CÁC CHỈ TIÊU THỐNG KÊ MÔ TẢ.

4.2.1. Giới thiệu

Khi nghiên cứu một hiện tƣợng hay một quá trình kinh tế ngƣời ta thu thập đƣợc

một tổng thế các số liệu khác nhau. Để mô tả tổng thể các số liệu này ngƣời ta phải

dùng các chỉ tiêu lƣợng hoá nhƣ số trung bình, số lớn nhất, số nhỏ nhất, độ phân tán

của các số trong dãy số. Thống kê mô tả cho ta các chỉ tiêu này của dãy số thống kê.

Đây chính là giai đoạn tạo cơ sở cho các quá trình phân tích sau này.

Các bƣớc thực hiện tính các chỉ tiêu thống kê mô tả

Bƣớc 1: Cập nhật hay mở bảng số liệu cần tính toán

Bƣớc 2: Chọn menu Tools-> Descriptive Statistic -> OK

Cửa sổ chức năng tƣơng ứng sẽ hiện ra:

45

Bƣớc 4:

Tại mục “Input Range”: Nạp địa chỉ của vùng dữ liệu cần tính các chỉ tiêu thống

kê.

Tại mục “Grouped By”: ta chọn “Columns” nếu vùng dữ liệu đƣợc tổ chức theo

dạng cột; chọn “Rows” nếu vùng dữ liệu đƣợc tổ chức theo dòng.

Đánh dấu lựa chọn vào mục “Labels in first Row/ Column” (nếu tại dòng đầu

tiên hoặc cột đầu tiên của vùng dữ liệu chứa tiêu đề cột/ dòng.

Có 3 lựa chọn cho nơi chứa kết quả tổng hợp:

+ “Output Range” (xác định một ô tại trái-trên mà bảng báo cáo sẽ đặt tại đó, có

thể đặt bảng báo cáo tại trang tính hiện thời);

+ “New Worksheet Ply” (báo cáo sẽ chứa trong một worksheet mới với tên do ta

qui định);

+ “New Workbook” (báo cáo sẽ chứa trong một workbook - tập tin Excel

mới).

Chọn các thông số cần báo cáo: hãy chọn

+ Summary statistics (các thông số thống kê tổng hợp),

+ Confidence Level of Mean (Độ tin cậy của giá trị trung bình),

+ Kth Largest (Tìm giá trị lớn thứ k trong tập dữ liệu) và

46

+ Kth Smallest (Tìm giá trị nhỏ thứ k trong tập dữ liệu).

- Bấm nút OK sau khi hoàn tất việc khai báo các tham số. Bảng kết quả các thông

số thống kê tổng hợp hiện ra gồm các chỉ tiêu nhƣ sau:

STT Chỉ tiêu Ý nghĩa

1 Mean Số trung bình các giá trị trong bộ số liệu phân tích

2 Standard Error Sai số chuẩn. Là số trung bình số học của các sai lệch

tuyệt đối giữa các lƣợng biến và số trung bình số học của

các lƣợng biến đó 3 Median Số trung vị của khối Dữ liệu là số mà phân nửa giá trị

quan sát đƣợc của khối Dữ liệu nhỏ hơn nó và phân nữa

giá trị quan sát đã lớn hơn nó. 4 Mode Số yếu vị của khối Dữ liệu là số có tần số lớn nhất.

5 Standard Deviation Độ lệch chuẩn là căn bậc 2 của phƣơng sai.

6 Sample Variance Phƣơng sai là số trung bình số học của bình phƣơng các

độ lệch giữa các lƣợng biến và số trung bình số học của

các lƣợng biến đó. 7 Kurtosis Độ nhọn đƣợc tính bằng cách lấy moment thứ tƣ của trị

trung

bình chia cho độ lệch chuẩn lũy thừa bốn. Hay là độ lệch

giữa số trung bình và dữ liệu.

8 Skewness Độ bất đối xứng. Phân bố của dữ liệu quanh số trung bình

9 Range Là sai biệt giữa giá trị lớn nhất và giá trị nhỏ nhất của tập

hợp 10 Minimum Giá trị nhỏ nhất

11 Maximum Giá trị lớn nhất 12 Sum Tổng các giá trị

13 Count Số lƣợng các giá trị Ví dụ

Có bảng số liệu điều tra giá trị của GDP, Điện lực và Cơ khí của Việt Nam trong

các năm từ 1983 đến 2002 đƣợc cập nhật trong trang tính nhƣ sau:

47

Ta sẽ thực hiện tính toán các chỉ tiêu thông kê mô tả cho bộ số liệu trên.

Chọn menu Tools-> Descriptive Statistics

Tại mục “Input Range”: Nạp địa chỉ của vùng dữ liệu cần tính các chỉ tiêu thống

kê: $B$1:$D$21

Tại mục “Grouped By”: ta chọn “Columns” vì vùng dữ liệu đƣợc tổ chức theo

dạng cột;

Đánh dấu lựa chọn vào mục “Labels in first Row” vì tại dòng đầu tiên của vùng

dữ liệu chứa tiêu đề cột

Tại mục “Output Range” xác định một ô tại trái-trên mà bảng báo cáo sẽ đặt tại

đó. Ta chọn $E$1

Chọn “Summary statistics” để có đƣợc các thông số thống kê tổng hợp

Bấm nút OK. Bảng kết quả các thông số thống kê tổng hợp hiện ra gồm các chỉ

tiêu nhƣ sau:

48

4.2.2. Một số hàm Excel có chức năng tính các chỉ tiêu thống kê đơn lẻ.

AVERAGE(number1, number2,...) Tính trung bình của các tham số của nó.

MEDIAN(number1, number2,...) Tính Số trung vị

MODE(number1, number2,...) Số yếu vị của khối Dữ liệu.

VAR(number1, number2,...) Phƣơng sai là số trung bình số học của bình phƣơng

các độ lệch giữa các lƣợng biến và số trung bình số học của các lƣợng biến đó.

AVEDEV(number1, number2,...) Độ lệch tuyệt đối trung bình

STDEV(number1, number2,...) Độ lệch chuẩn

MIN(number1, number2,...) Giá trị nhỏ nhất

MAX(number1, number2,...) Giá trị lớn nhất

SKEW(number1, number2,...) Độ bất đối xứng

KURT(number1, number2,...) Độ nhọn

COUNT(value1, value2,...) Đếm số phần tử



- Dữ liệu lƣu trữ trên máy tính gọn gàng, khoa học.

49


TT Nội dung

Điểm

chuẩn

Điểm

đánh

giá


1 Giới thiệu 2

2 Hàm Excel tính các chỉ tiêu thống kê đơn lẻ. 8







Tổng điểm 10

50

4.3. BẢNG TẦN SUẤT VÀ BẢNG XẾP HẠNG.

MỤC TIÊU.

- Trình bày đƣợc lập bảng tần suất, các bƣớc tiến hành, tính tần suất sử dụng hàm

Frequency.



NỘI DUNG.

4.3.1. Lập bảng tần suất.

Ví dụ: Có bảng thống kê giờ công lao động trong tuần của một các nhân viên

trong một tổ chức đƣợc cập nhật trong bảng số liệu phía bên dƣới.

Nhà quản lý muốn có đƣợc báo cáo thống kê tần suất:

Có bao nhiêu nhân viên có số giờ lao động từ 40 giờ trở xuống?

Có bao nhiêu nhân viên có số giờ lao động từ 41 giờ đến 50 giờ?

Có bao nhiêu nhân viên có số giờ lao động trên 50 giờ?

Các bƣớc tiến hành.

Bƣớc 1: Lập bảng chứa các điểm mốc sử dụng để tính tần suất (Bin Array).

Theo nhƣ yêu cầu của nhà quản lý trong ví dụ trên ta có thể vẽ một trục giá trị

nhƣ sau:

40 50

51

- Trục giá trị trên có 3 khoảng phân bổ nhƣ yêu cầu, có 2 điểm mốc có giá trị

tƣơng ứng là 40 và 50.

- Nhƣ vậy Bin Array của chúng ta đƣợc cập nhật nhƣ sau:

Ta có thể tạo Bin Array tại bất cứ vị trí nào trong trang tính miễn là không trùng

lên vùng số liệu chính.

Bƣớc 2. Chọn menu Tools-> Data Analysis -> Histogram

Bƣớc 3.

Tại Input Range nhập vùng địa chỉ vùng dữ liệu cần tính tần suất A2:I5.

Tại Bin Range nhập vùng địa chỉ chứa các điểm mốc K2:K3.

Không chọn Labels vì vùngdữ liệu khôngbao gồm nhãn.

Tại mục Output option chứa các tùy chọn về kết quả.

Chọn Output Range và nhập địa chỉ của ô đầu tiên trong trang tính hiện thời sẽ

chứa kết quả tính toán.

Chọn New Worksheet Ply và viết tên của trang tính mới sẽ chứa kết quả.

Chọn New Workbook và viết tên của tệp bảng tính mới sẽ chứa kết quả.

Chọn Pareto (sorted histogram): bảng tần suất đƣợc thêm vào phần sắp xếp tần

suất theo thứ tự giảm dần.

Chọn Cumulative Percentage: bảng tần suất đƣợc thêm vào phần

tính phần trăm tích lũy.

Chọn Chart Output: kèm theo đồ thị tần suất cho bảng tần suất Bƣớc 4. Nhấp OK

sau khi hoàn tất.

Kết quả tính tần suất có đƣợc nhƣ sau:

52

Có 19 nhân viên có số giờ lao động từ 40 giờ trở xuống, phân trăm tích lũy:

57.58%

Có 12 nhân viên có số giờ lao động từ 41 đến 50 giờ. Phân trăm tích lũy đến

93.94%

Có 2 nhân viên có số giờ lao động trên 50. Phân trăm tích lũy đủ 100%.

Tính tần suất sử dụng hàm FREQUENCY

Quy cách hàm: FREQUENCY (data_array, bins_array)

+ Data_array: địa chỉ vùng số liệu cần tính tần suất.

+ Bins_array: địa chỉ vùng dữ liệu chứa các điểm mốc để tính tần suất.

Chức năng: Trả về tần số xuất hiện các biến cố trong các khoảng cho trƣớc. Nhấn

Ctrl + Shift + Enter khi nhập xong công thức

Các bƣớc thực hiện:

+ Tạo bảng Bins_array tƣơng tự nhƣ trên

53

+ Lựa chọn một vùng với số ô bằng số khoảng phân bổ cần tính tần suất (trong ví

dụ của chúng ta là 3 ô tƣơng ứng với 3 khoảng phân bổ)

+ Giữ nguyên sự lựa chọn, nhập công thức hàm tính tần suất. Trong đó A2:I5 là

địa chỉ của vùng dữ liệu cần tính tần suất trong ví dụ. K2:K3 là địa chỉ vùng dữ liệu

chứa các điểm mốc.

+ Bấm tổ hợp phím Ctrl + Shift + Enter ta nhận đƣợc kết quả nhƣ sau:

Ta thấy bảng kết quả nhận đƣợc hoàn toàn tƣơng ứng với bảng kết quả tính theo

cách thứ nhất nhƣng ở dạng đơn giản hơn.




54


TT Nội dung

Điểm

chuẩn

Điểm

đánh

giá


1 Lập bảng tần suất. 3

2 Các bƣớc tiến hành 3

3 Tính tần suất sử dụng hàm Frequency. 4







Tổng điểm 10

55

4.4. PHÂN TÍCH KINH TẾ BẰNG PHƢƠNG TRÌNH TƢƠNG QUAN.

MỤC TIÊU.

- Trình bày đƣợc việc xác định hệ số tƣơng quan giữa các yếu tố kinh tế, xây

dựng phƣơng trình tƣơng quan giữa các yếu tố kinh tế.

- Lập trình đƣợc các bài tập ứng dụng các kiến thức trên.


NỘI DUNG.

4.4.1. Xác đinh hệ số tƣơng quan giữa các yếu tố kinh tế.

Giới thiệu

Trong thực tế hoạt động sản xuất kinh doanh hàng hóa, dịch vụ, giữa các yếu tố

kinh tế luôn có mối quan hệ tác động qua lại, ảnh hƣởng lẫn nhau. Sự tăng lên hay

giảm đi của yếu tố kinh tế này có thể dẫn đến sự tăng lên hay giảm đi của yếu tố kinh

tế khác. Ví dụ nhƣ khi tăng lƣợng đầu tƣ cho việc hiện đại hóa máy móc công nghệ thì

sẽ làm tổng sản lƣợng sản phẩm sản xuất tăng lên. Khi nhiệt độ mùa hè mà tăng cao

thì sẽ tác động làm lƣợng bia bán ra tại các cửa hàng bia cũng tăng theo. Để đánh giá

mức độ quan hệ giữa 2 yếu tố kinh tế, ngƣời ta đi tính hệ số tƣơng quan giữa chúng.

Các bƣớc tiến hành

Bƣớc 1: Cập nhật hay là mở bảng chứa bộ số liệu cần tính tƣơng quan

Bƣớc 2: Chọn menu Tools-> Data Analysis -> Correlation

Bƣớc 3: Cửa sổ chức năng hiện ra:

56

- Tại mục InputRange: Nạp địa chỉ vùng chứa số liệu cần phân tích

- Tại mục “Grouped By”: ta chọn “Columns” nếu vùng dữ liệu đƣợc tổ chức theo

dạng cột; chọn “Rows” nếu vùng dữ liệu đƣợc tổ chức theo dòng.

- Đánh dấu lựa chọn vào mục “Labels in first Row/ Column” (nếu tại dòng đầu

tiên hoặc cột đầu tiên của vùng dữ liệu chứa tiêu đề cột/ dòng.

- Có 3 lựa chọn cho nơi chứa kết quả tổng hợp:

“Output Range” (xác định một ô tại trái-trên mà bảng báo cáo sẽ đặt tại đó, có thể

đặt bảng báo cáo tại trang tính hiện thời);

“New Worksheet Ply” (báo cáo sẽ chứa trong một worksheet mới với tên do ta

qui định);

“New Workbook” (báo cáo sẽ chứa trong một workbook - tập tin Excel mới).

- Bấm OK sau khi đã điền xong các tham số.

- Bảng kết quả hiện ra có dạng sau

Hệ số tƣơng quan giữa yếu tố 1 và yếu tố 2 =a.

- Nhận xét: Hệ số tƣơng quan giữa 2 yếu tố là một con số có giá trị nằm trong

khoảng (-1 .. 1). Trị tuyệt đối của a càng tiến gần đến 1 bao nhiều càng chứng tỏ mối

quan hệ giữa 2 yếu tố càng chặt chẽ bấy nhiêu. Nếu hệ số tƣơng quan mà nhỏ hơn

không (< 0 ) thì 2 yếu tố có mối quan hệ ngƣợc chiều tức là khi yếu tố này tăng lên thì

yếu tố còn lại sẽ giảm đi và ngƣợc lại. Nếu hệ số tƣơng quan lớn hơn không thì mối

quan hệ là thuận chiều.

Ví dụ: Có số liệu điều tra về tuổi và cân nặng của 10 ngƣời ngẫu nhiên nhƣ sau:

57

Để tính hệ số tƣơng quan giữa tuổi và cân nặng:

- Chọn menu Tools-> Data Analysis -> Correlation

- Trong mục Input range: nạp A1:B11

- Chọn tùy chọn “Label in first row”

- Tại mục Output range: nạp D2

- Bấm OK ta đƣợc kết quả mong muốn

Tuổi và Cân nặng là 0.898

chặt chẽ.

4.4.2. Xây dựng phƣơng trình tƣơng quan giữa các yếu tố kinh tế.

Giới thiệu

Khi tính toán hệ số tƣơng quan giữa các yếu tố kinh tế, ngƣời ta mới biết đƣợc

mức độ quan hệ giữa các yếu tố đó những không lƣợng hóa đƣợc mối quan hệ giữa

chúng tức là tính đƣợc xem khi yếu tố này tăng lên 1 đơn vị thì yếu tố khác sẽ tăng lên

hay giảm đi mấy đơn vị.

Để lƣợng hóa đƣợc mối quan hệ giữa các yếu tố kinh tế ngƣời ta phải xây dựng

phƣơng trình tƣơng quan giữa chúng.

Phƣơng trình có dạng: Y= A1*X1+A2*X2+…+B

Trong đó Y là yếu tố phụ thuộc; X1, X2,..là 1 hay nhiều yếu tố nguyên nhân

Các bƣớc xây dựng phƣơng trình tƣơng quan giữa các yếu tố kinh tế trong Excel

58

Bƣớc 1. Cập nhật hay mở bảng số liệu của các yếu tố kinh tế cần phân tích. Bộ số

liệu cần phải đƣợc tổ chức theo cột.

Bƣớc 2: Chọn menu Tools-> Data Analysis-> Regression

Bƣớc 3: Trong cửa sổ chức năng hiện ra:

Tại mục Input Y range: Nạp địa chỉ vùng chứa dữ liệu của yếu tố phụ thuộc.

Tại mục Input X range: nạp địa chỉ vùng chứa dữ liệu của một hoặc nhiều yếu tố

nguyên nhân

Chọn “Label” nếu tại dòng đầu tiên của vùng dữ liệu có chứa tiêu đề cột.

Chọn “confidence level” và nhập độ tin cậy mong muốn. Mặc định là 95%

Tại mục Output option chứa các tùy chọn về kết quả

+ Chọn Output Range và nhập địa chỉ của ô đầu tiên trong trang tính hiện thời sẽ

chứa kết quả tính toán

+ Chọn New Worksheet Ply và viết tên của trang tính mới sẽ chứa kết quả

+ Chọn New Workbook và viết tên của tệp bảng tính mới sẽ chứa kế quả.

59

- Bấm OK để hoàn tất

Trong bảng kết quả hiện ra. Tại góc dƣới cùng bên trái, ta có đƣợc các tham số

tƣơng ứng của phƣơng trình tƣơng quan có dạng

Ví dụ

Vẫn với ví dụ về bộ số liệu về Tuổi và Cân nặng.

Để cƣớc lƣợng xem khi tăng thêm một tuổi thì cân nặng có thể tăng bao nhiêu, ta

đi tìm phƣơng trình hàm tƣơng quan giữa yếu tố phụ thuộc (Cân nặng) và yếu tố

nguyên nhân (Tuổi).

60

- Chọn menu Tools-> Data Analysis-> Regression

- Tại mục Input Y range: Nạp địa chỉ vùng chứa số liệu của yếu tố phụ thuộc(

Cân nặng) B1:B11

- Tại mục Input X range: nạp địa chỉ vùng chứa số liệu của yếu tố nguyên nhân

(tuổi): A1:A11

- Chọn “Labels” vì tại dòng đầu tiên có chứa tiêu đề cột

- Tại mục Output Range: nạp F1 là ô đầu tiên sẽ chứa kết quả phân tích.

- Bấm OK ta nhận đƣợc bảng kết quả nhƣ sau:

61

Từ bảng kết quả, ta viết đƣợc phƣơng trình tƣơng quan giữa Tuổi và Cân nặng là

Cân nặng = 0.648 * Tuổi + 39.74





TT Nội dung

Điểm

chuẩn

Điểm

đánh

giá


1 Xác định hệ số tƣơng quan giữa các yếu tố kinh tế. 5

2 Xây dựng phƣơng trình tƣơng quan giữa các yếu tố kinh

tế.

5







Tổng điểm 10

62

4.5. DỰ BÁO KINH TẾ TRONG EXCEL.

MỤC TIÊU.

- Trình bày đƣợc dự báo kinh tế sử dụng phƣơng trình đƣờng xu thế, dự báo sử

dụng hàm Forecast, dự báo sử dụng phƣơng trình tƣơng quan.

- Vận dụng đƣợc các bài tập về các kiến thức trên.


NỘI DUNG.

4.5.1. Giới thiệu.

Dự báo kinh tế là một công việc có ý nghĩa vô cùng quan trọng quyết định tới sự

thành công của các bản kế hoạch hay chiến lƣợc sản xuất kinh doanh.

Kết quả của việc dự báo kinh tế giúp nhà quản lý có cơ sở cho việc ra các quyết

định quản lý, lập kế hoạch sản xuất kinh doanh nhằm đạt hiệu quả quản lý cao nhất.

4.5.2. Dự báo kinh tế sử dụng phƣơng trình đƣờng xu thế

Giới thiệu

Khi chúng ta chỉ xem xét duy nhất một yếu tố kinh tế biến đổi theo thời gian,

không tính tới sự ảnh hƣởng của các yếu tố khác. Chúng ta có thể thực hiện dự báo giá

trị của yếu tố kinh tế tại một thời điểm bất kỳ trong tƣơng lai bằng cách sử dụng

phƣơng trình đƣờng xu thế.


Bƣớc 1. Cập nhật hay mở bảng số liệu của yếu tố kinh tế cần dự báo

Bƣớc 2. Thực hiện vẽ đồ thị dạng đƣờng kẻ (line) cho bộ sổ liệu trên

Bƣớc 3. Nháy phải chuột vào đồ thị, chọn “Insert trendline” trong menu hiện ra.

Chọn thẻ “Option” trong cửa sổ chức năng hiện ra, đánh dấu lựa chọn vào mục

“display equation on chart”, bấm Ok để xác nhận. Ta nhận đƣợc phƣơng trình đƣờng

xu thế có dạng Y=A*X+B trong đó Y là yếu tố kinh tế đang xem xét, X là thứ tự thời

gian.

Bƣớc 4. Thay số thứ tự của thời điểm cần dự báo vào phƣơng trình đƣờng xu thế.

Tính kế quả của biểu thức ta đƣợc kết quả là giá trị của yếu tố kinh tế đƣợc dự báo.

Ví dụ

63

Có bảng số liệu điều tra về GDP của Việt Nam từ năm 1983 đến năm 2002 nhƣ

sau:

Muốn dự báo giá trị của GDP vào năm 2008 ta làm nhƣ sau:

- Vẽ đồ thị dạng đƣờng kẻ biểu diễn sự thay đổi của GDP theo thời gian.

64

Nháy phải chuột vào đồ thị chọn “Add trendline” trong menu hiện ra

Chọn thẻ “Option” trong cửa sổ chức năng hiện ra, đánh dấu lựa chọn vào mục

“display equation on chart”, bấm Ok để xác nhận. Ta nhận đƣợc phƣơng trình đƣờng

xu thế có dạng

Thay thứ tự thời gian của năm 2008 =26 (năm thứ 26 tính từ năm đầu tiên trong

bộ số liệu là 1983) vào phƣơng trình đƣờng xu thế tìm đƣợc (Y=13722 * X+ 59624),

tính giá trị của biểu thức 13722*26+59624 =416396 đó chính là giá trị của GDP đƣợc

dự báo trong năm 2008.

65

4.5.3. Dự báo sử dụng hàm FORECAST.

Giới thiệu

Khi ta xem xét yếu tố phụ thuộc chỉ chịu ảnh hƣởng bởi duy nhất 1 yếu tố

nguyên nhân. Ta có thể dự báo giá trị của yếu tố phụ thuộc khi yếu tố nguyên nhân đạt

một giá trị nào đó bằng cách sử dụng hàm dự báo FORECAST.

Quy cách hàm

FORECAST(x, known_y's,known_x's) x: là giá trị dùng để dự báo

Known_y's: địa chỉ vùng chứa số liệu của yếu tố phụ thuộc Known_x's: địa chỉ

vùng chứa số liệu của yếu tố nguyên nhân

Ví dụ

Nếu xem xét số lƣợng cốc bia bán đƣợc tại một quán nhậu chỉ chịu ảnh hƣởng bởi

nhiệt độ trung bình trong ngay. Giả xử ta có bộ số liệu sau

Nếu ngày mai đài dự báo nhiệt độ trung bình trong ngày là 35 o

C thì ông chủ của

quán nhậu nên chuẩn bị bao nhiêu cốc bia?

- Tại một trống nào đó trên trang tính ta viết công thức hàm dự báo nhƣ sau:

Trong đó:

- 35 là nhiệt độ trung bình sử dụng để dự báo

- B2:B11 là địa chỉ vùng chứa số liệu của yếu tố phụ thuộc (Cốc bia)

- A2:A11 là địa chỉ vùng chứa số liệu của yếu tố nguyên nhân (Nhiệt độ)

Kết quả nhận đƣợc = đó chính là số lƣợng cốc bia đƣợc dự báo sẽ bán

đƣợc trong ngày mai.

4.5.4. Dự báo sử dụng phƣơng trình tƣơng quan.

66

Giới thiệu

Khi yếu tố phụ thuộc chịu ảnh hƣởng bởi một hoặc nhiều yếu tố nguyên nhân. Để

dự báo giá trị của yếu tố phụ thuộc khi một hoặc nhiều yếu tố nguyên nhân đạt một

mức nào đó ta sẽ sử dụng phƣơng trình hàm tƣơng quan nhƣ sau.


Bƣớc 1: Cập nhật hay mở bảng chứa số liệu của các yếu tố cần phân tích

Bƣớc 2: Thực hiện xây dựng phƣơng trình tƣơng quan giữa yếu tố phụ thuộc và

một hay nhiều yếu tố nguyên nhân (xem mục 4.4.2)

Bƣớc 3: Thay giá trị của một hoặc nhiều yếu tố nguyên nhân vào phƣơng trình

tƣơng quan vừa tìm đƣợc Y= A1*X1+A2*X2+…+B. Tính giá trị của biểu thức, ta

đƣợc kết quả chính là giá trị của yếu tố phụ thuộc đƣợc dụ báo.

Ví dụ

Có bộ số liệu về GDP của Việt Nam chịu tác động bởi giá trị đóng góp của ngày

Điện lực và Dầu khí nhƣ sau:

Hỏi GDP đƣợc dự báo bằng bao nhiêu khi giá trị đóng góp của ngày Điện lực đạt

150000 và của Dầu khí đạt 120000?

67

- Xây dựng phƣơng trình tƣơng quan giữa yếu tố phụ thuộc (GDP) và 2 yếu tố

nguyên nhân (Điện lực và Dầu khí)

=> Phƣơng trình tƣơng quan là: GDP=3.676*Dầu khí + 0.1087* Điện lực –

55496.29

- Thay giá trị của Dầu khí=120000 và Điện lực =150000 vào phƣơng trình tƣơng

quan. Tính giá trị của biểu thức ta nhận đƣợc kết quả là đây chính là giá trị

của GDP đƣợc dự báo.

Hệ quả:

Bằng phƣơng pháp này ta cũng có thể dự báo giá trị của một yếu tố nguyên nhân

nào đó cần phải đạt đƣợc bằng bao nhiêu khi giá trị của các yếu tố nguyên nhân khác

đã biết để giá trị của yếu tố phụ thuộc đạt đƣợc một mốc mong muốn.

Ví dụ nhƣ ta có thể đặt ra một tình huống. Biết rằng sự đóng góp của ngành Dầu

khí tối đa chỉ có thể đạt 120000 vậy ngành Điện lực phải đạt giá trị đóng góp bằng bao

nhiêu để GDP đạt đƣợc là 400000. Câu trả lời đƣợc tìm đơn giản là thay giá trị của

GDP=400000 và Dầu khí=120000 vào phƣơng trình tƣơng quan, tiếp đó bằng cách

chuyển vế, đổi dấu đơn giản ta tính đƣợc giá trị của Điện lực cần đạt đƣợc.




68


TT Nội dung

Điểm

chuẩn

Điểm

đánh

giá


1 Dự báo kinh tế sử dụng phƣơng trình đƣờng xu thế. 3

2 Dự báo sử dụng hàm Forecast 3

3 Dự báo sử dụng phƣơng trình tƣơng quan 4







Tổng điểm 10

69

Bài 5.

ỨNG DỤNG CÁC HÌNH THỨC KẾ TOÁN TRÊN

EXCEL.

MỤC TIÊU.

Trình bày đƣợc việc thiết lập thông tin ban đầu và xây dựng hệ thống danh mục,

xây dựng danh mục, hệ thống sổ, cập nhật số dƣ ban đầu.

Thực hiện đƣợc các bài tập ứng dụng các kiến thức trên.

Rèn luyện ý thức lao động, tác phong công nghiệp, có trách nhiệm và sáng tạo.


NỘI DUNG.

5.1. THIẾT LẬP THÔNG TIN DOANH NGHIỆP VÀ SỐ DƢ ĐẦU KỲ CÁC TÀI

KHOẢN.

5.1.1. Thiết lập thông tin ban đầu và xây dựng hệ thống danh mục.

5.1.1.1. Thiết lập thông tin doanh nghiệp.

Tên doanh nghiệp (ten):

Địa chỉ (dc):

Mã số thuế (mst):

Tác dụng của việc đặt tên cho các thông tin trên: khi chuyển sang các sheet sổ

khác nhau chúng ta phải cập nhật ít nhất các thông tin cơ bản trên, để giảm thiểu

thời gian, công sức để viết lại các thông tin đó, chúng ta sẽ đặt tên cho từng thông

tin và khi chuyển sang sheet sổ khác chúng ta chỉ cần đánh: = tên viết tắt, khi đó ta

đã có thông tin đầy đủ với thời gian nhanh nhất. Cách đặt tên cho thông tin chúng

ta sẽ tìm hiểu trong phần tạo lập danh mục.

70

5.1.1.2. Chính sách kế toán áp dụng.

+ Chế độ kế toán áp dung: (QĐ 48)

+ Đồng tiền sử dụng:

+ Hình thức kế toán: (trong phạm vi sách chúng ta dùng hình thức kế toán

nhật ký chung)

+ Phƣơng pháp kế toán hàng tồn kho:

Nguyên tắc ghi nhận hàng tồn kho: Giá gốc.

Phƣơng pháp tính giá hàng tồn kho: (bình quân gia quyền).

Phƣơng pháp hạch toán hàng tồn kho: (kê khai thƣờng xuyên).

+ Phƣơng pháp tính khấu hao: (đƣờng thẳng).

+ Nguyên tắc ghi nhận chênh lệch tỷ giá: (theo tỷ giá thực tế tại thời điểm

phát sinh giao dịch).

+ ..........

Xây dựng danh mục

71

5.1.1.3. Hệ thống tài khoản kế toán sử dụng.

Khi xây dựng danh mục tài khoản ta cần mở các tiểu khoản để quản lý chi tiết,

ví dụ nhƣ tiền gửi ngân hàng, khách hàng, nhà cung cấp, ....

Việc mở bao nhiêu tiểu khoản không quan trọng, tuy nhiên nó cần phải đáp

ứng đƣợc 2 yêu cầu sau: Trƣớc tiên là phải tuân theo tài khoản mẹ thuộc hệ thống

tài khoản mà chế độ kế toán ban hành và điều tiếp theo là phục vụ đƣợc yêu cầu

quản lý của từng đơn vị.

5.1.1.4. Xây dựng danh mục nhà cung cấp.

Danh mục NCC gồm có các chỉ tiêu sau:

+ Số thứ tự, mã NCC, tên nhà cung cấp, mã số thuế và địa chỉ, .... chúng ta có

thể thêm vào bất cứ chỉ tiêu nào mà chúng ta muốn hay để đáp ứng yêu cầu quản

lý của từng doanh nghiệp.

+ Chúng ta đặt tên cho mã NCC: M_NCC

72

Trƣớc tiên chúng ta bôi đen vùng từ cột mã nhà cung cấp đến cột địa chỉ và từ

dòng đầu tiên của danh mục đển hàng cuối cùng của danh mục.

73

Sau đó ta có các cách để đặt tên cho vùng danh mục nhà cung cấp nhƣ sau:

Nhấn tổ hợp phím: Ctrl + F3

Chọn menu sau: Insert./ Name/ Define

Với cả 2 cách trên chúng đều hiện ra cửa sổ con/ hộp thoại Define name nhƣ

hình sau: và ta đánh tên cho vùng mã nhà cung cấp là: M_NCC

74

+ Đặt tên cho danh mục NCC: DM_NCC

Trƣớc tiên ta bôi đen vùng danh mục nhà cung cấp từ cột mã nhà cung cấp đến

cột địa chỉ, từ hàng đầu tiên đến hàng cuối cùng của danh mục.

75

Và chúng ta cũng đặt tên cho vùng bằng ba cách trên:

Nhấn tổ hợp phím: Ctrl + F3

Menu: Insert/ name/ Define: xuất hiện hộp thoại và đánh tên vào đó

Đánh tên trực tiếp vào Name box.

- Xây dựng danh mục khách hàng.

Ta làm tƣơng tự nhƣ với danh mục nhà cung cấp

+ Danh mục cũng gồm các chỉ tiêu: STT, Mã khách hàng, Tên khách hàng,

Mã số thuế và Địa chỉ, ...và các chỉ tiêu khác theo yêu cầu quản lý của doanh

nghiệp.

+ Đặt tên cho mã khách hàng: M_KH, danh mục khách hàng: DM_KH theo

ba cách.

Xây dựng danh mục vật tƣ – hàng hóa

Danh mục hàng hóa gồm các chỉ tiêu: STT, Mã hàng, Tên hàng, Đơn vị tính,

Tài khoản và các chỉ tiêu khác theo yêu cầu quản lý.

+ Ta đặt tên cho vùng mã hàng hóa: M_HH.

76

+ Đặt tên cho vùng danh mục hàng hóa từ cột mã hàng cho tới cột tài khoản:

DM_HH

Đặt tên theo ba cách nhƣ bình thƣờng

Danh mục vật tƣ gồm các chỉ tiêu: STT, Mã vật tƣ, Tên vật tƣ, Đơn vị tính,

Kho.

+ Đặt tên cho vùng mã vật tƣ: M_VT.

+ Đặt tên cho vùng danh mục vật tƣ: DM_VT.

Đặt tên theo ba cách nhƣ bình thƣờng

77

Ta cũng xây dựng một danh mục gồm cả hàng hóa, vật tƣ để lọc số liệu cho

bảng kê nhập hàng hóa – vật tƣ.

Ta sẽ đặt tên cho vùng: A4:Dn (n số thứ tự dòng cuối cùng của danh mục)

Tên vùng: DM_HH_VT

- Xây dựng danh mục tài sản cố định

Ta xây dựng danh mục tài sản cố định theo các chỉ tiêu: STT, Mã TSCĐ, Tên

TSCĐ,

- Danh mục phòng ban

Danh mục phòng ban gồm có các chỉ tiêu: STT, Mã phòng ban, Tên phòng

ban. Ta đặt tên cho danh mục phòng ban: M_PB, vùng chỉ có cột tên phòng ban.

78

Đặt tên theo 3 cách ở các danh mục trƣớc.

Danh mục nhân viên

Danh mục nhân viên gồm các chỉ tiêu: STT, Mã nhân viên, Tên nhân viên,

Chức vụ, Phòng ban, Số tài khoản ngân hàng, Mã số thuế cá nhân, Mức lƣơng cơ

bản, Giảm trừ gia cảnh.

79

Sau đó ta chọn vùng ô E8:E23 nhƣ hình vẽ sau đó chọn Data/ Validation. Hiện

ra cửa sổ:

Ta chọn List sẽ hiện ra cửa sổ:

Ta đánh : =M_PB vào ô Source nhƣ hình vẽ và nhấn OK

Màn hình sau khi nhấn nhƣ sau:

81

Đến bƣớc này chúng ta đã hiểu phần nào của việc đặt tên cho một vùng dữ liệu

chƣa ạ. Khi đặt tên cho một vũng dữ liệu chúng ta có thể tiết kiệm thời gian cho

đánh công thức và chúng ta cũng có thể tạo đƣợc list các danh sách, danh mục

giúp chúng ta thao tác nhanh hơn, đồng bộ hơn giữa các sheets sổ khác nhau và

chính xác hơn.

Đối với danh mục nhân viên ta sẽ đặt tên cho :

+ Vùng Danh mục nhân viên : DM_NV

+ Vùng Mã nhân viên : M_NV, vùng là cột mã nhân viên.

5.1.2. Hệ thống sổ.

Hệ thống các sổ(mỗi sổ một sheet) cơ bản cần có trong hình thức kế toán

nhật ký chung.

+ Sổ nhật ký chung.

+ Bảng cân đối tài khoản.

+ Sổ quỹ tiền mặt.

+ Bảng kê nhập hàng.

+ Bảng kê xuất hàng.

+ Báo cáo nhập - xuất - tồn.

+ Sổ theo dõi tài sản cố định.

82

+ Bảng tính lƣơng.

+ Bảng tính giá thành.

+ Sổ theo dõi công nợ phải thu, phải trả.

Cụ thể:

5.1.2.1. Sổ nhật ký chung.

Sổ nhật ký chung gồm các chỉ tiêu cơ bản sau:

+ Tên, địa chỉ, mã số thuế công ty.

+ Tên sổ

+ Ngày tháng bắt đầu ghi sổ và khóa sổ kế toán

+ Đơn vị tính:

+ Cột ngày tháng ghi sổ

+ Chứng từ: ngày tháng tháng từ, số chứng từ.

+ Diễn giải

+ Cột “Đã ghi sổ cái.”

+ Tài khoản hạch toán.

+ Tài khoản đối ứng

+ Số phát sinh nợ, có

+ Số dƣ nợ, có: lƣu ý, nguyên tắc chung là các tài khoản loại 1 và 2 sẽ có số

dƣ bên nợ và các tài khoản loại 3, 4 sẽ có số dƣ bên có, khi đó ta sẽ dấu đi cột số

dƣ còn lại khi tiến hành in sổ kế toán.

+ Ngoài ra ta sẽ mở thêm các chỉ tiêu nhƣ : tháng phát sinh chứng từ, và tài

khoản để lọc số dƣ đầu kỳ. Và cột mã chứng từ chỉ để cập nhật phiếu thu, chi, phiếu

nhập nho, phiếu xuất kho.

83

5.1.2.2. Bảng cân đối tài khoản.

Bảng cân đối tài khoản gồm:

+ Tên công ty:

+ Địa chỉ:

+ Tên sổ:

+ Năm tài chính

+ Số hiệu tài khoản.

+ Tên tài khoản kế toán.

+ Số dƣ đầu kỳ: Nợ và Có.

+ Số phát sinh: Nợ và Có.

+ Số dƣ cuối kỳ: Nợ và Có.

+ Ngoài ra ta còn mở thêm một số cột nhằm phục vụ cho các công việc tiếp

sau: Cột “1”, Mã, Cột “X”.

84

Với bảng cân đối tài khoản ta sẽ đặt tên cho các vùng sau:

+ Cột “mã”: MA

+ Cột số hiệu tài khoản: M_TK

+ Số dƣ có đầu kỳ bên: SDCDK

+ Số dƣ nợ đầu kỳ: SDNDK

+ Số phát sinh có: SPSC

+ Số phát sinh nợ: SPSN

+ Số dƣ nợ cuối kỳ: SDNCK

+ Số dƣ có cuối kỳ: SDCCK

+ Cột “1”: M_1

5.1.2.3. Sổ quỹ tiền mặt.

Sổ quỹ tiền mặt gồm:

+ Tên công ty:

+ Địa chỉ:

+ Tên sổ:

+ Năm tài chính

+ Ngày tháng ghi sổ.

85

+ Số phiếu thu, chi.

+ Diễn giải.

+ Tài khoản đối ứng.

+ Số tiền: Thu, Chi, Tồn.

+ Tháng báo cáo, tài khoản báo cáo, nối tháng và tài khoản báo cáo – giúp

phục vụ cho việc in sổ.

5.1.2.4. Bảng kê mua hàng.

+ Tên công ty

+ Địa chỉ

+ Tên

+ Năm tài chính

+ Chứng từ: ngày tháng, và số hiệu: 2 chỉ tiêu này ta sẽ dùng công thức để

tìm.

+ Số phiếu nhập: ta sẽ phải đánh, bởi một phiếu nhập ta có thể nhập nhiều loại

hàng hóa khác nhau, số lƣợng, đơn vị tính khác nhau,….

+ Tên vật tƣ, đơn vị tính: ta dùng công thức để tìm.

86

+ Mã hàng hóa ta sẽ cập nhật dựa trên downlist đƣợc tạo bằng cách: Bôi đen

cột mã hàng hóa và chọn data/validation, xuất hiện hộp thoại và thao tác giống với

danh mục nhân viên khi tìm phòng ban.

+ Mã vật tƣ hàng hóa: tự nhập

5.1.2.5. Nhật ký bán hàng.

+ Tên công ty

+ Địa chỉ:

+ Tên bảng kê

+ Năm tài chính

+ Chứng từ: ngày tháng, số hóa đơn GTGT nhập – ta dùng công thức để tìm.

+ Số phiếu xuất kho:

+ Tên hàng hóa, vật tƣ, đơn vị tính – ta dùng công thức để nhập

+ Mã vật tƣ, hàng hóa – ta lấy từ Downlist.

+ Giá vốn: ta dùng công thức để tìm.

87

+ Số lƣợng mình tự đánh.

+ Doanh thu: đơn giá, thành tiền – tự nhập.

+ Mã vật tƣ

+ Lãi lỗ.

5.1.2.6. Báo cáo nhập - xuất - tồn.

+ Tên, địa chỉ công ty

+ Tên báo cáo

+ Tháng báo cáo => nhƣ vậy trong một năm ta sẽ có 12 bảng báo cáo nhập

xuất tồn hàng hóa.

+ STT, Mã hàng là mình tự nhập.

+ Tên hàng, đơn vị - dùng công thức để nhập.

+ Tồn đầu kỳ, nhập, xuất và tồn kho cuối kỳ về số lƣợng và thành tiền.

88

5.1.2.7. Sổ theo dõi tài sản cố định.

Trong giáo trình này, ta sẽ sử dụng phƣơng pháp tính và trích khấu hao tài

sản cố định là phƣơng pháp đƣờng thẳng. Và cũng tƣơng tự nhƣ báo cáo nhập xuất

tốn, ta cũng có 12 bảng tính và trích khấu hao tƣơng ứng với 12 tháng trong năm.

89

+ Bảng tính lƣơng.

+ Bảng tính giá thành.

5.1.3. Cập nhật số dƣ ban đầu.

- Khi cập nhật số dƣ đầu kỳ ta gồm có các phân hệ nhƣ sau:

+ Công nợ phải thu.

+ Công nợ phải trả.

+ Tiền gửi ngân hàng.

+ Hàng tồn kho.

+ Tài sản cố định.

+ Các tài khoản khác.

- Các công việc phải làm khi cập nhật số dƣ đầu kỳ.

+ Cập nhật vào bảng cân đối tài khoản – phần số dƣ đầu kỳ.

+ Cập nhật vào các sổ liên quan nhƣ báo cáo nhập xuất tồn hàng hóa: cập nhật

số lƣợng, đơn giá,….

Nội dung:

Cập nhật vào bảng cân đối tài khoản

90

Một số lƣu ý khi cập nhật số dƣ đầu kỳ các tài khoản: Ta chỉ cập nhật số dƣ

đầu kỳ cho các tài khoản ở cấp bé nhất.

Ví dụ: Với tài khoản tiền gửi ngân hàng thì ta mở đến tiểu khoản cấp 3, nhƣ

vậy ta chỉ cập nhật cho các tài khoản cấp ba này. Còn đối với các tài khoản cấp cao

hơn, số dƣ đầu kỳ của nó sẽ là tổng của các tài khoản cấp bé hơn.

- Cập nhật vào các sổ đặc biệt.

Đồng thời với việc cập nhật số dƣ đầu kỳ vào bảng cân đối số phát sinh ta

còn phải cập nhật những thông tin đầu kỳ khác vào các tài khoản quan trọng trong

kỳ.

+ Cập nhật vào báo cáo nhập xuất tồn hàng hóa, vật tƣ.

91

Đầu tiên ta sẽ khai báo những hàng hóa, vật tƣ nào có số tồn đầu kỳ.

Cập nhật mã hàng hóa.

- Để tiết kiệm thời gian đánh mã hàng hóa và tránh trƣờng hợp gây khó khăn

cho việc nhớ mã hàng thì ta dung downlist để cập nhật mã hàng hóa.

Bôi đen cột mã hàng hóa, và chọn: Data/ validation.

Xuất hiện hộp thoại Data Validation.

Chọn list trong thẻ Allow

Ta đánh: = M_HH

92

Nhƣ vậy ta đã tạo đƣợc Downlist trên cột mã hàng hóa, việc còn lại là kích

vào biểu tƣợng Downlist và chọn mã hàng hóa tƣơng ứng.

Cập nhật tên hàng và đơn vị tính – ta sẽ dùng công thức để tìm Công thức:

Tìm tên hàng hóa : = if(mã hàng <>0, vlookup(mã hàng, DM_HH, 2,0),””).

Tìm đơn vị tính: = if(mã hàng <>0, vlookup(mã hàng, DM_HH, 3,0),””)

Và cập nhật số lƣợng hàng tồn, đơn giá và dùng công thức: thành tiền = đơn

giá * số lƣợng để tính cột thành tiền.

Ta sẽ có 12 bảng báo cáo nhập xuất tồn:

Mỗi một tháng ta sẽ đặt tên cho vùng dữ liệu của tháng báo cáo đó: NXT_HH1

: B9:N20 NXT_HH2: ….. NXT_HH3: …..

…………..

5.1.4. Cập nhật vào sổ theo dõi công nợ phải thu (sổ công nợ phải trả làm

tƣơng tự)

Gồm sổ tổng hợp tình hình công nợ phải thu, phải trả và sổ chi tiết 131, 331 –

số này sẽ cập nhật số dƣ đầu kỳ, tình hình tăng giảm các khoản phải thu phải trả

của tất cả khách hàng, nhà cung cấp trong kỳ kế toán.

Đầu kỳ kế toán, ta sẽ cập nhật các thông tin cho sổ tổng hợp công nợ phải

thu, phải trả.

STT

Mã khách hàng/ nhà cung cấp ta cũng dùng validation để tạo Downlist và cập

nhật tất cả các khách hàng có dƣ đầu kỳ công nợ phải thu, phải trả. (Lƣu ý: Một

trong các cách check độ chính xác thông tin mình cập nhật thì số tổng đầu kỳ của

tài khoản cộng nợ phải thu, phải trả hay cả các tài khoản quan trọng khác phải

bằng số dƣ ở bảng cân đối tài khoản).

Tài khoản 131, 331 là tài khoản lƣỡng tính nên sẽ tồn tại cả số dƣ bên nợ và

bên có. Khi khách hàng trả trƣớc tiền hàng thì tài khoản 131 sẽ có số dƣ có. Và khi

mình trả trƣớc tiền hàng thì tài khoản 331 sẽ có số dƣ nợ.

Đối với tên khách hàng, ta sẽ dùng công thức để tìm.

Công thức: = if(mã khách hàng <>0, vlookup(mã khách hàng, DM_KH,

2,0),””)

93

+ Cập nhật vào Bảng theo dõi tài sản cố định

Ta sẽ cập nhật STT và mã TSCĐ, từ mã TSCĐ ta sẽ dùng công thức để tìm

ra tên và đơn vị tính của từng TSCĐ:

Công thức: = Vlookup(mã TSCĐ, DM_TSCĐ, 2, 0) – tìm tên

= Vlookup(mã TSCĐ, DM_TSCĐ, 3, 0) – tìm đơn vị tính.

Tiếp tục ta sẽ cập nhật ngày đƣa vào sử dung, số năm tính khấu hao, nguyên

giá từng TSCĐ.

Lƣu ý: chúng ta có thể tính mức khấu hao theo tháng, hoặc theo ngày – điều

này tùy thuộc vào đặc điểm sản xuất kinh doanh, cách quản lý, chính sách thu hồi

vốn của từng đơn vị mà thiết kế các chỉ tiêu trong bảng tính và trích khấu TSCĐ

cho phù hợp với doanh nghiệp mình.

94

+ Chi phí trả trƣớc.

Tƣơng tự với TSCĐ, ta cũng sẽ có một sheet theo dõi tình hình tăng giảm,

phân bổ các chi phí trả trƣớc ngắn hạn, dài hạn vào chi phí của từng kỳ sản xuất

kinh doanh (thông thƣờng đó là giá trị công cụ dụng cụ đƣợc đƣa vào sử dụng –

phân bổ dần vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ). Các chỉ tiêu trong bảng

phân bổ chi phí trả trƣớc giống nhƣ bảng tính và trích khấu hao TSCĐ.




95


TT Nội dung

Điểm

chuẩn

Điểm

đánh

giá


1 Thiết lập thông tin ban đầu và xây dựng hệ thống danh

mục.

3

2 Xây dựng danh mục 2

3 Hệ thống sổ 3

4 Cập nhật số dƣ ban đầu. 2







Tổng điểm 10

96

5.2. CẬP NHẬT NGHIỆP VỤ KINH TẾ PHÁT SINH TRONG KỲ.

MỤC TIÊU.

- Trình bày đƣợc nghiệp vụ thu chi tiền, nghiệp vụ mua hàng, bán hàng, nghiệp

vụ nhập kho hàng hóa, lập phiếu nhập xuất kho, tài sản cố định., chi phí trả trƣớc, phân

hệ tiền lƣơng.

- Vận dụng đƣợc các bài tập về các kiến thức trên.



TT

TÊN THIẾT BỊ -

DỤNG CỤ - VẬT

LIỆU

THÔNG SỐ

KT ĐƠN VỊ SỐ LƢỢNG GHI CHÚ

I THIẾT BỊ

1 Máy tính Core i3 Bộ 18

2 Máy chiếu Shard PG-

D3510X Cái 1

II DỤNG CỤ

1 Trình ứng dụng

Microsoft Excel

Bộ 1

2 Chƣơng trình mẫu file 7

III VẬT LIỆU

NỘI DUNG.

5.2.1. Trình tự cập nhật các nghiệp vụ kinh tế phát sinh.

Khi cập nhật nghiệp vụ kinh tế phát sinh ta nên chú ý tới các nghiệp vụ sau:

- Thu, chi tiền

- Mua hàng, bán hàng

- Mua sắm, thanh lý tài sản cố định.

- Mua sắm, đƣa vào sử dụng công cụ dụng cụ.

- Xuất, nhập kho hàng hóa, nguyên vật liệu.

- Với các nghiệp vụ trên ta cập nhật nhƣ sau:

- Cập nhật vào sổ nhật ký chung.

- Cập nhật vào các sổ liên quan.

Và với các nghiệp vụ còn lại ta chỉ cần cập nhật vào sổ nhật ký chung và cuối

kỳ kế toán năm ta làm sổ cái tài khoản và số chi tiết tài khoản. Ta sẽ hạch toán theo

kiểu một nợ, một có nhƣ trên hình minh họa

97

Và đối với 2 loại nghiệp vụ sau:

+ Thu, chi tiền

+ Xuất, nhập kho hàng hóa, nguyên vật liệu ta sẽ cập nhật thêm số phiếu thu,

phiếu chi, số phiếu nhập kho, xuất kho vào cột mã chứng từ.

+ Cột ngày tháng chứng từ ta sẽ cập nhật bằng tay, thông thƣờng thì ngày

tháng ghi sổ chính là ngày tháng chứng từ do đó ta sẽ dùng công thức rất đơn giản

để cập nhật ngày tháng ghi sổ. Đánh công thức vào ô D20 nhƣ sau: = if(B20<>0,

B20, “”) để cập nhật ngày tháng ghi sổ cho nghiệp vụ thanh toán tiền cƣớc internet

tháng 12/2008. Sau đó ta dùng chuột để kéo cho các xuống các dòng còn lại của cột

ngày tháng ghi sổ. (lƣu ý: ta chỉ có thể copy công thức của ô trên xuống các ô phía

dƣới khi dùng chuột để kéo và thả khi ta để con trỏ chuột vào góc bên phải, phía

dƣới của ô (vùng ô) chứa công thức – khi đó con trỏ chuột sẽ có hình dấu cộng “+”

+ Cột số hiệu chứng từ: ta căn cứ vào chứng từ của nghiệp vụ kinh tế phát

sinh để cập nhật.

+ Cột diễn giải: diễn giải nghiệp vụ kinh tế phát sinh.

+ Cột đã ghi ghi sổ cái: ta dùng chuột để kéo cho những nghiệp vụ kinh tế đã

cập nhật vào sổ nhật ký chung.

+ Cột tài khoản ta sẽ dùng để định khoản cho nghiệp vụ kinh tế phát sinh

+ Cột số phát sinh nợ: ta cập nhật bằng tay số tiền cho từng nghiệp vụ

+ Cột số phát sinh có: ta dùng công thức để cập nhật từ ban đầu và copy công

thức đó cho cả kỳ kế toán năm (nhƣ vậy ta không phải cập nhật số tiền phát sinh

bên có mà khi ta đánh số tiền phát sinh nợ nó sẽ tự nhày).

+ Cột tài khoản đối ứng: ta cũng dùng công thức để cập nhật, và cũng giống

nhƣ số phát sinh có. Ta chỉ việc cập nhật số cột tài khoản và cột số phát sinh nợ có

số liệu là cột tài khoản đối ứng cũng sẽ tự nhày.

Công thức:

Ta đánh công thức vào ô H20 công thức nhƣ sau: = if(I20<>0, G21, G19)

Ta sẽ dùng chuột để copy công thức này xuống các ô còn lại của cột tài

khoản đối ứng.

+ Phần số dƣ đầu kỳ ta sẽ dùng công thức để cập nhật số dƣ đầu kỳ. Tuy nhiên

có một số tài khoản đặc biệt ta ko dùng công thức để lọc số dƣ đầu kỳ đƣợc (nếu

98

muốn thì công thức sẽ rất dài và khó nhớ) do đó ta chỉ cập nhật đƣợc phần lớn số dƣ

đầu kỳ của các tài khoản mà thôi. Còn đối với các tài khoản đặc biệt thì ta sẽ tự cập

nhật bằng tay – Công việc này ta chỉ tiến hành vào cuối kỳ kế toán để in sổ kế toán

chi tiết, sổ cái tài khoản hay khi phải lập các báo cáo tài chính bất thƣờng ví dụ nhƣ

giải thể, chia tách, hợp nhất,….

Để tìm ra số dƣ đầu kỳ của các tài khoản ta cũng cần phải lập thêm một số dữ

kiện nữa. nhƣ trong hình vẽ. Cách lọc số dƣ đầu kỳ, chúng ta sẽ tiếp cận trong bài

trƣớc.

+ Cột số dƣ nợ và số dƣ có: ta sẽ dùng công thức để tính.

Công thức:

Nhập vào ô K20 công thức sau:

=IF(OR($P$1=1,$P$1=2),$K$19+SUBTOTAL(9,$I$20:I20)-

SUBTOTAL(9,$J$20:J20),0)

Nhập vào ô L20 công thức sau:

=IF(OR($P$1=3,$P$1=4),$L$19+SUBTOTAL(9,$J$20:J20)-

SUBTOTAL(9,$I$20:I20),0)

5.2.2. Tìm hiểu bản chất của công thức.

Khi có ký tự $ đằng trƣớc dòng hay cột thì đƣợc hiểu rằng ta sẽ cố định dòng

hay cột đó. Nhƣ vậy ta có 3 kiểu cố định dòng - cột nhƣ sau:

Cố định dòng mà ko cố định cột: K$20 – khi copy công thức sang các ô khác

thì chỉ có địa chỉ cột thay đổi mà địa chỉ dòng không thay đổi.

Cố định cột mà ko cố định dòng: $K20 – khi copy công thức sang các ô khác

thì chỉ có địa chỉ dòng thay đổi mà địa chỉ cột không thay đổi.

Cố định cả dòng và cột: $K$20 – khi copy công thức sang bất kỳ ô nào thì

địa chỉ của ô đó không thay đổi.

Với công thức tính số dƣ cuối kỳ này ta có thể để ý thấy: khi ta copy công

thức từ ô L20 xuống các ô còn lại của cột số dƣ có thì các ô P1, L19, J20, I20

không bị thay đổi, và các dòng của cột I, J thì tịnh tiến lên từng đơn vị một.

99

Bởi vì hàm subtotal có ý nghĩ nhƣ sau:

=subtotal(9, vùng tính tổng).

Hàm subtotal sẽ tính tỉnh cho các dữ liệu hiện lên trên màn hình khi ta tiến

hành lọc dữ liệu. Ta có thể kiểm tra bằng cách lọc dữ liệu theo một chỉ tiêu nào đó,

đơn cử nhƣ ta lọc dữ liệu của tài khoản 142. ta sẽ có kết quả nhƣ sau:

100

+ Cột “tháng”: cột này cũng đƣợc dùng khi in sổ kế toán, đồng thời khi kết

hợp với cột số dƣ ta có thể kiểm tra số liệu và tìm kiếm sai sót trong quá trình hạch

toán đƣợc nhanh hơn và chính xác hơn.

Ta sẽ cập nhật tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong kỳ vào sổ nhật ký

chung theo từng tháng. Cuối kỳ ta sẽ có các bút toán cuối kỳ:

Tính lƣơng

Trích khấu hao

Phân bổ chi phí trả trƣớc

Kết chuyển doanh thu, chi phí.

Xác định lãi/lỗ trong kỳ.

5.2.3. Nghiệp vụ thu, chi tiền.

Ví dụ:

Tiền cƣớc internet tháng 05/01, giá trị chƣa thuế: 1.441.000, thuế 10%, thanh

toán bằng tiền mặt. Ta sẽ có 2 bút toán:

N 642.2/ C 111.1 : 1.441.000

101

N 133.1/ C 111.1 : 144.100

Đồng thời với việc cập nhật vào sổ nhật ký chung ta sẽ cập nhật sang sổ quỹ

tiền mặt.

103

Lƣu ý : Số dƣ cuối ngày trên sổ nhật ký chung phải khớp với số tồn cuối ngày

trên sổ quỹ tiền mặt. Bất kỳ một nghiệp vụ chi, thu tiền nào phát sinh đều phải cập

nhật vào sổ quỹ tiền mặt đầu tiên và số tiền trên sổ quỹ phải bằng số tiền thực tế có

tại quỹ của doanh nghiệp. Nhƣ vậy ta có thể tránh đƣợc trƣờng bỏ xót nghiệp vụ khi

cập nhật sổ nhật ký chung.

5.2.4. Nghiệp vụ mua hàng/ bán hàng.

Khi nói đến nghiệp vụ mua hàng/ bán hàng, có thể là mua, bán hàng hóa, vật

tƣ, tài sản cố định, công cụ dụng cụ, dịch vụ,….. khi đó có thể sẽ phát sinh nghiệp

vụ chi tiền hoặc là khoản công nợ phải trả nhà cung cấp/ phải thu khách hàng.

Đối với các nhà cung cấp hay khách hàng chủ chốt của công ty thì ta nên theo

dõi chi tiết cho từng nhà cung cấp/ khách hàng để biết đƣợc tình hình thanh toán

với bên nhà cung cấp nhƣ thế nào, số đã thu của khách hàng là bao nhiêu, số dƣ

đầu kỳ là bao nhiêu và cuối kỳ thì mình còn phải trả từng nhà cung cấp là bao nhiêu/

phải thu là bao nhiêu.

104

Và đối với những nhà cung cấp/ khách hàng nhỏ lẻ hay rất ít phát sinh nghiệp

vụ thì ta có thể theo dõi chi tiết hoặc không chi tiết tùy theo yêu cầu của nhà quản

lý.

Ví dụ :

Ngày 09/01, mua 3 chiếc mainboard foxcom G31 về nhập kho hàng hóa đủ,

đơn giá : 700.000 vnd của công ty TNHH thiết bị tin học Đức Hà, Thuế 5%, hóa

đơn giá trị gia tăng số : 0036553. Chƣa thanh toán.

Cập nhật vào sổ nhật ký chung

Chƣa thanh toán -> phát sinh công nợ phải trả.

Mua vật tƣ nhập kho -> Cập nhật phiếu nhập và báo cáo nhập xuất tồn hàng

hóa.

:2.100.000

:2.100.000

:210.000

:210.000

Nợ 156

Có 331

Nợ 133

Có 331

105

Ta để ý thấy khi ta đánh số tiền phát sinh bên nợ và có tài khoản hạch toán ở

cột tài khoản thì số liệu trên cột tài khoản đổi ứng và cột số phát sinh có tự động

cập nhật, bởi lẽ ta đã quét công thức cho cả kỳ.

Tiếp theo ta sẽ cập nhật số tiền phải trả công ty Đức Hà sang sheet công nợ ở

bảng chi tiết công nợ.

Bảng chi tiết công nợ này ta sẽ dùng để cập nhật tất cả các khoản phải thu,

phải trả trong kỳ kế toán, của tất cả khách hàng hay nhà cung cấp (chủ chốt hay

không chủ chốt).

Khi đó tổng số phát sinh có và số phát sinh nợ của TK 131 (hay 331) trên

bảng cân đối số phát sinh phải bằng tổng số phát sinh bên có và bên nợ của bảng

chi tiết công nợ (khi lọc cho từng tài khoản 131, 331)

Đối với những khách hàng, nhà cung cấp chủ chốt ta sẽ đƣa lên bảng tổng hợp

công nợ phía trên. Nhƣ vậy ta có thể xem đƣợc tổng hợp tình hình công nợ phải

thu, phải trả của tất cả khách hàng, nhà cung cấp chủ chốt. Số phát sinh ở trên bảng

tổng hợp ta sẽ cập nhật theo công thức sau :

106

=sumif(vùng điều kiện, điều kiện để tính tổng, vùng tính tổng)

Trên thực tế một công ty A nào đó vừa có thể là nhà cung cấp, vừa có thể là

khách hàng của công ty nên ta sẽ cập nhật vào bảng tổng hợp tình hình công nợ

của các công ty vừa là khách hàng vừa là nhà cung cấp (tức là 1 công ty sẽ có cả

131, 331).

Ta lập thêm một cột để gộp ô mã KH/ NCC với tài khoản tƣơng ứng là công

nợ phải thu hay phải trả.

Vùng điều kiện ở đây chính là vùng chứa cột này : vùng này đƣợc cố định

bằng cách bấm F4 một lần vào địa chỉ của vùng đó trong công thức.

Điều kiện để tính tổng chính là địa chỉ ô của KH/NCC đó trong vùng vừa

chọn. Và ta bấm F4 ba lần để cố định cột nhƣng không có định dòng tức là khi ta

copy công thức thì chỉ có địa chỉ dòng thay đổi mà địa chỉ cột không bị thay đổi.

Vùng tình tổng : Có thể là cột số phát sinh có hoặc số phát sinh nợ và vùng

tính tổng cũng đƣợc cố định bằng cách bấm F4 một lần

Sau khi đánh xong công thức cho dòng thứ nhất ta sẽ copy công thức cho các

dòng còn lại trong cột SPS có, nợ.

Lƣu ý : ta chỉ cần cập nhật công thức cho bảng tổng hợp công nợ một lần và

số liệu sẽ tự động đƣợc cập nhật vào bảng tổng hợp khi ta cập nhật vào bảng chi

tiết công nợ.

Ngày 09/01, Chi phí tiếp khách, giá chƣa thuế: 570.000vnd, thuế 10%, của

công ty TNHH Hồng Hƣờng. Chƣa thanh toán.

Đối với khoàn chi phí tiếp khách này ta chỉ cần cập nhật vào sổ nhật ký

chung và bảng chi tiết nhƣ nghiệp trên. Còn nếu doanh nghiệp muốn phục vụ yêu

cầu quản lý thì có thể cập nhật thêm vào bảng tổng hợp công nợ. Khi đó tổng số

phát sinh nợ (có) trên bảng cân đối số phát sinh phải khớp với tổng số phát sinh nợ

(có) trên sổ tổng hợp, chi tiết công nợ.

107

5.2.5. Nghiệp vụ nhập kho hàng hóa (làm tƣơng tự với nhập kho vật tƣ).

Nhƣ ví dụ một của nghiệp vụ mua hàng hóa. Thì đồng thời với việc cập nhật

vào sổ nhật ký chung, bảng tổng hợp công nợ phải trả thì ta còn phải cập nhật vào

phiếu nhập kho hàng hóa và báo cáo nhập xuất tồn.

Trong mỗi lần nhập kho hàng hóa, vật tƣ ta có thể nhập nhiều loại vật tƣ hàng

hóa cho một phiếu nhập do đó ta phải cập nhật bằng tay số lƣợng, đơn giá cho từng

loại vật tƣ hàng hóa. Và cập nhật số phiếu nhập sẽ giúp ta tìm đƣợc số hóa đơn,

ngày nhập cũng nhƣ cột “tháng” nhập với công thức sau:

Ngày : =IF($C9<>"",VLOOKUP($C9,nkc,2,0),"")

Số chứng từ : =IF($C9<>"",VLOOKUP($C9,nkc,3,0),"")

NKC là vùng A20:Ln (n là địa chỉ dòng cuối cùng của số nhật ký chung).

109

Cột đơn vị : =IF($F9<>"",VLOOKUP($F9,DM_HH_VT,3,0),"")

Cột tên : =IF($F9<>"",VLOOKUP($F9,DM_HH_VT,2,0),"")

Với cột thành tiền: Thành tiền = Số lƣợng * Đơn giá

Mã vật tƣ, hàng hóa: bôi đen cả cột mã hàng rồi dùng Data/Validation: xuất

hiện cửa sổ chon list và đánh vào phần Source: =M_HH_VT. Cột bên cạnh cột mã

hàng: = (mã hàng) & (tháng)

Đánh vào ô G9: =F9 & L9. Cột mã hàng hóa vật tƣ:

=IF(VLOOKUP(F9,DM_HH_VT,4,0)=156,"HH","VT") Cột tháng :

IF($C9<>0,MONTH($A9),$L8)

Ở bảng kê nhập ta cũng bôi đen vùng ô A9:Ln và chọn Data/filter/auto filter.

Sẽ hiện biểu tƣợng downlist cho phép chúng ta lọc dữ liệu cho từng tháng, từng

kho vật tƣ hay hàng hóa.

110

Đối với bảng kê thì ta có thể gộp bảng kê phiếu nhập kho vật tƣ và hàng hóa

làm một biểu nhƣng báo cáo nhập xuất tồn hàng hóa và báo cáo nhập xuất tồn vật

tƣ ta làm riêng thành 2 biểu.

Hai biểu này về cơ bản là giống nhau về các chỉ tiêu nên tôi chỉ trình bày báo

cáo nhập xuất tồn hàng hóa.

Cột STT : Dùng chuột để kéo

Cột mã hàng : Dùng Validation để tạo downlist

Cột bên cạnh mã hàng : =(mã hàng) & (tháng báo cáo), tháng 1: = B9 & 1

Cột tên hàng : =IF($B9<>0,VLOOKUP($B9,DMHH,2,0),"")

Cột đơn vị : =IF($B9<>0,VLOOKUP($B9,DMHH,3,0),"")

Cột số lƣợng, thành tiền đầu kỳ ta đã cập nhật cùng với cập nhật số dƣ đầu kỳ

đối với tháng 1.

Đối với các tháng tiếp theo trong kỳ ta sẽ dùng công thức để tìm: Công thức:

111

Số lƣợng nhập trong kỳ:

112

Cột đơn giá xuất kho:

Chúng ta tính giá hàng xuất kho theo phƣơng pháp bình quân gia quyền: Công

thức: Đơn giá xuất kho = (Thành tiền đầu kỳ + thành tiền nhập trong kỳ)/(số lƣợng

tồn đầu kỳ + số lƣợng nhập trong kỳ).

Công thức nhập vào ô J9: =IF(F9+H9=0,0,(G9+I9)/(F9+H9)), sau đó quét

công thức cho cả cột đơn giá xuất kho.

Cột số lƣợng xuất trong kỳ:

=SUMIF(XHH!$G$11:$G$23,NXTHH!$C9,XHH!$H$11:$H$23) Cột thành

tiền: Số lƣợng * Đơn giá.

Ngày 03/01/09, xuất kho bán 1 Đầu báo động DISC, 2 Ổ hitachi 35 HDD 500

GB Sata giá chƣa thuế lần lƣợt là 1.400.000 và 350.000, thuế 10%.

Ta cũng cập nhật nghiệp vụ ghi nhận giá vốn (riêng bút toán giá vốn ta làm

vào cuối kỳ kế toán – thƣờng là cuối tháng) và doanh thu bình thƣờng lên sổ nhật

ký chung nhƣ các nghiệp vụ khác, đồng thời ta cập nhật vào bảng kê xuất kho và

báo cáo nhập xuất tồn hàng hóa.

Bảng kê phiếu xuất kho ta chƣa cập nhật cột đơn giá xuất kho và cột thành tiền.

Cột ngày tháng chứng từ: =IF($C11<>"",VLOOKUP($C11,nkc,2,0),"") Cột số hóa

đơn: =IF($C11<>"",VLOOKUP($C11,nkc,3,0),"")

Cột phiếu xuất: ta nhập tay – đồng thời cũng phải cập nhật vào sổ nhật ký

chung theo bút toán ghi nhận doanh thu.

Cột mã hàng: Dùng validation để tạo downlist

Cột tên hàng: =IF($F11<>"",VLOOKUP($F11,DM_HH,2,0),"")

Cột đơn vị: =IF($F11<>"",VLOOKUP($F11,DM_HH,3,0),"")

Cột số lƣợng: Ta sẽ tự cập nhật bằng tay

Cột mã vật tƣ hàng hóa:

=IF(F11<>0,IF(VLOOKUP(F11,DM_HH_VT,4,0)=156,"HH","VT"),"")

Cột tháng: =IF(F11<>0,IF(C11<>0,MONTH(A11),N10),"")

Bôi đen vùng dữ liệu của bảng kê xuất và dùng filter: data/filter/auto filter sẽ

giúp chúng là lọc dữ liệu theo các chỉ tiêu khác nhau.

113

Lƣu ý: Đối với những hàng hóa mà chƣa có trong danh mục, thì khi phát sinh

ta phải cập nhật thêm vào danh mục hàng hóa, vật tƣ, và báo cáo nhập xuất tồn

hàng hóa. Còn trong trƣờng hợp đã có trong danh mục hàng hóa và trong báo cáo

nhập xuất tồn thì khi phát sinh nghiệp vụ liên quan đến nó nhƣ nhập hay xuất thì ta

chỉ cập nhật vào bảng kê nhập hay bảng kê xuất mà không phải cập nhật vào báo

cáo nhập xuất tồn vì nó sẽ tự động lấy số liệu trên 2 bảng kê này để tính toán các

số liệu trong BCNXT. Nhƣ vậy các công thức trong báo cáo nhập xuất tồn ta chỉ

cần cập nhật một lần trong kỳ và nếu phát sinh thêm thì bổ sung không thì không

phải làm tới.

5.2.6. Lập phiếu nhập xuất kho.

Bƣớc 1:

Ta cập nhật các phiếu nhập, xuất đã thực hiện trong kỳ bằng tay nhƣ (1), và đặt

tên cho vùng số phiếu nhập để phục vụ tạo downlist.

Ta dùng validation để tạo downlist số phiếu nhập xuất nhƣ (2) Bƣớc 2: (quan

trọng nhất)

Ta nhập công thức vào ô I15 nhƣ sau: =MATCH(E6,NHH!$C$9:$C$29,0)

Tiếp đến nhập công thức vào ô I16:

114

=IF(TYPE(MATCH($E$6,OFFSET(NHH!$C$9,PNXHH!I15,0),0))=16,"",TYP

E(MATCH($E$6,OFF SET(NHH!$C$9,PNXHH!I15,0),0))+PNXHH!I15)

Và copy công thức này xuống các ô còn lại của cột I.

- match (giá trị muốn tham chiếu, vùng để tham chiếu, kiểu tham chiếu )

Giá trị muốn tham chiếu ở đây là số phiếu NX. Vùng tham chiếu là một vùng

chỉ ở một cột hoặc ở một dòng. Kiểu tham chiếu: 0 – chính xác. Hàm match sẽ trả

về số thứ tự của giá trị muốn tham chiếu trong cột hoặc dòng đƣợc chọn.

- Offset (ô để tham chiếu, số dòng lệch lên/ xuống tính từ ô tham chiếu, số cột

lệch sang trái/ phải từ ô tham chiếu).

Ta nhìn vào hình vẽ trên. Công thức trên có thể đƣợc hiểu là: Offset(

NHH!$C$9, 1, 0)

115

Giá trị đƣợc trả về: PN01. Tức là giá trị ở ô C10

- Type (value): hàm này sẽ cho ta kiểu/ loại của giá trị.

Value Kêt quả trả về Ví dụ Kết quả

Kiểu số 1 =type(2007 – 5 + 6) 1

Kiểu văn bản 2 = type(“excel”) 2

Kiểu logic 4 = type(1>2) 4

Lỗi 16 = type(giải pháp excel) 16

Mảng 64 = type({1,2,3,4}) 64

Ta tiếp tục phân tích công thức sau:

=IF(TYPE(MATCH($E$6,OFFSET(NHH!$C$9,PNXHH!I15,0),0))=16,"",TYP

E(MATCH($E$6,OFF SET(NHH!$C$9,PNXHH!I15,0),0))+PNXHH!I15)

Khi ta dùng hàm offset để tham chiếu tới sheet NHH và có ô để tham chiếu là

C9 (thuộc cột mã phiếu nhập) với số dòng lệch xuống là I15, số cột lệch là 0.

Có 2 trƣờng hợp xảy ra:

Một là: sẽ trả về cho ta giá trị giống hệt với Số phiếu nhập xuất ta cần tìm (2).

Hai là:

Không tìm đƣợc giá trị nào

116

Tìm đƣợc một giá trị khác ví dụ PN02, PN03.

Eror in value! – không tìm thấy giá trị vì cột không có số

dòng lệch để tham chiếu dẫn đến công thức match không hoạt

động, với ô K16 và K17: =match(PN01, PN01, 0) sẽ trả về

kết quả của giá trị tìm kiếm là 1, tuy nhiên với các ô K18 :

=match(PN01, PN02, 0) thì sẽ hàm match sẽ ko tìm đƣợc số

thứ tự của PN01 mà bị #NA tức là trong vùng đó giá trị không

có nên ko tìm đƣợc. còn đối với các ô tiếp theo:

=match(PN01, #value!, 0), vùng tham chiếu đã bị lỗi nên kết

quả trả về cũng bị lỗi: #value!.

118

Bƣớc 3:

Ta sẽ điền các thông số còn lại trong phiếu nhập.

Cột số thứ tự: =IF(I15="","",COUNTA($B$15:B15)) và copy xuống các ô còn

lại.

Cột tên nhãn hiệu, …:

119

=IF(I15="","",INDEX(NHH!$D$9:$D$29,PNXHH!I15,0))

Index(vùng tham chiếu, số thứ tự dòng, số thứ tự cột)

Hàm index sẽ tham chiếu và trả về giá trị cần tìm theo số cột và số dòng mà

mình đặt trong công thức. Trong trƣờng hợp PN03: index(cột tên hàng, số thứ tự

của mặt hàng thứ nhất trong PN03 là 6 trong cột tên hàng, số thứ tự cột là 0): giá trị

trả về là tên của mặt hàng trong phiếu nhập 06 và có số thứ tự trong cột tên hàng là

06.

Tƣơng tự với các cột còn lại.

- Với ô ngày tháng: =IF($I$1<>"",VLOOKUP($I$1,nkc,2,0),""). Ta vào Cells

format để định dạng nhƣ sau:

Bƣớc 4:

Với các thông tin nhƣ họ và tên ngƣời giao ta có thể dùng hàm vlookup(giá

trị tìm kiếm, vùng tìm kiếm, số thứ của cột chứa giá trị tìm kiếm trong vùng tìm

kiếm, 0). Ta có thể them các thông tin khác tùy thuộc vào yêu cầu quản lý của

doanh nghiệp.

Tài sản cố định.

120

Khi có nghiệp vụ mua sắm hay thanh lý tài sản cố định thì đồng thời với việc

cập nhật vào sổ nhật ký chung nhƣ bình thƣờng ta còn phải cập nhật việc tăng

giảm tài sản cố định vào sổ theo dõi tài sản cố định.

Đồng thời chúng ta cũng nên mở thêm một sheet để theo dõi tình hình thanh lý

tài sản cố định trong kỳ của doanh nghiệp.

121

Chi phí trả trƣớc.

Ta cập nhật vào sổ nhật ký chung và sheet theo dõi chi phí trả trƣớc đối với

những chi phí phát sinh tăng.

Phân hệ tiền lƣơng

Bảng chấm công:

Cột STT: Ta có thể dùng chuột để kéo bằng cách bấm 1, 2 sau đó bôi đen 2 ô

đó, rồi kéo. Hoặc ta có thể dùng công thức sau: =IF(B7="","",MAX($A6:A$7)+1)

Cột Mã nhân viên: ta dùng Validation: data/validation -> list -> =M_NV Cột

Họ và tên: =IF(B7="","",VLOOKUP($B7,DM_NV,2,0))

Cột chức vụ: =IF(B7="","",VLOOKUP($B7,DM_NV,3,0))

122

Ta đặt tên cho vùng bôi đen kia: BCC

Bảng thanh toán tiền tiền lƣơng

Cột mã nhân viên ta dùng validation để tạo downlist.

Cột họ và tên: =VLOOKUP($B11,DM_NV,2,0)

Cột chức vụ: =VLOOKUP($B11,DM_NV,3,0)

Cột lƣơng cơ bản: =VLOOKUP($B11,DM_NV,5,0)

Cột tiền lƣơng thực lĩnh: =E11+F11+G11+H11-I11

Đặt tên cho vùng bôi đen: BTTL

Phiếu chi lƣơng

Ô E7 (mã nhân viên): đƣa con trỏ chuột về vị trí ô E7 và chọn Data/validation -

> list -> =M_NV Họ và tên: =IF($E$7="","",VLOOKUP($E$7,DM_NV,2,0))

Chức vụ: =IF($E$7="","",VLOOKUP($E$7,DM_NV,3,0))

123

Các chỉ tiêu còn lại sẽ có công thức nhƣ trong hình vẽ dƣới đây.




124


TT Nội dung

Điểm

chuẩn

Điểm

đánh

giá


1 Nghiệp vụ thu chi tiền. 1.5

2 Nghiệp vụ mua hàng, bán hàng. 1.5

3 Nghiệp vụ nhập kho hàng hóa. 1.5

4 Lập phiếu nhập xuất kho 1

5 Tài sản cố định. 1.5

6 Chi phí trả trƣớc. 1.5

7 Phân hệ tiền lƣơng. 1.5







Tổng điểm 10

125

5.3. LÀM CÁC BÚT TOÁN CUỐI KỲ.

MỤC TIÊU.

- Trình bày đƣợc tính, trích khấu hao tài sản cố định, phân bổ chi phí trả trƣớc,

xác định giá vốn xuất trong kì, kết chuyển thuế GTGT, kết chuyển doanh thu, chi phí

thuộc hoạt động kinh doanh, xác định kết quả kinh doanh, lãi/lỗ.



NỘI DUNG.

5.3.1. Tính và trích khấu hao tài sản cố định.

Ta sẽ lấy số tổng cộng khấu hao kỳ này bên bảng tính và trích khấu hao TSCĐ

của từng tháng để hạch toán sang sổ nhật ký chung của tháng đó.

126

5.3.2. Phân bổ chi phí trả trƣớc.

Ta cũng lấy số tổng bên bảng phân bổ chi phí trả trƣớc để cập nhật sang sổ nhật

ký chung

127

5.3.3. Xác định giá vốn xuất trong kỳ.

Đến cuối kỳ kế toán, ta có thể biết đƣợc trong kỳ nhập bao nhiêu hàng hóa: số

lƣợng, đơn giá từng loại nhƣ vậy ta có thể tính đƣợc giá xuất kho bình quân gia

quyền cho từng mã hàng hóa khác nhau.

Ta sẽ hạch toán trên sổ nhật ký chung: Nợ TK 632 :

Có TK 156 :

Có 2 cách ghi số liệu vào nghiệp vụ trên:

Sau khi có đƣợc đơn giá xuất, ta sẽ tìm đến nghiệp vụ ghi nhận doanh thu và

cập nhật giá vốn cho các lần xuất bán hàng hóa đó.

Ví dụ: 10/1/09 xuất 1 đầu DISC, do chƣa có đơn giá xuất nên ta mới chỉ ghi

nhận doanh thu bán nó, đến cuối kỳ kế toán ta biết đƣợc trong kỳ nhập thêm 2

chiếc nữa và tồn kho đầu kì là 5 chiếc nên ta tính đƣợc đơn giá xuất là 1.128.571

Khi đó ta quay lại nghiệp vụ ghi nhận doanh thu và phản ánh bút toán ghi nhận

giá vốn:

Nợ TK 632: 1.128.571

Có TK 156: 1.128.571

128

Cách thứ 2: ta sẽ không tách ra thành các nghiệp vụ ghi nhận giá vốn cùng

với nghiệp vụ ghi nhận doanh thu mà ta sẽ lấy số tổng trên báo cáo nhập xuất tồn –

cột thành tiền – xuất trong kỳ.

Và ghi nhận số tiền tổng.

Sau khi có đƣợc giá xuất kho từng loại hàng hóa ta sẽ kiểm tra lại thông tin

trên cột giá xuất của sheet bảng kê xuất

5.3.4. Kết chuyển thuế GTGT.

Số thuế GTGT kết chuyển trong kỳ là số nhỏ hơn trong 2 số sau:

Thuế GTGT đầu ra trong kỳ (1).

(Thuế GTGT kỳ trƣớc chuyển sang + Thuế GTGT đầu vào trong kỳ) (2).

Bút toán kết chuyển:

Nợ 3331: Giá trị nhỏ hơn

Có 1331: Giá trị nhỏ hơn

Trong trƣờng hợp (1) < (2): Phần chênh lệch sẽ đƣợc chuyển sang kỳ sau Trong

trƣờng hợp (1) > (2) : Phần chênh lệch là số thuế còn phải nộp trong kỳ.

129

Kết chuyển doanh thu, chi phí thuộc hoạt động kinh doanh

Doanh thu: bán hàng và cung cấp dịch vụ, doanh thu hoạt động tài chính.

Chi phí: bán hàng, quản lý doanh nghiệp, giá vốn hàng bán, chi phí tài chính,

chi phí thuế thu nhập doanh nghiệp

Lƣu ý: chi phí thuế thu nhập doanh nghiệp ta sẽ làm sau các bút toán kết chuyển

chi phí, doanh thu kia.

5.3.4. Xác định kết quả kinh doanh, lãi/lỗ.

Các công thức tính số liệu đã có trong hình vẽ.

130

Ta hãy đi tìm hiểu công thức:

Hàm sumif là hàm tính tổng có điều kiện:

=sumif(vùng điều kiện, điều kiện, vùng tính tổng)

= SUMIF($G$344:$G$530,515,$J$344:$J$530)-

SUMIF($G$344:$G$530,515,$I$344:$I$530)

Nhƣ vậy ở đây vùng điều kiện chính là vùng cột tài khoản và đƣợc bôi đen

bắt đầu từ dòng bắt đầu hạch toán của tháng, kỳ hạch toán đến dòng kết thúc của

tháng, kỳ hạch toán đó.

Điều kiện tính tổng chính là mã tài khoản mà mình đang muốn tính tổng. Vùng

tính tổng là cột số phát sinh nợ hay số phát sinh có.

Vì đây là các tài khoản doanh thu, chi phí do đó:

Doanh thu kết chuyển sang 911 là: tổng doanh thu phát sinh bên có – tổng

doanh thu phát sinh bên nợ. Chi phí kết chuyển sang 911 là: tổng chi phí phát sinh

bên nợ - tổng chi phí phát sinh bên có.

131

Riêng đối với bút toán kết chuyển lợi nhuận sau thuế chƣa phân phối thì tùy

vào việc tổng số phát sinh nợ của 911 lớn hơn hay nhỏ hơn tổng số phát sinh có của

911 mà ta sẽ lấy (nợ - có) hay (có – nợ).





TT Nội dung

Điểm

chuẩn

Điểm

đánh

giá


1 Tính, trích khấu hao tài sản cố định. 2

2 Phân bổ chi phí trả trƣớc. 1.5

3 Xác định giá vốn xuất trong kì 1.5

4 Kết chuyển thuế GTGT 1.5

5 Kết chuyển doanh thu, chi phí thuộc hoạt động kinh

doanh.

2

6 Xác định kết quả kinh doanh, lãi/lỗ 1.5







Tổng điểm 10

132

5.4. LÀM BÁO CÁO TÀI CHÍNH VÀ IN SỔ KẾ TOÁN.

MỤC TIÊU.

- Trình bày đƣợc cập nhật bảng cân đối tài khoản, bảng cân đối kế toán, báo cáo

kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh, báo cáo lƣu chuyển tiền tệ, thuyết minh báo

cáo tài chính, in sổ.



NỘI DUNG.

5.4.1. Cập nhập bảng cân đối tài khoản.

Mẹo đầu tiên để kiểm tra tính chính xác của bảng cân đối tài khoản mình làm là

tổng số phát sinh bên có phải bằng tổng số phát sinh bên nợ. Do tổng số dƣ nợ đầu kỳ

bằng tổng số dƣ có đầu kỳ => Tổng số dƣ nợ cuối kỳ bằng tổng số dƣ có cuối kỳ.

Thứ 2: Các tài khoản loại 1, 2, 3, 4 sẽ có số dƣ đầu kỳ và cuối kỳ. Tuy nhiên các

tài khoản đầu 5 -> 9 sẽ không có số dƣ đầu kỳ cũng nhƣ cuối kỳ.

Thứ 3: SDĐK, SPS, SDCK ta lọc trên sổ nhật ký chung của từng tài khoản và

của tất cả các tài khoản phải khớp với SDĐK, SPS, SDCK trên bảng cân đối tài khoản.

Ta sẽ sẽ có một bảng cân đối tài khoản cho cả kỳ kế toán năm.

Đối với bảng cân đối tài khoản ta nên làm cho mỗi tháng một bảng cân đối tài

khoản, vì khi phát sinh chênh lệch ta có thể kiểm tra đƣợc phát sinh chênh lêch từ

tháng nào và ta đã thu hẹp đƣợc phạm vi tìm kiếm và đƣơng nhiên sẽ tiết kiệm thời

gian tìm lỗi sai và sửa dễ hơn.

Số dƣ đầu kỳ của bảng cân đối tài khoản năm và của tháng 1 ta đã cập nhật khi

bắt đầu kỳ kế toán. Và số dƣ đầu kỳ của các tháng sau, ta copy/ paste special/ value từ

số dƣ cuối kỳ của tháng trƣớc đó. Hoặc ta có thể dùng công thức để tìm:

Công thức: =vlookup(giá trị tìm kiếm, vùng tìm kiếm, số thứ tự của cột muốn tìm

kiếm, 0)

Ví dụ: ta cập nhật số dƣ đầu kỳ cho tháng 3.

Giá trị tìm kiếm ở đây chính là mã tài khoản của bảng cân đối tài khoản của

tháng (111.1, 112.11,….) Vùng tìm kiếm: là các từ cột mã tài khoản -> cột số dƣ có

cuối kỳ.

133

Lƣu ý: ta chỉ tìm kiếm số phát sinh, số dƣ của các tài khoản tiểu khoản (bé nhất).

Ta không dùng công thức để tìm kiếm tài khoản tổng. Đối với tài khoản tổng ta sẽ

dùng hàm =sum(vùng tính tổng) để tính tổng số phát sinh, số dƣ của các tài khoản tiểu

khoản ví dụ: 112 = 112.1 + 112.2 + 112.3

135

Cột A: ta sẽ đánh số 1 vào các dòng nào có chứa tài khoản cấp 1.

Cột B (cột “Mã”): ta sẽ tạo ra danh sách tất cả các tài khoản từ cấp 1, 2 đến

các tài khoản tiều khoản cấp bé hơn ở cột C. Và tƣơng ứng với các tài khoản cấp 2

hoặc cấp 3 ta sẽ gán cho nó một mã tƣơng ứng với các “Mã hiệu” trong bảng cân

đối kế toán.

Những tài khoản tổng mà nó đƣợc dùng để lập các chỉ tiêu trong bảng cân

đối kế toán và báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh thì ta chỉ cần gắn mã hiệu cho

tài khoản tổng mà không cần gắn mã hiệu cho các tài khoản tiểu khoản của nó.

Tuy nhiên có những tài khoản tổng mà các tài khoản tiểu khoản của nó lại

đƣợc dùng để lập các chỉ tiêu khác nhau trong bảng cân đối kế toán thì ta chỉ gắn

mã hiệu cho các tài khoản tiểu khoản mà lại không gắn cho tài khoản tổng.

Cột G – số phát sinh nợ:

136

=SUMIF(NKC!$G$20:$G$2111,$C137,NKC!I$20:I$2111)

NKC!$G$20:$G$2111: đây là vùng điều kiện chính là cột tài khoản hạch toán bên

sổ nhật ký chung.

$C137: đây là điều kiện tính tổng.

Cột H – Số phát sinh có:

=SUMIF(NKC!$G$20:$G$2111,$C137,NKC!J$20:J$2111)

137

Sau khi đánh xong công thức cho tài khoản tiền mặt ta sẽ copy công thức này

cho các tài khoản tiểu khoản khác trong bảng cân đối tài khoản (lƣu ý: không paste

công thức này cho các tài khoản tổng).

Cột SDNCK và SDCCK: ta cũng chỉ dùng công thức =max(giá trị 1, giá trị 2,

giá trị 3,….., giá trị n) – (Hàm max sẽ lấy giá trị lớn nhất) cho các tài khoản tiểu

khoản, còn đối với tài khoản tổng ta sẽ dùng hàm =sum().

Khi hoàn tất công việc cập nhật số phát sinh nợ và có ta sẽ lọc ra các tài khoản

mà có số liệu phát sinh. Bằng cách bấm vào downlist “X” và chọn X -> ta sẽ có bảng

cân đối tài khoản sau khi lọc nhƣ sau:

138

Bảng cân đối kế toán.

139

Ta nhập công thức vào các chỉ tiêu con, chỉ tiêu tổng sẽ là tổng của các chỉ

tiêu con.

Công thức:

Bên phần tài sản:

Số dƣ cuối năm:

=IF(SUMIF(ma,$G13,SDNCK)<>0,SUMIF(ma,$G13,SDNCK),SUMIF(ma,

$G13,SDCCK)*(-1))

“ma”: là cột mã tài khoản trên bảng cân đối tài khoản năm SDNCK: là cột số

dƣ nợ cuối kỳ trên bảng cân đối tài khoản năm

Tƣơng tự với các vùng đƣợc đặt tên còn lại.

* (-1): Tài khoản loại 1 và 2 có số dƣ cuối kỳ bên nợ tuy nhiên có những tài

khoản lại có số dƣ bên có ví dụ nhƣ tài khoản 214 ( tài khoản gốc 211) – khấu hao

tài sản cố định – khi lên bảng cân đối kế toán ta phải ghi âm giá trị khoản khấu hao

này. Một số tài khoản khác nhƣ các khoản dự phòng – chúng đều là tài khoản điều

chỉnh – nó sẽ đƣợc ghi âm để điều chỉnh cho tài khoản gốc mà nó điều chỉnh.

Bên phần nguồn vốn:

Lƣu ý: Một bảng cân đối kế toán muốn đùng thì trƣớc tiên tổng tài sản phải bằng

tổng nguồn vốn.

140

Báo cáo kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh.

Số liệu trên báo cáo kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh cột năm nay ta sẽ

lấy từ bảng cân đối tài khoản năm.

Số liệu cột năm trƣớc ta lấy từ báo cáo tài chính của năm trƣớc – cột số năm

nay.

Báo cáo lƣu chuyển tiền tệ.

141

Khi lập báo cáo lƣu chuyển tiền tệ ta lập ra 2 chữ T của hai tài khoản 111 và

112. Số liệu để ghi vào phần bên nợ và bên có của 111 và 112 ta sẽ lấy từ sổ nhật

ký chung. Bằng cách ta chèn thêm một cột – cột tài khoản cấp 1 bên cạnh cột “Tài

khoản” bên sổ nhật ký chung.

142

Sau đó ta dùng hàm subtotal để tính tổng số phát sinh bên nợ và bên có của tài

khoản đó trong kỳ kế toán năm – công thức này sẽ đƣợc đặt ở vị trí cuối cùng của

sổ nhật ký chung (gợi ý: ta phải đặt công thức này ở ngoài vùng chọn để làm

autofilter, vì nếu để trong vùng khi ta lọc 111, 112 nó sẽ không hiển thị tổng số

phát sinh bên nợ, bên của tài khoản lọc).

Ta kịch chuột vào downlist và chọn (custom…) – xuất hiện hộp thoại. Ta

chọn nhƣ hình vẽ.

143

Tùy chọn này tƣơng ứng với việc máy sẽ lọc tất cả các nghiệp vụ liên quan

đến tài khoản 111 và 112 trong kỳ kế toán (theo cột tài khoản cấp 1).

Sau đó ta sẽ kích chuột vào downlist bên cột tài khoản đối ứng và ta sẽ thấy

đƣợc tổng số phát sinh nợ và tổng số phát sinh bên có của tài khoản đối ứng (tài

khoản đối ứng với tài khoản tiền) ở phía cuối của vùng dữ liệu.

Ta sẽ dùng tổng số phát sinh bên nợ, bên có của tài khoản này để cập nhật

sang sơ đồ chữ T tài khoản 111, 112 bên báo cáo lƣu chuyển tiền tệ.

144

Sau khi lọc đƣợc số tổng của tất cả các tài khoản đối ứng với tài khoản 111 và

112 ta sẽ tiến hành tổng hợp số tiền của các tài khoản vào các chỉ tiêu trên báo lƣu

chuyển tiền tệ.

Lấy ví dụ:

Số phát sinh bên nợ tài khoản 111: 400.000.000 – đây là khoản góp vốn chủ

sở hữu nên ta sẽ cập nhật vào chỉ tiêu 31 – tiền thu từ phát hành cổ phiếu, nhận

vốn góp của chủ sở hữu.

Lƣu ý: các khoản chi phí phải đƣợc ghi nhận lên báo cáo lƣu chuyển tiền tệ

theo hình thức ghi số âm – ()

145

Và đặc biệt quan trọng: Số liệu trên chỉ tiêu 70 – tiền và tƣơng đƣơng tiền

cuối năm phải bằng với số tiền trên chỉ tiêu tiền và tƣơng đƣơng tiền trên bảng cân

đối kế toán. Số liệu ở cột “Số đầu năm”: ta lấy từ báo cáo tài chính của năm trƣớc.

5.4.2. Thuyết minh báo cáo tài chính.

Đối với bản thuyết minh báo cáo tài chính thì ta nhập tay hoàn toàn. Phần I

và II: ta có thể xem ở báo cáo tài chính của năm trƣớc để cập nhật, vì chính sách

kế toán của doanh nghiệp phải đƣợc áp dụng thống nhất giữa các năm. Khi có sự

thay đổi thì phải giải trình cho sự thay đổi chính sách kế toán đó. Các phần còn lại

ta xem ở bảng cân đối tài khoản năm để cập nhật số liệu.

In sổ.

Để có thể in sổ kế toán chi tiết hay sổ cái tài khoản ta làm những bƣớc sau: Bôi

đen toàn bộ nhật ký chung từ dòng số 10 và từ cột A đến cột P.

Chọn Data/filter/autofilter. Sau khi chọn sẽ xuất hiện biểu tƣợng mũi tên –

downlist để giúp ta lọc dữ liệu.

146

Dùng Validation để tạo dữ liệu cho ô O1: Data/validation -> list -> =

DM_TK (đây là tên của vùng danh mục tài khoản – ta đặt tên cho cột mã tài khoản

bên bảng cân đối tài khoản năm).

Đặt công thức cho ô J11:

=IF(OR($P1=1,$P1=2),VLOOKUP($O1,CDPS,3,0),0)

K11: IF(OR($P1=3,$P1=4),VLOOKUP($O1,CDPS,4,0),0). (lƣu ý: ta sẽ cập

nhật tay cho số dƣ đầu kỳ của các tài khoản điều chỉnh nhƣ: 214, 159,…) Ta lọc tài

khoản cần in sổ bằng cách bấm vào downlist trên cột “TK”. Sau đó ta sẽ dấu cột

“TK” đi. Tiến hành căn chỉnh sao cho hiện ra đƣợc các cột cần thiết để in sổ cái tài

khoản hoặc sổ chi tiết tài khoản.

Bƣớc cuối cùng là tiến hành in sổ.

147

Đây là giao diện xem trƣớc khi in của sổ chi tiết tài khoản 11211



- Dữ liệu lƣu trữ trên máy tính gọn gàng, khoa học.


TT Nội dung

Điểm

chuẩn

Điểm

đánh

giá


1 Cập nhật bảng cân đối tài khoản. 1.5

2 Bảng cân đối kế toán 1.5

3 Báo cáo kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh 2

4 Báo cáo lƣu chuyển tiền tệ 1.5

5 Thuyết minh báo cáo tài chính 1.5

6 In sổ 1.5



148





Tổng điểm 10

149

BÀI TẬP Lập danh mục tài khoản, sổ nhật kí chung, hạch toán nghiệp vụ kinh tế phát sinh,

phiếu chi, thu, sổ quỹ tiền mặt, sổ kế toán chi tiết quỹ tiền mặt, sổ nhật ký chi tiền, sổ

nhật ký thu tiền, bảng cân đối số phát sinh, báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh,

bảng cân đối kế toán, báo cáo lƣu chuyển tiền tệ, thuyết minh báo cáo tài chính, sổ chi

tiết các tài khoản, sổ cái tài khoản, sổ chi phí kinh doanh, khấu hao tài sản cố định,

bảng lƣơng tháng của công ty TNHH X theo gợi ý sau:

Danh mục tài khoản:

Sổ nhật kí chung:

Hạch toán nghiệp vụ kinh tế phát sinh:

150

Phiếu chi:

Thu:

151

Sổ quỹ tiền mặt:

Sổ kế toán chi tiết quỹ tiền mặt:

Sổ nhật ký chi tiền:

Sổ nhật ký thu tiền:

152

Bảng cân đối số phát sinh:

Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh:

Bảng cân đối kế toán:

153

Báo cáo lƣu chuyển tiền tệ:

154

Sổ chi tiết các tài khoản:

Sổ cái tài khoản:

Sổ chi phí kinh doanh:

Bảng lƣơng tháng:

156

TÀI LIỆU THAM KHẢO

[1] Giáo trình tin học kế toán, Đồng Thị Vân Hồng, Nhà xuất bản Lao Động, 2010.

[2] Giáo trình tin học kế toán Excel, Nguyễn Thanh Thủy, Nhà xuất bản Thông tin và Truyền

thông.

[3] Kế toán doanh nghiệp bằng Excel, Nhà xuất bản Văn hóa – Thông tin.

[4] Tài liệu sử dụng phần mềm kế toán MISA 7.9, MISA SME.NET 2010.

TIN HỌC KẾ TOÁN - Khoa Công nghệ Thông tin

Documents

Transcript of TIN HỌC KẾ TOÁN - Khoa Công nghệ Thông tin