Tercer Trabajo Encargado Individual

Proceso Productivo del Servicio de Consultoría

Y

Propuestas de Mejora del Proceso Productivo

Curso:

ECONOMIA GERENCIAL

Profesor:

XXXXX XXXXX XXXXXX XXXXXX XXXXXX

Lima- Perú 2014

INDICE1 ANTECEDENTES................................................32 SERVICIO DEMANDADO..........................................52.1 Desarrollo Local........................................52.2 Inversión Pública.......................................62.3 Servicios Públicos......................................62.4 Gestión Pública.........................................7

3 DESCRIPCIÓN DEL PROCESO.....................................83.1 Obtención de la información a través de fuentes primarias

83.2 Análisis de procesos y procedimientos...................83.3 Presentación de propuesta y toma de decisiones..........83.4 Definir visión y objetivos..............................93.5 Diseño y aprobación del proceso.........................93.6 Implementación..........................................9

4 PROPUESTAS DE REDUCCIÓN DE COSTOS..........................104.1 Primera Propuesta......................................104.2 Segunda Propuesta......................................104.3 Tercera Propuesta......................................11

5 BIBLIOGRAFIA...............................................12

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1 ANTECEDENTES

Gobernanza Consultores Asociados

nace desde febrero de 2006,

utilizando el nombre comercial de

Gobconsult con el cual comienza sus

operaciones y brinda servicios para

el diseño de estrategias de

desarrollo territorial y mejora de operaciones de servicios

públicos, a través de asistencia técnica, capacitación,

consultoría y gestión para la generación de fortalezas para el

buen gobierno y el desarrollo humano sustentable.

La empresa cuenta con amplia experiencia de servicios en el

sector público, especialmente en el ámbito regional y local, así

como en programas de desarrollo comunitario de industrias

extractivas, como es nuestra participación en las acciones de

responsabilidad social de BPZ Exploración & Producción SRL, como

encargados de la ejecución de su Programa de Apoyo a la Mejora

de la Gestión de Inversiones (PAMI).

Gobconsult mantiene alianzas y vínculos de colaboración con

instituciones y empresas que le permiten mejorar y ampliar la

prestación de servicios y generar nuevos conocimientos,

herramientas y buenas prácticas de gestión que contribuyan al

buen gobierno local, como la Asociación de Municipalidades del

Perú – AMPE, Estudio de Abogados Castiglioni Ghiglino, Municipio

al día portal de fortalecimiento de la inversión Municipal y

Gonzáles y Jiménez arquitectos, entre otros.

Durante los años 2013 y 2014, Gobconsult formó parte de las

acciones de responsabilidad social de BPZ Exploración &

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Producción SRL, siendo encargados de la ejecución de su Programa

de Apoyo a la Mejora de la Gestión de Inversiones (PAMI) en las

municipalidades provinciales Tumbes, Contralmirante Villar y

Zarumilla; implementando buenas prácticas de gestión de

inversiones para la programación multianual y su validación en

el Presupuesto Participativo, programación operativa,

mantenimiento de infraestructura y coordinación para la toma de

decisiones en relación con la gestión de proyectos, tales

prácticas de gestión fueron desarrolladas por IFC – Grupo del

Banco Mundial, quienes también realizaron la supervisión del

Programa.

PAMI también incluyo acciones de asistencia técnica a la Red de

Acción por los Niños, Niñas y Adolescentes de la Región Tumbes

(REDNNAT), para la formulación del Plan de Acción por la Niñez y

Adolescencia de la Región Tumbes, identificando intervenciones

para contribuir a la solución de problemas en materias de salud,

educación, trabajo y maltrato infantil. Así mismo, PAMI realizó

actividades de capacitación sobre inversiones públicas y

recursos del canon para periodistas de los diferentes medios de

comunicación en la región Tumbes.

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2 SERVICIO DEMANDADO

Gobconsult realiza mejora de procesos y competencias para el

diseño de estrategias de desarrollo sustentable y la mejora de

operaciones con la implementación de buenas prácticas de gestión

para la provisión de bienes y servicios públicos; a tal efecto,

desarrollamos conocimientos y proponemos innovaciones con

diversas herramientas de gestión, que les permita a las

autoridades, funcionarios y trabajadores de las instituciones

públicas realizar un buen gobierno y una gestión pública de

calidad, con una activa interacción con los líderes del sector

privado y los ciudadanos, contribuyendo así al proceso de

desarrollo integral de la población en sus respectivos

territorios.

Gobconsult como parte de su compromiso con la innovación y

modernización de la gestión pública viene desarrollando

herramientas y sistemas de información que permitan la

simplificación de procedimientos y mejora de la calidad en la

atención a los ciudadanos; actualmente está implementado un

piloto de su sistema AHORA, Plataforma para la Atención Virtual

de Servicios Administrativos al Ciudadano.

A continuación presentaremos cuatro de los principales servicios

que Gobconsult ofrece a todas las instituciones públicas y

privadas que intervienen en el mejoramiento de la gobernabilidad

y desarrollo de la ciudad.

2.1 DESARROLLO LOCAL

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Servicios de diseño de

estrategias e

identificación concertada

de intervenciones para el

desarrollo local

sustentable.

El desarrollo local,

asumiendo lo local como un

área homogénea de un territorio independientemente del

ámbito de la jurisdicción política – administrativa,

se define como un proceso permanente de

aprovechamiento de los recursos sociales, económicos,

ambientales, sociales e institucionales disponibles en

cada localidad, desplegando y fortaleciendo las

capacidades internas, proyectando sus resultados fuera

del territorio, a nivel regional, nacional o global.

2.2 INVERSIÓN PÚBLICA

Servicios de implementación de buenas prácticas de

gestión y promoción de inversión pública para la

equidad social y la competitividad territorial.

La inversión pública, constituye un elemento

fundamental para el desarrollo humano: es un

instrumento eficaz de Distribución de riqueza con

equidad para mejorar la calidad de vida de las

personas y generarles mayores oportunidades de

desarrollo personal, reduciendo las desigualdades; así

como también debe permitir un Crecimiento económico y

generación de riqueza, generando condiciones positivasPágina 7 de 18

y favorables para el desarrollo de la inversión

privada con oportunidades de empleo adecuado para la

población y mejora de sus ingresos.

2.3 SERVICIOS PÚBLICOS

Servicios de diseño de operaciones y desarrollo de

innovaciones para la mejora de la calidad de los

servicios públicos.

El servicio público es el desarrollo de actividades

tendientes a la satisfacción de las necesidades de los

ciudadanos – usuarios, en que predomina el interés

general. El carácter de público hace referencia a que

es una actividad asumida por el Estado, es decir la

administración pública, que garantiza no solo su

prestación sino también su continuidad, bajo un

régimen jurídico público, cuya gestión puede ser

realizada por el propio Estado o por terceros.

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2.4 GESTIÓN PÚBLICA

Servicios de fortalecimiento institucional y gestión

por procesos para modernizar y hacer más eficaz la

gestión pública

La modificación de los sistemas administrativos como

de contratación, presupuesto, rendición de cuentas e

inversiones, vienen siendo modificados y modernizados,

con la finalidad de mejorar la gestión pública y tener

un mejor control del gasto; sin embargo, aún existen

muchas limitaciones de articulación entre los

diferentes sistemas administrativos, lo cual dificulta

la gestión municipal.

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3 DESCRIPCIÓN DEL PROCESO

A continuación describiremos la metodología que Gobconsult

utiliza en el desarrollo de sus servicios, la cual denominamos

“Servicio de Consultoría para Mejoramiento de Procesos de

Gestión “, la cual presenta las siguientes etapas:

3.1 OBTENCIÓN DE LA INFORMACIÓN A TRAVÉS DE FUENTES PRIMARIAS

Comprende la revisión de la Base Legal y documentación

existente del proceso y procedimientos, ello, con el

objeto de determinar el alcance y límites en el diseño

y mejora del procedimiento. Así también entrevistas y

reuniones con los funcionarios responsables y

vinculados, con la finalidad de conocer su forma de

participación en el proceso y procedimiento, así como

recoger sus demandas y opiniones.

3.2 ANÁLISIS DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

Comprende la recopilación de información de la forma

como se viene gestionando el procedimiento, en base a

entrevistas y observación del trabajo real;

identificando qué se hace, cómo se hace, para qué se

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O b t e n c i ó n I n f o r m a c ió n f u e n t e s p r i m a r i a s

A n á l i s i s d e p r o c e s o s y p r o c e d i m ie n t o s

P r o p u e s t a y t o m a d e d e c i s i o n es

v i s i ó n y o b j e t i v o s

D i s e ñ o y a p r o b a c i ón d e l p r o c e s o

I m p l e m e n t a c i ó n

1 2 3 4 5 6

hace, quién lo hace, dónde lo hace y cuáles son los

insumos, productos y resultados obtenidos.

3.3 PRESENTACIÓN DE PROPUESTA Y TOMA DE DECISIONES

Identificados los procesos y el marco normativo

vigente, se hace un análisis de los procedimientos

actuales considerando la finalidad de cada uno de los

procesos y se define una primera propuesta de visión y

objetivos, la misma que requiere cambios en la forma

de hacer las cosas. En tal sentido se presenta a

funcionarios claves los cambios más importantes en el

diseño a fin de contar con su aprobación y/o aclarar

dudas e inquietudes.

3.4 DEFINIR VISIÓN Y OBJETIVOS

Establece el alcance esperado de los procesos

propuestos y sus procedimientos, los que deben estar

alineados con los objetivos y políticas de gestión

institucional, orientados a mejorar la calidad y

cobertura de las demandas y expectativas de los

ciudadanos que se ven afectados por los resultados de

los procedimientos.

3.5 DISEÑO Y APROBACIÓN DEL PROCESO

Comprende la definición de valor de las acciones

actuales en función a la visión esperada de los

procesos y sus procedimientos, a fin de determinar su

permanencia o eliminación, igualmente se determinan

los responsables de las acciones, los productos

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esperados y los controles que deben realizarse para el

monitoreo del procedimiento.

3.6 IMPLEMENTACIÓN

Comprende los cambios tecnológicos, la capacitación a

los usuarios y aquellas acciones necesarias para

facilitar los cambios en la gestión institucional y en

sus procedimientos, tanto en aspectos normativos,

organizacionales, tecnológicos y otros resulten

necesarios.

Como se puede apreciar la metodología utilizada por nuestra

empresa está basada en la mejora de los procesos de una empresa

o institución que requiera nuestros servicios, y la eficiencia

de esta metodología está basada en la participación

multidisciplinaria de profesionales con amplia experiencia en la

gestión administrativa pública y privada.

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4 PROPUESTAS DE REDUCCIÓN DE COSTOS

4.1 PRIMERA PROPUESTA.

Nuestra primera propuesta se basa en mejorar el diseñando

para el proceso de producción de nuestro servicio de

consultoría con la implementación de diversos herramientas

informáticos que soporten el manejo de la información que

cada una de las fases de la metodología presenta planteada,

a fin de mejorar más en tiempo y eficiencia en la prestación

de nuestros servicios, esto traducido en un sencillo

procesamiento de datos mediante una herramienta que permita

la comparación de información previamente recogida o

recolectada por nuestros profesionales, ayudando en un

análisis comparativo que permite recoger los resultados

empleados en la resolución de los diversos escenarios

encontrados en otras realidades semejantes, reduciendo

drásticamente el tiempo de toma de decisión para la

resolución de los problemas encontrados, debemos de

reconocer que nuestro talón de Aquiles está en la cantidad

histórica de información recolectada y los conocimientos

multidisciplinarios y holísticos que nuestros profesionales

deben de tener, pero en una primera utilización del

prototipo diseñado se logró un ahorro de entre 15% a 20% en

la fabricación de los documentos que la consultoría

presenta, lo que nos permitía concentrarnos en la solución

principal y entregar antes de los plazos previstos y un

ahorro en los gastos administrativos, recolección y

traslados.

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4.2 SEGUNDA PROPUESTA

En esta segunda propuesta nos apoyaremos nuevamente en

herramientas informáticas desarrolladas por nuestro equipo

de profesionales informáticos, esta propuesta está basada

más en la fabricación previa de documentos o fichas que

permitan la recolección apropiada de información reduciendo

el tiempo en su fabricación y tabulación, ya que más

importante que el diseño de la ficha o documento, la

verdadera importancia está en la compresión e interpretación

de la información solicitada de una realidad determinada,

por ello es importante saber preguntar utilizando un

lenguaje que se pueda comprender y responder de manera

sencilla y que permita una tabulación y clasificación rápida

de la información.

Este proceso es desarrollado cada vez que se genera un nuevo

servicio, permitiéndonos clasificar las distintas etapas y/o

procesos que la organización o institución solicitante del

servicio tenga, también realizamos análisis de diversos

sectores creando diseños previos que nos permiten tener

formatos o plantilla tipo que luego podemos perfeccionar al

término de un nuevo servicio, así hemos logrado tener un

banco de fichas de más de 10,000 unidades, que logran tocar

muchos de los procesos comunes que las organizaciones

públicas o privadas tienen, permitiéndonos una reducción

considerable en el procesos de sus fabricación y calidad en

su presentación, dado que también estamos modelando la idea

de la recolección de esta información en línea, vía la

internet, situación que estamos probando a fin de validar su

efectividad comparada con el levantamiento tradicional de la

entrevista.

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Esta solución nos ha permitido mejorar la calidad de las

fichas entregadas y gestionadas con nuestros clientes y con

ello obtener un ahorro en su desarrollo de hasta el 5%

efectivo de los insumos y tiempo en su elaboración, ayudando

de manera efectiva a la reducción de costos para nuestra

empresa y la mayor percepción de calidad de nuestro

servicio.

4.3 TERCERA PROPUESTA

Esta última propuesta está basada más en un proceso de

capacitación previa al servicio con el fin de lograr una

efectiva resolución del mismo, siendo para nuestra

organización de vital importancia el convencimiento de que

todos los actores involucrados en el servicio estén

debidamente capacitados con la metodología que aplicaremos y

que la comprensión de la misma y su importancia sea el éxito

del servicio, para ello deberemos dividir la capacitación

inicial hacia dos sector, los actores centrales (usuarios de

la institución u organización demandante) y los actores

secundarios (beneficiarios del producto resultante del

servicio), esto realmente permite que el éxito del servicio

pueda ser medido de manera efectiva por la institución u

organización solicitante del servicio, logrando así una

efectividad casi completa del servicio ofertado, pero

debemos de reconocer que esta propuesta no siempre nos

provoca una ahorro directo en el costos del servicio

ofertado, pero tampoco un sobrecosto del mismo, quizás

muchas veces el reconocimiento de su importancia nos ha

permitido la sensibilización de cliente y una participación

activa, lo cual ha logrado muchas veces no incurrir en

gastos por la aplicación de esta solución.Página 16 de 18

La aplicación de esta propuesta no es de afectación directa

en el costos, pero si en la calidad del servicio la cual se

incrementa considerablemente por una percepción más profunda

del beneficio que nuestro cliente percibe del servicio.

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5 BIBLIOGRAFIA

Página Web de GOBCONSULT http://gobconsult.com/

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