SOLICITUD, OTORGAMIENTO Y RENDICIÓN DE CUENTA ...

DIRECTIVA

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03 1/24 01-231-GAD/003 FEC. APROB:

7 DIC. 2015

RESOLUCIÓN SECRETARIAL N° -2015/SGEN/RENIEC

SOLICITUD, OTORGAMIENTO Y RENDICIÓN DE CUENTA POR COMISIÓN DE SERVICIO

TERCERA VERSIÓN

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SOLICITUD, OTORGAMIENTO Y RENDICIÓN DE CUENTA POR COMISIÓN DE SERVICIO DI-231-GAD/003

ÍNDICE

1. OBJETIVO

II. ALCANCE

III. BASE LEGAL

IV. DEFINICIÓN DE TÉRMINOS

V. RESPONSABILIDADES

VI. DISPOSICIONES GENERALES

VII. DISPOSICIONES ESPECÍFICAS

VIII. DISPOSICIONES COMPLEMENTARIAS

IX. VIGENCIA

X. APROBACIÓN

XI. ANEXOS

ANEXO A: Funcionarios facultados para autorizar la realización de Comisión de Servicio.

ANEXO B: Formato: "Autorización para Viaje en Comisión de Servicio" e instrucciones de llenado.

ANEXO C: Formato "Rendición de Cuenta por Gastos de Viaje" e instrucciones de llenado.

ANEXO D: Formato "Declaración Jurada de Gastos No Documentados en Comisión de Servicio" e instrucciones de llenado.

ANEXO E: Cuadro de Control de Cambios.

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TERCERA VERSIÓN RESOLUCIÓN SECRETARIAL Nqtr, -2015/SGEN/RENIEC

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3.6 Ley N° 28807, Ley que establece que los viajes oficiales al exterior de servidores y funcionarios públicos se realicen en clase económica del, 22 de julio de 2006.

3.7 Ley N° 30281, Ley de Presupuesto del Sector Público para el Año Fiscal 2015, del 04 de diciembre de 2014.

3.8 Decreto Supremo N° 304-2012-EF, aprueban el Texto Único Ordenado de la Ley N° 28411, Ley General del Sistema Nacional de Presupuesto, del 30 de diciembre de

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I. OBJETIVO

Establecer las condiciones, requisitos, plazos y procedimientos, para la solicitud, otorgamiento y rendición de cuenta de los fondos asignados para gastos de viaje por comisión de servicio dentro y fuera del territorio nacional, de los funcionarios, empleados y personas autorizadas por la Entidad (que por la naturaleza de sus funciones tengan que hacer uso de estos fondos y esté estipulado en sus respectivos Contratos, Convenios, Orden de Servicio, etc.), incluyendo aquellos que brinden servicios de consultoría, del Registro Nacional de Identificación y Estado Civil - RENIEC.

ALCANCE

La presente Directiva es administrada por la Gerencia de Administración, y es fuente de aplicación y consulta por todas las áreas de la entidad, en lo relacionado a la comisión de servicio dentro y fuera del territorio nacional, incluyendo la comisión de servicio por desplazamientos y supervisiones en las Jefaturas Regionales con sus unidades operativas según corresponda.

Las disposiciones contenidas en la presente Directiva alcanzan a todos los funcionarios, empleados y personas autorizadas por la Entidad (que por la naturaleza de sus funciones tengan que hacer uso de estos fondos y esté estipulado en sus respectivos Contratos, Convenios, Orden de Servicio, etc.), incluyendo aquellos que brinden servicios de consultoría, que por comisión de servicio representen al Registro Nacional de Identificación y Estado Civil - RENIEC.

III. BASE LEGAL

3.1 Ley N° 26497, Ley Orgánica del Registro Nacional de Identificación y Estado Civil y sus modificatorias, del 12 de julio de 1995.

3.2 Ley N° 27444, Ley del Procedimiento Administrativo General y sus modificatorias del 11 de abril de 2001.

3.3 Ley N° 27619, Ley que Regula la Autorización de Viajes al Exterior de Servidores y Funcionarios Públicos, del 05 de enero de 2002.

3.4 Ley N° 28212, Ley que desarrolla el Art. 39° de la Constitución Política del Perú, en lo que se refiere a la jerarquía y remuneraciones de altos funcionarios y autoridades del Estado, del 27 de abril de 2004.

3.5 Ley N° 28716Ley de Control Interno de las Entidades del Estado y sus modificatorias, del 18 de abril de 2006.


3.9 Decreto Supremo N° 047-2002-PCM, aprueban normas reglamentarias sobre autorización de viajes al exterior de servidores y funcionarios públicos, del 06 de junio de 2002.

3.10 Decreto Supremo N° 056-2013-PCM, modifica los Artículos 5° y 6° del Decreto Supremo N° 047-2002-PCM, del 19 de mayo de 2013.

3.11 Decreto Supremo N° 007-2013-EF, regula el otorgamiento de viáticos para viajes en comisión de servicios en el territorio nacional, del 23 de enero de 2013.

3.12 Resolución Directoral N° 002-2007-EF/77.15, del 27 de enero de 2007, aprueban la Directiva de Tesorería N° 001-2007-EF/77.15, y sus modificatorias.

3.13 Resolución Directoral N° 027-2014-EF/50.01, aprueban los Clasificadores Presupuestarios para el año fiscal 2015, del 31 de diciembre de 2014.

3.14 Resolución de Contraloría N° 320-2006-CG, aprueban las Normas de Control Interno, del 03 de noviembre de 2006.

3.15 Resolución de Superintendencia N° 007-99/SUNAT, aprueban el Reglamento de Comprobantes de Pago, y sus modificatorias, del 24 de enero de 1999.

3.16 Resolución de Superintendencia N° 037-2002/SUNAT, Régimen de Retenciones del I.G.V. aplicable a proveedores y designación de agentes de retención, y sus modificatorias, del 19 de abril de 2002.

3.17 Resolución Jefatural N° 124-2013/JNAC/RENIEC, aprueba el Reglamento de Organización y Funciones y la Estructura Orgánica del RENIEC, del 11 de abril de 2013.

3.18 Resolución Secretarial N° 29-2014-SGEN/RENIEC, aprueba la Directiva DI-200- GPP/001 "Lineamientos para la Formulación de los Documentos Normativos del RENIEC", quinta versión, del 30 de mayo de 2014.

IV. DEFINICIÓN DE TÉRMINOS

4.1 COMISIÓN DE SERVICIO

Responsabilidad que recibe el funcionario, empleado y persona autorizada por la Entidad (que por la naturaleza de sus funciones tengan que hacer uso de estos fondos y esté estipulado en sus respectivos Contratos, Convenios, Orden de Servicio, etc.), incluyendo aquellos que brinden servicios de consultoría, para desarrollar labores temporales fuera del lugar habitual del centro de trabajo en representación del RENIEC.

4.2 COMISIONADO

Funcionario, empleado y persona autorizada por la Entidad (que por la naturaleza de sus funciones tengan que hacer uso de estos fondos y este estipulado en sus respectivos Contratos, Convenios, Orden de Servicio, etc.), incluyendo aquellos que brinden servicios de consultoría, encargado de realizar la comisión de servicio, y a nombre de quien se depositan y/o giran los fondos por el importe autorizado para el cumplimiento del mismo.

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4.3 GASTOS DE VIAJE

Desembolsos que tienen por finalidad sufragar los viáticos, gastos de transportes y otros gastos necesarios, para que los comisionados puedan cumplir con la comisión de servicio.

4.4 GASTOS DE TRANSPORTE

Desembolsos que tienen por finalidad sufragar los gastos por adquisición de pasajes terrestres, aéreos, fluviales, tasa aérea (TUUA) y/o por desembarque en terminales terrestres, y otros necesarios, en que deban incurrir los comisionados.

4.5 VIÁTICOS

Dinero que se otorga al comisionado para gastos de alimentación, hospedaje y movilidad local (transporte en el lugar donde se desarrolla la comisión de servicio, así como hacia y desde el lugar de embarque).

4.6 RENDICIÓN DEL GASTO

Es el acto administrativo que consiste en dar cuenta en forma documentada a la Gerencia de Administración de los fondos recibidos, con comprobantes de pago.

4.7 COMPROBANTE DE PAGO

Documento de gasto autorizado por la SUNAT, conforme al Reglamento de Comprobantes de Pago y sus modificatorias.

4.8 REGISTRO SIAF - SP

Acción administrativa, que asigna una codificación a las diversas operaciones de registro contable.

4.9 T.U.U.A.

Tasa Única de Uso de Aeropuerto.

4.10 DECLARACIÓN JURADA

Documento sustentatorio de gastos válido, cuando se trate de gastos efectuados en lugares (comunidades nativas, centros poblados, caseríos o similares,) en los que no sea posible obtener comprobantes de pago reconocidos y emitidos de conformidad con lo establecido en el Reglamento de Comprobantes de Pago de la SUNAT y sus modificatorias.

V. RESPONSABILIDADES

5.1 Es responsabilidad de los Gerentes, Jefes de Oficina, Sub Gerentes, Jefes Regionales y Funcionarios, informar al personal a su cargo, respecto de la presente Directiva, para su cumplimiento, a fin de evitar observaciones por parte de los órganos de control.

5.2 Es responsabilidad de la Sub Gerencia de Contabilidad llevar el control de la rendición de cuentas, así como de la liquidación y procedencia de la misma.

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5.3 Es responsabilidad exclusiva de los comisionados, cumplir con la rendición de cuenta actuando de acuerdo a las normas establecidas en la presente Directiva.

5.4 Es responsabilidad del comisionado proteger y conservar los documentos que sustenten los gastos para la presentación en su rendición de cuenta.

5.5 Toda rendición de cuentas, deberá sujetarse a las medidas de austeridad, racionalidad y transparencia del gasto público, bajo responsabilidad.

DISPOSICIONES GENERALES

6.1 DEL REQUERIMIENTO

6.1.1 El requerimiento será efectuado por las áreas solicitantes a través del formato "Autorización para Viaje en Comisión de Servicio" (Anexo B), en el cual se deberá indicar el correlativo de meta, y montos solicitados de acuerdo al clasificador de gastos; en el mismo requerimiento se autorizará, que se efectúe el descuento correspondiente de sus ingresos o haberes, en caso incumpla con la presentación de la rendición de cuenta en los plazos previstos, la devolución por menores gastos y/o regularización de gastos observados, según corresponda.

6.1.2 Las áreas solicitantes llevarán control de sus autorizaciones, registrando en la parte superior derecha del formato las siglas de su Unidad Orgánica y/o Órgano, seguido del número correlativo interno, el mismo que se hará referencia en la rendición de cuenta.

6.1.3 Todo requerimiento debe presentarse a la Gerencia de Administración con un plazo no menor de ocho (08) días hábiles antes del inicio de la comisión de servicio, salvo casos de suma urgencia debidamente justificados.

6.2 DEL MONTO DE LOS VIÁTICOS

6.2.1 Para Comisión Dentro del Territorio Nacional

6.2.1.1 El importe de la asignación de viáticos diarios, por comisión de servicio al interior del país, siempre que la comisión tenga una duración mayor a cuatro (04) horas y menor o igual a veinticuatro (24) horas, se regirá de acuerdo a lo señalado en el Artículo 1° del Decreto Supremo N° 007-2013-EF, el cual establece la escala siguiente:

NIVEL JERÁRQUICO ESCALA DE VIÁTICOS

(NUEVOS SOLES POR DÍA)

SI. Jefe Nacional , Gerente General y Secretaria General 380.00 Funcionarios, Empleados y Personas Autorizadas por la Entidad 320.00

En caso la comisión de servicio sea menor al periodo arriba mencionado, el monto del viático será otorgado de manera proporcional a las horas de la comisión.

CERA VERSIÓN LUCIói*SÉdinTARIAL N'iP -2015/SGEN/RENIEC

GERENCIA S ya A^ oRTA DCA

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6.2.1.2 Para Comisión Fuera del Territorio Nacional.

Los gastos que por conceptos de viáticos ocasionen los viajes al exterior del país de los comisionados, serán calculados conforme al Artículo 5° del Decreto Supremo N° 056-2013-PCM, el cual establece la escala siguiente:

ZONA GEOGRÁFICA

ESCALA DE VIÁTICOS (DOLARES AMERICANOS POR DIA)

US$

África 480.00

América Central 315.00

América del Norte 440.00

América del Sur 370.00

Asia 500.00

Medio Oriente 510.00

Caribe 430.00

Europa 540.00

Oceanía 385.00

6.2.1.3 Se fijará una asignación menor cuando exista financiamiento parcial, facilidades proporcionadas en el lugar de destino, duración del viaje por capacitación, entre otras circunstancias, privilegiando siempre la austeridad en el gasto.

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6.2.1.4 Se otorgará una asignación adicional por única vez para gastos de instalación y traslado, equivalente a:

- 1 (un) día de viáticos, si el viaje es a cualquier país de América.

- 2 (dos) días de viáticos, si el viaje es a un continente distinto a América.

No procede la autorización de gastos de instalación y traslado, cuando los viáticos no son asumidos por el RENIEC.

6.2.1.5 Se podrá reconocer los gastos por conceptos de Viáticos, cuando el vuelo de retorno sea al día siguiente de la actividad, debido a las programaciones de vuelos extranjeros.

6.3 DE LA DURACIÓN DE LA COMISIÓN

6.3.1 Comisión de servicio mayor a cuatro (04) horas y menor o igual a veinticuatro (24) Horas.

Para la realización de comisión de servicio que tenga una duración mayor a cuatro (04) horas y menor o igual a veinticuatro (24) horas, los viáticos correspondientes se otorgaran de manera proporcional a las horas de comisión, aplicando criterios de racionalidad en el gasto.

TERCERA VERSIÓN LUCIÓN SleltiVIAL N° 14, -2015/SGEN/RENIEC

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6.3.2 Comisión de servicio de más de veinticuatro (24) horas.

Para la comisión de servicio en territorio nacional que dure más de veinticuatro (24) horas, el otorgamiento de viáticos por día se sujetará a lo establecido en el Artículo 1° del Decreto Supremo N° 007-2013-EF.

.3.3 El tiempo de duración de la comisión de servicio, no podrá exceder de los quince (15) días calendarios consecutivos, salvo autorización de la Jefatura Nacional para los órganos de la Alta Dirección, de la Secretaria General para las áreas de asesoría y apoyo y de la Gerencia General para las áreas de línea.

6.3.4 En el caso de las Jefaturas Regionales, la comisión de servicio que excedan los quince (15) días calendarios consecutivos, la autorización podrá ser mediante comunicación escrita y/o virtual, por la Gerencia General y/o la Secretaria General, según corresponda.

DE LA AUTORIZACIÓN

.- Para comisión de servicio dentro del territorio nacional.

6.4.1 Los funcionarios facultados para autorizar la realización de viajes en comisión de servicio dentro del territorio nacional, se encuentran detallados en el Anexo "A".

6.4.2 El formato de "Autorización para Viaje en Comisión de Servicio" (Anexo B), suscrito por el comisionado responsable y debidamente autorizado, será remitido a la Gerencia de Administración para su trámite respectivo.

6.4.3 Para el caso de comisiones de servicios, cuyos desplazamientos y supervisiones se realicen dentro del territorio de una Jefatura Regional, éstas serán requeridas de manera proporcional y autorizadas por el respectivo Jefe Regional y/o Coordinador y atendidas con el Encargo Operativo asignado a cada Unidad Operativa según corresponda, debiendo cumplir con presentar el formato establecido en el Anexo "B" debidamente firmado.

Estas comisiones deben encontrarse consideradas en el programa mensual de desplazamientos y supervisiones, autorizado por el Gerente de Operaciones Registrales o el Gerente de Restitución de la Identidad y Apoyo Social según corresponda.

6.4.4 Para el caso de comisiones de servicio a lugares cercanos a los centros de labores del servidor, solo corresponderá otorgar asignación de movilidad local, no se reconocerá alimentación, bebidas, etc.

6.4.5 Las comisiones de servicios que se efectúen dentro del radio urbano de trabajo en las áreas y Jefaturas Regionales, utilizando las horas hábiles e impliquen el retorno del comisionado en el mismo día a su residencia habitual, no genera pago de viáticos.

6.4.6 Para los gastos de aprovisionamiento, es decir compra de alimentos no perecibles (atún, galletas, bebidas, etc.), solo se otorgará en forma

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SOLICITUD, OTORGAMIENTO Y RENDICIÓN DE CUENTA POR COMISIÓN DE SERVICIO DI-231-GAD1003

excepcional, en lugares donde no existan restaurantes ni bodegas (previa constatación), los comprobantes de pago que sustenten estos gastos, deberán estar debidamente detallados, debiendo los comisionados aplicar el criterio de racionalidad en el gasto y firmar en el reverso, en señal de conformidad.

6.4.7 Las áreas según corresponda, deberán efectuar una exhaustiva constatación de los lugares donde no se emiten comprobantes de pago, con el propósito de evitar observaciones en las rendiciones de cuenta.

B.- Para comisión de servicio fuera del territorio nacional.

6.4.8 La autorización se realizará mediante Resolución Jefatural, y debe estar debidamente sustentada en el interés Nacional o Institucional, así mismo debe indicar expresamente el motivo del viaje, el número de días de duración, el monto de los viáticos, monto de los pasajes, Tasa Única de Uso del Aeropuerto (TUUA), u otros según sea el caso, debiendo sujetarse a las medidas de austeridad, racionalidad y transparencia del gasto público, bajo responsabilidad.

6.4.9 La Resolución Jefatural autorizando la Comisión de Servicio al Exterior, debe ser publicada en el Diario Oficial El Peruano, con anterioridad a la fecha del viaje. En aquellos casos en que se requiera una permanencia mayor a la autorizada, se debe acreditar específicamente la circunstancia que la motiva, siendo necesaria la publicación de la Resolución Jefatural que autorice la mayor permanencia del comisionado y/o ampliación de los viáticos respectivos.

6.5 DE LA GENERACIÓN DE LOS FONDOS

6.5.1 La Gerencia de Administración, una vez recibida la "Autorización para Viaje en Comisión de Servicio" (Anexo B), derivará a la Sub Gerencia de Contabilidad, a efectos de tramitar los procesos de compromiso y devengado correspondientes.

De ser necesario el otorgamiento de pasajes aéreos, se remitirá copia a la Sub Gerencia de Logística, para la atención correspondiente.

6.5.2 Antes de los trámites correspondientes, debe evaluarse que el comisionado y/o responsable del fondo no mantenga rendiciones de cuentas pendientes de entrega a la Gerencia de Administración.

6.5.3 Concluido el proceso del compromiso y devengado, el expediente se remite a la Sub Gerencia de Tesorería para el depósito y/o giro, e los fondos respectivos.

6.6 DE LA ENTREGA DE FONDOS

6.6.1 El depósito se efectuará directamente a su cuenta de haberes; caso contrario, si se procede al giro (Forma Excepcional), la Sub Gerencia de Tesorería hará entrega al comisionado de los fondos correspondientes.

CARLOS JAIM ;‘", ALVA GOME íy SGCO 6.6.2 En lo que corresponde a la comisión de servicio fuera del territorio

nacional, la asignación de viajes será en efectivo y en dólares americanos, siendo la Sub Gerencia de Tesorería, responsable de la compra, por el

TERCERA VERSIÓN

ASESOR 1A 5,1 CRETARIAL N° 14 -2015/SG EN/REN IEC

f. JURÍDICA

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equivalente al importe girado en nuevos soles, sustentando el tipo de cambio con la boleta de compra de la moneda extranjera.

6.7 DE LA RENDICIÓN DE CUENTA

6.7.1 Del Plazo

6.7.1.1 Para viajes en comisión de servicio al interior del país, éstas deben ser presentadas a la Gerencia de Administración, dentro de los diez (10) días hábiles contados desde la culminación de la comisión.

6.7.1.2 Para viajes al exterior del país, éstas deben ser presentadas a la Gerencia de Administración, dentro de los quince (15) días siguientes de retornar al país.

6.7.2 Del Incumplimiento de los Plazos

Dentro de los primeros siete (07) días hábiles de cada mes, la Gerencia de Administración, a través de la Sub Gerencia de Contabilidad, ante el incumplimiento de los plazos para la presentación de la rendición de cuenta correspondiente, elaborará un informe a los órganos respectivos, con el propósito de lograr en primera instancia la regularización de la presentación, otorgándose un plazo que no podrá exceder de los tres (03) días hábiles después de recibida la comunicación; de no subsanar en el plazo indicado, se comunicará a la Gerencia de Talento Humano, con copia a la Sub Gerencia de Tesorería a fin de que efectivice el descuento correspondiente a través de la Planilla Única de Remuneraciones, de ser el caso, o de sus ingresos, sin perjuicio de las sanciones administrativas respecto a dicho incumplimiento.

6.8 DE LA LIQUIDACIÓN DE GASTOS POR COMISIÓN DE SERVICIO

6.8.1 Para viajes al interior del país

La liquidación de viajes por comisión de servicio se realizará a través del formato "Rendición de Cuenta por Gastos de Viaje" (Anexo C), adjuntando la documentación sustentatoria, hasta por un porcentaje no menor al setenta por ciento (70%) del monto otorgado por Viáticos, considerando que:

Los gastos deben ser sustentados con comprobantes de pago emitidos a nombre del RENIEC o Registro Nacional de Identificación y Estado Civil, consignándose el RUC 20295613620, de ser el caso.

- Adjuntar el comprobante del pago de la TUUA, o derecho de embarque.

El monto máximo de la "Declaración Jurada de Gastos no Documentados en Comisión de Servicio" (Anexo D) no debe ser mayor al treinta por ciento (30%) del monto otorgado por Viáticos.

- En el caso de Boleta de Venta, es obligatorio que esté emitida a nombre del RENIEC o se consigne el RUC 20295613620, o ambos.

TERCERA VERSIÓN REI.OttiCI4N SECRETARIAL N° U -2015/SGEN/RENIEC

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- Para casos de adquisición de bien y/o servicio, cuyo documento de sustento sea una factura y el monto sea mayor a S/. 700.00 (Setecientos y 00/100 Nuevos Soles), el comisionado, previo al pago, deberá coordinar con la Sub Gerencia de Tesorería para efectivizar la retención del 6%.

6.8.2 Para viajes al exterior del país

La liquidación de viajes por comisión de servicio se realizará a través del formato "Rendición de Cuenta por Gastos de Viaje" (Anexo C), al mismo que debe adjuntarse la documentación sustentatoria, considerando que:

Los gastos deben ser sustentados con comprobantes de pago, en este caso, no es necesario que estén emitidos a nombre del RENIEC o que se encuentre consignado el RUC.

- Se debe adjuntar el comprobante de pago de la TUUA o derecho de embarque.

- Las rendiciones de cuentas de los viáticos asignados (Anexo C), deberán sustentarse con documentos hasta por lo menos el ochenta por ciento (80%) del monto de viáticos asignado. El veinte por ciento (20%) restante podrá sustentarse mediante Declaración Jurada (Anexo D) del monto otorgado por Viáticos.

6.8.3 Presentación de la Rendición de Cuenta

La rendición de cuenta se presenta mediante documento oficial, dirigido a la Gerencia de Administración, adjuntado los siguientes documentos:

- Copia del Formato: "Autorización para Viaje en Comisión de Servicio" (Anexo B).

- Formato: "Rendición de Cuenta por Gastos de Viaje" (Anexo C), con las firmas respectivas del comisionado y del funcionario que aprueba las rendición de cuenta.

- Formato: "Declaración Jurada de Gastos no Documentados en Comisión de Servicio" (Anexo D), de ser el caso.

Recibo de Ingreso a Caja y/o Papeleta de Depósito, de ser el caso.

- Los comprobantes de pago, que sustentan el gasto serán presentados adheridos en hojas debidamente foliadas y con el V° B° del funcionario que autorizo la comisión.

- Toda la documentación arriba mencionada deberá ser enviada por el Sistema de Trámite Documentario -STD; además, en el mismo trámite serán remitidos, los Formatos Anexos C y D en Excel, antes de ser firmados y visados.

La omisión de cualquiera de estos documentos implicara la no conformidad de la rendición de cuenta, considerándose como observada en el proceso de liquidación.

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De detectarse la presentación de comprobantes de pago adulterados o falsificados, la Sub Gerencia de Contabilidad - SGCO, comunicará el hecho a la Gerencia de Administración - GAD, para que ésta a su vez informe a la Gerencia de Talento Humano - GTH, a efectos de que se apliquen las medidas dispuestas por la Ley Laboral, Reglamento Interno de Trabajo o contempladas en los contratos correspondientes.

En caso de pérdida o robo de los comprobantes que sustentan el gasto, el comisionado deberá presentar copia de la correspondiente denuncia policial, cuya fecha de emisión máxima no podrá exceder de tres (03) días calendarios después de culminada la comisión de servicio, la denuncia policial servirá al comisionado para obtener las copias legalizadas o copias fedateadas de la documentación que sustentan el gasto.

Las rendiciones de cuenta de la Alta Dirección, serán revisadas y visadas por la Sub Gerencia de Contabilidad y aprobadas por la Gerencia de Administración.

6.8.4 De la Liquidación

La Sub Gerencia de Contabilidad, procederá a efectuar la revisión y evaluación de la liquidación correspondiente, emitiendo el respectivo Informe de conformidad dirigido al comisionado y enviando el expediente con toda la documentación sustentatoria a la Sub Gerencia de Tesorería, para su archivo.

De encontrase observaciones a la rendición de cuenta, éstas se comunicarán, mediante Informe al comisionado, para que en un plazo que no exceda los tres (03) días hábiles después de recepcionado el Informe, se proceda a su regularización, caso contrario la Gerencia de Administración solicitará a la Gerencia de Talento Humano se descuente el monto correspondiente; asimismo, se aplicará lo dispuesto en el Artículo 68° (Aplicación de Intereses por pagos indebidos o en exceso y viáticos no utilizados) de la Directiva de Tesorería N° 001-2007-EF/77.15, aprobada con Resolución Directoral N° 002-2007-EF/77.15.

El sustento de la regularización será remitido a la Sub Gerencia de Contabilidad, con copia al funcionario que autorizó la comisión de servicio.

VII. DISPOSICIONES ESPECÍFICAS

7.1 DE LOS GASTOS DE TRANSPORTE

7.1.1 Pasaies terrestres.

El importe de los gastos por transporte (terrestre o fluvial) indicados en el numeral 4.4 de la presente Directiva, a excepción del pasaje aéreo en líneas comerciales, será asignado por separado, conforme a lo solicitado en el formato del Anexo "B", con el propósito de que sea ejecutado directamente por el comisionado.

Los gastos de transporte sustentados con declaración jurada, en el caso de alquiler de vehículos, deberán adjuntar copia del DNI, tarjeta de propiedad y brevete del conductor que brinda el servicio.

TERCERA VERSIÓN RES94.L.IdIÓN SECRETARIAL N° -2015/SGEN/RENIEC

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Solo se aceptará en Forma Excepcional, la "Declaración Jurada de Gastos no Documentados en Comisión de Servicio" (Anexo D), para los gastos de transporte (terrestre y fluvial) y otros gastos necesarios para la realización de la comisión de servicio, que no incluyan viáticos, en lugares donde no emitan comprobantes de pago, previo informe y constatación, cuyo monto no podrá exceder del diez por ciento (10%) de una Unidad impositiva Tributaria - UIT, según Artículo 71° de la Directiva de Tesorería N° 001-2007-EF/77.15, aprobada con Resolución Directoral N° 002-2007- EF/77.15.

7.1.2 Pasajes aéreos.

- La Sub Gerencia de Logística proveerá los pasajes aéreos necesarios para la realización de la comisión de servicio, los cuales serán de categoría económica.

- Para el pago de la TUUA (Tasa Única de Uso de Aeropuerto) se asignará el monto correspondiente, siempre que no esté incluido en el valor del pasaje aéreo.

7.2 DE LOS GASTOS A SER GESTIONADOS POR EL COMISIONADO

7.2.1 De requerirse asignación para otros gastos a realizarse durante la comisión de servicio, diferentes a los indicados en los numerales 4.4 y 4.5 de la presente Directiva, éstos deben ser solicitados en el numeral 3 del formato "Autorización para Viaje en Comisión de Servicio" (Anexo B), caso contrario NO serán considerados como válidos.

Dichos conceptos serán detallados (indicando el monto por cada concepto) en el párrafo de observaciones del mencionado formato.

7.2.2 El monto de los gastos a ser gestionados por el comisionado será determinado por el área que solicita la comisión de servicio.

7.2.3 Los gastos a ser gestionados por el comisionado pueden incluir: compra de rollo de película fotográfica, revelado de fotos, compra de pilas, gastos telefónicos (solo comunicaciones oficiales), fotocopias u otros necesarios para la realización de la comisión de servicio.

7.3 DE LOS DOCUMENTOS QUE SUSTENTAN EL GASTO

7.3.1 Son válidos los comprobantes de pago autorizados por la SUNAT, y que se encuentran detallados en el Reglamento de Comprobantes de Pago.

Estos deberán consignar la razón social y número del RUC del RENIEC, exceptuándose de esta disposición a los comprobantes de pago provenientes del extranjero.

7.3.2 En aquellos lugares donde no sea posible obtener documentos que sustenten el gasto, como comunidades nativas, centros poblados, caseríos o similares, se podrá sustentar mediante la "Declaración Jurada de Gastos no Documentados en Comisión de Servicio" dentro del territorio nacional (Anexo D), siempre que dichos gastos no sean mayores al treinta por ciento (30%) del monto otorgado por Viáticos.

TERGET1Á VERSION RE1014/4.01,1SECRETARIAL N° -2015/SGEN/RENIEC

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7.3.3 El pago de la TUUA (Tasa Única de Uso de Aeropuerto) se debe rendir con la etiqueta autoadhesiva de dicho pago.

7.3.4 En el caso de la comisión de servicio que por su naturaleza implique el revelado de fotos, la admisión del gasto correspondiente, será con el comprobante de pago respectivo, el mismo que deberá tener como fecha máxima de emisión, dos (02) días útiles siguientes a la fecha de culminación de la comisión.

7.3.5 En caso de recortarse los días de comisión, se rendirá por los días que efectivamente se realizó la misma, debiendo devolver el saldo no utilizado, bajo responsabilidad.

7.3.6 La devolución de los saldos no utilizados, cuando se trate de fondos correspondientes a Recursos Directamente Recaudados, se realizará en la Caja de la Sub Gerencia de Tesorería, quien emitirá un Recibo de Ingreso a Caja (RIC), el cual tendrá información referida al N° de Comprobante y Registro SIAF-SP, copia de este recibo deberá adjuntarse a la rendición de cuenta correspondiente, a excepción de los que correspondan a provincias, cuya devolución se efectuará mediante papeleta de depósito a la cuenta corriente del Banco de la Nación N° 0000-282936.

Cuando se trate de fondos correspondientes a Recursos Ordinarios, deberá coordinarse con la Sub Gerencia de Tesorería la emisión del formato T-6, respectivo.

Cuando se trate de devoluciones provenientes de viáticos otorgados en las Jefaturas Regionales con fondos asignados a Unidades Operativas, éstas se efectuarán en efectivo con cargo a dicho fondo.

7.4 DE LAS PROHIBICIONES

7.4.1 No se podrá sustentar gastos relacionados con: servicios de lavandería, alquiler de TV cable, compra de diarios, revistas, guías turísticas, souvenir, regalos y similares, cigarrillos, licores, etc.

7.4.2 No se incluirán en la rendición de gastos:

- Comprobantes de pago, que no sean legibles, que tengan enmendaduras, borrones, manchas o que no estén debidamente autorizados por la SUNAT.

Fotocopias de comprobantes de pago, salvo en el caso de gastos compartidos.

- Gastos personales u otros que no guarden relación con las actividades de la comisión.

7.4.3 No se podrá presentar comprobantes de pago y/o declaraciones juradas con el concepto de Consumo, Desayuno, Almuerzo o Cena, estos deben de detallar los consumos realizados.

7.4.4 No se podrá presentar comprobantes de pago, por consumos acumulados por días o semanas.

TERC,5RKV RSIÓN RESpisygp4 ECRETARIAL N° -2015/SGEN/RENIEC

ASESORÍA i))

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14


7.5 DE LA APLICACIÓN DE INTERÉS

7.5.1 Detectado un pago indebido o en exceso, o en el caso de que no se haya cumplido con la devolución oportuna de los viáticos no utilizados, la Sub Gerencia de Tesorería procederá a formular el respectivo requerimiento de devolución, a partir de cuyo momento y hasta que se produzca la debida cancelación, se aplicará los intereses correspondientes.

DISPOSICIONES COMPLEMENTARIAS

DE LA PUBLICACIÓN DE LA RESOLUCIÓN

La Resolución que autoriza los viajes al Exterior en comisión de servicio, será publicada en el Diario Oficial El Peruano, con anterioridad al viaje. Salvo en casos de fuerza mayor, en que el viaje no haya podido ser previsto con la debida anticipación.

En los casos de requerirse mayor permanencia que la autorizada, se deberá acreditar específicamente las circunstancias de la mayor permanencia, siendo necesaria además la publicación de la Resolución que la autorice.

8.2 DEL SEGURO DE ACCIDENTES

El personal autorizado en comisión de servicios, dispondrá de una póliza de seguros contra accidentes y muerte, la misma que será gestionada por la Gerencia de Administración a través de la Sub Gerencia de Logística.

Excepcionalmente y por casos de emergencias debidamente comprobados, se reembolsaran gastos por medicinas, para lo cual el comisionado debe de presentar un informe conteniendo el diagnóstico médico y la receta respectiva, debidamente suscritos por el médico tratante.

8.3 DE LA PÉRDIDA DE VUELO Y PASAJES

8.3.1 La pérdida del viaje por transporte aéreo o terrestre, es responsabilidad exclusiva del comisionado, y no procederá el reconocimiento por parte de la Entidad, de un cambio de pasaje, pago de diferencia de tarifa o un nuevo boleto de pasaje.

Tampoco procederá el reconocimiento del gasto, si el comisionado decide cambiarse de línea aérea, por no estar de acuerdo con la adquirida.

8.4 DE LA VARIACIÓN DE FECHA DE LA COMISIÓN DE SERVICIO

8.4.1 Se podrá postergar la comisión por única vez, hasta por un plazo de siete (07) días hábiles posteriores a la fecha inicial de la misma.

8.4.2 De no realizarse la comisión de servicio dentro del plazo de prórroga, los fondos otorgados deberán ser devueltos en su integridad a la Sub Gerencia de Tesorería, en un plazo máximo de veinticuatro (24) horas después de conocida la cancelación de la comisión de servicio.

8.4.3 De incumplirse con esta disposición se procederá a las acciones legales y administrativas correspondientes, sin perjuicio de aplicar lo dispuesto en el

TERCERAVERSION RESQtypON'SECRETARIAL -2015/SGEN/RENIEC

A '

15

4-15wmp,c, O

5 CARLOS JAIME /IVA GOMEZ

SGCO


Artículo 68° de la Directiva de Tesorería N° 001-2007-EF/77.15, aprobada con Resolución Directoral N° 002-2007-EF/77.15.

8.4.4 En caso la fecha de la comisión de servicio se adelante, se deberá poner en conocimiento de la Gerencia de Administración la nueva fecha de realización de la misma, a efecto de tomar las acciones correspondientes.

VIGENCIA

Entrará en vigencia a partir de su aprobación.

X. APROBACIÓN

Será aprobada mediante Resolución Secretarial.

XI. ANEXOS

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TERCERA VERSIÓN RESOLUCIÓN SECRETARIAL N°'/, -2015/SGEN/RENIEC

16

FUNCIONARIO FACULTADO A AUTORIZAR

COMISIONADO

Jefe Nacional

Jefe Nacional

Gerente General

Secretario General

Gabinete de Asesores

Jefe de Oficina de Seguridad y Defensa Nacional

Procurador Público

Jefe del Órgano de Control Institucional

Gerente General o Secretario General

Gerentes

Director de la Escuela Registral

Jefes de Oficina

Gerente o Jefe de Oficina o Director al que reporte el comisionado

Jefes Regionales

Sub Gerentes

Profesionales

Técnicos, Auxiliares u otros

Personas autorizadas por la Entidad

Jefe Regional Personal encargado de desplazamientos y/o supervisiones aprobados, para captura de trámites y otras actividades propias de las Jefaturas Regionales con sus Unidades Operativas.


ANEXO A

FUNCIONARIOS FACULTADOS A AUTORIZAR LA REALIZACIÓN DE

COMISIÓN DE SERVICIO

TERCERA VERSIÓN RESOLUCIÓN SECRETARIAL N° 4/0 -2015/SGEN/RENIEC 17


ANEXO B

FORMATO: "AUTORIZACIÓN PARA VIAJE EN COMISIÓN DE SERVICIO"

tr-1 AUTORIZACION N° / -

GERENCIA DE ADMINISTRACIÓN A

DE

CONCEPTO

1 ASIGNACIÓN DIARIA POR

2 TRASLADOS A SER GESTIONADOS POR EL COMISIONADO

DIAS MON . IMPORTE TOTAL

Correlativo de Metal Clasificador de Gastos 1 Importe

COMISIONADO APROBACION GAD JEFE INMEDIATO/JEFE REGIONAL

GERENTE O FUNCIONARIO SOLICITANTE

FIRMA Y FECHA FIRMA Y FECHA FIRMA Y FECHA FIRMA Y FECHA

MOTIVO DE LA COMISIÓN

AL DATOS DEL VIAJE.

DEL

A I

DURACIÓN DE LA COMISIÓN : Del

/

/

/

/

I

I

Al

A

A

ITINERARIO

A

A

A

I

PRESUPUESTO DE LA COMISIÓN DE SERVICIO

3 OTROS GASTOS A SER GESTIONADOS POR EL COMISIONADO (*)

IMPORTE TOTAL A ENTREGAR AL COMISIONADO

OBSERVACIONES:

DISTRIBUCION PRESUPUESTAL A nivel Programático y/o Estratégico

TERCERP4.111SIÓN RESOLiyeGl EgENNcISc RETARIAL N° -2015/SGEN/RENIEC

IsEspRíA !cA

18

Total Dias

A SER GESTIONADOS

POR SUB GER.LOGISTICA

Si

No

Si

No

Si

No

Si

No

Si

No

Si

No

VIA


INSTRUCCIONES DE LLENADO DEL FORMATO:

"AUTORIZACIÓN PARA VIAJE EN COMISIÓN DE SERVICIO" DONDE DICF ANOTAR! REGISTRAR

❑ Autorizac. N° / - : Siglas de la Gerencia seguido del N° correlativo interno de control.

❑ De : Nombre de la Gerencia solicitante. ❑ Apellidos y nombres : Nombres y Apellidos del comisionado

del comisionado ❑ Cargo del comisionado : Cargo desempeñado dentro de la Gerencia ❑ Motivo de la comisión : Detalle del motivo del viaje en comisión de servicio. ❑ Duración de la comisión : El tiempo de duración del trabajo a realizar.

• Del : Fecha de inicio de la comisión de servicio • Al : Fecha de término de la comisión de servicio. • Total días : El total de días de la comisión de servicio.

Datos del Viaje : Del : La fecha que dará inicio a cada trabajo a realizar en

los lugares de acuerdo al itinerario. • Al

: La fecha en la que concluirá los trabajos de acuerdo al itinerario.

• Itinerario : Los lugares que serán visitados por el comisionado.

• Vía

: El medio de transporte que utilizará el comisionado para su traslado de un lugar a otro.

• A ser gestionado por la Sub Ger. Logíst.: Para la adquisición de pasajes aéreos se marcará el casillero SI, en caso la Sub Ger. Logística efectuara la gestión para el traslado del comisionado; y, NO en caso no sea realizada por ésta.

PRESUPUESTO DE LA COMISIÓN DE SERVICIO

1. Asignación diaria, por

días : Numero de días que comprenderá la comisión .

❑ Mon.

: Tipo de moneda de acuerdo al lugar de la comisión.

❑ Importe Total : El monto total resultante de multiplicar la asignación diaria por el número de días de la comisión.

2. Traslados a ser gestionados por el Comisionado (Pasajes Terrestres)

❑ Mon.

: Tipo de moneda de acuerdo al lugar de la comisión.

❑ Importe Total los

: El monto total de lo estimado por el comisionado por

traslados a ser gestionados por él. ❑ Importe Total a entregar al comisionado: El importe total a ser recibido por el

Comisionado (suma de los importes de los numerales 1 y 2). ❑ Observaciones : Las notas necesarias para aclarar lo registrado en el

formulario. ❑ Comisionado : Firma y fecha del comisionado

(Firma y fecha) ❑ Gerente solicitante : Firma y la fecha del Gerente solicitante.

(Firma y fecha) ❑ Funcionario que autoriza : Firma del funcionario que autoriza el viaje

(Firma y fecha) en comisión de servicio.

RFCFprdomnEunAncoAsIGBADD

❑ Recibí la cantidad de : El monto total recibido por el comisionado ❑ N° de cheque : El número del cheque con el importe de la

comisión de servicio. ❑ N° de comprobante de pago : El número del comprobante de entrega del cheque por

comisión de servicio. ❑ Fecha de recepción del pago : La fecha en la que es recibido el pago por el comisionado.

NT1r Ok

11.1\1‘

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RCERA vpRsióN1,, soLucióuaggl'ITARiAL N°1, -2015/SGEN/RENIEC

Íó ASESOWA 17j. JU CICA 11

19

APELLIDOS Y NOMBRES DEL COMISIONADO

Referencia: Autorización N°

CARGO DEL COMISIONADO

MOTIVO DE LA COMISIÓN

DURACIÓN DE LA COMISIÓN : Del

Al

Total Días

DETALLE DE LA RENDICIÓN DE CUENTA.

N° FECHA TIPO DE

DOCUMENTO N° DE

DOCUMENTO CONCEPTO Y DETALLE IMPORTE

MONEDA GASTO

1 i

2 I

3 4 5 6 7

8 9

10 11 12 13 14 15


ANEXO C

FORMATO: "RENDICIÓN DE CUENTA POR GASTOS DE VIAJE"

TOTAL GASTADO SI.

IMPORTE A DEVOLVER S/. MONTO RECIBIDO MONTO GASTADO

DIFERENCIA

MAYOR MENOR

MONEDA 11$ DOLARES

NUEV. SOLES

DECLARO BAJO JURAMENTO QUE LA RELACION DE GASTOS QUE ACOMPANO, ES VERIDICA Y CONFORME, Y QUE LOS MISMOS FUERON EFECTUADOS EN COMISION DE

SERVICIO OFICIAL CUMPLIDA..

Ciudad, COMISIONADO

APROBACIÓN DE LA RENDICIÓN DE CUENTA

GERENTE DEL ÁREA / JEFE REGIONAL / FUNCIONARIO

FIRMA Y FECHA

,otNrfrty

CARLOS JAiME ALVA GOMEZ

SGCO

5,9Lt

TERCERA VERSIÓN RESOLUCIÓN SECRETARIAL N )̀ /. -2015/SGEN/RENIEC

20


INSTRUCCIONES DE LLENADO DEL FORMATO: "RENDICIÓN DE CUENTA POR GASTOS DE VIAJE"

DONDE DICE ANOTAR/ REGISTRAR

❑ Referencia: Autorizac. : El N° del documento que se autorizó la comisión de servicio N° /

❑ Apellidos y nombres del comisionado

: Apellidos y nombres del comisionado

❑ Cargo del comisionado : Cargo desempeñado dentro de la Gerencia.

❑ Motivo de la comisión : Detalle del motivo del viaje en comisión de servicio.

❑ Duración de la comisión : El tiempo de duración del trabajo a realizar.

• Del : Fecha de inicio de la comisión de servicio

• Al : Fecha de término de la comisión de servicio

• Total días : El total de días de la comisión de servicio. RENDICIÓN DE CUENTA

• N° : Número secuencial de documentos que se registran en la rendición de cuenta.

Tipo documento : Pudiendo ser: Factura, Boleta, Declaración Jurada, Recibo, etc.

• N° de documento : El número de documento indicado Tipo de documento (excepto Declar. Jurada).

• Concepto : Concepto del gasto realizado por el comisionado indicado en el documento

• Importe : - Moneda : Tipo de moneda con la que se efectúo el pago. - Gasto : Monto del gasto efectuado según documento - Total : La suma total de los importes de los documentos.

❑ Monto recibido : Monto recibido por el concepto de viáticos.

❑ Monto gastado : Monto total gastado en la comisión de servicio

❑ Diferencia

• Mayor El : Marcar si el gasto fuese mayor al monto recibido

• Menor ❑ : Marcar si el gasto fuese menor al monto recibid

• Moneda

: US Dólares: Marcar si la moneda utilizada fue dólares. Nuevos soles: Marcar si la moneda utilizada fue nuevos soles.

❑ Comisionado : Firma del comisionado como constancia de rendición de cuenta.

❑ Lima,..de....del : Fecha de la rendición de cuenta del comisionado

t Aprobación de la Rendición de cuenta Gerente de la Unidad Orgánica (Firma y fecha)

: Firma del Gerente de la Unidad Orgánica o Jefe Regional del comisionado o Funcionario

11 4>N, .

TERCERA VERSIÓN RESOLUCIÓN SECRETARIAL N° -2015/SGEN/RENIEC

f? SE • D°I CR Al A

21

GERENN ASESORIA JURIGtA

CP.R1013 JAIME ALVA GOME

> SGCO

DESCRIPCIÓN DE GASTOS DETALLADOS FECHA IMPORTE

TOTAL S/.

Firma del Comisionado

Aprobación - Gerente del Area / Jefe Regional o Funcionario

que Autoriza

En fe de lo cual, firmo la presente declaración.


ANEXO D

FORMATO: "DECLARACIÓN JURADA DE GASTOS NO DOCUMENTADOS EN COMISIÓN DEL SERVICIO"

Lima, de de

Yo,

(Nombres y Apellidos)

declaro bajo juramento que en la Comisión de

(Cargo)

Servicio realizada a la(s) ciudad (es) de

al / / , he efectuado gastos no documentados conforme el

siguiente detalle:


22

1411-.„:¿,

GERENCIA ESORTA gil

JUR1DICA


INSTRUCCIONES DE LLENADO DEL FORMATO: DECLARACIÓN JURADA DE

GASTOS NO DOCUMENTADOS EN COMISIÓN DE SERVICIO

DONDE DICE ANOTAR/ REGISTRAR

❑ Lima, .de de : La fecha en la que se llena la Declaración Jurada.

❑ Yo, : Nombres y Apellidos del comisionado.

❑ Declaro bajo juramento que en : Nombre de localidades en las que no se obtuvo comprobante de pago la comisión de servicio realizada a la(s) ciudad(es) de

❑ Del ..../..../ ....... al / / , : El período de estadía en la(s) ciudad(es) detalladas en la Declaración

DETALLE DE GASTOS NO DOCUMENTADOS

❑ Fecha : Fecha en que efectuó el gasto

❑ Concepto : Concepto del gasto realizado

❑ Importe : Monto del gasto realizado

❑ Total S/. : Importe total de los gastos realizados no documentados

❑ Firma Comisionado : Firma del comisionado

❑ Aprobación del Gerente : Firma del Gerente del Área o Jefe Regional, donde pertenece el comisionado en señal de aprobación o Funcionario que Autoriza


23

,IDE P NIF: 'ACION PRES LISTO


ANEXO E

CUADRO DE CONTROL DE CAMBIOS

CONTROL DE CAMBIOS

NUMERAL VIGENTE NUMERAL MODIFICADO

III BASE LEGAL III BASE LEGAL

VI DISPOSICIONES GENERALES VI DISPOSICIONES GENERALES

NUMERAL 6.3.3 NUMERAL 6.3.3

NO EXISTÍA ES ESTA VERSIÓN NUMERAL 6.3.4




173. AUSIERSOINRCIAA .11) A

TERCERA VERSIÓN RESOLUCIÓN SECRETARIAL N° -2015/SGEN/RENIEC 24

SOLICITUD, OTORGAMIENTO Y RENDICIÓN DE CUENTA ...

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