Manual para legalizacion de cuenta o pagos

5.3.16. Elaboración de cuentas por pagar

CONTENIDO:

El procedimiento de Ordenar Pago está conformado por todosaquellos conceptos de pasivos, los compromisos que tiene laAdministración para ordenar su pago. Tiene losprocedimientos de la liquidación de la factura, hacer laapertura de Cuentas Especiales con Destinación, autorizaciónde pago a terceros, pago de fondos comunes, servicio de ladeuda, Administración de Cajas Independientes – Constituciónde Caja Independientes y la ejecución de CajasIndependientes, y las obligaciones contenidas en el Acuerdode reestructuración de pasivos.

OBJETIVO:

Autorizar el pago de la obligación contraída por laAdministración liquidando la factura correctamente, darapertura de cuentas especiales donde se sitúan los fondospara permitir que se efectúen los pagos con los dineros dedestinación específica, establecer un fondos comunes deacuerdo a las políticas y metas económicas.

ALCANCE:

Inicia con la recepción de la cuenta con su CDP, RCP y susoporte del órgano ejecutor verificando que los documentosestén completos y cumplan los requisitos en concordancia conel objeto para cada caso y termina con la autorización delpago ante la Fiduciaria y el registro del movimiento en laOficina de Reestructuración de Pasivos.

DEFINICIONES:

No aplica.

DESARROLLO DEL PROCESONº Actividad Descripción Responsable

Dependencia

Cargo

1

Recibir yRadicarCuenta

Se recibe la cuenta con su CDP, RCP ysu soporte del órgano ejecutor. Debeverificarse que los documentos esténcompletos y cumplan los requisitos enconcordancia con el objeto para cadacaso. En caso contrario se devolverána la respectiva dependencia por unavez para que complete o corrija losfaltantes.Requisitos de las cuentas:- Contratos de las obras públicas:NIT, formato único de pago, copia decotizaciones, copia original deregistro (RPC) (CDP), copia delcontrato, resolución de aprobación depóliza, copia póliza de garantía y CDPpago de impuestos (gaceta y timbre).- Orden de reparación o compra:CDP, orden de compra original,registro de compromiso (si es total),copia formato único de pago (si esparcial), copia cotización deelementos, solicitud de disponibilidadde la entidad y solicitud de l comprao reparación.- Ordenes de prestación de servicios:Contrato de prestación de servicio,RCP original o copia, póliza decumplimiento, resolución, copia depago impuesto.- Convenios de pago: Copia convenio,carta remisoria FONPET, solicitud depago, copia resolución, copia RCP,CDP.- Nóminas: CDP, RCP, relación denominas a pagar con su respectivodescuento.-Fallo de tutela RCP, fallo de tutela,certificación de salario, cumplimientode fallo de tutela o convenio de pago.- Servicio Públicos: RCP, CDP, recibode pago, formato único de pago firmadopor secretario administrativo.- Auxilios Mortuorios: RCP, CDP, actade defunción, resolución auxiliomortuorio, fotocopia del documento deidentificación de solicitante.- Formato relación de soportes.-Correspondencia soporte objeto.Una vez recibido el bien, la obra o elservicio, el proveedor o contratistadebe entregar el documento respectivoque acredite tal deuda por el valor

Secretaria deHacienda

SecretariodeDespacho

del anticipo, pago parcial o pagototal. Se requiere factura para:Contrato de obras públicas y órdenesde reparación o compra. El ingreso aalmacén se produce para: Ordenes decompra y/o suministros. El recibido asatisfacción se requiere para:Contrato de prestación de serviciosprofesionales, orden de servicio,orden de reparación y contratos deobras públicas. La cuenta de cobro serequiere para: Contrato de obraspúblicas, orden de servicio, contratode servicios profesionales, auxiliosmortuorios y convenios de pago ytutelas.

2LiquidarFactura oCuenta deCobro

Una vez la cuenta se completa con lafactura o cuenta de cobro se aplicanlas deducciones para tener el neto apagar.- Correspondencia deducciones objeto.Se realiza por el sistema.



3ElaborarCuentapor Pagar

Con la liquidación de la factura ocuenta de cobro y los documentossoportes se elabora la cuenta porpagar que carga automáticamente laautorización de pago ante laFiduciaria. Respetar consecutivo delsistema.



4

RevisarLiquidación deFactura

La Oficina de Reestructuración dePasivos verifica si la liquidación dela factura esta correcta, le coloca unregistro de consecutivo y lo remite alJefe de Oficina para su programaciónde pago. Una vez cargada la cuenta porpagar, alimenta un archivo resumen decontrol que permite elaborar laprogramación de pago mensualpriorizando la necesidades, teniendoen cuenta el comportamiento de losingresos, políticas y metas económicasdel CONFIS.- Método FIFO.- Fechas contra actuales



5Revisar yFirmar

El Jefe Oficina de Reestructuración dePasivos revisa la liquidación de lafactura, si verifica que todo estebien y esta acorde con lo programado,elabora la Orden de Giro para su pago.

Despacho delAlcalde

AlcaldeMunicipal

6 Autorizar PACObligadoAplazado

En el evento que parte o todo el flujode caja no sea autorizado, según elAcuerdo de Reestructuración dePasivos, se obtendrá el PAC ObligadoAplazado, que volverá a entrar en laautorización del mes siguiente.



7 Como el sistema de información esintegrado, el archivo resumen controlde las cuentas por pagar se carga como

Elaborar OrdendeGiro

archivo plano a presupuesto para quetome la información y registre el PACobligado. Tesorería envía el flujomensualizado de caja, resultado de laprogramación de pago, para someter asupervisión el comité de vigilancia.En caso de no ser autorizado el PAC seaplaza hasta la próxima programación.El resultado de este paso es el PACobligado y/o PAC aplazado.Cumplimiento cabal del Acuerdo deReestructuración de Pasivos El JefeOficina de Reestructuración de Pasivoselabora la orden de giro de acuerdo aPAC obligado y lo remite a el TesoreroMunicipal para la firma.


Jefe dePresupuesto

8Revisar yFirmar

El Tesorero Municipal revisa la ordende giro y la firma para que elaborenla autorización de pago ante lafiduciaria.

Despacho delAlcalde

AlcaldeMunicipal

9ElaborarAutorizacionesde Pago antelaFiduciaria

Una vez se tiene el PAC aprobado seimprimen las autorizaciones de pagoque están en el sistema, se firman porel tesorero. El archivo que contieneel resumen del estado de las cuentas,se carga como archivo plano apresupuesto quien alimenta al PACobligado aprobado.- Correspondencia con la autorizaciónde pago.- PAC aprobado.



10 RemitirAutorizacionesde Pago antelaFiduciaria

Se envían las autorizaciones para quela Fiduciaria efectúe los pagos en losdos (2) días hábiles siguientes a larecepción de la autorización. Seremite discriminado a los Bancos,cuenta fuente de giro y pago de loscompromisos. Método FIFO.



11Actualizar PACpagado

El informe de la Fiduciaria de larelación de pagos efectuados con loscomprobantes de egresos, llegan A laOficina de Tesorería y a la Oficina deContabilidad. Con este documentoTesorería analiza el estado de lascuentas en el archivo resumen controlque alimenta a Presupuesto paracentralizar el PAC pagado.Concordancia información de laInterfaz con el comprobante Egreso.



12Enviar Copia aContabilidad

El registro de las obligaciones en elsistema es responsabilidad de laoficina de tesorería, pero para queestos tengan validez de informacióncontable, debe ser validado por ladivisión de contabilidad con la copiade la cuenta por pagar y autorizaciónde pago que se envía a la Fiduciaria,en primera instancia se verifica y/ocorrige la información cargada a su



sistema y se valida cuando aparecepagada la obligación en la interfazcon laFiduciaria. Validar Registro

13 RegistrarComprobantesde Egresos

Se realiza todos los pasos de esteprocedimiento.


ProfesionalUniversitario

14 Archivar Se archiva todos los documentos y seda seguridad a la información.


TécnicoAdm.

DIAGRAMA DE FLUJO RESPONSABLES

Alcalde Secretario de despacho(Secretaria de hacienda )

Profesional universitario(Secretaria de hacienda)

1

2

3

4

5

6

7

8

INICIO

Recibir y radicar cuenta

Liquidar factura ocuenta de cobro

Elaborar cuenta por

Revisar firmar

Revisar liquidaciónde factura

Autorizar PAC obligadoaplazado

Elaborar ordende giro

Elaborar autorizacionesde pago ante la

fiduciaria

Remitir autorizacionesde pago ante la

fiduciaria

Revisar y firmar

Actualizar PAC pagado

RESPONSABLESAlcalde Secretario de despacho

(Secretaria de hacienda )Profesional universitario(Secretaria de hacienda)

1

2

3

4

5

6

Enviar copia acontabilidad

Registrar comprobantesde egreso

FIN

Archivar

5.3.18. Pagos a terceros

CONTENIDO:

El procedimiento de las autorizaciones de pago que tengandeducciones son pagadas por el valor neto y se genera lasdeducciones o retenciones respectivas generando un pasivopagos a terceros y queda disponible para el pago tramitable através del procedimiento de elaborar cuentas por Pagar

OBJETIVO:

Transferir el pago de una obligación a un tercero.

ALCANCE:

Inicia con la generación del pasivo y finaliza con laelaboración de la Cuenta por Pagar.

DEFINICIONES:

No aplica.


Dependencia

Cargo

1

Generar Pasivo

Las autorizaciones de pago que tengandeducciones son pagadas por el valorneto y se genera las deducciones oretenciones respectivas generando unpasivo pagos a terceros y quedadisponible para el pago tramitable através del procedimiento de elaborarcuentas por Pagar.- Incluir todas las reduccionesaplicadas.



2AcumularDeduccionesporPagar porBeneficiarios

Las deducciones a pagar se iránacumulando de acuerdo al tipo dededucción y por beneficiario, elsistema lo acumula automáticamente amedida que se aplican las deducciones.



3 ElaborarCuentapor Pagar

Se realizan todos los pasos de esteprocedimiento. En algunos casos debeincluir como requisito una autorizaciónde descuento. Ejemplo crédito porlibranza.




Secretario de despacho (Secretaria de hacienda)

1

2

3

4

5

INICIO

FIN

Generar pasivo

Acumular deducciones porpagar por beneficiarios

Elaborar cuenta por pagar

5.3.19. Pago de fondos comunes

CONTENIDO:

En el procedimiento de pago de fondos comunes es necesarioque se establezcan fondos comunes como provisión paragarantizar gastos muy recurrentes inmediatos y urgentes. Sedebe tener en cuenta las políticas y metas económicas.

OBJETIVO:

Establecer unos fondos comunes de acuerdo a las políticas ymetas económicas.

ALCANCE:

Inicia con determinar cuales son los fondos comunes y terminacon la elaboración de laCuenta por pagar

DEFINICIONES:

No aplica.


Dependencia

Cargo

1DeterminarFondos Comunes

Lo usual es que todas las cuentassigan el mismo procedimiento, pero deser necesario se establecerán fondoscomunes como provisión para garantizargastos muy recurrentes inmediatos yurgentes.Políticas y metas económicas. CONFIS



2Elaborar CDP yRCP

Se procede a realizar todos los pasosde este procedimiento. La diferenciade este pago, es que tanto el CDP yRCP se hacen globalizados, se remite atesorería y se carga el PACcomprometido. Correspondencia objeto yfondo común.


Jefe dePresupuesto

3ElaborarCuentapor Pagar

El pago de fondos comunes sigue elprocedimiento de la cuenta por pagar,una vez se han generado loscompromisos pagaderos por fondoscomunes que se van descargando delsistema del PAC comprometido ycargando al PAC obligado, hasta agotarla reserva en la medida que se cargael PAC pagado.


Jefe dePresupuesto


Secretario de despacho(Secretaria dehacienda)

Jefe de presupuesto(secretaria dehacienda)

1

2

3

4

INICIO

Elaborar cuenta porpagar

FIN

Elaborar CDP y RCP

Determinar fondos comunes

5.3.23. Cesión de cuentas

CONTENIDO:

El procedimiento de Cesión de Cuentas se realiza a través deuna solicitud donde el interesado anexa los documentos quesoporten la cesión de la cuenta para que por medio de esto setraslade la cuenta a un tercero.

OBJETIVO:

Trasladar a la cuenta a un tercero para su posterior pago dela deuda.

ALCANCE:

Inicia con la recepción de la solicitud y finaliza con laorden de pago autorizado por elTesorero Municipal.

DEFINICIONES:

No aplica.


Dependencia

Cargo

1Recibir yRadicarSolicitud

Se recibe la solicitud de cesión decuenta con sus soportes anexos y lainformación a terceros, se radica en ellibro respectivo relacionando losanexos y se remite al TesoreroMunicipal para que emita su concepto.-Radicación en libro de control



2Estudiar laSolicitud

El Tesorero Municipal analiza lasolicitud de la cesión de cuenta,cuando es favorable le coloca el vistobueno y ordena se remita ladocumentación a la división de cuentaspor pagar y giro para elaborar y/omodificar la autorización de pago a laFiduciaria.- Analizar la información suministradapor el tercero



3Notificarrechazode lasolicitud

En caso que el concepto seadesfavorable se entrega ladocumentación al solicitante anotandola causa del rechazo.



4RegistrarCesiónen el Sistema

Al elaborar y/o modificar unaautorización de pago, se registra en elsistema, respetando el consecutivo yanotando lo ocurrido como notaaclaratoria. Este registro es cargadoal sistema contable, actualizando asíla información. Veracidad yconcordancia de la información



5Archivar

Se archiva la cesión de cuenta y losdocumentos soportes.


TécnicoAdm.


Secretario de despacho (Secretaria dehacienda)

Técnico administrativo (secretaria dehacienda)

1

2

3

4

INICIO

FIN

Recibir y radicarsolicitud

Estudiar la solicitud

Notificar rechazo dela solicitud

Registrar cesion en elsistema

Archivar

5.3.24. Elaboración de actas de compensación

CONTENIDO:

El procedimiento de Acta de Compensación se da cuando elproveedor o usuario del Municipio puede realizar un cambio dela deuda pendiente que tiene el Municipio con la personareemplazándola por alguna cuenta de cobro que tenga este conel Municipio.

OBJETIVO:

Realizar un cruce de cuenta.

ALCANCE:

Inicia con el informe del Departamento de Impuesto y finalizacon la elaboración de laCuenta por Pagar para descargarlo del sistema.

DEFINICIONES:

No aplica.


Dependencia

Cargo

1DeterminarCuentas porCobrar a FavordelMunicipio

La oficina de Impuestos determina lascuentas por cobrar de saldospendientes a favor del Municipio y/oremite a la Oficina de Tesorería encaso que el proveedor o usuarioautorice la elaboración del acta decompensación.- Verificación de la información en elsistema (base de datos de impuestos)- Autorización por escrito delcontribuyente



2 Remitir aloficinade Tesorería

El jefe Oficina de Impuesto remite lainformación al Departamento deTesorería para que le den el trámitecorrespondiente.



3VerificarInformación

El Tesorero Municipal verifica lainformación suministrada por elDepartamento de Impuesto. Posterior aesto el proveedor o usuario debe haceruna solicitud de Acta de Compensaciónpor escrito a la Oficina de Tesorería.Se radica la solicitud y se remite alJefe de Tesorería para suconocimiento. El Jefe analiza lasolicitud y verifica en el sistema.



4 Elaborar ActadeCompensación

Se elabora el acta con la informaciónremitida por laOficina de Impuestos.



5Remitir aDivisiónde Cuentas porPagar

Una vez que se tenga el Acta deCompensación remitida por la Oficinade Impuesto y sus soportes, elTesorero Municipal lo remite a laOficina de Reestructuración de Pasivospara que se descargue del sistema lacorrespondiente deuda del Municipio.- Información suministrada por laOficina de Impuestos en concordanciacon la del sistema.



6 ElaborarCuentaPor Pagar

Se realiza los pasos de esteprocedimiento.


Jefe dePresupuesto

7Notificar alSolicitante

Cuando se realice el procedimientoanterior, se debe notificar alsolicitante que se realizó el ActoAdministrativo para su debido



conocimiento. Se notifica por correocertificado o personalmente.

8 Archivar Se archiva todos los documentos y seda seguridad a la información.


TécnicoAdm.

DIAGRAMA DE FLUJO

RESPONSABLESSecretario de despacho

(Secretaria de hacienda )Jefe de presupuesto

(Secretaria de hacienda )Técnico administrativo(Secretaria de hacienda )

1

2

3

4

5

6

7

8

INICIO

Notificar al solicitante

FIN

Elaborar cuentapor pagar

Determinar cuentas porcobrar a favor del

Municipio

Remitir a la oficina detesorería

Verificar información

Elaborar acta decompensación

Remitir a división decuentas por pagar

Archivar

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