SISTEM INFORMASI PENGOLAHAN DATA ABSENSI PEGAWAI DI DINAS

PENDIDIKAN KABUPATEN KOTAWARINGIN TIMUR

Disusun oleh :

Nama : Jaya Tri AtmojoNPM : 1157201001134Kelas : B Fikom Pagi

Semester : V(Lima)

BAB I

PENDAHULUAN

BAB IPENDAHULUAN

 1.1.. Latar belakang

Teknologi komputerisasi merupakan salah satu cara atau alat yang dapat membantu penyelesaian suatu pekerjaan. Setiap perusahaan baik dalam skala kecil maupun besar dapat dipastikan membutuhkan teknologi canggih seperti komputer baik yang digunakan secara system manual maupun dengan menggunakan data elektronik. Komputer dapat digunakan perusahaan untuk membantu pengolahan data yang dimiliki perusahaan atau instansi tersebut.

Setiap pegawai mempunyai peranan yang penting dan berhak untuk mendapatkan gaji berdasarkan peraturan atau yang berlaku di perusahaan. Mengingat setiap pegawai dalam organisasi mempunyai pengharapan atas sesuatu dari organisasi, sebagai penghargaan atas jerih payah pegawai selama bekerja.

Begitu juga pada Dinas Pendidikan Kabupaten Kotawaringin Timur, masalah pengolahan data absensi pegawai merupakan sesuatu yang sangat penting sehingga dibutuhkan suatu sistem informasi pengolahan data absensi pegawai yang dapat meningkatkan kecepatan dan ketepatan dalam menyampaikan informasi. Dengan menggunakan teknologi komputer sebagai alat pengolahan data pegawai, maka sistem informasi pengolahan data pegawai diharapkan dapat mengolah data pegawai dengan efektif dan efisien. Sistem informasi pengolahan data pegawai merupakan salah satu bentuk perangkat lunak yang dapat menyampaikan informasi tentang pemasukan data kepangkatan, data pendidikan, data pensiun, data cuti.

Oleh karena itu penulis membuat skripsi ini dengan judul “SISTEM INFORMASI PENGOLAHAN DATA ABSENSI PEGAWAI DI DINAS PENDIDIKAN KABUPATEN KOTAWARINGIN TIMUR”

 1.2 Identifikasi masalah

Dari latar belakang yang sudah diuraikan diatas maka dapat diidentifikasi permasalahan sebagai berikut:

1. Penerbitan Laporan Data Absen Pegawai. 2. Tidak adanya database dalam penyimpanan data, sehingga terjadinya kesulitan dalam pencarian data.

3. Keamanan informasi tidak terjamin seperti data itu hilang.

Berdasarkan identifikasi masalah diatas dapat disimpulkan bahwa rumusan masalah yang ada sebagai berikut:

1. Bagaimana cara mengolah data absensi pegawai dengan akurat berdasarkan sistem komputerisasi.

2. Bagaimana sistem yang akan dirancang. 3. Bagaimana agar keamanan informasi dapat terjamin.

1.3 Maksud dan Tujuan

Maksud dilakukan penelitian ini adalah :1. Untuk memperbaiki system yang sudah ada menjadi lebih baik dengan cara membangun system informasi yang bisa meningkatkan kinerja Dinas pendidikan kabupaten kotawaringin timur.

2. Dapat memberikan sumbangan terhadap pengembangan ilmu yang didapat di masa yang akan datang.

  Tujuan dari penelitian ini adalah :1. Agar tidak adanya kesalahan dalam membuat laporan data absensi pegawai.

2. Membantu instansi atau perusahaan untuk meningkatkan efektifitas dalam melakukan pengolahan data absensi pegawai yang dihasilkan dengan memperkecil kemungkinan-kemungkinan kesalahan yang akan terjadi.

3. Agar keamanan informasi dapat terjamin

1.4.2 Kegunaan Akademis

Kegunaan akademis dari penelitian ini adalah ;

1. Memberi informasi kepada penulis lain.

2. Bagi pengembangan ilmu MI sebagai masukan di masa yang akan datang.

3. Dapat dijadikan bahan acuan untuk peneliti.

1.5 Batasan Masalah

Penulis membatasi masalah pengolahan data absensi pegawai yang meliputi pemasukan biodata pegawai, Absensi kehadiran.

  1.4.1 Kegunaan Praktis

Dilakukannya penelitian ini didasarkan pada kegunaan praktis yang bisa dicapai, yaitu : Bagi Dinas Pendidikan kabupaten Kotawaringin Timur diharapkan mampu untuk mengaplikasikan program yang dibuat sehingga berguna dalam hal pengolahan data absensi pegawai.

BAB IIIMetode Penelitian

Pengolahan Data

BAB III METODE PENELITIAN 

Ada 3 Metode Penelitian yang digunakan :a. Wawancara (Interview). Penulis melakukan tanya

jawab secara langsung kepada pembimbing di Dinas Pendidikan Kabupaten Kotawaringin Timur di bagian seksi data dan informasi.

b. Pengamatan Langsung (Observasi). Penulis mengamati dan mempelajari secara langsung cara kerja sistem pengolahan data pegawai.

c. Metode Studi Pustaka Yaitu penelitian yang berhubungan dengan teori-teori yang penulis peroleh dari catatan-catatan selam kuliah, diktat-diktat dan buku-buku yang ada di perpustakaan. Bacaan yang ada diharapkan mempunyai relevansi dengan permasalahan yang berkaitan dengan penulisan laporan ini.

3.1.1. Sejarah Dinas Pendidikan Kabupaten Kotawaringin Timur

Era Otonomi Daerah sebagai respon terhadap proses reformasi yang terjadi pada sistem Pemerintahan Negara Kesatuan Republik Indonesia (NKRI), yang berubah dari sistem pemerintahan yang sentralistik. Era Otonomi Daerah ditandai dengan diundangkannya UU No. 22 Tahun 1999 wilayah NKRI dibagi dalam Daerah Propinsi, kabupaten, dan daerah kota yang bersifat OTONOM, artinya daerah Propinsi, kabupaten, dan daerah kota berwenang mengatur dan mengurus kepentingan masyarakat setempat menurut prakarsa sendiri berdasarkan aspirasi masyarakat, dan masing-masing berdiri sendiri serta tidak mempunyai hubungan hierarki satu sama lain.

Dinas Pendidikan Kabupaten Kotawaringin Timur terletak di Jl. Jend Sudirman Km.7 Sampit, Kalimantan Tengah.

3.1.3 Struktur Organisasi Struktur Organisasi Dinas Pendidikan Dinas Pendidikan Kabupaten Kotawaringin Timur akan dijelaskan sebagai berikut :

1. Kepala Dinas Pendidikan Dinas Pendidikan Kabupaten Kotawaringin Timur , dibantu oleh : a. Kepala Bagian tata Usaha b. Ka. Subdinas Bina Programc. Ka. Subdinas Pendidikan Dasard. Ka. Subdinas Dikmentri e. Ka. Subdinas Sekolah Luar Biasa f. Ka. Subdinas Pendidikan Luar Sekolah g. Kelompok Pejabat Fungsionalh. UPTD

2. Kepala Bagian Tata Usaha, dibantu oleh :a. Ka. Subbag Kepegawaian b. Ka. Subbag Keuangan c. Ka. Subbag Umum 3. Ka. Subdinas Bina Program, dibantu oleh : a. Seksi Data dan Informasib. Seksi Penyusunan Program c. Seksi Evaluasi dan Pelaporan

4. Ka. Subdinas Pendidikan Dasar, Ka. Subdinas Dikmentri, Ka. Subdinas Sekolah Luar Biasa, Ka. Subdinas Pendidikan Luar Sekolah, dubantu oleh :a. Seksi Kurikulumb. Seksi Ketenagaan c. Seksi Prasarana dan Sarana d. Seksi Kesiswaan

Gambar struktur organisasi Dinas Pendidikan Kabupaten Kotawaringin Timur

Tugas pokok Dinas Pendidikan Kabupaten Kotawaringin Timur adalah Dinas Pendidikan Dinas Pendidikan Kabupaten Kotawaringin Timur mempunyai tugas pokok merumuskan kebijaksanaan operasional di bidang pendidikan dan melaksanakan sebagai kewenagan desentralasi Propinsi serta kewenangan yang dilimpahkan kepada Gubernur berdasarkan azas dekonsentrasi dan tugas pembantuan. Dinas Pendidikan Dinas Pendidikan Kabupaten Kotawaringin Timur mempunyai fungsi sebagai berikut :

a. Merumuskan kebijakan teknis operasional dibidang pendidikan.

b. Menyelenggarakan pelayanan umum dibidang pendidikan.c. Melakukan pembinaan manajemen dan memfasilitasi

penyelenggara pendidikan dasar, dikmenjur, pendidikan menengah umum dan pendidikan tinggi, pendidikan luar biasa, pendidikan luar sekolah, serta UPTD.

d. Menyelenggarakan kegiatan ketatausahaan Dinas.  

 3.1.4 Deskripsi Tugas

 

3.2.3.3.2. Diagram konteks

Diagram konteks adalah model atau gambar yang menggambarkan hubungan sistem dengan lingkungan sistem. Untuk menggambarkan diagram konteks, kita deskripsikan data apa saja yang dibutuhkan oleh sistem dan dari mana sumbernya, serta informasi apa saja yang akan dihasilkan oleh system tersebut dan kemana informasi tersebut akan diberikan.Diagram konteks adalah kasus khusus dari DFD atau bagian dari DFD yang berfungsi memetakan modul lingkungan yang dipresentasikan dengan lingkaran tunggal yang mewakili keseluruhan sistem Data Flow Diagram.

3.2.3.3.3. Diagram Alir Data ( Data Flow Diagram / DFD )Data Flow Diagram (DFD) adalah suatu gambaran secara logical. DFD biasanya digunakan untuk membuat sebuah model sistem informasi dalam bentuk jaringan proses yang saling berhubungan satu sama lainnya oleh aliran data. Keuntungan menggunakan DFD adalah untuk lebih memudahkan pemakai (user) yang kurang menguasai dalam bidang program untuk lebih mengerti sistem yang akan dikembangkan atau dikerjakan. Proses data pada Data Flow Diagram (DFD) merupakan sekumpulan program dapat juga merupakan transformasi data secara manual.

Kamus data atau Data Dictionary adalah catalog fakta tentang data dan kebutuhan-kebutuhan informasi dari stu system informasi. Dengan menggunakan kamus data, analisis system dapat mendefinisikan data yang mengalir di system lengkap. Untuk dapat mencerminkan keterangan yang jelas tentang data yang dicatatnya maka kamus data harus memuat hal-hal seperti nama arus data, alias, bentuk data, arus data penjelasn, periode, volume, dan struktur data.

3.2.3.3.4. Kamus Data

  3.2.3.3.5. Perancangan Basis Data

Basis Data terdiri dari dua kata, yaitu Basis dan Data. Basis kurang lebih dapat diartikan sebagai markas atau gudang, tempat bersarang atau berkumpul. Sedangkan Data adalah representasi fakta dunia nyata mewakili suatu objek seperti manusia, barang, hewan, peristiwa dan sebagainya.

Basis data merupakan kumpulan dari data-data yang saling terkait dan saling berhubungan satu dengan lainnya. Basis data adalah kumpulan-kumpulan file yang saling berkaitan.

Merancang data base merupakan suatu hal yang sangat penting. Kesulitan utama dalam merancang data base adalah bagaimana merancang sehingga database dapat memuaskan keperluan saat ini dan masa mendatang. Pada langkah ini akan menjelaskan ERD(Entity Relationship Diagram).

  3.2.3.3.5. Perancangan Basis Data

Entity Relationship Diagram (ERD) adalah suatu model untuk menjelaskan hubungan antara data dalam basis data berdasarkan suatu persepsi bahwa real world terdiri dari objek-objek dasar yang mempunyai hubungan relasi antara objek-objek tersebut.

Entity Relationship Diagram (ERD)

 Gambar Entity Relationship Diagram (ERD)

Pada saat ini sistem pengolahan data pegawai yang diterapkan di Dinas Pendidikan Kabupaten Kotawaringin Timur memang sudah terkomputerisasi, namun penggunaannya masih standar umum yaitu menggunakan Microsoft word dan disimpan pada folder yang tidak beraturan sehingga sering terjadi keterlambatan dalam penerimaan data yang berhubungan dengan data-data gaji,surat tugas dan mengakibatkan kinerja yang ada menjadi tidak efektif.

Dengan adanya teknologi komputer sebagai alat pengolahan data pegawai, maka sistem informasi pengolahan data pegawai diharapkan dapat mengolah data pegawai dengan efektif dan efisien.

Prosedur