SISTEM AKUNTANSI

BY : YULIANA

A.Definisi SistemB.Sistem Akuntansi dalam Perusahaan Manufaktur

C.Tujuan Umum Pekerjaan Penyusunan Sistem

D.Tipe Penugasan Penyusunan Sistem Akuntansi

BAB I

A.Analisis SistemB.Desain SistemC.Implementasi SistemD.Simbol Untuk Pembuatan Bagan Alir

DataE.Simbol Untuk Pembuatan Bagan Alir

Dokumen.

BAB 2

A.Definisi dan Manfaat Formulir

B.Penggolongan FormulirC.Dokumen Sumber dan Dokumen

Pendukung

BAB 3

A.Jurnal B.Metode Pencatatan Data ke

Dalam Jurnal

BAB 4

A.Buku BesarB.Kode RekeningC.Buku Pembantu

BAB 5

A.Sistem Pengendalian InternB.Lingkungan Pengendalian

Intern

BAB 6

A.Penjualan KreditB.Sistem Penjualan KreditC.Sistem Retur Penjualan

BAB 7

A.Sistem Akuntansi PiutangB.Prosedur Pernyataan Piutang

BAB 8

A. Sistem Akuntansi Pembelian

BAB 9

A.Sistem Akuntansi UtangB.Prosedur Pencatatan Utang

BAB 10

A.Sistem Penggajian dan

Pengupahan

BAB 11

A.Sistem Akuntansi BiayaB.Sistem Pengawasan Produksi

Bab 12

SISTEM AKUNTANSI PENERIMAAN

KAS

A.Sistem Penerimaan Kas dari Penjualan Tunai

B.Sistem Penerimaan Kas dari Piutang

BAB 13

A.Sistem Pengeluaran KasB.Sistem Dana Kas Kecil

BAB 14

A.Sistem Akuntansi Persediaan

BAB 15

A. Sistem Akuntansi Aktiva Tetap

BAB 16

Sistem pada dasarnya adalah sekelompok unsur yang eratberhubungan satu dengan lainnya, yang berfungsi bersama-samauntuk mencapai tujuan tertentu. Dari definisi ini dapat dirincilebih lanjut pengertian umum mengenai sistem sebagai berikut :1. Setiap sistem terdiri dari unsur-unsur2. unsur-unsur tersebut merupakan bagian terpadu sistem yang

bersangkutan3. Unsur sistem tersebut bekerja sama untuk mencapai tujuan

sistem4. Suatu sistem merupakan bagian dari sistem lain yang lebih

besar

Sistem dibuat untuk menangani sesuatu yang berulangkali atau secara rutin terjadi.

A. Definisi Sistem

Sistem akuntansi adalah organisasi formulir,catatan, dan laporan yang dikoordinasisedemikian rupa untukmenyediakan informasikeuangan yang dibutuhkan oleh manajemenguna memudahkan pengelolaan perusahaan. Dari definisi sistemakuntansi tersebut , unsur suatu sistem akuntansi pokok adalahformulir, catatan yang terdiri dari jurnal, buku besar danbuku pembantu, serta laporan.

Formulir. Formulir merupakan dokumen yang digunakan untukmerekam terjadinya transaksi. Formulir sering disebut dengandokumen, karena dengan formulir ini peristiwa yang terjadi dalamorganisasi direkam (didokumentasikan) din atas secarik kertas. Contoh formulir adalah : faktur penjualan, bukti kas keluar, dan cek. Dengan faktur penjualan misalnya, direkam data mengenai nama pembeli, alamat pembeli, jenis dan kuantitas barang yang dijual, harga barang, tanda tangan otorisasi, dan sebagainya.

Jurnal. Jurnal merupakan catatan akuntansi pertama yang digunakan untuk mencatat, mengklasifikasikan, dan meringkas data keuangan dan data lainnya. Sumber informasi pencatatan dalam jurnal ini adalah formulir. Dalam jurnal ini data keuangan untuk pertama kalinya diklasifikasikan menurut penggolongan yang sesuai dengan informasi yang akan disajikan dalam laporan keuangan. Contoh jurnal adalah jurnal penerimaan kas, jurnal pembelian, jurnal penjualan, dan jurnal umum.

Buku Besar. Buku besar terdiri dari rekening-rekening yang digunakan untuk meringkas data keuangan yang telah dicatat sebelumnya dalam jurnal. Rekening-rekening dalam buku besar ini disediakan sesuai dengan unsur-unsur informasi yang akan disajikan dalam laporan keuangan.

Buku Pembantu. Jika data keuangan yang digolongkan dalam buku besar diperlukan rinciannya lebih lanjut, dapat dibentuk buku pembantu. Buku pembantu ini terdiri dari rekening-rekening pembantu yang merinci data keuangan yang tercantum dalam rekening tertentu dalam buku besar. Sebagai contoh, jika rekening piutang dagang yang tercantum dalam neraca perlu dirinci lebih lanjut menurut nama debitur, dapat dibentuk buku pembantu piutang yang berisi rekening-rekening pembantu piutang kepada tiap-tiap debitur tersebut.

Buku besar dan buku pembantu merupakan catatan akuntansi akhir, yang berarti tidak ada catatan akuntansi lain lagi sesudah data akuntansi diringkas dan digolongkan dalam rkening buku besar dan buku pembantu. Proses selanjutnya adalah penyajian laporan keuangan.

Laporan. Hasil akhir proses akuntansi adalah laporan keuangan yang dapat berupa neraca, laporan rugi laba, laporan perubahan laba yang ditahan, laporan harga pokok produksi, laporan biaya pemasaran, laporan harga pokok penjualan, daftar umur piutang, daftar saldo persediaan.

Laporan berisi informasi yang merupakan keluaran sistem akuntansi.

Dalam definisi sistem, formulir merupakan salah satu unsur sistem akuntansi. Formulir ini merupakan keluaran sistem lain yang menjadi masukan sistem akuntansi. Sistem lain yang menghasilkan formulir ini terdiri dari sub-sub sistem yang diberi nama prosedur.

Sistem adalah suatu jaringan prosedur yang dibuat menurut pola yang terpadu untuk melaksanakan kegiatan pokok perusahaan.

Prosedur adalah suatu urutan kegiatan klerikal, biasanya melibatkan beberapa orang dala satu departemen atau lebih, yang dibuat untuk menjamin penanganan secara seragam transaksi perusahaan yang terjadi berulang-ulang.

Perbedaan pengertian sistem dan prosedur

Dari definisi tersebut dapat diambil kesimpulan bahwa suatu sistem terdiri dari jaringan prosedur, sedangkan prosedur merupakan urutan kegiatan klerikal. Kegiatan klerikal terdiri dari kegiatan berikut ini yang dilakukan untuk mencatat informasi dalam formulir, buku jurnal, dan buku besar:

a. Menulis (tanggal, kode barang, jenis, kuantitas, harga satuan, harga total)

b. Menggandakan (dengan cara mengisi faktur tersebut lebih satu lembar)

c. Menghitung (perkalian harga satuan dengan kuantitas)d. Memberi kode (mencantumkan kode buku pada faktur)e. Mendaftarf. Memilihg. Memindahh. membandingkan

Kegiatan pokok perusahaan manufaktur terdiri dari : desain dan

pengembangan produk, pengolahan bahan baku menjadi produk jadi, dan penjualan produk jadi kepada pembeli. Untuk menangani kegiatan pokok perusahaan, umumnya dirancang sistem akuntansi yang terdiri dari:

1. Sistem akuntansi pokok2. Sistem akuntansi piutang3. Sistem akuntansi utang4. Sistem akuntansi penggajian dan pengupahan5. Sistem akuntansi biaya6. Sistem akuntansi kas7. Sistem akuntansi persediaan8. Sisten akuntansi aktiva tetap

B. Sistem akuntansi pada perusahaan manufaktur

Sistem akuntansi pokok. Sistem akuntansi pokok merupakan organisasi formulir, catatan dan laporan. Sistem akuntansi dalam perusahaan manufaktur terdiri atas formulirnataundokumen, jurnal, buku besar, buku pembantu, dan laporan. Unsur-unsurbsistem akuntansi ini dirancang oleh manajemen untuk menyajikan informasi keuangan bagi kepentingan pengelolaan perusahaan dan pertanggungjawaban keuangan kepada pihak luar perusahaan.

Dokumen sumber adalah dokumen yang datanya dipakai sebagai sumber pencatatan ke dalam catatan akuntansi (jurnal dan buku pembantu).

Dokumen pendukung adalah dokumen yang menguatkan data yang dicantumkan didalam dokumen sumber.

Dokumen sumber dan dokumen pendukung yang dipakai sebagai dasar pencatatan dalam catatan akuntansi merupakan keluaran berbagai sistem berikut ini: sistem akuntansi piutang, sistem akuntansi utang, sistem akuntansi penggajian dan pengupahan, sistem akuntansi biaya, sistem akuntansi kas, sistem akuntansi persediaan, dan sistem akuntansi aktiva tetap.

Sistem akuntansi piutang.Sistem akuntansi piutang dirancang untuk mencatat

transasaksi terjadinya piutang dan berkurangnya piutang. Terjadinya piutang berasal dari transaksi penjualan kredit dan berkurangnya piutang berasal dari transaksi retur penjualan dan penerimaan kas dari piutang.

Kegiatan penjualan kredit dimulai dengan diterimanya order pelanggan, kemudian dilanjutkan dengan permintaan persetujuan pemberian kredit, pengiriman barang, penagihan, pencatatan piutang, dan berakhir dengan distribusi penjualan. Oleh karena itu sistem akuntansi untuk mencatat terjadinya piutang terdiri dari jaringan prosedur berikut ini:

Prosedur order penjualan Prosedur persetujuan kredit Prosedur pengiriman barang Prosedur penagihan Prosedur pencatatan bertambahnya piutang Prosedur distribusi penjualan.

Kegiatan retur penjualan dimulai dengan diterimanya pengembalian barang dari pelanggan, kemudian dilanjutkan dengan permintaan persetujuan retur penjualan, penerimaan barang, pencatatan berkurangnya piutang, dan berakhirnya dengan distribusi penjualan. Oleh karena itu sistem akuntansi untuk mencatat berkurangnya piutang terdiri dari jaringan prosedur berikut ini :

Prosedur penerimaan retur penjualan Prosedur pembuatan memo kredit Prosedur penerimaan barang Prosedur pencatatan retur penjualan Prosedur pencatatan berkyrangnya piutang Prosedur distribusi penjualan.

Sistem akuntansi utang.Sistem akuntansi utang dirancang untuk mencatat transaksi terjadinya utang dan berkurangnya utang. Terjadinya utang berasal transaksi pembelian kredit dan berkurangnya utang berasal dari transaksi retur pembelian dan pelunasan utang. Kegiatan pembelian kredit dimulai dengan diajukannya permintaan pembelian barang ke fungsi pembelian, kemudian dilanjutkan dengan permintaan penawaran harga dan pemilihan pemasok, pengiriman order pembelian kepada pemasok terpilih, penerimaan barang yang dibeli, pencatatan utang yang timbul dari transaksi pembelian dan berakhir dengan distribusi pembelian. Oleh karena itu sistem akuntansi untuk mencatat terjadinya utang dari transaksi pembelian terdiri dari jaringan prosedur berikut ini :

Prosedur permintaan pembelian Prosedur permintaan penawaran harga dan pemilihan pemasok Prosedur order pembelian Prosedur penerimaan barang Prosedur pencatatan bartambahnya utang Prosedur distribusi pembelian

Kegiatan retur pembelian dimulai dengan pembuatan memo debit oleh fungsi pembelian, kemudian dilanjutkan dengan pengiriman barang kepada pemasok, pencatatan berkurangnya utang karena transaksi retur pembelian dan berakhir dengan distribusi pembelian. Oleh karena itu sistem akuntansi untuk mencatat berkurangnya utang karena retur pembelian terdiri atas jaringan prosedur berikut ini :

Prosedur pembuatan memo debit Prosedur pengiriman barang Prosedur pencatatan berkurangnya utang Prosedur distribusi pembelian.

Sistem akuntansi penggajian dan pengupahan.

Sistem akuntansi penggajian dan pengupahan dirancang untuk menangani transaksi perhitungan gaji dan upah karyawan dan pembayarannya. Sistem ini terdiri dari jaringan prosedur berikut ini :

Prosedur pencatatan waktu hadir dan waktu kerja

Prosedur pembuatan daftar gaji dan upah Prosedur pembayaran gaji dan upah Prosedur didtribusi biaya gaji dan upah

Sistem akuntansi biaya. Sistem akuntansi biaya dirancang untuk menangani pengendalian produksi dan pengendalian biaya. Sistem ini terdiri dari jaringan prosedur berikut ini :

Prosedur order produksi Prosedur pengumpulan biaya produksi dan nonproduksi

Sistem akuntansi kas.Sistem akuntansi kas dirancang untuk menangani transaksi penerimaan dan pengeluaran kas. Sistem ini terdiri dari jaringan prosedur berikut ini :

Prosedur penerimaan kas Prosedur pengeluaran kas Prosedur dana kas kecil

Tujuan umum pengembangan sistem akuntansi adalah sebagai berikut :

1. Untuk menyediakan informasi bagi pengelolaan kegiatan usaha baru.

2. Untuk memperbaiki informasi yang dihasilkan oleh sistem yang sudah ada, baik mengenai mutu, ketepatan penyajian, maupun struktur organisasinya.

3. Untuk memperbaiki pengendalian akuntansi dan pengecekan intern, yaitu untuk memperbaiki tingkat keandalan informasi akuntansi dan untuk menyediakan catatan lengkap mengenai pertanggungjawaban dan perlindungan kekayaan perusahaan.

4. Untuk mengurangi biaya klerikal dalam penyelenggaraan catatan akuntansi.

c. Tujuan umum pekerjaan dan penyusunan sistem akuntansi

Berdasarkan tujuan pengembangan sistem

akuntansi tersebut, penugasan pengembangan sistem akuntansi dapat berbentuk berikut ini:

1. Pengembangan suatu sistem akuntansi baru yang lengkap.

2. Perluasan sistem akuntansi yang sekarang dipakai untuk mencakup kegiatan bisnis yang baru.

3. Perbaikan berbagai tahap sistem dan prosedur yang sekarang digunakan.

D. Tipe penugasan penyusunan sistem akuntansi

Pengembangan sistem akuntansi baru yang lengkap mencakup pengembangan berbagai sistem berikut ini:

a. Sistem akuntansi pokok. Pengembangan sistem akuntansi pokok ini terdiri dari perancangan klasifikasi dan kode rekening buku besar, perancangan klasifikasi dan kode rekening berbagai buku pembantu, perancangan berbagai buku jurnal, perancangan berbagai laporan keuangan yang dihasilkan oleh sistem akuntansi.

b. Sistem akuntansi piutang, sistem akuntansi utang, sistem akuntansi penggajian dan pengupahan, sistem akuntansi biaya, sistem akuntansi kas, sistem akuntansi persediaan, dan sistem akuntansi aktiva tetap. Perancangan berbagai sistem akuntansi ini mencakup berbagai jaringan prosedur yang terdapat dalam setiap sistem tersebut, termasuk perancangan berbagai formulir yang digunakan dalam setiap sistem akuntansi.

Jika perusahaan membuka usaha baru yang mempunyai karakteristik bisnis yang berbeda dengan yang sudah dijalankan sebelumnya, timbullah suatu kebutuhan pengembangan sistem akuntansinbaru untuk memenuhi kebutuhan informasi bagi pengelolaan usaha baru tersebut. Jika misalnya sebelimnya perusahaan hanya menjual produknya di pasar domestik, dan kemudian memperluas pasarnya ke luar negeri, maka perusahaan ini perlu memperluas sistem akuntansi penjualannya yang sekarang digunakan. Perusahaan ini akan menugasi analisis sistem untuk merancang sistem ekspor.

Penugasan pengembangan sistem dapat berupa perbaikan berbagai tahap prosedur dalam suatu sistem akuntansi yang sekarang digunakan oleh perusahaan. Dengan perubahan lingkungan tempat sistem akuntansi tersebut digunakan, sistem yang digunakan sekarang kemungkinan tidak cocok lagi dengan lingkungan yang telah berubah tersebut. Keadaan ini menuntut perbaikan terhadap sebagian sistem akuntansi tanpa harus melakukan perombakan terhadap keseluruhan unsur sistem tersebut.

Pengembangan sistem akuntansi dilakukan oleh analis sistem

melalui tiga tahab: analisis sistem, desain sistem, dan implementasi sistem.

Metodologi pengembangan sistem adalah langkah-langkah yang dilalui oleh analisis sistem dalam mengembangkan sistem informasi.

Dalam setiap tahap pengembangan sistem tersebut, analisis sistem menghasilkan dokumen tertulis yang menyajikan rencana pekerjaan yang akan dilaksanakan dalam pengembangan sistem atau hasil pekerjaan pelaksanaan tahapnpengembangan sistem.

Dokumen tertulis tersebut diserahkan kepada pemakai informasi sebagai media bagi analisis sistem untuk mengkomunikasikan pekerjaannya kepada pemakai informasi.

A. Analisis Sistem

Analisis Sistem.

Dalam yahap ini, analisis sistem membantu pemakai informasi dalam mengidentifikasi informasi yang diperlukan oleh pemakai untuk melaksanakan pekerjaannya. Analis sistem mewawancarai pemakai informasi. Masalah yang sering dihadapi oleh analis sistem pada tahap ini adalah membedakan apa yang diminta, dengan apa yang diinginkan, dan dengan apa yang diperlukan oleh pemakai informasi.

Analis sistem harus memperoleh informasi yang sebenarnya diperlukan oleh pemakai informasi dalam tahap analis sistem ini, karena jenis informasi yang diperlukan oleh pemakai informasi inilah yang menjadi dasar untuk melangkah ke tahap desain dan implementasi sistem.

Kegagalan analis sistem dalam mengidentifikasi jenis informasi yang diperlukan oleh pemaki informasi akan mengakibatkan desain sistem yang tidak bermanfaat bagi pemakai informasi. Oleh karena itu tahap analisis sistem merupakan tahap yang paling menentukan dalam keseluruhan tahap pengembangan sistem informasi.

Analisis sistem dapat dibagi menjadi empat tahap:1. Analisis Pendahuluan2. Penyusunan Usulan Pelaksanaan Analisis Sistem.3. Pelaksanaan Analisis Sistem.4. Penyusunan Laporan Hasil Analisis Sistem.

Dalam analisis pendahuluan, analis sistem mengumpulkan berbagai informasi umum untuk menyususn dokumen tertulis yang disebut Usulan Pelaksanaan Analisis Sistem. Hasil analisis sistem dituangkan dalam dokumen tertulis yang disebut Laporan Hasil Analisis Sistem.

Penyusunan usulan pelaksanaan analisis sistem tersebut untuk mempertemukan pikiran pemakai informasi dengan analis sistem mengenai pekerjaan pengembangan sistem akuntansi yang akan dilaksanakan oleh analis sistem untuk memenuhi kebutuhan pemakai informasi. Isi dokumen “Usulan Pelaksanaan Analisis Sistem” ini kemudian disajikan oleh analisis sistem kepada pemakai informasi untuk mempertemukan kebutuhan pemakai informasi dengan kebutuhan pemakai menurut persepsi analis sistem.

Pelaksanaan Analisis Sistem. Pelaksanaan analisis sistem didasarkan pada rencana kerja yang dituangkan dalam usulan pelaksanaan analisis sistem. Langkah –langkah yang dilakukan oleh analis sistem dalam melaksanakan analisis sistem adalah sebagai berikut:

Analisis laporan yang dihasilkan sistem sekarang. Dalam tahap ini analis sistem mempelajari laporan yang sudah dihasilkan oleh sistem akuntansi yang sekarang digunakan, untuk menemukan informasi yang diperlukan oleh manajemen, namun tidak disediakan oleh sistem akuntansi yang sekarang.

Menganalisis transaksi. Analisis sistem kemudian melaksanakan analisis terhadap setiap transaksi. Analisis transaksi ini meliputi analisis terhadap formulir, catatan, dan prosedur yang digunakan di dalam melaksanakan setiap transaksi tersebut.

Mempelajari catatan pertama. Sudah dijelaskan bahwa yang merupakan catatan pertama dalam sistem akuntansi adalah jurnal. Analis sistem mempelajari jurnal yang digunakan oleh perusahaan dengan tujuan untuk menemukan kelemahan yang melekat padanya dan mempertimbangkan kemungkinan perancangan kembali jurnal yang sekarang digunakan, atau perancangan jurnal-jurnal baru.

Mempelajari catatan terakhir. Buku besar dan buku pembantu merupakan catatan terakhir dalam sistem akuntansi. Analis sistem mempelajari buku besar dan berbagai buku pembantu yang digunakan oleh perusahaan dengan tujuan untuk menemukan kelemahan yang melekat padanya dan mempertimbangkan kemungkinan perancangan kembali buku besar dan buku pembantu yang sekarang digunakan , atau perancangan buku pembantu yang baru.

Sumber Informasi dalam Analisis Sistem. Dalam analisis sistem, sumber informasi untuk pengembangan sistem akuntansi adalah (1) sistem akuntansi yang sekarang digunakan, (2) sumber intern yang lain, (3) sumber-sumber luar.

Manfaat utama dilakukannya analisis terhadap sistem akuntansi lama adalah:

o Efektifitas Sistem Akuntansi yang Sekarang Digunakan. Analis sistem memiliki kesempatan untuk menentukan apakah sistem yang sekarang digunakan masih memenuhi kebutuhan pemakai informasi, memerlukan perbaikan kecil, memerlukan perbaikan besar, atau harus diganti.

Unakan,

o Ide Rancangan. Analis sistem dapat menyerap ide rancangan yang terdapat dalam sistem akuntansi yang lama, yang masih bermanfaat untuk dipakai dalam sistem akuntansi yang baru.

o Identifikasi Sumber Daya. Analis sistem dapat mengidentifikasi berbagai sumberdaya yang tersedia bagi sistem akuntansi yang akan dikembangkan nanti. Sumber daya tersebut meliputi keahlian manajemen, keahlian klerikal, dan ekuipmen yang sekarang digunakan untuk menjalankan sistem akuntansi.

o Pengetahuan Konversi. Pada saat sistem akuntansi yang baru diimplementasikan, analisis sistem perlu memiliki informasi tentang kegiatan yang sebelumnya dilaksanakan dengan sistem yang lama dan yang akan dilaksanakan dengan sistem akuntansi yang baru. Pengetahuan ini merupakan dasar bagi analisis sistem dalam menghentikan kegiatan-kegiatan yang dirancang dalam sistem akuntansi yang baru.

Teknik Pengumpulan Informasi dalam Analisis Sistem. Dalam tahap analisis sistem, pengumpulan informasi dilaksanakan analisis sistem dengan cara (1) wawancara, (2) kuesioner (3) metode analisis kelompok, (4) pengamatan, (5) pengambilan sampel dan pengumpulan dokumen.

Penyusunan Laporan Hasil Analisis Sistem. Hasil akhir proses analisis sistem disajikan oleh analis sistem dalam suatu laporan yang disebut Laporan Hasil Analisis Sistem. Laporan ini merupakan dokumen tertulis yang dibuat oleh analis sistem untuk diserahkan kepada pemakai informasi . Laporan ini berisi temuan-temuan yang diperoleh analis sistem dalam analisis sistem. Isi Laporan Hasil Analisis Sistem meliputi:

1. Pernyataan kembali alasan yang mendasari dan luas analisis sistem yang dilaksanakan oleh analis sistem.

2. Daftar masalah besar yang ditemukan oleh analis sistem.3. Suatu pernyataan persyaratan informasi yang diperlukan oleh

pemakai informasi.4. Suatu pernyataan tentang asumsi penting yang dibuat oleh analis

sistem selama melaksanakan analisis sistem.5. Rekomendasi yang bersangkutan dengan sistem yang diusulkan atau

persyaratan-persyaratan yang harus dipenuhi oleh sistem yang diusulkan tersebut.

B. Desain Sistem.

Desain adalah proses penterjemahan kebutuhan pemakai informasi ke dalam alternatif rancangan sistem informasi yang diajukan kepada pemakai informasi untuk dipertimbangkan. Tahap desain sistem ini dibagi menjadi lima tahap:

1. Desain sistem secara garis besar. Dalam pembangunan sebuah sistem informasi, analisis sistem telah memperoleh informasi berikut ini dari tahap analisis sistem yang dilakukan:

• Informasi yang dibutuhkan oleh pemakai beserta persyaratan-persyaratan yang melekat dalam informasi tersebut.

• Luas sistem.• Sumber daya yang dimiliki oleh perusahaan.

Berdasarkan informasi yang diperolehnya dalam tahap analisis tersebut, analisis sistem kemudian menawarkan berbagai alternatif desain secara garis besar sistem informasi untuk menghasilkan informasi yang diperlukan oleh pemakai.

2. Penyusunan Usulan Desain Sistem Secara Garis Besar. Usulan desain sistem secara garis besar disusun untuk mengkomunikasikan secara tertulis kepada pemakai informasi bagaimana sistem informasi yang dirancang secara garis besar memenuhi kebutuhan mereka akan informasi. Pemakai informasi mengajukankritik dan saran atas desain sistem informasi secara garis besar yang disajikan oleh analis sistem.

3. Evaluasi sistem. Dalam tahap evaluasi sistem analis sistem menentukan persyaratan yang harus dipenuhi.

4. Penyusunan Laporan Final Desain Sistem Secara Garis

Besar. Berdasarkan hasil diskusi antara pemakai informasi dengan analis sistem dalam penyajian usulan desain secara garis besar dan evaluasi sistem, analis sistem kemudian membuat “laporan final desain sistem secara garis besar”.

5. Desain Sistem Secara Rinci. Analis sistem melakukan desain rinci sistem informasi menjadi sistem informasi yang mampu memenuhi kebutuhan informasi para pemakai.

6. Penyusunan Laporan Final Desain Sistem Secara Rinci. Hasil desain rinci sistem informasi ini disajikan oleh analis sistem dalam dokumen tertulis yang disebut “Laporan Final Desain Sistem Secara Rinci”.

C. Implementasi Sistem.

Implementasi adalah pendidikan dan pelatihan pemakai informasi, pelatihan dan koordinasi teknis yang akan menjalankan sistem, pengujian sistem yang baru, dan pengubahan yang dilakukan untuk membuat sistem informasi yang telah dirancang menjadi dapat dilaksanakannya secara operasional. Puncak segala kegiatan pengembangan dan perancangan sistem informasi adalah terletak pada tahap implementasi.

Dalam tahap implementasi ini, analis sistem menyusun laporan final implementasi sistem yang terdiri dari dua bagian: Rencana Implementasi dan Hasil Pelaksanaan Implementasi.

Rencana implementasi disusun sebelum tahap pelaksanaan sistem dilaksanakan. Bagian ini berisi rencana pengujian berbagai bangunan sistem informasi, dan dicantumkan pula rencana konversi sistem lama ke sistem baru. Selama pelaksanaan sistem berlangsung, analis sistem melakukan dokumentasi perubahan-perubahan yang dilakukan untuk menyempurnakan sistem, hasil-hasil yang dicapai dalam pelaksanaan sistem, dan penerimaan sistem oleh para pemakai informasi..hasil pelaksanaan sistem ini merupakan bagian dalam Laporan Final Implementasi Sistem.

D. Simbol untuk Pembuatan Bagan Alir Data

Bagan alir yang baik dan jelas memerankan bagian yang penting dalam perancangan sistem informasi yang kompleks dan pengembangan program komputer.

Bagan alir data adalah suatu model yang menggambarkan aliran data dan proses untuk mengolah data dalam suatu sistem.

Proses

Aliran

Aliran material

Aliran data

PenghubungHalaman sama halaman lain

Tempat penyimpanan data atau arsip

Sumber atau tujuan data

Masukan / keluaran Ditunjuk oleh garis alir

Pengolahan data

E. Simbol untuk Pembuatan Bagan Alir Dokumen

Sistem akuntansi dapat dijelaskan dengan menggunakan bagan alir dokumen. Berikut ini adalah simbol-simbol stsndar dengan maknanya masing-masing.

Dokumen. Simbol ini digunakan untuk menggambarkan

semua jenis dokumen yang merupakan formulir yang

digunakan untuk merekam data terjadinya suatu

transaksi. Contoh: faktur penjualan, SOP, BKK, cek.

Dokumen dan tembusannya. Simbol ini

digunakan untuk menggambarkan dokumen asli dan

tembusannya.

2 1Faktur

Berbagai dokumen. Simbol ini digunakan untuk menggambarkan berbagai jenis dokumen yang digabungkan bersama didalam satu paket.

Catatan. Simbol ini digunakan untuk menggambarkan catatan akuntansi yang digunakan untuk mencatat data yang direkam sebelumnya didalam dokumen atau formulir. Nama catatan akuntansi dicantumkan di dalam simbol ini. Catatan akuntansi yang digambarkan dengan simnbol ini adalah: jurnal, buku pembantu, dan buku besar.

Surat muat 3

SOP 2Fak.penjualan 1

Penghubung pada halaman yang sama. Dalam menggambarkan bagan alir, arus dokumen dibuat mengalir dari atas ke bawah dan dari kiri kekanan. Karena keterbatasan ruang halaman kertas untuk menggambar, maka diperlukan simbol penghubung untuk memungkinkan aliran dokumen berhenti disuatu lokasi pada halaman tertentu dan kembali berjalan ke lokasi yang tercantum didalam simbol penghubung pada halaman yang sama.

Penghubung pada halaman yang berbeda. Jika untuk menggambarkan bagan alir suatu sistem akuntansi diperlukan lebih dari satu halaman, simbol ini harus digunakan untuk menunjukkan kemana dan bagaimana bagan alir terkait satu dengan lainnya.

Kegiatan manual. Simbol ini digunakan untuk menggambarkan kegiatan manual seperti: menerima order dari pembeli, mengisi formulir, membandingkan, memeriksa,dan berbagai jenis kegiatan klerikal yang lain.

Arsip sementara. Simbol ini digunakan untuk menunjukkan tempat penyimpanan dokumen. Terdapat dua tipe arsip dokumen: arsip sementara dan arsip permanen. Arsip sementara adalah tempat penyimpanan dokumen yang dokumennya akan diambil kembali dari arsip tersebut dimasa yang akan datang untuk keperluan pengolahan lebih lanjut terhadap dokumen tersebut.

Arsip permanen. Simbol ini digunakan untuk menggambarkan arsip permanen yang merupakan tempat penyimpanan dokumen yang tidak akan diproses lagi dalam sistem akuntansi yang bersangkutan.

On-line computer process. Simbol ini menggambarkan pengolahan data dengan komputer secara on-line. Nama program ditulis di dalam simbol.

On-line storage. Simbol ini menggambarkan arsip komputer berbentuk on-line.

Pita magnetik. Simbol ini menggambarkan arsip komputer yang berbentuk pita magnetik. Nama arsip ditulis di dalam simbol.

Mulai/berakhir. Simbol ini menggmbarkan awal dan akhir suatu sistem akuntansi.

Keputusan. Simbol ini menggambarkan keputusan yang harus dibuat dalam proses pengolahan data.Tidak Keputusan yang dibuat ditulis dalam simbol

ya

Definisi Formulir. Formulir adalah secarik kertas yang memiliki ruang untuk diisi, serta berisi informasinyang telah tercetak, misalnya nomor urut formulir dan nama formulir. Formulir sering pula disebut dengan dokumen.

Formulie Elektronik. Formulir elektronik merupakan ruang yang ditayangkan dalam layar komputer yang digunakan untuk menangkap data yang akan diolah dalam pengolahan data elektronik dan memilki berbagai manfaat berikut ini:1. Tidak Pernah Kehabisan Formulir.2. Tidak Pernah Ketinggalan Jaman. Formulir elektronik mudah

sekali disesuaikan dengan perubahan kebutuhan dan peraturan.3. Ketidakefisienan Formulir Dapat Dihindari. Penggunaan

formulir elektronik memungkinkan dilakukannya penyesuaian dengan perubahan keadaan.

A. Definisi dan Manfaat Formulir

4. Kecepatan Pengisian Formulir. Kecepatan pengisian formulir elektronik jauh melebihi kecepatan pengisian formulir kertas.

5. Tidak Ada Data Yang Mengambang. Dengan formulir elektronik, data dimasukkan dan dikirimkan dari satu tempat ke tempat lain secara elektronik, sehingga tidak ada data yang mengambang.

Manfaat Formulir. Formulir sangat penting artinya untuk menjalankan suatu organisasi. Hampir semua peristiwa dalam perusahaan terjadi karena formulir dan memerlukan formulirnuntuk merekamnya.Dalam perusahaan, formulir bermanfaat untuka. Menetapkan tanggung jawab timbulnya transaksi

bisnis perusahaan.b. Merekam data transaksi bisnis perusahaan.

c. Mengurangi kemungkinan kesalahan dengan cara menyatakan semua kejadian dalam bentuk tulisan.

d. Menyampaikan informasi pokok dari orang satu ke orang lain di dalam organisasi yang sama atau ke organisasi lain.

Menetapkan Tanggung Jawab Timbulnya Bisnis Perusahaan. Dalam suatu organisasi, setiap transaksi terjadi karena adanya otorisasi dari pejabat yang memiliki wewenang untuk melaksanakan transaksi tersebut. Pelaksanaan wewenang tersebut harus dipertanggungjawabkan dalam bentuk tertulis dengan menggunakan formulir.

Untuk Merekam Data Transaksi Bisnis Perusahaan. Formulir berfungsi sebagai alat untuk merekam data yang bersangkutan dengan transaksi. Semua data yang diperlukan untuk identifikasi transaksi direkam pertama kali dalam formulir.

Untuk mengurangi kemungkinan kesalahan dengan cara menyatakan semua kejadian dalam bentuk tulisan. Semua perintah transaksi perlu ditulis dalam suatu formulir untuk mengurangi kemungkinan kesalahan.

Untuk menyampaikan Informasi Pokok dari Orang Satu ke Orang Lain di dalam Orgaisasi yang Sama atau ke Organisasi Lain. Formulir berfungsi pula sebagai sarana untuk menyampaikan informasi secara intern organisasi atau antar organisasi.

Golongan Formulir menurut Sumbernya.Formulir yang digunakan dalam suatu organisasi dapat digolongkan menurut sumbernya. Menurut sumbernya, formulir dapat dibedakan menjadi 3 golongan:a. Formulir yang dibuat dan disimpan dalam perusahaan.b. Formulir yang dibuat dan dikirimkan kepada pihak luar

perusahaan.c. Formulir yang diterima dari pihak luar perusahaan.

Formulir yang Dibuat dan Disimpan dalam Perusahaan. Formulir ini dibuat perusahaan, digunakan secara intern, dan kemudian disimpan dalam perusahaan. Contoh formulir ini adalah: surat permintaan pembelian, memo kredit, memo debit, kartu jam kerja, bukti permintaan dan pengeluaran barang dari gudang.

B. Penggolongan Formulir

Formulir yang Dibuat dan Dikirimkan Kepada Pihak Luar Perusahaan. Formulir ini dibuat dalam perusahaan dan digunakan untuk menyampaikan informasi kepada pihak luar perusahaan. Contoh golongan formulir ini adalah: faktur penjualan tunai, faktur penjualan kredit, SOP, surat permintaan penawaran harga, BKK, dan surat order penjualan.

Formulir yang Diterima dari Pihak Luar Perusahaan. Formulir ini diterima dari pihak luar sebagai akibat dari transaksi bisnis antara perusahaan dengan pihak luar tersebut. Contoh golongan formulir ini adalah: faktur pembelian, surat order dari pembeli, pernyataan piutang yang diterima dari kreditur, dan rekening koran bank.

Golongan formulir Menurut Tujuan PenggunaaPada dasarnya formulir dapat dibagi menjadi dua menurut tujuan penggunaannya:a. Formulir yang dibuat untuk meminta dilakukannya

suatu tindakan.b. Formulir yang digunakan untuk mencatat tindakan

yang telah dilaksanakan.

Formulir yang Dibuat untuk Meminta Dilakukannya Suatu Tindakan. Formulir dalam golongan ini digunakan oleh suatu unit organisasi untuk meminta unit organisasi lain melakukan sesuatu untuk kepentingan unit organisasi peminta. Sebagai contoh adalah formulir surat permintaan pembelian. Formulir ini digunakan oleh bagian gudang untuk meminta bagian pembelian melaksanakan transaksi pembelian guna memenuhi kebutuhan persediaan barang dibagian gudang. Contoh lain formulir yang termasuk golongan ini adalah:

• Bukti permintaan dan pengeluaran barang gudang• Surat permintaan penawaran harga• Memo kredit dan memo debit.

Formulir yang Digunakan untuk Mencatat yang Telah Dilaksanakan. Formulir dalam golongan ini digunakan untuk merekam data transaksi yang telah dilaksanakan. Sebagai contoh adalah formulir laporan penerimaan barang. Formulir ini digunakan oleh bagian penerimaan untuk mencatat data barang yang diterima dari pemasok. Contoh formulir lain yang termasuk dalam golongan ini adalah:• Faktur penjualan• Faktur pembelian• Kartu jam kerja• Surat muat• Pernyataan piutang.

Prinsip Dasar yang Mendasari Perancangan Formulir.

Formulir yang digunakan dalam suatu organisasi adakalanya memenuhi beberapa fungsi sekaligur. Sebagai contoh dalam transaksi penjualan, suatu perusahaan menggunakan suatu formulir yang disebut surat order penjualan. Formulir ini diisi berbagai informasi yang bersangkutan dengan transaksi penjualan, misalnya tanggal penjualan, nama dan alamat pembeli, jumlah dan jenis barang yang dijual, harga jual per satuan dan total harga jual. Surat order penjualan dibuat 4 lembar sekaligus untuk mengurangi pekerjaan klerikal. Lembar pertama berfungsi sebagai faktur penjualan yang dikirim kepada pembeli; lembar kedua berfungsi sebagai permintaan otorisasi penjualan kredit kepada Bagian Kredit; lembar ketiga berfungsi sebagai perintah pengiriman kepada Bagian Pengiriman untuk mengirim barang yang tersebut dalam formulir tersebut kepada pembeli yang bersangkutan;

rsebut

Lembar keempat berfungsi sebagai tembusan piutang yang dipakai oleh Bagian Piutang untuk mencatat timbulnya piutang dari penjualan kredit. Hanya dengan satu kali pekerjaan klerikal formulir surat order penjualan ini memenuhi berbagai fungsi sekaligus.

Dalam merancang suatu formulir, prinsip-prinsip berikut ini perlu diperhatikan:1. Sedapat mungkin memanfaatkan tembusan atau copy

formulir.2. Hindari duplikasi dalam pengumpulan data.3. Buatlah rancangan formulir sesederhana dan seringkas

mungkin.4. Masukkanlah unsur internal check dalam merancang

formulir.5. Cantumkan nama dan alamat perusahaan pada formulir

yang akan digunakan untuk komunikasi dengan pihak luar.

6. Cantumkan nama formulir untuk memudahkan identifikasi.7. Beri nomor untuk identifikasi formulir.8. Cantumkan nomor urut tercetak.

Kapan Formulir Diperlukan ?

Dalam situasi apa perusahaan memerlukan formulir? Ada 4 keadaan yang mendasari perlunya penggunaan formulir:9. Jika suatu kejadian harus dicatat, maka formulir perlu

digunakan.10. Jika informasi tertentu harus dicatat berulang kali,

penggunaan formulir akan mengurangi waktu penulisan informasi tersebut.

11. Jika berbagai informasi yang saling berhubungan perlu disatukan dalam tempat yang sama, untuk memudahkan pengecekan yang cepat mengenai kelengkapan informasinya, maka formulir harus digunakan.

12. Jika dibutuhkan untuk menetapkan tanggungjawab terjadinya transaksi, formulir perlu digunakan.

Faktor yang Perlu Dipertimbangkan Dalam Merancang Formulir.

1. Siapa yang memerlukan atu akan mendapat informasi yang dicatat di dalam formulir tersebut? Hal ini akan menentukan berapa lembar formulir tersebut harus dibuat.

2. Adakah formulir lain yang sekarang dirancang atau sekarang digunakan berisi informasi yang sama? Jika ya, apakah ada kemungkinan menyatukan informasi di dalam formulir yang dirancang ini dengan formulir lain tersebut?

3. Apakah elemen-elemen yang harus dicantumkan di dalam formulir telah disusun menurut urutan yang logis? Hal ini akan mengurangi kemungkinan terjadinya kesalahan dalam pengisian formulir dan akan mengurangi waktu pengisian dan penggunaan formulir.

4. Apakah formulir tersebut akan memerlukan penulisan dengan tangan atau pemrosesan dengan mesin, atau kedua-duanya? Hal ini akan menentukan lebar spasi dan penggunaan garis atau hanya spasi saja.

5. Apakah formulir tersebut akan diisi dengan pensil, tinta, mesin ketik atau mesin khusus atau dengan proses penggandaan yang lain? Hal ini akan menentukan jenis dan mutu kertas yang akan digunakan serta jumlah ruang yang harus disediakan untuk memungkinkan pencatatan informasi.

6. Apakah formulir tersebut akan disimpan didalan suatu arsip? Hal ini akan menentukan mutu kertas yang akan digunakan,dan ukuran kertas.

Ditinjau dari pengolahan data akuntansi, dokumen atau formulir digolongkan menjadi dua macam: dokumen sumber dan dokumen pendukung.

Dokumen Sumber adalah dokumen yang dipakai sebagai dasar pencatatan kedalam jurnal atau buku pembantu, sedangkan dokumen pendukung adalah dokumen yang melampiri dokumen sumber sebagai bukti sahihnya transaksi yang direkam dalam dokumen sumber.

Sebagai contoh dokumen yang digunakan untuk merekam transaksi penjualan terdiri dari faktur penjualan, yang merupakan dokumen sumber sebagai dasar pencatatan ke dalam jurnal penjualan dan kartu piutang, yang dilampiri dengan surat order pengiriman, laporan pengiriman barang, dan surat muat sebagai dokumen pendukung faktur penjualan tersebut.

C. Dokumen Sumber dan Dokumen Pendukung

Dokumen pendukung ini berfungsi untuk membuktikan sahihnya transaksi penjualan yang direkam dalam faktur penjualan. Surat order pengiriman membuktikan bahwa transaksi penjualan tersebut telah diotorisasi oleh Bagian Order Penjualan, laporan pengiriman barang membuktikan telah dilaksanakannya pengiriman barang kepada pembeli sesuai dengan perintah yang tercantum dalam surat order pengiriman, sedangkan surat muat membuktikan telah diserahkannya barang kepada perusahaan angkutan umum dalam pelaksanaan pengiriman barang kepada pembeli. Dengan dilampirkannya berbagai dokumen pendukung tersebut, faktur penjualan sebagai dokumen yang dipakai sebagai sumber pencatatan ke dalam catatan akuntansi menjadi dapat diandalkan kesahihannya.

Setelah transaksi direkam dalam formulir, pencatatan akuntansi yang pertamakali dilakukan adalah dalam jurnal. Dibanding dengan catatan akuntansi yang lain, pencatatan akuntansi di dalam jurnal ini biasanya lebih lengkap dan lebih rinci, serta menurut urutan tanggal kejadian transaksi.

Jurnal merupakan catatan akuntansi permanen yang pertama, yang digunakan untuk mencatat transaksi keuangan perusahaan.

Karena jurnal merupakan catatan akuntansi yang pertama diselenggarakan dalam proses akuntansi, maka dalam sistem akuntansi, jurnal harus dirancang sedemikian rupa sehingga tidak akan terjadi satu transaksi pun yang tidak dicatat, catatan yang dilakukan di dalamnya lengkap dengan penjelasan, tanggal dan informasi lain, agar catatan tersebut mudah diusut kembali ke dokumen sumbernya.

A. Jurnal

Jurnal Umum

Jika jenis transaksi perusahaan masih sedikit, jurnal umum dengan dua kolom, debit dan kredit, sudah cukup memadai sebagai catatan akuntansi pertama. Kolom-kolom dalam jurnal umum tersebut diisi data sebagai berikut:a. Kolom Tanggal. Kolom ini diisi dengan terjadinya transaksi

yang diisi secara berurutan sesuai dengan kronologi terjadinya transaksi.

b. Kolom Keterangan. Kolom ini diisi dengan keterangan lengkap mengenai transaksi yang terjadi, seperti nama rekening yang didebit dan dikredit, serta penjelasan ringkas tentang transasaksi yang bersangkutan.

c. Kolom Nomor Bukti. Kolom ini digunakan untuk mencatat nomor formulir yang dipakai sebagai dasar pencatatan data dalam jurnal tersebut. Karena pencatatan dalam jurnal harus dapat diverifikasi ketelitian dan kebenarannya, nomor ini diperlukan untuk pencarian kembali dokumen sumber yang bersangkutan dengan transaksi, untuk keperluan verifikasi terhadap transaksi yang terjadi.

d. Kolom Nomor Rekening. Kolom ini didisi dengan nomor rekening yang didebit dan nomor rekening yang dikredit dengan adanya transaksi. Pencantuman nomor rekening dalam kolom ini digunakan untuk proses peringkasan secara periodik, biasanya setiap bulan, transaksi keuangan yang terjadi dalam periode tertentu. Pada akhir bulan misalnya, jurnal umum ini diringkas, dan hasil ringkasannya dibukukan ke dalam rekening yang bersangkutan dalam buku besar.

e. Kolom Debit dan Kredit. Kolom ini didisi dengan jumlah rupiah transaksi. Jumlah-jumlah rupiah dalam kolom ini diringkas menurut nomor rekening yang tercantum dalam kolom nomor rekening. Hasil ringkasan menurut nomor rekening ini kemudian secara periodik dibukukan ke dalam rekening yang bersangkutan dalam buku besar.

Jurnal Khusus

Jika usaha bertambah besar dan jenis transaksi menjadi lebih banyak, jurnal umum tersebut menjadi tidak mampu lagi menampung berbagai transaksi yang timbul, frekuensi terjadinya semakin tinggi. Dalam hal ini mulai diperlukan jurnal khusus,selain jurnal umum tersebut, dan dibutuhkan lebih banyak karyawan untuk menyelenggarakan berbagai jurnal khusus tersebut.

Prinsip Dasar yang Melandasi Perancangan Jurnal

Prinsip-prinsip dasar yang melandasi pembuatan rancangan jurnal adalah sebagai berikut:1. Harus tersedia jurnal dalam jumlah yang memadai

sehingga memungkinkan perusahaan untuk menggunakan karyawan dalam mencatat dengan segera transaksi keuangan yang terjadi.

2. Jurnal akan digunakan untuk memisahkan transaksi kedalam penggolongan pokok tertentu, seperti penerimaan kas, pengeluaran kas, penjualan dan pembelian.

3. Untuk mengurangi pekerjaan pembukuan yang terinci, harue digunakan kolom-kolom khusus dalam jurnal, sehingga memungkinkan pembukuan jumlah per kolom ke dalam rekening yang bersangkutan ke dalam buku besar.

4. Nama kolom dalam jurnal harus sesuai dengan nama rekening yang bersangkutan dalam buku besar, yang akan menerima jumlah yang akan dibukukan dari jurnal.

5. Kolom-kolom dalam jurnal digunakan untuk mengumpulkan angka yang akan diringkas dalam rekening yang bersangkutan dalam buku besar.

6. Sedapat mungkin jurnal harus dirancang sedemikian rupa sehingga pekerjaan menyalin informasi dari dokumen sumbernya dibuat sanagt minimum.

Jenis Jurnal

Jenis jurnal yang biasanya terdapat dalam erusahaan yang relatif besar adalah sebagaai berikut:1. Jurnal Penjualan. Jurnal ini digunakan untuk mencatat

transaksi penjualan, baik penjualan kredit maupun penjualan tunai. Dari jurnal penjualan ini manajemen akan dapat memperoleh informasi mengenai semua jenis transaksi penjualan selama periode tertentu, urut secara kronologis.

2. Jurnal Pembelian. Jurnal pembelian ini digunakan untuk mencatat transaksi pembelian kredit. Transaksi penjualan tunai dicatat dalam jurnal pengeluaran kas.

3. Jurnal Penerimaan Kas. Jurnal penerimaan kas digunakan untuk mencatat transaksi penerimaan kas. Sumber pokok penerimaan kas perusahaan umumnya dari penjualan tunai dan penerimaan piutang. Jika frekuensi transaksi kas masih rendah, jurnal penerimaan kas ini digabungkan dengan jurnal pengeluaran kas dalam satu jurnal yang disebut jurnal kas.

4. Jurnal Pengeluaran Kas. Jurnal pengeluaran kas digunakan untuk mencatat transaksi pengeluaran kas.

5. Jurnal Umum. Jurnal umum digunakan untuk mencatat transaksi selain yang dicatat dalam jurnal khusus. Jika perusahaan hanya menyelenggarakan 2 jurnal khusus; jurnal kas dan jurnal penjualan, maka jurnal umum digunaka untuk mencatat transaksi selain penerimaan dan pengeluaran kas serta transaksi penjualan.

Jurnal pada umumnya berbentuk buku yang dijilid. Bentuk jurnal ini banyak dijumpai di perusahaan yang menggunakan sistem manual di dalam pembukuan. Jurnal dapat pula berbentuk lembaran-lembaran formulir lepas. Bentuk ini digunakan terutama jika pembukuan menggunakan mesin pembukuan. Dalam akuntansi dengan komputer, jurnal berbentuk arsip transaksi dalam bentuk pita magnetik, yang setelah dicek kebenarannya dan kesahihannya, digunakan untuk memutakhirkan (update) arsip induk.Ada berbagai cara yang dapat digunakan untuk mencatat informasi dalam jurnal:1. Dengan pena2. Dengan mesin pembukuan3. Dengan arsip dokumen sumber yang berfungsi sebagai jurnal4. Dengan komputer

B. Metode Pencatatan Data ke Dalam Jurnal

Langkah Perancangan Jurnal

Berikut ini adalah langkah-langkah yang biasa ditempuh oleh ahli sistem dalam merancang jurnal:

1. Mengumpulkan informasi mengenai karakteristik tranaksi yang terjadi dalam peusahaan.

2. Membuat jurnal standar untuk setiap jenis transaksi yang frekuensi terjadinya tinggi.

3. Merancang jurnal berdasarkan jurnal standar tersebut.

Karakteristik Buku BesarBuku besar merupakan kumpulan rekening-rekening yang digunakan untuk menyortasi dan meringkas informasi yang telah dicatat dalam jurnal. Rekening adalah judul suatu catatan akuntansi yang umumnya berbentuk T, yang dibagi dua bagian, sebelah kiri disebut debit dan sebelah kanan disebut kredit, sebagai alat untuk mengklasifikasikan dan mencatat transaksi berdasar prinsip tata buku berpasangan.Proses sortasi dan pemindahan data ke dalam buku besar dan buku pembantu disebut dengan pembukuan. Dalam sistem manual, kegiatan posting ini memerlukan 4 tahap berikut ini:1. Pembuatan rekapitulasi jurnal.2. Penyortasian rekening yang akan diisi dengan data yang

bersangkutan.3. Pencatatan data rekapitulasi dalam rekening yang bersangkutan.4. Pengembalian rekening ke dalam arsip pada urutannya semula.

A. Buku Besar

Pembuatan rekapitul mengawali kegiatan posting. Jika perusahaan mennyelenggarakan jurnal-jurnal khusus berkolom, kegiatan posting diawali dengan penjumlahan kolom-kolom, dan pembuatan ringkasan data rupiah dari kolom lain-lain dalam jurnal tersebut. Angka rupiah beserta nama dan nomor rekening hasil kegiatan pembuatan rekapitulasi siap untuk ditransfer ke rekening yang bersangkutan dalam buku besar.

Untuk mencatat hasil rekapitulasi tersebut, harus dilakukan penyortasian terhadap rekening-rekening dalam buku besar, untuk mencari rekening yang bersangkutan dengan yang tercantum dalam hasil rekapitulasi. Setelah rekening yang dimaksud ditemukan, kemudian diambil dari asip,, diletakkan dimeja untuk disiapkan menerima posting informasi dari rekapitulasi jurnal.

Pencatatan data hasil rekapitulasi jurnal ke dalam rekening dilakukan dengan mencatat tanggal, nama jurnal, halaman jurnal, dan jumlah rupiah yang didebitkan atau dikreditkan ke dalam rekening tersebut. Setelah kegiatan penctatan ini selesai dilaksanakan, rekening yang bersangkutan harus dikembalikan kedalam arsip, pada tempatnya semula, untuk memudahkan pencariannya kembali dalam kegiatan posting yang lain.

Formulir Rekening Buku BesarSudah disebutkan bahwa rekening buku besar umumnya berbentuk T, yang merupakan catatan akuntansi yang dibagidua secara vertikal, sebelah kiri disebut debit, dan sebelah kanan disebut kredit. Ada berbagai variasi bentuk formulir rekening buku besar:1. Rekening dengan debit lebar2. Rekening biasa3. Rekening berkolom saldo di tengah4. Rekening berkolom saldo

5. Rekening ganda berkolom saldo6. Rekening dengan saldo lama dan saldo baru.

Gambar Rekening dengan Debit Lebar

Nama ……………………. No. Rekening

Tgl Keterangan

Fol

⋎ Debit Tgl Ket. Fol

⋎ Kredit

Gambar Rekening Biasa

Nama Rekening………….. No. Rekening……………………….

Tgl keterangan

Fol

⋎ Debit Tgl keterangan

Fol

⋎ Kredit

Gambar Rekening Berkolom Saldo di Tengah

Nama Rekening ………… No. Rekening …………..Tgl

Ket Fol

⋎ Debit Saldo Kredit

Fol

⋎ Ket Tgl

Susunan Rekening Buku Besar

Rekening –rekening yang dibentuk dalam buku besar harus disesuaikan dengan jenis dan susunan informasi yang akan disajikan dalam laporan keuangan. Biasanya laporan keuangan yang dipakai sebagai dasar pembentukan dan penyusunan rekening-rekening buku besar adalah neraca dan laporan rugi laba.

Umumnya jenis dan susunan informasi yang disajikan dalam neraca dan laporan rugi laba untuk jenis usaha tertentu telah mengikuti jenis dan susunan standar yang lazim dalam menyajikan laporan keuangan dalam jenis usaha tersebut. Sebagai contoh jenis dan susunan informasi mengenai aktiva lancar di dalam naraca perusahaan manufaktur umumnya adalah sebagai berikut:

Kas dan bankInvestasi sementaraPiutangCadangan kerugian piutangPersediaan produk jadiPersediaan Produk Dalam ProsesPersediaan bahan baku dan bahan penolongPersekot biayaAktiva lancar lain

Jika jenis dan susunan informasi aktiva lancar seperti tersebut diatas, maka dalam buku besar dibentuk jenis rekening-rekening tersebut dengan susunan yang sama yang tersebut di atas.

Kode adalah suatu rerangka yang menggunakan angka atau huruf atau kombinasi angka dan huruf untuk memberi tanda terhadap klasifikasi yang sebelumnya telah dibuat. Kode ini memudahkan identifikasi dan pembedaan elemen-elemen yang ada di dalam suatu klasifikasi.

Pengolahan data akuntansi sangat tergantung pada penggunaan kode untuk mencatat, mengklasifikasikan, menyimpan, dan mengambil data keuangan. Dalam mencatat transaksi pembelian bahan baku misalnya, perusahaan pada imimnya tidak hanya menggunakan nama-nama rekening Persediaan dan Utang dagang, namun mencantumkan pula kode rekening (012 Persediaan Bahan Baku dan 100 Utang Dagang) untuk memudahkan pencatatan, pengklasifikasian, penyimpanan, dan pengambilan data akuntansi.

B. Kode Rekening

Tujuan KodeDalam sistem pengolahan data akuntansi, kode memenuhi berbagai tujuan berikut ini:1. Mengidentifikasi data akuntansi secara unik. Data akuntansi perlu diberi identifikasi secara unik agar dapat dilakukan pencatatan, klasifikasi, penyimpanan, dan pengambilan data tersebut dengan benar. Dengan kode angka, misalnya masing-masing debitur memiliki identita yang unik, yang menjadikan satu debitur berbeda dari debitur yang lainnya.

2. Meringkas data Kode menjadikan data akuntansi lebih ringkas sehingga menentukan lebih sedikit ruang dalam pencatatannya. Dalam pencatatan transaksi penjualan misalnya, Bagian Akuntansi tidak perlu menuliskan nama rekening Harga Pokok Penjualan dan Persediaan Produk Jadi, namun cukup menuliskan kode rekening tersebut dalam jurnal umum.

3. Mengklasifikasi rekening atau transaksi Dalam mengolah data akuntansi, kode digunakan untuk menunjukkan ke dalam klasifikasi apa suatu rekening atau transaksi dikelompokkan. Misalnya daerah pemasaran Yogyakarta diberi kode 15, maka semua faktur penjualan untuk transaksi penjualan yang terjadi di Yogyakarta akan diberi kode 15, sehingga memudahkan pengklasifikasian informasi penjualan menunjukkan daerah pemasaran.

4. Menyampaikan makna tertentu Dengan kode kita dapat menyampaikan informasi yang bermakna tertentu.

Metode Pemberian Kode Rekening

Pemberian kode rekening pada umumnya didasarkan pada rerangka pemberian kode tertentu, sehingga memudahkan pemakai dalam penggunaannya. Pemberian kode rekening tidak dimaksudkan agar pemakai menghapalkan kode-kode rekening yang disusun, namun untuk memudahkan pemakai mengikuti rerangka logika pemberian kode rekening, sehingga dapat memudahkan rekening yang disusun untuk pemberian identifikasi transaksi yang terjadi dalam perusahaan. Ada 5 metode pemberian kode rekening:1. Kode angka atau alfabet urut.2. Kode angka blok3. Kode angka kelompok4. Kode angka desimal5. Kode angka urut didahului dengan huruf

Kode angka atau alfabet urut. Dalam metode pemberian kode ini, rekening buku besar diberi kode angka atau huruf yang berurutan. Kelemahan kode angka atau Alfabet Urut ini adalah jika terjadi perluasan jumlah rekening, hal ini akan mengakibatkan perubahan menyeluruh terhadap kode rekening yang mempunyai kode angka yang lebih besar. Contoh:1. Kas dan bank2. Investassi sementara3. Piutang 4. Cadangan kerugianpiutang5. Persediaan produk jadi6. Persediaan produk dalam proses7. Persediaan bhn baku dan bhn penolong8. Persekot biaya9. Investasi jangka panjang10.Tanah, ….dst

Buku Pembantu adalah suatu kelompok rekening yang merupakan rincian rekening tertentu dalam buku besar, yang dibentuk untuk memudahkan dan mempercepat penyusunan laporan keuangan. Umumnya perusahaan manufaktur menyelenggarakan berbagai buku pembantu berikut ini:a. Buku pembantu persediaanb. Buku pembantu piutangc. Buku pembantu utangd. Buku pembantu harga pokok produke. Buku pembantu biayaf. Buku pembantu aktiva tetap

c. Buku Pembantu

Sistem pengendalian internal meliputi struktur organisasi, metode, dan ukuran-ukuran yang dikoordinasikan untuk menjaga kekayaan organisasi, mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi, mendorong efisiensi dan mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen.

Menurut tujuannya, sistem pengendalian intern tersebut dapat dibagi menjadi dua macam: pengendalian intern akuntansi (internal accounting control) dan pengendalian intern administratif (internal administrative control).Pengendalian intern akuntansi, yang merupakan bagian dari sistem pengendalian intern, meliputi struktur organisasi, metode dan ukuran-ukuran yang dikoordinasikan terutama untuk menjaga kekayaan organisasi dan mengecek ketelitian

A. Sistem Pengendalian Internal

Dan keandalan data akuntansi. Pengendalian intern akuntansi yang baik akan menjamin keamanan kekayaan para investor dan kreditur yang ditanamkan dalam perusahaan dan akan menghasilkan laporan keuangan yang dapat dipercaya.

Pengendalian intern administratif meliputi struktur organisasi, metode dan ukuran-ukuran yang dikoordinasikan terutama untuk mendorong efisiensi dan dipatuhinya kebijakan manajemen.

Unsur Sistem Pengendalian Intern1. Struktur organisasi yang memisahkan

tanggungjawab funfsional secara tegas.2. Karyawan yang bermutu sesuai dengan

tanggungjawabnya.

3. Sistem wewenang dan prosedur pencatatan yang memberikan perlindungan yang cukup terhadap kekayaan, utang, dan pendapatan dan biaya.4. Praktik yang sehat dalam melaksanakan tugas dan fungsi setiap unit organisasi.

Lingkungan pengendalian mencerminkan sikap dan tindakan para pemilik dan manajer perusahaan mengenai pentingnya pengendalian intern perusahaan. Efektivitas unsur pengendalian intern sangat ditentukan oleh atmosfer yang diciptakan lingkungan pengendalian. Sebagai contoh, dalam suatu perusahaan yang manajemen puncaknya menganggap anggaran hanya sebagai alat untuk memenuhi kebutuhan pemilik perusahaan, bukan sebagai alat manajemen untuk perencanaan dan pengendalian kegiatan perusahaan, lingkungan ini akan mengakibatkan manajemen menengah dan karyawan tidak seriusndalam melaksanakan anggaran perusahaan.

B. Lingkungan Pengendalian

Lingkungan pengendalian harus diberi tekanan perhatian, karena berdasarkan kenyataan, justru lingkungan pengendalian ini mempunyai dampak besar terhadap keseriusan pengendalian intern yang diterapkan didalam perusahaan.

Lingkungan pengendalian mempunyai empat unsur:1. Filosofi dan gaya operasi2. Berfungsinya dewan komisaris dan

komite pemeriksaan3. Metode pengendalian manajemen4. Kesadaran pengendalian

Filosofi adalah seperangkat keyakinan dasar yang menjadi parameter bagi perusahaan dan karyawannya. Philosophy merupakan apa yang seharusnya dikerjakan dan apa yang seharusnya tidak dikerjakan oleh perusahaan.

Berfungsinya Dewan Komisaris dan Komite Pemeriksaan. Dalam perusahaan berbentuk perseroan terbatas, jika penunjukkan akuntan publik dilakukan oleh manajemen puncak, kebebasan akuntan publik dapat tampak berkurang dipandang dari sudut pemegang saham. Hal ini karena manajemen puncak adalah pihak yang seharusnya dinilai kejujuran pertanggungjawaban keuangannya oleh akuntan publik, padahal manajemen puncak yang menentukan pemilihan akuntan publik yang ditugasi dalam pemeriksaan laporan keuangan yang

Dipakai untuk pertanggungjawaban keuangan oleh manajemen puncak. Oleh karena itu, untuk menciptakan independensi akuntan publik, perusahaan-perusahaan yang go public sebaiknya mengalihkan wewenang penunjukkan akuntan publik dari tangan manajemen puncak ke tangan dewan komisaris atau komite pemeriksaan. Metode Pengendalian Manajemen, merupakan metode perencanaan dan pengendalian alokasi sumber daya perusahaan dalam mencapai tujuan perusahaan. Perencanaan dan pengendalian manajemen dilakukan melalui empat tahap : (1) penyusunan program (rencana jangka panjang), (2) penyusunan anggaran (rencana jangka pendek), (3)pelaksanaan dan pengukuran, dan (4)pelaporan dan analisis.

Proses manajemen perusahaan dimulai dengan perencanaan strategik yang didalamnya terjadi pro penetapan tujuan perusahaan dan penentuan strategi untuk mencapai tujuan tersebut. Setelah tujuan perusahaan ditetapkan dan strategi untuk mencapai tujuan tersebut dipilih, proses manajemen perusahaan kemudian diikuti dengan penyusunan program-program untuk mencapaintujuan perusahaan yang ditetapkan dalam perencanaan strategik.

Kesadaran Pengendalian, dapat tercermin dari reaksi yang ditunjukkan oleh manajemen dari berbagai jenjang organisasi atas kelemahan pengendalian yang ditunjuk oleh akuntan itern atau akuntan publik. Jika manajemen segera melakukan tindakan koreksi atas temuan kelemahan pengendalian yang dikemukakan oleh akuntan publik, hal ini merupakan petunjuk adanya komitmen manajemen terhadap penciptaan lingkungan pengendalian yang baik.

Kegiatan penjualan kredit terdiri dari transaksi penjualan barang atau jasa, baik secara kredit maupun secara tunai. Dalam transaksi penjualan kredit, jika order dari pelanggan telah dipenuhi dengan pengiriaman barang atau penyerahan jasa, untuk jangka waktu tertentu perusahaan memiliki piutang kepada pelanggannya. Kegiatan penjualan kredit ini ditangani perusahaan melalui sistem penjualan kredit. Dalam transaksi penjualan tunai, barang atau jasa baru diserahkan oleh perusahaan kepada pembeli jika perusahaan telah menerima kas dari pembeli. Kegiatan penjualan tunai ini ditangani perusahaan melalui sistem penjualan tunai.

A. Penjualan Kredit

Dalam transaksi penjualan, tidak semua penjualan berhasil mendatangkan pendapatan bagi perusahaan. Adakalanya pembeli mengembalikan barang yang telah dibelinya kepada perusahaan. Transaksi pengembalian barang oleh pembeli ini ditangani perusahaan melalui sistem retur perusahaan.

Penjualan Kredit denagn Kartu Kredit Perusahaan.Perusahaan dapat melakukan penjualan kredit dengan kartu kredit yang dikeluarkan oleh perusahaan. Sistem penjualan kredit dengan menggunakan kartu kreditbini biasanya digunakan oleh toko pengecer. Kartu kredit perusahaan ini diterbitkan oleh perusahaan tertentu untuk para pelanggannya.

Pelanggan akan diberi kartu kredit perusahaan setelah melalui seleksi berdasarkan kemampuan membayar dan karakternya. Pelanggan dapat menggunakan kartu kredit ini untuk membeli barang hanya ke perusahaan yang menerbitkan kartu kredit tersebut. Pada akhir bulan atau tanggal tertentu, perusahaan menagih jumlah harga barang yang dibeli oleh pemegang kartu kredit selama jangka waktu tertentu yang telah lewat.

Fungsi yang terkait.Fungsi yang terkait dalam sistem penjualan kredit dengan kartu kredit perusahaan adalah: (a) fungsi kredit (b) fungsi penjualan (c) fungsi gudang (d) fungsi pengiriman (d) fungsi akuntansi (e) fungsi penagihan.

Fungsi kredit, dalam transaksi penjualan kredit dengan kartu kredit, fungsi ini bertanggung jawab atas pemberian kartu kredit kepada pelanggan terpilih. Sebelum seorang pelanggan diberi kartu kredit, ia harus mengajukan permintaan menjadi anggota kartu kredit perusahaan dengan mengisi formulir permintaan menjadi anggota. Fungsi kredit melakukan pengumpulan informasi tentang kemampuan keuangan calon anggota dengan meminta fotocopy rekening koran bank, keterangan gaji atau sumber lain. Pelanggan yang diberi kartu kredit adalah pelanggan yang telah melewati tahap seleksi yang dilakukan oleh fungsi kredit, sehingga kemungkinan tidak tertagihnya piutang kepada pelanggan tersebut dapat dikurangi. Dalam strutur organisasi, barada di tangan Bagian Kredit.

Fungsi Penjualan, bertanggungjawab melayani kebutuhan barang pelanggan. Fungsi penjualan mengisi faktur penjualan kartu kredit untuk memingkinkan fungsi gudang dan fungsi pengiriman melaksanakan penyerahan barang kepada pelanggan. Dalam struktur organisasi, berada di tangan Bagian Order Penjualan.

Fungsi Gudang, fungsi ini menyediakan barang yang diperlukan oleh pelanggan sesuai dengan yang tercantum dalam tembusan faktur penjualan kartu kredit yang diterima dari fungsi penjualan. Dalam struktur organisasi, berada di tangan Bagian Gudang.

Fungsi Pengiriman, bertanggungjawab untuk menyerahkan barang yang kuantitas, mutu, dan spesifikasinya sesuai dengan yang tercantum dalam tembusan faktur penjualan kartu kredit yang diterima dari fungsi penjualan. Fungsi ini juga bertanggungjawab untuk memperolah tandatangan dari pelanggan di atas faktur penjualan kartu kredit sebagai bukti telah diterimanya barang yang dibeli oleh pelanggan. Dalam strutur organisasi, berada di tangan Bagian Pengiriman.

Fungsi Akuntansi, bertanggungjawab untuk mencatat transaksi bertambahnya piutang kepada pelanggan ke dalam kartu piutang berdasarkan faktur penjualan kartu kredit yang diterima dari fungsi pengiriman. Disamping itu, fungsi akuntansi bertanggungjawab atas pencatatan transaksi penjualan di dalam jurnal penjualan. Dalam struktur organisasi, berada di tangan di Bagian Piutang.

Fungsi Penagihan, bertanggungjawab untuk membuat surat tagihan secara periodik kepada pemegang kartu kredit. Dalam struktur organisasi, berada di tangan Bagian Penagihan.

Informasi yang Diperlukan oleh Manajemen.1. Jumlah pendapatan penjualan menurut jenis produk

atau kelompok produk selama jangka waktu tertentu.

2. Jumlah piutang kepada setiap debitur dari transaksi penjualan kredit.

3. Jumlah harga pokok produk yang dijual selama jangka waktu tertentu.

4. Nama dan alamat pembeli.5. Kuantitas produk yang dijual.6. Nama wiraniaga yang melakukan penjualan.7. Otorisasi pejabat yang berwenang.

Dokumen yang Digunakan1. Faktur Penjualan Kartu Kredit2. Surat Tagihan

Faktur Penjualan Kartu Kredit, dokumen ini digunakan untuk merekam transaksi penjualan kredit dengan kartu kredit. Lembar ke-1 dan ke-2 berfungsi sebagai dasar pembuatan surat tagihan yang secara periodik dibuat oleh fungsi penagihan dan dikirimkan kepada pelanggan. Oleh karena itu, fungsi pengiriman harus mendapatkan tanda tangan di atas faktur penjualan kartu kredit lembar ke-1 dan ke-2 pada saat fungsi tersebut menyerahkan barang kepada pelanggan lembar ke-3 berfungsi sebagai perintah kepada gudang untuk meyiapkan barang yang dibutuhkan oleh pelanggan, dan lembar ke-4 berfungsi sebagai perintah pengiriman barang kepada fungsi pengiriman. Lembar ke-2 tetap disimpan di dalam arsip fungsi akuntansi, dan lembar ke-1 dilampirkan pada surat tagihan yang dikirimkan secara periodik kepada pelanggan.

Surat Tagihan, berisi dua bagian; bagian atas merupakan dokumen yang harus disobek dan dikembalikan bersama cek oleh pelanggan ke perusahaan, sedangkan bagian bawahbberisi rincian transaksi pembelian yang dilakukan pelanggan dalam periode tertentu.

Catatan Akuntansi yang Digunakan1. Jurnal Penjualan2. Kartu Piutang3. Kartu gudang

Jurnal Penjualan, catatan akuntansi ini digunakan untuk mencatat transaksi penjualan, baik secara tunai maupun kredit.

Kartu Piutang, catatan akuntansi ini merupakan buku pembantu yang berisi rincian mutasi piutang perusahaan kepada tiap-tiap debiturnya.

Kartu Gudang, catatan ini sebenarnya bukan termasuk dalam golongan catatan akuntansi. Catatan ini diselenggarakan oleh fungsi gudang dan hanya berisi data kuantitas barang yang disimpan di gudang beserta mutasinya.

Jaringan Prosedur yang Membentuk Sistem1. Prosedur order penjualan2. Prosedur pengiriman barang3. Prosedur pencatatan piutang4. Prosedur penagihan’5. Prosedur pencatatan penjualan

Prosedur order penjualan, fungsi penjualan menerima order dari pembeli dan menambahkan informasi penting pada surat order dari pembeli. Fungsi penjualan kemudian membuat faktur penjualan kartu kredit dan mengirimkannya kepada berbagai fungsi lain untuk memungkinkan fungsi tersebut memberikan kontribusi dalam melayani order dari pembeli.

Prosedur Pengiriman, fungsi gudang menyiapkan barang yang diperlukan oleh pembeli dan fungsi pengiriman mengirimkan barang kepada pembeli sesuai dengan informasi yang tercantum dalam faktur penjualan kartu kredit yang diterima dari fungsi gudang. Pada saat penyerahan barang, fungsi pengiriman meminta tandatangan penerimaan barang dari pemegang kartu kredit di atas faktur penjualan.

Prosedur pencatatan piutang, fungsi akuntansi mencatat tembusan faktur penjualan kartu kredit ke dalam kartu piutang.

Prosedur penagihan, fungsi penagihan menerima faktur penjualan kartu kredit dan mengarsipkannya menurut abjad. Secara periodik fungsi penagihan membuat surat tagihan dan mengirimkannya kepada pemegang kartu kredit perusahaan, dilampiri dengan faktur penjualan kartu kredit.

Prosedur pencatatan penjualan, fungsi akuntansi mencatat transaksi penjualan kartu kredit ke dalam jurnal penjualan.

Penjualan kredit dilaksanakan oleh perusahan dengan cara mengirimkan barang sesuai dengan order yang diterima dari pembeli dan untuk jangka waktu tertentu perusahaan mempunyai tagihan kepada pembeli tersebut. Untuk menghindari tidak tertagihnya piutang, setiap penjualan kredit yang pertama kepada seorang pembeli selalu didahului dengan analisis terhadap dapat atau tidaknya pembeli tersebut diberi kredit.

Fungsi yang Terkait1. Fungsi Penjualan2. Fungsi Kredit3. Fungsi Gudang4. Fungsi Pengiriman5. Fungsi Penagihan6. Fungsi Akuntansi

B. Sistem Penjualan Kredit

Fungsi Penjualan, bertanggungjawab untuk menerima order dari pembeli, mengedit order dari pelanggan untuk menambahkan informasi yang belum ada pada surat order tesebut, meminta otorisasi kredit, menentukan tanggal pengiriman, mengisi surat order pengiriman.

Fungsi Kredit, fungsi ini berada dibawah fungsi keuangan yang dalam transaksi penjualan kredit, bertanggungjawab untuk meneliti status kredit pelanggan dan memberikan otorisasi pemberian kredit kepada pelanggan.

Fungsi Gudang, dalam transaksi kredit, fungsi ini bertanggungjawab untuk menyimpan barang dan menyiapkan barang yang dipesan oleh pelanggan, serta menyerahkan barang ke fungsi pengiriman.

Fungsi Pengiriman, dalam transaksi penjualan kredit, fungsi ini bertanggungjawab untuk menyerahkan barang atas dasar surat order pengiriman yang diterimanya dari fungsi penjualan. Fungsi ini bertanggungjawab untuk menjamin bahwa tidak ada barang yang keluarvdari perusahaan tanpa adanya otorisasi dari yang berwenang. Otorisasi ini dapat berupa surat order pengiriman yang telah ditandatangani oleh fungsi penjualan, memo debit yang ditandatangani oleh fungsinpembelian untuk barang yang dikirimkan kembali kepada pemasok (retur pembelian), surat perintah kerja dari fungsi produksi mengenai penjualan/pembuangan aktiva tetap yang sudah tidak dipakai lagi.

Fungsi Penagihan, dalam transaksi penjualan kredit, fungsi bertanggungjawab untuk membuat dan mengirimkan faktur penjualan kepada pelanggan, serta menyediakan copy fakturbbagi kepentingan pencatatan transaksi penjualan oleh fungsi akuntansi.

Fungsi akuntansi, fungsin ini bertanggungjawab untuk mencatat piutang yang timbul dari transaksi penjualan kredit dan membuat serta mengirimkan pernyataan piutang kepada para debitur, serta membuat laporan penjualan. Disamping itu, fungsi ini bertanggungjawab untuk mencatat harga pokok persediaan yang dijual kendalam kartu persediaan. Fungsi ini berada ditangan Bagian Piutang (sebagai penyelenggara kartu piutang), Bagian Jurnal (sebagai penyelenggara jurnal penjualan dan pembuatan laporan penjualan), dan Bagian Kartu Persediaan (sebagai penyelenggara kartu persediaan).

Unsur Pengendalian InternUntuk merancang unsur-unsur pengendalian intern yang diterapkan dalam sistem penjualan kredit, unsur pokok pengendalian intern yang terdiri dari organisasi, sistem otorisasi dan prosedur pencatatan, dan praktik yang sehat.ORGANISASI1. Fungsi penjualan harus terpisah dari fungsi kredit. Pemisahan keduan fungsi ini dimaksudkan untuk menciptakan pengecekan intern terhadap transaksi penjualan kredit. Dalam transaksi penjualan, fungsi penjualan mempunyai kecenderungan untuk menjual barang sebanyak-banyaknya, yang seringkali mengabaikan dapat ditagih atau tidaknya piutang yang timbul dari transaksi tersebut. Oleh karena itu diperlukan pengecekan intern terhadap status kredit pembeli sebelum transaksi penjualan kredit dilaksanakan.

Fungsi kredit diberi wewenang untuk menolak pemberian kredit kepada seorang pembeli berdasarkan analisis terhadap riwayat pelunasan piutang yang dilakukan oleh pembeli tersebut dimasa yang lalu. Dengan dipisahkan fungsi penjualan dari fungsi kredit, resiko tidak tertagihnya piutang dapat dikurangi.

2. Fungsin Akuntansi harus terpisah dari fungsi penjualan dan fungsi kredit.Salah satu unsur pokok sistem pengendalian intern mengharuskan pemisahan fungsi operasi, fungsi penyimpanan, dan fungsi akuntansi. Dalam sistem penjualan kredit, fungsi akuntansi yang melaksanakan pencatatan piutang harus di[pisahkan dari fungsi operasi yang melaksanakan transaksi penjualan dan dari fungsi kredit yang mengecek kemampuan pembeli dalam melunasi kewajibannnya. Dalam struktur organisasi , fungsi pemberi otorisasi kreditvini berada ditangan bagian kredit yang berada di bawah departemen keuangan. Departemen keuangan adalah pemegang fungsi penyimpanan. Dengan dipisahkannya tiga fungsinpokok tersebut, catatan piutang dapat dijamin ketelitiannya dan keandalannya serta kekayaan perusahaan (piutang) dapat dijamin keamanannya (piutang dapat ditagih).

3. Fungsin Akuntansi harus dipisah dari fungsi kas.Berdasar unsur pengendalian yang baik, fungsi akuntansi harus dipisahkan dari kedua fungsi pokok yang lain: fungsi operasi dan fungsi penyimpanan. Hal ini dimaksudkan untuk menjaga kekayaan perusahaan dan menjamin ketelitian dan keandalan data akuntansi. Dengan kata lain, suatu sistem yang menggabungkan fungsi akuntansi dengan kedua fungsi pokok yang lain: fungsi operasi dan fungsi penyimpanan akan membuka kesempatan bagi karyawan perusahaan untuk melakukan kecurangan dengan mengubah catatan akuantansi utnuk menutupi kecurangan yang dilakukannya. Dalam struktur organisasi, fungsi akuntansi yang bertanggungjawab atas pencatatan piutang berada di tangan bagian piutang dan fungsi kas yang bertanggungjawab atas penerimaan kas yang berasal dari pelunasan piutang berada di tangan bagian kasa.

4. Transaksi harus dilaksanakan oleh lebih dari satu orang atau lebih dari satu fungsi.Dalam merancang sistem untuk melaksanakan kegiatan pokok perusahaan, harus diperhatikan unsur pokok sistem pengendalian intern bahwa: setiap transaksi harus dilaksanakan dengan melibatkan lebih dari satu karyawan atau lebih dari satu fungsi. Dengan menggunakan unsur pengendalian intern tersebut, setiap pelaksanaan transaksi selalu akan tercipta internal check yang mengakibatkan peke rjaan karyawan yang satu dicek ketelitian dan keandalannya oleh karyawan yang lain. Oleh karena itu, dalam sistem penjualan kredit harus dirancang unsur pengendalian intern berikut ini: “transaksi penjualan kredit harus dilakukan oleh fungsi penjualan, fungsi kredit, fungsi pengiriman, fungsi penagihan, dan fungsi akuntansi. Tidak ada transaksi penjualan kreditnyang dilaksanakan secara lengkap hanya oleh satu fungsi tersebut”.

SISTEM OTORISASI dan PROSEDUR PENCATATANDalam organisasi, setiap transaksi keuangan terjadi melalui sistem otorisasi tertentu. Tidak ada satu pun transaksi yang terjadi yang tidak diotorisasi oleh yang memiliki wewenang untuk itu. Otorisasi terjadinya transaksi dilakukan dengan membubuhkan tanda tangan oleh yang memiliki wewenang untuk itu pada dokumen sumber atau dokumen pendukung. Setiap transaksi yang terjadi dicatat dalam catatan akuntansi melalui prosedurbpencatatan tertentu. Dengan demikian karena setiap transaksi terjadi dengan otorisasi dari yang berwenang dan dicatat melalui prosedur pencatatan tertentu, maka kekayaan perusahaan akan terjamin keamanannya dan data akuntansi yang dicatat terjamin ketelitian dan keandalannya.

1. Penerimaan order dari pembeli diotorisasi oleh

fungsi penjualan dengan menggunakan formulir surat order pengiriman.

Transaksi penjualan dimulai dengan diterimanya order dari pembeli. Sebagai awal kegiatan penjualan, fungsi penjualan mengisi formulir surat order pengirimn untuk memungkinkan berbagai pihak (fungsi pemberi otorisasi kredit, fungsi penyimpanan barang, fungsi pengiriman, dan fungsi pencatatan penagihan) melaksanakan pemenuhan order yang diterima dari pembeli. Persetujuan dimulainyankegiatan penjualan dieujudkan dalam bentuk tanda tangan otorisasindari fungsi penjualan pada formulir surat order pengiriman. Dengan demikian fungsi penjualan ini bertanggungjawab atas perintah pengiriman yang ditujukan kepada fungsi pengiriman dalam pemenuhan ordervyang diterimanya dari pembeli.

2. Persetujuan pemberian kredit diberikan oleh fungsi kredit dengan membubuhkan tandatangan pada kredit copy (tembusan surat order pengiriman).

Untuk mengurangi risiko tidak tertagihnya piutang, transaksi penjualan kredit harus mendapatkan otorisasi dari fungsi kredit, sebelum barang dikirimkan kepada pembeli. Otorisasi ini berupa tandatangan kepala bagian kredit dalam dokumen credit copy, yang merupakan tembusan surat order pengiriman.

3. Pengiriman barang kepada pelanggan diotorisasi oleh fungsi pengiriman dengan cara menandatanganindan membubuhkan cap “sudah dikirim” pada copy surat order pengiriman.

Sebagai bukti dilaksanakannya pengiriman barang, fungsi pengiriman membubuhkan tandatangan otorisasi dan cap “sudah dikirim” pada copy surat order pengiriman. Dokumen ini dikirimkan oleh fungsi pengiriman ke fungsi penagihan sebagai bukti telah dilaksanakannya pengiriman barang sesuai dengan perintah pengiriman barang yang diterbitkan oleh fungsi penjualan, sehingga fungsi penagihan dapat segera melaksanakan pengiriman faktur penjualan sebagai dokumen penagihan piutang.

Leh

4.Pencatatan ke dalam catatan akuntansi harus di dasarkan atas dokumen sumber yang dilampiri dengan dokumen pendukung yang lengkap.Catatan akuntansi harus diisi informasi yang berasal dari dokumen sumber yang sahih (valid), dengan dibuktikan dengan dilampirkannya dokumen pendukung yang lengkap, yang telah diotorisasi oleh pejabat berwenang. Dalam sistem penjualan kredit, pencatatan mutasi piutang harus didasarkan pada dokumen sumber dan dokumen pendukung berikut ini; ‘pencatatan terjadinya piutang didasarkan atas fakturnpenjualan yang didukung dengan surat order pengiriman dan suratbmuat.”

PRAKTIK YANG SEHAT1. Penggunaan formulirnbernomor urut cetak. Dalam organisasi setiap transaksi keuangan hanya akan terjadi jika telah mendapat otorisasi dari yang berwenang. Otorisasi dari yang berwenang tersebut diwujudkan dalam bentuk tanda tangan pada formulir. Dengan demikian unruk mengawasi semua transaksi keuangan yang terjadi dalam perusahaan dapat dilakukan dengan mengawasi penggunaan formulir yang digunakan sebagai media untuk otorisasi terjadinya transaksi tersebut. Salah satu cara pengendalian formulir adalah dengan merancang formulir yang bernomor urut cetak. Oleh karena itu dalam sistem penjualan formulir pokok surat ordercpengiriman dan faktur penjualan harus bernomor urut cetak dan penggunaannya dipertanggungjawabkan oleh fungsi yang bersangkutan.

2. Secara periodik fungsi akuntansi mengirim pernayataan piutang kepada setiap debitur untuk menguji ketelitian catatan piutang yang diselenggarakan oleh fungsi tersebut. Praktek yang sehat dapat diciptakan dengan cara pengecekan secara periodik ketelitian catatan akuntansi yang diselenggarakan oleh perusahaan dengan catatan akuntansi yang diselenggarakan oleh pihak luar yang bebas. Untuk mengecek ketelitian catatan piutang perusahaan, secara periodik fungsi akuntansi diharuskan membuat pernyataan piutang dan mengirimkannya kepada debitur yang bersangkutan. Dengan cara ini data yang dicatat dalam kartu piutang di cek ketelitiannya oleh debitur yang bersangkutan, sehingga pengiriman secara periodik pernyataan piutang ini akan menjamin ketelitian data akuntansi yang dicatat oleh perusahaan.

Transaksi retur penjualan terjadi jika perusahaan menerima pengembalian barang dari pelanggan. Pengembalian barang oleh pelanggan harus diotorisasi oleh fungsi penjualan dan diterima oleh fungsi penerimaan.

Fungsi yang Terkait

1. Fungsi Penjualan. Fungsi ini bertanggungjawab atas penerimaan pemberitahuan mengenai pengembalian barang yang telah dibeli oleh pembeli. Otorisasi penerimaan kembali barang yang telah dijual tersebut dilakukan dengan cara membuat memo kredit yang dikirimkan kepada fungsi penerimaan.

c. Sistem retur penjualan

2. Fungsi Penerimaan. Fungsi ini bertanggungjawab atas penerimaan barang berdasarkan otorisasi yang terdapat dalam memo kredit yang diterima dari fungsi penjualan.

3. Fungsi Gudang. Fungsi ini bertanggungjawab atas penyimpanan kembali barang yang diterima dari retur penjualan setelah barang tersebut diperiksa oleh fungsi penerimaan. Barang yang diterima dari transaksi retur penjualan ini dicatat oleh fungsi gudang dalam kartu gudang.

4. Fungsi Akuntansi. Dalam transaksi retur penjualan, fungsi ini bertanggungjawab atas pencatatan transaksi retur penjualan ke dalam jurnal umum (atau jurnal retur penjualan) dan pencatatan berkurangnya piutang dan bertambahnya persediaan akibat retur penjualan dalam kartu piutang dan kartu persediaan. Disamping itu, fungsi ini bertanggungjawab untuk mengirimkan memo kredit kepada pembeli yang bersangkutan.

Informasi yang diperlukan oleh Manajemen

1. Jumlah rupiah retur penjualan menurut jenis produk atau kelompok produk selama jangka waktu tertentu.

2. Jumlah bverkurangnya piutang karena retur penjualan.

3. Jumlah harga pokok produk yang dikembalikan oleh pembeli.

4. Nama dan alamat pembeli 5. Kuantitas produknyang dikembalikan oleh

pembeli6. Nama wiraniaga yang melakukan penjualan

produk yang dikembalikan oleh pembeli.7. Otorisasinpejabat yang berwenang.

Dokumen yang Digunakan

1. Memo kredit. Dalam pencatatan transaksi retur penjualan, memo kredit merupakan dokumen sumber sebagai dasar pencatatan transaksi tersebut dalam kartu piutang dan jurnal umum atau jurnal retur penjualan. Dokumen ini dikeluarkan oleh fungsi penjualan yang memberi perintah kepada fungsi oenerimaan untuk menerima barang yang dikembalikan oleh pembeli.

2. Laporan Penerimaan Barang. Dalam transaksi retur penjualan, laporan penerimaan barang merupakan dokumen pendukung yang melampiri memo kredit. Dokumen ini dikeluarkan oleh fungsi penerimaan sebagai laporan telah diterima dan diperiksanya barang yang diterima dari pembeli.

Catatan Akuntansi yang Digunakan

1. Jurnal umum dan/ jurnal retur penjualan, berkurangnya pendapatan penjualan dan piutang dagang akibat dari transaksi retur penjualan dicatat dalam jurnal umum, atau jika perusahaan menggunakan jurnal khusus, dicatat dalam jurnal retur penjualan. Berkurangnya harga pokok penjualan dan bertambahnya harga pokok persediaan produk jadi akibat transaksi retur penjualan dicatat dalam jurnal umum.

2. Kartu piutang, catatan akuntansi ini merupakan buku pembantu piutang yang dalam transaksi retur penjualan digunakan untuk mencatat berkurangnya piutang kepada debitur tertentu akibat dari transaksi tersebut.

3. Kartu Persediaan, catatan akuntansi ini merupakan buku pembantu persediaan yang dalam transaksiretur penjualan digunakan untuk mencatat bertambahnya jenis persediaan produk jadi tertentu akibat dari transaksi tersebut.4. Kartu Gudang, catatan ini diselenggarakan oleh bagian gudang untuk mencatat bertambahnya jenis persediaan produk jadi tertentu akibat dari transaksi retur penjualan.

Jaringan Prosedur dalam Sistem Retur Penjualan

1. Prosedur pembuatan memo kredit, berdasarkan pemberitahuan retur penjualan dari pembeli, dalam prosedur ini fungsi penjualan membuat memo kredit yang memberikan perintah kepada fungsi penerimaan untuk menerima barang dari pembeli tersebut kepada fungsi akuntansi untuk mencatat pengurangan piutang kepada pembeli yang bersangkutan.

2. Prosedur Penerimaan Barang, dalam prosedur ini fungsi penerimaan menerima dari pembeli berdasarkan perintah dalam memo kredit yang diterima dari fungsi penjualan. Atas penerimaan barang tersebut fungsi penerimaan membuat laporan penerimaan barang untuk melampiri memo kredit yang dikirim ke fungsi akuntansi.3. Prosedur Pencatatan Retur Penjualan, dalam prosedur ini transaksi berkurangnya piutang dagang dan pendapatan penjualan akibat darintransaksi retur penjualan dicatat oleh fungsi akuntansi ke dalam jurnal umum dan jurnal retur penjualan dan ke dalam buku pembantu piutang. Dalam porsedur ini pula berkurangnya harga pokok penjualan dan bertambahnya harga pokok persediaan dicatat oleh fungsi akuntansi ke dalam jurnal umum dan dalam buku pembantu persediaan.

Prosedur Pencatatan PiutangProsedur pencatatan piutang bertujuan untuk mencatat mutasi piutang perusahaan kepada setiap debitur. Mutasi piutang adalah disebabkan oleh transaksi penjualan kredit, penerimaan kas dari debitur, retur penjualan, dan penghapusan piutang.

Informasi yang Diperlukan oleh Manajemen1. Saldo piutang pada saat tertentu kepada

setiap debitur.2. Riwayat pelunasan piutang yang dilakukan

oleh setiap debitur3. Umur piutang kepada setiap debitur pada

saat tertentu.

A. Sistem Akuntansi Piutang

Dokumen 1. Faktur Penjualan, dalam pencatatan piutang dokumen

ini digunakan sebagai dasar pencatatan timbulnya piutang dari transaksi penjualan kredit. Dokumen ini dilampiri dengan surat muat (bill of lading) dan surat order pengiriman sebagai dokumen pendukung untuk mencatat transaksi penjualan kredit.

2. Bukti Kas Masuk, dalam pencatatan piutang dokumen ini digunakan sebagai dasar pencatatan berkurangnya piutang dari transaksi pelunasan piutang oleh debitur.

3. Memo Kredit, dalam pencatatan piutang dokumen ini digunakan sebagai dasar pencatatan retur penjualan. Dokumen ini dikeluarkan oleh bagian order penjualan dan jika dilampiri dengan laporan penerimaan barang yang dibuat oleh bagian penerimaan, merupakan dokumen sumber untuk mencatat transaksi retur penjualan.

Catatan Akuntansi1. Jurnal Penjualan, dalam prosedur pencatatan

piutang catatan ini digunakan untuk mencatattimbulnya piutang dari transaksi penjualan kredit.

2. Jurnal Retur Penjualan, dalam prosedur pencatatan piutang catatan akuntansi ini digunakan untuk mencatat berkurangnya piutang dari transaksi retur penjualan.

3. Jurnal Umum, dalam prosedur pencatatan piutang catatan akuntansi ini digunakan untuk mencatat berkurangnya piutang dari transaksi penghapusan piutang yang tidak dapat lagi ditagih.

4. Jurnal Penerimaan Kas, dalam prosedur pencatatan piutang catatan akuntansi digunakan untuk mencatat berkurangnya piutang dari transaksi penerimaan kas dari debitur.

5. Kartu Piutang, catatan akuntansi ini digunakan untuk mencatat mutasi dan saldo piutang kepada debitur.

Berbagai transaksi yang mempengaruhi piutang adalah:1. Transaksi Penjualan Kredit, 2. Transaksi Retur Penjualan3. Transaksi Penerimaan kas dan Piutang4. Tansaksi Penghapusan Piutang

Pernyataan piutang adalah formulir yang menyajikan jumlah kewajiban debitur pada tanggal tertentu dan disertai dengan rinciannya. Pernyataan piutang dapat berbentuk berikut ini:1. Pernyatan saldo akhir bulan2. Pernyatan satuan3. Pernyatan faktur yang belum dilunasi.

Distribusi PenjualanDistribusi adalah prosedur peringkasan rincian yang tercantum dalam media dan pengumpulan total ringkasan tersebut untuk keperluan pembuatan laporan.

B. Prosedur Pernyatan Piutang

Sistem akuntansi pembelian digunakan dalam perusahaan untuk pengadaan barang yang diperlukan oleh perusahaan. Transaksi pembelian dapat digolonngkan menjadi dua: pembelian lokal dan impor. Pembelian lokal adalah pembelian dari pemasok dalam negeri, sedangkan impor adalah pembelian dari pemasok luar negeri.

Fungsi yang Terkait

1. Fungsi Gudang, bertanggungjawab untuk mengajukan permintaan pembelian sesuai dengan posisi persediaan yang ada digudang dan untuk menyimpan barang yang telah diterima oleh fungsi penerimaan. Untuk barang-barang yang langsung dipakai (tidak diselenggarakanpersediaan barang di gudang), permintaan pembelian diajukan oleh pemakai barang.

Sistem Akuntansi Pembelian

2. Fungsi Pembelian, bertanggungjawab untuk memperolah informasi mengenai harga barang, menentukan pemasok yang dipilih dalam pengadaan barang, dan mengeluaran order pembelian kepada pemasok yang dipilih. 3. Fungsi Penerimaan, bertanggungjawab untuk melakukan pemeriksaan terhadap jenis, mutu, dan kualitas barang yang diterima dari pemasok guna menentukan dapat atau tidaknya barang tersebut diterima oleh perusahaan. Fungsi ini juga bertanggung jawab untuk menerima barang dari pembeli yang berasal dari transaksi retur penjualan.4. Fungsi Akuntansi, fungsi akuntansi yang terkait dalam transaksi pembelian adalah fungsi pencatatan utang dan fungsi pencatat persediaan. Dalam sistem akuntansinpembelian, fungsi pencatat utang bertanggungjawa untuk mencatat transaksi pembelian ke dalam register bukti kas keluar dan untuk mengarsip dokumen sumber (bukti kas keluar) yang berfungsi sebagai

A

catatan utang atau menyelenggarakan kartu utang sebagai buku pembantu utang. Dalam sistem akuntansi pembelian, fungsi pencatat persediaan bertanggungjawab untuk mencatat harga pokok persediaan barang yang dibeli ke dalam kartu persediaan. Dalam struktur organisasi, fungsi pencatat utang berada ditangan bagian utang sedangkan fungsi pencatat persediaan berada di tangan bagian kartu persediaan.

Secara garis besar transaksi pembelian mencakup prosedur berikut ini:1. Fungsi gudang mengajukan permintaan

pembelian ke fungsi pembelian.2. Fungsi pembelian meminta penawaran harga

dari berbagai pemasok.

3. Fungsi pembelian menerima penawaran harga

dari berbagai pemasok dan melakukan pemilihan pemasok.

4. Fungsi pembelian membuat order pembelian kepada pemasok yang dipilih.

5. Fungsi penerimaan memeriksa dan menerima barang yang dikirim oleh pemasok.

6. Fungsi penerimaan menyerahkan barang yang diterima kepada fungsi gudang untuk disimpan.

7. Fungsi penerimaan melaporkan penerimaan barang kepada fungsi akuntansi.

8. Fungsi akuntansi menerima faktur tagihan dari pemasok dan atas dasar faktur dari pemasok tersebut, fungsi akuntansi mencatat kewajiban yang timbul dari transaksi pembelian.

Informasi yang Diperlukan oleh Manajemen1. Jenis persediaan yang telah mencapai tititk

pemesanan kembali (reorder point)2. Order pembelian yang telah dikirim kepada pemasok3. Order pembelian yang telah dipenuhi oleh pemasok4. Total saldo utang dagang pada tanggal tertentu5. Saldo utang dagang kepada pemasok tertentu6. Tambahan kuantitas dan harga pokok persediaan dan

pembelian

Dokumen yang Digunakan7. Surat Permintaan Pembelian, merupakan formulir

yang diisi oleh fungsi gudang atau fungsi pemakai barang untuk meminta fungsi pembelian melakukan pembelian barang dengan jenis, jumlah, dan mutu seperti yang tersebut dalam surat tersebut.

Surat permintaan pembelian ini biasanya dibuat 2 lembar untuk setiap permintaan, satu lembar untuk fungsi pembelian, dan tembusannya untuk arsip fungsi yang meminta barang.

2. Surat Permintaan Penawaran Harga, dokumen ini digunakan untuk meminta penawaran harga bagi barang yang pengadaannya tidak bersifat berulangkali terjadi, yang menyangkut jumlah rupiah pembelian yang besar.

3. Surat Order Pembelian, dokumen ini digunakan untuk memesan barang kepada pemasok yang telah dipilih. Dokumen ini terdiri dari berbagai tembusan dengan fungsi sebagai berikut:

a. Surat Order Pemnbelian, merupakan lembar pertama surat order pembelian yang dikirimkan kepada pemasok sebagai order resmi yang dikeluarkan oleh perusahaan.

b. Tembusan Pengakuan oleh Pemasok, tembusan order pembelian ini dikirimkan kepada pemasok, dimintakan tandatangan dari pemasok tersebut dan dikirimkan kembali ke perusahaan sebagai bukti telah diterima dan disetujuinya order pembelian, serta kesanggupan pemasok memenuhi janji pengiriman barang seperti dalam dokumen tersebut.

C. Tembusan bagi Unit Barang, tembusan ini dikirimkan kepada fungsi yang meminta pembelian bahwa yang dimintanya telah dipesan.

D. Arsip Tanggal Penerimaan, tembusan surat order pembelian ini disimpan oleh fungsi pembelian menurut tanggal penerimaan barang yang diharapkan, sebagai dasar untuk mengadakan tindakan penyelidikan jika barang tidak datang pada waktu yang telah ditetapkan.

E. Arsip Pemasok, tembusan surat order pembelian ini disimpan oleh fungsi pembelian menurut nama pemasok, sebagai dasar untuk mencari informasi mengenai pemasok.

F. Tembusan Fungsi Penerimaan, tembusan surat order pembelian ini dikirim ke fungsi penerimaan sebagai otorisasi untuk menerima barang yang jenis,spesifikasi, mutu, kuantitas, dan pemasoknya seperti yang tercantum dalam dokumen tersebut.

un

G. Tembusan Fungsi Akuntansi, tembusan surat agai salah pembelian ini dikirim ke fungsi akuntansi sebagai salah satu dasar untuk mencatat kewajiban yang timbul dari transaksi pembelian.

4. Laporan Penerimaan Barang,dokumen ini dibuat oleh fungsi penerimaan untuk menunjukkan bahwa barang yang diterima oleh pemasok telah memenuhi jenis, spesifikasi, mutu, dan kuantitas seperti yang tercantum dalam surat order pembelian.

5. Perubahan Order Pembelian, kadangkala diperlukan perubahan terhadap isi surat order pembelian yang sebelumnya telah diterbitkan. Perubahan tersebut dapat berupa perubahan kuantitas, jadwal penyerahan barang, spesifikasi, penggantian atau hal lain yang bersangkutan dengan perubahan desain atau bisnis.

6. Bukti Kas Keluar, dokumen ini dibuat oleh

fungsi akuntansi untuk dasar pencatatan transaksi pembelian. Dokumen ini juga berfungsi sebagai perintah pengeluaran kas untuk pembayaran utang kepada pemasok dan yang se berfungsi sebagai surat pemberitahuan kepada kredit sekaligusberfungsi sebagai surat pemberitahuan kepada kreditur mengenai maksud pembayaran.

Catatan Akuntansi yang Digunakan1. Register bukti kas keluar, 2. Jurnal Pembelian, 3. Kartu utang4. Kartu persediaan

Unsur Pengendalian InternUntuk merancang unsur-unsur pengendalian intern

akuntansi yang diterapkan dalam sistem akuntansi pembelian, unsur pokok sistem pengendalian intern yang terdiri dari organisasi, sistem otorisasi dan prosedur pencatatan, dan praktik yang sehat.

Organisasi 1. Fungsi pembelian harus terprisah dari fungsi

penerimaan.2. Fungsi pembelian harus terpisah dari fungsi

akuntansi.3. Fungsi penerimaan harus terpisah dari fungsi

penerimaan barang4. Transaksi pembelian harus dilaksanakan oleh fungsi

gudang, fungsi pembelian, fungsi penerimaan, fungsi akuntansi. Tidak ada transaksi pembelian yang dilaksanakan secara lengkap oleh hanya satu fungsi tersebut.

Sistem Otorisasi dan Prosedur Pencatatan5. Surat permintaan pembelian diotorisasi oleh

fungsi gudang, untuk barang yang disimpan dalam gudang, atau oleh fungsi pemakai barang, untuk barang yang langsung dipakai.

6. Surat order pembelian diotorisasi oleh fungsi pembelian atau pejabat yang lebih tinggi.

7. Laporan penerimaan barang diotorisasi oleh fungsi penerimaan barang

8. Bukti kas keluar diotorisasi oleh fungsi akuntansi atau pejabat yang lebih tinggi

9. Pencatatan terjadinya utang didasarkan pada bukti kas keluar yang didukung dengan surat order pembelian, laporan penerimaan barang, dan faktur dari pemasok.

10. Pencatatan ke dalam kartu utang dan register bukti kas keluar diotorisasi oleh fungsi akuntansi.

Prakti yang Sehat11. Surat permintaan pembelian bernomor urut cetak dan pemakaiannya dipertanggungjawabkan oleh fungsi gudang.

12. Surat order pembelian bernomor urut cetak dan pemakaiannya dipertanggungjawabkan oleh fungsi pembelian.

13. Laporan penerimaan barang bernomor urut tercetak dan pemakaiannya dipertanggungjawabkan oleh fungsi penerimaan.

14. Pemasok dipilih berdasarkan jawaban penawaran harga bersaing dari berbagai pemasok.

15. Barang hanya diperiksa dan diterima oleh fungsi penerimaan jika fungsi ini telah menerima tembusan surat order pembelian dari fungsi pembelian.

16. Fungsi penerimaan melakukan pemeriksaan barang yang diterima dari pemasok dengan cara menghitung dan menginspeksi barang tersebut dan membandingkannya dengan tembusan surat order pembelian.

17. Terdapat pengecekan terhadap harga, syarat pembelian, dan ketelitian perkalian dari pemasok sebelum faktur tersebut diproses untuk dibayar.

18. Catatan yang berfungsi sebagai buku pembantu utang secara periodik direkonsiliasi dalam rekening kontrol utang dalam buku besar.

19. Pembayaran faktur dari pemasok dilakukan sesuai dengan syara pembayaran guna mencegah hilangnya kesempatan untuk memperoleh potongan tunai.

20. Bukti kas keluar beserta dokumen pendukungnya dicap “lunas” oleh fungsi pengeluaran kas setelah cek dikirimkan kepada pemasok.

Sebelum diraikan sistem akuntansi utang,

diuraikan terlebih dahulu retur pembelian, yang merupakan sistem akuntansi yang digunakan untuk melaksanakan transaksi pengembalian barang kepada pemasok dan pencatatan pengurangan utang.

Sistem Retur PembelianBarang dari pemasok adakalanya tidak sesuai

dengan barang yang dipesan menurut order pembelian. Ketidaksesuaian tersebut terjadi kemungkinan karena barang yang diterima tidak cocok dengan spesifikaasi yang tercantum dalam surat order pembelian, barng mengalami kerusakan dalam pengiriman, atau barang diterima melewati tanggal pengiriman yang dijanjikan oleh pemasok.

A. Sistem Akuntansi Utang

Fungsi yang Terkait1. Fungsi gudang, dalam sistem retur pembelian , fungsi ini

bertanggungjawab untuk menyerahkan barang kepada fungsi pengiriman seperti yang tercantum dalam tembusan memo debit yang diterima dari fungsi pembelian.

2. Fungsi pembelian, fungsi ini bertanggungjawab untuk mengeluarkan memo debit untuk retur pembelian.

3. Fungsi pengiriman, fungsi ini bertanggungjawab untuk mengirimkan kembali barang kepada pemasok sesuai dengan perintah retur pembelian dalam memo debit yang diterima dari fungsi pembelian.

4. Fungsi akuntansi, fungsi ini bertanggungjawab untuk mencatat:

a. Transaksi retur pembelian dalam jurnal retur pembelian atau jurnal umum

b. Berkurangnya harga pokok persediaan karena retur pembelian dalam kartu persediaan

c. Berkurangnya utang yang timbul dari transaksi retur pembelian dalam arsip bukti kas keluar yang belum dibayar atau dalam kartu utang.

Dokumen yang Digunakan1. Memo Debit, merupakan formulir yang

diisi oleh fungsi pembelian yang memberikan otorisasi bagi fungsi pengiriman untuk mengirimkan kembali barang yang telah dibeli oleh perusahaan dan bagi fungsi akuntansi untuk mendebit rekening utang karena transaksi retur pembelian.

2. Laporan Pengiriman Barang, dokumen ini dibuat oleh fungsi pengiriman untuk melaporkan jenis dan kuantitas barang yang dikirimkan kembali kepada pemasok sesuai dengan perintah retur pembelian dalam memo debit dari fungsi pembelian.

Catatan Akuntansi yang Digunakan

1. Jurnal retur pembelian atau jurnal umum, digunakan untuk mencatat tran saksi retur penjualan yang mengurangi jumlah persediaan utang dagang.

2. Kartu Persediaan, digunakan untuk mencataty berkurangnya harga pokok persediaan karena dikembalikannya barang yang telah dibeli kepada pemasoknya.

3. Kartu Utang, digunakan untuk mencatat berkurangnya utang kepada debitur akibat pengembalian barang kepadanya.

Jaringan Prosedur yang Membentuk Sistem Retur Pembelian1. Prosedur perintah retur pembelian, retur pembelian

terjadi atas perintah fungsi pembelian kepada fungsi pengiriman untuk mengirimkan kembali barang yang telah dietrima oleh fungsi penerimaan kepada pemasok yang bersangkutan. Dokumen yang digunakan oleh fungsi pembelian untuk memerintahkan fungsi pengiriman mengembalikan barang ke pemasok adalah memo debit.

2. Prosedur Pengiriman Barang, fungsi pengiriman mengirimkan barang ke pemasok sesuai dengan perintah retur pembelian yang tercantum dalam memo debit dan membuat laporan pengiriman barang untuk transaksi retur pembelian tersebut.

3. Prosedur Pencatatan Utang, fungsi akuntansi memeriksa dokumen-dokumen yang berhubungan retur pembelian (memo debit dan laporan pengiriman barang) dan menyelenggarakan pencatatan berkurangnya utang dalam kartu utang atau mengarsipkan dokumen memo debit sebagai pengurang utang.

Unsur Pengendalian InternUnsur pokok pengendalian intern yang terdiri dari

organisasi, sistem otorisasi dan prosedur pencatatan, dan praktik yang sehat dirinci lebih lanjut :

Organisasi 1. Fungsi pembelian harus terpisah dengan fungsi

akuntansi.2. Transaksi retur pembelian harus dilaksanakan oleh

fungsi pembelian, fungsi pengiriman, fungsi pencatat utang, fungsi akuntansi yang lain. Tidak ada transaksi retur pembelian yang dilaksanakan secara lengkap oleh hanya satu fungsi pengiriman.

Sistem Otorisasi dan Prosedur Pencatatan

3. Memo debit untuk retur pembelian diotorisasi oleh fungsi pembelian.

4. Laporan pengiriman barang untuk retur pembelian diotorisasi oleh fungsi pengiriman.

5. Pencatatan berkurangnya utang karena retur pembelian didasarkan pada memo yang didukung dengan laporan pengiriman barang.

6. Pencatatan ke dalam jurnal umum diotrisasi oleh fungsi akuntansi.

Praktik yang Sehat7. Memo debit untuk retur pembelian

bernomor urut tercetak dan pemakaiannya dipertanggungjawabkan oleh fungsi pembelian.

8. Laporan pengiriman barang bernomor urut tercetak dipertanggungjawabkan oleh fungsi pengiriman.

9. Catatan yang berfungsi sebagai buku pembantu utang secara periodik direkonsiliasi dengan rekening kontrol utang dalam buku besar.

Ada dua metode pencatatan utang: account

payable procedure dan voucher payable procedure. Dalam account payable procedure, catatan utang adalah berupa kartu utang yang diselenggarakan untuk tiap kreditur, yang memperlihatkan catatan mengenai nomor faktur dri pemasok, jumlah yang terutang, jumlah pembayaran, dan saldo utang. Dalam voucher payable procedures, tidak diselenggarakan kartu utang, namun digunakan arsip voucher (bukti kas keluar) yang disimpan dalam arsip menurut abjad atau menurut tanggal jatuh temponya. Arsip bukti kas keluar ini berfungsi sebagai catatan utang.

B. Prosedur Pencatatan Utang

Dalam perusahaan manufaktur, pembayaran kepad karyawan biasanya dibagi menjadi dua golongan: gaji dan upah. Gaji umumnya merupakan pembayaran atas penyerahan jasa yang dilakukan oleh karyawan yang mempunyai jenjang jabatan manajer, sedangkan upah umumnya merupakan pembayaran atas penyerahan jasa yang dilakukan oleh karyawan pelaksana (buruh). Umumnya gaji dibayarkan secara tetap per bulan, sedangkan upah dibayarkan berdsarkan hari kerja, jam kerja, atau jumlah satuan produk yang dihasilkan oleh karyawan.

Sistem Akuntansi Penggajian dan Pengupahan

Sistem akuntansi penggajian dan pengupahan dalam perusahaan manufaktur melibatkan fungsi kepegawaian, fungsi keuangan, dan fungsi akuntansi. Fungsi kepegawaian bertanggungjawab dalam pengangkatan karyawan, penetapan jabatan, penetapan tarif gaji dan upah, promosi dan penurunan pangkat, mutasi karyawan, penghentian karyawan dari pekerjaannya, dan penetapan berbagai tunjangan kesejahteraan karyawan serta penghitungan gaji dan upah karyawan. Fungsi keuangan bertanggungjawab atas pelaksanaan pembayaran gaji dan upah serta berbagai tunjangan kesejahteraan karyawan. Fungsi akuntansi bertanggungjawab atas pencatatan biaya tenaga kerja dan distribusi biaya tenaga kerja untuk kepentingan perhitungan harga pokok produk dan penyediaan informasi guna pengawasan biaya tenaga kerja.

an

Informasi yang Diperlukan oleh Manajemen

1. Jumlah biaya gaji dan upah yang menjadi beban perusahaan selama periode akuntansi tetentu.

2. Jumlah biaya gaji dan upah yang menjadi beban setiap pusat pertanggungjawaban selama periode akuntansi tertentu.

3. Jumlah gaji dan upah yang diterima setiap karyawan selama periode akuntansi tertentu.

4. Rincian unsur biaya gaji dan upah yang menjadi beban perusahaan dan setiap pusat pertanggungjawaban selama periode akuntansi tertentu.

Dokumen yang Digunakan

1. Dokumen pendukung perubahan gaji dan upah, dokumen-dokumen ini umumnya dikeluarkan oleh fungsi kepegawaian berupa surat-surat keputusan yang bersangkutan dengan karyawan, seperti surat keputusan pengangkatan karyawan baru, kenaikan pangkat, perubahan tarif upah, penurunan pangkat, pemindahan, dan lain-lain.

2. Kartu jam hadir, dokumen ini digunakan oleh fungsi pencatat waktu untuk mencatat jam hadir setiap karyawan di perusahaan.

3. Kartu jam kerja, dokumen ini digunakan untuk mencatat waktu yang dikonsumsi oleh tenaga kerja langsung pabrik guna mengerjakan pesanan tertentu.

4. Daftar gaji dan daftar upah, dokumen ini berisi

jumlah gaji dan upah bruto setelah dikurangi potongan-potongan berupa Pph 21, utang karyawan, iuran untuk organisasi karyawan, dan lain sebagainya.

5. Rekap daftar gaji dan rekap daftar upah, dokumen ini merupakan ringkasan gaji dan upah per departemen, yang dibuat berdasafrkan daftar gaji dan upah. Distribusi biaya tenaga kerja ini dilakukan oleh fungsi akuntansi biaya dengan dasar rekap daftar dan upah.

6. Surat pernyataan gaji dan upah, dokumen ini dibuat oleh fungsi pembuat daftar gaji dan upah bersamaan dengan pembuatan daftar gaji dan upah atau dalam kegiatan yang terpisah dari pembuatan daftar gaji dan upah. Dokumen ini dibuat sebagai catatan bagi setiap karyawan mengenai rincian gaji dan upah yang diterima setiap karyawan beserta potongan yang menjadi beban setiap karyawan.

7. Amplop gaji dan upah, uang gaji dan

upah karyawan diserahkan kepada setiap karyawan dalam amplop gaji dan upah. Halaman depan amplop g aji dan upah setiap karyawan berisi informasi mengenai nama karyawan, nomor identifikasi karyawan dan jumlah gaji bersih yang diterima karyawan dalam bulan tertentu.

8. Bukti kas keluar, dokumen ini merupakan perintah pengeluaran uang yang dibuat oleh fungsi akuntansi kepada fungsi keuangan, berdasarkan informasi dalam daftar gaji dan upah yang diterima dan fungsi pembuat daftar gaji dan upah.

Catatan Akuntansi yang Digunakan

1. Jurnal Umum, dalam pencatatan gaji dan upah ini jurnal umum digunakan untuk mencatat distribusi biaya tenaga kerja ke dalam setiap departemen dalam perusahaan.

2. Kartu Harga Pokok Produk, catatan ini digunakan untuk mencatat upah tenaga kerja langsung yang dikeluarkan untuk pesanan tertentu.

3. Kartu Biaya, catatan ini digunakan untuk mencatat biaya tenaga kerja tidak langsung dan biaya tenaga kerja nonproduksi setiap departemen dalam perusahaan.

4. Kartu Penghasilan Karyawan, digunakan untuk mencatat penghasilan dan berbagai potongannya yang diterima oleh setiap karyawan.

Fungsi yang Terkait

1. Fungsi Kepegawaian, bertanggungjawab untuk mencari karyawan baru, menyeleksi karyawan, memutuskan penempatan karyawan baru, membuat surat keputusan tarif gaji dan upah karyawan, kenaikan pangkat dan golongan gaji, mutasi karyawan, dan pemberhentian karyawan.

2. Fungsi Pencatat Waktu, bertanggungjawab untuk menyelenggarakan catatan waktu hadir bagi semua karyawan perusahaan. Sistem pengendalian intern yang baik mensyaratkan fungsi pencatatan waktu hadir karyawan tidak boleh dilaksanakan oleh fungsi operasi atau fungsi pembuat daftar gaji dan upah.

3. Fungsi Pembuat Daftar Gaji dan Upah, bertanggungjawab untuk membuat daftar gaji dan upah yang berisi penghasilan bruto yang menjadi hak dan berbagai potongan yang menjad beban setaip karyawan selama jangka waktu pembayaran gaji dan upah.

I

Daftar gaji dan upah diserahkan oleh fungsi pembuat daftar gaji dan upah kepada fungsi akuntansi guna pembuatan bukti kas keluar yang dipakai sebagai dasar untuk pembayaran gaji dan upah kepada karyawan.

4. Fungsi Akuntansi, bertanggungjawab untuk mencatat kewajiban yang timbul dalam hubungannya dengan pembayaran gaji dan upah karyawan (misalnya utang gaji dan upah karyawan, utang pajak, utang dana pensiun).

5. Fungsi Keuangan, bertanggungjawab untuk mengisi cek guna pembayaran gaji dan upah dan menguangkan cek tersebut ke bank. Uang tunai tersebut kemudian dimasukkan ke dalam amplop gaji dan upah setiap karyawan, untuk selanjutnya dibagikan kepada karyawan yang berhak.

Unsur Pengendalian InternOrganisasi1. Fungsi pembuatan daftar gaji dan upah harus

terpisah dari fungsi keuangan.2. Fungsi pencatatan waktu hadir harus terpisah dari

fungsi operasi.Sistem Otorisasi 3. Setiap orang yang namanya tercantum dalam daftar

gaji dan upah harus memiliki surat keputusan pengangkatan sebagai karyawan perusahaan yang ditandatangani oleh Direktur Utama.

4. Setiap perubahan gaji dan upah karyawan karena perubahan pangkat, perubahan tarif gaji dan upah, tambahan keluarga harus didasarkan pada surat keputusan Direktur Keuangan.

5. Setiap potongan atas gaji dan upah karyawan selain dari pajak penghasilan karyawan harus didasarkan atas surat potongan gaji dan upah yang diotorisasi oleh fungsi kepegawaian.

6. Kartu jam hadir harus diotorisasi oleh fungsi pencatat waktu.

7. Perintah lembur harus diotorisasi oleh kepala departemen karyawan yang bersangkutan.

8. Daftar gaji dan upah harus diotorisasi oleh fungsi personalia.

9. Bukti kas keluar untuk pembayaran gaji dan upah harus diotorisasi oleh fungsi akuntansi.

Prosedur Pencatatan10.Perubahan dalam catatan penghasilan karyawan

direkonsiliasi dengan daftar gaji dan upah karyawan.

11. Tarif upah yang dicantumkan dalam kartu jam kerja diverifikasi ketelitiannya oleh fungsi akuntansi.

Praktek yang Sehat

12. Kartu jam hadir harus dibandingkan dengan kartu jam kerja sebelum kartu yang terakhir ini dipakai sebagai dasar distribusi biaya tenaga kerja langsung.

13. Pemasukan kartu jam hadir ke dalam mesin pencatat waktu yang diawasi oleh fungsi pencatat waktu.

14. Pembuatan daftar gaji dan upah harus diverifikasi kebenarannya dan ketelitiannya perhitungannya oleh fungsi akuntansi sebelum dilakukan pembayaran.

15. Penghitungan pajak penghasilan karyawan direkonsiliasi dengan catatan penghasilan karyawan.

16. Catatan penghasilan karyawan disimpan oleh fungsi pembuat daftar gaji dan upah.

Sistem akuntansi biaya dalam perusahaan

manufaktur erat hubungannya dengan sistem pengawasan produkksi, karena sebagian besar kegiatan perusahaan manufaktur berada didalam fungsi produksi.

Sistem pengawasan produksi terdiri dari jaringan prosedur untuk mengawasi order produksi yang dikeluarkan agar terjadi koordinasi antara kegiatan penjualan, penyediaan bahan baku, fasilitas pabrik, dan penyediaan tenaga kerja guna memenuhi order tersebut.

Sistem akuntansi biaya terdiri dari jaringan prosedur untuk mengumpulkan, mengklasifikasikan data biaya produksi dan biaya nonproduksi untuk menyajikan informasi biaya bagi kebutuhan manajemen.

A. Sistem Penawasan Produksi

Sistem Pengawasan Produksi

Sistem pengawasan produksi ditujukan untuk mengawasi pelaksanaan order produksi yang dikeluarkan oleh fungsi produksi. Dalam perusahaan yang produksinya berdasarkan pesanan dari pembeli, order produksi erat hubungannya dengan order yang diterima oleh fungsi penjualan dan pembeli.

Dokumen yang Digunakan1. Surat Order Produksi, merupakan surat perintah

yang dikeluarkan oleh departemen produksi, yang ditujukan kepada bagian-bagian yang terkait dengan proses pengolahan produk untuk memproduksi sejumlah produk dengan spesifikasi, cara produksi, fasilitas produksi, dan jangka waktu seperti yang tercantum dalam surat order produksi tersebut.

2. Daftar Kebutuhan Bahan, dokumen ini merupakan daftar jenis dan kuantitas bahan baku yang diperlukan untuk memproduksi produk seperti yang tercantum dalam surat order produksi.

3. Daftar Kegiatan Produksi, merupakan daftar urutan jenis kegiatan dan fasilitas mesin yang diperlukan untuk memproduksi produk seperti yang tercantum dalam surat order produksi.

4. Bukti Permintaan dan Pengeluaran Barang Gudang, merupakan formulir yang digunakan oleh fungsi produksi untuk meminta bahan baku dan bahan penolong untuk memproduksi produk yang tercantum dalam surat order produksi. Dokumen ini juga berfungsi sebagai bukti pengeluaran barang dari gudang.

5. Bukti Pengembalian Barang Gudang, merupakan formulir yang digunakan oleh fungsi produksi untuk mengembalikan bahan baku dan bahan penolong ke fungsi gudang. Pengembalian ini disebabkan adanya sisa bahan baku dan bahan penolong yang tidak dipakai.

6. Kartu Jam Kerja, merupakan kartu untuk mencatat jam kerja tenaga kerja langsung yang dikonsumsi untuk memproduksi produk yang tercantum dalam surat order produksi.

7. Laporan Produk Selesai, dibuat oleh fungsi produksi untuk memberitahukan selesainya produksi pesanan tertentu kepada fungsi perencanaan dan pengawasan produksi, fungsi gudang, fungsi penjualan, dan fungsi akuntansi persediaan dan fungsi akuntansi biaya.

Fungsi yang Terkait8. Fungsi penjualan, dalam perusahaan yang

produksinya berdasarkan pesanan dari pembeli, fungsi penjualan bertanggungjawab atas penerimaan order dari langganan dan meneruskan order tersebut ke fungsi produksi.

Dalam perusahaan yang berproduksinya secara

massa, order produksi biasanya ditentukan bersama dalam rapat bulanan antara fungsi pemasaran dan fungsi produksi. Fungsi penjualan melayani order dari pelanggan berdasarkan persediaan produk jadi yang ada di gudang.

2. Fungsi perencanaan dan pengawasan produk, merupakan fungsi staff yang membantu fungsi produksi dalam merencanakan dan mengawasi kegiatan produksi. Perencanaan produksi diwujudkan dalam perhitungan rencana kebutuhan bahan dan peralatan yang akan digunaka untuk memproduksi pesanan yang diterima dari fungsi penjualan. Rencana produksi dituangkan oleh fungsi ini dlam dokumen daftar kebutuhan bahan dan daftar kegiatan produksi.

3. Fungsi produksi, bertanggungjawab atas pembuatan perintah produksi.

4. Fungsi gudang, bertanggungjawab atas

pelayanan permintaan bahan baku, bahan penolong, dan barang lain yang digudangkan. Fungsi ini juga bertanggungjawab untuk menerima produk jadi yang diserahkan oleh fungsi produksi.

5. Fungsi akuntansi biaya, bertanggungjawab untuk mencatat konsumsi berbagai sumber daya yang digunakan untuk memproduksi pesanan. Pencatatan biaya bahan baku, biaya tenaga kerja langsung, dan biaya overhead pabrik untuk pesanan tertentu dilakukan oleh fungsi ini dalam kartu harga pokok produk. Biaya overhead pabrik yang sesungguhnya terjadi dicatat oleh fungsi ini dalam kartu biaya.

B. Sisten Akuntansi Biaya

Sistem akuntansi biaya adalah jaringan prosedur yang digunakan untuk mengumpulkan dan menyajikan laporan biaya. Dalam perusahaan manufaktur, sistem akuntansi biaya merupakan jaringan prosedur untuk mengumpulkan dan menyajikan biaya produksi, biaya pemasaran, dan biaya administrasi umum.

Dokumen yang Digunakan1. Surat Order Produksi, 2. Daftar Kebutuhan Bahan3. Daftar Kegiatan Produksi4. Bukti Permintaan dan Pengeluaran Barang Gudang5. Bukti Pengembalian barang Gudang6. Kartu Jam Kerja

7. Laporan Produk Selesai8. Bukti Memorial, digunakan sebagai dasar pencatatan

depresiasi aktiva tetap berwujud, amortisasi sewa dan aktiva tidak berwujud dan pembebanan biaya overhead pabrik kepada produk berdasarkan tarif yang ditentukan di muka.

9. Bukti Kas Keluar, digunakan untuk mencatat biaya-biaya yang dibayar lewat kas.

Catatan Akuntansi yang Digunakan

10.Jurnal Pemakainan Bahan Baku, merupakan jurnal khusus yang digunakan untuk mencatat harga pokok bahan baku yang digunakan dalam produksi.

11.Jurnal Umum, digunakan untuk mencatat transaksi pembayaran gaji dan upah, depresiasi aktiva tetap, amortisasi aktiva tidak berwujud, dan terpakainya persekot biaya.

3. Register Bukti Kas Keluar, digunakan untuk mencatat biaya overhead pabrik, biaya administrasi dan umum, dan biaya pemasaran yang berupa pengeluaran kas.

4. Kartu Harga Pokok Produk, merupakan buku pembantu yang merinci biaya produksi (biaya bahan baku, biaya tenaga kerja langsung, dan biya overhead pabrik) yang dikeluarkan untuk pesanan tertentu. Kartu harga pokok produk merupakan rincian rekening kontrol barang dalam proses dalam buku besar.

5. Kartu Biaya, merupakan buku pembantu yang merinci biaya overhead pabrik, biaya adminintrasi dan umum, dan biaya pemasaran.

Fungsi yang Terkait

1. Fungsi Penjualan2. Fungsi Produksi3. Fungsi Perencanaan dan Pengawasan Produksi4. Fungsi Gudang5. Fungsi Akuntansi Biaya, dalam sistem pengawasan

produksi dan sistem akuntansi biaya, fungsi ini bertanggungjawab atas pencatatan mutasi setiap jenis persediaan dan atas pencatatan biaya produksi langsung, biaya produksi tidak langsung langsung, dan biaya nonproduksi ke dalam kartu biaya. Disamping itu, fungsi akuntansi biaya bertanggungjawab atas pencatat transaksi terjadinya biaya bahan baku, biaya tenaga kerja, biaya overhead pabrik, dan biaya nonproduksi ke dalam jurnal pemakaian bahan baku dan jurnal umum serta posting ringkasan jurnal tersebut ke rekening yang bersangkutan dalam buku besar.

Unsur Pengendalian Intern

Organisasi1. Fungsi pencatat biaya harus terpisah dari fungsi

produksi2. Fungsi pencatat biaya harus terpisah dari fungsi

yang menganggarkan biaya.3. Fungsi gudang harus terpisah dari fungsi produksi4. Fungsi gudang harus terpisah dari fungsi

akuntansi.

Sistem Otorisasi dan Prosedur Pencatatan5. Surat order produksi diotorisasi oleh kepala

fungsi produksi.6. Bukti permintaan dan pengeluaran barang dalam

gudang diotorisasi oleh kepala fungsi produksi yang bersangkutan.

7. Bukti kas keluar diotorisasi oleh kepala

fungsi akuntansi keuangan.8. Daftar kebutuhan bahan dibuat oleh fungsi

perencanaan dan pengawasan produksi dan diotorisasi oleh kepala fungsi produksi.

9. Daftar kegiatan produksi dibuat oleh fungsi perencanaan dan pengawasan produksi dan diotorisasi oleh kepala fungsi produksi.

10.Kartu jam kerja diotorisasi oleh kepala fungsi produksi yang bersangkutan.

Praktik yang Sehat11. Surat order produksi, bukti permintaan dan

pengeluaran barang gudang, bukti kas keluar, bukti memorial, bernomor urut tercetak dan penggunaannya dipertanggungjawabkan.

12.Secara periodik dilakukan rekonsiliasi

kartu biaya dengan rekening kontrol biaya dalam buku besar.

13.Secara periodik dilakukan pewnghitungan persediaan yang ada di gudang untuk dicocokkan dengan kartu persediaan.

A. SISTEM PENERIMAAN KAS DARI PENJUALAN TUNAI

Penjualan tunai dilaksanakan oleh perusahaan dengan cara mewajibkan pembeli melakukan pembayaran harga barang lebih dahulu sebelum barang diserahkan oleh perusahaan kepada pembeli. Setelah uang diterima oleh perusahaan, barang kemudian diserahkan kepada pembeli dan transaksi penjualan tunai kemudian dicatat oleh perusahaan. Sumber penerimaan kas terbesar suatu perusahaan dagang, seperti toko buku, berasal dari transaksi penjualan tunai. Berdasarkan sistem pengendalian intern yang baik, sistem penerimaan kas dari penjualan tunai mengharuskan:1. Penerimaan kas dalam bentuk tunai harus segera

disetor ke bank dalam jumlah penuh dengan cara melibatkan pihak lain selain kasir untuk melakukan internal check.

2. Penerimaan kas dari penjualan tunai dilakukan melalui transaksi kartu kredit, yang melibatkan bank penerbit kartu kredit dalam pencatatan transaksi penerimaan kas.

Sistem peneriamaan kas dari penjualan tunai dibagi menjadi tiga prosedur berikut ini:

3. Prosedur Penerimaan Kas dari Over-the- Coubter Sales, pembeli langsung datang ke perusahaan, melakukan pemilihan barang atau produk yang akan dibeli, melakukan pembayaran ke kasir, dan kemudian menerima barang yang dibeli. Perusahaan menerima uang tunai, cek pribadi, atau pembayaran langsung dari pembeli dengan credit card, sebelum barang diserahkan kepada pembeli.

Penerimaan kas dari over-the-counter sales dilaksanakan melalui prosedur berikut ini:(1)Pembeli memesan barang langsung kepada

wiraniaga di Bagian Penjualan.(2)Bagian Kasa menerima pembayaran dari

pembeli, yang dapat berupa uang tunai, cek pribadi atau kartu kredit.

(3)Bagian Penjualan memerintahkan Bagian Pengiriman untuk menyerahkan barang kepada pembeli.

(4)Bagian Pengiriman menyerahkan barang kepada pembeli.

(5)Bagian Kasa menyerahkan kas yang diterima ke bank.

(6). Bagian Akuntansi mencatat pendapatan penjualan dalam jurnal penjualan.(7). Bagian Akuntansi mencatat penerimaan kas dari penjualan tunai dalam jurnal penerimaan kas

2. Prosedur Penerimaan Kas dari Cash-on-Delivery Sales, COD-Sales adalah transaksi penjualan yang melibatkan kantor pos, perusahaan angkutan umum, atau angkutan sendiri dalam menyerahkan dan penerimaan kas dari hasil penjualan, COD sales merupakan sarana untuk memperluas daerah pemasaran dan untuk memberikan jaminan penyerahan barang bagi pembeli dan jaminan penerimaan kas bagi perusahaan penjual. COD sales melalui pos belum merupakan sistem penjualan yang umum berlaku di Indonesia.

3. Prosedur Penerimaan Kas dari Credit Card Sales,

sebenarnya credit card bukan merupakan suatu tipe penjualan namun merupakan salah satu cara pembayaran bagi pembeli dan sarana penagihan bagi penjual, yang memberikan kemudahan baik bagi pembeli meupun penjual. Kartu kredit dapat digolongkan menjadi tiga kelompok:

a. Kartu kredit bank (bank cards), diterbitkan oleh bank atau lembaga keuangan yang lain.

b. Kartu kredit perusahaan (company cards), diterbitkan oleh perusahaan tertentu untuk pelanggannya. Pelanggan dapat menggunakan kartu kredit ini untuk membeli barang ke perusahaan yang menerbitkan kartu kredit tersebut. Pada akhir bulan perusahaan menagih jumlah harga barang yang dibeli oleh pemegang kartu kredit selama jangka waktu tertentu yang telah lewat.

c. Kartu kredit bepergian dan hiburan (travel and entertaintment cards),

Fungsi yang Terkait

1. Fungsi Penjualan, bertanggungjawab untuk menerima order dari pembeli, mengisi faktur penjualan tunai, dan menyerahkan faktur tersebut kepada pembeli untuk kepentingan pembayaran harga barang ke fungsi kas.

2. Fungsi kas, bartanggungjawab sebagai penerima kas dari pembeli.

3. Fungsi Gudang, bertanggungjawab untuk menyiapkan barang yang dipesan oleh pembeli, serta menyerahkan barang tersebut ke fungsi pengiriman.

4. Fungsi Pengiriman, bertanggungjawab untuk membungkus barang dan menyerahkan barang yang telah dibayar harganya kepada pembeli.

5. Fungsi Akuntansi, bertanggungjawab sebagai pencatat transaksi penjualan dan penerimaan kas dan pembuat laporan penjualan.

Dokumen yang Digunakan6. Faktur Penjualan Tunai, dokumen ini digunakan untuk

merekam berbagai informasi yang diperlukan oleh manajemen mengenai transaksi penjualan tunai. Faktur penjualan tunai diisi oleh fungsi penjualan yang berfungsi sebagai dokumen sumber untuk pencatatan transaksi penjualan ke dalam jurnal penjualan. Tembusan faktur ini dikirimkan oleh fungsi penjualan ke fungsi pengiriman sebagai perintah penyerahan barang kepada pembeli yang telah melaksanakan pembayaran harga barang ke fungsi kas.

2. Pita register kas, dokumen ini dihasilkan oleh fungsi

kas dengan cara mengoperasikan mesin register kas. Pita register kas ini merupakan bukti penerimaan kas yang dikeluarkan oleh fungsi kas dan merupakan dokumen pendukung faktur penjualan tunai yang dicatat dalam jurnal penjualan.

3. Credit card sales slip, dokumen ini dicetak oleh credit card center bank yang menerbitkan kartu kredit dan diserahkan kepada perusahaan yang menjadi anggota kartu kredit. Bagi perusahaan yang menjual barang atau jasa, dokumen ini diisi oleh fungsi kas dan berfungsi sebagai alat untuk menagih uang tunai dari bank yang mengeluarkan kartu kredit, untuk transaksi penjualan yang telah dilakukan kepada pemegang kartu kredit.

4. Bill of lading, dokumen ini merupakan bukti penyerahan barang dari perusahaan penjualan barang kepada perusahaan angkutan umum. Dokumen ini digunakan oleh fungsi pengiriman dalam penjualan COD yang penyerahan barangnya dilakukan oleh perusahaan angkutan umum.

5. Faktur penjualan COD, dokumen ini digunakan untuk

merekam penjualan COD. Tembusan faktur penjualan COD diserahkan kepada pelanggan melalui bagian angkutan perusahaan, kantor pos, atau perusahaan angkutan umum dan dimintakan tandatangan penerimaan barang dari pelanggan sebagai bukti telah diterimanya barang oleh pelanggan. Tembusan faktur penjualan COD digunakan oleh perusahaan untuk menagih kas yang harus dibayar oleh pelanggan pada saat penyerahan barang yang dipesan oleh pelanggan.

6. Bukti setor bank, dokumen ini dibuat oleh fungsi kas sebagai bukti penyetoran kas ke bank. Bukti setor dibuat 3 lembar dan diserahkan oleh fungsi kas ke bank, bersamaan dengan penyetoran kas dari hasil penjualan tunai ke bank. Dua lembar tembusannya diminta kembali dari bank setelah ditandatangani dan dicap oleh bank sebagai bukti penyetoran kas ke bank. Bukti setor bank diserahkan oleh fungsi kas kepada fungsi akuntansi, dan dipakai oleh fungsi akuntansi sebagai dokumen sumber untuk pencatatan transaksi penerimaan kas dari penjualan tunai ke dalam jurnal penerimaan kas.

7. Rekapitulasi harga pokok penjualan., dokumen ini dipergunakan oleh fungsi akuntansi untuk meringkas harga pokok produk yang dijual selama satu periode. Dokumen ini digunakan fungsi akuntansi sebagai dokumen pendukung bagi pembuatan bukti memorial untuk mencatat harga pokok produk yang dijual.

Catatan Akuntansi yang Digunakan8. Jurnal penjualan, digunakan oleh fungsi

akuntansi untuk mencatat dan meringkas data penjualan.

9. Jurnal penerimaan kas, digunakan oleh fungsi akuntansi untuk mencatat penerimaan kas dari berbagai sumber, diantaranya dari penjualan tunai.

3. Jurnal umum, digunakan oleh fungsi akuntansi

untuk mencatat harga pokok produk yang dijual.4. Jurnal persediaan, digunakan oleh fungsi

akuntansi untuk mencatat berkurangnya harga pokok produk yang dijual. Kartu persediaan ini diselenggarakan di fungsi akuntansi untuk mengawasi mutasi dan persediaan barang yang disimpan di gudang.

5. Kartu gudang, catatan ini tidak termasuk sebagai catatan akuntansi karena hanya berisi data kuantitas persediaan yang disimpan di gudang. Catatan ini diselenggarakan oleh fungsi gudang untuk mencatat mutasi dan persediaan barang yang disimpan dalam gudang. Dalam transaksi penjualan tunai, kartu gudang digunakan untuk mencatat berkurangnya kuantitas produk yang dijual.

Unsur Pengendalian Intern

Organisasi1. Fungsi penjualan harus terpisah dari

fungsi kas.2. Fungsi kas harus terpisah dari fungsi

akuntansi.3. Transaksi penjualan tunai harus

dilaksanakan oleh fungsi penjualan, fungsi kas, fungsi pengiriman, dan fungsi akuntansi.

Sistem Otorisasi dan Prosedur Pencatatan4. Penerimaan order dari pembeli

diotorisasi oleh fungsi penjualan dengan menggunakan formulir faktur penjualan tunai.

5. Penerimaan kas diotorisasi oleh fungsi

kas dengan cara membubuhkan cap “lunas” pada faktur penjualan tunai dan penempelan pita register kas pada faktur tersebut.

6. Penjualan dengan kartu kredit bank didahului dengan permintaan otorisasi dari bank penerbit kartu kredit.

7. Penyerahan barang diotorisasi oleh fungsi pengiriman dengan cara membubuhkan cap “sudah diserahkan” pada faktur penjualan tunai.

8. Pencatatan kedalam buku jurnal diotorisasi oleh fungsi akuntansi dengan cara memberikan tanda pada faktur penjualan tunai.

Praktik yang Sehat9. Faktur penjualan tunai bernomor urut

terceta dan pemakaiannya dipertanggungjawabkan oleh fungsi penjualan.

10.Jumlah kas yang diterima dari penjualan tunai disetor seluruhnya ke bank pada hari yang sama dengan transaksi penjualan tunai atau hari kerja berikutnya.

11.Penghitungan saldo kas yang ada di tangan fungsi kas secara periodik dan secara mendadak oleh fungsi pemeriksa intern.

Sumber penerimaan kas suatu perusahaan manufaktur biasanya berasal dari pelunasan piutang dari debitur, karena sebagian besar produk perusahaan tersebut dijual melalui penjualan kredit. Dalam perusahaan tersebut penerimaan kas dari penjualan tunai biasanya merupakan sumber penerimaan kas yang relatif kecil. Dalam perusahaan dagang, seperti toko pengecer, sumber penerimaan kas terbesar berasal dari transaksi penjualan tunai. Berdasrkan sistem pengendalian intern yang baik, sistem penerimaan kas dari piutang harus menjamin diterimanya kas dari debitur oleh perusahaan, bukan oleh karyawan yang tidak berhak menerimanya. Untuk menjamin diterimanya kas oleh perusahaan, sistem penerimaan kas dari piutang menghararuskan:

B. SISTEM PENERIMAAN KAS DARI PIUTANG

1. Debitur melakukan pembayaran dengan cek atau

dengan cara pemindah bukuan melalui rekening bank (giro bilyet).

2. Kas yang diterima dalam bentuk cek dari debitur harus segera disetor ke bank dalam jumlah penuh.

Penerimaan kas dari piutang dapat dilakukan melalui berbagai cara: (1) melalui penagih perusahaan, (2) melalui pos, dan (3) melalui lock-box collection plan. Diantara berbagai cara penagihan piutang tersebut, penerimaan kas dari piutang seharusnya mewajibkan debitur melakukan pembayaran dengan menggunakan cek atas nama, yang secara jelas mencantumkan nama perusahaan yang berhak menerima pembayaran atas cek.

Fungsi yang Terkait

1. Fungsi sekretariat, bertanggungjawab dalam penerimaan cek dan surat pemberitahuan melalui pos dari para debitur perusahaan. Fungsi sekretariat bertugas untuk membuat daftar surat pemberitahuan atas dasar surat pemberitahuan yang diterima bersama cek dari para debitur.

2. Fungsi penagihan, jika perusahaan melakukan penagihan piutang langsung kepada debitur melalui penagih perusahaan, fungsi penagihan bertanggungjawab untuk melakukan penagihan kepada para debitur perusahaan berdasarkan daftar piutang yang ditagih yang dibuat oleh fungsi akuntansi.

3. Fungsi kas, bertanggungjawab atas penerimaan cek dari fungsi sekretariat atau dari fungsi penagihan. Fungsi kas bertanggungjawab untuk menyetorkan kas yang diterima dari berbagai fungsi tersebut segera ke bank dalam jumlah penuh.

4. Fungsi akuntansi, bertanggungjawab

dalam pencatatan penerimaan kas dari piutang ke dalam jurnal penerimaan kas dan berkurangnya piutang ke dalam kartu piutang.

5. Fungsi pemeriksaan intern, dalam sistem penerimaan kas dari piutang, sistem pemeriksaan intern bertanggungjawab dalam melaksanakan penghitungan kas yang ada di tangan fungsi kas secara periodik. Di samping itu, fungsi pemeriksa intern bertanggungjawab dalam melakukan rekonsiliasi bank, untuk mengecek ketelitian catatan kas yang diselenggarakan oleh fungsi akuntansi.

Unsur Pengendalian Intern

Organisasi1. Fungsi akuntansi harus terpisah dari fungsi

penagihan dan fungsi penerimaan kas.2. Fungsi penerimaan kas harus terpisah dari

fungsi akuntansi.Sistem Otorisasi dan Prosedur Pencatatan3. Debitur diminta untuk melakukan pembayaran

dalam bentuk cek atas nama atau dengan cara pemindah bukuan.

4. Fungsi penagihan melakukan penagihan hanya atas dasar daftar piutang yang harus ditagih yang dibuat oleh fungsi akuntansi.

5. Pengkreditan rekening pembantu piutang

oleh fungsi akuntansi harus didasarkan atas surat pemberitahuan yang berasal dari debitur.

Praktik yang Sehat6. Hasil penghitungan kas harus direkam

dalam berita cara penghitungan kas dan disetor penuh ke bank dengan segera.

7. Para penagih dan kasir harus diasuransikan

8. Kas dalam perjalanan (baik yang ada ditangan Bagian Kasa maupun di tangan penagih perusahaan) harus diasuransikan.

A. SISTEM AKUNTANSI PENGELUARAN KAS DENGAN CEK

Pengeluaran kas dalam perusahaan dilakukan dengan menggunakan cek. Pengeluaran kas yang dapat dilakukan dengan cek (biasanya karena jumlahnya relatif kecil), dilaksanakan melalui dana kas kecil yang diselenggarakan dengan salah satu di antara dua sistem:fluctuating-fund-balance system dan imprest system. Pengeluaran kas denga cek memiliki kebaikan ditinjau dari pengendalian intern berikut ini:

SISTEM AKUNTANSI PENGELUARAN KAS

1. Dengan digunakannya cek atas nama, pengeluaran

cek akan dapat diterima oleh pihak yang namanya sesuai dengan yang ditulis pada formulir cek. Dengan demikian pengeluaran kas dengan cek menjamin diterimanya cek tersebut oleh pihak yang dimaksud oleh pihak pembayar.

2. Dilibatkannya pihak luar: dalam hal ini adalah bank, dalam pencatatan transaksi pengeluaran kas perusahaan. Dengan digunakannya cek dalam setiap pengeluaran kas perusahaan, transaksi pengeluaran kas direkam juga oleh bank, yang secara periodik mengirimkan rekening koran bank kepada perusahaan nasabahnya. Rekening koran bank inilah yang dapat digunakan oleh perusahaan untuk mengecek ketelitian catatan transaksi kas perusahaan yang direkam di dalam jurnal penerimaan dan pengeluaran kas.

Dokumen yang Digunakan

1. Bukti kas keluar, berfungsi sebagai perintah pengeluaran kas kepada bagian kasa sebesar yang tercantum dalam dokumen tersebut. Disamping itu, dokumen ini berfungsi sebagai surat pemberitahuan yang dikirim kepada kreditur dan berfungsi pula sebagai dokumen sumber bagi pencatatan berkurangnya utang.

2. Cek, merupakan dokumen yang digunakan untuk memerintahkan bank melakukan pembayaran sejumlah uang kepada orang atau organisasi yang namanya tercantum pada cek.

3. Permintaan cek, berfungsi sebagai permintaan dari fungsi yang memerlukan pengeluaran kas kepada fungsi akuntansi untuk membuat bukti kas keluar.

Fungsi yang Terkait

1. Fungsi yang memerlukan pengelauaran kas, jika suatu fungsi memerlukan pengeluaran kas, fungsi yang bersangkutan mengajukan permintaan cek kepada fungsi akuntansi. Permintaan cek ini harus mendapat persetujuan dari kepala fungsi yang bersangkutan.

2. Fungsi kas, bertanggungjawab dalam mengisi cek, memintakan otorisasi atas cek, dan mengirimkan cek kepada kreditur via pos atau membayarkan langsung kepada kreditur.

3. Fungsi akuntansi, bertanggungjawab: pencatatan pengeluaran kas yang menyangkut biaya dan persediaan, pencatatan transaksi pengeluaran kas dalam jurnal pengeluaran kas atau register cek, pembuatan bukti kas keluar yang memberikan otorisasi kepada fungsi kas dalam mengeluarkan cek sebesar yang tercantum dalam dokumen tersebut.

4. Fungsi pemeiksaan intern, bertanggungjawab untuk

melakukan penghitungan kas secara periodik dan mencocokkan hasil penghitungannya dengan saldo kas menurut catatan akuntansi.

Unsur Pengendalian Intern

Sistem pengendalian intern yang baik dalam sistem kas mensyaratkan agar dilibatkan pihak luar (bank) ikut serta dalam mengawasi kas perusahaan dengan cara sebagai berikut:5. Semua penerimaan kas harus disetor penuh ke bank

pada hari yang sama dengan penerimaan kas atau pada hari kerja berikutnya.

6. Semua pengeluaran kas dilakukan dengan cek.7. Pengeluaran kas yang tidak dapat dilakukan dengan

cek dilakukan melalui dana kas kecil yang diselenggarakan dengan imprest system.

Organisasi1. Fungsi penyimpanan kas harus terpisah dari

fungsi akuntansi.2. Transaksi penerimaan dan pengeluaran kas tidak

boleh dilaksanakan sendiri oleh bagian kasa sejak awal sampai akhir, tanpa campur tangan dari fungsi yang lain.

Sistem Otorisasi dan Prosedur Pencatatan.3. Pengeluaran kas harus mendapat otorisasi dari

pejabat yang berwenang.4. Pembukaan dan penutupan rekening bank harus

mendapatkan persetujuan dari pejabat yang berwenang.

5. Pencatatan dalam jurnal pengeluaran kas harus didasarkan bukti kas keluar yang telah mendapat otorisasi dari pejabat yang berwenang dan yang dilampiri dengan dokumen pendukung yang lengkap.

Praktik yang Sehat6. Saldo kas yang ada ditangan harus dilindungi

dari kemungkinan pencurian atau penggunaan yang tidak semestinya.

7. Dokumen dasar dan dokumen pendukung transaksi pengeluaran kas harus dibubuhi cap “lunas” oleh bagian kasa setelah transaksi pengeluaran kas dilakukan.

8. Penggunaan rekening koran bank yang merupakan informasi dari pihak ketiga untuk mengecek ketelitian catatan kas oleh fungsi pemeriksa intern yang merupakan fungsi yang tidak terlibat dalam pencatatan dan penyimpanan kas.

9. Semua pengeluaran kas harus dilakukan dengan cek atas nama perusahaan penerima pembayaran atau dengan pemindah bukuan.

10.Jika pengeluaran kas hanya menyangkut jumlah

yang kecil, pengeluaran ini dilakukan sistem akuntansi pengeluaran kas melalui dana kas kecil, yang akuntansinya diselenggarakan dengan imprest system.

11.Secara periodik diadakan pencocokan jumlah fisik kas yang ada ditangan dengan jumlah kas menurut catatan akuntansi.

12.Kas yang ada ditangan dan kas yang ada diperjalanan diasuransikan dari kerugian.

13.Kasir diasuransikan.14.Kasir dilengkapi dengan alat-alat yang

mencegah terjadinya pencurian terhadap kas yang ada ditangan (misalnya: mesin register kas, almari besi)

15.Semua nomor cek harus dipertanggungjawabkan oleh bagian kasa.

Penyelenggaraan dana kas kecil untuk memungkinkan pengeluaran kas dengan uang tunai dapat diselenggarakan dengan dua cara:1. Sistem Saldo Berfluktuasi, penyelenggaraan dana

kas kecil dilakukan denganprosedur sebagai berikut:

Pembentukan dana kas kecil dicatat dengan mendebit rekening Dana Kas Kecil,

Pengeluaran dana kas kecil dicatat dengan mengkredit rekening Danan Kas Kecil, sehingga setiap saat saldo rekening ini berfluktuasi,

Pengisian kembali dana kas kecil dilakukan dengan jumlah sesuai dengan keperluan, dan dicatat dengan mendebit rekening Dana Kas Kecil. Dalam sistem ini saldo rekening Dana Kas Kecil berfluktuasi dari waktu ke waktu.

B. Sistem Dana Kas Kecil

2. Imprest System, penyelenggaraan dana kas kecil

dilakukan sebagai berikut: Pembentukan dana kas kecil dilakukan dengan cek dan dicatat dengan dengan mendebit rekening Dana Kas Kecil. Saldo rekening Danan Kas Kecil ini tidak boleh berubah dari yang telah ditetapkan sebelumnya, kecuali jika saldo yang telah ditetapkan tersebut dinaikkan atau dikurangi.

Pengeluaran dana kas kecil tidak dicatat dalam jurnal. Bukti-bukti pengeluaran dana kas kecil dikumpulkan saja dalam arsip sementara yang diselenggarakan oleh pemegang dana kas kecil.

Pengisian kembali dana kas kecil dilakukan sejumlah yang tercantum dalam kumpulan bukti pengeluaran kas kecil. Pengisian kembali dana kas kecil ini dilakukan dengan cek dan dicatat dengan mendebit rekening biaya dan mengkredit rekening kas.

Rekening Dana Kas Kecil tidak terpengaruh dengan

pengeluaran dana kas kecil. Dengan demikian pengawasan terhadap dana kas kecil mudah dilakukan, yaitu secara periodik atau secara mendadak menghitung dana kas kecil. Jumlah uang yang ada ditambah dengan permintaan pengeluaran kas kecil yang belum dipertanggungjawabkan dan bukti pengeluaran dana kas kecil, harus sama dengan saldo rekening Dana Kas Kecil yang tercantum dalam buku besar.

Dokumen yang Digunakan1. Bukti kas keluar, berfungsi sebagainperintah

pengeluaran kas dari fungsi akuntansi kepada fungsi kas sebesar yang tercantum dalam dokumen tersebut. Dalam sistem dana kas kecil, dokumen ini diperlukan pada saat pembentukan dana kas kecil dan pada saat pengisian kembali dana kas kecil.

2. Cek

3. Permintaan pengeluaran kas kecil, dokumen ini

digunakan oleh pemakai dana kas kecil untuk meminta uang ke pemegang dana kas kecil. Bagi pemegang dana kas kecil, dokumen ini berfungsi sebagai bukti telah dikeluarkannya kas kecil olehnya. Dokumen ini diarsipkan oleh pemegang dana kas kecil menurut nama pemakai dana kas kecil.

4. Bukti pengeluaran kas kecil, dokumen ini dibuat oleh pemakai dana kas kecil untuk mempertanggungjawabkan pemakaian dana kas kecil. Dokumen ini dilampiri dengan bukti-bukti pengeluaran kas kecil dan diserahkan oleh pemakai dana kas kecil kepada pemegang dana kas kecil. Dalam sistem dana kas kecil dengan imprest system, bukti pengeluaran kas kecil dilampiri dengan dokumen pendukungnya disimpan dalam arsip sementara oleh pemegang dana kas kecil untuk keperluan pengisian kembali dana kas kecil.

Dalam imprest system tidak dilakukan pencatatan bukti pengeluaran kas kecil dalam catatan akuntansi. Dalam fluctuating-fund-balance system, bukti pengeluaran kas kecil dilampiri dengan dokumen pendukungnya diserahkan oleh pemegang dana kas kecil kepada fungsi akuntansi untuk dicatat dalam jurnal pengelauaran dana kas kecil.

5. Permintaan pengisian kembali kas kecil, dokumen ini dibuat oleh pemegang dana kas kecil untuk meminta kepada bagian utang agar dibuatkan bukti kas keluar guna pengisian kembali dana kas kecil. Dalam sistem dana kas kecil dengan imprest system, jumlah yang diminta untuk pengisian kembali dana kas kecil adalah sebesar jumlah uang tunai yang telah dikeluarkan sesuai yang tercantum dalam bukti pengeluaran kas kecil yang dikumpulkan dalam arsip pemegang dana kas kecil.

Dalam sistem dana kas kecil dengan fluctuating –fund-balance-system, pengisian kembali dana kas kecil tidak didasarkan pada jumlah uang tunai yang telah dikeluarkan sesuai dengan bukti pengeluaran kas kecil, namun sesuai dengan kebutuhan pengeluaran uang tunai yang diperkirakan oleh pemegang dana kas kecil. Dengan demikian jumlah pengisian kembali dana kas kecil dalam fluctuating-fund-balance-system dapat lebih besar atau lebih kecil daripada jumlah dana kas kecil yang telah dikeluarkan sesuai dengan jumlah yang tercantum dalam bukti pengeluaran kas kecil.

Catatan Akuntansi yang Digunakan1. Jurnal pengeluaran kas, digunakan untuk mencatat

pengeluaran kas dalam pembentukan dana kas kecil dan dalam pengisian kembali dana kas kecil. Dokumen sumber yang dipakai sebagai dasar pencatatan dalam jurnal pengeluaran kas adalah bukti kas keluar yang telah dicap “lunas” oleh fungsi kas.

2. Register cek, catatan akuntansi yang digunakan untuk mencatat cek perusahaan yang dikeluarkan untuk pembentukan dan pengisian kembali dana kas kecil.

3. Jurnal pengeluaran dana kas kecil, untuk mencatat transaksi pengeluaran dana kas kecil diperlukan jurnal khusus. Jurnal ini sekaligus berfungsi sebagai alat distribusi pendebitan yang timbul sebagai akibat pengeluaran dana kas kecil.

Fungsi yang Terkait

1. Fungsi kas, bertanggungjawab dalam mengisi cek, memintakan otorisasi atas cek, dan menyerahkan cek kepada pemegang dana kas kecil pada saat pembentukan dana kas kecil dan pada saat pengisian kembali dana kas kecil.

2. Fungsi akuntansi, bertanggungjawab atas: (a) pencatatan pengelauaran kas kecil yang menyangkut biaya dan persediaan (b) pencatatan transaksi pembentukan dana kas kecil (c) pencatatan pengisian kembali dana kas kecil dalam jurnal pengeluaran kas atau register cek (d) pencatatan pengeluaran dana kas kecil dalam jurnal pengeluaran dana kas kecil (e) pembuatan bukti kas keluar yang memberikan otorisasi kepada fungsi kas dalam mengeluarkan cek sebesar yang tercantum dalam dokumen tersebut.

3. Fungsi pemegang dana kas kecil,

bertanggungjawab atas penyimpanan dana kas kecil, pengeluaran dana kas kecil sesuai otorisasi dari pejabat tertentu yang ditunjuk, dan permintaan pengisian kembali dana kas kecil.

4. Fungsi yang memerlukan pembayaran tunai,

5. Fungsi pemeriksa intern, bertanggungjawab atas penghitungan dana kas kecil secara periodik dan pencocokan hasil penghitungannya dengan catatan kas. Fungsi ini bertanggungjaawab atas pemeriksaan secara mendadak terhadap saldo dana kas kecil yang ada ditangan pemegang dana kas kecil.

Dalam perusahaan manufaktur, persediaan terdiri dari: persediaan produk jadi, persediaan produk dalam proses, persediaan bahan baku, persediaan bahan penolong, persediaan bahan habis pakai pabrik, persediaan suku cadang. Dalam perusahaan dagang, persediaan hanya terdiri dari satu golongan, yaitu persediaan barang dagangan, yang merupakan barang yang dubeli untuk tujuan dijual kembali.

Metode Pencatatan Persediaan Ada dua macam metode pencatatan persediaan: metode mutasi persediaan dan metode persediaan fisik.

SISTEM AKUNTANSI PERSEDIAAN

Dalam metode mutasi persediaan, setiap mutasi persediaan dicatat dalam kartu persediaan. Dalam metode persediaan fisik, hanya tambahan persediaan dari pembelian saja yang dicatat, sedangkan mutasi berkurangnya persediaan karena pemakaian tidak dicatat dalam kartu persediaan. Untuk mengetahui berapa harga pokok persediaan yang dipakai atau dijual, harus dilakukan dengan penghitungan fisik sisa persediaan yang masih ada digudang pada akhir periode akuntansi. Harga pokok persediaan awal periode ditambah dengan harga pokok persediaan yang dibeli selama periode dikurangi dengan harga pokok persediaan akhir periode merupakan harga pokok persediaan yang dipakai selama periode akuntansi yang bersangkutan.

Metode persediaan fisik adalah cocok digunakan dalam penentuan biaya bahan baku dalam perusahaan yang harga pokok produknya dikumpulkan dengan metode harga pokok proses. Metode mutasi persediaan adalah cocok digunakan dalam penentuan biaya bahan baku dalam perusahaan yang harga pokok produknya dikumpulkan dengan metode harga pokok pesanan.

Sistem dan Prosedur yang Bersangkutan dengan Sistem Akuntansi Persediaan

1. Prosedur Pencatatan Produk Jadi2. Prosedur pencatatan harga pokok produk jadi

yang dijual3. Prosedur pencatan harga pokok produk jadi yang

diterima kembali dari pembeli

4. Prosedur pencatatan tambahan dan

penyesuaian kembali harga pokok persediaan produk dalam prosedur.

5. Prosedur pencatatan harga pokok persediaan yang dibeli

6. Prosedur pencatatan harga pokok persediaan yang dikembalikan kepada pemasok.

7. Prosedur permintaan dan pengeluaran barang gudang.

8. Prosedur pencatatan tambahan harga pokok persediaan karna pengembalian barang gudang.

9. Sistem penghitungan fisik persediaan.

Unsur Pengendalian Intern

Organisasi1. Penghitungan fisik persediaan harus dilakukan

oleh suatu panitia yang terdiri dari fungsi pemegang kartu penghitungan fisik, fungsi penghitung, dan fungsi pengecek.

2. Panitia yang dibentuk harus terdiri dari karyawan selain karyawan fungsi gudang dan fungsi akuntansi persediaan, karena karyawan di kedua fungsi inilah yang justru dievaluasi tanggungjawabnya atas persediaan.

Sistem Otorisasi dan Prosedur Pencatatan3. Daftar hasil penghitungan fisik persediaan

ditandatangani oleh ketua panitia penghitungan fisik persediaan.

4. Pencatatan hasil penghitungan fisik persediaan didasarkan atas kartu penghitungan fisik yang telah diteliti kebenarannya oleh pemegang kartu penghitungan fisik.

5. Harga satuan yang dicantumkan dalam daftar hasil penghitungan fisik berasal dari kartu persediaan yang bersangkutan.

Praktik yang Sehat

6. Kartu penghitungan fisik bernomor urut tercetak dan penggunaannya dipertanggungjawabkan oleh fungsi pemegang kartu penghitungan fisik.

7. Penghitungan fisik setiap jenis persediaan dilakukan dua kali secara independen, pertama kali oleh penghitung dan kedua oleh pengecek.

8. Peralatan dan metode yang digunakan untuk mengukur dan menghitung kuantitas persediaan harus dijamin ketelitiannya.

Aktiva tetap adalah kekayaan perusahaan yang memiliki wujud, mempunyai manfaat ekonomis lebih dari satu tahun, dan diperoleh perusahaan untuk melaksanakan kegiatan perusahaan, bukan untuk dijual kembali. Karena kekayaan ini mempunyai wujud, seringkali aktiva tetap disebut dengan aktiva tetap berwujud.

Karakteristik Transaksi Aktiva Tetap1. Frekuensi terjadinya transaksi yang mengubah aktiva tetap relatif sedikit dibandingkan dengan transaksi yang mengubah aktiva lancar, namun umumnya menyangkut jumlah rupiah yang besar.

SISTEM AKUNTANSI AKTIVA TETAP

2. Pengendalian aktiva tetap dilaksanakan pada saat perencanaan perolehan aktiva tetap, sehingga sistem otorisasi perolehan aktiva tetap diterapkan pada saat perencanaan perolehan dan pada saat pelaksanaan rencana perolehan aktiva tetap.

Penggolongan Aktiva Tetap

Aktiva tetap dalam perusahaan manufaktur umumnya digolongkan sebagai berikut:3. Tanah dan perbaikan tanah4. Gedung dan perbaikan gedung5. Mesin6. Mebel7. Kendaraan

Unsur Pengendalian Intern

Organisasi1. Fungsi pemakai harus terpisah dari fungsi

akuntansi aktiva tetap.2. Transaksi perolehan, penjualan, dan

penghentian pemakaian aktiva tetap harus dilaksanakan oleh lebih dari unit organisasi yang bekerja secara independen.

Sistem Otorisasi3. Anggaran investasi diotorisasi oleh rapat

umum pemegang saham.4. Laporan penerimaan barang diotorisasi oleh

fungsi penerimaan.5. Bukti kas keluar diotorisasi oleh fungsi

akuntansi

Prosedur Pencatatan6. Perubahan kartu aktiva tetap harus

didasarkan pada bukti kas keluar.

Praktik yang Sehat7. Secara periodik dilakukan pencocokan

fisik aktiva tetap dengan kartu kativa tetap.

8. Penutupan asuransi aktiva tetap terhadap kerugian.

9. Penggunaan anggaran investasi sebagai alat pengendalian investasi dalam aktiva tetap.