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DÚVIDAS OU SUGESTÕES, CONSULTE UMA DAS UNIDADES DO SEBRAE ACRE MARANHÃO RIO DE JANEIRO (68) 223.2100 (98) 216.6166 (21) 2215.9200 ALAGOAS MATO GROSSO RIO GRANDE DO NORTE (82) 216.1600 (65) 648.1222 (84) 215.4900 AMAPÁ MATO GROSSO DO SUL RIO GRANDE DO SUL (96) 214.1404 (67) 789.5555 (51) 3216.5000 AMAZONAS MINAS GERAIS RONDÔNIA (92) 622.1998 (31) 3262.2306 (69) 224.1380 BAHIA PARÁ RORAIMA (71) 320.4300 (91) 242.2000 (95) 623.1700 CEARÁ PARAÍBA SANTA CATARINA (85) 255.6600 (83) 218.1000 (48) 221.0800 DISTRITO FEDERAL PARANÁ SÃO PAULO (61) 362.1600 (41) 330.5757 (11) 3177.4500 ESPIRITO SANTO PERNABUCO SERGIPE (27) 331.5500 (81) 3227.8400 (79) 216.7700 GOIAIS PIAUÍ TOCANTINS (62) 250.2000 (86) 216.1300 (63) 223.3300 Presidente do Conselho do SEBRAE-MA José de Ribamar Barbosa Belo Diretor Superintendente João Vicente de Abreu Diretor Administrativo Ana Maria da Silva Ramos Cavalcante Diretor Técnico Hélio da Silva Maia Unidade de Apoio Operacional Líder: Keila Maria Pontes da Silva Orientação Empresarial e Crédito Equipe de elaboração Consultores internos: Jaime Coelho de Sousa Júnior Rosana Célia Costa Muniz Augusto José Meneses Moreira Florentino dos Remédios Santos Filho Consultor externo: Wagner Sousa de Oliveira

Av. Professor Carlos Cunha, s/n Jaracaty, Cep: 65076-820, São Luís/MA. Fone: 0xx98 216-6166 Fax: 0xx98 216-6146

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A série NEGÓCIO PRÓPRIO reúne informações e orientações indispensáveis a pessoas que pretendem ser empreendedores de sucesso.

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Apresentação

Administrar seu próprio negócio aparenta ser uma atividade comum e fácil, porém, existem situações práticas que não revela exatamente isto!

O problema da administração empresarial reside, especialmente, nas micro e pequenas empresas, pois, estas apresentam recursos escassos e fragilidade mercadológica. Geralmente, são empresas de recursos bastante escassos, o que reduz drasticamente suas chances de sucesso.

A empresa eficaz é aquela capaz de gerar resultados para os proprietários, funcionários, clientes, fornecedores e sociedade, exercendo a capacidade de mudança necessária à sua manutenção num mercado cada vez mais competitivo.

Essa empresa deve manter-se atenta às inovações, à incorporação de novos conhecimentos e ao aperfeiçoamento continuo de seus processos de trabalho.

Da mesma forma que a empresa deve cumprir as leis pertinentes, há casos em que a legislação pode beneficiar as empresas, em função de políticas públicas - como, por exemplo, as compras governamentais - ou de benefícios e incentivos fiscais - como o incentivo à cultura.

Mantendo-se atento à legislação e às políticas públicas, federais, estaduais e municipais, o empresário pode aproveitar oportunidades em favor da lucratividade.

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Na busca de resultados positivos

Uma empresa garante a sua continuidade quando cumpre sua missão de forma a atingir a eficácia empresarial envolvendo as questões de curto prazo (produção, eficiência e satisfação) e de longo prazo (capacidade de adaptar-se às mudanças e desenvolvimento contínuo).

A habilidade e a capacidade gerencial dos gestores é justamente fazer com que a empresa gere resultados suficientes para que ela sobreviva e cresça de forma contínua. O sucesso e a continuidade de qualquer empresa dependem dos resultados positivos (lucro) que as mesmas possam gerar durante as suas atividades operacionais.

Mas não basta apresentar resultados positivos a cada período encerrado. A qualidade do resultado apresentado, ou seja, o lucro obtido, deverá ser suficiente não só para manter a empresa, mas também para fazê-la crescer, ser competitiva e trazer para seus investidores os resultados desejáveis.

O lucro, portanto, é a base para a análise das decisões de

investimentos. A primeira pergunta que se faz é qual o lucro ideal? É obvio que quanto maior, melhor! Entretanto, o retorno de investimento é uma recompensa equivalente a todo o investimento e não apenas aos lucros gerados nos períodos iniciais, ou de um período específico.

Lucro - Sendo conceituado de uma forma simplificada, nada mais é do que o resultado positivo deduzido das vendas os custos e despesas. Lucratividade - É a relação do valor do lucro com o montante de vendas, ou seja, divide-se o valor do lucro pelo volume de vendas (lucro líquido/vendas). Rentabilidade - Refere-se ao resultado que possibilita a análise do retorno sobre o investimento realizado na empresa.

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Um investimento pode proporcionar altas taxas de lucros em determinados períodos, e até prejuízos em outros; neste caso deve prevalecer o retorno médio obtido no período considerado.

Para os pequenos negócios é importante que os lucros gerados sejam equivalentes a 3% ao mês em média do valor dos investimentos próprios.

Com relação à lucratividade (lucros sobre as vendas) para as micros e pequenas empresas ela varia entre torno de 5% a 10% para indústria e comércio. No caso de prestadoras de serviços ficam em torno de 15% a 20%. Para análise correta da lucratividade, as considerações são as seguintes: quanto maior, melhor para a empresa; a mesma deverá ser comparada com média do setor em que a empresa atua; e deverá atender a expectativa do empreendedor.

Normalmente os lucros gerados por uma empresa revelam três situações distintas:

Podem estar gerando recursos insuficientes para manter a empresa;

Podem estar gerando recursos mínimos para manter a sua sobrevivência;

Podem estar gerando recursos para empresa sobreviver e crescer.

Uma empresa que esteja gerando recursos para sobreviver e crescer deve ser observado o seguinte:

Normalmente tem fluxo de caixa positivo; Obtém ganho financeiro; Investe recursos na atualização do seu imobilizado; procura

manter seus funcionários treinados e atualizados; Investe recursos constantemente em marketing; Gera recursos para manter o capital de giro e proporcionar o

retorno desejado pelos investidores.

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Toda empresa necessita gerar lucros para sobreviver e crescer. Todo empreendedor, quando aplica os seus recursos financeiros em qualquer negócio, tem expectativa de obter retorno o mais rapidamente possível e com segurança. E para que isto aconteça é preciso a empresa apresentar não somente resultados positivos quantitativos, mas também resultados positivos qualitativos.

Como controlar a inadimplência?

Adote os 10 passos preventivos:

1. Exigir a apresentação de documentos pessoais (R.G. e CPF, confirmando a assinatura que consta nos mesmos);

2. Não aceitar que o cliente diga o número do R.G. e CPF, mas sim solicitar a apresentação dos documentos na hora da compra à vista (se for paga com cheque) ou parcelada;

3. Solicitar comprovante de residência (contas de água, luz, telefone etc.);

4. Requerer comprovante de renda (recibo de pagamento, declaração de imposto de renda, carteira de trabalho);

5. Efetuar a confirmação de dados do cliente por telefone fixo (confirmação de residência, de emprego ou de uma referência);

6. Consulta ao SPC - Serviço de Proteção ao Crédito, SERASA, telecheque, entre outros;

7. Quando se tratar de cliente antigo, atualizar sempre os dados cadastrais, mantendo a confirmação por telefone;

8. Trabalhar com cartões de crédito e de débito, pois as taxas cobradas pelas administradoras são compensadas pela garantia de recebimento dos valores;

9. As contas bancárias recém-abertas apresentam um alto índice de inadimplência. Por lei, o comerciante somente poderá recusar-se a receber pagamentos por meio de cheques ou fazer qualquer outra restrição, se fixar cartaz visível, com as informações ao cliente, como por exemplo: “Só aceitamos cheques mediante

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apresentação de CPF e RG e mediante consulta. Não aceitamos cheques de terceiro etc.”;

10. Nenhum estabelecimento é obrigado a aceitar cheques, mas deverá informar de forma clara ao consumidor que: “Não aceitamos pagamento em cheque ou cartão”.

Outra alternativa é a implantação de um sistema de cartão próprio, que também é uma das formas de adquirir a fidelidade do cliente dando-lhe crédito e alavancando as vendas.

O que significa ser competitivo?

Existe um número imenso de indicadores de produtividade e competitividade, como faturamento bruto, relação faturamento/número de empregados e relação faturamento/área ocupada. São indicadores financeiros, não-financeiros, setoriais, regionais, entre vários outros. Porém, é necessário identificar os que mais se apliquem ao seu negócio,

como ferramentas de análise e avaliação.

Alta qualidade, bom serviço, inovação e preço são certamente os fatores-chave para o sucesso num ambiente competitivo. Sem eles, a empresa está fadada ao fracasso. Com eles, a empresa entra no caminho do sucesso.

As companhias precisam aprender novas formas de concorrer, que incluam capacidade para desenvolver produtos e fornecê-los mais rapidamente, para ter um produto com melhor projeto e estilo, para aumentar a oferta de mais vantagens, para construir um relacionamento mutuamente vantajoso com o cliente no longo prazo e assim por diante.

Cabe, porém, a cada empresa encontrar o seu composto de estratégias e definir os melhores caminhos para o sucesso. Segundo Philip Kotler, o empreendedor deverá perseguir um conjunto de ferramentas ou estratégias visando obter sucesso num ambiente competitivo. São elas:

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Qualidade: A alta qualidade é a melhor coisa que podemos oferecer, principalmente quando o resto do mercado está gerando baixa qualidade;

Serviço: Esta pode ser uma estratégia realmente premiada, a menos que o serviço da concorrência também seja muito bom;

Menor preço: Ganhar por meio de preços menores. Quanto menor os preços praticados, maior será a procura;

Participação no mercado: Quanto maior a participação de mercado, mais conhecida é a empresa, logo, maior volume de vendas;

Personalização: Ganhar pela adaptação e personalização. Claro que isso é muito bom em certas indústrias, se o custo desta adaptação e personalização não for demasiado alto;

Melhoria contínua do Produto: Você também pode ganhar pela melhoria contínua de seus produtos. O problema é que há alguns produtos que estão no auge do sucesso e eles já não podem melhorar;

Inovação: Outra forma de vencer é pela inovação do produto. Mas é uma estratégia sempre arriscada. Em média, apenas 20% ou 30% dos produtos novos obtêm êxito; o resto não satisfaz às expectativas. Alguns até perdem dinheiro.

Para que controles financeiros?

Os controles financeiros são os instrumentos que permitem ao administrador planejar, organizar, coordenar, dirigir e controlar os recursos monetários de sua empresa para um determinado período. Os principais controles adotados em micro e pequenas empresas são:

Controle de caixa: é de vital importância, pois através dos registros feitos, pode-se conhecer a origem e o destino de todo o dinheiro movimentado pela empresa diariamente, ou seja, sua própria história.

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Controle de bancos: registra as entradas e saídas de valores na conta bancária da empresa, permitindo o controle atualizado do seu saldo.

Controle de contas a receber: possibilita o conhecimento do montante dos valores a receber; das contas vencidas e a vencer; dos clientes que não pagam em dia e como programar suas cobranças.

Controle de contas a pagar: possibilita que o empresário fique permanentemente informado sobre o vencimento dos compromissos; como estabelecer prioridades de pagamento; do montante dos valores a

pagar.

Fluxo de caixa: Projeção das entradas e saídas de recursos financeiros para determinado período, visando prever a necessidade de captar empréstimos ou aplicar excedentes de caixa nas operações mais rentáveis.

Quais benefícios dos controles financeiros?

Proporcionar o levantamento de recursos financeiros necessários às operações econômico-financeiras da empresa;

Utilizar, da melhor forma possível, os recursos financeiros disponíveis na empresa para que estes não fiquem ociosos, estudando, antecipadamente, a melhor aplicação, o tempo e a segurança dos mesmos;

Saldar as obrigações da empresa nas datas de vencimento;

Analisar as fontes de crédito que proporcionam empréstimos menos onerosos, em caso de a empresa necessitar de recursos;

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Desenvolver, na empresa, o controle dos saldos de caixa e dos créditos a receber;

Buscar o perfeito equilíbrio entre ingressos e desembolsos de caixa da empresa;

Manter a empresa em permanente situação de solvência.

Os controles administrativos

Os controles administrativos são de extrema importância para a empresa, pois, possibilita um “raio-x” de seu funcionamento e define o rumo das tomadas de decisões por parte do empreendedor. Os principais tipos de controles são:

Controle de vendas: Possibilita ao empresário prever receitas futuras e, conseqüentemente, programar as compras da empresa. Além disso, torna-se mais fácil acompanhar o comportamento mensal das vendas, as variações devido a sazonalidade, bem como o prazo médio concedido para os pagamentos realizados a prazo;

Controle de compras: Possibilitará ao empresário distribuir melhor suas compras para os meses seguintes, baseando-se nas previsões de vendas e nos compromissos assumidos. Este controle permitirá, também a determinação do prazo médio das compras;

Controle de despesas: Acompanha a evolução dos gastos mensais, bem como a verifica o comportamento de cada item de despesa, permitindo, assim, a adoção de medidas que possam conter os gastos que venham crescendo sem justificativa. O controle de despesas é indispensável à elaboração do cálculo dos custos e do preço de venda de um produto, serviço ou mercadoria.

Controle de estoque (físico e financeiro): registra as entradas e saídas de mercadoria ou material, bem como informa a quantidade disponível de cada item existente na empresa, quer seja matéria-prima, quer seja mercadoria, e quanto esta quantidade significa em valores monetários.

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Quais são os custos empresariais?

Todas as empresas, independentemente da área de atuação (comércio, indústria ou serviços), possuem gastos. Estes gastos se subdividem genericamente em custos, despesas variáveis e despesas fixas. A análise destes gastos se faz necessária para a apuração correta de sua lucratividade e também para o gerenciamento financeiro mais eficiente.

Custos do produto: referem-se aos gastos efetuados com materiais e insumos (na produção do bem, no caso da indústria), aquisição do produto (no caso do comércio) ou realização dos serviços.

Despesas variáveis: São aquelas que variam proporcionalmente ao volume produzido ou ao volume vendido, ou seja, só haverá despesa se houver venda ou unidades produzidas. Exemplo: comissões sobre vendas, impostos.

Despesas fixas: São aquelas cujo total não varia proporcionalmente ao volume produzido (na indústria), ou ao volume de vendas (comércio e serviço), ou seja, existem despesas a serem pagas independente da quantidade produzida ou do valor de vendas. Exemplo: aluguel, honorários de contador, seguro da empresa, salário dos funcionários, entre outros.

Como analisar os custos empresariais?

Estrutura de resultados: Trata-se de uma ferramenta utilizada para realizar uma análise econômica da empresa e apurar o lucro operacional por determinado período. A Estrutura de Resultados é composta pelas vendas totais, custos, despesas variáveis, despesas fixas, permitindo determinar a margem de contribuição, ponto de equilíbrio e lucro operacional.

Margem de contribuição: a diferença entre a Receita Total (Vendas) da empresa menos os seus Custos e Despesas Variáveis.Podemos

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entender ainda, que a margem de contribuição é a parcela da receita total que ultrapassa os custos e despesas variáveis e que contribuirá para cobrir as despesas fixas e, ainda, formar o lucro.

Ponto de equilíbrio: o valor das vendas que permite a cobertura dos gastos totais (custos, despesas fixas e despesas variáveis). Neste ponto, os gastos são iguais à receita total da empresa, ou seja, a empresa não apresenta lucro nem prejuízo.

Normalmente fazemos as seguintes perguntas: Quanto terei que faturar para conseguir pagar os meus custos, despesas fixas e variáveis? Quais as quantidades que terei que produzir/vender para poder ter lucro? O ponto de equilíbrio é que vai definir e esclarecer essas dúvidas.

Quais são os pontos vitais de um negócio?

Quando algum negócio está obtendo resultados financeiros insatisfatórios, como a falta de caixa para o cumprimento das suas obrigações com fornecedores, tributos etc, a maioria dos empresários coloca em prática algumas ações de alto risco empresarial, como:

Redução violenta do preço de venda; Demissão de funcionários; Troca de imóvel em função do valor do

aluguel; Empréstimos de toda a ordem.

Essas medidas podem arrastar a empresa para a zona de perigo máximo, que pode ser representada pelos seguintes itens:

1. Endividamento incontrolável; 2. Fluxo de caixa incompatível com o demonstrativo de resultados,

em função de empréstimos realizados repetidamente e sem controle;

3. Perda constante de clientes devido ao atendimento prejudicado e sem qualidade, formando ainda a nuvem negra do desespero

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que acompanha todos os tripulantes do barco–empresa, que poderá ser tragado de forma violenta para o centro do redemoinho da falência.

Um dos principais fatores para a entrada no redemoinho é o desconhecimento parcial ou total dos custos empresariais, fixos e variáveis, que acabam por afetar a elaboração dos preços de vendas dos serviços e produtos oferecidos ao mercado, em função principalmente de dois fatores:

1. Os diversos vícios de gestão que impedem o cálculo das despesas de comercialização da organização, como o da aplicação do multiplicador mágico (custo R$2,00 X 2 (multiplicador) = R$ 4,00 de preço de venda), assim possibilitando o surgimento de diversas incógnitas vitais ao negócio, por exemplo, o percentual de margem de lucro;

2. A visão restrita dos preços de venda praticados pelos concorrentes.

Para iniciar os ajustes administrativos e financeiros necessários à salvação da empresa, o empresário deve antes de qualquer coisa posicionar o seu negócio em uma destas fases de risco empresarial, apresentadas abaixo:

Parâmetro Risco – Baixo

Risco – Médio

Risco – Alto

Sem Risco

Demonstrativo de Resultados + - - +

Fluxo de Caixa - + - +

Risco-Baixo: ajustar o fluxo de caixa, pois provavelmente as despesas e receitas estão posicionadas em períodos distintos, prejudicando a possibilidade dos pagamentos.

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Risco-Médio: apesar de existir dinheiro em caixa a empresa está com o lucro negativo, esta situação não deve permanecer por muito tempo.

Provavelmente os preços de venda estão sendo elaborados de forma errada, ou os custos estão além da realidade atual da empresa.

Risco-Alto: a empresa tem os problemas citados nos dois casos anteriores, e provavelmente somado

a eles o endividamento crescente e os descontroles generalizados administrativos e financeiros.

Sem-Risco: a empresa está controlada e provavelmente seus preços de venda estão adequados à realidade do negócio.

Portanto, evite os riscos empresariais agindo de forma empreendedora e organizada para atingir o sucesso no mercado, procurando acompanhar de perto e periodicamente os pontos vitais e estratégicos do seu negócio.

E a propaganda?

Segundo a Associação Americana de Propaganda,

“Propaganda é a mensagem divulgada em veículos de grande penetração (TV, rádio, revistas, jornais, etc) e patrocinada (isto é, paga) por um anunciante que tem por objetivo criar ou reforçar imagens ou preferências na mente do consumidor, predispondo-o favoravelmente em relação ao produto, serviço ou empresa patrocinadora”.

O objetivo é criar, mudar ou reforçar atitudes mentais que vão influir no comportamento das pessoas.

Como fazer uma boa propaganda?

É comum ouvir que “a propaganda é a alma do negócio”, porém para fazer jus a este jargão, a propaganda deve:

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Proporcionar orientação para o consumidor; Concentrar-se em uma só idéia vendedora (ênfase no benefício mais importante);

Apresentar idéia competitiva e singular - (conter um benefício, uma qualidade ou quantidade única, diferenciada);

Envolver o consumidor (captar e manter a atenção do consumidor além de trabalhar sua motivação);

Deve ser crível e sincera (se é verdadeira e soa verdadeira o consumidor sente que o anunciante é honesto. O exagero e a fantasia valem, mas não devem tentar enganar);

Deve ser simples, clara e completa (não deixar mal-entendido);

Associar a idéia vendedora (benefícios) à marca (registrar claramente a marca e a amarrar ao benefício);

Incrementar as vendas (estabelecer forte desejo de compra); Deve aproveitar bem o veículo de comunicação (propaganda eficiente usa o veículo certo para o seu propósito).

Quando a propaganda é mais eficiente?

Ao investir em propaganda, a empresa deve estar atenta à relação custo benefício que a mesma trará. É necessário que a propaganda seja eficiente para alcançar os objetivos pré-estabelecidos. Contudo, esta eficiência é alcançada quando:

O conhecimento do comprador é mínimo em relação produto anunciado;

As oportunidades de diferenciação do produto são fortes; O produto tem aspectos que o comprador não consegue

observar normalmente; As vendas do setor estão ascendentes ao invés de estáveis ou

decadentes.

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Cuidados básicos ao planejar a ação de propaganda

A empresa, ao investir em propaganda, deve ter alguns cuidados quanto:

À missão - quais são os objetivos da propaganda? Ao recurso empregado - quanto deve ser gasto em

propaganda? À mensagem - que tipo de mensagem e estratégia criativa

será usada? Ao planejamento - como deve ser determinada e alocada a

verba de propaganda durante o ano? Á medição - como avaliar o retorno do investimento em

propaganda?

Qual meio de comunicação é melhor para meu negócio?

Mídia Impressa • Jornais: cobertura local, curto tempo de produção, baixo custo por

exposição, permitem mensagens relativamente longas, podem usar um pouco de cor e têm apelo de massa;

• Revistas: a audiência pode ser geral ou especializada, requerem relativamente longo tempo de preparo, o custo varia com o tipo de revista, permitem mensagens longas, uso eficaz de fotografias em cores, os apelos podem ser feitos sob medida.

Mídia eletrônica • Rádio: cobertura local, tempo de produção

relativamente baixo, apelo de massa, a mensagem tem de ser curta e não é permanente;

• Televisão: cobertura local ou nacional, produção relativamente longa (e cara), custo elevado, alta exposição, permite mensagens de forte apelo.

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Veículos diretos • Mala direta: cobertura seletiva com listagem de

endereços, curto tempo de produção, relativamente cara para atingir os clientes em potencial, os apelos podem ser dirigidos, difícil manter a atenção do cliente;

• Cartazes: cobertura nacional ou local, tempo de produção relativamente longo, relativamente barato, a mensagem tem de ser muito breve.

Alguns tipos de promoção de vendas

Amostra: Consiste de uma miniatura ou pequena porção de um produto. Pode ser distribuída de porta em porta, anexada a outro produto ou em uma embalagem normal dele mesmo. Pode ser enviada pelo correio, encartada a um anúncio ou distribuída no varejo. A intenção da empresa é que, através da amostra, o consumidor tenha contato com o produto e o experimente. Através da amostra a empresa pode fazer lançamento de produto, pesquisa de produto, banco de dados de clientes potenciais etc.

Aniversário da loja: Ofereça preços ou condições especiais por ocasião do aniversário de sua loja. Promova a semana, a quinzena ou o mês. Faça isso somente uma vez por ano.

Descontos: Consiste em redução de preços. Podem ser apresentados na forma de saldos, queimas, liquidações, artigos do dia, da semana, ofertas relâmpagos etc. A promoção de descontos nunca deve ser muito

extensa ou freqüente para que não venha a cair em descrédito.

Brinde: É um objeto - lápis, caneta, boné, camiseta, agenda, régua, risque-rabisque - geralmente de pequeno valor, onde aparece estampado o nome da

empresa ou a marca do produto que o está oferecendo.

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Demonstrações: É através dela que o consumidor tem seu melhor contato com o produto. A demonstração busca diretamente os sentidos do consumidor. Envolvem treinamento de promotores, demonstradores e distribuição de amostras, folhetos etc.

Entrega grátis: Dependendo do ramo que você atua, oferecer ao cliente a entrega gratuita pode valer muito para agradar e manter sua fidelidade.

Garantia: Ofereça garantia para os produtos que você vende. Mesmo que você comercialize artigos já garantidos pelo fabricante, o cliente terá mais confiança em comprar na sua loja.

Lançamentos: São as promoções que você realiza para vender novidades ou produtos recém-chegados. O período deve ser curto e você precisa oferecer uma vantagem para girar rápido o estoque antes que os artigos se tornem comuns.

Oferta do dia: Escolha um produto ou um artigo e ofereça por um preço extremamente baixo para atrair a clientela. Mude a oferta diariamente.

Orçamento grátis: Este é um serviço que também pode ajudar muito na conquista de novos clientes para determinados ramos de atividades.

Volume: Estabeleça um determinado valor e ofereça brindes ou vantagens nas compras acima deste valor.

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A administração e planejamento do negócio

Independentemente do tamanho da empresa é necessário estabelecer metas, parâmetros e estratégias. É importante ter um guia, um plano, que direcione as ações do presente como meio de atingir as metas traçadas para o futuro.

Além disso, o planejamento da empresa requer organização, controles, ferramentas para tomada de decisão e correção de rumos. Portanto, planeje e organize a sua empresa.

A administração do tempo é fundamental – tempo é dinheiro! – pois começa com a identificação de como utilizamos o nosso tempo, o que não nos satisfaz e o que desejamos mudar. Os principais instrumentos utilizados são:

Planejamento - toda hora aplicado em planejamento eficiente poupa três ou quatro na execução e produz melhores resultados;

Organização - a organização é um outro fator facilitador na execução das tarefas: é aliada do tempo;

Delegação - atribuição de tarefas para outras pessoas a fim de liberar o tempo para tarefas mais importantes;

Telefone - use-o para evitar deslocamentos desnecessários;

Comunicação - as linguagens simples, concisas e isenta de ambigüidades assegura a compreensão e poupa o tempo com a eliminação de mal-entendidos;

Concentração - tempo mínimo (anterior a ação) que se julgar necessário para conseguir progresso.

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Soluções práticas para economizar tempo

1. Estabeleça metas: anuais, mensais, semanais e diárias; 2. Programe suas tarefas e atividades da semana e do dia, em

função dessas metas; 3. Identifique as atividades que levem aos resultados e concentre-se

nelas; 4. Faça as coisas em ordem de prioridade; 5. Controle, diariamente, as atividades realizadas e os resultados

alcançados; 6. Saiba onde seu tempo é realmente empregado; 7. Estabeleça data e hora para início e fim de cada atividade; 8. Elimine desperdiçadores de tempo; 9. Melhore suas rotinas e hábitos de trabalho.

Adote a gestão de negócios em sua empresa

Na hora de tomar decisões, muito cuidado com os “achismos”. Suas decisões devem sempre se basear em informações armazenadas, comprovadas e tabuladas dos sistemas integrados que compreendem a gestão de negócios. Confira aqui seis instrumentos que vão auxiliá-lo na tomada de decisões:

1- Administração e controle da logística empresarial

Atualmente não apenas o controle de estoque da empresa é vital para a organização, mas todo o processo de logística, desde a compra que deve atender as necessidades comerciais e limites financeiros impostos pelo fluxo de caixa, passando pela administração interna de produtos que precisam atender as expectativas do negócio como um todo, até a entrega com qualidade e segurança para o cliente, se possível, surpreendendo o consumidor em todos os requisitos de eficiência e atendimento personalizado. Assim a venda não está encerrada na definição de compra do produto por parte do cliente, mas no recebimento da mercadoria escolhida.

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2- Análise e atualização dos cadastros de produtos e/ou serviços, fornecedores e clientes

Nada mais desastroso que, no momento da venda, o produto que está no balcão, nas mãos do cliente, não aparecer na relação do computador, ou ainda pior, ninguém saber ao certo o preço. A culpa normalmente é do “sistema" que apresentou algum problema.

O “sistema”, na verdade, é o processo organizacional como um todo que precisa ser avaliado e obedecer a certos princípios de evolução e atualização, desde a participação dos funcionários, gerentes, sócios, até a integração com o aplicativo (software específico) utilizado na empresa.

Na grande maioria das empresas, aqueles clientes que compram à vista não são cadastrados, o que demonstra a preocupação com apenas uma parte do processo, neste caso o de cobrança e não o de formar um cadastro de clientes evolutivo em função dos interesses do negócio.

Administrar o que comprar é uma virtude que pode estar escorada em um aplicativo, onde, no banco de dados, estarão suas últimas compras, prazos e preços pagos, além das necessidades futuras de compras, evitando assim, que o vendedor simplesmente venda o que ele deseja e não a empresa compre o que realmente interessa aos seus clientes. Portanto, administrar o cadastro é um dos pontos vitais para o sucesso evolutivo de qualquer empresa.

3- Adequação dos custos e formação do preço de venda

O preço de venda deve ser justo para o consumidor, mas também adequado para a sobrevivência da empresa, onde o custo do produto e/ou serviço, os custos fixos, os impostos, comissões e a margem de lucro, devem formar o valor final, de tal maneira a oferecer no resultado final o lucro líquido almejado pela empresa em seu plano estratégico.

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4- Análise do demonstrativo de resultados

Este demonstrativo retrata os valores de competência de determinado mês, ou seja, o faturamento real (não os recebimentos), o custo da mercadoria vendida (CMV) em relação ao faturamento do mês, os custos fixos do mês, impostos relativos ao faturamento, comissões relativas e os resultados mensais obtidos: o lucro operacional e o lucro líquido, este último considerando as despesas com investimento e financeiras.

Neste demonstrativo outro parâmetro importante é o ponto de equilíbrio, valor referente ao faturamento mínimo para cobrir os custos fixos e variáveis da empresa.

5- Análise e adequação do fluxo de caixa

De posse do demonstrativo de resultados, valores da competência de determinado mês, o fluxo de caixa (que retrata o movimento real do caixa no mês) é necessário para complementar à análise financeira da empresa (entradas e saídas de dinheiro).

O fluxo de caixa deve ser planejado para no mínimo seis meses, evitando assim sustos durante a gestão empresarial, ou necessidade de adequação de caixa através de alimentação financeira externa, comumente chamada de empréstimos de terceiros, que, se realizada às pressas,

sempre acabam saindo muito caro para a empresa. O resultado positivo do fluxo de caixa e negativo do demonstrativo de resultado, esta desigualdade é o sinal de que a empresa está afundando em um mar perigoso de dívidas.

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6 - Elaboração do plano estratégico para o negócio

O Plano de Negócios é um meio de manter a estratégia empresarial da empresa em dia, pronta para alterações administradas de rotas de segurança. Portanto, realize periodicamente a adequação da estrutura organizacional à realidade do mercado em que sua empresa atua, para evitar o aparecimento de fatores que possam comprometer a sobrevivência do seu negócio.

O que é planejamento estratégico?

É o método pelo qual a empresa define a mobilização de seus recursos para alcançar os objetivos propostos. É um planejamento global a curto, médio e longo prazo. É a mobilização de todos os recursos da empresa no âmbito global visando atingir objetivos definidos previamente. É uma metodologia gerencial que permite estabelecer o caminho a ser seguido pela empresa, visando elevar o grau de interações com os ambientes interno e externo.

O planejamento estratégico procura responder a questões básicas, como:

Por que a organização existe? O que e como ela faz? Onde ela quer chegar?

Dele resulta um plano estratégico, ou seja, conjunto flexível de informações consolidadas, que serve de referência e guia para a ação organizacional. Pode ser considerado como uma bússola para os membros de uma determinada organização.

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Como fazer um planejamento estratégico?

A elaboração do Planejamento Estratégico compreende quatro fases:

1. Formulação dos objetivos organizacionais. A empresa define os objetivos globais que pretende alcançar a longo prazo e estabelece a ordem de importância e prioridade em uma hierarquia de objetivos;

2. Análise interna das forças e limitações da empresa. A seguir, faz-se uma análise das condições internas da empresa para permitir uma avaliação dos principais pontos fortes e dos pontos fracos que a organização possui. Essa análise interna envolve: Análise dos recursos (recursos financeiros, máquinas, equipamentos, matérias-primas, recursos humanos, tecnologia etc.) de que a empresa dispõe para as suas operações atuais ou futuras. Análise da estrutura organizacional da empresa, seus aspectos positivos e negativos, divisão de trabalho entre departamentos e unidades e como os objetivos organizacionais foram distribuídos em objetivos departamentais. Avaliação do desempenho da empresa, em termos de lucratividade, produção, produtividade, inovação, crescimento e desenvolvimento dos negócios;

3. Análise externa. Trata-se de uma análise do ambiente externo à empresa, ou seja, das condições externas que rodeiam a empresa e que lhe impõem desafios e oportunidades. A análise externa envolve: Mercados abrangidos pela empresa, características atuais e tendências futuras, oportunidades e perspectivas. Concorrência ou competição, isto é, empresas que atuam no mercado, disputando os mesmos clientes, consumidores ou recursos. A conjuntura econômica, tendências políticas, sociais, culturais, legais etc., que afetam a sociedade e todas as demais empresas;

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4. Formulação das Alternativas Estratégicas. Nesta quarta fase do planejamento estratégico formulam-se as alternativas que a organização pode adotar para alcançar os objetivos organizacionais pretendidos, tendo em vista as condições internas e externas. As alternativas estratégicas constituem os cursos de ação futura que a organização pode adotar para atingir seus objetivos globais. De um modo genérico, o planejamento estratégico da organização refere-se ao produto (bens que a organização produz ou serviços que presta) ou ao mercado (onde a organização coloca seus produtos ou bens ou onde presta seus serviços).

O planejamento estratégico deve comportar decisões sobre o futuro da organização, como:

Objetivos organizacionais a longo prazo e seu desdobramento em objetivos departamentais detalhados;

As atividades escolhidas, isto é, os produtos (bens ou serviços) que a organização pretende produzir. O mercado visado pela organização, ou seja, os consumidores ou clientes que ela pretende abranger com seus produtos;

Os lucros esperados para cada uma de suas atividades;

Alternativas estratégicas quanto às suas atividades (manter o produto atual, maior penetração no mercado atual, desenvolver novos mercados);

Interação vertical em direção aos fornecedores de recursos ou integração horizontal em direção aos consumidores ou clientes;

Novos investimentos em recursos (materiais, financeiros, máquinas e equipamentos, recursos humanos, tecnologia etc.) para inovação (mudanças) ou para crescimento (expansão).

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O que é produtividade?

“Produtividade é minimizar cientificamente o uso de recursos materiais, mão-de-obra, máquinas, equipamentos etc., para reduzir custos de produção, expandir mercados, aumentar o número de empregados, lutar por aumentos reais de salários e pela melhoria do padrão de vida, no interesse comum do capital, do trabalho e dos consumidores”. (Japan Productivity Center for Social – Economics Development ).

A produtividade busca identificar, analisar e minimizar a influência de fatores que, de uma forma direta ou indireta, interferem para que algo indesejado distorça os resultados esperados. Por exemplo:

- É impossível medir a produtividade numa área de vendas sem considerar as condições de entrega, os prazos de pagamento e a margem de lucro da operação;

- No setor de compras, é importante avaliar o número de pedidos emitidos pela quantidade de produtos acabados obtidos, mas há que se levar em conta o número de pessoas envolvidas neste processo, o percentual de pedidos recebidos no prazo combinado e a freqüência de faltas de estoque, bem como os custos pagos pelos produtos adquiridos (preço, fretes, transportes etc.);

- É imprescindível determinar a quantidade de peças produzidas por homem x hora, mas devemos analisar o índice de desperdício, de refugo, o retrabalho e a qualidade obtida em cada posto de trabalho, bem como o custo social (afastamentos e acidentes de trabalho) aferido.

Quando se vai tomar decisões com base em produtividade é importante que se considere o índice ao longo de um determinado tempo. Quase todas as empresas têm sua fase de sazonalidade, razão pela qual o período de tempo é uma questão fundamental.

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Sendo assim, torna-se aconselhável para análise o estudo por meio de gráficos ou tabelas em que uma das bases seja o tempo, a fim de se identificar tendências. Devemos sempre avaliar como uma ação isolada para aumento de produtividade interfere em outro indicador e como eles, juntos, afetam o desempenho do negócio.

Aumentar a produtividade pura em uma fábrica (fazer mais em menos tempo) pode gerar um significativo estoque de produtos acabados, consumos de matérias primas e deve ser coerente com a produtividade de vendas. Caso contrário, só resulta em encalhe.

Fundamental também é comparar a produtividade alcançada pela empresa com outras do mesmo segmento e que apresentem meios e processos equivalentes. Nunca poderíamos comparar, por exemplo, caso estabelecêssemos como medida de produtividade um indicador de rentabilidade por cliente, um restaurante a quilo com uma franquia de fast-food.

Lembramos que uma empresa não consegue ser melhor que as pessoas que nela atuam. Portanto o clima organizacional atua ora como causa, ora como efeito nos resultados de produtividade.

O que é uma boa negociação?

Uma negociação pode ser considerada boa quando ambas as partes saem ganhando. Não existe um modelo básico de negociação, mas um conjunto de habilidades e técnicas que tornam você um bom negociador.

E lembre-se:

- O mais importante é que você domine as características do que está sendo negociado;

- Ter conhecimento interpessoal dos negociadores e identificar seus pontos fortes e fracos também ajuda na hora da negociação.

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Quais são as etapas de uma negociação?

A negociação exige algumas etapas que devem ser seguidas e observadas. Não devemos encarar as etapas como algo rígido. Em alguns casos, pode-se suprimir uma ou outra. O importante é ter sempre presente que elas nos ajudam na sistematização do processo de negociação. São elas:

o Preparação: estabelecer objetivos que devem ser alcançados e os que a realidade permitirá atingir. Para isso é preciso refletir sobre o comportamento do outro negociador;

o Abertura: criar um clima de abertura, reduzindo a tensão. Deixar claro os benefícios esperados do trabalho conjunto;

o Exploração: ser objetivo. Estabelecer uma reciprocidade psicológica, em que as pessoas tendem a tratar os outros da mesma forma que são tratadas;

o Apresentação: devem-se colocar claramente os objetivos e expectativas iniciais de ambas as partes;

o Clarificação: devemos considerar as objeções levantadas como oportunidades para detalhar mais o objetivo. Assumir mais uma postura de ouvinte atento;

o Ação Final: é aqui que ocorre o fechamento do negócio. Se as etapas anteriores foram bem desenvolvidas, essa etapa é facilitada. Não esquecer de oferecer opções de escolha para o outro negociador;

o Controle/Avaliação: é quando, já concluída a negociação e distante do outro negociador, verifica-se o saldo da negociação, os seus pontos positivos e negativos. Refletir sobre o que se passou é bom para não se cometer futuramente os mesmos erros. Poucos gerentes avaliam a negociação, porque não consideram a possibilidade de voltar a negociar com a mesma pessoa.

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Como tornar os clientes fieis à sua empresa?

Muitas empresas acreditam que fornecer produtos e serviços continuamente melhorados, a preços competitivos seja o suficiente. Outras vão mais além, proporcionando programas de benefícios para usuários freqüentes e descontos preferenciais.

Mas nada disso aumenta significativamente a fidelidade do cliente a longo prazo. Por quê? Porque a maioria desses enfoques não está centrada no cliente individual e na sua definição individual de valor. Em vez disso, tratam os clientes como uma grande massa sem muita diferenciação.

Se o "cliente bem atendido volta sempre", podemos também constatar que este gera uma relação de faturamento/despesa dentro do fluxo de caixa da empresa.

Quanto mais competências a organização acumular nesta gestão de clientes mais certeza ela terá deste faturamento. Isto significa previsão de faturamento básico da empresa ou o faturamento gerado apenas pelos clientes rentáveis da empresa ao longo do tempo.

O que é clima organizacional saudável?

Vital hoje para toda empresa que quer obter sucesso e se manter em alta no mercado é investir na obtenção de um clima organizacional harmonioso.

Conquistar a satisfação dos clientes é, antes de qualquer coisa, conquistar as pessoas que cuidam deles. Se os colaboradores são importantes, automaticamente, eles colocarão o cliente em primeiro lugar; é uma questão de causa e efeito.

Veja algumas ações implementadas para assegurar o bem-estar dos empregados:

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Benefícios individualizados - O funcionário pode optar pelo benefício que realmente seja de seu interesse naquele momento. Por exemplo, um profissional no início de sua carreira tem maior interesse em ferramentas de desenvolvimento complementares, como cursos de idiomas e cursos extensivos, como pós-graduação e MBA, portanto, o reembolso deste tipo de ação para ele é prioritário em relação a ter a opção de um plano de previdência. Ao permitir que o funcionário escolha o tipo de benefício que quer receber, a organização mostra que entende as necessidades particulares de cada indivíduo do seu time;

Visita de familiares - Os parentes dos empregados conhecem o local de trabalho de seu familiar, aproximando-se mais da empresa e compreendendo melhor as tarefas do parente visitado;

Programas de ginástica - A organização pode utilizar ferramentas ligadas aos programas de ginástica laboral, estética, todas que incentivem a prática de exercícios físicos;

Programas Sociais - A organização pode incentivar projetos sociais que contribuam para o desenvolvimento da comunidade próxima a empresa;

Outras atitudes - Qualquer flexibilização na quase sempre rígida jornada de trabalho pode alterar os humores, para muito melhor. Cientes disso, algumas empresas vêm implantando práticas como a de não realizar reuniões às segundas-feiras pela manhã ou limitar o trabalho no máximo até às 22 horas, ou às 20 horas.

É aí que reside um formidável potencial de redução de fatores de estresse, melhoria no desempenho integral de todas as partes do negócio e a preservação de um clima organizacional saudável.

A empresa criativa propicia um bom ambiente de trabalho e é mais valorizada pelos seus colaboradores e clientes. Conseqüentemente, terá mais sucesso, além de ter grandes possibilidades em reter seus talentos, muitos destes desenvolvidos e capacitados por esta incentivadora e inteligente empresa.

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O porque da responsabilidade social?

Tempos atrás, bastava às empresas oferecer bons produtos e serviços e tratar de forma ética seus fornecedores e parceiros para obter uma boa imagem perante o mercado. Com o tempo as exigências foram aumentando e passou a ser necessário possuir uma política de recursos humanos e dar atenção adequada aos funcionários.

A cada nova exigência do mercado, a fim de se manter admiradas e respeitadas, as empresas passaram a ter que criar estruturas internas e formalizar ações que atendessem a essas exigências.

A palavra de ordem atual passou a ser comunidade. Começamos a prestar atenção na forma como as empresas se relacionam com a comunidade a sua volta, não simplesmente respeitando-a, mas atuando de forma ativa para ajudá-la. É uma nova consciência do contexto social e cultural no qual se inserem as empresas, a chamada responsabilidade social.

A responsabilidade social está, portanto, intimamente ligada à imagem que as empresas querem ter perante o mercado.

Sem teorizar, as pessoas acreditam que as empresas devem, além de gerar empregos, pagar seus impostos e obedecer às leis. Também devem ajudar a desenvolver sua comunidade e seus indivíduos em prol de uma sociedade melhor.

Muitos vão argumentar que as empresas sempre exerceram um papel assistencial perante a comunidade. Na realidade, há muito se praticam ações filantrópicas, mas tais ações são na maior parte das vezes esporádicas, sem planejamento ou orçamento prévio. Quando falamos em responsabilidade social, queremos dizer compromisso social e não simplesmente filantropia.

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O respeito à ética do mercado

Enquanto a ética profissional está voltada para as profissões, os profissionais, as associações e entidades de classe do setor correspondente, a ética empresarial atinge as empresas e organizações em geral. A empresa necessita desenvolver-se de tal forma que a ética, a conduta de seus integrantes, bem como os valores e convicções primárias da organização se tornem parte de sua cultura.

Uma empresa ou entidade tem que ser, obrigatoriamente, percebida como um elemento ativo do contexto social (cultural, político, econômico etc) e esse fato remete a compromissos e responsabilidades que elas (empresa ou entidade) devam ter com a sociedade como um todo.

O conceito de ética empresarial ou organizacional (ou ainda de ética nos negócios) tem a ver com este processo de inserção. A empresa ou entidade deve estar presente de forma transparente e buscando sempre contribuir para o desenvolvimento comunitário, praticando a cidadania e a responsabilidade social. A ética social se pratica internamente, recrutando e formando profissionais e executivos que compartilham desta filosofia, privilegiando a diversidade e o pluralismo, relacionando-se de maneira democrática com os diversos públicos, adotando o consumo responsável, respeitando as diferenças, cultivando a liberdade de expressão e a lisura nas relações comerciais.

Valer-se do abuso econômico, constranger adversários que exprimem idéias distintas, desrespeitar os funcionários, impondo-lhes condições adversas de trabalho, agredir o meio ambiente, não priorizar a qualidade na fabricação de produtos ou na prestação de serviços e usar procedimentos escusos para obter vantagens a todo custo (corrupção, manipulação de balanços, formação de cartéis etc) são alguns destes desvios que afastam a empresa de sua verdadeira função social.

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Desenvolvimento tecnológico

O investimento em desenvolvimento tecnológico é um forte aliado do empresário na busca da qualidade, conseqüentemente, maior competitividade para o negócio.

Desenvolver tecnologicamente um empreendimento significa promover a melhoria e a inovação de processos e produtos, para a importância da tecnologia como suporte essencial à produção de bens e serviços, adequados ao mercado cada vez mais competitivo.

É necessário adquirir um mínimo de conhecimentos tecnológicos para se atender às necessidades do mercado com relação à exigência de qualidade e preço.

Neste sentido, a área de tecnologia do Sebrae desenvolve uma série de projetos, dentre eles: SebraeTEC, SebraeTIB, Via Design. Um deles pode ser a solução que você precisa para fazer o seu negócio crescer e aparecer.

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Considerações Finais

Quando administramos qualquer tipo de negócio, jamais devemos perder o controle, ou a coordenação dos intes-chaves do empreendimento. Os processos relativos aos controles internos e externos do negócio, servindo como base para as decisões ou sejam, os processos de direção e administração da empresa.

Administrar é garantir o funcionamento, decidindo sobre qual é a melhor alternativa para o negócio, diante de adversidades, circunstâncias mercadológicas, problemas e impactos diários que a organização sofre durante sua operacionalização provenientes do ambiente.

Quando dirigimos algum negócio sabemos que estamos definindo rumos para ele, com impactos favoráveis ou não no futuro. Porém não dirigimos apenas aspectos materiais (equipamentos, matéria - prima etc.) de uma organização, mas também recursos humanos. Daí o cuidado:

O homem é diferente quanto à sua natureza, capacidade e habilidade e o seu desempenho depende inteiramente de sua própria compreensão em relação aos valores que agrega àquilo que faz: suas ações na empresa são um reflexo dele;

O homem não pode estar em dois lugares ao mesmo tempo, ou seja, o mesmo homem não pode fazer duas coisas ao mesmo tempo;

A soma de conhecimentos e habilidades profissionais existentes é muito grande, e um homem não pode, nem mesmo durante toda sua vida, assimilar mais do que uma pequena parcela disto.

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BIBLIOGRAFIA CONSULTADA

SEBRAE. Apreender Empreender. Brasília: Sala de Produções, 2002. www.sebrae.com.br www.sebraema.com.br www.bte.com.br www.seusnegócios.com.br www.pme.online.pt www.sba.gov