CAPITULO UNO

Importancia y métodos para el manejo de documentos

El comercio , la banca industrial y en general el mundo de

los negocios en cualquiera de sus ramas precisan de la

comunicación escrita, por que las relaciones comerciales y

empresariales .

La comunicación escrita, a diferencia de la oral, no está

sometida a los conceptos de espacio y tiempo. La interacción

entre el emisor y el receptor no es inmediata e incluso puede

llegar a no producirse nunca, aunque aquello escrito perdure

eternamente. Por otro lado, la comunicación escrita aumenta

las posibilidades expresivas y la complejidad gramatical,

sintáctica y léxica con respecto a la comunicación oral entre

dos o más individuos

La comunicación escrita tiene dos grandes propiedades :

*permanencia

*constancia

A las que cabe agregar las de ser:

medio de prueba legal y medio de facilitación del intercambio

comercia

-PRMANENCIA :

La Comunicación Escrita tiene Permanencia. Con esto nos referimos a que

siempre poseemos la información en escritos para volverla a usar.

Reflexión antes de Escribir. Podemos pensar y definir bien lo que queremos

expresar antes de escribirlo definitivamente en un documento para

posteriormente Utilizarlo.

Se Registra la Información.

Es Fuente de Consulta. Como se entiende, esta comunicación siempre puede tener

un uso posterior como medio de información ya que está escrita

permanentemente

Todo escrito tiene como primera propiedad la de ser permanente. La

permanencia conlleva duración. El complejo mundial de los negocios reposa,

aparte de la rapidez vertiginosa de sus transacciones, en la permanencia y

duración que otorga la existencia de un documento escrito .

CONSTANCIA:

La permanencia implica constancia en los acuerdos y en

los compromisos. La comunicación escrita es la única

forma de garantizar eficazmente lo que un día se pacto

sigue en pie ; un pedido , precio de un producto,

condiciones de pago, forma y plazo de envió. Es la

constancia de las diferentes partes que intervienen en la

relación mercantil o comercial :

Medio de prueba legal :

Que una comunicación escrita tenga el valor de constancia, le

otorga una nueva propiedad : ser medio de prueba legal en caso

de litigio. Esto se debe a que es un testimonio fiel de las

condiciones en que se hizo una transición.

Medio de facilitación del intercambio comercial :

Por ultimo, la comunicación escrita aporta un elemento de

seriedad y formalidad en toda transacción comercial.

Estos conceptos son fundamentales para el empresario de hoy y

el ejecutivo moderno puedan tomar decisiones importantes en el

momento preciso. Sin el manejo adecuado de los documentos, los

cuales se encuentran dentro de una gaveta de archivo o

(físicamente) y en la memoria (disco duro) de una computadora,

cualquier negocio dejaría de funcionar con efectividad.

PROCESO ADMINISTRATIVO DE LA OFICINA

El procedimiento debe ser impulsado de oficio en todos

sus trámites. La administración tiene la obligación y

responsabilidad de dirigir el procedimiento, ordenando

que se practique todas las diligencias necesarias para

dictar la resolución. Es responsabilidad de tramitar el

procedimiento a los titulares del órgano y el personal

que esté a su cargo

Todo documento comercial (Carta, contrato, factura,

orden de compra o requisición) existe como parte de la

operación administrativa de un negocio

MANEJO DE DOCUMENTOS Y ARCHIVO

El Órgano de Administración de Archivos (O.A.A.), se encargará de

organizar previamente el incremento documental en base a criterios

únicos y legales y cuya consulta se hará en forma ágil cuando tengamos a

la mano los inventarios con la descripción correspondiente.

En el desarrollo de nuestro trabajo diario nos iremos convenciendo que

el arte de archivar es una labor apasionante, pero previamente

requerimos de mucho conocimiento y paciencia para organizar, describir,

seleccionar, conservar y brindar el servicio de documentos a los

administrados y a nuestra propia Institución.

Sin duda, en un tiempo no lejano veremos los frutos de nuestro trabajo,

cuando comprobemos el resultado eficaz de esta tarea que se traducirá en

una mayor eficiencia de la administración, en un mejor servicio al

ciudadano y también en la difusión de la información, conocimiento,

cultura y la investigación histórica.

Hoy el manejo de documentos incluye no solo el archivo sino también el

control, la utilización loa creación y la responsabilidad final de estos.

ARCHIVONOMÍA

Es el conjunto de métodos, leyes o normas de archivística

(archivo) para la conservación de expedientes y documentos,

facilitar y controlar su uso y destino final, así como, permitir

la adecuada conformación del Archivo Administrativo

Guardar

documentos

o

información

en un

archivo

ARCHIVAR

Arreglo de equipo y

suministros que permiten

el almacenamiento de

documentos de acuerdo

con un plan definido.

SISTEMA

Es una persona con

titulación superior o

media dedicada a la

organización y

mantenimiento de un

archivo público o

privado

Nombre que recibe

cada uno de los

cajones que

conforma un

archivador

GABETA

Letrero central

que sirve para

identificar lo que

contiene cada

gaveta

MARVETE

Indicador que

contiene una gaveta

con la letra del

alfabeto, títulos

geográficos o

numéricos

GUIA CON OJETE

Sirven para

sostener y

comprimirlos

expedientes

dentro de la

gaveta

BLOQUE SEGUIDORES

Ciclo De Vida De Un Documento ComercialCICLO DE VIDA DE UN DOCUMENTO

Es la denominación que se da a las distintas fases o etapas por las que

va pasando el documento, desde su creación a su eliminación o

selección para su custodia permanente. El ciclo de vida de un

documento comporta tres etapas sucesivas: elaboración, conservación y

eliminación.

Elaboración

El documento es creado después transmitido a uno o varios

destinatarios para pareceres. Es validado luego por una persona que

tiene autoridad para hacerlo y ya no podrá, desde entonces, ser

modificado, si este no es con el acuerdo de esta persona.

Conservación

.

El documento validado es transmitido en la entidad encargada de

conservarlo tanto tiempo como lo prescriben las reglas y normas vigentes

(externas tales que la reglamentación, internas tales como los referentes de

archivase y los planes de clasificación). Esta entidad puede tomar la forma

de un sistema electrónico. Durante toda esta fase, el documento es

conservado en condiciones tales que no sólo es siempre visible e

inteligible, pero que queda también creíble y fiable, es decir que se no

puede sospecharlo de haber sido alterado o falsificado.

Eliminación

La etapa final puede ser la destrucción del documento, si éste no es más

útil y si la ley lo permite. Ella puede ser también un cambio de estatus,

entrenando el mantenimiento en vida del documento, pero para otras

razones que las que habían entrenado su creación y por otra entidad que

la que era cargada de conservarlo; es por ejemplo el caso de todos los

documentos que son conservados únicamente como testimonio histórico

El ciclo de vida de un documento comercial implica cinco

etapa:

1.- creación o recibo

2.- archivo y protección

3.- utilización

4.- transferencia

5.- eliminación.

ARCHIVO Y PROTECCION

Para conservar los documentos comerciales de deben tomar las medidas

necesarias para guardarlos y protegerlos durante el tiempo de su vida

útil. Cualquier documento que se detenga debe ser guardado

adecuadamente para poder localizarlo con rapidez cuando se necesita por

lo que se recomienda :

Escoger bien el sistema que se va a usar, según el tipo de documentos o

información que se guarde.

Usar sistemas cruzados es decir , combinar el cronológico con el

alfabético, el geográfico, con el numérico, etc.

Utilizar colores como ayuda visual a la clasificación

Si se usan broches BACO colocarlos en la parte superior de la hoja y no

de el lado derecho .

Tener presente la regla de oro:

A YAYOR CLASIFICASION MAYOR AGIJILIDAD

IMPORTANCIA DEL PROCESO DE ARCHIVAR

La importancia de los archivos radica en tres razones fundamentales:

Facilitan la gestión de la Administración Pública e Instituciones, proporcionando

acceso a los documentos en el curso de las actividades administrativas cotidianas.

Permiten al ciudadano/a ejercitar su derecho de acceso a la información, poniendo a

su disposición los documentos administrativos, técnicos y jurídicos que le conciernen

o que son de interés para el conjunto de la sociedad. La transparencia es esencial en

todo estado democrático.

Preservan la memoria colectiva de las naciones, las regiones, las comunidades, las

organizaciones y las personas.

El sector público es el mercado potencial más amplio en materia de archivos, pues la

ley obliga a las Administraciones Públicas a custodiar de forma conveniente las

grandes cantidades de información documental que se producen.

Por otro lado, los criterios archivísticos utilizados en las Administraciones Públicas

presentaban ciertas diferencias:

Estructura de los archivos muy orientada al almacenamiento jerarquizado

No se contemplaba la integración global de los diferentes procesos de archivo

Dichos criterios no recogían las nuevas necesidades de las Administraciones Públicas

Los archivos juegan un papel importante dentro de las Organizaciones

públicas o privadas y debería ser considerado como el reflejo de las

instituciones y la imagen propia de la institución que los produce.

Los archivos acreditan y documentan la evolución jurídico-

administrativa de las organizaciones.

Son productos y sedimento natural de la actividad de la organización.

Gracias a ellos las organizaciones pueden afirmarse como instituciones

con capacidad de respuesta organizada.

Son un instrumento primordial, recurso esencial y testimonio de la

evolución de la entidad.

ORGANIZACIÓN DE LOS ARCHIVOS

Conjunto de técnicas con finalidad de la agrupación documental para el buen

funcionamiento de organización de la entidad.

Punto de partida para lograr eficiencia y modernización administrativa.

La organización documental está orientada a la clasificación, ordenación y clasificación

de los documentos de una entidad.

La clasificación documental se identifica y establecen las categorías o grupos de

documentos que reflejan la estructura orgánico-funcional de la entidad.

Ordenación documental es la ubicación física de los documentos en frecuencia

(cronológica y/o alfabética).

La descripción documental es el proceso de análisis de los documentos de archivo o de

sus agrupaciones que permitan su identificación, localización y recuperación de su

información.

Un archivero o archivista es una persona con titulación superior o

media dedicada a la organización y mantenimiento de un archivo

público o privado.

Profesionalmente, un archivero puede depender de una

administración pública (un ente público, una universidad, etc.) o de

una empresa, fundación o universidad privada. Su tarea principal

consiste en elaborar y aplicar el cuadro de clasificación de la

documentación del organismo, institución o entidad para que se

aplique tanto en los archivos de gestión u oficina como en el

archivo definitivo, y controlar su seguimiento y actualización. Lleva

a cabo, además, los instrumentos de descripción necesarios para

facilitar la búsqueda y recuperación de documentación por parte de

los usuarios que tienen acceso al archivo (guías, inventarios y

catálogos).

Concepto ArchivistaADMINISTRADOR DOCUMENTAL: Es el que resguarda los documentos,

expedientes y demás información, organizando y ejecutando actividades de

clasificación, codificación y custodia de documentos, al fin de mantener la

información actualizada y organizada a disposición de la entidad.

CASILLERO: Mueble con varios senos o divisiones, para tener clasificados

papeles u otros objetos.

CLASIFICACIÓN: Consiste en separar los documentos en grupos y

categorías, de acuerdo con la estructura orgánica y/o funcional de la

entidad productora o –si se trata de un fondo particular - con las

actividades del personaje que generó los documentos, o bien la temática de

los mismos en el caso de las colecciones. CLASIFICACION: Ordenación de

elementos de cualquier tipo en varias clases.

APRECIACION PERSONAL: Organizar la información y ubicarla en un

lugar exacto de acuerdo al tipo.

CONSERVACIÓN:

Conjunto de medidas adoptadas para garantizar la integridad física de los documentos.

CRONOLÓGICO: Tipo de ordenación donde la unidad elegida para determinar dicho

orden es la fecha o data.

DOCUMENTACIÓN: Es la recolección, almacenamiento, clasificación y selección,

difusión y utilización de todos los tipos de información

DOCUMENTO: Es el testimonio material de un hecho o acto realizado en el ejercicio

de sus funciones por instituciones o personas físicas, jurídicas, públicas o privadas,

registrado en una unidad de información en cualquier tipo de soporte (papel, cintas,

discos magnéticos, películas, fotografías, etcétera) en lenguaje natural o convencional.

Es el testimonio de una actividad del hombre, fijado en un soporte.

Elemento indivisible que puede estar constituido por un solo documento o por varios

que forman un expediente o documento.

ESTRUCTURA FUNCIONAL: Organización basada en la idea de agrupar las

especialidades ocupacionales que son similares o relacionadas.

EXPEDIENTE: Es la forma documental de mayor uso en la administración pública. Se

inicia a instancias de personas

La archivística o archivología, en algunos países archivonomía (término no

reconocido aún por la rae ) es el estudio teórico y práctico de los principios,

procedimientos y problemas concernientes al almacenamiento de documentos,

buscando que dicha documentación se mantenga en el tiempo, pueda ser consultada

y clasificada.

Documento archivístico es toda expresión testimonial, en cualquier lenguaje, forma o

soporte (forma oral o escrita, textual o gráfica, manuscrita o impresa, en lenguaje

natural o codificado, en cualquier soporte documental así como en cualquier otra

expresión gráfica, sonora, en imagen o electrónica), generalmente en ejemplar único,

(aunque puede ser multicopiado o difundido en imprenta).

La archivística se había mantenido centrada en buscar maneras de almacenamiento,

conservación y restauración de documentos físicos, pero con la llegada de los medios

digitales, la archivística tuvo que replantearse para dar cabida a las nuevas formas de

almacenar y gestionar información. La disciplina también se ocupa por el contexto

donde se da dicha información y el uso que le será dado, y aunque esta profesión se

haya relacionado frecuentemente con las bibliotecas y archivos grandes, también ha

dado paso al estudio de técnicas para pequeños archivos, como archivos familiares, o

de pequeñas organizaciones.

Todo archivo es fundamentalmente servicio, funcionalidad:

archivar es custodiar, pero sobre todo disponibilidad de

recuperar y servir. El archivo en este sentido integra

funciones muy diferentes: administrativa (disponibilidad para

la gestión), científica (tratamiento técnico), cultural

(reservorio de identidades), educativa (libertad de acceso),

informativa (conocimiento social).

EL ORDEN Y EL ORDENADOR

Ordenar documentos

Rotular expedientes

Desechar papeles obsoletos

Encontrar lo que buscamos

Nunca reproches se recibirán

En una oficina son muchas las personas que tienen acceso a

los archivadores sobre todo en ausencia de la asistente

ejecutiva, por lo que es importante elaborar un instructivo

que todo el personal de esa oficina conocerá para lograr el

propósito que siempre se tiene:

Localizar con rapidez un documento.

INSTRUCCTIVO

1.-Describir: físicamente el lugar y el numero de gavetas que

ocupa y lo que hay en cada una de ellas

2.-Explicar el sistema de clasificación :

Alfabético

Numérico

Geográfico

Cronológico o por asunto

NOTA: recuerda que a mayor clasificación mayor agilidad

3.-Realizar : una clasificación previa en el escritorio para

dividir los expedientes con gaveta

4.- Definir que tipo de carpeta se usara para guardar los

documentos y como colocar los broches si se necesitan

5.- Elegir folder de diferentes colores facilitara la clasificación

en las gavetas la división puede ser por asunto:

Ventas – naranja contratos - azul

Compras – rosa personal –verde

6.- Archivar siempre a la misma hora de preferencia temprano

antes de que llegue el ejecutivo o de que haya demasiado trabajo

7.-Utilizar los folders varios o la guías deterioradas con el titulo

en la orilla “ de fuera “ para señalar que se ha sacado un

expediente .

8.-Depurar el archivador cuando menos una vez al año

9.- Hacer un guía de todos los expedientes que se

tienen. Puede hacerse e una libreta o en tarjetas

describiendo en que gaveta se encuentra

10.- Reflexionar en que si un expediente no se localiza

en menos de tres minutos es que el sistema implantado

no funciona

CONCEPTO BASICO PARA ARCHIVAR

• Diferencias entre un almacén de papel y un archivo de documentos.

Finalidad del Archivo.

Conceptos Básicos.

• Proceso: Ciclo Vital del Documento

Producción.

Recepción.

Organización.

Consulta.

Conservación.

• Tipos de archivo.

Activo

Semiactivo

Inactivo

• Técnicas de Clasificación.

Sistemas de Archivo

Numérico

Por materias

Geográfico

Cronológico

Alfabético

Tipo Inventario

• Aspectos Técnicos Recomendados.

El inventario de documentos.

Las carpetas de archivo. Apertura y formas de uso.

• Bases de Datos

Almacenamiento y Conservación

Equipo y Mobiliario

Unidades de Conservación (carpeta) y Almacenamiento

Tips para Archivar

Gestión Documental

INSTRUMENTO PARA EVALUACION

CUESTIONARIO

1.-¿Cuáles son las dos grandes propiedades de la comunicación

escrita?

R= Permanencia y constancia

2.- ¿Por qué se considera que la comunicación escrita puede ser

un medio de prueba legal?

R= por que tiene el valor de constancia

3.- ¿Cuáles son los dos tipos de comunicación escrita que se

considera en el ámbito empresarial?

R= La formal y la Informal

4.-¿Cuáles son las acciones que se llevan acabo en el manejo

de documentos además del archivo ?

R= Planeación, organización, integración, control y

ejecución

5.- Escribe la definición de la palabra sistema

R= Conjunto de procesos o elementos interrelacionados con

un medio para formar una totalidad encauzada hacia un

objetivo común.

6.- escribe la definición de guía principal

R= Indicador de primera séptima posición, de acuerdo con el ancho dela

gaveta. Sirve de base para la ordenación de los expedientes

7.-cuales son las 5 etapas de un documento comercial

1.- creación o recibo

2.- archivo y protección

3.- utilización

4.- transferencia

5.- eliminación.

8.- ¿Cuáles son las dos fuentes del material que debe ser archivado ?

R= 1.- documentos externos en original

2.- documentos internos en fotocopia , papel carbón o fax

9.-¿Por qué es importante que se realice un instructivo para la

localización efectiva y rápida de los documentos ?

R= para localizar con rapidez un documento

10.-Define el termino titulo .

R=Letrero central que sirve para identificar lo que contiene

cada gaveta también conocido como marbete .

ESTUDIO DE CASOS :

1.- Juan Rodríguez es propietario de una estación de

gasolina . El le dice a su amigo tomas Martínez que no

necesita implantar un sistema para guardar sus

documentos , porque su negocio es muy pequeño. Tomas

afirma que juan debería establecer un sistema de archivo

bien planificado.

¿Por qué tiene Tomas esa seguridad?

R= por que un negocio pequeño

¿Qué beneficios tendrá juan ?

R= el localizar rápidamente algún documento

¿Cuáles serán los documentos que tendrá que

archivar ?

R= facturas, tickets,

Menciona tres títulos que puedes encontrarse en el

archivador de esta estación de gasolina .

R= clientes, tipos de gasolinas, pedidos,

2.- Irene Jurado, archivista en una gran compañía de

seguros, le dice a una compañera de trabajo que

conservar los documentos es mas importante en una

empresa grande que en una pequeña

¿Quién esta en lo cierto ?

R= Irene

¿Por qué? Por que en una empresa pequeña tienen muy pocos

documentos y se van modificando muy rápido y en una empresa grande

n se tiene la noción exacta de cada documento existencial y al momento

de mandarlos a finanzas pueden ocasionar una variación en el

presupuesto

¿Qué sistemas creen que esta establecido ?

R= el alfanumérico

Patricia rojas quiere trabajar en la empresa de vienes raíces de

su tío. El afirma que no va a tomar un curso de archivonomía

por que le cera fácil llevar el control de los documentos, aun

que no tenga estudios administrativos ni secretariales.

¿están ustedes de acuerdo con ella?

no

¿creen que pueda lograr el propósito de todo sistema de

archivo? No

¿Por qué’

por que al no conocerlos ni saber como funcionan se le

complicaría