Importancia y métodos para el manejo de documentos
El comercio , la banca industrial y en general el mundo de
los negocios en cualquiera de sus ramas precisan de la
comunicación escrita, por que las relaciones comerciales y
empresariales .
La comunicación escrita, a diferencia de la oral, no está
sometida a los conceptos de espacio y tiempo. La interacción
entre el emisor y el receptor no es inmediata e incluso puede
llegar a no producirse nunca, aunque aquello escrito perdure
eternamente. Por otro lado, la comunicación escrita aumenta
las posibilidades expresivas y la complejidad gramatical,
sintáctica y léxica con respecto a la comunicación oral entre
dos o más individuos
La comunicación escrita tiene dos grandes propiedades :
*permanencia
*constancia
A las que cabe agregar las de ser:
medio de prueba legal y medio de facilitación del intercambio
comercia
-PRMANENCIA :
La Comunicación Escrita tiene Permanencia. Con esto nos referimos a que
siempre poseemos la información en escritos para volverla a usar.
Reflexión antes de Escribir. Podemos pensar y definir bien lo que queremos
expresar antes de escribirlo definitivamente en un documento para
posteriormente Utilizarlo.
Se Registra la Información.
Es Fuente de Consulta. Como se entiende, esta comunicación siempre puede tener
un uso posterior como medio de información ya que está escrita
permanentemente
Todo escrito tiene como primera propiedad la de ser permanente. La
permanencia conlleva duración. El complejo mundial de los negocios reposa,
aparte de la rapidez vertiginosa de sus transacciones, en la permanencia y
duración que otorga la existencia de un documento escrito .
CONSTANCIA:
La permanencia implica constancia en los acuerdos y en
los compromisos. La comunicación escrita es la única
forma de garantizar eficazmente lo que un día se pacto
sigue en pie ; un pedido , precio de un producto,
condiciones de pago, forma y plazo de envió. Es la
constancia de las diferentes partes que intervienen en la
relación mercantil o comercial :
Medio de prueba legal :
Que una comunicación escrita tenga el valor de constancia, le
otorga una nueva propiedad : ser medio de prueba legal en caso
de litigio. Esto se debe a que es un testimonio fiel de las
condiciones en que se hizo una transición.
Medio de facilitación del intercambio comercial :
Por ultimo, la comunicación escrita aporta un elemento de
seriedad y formalidad en toda transacción comercial.
Estos conceptos son fundamentales para el empresario de hoy y
el ejecutivo moderno puedan tomar decisiones importantes en el
momento preciso. Sin el manejo adecuado de los documentos, los
cuales se encuentran dentro de una gaveta de archivo o
(físicamente) y en la memoria (disco duro) de una computadora,
cualquier negocio dejaría de funcionar con efectividad.
PROCESO ADMINISTRATIVO DE LA OFICINA
El procedimiento debe ser impulsado de oficio en todos
sus trámites. La administración tiene la obligación y
responsabilidad de dirigir el procedimiento, ordenando
que se practique todas las diligencias necesarias para
dictar la resolución. Es responsabilidad de tramitar el
procedimiento a los titulares del órgano y el personal
que esté a su cargo
Todo documento comercial (Carta, contrato, factura,
orden de compra o requisición) existe como parte de la
operación administrativa de un negocio
MANEJO DE DOCUMENTOS Y ARCHIVO
El Órgano de Administración de Archivos (O.A.A.), se encargará de
organizar previamente el incremento documental en base a criterios
únicos y legales y cuya consulta se hará en forma ágil cuando tengamos a
la mano los inventarios con la descripción correspondiente.
En el desarrollo de nuestro trabajo diario nos iremos convenciendo que
el arte de archivar es una labor apasionante, pero previamente
requerimos de mucho conocimiento y paciencia para organizar, describir,
seleccionar, conservar y brindar el servicio de documentos a los
administrados y a nuestra propia Institución.
Sin duda, en un tiempo no lejano veremos los frutos de nuestro trabajo,
cuando comprobemos el resultado eficaz de esta tarea que se traducirá en
una mayor eficiencia de la administración, en un mejor servicio al
ciudadano y también en la difusión de la información, conocimiento,
cultura y la investigación histórica.
Hoy el manejo de documentos incluye no solo el archivo sino también el
control, la utilización loa creación y la responsabilidad final de estos.
ARCHIVONOMÍA
Es el conjunto de métodos, leyes o normas de archivística
(archivo) para la conservación de expedientes y documentos,
facilitar y controlar su uso y destino final, así como, permitir
la adecuada conformación del Archivo Administrativo
Arreglo de equipo y
suministros que permiten
el almacenamiento de
documentos de acuerdo
con un plan definido.
SISTEMA
Es una persona con
titulación superior o
media dedicada a la
organización y
mantenimiento de un
archivo público o
privado
Indicador que
contiene una gaveta
con la letra del
alfabeto, títulos
geográficos o
numéricos
GUIA CON OJETE
Ciclo De Vida De Un Documento ComercialCICLO DE VIDA DE UN DOCUMENTO
Es la denominación que se da a las distintas fases o etapas por las que
va pasando el documento, desde su creación a su eliminación o
selección para su custodia permanente. El ciclo de vida de un
documento comporta tres etapas sucesivas: elaboración, conservación y
eliminación.
Elaboración
El documento es creado después transmitido a uno o varios
destinatarios para pareceres. Es validado luego por una persona que
tiene autoridad para hacerlo y ya no podrá, desde entonces, ser
modificado, si este no es con el acuerdo de esta persona.
Conservación
.
El documento validado es transmitido en la entidad encargada de
conservarlo tanto tiempo como lo prescriben las reglas y normas vigentes
(externas tales que la reglamentación, internas tales como los referentes de
archivase y los planes de clasificación). Esta entidad puede tomar la forma
de un sistema electrónico. Durante toda esta fase, el documento es
conservado en condiciones tales que no sólo es siempre visible e
inteligible, pero que queda también creíble y fiable, es decir que se no
puede sospecharlo de haber sido alterado o falsificado.
Eliminación
La etapa final puede ser la destrucción del documento, si éste no es más
útil y si la ley lo permite. Ella puede ser también un cambio de estatus,
entrenando el mantenimiento en vida del documento, pero para otras
razones que las que habían entrenado su creación y por otra entidad que
la que era cargada de conservarlo; es por ejemplo el caso de todos los
documentos que son conservados únicamente como testimonio histórico
El ciclo de vida de un documento comercial implica cinco
etapa:
1.- creación o recibo
2.- archivo y protección
3.- utilización
4.- transferencia
5.- eliminación.
ARCHIVO Y PROTECCION
Para conservar los documentos comerciales de deben tomar las medidas
necesarias para guardarlos y protegerlos durante el tiempo de su vida
útil. Cualquier documento que se detenga debe ser guardado
adecuadamente para poder localizarlo con rapidez cuando se necesita por
lo que se recomienda :
Escoger bien el sistema que se va a usar, según el tipo de documentos o
información que se guarde.
Usar sistemas cruzados es decir , combinar el cronológico con el
alfabético, el geográfico, con el numérico, etc.
Utilizar colores como ayuda visual a la clasificación
Si se usan broches BACO colocarlos en la parte superior de la hoja y no
de el lado derecho .
Tener presente la regla de oro:
A YAYOR CLASIFICASION MAYOR AGIJILIDAD
IMPORTANCIA DEL PROCESO DE ARCHIVAR
La importancia de los archivos radica en tres razones fundamentales:
Facilitan la gestión de la Administración Pública e Instituciones, proporcionando
acceso a los documentos en el curso de las actividades administrativas cotidianas.
Permiten al ciudadano/a ejercitar su derecho de acceso a la información, poniendo a
su disposición los documentos administrativos, técnicos y jurídicos que le conciernen
o que son de interés para el conjunto de la sociedad. La transparencia es esencial en
todo estado democrático.
Preservan la memoria colectiva de las naciones, las regiones, las comunidades, las
organizaciones y las personas.
El sector público es el mercado potencial más amplio en materia de archivos, pues la
ley obliga a las Administraciones Públicas a custodiar de forma conveniente las
grandes cantidades de información documental que se producen.
Por otro lado, los criterios archivísticos utilizados en las Administraciones Públicas
presentaban ciertas diferencias:
Estructura de los archivos muy orientada al almacenamiento jerarquizado
No se contemplaba la integración global de los diferentes procesos de archivo
Dichos criterios no recogían las nuevas necesidades de las Administraciones Públicas
Los archivos juegan un papel importante dentro de las Organizaciones
públicas o privadas y debería ser considerado como el reflejo de las
instituciones y la imagen propia de la institución que los produce.
Los archivos acreditan y documentan la evolución jurídico-
administrativa de las organizaciones.
Son productos y sedimento natural de la actividad de la organización.
Gracias a ellos las organizaciones pueden afirmarse como instituciones
con capacidad de respuesta organizada.
Son un instrumento primordial, recurso esencial y testimonio de la
evolución de la entidad.
ORGANIZACIÓN DE LOS ARCHIVOS
Conjunto de técnicas con finalidad de la agrupación documental para el buen
funcionamiento de organización de la entidad.
Punto de partida para lograr eficiencia y modernización administrativa.
La organización documental está orientada a la clasificación, ordenación y clasificación
de los documentos de una entidad.
La clasificación documental se identifica y establecen las categorías o grupos de
documentos que reflejan la estructura orgánico-funcional de la entidad.
Ordenación documental es la ubicación física de los documentos en frecuencia
(cronológica y/o alfabética).
La descripción documental es el proceso de análisis de los documentos de archivo o de
sus agrupaciones que permitan su identificación, localización y recuperación de su
información.
Un archivero o archivista es una persona con titulación superior o
media dedicada a la organización y mantenimiento de un archivo
público o privado.
Profesionalmente, un archivero puede depender de una
administración pública (un ente público, una universidad, etc.) o de
una empresa, fundación o universidad privada. Su tarea principal
consiste en elaborar y aplicar el cuadro de clasificación de la
documentación del organismo, institución o entidad para que se
aplique tanto en los archivos de gestión u oficina como en el
archivo definitivo, y controlar su seguimiento y actualización. Lleva
a cabo, además, los instrumentos de descripción necesarios para
facilitar la búsqueda y recuperación de documentación por parte de
los usuarios que tienen acceso al archivo (guías, inventarios y
catálogos).
Concepto ArchivistaADMINISTRADOR DOCUMENTAL: Es el que resguarda los documentos,
expedientes y demás información, organizando y ejecutando actividades de
clasificación, codificación y custodia de documentos, al fin de mantener la
información actualizada y organizada a disposición de la entidad.
CASILLERO: Mueble con varios senos o divisiones, para tener clasificados
papeles u otros objetos.
CLASIFICACIÓN: Consiste en separar los documentos en grupos y
categorías, de acuerdo con la estructura orgánica y/o funcional de la
entidad productora o –si se trata de un fondo particular - con las
actividades del personaje que generó los documentos, o bien la temática de
los mismos en el caso de las colecciones. CLASIFICACION: Ordenación de
elementos de cualquier tipo en varias clases.
APRECIACION PERSONAL: Organizar la información y ubicarla en un
lugar exacto de acuerdo al tipo.
CONSERVACIÓN:
Conjunto de medidas adoptadas para garantizar la integridad física de los documentos.
CRONOLÓGICO: Tipo de ordenación donde la unidad elegida para determinar dicho
orden es la fecha o data.
DOCUMENTACIÓN: Es la recolección, almacenamiento, clasificación y selección,
difusión y utilización de todos los tipos de información
DOCUMENTO: Es el testimonio material de un hecho o acto realizado en el ejercicio
de sus funciones por instituciones o personas físicas, jurídicas, públicas o privadas,
registrado en una unidad de información en cualquier tipo de soporte (papel, cintas,
discos magnéticos, películas, fotografías, etcétera) en lenguaje natural o convencional.
Es el testimonio de una actividad del hombre, fijado en un soporte.
Elemento indivisible que puede estar constituido por un solo documento o por varios
que forman un expediente o documento.
ESTRUCTURA FUNCIONAL: Organización basada en la idea de agrupar las
especialidades ocupacionales que son similares o relacionadas.
EXPEDIENTE: Es la forma documental de mayor uso en la administración pública. Se
inicia a instancias de personas
La archivística o archivología, en algunos países archivonomía (término no
reconocido aún por la rae ) es el estudio teórico y práctico de los principios,
procedimientos y problemas concernientes al almacenamiento de documentos,
buscando que dicha documentación se mantenga en el tiempo, pueda ser consultada
y clasificada.
Documento archivístico es toda expresión testimonial, en cualquier lenguaje, forma o
soporte (forma oral o escrita, textual o gráfica, manuscrita o impresa, en lenguaje
natural o codificado, en cualquier soporte documental así como en cualquier otra
expresión gráfica, sonora, en imagen o electrónica), generalmente en ejemplar único,
(aunque puede ser multicopiado o difundido en imprenta).
La archivística se había mantenido centrada en buscar maneras de almacenamiento,
conservación y restauración de documentos físicos, pero con la llegada de los medios
digitales, la archivística tuvo que replantearse para dar cabida a las nuevas formas de
almacenar y gestionar información. La disciplina también se ocupa por el contexto
donde se da dicha información y el uso que le será dado, y aunque esta profesión se
haya relacionado frecuentemente con las bibliotecas y archivos grandes, también ha
dado paso al estudio de técnicas para pequeños archivos, como archivos familiares, o
de pequeñas organizaciones.
Todo archivo es fundamentalmente servicio, funcionalidad:
archivar es custodiar, pero sobre todo disponibilidad de
recuperar y servir. El archivo en este sentido integra
funciones muy diferentes: administrativa (disponibilidad para
la gestión), científica (tratamiento técnico), cultural
(reservorio de identidades), educativa (libertad de acceso),
informativa (conocimiento social).
EL ORDEN Y EL ORDENADOR
Ordenar documentos
Rotular expedientes
Desechar papeles obsoletos
Encontrar lo que buscamos
Nunca reproches se recibirán
En una oficina son muchas las personas que tienen acceso a
los archivadores sobre todo en ausencia de la asistente
ejecutiva, por lo que es importante elaborar un instructivo
que todo el personal de esa oficina conocerá para lograr el
propósito que siempre se tiene:
Localizar con rapidez un documento.
INSTRUCCTIVO
1.-Describir: físicamente el lugar y el numero de gavetas que
ocupa y lo que hay en cada una de ellas
2.-Explicar el sistema de clasificación :
Alfabético
Numérico
Geográfico
Cronológico o por asunto
NOTA: recuerda que a mayor clasificación mayor agilidad
3.-Realizar : una clasificación previa en el escritorio para
dividir los expedientes con gaveta
4.- Definir que tipo de carpeta se usara para guardar los
documentos y como colocar los broches si se necesitan
5.- Elegir folder de diferentes colores facilitara la clasificación
en las gavetas la división puede ser por asunto:
Ventas – naranja contratos - azul
Compras – rosa personal –verde
6.- Archivar siempre a la misma hora de preferencia temprano
antes de que llegue el ejecutivo o de que haya demasiado trabajo
7.-Utilizar los folders varios o la guías deterioradas con el titulo
en la orilla “ de fuera “ para señalar que se ha sacado un
expediente .
8.-Depurar el archivador cuando menos una vez al año
9.- Hacer un guía de todos los expedientes que se
tienen. Puede hacerse e una libreta o en tarjetas
describiendo en que gaveta se encuentra
10.- Reflexionar en que si un expediente no se localiza
en menos de tres minutos es que el sistema implantado
no funciona
CONCEPTO BASICO PARA ARCHIVAR
• Diferencias entre un almacén de papel y un archivo de documentos.
Finalidad del Archivo.
Conceptos Básicos.
• Proceso: Ciclo Vital del Documento
Producción.
Recepción.
Organización.
Consulta.
Conservación.
• Tipos de archivo.
Activo
Semiactivo
Inactivo
• Técnicas de Clasificación.
Sistemas de Archivo
Numérico
Por materias
Geográfico
Cronológico
Alfabético
Tipo Inventario
• Aspectos Técnicos Recomendados.
El inventario de documentos.
Las carpetas de archivo. Apertura y formas de uso.
• Bases de Datos
Almacenamiento y Conservación
Equipo y Mobiliario
Unidades de Conservación (carpeta) y Almacenamiento
Tips para Archivar
Gestión Documental
INSTRUMENTO PARA EVALUACION
CUESTIONARIO
1.-¿Cuáles son las dos grandes propiedades de la comunicación
escrita?
R= Permanencia y constancia
2.- ¿Por qué se considera que la comunicación escrita puede ser
un medio de prueba legal?
R= por que tiene el valor de constancia
3.- ¿Cuáles son los dos tipos de comunicación escrita que se
considera en el ámbito empresarial?
R= La formal y la Informal
4.-¿Cuáles son las acciones que se llevan acabo en el manejo
de documentos además del archivo ?
R= Planeación, organización, integración, control y
ejecución
5.- Escribe la definición de la palabra sistema
R= Conjunto de procesos o elementos interrelacionados con
un medio para formar una totalidad encauzada hacia un
objetivo común.
6.- escribe la definición de guía principal
R= Indicador de primera séptima posición, de acuerdo con el ancho dela
gaveta. Sirve de base para la ordenación de los expedientes
7.-cuales son las 5 etapas de un documento comercial
1.- creación o recibo
2.- archivo y protección
3.- utilización
4.- transferencia
5.- eliminación.
8.- ¿Cuáles son las dos fuentes del material que debe ser archivado ?
R= 1.- documentos externos en original
2.- documentos internos en fotocopia , papel carbón o fax
9.-¿Por qué es importante que se realice un instructivo para la
localización efectiva y rápida de los documentos ?
R= para localizar con rapidez un documento
10.-Define el termino titulo .
R=Letrero central que sirve para identificar lo que contiene
cada gaveta también conocido como marbete .
ESTUDIO DE CASOS :
1.- Juan Rodríguez es propietario de una estación de
gasolina . El le dice a su amigo tomas Martínez que no
necesita implantar un sistema para guardar sus
documentos , porque su negocio es muy pequeño. Tomas
afirma que juan debería establecer un sistema de archivo
bien planificado.
¿Por qué tiene Tomas esa seguridad?
R= por que un negocio pequeño
¿Qué beneficios tendrá juan ?
R= el localizar rápidamente algún documento
¿Cuáles serán los documentos que tendrá que
archivar ?
R= facturas, tickets,
Menciona tres títulos que puedes encontrarse en el
archivador de esta estación de gasolina .
R= clientes, tipos de gasolinas, pedidos,
2.- Irene Jurado, archivista en una gran compañía de
seguros, le dice a una compañera de trabajo que
conservar los documentos es mas importante en una
empresa grande que en una pequeña
¿Quién esta en lo cierto ?
R= Irene
¿Por qué? Por que en una empresa pequeña tienen muy pocos
documentos y se van modificando muy rápido y en una empresa grande
n se tiene la noción exacta de cada documento existencial y al momento
de mandarlos a finanzas pueden ocasionar una variación en el
presupuesto
¿Qué sistemas creen que esta establecido ?
R= el alfanumérico
Patricia rojas quiere trabajar en la empresa de vienes raíces de
su tío. El afirma que no va a tomar un curso de archivonomía
por que le cera fácil llevar el control de los documentos, aun
que no tenga estudios administrativos ni secretariales.
¿están ustedes de acuerdo con ella?
no
¿creen que pueda lograr el propósito de todo sistema de
archivo? No
¿Por qué’
por que al no conocerlos ni saber como funcionan se le
complicaría
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