Planificación e implementación de Proyectos de Digitalización

PLANIFICACIÓN E IMPLEMENTACIÓN DE PROYECTOS DE DIGITALIZACIÓN

cursoIgnacio Muñoz Delaunoy

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BIENVENIDA A CURSO 3

LECCIÓN 1: PLANEAR TU COLECCIÓN DIGITAL1. Vivir en medio de una revolución2. Componentes esenciales de un proyecto de digitalización3. ¿Por qué debo digitalizar mis colecciones?4. ¿Cómo vinculo mi proyecto de digitalización con la política general de colecciones de la institución?5. Claves esenciales para el éxito de un proyecto de digitalización6. Visión y misión: objetivos generales y específicos de mi proyecto

LECCIÓN 2: POLÍTICA DE SELECCIÓN 1. Importancia de definir una política de selección 2. Caracterización de la colección original3. Criterios de selección

LECCIÓN 3: ESTÁNDARES E INFRAESTRUCTURA TÉCNICA1. Modelos de gestión de datos2. El personal3. La cadena de digitalización4. Componentes de la cadena de digitalización5. Formatos de conversión6. Estándares: metadatos

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LECCIÓN 4: DIMENSIÓN ECONÓMICA DE LOS PROYECTOS DE DIGITALIZACIÓN 1. Pensarlo muy bien antes de embarcarse en un Proyecto de Digitalización 2. El personal 3. Instalaciones 4. Fase preparatoria del proceso 5. Conversión 6. Metadatos 7. Gestión

LECCIÓN 5: CONVERSIÓN 1. Materiales análogos en soporte de papel 2. Factores que inciden en la calidad de la imagen 3. Cadena de producción 4. Flujo de trabajo y Calendario de tareas5. Digitalización de audios6. Digitalización de otros materiales análogos: videos

LECCIÓN 6: GESTIÓN DE LA COLECCIÓN DIGITAL 1. El desafío del largo plazo 2. Preservación digital 3. Un nuevo mundo

4CURSO PLANIFICACIÓN PROYECTOS DE DIGITALIZACIÓN

Bienvenid@s al curso en línea Planificación e Implementación de Proyectos de Digitalización.

El objetivo principal del curso es poner a disposición del personal de las instituciones culturales todos los conocimientos y capacidades necesarias para diseñar un proyecto de digitalización con el material patrimonial disponible en cada unidad.

El curso conta de 6 lecciones, que abordarán los distintos pasos que es necesario para dar vida a una Colección Digital.

Es importante que revisen, antes de abordar la lección, el “Plan de trabajo” y la “Hoja de ruta”, conte-nidos en la Guía del Alumno.

Cordialmente,Ignacio Muñoz Delaunoy

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Él mundo del bibliotecario y el archivero está cambiando aceleradamente debido a la introduc-ción de las nuevas tecnologías de la información y comunicación, centradas en Internet (TICs). Hoy en día es posible poner a disposición de nues-tros usuarios no solamente nuestras colecciones tradicionales: también podemos darles acceso al patrimonio creando, a partir de ese material, una Colección Digital (CD).

LECCIÓN 1: PLANEAR TU COLECCIÓN DIGITAL

¿Cómo transformar los libros, documentos, foto-grafías, videos o audios en objetos digitales?. Para dar ese paso es esencial realizar una planificación muy detallada, que se haga cargo de cada una de las fases y componentes de los Proyectos de Digi-talización.

¡En el curso que estás iniciando te enseñaremos como enfrentar este desafío!

Descripción

Contenidos unidad

1. Componentes esenciales de un proyecto de digitalización.2. Ventajas y problemas de la digitalización: ¿por qué debo digitalizar mis colecciones?3. Política de colecciones: ¿cómo vinculo mi proyecto de digitalización con la política general de colecciones de la institución?.4. Claves esenciales para el éxito de un proyecto de digitalización.5. Visión y misión: objetivos generales y específicos de mi proyecto.

Aprendizajes esperados: luego de completar la primera unidad lograrás:

1. Comprender que los proyectos de digitalización son emprendimientos complejos, que en globan una serie de componentes y fases, todos los cuales son esenciales para su éxito.2. Comprender la importancia de la planificación.3. Formular objetivos generales que sean consistentes con las directrices generales de la organización, que logren materializarse en lineamientos que sean operativos (y positivos) para cada unidad. 4. Definir, de manera documentada y precisa los objetivos específicos del proyecto, incluyendo plazos, metas y procedimientos de seguimiento.

CURSO PLANIFICACIÓN PROYECTOS DE DIGITALIZACIÓN

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1. Vivir en medio de una revolución

Estamos viviendo, hoy en día, en medio de una verdadera revolución, en el campo de la infor-mación. Hasta hace muy poco tiempo atrás, toda la información con la que contábamos era análoga. Esto es, información que se trasmite a partir de señales continuas, con variaciones muy suaves, que pueden ser percibidas de manera directa por el usuario. Luego de la irrupción de las nuevas tecnologías de la información y la comunicación, centradas en Internet (TICs), la información nacida análoga ha comenzado a ser reemplazada, con rapidez, por información digital. La información digital, a diferencia de la análoga, es trasmitida por señales discontinuas, basándose en la lógica de un código binario: los originales son convertidos en una serie larga de 0 y 1, dispuestos en distintas combinaciones.

La gracia de estas secuencias matemáticas es que registran todas las propiedades estructurales de un objeto (resolución, profundidad de bits, pixeles, tamaño del archivo y la compresión). Luego de tener ese registro, es posible decodificar la se-cuencia y generar la imagen correspondiente.

La decodificación es esencial. Si uno examina di-rectamente el código de un objeto digital se va a encontrar con una sábana larga, llena de 0 y 1, combinados de distintas maneras. Para convertir esos datos en una imagen, es necesario proce-

sarlos electrónicamente. Una vez que la máquina los descifra o convierte, procede a generar una imagen, que se visualiza en la pantalla como si se tratara del objeto análogo original (aunque siempre con ligeros cambios en los colores).

Esta imagen no es una copia del original, sino un nuevo objeto.

Precisamente ahí está la gran ventaja de los obje-tos digitales. Los bits de información pueden ser manipulados, comprimidos, transformados de nu-merosas maneras, porque no son algo fijo, como pasa con los objetos análogos. Esa flexibilidad bási-ca nos permite, hoy en día, hacer cosas que eran inimaginables con los textos o fotografías tradicion-ales: la información binaria, efectivamente, puede ser fácilmente compartida, modificada, transfor-mada o comprimida.

La introducción del lenguaje digital no sólo ha cam-biado la manera en que nos comunicamos, apren-demos y pensamos. También está cambiando la manera como funciona el mundo, en todos lo ám-bitos, incluido el de la cultura.

La revolución en las tecnologías de información y comunicación, que está en pleno curso, ya es parte del quehacer cotidiano de las instituciones culturales: la formación de nuevas Colecciones Digitales (CD) ha dejado de ser una opción; en un breve plazo, todos los bibliotecarios y archiveros tendrán que implementar una o varias CD.

Los sistemas culturales, efectivamente, han tenido que internalizar estos cambios. Los funcionarios de las instituciones educativas, los gestores culturales, los directores de los archivos, bibliotecas o museos, los jefes de proyectos de innovación, han tenido que comenzar a cambiar la manera como trabajan, incorporando a sus procesos de gestión instrumentos tecnológicos propios de nuestro tiempo. Junto con eso, han tenido que iniciar un esfuerzo titánico: la conversión del patrimonio que tienen bajo su custodia, de análogo a digital.


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2. Componentes esenciales de un proyecto de digitalizaciónLos profesionales que desarrollan sus labores dentro de archivos, bibliotecas y museos son ex-pertos en la elaboración de proyectos de gestión de sus colecciones tradicionales, conformadas por objetos, libros, documentos, videos o soportes de audio con valor patrimonial. Saben perfecta-mente cómo constituir una colección nueva y cómo gestionarla, luego de que ya esté prestando servicios al público. Saben cómo elaborar planes que racionalizan los procedimientos que deben seguir, en cada fase del proceso de implement-ación de un proyecto: saben cómo fijar los obje-tivos y metas, cómo construir los presupuestos, cómo organizar cadenas de trabajo eficientes, cómo catalogar el material y hacerlo accesible al público, como garantizar su debida preservación, cómo ganar los concursos internos y externos que permiten transformar sus planes en realidades, como pasar, luego de la fase de implementación, a una de gestión de la colección, prestando a los usuarios los servicios demandan y tomando todos los resguardos para garantizar la preservación del material.

Esa sabiduría técnica y experiencial, no está pre-sente, sin embargo, cuando se trata de elaborar un plan conducente a la formación de una Colección Digital (CD): los profesionales de las instituciones culturales y educativas suelen actuar, en este ámbito específico, como ‘aficionados’ más que como ‘expertos’.

Uno de los principales errores que se comete es el de confundir los PD con proyectos de escaneo, minusvalorando el enorme esfuerzo humano, en infraestructura y en recursos que conllevan.

Los Proyectos Digitales (PD) son emprendimientos complejos, muy distintos de los proyectos de esca-neo, que demandan grandes esfuerzos humanos y financieros. Para llevarlos adelante, es indispensa-ble elaborar un plan que organice sus distintos com-ponentes.

Escanear es fácil. Cuando hablamos de conversión de objetos análogos en digitales estamos refirién-donos a un proceso mucho más complejo, que involucra una serie de pasos encadenados, que vamos a describir someramente (en los siguientes bloques vamos a desarrollar cada uno de ellos).

Preguntas Iniciales

La decisión de crear una nueva CD puede haber sido tuya o de un superior jerárquico en la organi-zación. Lo importante es que una vez que haya sido tomada esa decisión, comiences planteándote una serie de preguntas: ¿por qué debo digitalizar mi material? ¿cuál será la audiencia con la que deberá dialogar mi nueva Colección Digital (CD)? ¿tengo derecho a digitalizar el material que está bajo mi custodia? ¿cómo voy a financiar mi proyecto, en el corto y largo plazo? ¿quién o quiénes se harán car-go de cada una de las fases involucradas tanto en la implementación, como en la gestión de la nueva colección? ¿cómo van a ser digitalizadas las piezas?


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¿qué esquema de metadatos se utilizará? ¿qué estándares técnicos y formatos se va a aplicar en los procesos de conversión? ¿cómo cumpliré el mandato de la preservación con mi proyecto? ¿cómo voy a hacerme cargo de la gestión de esta nueva CD, una vez concluida la fase de imple-mentación? ¿contaré con los recursos humanos y financieros para ello, en el mediano y largo pla-zo?. Todas estas preguntas son fundamentales. Pero hay una que no puedes dejar de plantearte, cuando estás iniciando un PD: ¿para qué necesi-to, dentro de mi unidad, contar con una CD? ¿qué es lo que voy a ganar una vez que la tenga? ¿cuáles son los beneficios específicos que espero obtener a cambio del enorme esfuerzo que voy a desarrollar?

Valorización de la colección original

Las Colecciones Digitales son similares a las colecciones convencionales, conformadas por libros, mapas, documentos, objetos, videos o cintas de audio. Al igual que éstas, tienen que estar organizadas por principios internos de co-herencia: hay que proceder, al conformar una nueva colección digital, con el mismo criterio técnico que se utiliza para crear una colección de pinturas o libros patrimoniales. Comienza ha-ciendo una evaluación preliminar de aquello con lo que cuentas. Este sondeo te permitirá valorizar y clasificar las piezas, e identificar aquellas que podrían conformar tu CD. Esta labor de selección se debe hacer siguiendo algún tipo de criterio, para garantizar que el conjunto de obras digitali-zadas conformen una unidad consistente. Te re-sultará más fácil entender cómo debe ser es una CD si miras los resultados de otros proyectos. En la segunda lección de este curso, abordaremos en forma extensa este tema.

Benchmarking

Antes de poner a andar tu proyecto, debes gastar todo el tiempo necesario revisando lo que han hecho otros, en un área similar a la de tu interés. ¿Digitalizan ellos obras sueltas o series com-pletas? ¿qué estándares de digitalización usan? ¿cómo están organizadas los archivos digitales

dentro del sitio? Aprende de ellos. Es fundamental, en particular, que establezcas si hay proyectos simi-lares al tuyo funcionando dentro de tu propia organi-zación. Esa cercanía será esencial para que puedas beneficiarte de economías de escala, compartiendo experiencias con ellos, y también costos.

¿Con qué contamos?

Antes de tomar decisiones con relación a la compra de equipo, a la contratación de servicios de hosting y de personal, es necesario que hagas una revisión ex-haustiva dentro de tu unidad y en unidades vecinas, para ver con qué cuentas en este momento. Con-viene que revises también los planes de inversión de la organización, para este año y los siguientes. Todos esos recursos luego los podrás reutilizar para beneficio de tu PD. Te recomendamos que seas pru-dente. Por muy importante que sea el PD que estés impulsando, es fundamental que no descuides las prioridades normales de tu unidad. También lo es que evites recargar al personal, asignándole nue-vas funciones, sin liberarlos de algunas de sus fun-ciones tradicionales. Es posible que descubras que han necesidades que no estás en condiciones de cubrir internamente. Deberás contemplar, en esos casos, la opción de la tercerización o outsourcing.

Definición de tus objetivos

Los PD son costosos, complejos, difíciles de manejar y te exigen, muchas veces, tener que interactuar en forma constante con empresas externas. Tienes que tener muy claro por qué motivos tu unidad necesita implementar una nueva CD. La definición de obje-tivos generales y de objetivos específicos. Una vez que hayas fijado tus contarás con la ruta navegación que te orientará cuando tengas que tomar deci-siones en distintos ámbitos.

Usuarios

Como cualquier servicio de atención a público, las CD tienen que delimitar lo más claramente posible cual es su ‘usuario ideal’. ¿A quién se dirigirá el nuevo servicio? Esa definición será crucial para muchas de las decisiones que tendrás que adoptar. La tarea de


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visualizar el público que aprovechará tu proyecto es sumamente difícil. Lo más natural es que pi-enses en usar tu tribuna virtual para satisfacer necesidades conocidas de tus usuarios reales. Pero eso no va a bastar. Gracias a los motores de búsqueda y a la dinámica misma de Inter-net, las audiencias se vuelven transversales: se va a enriquecer tu audiencia con tipos usuarios muy distintos a los que hoy en día atiendes. Tienes que decidir cuánto estás dispuesto a conceder a ese público o qué público es el que quieres realmente tener. Esas definiciones tendrán mucha importancia cuando tengas que seleccionar las obras que con-formarán tu CD: las decisiones que adoptes cuando les des un perfil a tu CD determinará, en un cierto grado, el tipo de público que vas a atender.

Selección de las obras que conformarán la colección

Las Colecciones Digitales, al igual que las colec-ciones tradicionales, se valoran por la calidad de las obras que las integran y por la consistencia interna que hay entre el conjunto de obras. Si quieres formar una CD que sea algo más que una colec-ción de piezas sueltas, debes pensar muy bien qué vas a digitalizar, siguiendo criterios de selec-ción definidos, que traduzcan en el espíritu de la organización.

Fijación de estándares mínimos

Tienes que fijar los estándares de calidad de la digitalización, tomando como base las defini-ciones con que cuenta la organización en este momento. Te recomendamos tomar como refer-encia las recomendaciones del Comité Digital de la Biblioteca Nacional, que son bastante precisas y completas: “Gestión de colecciones digitales” (2008)(http://comitedigital.bn.cl/sites/cdbn.bn.cl/files/file/GESTION_DE_COLECCIONES_DIGITALES.pdf).

Selección de personal

Para la ejecución de tu proyecto vas a necesitar apoyo técnico y profesional en el corto plazo (fase

de implementación) y en el largo plazo (fase de gestión). Luego de hacer un catastro de los recur-sos humanos con que cuentas debes definir el per-fil del personal que vas a necesitar. Ten en cuenta que hay muchas tareas que deben ser ejecutadas en un plazo muy acotado de tiempo. En esos casos puede ser una buena alternativa la tercerización.

Definiciones en área de infraestructura físi-ca, hardware y software

Hay distintas opciones en hardware y software. Re-cuerda que la mejor tecnología es la que resulta más útil para cumplir con los propósitos que se ha planteado tu proyecto. Tienes que estudiar las op-ciones disponibles. Aprovecha la rica experiencia con que cuenta la organización en este frente: en la administración de servidores, la compra de equi-pos y programas, en la implementación de redes internas, etc.

Elaboración del calendario de tareas

Tienes que elaborar un calendario de tareas bien detallado que registre todas las actividades que se van a desarrollar, especificando fecha de inicio, fe-cha de término y la o las personas responsables. Este calendario tiene que reflejar la realidad. No te preocupes si esta tarea te parece, en un principio, difícil de abordar, con tus conocimientos y expe-riencia. Lo que debes hacer solamente es elabo-rar una versión inicial, con lo que sepas en este momento, que puedes ir enriqueciendo progresi-vamente.

Estimación de costos y elaboración del presupuesto

Luego de que tengas toda la información anterior podrás elaborar tu presupuesto, incluyendo parti-das para el corto, el mediano y el largo plazo.

Conversión

Un PD involucra la conversión de material impreso, manuscritos, fotografías, audios o videos a imágenes electrónicas, que son transformadas en elementos visi-


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bles a público por los computadores. Esta operación de transformación se realiza de distintas maneras. Lo más normal es que la imagen electrónica sea obtenida utilizando un escáner, que funciona de una manera bastante similar a las fotocopiadoras. Las copias ob-tenidas usando esta tecnología son buenas, pero la operación es bastante agresiva para con el material. Se necesita mucho cuidado para evitar degradarlo. Las cámaras fotográficas de alta resolución son una alternativa a los escáner. La gracia que tienen es que hay menor manipulación del original. Además, que es posible generar imágenes de una resolución más alta. Hoy en día contamos, a su vez, con robots que au-tomatizan muchas de tareas involucradas en los pro-cesos de digitalización. Se trata de una buena opción para instituciones que deben digitalizar varios miles de páginas por día. Si no es la realidad de tu institución y que cuentan con grandes recursos para gastar en tecnología.

Catalogación del material

A medida que va avanzando el proceso de digi-talización, personal experto debe catalogar el ma-terial y completar las fichas de metadatos. Esa información debe ser ingresada a una base de datos cuyos campos deben basarse en el es-tándar Dubling Core.

Desarrollo de sistema de despliegue

Una vez que las obras seleccionadas han sido digitalizadas y catalogadas es necesario ponerlas a disposición del público a través de un admin-istrador de colecciones digitales, como Digitool, que cuentan con motores de búsqueda y que permiten organizar la información a través de distintas entradas: materia, título, autor, formato, colección, etc. No sirve de nada tener los archi-vos almacenados en DVD o en un servidor, si no se los pone a disposición del público.

Controles de calidad

Durante todo el funcionamiento de la cadena de producción, debe contemplarse instancias de re-

visión, para asegurar que se está cumpliendo con los estándares mínimos de calidad, definidos en el plan. Esta política de con-trol debe aplicarse no a los procesos llevados ade-lante dentro de la unidad. Debe aplicarse controles igualmente exhaustivos a los trabajos desarrollados por los proveedores exter-nos.

Gestión de la colección

Una vez que haya concluido el proceso de digitali-zación, que los archivos estén cargados en el servi-dor definitivo y que ya esté operativa la aplicación que permite contar con una interfaz Web que per-mite a los usuarios revisar el material, comienza otra etapa en la ejecución del proyecto: la gestión de la colección. En esta etapa, la más larga de to-das, tendrás que hacerte cargo de del almacenam-iento de las imágenes, de la generación de copias de seguridad, de atender a tu público remoto, etc.

Para que tu proyecto sea exitoso, es necesario que tengas muy claro todos los componentes que debe involucrar un Proyecto de Digitalización (PD). Además de eso, es determinante que sepas qué vas a hacer y por qué lo vas a hacer. Es decir, que cuentes con un plan.

Los planes son similares a los mapas de ruta. Te muestran el camino que vas a recorrer hasta llegar a una meta final, que tienes que predefinir. Mientras más completo y mejor fundamentado sea tu plan, más fácil será el proceso de imple-mentación del proyecto.


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Una buena planificación te va a exigir crear una especie de mapa de ruta en el que deberás fijar todas las tareas y plazos que se deberán realizar, con relación a cada uno de los componentes de este proceso en cadena.

Este plan es fundamental para asegurar el éxito de tu proyecto. Mientras mejor esté pensado el proceso, mejores serán los resultados del proyec-to. Tienes que considerar que las decisiones que adoptes en la etapa de planificación, respecto de cada uno de los componentes, afectarán a la in-tegridad de los resultados del proyecto.

Quizás consideres que no tienes la capacidad para crear el mapa de ruta de un proyecto tan in-tensivo en el uso de tecnología, debido a las cara-cterísticas de tu formación: si eres un humanista seguramente sentirás que no tienes demasiados conocimientos financieros o tecnológicos; si eres un especialista en administración o un ingeniero, seguramente te sentirás limitado por tu falta de conocimientos acerca de cómo debe conducirse un proyecto cultural.

No te dejes intimidar por esa situación. Es un error pensar que la parte determinante de los proyectos tecnológicos sea la parte tecnológica misma. La tecnología no piensa, no tiene la ca-pacidad para resolver, por sí misma, que es lo que conviene al desarrollo del proyecto. Además de no pensar, la tecnología es completamente neutra. Hay tecnología para todos los usos que uno pueda imaginar, a distintos precios.

Tienes que se tu, como líder de este emprendimien-to, quien defina las prioridades, quien fije el ám-bito que debe cubrir la nueva colección, quien distribuya las tareas, quien decida qué equipos comprar o qué fases del proceso debe ser exter-nalizada.

Si tu tienes muy claro qué es lo que necesitas será muy fácil exigir a los expertos las soluciones tec-nológico-financieras más adecuadas.

No asumas la existencia de un consenso o una regla técnica que te indiquen qué es lo mejor para la ejecución de tu proyecto: siempre es el jefe del proyecto el que debe adoptar las deci-siones en los ámbitos críticos, aunque no tenga formación en el área tecnológica.

Ten en cuenta el siguiente dato: los “técnicos” que trabajan dentro de la organización o para empresas externas no tienen nunca la visión de conjunto que tu tienes; además de eso, en ocasiones tienen in-tereses creados (pueden recomendarte soluciones tecnológicas que no necesitas, motivados por la posibilidad de recibir comisiones por ventas).


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3. ¿Por qué debo digitalizar mis colecciones?Lo primero que debes preguntarte, al iniciar un PD, es ¿qué va a ganar, de manera concreta, tu unidad? ¿son suficientes estos beneficios para justificar el enorme esfuerzo que vas a iniciar?.

La digitalización se ha puesto de moda. Todo el mundo insta a los jefes de servicio a implemen-tar Proyectos de Digitalización. Antes de invo-lucrarte en este esfuerzo tienes que formularte dos preguntas: ¿qué es lo que realmente vas a ganar cuando crees tu CD? ¿estás condiciones de asumir el enorme esfuerzo humano y financi-ero que involucran estos proyectos.

Las razones para implementar PD son variadas, y pueden solaparse unas con otras. Las principales ventajas de las Colecciones Digitales (CD) son las siguientes:

Posibilidades del formato

La información digitalizada, como se indicó al principio de esta unidad, ofrece al usuario mu-chas posibilidades que están vedadas cuando tenemos al frente libros, documentos o cintas de audio o videos. La información digital, a diferencia de la análoga, no es algo fijo. Los datos conver-tidos al código binario pueden ser manipulados o transformados, para hacer con ellos muchas cosas. Es posible, por ejemplo, modificar una imagen, agregarle información encima, extraer de ella algún elemento, copiarla cuantas veces uno quiera (sin que se desgaste), pegarla en un texto, enviar ese objeto digital como documento atachado a algún amigo. Se puede también en-riquecer la información agregándole metadatos. Los metadatos son datos estructurados que de-scriben tanto al objeto mismo como a sus conte-nidos. Son “datos de los datos”. Gracias a ellos, se facilitan las tareas de clasificación como las de búsqueda. La información que ha sido digi-talizada, efectivamente, es mucho más fácil de

recuperar. Esto se debe no sólo a la existencia de metadatos, sino también a la potencia de los mo-tores de búsqueda. Los tiempos que necesita la gente, hoy en día, para hacer búsquedas se han reducido a segundos. Los objetos digitales no sólo son más flexibles, ricos en información y fáciles de buscar. También ofre-cen ventajas evidentes con relación al almacenam-iento. Los medios electrónicos permiten comprimir la información en pequeños espacios. Varios miles de libros pueden ser almacenados, por ejemplo, en un disco duro de dimensiones reducidas. Ampliar el acceso

El principal beneficio que traen consigo los PD es la mejora en el acceso al material patrimonial. La digitalización, efectivamente, se ha transformado en el principal instrumento con que cuenta el bib-liotecario y el archivero para difundir los contenidos de sus colecciones. Esto se debe a que Internet es una herramienta democrática. Las personas ya no necesitan concurrir a una biblioteca o museo para tener acceso a los contenidos que les intere-san. En la red los usuarios pueden encontrar lo que necesiten sobre cualquier tema, en apenas unos segundos. Eso no sucedía en el mundo dominado exclusivamente por los objetos análogos. Los libros o los documentos eran accesibles a pocas personas. Además de eso, podían ser revisados por un lector a la vez. Esta limitación, propia del formato, era todavía más acentuada en el caso de la documentación con valor patrimonial, que normalmente estaba reser-vada para los especialistas. Cuando la información es pasada a bits y bytes, esta limitación desaparece. Miles de personales, de cualquier punto del planeta, de cualquier lugar o condición, pueden revisar un mismo contenido en forma simultánea. Ya no hay horarios ni condiciones que limiten el consumo cul-tural. Las CD están abiertas a público 24 horas del día y en forma gratuita.

Construir un puente de comunicación con las generaciones nativas del mundo digital

Los usuarios más jóvenes de los servicios bibliote-carios o de los museos son nativos de un mundo digital. Esto quiere decir, que nacieron en un mun-


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do dominado por la tecnología, cuya lenguaje natural es el electrónico. Estos jóvenes, acos-tumbrados al hipertexto o al lenguaje visual, han perdido la capacidad para utilizar las formas más tradicionales de comunicación, basadas en la lógica del texto. Cuando una institución cultural digitaliza sus colecciones y desarrolla una inter-faz Web, lo que hace es construir un puente de comunicación con las nuevas generaciones.

Mejorar el manejo de mis colecciones

Los Proyectos de Digitalización (PD) ayudan a mejorar la gestión de colecciones patrimoni-ales. Tienes que considerar que los procesos de digitalización involucran siempre un trabajo de descripción, clasificación y catalogación del ma-terial, junto con el desarrollo bases de datos y aplicaciones que transforman en una operación muy sencilla la labor almacenar, catalogar, de-splegar, organizar y recuperar la información.

Preservación digital

Los Proyectos de Digitalización (PD) contribuyen a la preservación del material patrimonial de dos maneras principales. Al digitalizar las obras más valiosas o demandadas de tu colección, ya no vas a tener que prestar los originales al público. Al reducir o suprimir la manipulación de estas piezas frágiles, se va a reducir su desgaste. El segundo beneficio que obtendrás como resul-tado de la digitalización es poder contar con un respaldo para los originales: copias de alta reso-lución, en formato TIFF, que deben ser manteni-das en servidores que cuenten con sistemas de respaldo.

Estos respaldos serán un gran aporte para el desarrollo de tus políticas de preservación, pero tienes que tener en cuenta que no son ciento por ciento similares a los originales. Cuando digitali-zas un libro o una foto no lo estás clonando. Lo que estás haciendo es reformatearlo, generando un nuevo objeto, dejando planteados una serie de problemas conceptuales, entre los cuales se destaca el de la autenticidad. Los objetos digi-

tales, por ejemplo, tienen

atributos que no tienen el originales. Es posible en-riquecerlos añadiéndole información (metadatos). Los objetos digitales no sólo son distintos de los originales. También se plantean, con ellos, prob-lemas de durabilidad que no tienen ni los origina-les ni las copias en microfilm. Un microfilm de alta calidad puede durar siglos. Todavía no existe una codificación de la información o una tecnología que sea definitiva, para el caso de los objetos digitales: cada cierto tiempo cambian los formatos de los ar-chivos, cambian los dispositivos o el software y es necesario migrar la información, sufriendo siempre pérdidas.


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4. ¿Cómo vinculo mi proyecto de digitalización con la política general de colecciones de la institución?

Todas las organizaciones cuentan con directrices superiores que fijan el marco de operaciones a las unidades y a los proyectos. Cuando inicies el proceso conducente a la imple-mentación de tu Proyecto de Digitalización (PD) debes tomar muy en cuenta estas coordenadas su-periores. Tu plan debe apegarse a las políticas ex-istentes para el desarrollo de colecciones, en temas tecnológicos y en áreas estratégicas. Aunque se trate de una CD, es necesario que exista coherencia con las políticas de prestación de servicios a usu-arios y los planes de conservación y preservación.

Esta tarea va a resultar difícil para ti, debido a la diversidad de modelos de gestión aplicados por las distintas unidades que conforman la organización, en el ámbito digital.

Te recomendamos que tomes en cuenta las reco-mendaciones Comité de Política Digital de la DIBAM. Esta entidad, creada el año 2008, ha reali-zado una serie de estudios destinados a la fijación de una política digital unitaria para la organización, que puedes encontrar en la bibliografía. Cuando concluya ese proceso, será posible acortar la bre-cha que separa a los distintos proyectos y será posi-ble tender los puentes necesarios para lograr, pro-gresivamente, metas de interoperabilidad. También puedes apoyarte en el trabajo que está realizando el Comité Digital de la Biblioteca Nacional. Este or-ganismo cuenta con una publicación periódica y ha realizado interesantes estudios, “Gestión de colec-ciones digitales” (2008). ( http://comitedigital.bn.cl/sites/cdbn.bn.cl/files/file/GESTION_DE_COLECCI-ONES_DIGITALES.pdf) o “Manual para la creación de metadatos usando Dublin Core” (http://biblioe-standares.bn.cl/sites/biblioestandares.bn.cl/files/file/MANUAL_METADATOS_BN%20_Oficial.pdf)

Es fundamental que entiendas que los usuarios se forman juicios holísticos cuando valoran una institución. El sitio Web en el que están alojados los objetos digitales, el edificio de la institución, el personal y los servicios son percibidos como una misma cosa: si el PD es deficiente o proyecta finali-dades distintas a las que son propias de la unidad, la imagen que se va a formar el público, como con-junto, va a ser negativa.

5. Claves esenciales para el éxito de un proyecto de digitalización

Importancia de la planificación temprana

Es fundamental que la actividad de planificación comience lo más tempranamente posible. No te pre-ocupes si no te sientes capaz de hacer una planifi-cación demasiado detallada para todos los ítems. Un esbozo con ideas generales, de unas pocas páginas, en el que reflexiones sobre las características de tu colección, los objetivos de tu proyecto, el tipo de au-diencia con el que piensas relacionarte, puede ser su-ficiente para dar a los especialistas en las áreas más técnicas las señales que necesitan para pensar las soluciones más apropiadas para la naturaleza de tu PD. Luego podrás refinar tu plan inicial, incluyendo esta información.


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Importancia de los prototipos y de un buen calendario de tareas

No importa cuán buena haya sido el Proyecto de Digitalización (PD) que desarrolles. Lo más seguro es que te encuentres, cuando pases a la fase de im-plementación, con numerosos problemas no pre-vistos. Para evitar que estos problemas se transfor-men en un escollo definitivo, lo más recomendable es prever, en tu propio plan, una etapa de funcion-amiento de un trial, prototipo o piloto, que tenga un tiempo de duración de a lo menos un año. Esta ex-periencia en pequeña escala te permitirá testear el proceso y evaluar las decisiones técnicas que hayas tomado. Te será útil, especialmente, para que pue-das someter a la prueba de la práctica tu calendario de tareas. El calendario de tareas es un elemento central de cualquier Proyecto de Digitalización (PD). Los PD exigen planificar numerosas tareas que van a de-sarrollarse tanto en el mediano como en el largo plazo. Para que tu proyecto funcione es necesario que seas capaz de establecer, de la manera más ajustada posible, cuanto tiempo se destinará a cada tarea, cuándo debe comenzar y concluir, en qué orden deben completarse estas tareas, cuáles serán los responsables de su cumplimiento y qué recursos vas a comprometer en ello. Te recomen-damos que seas lo más realista posible. También que utilices la fase piloto de tu proyecto para ajustar los tiempos, para modificar los roles, para evitar las superposiciones que afectan la eficiencia de los procesos.

Aprender de otros proyectos (benchmarking)

Nadie ha inventado la pólvora en esto de la digitali-zación. Las bibliotecas y archivos del primer mundo llevan muchos años implementando soluciones y fijando directrices. Muchas de estas soluciones pu-eden ser interesantes para el proyecto que estas ini-ciando. Debes conocer en profundidad los proyec-tos que se dan en áreas similares a la tuya, para sacar de ahí ideas y para poder anticipar posibles problemas. Este trabajo de observación no se debe

limitar a la etapa inicial, en que estás diseñando tu PD. Debes tener los ojos muy abiertos siempre. Te recomendamos que pongas una atención especial a los PD que han sido desarrollados dentro de tu propia organización. Si adoptas definiciones técnicas consistentes con ellos, vas a poder asegurar a tus usuarios los beneficios de la interoperabilidad.

Conocer el perfil de mi usuario

Cuándo estás pensando en crear una Colección Digi-tal (CD) tienes que formularte las mismas preguntas que te has planteado otras veces, cuando has tenido que conceptualizar una colección tradicional: ¿a qué tipo de usuario va a estar dirigido el nuevo servicio que vas a crear? ¿vas a ayudar a mejorar los servicios que le estás ofreciendo? ¿vas a tener que asumir, de-bido a las características del medio digital, un com-promiso con un nuevo tipo de público?. Es impor-tante que hagas una proyección acerca del quienes quieres tener la frente. Esa definición temprana te va a ayudar tomar decisiones en las áreas críticas de tu Proyecto de Digitalización (PD): no es lo mismo, por ejemplo, un programa de digitalización dirigido al público erudito del servicio Web de una unidad especializada de restauración, que otro destinado a dialogar con una audiencia infantil.

Saber con qué recursos cuentas al momento de iniciar la elaboración de tu plan

Dentro de tu unidad cuentas con recursos que podían ser utilizados para la ejecución de un PD: computadores, escáner, conexiones de red, person-al, etc. Antes de realizar el calendario de tareas y el presupuesto es esencial que hayas completado un catastro de esos recursos. Ten en cuenta que los vas a necesitar no solamente en la etapa de implement-ación del proyecto. También los vas a necesitar en el largo plazo.

Saber cuándo te conviene tercerizar

Los PD pueden desarrollarse de manera íntegra den-tro de tu unidad, usando recursos internos, o pueden


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ser endosados a terceros. Tienes que decidir cuál es la opción más adecuada, sopesando las ventajas y desventajas de la tercerización (outsourcing).

Las ventajas más evidentes son:

• Reducciónenloscostosyenlosriesgos:Lasempresas externas, que prestan servicios a gran es-cala, están en condiciones de ofrecerte precios más bajos por cada página digitalizada o por la man-tensión de los objetos digitales en un servidor. Si te apoyas en una de estas empresas te vas a ahorrar la compra de equipos muy costosos, que necesitan ser mantenidos en el largo plazo. También te ahor-rarás la contratación de nuevo personal. • Serán losproveedoresexternosyno la in-stitución quienes tendrán que absorber los costos asociados a las obsolescencia tecnológica. • Losproveedoresexternosharánmuchomásrápido que tu cualquier tarea. Eso se debe a que son ‘expertos’ en la materia y a que se benefician de las economías a escala.Al lado de estas ventajas, sin embargo, hay des-ventajas, como las siguientes: • Los externos no saben como trabajar conmaterial frágil, como los libros patrimoniales o los documentos. Si no se establece mecanismos ade-cuados de control es posible que dañen las obras o documentos originales.• Lasempresasexternassonvulnerablesalassituaciones de mercado. Si quiebran o se fusionan es posible que se retrasen las entregas o que, sen-cillamente, dejen botado el proyecto.• Losexternos vana tratarde venderte tec-nologías o soluciones que quizás no necesites.• Lasempresasexternassonmenoseficientesque las instituciones culturales en la administración de políticas de seguridad o manipulación de los objetos digitales, debido a que su misión no es la preservación.

La externalización es una buena opción, casi siem-pre. Pero es fundamental seas muy cuidadoso al seleccionar empresas proveedoras. Si cuentas con uno o más proveedores confiables, ten con esa em-presa el mejor trato posible. Aprovecha la cercanía que existe para socializar, dentro de esa empresa, los principios que rigen a tu propia institución. Es

importante que la tercerización sea parcial. Tienes que tener claro que todas las decisiones importantes son tu responsabilidad. No puedes delegarlas en otros, menos si se trata de empresas privadas, con fines de lucro. Es importante, también, que cuentes con políticas de control de calidad que te aseguren que la conversión se va a hacer con cumplimiento de los estándares más altos de calidad.

6. Visión y misión: objetivos generales y específicos de mi proyecto

Para que un proyecto de digitalización sea exitoso es esencial comenzar con la elaboración de un buen plan. Este plan te ayudará a tener claro lo que estás haciendo y a tomar las decisiones correctas, a me-dida que avance el proyecto.

Tienes que considerar ese plan como un verdadero mapa de ruta, que te muestra cada una de los pasos que debes dar. Pero no sólo eso. Los mapas de ruta no tienen ninguna utilidad práctica, sino hasta que uno conoce el destino al que se dirige.

Tienes que pensar muy bien cuales son tus propósi-tos antes de animarte a emprender un PD. Ten en cuenta que este tipo de proyectos son sumamente complejos. Los PD comprenden la ejecución de una serie de etapas encadenadas, todas de gran com-plejidad, que comprometen esfuerzos considera-bles para el personal, junto con importantes costos


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financieros. Por ese motivo, la mayor parte de ellos fracasa. Si quieres que tu proyecto resulte viable, necesitas tener claros los objetivos que persigues con la creación de una Colección Digital (CD) den-tro de tu unidad.

Cuando los gestores de un proyecto saben lo que quieren, desde el principio, pueden tomar mejores decisiones en todos los ámbitos, incluido el propia-mente tecnológico.

Los mejores proyectos de conversión de son los que se afirman en metas claras: los que han sabido “comenzar por el final”, comenta Stephen Chapman, en el tercer capítulo del “Handbook for digital projects: a manage- ment tool for preservation and access”.

“Comenzar por el final” quiere decir pensar en los resultados del proyecto, antes de haberlo imple-mentado. Esta reflexión preliminar te obligará a analizar las cosas que vas a hacer desde distintos ángulos. Formúlate interrogantes instrumentales en tres ámbitos: ¿qué beneficios que esperas alcanzar para la gestión de la colección que debes preser-var y difundir dentro de tu unidad? (metas de ac-ceso), ¿cómo esperas que tu PD ayude a preservar el patrimonio que está bajo tu custodia? (metas de preservación), ¿cómo esperas que tu proyecto pu-eda ayudar al cumplimiento de los objetivos y la mis-ión de la organización de la que es parte tu unidad? (metas organizacionales).

Esas definiciones de objetivos son esenciales para fijar el rumbo del proyecto y para conducir el proceso de toma de decisiones.

Al saber que es los que quieres lograr, todo se hace más claro. La meta proyectada de tu proyecto te permitirá definir:

• Lacalidaddelascopias,• Eltipodearchivosdigitalesqueconvienecrear,• Lastecnologíasqueseránecesarioemplear,• Losmetadatosquedebeasociarseacadanuevo objeto digital,• Loscostosdelproyecto,• Elworkflowytodoslosprocesosaseguir.

Te recomendamos que invites a los miembros de tu uni-dad a participar en una lluvia de ideas. Comienza formu-lándole al grupo (y a ti mismo) dos preguntas sencillas: ¿Cuál es el propósito final de mi proyecto?, ¿Por qué mo-tivo qué necesitamos contar con una nueva Colección Digital dentro de mi unidad?

Registra las ideas-fuerza que sean más recurrentes. Establece, a partir de este ejercicio conversacional, una meta u objetivo general. Los objetivos generales corre-sponden a las metas finales que esperas obtener como resultado de la implementación de tu proyecto. Una vez que tengas clara esta meta general podrás elaborar un mapa más detallado de objetivos parciales u objetivos específicos. Los objetivos específicos corresponden a los pasos que se hay que dar para alcanzar el objetivo general. Para poder definir esos objetivos específicos debes hacer lo siguiente: • Desglosa el objetivo general en sus compo-nentes más básicos. Por ejemplo, si tu meta es trans-formar una colección de fotografías patrimoniales que están en tu biblioteca, pero que no son conocidas por tu público habitual, en un material accesible, que sea consultado con frecuencia, deberías plantearte objetivos más acotados como: catalogar el material, seleccionar imágenes que tengan un valor patrimonial, desarrollar un gestor de contenidos, etc.• Plantéateobjetivosquerealmentepuedascon-seguir, con tu gente, con los recursos con que se puede contar, dentro del medio en el cual te encuentras.• Define como objetivos específicos ítems quesean cuatificables y medibles.• Incorporaprocedimientosdeseguimientoquete permitan medir, con precisión, los avances alcanza-dos en cada etapa.• Relacionaesosobjetivosconplazosconcretosde ejecución y con metas concretas de logro.


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Para que la nueva colección tenga consisten-cia interna y pueda aportar al cumplimiento de la misión de la unidad, es fundamental contar con un buen filtro inicial que permita definir los elementos o características que dan valor a los materiales. Nos referimos a los procesos de se-lección, que deben ser claros, estables, explícitos y públicamente conocidos.

LECCIÓN 2: POLÍTICA DE SELECCIÓN

Descripción

Contenidos unidad

1. Importancia de definir una política de selección.2. Caracterización de la colección original.3. Criterios de selección.

Aprendizajes esperados: luego de completar la segunda unidad lograrás:

1. Comprender que las colecciones digitales, al igual que las tradicionales, deben basarse en una política de selección.2. Definir criterios generales de selección, tomando como base las necesidades de la propia unidad.

Una buena política de selección no sólo garantizará la consistencia y valor intrínseco de la colección, sino que también permitirá evitar la duplicación de esfuerzos. En esta lección veremos los elementos que ayudarán a definir los criterios de selección


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1. Importancia de definir una política de selección

Antes de formar una nueva CD es necesario seleccio-nar las piezas u objetos que la conformarán.

Este proceso de selección puede hacerse de dos maneras:

a) Digitalizar una colección completa. Lo ideal es digitalizar toda la colección. Si cuestas con los re-cursos para eso, si dispones de fichas de metadatos para cada uno de los objetos, si dispones, a su vez, de un buen servidor y de una aplicación que te per-mita administrar la información y ofrecerla al público, podrás obtener un duplicado perfecto del original, que te permitirá aprovechar todos los beneficios que te ofrecen las nuevas tecnologías de la comunicación e información: aumentará de manera exponencial el número de usuarios, será posible organizar de man-era más eficiente la colección, la búsqueda de infor-mación se transformará en una operación sencilla y casi instantánea, los usuarios podrán descargar los objetos, podrán manipularlos y podrán aprovecharlos para distintos usos, sin degradar los originales, etc.

b) Digitalizar una parte de la colección: Es muy poco probable que cuentes con los recursos o la ca-

pacidad para digitalizar todas las piezas que conform-an tu colección. Lo más probable es que tengas que contentarte con digitalizar algunas obras. Deberás, en ese caso, definir criterios que te permitan decidir, sobre bases técnicas, qué obras deben ser incluidas en una primera etapa. Deberás, junto con eso, formular un pro-grama de digitalización a mediano y largo plazo, que te permita ir agregando nuevas obras a tu Colección Digital (CD), en los años sucesivos. Para poder establecer cri-terios y plantearte metas vas a necesitar contar con una política de selección.

La formulación de una política de selección es el seg-undo paso que debes dar para estructurar un Proyecto de Digitalización consistente. Esa política te permitirá contar con un conjunto de criterios de selección que te ayudarán fijar las prioridades de una manera racional, desde el punto de vista bibliotecológico y económico. Para que esa política sea efectiva, debe estar relacio-nada con los propósitos que persigue el proyecto, que fueron discutidos en la Primera Lección de este curso.

Pero la definición de tu política de selección puede abrirte, también, un valioso espacio de libertad.

Normalmente las colecciones originales están pobladas por una gama muy amplia y diversa de obras y objetos. Algunas de esas obras tienen valor patrimonial o son un aporte para la línea editorial de tu colección o tu unidad. Pero junto con estas obras significativas, seguramente habrá numerosas otras que están ahí por azar, que no tienen mucho valor propio, que atraen un público que no te interesa tener o que no son solicitadas nunca por nadie. ¿Por qué tendrías que gastar recursos en digi-talizarlas?

Es importante que consideres que los Proyectos de Digi-talización (PD) no sirven para duplicar las colecciones originales sino para crear una nueva colección, muy dis-tinta de aquella.

Tú vas a ser el artífice de esa nueva colección. Para que tu CD sea de calidad, debes aplicar una buena política de selección. Para poder hacerlo, es fundamental tener un buen conocimiento de la colección original.


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Los PD te brindan una oportunidad única: si logras aplicar una política de selección consistente, que sirva a propósitos claros, vas a poder dar forma a tu “colección soñada”, distinta a la original, que sea in- t e r n a m e n t e coherente, que cuente con buenos catálogos y que sea i n t e r e -sante para el público que te interesa atender.

2. Caracterización de la colección original

Antes de seleccionar las obras o materiales que van a ser digitalizados es fundamental que exam-ines la colección original. Este trabajo de revisión debe ser lo más sistemático y completo posible. Te permitirá saber con qué cuentas, realmente. Ese conocimiento será vital para que luego pu-edas definir criterios de selección que sean perti-nentes y significativos.

Hay distintos parámetros que te permiten carac-terizar una colección. Entre ellos, se cuentan los siguientes:• Tamaño de la colección: ¿cuántas obras la

componen?• Principales tipos de objetos o piezas que

la componen: ¿predominan los libros? ¿pre-dominan las fotografías?, etc.

• Tipos de contenidos de las obras: ¿qué temáticas son las más recurrentes en mi colección?

• Periodos históricos: ¿se concentran las obras de mi colección en algún periodo histórico? ¿hay un volumen importante de tí-tulos que hayan sido publicados en determi-nado siglo?

• Áreas geográficas cubiertas por las obras: ¿qué zona geográfica es la más cubierta por

las obras de mi colección? ¿Chile? ¿Latinoamé-rica?, etc.

• Valor patrimonial de las piezas: ¿cuenta mi colección con obras u objetos que sean espe-cialmente valiosos?

• Existencia de piezas únicas: ¿hay en mi colección libros, mapas o cualquier tipo de ob-jeto que no exista en ninguna otra biblioteca o archivo?

• Tipo de obras o contenidos más demanda-das por los usuarios: ¿qué obras de mi colec-ción son las más solicitadas por los usuarios actuales?

• Estado de conservación: ¿hay obras que se encuentren en mal estado, que deban ser res-tauradas antes de ser digitalizadas?

• Estatuto legal de las piezas: ¿cuento con de derechos para publicación en Internet para las obras que integran en mi colección? ¿hay obras que no puedan ser digitalizadas, sin pasar por encima de un derecho de propiedad intelectu-al?.

• Existencia de soportes intermedios: ¿hay obras de mi colección que ya estén microfilma-das?.

• Tamaño de las piezas.• Soportes predominantes.• Características cromáticas y texturas.• Existencia de fichas de catalogación, instru-

mentos de descripción o metadatos: ¿hay obras de mi colección que no se encuentren catalog-adas?

Es importante que averigues si alguna otra uni-dad de tu organización o alguna otra institución tienen planeado digitalizar el material que po-sees. En ese caso, lo más conveniente es celebrar acuerdos de complementarización, que serán mutuamente beneficiosos.


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Luego de realizar un examen global de la colección estarás en condiciones de elaborar una tipología que te servirá para clasificar obras. Esta taxonomía te per-mitirá realizar un trabajo de inventario más fino: podrás identificar las obras más valiosas que integran tu colección, las que son más demandadas, conocerás el número de fotografías con que cuentas, los conteni-dos dominantes, las dimensiones físicas de las obras, la cantidad de obras que no pueden ser digitalizadas por presentar problemas con el copyright© o por en-contrarse en mal estado.

Esta tipología te permitirá elaborar un cuadro actual-izado, que incluirá todos los tipos de obras o piezas que son característicos de la colección. Este cuadro te permitirá tomar decisiones informadas, cuando ten-gas que definir las prioridades, a la hora de iniciar la digitalización, aplicando criterios de selección.

3. Criterios de selección

Lo normal, como se dijo más atrás, es que no puedas digitalizar todas las obras que integran tu colección original. La conversión es un proceso tan lento y costoso que siempre va a resultar nec-esario contemplar un proceso de selección.

Es importante que participen en este proceso los encargados de las unidades. Ellos conocen, como nadie, qué tipo de obras integran la colec-

ción, cuáles son las más valiosas o las más solici-tadas. Pero no basta contar con el apoyo de estos ‘expertos’ para garantizar la obtención de buenos resultados. El proceso de selección no puede ba-sarse en la intuición o en la experiencia. La selec-ción debe estar subordinada a definiciones estra-tégicas, reflejadas en un conjunto de criterios que sean claros, persistentes en el tiempo y que traduz-can una idea previa sobre los propósitos que per-sigue la unidad al crear la Colección Digital (CD). Lo importante es se logre, al aplicar esos criterios, conformar un conjunto que sea internamente con-sistente y que tenga una línea editorial clara.

Ten en cuenta que los procesos de digitalización no sólo nos brindan la posibilidad de dar más acceso a nuestro material, no sólo nos ayudan a evitar el deterioro de las piezas más delicadas. También nos ofrecen la posibilidad dar forma a algo completa-mente nuevo. Es posible, por ejemplo, crear una CD que incluya solamente las piezas que son más de-mandadas por el público habitual de la institución. Pero también es posible crear una colección que incluya una selección de libros o documentos muy poco demandados, pero que conforman un corpus bibliográfico suficiente para motivar el trabajo de tesistas o investigadores. Es decisión tuya, definir si vas a focalizar tu trabajo en el público masivo o en una elite de especialistas.

Una vez que se tiene claro lo general es posible definir qué elementos o características son los que les dan valor a los materiales seleccionados. Es decir, es posible fijar criterios específicos que sir-van para orientar los procesos de selección.

Hay distintos tipos de criterios, que puedes tomar en cuenta. Te ofrecemos un listado amplio de el-los, para que veas cuales aplican en el caso de tu unidad:

Utilizar los criterios ya existentes en la institución

Todas las unidades o programas disponen de crite-rios y procedimientos que les permiten evaluar y se-leccionar los objetos que deben ser integrados a sus colecciones tradicionales. Lo ideal es que apliques


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esos mismos criterios, que generalmente reflejan la misión o los objetivos de la unidad, al momento de seleccionar las obras que se incorporarán a tu CD. La decisión de basar la política de selección de obras en la política general de selección de la organización es el camino más recomendable si la colección original se encuentra bien consti-tuida. Pero si quieres aprovechar la oportunidad que te ofrece la digitalización para reorganizar tu colección o crear, a partir de ella, algo distinto, vas a tener que tomar en cuenta otros criterios.

Derechos de autor

Las bibliotecas y archivos de orientación patrimo-nial conservan muchos títulos antiguos, que son de dominio público y que pueden ser digitaliza-dos sin problemas. Pero también tienen muchos títulos que se encuentran protegidos por el dere-cho de autor. Es recomendable, por lo mismo, que inicies el proceso de selección tomando en cuenta el marco legal existente, fijado por la ley 17.336 de propiedad intelectual, de 2 de octubre de 1970 y sus modificaciones posteriores. Esta ley establece que las obras se encuentra prote-gidas hasta 50 años después de la muerte de su autor. En noviembre de 2003 se modificó la ley, ampliando el plazo a 70 años. En el video que acompaña esta sección te explicamos con más detalle los alcances de esa modificación. Tienes que considerar que la gestión de dere-chos de propiedad intelectual es una de las ac-tividades más demandantes en los Proyectos de Digitalización, tanto en tiempo como en recursos. Tendrás que:

• Documentar la situación legal de cadauno de los objetos que conforman la colección y definir, a partir de ahí, políticas de acceso, uso y reproducción. • Informaralosusuariosdelascondicionesde uso de la colección, de sus limitaciones y de las responsabilidades asociadas. Si no cuentas con la capacidad humana o finan-ciera hacer una buena gestión de derechos de propiedad intelectual, es conveniente que prior-ices obras de dominio público.

Contenido

La forma más sencilla de seleccionar obras u ob-jetos es por el tema. ¿Qué tipos de contenidos son los que dominan en tu colección? ¿predominan las obras de un determinado periodo histórico, ámbito geográfico o de una determinada temática? ¿hay algún tipo de contenidos que sea más valiosos o interesante para el público normal del servicio?. Una buena guía para la evaluación de los conteni-dos que dominan en una colección la aportan los descriptores, palabras claves o encabezamientos de materia disponibles en la ficha catalográfica. Si haces buenos cruces, quizás descubras que den-tro de tu colección original hay subconjuntos que son atractivos o que tienen gran valor propio. Si se-leccionas esas obras puedes crear una CD muy co-hesionada y rica. Es importante, en todo caso, que te asegures de contar con una masa crítica inicial suficientemente interesante para que esta colec-ción monográfica se sustente a sí misma.

Valor

Las colecciones son más valiosas tomadas como conjunto, que por sus obras individuales. Pero pu-ede que tu unidad cuente con un número relati-


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vamente importante de obras de gran valor in-trínseco. En ese caso, puede convenir conformar una CD con un sello más patrimonial. Hay distin-tos tipos de factores son determinantes para con-ceder valor a las piezas: su antigüedad y estado de conservación, el tipo de soporte y materiales, su importancia para la comprensión de alguna temática, la existencia o inexistencia de copias en otras bibliotecas, etc.

Demanda

Los usuarios de las bibliotecas o los archivos suelen demandar más algunas obras o docu-mentos que otras. Si tu intención es impulsar un PD para mejorar la accesibilidad, atendiendo cada vez mejor a tu público estándar, el camino más seguro es poner en la parte de la lista este tipo de obras. Luego puedes incorporar, pau-latinamente, las obras menos solicitadas por el público. Si aprovechas bien las posibilidades que te permiten los medios digitales, implementando estrategias de marketing social, difundir estasobras menos conocidas, entre tu público habit-ual. E incluso podrás incorporar nuevos tipos de públicos para tu CD.

Potencial colaborativo

Una parte de las obras que piensas digitalizar re-sultar complementaria con el material disponible en otra unidad, que esté desarrollando un PD. En esos casos, puede convenir celebrar acuerdos de complementación. Al sumar los aportes que re-alizan ambas colecciones, se puede conformar masa crítica más amplia, que puede ser mucho más valiosa para el público. Eso sucede, por ejem-plo, cuando dos instituciones están interesadas en digitalizar una misma revista o periódico.

Catalogación insuficiente

Algunas de las obras existentes en los fondos originales no poseen descripciones bibliográfi-cas. Si las piezas no están bien catalogadas, vas a tener dos opciones: asignar a esas obras un lugar bajo en la lista de prioridades para la digi-

talización o incorporar a tu proyecto una fase muy activa de catalogación. Es importante que consid-eres que la catalogación y la descripción de los da-tos es un trabajo que exige mucha dedicación y profesionalismo. Si lo incorporas, como parte de tu PD, vas a tener que incluir una partida importante en tu presupuesto total.

Características físicas de los objetos

Algunos tipos de piezas te van a plantear proble-mas especiales. Tienes que evaluar, por lo mismo, si te conviene seleccionarlas. Los obstáculos más evidentes se plantean con relación al tamaño y al estado de conservación. Para digitalizar obras de gran tamaño, como los mapas o los libros antiguos, no sirven los escáner y máquinas convencionales. Esto es un problema, porque todo se encarece: se necesitan tecnologías y equipos más sofisticadas, además de mayor disponibilidad en los servidores, debido al peso de las imágenes. Algo similar sucede con los documentos o libros que se encuentran en mal estado de conservación. En esos casos, antes de proceder a la digitalización, es esencial que se


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contemple recursos para la restauración de ese material.

Tipo de materiales

Una de las formas más sencillas de resolver el tema de la selección es tomando en cuenta de qué están hechos los objetos. Hay un espectro amplio de materiales, de medios o de soportes: dibujos, mapas, fotografías, manuscritos, regis-tros de audio, partituras, objetos tridimension-ales, etc. Puedes, por ejemplo, crear una CD dedicada exclusivamente a tus fotografías o reg-istros de audios. Esa definición por tipo de mate-rial o soporte te va a permitir lograr un resultado visualmente y lógicamente muy claro. Será más fácil, para ti, catalogar la información y organizar-la. Pero el precio de la especialización es siem-pre la renuncia a la cobertura. Tienes que pensar qué es lo que resulta más conveniente para tu institución.

Preservación digital

Los Proyectos de Digitalización pueden ser de gran utilidad para evitar el deterioro de piezas que son muy solicitadas, especialmente aquellas que han sido elaboradas con materiales frágiles. Si digitalizas esos documentos u obras podrás evitar el desgaste inevitable por uso, sin perjudi-car al público.

Factibilidad técnica

Debes considerar si es posible digitalizar algu-nos objetos con el equipamiento y software que tienes en tu unidad o que existe en el mercado. Tienes que preguntarte hasta qué punto la co-pia digital que se podrá visualizar en la pantalla de un computador puede ser un buen reflejo de algunos tipos de objetos. P. ej., mapas muy detal-lados o imágenes muy grandes.

Capacidad institucional y financiera

Tienes que establecer si cuentas con la infraes-tructura técnica para almacenar y para ofrecer al

público todas las obras que te interesa digitalizar. Tienes que preguntarte, a su vez, si los usuarios a los cuales están destinados estos recursos –tu público ideal– cuentan con los equipos o el ancho de banda para manipular el tipo de objetos que quieres ofrecerles.

Lo mismo cabe decir, en el ámbito financiero. Uno puede querer digitalizar muchísimas obras, pero hay que saber si se tiene la capacidad para cubrir los costos totales asociados a la digitalización las imágenes, que comprenden: selección, prepar-ación, indexación y control de calidad. Antes de hacer nada debes asegurarte de que el esfuerzo que vas a realizar vale la pena y debes asegurarte de que vas a poder contar con un res-paldo institucional firme. La regla sagrada, en el caso de los PD, es fijarse metas, en el corto plazo, tomando en cuenta nues-tra capacidad de respuesta en el largo plazo


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LECCIÓN 3: ESTÁNDARES E INFRAESTRUCTURA TÉCNICA

Descripción

Contenidos unidad

1. Modelos de datos.2. El personal.3. La cadena de digitalización.4. Componentes de la cadena de digitalización.5. Estándares: formatos de conversión.6. Estándares: metadatos.

Aprendizajes esperados: luego de completar la tercera unidad lograrás:

1. Adoptar las decisiones críticas en relación a los distintos ámbitos técnicos involucrados en la ejecución de su proyecto.2. Definir estándares y requerimientos que garanticen el cumplimiento tanto de metas de accesi bilidad como de preservación digital.

En las dos lecciones anteriores aprendiste lo importante que es iniciar un Proyecto de Digi-talización definiendo tus metas y una política de selección. Has logrado definir, en forma precisa, el qué de tu proyecto. Falta que des el paso si-guiente, y definas el cómo: el modelo de gestión de datos, el equipo de profesionales que vas a necesitar, los estándares de conversión, alma-cenamiento y preservación, junto con los requer-imientos de software y hardware.

Luego de que hayas adoptado estas definiciones técnicas en todas las áreas críticas podrás dimen-sionar todos los costos involucrados en la ejecución del proyecto y podrás programar el flujo de trabajo (Workflow)necesarioparaponerafuncionarlaca-dena de digitalización.


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1. Modelos de gestión de datos

Los modelos de gestión de datos deben tomar en cuenta cuando menos cuatro componentes:

• Los contenidos digitalizados.• El sistema de almacenamiento de esos

datos (servidor o hosting), incluyendo políti-cas de preservación digital.

• El software y el hardware que es necesario para gestionar esa información.

• La interfaz que permite al usuario buscar la información y manipular los datos.

Lo fundamental es implementar un modelo de gestión de información que permita que los con-tenidos sean independientes, en el mayor grado posible, respecto de los equipos y el software.

Recuerda que vivimos en un tiempo en que las

tecnologías están cambiando a cada instante: los equipos y los programas que hoy te sirven para al-macenar o desplegar la información mañana van a quedar obsoletos.

Para evitar que los cambios tecnológicos afecten tu patrimonio digital es fundamental seguir algunas premisas:

• Calidad: Las imágenes deben ser digitalizadas, siempre, a la mayor resolución posible. Si generas master de buena calidad contarás con originales que servirán para cumplir con el objetivo de la preservación digital. Podrás generar, a partir de ellos, distintos tipos de imágenes, para distintos propósitos. Por ejemplo, imágenes livianas para subir como complemento visual de una página Web, miniaturas que te sirvan como íconos para activar links, copias depublicaciónquepuedanser descargadas por el público, etc. Eso no es posible cuando tus originales tienen poca repro-ducción.

• Universalidad: Debe optarse, como norma general, por formatos de conversión y por tec-nologías que sean de uso lo más universal posible, con preferencia a los formatos y tecnologías de uso limitado. Si utilizas formatos de digitalización que sean de uso universal, como sucede con los formatos PDF, MP3, TIFF o JPG, te resultará más fácil manipular o modificar la información, al igual que migrarla a nuevas plataformas, sin sufrir pér-didas. Te evitarás, también, el problema de la ob-solescencia técnica.

• Formatos internacionales y de uso libre: Puede convenir que optes por formatos y tecnologías de uso libro. Estas tecnologías están a disposición de cualquiera, sin que sea necesario pagar licencias, a diferencia de lo que pasa con las tecnologías propietarias (más información en http://www.openformats.org/), que han sido desarrolladas por una empresa particular. El problema de los costos no es el más importante. Cuando optas por un for-mato o una tecnología propietaria quedas en una situación de vulnerabilidad frente a las decisiones que puede tomar una empresa, por razones com-erciales.


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• No una decisión sencilla decidir cuál es la mejor opción.

• El formato más utilizado en el mundo para la generación de archivos master, en este momento, es el formato TIFF. Se trata de un formato propietario, que pertenece a la em-presa Adobe, que puede utilizado en distin-tos visualizadores. Su competencia directa es el formato JPG 2000. Al igual que el formato TIFF, se trata de un formato propietario, cuyos desarrolladores han adquirido el compromiso de entregar licencias gratuitas. ¿Qué opción conviene tomar? ¿Qué pasaría en el caso de que ambas empresas decidieran cobrar a los usuarios por la utilización de estos formatos? ¿Existe en el mercado un formato equivalente, de igual calidad, que no sea propiedad de una empresa en particular?

• Flexibilidad: La información debe ser guar-dada de manera tal que pueda ser usada para el mayor número de propósitos. Conviene siempre optar por protocolos de intercambio neutros. Lo fundamental es que los formatos puedan ser soportados por el mayor número posible de aplicaciones y sistemas operativos.

• Claridad de propósitos: Debes tener muy claro qué uso es el que quieres dar a la in-formación. Esa definición va a determinar el modo de organizar la información o modelo de datos. Piensa en los usos que podría darse a un cuadro con estadísticas. Esa información podría ser empleada como un complemento visual de una página de contenidos cualqui-era. Pero también podría ser incluida en la base de datos de un sitio que gestiona infor-mación estadística o incluso podría ser incor-porada en un SIG (un Sistema de Información Geográfica, que proyecta esos datos en com-plejas cartas territoriales). En el primer caso, la información debería ser grabada como una simple tabla de HTML; en el segundo y el ter-cer caso, la información debería ser ingresada a una base de datos relacional, que permita hacer cruces o elaborar complejos cálculos.

Los modelos de gestión datos que se basan en formatos y tecnologías universales y no propietari-as ayudan evitar la obsolescencia tecnológica y aseguran el ac-ceso a largo plazo a la in-formación.

2. El personal

Para desarrollar un Proyecto de Digitalización, que involucra la ejecución de tareas de gran comple-jidad, es necesario conformar un plantel de pro-fesionales y especialistas con demostradas com-petencias técnicas. Este plantel profesional debe comprometer el trabajo de especialistas que cumplan las siguientes funciones:

• Jefatura: El equipo debe ser encabezado por una jefatura singular. No conviene distribuir las decisiones en varias cabezas (comités), cu-ando hay que coordinar equipos de trabajos tan distintos entre si, conformados por especialistas tan diversos. Esta jefatura debe tener un cono-


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cimiento claro de los objetivos que persigue el proyecto, debe estar compenetrada de todos los procesos que hay que desarrollar, debe tomar las decisiones técnicas cruciales y debe supervisar las tareas que ejecutan los profe-sionales y técnicos, garantizando el cumplim-iento de las tareas fijadas y de las metas de producción.

• Contenidos: El equipo profesional debe contar con especialistas que sean capaces de hacer el catastro inicial de la colección original, de seleccionar las obras que serán digitalizadas y de completar las fichas con in-formación descriptiva de las imágenes (meta-datos).

• Restauración: Antes de la digitalización, algunas obras van a necesitar pasar por las manos de un restaurador, que desarrolle labores de restauración conservativa o inter-venciones mayores. Si el equipo no cuenta con especialistas en restauración, no va a ser posible digitalizar esas obras.

• Captura de imágenes: El equipo necesita contar con un fotógrafo o un especialista en el trabajo con imágenes, que sepa cómo realizar capturas fieles de los originales. Este especial-ista debe saber cómo manejar el tema de la luz, debe tener un conocimiento amplio en el uso de distintos equipos, y debe tener experi-encia en el trabajo con material delicado, con valor patrimonial.

• Edición de imágenes: Luego de realizadas las capturas, las imágenes deben ser traba-jadas por un especialista que sepa utilizar programas profesionales de edición, como el Photoshop o el Corel PhotoPaint, que per-miten recortar las imágenes, corregir las im-perfecciones y generar las copias de publi-cación.

• Gestión de la colección: La unidad debe contar con el apoyo de un especialista que sepa cómo utilizar el software de gestión de la

colección y que sepa cómo subir información al sitio (por ejemplo, las miniaturas, desde las cuales se accede a las copias de publicación).

• Soporte técnico: Para montar un Proyecto de Digitalización es necesario crear una red tecnológica, que conecte distintos equipos y procesos, a través de hardware y software. El ‘team’ profesional debe contar con el apoyo de ingenieros que mantengan en funcionamiento este sistema, que se encarguen de realizar los respaldos del material digitalizado, de verificar el correcto funcionamiento de los servidores, y que sean capaces de arreglar los problemas que se producen en forma cotidiana debido al ataquedehackers,entreotros.

Sólo los proyectos de envergadura pueden contar con especialistas en cada una de estas áreas. Lo normal, en el caso de los proyectos medianos o pequeños, es que un número mucho más redu-cido de profesionales tenga que cumplir varias funciones a la vez. Junto con ello, es normal que estos planteles polifuncionales tengan que solicitar la ayuda externa, ya de empresas proveedoras de servicios o de voluntarios.

Hay casos exitosos en el empleo de soluciones muy imaginativas, con pocos recursos, dentro de la DIBAM. El Archivo de Música de la Biblioteca Nacional inició un gran proyecto de digitalización de sus casetes y cintas Reel contratando servicios externos. La consultora a cargo de proveer el servi-cio implementó la cadena de digitalización, realizó las capturas, desarrolló las aplicaciones y capacitó al personal interno. Una vez concluida esta etapa inicial la unidad siguió profundizando el trabajo, usando los mismos equipos, con el apoyo de estu-diantes en práctica.

El Archivo de Literatura Oral y Tradiciones Popu-lares (ALOTP) ha desarrollado una interesante labor de digitalización, tanto de audios como de videos, contando con pocos medios tecnológicos, gracias a la contribución de una pequeña red de voluntarios, que son conducidos por la jefatura de la unidad.


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3. La cadena de digitalización

Los Proyectos de Digitalización se sustentan en una infraestructura técnica básica, cuyos com-ponentes principales son los equipos (hardware), los programas (software) y las redes, que per-miten conectar todos estos dispositivos.

Estos componentes centrales conforman lo que se llama habitualmente “cadena de digitalización”.

La elección de los equipos (hardware) y de los programas (software) es una de las más difíciles de adoptar para los bibliotecarios o archiveros, debido a los fundamentos esencialmente técnic-os de estas definiciones, al escenario cambiante que enfrentan las tecnologías, que se actualizan día a día, y a la gama amplia de recursos, equi-pos y licencias que es posible seleccionar.

Una cadena normal de digitalización exige con-tar, como mínimo, con los siguientes recursos:

• Una estación de trabajo, con capacidad para recibir y procesar las imágenes captura-das por el escáner o la cámara digital.

• Un escáner o una cámara digital que ten-gan la capacidad para generar copias de alta resolución (archivos maestros).

• Software para la edición de imágenes.

• Un servidor para almacenar los archivos fuente (archivos maestros) o, en su defecto, un grabador de DVD.

• Una red que permita establecer una conexión entre todos estos dispositivos.

• Equipos que permitan la visualización o consulta del material digitalizado por parte del usuario final.

Es importante tomar en cuenta algunas recomen-daciones, antes de hacer cualquier inversión.

Todas las decisiones relacionadas con la infrae-structura técnica del proyecto deben ser cuida-dosamente planificadas, porque hay muchas al-ternativas para cada componente de la cadena y, fundamentalmente, debido a que las tecnologías de digitalización están cambiando constantemente.

Como norma general, conviene comprar equipos y programas que sean compatibles con las tec-nologías con que ya cuenta la unidad. Pero este sólo parámetro no es suficiente. Es recomendable, también, tener a la vista los propósitos que se ha planteado el proyecto mismo, al igual que el tipo de material que se piensa digitalizar.


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Un proyecto que se ha fijado la meta de digi-talizar una colección de mapas y cartas, como los que están disponibles en la Sección Mapoteca de la Biblioteca Nacional, va a necesitar equipos y programas muy distintos a un proyecto cuyo propósito es formar una colección más pequeña, de folletería política (p. ej). En el primer caso, va a ser necesario invertir varios miles de dólares en cámaras digitales de muchos megapixeles, o en un escáner de alta calidad o fotogramétrico; se van a requerir equipos con capacidad para procesar imágenes muy pesadas, provistos de monitores de muchas pulgadas; se va necesitar también un software especializado en el manejo de imágenes, incluyendo, quizás, la opción de georeferenciación; se va a necesitar servidores dedicados de gran capacidad. Para un proyecto de digitalización de imágenes de un tamaño más reducido, puede bastar con los mismos equipos y programas con que cuenta la unidad.

Hay que formularse algunas preguntas que son claves esenciales:

• ¿Contamos con el personal adecuando para llevar adelante el proyecto que nos he-mos propuesto?.

• ¿Contamos con las tecnologías necesarias para soportar ese proyecto? En caso negativo, ¿tenemos acceso a los recursos necesarios para adquirir esas tecnologías?

Para responder esas interrogantes, es necesario tener muy claro de qué estamos hablando: qué equipos y programas deben ser parte de nues-tra cadena de digitalización; cómo los vamos a conectar entre sí, para conformar una red de tra-bajo integrada y consistente.


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4. Componentes de la cadena de digitalización

Creación de Imágenes

EscáneresProcesamientode Imágenes

Seleccione un item paraver su descripción

Gestión de Archivos :

Base de datosde imágenesde almecenamiento

Entrega de Imágenes

RedesMonitoresImpresoras

Los equipos y programas mínimos con los cuales debe contar cualquier unidad que emprenda un Proyecto de Digitalización son los siguientes:

Computadores(hardware)

Todos los proyectos de digitalización necesitan contar con un computador de escri-torio o portátil que sea utilizado como estación de trabajo (o varios computadores, conectados a través de una red). Este equipo tiene que tener una buena memoria RAM (1 o 2 gigas), un disco duro con bastante capacidad, para almacenar archivos maestros que son muy pesados, un procesador rápido, equivalente a un Pentium Core 2 Duo, idealmente un monitor de 17 pulgadas, además de drivers para grabar DVD. En el caso de proyectos de digitalización de audios es necesario contar con tarjetas de sonido, que generalmente no vienen incorporados a los PC, que sean compatibles con el software de grabación-edición con que se cuenta.Hoy en día no se necesita hacer grandes inversiones para contar con buenas es-taciones de trabajo. Los computadores que están disponibles en la mayoría de las oficinas cumplen con las especificaciones mínimas que plantea un proyecto de digi-talización de una envergadura pequeña o mediana, como es el caso con casi todos los proyectos patrimoniales (para digitalizar grandes archivos administrativos, como el Registro del Comercio o los de Notarías se necesita equipos de otra envergadura, además de robots, para mecanizar las labores).


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Las imágenes pueden ser obtenidas utilizando dos medios: escáner o cámara digital (ver más abajo). La elección del dispositivo debe estar basada en los materiales que se van a digitalizar. Si se trata de un documento patrimonial delicado, es necesario emplear cámaras digitales. Si se trata de periódicos, conviene utilizar un escáner de mesa de tamaño adecuado, que sea capaz de registrar bien los detalles.Los escáneres más utilizados son los planos o de mesa. Son equipos relativamente baratos, con los que cuentan todas las unidades, que pueden ser suficientes para cumplir con los mínimos de un Proyecto de Digitalización: una cama plana que cubra un área de digitalización que no sea inferior a 21,6 cm x 29,7 cm y que tenga una resolución óptima de escaneado que no sea inferior a los 600 dpi. Además de estos escáneres, existe los con alimentador de hojas y los de tambor. Los escáneres con alimentador de hojas generan copias con mucha rapidez. Sin embargo, no son recomendables para proyectos patrimoniales, debido a que necesitan ser alimen-tados por hojas sueltas, a que producen mayor deterioro sobre el material, además de malas copias. Los escáneres de tambor permiten generar copias de excelente resolución, pero son muy costosos. El mercado ofrece hoy en día muchísimas opciones. Como norma es recomendable optar por máquinas de marcas conocidas.

Escáner

Las cámaras digitales se han vuelto una alternativa altamente competitiva hoy en día. A diferencia de los escáner, una cámara digital permite generar las copias o capturas más rápido, sin friccionar tanto los originales, permite digitalizar objetos más grandes o con volumen (p. ej., trajes o piezas de un museo). Como el material no es fricciona-do por la máquina, se puede capturar en forma segura documentos frágiles (aunque el uso de focos de iluminación puede afectar algunas piezas). La principal limitación de estos equipos es su costo: se necesita contar con cámaras profesionales de por lo menos 10 megapixeles, con buenos lentes, luces especiales y otros equipos. Debido al alto uso que se da a estos equipos, hay que disponer de recursos para cambiar piezas cada cierto tiempo.

Cámara Digital

Los escáneres y las cámaras digitales generalmente traen incluido un software para edición de imágenes. Desgraciadamente estas aplicaciones tienen muchas limita-ciones. Es necesario, por lo mismo, incluir en tu “cadena de producción” un software profesional. En el mercado hay muchas opciones. Algunos proyectos han optado, por sufilosofía,porusaraplicacionesopensource,comoGimp,Paint.net,Inkscape,Pho-toplus, Xara Xtreme (o Seashore para Mac). Lo normal, sin embargo, es la utilización del software pagado que se ha transformado en la aplicación estándar en todo el mundo: Photoshop (cuya única competencia real es la aplicación Corel PhotoPaint, también pagada).En el caso de los proyectos de digitalización de audios es necesario contar con soft-ware especializados de edición como Cubase o Sound Forge.

Software para edición de las imágenes

No basta contar con software para editar los objetos digitales, internamente. Muchas veces las instituciones deben instalar equipos para que el público pueda consultar el material. En ese caso, es necesario contar con programas que permitan hacer consultas.Para la mayoría de los proyectos de digitalización basta con programas de despliegue de información muy sencillos o con plugins que pueden descargarse desde la red.En el caso de proyectos más especializados (p. ejemplo, los de cartas o mapas), es-tos programas pueden ser sumamente sofisticados, además de costosos. Lo mismo sucede cuando una institución importante decide incorporar con un Administrador de Colecciones Digitales, para contar con una herramienta centralizada que le per-mite gestionar y ofrecer a sus usuarios sus distintas colecciones digitales, como ha sido el caso de la Biblioteca Nacional de Chile, con el programa DigiTool.

Software para visibilización y consulta del material


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Luego de hacer las capturas debes generar un archivo maestro, en formato TIFF. Estos archivos no tienen compresión. Eso permite que contengan toda la información capturada, sin pérdidas. A partir de estos archivos se generan las copias de publi-cación y las miniaturas (PDF y JPG, respectivamente). Los archivos maestros son sumamente pesados. Para guardarlos y respaldarlos vas a necesitar contar con un soporte distinto al que te ofrece el disco duro de tu estación de trabajo. La forma más económica de almacenar las imágenes es utilizando los drivers (o controladores de dispositivos) con que cuenta el equipo para grabar CD-R o DVD-R, que debes etiquetar cuidadosamente para identificar su contenido. Esta tecnología puede ser muy útil para proyectos pequeños, pero presenta dos inconvenientes. Los CD y los DVD tienen una vida útil de 5 años. Luego de ese tiempo, vas a tener que recopiarlos todos. Además de eso, es difícil acceder a la información. Cada vez que necesites un archivo maestro vas a tener que buscar en una pila de discos. Hoy en día contamos con otras dos soluciones: los discos duros externos y los servi-dores.Los discos duros externos tienen gran capacidad y se han transformado en artículos bastante baratos. En un disco de un TERA, que puedes respaldar en una unidad equivalente, puedes almacenar muchísima información. Si tu proyecto es pequeño, puede bastar con esta solución. Si es tu opción, te recomendamos que estés alerta frente a un problema: los discos duros externos son idénticos a los discos duros de los computadores; están expuestos, por ello, a las mismas amenazas que éstos (vi-rus, fallas mecánicas provocadas por golpes eléctricos, etc.).Los discos duros externos no son ofrecen una solución de largo plazo, por las razones indicadas. La mejor alternativa, para garantizar la continuidad de un proyecto, son los servidores.Esta alternativa más segura y más eficiente. Los servidores te permiten que puedas hacer un manejo centralizado de la información, que puedas recuperar las imágenes cuándo quieras, que puedas guardar un solo fichero para los metadatos, que puedas migrar la información con más facilidad, que puedas generar copias de seguridad en cintas, en forma periódica y de una manera sencilla. Es importante considerar que no basta contar con un muy buen servidor para guardar la información. Tan importante como eso es tener un sistema periódico de respaldo en cintas. Los proyectos de digitalización deben contemplar siempre políticas de preservación digital que garanticen la integridad de los objetos digitales en el tiempo.

Soporte para almacena-miento de las imágenes

Las redes son el componente menos visible de la cadena de digitalización, pero es uno de los más relevantes. Gracias a ellas es posible conectar los distintos equipos e integrarlos entre sí, en una sola cadena de trabajo. Las redes permiten transportar los archivos que han sido convertidos al servidor, actualizar los ficheros de metadatos, realizar las búsquedas, poner la información y los documentos digitales a disposición de los usuarios finales, gestionar la colección misma. Las redes suelen tener los siguientes componentes: un hardware de redes, que co-ordina todos lo procesos, administrado por los informáticos de la organización, en un lugar seguro y poco accesible; un sistema de cableado, oculto en las paredes o bajo tierra; puntos de red, que sirven para conectar cada equipo; tarjetas de red, integra-das dentro de los equipos. Hay, además de las redes que funcionan con cableado, redes inalámbricas. Son más sencillas de implementar, pero son mucho más inesta-bles.Las redes deben ser rápidas y fiables. No hay nada que pueda entorpecer más el desarrollo de un proyecto que una red de poca capacidad o que funciona mal. So-bretodo en el caso de colecciones digitales que son sometidas a demandas muy altas, como es el caso del proyecto Memoria Chilena o del Portal Dibam, que reciben miles de visitas a diario, y que contienen mucha información y recursos.El tema de las redes es vital, pero normalmente es poco lo que puedes hacer en relación a él, debido a que estas materias suelen ser manejados centralizadamente, en instancias y niveles a los que no tienen acceso los jefes de proyectos de digitali-zación.

Redes


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Antes de emprender un Proyecto de Digitalización ambicioso, es fundamental que conozcas las limi-taciones que te plantea la infraestructura técnica con que cuenta la in- stitución. Si no hay equipos apropiados o si la red es más lenta o más pequeña de lo necesario, tu proyecto no va a ser viable.

5. Formatos de conversión

Los proyectos patrimoniales de digitalización gen-eran, en forma habitual, cuatro tipos de archivos de imagen:

• Archivos maestros: copias de alta resolu-ción, que son utilizada para fines de preser-vación y para generar copias de resolución más baja. Cómo estos archivos son guardados sin comprimir y sin alterar la información (no se quitan las manchas, ni ningún elemento de la pieza original, no se modifica los ruidos que acompañan a los registro de audio originales), tienen gran tamaño. Estos archivos no son ac-cesibles al público. Se mantienen bien seguros en servidores.

• Copias de publicación: Son archivos más li-vianos debido a que han sido comprimidos para que puedan ser visualizados o descargados con rapidez por los usuarios en bases de datos o en páginas Web. Debes saber que las compresión es muy buena para ganar en accesibilidad, pero tiene un precio: al comprimir los archivos siem-pre hay una pérdida de información.

• Archivos thumbnail (miniaturas): Versión en miniatura de una de mayor tamaño, que se uti-liza en las bases de datos o en las páginas Web. Haciendo clic sobre ellas se despliegan las im-ágenes de tamaño normal.

• Documentos complejos: Archivos que con-

tienen varias páginas, combinando textos con imágenes, incluyendo opciones de navegación.

Todos estos tipos de archivos de imagen deben ser guardados en un formato. Lo mismo sucede con la información que se añade a los archivos, que de-scribe sus contenidos, sus propiedades estructurales y los antecedentes administrativos (metadatos).

La adopción de estándares de digitalización, de metadatos o almacenamiento reconocidos y de uso general es esencial para garantizar el éxito de un proyecto de digitalización. Esto se debe a que la definición de estándares determina la manera como la información puede ser buscada, ordenada y de-splegada. Si seleccionas estándares consolidados, bien documentados, funcionales con las metas del proyecto y compatibles con los recursos de hardware y software con que cuenta la institución (y los usu-arios), va a ser sencillo recuperar la información cu-ando la necesites, vas a poder migrar la información sin problemas, cuando enfrentes un escenario de cambio tecnológico y vas a poder el cumplimiento de la meta de la interoperabilidad, que es esencial dentro de organizaciones tan complejas como la Di-rección de Bibliotecas, Archivos y Museos.

No es nada de fácil tomar decisiones en este ámbito. Hoy en día no existe un consenso general acerca de qué formatos deben utilizarse en los proyectos patri-moniales. El principal problema que confrontamos es que el mercado de los formatos es muy competitivo y dinámico. Hoy en día existen muchos estándares y formatos que dan una dura lucha por imponerse. Cada uno de ellos tiene sus ventajas y desventajas.

¿Por qué opción conviene inclinarse? La Dibam ya ha tomado su decisión, fijando un conjunto de di-rectrices que las unidades deben ir adoptando, de manera progresiva. En el caso de otras instituciones culturales, muchas veces estas decisiones cruciales están en el aire.

¿Cómo fijar las directrices que son más convenientes para un proyecto?

Lo más recomendable es seleccionar los forma-tos que son utilizados de manera más habitual en proyectos de digitalización de tipo patrimonial:


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La opción más utilizada para la generación de master es el formato Tagged Image File (TIFF). Se trata de un formato propietario, de la empresa Adobe System, que se ha transformado en la alternativa más arraigada en las bibliotecas del mundo. Permite generar copias de alta calidad, sin pérdida; es posible crear ficheros de imagen de gran tamaño; se cuenta, además, con muy buena documentación. La competencia más fuerte para el formato TIFF es el formato JPG 2000. Se trata de una evolución del formato JPG, que permite generar copias comprimidas (de menor tamaño), pero con muy poca pérdida en la calidad. Este formato trabaja con multi-capas y multirresolución. Ofrece importantes ventajas y ya está siendo incorporado en muchos museos e instituciones patrimoniales: especialmente por aquellas que tienen muchas imágenes guardadas en formato JPG. En el caso de los archivos de audio, el formato de uso más general para generar archivos maestros es el formato Waveform Audio Format (WAV), desarrollado por Microsoft, que guarda archivos sin compresión y es compatible con diversos visuali-zadores. Como se trata de un formato propietario, algunas instituciones han buscado alternativas, en el mundo del open source, como la que ofrece el Broadcast Wave Format (BWF), que es una extensión del formato WAV (actualmente utilizado la Sec-ción de Música de la Biblioteca Nacional).

Archivos MaestrosMetadatos

El formato estándar para la generación de archivos de imagen livianos es el Joint Photographic Experts Group (JPG). Estos archivos comprimidos, que permiten re-ducir enormemente el peso de las imágenes, son los más difundidos en Internet hoy en día. Precisamente por ello son compatibles con todos los navegadores y virtual-mente todas las aplicaciones. En muchos casos se usa también el formato Portable Document Format (PDF), que también es utilizado para los archivos complejos, compuestos de varias páginas.La competencia más directa del formato JPG, es el Graphics Interchange Format (GIF) desarrollado por la empresa Compuserve y el Portable Network Graphics(PNG). Los archivos PNG fueron creados para sustituir al formato GIF (y para plant-earse como competencia del formato JPG). Pero su adopción ha sido muy lenta. Todavía no se han constituido en una verdadera alternativa. El equivalente a los archivos JPG, en el caso de los audios, son los archivos en for-mato MPEG-1 Audio Layer 3 (MP3). Al igual que los JPG, los archivos MP3 son los más usados en Internet.

Copias de Publicacióny Miniaturas

En el caso de los archivos complejos, que se componen de varias páginas, el formato estándar es el Portable Document Format (PDF), desarrollado por la empresa Adobe Systems. Los archivos PDF pueden contener muchas páginas, incluyendo imágenes de distintos tamaños y calidades, opciones de navegación y de búsqueda. Todas las bibliotecas del mundo se han inclinado por este formato, pese a que contamos hoy en día con una alternativa: el formato Déjà Vu (DjVu). Este formato se planteó como una alternativa frente a todo lo existente, porque permite trabajar con imágenes más grandes y complejas, permite generar imágenes maestras, al mismo tiempo que co-pias de publicación y permite crear archivos con múltiples páginas. El problema es que pese a sus evidentes ventajas, no ha logrado imponerse: este formato es utilizado por pocas instituciones y no viene incluido en los navegadores (para usarlo es nec-esario descargar plugins).

DocumentosComplejos

6. Estándares: metadatos

El Getty Research Institute define los metadatos como “Datos asociados ya sea con un sistema de in-formación o un objeto de información, con propósi-tos de descripción, administración, requerimientos legales, funcionalidad técnica, uso y preservación” (Comité de Metadatos de la Biblioteca Nacional de Chile: Manual para la creación de metadatos usan-do Dublin Core, 2006, p.4).

Los bibliotecarios y los profesionales que desem-

peñan labores en instituciones patrimoniales saben como funcionan los metadatos, porque están acos-tumbrados a catalogar publicaciones impresas, bajo la norma Machine Readable Cataloging Records (MARC 21). La novedad consiste en el desarrollo de un nuevo lenguaje de catalogación adaptado a la natu-raleza de los objetos digitales: el Dublin Core Metada-ta Initiative, que es un lenguaje mucho más sencillo, que incluye sólo quince campos, se ha transformado en el estándar para el caso de los metadatos descrip-tivos; también contamos con la opción del Preserva-tion Metadata Maintenance Activity (PREMIS), que


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ha logrado posesionarse tan bien como el Dublin Core, en el ámbito de la preservación digital; en el caso de los archivos, el equivalente a estos estándares es el Encoded Archival Description (EAD).

La gracia de estos metadatos es que se trata de etiquetas estandarizadas que son incorporadas dentro del objeto mismo, que son vitales para recuperar la información, para gestionarla, o para incrementarla, sin afectar la continuidad del proyecto.

Suelen clasificarse en tres categorías generales:

Metadatos Descriptivos Metadatos Estructurales Metadatos Administrativos

Aportan una descripción del objeto que permite realizar búsquedas, identificar el ob-jeto, conocer su ubicación, etc.

Proporcionan información sobre la estructura interna de los recursos, describen la relación que existe entre los distintos materiales, facilitan-do la navegación y present-ación de los mismos.

Aportan datos técnicos sobre la creación de los objetos, licencias e items de preser-vación

Los metadatos son el gran valor adicional con que cuentan los objetos digitales, comparadas con los archi-vos originales. Pueden completarse en distintos momentos del de desarrollo del proyecto. Algunos de ellos (los más técnicos) se generan automáticamente en el momento de la captura de las imágenes. Los demás deben ser creados en forma manual, en una fase de catalogación e indexación de las piezas.

Para desarrollar estas tareas es necesario contar con el concurso de un equipo de profesionales altamente calificados.

Es importante tomarse muy en serio el trabajo con los metadatos, que termina consumiendo la mayor parte de los recursos humanos y financieros con que cuentan los proyectos de digitalización.

Según cifras aportadas por la IFLA el 60% de los costos totales de un proyecto de digitalización corresponden a los gastos asociados a la indización y generación de metadatos (IFLA: Directrices para proyectos de digitalización de colecciones y fondos de dominio público, en particular para aquellos custodiados en bibliotecas y archivos, 2002, p.87).


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LECCIÓN 4: DIMENSIÓN ECONÓMICA DE LOS PROYECTOS DE DIGITALIZACIÓN

Descripción

Contenidos unidad

1. Pensarlo muy bien antes de embarcarse en un Proyecto de Digitalización2. El personal3. Instalaciones4. Fase preparatoria del proceso5. Conversión6. Metadatos7. Gestión

Aprendizajes esperados: luego de completar la cuarta unidad lograrás:

1. Elaborar un presupuesto detallado de los costes organizativos, operativos y de personal que garantice la viabilidad de corto y largo plazo del proyecto.

Los proyectos de digitalización implican la reali-zación de importantes esfuerzos financieros, tan-to en el corto como en el largo plazo. Es funda-mental, por lo mismo, pensar muy bien cómo se va a gastar el dinero y en qué. Los impulsores de cada proyecto deben sopesar los costos involu-crados en cada etapa del proceso, estableciendo si es posible justificarlos en base a los beneficios que obtendrán los usuarios reales de los servicios ofrecidos.


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1. Pensarlo muy bien antes de embar-carse en un Proyecto de Digitalización¿Cuánto me va costar dar vida a la Colección Digi-tal que tengo en mente? Esta es la primera pre-gunta que uno debe formularse cuándo está pen-sando iniciar un proyecto.

La respuesta a esta pregunta no es fácil de dar, por una razón fundamental.

Los gestores de Proyectos de Digitalización (PD) no suelen ser concientes de todas las etapas y procesos que es necesario desarrollar para llevar adelante un emprendimiento de esta naturaleza. Lo normal es que tomen en cuenta solamente los costos asociados a la conversión misma (digitali-zación).

Es importante que sepas que la conversión es sólo una pequeña parte del todo: los PD exigen la realización de gastos en instalaciones, infrae-structura, equipos, capacitación, generación de metadatos, hosting, licencias, desarrollo de políti-cas de preservación digital, etc.

Si no se considera todos estos costos, el presu-puesto inicial va ser sumamente inexacto.

¿Qué tan caros resultan estos emprendimientos? Lo suficiente para que las unidades se vean obli-gadas, muchas veces, a reorientar una proporción significativa de sus recursos para poder asegurar la sustentabilidad de un rubro nuevo en su par-rilla de servicios, lo que habitualmente conlleva el descuido de los rubros tradicionales, que son más propios de la misión institucional. Muchas unidades resienten este sacrificio muy pronto. No sólo porque estos proyectos se llevan una parte demasiado grande de recursos que son siempre escasos. Sino también, por el efecto de desalien-to que se produce cuando queda de manifiesto la falsedad de una idea errada que es muy común: la idea (ilusoria) de que la digitalización permite ahorrar costos.

Esta idea es inexacta.

La conversión, efectivamente, puede ser barata.

Si uno digitaliza, en forma manual, un folleto o un libro pequeño, usando el escáner y equipos dis-ponibles, no se va a tomar demasiado tiempo. Los costos de esa operación seguramente serán inferi-ores a los de sacar fotocopias.

¿Es así, realmente? La respuesta es NO. Los cos-tos de generación de no se obtienen tomando en cuenta exclusivamente los gastos directos del pro-ceso de conversión. Hay que considerar TODOS los gastos en que se incurre, en cada una de las eta-pas del proceso. Si no hacemos eso, corremos el riesgo de plantearnos objetivos más ambiciosos de lo que estamos en condiciones de absorber, bajo nuestra realidad presupuestaria.

Los beneficios que traen consigo los Proyec-tos de Digitalización no son económicos: estos proyectos permiten lograr mejoras en la ac-cesibilidad, y contribuyen a la preservación del material patrimonial, pero no generar ahorros de costos.

¿Hay formas de reducir los costos?

La mejor manera de mantener los costos controla-dos es haciendo una buena planificación y llevan-do un control firme sobre todos los procesos. Si uno contrata un servicio externo de digitalización,


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por ejemplo, y no fija parámetros de calidad cla-ros o no lleva un control adecuado de los resulta-dos, va a tener que incurrir en costos adicionales por concepto de revisión del total del material, va a tener que destinar tiempo y recursos a la redigitalización o edición de esas imágenes. Lo mismo va a pasar si no se adquiere tecnologías adecuadas o si se elige mal el esquema de meta-datos. Todas estas decisiones que se tomaron sin pensar pueden tener importantes repercusiones presupuestarias.

Hay otra manera de mantener bajo control los costos: el proyecto puede incluir un modelo de negocios, asociado a la venta de servicios.

El modelo de negocios más utilizado para recu-perar una parte de los gastos e inversiones re-alizadas funciona de una manera parecida a los servicios de fotocopias (que tomamos como ejemplo, recién).

El sistema funciona de la siguiente manera: se of-rece al público, en forma gratuita, copias de baja resolución del material, pero se cobra a quienes quieran tener acceso a los archivos-fuente, de alta resolución. Lo ideal es que este monto vaya variando según el uso al que se quiera dar a las imágenes (no es lo mismo utilizar una imagen en un proyecto cultural que un comercial pasado por la televisión).

¿Cómo fijar el precio de las imágenes? Debes definir, de alguna manera, el costo promedio de cada página o imagen digitalizada. Para hacerlo debes tomar en cuenta el costo por almacenami-ento en el servidor, las horas de trabajo que fuer-on necesarias para seleccionar el material, para digitalizarlo, para editarlo y para completar los metadatos.

Antes de definir estos parámetros es necesa-rio evaluar la situación jurídica que sirve como marco para la unidad. Muchas bibliotecas y mu-seos tienen sistemas de contabilidad centraliza-dos, que impiden percibir los ingresos generados

por servicios provistos a externos. Las ganancias, en esos casos, no pueden ser destinadas al finan-ciamiento del proyecto: el dinero va a parar a un fondo general, administrado por el estado o por al-guna institución centralizada.

2. El personal

Los Proyectos de Digitalización (PD) demandan una inversión en equipos, software e instalaciones que es significativa. Pero la fuente más importante de gastos de estos proyectos son los recursos hu-manos. Estos proyectos, efectivamente, son muy intensivos en trabajo, en cada una sus instancias: elaboración y conducción del proyecto; trabajo ad-ministrativo dentro de la organización, incluyendo, preparación de bases técnicas, realización de in-formes; relación con los externos, revisión de su trabajo; selección del material que va a ser digi-talizado, captura de imágenes, audios o videos; generación de metadatos; gestión de la colección, incluyendo respuestas a público, servicios de so-porte, etc.

Los costos en recursos humanos van a variar según cual sea la fórmula que escojas: puedes desarrol-lar el proyecto con el personal de la propia unidad, puedes incorporar a ella nuevos profesionales a jornada completa, para que se hagan cargo de las


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funciones, puedes sumar personal a contrata, durante la ejecución del proyecto o puedes externalizar el servicio.

Cada una de estas fórmulas tiene repercusiones presupuestarias importantes ¿Cuál de ellas es la que te conviene? Cada una tiene sus pros y sus contras. Examina bien cuál es la realidad de tu organización y cuáles son los alcances de tu proyecto. Luego de eso, usa la calculadora, para ver cuánto te va a cos-tar la alternativa que seleccionaste. Es importante que optes por alternativas que sean financieramente viables, en el corto y largo plazo.

Si decides entrar de lleno en el tema digital, lo ideal es lograr un compromiso serio del personal con el que cuentas. Esos profesionales conocen mejor que nadie cuál es la misión de la organización, cuáles son las demandas de los usuarios, qué beneficios podrían alcanzarse al poner a disposición de ellos un catálogo digital. Además, al destinar horas disponibles de su tiempo te vas a ahorrar dinero, en contratación de personal adicional.Debes plantearte algunas preguntas antes de tomar la decisión de reorientar las labores de tu personal. ¿Cuentan los profesionales y técnicos con las competencias necesarias para em-prender un proyecto de esta naturaleza? Las bibliotecas de países en desarrollo no suelen estar al día en temas tecnológicos. Es probable, por lo mismo, que tengas que contemplar un ítem de gastos para capacitar a tu personal. ¿Es posible destinar algunas horas del trabajo de tus profesionales para abordar este nuevo desafío? Analiza con mucho cuidado este tema. Los profesionales de nuestros organismos culturales son ‘multitareas’: normalmente tienen asignada una gama amplia de funciones. Si les asignas una nueva tarea, puedes sobrecargar-los. Seguramente eso los obligará a desatender labores que son importantes para el desenvolvimiento de la unidad. La solución más barata, te puede salir, a la larga, excesivamente cara.

Trabajar con Personal Interno

Si tu proyecto es grande, seguramente vas a tener que crear nuevos puestos, que tendrán que ser cubiertos por nuevo personal. Puedes optar por dos alternativas. Si el proyecto va a demandar muchas horas/hombre para atender al nuevo público y para desempeñar nuevas funciones, lo más recomendable es incorporar personal a tu plantilla, a jornada completa o jornada parcial. Vas a tener que incluir gastos aso-ciados a remuneración, beneficios y otros gastos relacionados con el cumplimiento de las leyes sociales. Si las necesidades de apoyo complementario son menores, puede bastar con media jornada.La ventaja de incorporar personal es que no vas a afectar los servicios que presta tu unidad, distrayendo al personal con nuevas tareas. Los conocimientos específicos de quien contrates irán en beneficio del proyecto y se integrarán a tu unidad: luego estas tareas podrán ser absorbidas por el personal interno, en caso de que cuente con algo de tiempo para ello.

Contratar Personal

La tercera alternativa que tienes es contratar servicios por un tiempo limitado o del-egar en externos las tareas. Puede ser, a la larga, la fórmula más barata, debido a que los costos van a quedar acotados al periodo en que son requeridas las tareas más intensas o técnicamente complejas. Seguramente los trabajos se van a realizar más rápido y te vas a evitar incurrir en gastos de largo plazo. La desventaja del personal a contrata y de los externos es que normalmente no se comprometen con la misión de la unidad y que no integran sus conocimientos a ella: luego de que ellos concluyan su trabajo el personal interno puede no saber como continuar las tareas.Es importante, en estos casos, incorporar al servicio (y a los costos asociados a él) una actividad final de transferencia de conocimientos y competencias al personal interno, para que pueda continuar las tareas, con autonomía.También es recomendable establecer compromisos muy detallados en las bases de licitación y el contrato para garantizar que ninguna tarea o función importante quede excluida del servicio.

Personal a contrata y externos


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Para hacer un buen cálculo de los costos en re-cursos humanos debes desglosar todas las tareas comprometidas en el cumplimiento en el proyec-to, en cada una de sus fases, dimensionándolas con la fórmula horas/hombre.

Tienes que tener cuidad de evitar doble contabili-dad. Hay dos opciones para eso.

Puedes incorporar todas las horas/hombre en este ítem (“Personal”), incluyendo desde las aso-ciadas a las tareas preparatorias, hasta las que relacionadas con la gestión permanente y de lar-go plazo de la colección. Si lo haces así, debes incluir en los ítems siguientes (“Instalaciones”, “Fase preparatoria”, etc.) todos los gastos que se te ocurran, excluyendo los relacionados con el factor trabajo.

Puedes, por el contrario, distribuir los costos por trabajo en los siguientes ítems, como horas/hom-bre. Si optas por ese camino, te recomendamos que contabilices, como parte del ítem “Personal”, solamente las horas destinadas a la capacitación.

Una recomendación final: la mejor fórmula para garantizar un rendimiento aceptable de la ca-dena de producción, en cada una de sus fases, es realizar pagos asociados al cumplimiento de metas muy concretas. La experiencia enseña que los pagos por jornada, y no por metas, tienen un impacto negativo en los resultados que alcanzan estos proyectos.

3. Instalaciones

Una de las fuentes más importantes de gasto para las bibliotecas e instituciones patrimoniales de nuestros días son los destinados a la manten-ción de los edificios. Estos gastos, además de ser muy abultados, se elevan año tras año, a medida que van envejeciendo los edificios y se van in-corporando a éstos, nuevos servicios, funciones, infraestructura. Cuando se instala un Proyecto de Digitalización en una organización este problema se agudiza, por un conjunto de motivos:

• Al digitalizar obras patrimoniales no dis-minuye el espacio que es necesario ocupar para almacenar las obras. Por el contrario, au-mentan los requerimientos: es necesario, junto con mantener los documentos originales, con-tar con un espacio para los servidores y disposi-tivos de respaldo.

• Es necesario invertir dinero para poder con-tar con un entorno seco y libre de polvo, para poder garantizar la preservación de los objetos: los objetos digitales, en este aspecto, son más delicados que los libros o los documentos.

• Muchas veces es necesario ampliar las áreas de trabajo, para poder instalar en ellas el nuevo personal, los equipos y las áreas de atención a público, cuando el servicio lo exige. Estos espacios adicionales tienen costos. Para dimensionarlos, piensa cuánto dinero tendrías que destinar al arriendo de una nueva oficina, con equipos, ubicada en el mismo sector en que se encuentra tu unidad.

• Hay que gastar recursos en la instalación de

cableado y equipos para asegurar un suminis-tro constante y seguro de electricidad, para que nunca se interrumpan los procesos (eso puede ocasionar daño a los archivos y puede afectar los servidores). Hay que instalar redes y puntos de red, para conectar los equipos entre sí y con el servidor.

• Una vez que hayas habilitado los espacios, que tengas instalado al personal y que estén funcionando las redes y sistemas, vas a tener que contemplar un ítem anual de gastos para mantenimiento, que seguramente nunca ima-ginaste cuando estabas pensando en la imple-mentación de tu proyecto. ¿Quién absorberá esos gastos, en tu caso?


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4. Fase preparatoria del proceso

Antes de que comiences la digitalización del material, es necesario que realices una serie de tareas, que son muy demandantes en recursos materiales y horas/hombre:

Es necesario hacer un inventario general que te ayude a establecer con qué tipo de obras cuenta tu colección. Este catastro inicial te aportará la información que necesitarás cuando debas seleccionar las obras que serán en las distintas fases de desarrollo del proyecto (ver Lección 2). Tienes que hacer una estimación lo más realista posible de las horas/hombres que serán necesarias para cumplir estas tareas.

Inventario Inicial

Lo mismo debes hacer con esta fase del proceso preparatorio, que está muy ligada a la anterior. Tienes que definir un conjunto claro de criterios de selección de las obras que van a ser digitalizadas. Al hacerlo debes evaluar con mucho detalle cuáles son los atributos físicos de las obras que han sido seleccionadas: dimensiones de las obras, si se trata de páginas sueltas o empastadas, si las obras cuentan con el margen suficiente para digitalizar o hay que desmontarlas, si estén en buen estado, etc. Este examen es fundamental, porque las características físicas de las obras y su es-tado determinan el tipo de infraestructura técnica con la que deberás contar, lo que tendrá repercusiones directas sobre el presupuesto. Si digitalizas páginas un libro que deja buenos márgenes, con un buen empaste, por ejemplo, vas a necesitar un escáner plano bastante sencillo. La operación de captura se podrá hacer rápido. Pero si digitalizas diarios de hoja grande o tipo tabloide, vas a necesitar un escáner que haga capturas aéreamente. El proceso será más lento. Además, habrá que contemplar varias horas/hombre para restaurar páginas que no se encuentren en buen estado.

Catalogación y selección

Durante la etapa de inventario y selección podrás individualizar obras (o partes de obras) que se encuentran en mal estado. Tendrás que asignar recursos para la reali-zación de procesos de restauración y conservación, que garanticen la integridad del material: alisado, limpieza, reparación, desencuadernación (en algunos casos), etc. Este trabajo de recuperación de las obras es lento y costoso. Pero es esencial re-alizarlo, debido a que los procesos de digitalización pueden producir algún daño en las piezas originales.

Restauración

¿Cuál será la calidad de los objetos digitales que quieres generar? Esta decisión tam-bién tiene repercusiones sobre el presupuesto. En el caso de los proyectos patrimoniales se recomienda generar archivos maestros a la mayor calidad posible, para garantizar que no se pierda información. Pero los ar-chivos maestros son sumamente pesados, especialmente en el caso de los archivos de audio y video. La opción por la calidad afecta los costos de distintas maneras: • La captura suele ser más lenta, lo que incide en las metas de producción. • Es necesario contar, generalmente, con equipos más sofisticados (con bue-

nas tarjetas de audio o para imágenes, con un procesador mucho más potente, con memoria RAM más amplia, además de un buen disco duro).

• Es necesario contar con un servidor de mayor capacidad. Si las necesidades son muy grandes, quizás sea necesario contratar un hosting externo.

Definición de los estándares de calidad

Una vez que tengas seleccionado el corpus que va a ser digitalizado, que conoz-cas sus características y que hayas definido la calidad de las imágenes que quieres lograr, sabrás que computadores (hardware), programas (software), dispositivos de captura, software de edición, redes y recursos de almacenamiento (hosting) son los más indicados. Podrás ver con cuáles de esos recursos cuentas y cuáles deberán ser adquiridos, tomando como base los precios de mercado. Debes considerar, además de los costos específicos de cada uno de esos equipos, las horas/hombre que será necesario destinar para asesorarte dentro o fuera de tu organización, las horas/hombre que utilizarás en el estudio de las distintas opciones que te ofrece el mercado, y también las numerosas horas que será necesario gastar en la generación de las bases técnicas para las licitaciones (si es que tu organización no te permite realizar compras directas a proveedores). Es necesario que consideres, también, recursos humanos y materiales para asegu-rarte que los técnicos de la organización y los proveedores externos dejen operativa esta infraestructura y para que instruyan al personal acerca de cómo usarla.

Infraestructuratécnica


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5. Conversión

¿Cuánto cuesta transformar documentos, vid-eos o audios a formato digital? Esto depende de una serie de factores, que hay que considerar. Por ejemplo: horas/hombre que hay que destinar a hacer las capturas, los gastos asociados a la mantención de los equipos y las redes, los gas-tos relacionados con la edición de las imágenes, incluyendo el costo por la licencia del programa que van a necesitar.

Recuerda que el costo por imagen está relacio-nado con las características físicas de los objetos seleccionados, la calidad de los archivos maes-tros que decides generar y los demás factores aludidos en el apartado anterior. Pero también con el volumen de imágenes que tienes que digi-talizar.

Es fundamental contar con un indicador lo más preciso posible para poder dimensionar los cos-tos implicados en el proceso de conversión.

El mejor indicador con que contamos es el precio medio por imagen.

Para calcular el precio unitario de cada imagen digitalizada hay que sumar todos los costos en los

que hay que incurrir, en cada una de las fases de una cadena de digitalización, y hay que dividir esos valores por el número de páginas.

Si uno realiza esa operación va a poder dimensio-nar muy bien el enorme esfuerzo que representa esta iniciativa. Va a poder contar, a su vez, con un indicador muy claro y eficiente para definir las me-tas que debe plantearse: cuántas páginas uno está en condiciones de digitalizar cada año, realmente.

¿Puede una unidad plantearse objetivos que so-brepasen de su capacidad interna de trabajo, bus-cando con ello beneficiarse de las economías de escala? Puede hacerlo, pero deberá externalizar una parte o la totalidad de las tareas.

¿Qué ventajas te puede reportar para tu proyecto el delegar a una empresa externa el trabajo de digi-talización?

En el tutorial “Capture Your Collection”, del Canadi-anHeritageInformationNetwork(CHIN),nosapor-ta un cuadro muy interesante en el que se identi-fica las ventajas y desventajas del outsourcing:


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• Desarrollarexpertise dentro de la unidad: aprender haciendo.• Desarrollardentrodelaunidad una capacidad de producción.• Retenerelcontrolsobrelosdis tintos aspectos y fases del pro ceso de captura.• Mayorflexibilidadconrelaciónal cumplimiento requerimientos o parámetros fijados inicialmente (beneficio con el que no cuentan los externos).• Unmanejomássegurodelmate rial patrimonial.

Ventajas

Digitalizar en la unidad Externalizar

• Launidadsebeneficiadela expertise del externo: puede aprender de él.• Cómolosexternosdigitalizan trabajan a gran escala puede negociarse con ellos un buen precio por imagen. Al contar con este indicador preciso, es más fácil hacer el presupuesto y planificar.• Disminuyenloscostospor concepto de trabajo y se evita sobrecargar al personal interno con tareas adicionales.• Loscostosdelaobsolescencia tecnológica son absorbidos por el proveedor externo.

• Esnecesariorealizarmayoresin versiones.• Esmásdifícilfijarelpreciopor imagen (es más difícil, por lo mismo, hacer un buen control de gastos).• Esnecesariorealizarinversiones importantes en infraestructura: en espacio de trabajo, equipos, programas, etc.• Hayqueenfrentarlimitaciones en la capacidad de producción: el personal interno no suele lograr metas de producción muy elevadas.• Launidadtienequehacerse cargo de los costos por obsolescencia tecnológica.• Laincorporacióndenuevastareas a la unidad y de nuevos gastos afecta las demás actividades o tareas que son propias de ella.• Launidaddebehacersecargode la mantención de los equipos, del soporte técnico, de la capacitación del personal, etc.

Desventajas • Losexternospuedennotener el suficiente cuidado al manipular los originales.• Elcontroldecalidadsevahacer fuera, pero eso no va a liberar al personal interno de realizar importantes tareas: será necesario, de todas maneras, revisar las imágenes entregadas por el externo.• Seránecesariogastartiempoen generar bases técnicas y contratos.• Puedehaberriesgosencasode que haya que transportar los originales fuera de la institución.• Secreaunasituaciónde vulnerabilidad, debido a la creación de vínculos con un proveedor que puede quebrar o dejar el giro.


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No hay una receta o recomendación estándar para todos los proyectos. Pero si podemos formu-lar algunas recomendaciones generales:

• Si tu proyecto se plantea metas acota-das, en duración y objetivos, puede convenir contratar servicios fuera, para ahorrarse una enorme inversión en infraestructura técnica, que luego no vas a utilizar. Lo mismo puede decirse, en caso de que tengas que digitalizar cintas Reel, cintas Umatix u objetos análogos muy poco habituales dentro de tu inventar-io general. En esos casos, lo aconsejable es asignar el trabajo a un tercero, que se haya especializado en ese rubro.

• Aunque te apoyes en servicios externos debes contemplar, en tu presupuesto, varias horas/hombre para cumplir numerosas tar-eas, que quizás no logres visualizar cuando te encuentras al inicio de tu emprendimiento: deberás gastar mucho tiempo en la elabo-ración de las bases técnicas de la licitación y en el contrato, también en la elaboración de los listados de documentos que deben ser facilitados al externo, en el trasporte de ese material y su devolución a estanterías, en la revisión de las imágenes que te entrega la empresa.

• Debes formular requerimientos muy de-tallados de los servicios que vas a requerir, definiendo con precisión el tamaño y resolu-ción de las imágenes, los formatos, los plazos y condiciones de las entregas, los proced-imientos que deben seguirse para certificar la calidad del trabajo, las condiciones que deben observarse para evitar que el material no sufra deterioro. Si no eres muy preciso en la estipu-lación de los estándares y en la definición de todos los requerimientos, no vas a poder con-tar con un mecanismo de negociación para enfrentar al externo y exigirle cumplimiento de los compromisos.

• Es importante que hagas una revisión lo más completa posible de los archivos maestros y las copias de publicación que te entregue el externo. Las empresas de digitalización mon-tan cadenas de operarios, no muy bien paga-dos, que trabajan en serie. Aunque los técnicos sean muy cuidadosos con su trabajo, es posi-ble que se les pasen imágenes defectuosas. Las horas que gastes en esta revisión evitarán que sea el propio público quien tenga que re-portar los errores. Si no cuentas con personal para realizar esta tarea, sobre el universo total de las entregas, puedes definir una muestra, del orden del 10%.

• Es importante que exijas al externo que realice las labores dentro de la institución. Aunque ello te suponga incurrir en algunos costos, vas a reducir el riesgo de pérdida del material. Esta norma es válida, en particular, para los objetos patrimoniales más valiosos de una colección: ese tipo de material no puede ser sacado nunca de la unidad.


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6. Metadatos

Como se indicó en la Lección 3, el trabajo de in-dización y generación de metadatos es uno de los procesos más costosos de cualquier proyecto de digitalización, debido a que estas tareas demand-an muchísimas horas de trabajo, de profesionales altamente calificados: según cifras aportadas por la IFLA los gastos asociados a estas tareas pu-eden llegar a representar hasta un 60% de los costos totales de un proyecto de digitalización. A pesar de que el gasto en este ítem siempre va a ser alto, puede variar, en función de algunas variables:

• Esquema de metadatos: Como pudiste aprender en la lección anterior, hay distin-tos estándares de metadatos. Si tu proyecto necesita esquemas de propósito general, pu-edes trabajar con Dublin Core, con MARC XML o con otros formatos, como el METS (Metadata Encoding and Transmission Stand-ard). Si tu colección precisa de un esquema más específico, por la naturaleza de los docu-mentos, puedes optar por formatos como el EAD (Encoded Archival Description) o el VRA-Core, desarrollado por la Visual Resources As-sociation, para ficheros de imágenes. Si fuera necesario, puedes adaptar estos esquemas, a tus necesidades. Lo importante es que cada uno de estos esquemas presenta un grado distinto de complejidad. Si seleccionas un es-tándar muy sofisticado, que contiene muchos campos, o que te exige la realización de un trabajo importante de adaptación, vas a tener que contemplar la asignación de horas/hom-bre adicionales. Esto va tener importantes repercusiones presupuestarias. Si quieres ahorrar dinero, lo más recomendable es que selecciones un esquema lo más sencillo y universal posible.

• Profundidad de la descripción: la cantidad de horas/hombres destinada a la generación de los metadatos va a variar según cuán rica

sea la calidad de la descripción que quieras hacer de los objetos digitales. ¿Necesitas re-alizar descripciones muy prolijas y completas, que incluyan metadatos descriptivos, adminis-trativos, estructurales y de preservación? ¿o es suficiente satisfacer determinados mínimos?

• Catalogación a nivel de colección o a nivel de ítem: los estándares de metadatos te per-miten hacer catalogaciones a nivel de colec-ción, de obra o de ítems singulares: puedes, por ejemplo, completar una ficha para una cinta de audio (una obra) compuesta de varios tracks,opuedeshacerunfichaporcadapista.Las descripciones a nivel de ítems son siempre preferibles, pero demandan muchas más horas de trabajo.

Toma en cuenta todas las variables que hemos re-visado y elabora, a partir de ello, una estimación lo más realista posible de la cantidad de horas/hom-bre que deberás destinar a estos procesos.


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7. Gestión

Luego de que haya concluido la etapa captura de imágenes y de generación de metadatos, tienes que custodiar debidamente ese material (tanto los archivos maestros, como las copias de pub-licación), desarrollando políticas de preservación digital, que van a demandar muchas horas de trabajo.

Aparte de este gasto en recursos humanos, que será permanente, tienen que considerar otra

fuente importante de gastos: el desarrollo o adqui-sición de una aplicación y una interfaz web.

¿Cuántos recursos hay que destinar a este último ítem? La respuesta a esta pregunta varía, según los alcances que quieras dar a la página Web, que será la vitrina de atención a público.

Para poder contar con una aplicación, una interfaz de despliegue, y un servicio de gestión de la colec-ción, vas a necesitar incurrir en cuatro ítems de gasto:

No es aconsejable exhibir el material usando como medio un sitio web tradicional, que contiene páginasdeHTML,desdelascualesseactivanlinksalosdocumentosdigitalizados.Estossitiosweb son más bellos y baratos, pero plantean una serie de limitaciones, a la hora de gestionar el proyecto: si quieres modificar un contenido o cargar un nuevo archivo, vas a necesitar la colabo-ración de un diseñador o de un informático; si quieres agregar nuevos contenidos o secciones, tienes que contratar nuevamente los servicios de la empresa que te está apoyando.Lo más aconsejable es que desarrolles una página web dinámica, gestionada desde un admin-istrador, que cargue los ficheros en bases de datos. El desarrollo de la plataforma, de las funcionalidades y la generación de las plantillas de diseño es una operación mucho más compleja y costosa, en estos casos. Pero los resultados finales justifican largamente esta inversión.Las páginas web administrables te permiten actualizar todos los contenidos, sin tener que pedir colaboración de diseñadores o ingenieros, te permiten publicar los documentos y las miniaturas de una manera sencilla, te permiten también crear nuevas secciones, si es que lo necesitas. Puedes, también, incorporar a una página web de este tipo elementos propios de la Web 2.0 o Web Social, para generar dinámicas de interacción con los usuarios. ¿Cuánto cuesta construir un administrador de contenidos? Las cifras pueden variar mucho, según cuál sea tu opción. Puedes desarrollar la página usando gestores de contenidos open source como Greenstone o DSpace, que funcionan como repositorios y contienen herramientas para la administración de colecciones digitales. Estas aplicaciones, además de gratuitas, tienen detrás una comunidad de desarrolladores y usuarios muy grande, que te pueden dar soporte y te pueden aportar distintas funcionalidades o plugins: puedes cargar en tu sitio, sin costo, sindicadores de RSS, contadores de visitas, módulos para visualización de videos o para audición de archivos de podcast, etc. Es importante que sepas que las tecnologías open source, aunque sean gratuitas, no te van a liberar de incurrir en gastos. Para construir la aplicación tendrás que contratar varias horas de trabajo de ingeniería, para adaptar la aplicación y cargarla en tu servidor. También deberás contratar a un diseñador para que desarrolle plantillas especiales, que permitan que tu sitio tenga una onda visual propia. Considera, también, horas/hombre para realizar, luego, trabajos de mantención.También tienes como alternativa el desarrollo de una aplicación a medida: una plataforma o administrador de contenidos, con bases de datos y sistemas de despliegue de información, construida en su totalidad por una empresa externa, de acuerdo a las necesidades que tú le plantees. Las páginas a medida te aportan mucha más libertad para pensar cómo será el instrumento que utilizarás para gestionar la colección, ofrecer tus contenidos a los usuarios e interactuar con ellos. Este recurso se ajustará mucho mejor a las características de la organización y a las dinámicas de trabajo que son propias de ella. Como se trata de desarrollos aportados por terceros, tendrás en tus manos solución cerrada y completa, que va a necesitar menos intervenciones posteriores, para hacer ajustes. Para contar con todas estas ventajas, sin embargo, deberás incurrir en gastos elevados. ¿Te con-viene optar por esta opción? La respuesta es afirmativa, en el caso de proyectos que incorporan muchos contenidos, que contienen mucho material digitalizado y que contemplan opciones de interacción con los usuarios activas (como sucede con Memoria Chilena). Para proyectos más sencillos, puede bastar con la solución que ofrecen los gestores de colecciones digitales gratuitos.Si la organización cuenta con recursos suficientes, conviene es dar un paso más adelante, y ad-quirir un software para administración de colecciones, que pueda servir para distintos proyectos (p. ej., Digitool). Son aplicaciones sumamente costosas, pero que permiten hacer una gestión mucho más eficientes de las distintas colecciones digitales con que cuenta la institución.

Desarrollo de un gestor de contenidos y una interfaz web


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Las páginas o portales web desde los cuales se exhiben las colecciones digitales suelen incluir entradas de contenidos elaboradas por especialistas, en distintas áreas temáticas. ¿Cuánto cues-ta esto? Depende de la profundidad que quiera darse al trabajo en contenidos. Es posible, por ejemplo, crear media docena de textos breves, que sirvan para contextualizar el material digitalizado (al cual se puede acceder usando un motor de búsqueda o un simple listado delinks).Enesecaso,bastaconeltrabajodeunespecialistaencontenidos,quepuedeserpartedel propio equipo de profesionales con que cuenta tu unidad. Los costos serán bajos o nulos. En el caso de proyectos que otorgan mucha importancia a los contenidos, como sucede con la Biblioteca Fundamentos de la Construcción de Chile o con Memoria Chilena, la fórmula anterior no aplica. Estos proyectos incluyen cientos de entradas temáticas, que se van actualizando con periodicidad, que sólo pueden ser generadas por especialistas, con los que seguramente no cuenta tu institución. Será necesario, por lo mismo, contratar el trabajo de investigadores, en distintas áreas de especialización, a precios de mercado (año tras año).Los costos por este concepto, en estos casos, pueden ser muy elevados.

Generación de contenidos

Considera también como parte de la estructura de costos de tu proyecto los gastos anuales en que deberás incurrir por concepto de hosting y migración, respaldo en cintas de doble juego. Es-tos gastos pueden ser bajos, para los proyectos pequeños, pero involucrar cifras muy elevadas, en el caso de los proyectos grandes. Debes tener en cuenta que los servidores son máquinas relativamente delicadas que requieren mantenimiento constante, para garantizar su buen funcionamiento. Si decides almacenar las imágenes en los servidores de tu propia institución, tienes que considerar un ítem presupues-tario para este trabajo de mantención. También debes hacerlo para otros dos ítems: servicios de soporte y desarrollo de políticas de preservación digital.Las imágenes digitales son objetos delicados y frágiles, que pueden deteriorarse o corromperse. Lo mismo pasa con los soportes que las almacenan, ya sean DVD, discos duros externos o discos duros de servidores. Para asegurar la integridad del material patrimonial y prevenir cualquier desastre es necesario agregar a tu presupuesto horas de ingeniería.Si tu institución no cuenta con espacio en sus servidores para tu proyecto o con el personal técnico para hacerse cargo de la mantención de este servicio, lo más recomendable es que contrates un proveedor externo. Te será más fácil, en ese caso, dimensionar los costos finales por concepto de almacenamiento.

Hosting y acciones de preservación digital

Para que puedas gestionar tu colección digital, de manera eficiente, no solo necesitarás contar con una aplicación y una interfaz web. También debes reser-var recursos para otros ítems:

• Gastos operativos: papelería, cartuchos o toner para las impresoras, archivadores, desp-lazamiento a reuniones de trabajo, contratos de mantenimiento, asesorías, etc.

• Personal que atiende al nuevo público: una vez que subas tu material a Internet vas a tener que hacerte cargo de contestar las consultas o re-querimientos de numerosos usuarios que te van a escribir al “Contáctenos”. Si tu desarrollo incluye elementos propios de la Web Social, como pasa con el Blog de la Dibam, este trabajo puede ser muy demandante: muchas chilenas y chilenos comentarán las entradas, aportarán contenidos o pedirán servicios. Es importante que consideres el siguiente dato. Los usuarios de Internet están acostumbradas a recibir respuestas prontas. Si no son atendidos dentro de 24 horas, dejan de consultar el sitio. Esto puede ser muy negativo para tu unidad, porque estos usuarios no saben distinguir entre la página web de una institución y la institución misma: si no los atiendes bien a

través del sitio van a hacerse una mala opinión de la institución también. Para cumplir con estas nue-vas tareas, que serán permanentes, vas a necesitar contar con personal dedicado. Eso significa dinero.

• Gastos imprevistos: en todas las etapas de de-sarrollo de tu proyecto vas a tener que enfrentar contingencias que van a demandar gastos. No es anticipar qué situaciones no previstas vas a tener que enfrentar. Pero tienes que estar seguro de que más de alguna te va a salir al camino, en el momento menos pensado. Para prepararse para enfrentarlas es conveniente reservar un ítem para gastos no anticipados.

• Costos ocultos: las unidades que emprenden proyectos de digitalización normalmente con-cursan por fondos que tienen un horizonte o un alcance limitado (los fondos se acaban, general-mente, cuando concluye la fase de implementación del proyecto). Para hacerse cargo de los costos de largo plazo, usualmente optan por cubrir estos gastos operativos usando fondos provenientes de otros proyectos u otros programas. Es importante que puedas dimensionar estos costos ocultos.


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LECCIÓN 5: CONVERSIÓN

Descripción

Contenidos unidad

1. Materiales análogos en soporte de papel2. Factores que inciden en la calidad de la imagen3. Cadena de producción4. Flujos de trabajo y Calendario de tareas5. Digitalización de audios6. Digitalización de videos7. Control de calidad

Aprendizajes esperados: luego de completar la quinta unidad lograrás:

1. Comprender los conceptos clave del proceso de digitalización.2. Conocer los factores que inciden en la calidad de las imágenes.3. Estructurar un flujo de trabajo y un calendarios de tareas.

Luego de tomar todas las decisiones cruciales con relación a la cobertura de la colección, estándares de conversión, equipos, software y aspectos fi-nancieros, llega el momento más importante del proceso, que es cuando debes transformar los objetos análogos en objetos digitales. En esta lec-ción te ofreceremos los conocimientos esenciales relacionados con la conversión análogo/digital de impresos, documentos, manuscritos, audios y videos.


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1. Materiales análogos en soporte de papel

La fase más importante de todo proyecto de digitali-zación es la de la conversión: el momento en que los objetos análogos son capturados por escáneres y cámaras fotográficas y son transformados en objetos digitales.

Cuando hablamos de conversión, casi siempre nos estamos refiriendo a la transformación de información o imágenes desplegadas en hojas de papel (libros, revistas, periódicos, mapas, manuscritos, fotografías, grabados), en archivos digitales, que se visualizan a través de las pantallas de los computadores.

Esta relación de identificación entre la palabra “digi-talización” y el soporte “papel” se explica por una razón bastante sencilla: en las instituciones culturales y patrimoniales de nuestros días lo que más abunda son los libros, los documentos y las fotografías. Esa es la razón por la cual los materiales en soporte pa-pel son los más digitalizados hoy en día. Pero los procesos de conversión pueden aplicarse a otro tipo de objetos, que tomarán cada vez más importancia en los archivos y bibliotecas de futuro: audios e im-ágenes en movimiento.

En este apartado vamos a ofrecerte las claves concep-tuales para entender los procesos que se aplican a los objetos tradicionales. Luego nos vamos a referir a los procesos que permiten transformar audios y videos al lenguaje digital.

La digitalización es un proceso de conversión de una señal análoga en una señal digital (proceso A/D).

El proceso se opera de la siguiente manera: Al escanear o fotografiar una imagen original ella es transformada en una serie de pequeños cuadrados, conocidos como píxeles, los cuales se van ordenando en una matriz en dos dimensiones compuesta por filas y columnas, conocida como mapa de bits. Mientras mayor sea el número de píxeles contenidos en la matriz, mejor será la resolución de la imagen.

La cantidad de píxeles empleados para generar la ima-gen digital, es determinada al momento de hacer la captura: al hacer el escaneado hay que definir tanto la resolución que tendrá la imagen (número de pixeles) como su profundidad (número de bits).


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La información digital es almacenada en los computadores en un formato binario: a través del proceso de conversión los gráficos, las imágenes, las cifras, las palabras, las líneas, los colores, los movimientos o los sonidos son transformados en secuencias de 0 y 1.Mediante combinatorias de estos números se puede crear archivos que almacenan las propiedades estructurales de cada pieza de información. Luego los computadores decodifican esa información y generan copias similares a los objetos originales, que son accesibles a los usuarios a través de las pantallas y los parlantes de los equipos.

Lenguaje binario

Estos pequeños elementos pictóricos, que determi-nan la resolución de la imagen, se componen, a su vez, de una cantidad dada de bits (acrónimo de la expresión “binary digit”), que son combinaciones de 1 con 0. Los bits, a diferencia de los píxeles, no son directamente perceptibles. Pero son sumamente importantes, porque el número de bits que emplees para la representación de cada píxel va a determinar la escala de grises y el número de colores de la ima-gen.

Una vez que la información es transformada en una secuencia matemática, el computador procede a decodificarla, generando representaciones analógi-cas que se pueden visualizar en la pantalla o que se pueden imprimir.

Las imágenes digitales generadas a partir de este lenguaje binario se conocen como imágenes raster (formatos tif, jpg, gif, png, bmp). Aunque se trata del estándar en procesos de digitalización, no son las úni-cas existen. Hay ficheros en que la imagen no se codi-fica a partir 0 y 1, sino mediante formas matemáticas que representen direcciones, formas y curvas, que son conocidas como imágenes vectoriales.

¿Cuál es la diferencia entre las imágenes raster y las vectoriales?

Los mapas de bits están conformados por pequeños puntos de color (píxeles), que son combinados para formar la imagen final. Si se utiliza muchos de estos puntitos, se puede obtener imágenes excelentes. Pero hay una limitación, en relación a la resolución. Cuando se crea una imagen como mapa de bits, hay que contentarse con la resolución obtenida durante la captura: es posible reducir el tamaño de la imagen y su peso, perdiendo calidad, pero no es posible hacer lo inverso. Ahí está la ventaja de las imágenes vectoriales, que son utilizadas por los animadores y todos los especialistas en el área gráfica. Estas no están compuestas por píxeles, sino por coordenadas matemáticas. Es posible, por lo mismo, aumentar su tamaño o modificar sus formas sin perder nada de calidad. Son ideales para realizar ilustraciones o trabajos de animación.Este tipo de imágenes son generadas habitualmente por los programas de diseño.Los formatos vectoriales más utilizados son el WMF, que es parte del programa Windows, el EPS de Adobe System y el CDR de Corel Draw.

Fuente:http://es.wikipedia.org/wiki/Gr%C3%A1fico_vectorial


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Al momento de descomponer la imagen original en una serie valores discretos no sólo hay que definir la resolu-ción de la captura. También hay que seleccionar el formato que se usará para el almacenamiento de los archivos.

Hay distintos tipos de formatos, que conocimos bien en la lección anterior.

Lo normal es que se opte por la norma de la máxima calidad, en el caso de los proyectos patrimoniales: los ar-chivos maestros de alta calidad, que son los únicos que garantizan la integridad de los objetos originales; a partir de ellos se puede generar, además, copias de publicación y miniaturas (archivos más livianos, que pueden ser descargados en forma más rápida dentro de los sitios web).

2. Factores que inciden en la calidad de la imagen

Hay un conjunto de factores que inciden en la calidad de las imágenes:

Misma imagen a tres resoluciones distintas (Fuente: Universidad de Cornell: Llevando la teoría a la práctica: tutorial de digitalización de imágenes, 2000-2003).

La resolución es determinada por el número de píxeles utilizados para representar la imagen. Es expresada generalmente con la unidad de medida pixels per inch (píxeles por pulgada o ppi) y a veces con la unidad de medida dots per inch (puntos por pul-gada o dpi). Al aumentar el número de píxeles, mejora la calidad de la imagen (ver ejemplo arriba). Estos aumentos, sin embargo, no deben ser ilimitados: hay que aumentar la resolución hasta lograr capturar los detalles más finos del original, pero hay que detenerse en ese punto (si se sigue agrega más píxeles, luego de llegar a ese óptimo, no se va a mejorar en nada la imagen, sólo se va a aumentar el peso del archivo).

Resolución durante la captura de la imagen original

La unidad de medida pixels per inch (píxeles por pulgada o ppi) se refiere a la calidad de la resolución durante el escaneo. Hay otras unidades de medida que son impor-tantes para definir la calidad que presentará la imagen cuando sea impresa: dots per inch (puntos por pulgada o dpi) y lines per inch (líneas por pulgada o lpi).

Resolución durante la impresión

Esta medida se refiere a la cantidad de bits que son utilizados en cada píxel. La elec-ción de una profundidad de bits dada, durante la captura, define tonos y colores:• Si se utiliza 1 bit por píxel se van a poder representar imágenes en blanco o negro.• Si se utiliza más bits, se van a poder representar escalas de grises. El número

óptimo para lograr buenas imágenes de estas características es 8 bits por píxel (permite generar 256 escalas distintas de grises).

• Si se aumenta el número de bits todavía más podrá representarse imágenes a color. El óptimo es 24 bits por píxel, que permite representar hasta 16,7 millones de colores.

Profundidad de bits


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El color de los píxeles es definido por la cantidad de bits. Pero ¿cómo se generan los colores de la totalidad de una imagen? Esto se logra usando dos modelos, que intentan reproducir los colores originales, con niveles de logro que no son totales:• RGB (Red, Green, Blue): este modelo genera los colores de cada parte de la

imagen mediante la combinación de estos tres colores. Aunque este modelo no permite reproducir todos los colores, es el más utilizado hoy en día por los fabri-cantes de monitores de computador, escáneres e impresoras.

• CMYK (Cyan Magenta Yellow Black): este modelo trata de reproducir loscolores originales combinando el cián, el magenta, el amarillo y el negro. Permite lograr copias con mejor definición de colores. Por ese motivo ha sido adoptado, preferentemente, por los fabricantes de impresoras y de cámaras digitales.

Se han intentado desarrollar modelos que puedan ser utilizados por los sistemas de gestión de color de todos los fabricantes. Pero no ha sido posible llegar a consenso. Eso nos deja planteado el siguiente problema: hoy en día hay diferencias en la manera como se ven los colores de una misma imagen en la pantalla de un computador y en un documento impreso.

Color

Los archivos maestros son muy pesados. Eso genera problemas tanto para el alma-cenamiento de las imágenes como para su despliegue en páginas Web. Para alivianar estas imágenes se usa técnicas de compresión. Estas técnicas abrevian la cadena del código binario de una imagen, usando complejos procesos matemáticos. Se logra, de esta manera, eliminar la información que no es perceptible por el ojo humano o la que está repetida. La compresión permite reducir el tamaño de los archivos, pero puede afectar también su calidad.

Hay dos formas principales de compresión:

• Sin pérdida: esta compresión reduce el tamaño del archivo, en una proporción que no es demasiado significativa, pero sin sacrificar información. Esta técnica no afecta la calidad de la imagen. Se utiliza para guardar los archivos maestros.

• Con pérdida: esta técnica de comprensión elimina la información que no es significativa para la visualización de la imagen en pantalla. Estos archivos son mu-cho más livianos. Se los conoce como archivos de acceso o copias de publicación.

Compresión

Si uno quiere reducir el peso de una imagen, sin utilizar técnicas de compresión, pu-ede optar por una solución mucho más sencilla, que no obliga a sacrificar calidad: es posible reducir la dimensión física de la imagen. Al ser algo más pequeña que el original, puede bajarse su peso, manteniendo la calidad.

Reducción del Tamaño


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3. Cadena de producción

En las lecciones anteriores hemos hablado de las distintas fases que componen un proyecto de digitalización. En esta sección vamos a referirnos exclusivamente a los que están relacionadas con la fase de conversión A/D (conversión analógico/digital):

Selección

Ficha Técnica

Captura Digital

Catalogación

Almacenamiento

Control de CalidadConservación yRestauración

Fuente: Roberto Aguirre Bello / Comité Digital Biblioteca Nacional de Chile: “Curso Digitalización de Documentos en Archivos y Bibliotecas” (2008). Disponible en: http://comitedigital.bn.cl/sites/cdbn.bn.cl/files/file/modulo3.pdf

Este diagrama de flujo de trabajo nos muestra los si-guientes hitos:

• Selección del material a digitalizar: Estos pro-ceso, desarrollado por especialistas en conteni-dos, fue abordado en la Lección 2.

• Ficha técnica de digitalización: Luego de seleccionar las piezas, es necesario completar una ficha individual, para cada una de ellas. En esta ficha se debe asignar al archivo un número de identificación único y se debe completar un conjunto de campos con información descriptiva y administrativa. Esta ficha va a ser muy impor-tante durante el proceso de digitalización, debido a que contiene la información esencial que va a necesitar el personal que va a llevar adelante el trabajo y a que se va registrando en ella el estado

de avance de los procesos, en cada una de las etapas. Si tu proyecto es pequeño, y tu mismo vas a realizar las digitalizaciones, no vas a necesitar una ficha técnica muy compleja. Pero de todas maneras es conveniente que lleves un registro que contenga la información esencial.


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Ficha digitalización empleada en proyecto www.memoriachilena.cl

• Conservación y Restauración: El trabajo de conservación y restauración debe realizarse en dos momentos muy precisos: hay que tratar las piezas que presentan problemas que pueden incidir en la calidad de la captura antes de pro-ceder con ésta; hay que tratar las piezas que pu-edan haber sido dañadas durante el escaneo o el traslado.

• Cáptura digital: Luego de cumplir las etapas preparatorias hay que realizar las capturas, uti-lizando los equipos que sean compatibles con las características físicas de los originales. Una vez realizada la captura, se deben aplicar a los archivos procesos de compresión para alivianar su peso (compresión sin pérdida) y también se deben generar las copias de publicación (com-presión con pérdida). En algunos casos, se pu-ede mejorar la calidad de los archivos, utilizan-do las distintas herramientas contenidas en los programas de edición. Es importante considerar que al realizar estas mejoras se puede presentar un problema con relación al tema de la “auten-ticidad”: al aplicar mejoras habrás alterado los originales, cosa que puede resultar incompatible con los objetivos de un proyecto de resguardo del patrimonio.

• Control de calidad: Debe aplicarse procesos que garanticen la calidad de las imágenes, de los metadatos y del sistema de almacenamiento de la información, en cada una de las etapas de un proyecto de digitalización. Esta política debe tomar en cuenta algunas variables: debe incluir es-tándares de calidad para las capturas, debe incluir revisiones constantes a los equipos para verificar su precisión, debe considerar acciones de control para el trabajo que realizan los técnicos que hacen las capturas, etc. Es importante ser muy rigurosos, para asegurar un nivel parejo a las imágenes que integrarán las colecciones, pero también hay que saber ser flexibles: no es posible fijar protocolos uniformes para las capturas, porque cada tipo de documento va a requerir distintos procesos de digi-talización.

• Catalogación de las piezas: Una vez creado un objeto digital, hay que enriquecerlo completando la ficha de metadatos. Esta información descrip-tiva, estructural y administrativa será esencial para la etapa de gestión del proyecto (sobre metadatos, ver Lecciones 3 y 4).


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• Almacenamiento: La cadena de producción se cierra cuando los archivos maestros y las copias de publicación son almacenados en CD, DVD, cintas magnéticas o servidores. Si se usa discos o cintas, como soporte de almacenamiento, deben crearse dos juegos: el primero de ellos debe ser utilizado para generar los distintos tipos de copias, el segundo debe ser destinado a fines de preservación. Se recomienda mantener este juego fuera del edificio, en un depósito con humedad relativa y temperatura controlada, en muebles metálicos.Los discos tienen una vida corta. Se deben realizar copias del material cada cinco años. La alternativa más recomendable para los proyectos de digitalización, hoy en día, es el almacenamiento en línea. Los archivos maestros y las copias de publicación, en este caso, son guardados en un servidor provisto por la institución o por una empresa externa. Para mayor seguridad, se realiza respaldos periódicos en dos juegos de cintas. Esta recomendación es válida para los proyectos grandes. Pero también para los pequeños.

4. Flujo de trabajo y Calendario de tareas

El proceso de conversión A/D (conversión analógico/digital) involucra la realización de un conjunto de tareas que deben ser acometidas por distintos espe-cialistas, en etapas sucesivas. Para que este trabajo se pueda realizar en forma eficiente, sin dilapidar tiempo o recursos, es fundamental organizarlo de manera racional, elaborando un (flujo de trabajo o workflow),quecristaliceenuncalendariodetareasque sea trasparente y conocido por todos.

Elworkflowse refiereal flujode trabajoquedebeseguir una unidad u organización para la conse-cución de una tarea o trabajo predeterminado. Medi-ante un esquema sencillo, se intenta visualizar cómo se estructurarán todas la tareas que hay que realizar, se especificará su orden correlativo, el modo como ellas se sincronizarán, y también se mostrará como fluirá la información.

Silograsorganizarenunflujodetrabajo(workflow)lasecuencia de acciones, actividades o tareas que será

necesario ejecutar durante el proceso, contarás con la herramienta más adecuada para hacer un seguimien-to de cada etapa del mismo y para realizar los con-troles que son necesarios para que las actividades se automaticen.

¿Qué actividades, tareas o proceso debes incluir en tu flujodetrabajo(workflow)?

En el apartado anterior te mostramos en esquema muy sencillo, que incluye algunas de las tareas más relevantes.

Te recomendamos que elabores tu propio flujo de trabajo, tomando como base tu propia realidad. Para facilitar esa tarea, te ofrecemos un listado actividades que comúnmente son ejecutadas en los proyectos de digitalización:

• Selección de las obras.• Realización de gestiones para obtener permisos

de publicación (tema del copyright).• Traslado del material.• Revisión del material.• Preparación del material, incluyendo trabajos de

restauración. • Catalogación inicial del material.• Captura de los originales.• Creación de los archivos maestros.• Creación de copias de publicación.• Edición de los archivos.• Aplicación de control de calidad a las imágenes.• Compresión archivos maestros.• Almacenamiento de imágenes en servidor de de-

sarrollo.• Creación de metadatos descriptivos, estructurales

y administrativos.• Generación de miniaturas (thumbnails) y copias

de publicación, a través de técnicas de com-presión.

• Traslado de los archivos maestros y las copias de publicación al servidor definitivo.

• Integración de las imágenes y de los metadatos en la base de datos.

• Publicación de los contenidos y las imágenes en sitio web que da acceso al material al público.

• Edición y control de calidad final.


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¿Se te ocurren otras actividades o tareas que no estén incluidas en este listado? ¿Consideras necesario modi-ficar esta secuencia de trabajo?

Realizalosajustesocambiosqueteparezcannecesarios.Loimportanteesqueelflujodetrabajo(workflow)refleje con la mayor fidelidad posible las necesidades de tu proyecto.

Una vez que tengas resuelto esto, debes generar el calendario de tareas (proyect timetable).

Tu calendario debe incluir todas la tareas que se van a desarrollar, debe especificar el orden en que se van a realizar, debe señalar cuándo deben comenzar y cuando deben concluir y debe identificar a los miembros del equipo profesional o técnico que van a estar a cargo de ellas. Para que tu calendario sea un instrumento de trabaja eficiente es importante que hagas una evaluación lo más realista posible del tiempo que demandará la ejecución de cada tarea.

Para que no te equivoques al hacer estas estimaciones iniciales, conviene que elabores el calendario durante la fase piloto del proyecto. Luego, cuando tu proyecto esté en la fase de plena producción, podrás hacer los ajustes necesarios.

Hay muchas maneras de presentar un calendario de tareas. Te ofrecemos, a modo de ejemplo, el modelo elaboradoporelCanadianHeritageInformationNetworkCHIN:

Actividad Responsable Fecha inicio

Fecha término

Preparación de los datos

Selección de los formatos y estándares

Establecer restricciones de copyright

Catalogar o documentar las imágenes

Definir si se digitalizarán dentro o fuera

Ver si se cuenta con imágenes ya digitalizadas

Captura de imágenes

Compra o arriendo de equipos

Fotografía en alta calidad de imágenes

Escaneo en alta calidad de imágenes

Almacenamiento de archivos maestros

Controles de calidad

Almacenamiento y entrega

Almacenamiento de imágenes en servidor

Generación de links a imágenes en base de datos

Evaluación y control de calidad internos

Publicación de imágenes online

Manejo y mantención de metadatos e imágenes

Generación de copias de respaldo


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5. Digitalización de audios

En esta lección, y en las anteriores, hemos usado el término “digitalización” para describir el proceso de conversión de los objetos análogos que más abun-dan en las bibliotecas y archivos en nuestros días: libros, documentos y fotografías.

Pero estos objetos tradicionales no son los únicos que pueden ser transformados en señales transmiti-das en forma discontinua, basadas en la lógica de un código binario. Eso también puede suceder con dos tipos de objetos que comienzan a tener cierta presencia en las instituciones patrimoniales: audios y videos.

En este apartado y el siguiente vamos a hablar de los procesos de conversión análogo-digital (A/D) de esos dos tipos de objetos.

Comenzaremos hablando de la conversión de archi-vos de audio.

En nuestras bibliotecas nos encontramos, hoy en día, con archivos de audio que fueron creados origi-nalmente en lenguaje digital, en las llamadas salas de “Medios múltiples” o de “Música”: CD (Compact Disc), que graban hasta 74 minutos de audio, con frecuencias de muestreo de 44,1 Khz, 16 bits de cu-antificación y en dos canales. Pero junto con estos ar-chivos que fueron creados en lenguaje digital, existen numerosos registros de audio que están conservados en soportes analógicos de distinto tipo, algunos de los cuales incluso se encuentran obsoletos, debido a que ya no es posible encontrar en el mercado los equipos que pueden reproducirlos:

• Cilindros de cera.• Discos goma-laca.• Discos de cera.• Discos de acetato.• Discos de vinilo.• Alambre magnético.• Cintas Reel.• Cassettes

Las grabaciones analógicas se realizan en cintas u otros soportes que conservan registros de las variaciones de voltaje, reflejadas en ondas. Para convertir esos registros al lenguaje digital lo que se hace es tomar una serie de fotografías o muestras a las formas de la onda. Cada una de estas fotografías luego es transformada a series de 1 y 0, tal cual sucede con cualquier imagen.Se llama a esta operación muestreo o sampling.

Fuente: Digitalización del sonidohttp://boj.pntic.mec.es/jgomez46/documentos/cav/sonidodigital.pdf

El muestreo (sampling) se realiza capturando la señal original con un dispositivo electrónico llamado Analog to Digital Converter (ADC). Este dispositivo transforma la señal al lenguaje binario. Luego los 0 y 1 son procesados por un Digital Signal Processor (DPS), que se encuentra incorporado en las interfaces de audio profesionales. En esta etapa es posible revisar la información, editarla o etiquetarla. Pero se necesita dar un paso más: para que los sonidos puedan escucharse es necesario invertir el proceso realizado durante el muestreo, utilizando un Digital to Analog Converter (DAC). Este dispositivo transforma la información digital en variaciones de voltaje eléctrico (sonidos audibles), que pueden ser proyectadas por los parlantes.

Conversión A/D

Conversión D/A

Onda analógica Digitalización Onda digitalizada Serie de Números

Serie de Números Onda digitalizada Onda �ltrada


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La calidad del muestreo es determinada por tres variables fundamentales:

Calidad de las tarjetas de audio:

La calidad de la captura y conversión va a estar condicionada siempre por la calidad de las tarjetas de audio y de los conversores que se utilicen.En el mercado hay interfaces profesionales y otras de uso más corrientes. Los proyectos patrimoniales de digitalización deben optar siempre por las primeras.

Velocidad o frecuencia de muestreo (sampling)

La frecuencia de muestreo es determinada por el número de veces que se divide una muestra por segundo. Mientras más alta sea la velocidad del muestreo, más se asemejará la forma de la onda digital a la onda analógica original. Si la frecuencia es baja, se pierden los agudos, lo que va generando distorsiones acústicas. El oído humano es capaz de percibir sonidos en frecuencias comprendidas en el rango de 20 a 20.000 Hértzios. La Biblioteca Nacional hoy en día está digitalizando audios a 96 Hz.

Cuantificación del sonido (nivel de muestreo o profundidad de bits)

La cantidad de bits que se asigna a cada una de las muestras determina el rango dinámico. Mientras mayor sea ese rango mejor será la resolución: 8 bits por muestra permiten generar 256 niveles posibles de sonido (es el estándar usado por la industria telefónica, que no necesita sonidos de muy buena calidad); 16 bits nos permiten generar 65.536 niveles posibles (es un estándar de calidad muy superior, que es utilizado en los CD de música).


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Luego de que se generan los archivos de audio, hay que guardarlos en el disco duro del computador.

Cada uno de estos archivos consta de un encabeza-do en el que se registra la velocidad y el nivel del muestreo, que son sucedidos por una serie de 1 y 0 para cada muestra.

Estos archivos pueden ser guardados con comprimir y sin comprimir, en distintos formatos. Los primeros son empleados, generalmente, para las copias de publicación y los segundos para la generación de ar-chivos maestros.

Los formatos más utilizados para los archivos sin comprimir son:

• Waveform Audio Format (WAV): Es un formato audio sin compresión desarrollado por IBM y Mi-crosoft. Permite crear archivos de calidad profe-sional, mono y estéreo, a diversas resoluciones y velocidades de muestreo. Es el formato más uni-versal hoy en día, para crear archivos maestros. Aunque son compatibles con todos los navega-dores, son poco utilizados, debido al gran peso de los archivos. Una variante de este formato es el BWF (Broadcast Wave Format), actualmente utilizado en la Biblioteca Nacional, para sus proyectos de digitalización de audio.

• Compact Disc Audio (CD): Es una variante del formato WAV. Se trata del formato estándar en la industria discográfica, hoy en día. Graba con frecuencias de muestreo de 44,1 Khz y 16 bits de cuantificación, en forma secuencial (toda lo música se graba seguida). Un CD puede guardar algo más de 70 minutos de música.

• Audio Interchange Format File (AIFF): Es for-mato de grabación de alta calidad, similar al WAV, pero desarrollado especialmente para com-putadores marca Apple. Pese a su calidad, su penetración en el mercado está limitada, por su vinculación a esa marca.

Uno de los grandes problemas que plantean este tipo de archivos a los proyectos patrimoniales tiene que ver con su peso. Un archivo creado con una velocidad de muestreo de 44.1 Khz y 16 bits por muestra pesa un mínimo de 5 MB por minuto. ¿Qué servidor tiene la ca-pacidad para guardar los maestros de un proyecto de audio verdaderamente importante, con miles de horas de grabación? Aparte del problema del almacenami-ento, se plantea un problema tan importante como este a propósito de la divulgación de este material. Para poder utilizar archivos de podcast en sitios Web se necesita copias de publicación mucho más livianas. Eso es posible, hoy en día, gracias a la existencia de formatos de audio que comprimen con pérdidas.

Los más importantes son:

• MPEG Audio Layer 3 (MP3): Este formato, de-sarrollado originalmente en Alemania. La gracia de este formato es que utiliza códecs de compresión con pérdidas: se elimina los sonidos que no son perceptibles por el oído humano. Este formato logra reducir entre 12 y 15 veces el tamaño de los archivos originales, sin afectar demasiado la cali-dad de los registros (si se comprime bien un archi-vo puede generarse copias con calidad equivalente a las que ofrecen los CD). Como se trató del primer formato con pérdidas en ser lanzado al mercado, el MP3 se transformó pronto en el estándar para la generación de las copias de publicación en Inter-net.

• Windows Media Audio (WMA): Microsoft intentó competir con el MP3 desarrollando su propio for-mato de compresión con pérdida (recientemente se ha lanzado al mercado también una versión de WMA sin pérdida). Este formato se ha difundido bastante, debido a que es el utilizado por defecto por la aplicación Windows Media Player, que viene cargada con los sistemas operativos Windows. Pero no ha logrado transformarse en el formato es-tándar.

• Real Audio (RA): Es formato fue creado por la empresaRealNetworks.Aunquerealizacompre-siones de menor calidad que el MP3, se lo utiliza


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bastante en las trasmisiones vía streaming y en Internet en general, debido a su gran flexibilidad: a diferencia de los archivos creados con MP3 los archivos RA se adaptan automáticamente a la capacidad de recepción del usuario final, que depende de la velocidad de la conexión con que cuenta, el procesador o la memoria. Eso permite que los archivos se puedan escuchar en tiempo real, aunque haya bajar su calidad.

Hay alternativas, OGG Orbis, que son libres de pat-entes y de código abierto, que ofrecen compresiones con calidad igual o superior a MP3, WMA y RA, pero que casi no son utilizados hoy en día (debido a que han sido ignorados por la industria que desarrolla los reproductores).

6. Digitalización de otros materiales análogos: videos

Los videos o imágenes en movimiento están formados, en realidad, por una serie de imágenes estáticas o fo-togramas, que son reproducidas una detrás de otra, a cierta velocidad, para generar en el ojo humano la sensación de movimiento (ese efecto se logra con 25 imágenes por segundo). Estas imágenes son guarda-das en un soporte químico, llamado cinta o película, que contiene dos pistas, una para las imágenes y otra para los audios:

Fuente:http://farm3.static.flickr.com/2395/2085147145_95e58ef0ae.jpg


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Cada una de estas imágenes estáticas o fotogramas se compone, a su vez, de un número determinado de líneas que cubren la pantalla de forma horizontal, siguiendo cuatro estándares: sistema Phase Alternative Line (PAL), sistema National Television Standard Committee (NTSC), sistema Sequential A Memoire (SECAM) y sistema High Resolution Television (HRTV).

Para digitalizar la información contenida en una cinta de Video Home System (VHS), Mini DV o Betamax hay que aplicar un proceso similar al que se sigue para convertir audios: el muestreo, que permite convertir las señales eléctricas registradas en materiales fotosensibles en información binaria, que puede ser almacenada en el disco duro del computador.

Esta operación se realiza con un convertidor A/D (analógico/digital). Se trata de un chip especializado que realiza una cuantificación de cada uno de los parámetros de la señal original: luminancia, color y variaciones de color. Al número de muestras que se toma de cada una de las líneas de la imagen se le denomina frecuencia de muestreo, medida en Hérzios. Mientras mayor sea la frecuencia, mejor será la resolución de la imagen.

Los primeros conversores analógico digitales (A/D) realizaban una cuantificación a una profundidad

de 8 bits (cuantificaban usando 8 dígitos). Pero ya se cuenta con conversores que trabajan con 12 y 16 bits.

Una vez que la señal de video ha sido digitalizada (tanto los fotogramas como la pista de audios) hay que renderizarla, utilizando alguno de los formatos disponibles. Junto con ello, es necesario utilizar algún codec o compresor para disminuir el peso de estos archivos, que es considerable.

Los formatos más utilizados, hoy en día, son:

• Audio Video Interleave (AVI): Este formato para video y audios entrelazados fue desarrollado por Microsoft como estándar para video, al igual que WAV lo es para audios. La gracia de este formato es que no se necesita hardware especial para descomprimirlo o reproducirlo y que permite generar archivos de alta calidad, que pueden ser asimilados a los archivos maestros de documentos o audios. Si necesitas editarlo, tampoco vas a enfrentar dificultades. El gran problema de los archivos creados en formato AVI es su peso. Para poder manejar estos archivos siempre hay que usar codecs de compresión.

• Moving Picture Experts Group (MPEG): Es un formato de uso tan extendido como el AVI. Fue diseñado para introducir videos en CD y luego en DVD. Los archivos MPEG son también bastante pesados, pero se han ido perfeccionando con el tiempo. Contamos, hoy en día, con cuatro versiones o generaciones del formato. La última de ellas puede ser utilizada en Internet: el MP4, cuyo uso se está generalizando en Internet, que ha sido adoptado por Apple para sus productos iTunes y iPod.

• Quick Time (MOV): QuickTimeesmuchomásque un formato de archivo de video. Se trata de un completo de sistema multimedia, desarrollado por Apple, para integrar sus distintos equipos y componentes. Este formato, además, permite reproducir y trasmitir contenidos de alta calidad en Internet y otros dispositivos. Para visualizar los videos se necesita cargar en el PC un player especial, que es gratuito (hay también una versión profesional, que se paga).


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• XviD: Este formato fue desarrollado en forma colaborativa por muchos programadores que quería que hubiera una alternativa open source que pudiera competir con los productos de Microsoft o Apple. Permite generar archivos de alta calidad y está teniendo cada vez mayor presencia en el mercado, pero no ha logrado constituirse en una alternativa frente a AVI o MPEG.

• Flash Video (FLV): Se trata de un formato desarrollado por la empresa Adobe que es ideal para su uso en Internet. Los archivos FLV son más livianos que los MP4 y han logrado tener tanta presencia en el mercado como éstos: los sitios más populares para compartir medios, como Youtube o Vimeo, utilizan estos dos formatos, para sus copias de publicación. Lo mismo sucede con los proyectos de la Dirección de Bibliotecas, Archivos y Museos: los videos contenidos en los sitios www.memoriaeduca.cl y www.bibliotecafundamentos.cl fueron creados en formato FLV.

La utilización de codecs de compresión es esencial cualquier proyecto de digitalización: los archivos digitales de imágenes en movimiento son los más pesados de todos. Un ejemplo: este video del ingeniero Santa María, disponible en el sitio www.bibliotecafundamentos.cl, tiene una duración de 2.:18 minutos < http://www.bibliotecafundamentos.cl:90/index.php?option=com_seyret&Itemid=29&task=videodirectlink&id=50>. Su peso, en formatoAVI, es de 110 MB. El mismo video pesa 10 MB en su versión FLV.

La digitalización de audios y videos es un mundo totalmente nuevo para los profesionales que trabajan en instituciones culturales de nuestros días, que plantea enormes desafíos: para llevar adelante un proyecto digitalización que incluya este material, vas a necesitar un personal mucho más especializado, mejores equipos, una red más potente y servidores de mayor capacidad.

Las instituciones culturales de nuestros días no

están preparadas para esto. Pero tendrán que estarlo muy pronto.

El siglo XXI es un siglo multimedia. Hay en día la sociedad nos está exigiendo que demos un salto adelante, transformando nuestros objetos tradicionales en objetos digitales, que puedan ser consultados a través de Internet.

Tendremos que desarrollar proyectos de digitalización cada vez más ambiciosos, incluyendo en ellos líneas de trabajo como las descritas al final de esta lección. Pero eso no será todo. Nuestras bibliotecas y archivos tendrán que aprender a resguardar, junto con los libros, documentos y objetos tradicionales, las obras y objetos creados en nuestra época, que serán el patrimonio del futuro: tendrán que aprender a preservar obras y documentos que fueron creados en lenguaje digital.

¡Es un gran desafío!


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LECCIÓN 6: GESTIÓN DE LA COLECCIÓN DIGITAL

Descripción

Contenidos unidad

1. Desafío del largo plazo.2. Preservación digital.3. Un nuevo mundo.

Aprendizajes esperados: luego de completar la sexta unidad lograrás:

1. Conocer y evaluar los distintos aspectos relacionados con la gestión de una colección digital. 2. Elaborar y aplicar protocolos de seguridad y preservación de los archivos fuente y los metadatos.

Los proyectos deben incluir, como un elemento fundamental, una política de gestión de la futura colección digital. Esta política debe garantizar la sustentabilidad del proyecto. Asimismo, debe ga-rantizar que los objetos digitales no sufrirán al-teraciones ni deterioro, que habrá continuidad de largo plazo en el acceso a ellos, que los ficheros asociados de metadatos no se van a perder, que se contará con medidas de seguridad y preser-vación de los archivos maestros.


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1. El desafío del largo plazo

“Es fácil comenzar un proyecto digital; es difícil implementar un programa en forma continuada”

(Universidad de Cornell: Llevando la teoría a la práctica. Tutorial de digitalización de imágenes <http://www.library.cornell.edu/preservation/tutorial-spanish/contents.html>).

Los proyectos de digitalización concluyen cuando ya se han realizado las capturas, se han cargado los archivos digitales en el servidor y los usuarios tienen acceso a ellos a través de una interfaz web.

Pero este final, para la unidad que desarrolló el proyecto, en realidad es sólo un principio. Luego tendrás que hacerte cargo de administrar una nueva colección, muy demandada por el público, con tus propios medios y el mismo personal de antes: ya no contarás con los fondos extraordinarios que te asignaron para la implementación del proyecto; tampoco contarás con el apoyo de los proveedores externos y del personal temporal que estuvo al lado tuyo en las distintas etapas de la puesta a punto del proyecto.

Tendrás que asumir una nueva carga de trabajo:

• Vas a tener que destinar muchas horas/hombre a la administración de la plataforma tecnológica para la gestión de la información y interfaz web utilizada por los usuarios para acceder a ella.

• Vas a tener que atender a las numerosas consultas que te dirigirán los usuarios remotos a través del “Contáctenos”.

• Vas a tener que desarrollar acciones constantes para garantizar la accesibilidad a largo plazo a la colección digital.

• Vas a tener que enfrentar una dura lucha, dentro de la organización, para transformar tu proyecto, en un verdadero programa.

Este último punto es fundamental. Las nuevas colecciones digitales suelen comenzar como proyectos. Una vez concluida esa etapa, es necesario transformar esta iniciativa transitoria en una línea de trabajo permanente, que esté legitimada dentro de la organización, y que cuente con recursos propios. Este

proceso es difícil. Lo normal es que los proyectos de digitalización generen anticuerpos en los organismos culturales. Esto se debe a que estas instituciones son administradas, en la actualidad, por antropólogos, historiadores, sociólogos o bibliotecarios que miran con recelo la gran cantidad de recursos que se están asignando a estos emprendimientos, en detrimento de los rubros más tradicionales de la gestión cultural. La base de este recelo es clara: los profesionales que hoy en día gestionan las instituciones culturales suelen considerar los objetos digitales como elementos de poco valor patrimonial, en comparación con los impresos o las piezas antiguas.

¿Cómo vencer esa resistencia cultural? ¿Cómo dar el paso de la lógica del proyecto a la del programa? Para obtener el respaldo institucional, que es esencial, tendrás que competir con los programas centrales que ya están en desarrollo. Para tener buenos resultados es esencial que logres convencer a tus colegas de que el trabajo que estás realizando es valioso. Tienes que hacerles ver los enormes beneficios que obtiene el gestor cultural cuando utiliza con inteligencia los recursos que nos ofrecen las tecnologías digitales. Tienes que hacerles ver, también, que las colecciones digitales no son un fin en sí mismo, sino el medio para conseguir los objetivos que se traza toda organización patrimonial: accesibilidad y preservación.

Vale la pena que seas persistente. Si no logras transformar tu proyecto en programa, la colección que has iniciado no tendrá viabilidad de largo plazo.


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2. Preservación digital

Los proyectos de digitalización deben incluir, como preocupación central, el diseño de una política de gestión de la colección futura. El componente central de esta política debe ser un conjunto de protocolos y medidas de seguridad que garanticen que los archivos maestros y los metadatos asociados estarán disponibles en el largo plazo.

Esta política es el componente central del trabajo de gestión que tendrás que desarrollar, por una razón fundamental: contra lo que uno tiende a suponer, “la copia digital es mucho más vulnerable que el original” (DIGITAL-U : Digitalización de fondos documentales en las Universidades y Centros de Investigación españolas < http://www.residencia.csic.es/doc/digitalU.htm>

Los objetos digitales, efectivamente, son mucho más

frágiles que los análogos.

Los libros o los manuscritos van sufriendo un deterioro progresivo, que puede tomar decenas o centenas de años. Como los signos del deterioro son evidentes –las letras y los colores se van desvaneciendo, el papel llena de manchas por los hongos o se vuelve amarillento, etc.–, es posible programar intervenciones oportunas. Con los objetos digitales las cosas son distintas. Los archivos no sufren deterioro paulatino: o la información existe o no existe.

¿Cómo saber cuándo se está corriendo un peligro? Con los objetos digitales, no hay aviso previo. Cuando uno comete un error al manipular los datos o constata la existencia de signos de daño en el disco duro, lo más probable es que se produzca una pérdida total de la información. Por ese motivo el trabajo de preservación toma un cariz distinto: hay que anticipar los problemas, antes de que se produzcan, implementando una adecuada política de “preservación digital”

Preservación digital:

¿Qué es la preservación digital? En el excelente trabajo desarrollado por la Universidad de Cornell se ofrece la siguiente definición: “El objetivo de la preservación digital es mantener la capacidad de visualizar, recuperar y utilizar colecciones digitales frente a las infraestructuras y elementos tecnológicos y de organización que cambian con mucha rapidez. Los asuntos que se deben tratar en la preservación digital incluyen: Mantener la fiabilidad física de los archivos de imagen, los metadatos complementarios, textos y programas (por ejemplo: asegurarse de que el medio de almacenamiento es confiable, concopiasdeseguridad(back-ups),mantenerlainfraestructurade hardware y software necesaria para almacenar y proporcionar acceso a la colección); Asegurar el uso de la colección de imágenes digitales en forma continuada (por ejemplo: mantener una interfase de usuario actualizada, permitir a los usuarios recuperar y manipular información para poder satisfacer sus necesidades de información); Mantener la seguridad de la colección (por ejemplo: implementar estrategias para controlar la alteración no autorizada de la colección, desarrollar y mantener un programa de gestión de derechos para servicios con cargo).(Fuente: Universidad de Cornell: Llevando la teoría a la práctica: tutorial de digitalización de imágenes <http://www.library.cornell.edu/preservation/tutorial-spanish/contents.html>).


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Esto supone actuar en distintos frentes, porque la gama de problemas que reporta el manejo de archivos digitales son variados:

• Inestabilidad de los soportes físicos: Los medios de almacenamiento con que contamos hoy en día no han sido concebidos para durar en el tiempo. Es habitual, por lo mismo, que se dañen, debido a un mal uso, a maltrato, a la acción de hongos, de procesos químicos, o sencillamente debido a que se presenta el problema de la obsolescencia (el medio de almacenamiento puede ser descontinuado por sus fabricantes).

• Obsolecencia: Las tecnologías están avanzando tan rápido, que se necesita poco tiempo para que los equipos y las plataformas sean reemplazados por otros muy superiores. Estos cambios generalmente son bienvenidos, porque permiten hacer mejor el trabajo, a costos cada vez más bajos. Pero en ocasiones el cambio constituye, por si mismo, un problema difícil de abordar. Esto sucede, en particular, cuando las tecnologías nuevas no resultan compatibles con las antiguas, quedando obsoletas. En estos casos, se crea un problema con los datos: al migrar la información de una tecnología a la otra se puede producir pérdidas.

• Evolución en los estándares y los formatos: Hoy en día se ha logrado forjar un relativo consenso sobre cuáles son los formatos y sistemas de conversión que deben ser aplicados a los distintos tipos de objetos análogos. Pero este consenso no es general y no es absoluto. Cada día, además, están apareciendo nuevos y mejores opciones en el mercado tecnológico. Toda innovación, en este terreno, puede representar una amenaza para la integridad de los objetos digitales. Mediante la aplicación de una adecuada política de preservación, que anticipe los problemas, puede garantizarse la accesibilidad de largo plazo al material patrimonial. Esta política debe incorporar algunos principios de acción, cuya utilidad está demostrada:

• Definir tempranamente una política de preservación digital. La aplicación de protocolos de seguridad, para garantizar la integridad de los objetos digitales, corresponde a la última etapa en la ejecución de un proyecto. Sin embargo, estas decisiones tienen que tomarse al principio, en la etapa en que estas dando los primeros pasos en la definición de tu proyecto de digitalización. Hay una razón para ello: muchos de los problemas que se van a presentar cuando tengas que gestionar tu nueva colección tendrán como origen malas decisiones tomadas tempranamente.

• Realizar periódicamente copias de seguridad. La precariedad de los soportes físicos obliga a realizar copias de seguridad de los archivos maestros en forma periódica. Estas copias de seguridad deben ser almacenadas en soportes seguros (p. ej., en cintas), que deben ser mantenidas bajo custodia en entornos apropiados y seguros.

• Actualizar la información. A diferencia del problema de la conservación tradicional que está orientada a la estabilización del soporte, en el caso del patrimonio digital, el tema más delicado tiene que ver con la obsolescencia de los formatos, los programas (software) y los equipos (hardware). Este problema se produce por la rapidez con que se están produciendo los cambios en el mercado tecnológico y lo fragmentado que está este mercado. Para confrontar este problema se hace necesario generar copias de respaldo y actualizar constantemente la información: copiar los contenidos de un medio de almacenamiento en otro.

• Saber actuar a tiempo. La única manera de enfrentar el problema de la obsolescencia tecnológica, es siguiendo muy de cerca los cambios que está sufriendo el mercado de las tecnologías. Esta labor de seguimiento te permitirá anticipar los nuevos escenarios tecnológicos a los que tendrás que ajustarte, elaborando planes oportunos de migración de la información. La migración es un proceso más complejo que la actualización, porque no se trata de trasladar


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los datos de un medio de almacenamiento a otro similar o relativamente similar. Cuando hay migración, se presentan dos escenarios: traslado de datos que están en equipos que cuentan con una configuración de harware y software determinada, a una generación distinta de equipos, que tienen una configuración distinta; transformación de información que está guardada en un formato determinado a archivos en un formato distinto. En estos casos, el riesgo de que se produzca pérdida de información en el proceso de transferencia es bastante alto. Para minimizar esos ese riesgo es necesario anticipar las situaciones que puedan presentarse, haciendo pruebas de compatibilidad, recreando el entorno técnico en el que habrá que operar. Estas pruebas deben hacerse periódicamente: eso te permitirá estar preparado cuando llegue el momento de actuar.

• Tomar en cuenta las normas internacionales. Al momento de definir nuestra política de preservación conviene tomar en cuenta cuáles son las normas que rigen en el mundo, en los distintos ámbitos En caso de que no exista una norma internacional que se haya transformado en el estándar, lo recomendable es seguir los lineamientos que fijan las “buenas prácticas”, impuestas por instituciones de gran peso en el mundo (p. ej., Unesco: Unesco: Directrices para la preservación del patrimonio Digital <http://unesdoc.unesco.org/images/0013/001300/130071s.pdf>).

• Saber seleccionar bien: En el futuro inmediato las instituciones a cargo del resguardo del patrimonio se van a enfrentar con un problema inédito: el problema de la abundancia.Las fuentes patrimoniales del pasado son escasas. Ha sido posible, por lo mismo, catalogarlas, conservarlas, digitalizarlas y democratizarlas, haciendo esfuerzos que están a la altura de los operarios de la actual industria de la información. Pero esto no va a ser posible cuando tengamos que gestionar el patrimonio que se genera en el presente, en nuestro mundo digital: en un solo día de nuestro tiempo se produje más información

de la que pusieron a circular nuestros antecesores, a lo largo de siglos. Esta información, además de ser abundante, ha sido creada en soportes nuevos. El 93% de la información que se produce cada año, se ha generado de forma electrónica (documentos generados en procesadores de textos, mails, etc). Ninguna institución del presente o el futuro va a estar en condiciones de preservar toda esta información. Va a ser necesario, por lo mismo, tener muy claro qué patrimonio y contar con un repertorio de criterios muy precisos para la selección que será preservado (cifra extraída de Roberto Aguirre: Preservación Digital: Un nuevo desafío para la conservación y restauración < http://www.abinia.org/boletin/4-1/temas.htm>).Los complejos problemas que las instituciones patrimoniales van a enfrentar muy pronto, ya se pueden vislumbrar, a partir de experiencias como la que está desarrollando por la Biblioteca del Congreso de los Estados Unidos, a través del proyecto MINERVA (acrónimo de Mapping the Internet Electronic Resources Virtual Archive), que está intentando formar un gran repositorio de fuentes primarias “nacidas digitalmente”.

• Compromiso institucional. Las medidas técnicas recomendadas en los puntos anteriores no son suficientes por sí mismas. Para que una colección pueda proyectarse en el tiempo, en forma segura, cumpliendo con la meta de la accesibilidad permanente, es necesario contar con un compromiso más orgánico, que comprometa a todas las unidades que conforman una institución.


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3. Un nuevo mundo

Las bibliotecas del futuro:

¿Cómo serán las bibliotecas del futuro? La imagen nos muestra la presencia de una biblioteca real, que ha sido creada en Second Life, que es el mundo virtual más conocido del mundo (www.secondlife.com). En este entorno, los usuarios son avatares de personas reales, que pueden consultar, dentro de este espacio virtual, solamente obras en formato digital.

Los proyectos de digitalización aportan a las instituciones culturales y patrimoniales una oportunidad única para poner sus colecciones a disposición de los investigadores, los estudiantes y del gran público.

Gracias a los esfuerzos que están desarrollando instituciones como la Biblioteca Nacional de Chile o el Museo Nacional de Bellas Artes, el patrimonio ha dejado de estar al alcance de una pequeña elite de especialistas. Hoy en día cualquiera persona, de cualquier condición y de cualquier lugar, tiene acceso a los mejores tesoros que nuestras instituciones culturales custodian. Pero el mundo digital no sólo nos ha ayudado abrir las puertas de los archivos, bibliotecas y museos a todo el mundo. Al mismo tiempo está cambiando la manera como las instituciones culturales llevan adelante sus tareas cotidianas. Gracias a la tecnología, efectivamente, se ha vuelto más sencillo cumplir con las distintas actividades relacionadas con la gestión del patrimonio: procesos administrativos, manejo presupuestario, catalogación de las obras, preservación, búsqueda del material, etc.

Los beneficios que deparan las nuevas tecnologías de la información a los operadores del mundo

cultural son tantos y tan significativos, que más pronto que tarde, todas las unidades tendrán que dar un paso adelante, desarrollando sus propios proyectos de digitalización. No importa si se trata de instituciones grandes o muy pequeñas. En el futuro inmediato, tanto las unas como las otras tendrán que elaborar proyectos que les sirvan para conducir de la manera más racional posible esta transición.

El curso que has desarrollado ha sido concebido para ayudarte a enfrentar este cambio de la mejor manera posible.


Planificación e implementación de Proyectos de Digitalización

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