PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENJUALAN PADA BENGKEL FIX MOTOR PURWOKERTO

NASKAH PUBLIKASI

diajukan oleh:

Irza Abdillah 09.12.3523

kepada SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER

AMIKOM YOGYAKARTA YOGYAKARTA

2013

  

  

  

DESIGN OF INFORMATION SYSTEMS MOTORCYCLE REPAIR SHOP PRODUCT

SALES FIX MOTOR PURWOKERTO

PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENJUALAN PADA BENGKEL FIX MOTOR PURWOKERTO

Irza Abdillah Emha Taufiq Luthfi

Jurusan Sistem Informasi STMIK AMIKOM YOGYAKARTA

ABSTRACT

Fix Motor repair shop is a repair shop that sells various kinds of spare parts of motorcycles in urban districts Pabuaran North Purwokerto.

Problems that exist in the repair shop Fix Motor is still running and bookkeeping transaction manually so ineffective and inefficient. For it needs to make a desktop-based sales information system. In this system all the processes such as data processing of goods, the sale, purchase, inventory and manufacturing done some important reporting is computerized. Implementation of this system making use Netbeans 7 and MySql software.

The system has been successfully implemented to pergorm data processing items, transaction turnover, purchases, inventory and making required reports to Fix Motor repair shop. Keywords: Information, System, Sales, Repair Shop, Spare Parts, Pabuaran Village

1. Pendahuluan 1.1 Latar Belakang Masalah

Di era modern ini, informasi telah menjadi sangat penting, Informasi yang cepat,

tepat, akurat, dan sesuai dengan kebutuhan sudah menjadi keharusan untuk tetap

bersaing dalam dunia usaha. Bengkel Fix Motor adalah sebuah perusahaan perorangan

di bidang perbengkelan sepeda motor yang didirikan oleh Saudara M. Wisnu Bharata

yang berlokasi di Pabuaran Purwokerto Utara. Sistem penjualan pada Bengkel Fix Motor

masih menggunakan sistem manual dan belum menggunakan teknologi yang

berkompetensi dan berkomputerisasi. Sistem transaksi penjualan dan pembelian barang yang dikerjakan secara manual

perlu adanya pendataan data yang terkomputerisasi sebagai alat bantu dalam

pendataan persediaan barang. Hal ini dapat meningkatkan produktifitas kerja para

karyawan dan hasil laporan yang diperoleh lebih cepat, tepat akurat, dan rapi terutama

mendukung proses pengambilan keputusan oleh pihak manajemen.

Permasalahan pada Bengkel Fix Motor Purwokerto adalah belum menggunakan

program aplikasi berbasis komputer. Pencatatan data barang dan transaksi pembelian

dan penjualan barang masih menggunakan penulisan tangan sehingga rentan terhadap

kesalahan pencatatan sehingga terlihat kurang rapi. Penyimpanan data masih dalam

bentuk nota dan buku besar laporan sehingga dirasa kurang aman dan efisien.

1.2 Rumusan Masalah Berdasarkan uraian latar belakang diatas, maka secara garis besar rumusan

masalah yang akan diselesaikan adalah “Bagaimana membuat sistem informasi penjualan pada Bengkel Fix Motor di Purwokerto”. 1.3 Batasan Masalah

Berdasarkan rumusan masalah tersebut maka permasalahan yang akan diteliti

dibatasi pada hal - hal sebagai berikut :

a. Penelitian dilaksanakan pada lingkup Bengkel Fix Motor.

b. Penulis akan fokus pada fitur pembelian barang, penjualan barang, penjualan

berupa jasa, penjualan servis, retur pembelian barang, serta laporan

pembelian, laporan penjualan barang, laporan penjualan jasa, laporan servis.

c. Laporan kegiatan transaksi secara periodik.

1.4 Tujuan Penelitian Tujuan dari penelitian ini adalah :

a. Menganalisis sistem pembelian dan penjualan barang pada Bengkel Fix Motor

Purwokerto.

b. Merancang sistem pembelian dan penjualan barang pada Bengkel Fix Motor

Purwokerto.

1  

c. Membuat program aplikasi pembelian dan penjualan barang pada Bengkel Fix

Motor Purwokerto yang memungkinkan pengguna melakukan pengolahan data

pengguna, pengolahan data distributor, pengolahan data petugas, pengolahan

data jenis barang, pengolahan data barang, pengolahan data transaksi

pembelian barang, pengolahan data retur pembelian barang, pengolahan data

transaksi penjualan barang, penjualan jasa, servis serta dapat membuat

laporan transaksi pembelian dan transaksi penjualan barang.

1.5 Manfaat Penelitian Adapun manfaat dari penelitian ini adalah sebagai berikut :

a. Mengetahui dan menganalisa sistem pembelian dan penjualan barang pada

Bengkel Fix Motor Purwokerto.

b. Menambah pengetahuan dalam merancang suatu sistem informasi.

c. Membantu permasalahan yang dihadapi oleh pihak Bengkel Fix Motor

Purwokerto sehingga dapat memberikan informasi yang tepat dan akurat.

1.6 Metode Penelitian Adapun teknik penelitian yang dilakukan antara lain :

a. Teknik Wawancara (Interview)

b. Teknik Pengamatan (Observasi)

c. Teknik Kepustakaan

2. Landasan Teori 2.1 Konsep Dasar Sistem

2.1.1 Pengertian Sistem Sistem adalah himpunan dari komponen kompenen yang saling berhubungan

dan merupakan satu kesatuan yang utuh yang berkaitan antara yang satu dengan

yang lainnya, yang bertujuan untuk melakukan suatu kegiatan untuk suatu tujuan

tertentu.

2.1.2 Karakteristik Sistem Suatu sistem mempunyai karakteristik atau sifat-sifat tertentu, yaitu :

a. Batasan (boundary)

b. Lingkungan (environment)

c. Masukan (input)

d. Pengolahan Sistem (proses)

e. Keluaran (output)

f. Komponen (component)

g. Penghubung (interface)

h. Penyimpanan (storage)

2  

2.2 Konsep Dasar Informasi 2.2.1 Pengertian Informasi Informasi adalah data yang telah diolah menjadi sebuah bentuk yang berarti

bagi penerimanya dan bermanfaat dalam mengambil keputusan saat ini atau

mendatang. Informasi merupakan sesuatu yang menunjukkan hasil pengolahan data

yang diorganisasi dan berguna kepada orang yang menerimanya (Barry E. Cushing).

Informasi sebagai data yang telah diolah menjadi bentuk yang berguna bagi

penerimanya dan nyata, berupa nilai yang dapat dipahami di dalam keputusan

sekarang maupun masa depan (Gordon B. Davis).

2.2.2 Kualitas Informasi Kualitas informasi adalah sebuah nilai informasi yang bisa membantu manajer

mangambil keputusan untuk mewujudkan tercapainya tujuan. Kualitas informasi sangat

dipengaruhi beberapa hal yaitu :

a. Akurat

b. Tepat

c. Relevan

2.3 Konsep Dasar Sistem Informasi 2.3.1 Pengertian Sistem Informasi Sistem informasi merupakan suatu sistem yang tujuannya menghasilkan

informasi. Untuk menjadi sistem informasi, maka hasil dari sistem itu harus berupa

informasi yang berguna, yaitu harus memenuhi kriteria relevan, tepat waktu dan akurat.

Satu saja kriteria ini tidak terpenuhi, maka hasil dari sistem tersebut bisa tidak berguna.

(Jogiyanto, Sistem Teknologi Informasi, 2003)

2.3.2 Komponen Sistem Informasi Dalam suatu sistem informasi terdapat beberapa komponen. Adapun komponen-

komponen dari sistem informasi adalah sebagai berikut :

1. Perangkat Keras

2. Perangkat Lunak

3. Database

4. Telekomunikasi

5. Manusia

3  

2.3.3 Pengertian Sistem Informasi Penjualan Sistem informasi penjualan adalah sub sistem informasi bisnis yang mencakup

kumpulan prosedur yang melaksanakan, mencatat, mengkalkulasi, membuat dokumen

dan informasi penjualan untuk keperluan manajemen dan bagian lain yang

berkepentingan, mulai dari diterimanya order penjualan sampai mencatat timbulnya

tagihan/piutang dagang.

2.4 Flowchart Flowchart merupakan metode untuk menggambarkan tahap-tahap pemecahan

masalah dengan mempresentasikan simbol-simbol tertentu yang mudah dimengerti,

mudah digunakan, dan standar.

Berikut ini beberapa simbol dalam flowchart :

Tabel 2.2 Simbol Flowchart

No Simbol Keterangan

1 Simbol untuk merepresentasikan suatu

proses.

2 Simbol dokumen yang digunakan untuk

menunjukan suatu dokumen input dan

output baik untuk proses manual,

mekanik atau komputer.

3

Simbol storage yang digunakan untuk

menyimpan data.

4 Simbol garis alir (flow line simbol) yang

digunakan untuk menunjukan arus dari

suatu proses.

5 Simbol Input yang dimasukan secara

manual dari keyboard.

2.5 Data Flow Diagram (DFD) Data Flow Diagram (DFD) adalah adalah suatu gambaran grafis dari suatu

sistem yang dapat menggambarkan arus data di dalam sistem dengan struktur, jelas dan

menggunakan bentuk bentuk simbol untuk menggambarkan bagaimana data mengalir

melalui suatu proses yang saling berkaitan.

4  

Tabel 2.1 Data Flow Diagram

No Simbol Keterangan

1 External Entitiy (Kesatuan Luar) yaitu kesatuan

dilingkungan luar sistem lainnya yang berada

dilingkungan luarnya yang akan memberikan

input atau menerima output dari sistem.

Data Flow (Arus Data) ini mengalir diantara

proses, simpanan data dan kesatuan. Data

Flow (arus data) diberi simbol panah.

Process (Proses) yaitu kegiatan atau kerja

yang dilakukan oleh mesin atau komputer dari

hasil suatu arus data yang masuk ke dalam

proses untuk dihasilkan arus data yang akan

keluar dari proses.

Data Store (Simpanan) yaitu simpanan dari

data yang dapat berupa file atau database,

arsip, tabel acuan manual, agenda atau buku.

2.6 Konsep Dasar Database Basis data adalah kumpulan data yang saling berhubungan yang disimpan

secara bersama sedemikian rupa tanpa pengulangan (redundancy) yang tidak perlu,

untuk memenuhi kebutuhan.

2.6.1 Normalisasi Normalisasi merupakan cara pendekatan dalam membangun desain logika basis

data relasional yang tidak secara langsung berkaitan dengan model data, tetapi dengan

menerapkan sejumlah aturan dan kriteria standar untuk menghasilkan struktur tabel

yang normal. Dalam prespektif normalisasi sebuah database dikatakan baik jika setiap

tabel yang membentuk basis data sudah berada dalam keadaan normal.

3. Analisis dan Perancangan Sistem 3.1 Analisis Sistem Analisis sistem didefinisikan sebagai penguraian dari suatu sistem informasi yang

utuh ke dalam bagian bagian komponennya dengan maksud mengidentifikasi dan

mengevaluasi permasalahan, kesempatan, hambatan yang terjadi dan kebutuhan yang

diharapkan sehingga dapat diusulkan penelitian-penelitian.

5  

3.2 Analisis Kelemahan Sistem 3.2.1 Identifikasi Masalah Sering kali sistem yang sudah berjalan mengalami masalah, permasalahan tidak

akan muncul dengan sendirinya dan biasanya ada sesuatu penyebab yang

menimbulkannya. Adapun permasalahan-permasalahan yang muncul pada sistem yang

digunakan oleh Bengkel Fix Motor adalah :

a. Lambatnya proses pengecekan barang yang masih tersedia dan pencarian

data.

b. Dalam mencatat data transaksi penjualan sering terjadi kesalahan penulisan

jumlah harga, nama barang, serta perhitungan total bayar sehingga

menyebabkan lambatnya pelayanan kepada pelanggan.

c. Dalam penyusunan laporan membutuhkan waktu yang lama karena jika terjadi

kesalahan harus menulis ulang dan menghitung.

3.2.2 Analisis PIECES Sistem pembelian dan penjualan barang yang sedang berjalan di analisa dengan

menggunakan metode atau kerangka kerja PIECES ( Performance, Information,

Economy, Control, Eficiency, dan Service ). Sebagai dasar untuk mendapatkan pokok-

pokok permasalahan yang lebih jelas dan spesifik. Kemudian berdasarkan hasil analisa

ini nanti dapat dirancang usulan untuk diterapkan dalam sistem yang baru. Hasil analisa

tersebut dapat dijelaskan di bawah ini :

3.2.2.1 Analisis Kinerja (performance) Adalah kemampuan dalam menyelesaikan tugas bisnis dengan cepat

sehingga sasaran dapat segera tercapai. Jumlah dari pekerjaan yang dapat

dilakukan suatu sistem tertentu (throughput) dan rata-rata waktu yang tertunda

diantara dua pekerjaan ditambah dengan waktu respon untuk menangani pekerjaan

tersebut (response time) dari suatu sistem.

1. Througput : Lambatnya proses untuk menghasilkan laporan. Untuk

menghasilkan 1 laporan barang, 1 laporan harian, 1 laporan bulanan, 1

laporan tahunan membutuhkan waktu tambahan setelah jam kerja.

Karena masih melalui proses manual seperti perhitungan total

menggunakan kalkulator. 2. Response Time : Lambatnya pelayanan pada saat transaksi, setiap data

( nota) dikerjakan 5 menit, karena melalui proses manual seperti

perhitungan total bayar menggunakan kalkulator, pencarian barang

dengan pengecekan manual. jika pelanggan datang 50 orang maka

jumlah pengerjaan 250 menit sama dengan 4 jam 16. menit. Dengan

6  

adanya sistem baru diharapkan dapat melayani pelanggan dalam kurun

waktu 2 menit, maka dapat melayani pelanggan lebih banyak lagi. 3.2.2.2 Analisis Informasi (information)

Kualitas dari suatu informasi (quality of information) tergantung dari tiga hal,

yaitu informai harus akurat (accurate), tepat pada waktunya (timely basis), dan

relevan (relevance).

1. Akurat : Dalam hal pelayanan transaksi dan pembuatan laporan,

perhitungan masih menggunakan kalkulator yang memungkinkan

karyawan melakukan kesalahan dalam penekanan angka yang

menyebabkan tidak akurat dalam perhitungan.

2. Tepat Waktu : Pencatatan semua data dan transaksi masih bersifat

manual yang ditulis ke dalam buku besar dan perhitungan total

menggunakan kalkulator, menyebabkan waktu yang dibutuhkan untuk

menghasilkan informasi lebih lama.

3. Relevan : Informasi data (nota) penjualan tidak sesuai dengan laporan

harian, bulanan dan tahunan yang akan dilaporkan kepada pihak

manajemen. Karena terjadi kesalahan penulisan.

3.2.2.3 Analisis Ekonomi (economic) Sistem lama membutuhkan rak atau lemari sebagai tempat penyimpanan

dokumen laporan barang, harian, bulanan dan tahunan.

1. Biaya : Mebutuhkan tambahan biaya untuk membeli rak atau lemari

sehingga tidak menguntungkan apabila masih menggunakan sistem

lama tidak menutup kemungkinan akan membutuhkan ruangan

tersendiri.

3.2.2.4 Analisis Pengendalian (control) Pengendalian atau control dalam sebuah sistem sangat diperlukan.

Keberadaannya bertujuan untuk meningkatkan kinerja sistem, mencegah, atau

mendeteksi kesalahan sistem, menjamin keamanan data, informasi dan

persyaratan.

1. Hak Akses :

• Pencatatan laporan masih menggunakan buku besar dan

penyimpanan berkas-berkas seperti kwitansi dan nota yang tidak

berurutan akan mempersulit dalam mengontrol data-data yang

berkaitan dengan penjualan.

• Tidak adanya perlindungan data, semua karyawan dapat melihat

informasi data transaksi penjualan sehingga manipulasi data

sangat mungkin terjadi.

7  

3.2.2.5 Analisis Efisiensi (efficiency) Berhubungan dengan sumber daya yang ada guna meminimalisasi

pemborosan. Efisiensi dapat meliputi sumber daya yang tersedia seperti manusia,

informasi, waktu, uang, peralatan.

1. Jumlah Sumber Daya yang Digunakan :

• Adanya pengerjaan secara berulang untuk pembuatan laporan

barang, laporan harian, bulanan dan tahunan.

• Pada saat pembuatan laporan sering terjadi kesalahan dalam

pencatatan sehingga harus menambah biaya untuk membeli

kertas dan alat tulis.

3.2.2.6 Analisis Pelayanan (service) Dalam suatu perusahaan yang langsung berhubungan dengan konsumen,

maka pelayanan yang prima menjadi prioritas utama untuk memuaskan konsumen.

1. Pelayanan : Dalam proses pelayanan transaksi pencarian data barang

yang diminta oleh para pelanggan dilakukan dengan pengecekan

manual daftar harga barang.

3.3 Analisis Kebutuhan Sistem 3.3.1 Kebutuhan Fungsional

Analisis kebutuhan fungsional merupakan analisis terhadap layanan apa saja

yang dapat diberikan sistem kepada pengguna.

3.3.2 Kebutuhan Non Fungsional Perancangan dan pengembangan sistem memiliki tujuan dapat memperoleh

informasi uang lebih cepat dan tepat serta meningkatkan kualitas kerja. Kebutuhan

teknologi atau peralatan yang diperlukan dalam sistem terdiri dari :

1. Kebutuhan Perangkat Keras (hardware)

2. tuhan Perangkat Lunak (software)

3. Kebutuhan Perangkat Manusia (brainware)

3.4 Analisis Kelayakan Sistem Tujuan utama dari analisis kelayakan adalah untuk menguji apakah sistem yang

baru ditetapkan layak dipakai atau tidak, dalam hal ini tentunya diperlukan pertimbangan

yang matang. Seberapa banyak biaya yang diperlukan dari sistem yang baru.

3.4.1 Kelayakan Teknis Kelayakan teknis yang mencakup ketersedian sumber daya manusia yang

mengoperasikan serta memelihara sistem.

8  

3.4.2 Kelayakan Ekonomi Kelayakan Ekonomi pada penerapan pengembangan sistem lebih menyangkut

pada masalah pendanaan yaitu besarnya pendanaan yang dikeluarkan dengan harapan

manfaat yang diperoleh dari sistem tersebut lebih besar.

3.4.3 Kelayakan Hukum Penerapan sistem yang baik tidak boleh menimbulkan masalah dikemudian hari

karena menyimpang dari hukum yang berlaku terutama dalam perijinan menggunakan

aplikasi pendukung sistem.

3.5 Analisis Biaya dan Manfaat 3.5.1 Komponen Biaya

1. Biaya pengadaan (procuremen Cost)

2. Biaya Persiapan Opersional (Start Up Cost)

3. Biaya Proyek (Project – Related Cost)

4. Biaya Operasional dan Perawatan

3.5.2 Komponen Manfaat Manfaat dari sistem informasi dapat diklafikasikan dalam bentuk keuntungan

berwujud (tangible benefits) dan keuntungan tidak berwujud (intangible benefits).

3.6 Perancangan Sistem

Dalam tahap perancangan sistem berfungsi untuk merancang sistem yang di

buat sistem secara garis besar dan merancang spesfikasi yang di butuhkan oleh

pengguna dalam kertas kerja yang memuat input,proses dan output dari analisis sistem

yang telah diusulkan.

9  

3.6.1 Flowchart

Gambar 3.2 Flowchart Sistem

10  

3.6.2 Dia

penu

dijad

adap

agram Kont

Untuk m

ulis mengga

ikan sebaga

pun diagram

teks dan Dat

mendukung

mbarkan da

ai model yan

konteks yan

ta Flow Diag

perancangan

ata flow dia

g nantinya a

g telah penu

gram (DFD)

n pembelian

agram pada

akan digunak

ulis rancang a

n, penjualan

Ardy Jaya

kan dalam m

adalah seba

Ga

11

ambar 3.3 DDiagram Kon

n dan perse

Elektronik

membuat pro

gai berikut :

edian,

untuk

ogram.

nteks

 

Gambar 3.4 DFD Level 1

3.7 Perancangan Database Perancangan database harus dilakukan secara cermat agar dihasilkan database

yang efisien dalam penggunaan ruang penyimpanan, cepat dalam pengaksesan dan

mudah dalam manipulasi data. Salah satu cara yang dapat dilakukan untuk merancang

database seperti itu adalah dengan melakukan tahap normalisasi.

3.7.1 Normalisasi Normalisasi merupakan proses konversi dokumen atau laporan kedalam struktur

tabel dengan menghilangkan elemen yang sama, dan data yang berulang-ulang.

Perancangan normalisasi bertujuan agar tidak terjadi redudansi data. Jika kondisi tabel

tidak terdapat redudansi maka tabel normal. Tujuan utama dari normalisasi adalah

12  

mencega

database

database

penamba

3.7.2 R R

adanya fore

4. Impl4.1 Man

4.1.1 Fo

ah terjadinya

e), deletion a

e) dan upda

ahan, pengha

Relasi Antar Relasi antarta

eign key.

lementasi Sual Program

orm Login

a insertion

anomaly (ke

te anomaly

apusan atau

Tabel abel menunju

Gam

istem m

Gam

13

anomaly (

esalahan da

(kesalahan

keduanya).

ukan hubung

mbar 3.8 Re

mbar 4.22 Fo

(kesalahan

lam mengha

dalam men

gan antartabe

elasi Tabel

orm Login

penambaha

apus data y

ngubah data

el yang ditan

n data ked

yang ada did

a, baik dalam

ndai dengan

dalam

dalam

m hal

 

4.1.2 Foorm Utama AAdmin

4.1.3 Fo

4.1.4 For

orm Utama K

rm Servis

GamKasir

Gambar

Gamba

Gamba

14

mbar 4.23 Fo

4.59 Menu T

ar 5.60 Menu

ar 4.44 Inpu

orm Utama

Transaksi K

u Master Kas

ut Data Serv

Kasir

sir

is

 

4.1.5 Laporan Serviis

4.1.6 No

ota Servis

Gamb

Gam

15

bar 4.58 Lap

mbar 4.63 N

poran Servis

ota Servis

s

 

5 Penutup 5.1 Kesimpulan Dengan diterapkannya sistem informasi penjualan, pada Toko Ardy Jaya

Elektronik Yogyakarta, maka penulis dapat mengambil beberapa kesimpulan

perbandingan sistem yang baru ini. Sistem yang diusulkan dapat memberikan layanan

sebagai berikut :

1. Dengan adanya sistem ini pihak bengkel tidak memerlukan banyak tempat

untuk penyimpanan data - data bengkel.

2. Tidak membutuhkan waktu yang lama untuk menghasilkan laporan.

3. Dengan adanya sistem ini dapat memudahkan administrasi data seperti data

barang, petugas, distributor, pelanggan servis, pembelian, penjualan, jasa

dan servis.

5.2 Saran 1. Perlu ditambahkan tabel baru yaitu tabel detail pelanggan dan tabel

kendaraan untuk inputan yang memungkinkan satu orang memiliki lebih dari

satu jenis kendaraan untuk layanan servis.

2. Untuk penyempurnaan sistem informasi penjualan bengkel ini perlu

ditambahkan fasilitas untuk pengolahan data dan laporan laba/rugi agar

memudahkan pihak manajemen dalam pengambilan keputusan.

3. Sistem informasi penjualan bengkel ini perlu ditambahkan fasilitas untuk

pengolahan data beserta laporan presensi karyawan dan mekanik sekaligus

perhitungan gaji perminggu karena membantu pihak manajemen dalam

perhitungan laba/rugi perusahaan.

4. Sistem informasi penjualan bengkel ini diharapkan dapat dikembangkan

untuk beberapa komputer dalam satu jaringan berupa client-server sehingga

dapat dikembangkan menjadi beberapa kassa.

16  

17  

Daftar Pustaka Al Fatta,Hanif. 2007. Analisis & Perancangan Sistem Informasi. Yogyakarta: ANDI .

Jogiyanto,HM. 2007. Model Kesuksesan Sistem Teknologi Informasi. Yogyakarta: ANDI.

Kristanto,Andi. 2008. Perancangan Sistem Informasi dan Aplikasinya. Yogyakarta : Gava Media.

Kusrini,2007. Strategi Perancangan dan Pengelolaan Basis Data. Yogyakarta : ANDI.

Rudiyanto Arief,M. 2006. Pemrograman Basis Data menggunakan Transact-SQL dengan Microsoft SQL Server 2000. Yogyakarta : ANDI.