PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENGARSIPAN ...

15
286 Jurnal Ilmiah Mahasiswa Sistem Informasi Vol.2, No.4, Desember 2020 PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENGARSIPAN SURAT DIGITAL PADA KANTOR CAMAT RENAH PEMBARAP Lili Kurniati 1 , Akwan Sunoto 2 , Hendrawan 3 Sistem Informasi, Fakultas Ilmu Komputer, Universitas Dinamika Bangsa Jalan Jendral Sudirman Thehok, Jambi, Indonesia E-mail: [email protected], [email protected]. , [email protected] Abstract The Office of head of sub district and subdistrict offices liquid Pembarap located at simpang merangin Regency in the trenches. How archiving at the offices of head of sub district of pembarap is still in the form of written papers, storing the letters still use filling Cabinet, and require quite a long time in the search for the letters, so that it becomes inefficient in terms of the time and effort, and also because it is still not using the utilization of technologies that are supposed to be so that it can result in the letters could not be stored properly and it is feared the papers there before missing. The purpose of this research is to analyze the system that is running, so that you can can make the problems faced by the Office of the head of Pembarap Subdistrict, by way of designing Digital Mail Archiving Information System In the Office of the head of Sub Pembarap. The stages will be made prevailing authors, performing identification, and information retrieval based on the Foundation-the Foundation of the theory, the collection of data by the method of observation and interviews. System development method using a model of the waterfall (waterfall), is the study of language using PHP and a MySQL DBMS Perograman. Creating systems that can date back to solidify and print- solidify needed as solidify the code archive, solidify the code letter, solidify incoming mail, outgoing mail solidify and solidify a loan letter. Keywords: Design, Mail Archiving, Digital Abstrak Kantor Camat Renah Pembarap merupakan kantor kecamatan yang terletak di simpang parit di kabupaten merangin. Cara pengarsipan pada kantor camat renah pembarap masih berupa kertas-kertas tertulis, penyimpanan Surat-surat masih menggunakan filling cabinet, dan memerlukan waktu yang cukup lama dalam pencarian surat-surat, sehingga menjadi tidak efisien dalam hal waktu dan tenaga, dan juga karna masih belum menggunakan pemanfaatan teknologi yang seharusnya sehingga dapat mengakibatkan surat-surat tidak dapat tersimpan dengan baik dan dikhawatirkan surat-surat yang ada sebelumnya hilang. Tujuan penelitian ini adalah untuk menganalisa sistem yang sedang berjalan, agar dapat mengatasi masalah-masalah yang dihadapi pada Kantor Camat Renah Pembarap, dengan cara merancang Sistem Informasi Pengarsipan Surat Digital Pada Kantor Camat Renah Pembarap. Tahapan yang akan dilakukan penulis yaitu, melakukan identifikasi, dan pencarian informasi berdasarkan landasan-landasan teori, pengumpulan data dengan metode observasi dan wawancara. Metode Pengembangan sistem menggunakan model air terjun (waterfall), implementasi penelitian ini menggunakan Bahasa Perograman PHP dan DBMS MySQL. Sehingga menghasilkan Sistem yang dapat melihat dan mencetak laporan-laporan yang dibutuhkan seperti laporan kode arsip, laporan kode surat, laporan surat masuk, laporan surat keluar dan laporan peminjaman surat. Kata Kunci: Perancangan, Pengarsipan, Surat Digital 1. Pendahuluan Cara pengarsipan pada kantor camat renah pembarap masih berupa kertas-kertas tertulis dalam pengelolaan penyimpanannya. Surat-surat disimpan pada filling cabinet, dan surat-surat tersebut disusun berdasarkan indeks per tahun lalu diurutkan berdasarkan tanggal. Dengan banyaknya jumlah surat yang disimpan memerlukan waktu yang cukup lama dalam pencarian surat-surat dan membutuhkan waktu cukup lama untuk mencatat kedalam buku agenda atau lembar disposisi, dikarenakan pencarian surat yang memerlukan waktu yang cukup lama, sehingga menjadi tidak efisien dalam hal waktu dan tenaga,

Transcript of PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENGARSIPAN ...

286

Jurnal Ilmiah Mahasiswa Sistem Informasi

Vol.2, No.4, Desember 2020

PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENGARSIPAN SURAT DIGITAL

PADA KANTOR CAMAT RENAH PEMBARAP

Lili Kurniati1, Akwan Sunoto2, Hendrawan3

Sistem Informasi, Fakultas Ilmu Komputer, Universitas Dinamika Bangsa

Jalan Jendral Sudirman Thehok, Jambi, Indonesia

E-mail: [email protected], [email protected]. , [email protected]

Abstract

The Office of head of sub district and subdistrict offices liquid Pembarap located at simpang merangin Regency in the

trenches. How archiving at the offices of head of sub district of pembarap is still in the form of written papers, storing

the letters still use filling Cabinet, and require quite a long time in the search for the letters, so that it becomes inefficient

in terms of the time and effort, and also because it is still not using the utilization of technologies that are supposed to

be so that it can result in the letters could not be stored properly and it is feared the papers there before missing. The

purpose of this research is to analyze the system that is running, so that you can can make the problems faced by the

Office of the head of Pembarap Subdistrict, by way of designing Digital Mail Archiving Information System In the

Office of the head of Sub Pembarap. The stages will be made prevailing authors, performing identification, and

information retrieval based on the Foundation-the Foundation of the theory, the collection of data by the method of

observation and interviews. System development method using a model of the waterfall (waterfall), is the study of

language using PHP and a MySQL DBMS Perograman. Creating systems that can date back to solidify and print-

solidify needed as solidify the code archive, solidify the code letter, solidify incoming mail, outgoing mail solidify and

solidify a loan letter.

Keywords: Design, Mail Archiving, Digital

Abstrak

Kantor Camat Renah Pembarap merupakan kantor kecamatan yang terletak di simpang parit di kabupaten merangin.

Cara pengarsipan pada kantor camat renah pembarap masih berupa kertas-kertas tertulis, penyimpanan Surat-surat

masih menggunakan filling cabinet, dan memerlukan waktu yang cukup lama dalam pencarian surat-surat, sehingga

menjadi tidak efisien dalam hal waktu dan tenaga, dan juga karna masih belum menggunakan pemanfaatan teknologi

yang seharusnya sehingga dapat mengakibatkan surat-surat tidak dapat tersimpan dengan baik dan dikhawatirkan

surat-surat yang ada sebelumnya hilang. Tujuan penelitian ini adalah untuk menganalisa sistem yang sedang berjalan,

agar dapat mengatasi masalah-masalah yang dihadapi pada Kantor Camat Renah Pembarap, dengan cara merancang

Sistem Informasi Pengarsipan Surat Digital Pada Kantor Camat Renah Pembarap. Tahapan yang akan dilakukan

penulis yaitu, melakukan identifikasi, dan pencarian informasi berdasarkan landasan-landasan teori, pengumpulan data

dengan metode observasi dan wawancara. Metode Pengembangan sistem menggunakan model air terjun (waterfall),

implementasi penelitian ini menggunakan Bahasa Perograman PHP dan DBMS MySQL. Sehingga menghasilkan

Sistem yang dapat melihat dan mencetak laporan-laporan yang dibutuhkan seperti laporan kode arsip, laporan kode

surat, laporan surat masuk, laporan surat keluar dan laporan peminjaman surat.

Kata Kunci: Perancangan, Pengarsipan, Surat Digital

1. Pendahuluan

Cara pengarsipan pada kantor camat renah pembarap masih berupa kertas-kertas tertulis dalam

pengelolaan penyimpanannya. Surat-surat disimpan pada filling cabinet, dan surat-surat tersebut disusun

berdasarkan indeks per tahun lalu diurutkan berdasarkan tanggal. Dengan banyaknya jumlah surat yang

disimpan memerlukan waktu yang cukup lama dalam pencarian surat-surat dan membutuhkan waktu cukup

lama untuk mencatat kedalam buku agenda atau lembar disposisi, dikarenakan pencarian surat yang

memerlukan waktu yang cukup lama, sehingga menjadi tidak efisien dalam hal waktu dan tenaga,

287

Jurnal Ilmiah Mahasiswa Sistem Informasi

Vol.2, No.4, Desember 2020

pencatatan tanggal surat masuk dan surat keluar yang terkadang dicatat dan terkadang tidak dicatat dalam

buku, membuat bagian kasubak kesulitan mencari surat jika di perlukan.

2. Tinjauan Pustaka/Penelitian Sebelumnya

Pada bagian ini, akan menjelaskan teori-teori yang berkaitan dengan penelitian yang diangkat. Tinjuan

pustaka mempermudah dalam penyelesaian permsalahan penelitian.

2.1 Perancangan

Perancangan adalah suatu tahap yang dilakukan untuk menentukan bagaimana suatu sistem menyelesaikan

permasalahan yang ada, dengan mengatur komponen-komponen dalam sistem tersebut sehingga sistem

dapat bekerja sebagaimana yang diharapkan. Perancangan merupakan langkah pertama didalam fase

pengembagan rekayasa suatu produk atau sistem [1]. Sebuah proses untuk mendefinisikan sesuatu yang

akan dikerjakan dengan menggunakan teknik yang bervariasi serta didalamnya melibatkan deskripsi

mengenai arsitektur serta detail komponen dan juga keterbatasan yang akan dialami dalam proses

pengerjaanya [2]

2.2 Sistem

sistem secara sederhana dapat di definisikan sebagai sekelompok elemen yang saling berhubungan atau

berinteraksi hingga membentuk satu persatuan[3]. sistem di definisikan sebagai sekumpulan prosedur yang

saling berkaitan dan saling terhubung untuk melakukan suatu tugas bersama-sama[4].

2.3 Perancangan Sistem

Perancangan sistem adalah merancang atau mendesain sistem yang baik, isinya adalah langkah-langkah

operasi dalam pengolahan data dan prosedur untuk operasi sistem[5]. Proses pengembangan spesifikasi

sistem baru berdasarkan hasil rekomendasi analisis sistem[6].

2.4 Sistem Informasi

Sistem informasi adalah suatu sistem yang mengolah data menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih

berarti bagi penerimanya. Sekelompok elemen yang saling berhubungan atau berinteraksi hingga

membentuk satu kesatuan[7]. Sistem informasi adalah cara yang terorganisir untuk mengumpulkan,

memasukkan dan memproses data dan menyimpannya, mengelola, mengontrol dan melaporkan nya

sehingga dapat medukung perusahaan atau organisasi untuk mencapai tujuan[8]

2.5 Pengarsipan

Arsip adalah suatu proses mulai dari penciptaan, penerimaan, pengumpulan, pengaturan, pengendalian,

pemeliharaan dan perawatan serta penyimpanan menurut sistem tertentu, Saat dibutuhkan dapat dengan

cepat dan tepat ditemukan. rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media, yang sangat

penting dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara[9]. Secara etimologi kata

arsip berasal dari bahasa Yunani (Greek), yaitu archium yang artinya peti untuk menyimpan sesuatu[10].

2.6 Pengarsipan Digital

Dokumen elektronik dapat berasal dari berbagai bentuk, yaitu semua dokumen, kertas, surat, peta, buku

(kecuali buku yang dikelola perpustakaan), microfilm, magnetic tape, atau bahan lain tanpa menghiraukan

bentuk fisik atau karakteristik, dibuat atau diterima menurut undang-undang sering disebut arsip digital.

arsip yang diciptakan, digunakan, dan dipelihara sebgai bukti transaksi, aktifitas, dan fungsi lembaga atau

individu yang dutransfer dan diolah dengan sistem computer[11]. Arsip digital merupakan simpanan

kelembagaan yang menyimpan satu atau lebih objek informasi digital dengan tujuan disimpan dalam waktu

yang relatif lama dan dapat mengakses informasi digital tersebut [12]

288

Jurnal Ilmiah Mahasiswa Sistem Informasi

Vol.2, No.4, Desember 2020

3. Metodologi

Pada tahap ini, akan menjelaskan tentang bagaimana bentuk kerangka kerja penelitian dan metode apa

yang digunakan untuk pengembangan sistem penelitian.

3.1 Kerangka Kerja Penelitian

Gambar 1. Tahapan Penelitian

Berdasarkan Gambar 1 kerangka kerja penelitian diatas, maka dapat diuraikan pembahasan

masing-masing tahapan dalam penelitian sebagai berikut:

1. Identifikasi Masalah

Untuk melakukan identifikasi masalah, penulis melakukan survei awal untuk mendata permasalahan

apa saja yang dihadapi dalam pengelolaan data Pengarsipan pada Kantor Camat Renah Pembarap. Hasil

dari kegiatan ini penulis merumuskan untuk melakukan penelitian tentang berbagai data pengarsipan

yang ada.

2. Studi Literatur

Pada tahap ini penulis mempelajari dan memahami konsep dan teori yang berhubungan dengan topik

atau masalah yang diteliti. Informasi tersebut diperoleh dari berbagai sumber, baik yang tertulis dan

media elektronik. Adapun konsep yang dipelajari terutama mengenai bagaimana merancang sistem

informasi pengarsipan pada Kantor Camat Renah Pembarap, yang nantinya akan dituangkan kedalam

sebuah laporan penelitian.

3. Pengumpulan Data

Pada tahap ini penulis melakukan Pengumpulan data untuk mendapatkan informasi yang di butuhkan

untuk Perancangan Sistem Informasi Pengarsipan Pada Kantor Camat Renah Pembarap. Dalam

penelitian ini penulis melakukan dengan cara :

1. Pengamatan (Observation)

Pada tahap ini penulis melakukan pengamatan secara langsung bagaimana sistem informasi

pengarsipan yang berjalan saat ini pada Kantor Camat Renah Pembarap.

Identifikasi Masalah

Studi Literatur

Perancangan Sistem

Pengumpulan Data

Analisis data

Pembuatan Laporan

289

Jurnal Ilmiah Mahasiswa Sistem Informasi

Vol.2, No.4, Desember 2020

2. Wawancara (Interview)

Pada tahap ini penulis mengumpulkan data dengan melakukan upaya tanya jawab secara langsung

terhadap pimpinan dan pihak - pihak yang terkait untuk mendapatkan informasi yang dibutuhkan.

Agar penulis mengetahui permasalahan - permasalahan yang ada dan mempermudah dalam

memperoleh solusi untuk merancancang sistem tersebut.

4. Analisis Sistem

Pada tahap ini penulis menganalisa data yang telah dikumpulkan sebelumnya, hal ini dilakukan guna

mengetahui permasalahan atau kendala-kendala yang terjadi dalam proses pengolahan data pada Kantor

Camat Renah Pembarap sehingga penulis dapat mencari solusi permasalahan tersebut.

5. Perancangan Sistem

Setelah tahapan analisis dilakukan langkah selanjutnya adalah perancangan sistem. Pada tahap ini

penulis melakukan perancangan sistem dengan menggunakan metode waterfall.

6. Pembuatan Laporan

Setelah tahapan perancangan selesai dilakukan, maka tahapan selanjutnya adalah tahapan pembuatan

laporan. Pada tahapan ini penulis membuat laporan berdasarkan hasil penelitian, sehingga memberikan

gambaran secara umum mengenai penelitian tersebut. Pada tahapan ini akan disimpulkan bagaimana

perancangan sistem pengarsipan digital pada Kantor Camat Renah Pembarap.

3.2 Metode Pengembangan Sistem

Metode pengembangan sistem yang dilakukan dalam penelitian ini adalah motode Waterfall. Adapun

tahapan-tahapan metode Waterfall yaitu terdiri dari 5 tahapan yaitu :

Gambar 2. Model Waterfall (Agus Mulyanto 2009)

Adapun penjelasan dari metode pengembangan sistem dengan model waterfall ini adalah sebagai

berikut :

1. Analisis kebutuhan

Pada tahap ini merupakan tahapan dimana penulis menganalisa kebutuhan sistem yang ada di Kantor

Camat Renah Pembrap. Pada tahap ini juga penulis mengumpulkan data yang diperlukan dalam

membangun sistem berupa penelitian dan studi literatur sehingga pada tahap ini penulis dapat

menghasilkan dokumen kebutuhan user, dengan kata lain data yang dikumpulkan adalah data yang

berhubungan dengan keinginan user dalam pembuatan sistem dan kemudian dokumen ini akan menjadi

acuan sistem analis untuk menterjemahkan kedalam bahasa pemrograman.

2. Desain Sistem

Setelah melakukan analisis kebutuhan pada Kantor Camat Renah Pembarap, peneliti akan melakukan

perancangan model atau desain dengan menggunakan beberapa alat bantu UML (Unifed Modeling

Language) yaitu Use Case Diagram, Activity Diagram, dan Class Diagram. Sedangkan untuk

merancang prosedur dari alur sistem menggunakan flowchart document dan flowchart program.

3. Implementasi dan Pengujian Unit

A n a l i s i s K e b u t u h a n

D e s a i n S i s t e m

I m p l e m e n t a s i & P e n g u j i a n U n i t

P e n g u j i a n S i s t e m

Maintenance

/ Perawatan

290

Jurnal Ilmiah Mahasiswa Sistem Informasi

Vol.2, No.4, Desember 2020

Pada tahap ini peneliti melakukan penerapan dari apa yang sudah direncanakan pada tahap sebelumnya

kedalam bentuk pengkodean (coding) yang direpsentasikan kedalam bahasa pemrograman PHP

(Personal Home Page) dan DBMS MySQL yang telah ditentukan sebelumnya, Tujuan pengujian dan

implementasi adalah menemukan kesalahan-kesalahan terhadap sistem tersebut dan kemudian bisa

diperbaiki.

4. Pengujian Sistem

Pada tahap ini, peneliti akan melakukan integrasi unit-unit program dan menguji keterkaitannya untuk

mengetahui apakah perangkat lunak yang telah dirangkai dan dirancang telah sesuai dengan desain pada

tahap sebelumnya serta mencari dan memperbaiki kesalahan pada keseluruhan sistem pada perangkat

lunak, metode pengujian sistem yang digunakan adalah Black Box Testing.

5. Maintenace / Perawatan

Pada tahap ini perangkat lunak yang sudah disampaikan kepada pelanggan pasti akan mengalami

perubahan. Perubahan tersebut bisa karena mengalami kesalahan karena perangkat lunak harus

menyesuaikan dengan lingkungan (periperal / sistem operasi baru) atau karena pelanggan

membutuhkan perkembangan fungsional, Untuk itu dibutuhkan pemeliharaan. Dimana pemeliharaan

merupakan fase yang paling lama, mencakup koreksi dan berbagai error yang tidak ditemukan pada

tahap-tahap sebelumnya, perbaikan atas implementasi unit sistem dan pengembangan sistem dimasa

mendatang. Dikarenakan penulis hanya melakukan suatu penelitian semata, maka tahap operasi dan

pemeliharaan ini tidak diterapkan, melainkan hanya sampai tahap pengujian sistem.

4. Hasil dan Pembahasan

Pada tahap ini, akan menjelaskan hasil dan pembahasan dari penelitian yang diangkat. Mulai dari cara

kerja sistem sampai implementasi dan pengujian sistem.

4.1 Use case

Use case diagram yang dibuat untuk menggambarkan sistem yang baru dimana use case diagram untuk

sistem informasi pengarsipan surat digital pada Kantor Camat Renah Pembarap. Use case ini memiliki 3

aktor yaitu pegawai, admin dan kepala camat yang memiliki masing-maing use case. Untuk lebih jelasnya

dapat dilihat pada gambar 3.

Sistem Informasi Pengarsipan Surat DigitalPada Kantor Camat Remah Pembarab

Kepala Camat

Login

Mengelola DataPegawai

Mengelola DataKode Surat

Logout

Mengelola DataDisposisi

Melihat DanMencetak Laporan

Mengelola DataKode Arsip

Admin

<< include >>

<< include >>

<< include >>

<< include >>

<< include >>

<< extend >>

Mengelola DataSurat Masuk

<< include >>

Mengelola DataSurat Keluar

<< include >>Mengelola Data

Peminjaman

<< include >>

Pegawai

Pencarian SuratMasuk dan Surat Keluar

<< include >>

Gambar 3. Use case Diagram user

291

Jurnal Ilmiah Mahasiswa Sistem Informasi

Vol.2, No.4, Desember 2020

4.2 Implementasi dan pengujian sistem

Setelah perancangan sistem informasi pengarsipan surat digital pada kantor camat renah pembarap ini

selesai, maka tahap selanjutnya adalah implementasi sistem. Tahap implementasi sistem adalah

transformasi sistem atau perangkat lunak dari tahap perancangan atau desain ke tahap koding dengan

menggunakan bahasa pemrograman yang akan menghasilkan sistem atau perangkat lunak yang telah

dirancang sebelumnya. Adapun hasil dari implementasi perancangan sistem informasi pengarsipan surat

digital pada kantor camat renah pembarap sebagai berikut :

4.2.1 Halaman Beranda

Halaman beranda merupakan halaman yang berisikan informasi mengenai Kantor Camat Renah Pembarap

dan terdapat menu yang menghubungkan ke halaman lainnya. seperti yang ditujukan pada Gambar 5:

Gambar 5. Beranda

4.2.2 Interface menu Utama

Halaman tabel surat masuk merupakan halaman yang menampilkan informasi surat masuk dan aksi untuk

mengelola data surat masuk, seperti yang ditunjukkan pada gambar 6:

Gambar 6. Tabel Surat Masuk

292

Jurnal Ilmiah Mahasiswa Sistem Informasi

Vol.2, No.4, Desember 2020

4.2.3 Halaman Tabel Peminjaman

Halaman tabel peminjaman merupakan halaman yang menampilkan informasi peminjaman dan aksi untuk

mengelola data peminjaman ,seperti yang ditunjukkan pada gambar 7 :

Gambar 7. Interface menu absensi

4.2.4 Tabel Surat Keluar

Halaman tabel surat keluar merupakan halaman yang menampilkan informasi surat keluar dan aksi untuk

mengelola data surat keluar. untuk lebih jelasnya dapat dilihat pada gambar 8 :

293

Jurnal Ilmiah Mahasiswa Sistem Informasi

Vol.2, No.4, Desember 2020

Gambar 8. Tabel Surat Keluar

4.2.5 Laporan Kode Arsip

Halaman laporan kode arsip merupakan halaman yang menampilkan informasi kode arsip dan terdapat

tombol untuk mencetak laporan. untuk lebih jelasnya dapat dilihat pada gambar 9:

Gambar 9. Laporan Kode Arsip

4.2.6 Laporan Kode Surat

Halaman laporan kode surat merupakan halaman yang menampilkan informasi kode surat dan terdapat

tombol untuk mencetak laporan. seperti yang ditunjukkan pada gambar 10 :

294

Jurnal Ilmiah Mahasiswa Sistem Informasi

Vol.2, No.4, Desember 2020

Gambar 10. Laporan Kode Surat

4.2.7 Laporan Surat Masuk

Halaman laporan surat masuk merupakan halaman yang menampilkan informasi surat masuk dan terdapat

tombol untuk mencetak laporan. seperti yang ditunjukkan pada gambar 11 :

Gambar 11. Laporan Surat Masuk

4.2.8 Laporan Peminjaman Surat

Halaman laporan peminjaman surat merupakan halaman yang menampilkan informasi peminjaman surat

dan terdapat tombol untuk mencetak laporan, seperti yang ditunjukkan pada gambar 12 :

295

Jurnal Ilmiah Mahasiswa Sistem Informasi

Vol.2, No.4, Desember 2020

Gambar 12. Peminjaman Surat

4.2.9 Halaman Login

Halaman login merupakan halaman yang dapat digunakan oleh pegawai, admin atau kepala camat untuk

dapat masuk ke halaman utama dengan mengisi nama pegawai dan password dengan benar seperti yang

ditunjukkan pada gambar 13 :

Gambar 13. Login

4.2.10 Data kode arsip

Halaman input kode arsip merupakan halaman yang digunakan untuk menambah data kode arsip pada

sistem dan terdapat tabel untuk melihat dan mengelola data seperti yang ditunjukkan pada gambar 14 :

296

Jurnal Ilmiah Mahasiswa Sistem Informasi

Vol.2, No.4, Desember 2020

Gambar 14. Data kode arsip

4.2.11 Data kode surat

Halaman input kode surat merupakan halaman yang digunakan untuk menambah data kode surat pada

sistem dan terdapat tabel untuk melihat dan mengelola data seperti yang ditunjukkan pada gambar 15 :

Gambar 15. Data kode Surat

4.2.12 Halaman Surat Input Masuk

Halaman input surat masuk merupakan halaman yang digunakan untuk menambah data surat masuk pada

sistem. Seperti gambar 16 :

297

Jurnal Ilmiah Mahasiswa Sistem Informasi

Vol.2, No.4, Desember 2020

Gambar. 16 Surat input masuk

4.2.13 Halaman Input Disposisi

Halaman input disposisi merupakan halaman yang digunakan untuk menambah data pemasukan pada

sistem dengan mengisi disposisi kepada dan isi disposisi. Seperti gambar 17 :

Gambar 17. Input Disposisi

298

Jurnal Ilmiah Mahasiswa Sistem Informasi

Vol.2, No.4, Desember 2020

4.2.14 Halaman Input Peminjaman

Halaman input peminjaman merupakan halaman yang digunakan untuk menambah data peminjaman surat

pada sistem. Pada gambar 18 :

Gambar 18. Input Peminjaman

4.2.15 Halaman Input Surat keluar

Halaman input surat keluar merupakan halaman yang digunakan untuk menambah data surat keluar pada

sistem. Pada Gambar 19 :

Gambar 19. Input Surat Keluar

299

Jurnal Ilmiah Mahasiswa Sistem Informasi

Vol.2, No.4, Desember 2020

5. Kesimpulan

Pada tahap ini, akan menjelaskan kesimpulan yang didapat dari hasil penelitian dan saran yang digunakan

untuk penelitian selanjutnya.

5.1 Simpulan

Adapun kesimpulan yang dapat di ambil dari hasil penelitian ini, sebagai berikut :

1. Pada penelitian ini menghasilkan, sistem pengarsipan digital yang mempermudah dan mempercapat

pihak Kantor Kecamatan Renah Pembarap dalam mengelola pengarsipan surat masuk dan surat keluar.

2. Dengan adanya sistem informasi ini diharapkan dapat membantu meningkatkan kinerja petugas dalam

tugasnya dan mempermudah proses pengarsipan data yang dilakukan oleh KasuBag Umum dan

Kepegawaian.

5.2 Saran

Penulis menyadari terhadap kekurangan dalam aplikasi yang telah dirancang. Untuk itu dalam kesempatan

ini dapat dijabarkan beberapa saran untuk perbaikan aplikasi dimasa mendatang agar aplikasi ini tetap terus

dapat digunakan :

1. Untuk dapat meningkatkan kinerja pihak admin dalam setiap pengarsipan surat masuk dan surat

keluar dengan menggunakan pemrograman baru ini, maka peneliti menyarankan sebaiknya

pelatihan terlebih dahulu agar dapat mengenal dan mengerti sistem kerja program baru yang telah

di rancang oleh peneliti,sehingga aplikasi ini dapat berjalan dengan baik.

2. Untuk dapat mengoptimalkan penggunaan sistem pengarsipan digital surat masuk dan surat keluar,

peneliti menyarankan agar ke depannya sistem informasi ini dapat di kembangkan dan peneliti

mengharapkan sistem informasi ini dapat digunakan bukan hanya satu user saja tetapi bisa

digunakan untuk multiuser dan untuk peneliti selanjutnya diharapkan dapat mengembangkan lagi

sistem yang sudah peneliti buat.

6. Daftar Rujukan

[1] Ali, Hapzi dan Wangdra, Tonny., 2010, Sistem Informasi Bisnis SI-Bis (Dalam Prospektif Keunggulan

Kompetitif). Jakarta : Baduose Media.

[2] Andri Kristanto, 2008, Perancangan Sistem Informasi Dan Aplikasinya, Yogyakarta : Gava Media

[3] Budi, Raharjo., 2011. Belajar Pemograman Web. Bandung : Modula.

[4] Budi, Raharjo., Imam Heriyanto., Enjang Rk., 2012. Modul Pemograman Web (HTML, PHP, &

MySQL). Bandung : Modula.

[5] Elang Yudantoro, 2014, Pintar Dan Juara Bahasa Inggris SMA, Jakarta Selatan : Panda Media.

[6] Fauzan Maskur,. Dkk., 2015. Sistem Administrasi Pengelolaan Arsip Surat Masuk Dan Surat Keluar

Berbasis Web, Indonesia Jurnal Of Network & Ssecurity.

Volume4,No3,http://www.ijns.org/journal/index.php/ijns/article/view/1336/1324. Juli 2015.

[7] Heri Abi Burachman Hakim., dan Bandono, SIP., 2015. OMEKA: Aplikasi Pengelola Arsip Digital

Dalam Berbagai Format, Jupiter. Volume xiv,

No.2,http://id.portalgaruda.org/?ref=browse&mod=viewarticle&article=480387. 25 Oktober

2017

[8] Heru, Pangerso., 2015, Perancangan Sistem Kerasipan Elektronik Berbasis Microsoft Office 2007

Untuk Surat Masuk dan Surat Keluar Pada Kantor KecamatanAlang–AlangLebar Palembang,

http://eprints.polsri.ac.id/2467/ 16 Oktober 2017.

[9] Kusrini dan Andri Koniyo. ,2007, Tuntunan Praktis Membangun Sistem Informasi Akuntansi dengan

Visual Basic & Microsoft SQL Server. Yogyakarta : Andi

[10] Khazanah Al-Hikmah, 2016. Pengelolaan Arsip Elektronik Berbasis Teknologi, Jurnal Perpustakaan,

Informasi, dan Kearsipan, Jurnla Ilmu Perpustakaan, Informasi dan Kearsipan. Volume 4, No 2,

http://journal.uin-alauddin.ac.id/index.php /khizanah-al-hikmah/article/view/1754. Juli-

Desember-2016

[11] Muhammad Luqman, 2013. Pembangunan Sistem Informasi Manajemen Surat Masuk dan Surat

Keluar Pada Bagian Umum Sekretariat Daerah Kabupaten Pacitan, Jurnal Speed Sentra

Penelitian Engineering &

300

Jurnal Ilmiah Mahasiswa Sistem Informasi

Vol.2, No.4, Desember 2020

Edukasi.Volume5,No3,http://id.portalgaruda.org/?ref=browse&mod=viewarticle&article=2691

99. 15 Agustus 2012.

[12] Robby, Yuli Endra., dkk., E-Arsip Berbasis Image Archives Management Process Model, Jurnal

Sistemm Informasi dan Telematika. Volume 7, No 1, http://jurnal.ubl.ac.id/

index.php/explore/article/view/768. Okttober 2016.

[13] Rudi Tantra. ,2012, Manajemen Proyek Sistem Informasi : Bagaimana Mengelolah Proyek Sistem

Informasi Secara Efektif dan Efisien. Yogyakarta : Andi

[14] Rosa AS dan M. Shalahuddin. 2011. Modul Pembelajaran Rekayasa Perangkat Lunak (Terstruktur

dan Berorientasi Objek). Bandung : Modula.