PERANCANGAN E-SCM PADA PT SUPERPOLY INDUSTRY

Rudy

1

; Jackson

2

; Christina Desi

3

; Ishak Eko Hadi T.

4

1, 2, 3, 4

Jurusan Sistem Informasi, Fakultas Ilmu Komputer, Universitas Bina Nusantara,

Jln. K.H. Syahdan No. 9, Kemanggisan/palmerah, Jakarta Barat 11480

rudy@binus.edu

ABSTRACT

Manufacturing companies always strives to improve performance, namely in production of goods in time, management

of material supply to prevent out of stock by exchanging informationwith suppliers, and on time delivery of goods to distributors

to meet customer satisfaction on manufactured products. The purpose of this study is to analyse the supply chain management

and to design the electronic supply chain management (e-SCM) on Superpoly Industry Company so it able to give accurate

and reliable information also support the better supply chain acitivity for the company. The used research methods are

preliminary steps (energize the organization, enterprise vision, supply chain value assessment, opportunity identification, and

strategy decision) for the analysis and for the design consist of supply chain management strategic, customer and service

management, manufacturing and supply chain planning, supplier relationship management, logistics resource management,

and architecting. The conclusion is the e-SCM application will make it easier for the distributor to order merchandise from

the company because information channel is open, which is website and information flow between supplier, company, and

distribution is getting better.

Keywords: supply chain management, electronic supply chain management, company

ABSTRAK

Perusahaan manufaktur selalu berupaya untuk meningkatkan kinerja, yaitu dalam melakukan produksi barang yang

tepat waktu, pengendalian persedian bahan baku untuk mencegah kehabisan bahan baku dengan saling bertukar informasi

kepada supplier, dan penyaluran produk ke distributor yang tepat waktu untuk dapat memuaskan pelanggan akan produk yang

dibuat. Penelitian ini bertujuan untuk melakukan analisis supply chain management dan perancangan electronic supply chain

management (e-SCM) pada PT Superpoly Industry sehingga dapat memberikan informasi yang akurat dan terpercaya serta

mendukung kegiatan supply chain perusahaan yang lebih baik lagi. Metode penelitian yang diterapkan dalam analisis dan

perancangan e-SCM adalah preliminary steps (energize the organization, enterprise vision, supply chain value assessment,

opportunity identification, dan strategy decision) untuk analisis dan untuk perancangan terbagi atas supply chain management

strategic, customer and service management, manufacturing and supplychain planning, supplier relationship management,

logistics resource management dan architecting. Simpulan hasil analisis dan perancangan adalah bahwa melalui aplikasi

e-SCM ini memudahkan distributor untuk memesan barang ke perusahaan karena terbukanya satu channel informasi, yaitu

website dan aliran informasi semakin baik antara supplier, perusahaan, dan distributor.

Kata kunci: supply chain management, electronic supply chain management, perusahaan

PENDAHULUAN

Saat ini perusahaan manufaktur sedang berupaya

untuk meningkatkan kinerja, yaitu dalam melakukan produksi

barang yang tepat waktu, pengendalian persedian bahan

baku untuk mencegah kehabisan bahan baku dengan saling

bertukar informasi kepada supplier, dan penyaluran produk

ke distributor yang tepat waktu untuk dapat memuaskan

pelanggan akan produk yang dibuat. PT Superpoly Industry

adalah sebuah perusahaan manufaktur yang memproduksi

Superland springbed, busa, cushion, dan bantal, yang pada

saat ini telah melakukan kegiatan produksinya dengan

bantuan komputer dalam melakukan pencatatan pesanan

penjualan dari distributor, pendataan persediaan bahan

baku, pembuatan pesanan pembelian ke supplier, dan dalam

pembuatan laporan keuangan dalam perusahaan.

Dengan demikian, PT Superpoly Industry memerlukan

suatu sistem yang dapat menampilkan informasi yang akurat

bagi perusahaan. Karena ada beberapa masalah seperti tidak

ada warning (peringatan) bila bahan baku telah minimum,

diperlukan pengecekan secara manual oleh karyawan bagian

pabrik setiap harinya. Sistem yang dapat mengatasinya adalah

Electronic Supply Chain Management (e-SCM) dan dengan

penerapan e-SCM itulah kegiatan mulai dari produksi barang,

pengendalian persediaan bahan baku, penyaluran barang

serta peramalan ataupun inovasi terhadap suatu barang dalam

perusahaan yang dilakukan secara terkomputerisasi dan online. Hal itu karena e-SCM dapat digunakan perusahaan

untuk bekerja sama dengan supplier untuk saling bertukar

informasi mengenai bahan baku ataupun yang lainnya secara

on-line.

Ruang lingkup penelitian, yaitu (1) Membahas integrasi

antara pemesanan, pembelian bahan baku dari supplier,

penyimpanan barang, sampai pada pendistribusian barang ke

distributor dan pembuatan laporan pembelian serta penjualan;

dan (2) Tidak membahas sistem pembayaran dan product

development. Tujuan penelitian adalah (1) Melakukan analisis

terhadap sistem supply chain yang ada pada perusahaan; dan

(2) Melakukan perancangan aplikasi e-SCM yang dapat

menyajikan informasi akurat dan terpercaya serta mampu

mendukung kegiatan supply chain perusahaan yang lebih baik

lagi. Manfaat penelitian, yaitu (1) Bagi perusahaan adalah

untuk media saling bertukar informasi dan saling mengakses

informasi, baik antara perusahaan dengan supplier maupun 28 CommIT,Vol. 3 No. 1 Mei 2009, hlm. 27 - 33

antara perusahaan dengan distributor; dan (2) Meningkatkan

efisiensi pekerjaan karyawan dan pemenuhan kebutuhan

distributor dengan penggunaan teknologi informasi.

Sebuah supply chain terdiri dari keterlibatan setiap

mata rantai persediaan, baik itu secara langsung maupun tidak

langsung untuk memenuhi permintaan pelanggan (Chopra

dan Meindl, 2004: 4). Supply chain tidak hanya mencakup

manufaktur atau pabrik dan pemasok, tetapi juga melingkupi

kegiatan konstruksi, transportasi, pergudangan, penjualan

eceran hingga ke pelanggan itu sendiri. SCM merupakan

aplikasi software yang mengoptimisasi proses bisnis untuk

pembelian bahan baku hingga menghasilkan produk jadi

yang akan didistribusikan dengan adanya hubungan langsung

antara sistem informasi logistik organisasi yang terintegrasi

dengan supplier dan distributornya (Whitten, Bentley, dan

Dittman, 2004: 34).

Pengertian Electronic Supply Chain Management

(e-SCM) adalah filosofi manajemen strategis dan taktis yang

mencari ke jaringan kumpulan kapasitas produktif dan sumber

daya pada perpotongan sistem saluran (channel) supply

melalui aplikasi pada teknologi internet dalam mencari solusi

yang inovatif dan selaras pada kemampuan pemakaian saluran

(channel) untuk kreasi yang unik, sumber daya individualis

pada nilai konsumen (Ross, 2003: 18).

Ada 5 tahap yang harus dilakukan dalam melakukan

analisis supply chain management pada perusahaan

(Gambar 1) yang meliputi tahap berikut (Ross, 2003: 131-

138). Pertama, Energize the Organization. Mempersiapkan

organisasi untuk e-SCM merupakan hal yang penting sebelum

menentukan strategi bisnis. Kedua, Enterprise Vision. Tujuan

proses itu adalah untuk menentukan seberapa dalam tingkat

kesadaran para eksekutif akan pentingnya e-Business bagi

perusahaan. Ketiga, Supply Chain Value Assessment. Tujuan

tahap itu adalah untuk mengidentifikasi dan memberi

prioritas terhadap inisiatif e-Business yang harus dipilih yang

akan memberikan keuntungan terbesar bagi perusahaan dan

rekan bisnis. Keempat, Opportunity Identification. Langkah

pertama dalam tahap ini, yaitu memprioritaskan alternatif

e-Business. Kelima, Strategy Decision. Setelah pemetaan

peluang e-SCM selesai, eksekutif perusahaan dapat memulai

proses perencanaan.

Gambar 1 Strategy Steps (Sumber: Ross, 2003)

Dalam melakukan perancangan e-SCM, ada 5 tahap yang

harus dilakukan (Ross, 2003: 138-339). Pertama, Developing

e-SCM Strategy. Dalam mengembangkan strategi e-Supply

Chain Management, terdapat beberapa segmen atau tahapan

yang harus diperhatikan. Segmen tersebut, yaitu constructing

the business value proposition, defining the value portfolio,

structuring the scope of collaboration, ensuring effective

resource management, dan pursuing growth management.

Kedua, Customer and Service Management. Dibagi menjadi 3

fungsi, yaitu pemasaran (menciptakan merk suatu perusahaan,

mengidentifikasi customer, memilih produk dan layanan apa

yang akan ditawarkan, mendesain promosi, mengiklankan,

dan penentuan harga), penjualan (produk dan layanan), dan

layanan (customer support). Ketiga, Manufacture and Supply

Chain Planning. Gambaran geografi dari sistem manufaktur,

peralatan komputer yang tersedia untuk merespons

kebutuhan akan operasi manufaktur yang lebih efektif dan

efisien, termasuk di dalamnya untuk pengadaan barang.

Dibagi menjadi 3 bagian, yaitu manufacturing planning,

production and process management, dan plant maintenance.

Keempat, Supplier Relationship Managemant. Sesuai dengan

perkembangan sebuah industri, kebanyakan alasan gagalnya

perluasan pasar berbasis elektronik adalah supplier tidak

memahami konsep e-market itu sendiri. Oleh karena itu,

dibutuhkan perancangan supplier relationship management

yang dibagi menjadi 3 bagian, yaitu EBS backbone functions,

service functions, dan processing. Kelima, Logistics Resource

Managemant. Electronic Logistic Resource Mangement

(e-LRM) adalah proses pada manufaktur dan supplier yang

menggerakkan produk dan layanannya kepada customer

menggunakan internet. e-LRM memungkinkan proses

supply chain dapat membuat suatu keputusan yang tepat,

menyeimbangkan harga dan meningkatkan efisiensi logistik

dan hubungan kolaboratif yang efektif antara semua saluran

supply pertukaran dengan partner. Terdiri dari warehouse

dan transportation management. Keenam, Architecting.

Untuk arsitektur pada e-SCM, ada beberapa hal yang perlu

dituliskan untuk lebih memahami arsitektur seperti apa yang

akan digunakan pada aplikasi e-SCM, yaitu system hardware,

system software, spesifikasi database, dan network.

METODE PENELITIAN

Metode yang digunakan adalah sebagai berikut.

Pertama, metode analisis, digunakan preliminary steps yang

terdiri Energize the Organization, Entreprise Vision, Supply

Chain Value Assessment, Opportunity Identification, dan

Strategy Decision. Kedua, metode perancangan yang terdiri

dari Developing the e-SCM Strategy, Customer and Service

Management, Manufacturing and Supply Chain Planning,

Supplier Relationship Management, Logistics Resource

Management, dan Architecting.

HASIL DAN PEMBAHASAN

Analisis Supply Chain Management

Preliminary Steps terdiri dari 5 tahap sebagai berikut.

Pertama, Energize the Organization. Berdasarkan struktur

oganisasi, PT Superpoly Industry merupakan perusahaan

yang mampu menerapkan e-SCM dan melaksanakan sistem

e-SCM secara mandiri. Untuk distributor, terdapat proses

pemesanan, dengan melihat infrastruktur dari distributor maka

distributor dinilai dapat menerapkan sistem e-SCM. Untuk

supplier, memiliki suatu bagian untuk menerima pesanan dari

PT Superpoly Industry sehingga dapat dikatakan supplier

juga dinilai sudah siap untuk menerapkan e-SCM. Kedua,

Enterprise Vision. Persaingan perdagangan saat ini sangat

kompetitif sehingga untuk dapat bertahan dalam persaingan

tersebut, PT Superpoly Industry perlu memusatkan perhatian

dalam peningkatan mutu produk, internal perusahaan, dan

pelayanan. Untuk dapat mencapai tujuan tersebut, perusahaan

bertekad memenuhi segala persyaratan dan harapan

pelanggan karena menyadari dan berupaya menerapkan

motto “Pelanggan adalah Raja”.

Ketiga, Supply Chain Value Assessment (SCVA).

Dalam SCVA dapat dibagi dalam 2 hal, yaitu Supply Chain

Planning (SCP) dan Supply Chain Execution (SCE). Dalam

SCP ada beberapa tahap yang harus dilakukan dalam

menganalisis supply chain management perusahaan. Tahap

tersebut adalah (1) Customer Order and Order Commitment.

Untuk waktu pengiriman springbed, pihak distributor dan

PT Superpoly Industry akan mengadakan suatu komitmen

pesanan (pengiriman produk yang telah selesai dibuat). Proses Perancangan E-SCM pada... (Rudy; dkk) 29

persetujuan itu dimulai saat bagian penjualan PT Superpoly

Industry memberikan waktu perkiraan pengirimannya

kepada pihak distributor dan bila disetujui oleh pihak

distributor maka perjanjian itu dianggap sah dan bagian

penjualan akan mencetak sales order dan memberikannya ke

pabrik untuk dibuat produknya sesuai dengan pesanan; (2)

Advanced Scheduling and Manufactures Modules. Jadwal

produksi pada PT Superpoly Industry disesuaikan dengan

adanya pesanan dari distributor ke bagian penjualan. Untuk

memproduksi sebuah springbed, kira-kira diperlukan waktu

60-90 menit per satu produk; (3) Demand Planning. Untuk

pembuatan springbed, tiap hari rata-rata pembuatannya

kurang lebih sekitar 50 set. Untuk bahan baku, biasanya

bagian gudang melakukan pengecekan dan pencatatan tiap

hari dan bila jumlah stok menipis maka bagian gudang akan

meminta bagian pembelian untuk melakukan pembelian

bahan baku ke supplier sesuai dengan bahan bakunya; (4)

Transportation Planning. Transportation planning dimulai

saat telah terjadi pemesanan suatu produk oleh distributor

atau konsumen, penjadwalan proses produksi, dan setelah

peramalan jumlah permintaan yang akan terjadi dilakukan

(rata-rata dari permintaan yang pernah terjadi sebelumnya).

Setelah tiga proses tersebut dilakukan maka hal berikutnya

yang harus dilakukan adalah mengirimkan purchase order

ke supplier. Setelah terjadi kesepakatan harga dan waktu

pengiriman maka supplier akan melakukan pengiriman

bahan baku sesuai dengan pesanan yang telah dilakukan oleh

perusahaan; (5) Distribution Planning. Distribution planning

dilakukan setelah adanya permintaan atau demand dan proses

produksi barang. Dengan adanya permintaan maka otomatis

akan dilakukan manufacturing planning (proses produksi

barang). Setelah proses manufacturing selesai maka produk

yang sudah jadi tersebut akan dikirimkan ke distributor atau

konsumen yang telah melakukan pemesanan terhadap produk

tersebut.

Dalam Supply Chain Execution (SCE), aktivitas yang

dilakukan oleh PT Superpoly Industry adalah (1) Order

Planning Process. Distributor melakukan pemesanan produk

ke bagian penjualan. Bagian penjualan akan melakukan

konfirmasi pesanan pada bagian produksi untuk memastikan

apakah kapasitas produksi yang masih ada dapat mencukupi

permintaan dari distributor; (2) Replenishment Process.

Berdasarkan pesanan yang masuk ke bagian penjualan,

bagian penjualan akan membuat sales order. Bagian produksi

akan membuat surat permintaan bahan baku ke bagian

gudang. Bagian gudang akan mengecek ketersediaan bahan

baku yang dibutuhkan dalam proses produksi, jika bahan

baku yang dibutuhkan tidak tersedia maka bagian gudang

akan membuat surat permintaan pembelian barang untuk

diberikan pada bagian pembelian; (3) Production Process.

Ada 3 tahap dalam production process, yaitu (a) Inventory

Availability dan Schedule Production. Setelah bahan baku

yang telah dipesan tiba, bagian pembelian akan melakukan

pengecekan kesesuaian bahan baku yang diterima dengan

purchased order. Setelah bahan baku tersebut sesuai, bahan

baku tersebut akan disalurkan pada bagian gudang kemudian

bagian gudang akan melakukan update stok; (b) Allocate

Inventory and Priority Order. Saat melakukan pengecekan,

bagian gudang juga akan memberikan prioritas bahan baku

mana yang paling dibutuhkan oleh bagian produksi sehingga

bahan baku tersebut dapat selalu tersedia jika suatu saat

bagian produksi mengeluarkan surat permintaan bahan baku;

(c) Production Scheduling. Setelah menerima bahan baku

maka bagian produksi akan memulai proses produksi sesuai

jadwal yang telah ditentukan; (4) Distribution Process. Ada

4 tahapan dalam Distribution Process, yaitu (a) Distribution

Scheduling. Setelah proses produksi selesai maka springbedspringbed yang sudah diproduksi akan disalurkan pada

bagian pengiriman. Bagian pengiriman akan membuat suatu

jadwal pengiriman spring bed tersebut; (b) Pick and Load.

Karyawan yang mendapat tugas untuk mengantar springbed

akan melakukan bongkar muat springbed berdasarkan

keterangan dari surat jalan; (c) Schedule Home Delivery.

Proses pengantaran springbed oleh karyawan harus sesuai

dengan alamat pengiriman yang sudah ditentukan di dalam

surat jalan. Setelah barang sampai maka karyawan yang

melakukan pengiriman barang akan meminta distributor

untuk memastikan kondisi dari springbed tersebut; (d)

Customer Service (Bagian Penjualan). Setelah springbed

telah sampai di tempat, distributor akan mentransfer sisa

pembayaran, kemudian bukti transfer tersebut akan dikirim

ke bagian penjualan. Bila ada pertanyaan mengenai masalah

springbed, maka bagian penjualan siap melayani komplain

tersebut.

Melalui analisis tersebut, dapat diketahui bahwa

permasalahan yang terjadi di perusahaan adalah (1)

Pencatatan bahan baku yang hampir tiap hari terus dilakukan

sehingga menimbulkan pembuangan waktu; (2) Kesepakatan

antara distributor dan bagian penjualan mengenai waktu

pengiriman produk yang memakan waktu yang cukup lama

karena bagian penjualan tidak mengetahui kapasitas produksi

yang ada di pabrik. Kurangnya integrasi antar bagian; dan

(3) Adanya kemungkinan kesalahan dalam pencatatan

pesanan, baik ketika perusahaan melakukan pemesanan ke

supplier maupun ketika distributor melakukan pemesanan ke

perusahaan karena perusahaan tidak melakukan konfirmasi

ulang kembali ke distributor.

Keempat, Opportunity Identification. Berdasarkan

hasil Supply Chain Value Assessment tersebut, alternatif yang

akan digunakan perusahaan difokuskan pada automation.

Dengan beberapa manfaat seperti resiko dan biaya dalam

skala medium, otomatisasi proses, ada keunggulan bersaing,

perspektif baru akan konsumen dan perubahan model bisnis

dalam skala kecil. Dengan manfaat-manfaat seperti di atas,

perubahan yang dilakukan tidak memiliki resiko yang besar

dalam implementasinya, tapi memiliki dampak positif yang

besar untuk perusahaan jika proses tersebut berjalan dalam

jangka waktu yang lama. Dampak positifnya adalah dengan

E-SCM memudahkan distributor luar kota, dalam proses

pemesanan karena mengingat perbedaan geografi yang cukup

jauh.

Kelima, Strategy Decision. Pada tahap akhir analisis

ini, akhirnya dapat diketahui berbagai hal yang menjadi

permasalahan dalam perusahaan dan keuntungan-keuntungan

dalam penerapan E-SCM sehingga solusi yang dapat diambil

adalah (1) Adanya sistem yang dapat memberikan warning,

apabila bahan baku telah menipis; (2) Membangun sebuah

sistem yang dapat menghubungkan diintegrasikan antara

bagian-bagian dalam perusahaan; dan (3) Aliran informasi

cepat dan tepat yang dapat menghubungkan antara perusahaan

dengan supplier dan perusahaan dengan distributor.

Rancangan Electronic Supply Chain

Management

Strategi dalam mengembangkan e-SCM terbagi

atas 4 tahap, yakni sebagai berikut. Pertama, Constructing

the Business Value Preposition. Dalam membangun suatu

bisnis penjualan yang baik untuk memperoleh distributor

dan dapat menguasai pangsa pasar, suatu perusahaan perlu

menjalin hubungan yang baik dengan distributor. e-SCM

yang dilakukan pada PT Superpoly Industry memilki dampak

perubahan seperti pada Tabel 1. Kedua, Defining the Value

Portfolio. Untuk mendukung business value proposition

secara efektif, ada beberapa pengembangan yang dilakukan

oleh perusahaan, yaitu Cost, Services, dan Quality. Ketiga,

Structuring the Scope of Collaboration. Proses yang

saat ini akan dikembangkan adalah dengan membuatkan

sistem persedian yang terkomputerisasi sehingga dapat

mempermudah dalam pengecekkan stock bahan baku dan

mengefektifkan waktu kerja karyawan. Ada 4 cara dalam

menentukan dimensi kolaborasi, yaitu Determining the

Collaborative Dimension, Collaborative Intensity, Technical

Level, dan Outsourcing.30 CommIT, Vol. 3 No. 1 Mei 2009, hlm. 27 - 33

Tabel 1 Changes in Products and Services

Marketing Function

Past Market

Values (sebelum

penggunaan

e-SCM)

e-SCM Market Values (setelah

penggunaan e-SCM)

Form Utility

Produk yang

diinginkan oleh

distributor sesuai

dengan kebijakan

dari perusahaan

Produk yang diinginkan oleh

distributor sesuai dengan

keinginan distributor dan

kapasitas produksi

Time Utility

Distributor perlu

menunggu untuk

mendapatkan

produk yang telah

dipesan.

menunggu kiriman

supplier.

Produk yang dipesan dapat

selesai tepat waktu sesuai

perjanjian antara perusahaan dan

distributor, karena bahan baku

terkendali.

Place Utility

Pemesanan produk

dilakukan saat ini

oleh distributor

adalah melalui

telepon dan fax.

Pemesanan produk oleh

distributor dapat menggunakan

teknologi internet.

Quality Utility

Kualitas produk

yang ditawarkan

sesuai dengan

standarisasi dari

perusahaan.

Kualitas produk yang ditawarkan

sesuai dengan standarisasi dari

perusahaan.

Price Utility

Harga telah

ditentukan untuk

masing-masing

produk.

Harga telah ditentukan untuk

masing-masing produk.

Services Utility

Perusahaan

memiliki layanan

purna jual sesuai

kebutuhan

distributor yang

hanya dapat diakses

melalui telepon

atau fax

Perusahaan memiliki layanan

purna jual sesuai kebutuhan

distributor dengan tambahan

channel berupa website

Information

Utility

Informasi terlalu

minimal, karena

fokus utama hanya

menjual.

Produk dan layanan kaya akan

informasi dan informasi dapat

diakses sesuai kebutuhan

distributor.

Keempat, Ensuring Effective Resource Management.

Dalam penerapan e-SCM, pada perusahaan diperlukan

sumber daya manusia yang cukup memahami ataupun

mengerti mengenai teknologi informasi dan sumber daya

manusia yang cukup mahir dibidang teknologi informasi serta

didukung pula oleh sumber daya fisik yang memadai. Kelima,

Persuing Growth Management. Level nilai pada supply chain

perusahaan adalah pada level revenue and profit driver supply

chain, di mana antara perusahaan dan distributor ataupun

perusahaan dengan supplier dapat saling sharing informasi

yang memungkinkan menciptakan keunggulan kompetitif

dan peningkatan keuntungan.

Untuk itu, menjaga hubungan dengan para distributor

PT Superpoly Industry merupakan suatu hal yang penting,

agar dapat meningkatkan loyalitas dan kepercayaan dari

distributor. Teknologi yang akan diterapkan kebeberapa

fungsi CRM adalah pemasaran, penjualan, dan layanan.

Pertama, CRM and Internet Sales. Aplikasi yang dijalankan

dalam PT Superpoly Industry memiliki beberapa fungsi, di

antaranya yaitu (1) Online Order Processing. Distributor

dapat memesan springbed secara online ke perusahaan,

karena melalui modul ini tersedia form pemesanan barang,

di mana pada form tersebut dapat dipilih jenis springbed

yang akan dibeli dan sesuai dengan kebutuhan distributor

tersebut; (2) Lead Capture. Pada sistem ini, perusahaan

juga memiliki suatu database yang dapat menyimpan setiap

pemesanan yang dilakukan oleh distributor; dan (3) Online

Order Catalog. Pada aplikasi yag dibuat ini, terdapat katalog

yang dapat memudahkan distributor dalam memesan produk.

Kedua, Sales Force Automation (SFA). Untuk penjualan,

kami menggunakan teknologi Sales Force Automation (SFA).

Teknologi ini digunakan dan dipertanggungjawabkan oleh

bagian penjualan dari PT Superpoly Industry. Fungsi-fungsi

dalam teknologi ini adalah (1) Contact ManagementI. PT

Superpoly Industry memiliki beberapa distributor, di mana

dengan fungsi ini bagian pemasaran perusahaan dapat melihat

siapa saja distributor yang dimiliki serta dapat meng-update

bila terjadi perubahan data dari distributor; dan (2) Activity

Management. Dengan penggunaan sistem ini, maka dapat

dimungkinkan untuk melakukan transaksi di perusahaan, baik

pembelian bahan baku oleh perusahaan maupun pemesanan

produk dari distributor. Ketiga, e-CRM Marketing. Untuk

menarik minat dari distributor, PT Superpoly Industry

menerapkan mass marketing. Mass marketing berguna

untuk menstandarisasi semua jenis springbed yang ada di PT

Superpoly Industry berdasarkan keinginan dan kebutuhan

dari distributor dan dengan harga yang sesuai dengan pasaran

sehingga langkah pemasaran ini digunakan untuk menarik

minat distributor. Keempat, Customer Service Management.

PT Superpoly Industry menerapkan teknologi CIC sebagai

communication center antara pihak customer service dengan

para distributor. Tujuannya adalah untuk dapat mendengar

setiap keluhan ataupun pengaduan yang dilakukan oleh

distributor dan membantunya dengan memeberikan

solusi sesuai masalah. Teknologi yang diterapkan dalam

CIC adalah ACD. Penggunaan teknologi ini disesuaikan

dengan yang dimiliki oleh PT Superpoly Industry karena

perusahaan tersebut memiliki toll-free sehingga pada sistem

akan dituliskan nomor toll-free dari perusahaan yang dapat

dihubungi.

Pada saat ini, keefektifan dan keefesiennan dalam

memproduksi suatu produk selalu menjadi suatu hal yang

diinginkan setiap perusahaan. Oleh sebab itu, suatu teknologi

informasi yang dibuat harus dapat seperti hal di atas dan

juga terdiri dari aplikasi-aplikasi berikut ini. Pertama,

Manufacturing Planning. Kemampuan untuk mengatur,

mengkomunikasikan, merencanakan dan menjadwalkan

secara efektif antara bagian-bagian perlu dilakukan untuk

mengeksekusi waktu produksi persediaan dan menyelesaikan

produk melalui Material Requirement Planning (MRP).

MRP sendiri dibagi atas 3 bagian, yaitu (1) Material

Requirement Planning (MRP). e-SCM yang akan diterapkan

ke PT Superpoly Industry nantinya memiliki kemampuan

untuk memberitahukan kepada bagian gudang bahwa bahan

baku sudah pada level yang menipis dan harus melakukan

pemesanan kembali ke supplier; (2) Capacity Requirement

Planning (CRP). Produksi yang dilakukan oleh PT Superpoly

Industry adalah just-in-time. Jadi, bila ada yang memesan,

maka akan dilakukan produksi sehingga e-SCM yang dibuat

dapat memperlihatkan produk mana yang dikerjakan terlebih

dahulu (priority), sesuai permintaan distributor; (3) Advanced

Production and Scheduling Systems. Penerapan e-SCM yang

telah dibuat ini dapat memperihatkan produk mana yang

menjadi prioritas produksi dan harus dikerjakan terlebih

dahulu, berdasarkan tanggal yang diminta oleh distributor

dibanding produk-produk lain sesuai dengan keinginan

distributor.

Kedua, Production and Process Management.

Sistem yang akan diterapkan ini dapat memperlihatkan

produk-produk apa saja yang dipesan oleh distributor

dan kapan produk-produk tersebut akan dikirim (sesuai

default perusahaan) ataupun produk-produk tersebut ingin

dikirimkan sesuai keinginan distributor, di mana hal itu harus

dapat dipenuhi oleh perusahaan serta dengan adanya sistem

tersebut dapat membuat bagian produksi menjadi memiliki

suatu deadline untuk dapat melakukan proses produksi

produk serta melakukan pengiriman produk tepat waktu ke

distributor. Ketiga, Plan Maintenance. Pada PT Superpoly Perancangan E-SCM pada... (Rudy; dkk) 31

Industry, dilakukan juga perawatan mesin yang dilakukan

secara berkala untuk meningkatkan kualitas produk yang

lebih baik, di mana penentuan tanggal untuk perawatan mesin

disesuaikan dengan kinerja mesin, yaitu pada hari-hari libur

pada saat pabrik tidak melakukan produksi.

Supplier Relationship Management terdiri dari

sebagai berikut. Pertama, EBS (Entreprise Business Systems)

Backbone Functions. Sistem e-SCM yang telah dibuat mampu

menyediakan informasi mengenai pembelian seperti database

pembelian, di mana hal itu dapat memandu perusahaan dalam

melakukan proses pembelian. Kedua, Procurement History.

Sistem e-SCM ini mampu untuk memberikan informasi

mengenai transaksi pembelian yang dilakukan perusahaan

ke supplier, bahan baku apa saja yang telah dibeli. Ketiga,

Performance Measurement. Melalui sejarah masa lalu supplier

yang pernah diajak perusahaan untuk kerja sama dapat

terlihat, apakah supplier selalu memegang komitmennya.

Keempat, Purchasing Planning. Bila persediaan bahan baku

telah memunculkan warning, maka perusahaan akan segera

melakukan pembelian bahan baku ke supplier. Kelima, EBS

(Entreprise Business Systems) Services Function. Sistem

e-SCM yang dibuat ini memiliki berbagai fungsi yang dapat

memudahkan perusahaan dalam melakukan pembelian bahan

baku ke supplier maupun menerima pesanan dari distributor.

Keenam, Processing. Aplikasi yang dapat digunakan pada

saat melakukan transaksi dengan penggunaan sistem e-SCM

ini adalah dengan penggunaan purchase order generation and

tracking. Hal itu terjadi setelah dilakukan pemilihan supplier

untuk bahan baku, perusahaan kemudian akan mengirimkan

PO yang berisi bahan baku apa yang akan dibeli ke supplier.

Logistics Resource Management merupakan sistem

e-SCM yang dibuat. Sistem ini memiliki fungsi logistik

yang memudahkan perusahaan dalam mengirimkan produk

yang telah dibuat ke distributor yang memesan serta

dalam menerima bahan baku yang dipesan ke supplier.

Logistics resource management terbagi atas (1) Warehouse

Management. PT Superpoly Industry merupakan perusahaan

yang just-in-time, di mana tidak ada stock produk digudang

dan perusahaan ini hanya menyimpan bahan baku untuk

produksi. Jadi, bila ada pesanan, maka PT Superpoly Industry

baru akan memproduksinya (make-to-order) sehingga

tidak terjadi penumpukan digudang dan menambah biaya

pemeliharaan; dan (2) Transportation Management. Untuk

pengiriman produk, pada sistem e-SCM ini dapat dilihat

status pengiriman produk ke distributor, apakah telah dikirim

dan pengiriman produk dilakukan oleh perusahaan.

Arsitektur yang dipergunakan dalam sistem e-SCM

ini adalah System Hardware, System Software, dan Spesifikasi

Database. Sedangkan hasil-hasil dari penelitian ini adalah

terdapat pada Gambar 1, 2, 3,

Gambar 1 Halaman Status Pemrosesan Produk (Marketing)

Gambar 2 Halaman Penjadwalan Produksi Produk (Produksi)32 CommIT, Vol. 3 No. 1 Mei 2009, hlm. 27 - 33

SIMPULAN

Berdasarkan hasil analisis dan perancangan yang

dilakukan pada PT Superpoly Industry, dapat disimpulkan

berbagai hal, yaitu (1) Sistem e-SCM pada PT Superpoly

Industry merupakan suatu sistem khusus yang dapat

membantu perusahaan dalam menangani proses pengendalian

persediaan bahan baku, pembelian bahan baku ke supplier,

pemesanan produk oleh distributor serta dapat melihat

laporan penjualan produk dan pembelian bahan baku; (2)

Gambar 3 Halaman Status Permintaan Bahan Baku (Gudang)

Gambar 4 Halaman untuk Merubah Nama Supplier (Admin)

Dengan e-SCM ini, perusahaan memiliki satu channel lagi,

yaitu teknologi internet (website) untuk menerima pesanan

distributor maupun untuk melakukan pemesanan ke supplier.

Di samping itu perusahaan lebih mudah menjangkau

distributor-distributor yang berada di luar batas perusahaan,

dengan begitu perusahaan dapat menambah pangsa pasarnya;

dan (3) Dimungkinkan aliran informasi dan pertukaran

informasi yang lebih cepat dan real-time antara perusahaan

dengan distributor maupun perusahaan dengan supplier.

Dalam rangka pengembangan dan peningkatan Perancangan E-SCM pada... (Rudy; dkk) 33

e-SCM pada PT Superpoly Industry, terdapat beberapa saran

yaitu (1) PT Superpoly Industry sebaiknya juga melakukan

pengembangan terhadap system-sistem lain sehingga semua

sistem dapat saling berintegrasi dan menciptakan suatu

sistem ERP yang baik dan dapat menunjang kemajuan

perusahaan ke depannya untuk menjadi lebih baik; dan (2)

Mengembangkan fitur yang memungkinkan dapat melakukan

transaksi pembayaran secara online dan pengembangan

sistem keamanan pada website untuk ke depannya.

DAFTAR PUSTAKA

Chopra, S., and Meindl, P. (2004). SCM strategy, planning, and

operation, 2

nd

ed., Prentice Hall.

Haag, C., and McCubbrey. (2005). Management information systems

for the information age, 5

th

ed., New York: McGraw-Hill.

Indrajit, R.E., dan Djokopranoto. (2002). Konsep manajemen

supply chain: Strategi mengelola manajemen rantai pasokan

bagi perusahaan modern di Indonesia, Jakarta: PT Gramedia

Widiasarana Indonesia.

Kalakota, R., and Robinson, M. (1999). E-Business 2.0 roadmap for

success, Addison-Wesley.

O’Brien, J.A. (2003). Introduction to information system, 11

th

ed.,

McGraw-Hill.

Pujawan, I.N. (2005). Supply chain management, Guna Wydia.

Ross, D.F. (2003). Introduction to e-supply chain management, U.S:

St. Lucie Press.

Shneiderman, B., and Catherine, P. (2005). Designing the user

interface: Strategies for effective human-computer interaction,

4

th

ed., Addison-Wesley.

Whitten, B., and Dittman. (2004). Systems analysis and design

methods, 6

th

ed., McGraw-Hill.

Seminar Nasional Aplikasi Teknologi Informasi 2008 (SNATI 2008) ISSN: 1907-5022

Yogyakarta, 21 Juni 2008

A-63

ANALISIS DAN PERANCANGAN e-SUPPLY CHAIN MANAGEMENT

(STUDI KASUS: PT. PRIMA REZEKI PERTIWI)

Rudy, Agustinus, Adi Chandra, Zara Elisabeth Tanring

Jurusan Sistem Informasi, Fakultas Ilmu Komputer, Universitas Bina Nusantara

Jln. KH Syahdan No.9 Kemanggisan-Palmerah, Jakarta 11480; Telp: 021-5345830; Fax: 021-5300244

E-Mail: Rudy@binus.edu , rudy2105@yahoo.com

Abstraksi

Tujuan dari penelitian ini adalah untuk menganalisis supply chain management yang ada di PT. Prima Rezeki

Pertiwi serta merancang aplikasi berbasis web untuk menerapkan E-Supply Chain Management. Metode yang

digunakan adalah metode analisis dan perancangan e-SCM. Metode analisis yang digunakan mencakup

preliminary steps (tahapan pendahuluan) dalam pengembangan e-SCM. Sedangkan metode perancangan

menggunakan pengembangan strategi e-SCM, perancangan customer service management, manufacturing and

supply chain planning, supplier relationship management, logisctic resource management serta arsitektur eSCM yang dibutuhkan. Hasil yang dicapai adalah rancangan suatu sistem e-SCM yang mampu meningkatkan

produktifitas perusahaan melalui otomatisasi informasi antara partner dalam supply chain, mengurangi biaya

operasional penyimpanan barang serta mengintegrasikan informasi diantara divisi dalam perusahaan. Dengan

menerapkan sistem e-SCM dalam PT. Prima Rezeki Pertiwi, diharapkanterjadi peningkatan produktifitas

dengan mengefektifkan proses supply chain yang berjalan dan mengefisiensikan biaya operasional yang

dikeluarkan.

Keywords: Informasi, e-Supply Chain Management, SCM, Aplikasi, WEB

1. PENDAHULUAN

Persaingan yang ada dan pertumbuhan

teknologi yang cepat, senantiasa menuntut

perusahaan untuk mengubah proses bisnis internal

yang sedang berjalan. Hadirnya teknologi informasi

yang perkembangannya berlangsung secara

berkesinambungan pada dekade terakhir ini telah

meningkatkan efektifitas dan efisiensi dari proses

bisnis yang ada secara signifikan. Namun demikian,

seiring dengan perkembangan kebutuhan

perusahaan yang terus-menerus dan kompleks,

bisnis pun dituntut untuk mengadakan integrasi

sistem antar perusahaan. IOS (Interorganizational

System) pertama dikenalkan, diteruskan dengan

perkenalan EDI (Electronic Data Interchange).

Keterbatasan yang ada dari sistem sebelumnya

memicu pergerakan pertukaran data elektronik dan

integrasi sistem dilakukan melalui World Wide Web

(WWW). Tidak terkecuali proses integrasi sistem

antar-perusahaan dengan pemasok maupun

konsumennya yang diterapkan pada Supply Chain

Management.

Supply Chain Management merupakan salah

satu proses yang krusial dimana arus pertukaran

bahan baku, informasi serta keuangan antar

perusahaan terjadi. Konsep kerja sama ini

kemudian berkembang menjadi E-SCM dengan

menggunakan internet, intranet maupun extranet

sebagai media komunikasi secara online dan

realtime, memastikan bahan baku baik dari

pemasok maupun barang jadi ke konsumen selalu

tersedia sesuai kebutuhan.

PT. Prima Rezeki Pertiwi (PT PRP) adalah

salah satu perusahaan yang bergerak dibidang

produksi batu bata. Seiring dengan perkembangan

perusahaan kearah yang lebih besar dan kompleks,

sistem pengelolaan informasi yang ada di

perusahaan menjadi salah satu penghambat

kelancaran kegiatan produksi internal. Pencatatan

data yang masih rawan kesalahan serta proses

bisnis perusahaan yang belum terintegrasi dapat

menimbulkan kesalahan dalam perkiraan bahan

baku yang diperlukan dalam produksi. Penimbunan

barang, biaya produksi tinggi serta mungkin bahan

baku kurang pada saat dibutuhkan. Keseluruhan

tersebut mengakibatkan kegiatan produksi yang

tidak efektif dan tidak efisiensi.

PT PRP membutuhkan sebuah solusi agar proses

antar bagian di dalam perusahaan dapat terintegasi,

transaksi dengan pemasok dan konsumen dapat

berjalan baik.

2. E-BUSINESS

E-Business adalah mengacu pada lingkungan

yang melebih luas dan mencakup pelayanan

customer, kolaborasi dengan mitra bisnis dan

transaksi elektronik internal dalam sebuah

organisasi (Anastasia,2004, p24). Seminar Nasional Aplikasi Teknologi Informasi 2008 (SNATI 2008) ISSN: 1907-5022

Yogyakarta, 21 Juni 2008

A-64

3. SUPPLY CHAIN MANAGEMENT

Supply Chain Management adalah sebuah

proses dimana produk diciptakan dan disampaikan

kepada konsumen. Dari sudut struktural, sebuah

Supply Chain Management merujuk kepada

jaringan yang rumit dari hubungan dimana

organisasi mempertahankan dengan partner bisnis

untuk memperoleh bahan baku, produksi dan

menyampaikannya kepada konsumen

(Kalakota,2001, p274)

4. E-SUPPLY CHAIN MANAGEMENT

E-Supply Chain Management adalah suatu

konsep manajemen dimana perusahaan berusaha

memanfaatkan teknologi internet untuk

mengintegrasikan seluruh mitra kerja perusahaan,

terutama yang berhubungan dengan sistem

pemasok bahan baku atau sumber daya yang

dibutuhkan dalam proses produksi (Indrajit dan

Djokopranoto, 2003, p169)

Dalam menentukan kesiapan perusahaan

dalam menerapkan e-SCM terdapat 5 tahap penting

yang harus dipenuhi, diantaranya (Ross; 2003,

p131):

• Energize the Organization

• Enterprise Vision

• Supply Chain Value Assessment

• Opportunity Identification

• Strategy Decision

Menurut Ross (2003, p138) dalam merancang

e-Supply Chain Management terdapat beberapa

segmen yang harus diperhatikan, segmen tersebut

adalah:

• Customer and Service Management

Dibagi menjadi 3 fungsi, yaitu: pemasaran

(menciptakan merk suatu perusahaan,

mengidentifikasi konsumen, memilih produk

dan layanan apa yang akan ditawarkan,

mendesain promosi, mengiklankan, dan

penentuan harga), penjualan (produk dan

layanan) dan layanan (customer support)

• Manufacturing and Supply Chain

Planning

Gambaran geografi dari sistem manufaktur,

peralatan komputer yang tersedia untuk

merespon kebutuhan akan operasi manufaktur

yang lebih efektif dan efisien, termasuk

didalamnya untuk pengadaan barang. Dibagi

menjadi 3 : manufacturing planning,

production and process management dan plant

maintenance.

• Supplier Relationship Management

Sesuai dengan perkembangan sebuah industri,

kebanyakan alasan gagalnya perluasan pasar

berbasis elektronik adalah pemasok tidak

memahami konsep e-market itu sendiri. Oleh

karena itu dibutuhkan perancangan supplier

relationship management yang dibagi menjadi

3 : EBS backbone functions, service functions

dan processing.

• Logistic Resource Management

Electronic logistic resource mangement (eLRM) adalah proses pada manufaktur, dan

supplier yang menggerakkan produk dan

layanannya kepada customer dengan

menggunakan internet. e-LRM memungkinkan

proses supply chain dapat membuat suatu

keputusan yang tepat, menyeimbangkan harga

dan meningkatkan efisiensi logistik dan

hubungan kolaboratif yang efektif antara

semua saluran supply pertukaran dengan

partner. Terdiri dari warehouse dan

transportation management.

• Architecting the e-SCM Environment

Untuk arsitektur pada e-SCM ada beberapa hal

yang perlu dituliskan untuk lebih memahami

arsitektur seperti apa yang akan digunakan

pada aplikasi e-SCM, yaitu : perangkat keras,

perangkat lunak, basis data dan jejaring.

5. KESIAPAN PERUSAHAAN DALAM

MENERAPKAN e-SCM

Proses supply chain management pada PT PRP

bergerak pada 3 pelaku, yaitu pemasok bahan baku,

perusahaan dan konsumen. Penerapan e-SCM

dalam perusahaan memerlukan penyesuaian di

dalam struktur organisasi yang ada. Dilihat dari

struktur organisasi terhadap penerapan e-SCM yang

akan dijalankan, PT PRP memiliki semua divisi

yang saling berhubungan serta jelas peran dan

tanggung jawabnya untuk setiap langkah dalam

proses bisnis supply chain, yaitu divisi marketing

dan administration, finance, PPIC, bahan baku,

pembelian, persediaan dan divisi pengiriman.

Nilai tambah yang akan dibawakan oleh PT

PRP untuk pencapaian visi perusahaan terdiri dari 3

poin utama, yaitu : kualitas barang yang bagus,

pengiriman barang yang tepat waktu serta fokus

pada hubungan dengan pelanggan.

Dalam penerapan proses supply chain, PT PRP

menemui beberapa masalah dalam proses bisnisnya

yang sedang berjalan :

1. Masih terjadi salah pencatatan pemesanan

dari konsumen.

2. Kesalahan dalam pencatatan transaksi

oleh pihak perusahaan, pemasok,

konsumen maupun transportir karena

sistem masih manual (paper-based) yang

diterapkan. Seminar Nasional Aplikasi Teknologi Informasi 2008 (SNATI 2008) ISSN: 1907-5022

Yogyakarta, 21 Juni 2008

A-65

3. Tidak lancarnya arus informasi,

dikarenakan paper-work serta pemesanan

yang masih dilakukan via telepon maupun

fax

4. Penimbunan barang dikarenakan tidak

adanya manajemen untuk persediaan

bahan baku serta manajemen produksi

batu bata.

5. Kurangnya integrasi antar divisi yang ada

di perusahaan

Berdasarkan permasalahan diatas, E-Business

Initiatives yang akan dibangun berdasarkan

penilaian terhadap kondisi perusahaan dan rencana

supply chain yang dikembangkan, akan bergerak ke

arah evolutionary, dimana perusahaan cenderung

menekan ke arah otomatisasi proses yang berfokus

pada pertukaran informasi secara otomatis

(information automation). Adanya otomatisasi

aliran data yang terjadi antara semua pihak terkait

dalam supply chain, memungkinkan setiap

transaksi diproses oleh sistem dan dapat digunakan

oleh divisi yang terkait. Adanya otomatisasi juga

memungkinkan konsumen untuk melihat

pemesanan yang telah dilakukannya serta

konfirmasi pemesanan dapat dilakukan. Dari hasil

analisa diatas, PT PRP dapat menerapkan e-SCM

sebagai solusi permasalahan supply chain yang ada

di perusahaan dengan otomatisasi informasi melalui

e-Supply Chain Management.

6. PERANCANGAN e-SCM

6.1 Developing the e-SCM Strategy

a) Constructing the Business Value Proposition

Pelayanan yang akan diberikan oleh PT. Prima

Rezeki Pertiwi adalah pemesanan yang dapat

dilakukan dimana saja dan kapan saja (melalui

internet), menawarkan produk dengan kualitas

terbaik dan fokus pada kepuasan pelanggan.

Perbandingan kondisi saat ini dan menggunakan eSCM dapat dilihat pada tabel 1.

Tabel 1. Perbandingan perubahan layanan dengan

e-SCM

b) Defining the Value Portfolio

Untuk mendukung business value proposition

yang disebut diatas, beberapa pengembangan

proses yang terstruktur perlu dilakukan, antara lain

:

• Biaya (manajemen biaya), dimana dengan

adanya e-SCM perusahaan dapat menekan

pengeluaran dari peralatan kantor (kertas)

dan biaya penimbunan barang

• Layanan, konsumen dapat melakukan

pemesanan produk dengan lebih mudah

dan cepat melalui interne, konsumen juga

dapat memperoleh informasi mengenai

status pemesanannya secara online.

• Kualitas, perusahaan selalu menjaga

kualitas produk melalui pengendalian

kualitas bahan baku maupun pengendalian

terhadap proses produksi yang berjalan.

c) Structuring The Scope Of Collaboration

• Dimensi kolaborasi, dimensi vertikal

(membantu input dan output) yaitu

melibatkan supplier sebagai pemasok dan

transportasi untuk mendistribusi barang ke

konsumen. Dimensi horizontal

(meningkatkan portfolio perusahaan)

Fungsi

Pemasaran

Kondisi saat ini

(Belum

menggunakan eSCM)

Kondisi yang akan

berjalan

(Menggunakan eSCM)

Waktu Pemenuhan pesanan

tidak tepat waktu

karena bahan baku

untuk produksi tidak

tersedia.

Pemenuhan pesanan

customer tepat waktu

karena bahan baku

yang dibutuhkan

untuk produksi selalu

tersedia .

Tempat Konsumen hanya

dapat melakukan

pemesanan lewat

telepon dan fax.

Pemesanan dapat

dilakukan kapan saja,

lewat telpon dan fax

tetap dapat dilakukan

Kualitas Kualitas ditentukan

sesuai dengan standar

perusahaan.

Kualitas ditentukan

sesuai dengan standar

perusahaan dan

kepuasan konsumen.

Harga Harga ditentukan

oleh perusahaan.

Harga ditentukan oleh

perusahaan.

Layanan Pelayanan terbatas

dimana pelayanan

dalam pemesanan

dilakukan melalui

telepon dan fax

Pelayanan tambahan

dimana pelayanan

pemesanan dapat

dilakukan melalui

internet

Informasi Memberikan

informasi tentang

produk dan harga

produk

Memberikan

informasi mengenai

spesifikasi dan harga

produk secara

lengkap. Selain itu,

konsumen juga dapat

melihat informasi

status pemesanan. Seminar Nasional Aplikasi Teknologi Informasi 2008(SNATI 2008) ISSN: 1907-5022

Yogyakarta, 21 Juni 2008

A-66

melibatkan transportir untuk mencapai

ketepatan waktu pengiriman.

• Intensitas Kolaborasi, intensitas kolaborasi

yang akan digunakan oleh PT. Prima

Rezeki Pertiwi yaitu bersifat information

sharing, karena masing-masing pihak

dapat memberikan informasi yang

dibutuhkan. Misalnya: Pihak konsumen

dapat memberikan informasi mengenai apa

yang ingin dipesan kepada perusahaan.

Dari Pihak Perusahaan dapat menentukan

berapa banyak bahan baku yang

dibutuhkan untuk memproduksi pesanan

tersebut dan memesannya kepada

pemasok.

• Level Teknikal, pada penerapan e-SCM,

PT PRP memilih level teknikal “visibility”

dimana konsumen dan pemasok dapat

mengakses informasi melalui website

perusahaan.

• Outsourcing, PT PRP menggunakan jasa

pihak ketiga / outsourcing pada bagian

pengiriman barang / distribusi yang

selanjutnya akan disebut Transportir.

d) Ensuring Effective Resource Management

Memastikan seluruh bagian perusahaan

mengerti dan mendukung penerapan e-SCM,

penggunaan teknologi informasi dalam hal

pengolahan aset serta manajemen bahan baku,

perlengkapan serta peralatan yang dibutuhkan

dalam menjamin kelancaran proses.

e) Pursuing Growth Management

PT. PRP akan mengembangkan strategi e-SCM

yang berfokus pada supply chain value. Dengan

berfokus pada supply chain value maka perusahaan

dapat menciptakan keunggulan kompetitif jangka

panjang dan dapat mengembangkan strategi e-SCM

yang akan membawa pengurangan biaya dan

optimisasi sumber daya. Strategi ini juga akan

didukung dengan model “revenue and profit driver

supply chains”, sehingga perusahaan dapat

mengeksplorasi keuntungan yang didapatkan dari

kolaborasi dengan pemasok, yang memungkinkan

timbulnya peluang baru untuk keunggulan

kompetitif dan peningkatan keuntungan.

6.2 Customer and Service Management

a) CRM and Internet Sales

Beberapa fungsi yang tersedia:

• Online Order Processing, memungkinkan

konsumen untuk melakukan pemesanan

secara online melalui form yang ada di

aplikasi web

• Lead Capture, ada basisdata yang berisi

pencatatan pembelian konsumen yang

dapat digunakan oleh marketing untuk

melakukan follow up.

• Literature fulfillment, menyediakan brosur

atau katalog di web berisi keterangan

produk yang dapat diunduh.

b) Sales Force Automation

Sales Force Automation digunakan untuk

memproses transaksi secara otomatis.

Beberapa fungsi yang ada di SFA website

aplikasi e-SCM PT PRP:

• Contact Management, fungsi ini

memungkinkan perusahaan untuk melihat

data lengkap dari konsumen.

• Sales Process / Activity Management,

fungsi ini mendukung terjadinya transaksi

di dalam website perusahaan.

• Quotation Management, fungsi ini

berguna untuk menghasilkan data transaksi

dalam bentuk hard copy. Misalnya

pencetakan SO, laporan dan lain-lain.

• Knowledge Management, fungsi ini

digunakan oleh perusahaan untuk melihat

data transaksi yang sudah terjadi.

Misalnya, dapat melihat data pembelian

konsumen dalam periode tertentu.

c) e-CRM Marketing

PT PRP menerapkan marketing approach yang

berdasarkan pada mekanisme “personal

marketing” untuk mendukung terjadinya one

on one relationship antara perusahaan dengan

konsumen ataupun pemasok.

6.3 Manufacturing and Supply Chain Planning

a) Manufacturing Planning

Manufacturing planning dapat dipecah menjadi

3 fungsi yang saling terintegrasi :

• Material Requirement Planning

Pada PT PRP, pemesanan batu bata untuk

periode selanjutnya akan dilakukan 10 hari

sebelum tanggal pegiriman pesanan

dengan perincian maksimal 4 hari untuk

pemesanan, 3 hari produksi dan 3 hari

untuk pengiriman barang ke konsumen.

Setiap order yang masuk, PO akan

otomatis dibuat berisi jumlah bahan baku

yang dibutuhkan untuk memenuhi pesanan

tersebut sehingga metode persediaan Just

In Time dapat diterapkan. Untuk bahan

baku, tetap akan ada stok (safety stock)

yang disimpan oleh bagian gudang.

• Capacity Requirement Planning

Pemesanan dan jadwal produksi yang

dibuat dalam skala periode mingguan,

telah menyesuaikan jumlah produksi

dengan kapasitas produksi mesin per hari. Seminar Nasional Aplikasi Teknologi Informasi 2008 (SNATI 2008) ISSN: 1907-5022

Yogyakarta, 21 Juni 2008

A-67

Dengan begitu, semua order dapat

dipenuhi dalam tenggat waktu yang

ditentukan.

b) Production and Process Management

PT PRP memiliki catatan berupa surat hasil

produksi yang mendeskripsikan realisasi

produksi, apakah sesuai dengan rencana

produksi yang telah ditentukan. Selain itu,

untuk ke bagian konsumen disediakan fungsi

yang memungkinkan konsumen untuk

melakukan penelusuran terhadap status

pesanan. Apakah pesanan diterima, ditolak,

menunggu konfirmasi, sedang proses produksi,

menunggu pembayaran atau menunggu

pengiriman

c) Plant Maintenance

PT PRP memiliki basisdata peralatant yang

digunakan untuk mencatat segala mesin yang

digunakan selama produksi berjalan. Hal yang

dicatat mencakup : nama mesin, kapasitas

produksi, tanggal terakhir perawatan serta

tanggal perawatan yang akan datang.

6.4 Supplier Relationship Management

Perusahaan membentuk beberapa fungsi yang

penting dalam kegiatan pembelian (bahan baku) ke

pemasok :

a) EBS Backbone Functions

• Procurement History, perusahaan dapat

melihat data transaksi pembelian yang

selama ini terjadi serta mendapatkan

informasi tentang jumlah pembelian, harga

pembelian serta status PO.

• Accounting, perusahaan dapat melihat

status pembayaran dari setiap transaksi

pembelian dari pemasok.

• Purchasing Planning, PO akan otomatis

dibuat apabila status surat permintaan

bahan baku telah diterima. PO yang telah

ditelah dibuat dapat diubah apabila

terdapat penyesuaian yang ingin dilakukan

• Performance Measurement, menyediakan

fungsi pembuatan laporan untuk semua

transaksi pembelian bulan berjalan.

b) e-SRM Services Functions

• Supplier Search, perusahaan dapat

mencari pemasok dari basisdata pemasok

yang ada. Daftar supplier telah

disegmentasi sesuai dengan bahan baku

yang di supply

• Product Search, perusahaan memiliki

basisdata bahan baku yang lengkap dengan

daftar pemasok yang menyediakannya.

c) e-SRM Processing

• Purchase Order Generation and Tracking,

setelah pemilihan pemasok dilakukan,

perusahaan kemudian membuat PO yang

kemudian dikirimkan secara internet ke

pemasok. Dari PO tersebut, pemasok

kemudian dapat mengubah status PO yang

dapat dilihat oleh perusahaan.

• Logistics, jasa logistik yang digunakan

oleh pemasok, perusahaan dapat juga

menelusuri status pengiriman barang dari

pemasok. Hal tersebut dilakukan melalui

kerjasama pemasok untuk senantiasa

memperbaharui status pengiriman barang

sehingga dapat dipantau oleh perusahaan.

6.5 Logistics Resource Management

Logistic Resouce Management melibatkan

perpindahan barang dan jasa diantara manufaktur,

distributor dan pemasok kepada konsumen dengan

memanfaatkan internet. e-LRM terdiri dari 3 area

utama :

a) Warehouse Management, setiap penerimaan

bahan baku yang dilakukan oleh gudang harus

disertakan dengan surat penerimaan bahan

baku yang dibuat oleh gudang untuk bagian

pembelian. Setiap pengeluaran bahan baku

untuk produksi juga harus disertakan dengan

surat penerimaan bahan baku dengan status

menunggu produksi. Setiap kali barang jadi

(batu bata) dikirimkan ke gudang untuk

disimpan, bagian produksi akan membuat surat

hasil produksi untuk dicek dan disetujui oleh

gudang. Untuk barang jadi yang akan

dikirimkan ke konsumen, pengeluaran barang

dari gudang harus disertai dengan surat jalan

dari bagian marketing.

b) Tranportation Management, transportasi

barang jadi ke konsumen dilakukan oleh

transportir (outsource) dan dimulai dengan

adanya surat jalan yang dibuat oleh bagian

marketing yang diserahkan ke transportir.

Setelah menerima surat jalan, transportir akan

mengambil barang di gudang. Sebelum

mengeluarkan barang jadi, maka bagian

gudang akan mencocokkan surat jalan yang

dibawa oleh transportir dengan data yang ada

di basisdata..

6.6 Architecting The e-SCM Environment

a) Hardware

Sistem akan digunakan dengan dukungan dari

komputer desktop dengan spesifikasi:

Processor Intel Pentium 4 1.7 GHz, RAM 256

MB serta printer. Sedangkan komputer server

akan didukung dengan komputer dengan Seminar Nasional Aplikasi Teknologi Informasi 2008 (SNATI 2008) ISSN: 1907-5022

Yogyakarta, 21 Juni 2008

A-68

spesifikasi : Processor Intel Pentium 4

2.4GHz, RAM 2GB. Untuk jaringan (LAN)

menggunakan Switch 24 port, NIC Card, dan

kabel UTP.

b) Software

Komputer client akan berjalan dengan OS

Windows XP Sp2 dan software pendukung

seperti browser (internet explorer, mozzila

firefox ataupun opera). Komputer server akan

menggunakan server linux redhat, berjalan

dengan webserver apache dan database mysql

server.

7. HASIL dan TAMPILAN APLIKASI

Aplikasi e-SCM PT PRP terdiri dari website

yang memberikan informasi mengenai PT PRP,

produk yang dijual, dan menu E-Supply Chain

Management, pada menu ini pemasok, konsumen,

transporti dan internal perusahaan dapat melakukan

pertukaran informasi /transaksi. Pihak konsumen

dapat melakukan pemesanan produk berdasarkan

waktu kebutuhan/pengiriman. Pihak internal

perusahaan dapat menentukan kebutuhan bahan

baku, jadwal produksi. Pihak pemasok dapat

mengetahui kebutuhan bahan baku berserta waktu

dibutuhkan. Pihak tranportir dapat mengetahui

pengiriman produk berdasarkan surat jalan yang

telah dibuat. Agar e-SCM ini dapat berjalan dengan

baik maka dibutuhkan komitmen antar pihak yang

terkair, dimana dengan system e-SCM ini, PT PRP

dapat menyampaikan produk ke konsumen sesuai

dengan waktu yang telah ditentukan, konsumen

dapat mengetahui dengan dini waktu pengiriman

yang tersedia (berdasarkan kapasitas produksi).

Kelemahan dari sistem e-SCM ini adalah format

data yang ada sesuai dengan kondisi PT PRP,

sehingga pihak pemasok, konsumen, dan transporti

harus masuk ke dalam website PT PRP dalam

melakukan transaksi. Aliran informasi dari

konsumen-internal perusahaan-pemasok-transpotir

dapat berjalan dengan baik jika masing-masing

bagian menjalankan fungsi dan tugasnya dengan

baik.

Gambar 1 dan 2 adalah tampilan layar dari

aplikasi e-SCM PT PRP.

Gambar 1. Tampilan Layar Produk

Gambar 2. Tampilan Layar Purchase Order

8. KESIMPULAN

Proses supply chain management pada PT PRP

melibatkan 3 pihak eksternal yaitu supplier

(upstream), customer (downstream) serta

transportir (partner).

Permasalahan utama yang dihadapi PT PRP

terletak pada sistem input manual yang rawan

kesalahan, kurangnya integrasi antara bagian yang

ada dalam perusahaan serta penimbunan barang

karena tidak adanya manajemen dalam pembelian

bahan baku maupun produksi

Sistem E-Supply Chain Management yang

akan diterapkan pada PT PRP berfokus pada

otomatisasi informasi antara perusahaan, supplier,

konsumen serta transportir

Adanya E-Supply Chain Management dalam

perusahaan dimungkinkan peningkatan efektifitas

dan efisiensi dalam proses pembelian bahan baku,

pemenuhan pesanan customer serta proses

distribusi barang jadi.Seminar Nasional Aplikasi Teknologi Informasi2008 (SNATI 2008) ISSN: 1907-5022

Yogyakarta, 21 Juni 2008

A-69

PUSTAKA

[1] Anastasia, Diana. (2004). Mengenal e-Business.

Andi, Yogyakarta.

[2] Chopra, Sunil. Meindl, Peter. (2004). SCM

Strategy, Planning, and Operation. 2

nd

Edition. Prentice Hall.

[3] Indrajit, Richardus Eko dan Djokopranoto.

(2003). Konsep Manajemen Supply Chain :

Strategi Mengelola Manajemen Rantai

Pasokan Bagi Perusahaan Modern di

Indonesia, PT Gramedia Widiasarana

Indonesia, Jakarta.

[4] Kalakota, Ravi and Marcia Robinson. (2001).

E-Business 2.0 Roadmap for Success, second

edition, Addison Welsey, Massachusetts, USA.

[5] Laudon, Kenneth C.; Laudon, Jane P. (2003).

Essentials of Management Information

Systems, Managing The Digital Firm. (5th ed.)

Prentice-Hall, New Jersey

[7] Pujawan, I Nyoman. (2005). Supply Chain

Management, Edisi Pertama. Guna Widya,

Surabaya

[8] Ross, David F. (2003). Introduction to e-Supply

Chain Management , St.lucie Press, USA.

[9] S.T. Miranda dan Widjaya.T.Amin. (2001).

Manajemen Logistik dan Supply Chain

Management. Harvarindo, Jakarta.

[10] Schroeder, Roger. R. (2000). Operation

Management : Contemporary Concepts and

Cases. McGraw-Hill Irwin, New York.