pautas metodológicas para la implementación de un
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PAUTAS METODOLÓGICAS PARA LA IMPLEMENTACIÓN DE UN PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL PARA LA EMPRESA TRANSPORTE PLANEACIÓN Y DISEÑO INGENIERÍA S.A. Erika Natalia Ardila Rivera PONTIFICIA UNIVERSIDAD JAVERIANA FACULTAD DE COMUNICACIÓN Y LENGUAJE DEPARTAMENTO DE CIENCIA DE LA INFORMACIÓN CARRERA DE CIENCIA DE LA INFORMACIÓN - BIBLIOTECOLOGÍA BOGOTÁ D.C. 2009 1
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PAUTAS METODOLÓGICAS PARA LA IMPLEMENTACIÓN DE UN PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL PARA LA EMPRESA
TRANSPORTE PLANEACIÓN Y DISEÑO INGENIERÍA S.A.
Erika Natalia Ardila Rivera
PONTIFICIA UNIVERSIDAD JAVERIANA FACULTAD DE COMUNICACIÓN Y LENGUAJE
DEPARTAMENTO DE CIENCIA DE LA INFORMACIÓN CARRERA DE CIENCIA DE LA INFORMACIÓN - BIBLIOTECOLOGÍA
BOGOTÁ D.C. 2009
1
PAUTAS METODOLÓGICAS PARA LA IMPLEMENTACIÓN DE UN PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL PARA TRANSPORTE
PLANEACIÓN Y DISEÑO INGENIERÍA S.A.
Presentado por:
Erika Natalia Ardila Rivera
Trabajo presentado como requisito para optar al título de Profesional en Ciencia de la Información – Bibliotecólogo
Directora: Mónica Adriana Hinestrosa B.
Bibliotecóloga
PONTIFICIA UNIVERSIDAD JAVERIANA FACULTAD DE COMUNICACIÓN Y LENGUAJE
DEPARTAMENTO DE CIENCIA DE LA INFORMACIÓN CARRERA DE CIENCIA DE LA INFORMACIÓN - BIBLIOTECOLOGÍA
BOGOTÁ D.C. 2009
2
A ellos que han sido los
más grandes testigos
en mi vida.
A ellos que me mostraron
el camino y me entregaron
los más grandes valores.
A ellos que me
han dejado caer, pero
me extienden su mano
de nuevo.
A ellos que aún cuentan
conmigo.
A ellos que día a día
luchan por mi porvenir.
A ellos que con sus consejos
me hacen entender
que el camino sigue y
hay que luchar
hasta el fin.
A ellos que le debo
todo lo que soy
y por lo que día a día
construyo un futuro.
A ellos mis padres
les dedico este logro,
los amo.
3
Nota de aceptación:
____________________
____________________
____________________
____________________
____________________
____________________
_______________________
Firma presidente del jurado
________________________
Firma del jurado
________________________ Firma del jurado
Bogotá, __ de ______ de 2009
4
ARTICULO 23 DE LA RESOLUCIÓN No. 13 DE JUNIO DE 1946
"La universidad no se hace responsable de los conceptos emitidos por sus
alumnos en sus proyectos de grado.
Sólo velará porque no se publique nada contrario al dogma y la moral católica y
porque los trabajos no contengan ataques o polémicas puramente personales.
Antes bien, que se vea en ellos el anhelo de buscar la verdad y la justicia".
5
Mónica Adriana Hinestrosa Bejarano Bibliotecóloga TP. 371
Especialista en Redes de Información Documental Especialista en Documentación Digital, Gestión del Conocimiento y de la Información Master information et Communications Specialite: Gestion de I´information et de la
connaissance « DOCUMENTA«
Bogotá 23 de noviembre de 2009 Señores PONTIFICIA UNIVERSIDAD JAVERIANA Atn. Comité Trabajo de Grado Departamento de Ciencia de la Información Facultad de Comunicación y Lenguaje Ciudad Apreciados Señores: Me permito informar a ustedes la aprobación que he dado al trabajo de grado titulado: Pautas Metodológicas Para La Implementación De Un Programa De Gestión Documental Para La Empresa TPD Ingeniería S.A., desarrollado por la estudiante Erika Natalia Ardila Rivera, el cual he asesorado y considero que se encuentra listo para su sustentación y evaluación. Sin otro particular. Cordialmente,
Docente
Contenido
LISTA DE GRÁFICAS .............................................................................................................................9
LISTA DE TABLAS............................................................................................................................... 10
LISTA DE FIGURAS............................................................................................................................. 11
LISTA DE ANEXOS.............................................................................................................................. 12
1 INTRODUCCIÓN........................................................................................................................ 13
2. PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL PARA TPDINGENIERÍA S.A........................................... 17
2.1 PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA......................................................................................... 17
2.2 OBJETIVOS ........................................................................................................................... 19
2.2.1 Objetivo General .............................................................................................................. 19
2.2.2 Objetivos Específicos ........................................................................................................ 19
2.3 JUSTIFICACIÓN ..................................................................................................................... 20
3. MARCO TEÓRICO...................................................................................................................... 22
3.1 LA ADMINISTRACIÓN SU EVOLUCIÓN Y APLICACIÓN EN LA GESTIÓN DOCUMENTAL. ............. 22
3.2 EL PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL UNA VISIÓN DESDE “LA FUNCIÓN DE LA GESTIÓN DE
DOCUMENTOS Y ARCHIVOS EN LOS SISTEMAS NACIONALES DE INFORMACIÓN: ESTUDIO DEL RAMP,
ELABORADO POR LA UNESCO............................................................................................................ 23
3.3 ESTÁNDARES‐ NORMAS ISO .................................................................................................. 34
3.3.1 ISO 15489 ......................................................................................................................... 34
3.3.2 ISDF ................................................................................................................................. 35
4. MARCO LEGAL ......................................................................................................................... 38
4.1 PRODUCCIÓN DOCUMENTAL ................................................................................................ 38
4.2 RECEPCIÓN DE DOCUMENTOS .............................................................................................. 40
4.3 DISTRIBUCIÓN DE DOCUMENTOS.......................................................................................... 40
4.4 TRÁMITE DE DOCUMENTOS .................................................................................................. 41
4.5 CONSULTA DE DOCUMENTOS: .............................................................................................. 42
4.6 CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS ....................................................................................... 42
5. MARCO REFERENCIAL ............................................................................................................... 44
5.1 TPD INGENIERIA ................................................................................................................... 44
6
5.1.1 Misión .............................................................................................................................. 44
5.1.2 Visión................................................................................................................................ 45
6. METODOLOGÍA ........................................................................................................................ 46
6.1 TIPO DE INVESTIGACIÓN ....................................................................................................... 46
6.2 DISEÑO METODOLÓGICO...................................................................................................... 46
6.2.1 Fases, Actividades Y Productos ........................................................................................ 46
7. DIAGNOSTICO INTEGRAL A LA DOCUMENTACIÓN DE TPD: METODOLOGÍA DE APLICACIÓN. .... 49
7.1 PLANEACIÓN............................................................................................................................ 49
7.2 IDENTIFICACIÓN. ....................................................................................................................... 50
7.3 INFRAESTRUCTURA FÍSICA Y TECNOLÓGICA. ..................................................................................... 50
7.4 CARACTERÍSTICAS DE LA DOCUMENTACIÓN ..................................................................................... 51
7.5 ORGANIZACIÓN ........................................................................................................................ 51
7.6 CONSERVACIÓN ........................................................................................................................ 51
7.7 METODOLOGÍA DE DIAGNÓSTICO ................................................................................................. 53
8. APLICACIÓN DE DIAGNOSTICO: ANÁLISIS DE RESULTADOS........................................................ 55
8.1 GESTIÓN DE COMUNICACIONES............................................................................................ 55
8.1.1 Comunicaciones Enviadas ................................................................................................ 57
8.1.2 Comunicaciones Internas ................................................................................................. 57
8.2 ARCHIVOS DE GESTIÓN ......................................................................................................... 59
8.3 PRODUCCIÓN DE DOCUMENTOS........................................................................................... 59
GRÁFICA 3........................................................................................................................................... 60
8.4 IDENTIFICACIÓN DOCUMENTAL. ........................................................................................... 61
8.5 CLASIFICACIÓN DE DOCUMENTOS......................................................................................... 63
8.6 ORDENACIÓN DOCUMENTAL ................................................................................................ 64
8.7 FOLIACIÓN ........................................................................................................................... 65
8.8 VALORACIÓN DOCUMENTAL................................................................................................. 65
8.9 DESCRIPCIÓN DOCUMENTAL ................................................................................................ 66
8.10 DISPOSICIÓN FINAL DOCUMENTAL ....................................................................................... 67
8.11 TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES....................................................................................... 67
8.12 SERVICIOS ARCHIVÍSTICOS .................................................................................................... 69
8.13 UNIDADES DE ALMACENAMIENTO........................................................................................ 70
8.14 MEDIOS DE AGRUPACIÓN..................................................................................................... 72
8.15 MOBILIARIO ......................................................................................................................... 72
8.16 DETERIOROS DE LA DOCUMENTACIÓN.................................................................................. 73
8.17 REGISTRO FOTOGRÁFICO...................................................................................................... 74
7
8.18 ARCHIVO CENTRAL ............................................................................................................... 75
9. APLICACIÓN PRÁCTICA EN TPD ................................................................................................. 76
9.1 SERIE DE HISTORIAS LABORALES ........................................................................................... 76
9.1.1 Resultados de la Intervención de la Serie de Historias Laborales ............................................. 77
9.2 GESTIÓN DE COMUNICACIONES............................................................................................ 78
10. PAUTAS METODOLÓGICAS PARA LA IMPLEMENTACIÓN DE UN PROGRAMA DE GESTIÓN
DOCUMENTAL EN TPD INGENIERÍA S.A ............................................................................................. 79
10.1 ELABORACIÓN DE DOCUMENTOS.......................................................................................... 80
10.1.1 Producción De Documentos Esenciales ............................................................................ 80
10.2 GESTIÓN DE CORRESPONDENCIA .......................................................................................... 81
10.2.1 Recepción ......................................................................................................................... 81
10.3 DISTRIBUCIÓN DE DOCUMENTOS.......................................................................................... 82
10.3.1 Documentos Recibidos ..................................................................................................... 82
10.3.2 Documentos Enviados ...................................................................................................... 82
10.3.3 Documentos Internos ....................................................................................................... 82
10.4 UTILIDAD DE LOS DOCUMENTOS NECESARIOS....................................................................... 83
10.5 NIVEL ADECUADO DE REPROGRAFÍA Y AUTOMATIZACIÓN..................................................... 83
10.6 ORGANIZACIÓN DE LOS EXPEDIENTES ................................................................................... 84
10.6.1 Organización Interna de los Expedientes ......................................................................... 84
10.6.2 Organización Externa de los Expedientes......................................................................... 84
10.7 UTILIZACIÓN Y CONSERVACIÓN DE LOS DOCUMENTOS.......................................................... 85
10.8 ELIMINACIÓN DE DOCUMENTOS........................................................................................... 87
10.8.1 Disposición Final............................................................................................................... 91
11. CONCLUSIONES .................................................................................................................... 92
GLOSARIO......................................................................................................................................... 94
12. BIBLIOGRAFÍA .................................................................................................................... 101
8
LISTA DE GRÁFICAS
Pág.
Gráfica 1. Instrumentos de control de entrada y salida de comunicaciones en las
áreas
66
Gráfica 2. Criterios para la Gestión de comunicaciones 66
Gráfica 3. Criterios para la elaboración de documentos en las dependencias 68
Gráfica 4. Soportes documentales producidos en TPD 70
Gráfica 5. Realización de procesos de foliación 73
Gráfica 6. Descripción Documental 75
Gráfica 7. Transferencias Documentales 76
Gráfica 8. Servicios Archivísticos 77
9
LISTA DE TABLAS
Pág.
Tabla 1. Identificación Documental. 70
10
LISTA DE FIGURAS
Pág.
Figura 1. Ciclo Vital del Documento 32
Figura 2. Control de registros TPD Ingeniería S.A. 71
11
LISTA DE ANEXOS
Pág.
ANEXO 1 ACUERDO No. 060 del 30 de octubre de 2001 104
ANEXO 2 FORMATO TRD EMITIDO POR EL ARCHIVO GENERAL DE LA NACION 113
ANEXO 3 FORMATO DE DIAGNOSTICO 114
ANEXO 4 FORMATOS ESTABLECIDOS POR TPD INGENIERIA S.A. 124
ANEXO 5 LISTA DE CHEQUEO 127
ANEXO 6 CD INVENTARIO DOCUMENTAL HISTORIAS LABORALES 129
ANEXO 7 MANUAL DE CORRESPONDENCIA TPD INGENIERÍA S.A 130
ANEXO 8 PROCEDIMIENTO DE FOLIACIÓN. 149
ANEXO 9 FORMATO INVENTARIO DOCUMENTAL 152
ANEXO 10 CONDICIONES DE CONSERVACIÓN 153
ANEXO 11 ACUERDO 39 DE 2002 (Octubre 31) 162
ANEXO 12 CIRCULAR 004 DE 2003 166
12
1 INTRODUCCIÓN
El Archivo General de la Nación (AGN) a nivel nacional y el Archivo Distrital de
Bogotá a nivel local, son los organismos encargados de establecer la
normatividad que regula los programas de gestión documental, buscando
salvaguardar por una parte el valor cultural, investigativo e histórico, así como
el carácter probatorio de la información generada por las empresas Estatales y
por otra, para que dicha información preste un servicio social real a la
comunidad, soportando el libre acceso a la información, consagrado en la
legislación. Esto se ha convertido en un desafío para los profesionales de la
información, quienes son los llamados a implementar dicha normatividad en
programas de gestión documental ajustados a las características propias de la
empresa en la cual se implementan.
Teniendo en cuenta lo anterior se hace necesario precisar que en primera
instancia las empresas que deben acatar en su totalidad la normatividad
vigente en materia archivística son la “Administración Pública en sus diferentes
niveles, las Empresas privadas que cumplen funciones públicas…”1, el cual es
el caso específico del presente trabajo, aplicado a la empresa TPD Ingeniería
S.A., la cual cumple una función pública al trabajar mediante la modalidad de
contratación de Ingeniería Civil con diferentes Empresas estatales.
La finalidad de implementar un Programa de Gestión Documental (PGD) radica
en la importancia de salvaguardar la información relevante para la empresa, la
cual en su mayoría está plasmada en los documentos producto de las
funciones propias ya sean estas sustanciales, es decir la razón de ser de TPD
1 ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. Reglamento de Archivos Ley 594 de 2000. Disponible en: http://www.alcaldiabogota.gov.co/sisjur/normas/Norma1.jsp?i=4275. Consultada el 15 de septiembre de 2009.
13
o de apoyo. Sin embargo un PGD no enfoca su finalidad en la conservación
absoluta del total de la documentación que circula por la empresa, sino por el
contrario, evita la acumulación innecesaria de documentación, para prevenir la
generación de un Fondo Documental Acumulado (FDA), pues ellos al no
permitir contar con el acceso oportuno, ocasionan retrasos constantes en la
atención a los requerimientos que son realizados y originan implicaciones
legales y presupuestales por la falta de atención, sin enumerar las restantes
que se hacen necesarias cuando se debe incurrir en los procesos de
organización, para normalizar dicha situación.
Es importante anotar que las Tecnologías de la Información y la Comunicación
(TIC), han permeado la gran mayoría de los aspectos de la vida cotidiana y la
gestión documental no ha sido ajena a esta tendencia, tal vez por el contrario,
ha sido el campo más afectado, por lo que el documento electrónico es un
aspecto vital a tener en cuenta dentro de la implementación de un PGD, ya que
se ha convertido en un medio o soporte de información cotidiano para la
mayoría de las áreas funcionales de la organización y que al igual que en los
soportes físicos tradicionales, ha producido una gran acumulación incontrolada
de documentación electrónica, que por lo general está duplicada en ambos
soportes.
Debido a los inconvenientes que se han generado en torno al uso –y abuso- del
documento electrónico, como la duplicación y acumulación innecesaria, así
como los inconvenientes con la seguridad de la información y el manejo de la
misma, la International Standard Association (ISO), ha creado la norma ISO
15489 sobre gestión de documentos electrónicos2, la cual ofrece parámetros de
normatividad en cuanto al tema y debido al aumento de los volúmenes de
documentos electrónicos, se ha convertido en parte constitutiva de los PGD.
2... fue lanzada en su primera edición en septiembre de 2001 por el Technical Committee ISO/TC 46,
Information and Documentation, Subcommittee SC 11, Archives/Records Management. Se desarrolló en
respuesta al acuerdo general entre los países miembros de la ISO para normalizar a nivel internacional la
gestión de documentos tomando como base las normas australianas AS 4390
14
En consecuencia el presente trabajo brinda las bases metodológicas para que
de forma gradual, y siguiendo el esquema planteado por el RAMP3, se
implemente un Programa de Gestión Documental ajustado a las necesidades
de la empresa TPD Ingeniería S.A.
El trabajo está conformado por 3 capítulos así: Capitulo I Programa de Gestión
Documental: Se encuentra la definición de un Programa de Gestión
Documental, su finalidad y desarrollo, teniendo en cuenta la legislación
Colombiana vigente. Esta definición está basada en el Estudio del RAMP4, y la
guía para la implementación de un Programa de Gestión Documental5.
En el segundo Capítulo, titulado Diagnóstico; este capítulo hará referencia a la
parte de planeación del programa cuyo fin es identificar las necesidades de
información que presenta la empresa, para lo cual se aplicaron encuestas,
cuyos resultados fueron analizados y su producto se convirtió en el soporte
para proponer las pautas que se deben implementar en cuanto a Gestión
Documental. Como parte integral de este trabajo se incluirá el resultado del
ejercicio práctico de la organización de la serie documental, Historias
Laborales, así como la generación de una política de control de
comunicaciones y apoyó en la selección de una herramienta automatizada que
permita el control y administración de las mismas.
El tercer Capítulo, denominado Pautas Metodológicas para la Implementación
de un Programa de Gestión Documental: plantea las pautas y/o
recomendaciones que debe seguir la empresa TPD Ingeniería S.A. para la 3 RHOADS, James B. La función de la gestión de documentos y archivos en los sistemas nacionales de
información: estudio del RAMP. París: UNESCO, 1989. 48 p. 4 Ibid. 5 ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. Guía para la implementación de un programa de gestión
documental. Bogotá: 2006. [PDF].
15
implementación de un Programa de Gestión Documental, basando en los
resultados del diagnóstico antes mencionado, articulado con las definiciones y
parámetros expuestos en el capítulo anterior.
16
2. PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL PARA TPDINGENIERÍA S.A.
2.1 PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA
La información dentro de una compañía se constituye en la columna vertebral
de la gestión administrativa y misional del negocio, permitiendo garantizar que
en casos de emergencia o catástrofe los documentos permitan la continuidad
de la operación y evitar con ello que las empresas desaparezcan6.
TPD Ingeniería S.A. fue certificada en cuanto al cumplimiento de los requisitos
de ISO 9001:2000 sobre las siguientes actividades: Consultoría e interventoría
en proyectos de ingeniería de Transito, Transporte e infraestructura vial, el 14
de Noviembre de 2006, Edición 1, Certificado validado por Société Générale de
Surveillance (SGS).7
Una de las necesidades que se presenta dentro de la empresa en cuanto al
manejo de los documentos se encuentran establecidos dentro de unos
lineamientos en el Manual de Procesos y Procedimientos de la empresa,
además, se hace notorio que no se lleva el control requerido de la
correspondencia, el cual es un proceso vital en la gestión documental, pero
que en TPD ha sido tomada como un registro desde la parte de gestión de
calidad lo que impide que exista una política de gestión de documentos que
cumpla lo establecido por el Acuerdo 060 de 2001 (Ver Anexo 1-Acuerdo 060
de 2001)8, emitido por el Archivo General de la Nación el cual plantea “Que
6 RHOADS, James B., Op Cit., p. 3 7 TPD INGENIERIA S.A. Política de calidad. [en línea]Disponible en: http//:tpdingenieria.com. Consultado
el 05 de Septiembre de 2009. 8 ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. Acuerdo 060. Bogotá: 30 de Octubre de 2001[en
línea].Consultado el 20 de septiembre 2009. Disponible en:
http://www.alcaldiabogota.gov.co/sisjur/normas/Norma1.jsp?i=10551#0.
17
para la adecuada prestación de los servicios ofrecidos por las Unidades de
Correspondencia de las Empresas públicas y privadas que cumplen funciones
públicas, es necesario establecer pautas que hagan efectivo su cumplimiento
bajo los principios que rigen la Administración Pública”, esto teniendo en cuenta
que TPD es una empresa que trabaja con el Estado, por lo que se hace
necesario revisar y adaptar las políticas que tienen sobre el manejo de la
información.
Así mismo, existe la posibilidad latente de que TPD Ingeniería S.A. pueda
llegar a tener inconvenientes en el trámite de información con las empresas
estatales con que tiene relación, las cuales, por su misma naturaleza y
funciones vigiladas, mantienen un seguimiento constante de las actividades.
Para evitar estos inconvenientes es necesario que la empresa adopte una
política ajustada a la normatividad y legislación vigente, que abarque desde los
procesos de correspondencia, que es el punto de partida, hasta la
implementación de un Programa de Gestión Documental completo.
El gerente de la empresa manifiesta tener un sueño relacionado con “la oficina
sin papeles”, lo que aún no se hace realidad y sí podría constituirse en una
utopía por razones de la legislación colombiana, que aún no da pautas claras
del valor probatorio de los documentos electrónicos, por lo menos no tan
notorias como las que existen frente al documento en soporte papel, caso
específico de la información contable; igualmente, la resistencia al cambio
generada por las TIC, tanto en las empresas privadas como en las públicas, o
finalmente, debido a que no existe una política clara acerca del manejo de la
información en estos soportes electrónicos. Estos inconvenientes ha llevado a
que de alguna manera se haga inevitable la conservación de los documentos
en soporte papel, que al no tener un adecuado control en cuanto a la
información que contienen, conlleva a que se haga necesario invertir recursos
físicos de infraestructura, presupuestales, tecnológicos y humanos para su
conservación adecuada, que en algunos casos si no se cuenta con la
orientación de un Profesional en Ciencias de la Información, puede conllevar a
18
una inversión innecesaria, teniendo en cuenta que se aplican procesos
costosos a documentos que pueden haber perdido sus valores primarios y no
poseen valores secundarios. Además, otra fuente del problema, a un más
grave, es la acumulación de un gran volumen de documentos duplicados,
porque la disposición de los mismos no permite recuperar la información de
forma eficaz.
Por todo lo anterior, la empresa requiere un servicio que sea capaz de
organizar su información, dar aviso sobre respuestas a documentos
importantes y recupere de forma rápida la información requerida en el momento
preciso.
Pero, ¿Cómo diseñar, crear o modelar un sistema que permita integrar todos
los procesos por los cuales pasa un documento desde su emisión hasta su
disposición final, teniendo en cuenta su control, distribución y el servicio que
prestan, de tal manera que se ahorre tiempo, espacio y recursos económicos
2.2 OBJETIVOS
2.2.1 Objetivo General
Proponer las pautas metodológicas para la implementación del Programa de
Gestión Documental en la Empresa TPD Ingeniería S.A, con el fin de
normalizar la organización, control y conservación de los documentos que
produce y gestiona TPD Ingeniería resultado de sus funciones administrativas y
misionales.
2.2.2 Objetivos Específicos
• Determinar el estado actual de los flujos de información y
documentación en TPD Ingeniería S.A.
19
• Diseñar las pautas metodológicas basado en el documento de la
UNESCO titulado “La función de la gestión de documentos y archivos en
los sistemas nacionales de información: estudio del RAMP” 9a partir de
los resultados del diagnostico.
• Implementar una prueba piloto de organización de archivo a la Serie
Documental: Historias Laborales de los funcionarios de la Empresa TPD
Ingeniería.
• Diseñar una política de control de comunicaciones.
2.3 JUSTIFICACIÓN
La Gestión documental es un “Conjunto de actividades administrativas y
técnicas tendientes al eficiente, eficaz y efectivo manejo y organización de la
documentación producida y recibida por una Empresa desde su origen hasta su
destino final, con el objeto de facilitar su consulta, conservación y utilización”10.
Para desarrollar esta actividad se tomará como base el estudio realizado por la
UNESCO titulado “La función de la gestión de documentos y archivos en los
sistemas nacionales de información: Un estudio del RAMP”11, con el fin de
ejecutar las labores relacionadas con la gestión de los documentos durante las
distintas fases de su ciclo de vida, búsqueda de eficiencia y eficacia que
engloba a todos los procesos de la organización y considera a los usuarios de
los servicios que brindan los Archivos.
Además, La Guía de Implementación de un programa de gestión documental
del Archivo General de la Nación recomienda que “la metodología utilizada
para el desarrollo o adecuación del sistema de información, involucre y surta
una etapa de análisis y diseño conceptual del sistema integral, acorde con los
parámetros y normas archivísticas y en caso de automatizar el sistema, se
9 RHOADS, James B. Op Cit. 10 ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. Reglamento de Archivos Ley 594 de 2000. Op. Cit., 11RHOADS, James B. Op Cit.
20
determine y adopte la plataforma tecnológica adecuada de conformidad con los
alcances del proyecto”.12
12 ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. Guía para la implementación de un programa de gestión
documental., Opc Cit., p. 4
21
3. MARCO TEÓRICO
3.1 LA ADMINISTRACIÓN SU EVOLUCIÓN Y APLICACIÓN EN LA GESTIÓN DOCUMENTAL.
La información desde sus inicios remotos ha mantenido un poder oculto que es
la que soporta su valor, esto en un principio era pseudo-conocido por quienes
poseían dicha información, sin embargo, a lo largo de la historia y tomando
como referencia la historia de la administración, este valor estuvo en el olvido.
Dentro de las etapas de la administración como lo es en primera instancia la
protoadministración, denominada así por la autora Carmen Diéz13, en la que la
administración se demostraba en la organización de grupos de personas que
perseguían un fin común, para la edad media, la administración toma una
nueva definición en relación con el manejo del poder, el cual era ostentado en
su mayor parte por el clero, quien conformaba una estructura administrativa
jerárquica y por lo tanto también manejaba los flujos de información.
La edad moderna marca un hito tanto en la administración, con la aparición de
las primeras teorías de la administración, como en el manejo que hace de la
información. Esta época estuvo marcada por las nuevas formas de trabajo que
se generaron y por la presión ejercida a los trabajadores que bien podría
denominarse un ‘esclavismo moderno’. También esta época tuvo un hecho que
a la postre revolucionaría todas las teorías existentes transformó los dos
panoramas: administrativos e informacionales. Este hecho fue la revolución
industrial, que innovó la producción de la industria, pero que también tuvo un
alto impacto en el papel que la información jugaba para las mismas
organizaciones.
13 DIEZ CARRERA, Carmen. Administración de Unidades Informativas: concepto e historia. Gijón: Trea,
2003.
22
Sin embargo, al ser tan nuevo el concepto de manejo de la información dentro
de la organización, y el exponencial crecimiento de la misma, hicieron que
surgieran nuevas tendencias y conceptos como fueron los sistemas de
información o Record management, nombrado así por los estadounidenses,
cuya finalidad era poner un ‘orden’ a los flujos de información y producción de
la misma, con el fin que se convirtiera en la fuente primordial para la toma de
decisiones y tuviera claramente definido su ciclo vital y todas las etapas propias
de la información como su generación, soportes, almacenamiento, difusión,
recuperación, selección y disposiciones finales, por lo que la administración de
la información se convierte en una herramienta de apoyo para la gestión
documental.
3.2 EL PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL UNA VISIÓN DESDE “LA FUNCIÓN DE LA GESTIÓN DE DOCUMENTOS Y ARCHIVOS EN LOS SISTEMAS NACIONALES DE INFORMACIÓN: ESTUDIO DEL RAMP, ELABORADO POR LA UNESCO.
El documento de archivo es el soporte donde se plasma la información
resultado de las funciones de una empresa, por lo que objetivo primordial de
los archivos es el de disponer de la documentación organizada, de tal forma
que sea recuperable para el uso administrativo, contractual, técnico o como
fuente de la historia. La importancia de los archivos radica en que los
documentos que los conforman son imprescindibles para la toma de decisiones
basadas en antecedentes. Pasada su vigencia estos documentos son
potencialmente parte del patrimonio cultural y de la identidad nacional. Esto es
importante ya que cada empresa, independientemente de su razón social o el
sector al que pertenezca, bien sea público o privado, debe resguardar la
información que hace parte de su historia, por esto las técnicas que se
implementen para salvaguardar la misma siempre deben ir encaminadas, como
bien lo define la gestión documental, a que el archivo sea “el área de gestión
administrativa general relativa a conseguir economía y eficacia en la creación,
23
mantenimiento, uso y disposición de los documentos”14. La gestión documental
debe ser enfocada teniendo en cuenta cada uno de los pasos del ciclo vital del
documento (Figura 1.), que hace referencia a cada una de las etapas por las
cuales pasa un documento desde su producción o creación hasta su destino
final teniendo en cuenta el tratamiento que sufre en cada etapa para llegar a su
eliminación o ser conservado permanentemente dentro del archivo.
Fig
ura 1. Ciclo Vital del Documento, diseñada para explicar las fases por las
cuales pasa el documento basada en las etapas que explicar el RAMP15
Debido a los procesos o estados que puede sufrir la documentación al pasar
por cada uno de los estados del ciclo vital, es necesario establecer los
14 LLANSÓ, Sanjuan Joaquim .Sistemas archivísticos y modelos de gestión de documentos en el ámbito internacional (parte ii). Códice, julio - diciembre, año/vol. 2, número 002 Universidad de La Salle Bogotá, Colombia p. 4 15 RHOADS, James B. Op Cit.
24
elementos básicos que apoyen estas actividades, para conformar el diseño de
un programa de gestión documental, que se define como: “el conjunto de
instrucciones en las que se detallan las operaciones para el desarrollo de los
procesos (de gestión documental) al interior de cada empresa.”16, los cuales se
evidencian en el ciclo vital del documento descritos de la siguiente manera en
el estudio del RAMP17:
• La fase de producción de documentos.
• La fase de utilización y conservación de los documentos.
• La fase de disposición de los documentos.
Para implementar un programa de gestión documental es necesario tener en
cuenta que se debe articular tanto la producción del documento, como su
utilización y disposición final por lo que James Rhoads indica que para la
creación de un documento es necesario identificar cómo se deben gestionar los
documentos desde su aparición, teniendo en cuenta, la creación del
documento, los parámetros para su elaboración, pero haciendo énfasis en la
importancia que tiene el documento como producto de las funciones misionales
de una empresa, ya que no se trata de conservar todo aquello que se genera,
sino de clasificar la documentación, por lo que se hace necesario contar con
herramientas que brinden apoyo en las tareas que se refieren a la gestión
documental en cada una de las etapas18.
La producción documental inicia con la creación de los documentos los cuales
deben estar normalizados por una serie de actividades tal y como lo plantea
James19 donde establece que para la creación hay que tener en cuenta:
16 ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. Guía para la implementación de un Programa de Gestión
Documental. Op cit., p.22 17 RHOADS, James BOp Cit.,, p. 2. 18 Ibid p.3 19 Ibid., p. 4
25
Diseño y gestión de formularios: Son aquellas medidas que se deben tener
en cuenta para el nacimiento del documento como es, el formato en el cual se
plasma la información, los cuales deben estar normalizados dentro de la
empresa, buscando con esto tener control sobre los documentos y darle una
identidad a lo que se genera. Teniendo en cuenta la gestión de los mismos,
que involucra el control sobre la emisión de documentos, parametrización del
número de copias que se deben emitir, las copias de formato obsoleto que
deben ser eliminados, todo esto tendiente a mantener un control sobre la
producción documental.
La Gestión de la correspondencia: se ocupa de la calidad y la duración de
los documentos, en especial de las copias de las cartas enviadas, buscando
reducir al máximo el número de copias.
Gestión de informes: en este punto es necesario tener en cuenta las
versiones de los documentos y las posibles modificaciones antes de ser
enviados, archivados o gestionados, además de esto hay que tener en cuenta
que en el momento del envió o distribución de la información deben
establecerse las directrices, para lo que es necesario tener en cuenta la
facilidad que pueda brindar el servicio a la empresa, resaltando el uso de las
nuevas tecnologías que permiten trabajar de manera simultánea con mas áreas
y adicional a esto tiene la ventaja de resguardar los formularios que apliquen en
cada uno de los casos que se requiera, como lo es el uso del computador que
almacena la información en varias versiones según la directriz que se manejé,
permitiendo de esta manera que no sea necesario imprimir varias veces los
documentos antes de tener el documento final.
En el momento en que se emite el documento se establece su gestión pasando
por varios puntos como son: la utilización y mantenimiento de los documentos20
entendiéndolo como el control, utilización y almacenamiento de los mismos que
20 RHOADS, James B. Op cit.,p. 6
26
son necesarios para realizar las actividades de una organización, teniendo en
cuenta medidas que garanticen21:
1. La pronta disponibilidad de la información y los documentos necesarios,
después de ser emitidos;en este punto se debe tener en cuenta la forma
como se van a almacenar los documentos y las herramientas para la
recuperación de la información, las cuales pueden ser automatizadas o
análogas pero que permitan la recuperación de manera fácil, rápida y
eficaz.
2. La gestión de archivos va enfocada al almacenamiento y administración
de la información teniendo en cuenta los estados que sufre un
documento y que constituyen fases (Figura 1) clasificadas de la
siguiente manera según el artículo 23 de la ley general de archivos22:
o Archivo de gestión: Comprende toda la documentación que es
sometida a continua utilización y consulta administrativa por las
oficinas productoras u otras que la soliciten. Su circulación o
trámite se realiza para dar respuesta o solución a los asuntos
iniciados.
o Archivo central. En él se agrupan documentos transferidos por los
distintos archivos de gestión de la Empresa respectiva, cuya
consulta no es tan frecuente pero que siguen teniendo vigencia y
son objeto de consulta por las propias oficinas y particulares en
general.
o Archivo histórico. Es aquel al que se transfieren desde el archivo
central los documentos de archivo de conservación permanente.
21 Ibid., p. 6. 22 ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. Ley 594 de 2000. Op Cit.
27
Como ya se había mencionado, la gestión de los documentos también hace
parte de la correspondencia o gestión del correo y las telecomunicaciones23,
teniendo en cuenta que esta se encarga del control de las comunicaciones que
llegan, asegurando que el proceso de recepción y tramite se realice de forma
adecuada, sin olvidar el envió de documentación fuera de la empresa y la
recepción de documentación enviada por otros entes u organizaciones. La
oficina de correspondencia maneja las siguientes actividades enfocadas al
buen uso24:
• Recolección: esta actividad debe estar sujeta a un horario en el cual se
haga la recepción y envió de documentos dentro y fuera de la empresa.
• Recepción: Consiste en recibir y revisar las comunicaciones que llegan,
procedentes de las dependencias, oficinas de correo, fax y la que es
entregada directamente. Debe constatarse que cumpla con los
procedimientos establecidos para lo interno, así como requisitos de
firma, anexos, número exacto de copias. Si es externo deberá verificarse
que el destinatario pertenezca en efecto a la empresa.
• Radicación: Se basa en revisar el número consecutivo oficial asignado
en cada dependencia a las comunicaciones internas con el fin de evitar
saltos y repeticiones. Para las comunicaciones externas consiste en
situar en el extremo superior derecho el respectivo rótulo con número y
fecha de recibido según el grupo, con el orden de llegada, los códigos de
serie y de la dependencia a la cual va dirigida la comunicación. Este
sello indica que el documento ya es propiedad de la empresa y es el
momento en que inicia su trámite.
• Registro: Es la anotación de los aspectos relevantes del documento en
la base de datos: remitente, destinatario, fecha de elaboración, número
de radicación, serie documental, relación de copias y anexos, el
resumen de documento y el análisis para verificación de la correcta
23 RHOADS, James B. Op cit., p. 5 24 Arango Thomas, Bertha Lucía. Manual de gestión documental. Universidad de tecnológica de Pereira:
2006. [PDF]. Pag. 37.
28
asignación de la serie documental. Los documentos deben ser
registrados para obtener seguridad del trámite cuando sea requerido,
para facilitar su recuperación y para dejar constancia de la entrega.
Estas actividades van encaminadas al buen manejo de las comunicaciones
dentro de la empresa, claro está, que para el manejo no solo de las
comunicaciones si no, de todos los documentos que se emiten dentro de la
empresa es necesario retomar lo ya antes dicho sobre las clasificación de los
archivos, ya que para determinar el paso de los documentos por los tres
archivos es necesario establecer una serie de herramientas que apoyen esta
gestión, puesto que no todos los documentos pasaran por los tres estados de
archivos, debido a que es necesario establecer su valor administrativo dentro
de la empresa bien sea para determinar la función que cumplen o para ser
eliminados, cabe resaltar que la eliminación de los documentos es una tarea
dispendiosa, toda vez, que se haya establecido la vida útil del documento.
Para establecer la vida útil de los documentos es necesario apropiarse en la
elaboración de herramientas que permitan darle valor adecuado a cada
documento emitido por la empresa y a su vez determinar los tiempos que debe
permanecer dentro de cada fase del ciclo vital del documento. Para fijar estos
valores y tiempos es necesario primero evidenciar de manera clara y
normalizada las clases de documentos que se emiten dentro de la empresa,
identificando las series y clases de documentos establecidos los valores que
pueden tener cada una de las series basándose en la normativa vigente y
realizando un evaluación para determinar que documentos poseen un valor
histórico para la gestión de la empresa, garantiza en cierto modo la
transferencia de los documentos a cada una de las fases del ciclo vital del
documento y seleccionando aquellos que puedan contribuir en la historia
patrimonial dentro de un archivo nacional.
29
La identificación de las series de los documentos25, “debe basarse en
información fidedigna acerca del carácter, volumen, información contenida y
relaciones internas de los propios documentos” teniendo en cuenta la
descripción que se debe hacer de cada serie que es el “conjunto de tipos
documentales de estructura y contenido homogéneos, emanados de un mismo
órgano o sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus funciones
específicas”26. Para realizar la identificación de las series es necesario contar
con varios datos que permitan determinar lo siguiente27:
• Titulo de la serie.
• Fechas que abarca.
• Cantidad de metros lineales e indicar el número de volúmenes si es
posible y el tipo de soporte: fotografías, mapas, videos, Cd, etc.
• Descripción del contenido de los documentos que permita establecer la
tipología documental que conforman el expediente.
• Calculo frente a la consulta que se realiza sea alta, media o baja.
• Localización de la documentación físicamente, nombrando la unidad
administrativa encargada de su gestión.
• Las medidas de los estantes en donde se encuentra la documentación y
la velocidad con que se acumulan anualmente.
Con la información recolectada se procederá a la elaboración de las Tablas de
Retención Documental-TRD que son definidas por el Archivo General de la
Nación en su Acuerdo 027 de 2006 como el “Listado de series o tipos
documentales a los cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa
de su ciclo vital, así como su destino una vez finalizada su vigencia
25 RHOADS, James B. Op Cit., p.9 26 ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. Glosario archivística. Acuerdo 27 de 2006. Disponible en:
http://www.cntv.org.co/cntv_bop/basedoc/acuerdo/archivo/acuerdo_archivo_0027_2006.html. consultado
el 25 de Octubre de 2009. 27 RHOADS, James B.. Op Cit., p.9
30
administrativa, legal o fiscal.”28 (Ver Anexo 2 Formato de TRD). Esta tabla se
debe convertir en la herramienta con la cual se podrá establecer el tiempo que
debe permanecer un documento dentro de cada uno de los archivos de la
Empresa, permitiendo de esta manera saber su disposición final al terminar su
ciclo. Para esto es necesario establecer los principios a nivel operativo que
constituyen el inicio de la gestión documental, la Identificación y la Valoración,
preceden la elaboración de las Tablas de Retención y la Selección y
Eliminación, constituyen el resultado de las mismas.
La Identificación29: en esta fase se permite reconocer la procedencia,
caracterizar y describir la documentación a analizar. Para la identificación de
secciones y series dentro del fondo documental, se debe realizar teniendo en
cuenta la estructura orgánico - funcional de la entidad productora; este
procedimiento se denomina clasificación, la cual permitirá ubicar el nivel que se
quiere caracterizar y describir. Además, debe partirse del fondo, identificándolo
con toda la documentación producida por la entidad, pasando luego por la
sección y subsección.
La Valoración30: El objetivo principal de esta es proteger el Patrimonio
Documental, ya que permite el establecimiento de los valores primarios y
secundarios y su permanencia en cada una de las fases de archivo.
Valor Administrativo: Consiste en la utilidad que prestan los documentos
creados o recibido por una institución para responder a trámites
administrativos. En este valor pueden analizarse dos aspectos, la entidad
productora y el usuario externo o beneficiario.
28 Ibid., p.9 ¿?? corresponde a la lista de figuras……. Validar citas .. op. Cit (autor) pagina etc. 29 ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. Tablas de Retención y Transferencias Documentales. Bogotá:
1996. p.24 30 ibid.,
31
Valor Jurídico: Este valor se refiere a los derechos y obligaciones que tienen o
pueden tener las administraciones o los administrados en una sociedad
normalizada por el derecho positivo.
Valor Legal: Es aquel que tiene efectos para el presupuesto del Estado o fisco.
Valor contable: Es aquel que se constituye en prueba de operaciones
financieras y movimientos de dinero ante particulares o cualquier entidad.
La Selección31: Este proceso determina el destino final de la documentación, ya
sea para su eliminación o su conservación total o parcial. La selección
documental permite obtener mejor control y fácil localización de los
documentos necesarios, ya sea para el servicio de la administración misma o
para el usuario externo. Así mismo, reduce costos en espacio, tiempo y
materiales que garanticen la conservación documental. Finalmente, ofrece
como resultado acervos documentales coherentes que reflejen la estructura de
la entidad que los produjo.
La Eliminación32: Es la destrucción física de la documentación que carece de
valores primarios y secundarios. Para decidir la modalidad de eliminación, el
Jefe de Archivo y el Comité de Archivo debe decidir los criterios que respaldan
la decisión de destrucción o de pertenencia de la documentación. Ningún
documento debe ser eliminado sin estar previamente registrado en la Tabla de
Retención debidamente aprobada. La Oficina Productora debe avisar al Jefe de
Archivo Central y éste al Comité de Archivo de la entidad para efectuar sus
respectivas eliminaciones. Sin olvidar elaborar una Acta de Eliminación como
testimonio de la documentación que se destruye y de igual forma se debe llevar
un registro de las eliminaciones realizadas.
31 Ibid 32 ibid
32
La Tabla de Retención Documental se elabora teniendo en cuenta la normativa
vigente que aplique para las series documentales, adicional a esto, se describe
los procesos que seguirá cada documento teniendo en cuenta lo ya descrito
sobre la valoración puesto que esta determinara la validez de los documentos
después de cumplir su ciclo, pero para identificar aquellos documentos que son
de validez permanente es necesario realizar la evaluación de documentos33 lo
cual se refiere a evaluar las series que serán de eliminación toda vez que la
documentación que se elimine probablemente no pueda recuperarse, en
algunos casos y después de evaluar la documentación se determina realizar
una selección de una muestra representativa de la misma, lo cual debe quedar
registrado bien sea por medio de una política o en un informe.
Pero las Tablas de Retención Documental (TRD) cumplen su función sobre la
información que se encuentra en gestión, pero para aquella información que
reposa en los archivos y que no ha recibido ningún tratamiento archivístico se
deben elaborar las Tablas de Valoración Documental (TVD) que es “el listado
de agrupaciones documentales o series documentales con anotación de sus
fechas extremas, su valoración, su disposición final y los procedimientos a
seguir para aplicar la disposición final”34. Esto se aplica a los Fondos
Documentales Acumulados que son “documentos reunidos por una entidad en
el transcurso de su vida institucional sin ningún criterio archivístico de
organización sin las mínimas condiciones de conservación y con pocas
posibilidades de ser fuente de información y de consulta eficiente para los
usuarios”35, estas tablas buscan darle un valor a la información y determinar
qué información es vitalicia para la Empresa y qué información puede ser
eliminada. Para la realización de estas tablas es necesario contar con la
33 RHOADS, James B. Op Cit., p.11 34 SIERRA Escobar, Luis Fernando. Guía metodológica para la elaboración de Tablas de Valoración
Documental: El reto frente a la organización de fondos acumulados, Bogotá: 2003. 35 ibid
33
“trascendencia como testimonio de la Entidad, de la actuación de la
administración y de la sociedad en su conjunto, para cada dependencia”36.
En la historia de la Empresa incluye todas las estructuras organizacionales que
hayan existido las cuales determinaran las oficinas productoras y de esta
manera permitirán evaluar la importancia de los documentos gestionados en
determinado tiempo.
Tanto para las TRD como para las TVD los documentos que se determine que
deben ser eliminados estarán soportados por un registro que indique el
documento a destruir y la autoridad que haya decidido la supresión. Dicho
registro deberá conservarse permanentemente.37
3.3 ESTÁNDARES- NORMAS ISO
3.3.1 ISO 1548938
Para el manejo de la gestión documental se ha establecido la Norma ISO
15489 la cual regula a nivel internacional las políticas y procedimientos de la
gestión de documentos de archivo con el objetivo de asegurar una adecuada
atención y protección a los mismos, permitiendo que la evidencia e información
que contienen, pueda ser recuperada de manera eficiente y eficaz usando
prácticas y procedimientos normalizados.
36 CONDE VILLAVERDE, María Luisa. Manual de tratamiento de archivos administrativos. Madrid:
Dirección de Archivos Estatales, 1992. p.57, citado en la guía de fondos acumulados 37 RHOADS, James B. La función de la gestión de documentos y archivos en los sistemas nacionales de
información: estudio del RAMP. Op Cit., p.13 38CASTRO CRUZ, Kattia. Norma ISO 15489. Disponible en:
http://www.archivonacional.go.cr/V%20Seminario/Kathia%20Castro.ppt. [archivo PPT]. CONSULTADA EL
19 DE Noviembre de 2008.( Esta norma fue adoptada en septiembre del 2001, cuando La Organización
Internacional para la Normalización aprobó la Norma 15489 en dos apartados: ISO 15489-1: 2001
Information and documentation – Records management – Part 1: General, e ISO/TR 15489-2: 2001
Information and documentation – Records management –
Part 2: Guidelines (Technical Report).)
34
La Norma ISO 15489 se divide en dos partes:
• 1ra. Parte: se refiere a la parte teórica, su objetivo es presentar la
estructura de la norma en cuanto a todo lo que la rodea.
• 2da Parte: se refiere a las Directrices Informe técnico ISO/TR 15489-1,
uno de sus objetivos es presentar una metodología que facilite la
implementación de la Norma ISO 15489-1 en todas las organizaciones
que necesiten gestionar sus documentos.
La norma ISO 15489 propone ocho etapas en la implementación del un
programa de gestión de documentos:
• Etapa A: Investigación preliminar.
• Etapa B: Análisis de las actividades de la organización.
• Etapa C: Identificación de los requisitos.
• Etapa D: Evaluación de los sistemas existentes.
• Etapa E: Identificación de las estrategias para cumplir los requisitos.
• Etapa F: Diseño de un sistema de gestión de documentos.
• Etapa G: Implementación de un sistema de gestión de documentos.
• Etapa H: Revisión posterior a la implementación.
3.3.2 ISDF 39
La Norma ISDF Norma internacional para la descripción de funciones sirve de
guía para elaborar descripciones de funciones de instituciones vinculadas con
la producción y conservación de documentos. La descripción de las funciones
hace parte integral de la razón de ser de una empresa, en este caso explica la 39 MINISTERIO DE CULTURA. Norma Internacional para la descripción de funciones-ISDF. [PDF].
España, p.80
35
procedencia de los documentos y establece la producción y la utilización de los
documentos que constituyen el resultado directo de la realización de las
funciones.
Esta norma toma como base el modelo de descripción elaborado por la ISAD
(G) y los registros de autoridad creados de acuerdo con la ISAAR (CPF).
Estructura de la Norma:
Los elementos de descripción están organizados en cuatro áreas de
información:
• Área de Identificación: En la que se incluye la información que identifica
unívocamente la función y que define un punto de acceso normalizado.
• Área de Contexto: En la que se recoge información sobre la naturaleza y
contexto de la función.
• Área de Relaciones: En la que se consignan y describen las relaciones
con otras funciones.
• Área de Control: En la que se identifica de forma unívoca la descripción
de una función y se incluye información sobre cómo, cuándo y por qué
institución se creó y actualizó la descripción.
Adicional a lo anterior es necesario vincular las descripciones con la
descripción de la institución teniendo en cuenta los siguientes campos:
1) Identificador y forma(s) autorizada(s) del nombre/título de la entidad
relacionada.
a) Objetivo: Identificar de manera unívoca la entidad relacionada
(institución, documento/sn de archivo u otro recurso de información) y
permitir la vinculación de la descripción de función con la descripción
de la entidad relacionada.
b) Regla: Cumplimentar el identificador único/código de referencia y
la(s) forma(s) autorizada(s) del nombre/título de la entidad
relacionada.
36
2) Naturaleza de la relación.
a) Objetivo: Identificar la naturaleza de la relación entre la función y la
entidad relacionada.
b) Regla: Describir la naturaleza de la relación entre la función y la
entidad relacionada.
En el caso de relaciones con instituciones, complementar información relativa a
la manera en que la institución realiza la función, por ejemplo, completamente,
parcialmente, conforme a la legislación, conforme al mandato.
3) Fechas de la relación.
a) Objetivo: Indicar las fechas de duración de la relación entre la función
y la entidad relacionada.
b) Regla: Cumplimentar, cuando sea pertinente, la fecha inicial y la fecha
final de la relación.40
40 ibid
37
4. MARCO LEGAL 41
El Marco legal se aplicará en cada una de las fases de la gestión documental,
que a continuación se relaciona, teniendo en cuenta que para el buen
funcionamiento de cada proceso es necesario reglamentarla y controlarla
desde la normativa que la rige.
4.1 PRODUCCIÓN DOCUMENTAL
El inicio del ciclo vital del documento se encuentra en la producción
documental, siendo la emisión de un documento por lo que según la normativa
Colombiana se rige de la siguiente manera:
Ley 43 de 1913 Sobre el uso de tinta indeleble para documentos oficiales.
Ley 527 de 1999 Artículo 7. Sobre mensajes de datos y firmas digitales.
Código Penal Artículos 218 a 228. Sobre las disposiciones relacionadas con falsificación de
los documentos públicos, (Este Articulo aplica debido a que esta Empresa
trabaja con Empresas Publicas)
Artículo 231. Sobre reconocimiento y copia de objetos y documentos.
Código de Procedimiento Civil Artículo 261. Sobre el valor probatorio de documento público. (Este Articulo
aplica debido a que esta Empresa trabaja con Empresas Publicas)
Artículos 262 a 263. Sobre valor probatorio de documento privado.
Código de Comercio Artículo 48. Conformidad de libros y papeles del comerciante a las normas
comerciales - medios para el asiento de operaciones
41 ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. Guía para la implementación de un Programa de Gestión
Documental. Op Cit.,p. 17-22
38
Artículo 51. Comprobantes y correspondencia como parte integral de la
contabilidad.
Artículo 54. Obligatoriedad de conservar la correspondencia comercial.
Decreto 2649 de 1993 Por el cual se reglamenta la Contabilidad en General y
se expiden los principios o normas de contabilidad generalmente aceptados en
Colombia.
Artículo 123. Soportes contables
Decreto 1584 de 1994 Documentación indispensable Registro proponentes
Cámaras de Comercio (Ya que esta Empresa Licita con el Estado)
Decreto 2150 de 1995 Artículos 11, 12, 23 y 24. Uso de formatos únicos.
Acuerdo AGN 060 de 2001. Artículos 4, 6, 9 y 14. Pautas para la administración de comunicaciones
oficiales en las Empresas públicas y privadas que cumplen funciones públicas.
Circular Interna AGN No.13 de 1999, No se deben utilizar micropuntas o
esferos de tinta húmeda.
NTC 1673 “Papel y cartón: papel para escribir e imprimir”.
NTC 2223:1986 “Equipos y útiles de oficina. Tinta líquida para escribir”.
NTC 2676 Durabilidad soportes, aplicable a los soportes digitales. “Cartuchos
de disco flexible de 90 mm. (3.5 pulgadas), características dimensionales,
físicas y magnéticas”.
NTC 3393. Elaboración documentos comerciales.
39
NTC 4436 “Papel para documentos de archivo: requisitos para la permanencia
y durabilidad”
4.2 RECEPCIÓN DE DOCUMENTOS
La recepción de documentos hace referencia al proceso mediante el cual una
Entidad pública o privada recibe los documentos, por lo que a continuación se
hace referencia a la normativa vigente en Colombia que aplica para dicho
proceso:
Constitución Política Artículo 15. Párrafo 3: La correspondencia y demás formas de comunicación
privada son inviolables. Sólo pueden ser interceptadas o registradas mediante
orden judicial, en los casos y con las formalidades que establezca la ley.
Reforma Acto Legislativo 02 de 2003.
Decreto 2150 de 1995. Artículos 1, 11 y 32. Supresión de autenticación de documentos originales y
uso de sellos, ventanilla única.
Acuerdo AGN 060 de 2001. Artículos 3, 5, 8, 10, 11 y 12. Sobre las unidades de correspondencia,
radicación y control de las comunicaciones recibidas y enviadas.
4.3 DISTRIBUCIÓN DE DOCUMENTOS
Proceso mediante el cual se distribuyen, utilizan, manejan y centralizan los
documentos dentro de la Entidad pública o privada.
Decreto 229 de 1995, sobre servicios postales y sus resoluciones
reglamentarias.
40
Decreto 2150 de 1995 Artículo 25. Utilización del correo para el envío de información.
Acuerdo 060 de 2001. Artículo 3. Centralización de los servicios de distribución de las comunicaciones
oficiales.
4.4 TRÁMITE DE DOCUMENTOS
Se refiere a todo trámite que se realice con los documentos ya sea por
peticiones externas o interna de la Empresa.
Constitución Política. Artículo 23. Toda persona tiene derecho a presentar peticiones respetuosas a
las autoridades por motivos de interés general o particular y a obtener pronta
resolución. El legislador podrá reglamentar su ejercicio ante organizaciones
privadas para garantizar los derechos fundamentales.
Ley 58 de 1982. Reglamentación trámite peticiones.
Decreto 01 de 1984. Código Contencioso Administrativo. Derecho de petición.
Decreto 2150 de 1995. Artículos 6, 16, 17, 22.
Artículo 25. Establece que las Empresas de la Administración Pública deberán
facilitar la recepción y envío de documentos o solicitudes y sus respectivas
respuestas por medio de correo certificado, el cual es un servicio exclusivo de
ADPOSTAL.
Acuerdo AGN 060 de 2001. Artículos 3, 6 y 8. Envío y control del trámite de las comunicaciones,
numeración de actos administrativos.
41
4.5 CONSULTA DE DOCUMENTOS:
La consulta de documentos es aquella mediante la cual se realiza proceso de
consulta restando la confidencialidad de los algunos documentos y
reglamentando el procedimiento para acceder a la información requerida,
teniendo en cuenta la siguiente normativa vigente en Colombia.
Constitución Política. Artículo 20. Se garantiza a toda persona la libertad de
expresar y difundir su pensamiento y opiniones...
Ley 57 de 1985. Artículos 1, y 12 al 27. Sobre publicidad y acceso a los documentos públicos.
Decreto 01 de 1984. Código Contencioso Administrativo, sobre el Derecho de
petición de información.
Acuerdo AGN 47 de 2000 Acceso a documentos.
4.6 CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS La conservación va encaminada a la manera como se debe resguardar y
proteger la información dentro de la Empresa, teniendo en cuenta que los
documentos constituyen la historia de la Nación y tiene valor probatorio en
acciones legales.
Constitución Política. Artículo 8. Proteger los recursos culturales y naturales del país y velar por la
conservación de un ambiente sano.
Artículo 95. La calidad de colombiano enaltece a todos los miembros de la
comunidad nacional. Todos están en el deber de engrandecerla y dignificarla.
El ejercicio de los derechos y libertades reconocidos en esta Constitución
implica responsabilidades.
42
Código Procedimiento Civil. Artículo 251. “Distintas clases de documentos. Son documentos los escritos,
impresos, planos, dibujos, cuadros, fotografías....
Ley 47 de 1920. Artículo 22. Defensa y conservación de los bienes muebles e inmuebles.
Ley 14 de 1936. Aprueba tratado internacional sobre protección del patrimonio
cultural.
Ley 39 de 1981. Artículos 1, 2, 3 y 4. Sobre conservación copias mediante microfilmación.
Ley 63 de 1986. Aprueba el tratado que prohíbe la importación, exportación y
transferencia ilegal de bienes culturales.
Artículo 74. Valor probatorio de la impresión de imágenes ópticas no
modificables.
Artículo 12. Del Patrimonio Bibliográfico, Hemerográfico, Documental y de
Imágenes en Movimiento.
Decreto 2620 de 1993. Autoriza el uso del disco óptico a los comerciantes en
sus archivos.
Acuerdo AGN 007 de 1994. “Reglamento General de Archivos”.
Artículo 60. “Conservación integral de la documentación de archivos...
43
5. MARCO REFERENCIAL
5.1 TPD INGENIERIA42
TPD INGENIERÍA S.A. se creó el 06 de junio de 1997, mediante escritura
pública No. 0001685 de la notaría 40 de Bogotá, e inscripción ante la Cámara
de Comercio de Bogotá No. 00591532.
El principio fundamental desde sus inicios, ha sido el posicionamiento como
líder en la Ingeniería de Tránsito y Transporte a nivel nacional. A partir de su
creación, TPD INGENIERÍA S.A., ha desarrollado un número considerable de
contratos con Empresas públicas y privadas en las áreas de la Ingeniería de
vías, Tránsito y Transporte, en los cuales ha demostrado su gran capacidad
técnica, logística y humana, lo que le ha representado ubicarse a la vanguardia
dentro de las empresas nacionales dedicadas a esta especialidad, contando
siempre con un grupo de profesionales, técnicos y operarios altamente
calificados para la ejecución de las labores a su cargo.
5.1.1 Misión
La misión de TPD INGENIERÍA S.A. es desarrollar proyectos de Consultoría e
Interventoría de estudios de Tránsito y Transporte, Construcción y
mantenimiento de vías, en contribución a la movilidad urbana y regional.
Proyectos de excelente calidad, en concordancia con los más altos estándares
técnicos, con el fin de satisfacer las necesidades y expectativas de los Clientes,
mediante la mejora continúa de nuestros procesos, desarrollada por un Equipo
humano competente y comprometido.
42TPD Ingeniería s.a. ¿Quiénes Somos? En línea]. Consultado el 20 de Octubre de 2009. Disponible:
http://www.tpdingenieria.com/brochuretpd.pdf
44
5.1.2 Visión
TPD INGENIERÍA S.A. tiene como visión fortalecerse como una Organización
líder en el desarrollo y control de estudios de Tránsito y Transporte a nivel
nacional e Internacional, además de continuar incursionando en el área de
Construcción y Mantenimiento de proyectos viales. Busca generar
reconocimiento en los nuestros Clientes potenciales mediante la gestión de
Alianzas Estratégicas, proporcionando servicios de calidad en el cumplimiento
de los compromisos, contando con el mejor recurso humano, con ética
profesional, en un ambiente de honestidad y colaboración, y con la tecnología
que garantice la seguridad y confiabilidad del producto a los Clientes.
45
6. METODOLOGÍA
6.1 TIPO DE INVESTIGACIÓN
La metodología del presente trabajo se enmarca en la tipología de una
investigación descriptiva, “Este tipo de investigaciones es apropiado en
situaciones en las que se desea estudiar intensivamente características
básicas, la situación actual, e interacciones con el medio de una o unas pocas
unidades tales como individuos, grupos, instituciones o comunidades.”43
6.2 DISEÑO METODOLÓGICO
6.2.1 Fases, Actividades Y Productos
FASE 1: Diagnostico de los flujos de información y de la Documentación: basándonos en el control y manejo que se encuentra en funcionamiento en la
organización.
ACTIVIDADES:
Aplicación de encuestas de diagnóstico, para determinar las
necesidades de la empresa.
Aplicación de entrevistas para el conocimiento de los procesos que
se llevan a cabo para la producción y difusión de los documentos en
cada unidad.
Análisis manuales de funciones y procedimientos.
PRODUCTOS Diagnóstico sobre el estado de la documentación en la empresa
43 TAMAYO TAMAYO, Mario. Serie Aprender a investigar: módulo II La Investigación. Cali: Universidad
ICESI, 1998. p. 49
46
FASE 2: Diseño de las bases metodológicas para la implementación de un Programa de Gestión Documental: Generación del documento de propuesta
que contenga las directrices para la aplicación del programa de gestión
documental contemplando los procesos.
ACTIVIDADES Análisis a la Información recopilada en el diagnostico.
Generación de las políticas propuestas para la gestión documental.
Generación de conclusiones y recomendaciones.
PRODUCTOS A ENTREGAR Propuesta de programa de gestión documental.
FASE 3: Prueba piloto en el archivo de gestión con la organización de la Serie
documental Historias Laborales y el área de correspondencia. Implementar las
políticas y recomendaciones de la propuesta de programa de gestión
documental en el archivo de gestión para la serie documental Historias
Laborales de TPD Ingeniería, además de formular una política para el manejo
de las Comunicaciones dentro de la empresa buscando automatizar la misma.
ACTIVIDADES ARCHIVO DE GESTIÓN SERIE: HISTORIAS LABORALES
• Diagnóstico de Situación Actual de Archivo de Historias Laborales
• Establecimiento de una política para la Organización de las
Historias Laborales
Organización de Historias Laborales
• Organización
• Selección y depuración de duplicados
• Cambio de unidad de conservación almacenamiento:
• Eliminación de material metálico
47
• Rotulación de carpeta
• Foliación
• Inventario de unidad documental
• Digitación de inventario documental
• Almacenamiento de historias inactivas en cajas
CORRESPONDENCIA Diagnóstico de Situación Actual de la Oficina de Correspondencia
• Recolección de información.
• Análisis de información
• Elaboración de diagnóstico.
PRODUCTOS A ENTREGAR
• Archivo de historias laborales con la reglamentación legal vigente y con
las características descritas en el documento propuesta de programa de
gestión documental que sean aplicables.
• Área de correspondencia con política de manejo de comunicaciones.
48
7. DIAGNOSTICO INTEGRAL A LA DOCUMENTACIÓN DE TPD: METODOLOGÍA DE APLICACIÓN.
7.1 Planeación El Diagnóstico contempla “la identificación de problemas, oportunidades y
objetivos; el análisis y la determinación de los requerimientos de información,
mantenimiento, evaluación y la documentación del programa, así como los
planes de mejoramiento y de contingencia”44. Por su parte, Integral de Archivos
se basa a lo establecido por el Archivo General de la Nación en su Manual de
Organización de Fondos Acumulados y sobre la Guía para la Organización de
Fondos Documentales Acumulados del Archivo de Bogotá.
El establecimiento del nivel de organización documental está relacionado con la
aplicación de los formatos del diagnóstico integral propuesto por el Archivo
General de la Nación que “contempla aspectos administrativos, de
infraestructura, del entorno físico en el cual está la documentación y de su
organización” y cuyas bondades son reconocidas en los diferentes ámbitos de
la administración, la planeación, la gestión documental, servicios de archivos y
muy especialmente como “herramienta para evaluar las diferentes variables
que inciden en la preservación” y en la “formulación de programas de
conservación preventiva”45.
El diagnóstico debe contemplar como mínimo los siguientes aspectos,
siguiendo los lineamientos establecidos por el Archivo General de la Nación en
su obra: Diagnóstico integral de archivos46.
44 ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. Guía para la implementación de un Programa de Gestión
Documental. Op Cit., p. 12. 45 ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. Jaimes, García. Diagnóstico Integral. 2003. p. 7. 46 Ibid
49
7.2 Identificación.
Esta variable involucra lo referente a la estructura orgánica y administrativa de
la Empresa, las funciones de cada una de las áreas, el presupuesto destinado
a gestión documental y organización de archivos, recurso humano que ejecuta
las labores de producción y organización de los documentos. De igual forma,
contempla información sobre el Sistema de Gestión de Calidad (Procesos,
procedimientos, registros, instructivos, listado maestro de documentos, listado
maestro de registros, procedimiento de elaboración de documentos),
herramientas del sistema de gestión documental, transferencias y disposición
final de los documentos, estructura y organización de las unidades de
información, formación y capacitación en archivo, y características generales
de conservación.
La identificación de la gestión documental en la Empresa se realizará de forma
general y luego se analizará cada dependencia reflejando las características
propias de cada una de ellas en relación a los archivos. A su vez, plasma las
políticas actuales de la gestión documental desde la producción documental
pasando por la recepción, clasificación, distribución, trámite, organización,
descripción, consulta, conservación, hasta llagar a la disposición final y
transferencia primaria o secundaria según corresponda.
De otra parte, es fundamental que se realice levantamiento de información con
el personal encargado de generar las políticas archivísticas, de tal modo que
los procesos a ejecutar o implementar no vayan en contravía de las políticas ya
definidas o por definir.
7.3 Infraestructura Física Y Tecnológica.
Con el fin de dimensionar aspectos físicos y adecuaciones locativas para la
adecuada conservación y consulta de los documentos dentro del estudio, se
analizará el mobiliario dispuesto actualmente, con el fin de establecer los
50
posibles factores de deterioro como la iluminación, ventilación, humedad
relativa, temperatura y contaminantes atmosféricos.
7.4 Características De La Documentación
Se contemplará el estudio de las características físicas y técnicas de la
documentación, en cualquier tipo de soporte (papel, magnético, otro).
Inicialmente debe especificar el estado de organización de los documentos,
unidades de almacenamiento, niveles de ordenación, clasificación,
identificación y descripción.
7.5 Organización
Se tendrán en cuenta los siguientes ítems para el levantamiento de información
• Empresa y dependencias responsables del fondo.
• Estructura Orgánico funcional de la Empresa desde sus inicios.
• Funciones y procesos de la Empresa.
• Número y ubicación de los depósitos.
• Estructura de archivos de la Empresa.
• Numero de fondos almacenados.
• Antecedentes.
7.6 Conservación
• Características constructivas del edificio y su condición.
• Tipo de iluminación, ventilación, su manejo y control.
• Tipo de mobiliario de archivo y su condición.
• Medidas de prevención y desastres.
• Mantenimiento y limpieza.
• Salud ocupacional y dotación de bioseguridad.
• Características de los documentos y volumen documental.
51
52
Para la aplicación del diagnóstico se han desarrollado los formatos de encuesta
teniendo en cuenta los establecidos por el Archivo General de la Nación (Ver
anexo 3-Formato de diagnostico).
7.7 Metodología De Diagnóstico
ID (QUE)
ACTIVIDAD
(QUIEN)
RESPONSABLE
(COMO)
TAREA
REGISTROS
1 Establecer la mesa
de trabajo para el
levantamiento de
diagnóstico
integral de
archivos en la
Empresa
Natalia Ardila.
Coordinadora
Practicas por
parte de TPD
Acordada fecha y hora con la Empresa, se realiza
una reunión donde se explica el objeto, alcance y
criterios del diagnóstico, se hace entrega oficial de
los formatos de diagnostico.
- Formatos de
diagnóstico
2 Programar el
recorrido
Natalia Ardila.
Coordinadora
Practicas por
parte de TPD
La Empresa deberá entregar al equipo
interdisciplinario responsable del diagnóstico
integral de archivos la lista de dependencias y se
realiza la propuesta de programación del recorrido.
- Lista de
dependencias
-Programación de
recorrido.
3 Implementar la
metodología de
diagnóstico
Natalia Ardila.
Coordinadora
Practicas por
parte de TPD
Según el recorrido programado, el grupo
interdisciplinario responsable del diagnóstico
integral de archivos realiza el recorrido y aplica las
encuestas
-Formatos
diligenciados
4 Consolidar y
analizar la
información
recolectada
Natalia Ardila.
El responsable del diagnóstico integral de archivos
compila, analiza la información recopilada en la
visita.
-Consolidado de la
información
recopilada
5 Presentar y
entregar el informe
final de
diagnóstico
Natalia Ardila.
El responsable entrega el Informe final de
diagnóstico
-Informe preliminar
de diagnóstico.
6 Retroalimentar la
información con la
Empresa
Natalia Ardila.
Coordinadora
Practicas por
parte de TPD
El grupo responsable del diagnóstico integral de
archivos programa una reunión con la Empresa,
con el objetivo de socializar los hallazgos y
presentar el informe final del diagnóstico.
La Empresa debe revisar el diagnóstico propuesto
por el estudiante de la Pontificia Universidad
Javeriana los respectivos ajustes.
- Acta de reunión
7 Ajustar el
diagnóstico
Natalia Ardila.
A partir de las observaciones de la Empresa, el
grupo interdisciplinario responsable del diagnóstico
integral de archivos realiza los ajustes
- Informe final de
diagnóstico.
8. APLICACIÓN DE DIAGNOSTICO: ANÁLISIS DE RESULTADOS
En este punto se ha realizado el levantamiento de la información según el
organigrama de TPD, arrojando los siguientes resultados:
8.1 GESTIÓN DE COMUNICACIONES
PUNTO DE ATENCIÓN PARA LA GESTIÓN DE COMUNICACIONES
La gestión de las comunicaciones oficiales de la Empresa está centralizada y
es liderada por el Área Administrativa y la Representante de la Dirección, tiene
un punto de comunicaciones con un horario de atención de lunes a viernes de
55
8:00 a.m. a 5:30 p.m. Para la distribución de las comunicaciones se realizan de
acuerdo a la recepción de las comunicaciones.
En este punto se atienden las actividades relacionadas con la recepción,
radicación y distribución de correspondencia, apoyado en las planillas que se
han destinado para tal fin. Estos formatos han sido diseñados para cada uno de
los procesos que adelanta la Empresa encontrado de esta manera un formato
para la gestión de comunicaciones de cada control en ejecución y
administrativamente, lo que hace que el control que se lleva sea muy
vulnerable y modificable, puesto que el consecutivo de las mismas ya ha sido
asignado previamente a la recepción y envió de las comunicaciones lo que no
es consecuente con el acuerdo 060 de 2001 emitido por el Archivo General de
la Nación el cual dicta que: “(…) los procedimientos para la radicación de
comunicaciones oficiales velarán por la transparencia de la actuación
administrativa, razón por la cual no se podrán reservar números de radicación
ni habrá números repetidos, enmendados, corregidos o tachados, la
numeración será asignada en estricto orden de recepción de los documentos;
cuando el usuario o peticionario presente personalmente la correspondencia,
se le entregará de inmediato su copia debidamente radicada (…).”47
Las comunicaciones oficiales recibidas son revisadas, radicadas por medio de
un sello radicador en el cual se asigna un número consecutivo teniendo en
cuenta los ya signados en la planilla de acuerdo al contrato o procedimiento que
pertenezcan, planilla en la cual se relaciona el destinatario, la fecha, la hora,
consecutivo y remitente de la comunicación.
Una vez las comunicaciones son registradas se archivan dentro de una AZ
previamente codificada de acuerdo al proceso al que pertenezca, para
archivarlas se tiene en cuenta el número de consecutivo que en cada proceso
es independiente y su orden se hace de manera ascendente quedando como
principio de la AZ la comunicación más reciente. 47 ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. Acuerdo 060.Op. Cit.,p.3
56
Estas comunicaciones son recibidas en original, por lo cual es necesario tomar
copia en el momento que se requiera para entregar a su destinatario.
8.1.1 Comunicaciones Enviadas
Por otro lado las comunicaciones oficiales enviadas son llevadas al punto de
correspondencia por los empleados de la Empresa, allí son registradas en las
planillas con un consecutivo ya asignado. Estas son radicadas a través de un
sello que contiene los siguientes datos: recibido, fecha y para. Así mismo, irá el
número asignado en la planilla de forma manual.
Algunas comunicaciones son enviadas por correo electrónico con copia al área
de correspondencia con el fin de ser registradas en la planilla, pero estas
comunicaciones no son guardadas en un medio distinto al e-mail lo cual impide
la recuperación de la información en el momento que no se cuente con Internet.
8.1.2 Comunicaciones Internas
Las comunicaciones internas dentro de TPD Ingeniería S.A. son controladas
en el área de correspondencia, mediante una planilla de control, donde son
registradas y numeradas de acuerdo a un número consecutivo previamente
establecido. Igualmente la verificación de la radicación se hace mediante la
impresión manual de un sello, que tiene un espacio asignado para colocar
manualmente el número de la planilla que le ha correspondido a cada
comunicación. Adicionalmente es necesario que la comunicación original tenga
la firma de recibido del destinatario para confirmar su entrega efectiva.
Sin embargo, algunas áreas establecen un control sobre las comunicaciones
que tramitan por lo que se evidenció que cuatro unidades administrativas usan
planillas creadas en EXCEL, y dos unidades administrativas no usan ninguna
herramienta de control para la entrada y envío de comunicaciones.
57
Gráfica 148
Los criterios usados para la gestión de comunicaciones en las dependencias
son los lineamientos establecidos en el manual de funciones y procedimientos
dados por el área de calidad lo cual arroja un porcentaje de 86%, en menor
porcentaje esta la costumbre con un14%.
Gráfica 249
48 Fuente: autor 49 Fuente: autor
58
8.2 ARCHIVOS DE GESTIÓN
Recursos Humanos
Área de Contabilidad
Área de Licitaciones
Área Técnica (OPS)
8.3 PRODUCCIÓN DE DOCUMENTOS
La producción documental de TPD se basa en el cumplimiento de las funciones
de cada oficina, ya sea en la elaboración o recepción de información. Existen
para los documentos que hacen parte del Sistema de Gestión de Calidad
59
formatos establecidos oficialmente, relacionados en cada uno de los
procedimientos.
El porcentaje más alto de los criterios para la elaboración de los documentos
en las unidades administrativas de TPD son los establecidos por el Sistema de
Calidad de la Empresa en los manuales de procesos y procedimientos en un
59%, seguido de las disposiciones dadas por los jefes de cada dependencia en
un 23%. Por último se tienen otros criterios para la elaboración de documentos
como son las circulares interna y algunas reglas de gestión documental en un
13% y la costumbre en un 6%.
Gráfica 350
50 Fuente: autor
60
8.4 IDENTIFICACIÓN DOCUMENTAL.
Identificación de los Expedientes
La identificación de las unidades documentales se realiza de acuerdo a los
lineamientos establecidos para el control de registros, en el cual se establece
que la clasificación se hace por colores de acuerdo al área que pertenezca y la
codificación se asigna de acuerdo a la ubicación en que se encuentre La
identificación de las carpetas en TPD se realiza por un rótulo el cual contiene
los siguientes parámetros:
Logo de la Empresa
Nombre de la Empresa
Asunto que trata el expediente
Ciudad y año
Los archivos digitales y la producción documental en TPD se da en soportes,
documentos textuales tienen un mayor porcentaje en un 32%, audio en un 11%
seguido de un 10% en los que se producen fotografías y bases de datos, y
videos en un 5%. A continuación se relacionan los soportes documentales
producidos por cada unidad administrativa y la gráfica con los respectivos
porcentajes
61
UNIDADES ADMINISTRATIVAS
SOPORTES DOCUMENTALES
Gerencia Documentos textuales,
archivos digitales
Área de Calidad Documentos textuales,
archivos digitales
Área de Licitaciones Documentos textuales,
archivos digitales, fotografías y
audio
Área Administrativa Documentos textuales,
archivos digitales, bases de
datos
Área de Contabilidad Documentos textuales,
Archivos digitales y bases de
datos
Área Técnica Documentos textuales,
Archivos digitales, bases de
datos, audios, fotografías,
Videos.
Tabla 1
62
Gráfica 451
8.5 CLASIFICACIÓN DE DOCUMENTOS
En la clasificación TPD no aplica el Principio de Procedencia (agrupación de los
documentos de acuerdo a las funciones), detectado a partir de lo observado en
las series y/o asuntos. Se puede identificar de forma clara las series que
componen cada agrupación documental, de acuerdo a la estructura orgánico-
funcional del fondo se encuentran desagrupadas lo que muestra que los
expedientes no se componen de forma uniforme ejemplo: las comunicaciones
emitidas y recibidas reposan en correspondencia lo que hace que el expediente
de dicha serie no encuentre en su totalidad en una sola ubicación.
Para desarrollar este, TPD fundamenta el proceso de clasificación en la
estructura orgánico-funcional, en la cual se identifican las categorías y grupos
que reflejan la estructura jerárquica del fondo, de tal forma que para la
clasificación solo se toma en cuenta la unidad administrativa y se diferencia con
un color (Ver figura 2), esto responde a los procesos desarrollado a partir del
área de calidad aplicados de dicha forma según la ISO 9001 bajo al cual TPD
se encuentra certificada.
Figura2
Licitaciones ConstrucciónInterventoríaMejoramiento continuo
Las carpetas de archivo de los registros se identifican con un color de acuerdo con el proceso correspondiente así:Consultoría
Gestión Administrativa
Gerencia
52
Por lo anterior no se logra identificar claramente en la clasificación documental
de las unidades documentales el Fondo, la Sección y Subsección las que
pertenecen a las unidades administrativas, pero si responde a un sistema de 51 Fuente: autor 52 CONTROL DE REGISTROS TPD INGENIERIA
63
clasificación que permite, mostrar cómo está organizada la Empresa de
acuerdo con la estructura orgánica.
La documentación producida en cada dependencia de TPD no se puede
identificar claramente desde el punto archivístico ya que no se cuenta con las
Tablas de Retención Documental las cuales en su fase inicial identificarían las
series y subseries que son producto de las funciones de la Empresa.
8.6 ORDENACIÓN DOCUMENTAL
La ordenación es el proceso mediante el cual se ubican los expedientes de
acuerdo con la secuencia en que se realizó el trámite, dándole una disposición
física a los documentos. Se evidencia en TPD que la ordenación de la
documentación se hace de acuerdo al Principio de Orden Original, los
documentos al interior de cada unidad documental se ordenan teniendo en
cuenta su fecha de producción o de trámite, claro está, que dentro de los
expedientes no se encuentra el total de la ejecución ya que las comunicaciones
hacen parte del área de correspondencia como ya se había descrito
anteriormente.
La ordenación debe hacerse a partir de los asuntos que se han establecido al
interior de cada área, para efectuar este propósito, en los archivos se utilizan
varios sistemas de ordenación que materializan la idea de secuencia, los más
utilizados en la actualidad son los numéricos, alfabéticos y mixtos o alfa-
numéricos, sin embargo, el sistema de ordenación se subordina a las
características de cada serie. TPD establece el sistema de ordenación
numérico cronológico para cada expediente. Este sistema consiste en colocar
un documento encima del otro en forma secuencial de acuerdo con la fecha en
que la documentación ha sido tramitada, teniendo en cuenta en primer lugar el
año, seguido del mes y finalmente el día, pero TPD lo realiza de forma
descendente mostrando así el documento más reciente al principio de la
carpeta y el documento más antiguo al final.
64
8.7 FOLIACIÓN La foliación, consiste en dar un número consecutivo desde 1 en la parte
superior derecho de la hoja de acuerdo con lo que establece el Archivo General
de la Nación en la Directiva Nº 005 de 2008/DNDAAI “Normas para la foliación
de documentos archivísticos en los Archivos Integrales del Sistema Nacional de
Archivos”. El nivel de unidades documentales foliadas de forma secuencial por
las dependencias es de 16%, y sin ninguna foliación el 17% y parcialmente un
67%. Pero este porcentaje hace referencia a que dentro de áreas como la
técnica, administrativa y contabilidad se realiza la foliación en algunas
ocasiones, lo que en términos generales arroja como resultado que no se
realiza un proceso de foliación dentro de la Empresa. La foliación de los
expedientes permite realizar el control de los documentos en el proceso de
préstamo, verificar la integridad del expediente luego de su préstamo y evita el
reemplazo y sustracción de documentos esenciales.
Gráfica 553
8.8 VALORACIÓN DOCUMENTAL En los archivos de gestión de la Empresa se establecen los valores primarios
de acuerdo a lo establecido por la necesidad de cada área y siguiendo como
53 Fuente: autor
65
guía el control de registros y documentos emitidos por el área de calidad. Estos
están asociados a los archivos de gestión.
8.9 DESCRIPCIÓN DOCUMENTAL
La descripción es el proceso de análisis de los documentos de archivo y de sus
agrupaciones, materializado en representaciones que permiten identificar,
localizar y recuperar la información para la gestión o investigación.
Los archivos de gestión utilizan como forma de descripción el inventario que es
uno de los más comunes, basados en las series y que permiten llevar un
control sobre la producción documental generada por las dependencias, en los
archivos de gestión se debe realizar una descripción más profunda para ello se
utilizan los catálogos, índices, guías e inventarios.
El inventario es el instrumento de control más usado, ya que constituyen un
modo efectivo de transmitir información de una manera consistente con los
principios archivísticos básicos. Al agrupar los documentos adecuadamente en
series y subseries, los inventarios muestran todo el contexto en que los
documentos fueron creados y tramitados54
Las dependencias de TPD en su mayoría no cuenta con instrumentos de
descripción para la búsqueda y recuperación oportuna de información en un
83%, el 17 % de las dependencias cuentan instrumentos de descripción, tales
como archivos de Excel que permiten identificar los documentos que salen o
entran al área.
54 MILLER FEDERICK, Ordenación y Descripción de Archivos y Manuscritos, Archivo General de la
Nación, Santafé de Bogotá D. C., 1998
66
Gráfica 655
8.10 DISPOSICIÓN FINAL DOCUMENTAL
La disposición de los documentos se rige de acuerdo al criterio de cada área,
claro está que en TPD se encuentra un fondo documental acumulado que tiene
una descripción previa pero que no ha sido seleccionado para dar una
disposición final, puesto que no hay un tratamiento archivístico que establezca
una valoración para dichos documentos.
Por lo tanto se cuenta con que en un 100% la disposición final de los
documentos sea para selección o eliminación la da cada productor del
documento lo cual debería ser establecido por la TRD.
8.11 TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES La transferencia documental se refiere al traslado de los documentos de un
archivo a otro dentro del ciclo vital del documento, es decir una vez que los
documentos han cumplido las normas establecidas y el plazo de permanencia
fijado en cada una de las fases, de acuerdo con su valoración.
55 Fuente: autor
67
Las transferencias primarias son la remisión de documentos de archivo de las
diferentes dependencias al archivo central una vez ha cesado su valor fiscal,
legal o contable.
En lo observado se evidencia que no existe un plan o cronograma de
transferencias documentales primarias y se realizan traslados de la
documentación al archivo central sin la aplicación de los procesos técnicos
archivístico para llevar a cabo esta actividad, sin embargo, existen criterios en
los cuales se basan las dependencias para llevar a cabo este proceso como lo
de otros criterios en un 50%, entre los que se encuentran la liberación de
espacio, transferencias al finalizar el año, etc. Finalmente en un porcentaje
menor se encuentran criterios como las disposiciones dadas por los jefes o
responsables de la dependencia con un porcentaje de 17% y la costumbre en
un 33%.
Gráfica 756
Se evidencia un desconocimiento de las Tablas de Retención documental su
elaboración y aplicación dentro de la Empresa como instrumento para la
56 Fuente: autor
68
ejecución de las transferencias, como consecuencia de esto se puede
presentar la acumulación de documentos en el archivo de gestión, de igual
forma no se encuentran procedimientos de transferencias documentales que
establezcan lineamientos normalizados para llevarlas a cabo.
8.12 SERVICIOS ARCHIVÍSTICOS
En TPD se prestan los servicios de consulta en área en el 32%, préstamo
interno en el 21%, reprografía en el 21%, consulta por correo electrónico en el
10%, consulta vía fax en el 11% e instituciones externas en un 5% estos
servicios son prestados a funcionarios internos y externos, a los Organismos de
Control, a las instituciones externas y a la ciudadanía en general.
Gráfica 857
57 Fuente: autor
69
8.13 UNIDADES DE ALMACENAMIENTO
Área de Contabilidad
Área de Licitaciones
Área Administrativa (Historias Laborales)
Oficina de Correspondencia
Las unidades de almacenamiento generales y específicas dentro de un Archivo
de Gestión aseguran la conservación de la documentación, representando una
primera barrera ante los deterioros por manipulación que se presentan
comúnmente en el proceso de gestión documental.
Para el caso específico de TPD se evidencia que las unidades de
almacenamiento son generales puesto que la utilización de AZ es lo que
predomina dentro de la Empresa, seguido por los libros de contabilidad que son
tomos y las carpetas que se utilizan para la conservación de las Historias
Laborales. Pero el uso de las AZ se consolida como uno de los principales
factores de deterioros como la deformación y rasgaduras de los soportes al no
70
estar protegidos dentro de almacenajes adecuados. En su lugar, las unidades
específicas se distribuyen en la mayoría de los casos dentro del mobiliario
existente de manera vertical.
Las unidades específicas como fólderes tipo AZ en el manejo de
documentación de Archivo de Gestión presentan inconvenientes de naturaleza
física, mecánica y química, desde el punto de vista de la conservación del
soporte papel. Los materiales que conforman dicha unidad de almacenamiento
en este caso el cartón sin desacidificar, tintas de impresión, material metálico y
adhesivos, generan mecánicamente un desgaste en los orificios realizados
para la utilización del sistema de agrupación, siendo por la misma vía un
problema en la perdurabilidad de los documentos las distintas reacciones de
tipo químico que se inician al tener en contacto dos materiales reactivos de
naturalezas tan distintas como lo son el soporte celulósico y el metálico. Lo
anterior sin dejar de lado los deterioros naturales del metal (generalmente
aluminio) como la degradación, oxidación y coloración que al estar en contacto
directo con la documentación generan un proceso de deterioro por capilaridad
y/u ósmosis.
En cuanto la naturaleza física de los deterioros se debe tener en cuenta que la
relación que existen entre el peso de la documentación agrupada en esta
unidad de almacenamiento y el diseño de la disposición de la misma, el cual es
vertical, crea presión y tensiones sobre el papel, las cuales degeneran en
deterioros como fisuras, rasgaduras, abrasiones, y pérdida de material.
De igual forma, la pérdida de espacio valioso en las áreas destinadas para
archivo y archivadores de las dependencias que genera esta unidad de
almacenamiento es un punto en contra para su utilización. Con un ancho de
lomo que varía entre 7 y 13 centímetros y unas medias aproximadas de 24x37
centímetros se convierte en una unidad que al no estar copada de documentos,
como en la mayoría de los casos, no utiliza la totalidad del área del mobiliario.
71
8.14 MEDIOS DE AGRUPACIÓN
Los sistemas de agrupación presentes en TPD en orden de descendiente de
utilización son los siguientes:
1. Gancho legajador plástico.
2. Gancho de grapadora.
3. Clip metálico.
Los ganchos de polipropileno, comúnmente llamados de plástico, constituyen
un buen elemento para la conservación de los soportes celulósicos al ser
inertes y no reaccionar con la mayoría de los insumos y componentes a los que
puede estar expuesto un expediente dentro de la gestión documental
institucional, sin embargo se debe evaluar con anterioridad el diseño de los
mismos para asegurar la durabilidad de los mismos en una Empresa como
TPD donde el nivel de consulta es bastante alto en cuanto a la manipulación de
las Historias Laborales
8.15 MOBILIARIO Para el almacenamiento de la documentación en el Archivo de Gestión de TPD
se tiene en general como mobiliario cajones ubicados en la pared en metal.
Esta estantería es de tipo archivador con un cajón y puede almacenar dos
metros lineales de documentación por cada cuerpo. La seguridad de dicho
mobiliario se da por medio de un cerrojo que bloquea el acceso al personal no
autorizado.
En cuanto a la distribución y seguridad se puede decir que la estantería en la
gran mayoría de los casos se encuentra ubicada dentro de la oficina, lo cual
brinda seguridad pero resta espacio para otras funciones. No obstante según la
distribución general de las dependencias en TPD, la ubicación del mobiliario
dentro de las oficinas es una fácil y buena manera de proteger la
documentación de factores antropogénicos.
72
El área de contabilidad presenta un caso especial respecto a este punto,
debido a que comparte mobiliario entre toda la empresa ya que el espacio es
necesario almacenar información en el segundo piso en un archivador metálico
tipo rodante el cual tiene un cerrojo que impide de igual forma el acceso a otras
personas.
Finalmente, el Grupo de Recurso Humanos cuenta con mobiliario destinado
para las funciones de almacenamiento de documentación de Historias
Laborales elaborado en madera con cuatro cajones destinados para colgar las
carpetas plásticas destinadas para esta documentación lo que facilita la
ubicación de la información y el buen almacenamiento de la misma.
8.16 DETERIOROS DE LA DOCUMENTACIÓN
La documentación que se maneja en el Archivo de Gestión de TPD presenta en
general los deterioros comunes al proceso de gestión documental como
rasgaduras, deformaciones y suciedades tanto consistentes como
inconsistentes. A continuación se aclara brevemente a que se refieren los
anteriores términos:
• Deformación: Es el cambio de forma de un cuerpo debido a factores
internos o externos producidos por una o más fuerzas aplicadas sobre el
mismo o la ocurrencia de dilatación térmica. La deformación se percibe
gracias a la pérdida del plano original de la documentación.
• Rasgadura: Es el efecto o acción de romper manualmente los tejidos
que componen el papel, presentándose una separación de las fibras.
• Suciedad: El término de suciedad define la decantación de partículas y
esporas sobre la documentación ya sea en forma seca o aglutinada con
hollín y grasa natural. La suciedad se puede presentar inconsistente (sin
73
aglutinación y fácil de eliminar) y consistente (que presenta hollín y su
eliminación requiere mayores esfuerzos).
Estos deterioros no representan riesgos mayores en cuanto a la conservación
de la documentación en un Archivo de Gestión, sin embargo, para
documentación con altos tiempos de retención, según los criterios establecidos,
es necesario cuidar el soporte de este tipo de deterioros ya que en conjunción
con otros factores como el antropogénico pueden llegar a afectar el acceso a la
información que se presenta en el soporte.
8.17 REGISTRO FOTOGRÁFICO
Ubicación en estantería
Mobiliario fijo en metal
Saturación de mobiliario
Unidades específicas
74
Unidades especificas
Disposición unidades en mobiliario
fijo
8.18 ARCHIVO CENTRAL
Un Archivo Central se conforma por la documentación tramitada en las oficinas
al cumplirse el plazo establecido por las Tablas de Retención Documental para
su tiempo de permanencia en el archivo de gestión. En esta fase de archivo la
documentación tiene un tratamiento de especial atención, pues aún puede
poseer valores legales, fiscales o administrativos, y su conservación, selección
y eliminación debe obedecer a un análisis conjunto que permita reflejar la
gestión administrativa a lo largo del tiempo.
La mayor parte del archivo de gestión es trasladado al archivo central, sin
ningún control que permita la recuperación de la documentación y sin ningún
proceso técnico archivístico por parte de las dependencias.
75
9. APLICACIÓN PRÁCTICA EN TPD
La aplicación práctica en TPD se realizó en los procesos de organización de
Historias Laborales y Gestión de comunicaciones.
9.1 SERIE DE HISTORIAS LABORALES
La serie de HISTORIAS LABORALES obedece a la conformación del
expediente de acuerdo con todas las actuaciones administrativas y propias del
desempeño de funciones al interior de una Empresa para aquellos empleados
públicos y empleados oficiales que son vinculados mediante los diferentes
mecanismos establecidos por la ley para las Empresa del orden nacional y
distrital.58
En esta serie documental se reflejan las diferentes acciones tanto del empleado
como de la Empresa, desde el proceso de selección del mismo, hasta su retiro,
bien sea por renuncia o por retiro de parte de las Empresas.
Dentro de esta serie no se contemplan los contratos de prestación de servicios
profesionales. Dicha serie documental está cubierta por el estándar documental
de CONTRATOS.
Así mismo, se trabajó con base en la Circular 004 de 2003 (Ver Anexo 12
Circular 004:2003) del Archivo General de la Nación referente a la
conservación y organización de las Historias Laborales, logrando como
producto final la organización de la serie de Historias Laborales activas de la
Empresa, obteniendo como resultado que fuesen organizadas, inventariadas,
custodiadas y conservadas.
58 ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. Circular 004 de 2003. [en línea] Disponible en:
http://www.alcaldiabogota.gov.co/sisjur/normas/Norma1.jsp?i=10631. Consultado el 15 de noviembre de
2009.
76
9.1.1 Resultados de la Intervención de la Serie de Historias Laborales
• Se realizó el cambio de unidad documental lo que permitido que cada
historia laboral fuese almacenada y conservada en una carpeta
individual y dentro de un archivador:
Archivo Serie Historias Laborales.
• Se identificó cada historia laboral por nombre y apellido del empleado y
se realizó la clasificación teniendo en cuenta el área al que corresponde;
respondiendo a lo mencionado en el numeral Nº 8 correspondiente a la
clasificación documental que se realiza por colores según el área
productora o gestora.
• Se realizó la organización teniendo en cuenta el orden establecido por
TPD ingeniería, el cual se evidenció en la Lista de chequeo. (Ver anexo
5)
• Se retiró el material abrasivo de los expedientes y se seleccionaron las
copias idénticas para eliminación mediante acta.
• Se elaboró y aplicó la lista de chequeo de documentos (Ver anexo 5),
está permitido evidenciar los documentos faltantes en cada historia
laboral lo que llevó a una toma de decisiones frente a realizar el
77
requerimiento a los empleados para conformar en su totalidad el
expediente.
• Se realizó el inventario documental de las historias laborales (Ver anexo
6 CD) teniendo en cuenta que estas son activas y su fecha final no se
puede establecer, además se hizo el requerimiento a los empleados y
por disposición de la Empresa, no se foliaron los expedientes hasta no
conformarlos en su totalidad.
9.2 GESTIÓN DE COMUNICACIONES
Esta área es primordial de un programa de gestión documental por lo que se
evidenció que su control y manejo, no es el adecuado como se evidencia en el
diagnóstico presentado en el numeral Nº 7 con relación a gestión de
comunicaciones.
Teniendo en cuenta esto se hizo necesario evidenciar la falta de una política
para el manejo de las mimas y la aplicación de una herramienta automatizada
que permita apoyar las tareas que se realizan en el área de correspondencia.
Por lo cual se desarrolló el manual (Ver anexo 7) de acuerdo a lo
evidenciando y nombrado en el análisis de resultados del diagnostico aplicado
a TPD Ingeniería S.A, se planteó el manual de correspondencia respondiendo
a las necesidades de la Empresa, aplicando el Acuerdo 060 de 2001 (Ver
Anexo 1)
78
10. PAUTAS METODOLÓGICAS PARA LA IMPLEMENTACIÓN DE UN PROGRAMA DE GESTIÓN
DOCUMENTAL EN TPD INGENIERÍA S.A
Un programa de Gestión Documental está diseñado con el objetivo de brindar
eficiencia y eficacia en la creación, mantenimiento, utilización, eliminación de
los documentos o su conservación definitiva durante su ciclo de vida; lo cual
muestra claramente que la gestión documental está encaminada a dar apoyo a
las organizaciones en el manejo de la información.
Para la implementación de un programa de gestión documental hay que tener
en cuenta como primera medida:
• La investigación preliminar
• Análisis de las actividades de la organización
Estos procedimientos se desarrollan mediante el diagnóstico y su posterior
análisis, con base en los hallazgos arrojados en el análisis se diseñaron las
pautas metodológicas acorde con las necesidades de TPD de implementación
paulatina de un Programa de Gestión Documental, basado en el documento de
la UNESCO titulado “La función de la gestión de documentos y archivos en los
sistemas nacionales de información: estudio del RAMP. 59
Como primera medida es necesario contar con la conformación del Comité de
Archivo de la Entidad, para que a través de éste órgano asesor da la Alta
Dirección de la Empresa, las decisiones allí tomadas, tengan el impacto que se
requiere dentro de la Compañía, permitiendo a la vez una adecuada
implementación del Programa y una Cultura organizacional en pro de la gestión
de los documentos de la Empresa. Adicional a esto se tendrá en cuenta que
59 RHOADS, James B. Op Cit.
79
TPD está certificado bajo la norma ISO 9001:2000, por lo que se han creado
procesos y procedimientos referentes al manejo de la información pero que no
se han basado en los principios de la gestión documental por lo que es
necesario retomar cada uno de los procesos y establecer el procedimiento que
se debe seguir para cada uno.
A partir de lo anterior se relacionan a continuación los procesos que se deben
cumplir para implementar un programa de gestión documental:
10.1 ELABORACIÓN DE DOCUMENTOS
La producción documental se refiere a la elaboración de los documentos
respondiendo a las funciones propias de cada área, dentro de la producción
se relacionan los siguientes procesos:
10.1.1 Producción De Documentos Esenciales
Tomando como base lo que ya se ha establecido bajo el área de calidad para
la producción de documentos es necesario:
1. Continuar con la aplicación de los formatos establecidos en la
elaboración de los documentos (comunicaciones, memorandos, etc.)
(Ver Anexo 4 Formatos establecidos por TPD de documentos
esenciales).
2. Estipular el soporte con el que se generaran los documentos
(electrónico, físico)
3. Seguir los lineamientos establecidos para el diligenciamiento de los
formatos.
Además de esto, cada formato que se genere debe ser tramitado por el área de
calidad buscando siempre el control sobre los mismos.
80
10.2 GESTIÓN DE CORRESPONDENCIA La gestión de correspondencia debe estar establecida bajo un procedimiento
que la controle y normalice teniendo en cuenta los siguientes aspectos:
10.2.1 Recepción
Como TPD es una empresa privada que cumple funciones públicas, es
necesario el manejo adecuado del registro de documentos recibidos, para lo
que hay que tener en cuenta:
1. Establecer los medios por los cuales se recibirán las comunicaciones:
Fax, mensajería, correo electrónico.
2. Control sobre los anexos, copias y folios que se reciben
3. Registrar en una planilla controlada por el área de calidad la recepción
de la comunicación bien sea mediante un sello o un reloj radicador.
4. El consecutivo de las comunicaciones debe estar establecido en toda la
Empresa con el fin de utilizar un único número de radicado.
5. Es necesario implementar una herramienta ofimática con el fin de
automatizar las comunicaciones que cumpla las siguientes
características:
• Radicación
• Radicación de Fax
• Digitalización
• Consultas
6. El registro debe contener los siguientes campos:
• Fecha
• Hora
• Consecutivo
• Remitente
• Destinatario
81
10.3 DISTRIBUCIÓN DE DOCUMENTOS La distribución de los documentos se debe hacer teniendo en cuenta lo
siguiente:
10.3.1 Documentos Recibidos
1. Clasificación según área
2. Establecer horarios para el recorrido y entrega de comunicaciones
3. Elaboración de formato que permita evidenciar que el documento llego a
su destinatario, el cual debe contener los siguientes campos:
• Fecha
• Hora
• Consecutivo
• Firma de Recibido
10.3.2 Documentos Enviados
1. Al igual que en la recepción de documentos es necesario establecer el
medio por el cual se van a enviar (fax, mensajería, correo electrónico)
2. Revisar los documentos antes de su envió para controlar que cumplan
los lineamientos establecidos para la producción documental.
3. Registrar el envió de los documentos en la planilla correspondiente o en
el sistema.
10.3.3 Documentos Internos
1. Identificación del área
2. Distribución de los documentos al área correspondiente
3. Registro de entrega
82
10.4 UTILIDAD DE LOS DOCUMENTOS NECESARIOS Es necesario establecer la utilidad que tienen los documentos dentro de cada
área ya que los documentos que son producidos como apoyo, no tienen valor
para la empresa siempre, toda vez que no son producto de una función
específica y por el contrario son apoyo de la función, por lo que se hace
necesario:
1. Generar los documentos que respondan a las funciones diferenciando
los documentos de apoyo.
2. Conservar los documentos que tienen un valor para la Empresa.
3. Aquellos documentos que sirven de apoyo, deben ser administrados por
cada una de las áreas responsables, velando porque estos no se lleven
a un expediente que sean producto de las funciones misionales. Esto es
debido a que la generación de documentos innecesarios y su
conservación dentro del archivo central acarrean gastos para la
empresa.
10.5 NIVEL ADECUADO DE REPROGRAFÍA Y AUTOMATIZACIÓN. El uso de tecnología en la gestión documental es hoy en día un apoyo para las
tareas de la misma, pero el mal uso de estas herramientas acaba por ser un
obstáculo en lo que busca la gestión documental.
Por lo mismo es necesario establecer lineamientos que permitan el uso
adecuado de este tipo de herramientas:
1. Establecer el número de copias de los documentos con el fin de no
restringir el uso de las herramientas pero si minimizar al máximo la
generación indiscriminada de copias de un mismo original.
2. Cada documento debe tener un original, una copia para consulta y
manejo una copia se debe conservar en el respectivo expediente; de
esta forma la reprografía se convierte en una herramienta para la gestión
de documentos, sin generar sobrecostos para la empresa.
3. En cuanto a la automatización del sistema, es necesario establecer a
partir de las funciones y asuntos que maneje cada área normalizar la
83
información que mantienen en sus archivos digitales de manera tal que
se cree una carpeta por cada proceso dentro del computador.
4. Adicional a lo anterior es de gran ayuda utilizar control de cambios en los
documentos que se están elaborando para revisión lo que evitara
recurrir a la impresión de los mismos para correcciones.
5. La impresión de los documentos por ambas caras y la utilización del
papel reciclable ayudara a la racionalización del papel,
6. El uso del escáner como herramienta para copiado de los documentos
evitara la impresión innecesaria.
10.6 ORGANIZACIÓN DE LOS EXPEDIENTES La organización de los expedientes está sujeta a la elaboración de las Tablas
de Retención Documental (TRD), pero al no contar con esta herramienta se
puede realizar de la siguiente manera:
10.6.1 Organización Interna de los Expedientes
1. Los expedientes se deben organizar respondiendo al orden en que
fueron generados los documentos, es decir se deben organizar de
acuerdo a su fecha de producción de manera tal que al abrir el
expediente se pueda encontrar el documento con la fecha más antigua y
al final la fecha más reciente.
2. Se deben foliar los expedientes con el fin de controlar el número de
documentos que lo conforman (Ver Anexo 8).
3. La conformación del expediente debe responder al área que lo genera,
según los lineamientos de TPD estos están clasificados de acuerdo a los
colores que tiene cada área y respondiendo a cada proceso que se
realiza dentro de cada una.
10.6.2 Organización Externa de los Expedientes
1. La ordenación externa de los expedientes debe corresponder a un
sistema que se relacione directamente con su contenido, no se debe
84
permitir la creación de sistemas que sean entendidos únicamente por el
empleado responsable de la documentación, pues esta práctica no
garantiza la oportunidad en la consulta.
2. Se debe diseñar un rotulo que permita la identificación de cada
expediente, de acuerdo a los lineamientos establecidos por Calidad
pero se debe incluir la serie, subserie y fechas extremas de cada
expediente, las cuales son suministradas por las TRD.
10.7 UTILIZACIÓN Y CONSERVACIÓN DE LOS DOCUMENTOS. Esta sección debe estar sujeta al lugar donde se almacenara documentación,
la manera como se ha de recuperar y la disponibilidad de la misma para lo que
es necesario establecer los siguientes parámetros:
1. Elaboración del inventario documental que permita la recuperación de la
información que se resguarda en el área, para esto se establecerá el
formato de inventario único documental emitido por el AGN (Ver Anexo 9
inventario)
2. La Información digital debe conservarse en backups los cuales deben
reposar en el servidor, para esto se hace necesario continuar con lo
establecido por el ingeniero de sistemas en cuanto a la recuperación y
almacenamiento de la información, teniendo en cuenta que esta
información debe ser conservada tanto en el servidor como en discos
ofimáticos como lo son los CD que permitan la recuperación de la
información en un momento de catástrofe.
3. Los Backups no se deben conservar dentro de la Empresa pues en el
momento de un siniestro sería imposible recuperar la información si esta
dentro de la Empresa, por lo que se sugiere conservar los backups fuera
de la empresa, bien sea en una bodega o bajo custodia de alguna
empresa especialista en almacenamiento de información.
4. Dentro del proceso de observación realizado para la elaboración del
diagnóstico se evidencio el uso de las AZ en el archivo central y Fondo
Documental Acumulado (FDA) lo que no permite la conservación de los
85
documentos, por lo que se sugiere el uso de carpetas de yute para los
archivo central y FDA; el Archivo Central se debe conservar en cajas
referencia X200 calibre de 720, el FDA debe almacenarse en cajas X300
puesto que este se encuentra en diferentes soportes lo que no da una
normalización de la documentación hasta el momento que sea valorada
y se apliquen las Tablas de Valoración Documental.
5. Las condiciones ambientales deben ser las adecuadas para la
documentación (Ver Anexo 10 Condiciones de conservación)
6. Se debe realizar continuo aseo los depósitos en especial el FDA ya que
por ser documentación sin intervención acumula mayor cantidad de
polvo y microorganismos que alteran la documentación y en muchos
casos la destruyen
En cuanto a la consulta es necesario elaborar el inventario documental que
permita la recuperación de la información de una manera fácil y rápida sin
olvidar que debe ser eficaz, adicional a esto hay que tener en cuenta:
1. La consulta se debe realizar de acuerdo a la prioridad que tenga,
esta debe ser evaluada por el personal a cargo de la coordinación del
archivo que debe ser capacitado para tal fin con los conocimientos
básicos sobre la información que se resguarda. Se sugiere sea un
profesional en ciencia de la información.
2. Es prioridad contar con una base datos en donde repose el inventario
documental de cada área y el inventario documental de los
documentos que pertenecen al archivo central, ya que esta será la
principal herramienta para atender una consulta.
Elaborar un procedimiento de consulta que establezca lo siguiente:
1. El préstamo se debe hacer solo sobre documentos que no sean de
carácter confidencial como lo son: Historias laborales, contabilidad,
86
ya que estas áreas son vulnerables y solo deben ser consultadas por
la áreas correspondientes por el tipo de información que manejan.
2. Se debe crear un formato que contenga los siguientes ítems, esto
con la idea de controlar los préstamos y tener una estadística que
permita evidenciar los documentos mas consultados y las áreas que
mas acceden a estos documentos y establecer un tiempo para los
prestamos que permita tener un control sobre los documentos que se
encuentran en este proceso:
Formato de Préstamos:
Fecha de préstamo
Número del expediente
Asunto
Área que solicita el préstamo
Firma de recibido
Fecha que devuelve el documento
Firma de devolución
10.8 ELIMINACIÓN DE DOCUMENTOS La eliminación es una tarea que debe estar sujeta a las políticas de la empresa
y a las TRD o en el caso del Fondo Documental Acumulado a las TVD.
Para la realización de esta labor es necesario contar con el personal idóneo en
este caso profesional en información que de veracidad de la información que
contienen las TRD o TVD en cada caso.
1. Identificar las áreas productoras según el organigrama de la Empresa y
establecer la codificación numérica única para cada área.
2. Identificar según las funciones de cada área las series y subseries para
esto es necesario la aplicación de la norma ISDF para la descripción de
funciones y a partir de esta la determinación de los documentos
producidos en cada área, para esto es necesario la contratación de un
Profesional en el área
87
3. Identificar a partir de cada serie las tipologías documentales
La elaboración de Tablas de Retención Documental para esto es necesario
tener en cuenta lo establecido en el Acuerdo 039 de 2002 referente a las TRD
(Ver Anexo 11 Acuerdo 039:2002), mediante el cual se regula el procedimiento
para la elaboración y aplicación de las Tablas de Retención Documental en
desarrollo del artículo 24 de la Ley 594 de 2000, la elaboración se debe realizar
de la siguiente manera, teniendo en cuenta que ya a este punto se han
identificado las series, subseries y tipologías documentales:
Etapa I: Investigación preliminar sobre la institución y fuentes documentales.60
Compilar la información institucional contenida en disposiciones legales
relativas a la creación y cambios de la estructura organizacional, organigrama
vigente, resoluciones y/o actos administrativos de creación de grupos de
trabajo, funciones y manuales de procedimientos.
Aplicar la encuesta a los productores de los documentos con el fin de identificar
las unidades documentales que producen y/o tramitan.
Etapa II. Análisis e interpretación de la información recolectada61. Analizar la producción y trámite documental teniendo en cuenta las funciones
asignadas a las dependencias y los manuales de procedimientos.
Identificar los valores primarios de la documentación, o sea, los administrativos,
legales, jurídicos, contables y/o fiscales.
Conformar las series y subseries con sus respectivos tipos documentales,
Establecer los tiempos de retención o permanencia de las series y subseries
documentales en cada fase de archivo: Gestión, central e histórico con el fin de
racionalizar la producción y garantizar la protección del patrimonio documental
60 ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. Acuerdo 039 de 2002: Elaboración de Tablas de
Retención Documental. Op cit. 61 Ibid.
88
de la Entidad, desde el momento en que se produce el documento hasta su
disposición final.
Adelantar la valoración documental, teniendo en cuenta el uso, la frecuencia en
la consulta y las normas internas y externas que regulan su producción.
Determinar el destino final de la documentación ya sea para su conservación
total, selección o eliminación. La selección puede aplicarse a documentación
no vigente administrativamente, a series documentales cuyo contenido se
repita o se encuentre registrado en otras series, a series documentales cuyo
valor informativo no exige su conservación total.
En todos los casos, la selección se aplicará bajo la modalidad de muestreo y
será el Comité de Archivo el encargado de decidir el tipo de muestreo a aplicar,
así como el porcentaje (%) a conservar, teniendo en cuenta el contenido
cualitativo de los documentos.
Etapa III: Elaboración y presentación de las Tablas de Retención Documental
Elaboración de propuesta de Tabla de Retención Documental teniendo
como punto de partida las series y subseries documentales que tramita y
administra cada dependencia. Las TRD deben presentarse
acompañadas de una introducción y de los anexos que sustenten el
proceso de elaboración y aseguren su comprensión y aplicación.
Presentación y aval de la propuesta de Tabla de Retención mediante
Acta del Comité de Archivo de la Entidad.
Remisión de las TRD al secretario del Comité Evaluador de Documentos
o a la instancia correspondiente, para estudio y trámite, acompañadas
de los anexos que sustenten los procesos y criterios empleados en su
elaboración, teniendo en cuenta que es una empresa privada se sugiere
pedir asesoría al Archivo General de la Nación para la elaboración,
aprobación y aplicación de las TRD.
89
Teniendo en cuenta lo anterior si son presentadas al Archivo General de
la Nación y hay observaciones a las mismas se deben aplicar las
correcciones respectivas y volverlas a enviar para aprobación.
Etapa IV: Aplicación Una vez elaboradas y aprobadas las TRD debe hacerse su difusión indicando:
Fecha a partir de la cual son de obligatorio cumplimiento. Instructivo
para su aplicación
Normas para la organización de los archivos de gestión en concordancia
con la TRD de cada oficina.
El comité de archivo en asesoría del Archivo General de la Nación (si es
aceptado por TPD) verificarán la aplicación de las Tablas de Retención
Documental y el Archivo General de la Nación, por su parte, ejercerá
funciones de inspección y vigilancia en concordancia con el artículo 32
de la Ley 594 de 2000, en caso tal de que TPD no recurra al AGN podrá
presentarlas al comité evaluador dentro de la Empresa el cual debe
estar conformado por un profesional en Ciencia de la información que se
encargue de la revisión de las TRD.
Como ya se estableció en la normalización se deben elaborar las TRD con el
fin de establecer los tiempos de retención de los documento respondiendo al
ciclo de vida de cada uno, teniendo en cuenta la normativa vigente para cada
tipo documental y el procedimiento que se deba llevar a cabo en cada caso.
Pero en el caso de aquéllos documentos que hacen parte del Fondo
Documental Acumulado, es necesario establecer como herramienta de apoyo
las Tablas de Valoración Documental que ya han sido expuestas en el marco
teórico, para la elaboración de las TVD es necesario:
1. Contar con la estructura organizacional histórica de la Empresa
2. Levantar el inventario en estado natural que permita establecer las
fechas extremas de los documentos que conforman el FDA.
90
3. Elaborar el cuadro de clasificación documental con las series y
subseries y codificación de cada área productora
4. Realizar la valoración de acuerdo a lo establecido en la normativa
vigente.
5. Aplicar las TVD a la documentación.
10.8.1 Disposición Final
La disposición final de los documentos se divide en tres:
1. Conservación Total: Mediante la cual se reciben las transferencias
secundarias referentes a los documentos de conservación permanente
por lo que es necesario:
• Organizar la documentación para su préstamo
• Conservación y preservación de la información
2. Eliminación Documental: Los documentos de eliminación se destruyen
pero se debe tener en cuenta lo siguiente:
• Esta actividad debe estar avalada por el comité de archivo.
• La eliminación debe estar establecida en las TRD o las TVD
• Se debe realizar un acta cada vez que se elimine un documento y
esto debe quedar como memoria institucional de permanencia
definitiva.
3. Selección Documental:
Este proceso se realiza para seleccionar documentación como muestras
para uso institucional o para aquellos documentos que van a ser
digitalizados o microfilmados si son con fines de conservación de
acuerdo al procedimiento establecido en las TRD o TVD.
91
11. CONCLUSIONES
• Considerando en primera instancia lo descrito en el planteamiento del
problema, donde se nota el desconocimiento por parte de TPD sobre la
gestión documental como programa para el manejo de la información y
la documentación, las pautas propuestas unen lo realizado por la
Empresa desde el área de calidad y la ISO 9001 y la gestión
documental; lo que puede ser de gran apoyo en el momento de la
implementación del Programa.
• Después del desarrollo del trabajo en particular, gracias a la aplicación
del diagnostico, se ratifica que la gestión documental es el conjunto de
actividades administrativas y técnicas apropiadas para articular las
actividades misionales como las de una Empresa de Ingeniería civil, y
las actividades de apoyo, que le permita gestionar adecuadamente no
solo los documentos, sino su información para la toma de decisiones.
• Proponer las pautas para la implementación de un Programa de Gestión
Documental, es un reto que debe estar ajustado a la realidad de cada
empresa, lo que a su vez demanda tener en cuenta que debe haber un
proceso de planificación por parte de la Empresa en la que incorpore
bajo sus posibilidades los objetivos, los tiempos, insumos, y demás
recursos que hay que poner en marcha para el cumplimiento de las
metas.
• En algunas ocasiones es conveniente hacer del Sistema de Gestión de
Calidad un aliado para la implementación adecuada de un Programa de
Gestión Documental, ya que al contar con una gestión por procesos en
las empresas o normalizar la aplicación de los procesos archivísticos,
puede resultar más sencillo.
• El uso de tecnologías para la automatización del PGD propone la
innovación frente al manejo de la información y la eficiencia y eficacia
frente a la recuperación y accesibilidad de la misma.
• La información es el insumo principal para ejecutar cualquier acción y
con la elaboración del diagnóstico se logro evidenciar que en una
92
Empresa como TPD, pese a estar certificada bajo la norma ISO
9001:2000, no es consciente de la función archivística y la importancia
de un adecuada organización, uso y recuperación de los documentos y
la información, lo que puede acarrear problemas; motivo por el cual las
pautas propuestas se ajustan a las necesites de la empresa, para que
puedan brindar el mejoramiento en estos aspectos, sin desconocer que
los mismo deberán ser de desarrollo y mantenimiento continuo.
• Para concluir hay que decir que “los documentos son los instrumentos
básicos con los cuales se llevan a cabo las funciones y los procesos. Si
los documentos se gestionan bien, el gobierno verá incrementada
eficacia, los programas oficiales serán más sensibles y conseguirán
economías”62, al igual que las Empresas privadas que tomen parte del
proceso se verán beneficiadas en la organización de su historia.
62 RHOADS, James B. Op Cit., p.3
93
GLOSARIO
Están elaboradas con base en los conceptos archivísticos aportes y
adaptaciones del Archivo General de la Nación en la Ley general de archivos y
el acuerdo 027 de 200663.
ACCESO A LOS ARCHIVOS. Derecho de los ciudadanos a consultar la
información que conservan los archivos, en los términos consagrados por la
ley.
ACCESO A LOS DOCUMENTOS ORIGINALES. Disponibilidad de los
documentos de archivo mediante los instrumentos de recuperación de
información.
ADMINISTRACIÓN DE ARCHIVOS. Son las operaciones administrativas y
técnicas relacionadas con la planeación, dirección, organización, control y
evaluación de todos los archivos de una institución.
ALMACENAMIENTO DE DOCUMENTOS. Depósito de los documentos en
estanterías, cajas, archivadores, legajos, etc., para su conservación física y con
el fin de ser extraídos posteriormente para su utilización.
COMITÉ DE ARCHIVO. Grupo asesor de alta dirección, responsable de definir,
las políticas, los programas de trabajo y la toma de decisiones en los procesos
administrativos y Auxiliares de los archivos.
COMITÉ EVALUADOR DE DOCUMENTOS. Órgano asesor del Archivo de
Bogotá, encargado de estudiar los documentos relacionados con el valor
secundario de los documentos. 63 ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. Glosario archivística. Acuerdo 27 de 2006. Op. Cit.
94
CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS. Conjunto de medidas tomadas para
garantizar el buen estado de los documentos. Puede ser preventiva o de
intervención directa.
Métodos utilizados para asegurar la durabilidad física de los documentos, por
medio de controles efectivos incluyendo los atmosféricos.
DERECHO POSITIVO: Por contraposición al derecho natural –que emana de la
naturaleza-, se llama Derecho positivo aquel que ha sido establecido por el
legislador. Se denomina derecho positivo al que rige en un determinado país. 64
DESCRIPCIÓN ARCHIVÍSTICA. Es el proceso de obtener, clasificar, analizar,
controlar, interrelacionar y proveer acceso a la información sobre:
• El origen, contexto y procedencia de diversas series documentales.
• La estructura de su archivo
• Su formato y contenido
• Su relación con otros documentos
• Los modos en que pueden recuperarse y ser consultados.
DOCUMENTO. Información registrada, cualquiera sea su forma o el medio
utilizado.
DOCUMENTO DE ARCHIVO. Registro de información producida o recibida por
una persona o Empresa en razón a sus actividades o funciones, que tienen
valor administrativo, fiscal o legal, o valor científico, económico, histórico o
cultural y debe ser objeto de conservación.
64 Tomado de: http://www.robertexto.com/archivo6/dicc_dcho.htm. consultado el 17 de
Noviembre de 2009.
95
Sin embargo, es necesario aclarar que el documento de archivo presenta unas
características propias que lo definen o enmarcan, las cuales han sido
clasificadas por Francisco Fuster Ruiz65 así:
“(Caracteres externos): "Documento archivístico es toda expresión testimonial,
en cualquier lenguaje, forma o soporte (forma oral o escrita, textual o gráfica,
manuscrita o impresa, en lenguaje natural o codificado, en cualquier soporte
documental así como en cualquier otra expresión gráfica, sonora, en imagen o
electrónica), generalmente en ejemplar único, (aunque puede ser multicopiado
o difundido en imprenta),...
(Caracteres internos): ... de carácter auténtico, objetivo e imparcial,
esencialmente administrativo y /o jurídico, generado en cualquier fecha, de
forma automática y espontánea, conservado íntegro en forma original,
indivisible, seriado o unido a otros de su especie por un vínculo originario y
necesario, interdependiente o interrelacionado (condicionando a los demás y
siendo por ellos condicionado), y formando parte de un fondo o conjunto
orgánico,...
(Relación con la Empresa productora): ... producido, recibido y acumulado,
como resultado del proceso natural de la actividad o gestión de una persona o
Empresa pública o privada, en cumplimiento de sus funciones o fines jurídicos
y/o administrativos y conservado como prueba, información y continuidad de
gestión”.
DOCUMENTOS FACILITATIVOS: Son los documentos que soportan trámites
que son comunes a todas las dependencias y sirven a las funciones de apoyo
65 FUSTER RUIZ, Francisco. Archivística, archivo, documento de archivo… En: Biblos No. 9 [En
línea]. Disponible en:
http://dialnet.unirioja.es/servlet/fichero_articulo?codigo=283200&orden=0 . consultado el 11
de octubre de 2009
96
de la Empresa, tales como correspondencia, pedido de elementos, normas,
cartillas, formatos, listados generales y fotocopias.
DOCUMENTO HISTÓRICO. Documento único que por su significado jurídico,
autográfico (registro de información de una persona o institución) por rasgos
externos y su valor permanente para la dirección del Estado, la Soberanía
Nacional, las Relaciones Internacionales, las actividades Científicas,
tecnológicas y culturales, se convierte en un documento histórico y
especialmente valioso para el País.
DOCUMENTOS MISIONALES O SUSTANTIVOS: Son los documentos que
indican la actividad propia de cada dependencia y sirven a las funciones de
apoyo de la Empresa.
DOCUMENTOS AUXILIARES: Son los documentos que soportan las
actividades y funciones fundamentales de la Empresa, es el caso de las series
documentales, correspondientes a informes de gestión.
EVALUACIÓN DE DOCUMENTOS. Es la función básica del archivo, destinada
a determinar la clasificación posible de los documentos, para su conservación,
transferencia o eliminación, según sus usos administrativos, fiscales, legales o
jurídicos, tanto presentes como futuros y sus valores testimoniales, informativos
e investigativos.
EXPEDIENTE. Conjunto de documentos relacionados con un asunto, que
constituyen una unidad de conservación de archivo.
FONDO. Totalidad de las series documentales de la misma procedencia, o
parte de un archivo que es objeto de conservación institucional formado por el
mismo archivo, una institución o persona.
97
FUNCIÓN ARCHIVÍSTICA. Conjunto de actividades relacionadas con la
totalidad del quehacer archivístico, desde la elaboración del documento hasta
su eliminación o conservación permanente.
INSTRUMENTO DE CONTROL. Es aquel que se elabora en las fases de
identificación y valoración. Por lo tanto, pueden ser instrumentos de control,
entre otros, en la fase de identificación los siguientes: ficheros de organismos,
ficheros de tipos documentales, repertorios de series, cuadros de clasificación,
registros topográficos; y en la fase de valoración: relaciones, tablas de
retención, registros generales de entrada y salida, relaciones y actas de
expurgo, informes, relaciones de testigos resultantes de muestreo.
INVENTARIO. Es el instrumento que describe la relación sistemática y
detallada de las unidades de un fondo, siguiendo la organización de las series
documentales. Puede ser esquemático, general, analítico o registro y
preliminar.
NORMALIZACIÓN. Someter una actividad u objeto a norma, o sea a un
modelo, tipo, patrón o criterio dado.
ORDENACIÓN. Operación de unir los elementos o unidades de un conjunto
relacionándolos unos con otros, de acuerdo con una unidad-orden establecida
de antemano. En el caso de los archivos, estos elementos serán los
documentos o las unidades archivísticas dentro de las series.
ORDENACIÓN DOCUMENTAL. Ubicación física de los documentos dentro de
las respectivas series en el orden previamente acordado.
ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS. Conjunto de operaciones técnicas y
administrativas cuya finalidad es la agrupación documental relacionada en
forma jerárquica con criterios orgánicos o funcionales.
98
PRINCIPIO DE ORDEN ORIGINAL. Ordenación interna de un fondo
documental manteniendo la estructura que tuvo durante el servicio activo.
PRINCIPIO DE PROCEDENCIA. El principio de procedencia debe reflejar la
organización interna de cada institución lo cual equivale decir que la
información que produce cada una de las diferentes unidades administrativas
debe permanecer separada.
RETENCIÓN DE DOCUMENTOS. Es el plazo en términos de tiempo en que
los documentos deben permanecer en el archivo respectivo después de las
transferencias documentales, tal como se consigne en la tabla de retención
documental.
SECCIÓN. Es la subdivisión del fondo, integrada por un conjunto de
documentos generales, en razón de esa subdivisión orgánico-funcional.
SELECCIÓN DOCUMENTAL. Es un proceso Auxiliar por el cual se establece el
tiempo en que los documentos de archivo sirven a sus diferentes fines.
SERIE DOCUMENTAL. Conjunto de tipos documentales de estructura y
contenido homogéneos, emanados de un mismo órgano o sujeto productor
como consecuencia del ejercicio de sus funciones específicas.
SERVICIOS DE ARCHIVO. Procesos mediante en cual se pone a disposición
de los usuarios la documentación de una Empresa, con fines de información.
TIPO DOCUMENTAL. Hace referencia a la especie documental que revela
tanto el contenido como la estructura física del documento. Pueden ser entre
otros tipos documentales, actas, contratos y facturas.
99
TRANSFERENCIA DE ARCHIVOS. Remesa de los documentos del archivo
administrativo al intermedio o central y de éste al histórico de conformidad con
las tablas de retención documental.
UNIDAD DE ALMACENAMIENTO: Unidad física que contiene una o varias
unidades archivísticas.
UNIDAD DE CONSERVACIÓN. Cuerpo que contiene, en forma adecuada, una
unidad archivística. Esta unidad se diferencia de la Unidad de Almacenamiento
en que es diseñada a partir de los requerimientos específicos de las unidades
archivísticas; formato, aislamiento de condiciones medio ambientales y
protección contra la manipulación. Por tanto, construida con base a materiales
de comprobada estabilidad, durabilidad y compatibilidad.
UNIDAD DOCUMENTAL. Es la pieza mínima que reúne todas las
características necesarias para ser considerada documento. Pueden ser
unidades documentales entre otras, un acta, un oficio, un informe.
VALOR PRIMARIO. Es el que tienen los documentos mientras sirven a la
institución productora y al iniciador, destinatario o beneficiario del documento.
Es decir, a los involucrados en el tema o en el asunto.
VALOR SECUNDARIO. Es el que interesa a los investigadores de información
retrospectiva. Surge una vez agotado el valor inmediato o primario.
100
12. BIBLIOGRAFÍA
ARANGO THOMAS, Bertha Lucía. Manual de gestión documental.
Universidad de tecnológica de Pereira: 2006. [PDF]. Pag. 37.
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Consultada el 15 de septiembre de 2009.
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CASTRO CRUZ, Kattia. Norma ISO 15489. Disponible en:
http://www.archivonacional.go.cr/V%20Seminario/Kathia%20Castro.ppt.
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concepto e historia. Gijón : Trea, 2003
España. Ministerio de Cultura. Norma Internacional para la descripción de
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SIERRA Escobar, Luis Fernando. Guía metodológica para la elaboración de
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TPD INGENIERIA S.A. Política de calidad. [En línea]Disponible en:
http//:tpdingenieria.com. Consultado el 05 de Septiembre de 2009.
103
ANEXO No 1 ACUERDO No. 060 del 30 de octubre de 2001
Por la cual se establecen pautas para la administración de las comunicaciones
oficiales en las entidades públicas y las privadas que cumplen funciones
públicas
Del Consejo Directivo del Archivo General de la Nación, en uso de sus
facultades legales, en especial las otorgadas por la ley 80 de 1989, la ley 489
de 1998, y la ley 594 de 2000.
CONSIDERANDO:
Que para la adecuada prestación de los servicios ofrecidos por las Unidades de
Correspondencia de las entidades públicas y privadas que cumplen funciones
públicas, es necesario establecer pautas que hagan efectivo su cumplimiento
bajo los principios que rigen la Administración Pública.
Que la ley 80 de 1989, señala las funciones del Archivo General de la Nación,
entre ellas la de fijar políticas y establecer los reglamentos necesarios y en su
Acuerdo 07 de 29 de junio de 1994, adoptar el Reglamento General de
Archivos, como norma reguladora del quehacer archivístico.
Que la ley 594 de 2000 tiene por objeto, establecer las reglas y principios
generales que regulan la función archivística del Estado, por intermedio del
Archivo General de la Nación.
Que la ley 527 de 1999, define y reglamenta el acceso y uso de los mensajes
de datos, del comercio electrónico y de las firmas digitales y establecen las
entidades de certificación.
Que el Gobierno Nacional ha diseñado la Agenda de Conectividad, como una
política del Estado, que busca masificar el uso de las tecnologías de la
información en Colombia y con ello aumentar la competitividad del sector
104
productivo, modernizar las instituciones públicas y socializar el acceso a la
información, dándole carácter legal mediante la Directiva Presidencial No. 02
del 2000.
Que el Decreto 2150 de 1995, suprime y reforma regulaciones, procedimientos
o trámites innecesarios existentes en la Administración pública.
Que la planeación, programación, organización, dirección y avance de las
entidades, se logra entre otros, mediante el uso oportuno y adecuado de la
información y en consecuencia se hace necesario normalizar los
procedimientos de correspondencia como parte integral de la gestión
documental.
ACUERDA:
ARTICULO PRIMERO: Establecer los lineamientos y procedimientos que
permitan a las unidades de correspondencia de las entidades públicas y las
privadas que cumplan funciones públicas, cumplir con los programas de
gestión documental, para la producción, recepción, distribución, seguimiento,
conservación y consulta de los documentos.
ARTICULO SEGUNDO: Definiciones. Para los efectos del presente Acuerdo,
se definen los siguientes conceptos así:
Archivo electrónico: Es el conjunto de documentos electrónicos, producidos y
tratados archivísticamente, siguiendo la estructura orgánico - funcional del
productor, acumulados en un proceso natural por una persona o institución
pública o privada, en el transcurso de su gestión.
Comunicaciones Oficiales: Son todas aquellas recibidas o producidas en
desarrollo de las funciones asignadas legalmente a una entidad,
independientemente de su medio utilizado.
105
Correspondencia: Son todas las comunicaciones de carácter privado que llegen
a las entidades, a titulo personal, citando o no el cargo del funcionario. No
generan trámites para las instituciones.
Documento Electrónico de archivo: Es el registro de información generada,
recibida, almacenada y comunicada por medios electrónicos, que permanece
en estos medios durante su ciclo vital; es producida por una persona o entidad
en razón de sus actividades y debe ser tratada conforme a los principios y
procesos archivísticos.
Documento Original: Es la fuente primaria de información con todos los rasgos
y características que permiten garantizar su autenticidad e integridad.
Documento Público: Es el producido o tramitado por el funcionario público en
ejercicio de su cargo o con su intervención.
Radicación de comunicaciones Oficiales: Es ele procedimiento por medio del
cual, las entidades asignan un número consecutivo, a las comunicaciones
recibidas o producidas, dejando constancia de la fecha y hora de recibo o de
envío, con el propósito de oficializar un trámite u cumplir con los términos de
vencimiento que establezca la Ley. Estos términos, se empiezan a contar a
partir del día siguiente de radicado el documento.
Registro de Comunicaciones Oficiales: Es el procedimiento por medio del cual,
las entidades ingresan en sus sistemas manuales o automatizados de
correspondencia, todas las comunicaciones producidas o recibidas, registrando
datos tales como:
Nombre de la persona y/o Entidad remitente o destinataria, Nombre o Código
de la(s) Dependencia(s) competente(s), Número de radicación, Nombre del
funcionario responsable del trámite, Anexos y Tiempo de respuesta (sí lo
amerita).
106
Serie Documental: Conjunto de unidades documentales de estructura y
contenido homogéneos, emanados de un mismo órgano o sujeto productor
como consecuencia del ejercicio de sus funciones específicas.
Tabla de Retención Documental: Listado de series y sus correspondientes tipos
documentales, producidos o recibidos por una unidad administrativa en
cumplimiento de sus funciones, a los cuales se asigna el tiempo o permanencia
en cada fase del archivo.
Las tablas de retención pueden ser generales o específicas de acuerdo con la
cobertura de las mismas. Las generales se refieren a documentos
administrativos, comunes a cualquier administración; las específicas hacen
referencia a documentos características de cada organismo.
ARTICULO TERCERO: Unidades de Correspondencia:
Las entidades deberán establecer de acuerdo con su estructura, la unidad de
correspondencia que gestione de manera centralizada y normalizada, los
servicios de recepción, radicación y distribución de sus comunicaciones, de tal
manera, que estos procedimientos contribuyan al desarrollo del programa de
gestión documental y los programas de conservación, integrándose a los
procesos que se llevarán en los archivos de gestión, centrales e históricos.
Cuando existan regionales, deberán contar con unidades de correspondencia
en cada una de sus sedes y si existen varias sucursales en una misma ciudad,
la entidad determinará conforma a sus necesidades, si centralizan en una de
ellas la recepción de las comunicaciones oficiales, o si en cada sede, habrá
unidad de correspondencia. En todo caso, se debe propender por el control y
normalización unificado en cada entidad.
Las unidades de correspondencia, deberán contar con personal suficiente y
debidamente capacitado y de los medios necesarios, que permitan recibir,
enviar y controlar oportunamente el trámite de las comunicaciones de carácter
107
oficial, mediante servicios de mensajería interna y externa, fax, correo
electrónico u otros que faciliten la atención de las solicitudes presentadas por
los ciudadanos y que contribuyan a la observancia plena de los principios que
rigen la administración pública.
ARTICULO CUARTO: Firmas responsables: Toda entidad debe establecer en
los manuales de procedimientos los cargos de los funcionarios autorizados
para firmar la documentación con destino interno y externo que genere la
institución.
Las unidades de correspondencia velarán por el estricto cumplimiento de estas
disposiciones, radicando solamente los documentos que cumplan con lo
establecido.
ARTICULO QUINTO: Procedimientos para la radicación de comunicaciones
oficiales. Los procedimientos para la radicación de comunicaciones oficiales
velarán por la transparencia de la actuación administrativa, razón por la cual no
se podrán reservar números de radicación, ni habrá números repetidos,
enmendados, corregidos o tachados, la numeración será asignada en estricto
orden de recepción de los documentos; cuando el usuario o peticionario
presente personalmente la correspondencia, se le entregará de inmediato su
copia debidamente radicada. Al comenzar cada año, se iniciará la radicación
consecutiva a partir de uno, utilizando sistema manuales, mecánicos o
automatizados.
PARAGRAFO: Cuando existan errores en la radicación y se anulen números se
debe dejar constancia por escrito con la respectiva justificación y firma del jefe
de la unidad de correspondencia.
ARTICULO SEXTO: Numeración de actos administrativos: La numeración de
los actos administrativos debe ser consecutiva y las oficinas encargadas de
dicha actividad, se encargarán de llevar los controles atender las consultas y
los reportes necesarios y serán responsables de que no se reserven, tachen o
108
enmiendan números, no se numeren los actos administrativos que no estén
debidamente firmados y se cumplan con todas las disposiciones establecidas
para el efecto.
Si se presentan errores en la numeración, se dejará constancia por escrito, con
la firma del jefe de la dependencia a la cual esta asignada la función de
numerar los actos administrativos.
ARTICULO SEPTIMO: Comunicaciones internas: Para las comunicaciones
internas de carácter oficial, las entidades deberán establecer controles y
procedimientos que permitan realizar un adecuado seguimiento a las mismas
utilizando los códigos de las dependencias, la numeración consecutiva y
sistemas que permitan la consulta oportunamente, ya sean estos, manuales o
automatizados.
ARTICULO OCTAVO: Control de comunicaciones oficiales: Las Unidades de
correspondencia, elaboran planillas, formatos y controles manuales o
automatizados que permitan certificar la recepción de los documentos, por
parte de los funcionarios competentes y dispondrán de servicios de alerta para
el seguimiento a los tiempos de respuesta de las comunicaciones recibidas.
ARTICULO NOVENO: Conservación documental: Las entidades son
responsables por la adecuada conservación de su documentación, para ello
deben incluir en sus programas de gestión documental y en sus manuales de
procedimientos, pautas que aseguren la integridad de los documentos desde el
momento de su producción. Así, se requieren adoptar las normas relativas a la
permanencia y la durabilidad de los soportes, tales como la NTC 4436 para
papel y la NTC 2676 aplicable a los soportes digitales, “Cartuchos de disco
Flexible de 90 mm, (3.5 pulgadas), características dimensionales, físicas y
magnéticas”.
Es recomendable la utilización de papelería con gramaje entre 75 y 90 g/m2,
libre de ácido y exento de lignina cuyo valor de pH este en rango de 7.0 a 8.5
109
de acuerdo con los aspectos contemplados en la NTC 4436 “ Papel para
documentos de archivo: requisitos para la permanencia y durabilidad ”, las
tintas de impresión deben poseer estabilidad química, ser insolubles en
contacto con la humedad, no presentar modificación de color y no transmitir
acidez al soporte.
Para la información generada o guardada en medios magnéticos, deben
seguirse las instrucciones de sus fabricantes en relación con su preservación y
debe producirse en formatos compatibles, cuidando la posibilidad de
recuperación, copiado y reproducción libre de virus informáticos.
La manipulación, las prácticas de migración de la información y la producción
de backups, serán adoptadas para asegurar la reproducción y recuperación
hasta tanto se estandaricen los sistemas de almacenamiento y formatos de
grabación de la información.
ARTICULO DECIMO: Comunicaciones oficiales recibidas: Las comunicaciones
oficiales que ingresen a las instituciones deberán ser revisadas, para verificar la
competencia, los anexos, el destino y los datos de origen del ciudadano o
entidad que los remite, dirección donde se deba enviar respuesta y asunto
correspondiente, si es competencia de la entidad se procederá a la radicación
del mismo.
PARAGRAFO: Cuando una comunicación no esté firmada ni presente el
nombre del responsable o responsables de su contenido, se considerará
anónima y deberá ser remitida sin radicar, a la oficina de su competencia,
donde se determinaran las acciones a seguir.
ARTICULO DECIMO PRIMERO: Comunicaciones oficiales enviadas: las
comunicaciones oficiales enviadas en soporte papel, se elaboraran en original y
máximo dos copias, remitiéndose el original al destinatario, la primera copia a
la serie respectiva de la oficina que genera el documento, teniendo en cuenta
110
los anexos correspondientes y la segunda copia reposará en el consecutivo de
la unidad de correspondencia, por el tiempo establecido en su tabla de
retención documental. En los casos en los cuales haya varios destinatarios, se
elaboraran igual cantidad de copias adicionales.
ARTICULO DECIMO SEGUNDO: Comunicaciones oficiales vía fax: Las
comunicaciones recibidas y enviadas por este medio, se tramitaran, teniendo
en cuenta la información que forma parte integral de las series establecidas en
las tablas de retención documental, para la respectiva radicación en la unidad
de correspondencia, la cual se encargará de dar los lineamientos para el
control y establecer los procedimientos adecuados para su administración.
Las entidades que utilizan para la impresión de los fax, papel químico, deberán
reproducir este documento, sobre papel que garantice su permanencia y
durabilidad.
ARTICULO DECIMO TERCERO: Comunicaciones oficiales por correo
electrónico: las entidades que dispongan de Internet y servicios de correo
electrónico, reglamentaran su utilización y asignaran responsabilidades de
acuerdo con la cantidad de cuentas habilitadas. En todo caso, las unidades de
correspondencia tendrán el control de los mismos, garantizando el seguimiento
de las comunicaciones oficiales recibidas y enviadas.
Para los efectos de acceso y uso de los mensajes de datos del comercio
electrónico y de las demás firmas digitales se deben atender las disposiciones
de la Ley 527 de 1999 y demás normas relacionadas.
ARTICULO DECIMO CUARTO: Imagen corporativa: Con el propósito de
reflejar una adecuada imagen corporativa, las entidades establecerán en sus
manuales de procedimientos, la manera de elaborar oficios, cartas,
memorandos y otros, teniendo en cuenta las normas ICONTEC, existentes
para el efecto.
111
112
La leyenda de pie de pagina debe contener, la dirección, el número del
conmutador, el número de fax institucional, la dirección de la pagina WEB y la
dirección del correo electrónico de la entidad.
ARTICULO DÉCIMOQUINTO: Horarios de Atención al Público: Todas las
unidades de correspondencia, informaran el horario de atención al público en
un lugar visible de fácil acceso para los ciudadanos.
ARTICULO DÉCIMOSEXTO: El presente acuerdo rige a partir de su
expedición.
PUBLÍQUESE Y CUMPLASE
Dado en Bogotá a los treinta (30) días del mes de octubre del año dos mil uno
(2001)
ARACELI MORALES LOPEZ
Ministra de Cultura
Presidente
ELSA MORENO SANDOVAL
Secretaria General A.G.N.
Secretario Técnico
ANEXO No 2 FORMATO TRD EMITIDO POR EL ARCHIVO GENERAL DE LA NACION
ANEXO No. 3 FORMATO DE DIAGNOSTICO
(Diagnostico Integral, Encuesta Oficina)
114
115
116
Dependencia:
1.2 Responsable del Archivo de gestión
Dirección: Fax:
SI NO
SI NO
1.2.1 Cargo
1. IDENTIFICACIÓN
2.2 ¿Existen formatos? Observaciones
Disposición de jefe o responsable de la dependenciaOtro ¿Cuál?
2 .1 Señale los criterios bajo los cuales se elaboran los documentos (forma, número de copias, soportes, etc.)
Criterios Marque X ObservacionesReglas establecidas en un manual de procesos y procedimientosLa costumbre
1.4 Depósitos de documentos
1.5.2 ¿Existen otras áreas de depósitos
2. GESTIÓN DOCUMENTAL
1.1 Tipo de unidad de gestión
Archivo de Gestión u oficina Archivo Central
Teléfonos:
Correo_e
Área No. Localización1.5.2.1 Indique número de áreas de almacenamiento y localización
Nombre y Apellidos del (los) responsable(s) de la Gestión Documental
de la dependencia
1.3 Ubicación
1.5.1 ¿Los documentos de la dependencia u oficina se archivan en el área de trabajo de la dependencia u oficina
1.2.4 Antigüedad
Observaciones
117
Planos o mapasArchivos digitalesVideosFotografíasBases de datosAudio
SI NO
SI NO
SI NO
2.4 ¿Realizan procesos de foliación? Parcialmente Observaciones
Otro
Publicaciones
2.7 Señale los criterios mediante los cuales se establece el manejo de la correspondencia en la oficina.
Planilla (anexar formato)
2.6 ¿Cuenta con inventario documental? Parcialmente Observaciones
Aplicación (indique nombre y plataforma)
¿Cuál?
2.10 Señale el origen de los criterios para clasificar, identificar y rotular los documentos producidos por la oficina (fondo, sección, serie, subserie, asunto, etc.). Se pueden señalar varias opciones.
En la unidad de correspondencia de la entidad (anexar formato)
Jefe de la dependencia encargada de correspondencia o un superiorOtro
Observaciones
Observaciones
Cargo:
2.9 La radicación de salida de correspondencia se haceMarque X
Ninguno
Planilla en computador (anexar formato)
Criterios
Costumbre
En la oficina (anexar formato)
Tabla de retención documental
Manual de Archivo
2.8 Control de entrada y salida de la correspondencia de la dependencia
Marque X
Libro
Observaciones
Marque X
Marque X
Cargo:Disposición de jefe o responsable de la dependencia
Documentos textuales
Observaciones
¿Cuál?
2.3 ¿Qué clase de documentos existen? Marque X Observaciones
Otro ¿Cuál?
La costumbre
2.5 ¿La Organización de los expedientes es cronologica?
Parcialmente Observaciones
Reglas establecidas en un manual de procesos y procedimientos
118
SI NO
Marque X
Cargo:
¿Cuál?
Marque X
Cargo:
¿Cuál?
SI NO Alta Baja
Otros
Firma
Correo electrónico
Disposición de jefe o responsable de la dependencia
Otro
¿Cuáles?
Cuántos empleados en la dependencia requieren Cuantos computadores tiene la Observaciones2.11 Nivel de Tecnología
Instituciones externas
4.2 Usuarios
InternosMarque X ObservacionesTipo de Usuarios
Reprografía
Otro
2.15 Los criterios de Transferencia de los documentos, se establecen a partir de:
Criterios
4. SERVICIOS
Consulta FaxPréstamo interno
Consulta correo_ eConsulta teléfono
Consulta en sala
CriteriosObservaciones
Observaciones
2.13 ¿Se maneja aplicación para la recuperación de la documentación? ¿Cuál?
5. RESPONSABLE DE LA INFORMACIÓN
5.1 Fecha de la encuesta
5.2 Datos del EntrevistadoNombre(s) Cargo
Nombre(s) Cargo Correo electrónico
5.3 Datos del Entrevistador
El servicio Frecuencia de consultaServicios que presta Horario
Media
Reglas establecidas en un manual de procesos y procedimientosTabla de retención documental
4.1 Indique que servicios que se prestan en el archivos de la dependencia
Tabla de retención documental
2.14 Los criterios de selección y eliminación de los documentos, se establecen a partir de:
Reglas establecidas en un manual de procesos y procedimientos
La costumbre
La costumbre
Observaciones
Disposición de jefe o responsable de la dependencia
119
FORMATO DE DIAGNOSTICO INTEGRAL
123456
78
9
1
23
abcde
12
34
Cantidad de empleados
¿Existe documentación anterior al 01 de enero de 1961? SI NO
La Empresa tiene documentado los procesos de reforma, restructuración, fusión,supresión o asignación de funciones en la Empresa.
SI
¿La Empresa tiene fondos documentales ? SI NO
Lista de dependencias:
Normas internas que reglamentan la gestión documental
SI
1.3. Historia Institucional
Está conformado en Comité de archivo en la Empresa?: (marque con una X) SI
Dirección de la Empres:
(Adjunte al presente diagnóstico el organigrama de la Entidad)
Fecha de creación de la entidad:
PARTE 1: INFORMACIÓN INSTITUCIONAL
1.1. Datos Generales
Nombre de la Empresa:
Página Web de la Entidad:Misión de la Entidad:
Sector al que pertenece:
Si la empresa se encuentra certificada, adjunte el mapa general de procesos de la Empresa
Organigrama:
NO
Procedimientos de gestión documental
NO
Caracterización de los procesos asociados a la gestión documental
(Diligencie el anexo 1: Lista de dependencias, el nombre del responsable de la oficina, identifique las áreas misionales y de apoyo de toda la Empresa)
¿La Empresa tiene certificado de calidad vigente?: (marque con una X)Se encuentra en proceso de aprobación
Los siguientes documentos relacionados con la gestión documental de la Empresa deben estardisponibles para su consulta y verificación el día de la visita:
1.2. Información del Sistema de Gestión de Calidad
Instructivos o instrucciones de trabajoFormatos
PARTE 2: ORGANIZACIÓN Y METODOLOGÍA DE GESTIÓN DOCUMENTAL
NO
DIAGNOSTICO GESTION DOCUMENTAL
120
123
4
1234 55 Teléfono y extensión:67
1
1.11.21.31.4ab
Profesión:
Profesión
Antigüedad en el cargo (años):
Cargo:
Experiencia en archivos (años):
Nombre del cargo
¿Se encuentra en base de datos?
NONO
Nombres y apellidos responsable:
Rol que desempeña
No. Personas
Otras personas que laboran en la unidad de gestión documental (diferentes al responsable)
NO
NO
Relacione en una hoja anexa las principales funciones y/o procesos a cargo del área de gestión documental
NO
¿El área encargada de gestión documental realiza seguimiento a la clasificación,ordenación, levantamiento de inventario y rotulación de los archivos en las areas de laEmpresa?
NO
Correo electrónico:
NO
Tabla de valoración documental
¿A qué area esta adscrita el área encargada de la gestión documental?:
NOSI
NO
Cuadro de clasificación documental
SI
¿La Empresa cuenta con las siguientes herramientas para la administración de los archivos en la Entidad?:
SI
Fecha de Actualización
VersiónHerramientas
SITabla de retención documental
5 ¿El área encargada de gestión documental participa en la normalización de formatos yformularios para servicio de las dependencias de la Empresa?
SI
Nombre de la dependencia:
¿Qué aplicación informática utiliza para administrar el inventario documental?
2.1. Información del Área Encargada de la Gestión Documental
SI¿Existe en el organigrama? (marque con una X)
Hay Inventario del Archivo Central SI NO
2.4. Herramientas del Sistema de gestión Documental
2.3. Talento Humano del Área Encargada de la Gestión Documental
6
7
8
SI
¿El área encargada de gestión documental participa en la definición de metodologías detrabajo eficiente para los empleados de la Empresa?
SI
¿El área encargada de gestión documental participa en actividades de seguridadindustrial y salud ocupacional para temas relacionados con el archivo?
SI
121
cd
1
1.11.21.31.4
2a Ubicación dentro del Edificio y condiciones
b Ubicación dentro de la Estructura Organizacional de la Entidad
3a Tipo de Iluminación
b Tipo de mobiliario y condición
3
¿Cómo esta identificada?
Ubicación
NO¿El área encargada de gestión documental cuenta con un procedimiento normalizado para realizar las transferencias?
Nota: el Cuadro de clasificación documental, la tabla de retención documental, la tabla de valoracióndocumental y los inventarios de gestión y central, deberán estar disponibles para su revisión el día de lavisita. Por favor, tenga a la mano accesos y claves si llegaren a ser necesarios. (No imprima ladocumentación )
5
Planos SI NO
NO
4 Identificación de la Documentación SI NO
NO
NO
Estado de Conservación
Soporte (Cajas,
legajos,carpetas)
Documentos Textuales SI NO
SI
Cintas de Audio SI NOMaterial Audiovisual SI NO
Documentos
Relacione como anexo, lo documentos que evidencian la eliminación o sección de documentos en laEmpresa. (actas de eliminación / selección, procedimientos, etc.)
¿El inventario documental está disponible para consulta en la Red?¿Utiliza el formato único de inventario documental propuesto por el Archivo general de la Nación según el Acuerdo 038 de 2002?
SI
¿El área encargada de gestión documental cuenta con un cronograma de transferencias documentales primarias?
SI
Relacione como anexo, el cronograma y el procedimiento para realizar las transferencias documentales.
¿El área encargada de la gestión documental tiene identificados los documentos vitales de la Empresa?
SI
2.5. Transferencias y Disposición Final de los Documentos
2.5. Clases de documentos de FDA
¿La Empresa cuenta con que tipo de documentos cuenta en el FDA?:
1
2
Cantidad M.L
NO
2
4 NO
SI
¿El área encargada de gestión documental tiene un procedimiento normalizado pararealizar eliminación o selección de documentos?
SI
122
7
12
3
4
5
6
7 Describa brevemente cómo se administran Otras Unidades de información en la Empresa
6
NO¿La Empresa tiene reglamento de archivo?
2.6. Estructura y Organización de las Unidades de Información
Describa brevemente cómo se administra la unidad de correspondencia en la Empresa
Describa brevemente cómo se administran las bibliotecas o centros de documentación en la Empresa
Describa brevemente cómo se administran los archivos de gestión en la Empresa
Describa brevemente cómo se administra el archivo central en la Empresa
SI
Describa brevemente cómo se administran otros niveles de archivo en la Empresa
NO
Si lo tiene anéxelo, en caso contrario describa brevemente el proceso realizado.
SI¿El área encargada de gestión documental cuenta con un procedimiento normalizadopara realizar microfilmación y/o digitalización?
123
a
b
5678
9
1
234
De acuerdo con el Subsistema Interno de Gestión Documental y Archivo, enumere la cantidad de
Archivos de gestiónArchivo central
¿La normatividad interna se encuentra disponible para consulta a través de la Intranetde la Empresa?
SI
SI
NOSI
10¿La Empresa tiene Intranet? NO
NO
3
4
1
Según el cronograma de capacitación definido por el área encargada de la gestión documental.Por solicitud de las dependencias de la Empresa
3
2
1
2
4
5
Sistema de Archivo Sede
SI NO
Cantidad de depósitos
SI NO¿La Empresa cuenta con un sistema integrado de conservación?
Oficina de correspondencia
Si el área encargada de la gestión documental ha llevado a cabo capacitaciones o sensibilización, elmaterial utilizado debe estar disponible para ser consultado el día de la visita. (No imprima laspresentaciones u otro materia de apoyo)
¿El área encargada de la gestión documental en la entidad ha adelantado capacitaciones, sensibilización o formación a los empleados en temas de archivo?
El programa de capacitación en temas de archivo se adelanta:
¿Existe un programa normalizado de capacitación, sensibilización o formación de los empleados en temas de archivo?
SI
Relacione como anexo: copia de los documentos que evidencian la capacitación a los empelados de laEmpresa, durante el ultimo año. (Listas de asistencia, planillas, etc.)
NO
SI NO
PARTE 3: CONSERVACIÓN DOCUMENTAL
SIExisten archivos electrónicos que con la tecnología actual no se puedan recuperar?Nombre de la aplicación:
¿La Entidad cuenta con un servidor para el almacenamiento de los documentoselectrónicos?
2.8. Gestión de Documentos Electrónicos
¿Dentro de su programa de gestión documental, consideró la gestión de documentoselectrónicos?
SI
¿La Empresa cuenta con una herramienta para gestión de correspondencia?
SI
SI
2.7. Formación y Capacitación
¿Existe una política documentada para salvaguardar la información electrónica de laEmpresa?
Cantidad Aprox.Soporte SoporteCantidad Aprox.
¿Existe un sistema de control (seguimiento) sobre el trámite de los documentoselectrónicos?Nombre de la aplicación:
SI NO
NO
NO
NO
NO
NO
SI
SI NO¿La Entidad cuenta con una plan de prevención y atención de desastres?¿La entidad cuenta con panorama de riesgos?
SI NO
124
5
7
9
10
Si lo tiene describa la periodicidad en que se realiza
Nombre de quien diligencia el formato:
8
6
Fecha:
¿La Empresa cuenta con un programa de saneamiento ambiental y en dado caso fumigación para desratización o desinsectación?
SI NO
Si lo tiene anéxelo, en caso contrario describa brevemente el proceso realizado.
Si lo tiene describa la periodicidad en que se realiza
SI NO¿La Empresa cuenta con un programa de limpieza para la documentación ubicada en los deposito de archivo?
La Empresa provee de elementos de seguridad industrial al personal que trabaja en archivos?
SI NO
125
Para su conocimiento Responder Urgente X Comentarios
Para su conocimiento Responder Urgente Comentarios
PROCEDIMIENTO CONTROL DE REGISTROS
Comunicación: TPD-FAX-012-09Fecha: 9-07-2009 Hora: No de Páginas:
TPD-F-PA07-03Ver. 0
Fecha: 14/03/08
CONTROL DE COMUNICACIONES ENVIADAS POR FAX
E-mail: [email protected]
Para: ATENCION AL CLIENTE De: ING. ADRIANA CASTELLANOS
Empresa: SURA - SUSALUD
Teléfono: 4049060
Empresa: CONSORCIO SEGUIMIENTO PMTS 2009 - NIT 900.258.544-8
Teléfono:
3231705/07Fax: 4049060 Fax:
3231705/07Confirmó:
ATENTAMENTE ME PERMITO REMITIR LOS SOPORTES ADJUNTOS PARA QUE USTEDES SE SIRVAN ATENDER LA APLICACIÓN DE LOS APORTES SOLICITADA LO ANTES POSIBLE YA QUE EL AFILIADO EN MENCIÓN SE ENCUENTRA
SIN SERVICIOS. Por favor hacer llegar su respuesta al correo electrónico registrado en este remisorio.
CONTROL DE COMUNICACIONES ENVIADAS POR FAX
PROCEDIMIENTO CONTROL DE REGISTROS
TPD-F-PA07-03Ver. 0
Fecha: 14/03/08
Comunicación:
Para: De:
Fecha: Hora: No de Páginas:
Fax: Fax:
3231734Confirmó: E-mail:
Empresa: Empresa:
T.P.D INGENIERÍA S.A.Teléfono: Teléfono:
3231705
ANEXO 4 FORMATOS ESTABLECIDOS POR TPD INGENIERIA S.A.
126
Asunto:
1
2
3
4
5
6
7
8
Atentamente,
ING. MARGARITA PARDO
ENTREGA INFORMES CON OBSERVACIONES ATENDIDAS:
INFORME DE PROCESAMIENTO Y ANALISIS No. 10, (ORIGINAL Y COPIA)
Fecha
Recibí
Horad m
aComunicación: TPD-MEMO-050-0913 5 2009
d m
a
De: CMTTUB08 - ING. MARGARITA PARDO
PROCEDIMIENTO CONTROL DE REGISTROS
TPD-F-PA07-04Ver. 0
Fecha: 14/03/08
Fecha
CONTROL REMISIÓN DE DOCUMENTOS
Para: VELNEC
INFORME FINAL PARTE II (COPIA)
INFORME FINAL PARTE III (ORIGINAL Y COPIA)
INFORME FINAL MEDIO MAGNETICO (ORIGINAL Y COPIA) - 4 DVD
INFORME SIG (COPIA)
INFORME ESTADISTICA (ORIGINAL Y COPIA)
INFORME DE PROCESAMIENTO Y ANALISIS No. 6 (ORIGINAL V1)
INFORME DE ANALISIS No. 16 (COPIA V0)
127
Bogotá, xx enero de 20xx
CMTTUB09-XXX-09
Señores XXXX Atn xxx Ciudad REF:
ASUNTO:
(Cuerpo de la comunicación, descripción del asunto)
Cordialmente,
ALFREDO ARDILA ARIZA Representante Legal CC
Elaborado por:
128
ANEXO No 5 LISTA DE CHEQUEO
129
NOMBRE EMPLEADO
No. CUMPLE FOLIO No.12345678910111213141516171819
Observaciones:
REVISÓ
FECHAFECHA
FOLIÓ
HOJA DE CONTROL HISTORIAS LABORALES
PROCEDIMIENTO RECURSOS HUMANOS
TPD-F-PA08-01
VERSION 0
Fecha: 05/11/2009
FORMATO TPD-F-PA01-02: ENTREVISTA DE SELECCIÓN
TOTAL FOLIOS
SOPORTE AFILIACION EPS
FOTOCOPIA DE LA LIBRETA MILITAR*
PRUEBA DE HABILIDADES
FOTOCOPIA PASADO JUDICIAL VIGENTE
SOLO SE FOLIA CUANDO SE EVIDENCIE QUE LOS DOCUMENTOS BASICOS (1-15) SE ENCUENTREN EN EL EXPEDIENTE.* SE EXIJE EL DOCUMENTO CUANDO APLIQUE
EXAMEN INGRESO MEDICO
FORMATO TPD-F-PA02-03: EVALUACIÓN DE DESEMPEÑO
FOTOCOPIA DE LA LICENCIA DE CONDUCCION*
FOTOCOPIA DEL TITULO UNIVERSITARIO Ó BACHILLER
TARJETA PROFESIONAL*
TIPOLOGÍA DOCUMENTAL
CARTA DE COMPROMISO Y HOJA DE VIDA EN FORMATO ESPECIAL*FOTOCOPIA CC
HOJA DE VIDACONTRATO DE TRABAJO
FOTOCOPIA CERTIFICADO DE ESTUDIOS COMPLEMENTARIOS*CERTIFICADOS LABORALES
OTROS (Cuáles?)
CERTIFICADO AFILIACION AFPSOPORTE AFILIACION ARPSOPORTE AFILIACION CCF
130
ANEXO No 6 CD INVENTARIO DOCUMENTAL HISTORIAS LABORALES
131
ANEXO No 7 MANUAL DE CORRESPONDENCIA TPD INGENIERÍA S.A
OBJETIVO: Describir Las actividades que se deben desarrollar para realizar la
radicación, distribución de la correspondencia en TPD Ingeniería S.A.
ALCANCE: Destinado a todos los empleados de la Empresa que dentro de sus funciones
misionales tengan como responsabilidad la generación de comunicaciones,
comprendiendo la elaboración, radicación y distribución de la correspondencia
hasta su conservación dentro de la Empresa.
DEFINICIONES:
Archivo electrónico: Es el conjunto de documentos electrónicos, producidos y
tratados archivísticamente, siguiendo la estructura orgánico - funcional del
productor, acumulados en un proceso natural por una persona o Empresa
pública o privada, en el transcurso de su gestión.
Comunicaciones Oficiales: Son todas aquellas recibidas o producidas en
desarrollo de las funciones asignadas legalmente a la Empresa,
independientemente de su medio utilizado, cabe aclarar que se tendrán en
cuenta dentro de este manual toda vez que TPD cumple funciones publicas ya
que su cliente principal es la Secretaria Distrital de Movilidad.
Correspondencia: Son todas las comunicaciones de carácter privado que
lleguen a la Empresa, a titulo personal, citando o no el cargo del empelado. No
generan trámites para las instituciones.
132
Documento Electrónico de archivo: Es el registro de información generada,
recibida, almacenada y comunicada por medios electrónicos, que permanece
en estos medios durante su ciclo vital; es producida por una persona o
empresa en razón de sus actividades y debe ser tratada conforme a los
principios y procesos archivísticos.
Documento Original: Es la fuente primaria de información con todos los rasgos
y características que permiten garantizar su autenticidad e integridad.
Radicación de comunicaciones: Es el procedimiento por medio del cual, la
empresa producirá, dejando constancia de la fecha y hora de recibo o de envío,
con el propósito de oficializar un trámite u cumplir con los términos de
vencimiento que establezca la Ley. Estos términos, se empiezan a contar a
partir del día siguiente de radicado el documento.
Registro de Comunicaciones: Es el procedimiento por medio del cual, la
empresa ingresa en su sistema manual o automatizado de correspondencia,
todas las comunicaciones producidas o recibidas, registrando datos tales
como:
Nombre de la persona y/o remitente o destinataria, Nombre o Código de la(s)
Dependencia(s) competente(s), Número de radicación, Nombre del empelado
responsable del trámite, Anexos y Tiempo de respuesta (sí lo amerita).
HORARIOS
La radicación y distribución de la correspondencia se realizara desde el punto
centralizado para tal fin por lo cual se ha establecido un horario continuo
durante la jornada laboral de 8:00am a 5:30pm, la correspondencia deberá ser
recibida y se programaran entregas según la necesidad que se presente, las
entregas se realizaran con un formato en el cual quede evidencia de la
recepción de la correspondencia por parte del empleado.
133
POLÍTICA PARA LA RADICACION Y DISTRIBUCIÓN DE CORRESPONDENCIA
Responsabilidad y limitaciones: La persona encargada de realizar esta labor en
la Empresa cumplirá las siguientes normas:
El recibo y despacho de correspondencia estará centralizado en la sección de
su mismo nombre; por consiguiente, ningún empleado distinto a los autorizados
podrá recibir, atender, o despachar correspondencia, sin ser antes radicada en
esta sección.
La correspondencia de la Empresa se considera confidencial en todas sus
manifestaciones.
Se recomienda a todos los empleados, no utilizar la dirección de la entidad
como destino para correspondencia personal; ya que esta no se tramitara en
ningún caso.
13. CORRESPONDENCIA RECIBIDA
Requisitos específicos:
La documentación recibida debe estar relacionada con asuntos de la empresa
u organización que radica. En lo posible y a menos que se estipule lo contrario
no se deben tener en cuenta las comunicaciones relacionadas con asuntos
personales o particulares de cada empleado.
El documento que se recibe debe estar dentro de la relación de documentos a
radicar.
134
El documento que se recibe debe tener una apariencia y estado aceptables. Se
deben rechazar documentos deteriorados, rotos, húmedos, manchados,
mutilados, violados o con cualquier otra característica que indique que el recibir
el documento puede ocasionar problemas posteriores. En cuanto a normas de
seguridad se debe en lo posible verificar el contenido en presencia de quien lo
entrega.
La información del remitente debe ser clara, suficiente y precisa. Nombre o
empresa, dirección y ciudad (en lo posible teléfono). En ningún caso deben
recibirse comunicaciones que carezcan de esta información o la presenten
incompleta o confusa. Este tipo de situación puede presentar riesgos para la
seguridad.
Toda comunicación que se recibe debe ser dirigida a una persona dentro de la
empresa, de manera que la persona se haga responsable de hacer las
gestiones necesarias para que dicha documentación cumpla su objetivo. Se
debe evitar dirigir comunicaciones a áreas o grupos de personas, pues de esta
manera no se crea una responsabilidad. En caso contrario la persona que
radica deberá revisar lo mejor posible el documento de manera que se pueda
identificar y asignar una responsabilidad. Por lo general del dato del
destinatario ye debe venir lo mejor posible el documento de manera que se
pueda identificar y signar un responsable para atenderla.
Toda documentación o comunicación recibida debe ser marcada con la fecha y
la hora exactas en que se recibe y de ser posible registrar esta información en
un sistema que no permita la alteración o ajuste posterior de esta.
A toda documentación o comunicación se le debe registrar un asunto.
Generalmente se autoriza a la oficina de radicación para revisar toda la
correspondencia que llega, verificar el contenido de sobres, paquetes o
cualquier tipo de empaque. Solo se dejan intactos y se entregan sin verificar los
135
paquetes que vengan identificados con sellos o marcas que indiquen su
carácter de confidencialidad.
Cuando se coloquen sellos o stickers a la correspondencia enviada o a las
pruebas de recibo, debe hacerse en los lugares indicados para ello y ante todo
evitar ocultar información de los documentos o alterar su contenido.
2. CORRESPONDENCIA ENVIADA
Requisitos específicos:
La correspondencia enviada debe ser entregada a la oficina de radicaciones
por un empleado interno de la empresa. Es aconsejable que el empleado
espere hasta el momento que le sea devuelta su copia o copias con el sticker o
sello de radicación.
La correspondencia que se desee enviar debe tener claramente especificados
los datos del corresponsal al que se envía la documentación. Los datos
aportados deben ser suficientes para que la comunicación llegue a su destino.
La correspondencia enviada debe estar firmada solo por personal autorizado
para firmar comunicaciones emitidas por la empresa, pues se debe tener en
cuenta que es el nombre de la empresa el que puede resultar afectado o
beneficiado cuando la comunicación sale.
Toda correspondencia que sale de la organización deber ser radicada. Ante
cualquier inconveniente jurídico, no se hará responsable por cartas o asuntos
que no se hayan radicado.
Cuando se coloquen sellos o stickers a la correspondencia recibida o a las
pruebas de recibo, debe usarse en los lugares indicados para ello y ante todo
evitar ocultar información de los documentos o alterar su contenido.
136
3. PROCEDIMIENTO
El empleado de la sección de correspondencia, será el encargado de recibirla.
Si es entrega personal, debe confrontar el contenido del documento, verificar
integridad, radicar con fecha, hora y número de consecutivo y proceder a firmar
la copia de recibo del remitente.
Si no es entrega personal, debe verificar el contenido, radicar con sello, fecha,
hora, número consecutivo, código de área destinataria y firma.
Después procederá a clasificar la correspondencia por áreas, diligenciar la
planilla de correspondencia recibida y se le hará entrega al empleado que la
distribuirá junto con la planilla.
El empleado que la distribuirá debe recoger los documentos e iniciar su
recorrido por las diferentes áreas y se entregara a la oficina de
correspondencia.
Esta a su vez, verificará el contenido de la planilla contra la correspondencia
firmará la planilla y la devolverá.
El empleado que la distribuirá de correspondencia recibirá la planilla y la
archivará en el consecutivo correspondiente.
4. NORMAS A SEGUIR POR LAS SECRETARIAS AL RECIBO DE LA CORRESPONDENCIA
Una vez radicada y emitida la planilla de CONTROL DIARIO DE
CORRESPONDENCIA, en la que se especificará si es correspondencia interna
137
o externa, hora de recibido y hora de entrega y remitente, el encargado revisará
cuidadosamente el listado contra la correspondencia que recibe ya que este
listado transfiere la responsabilidad de recibo de dicha correspondencia.
Cuando por algún motivo se encuentren inconsistencias o dudas en el listado,
se deberá informar inmediatamente a la sección de correspondencia para
solucionar un posible error en el destino de los documentos.
5. DEFINICIÓN GENERAL DE ESCRITOS ADMINISTRATIVOS
Los documentos escritos expedidos por las diferentes áreas de la Empresa que
pueden ser de carácter general y/o particular, externos o internos, deberán
sujetarse a las definiciones, competencias y contenidos que establezcan las
directivas en cuanto a la reglamentación que se implemente.
Las modificaciones, adiciones o derogaciones que a dichos escritos
administrativos se efectúen, también deberán conservar la jerarquía normativa
y definición de cada escrito inicial. Los escritos administrativos pueden ser
actos administrativos y comunicaciones internas y externas.
5.1 Carta comercial
Definición: Comunicación escrita que se utiliza en las relaciones comerciales entre
empresas y personas naturales; igualmente, en las relaciones entre empresas
y sus empleados.
Márgenes Superior entre 3 cm y 4 cm
Inferior entre 2 cm y 3 cm
Lateral izquierdo entre 3 cm y 4 cm
Lateral derecho entre 2 cm y 3 cm
138
Descripción de las partes de la CARTA
• La numeración es consecutiva, le puede anteceder el código de
dependencia, determinado por la Empresa, se escribe de dos a tres
interlineas del margen superior.
• Los datos del nombre de la ciudad de origen y la fecha de envío, se
escriben de dos a tres interlineas del número (referencia). En forma
completa y en orden del día, mes (en minúscula) y año sin separarlo con
punto.
• Los datos del destinatario se dirigen en forma personalizada, es decir, a
un funcionario específico, si es imposible obtener el nombre, se envía a
la jefatura responsable. A partir de la ciudad y la fecha se dejan de
cuatro a seis interlíneas según la extensión de la carta, Estos datos
pueden ocupar hasta ocho líneas, sin sobrepasar la mitad del escrito y a
interlineación sencilla.
• El nombre del destinatario se ubica en la segunda línea, en mayúscula
sostenida o con mayúscula inicial; de preferencia se escriben los dos
apellidos. No se utiliza negrilla.
• Los nombres de los cargos se escriben con mayúscula inicial. Los
nombres de los cargos demasiado extensos, pueden repartirse en dos
líneas para guardar armonía con los datos restantes. No se efectúa
separación silábica.
• La empresa se anota en la línea siguiente al cargo, con la denominación
más ampliamente conocida, es decir, Razón social, o sigla, o acrónimo,
139
así: En caso de nombre completo, la escritura se efectúa con mayúscula
inicial y respetando las denominaciones Ltda., S.A. y otras que pueden
contener razón social. Las siglas compuestas por la letra inicial de cada
palabra de la razón social, se escriben en mayúscula sostenida. Con
punto. Los acrónimos conformados por varias letras extractadas del
nombre completo de la razón social se escriben con mayúscula inicial. Si
se desea destacar el acrónimo, puede digitarse en mayúscula sostenida.
• La dirección o el apartado. Se utiliza una de las dos. En la carta se
escribe la misma dirección que se registra en el sobre. Se dejan dos
espacios en máquina o cuatro en computador, entre el número de la
calle y el de la puerta o se emplea opcionalmente la abreviatura de
número (No.). No se abrevian las palabras calle, carrera avenida y
demás. El apartado se anota como un solo número.
• El nombre de la ciudad, Se identifica por su nombre , aún tratándose de
correspondencia local.
• El país, Si la carta va dirigida al exterior, se anota el nombre del país en
la misma línea de la ciudad o en la línea siguiente, dependiendo de la
extensión de los datos.
• El asunto (es opcional), constituye la síntesis del tema expresado
máximo de cuatro palabras en mayúscula inicial y si subrayar, se escribe
a tres interlíneas de los datos del destinatario, contra el margen
izquierdo, seguida de dos puntos (:).
• El saludo, para las damas se acostumbra el nombre y para los
caballeros el apellido, escrito de cuatro a seis interlíneas de los datos
del destinatario, o a tres del asunto si lo hay.
• El texto, se escribe a una interlinea entre renglones y a dos entre
párrafos, se redacta en forma clara, breve, directa, sencilla y cortes; de
140
preferencia, se expresa en primera persona del plural (nosotros) porque
representa a un grupo empresarial, así se trate de un único firmante. En
lo posible se trata un solo tema por carta. En las comunicaciones
comerciales se omiten los temas personales, utilizando el tratamiento de
usted. Es importante que la carta no lleve errores técnicos, ortográficos,
gramaticales ni puntuación.
• La despedida, expresión de cortesía que se escribe a dos interlineas del
texto, contra el margen izquierdo. Se puede presentar una expresión
breve seguida de una coma.
• El remitente, se sitúa de cuatro a seis interlíneas de la despedida, y en
concordancia con el nombre del destinatario, se escribe en mayúscula
sostenida o con mayúscula inicial. El cargo se anota en la línea
siguiente, con mayúscula inicial, sin centrar. En caso de de dos
firmantes, sus datos se pueden distribuir uno bajo el otro o en pareja. En
caso de más de dos firmantes, si el número es impar, el último se centra.
• Las líneas especiales, si se requieren, se detallan en el texto. Al final de
la carta, a dos interlineas del firmante se anota la palabra anexo o
anexos, con mayúscula inicial seguida de dos puntos (:). A dos espacios
se enuncia la cantidad; de preferencia se clasifican el número de hojas o
el tipo de anexo.
• A dos renglones del firmante o de la línea de anexos (si la hay), contra el
margen izquierdo, se escribe la palabra copia, si se requiere, si abreviar
y seguida de dos puntos (:). A dos espacios (alineación equivalente
para el procesador de texto) se relacionan los destinatarios, así:
tratamiento, nombre, cargo y empresa. Se utiliza interlineación sencilla.
• La identificación del transcriptor a dos interlíneas del firmante o del
último renglón escrito se anotan el nombre con mayúscula inicial e inicial
141
del apellido de la persona responsable de transcribir el documento. Se
recomienda emplear letra más pequeña y en caso de nombre
compuesto, es conveniente escribir uno de los dos.
Nota: si la persona que firma es la misma que escribe el documento, no se
necesita identificación del transcriptor.
5.2 Memorandos
Definición: Son escritos internos, de carácter general o particular, utilizados para
comunicarse entre las diferentes áreas de la Empresa, relacionados con
aspectos informativos, de control, de coordinación o trámite. Está destinado a
transmitir información, orientaciones, recomendaciones o pautas a las áreas.
Descripción de las partes del MEMORANDO
• Se diligenciara el Formato TPD-F-PA07-04 (Ver anexo 4)
Memorando con el mismo contenido para diferentes destinatarios Se elabora el contenido del memorando, dejando en blanco la línea de
destinatario que se debe llenar individualmente así: con el mismo tipo de
máquina una vez reproducido el documento matriz; con señal de parada
cuando el texto ha sido grabado; o, con combinación de correspondencia en
procesador de texto.
5.3 Documentos Fax
5.4 Recibidos
Al recibirlo se tendrá en cuenta no colocar los dedos sobre el escrito (debido al
papel y la calidad de la tinta, se borra con facilidad), adicional no se subrayara
142
toda vez que en el momento de la reprografía la información subrayada no
podrá ser copiada, inmediatamente después de recibirlo el empleado
encargado tomara fotocopia e iniciara el tramite. Si se recibe por
correspondencia el original, se procederá a destruir los anteriores en caso
contrario se archivara la fotocopia nítida, se registrara en la plantilla. No se
deben conformar carpetas “Fax enviados y/o recibidos”.
5.5 5.6 Enviados
El empleado debe confirmar telefónicamente si se recibió. Si se debe enviar
original por correo, deje copia para el archivo, utilizando el formato TPD-F-
PA07-03 (Ver anexo 4) referente a Fax, lo que se debe adjuntar a la copia de la
comunicación, así se dejara constancia de su trámite y se evitara pegar colillas
al documento.
6. FLUJOGRAMAS Definición: mediante estos flujogramas se evidenciara los pasos en los que
transitan las comunicaciones.
143
144
145
146
147
148
149
150
151
ANEXO N° 8 PROCEDIMIENTO DE FOLIACIÓN.66
La foliación se debe realizar en los archivos de Gestión, ya que como se logro
evidenciar solo se realiza en el área de licitaciones, pero es necesaria en toda
la Empresa puesto que se debe tener el control sobre los documentos emitidos,
por esto el proceso de foliación se debe hacer de la siguiente manera:
Como se puede advertir, foliar no es lo mismo que paginar, pues no solo son
términos diferentes sino también conceptos distintos. Para efectos de
numeración en archivos, este documento se refiere única y exclusivamente a
foliación, la cual ratifica la ordenación.
1. Se debe numerar de manera consecutiva, es decir, sin omitir ni repetir
números.
2. No se debe foliar utilizando números con el suplemento A, B, C, ó bis. En
documentos de archivo que contienen texto por ambas caras, se registrará el
número correspondiente en la cara recta del folio.
3. Se debe escribir el número en la esquina superior derecha de la cara recta
del folio en el mismo sentido del texto del documento.
4. Se debe escribir el número de manera legible y sin enmendaduras sobre un
espacio en blanco, y sin alterar membretes, sellos, textos o numeraciones
originales.
5. No se debe escribir con trazo fuerte porque se puede causar daño
irreversible al soporte papel. 66 Colombia. Archivo General de la Nación. Anexos Guía de implementación de un Programa de
Gestión Documental. [PDF]. P. 34-36.
4 3
2 1
152
6. No se deben foliar las pastas ni las hojas-guarda en blanco.
7. Los planos, mapas, dibujos, etc., que se encuentren tendrán el número de
folio consecutivo que les corresponde, aún cuando estén plegados.
8. Los anexos impresos (folletos, boletines, periódicos, revistas.) que se
encuentren se numerarán como un solo folio. En el área de notas del
instrumento de control o de consulta se debe dejar constancia de título, año y
número total de páginas. Si se opta por separar este material se hará la
correspondiente referencia cruzada.
9. Cuando se encuentren varios documentos de formato pequeño adheridos a
una hoja, a ésta se le escribirá su respectivo número de folio, dejando en el
área de notas del instrumento de control o de consulta las características del
documento foliado: cantidad de documentos adheridos, título, asunto y fecha
de los mismos.4
10. Las fotografías cuando están sueltas se foliarán en la cara vuelta, utilizando
lápiz de mina negra y blanda, tipo HB ó B, correspondiendo un número para
cada una de ellas. En el área de notas del instrumento de control o de consulta
se debe dejar constancia de las características del documento foliado: tamaño,
color, título, asunto, fecha y otros que se consideren pertinentes. Si una o
varias fotografías se encuentran adheridas a una hoja, a ésta se le escribirá su
respectivo número de folio, dejando constancia en el área de notas del
instrumento de control o de consulta, de la cantidad de fotografías adheridas a
la hoja, al igual que otras características: tamaño, color, título, asunto, fecha y
otros datos que se consideren pertinentes. Si se opta por separar este material
se hará la correspondiente referencia cruzada.
12. En caso de unidades de conservación (copiadores de correspondencia,
legajos, tomos, libros de contabilidad, etc.) que ya vienen empastados, foliados
y/o paginados de fábrica, puede aceptarse como mecanismo de control sin
necesidad de refoliar a mano. De todos modos debe registrarse en el área de
notas del instrumento de control o de consulta, la cantidad de folios o páginas
que contiene.
13. Para el caso de unidades documentales que se generan foliadas por
impresora, se dejará esta foliación siempre y cuando en una unidad de
153
conservación no haya más de una, en caso contrario, cuando haya más de
una, deberá refoliarse toda la unidad de conservación.
14. Si existen errores en la foliación, ésta se anulará con una línea oblicua,
evitando tachones.
15. La foliación es una tarea previa a cualquier empaste, proceso de
descripción o proceso técnico de reprografía (microfilmación o digitalización).
16. La documentación que ya se encuentra haciendo parte del acervo
documental en Archivos Históricos, cuyos folios estén sueltos y en blanco, se
retirarán. Si por el contrario, se encuentran empastados o cosidos deberán
foliarse y se dejará la anotación respectiva en el área de notas del instrumento
de control o de consulta. La foliación de este tipo de documentos debe
efectuarse utilizando lápiz de mina negra y blanda, tipo HB o B.
17. No se deben numerar los folios totalmente en blanco (cosidos o
empastados) que se encuentren en tomos o legajos en archivos de gestión o
archivos centrales, pero sí dejar la constancia en el área de notas del
instrumento de control o de consulta.
18. No se deben foliar ni retirar los folios sueltos en blanco cuando éstos
cumplen una función de conservación como: aislamiento de manifestación de
deterioro biológico, protección de fotografías, dibujos, grabados u otros, o para
evitar migración de tintas por contacto.
19. Para adherir documentos o fotografías a una hoja, debe utilizarse pegante
libre de ácido
154
ENTIDAD REMITENTE _______________________________________________________________________________ HOJA Nº _________DE ________ENTIDAD PRODUCTORA _____________________________________________________________________________ REGISTRO DE ENTRADAUNIDAD ADMINISTRATIVA ___________________________________________________________________________ Año Mes Día NTOFICINA PRODUCTORA _____________________________________________________________________________OBJETO ___________________________________________________________________________________________ NT = Número de Transferencia
No NoInicial Final C aja C arpeta T o mo Otro C aja C arpeta
Elaborado por _______________________________________________________________ Entregado por ____________________________________________________Cargo ______________________________________________________________________ Cargo ___________________________________________________________Firma ______________________________________________________________________ Firma ___________________________________________________________Lugar _________ Fecha _________________________________________________________ Lugar ________Fecha _______________________________________________
Recibido por ________________________________________________________________Cargo ______________________________________________________________________Firma ______________________________________________________________________Lugar _________ Fecha _________________________________________________________
Formato Único de Inventario DocumentalVERSIÓN: 1
NotasSoporteFechas Extremas Unidad de Conservación
FORMATO No:
Número de Orden
Frecuencia de consulta
Código Nombre de las series, subseries o asuntos Número de Folios
ANEXO 9 FORMATO INVENTARIO DOCUMENTAL
156
ANEXO 10 CONDICIONES DE CONSERVACIÓN
ACUERDO No. 04967 ( 05 de mayo de 2000)
Por el cual se desarrolla el artículo del Capítulo 7 “Conservación de
Documentos” del Reglamento General de Archivos sobre “condiciones de
edificios y locales destinados a archivos”.
El Consejo Directivo del Archivo General de la Nación
En uso de sus facultades legales y en especial las conferidas por la Ley 80 de
1989 y el Decreto 1777 de 1990, y
CONSIDERANDO:
Que el artículo segundo de la Ley 80 de 1989, señala las funciones del Archivo
General de la Nación y en si literal b) preceptúa: “Fijar políticar y expedir los
reglamentos necesarios para organizar la conservación y el uso adecuado del
patrimonio documental de la Nación, de conformidad con los planes y
programas que sobre la material adopta la Junta Directiva”.
Que el artículo octavo del Decreto 1777, establece las funciones de la Junta
Directiva del AGN, ahora. Consejo Directivo, en virtud de Decreto 1126 de
1999, y en su numeral a) dispone: “Adoptar y evaluar periódicamente la
política archivística a nivel nacional”.
67 Colombia. Archivo General de la Nación. Acuerdo 049 de 2000. [en línea]. Disponible en:
http://www.archivogeneral.gov.co/index.php?idcategoria=2006. Consultado el 10 de
noviembre de 2000
157
Que se hace necesario reglamentar las condiciones de edificios y locales
destinados para sedes de archivos.
ACUERDA:
ARTICULO 1º: Edificios de Archivo. Los edificios y locales destinados como
sedes de archivos deberán cumplir con las condiciones de edificación,
almacenamiento, medio ambiental, de seguridad y de mantenimiento que
garanticen la adecuada conservación de los acervos documentales.
ARTICULO 2º : Condiciones generales. La edificación debe tener en cuenta
los siguientes aspectos:
-Ubicación. Características de terreno sin riesgos de humedad subterránea o problemas de
inundación y que ofrezca estabilidad.
Deben estar situados lejos de industrias contaminantes o posible peligro por
atentados u objetivos bélicos.
Prever el espacio suficiente para albergar la documentación acumulada y su
natural incremento.
Aspectos Estructurales. Si se utilizan estantería de 2.20 mts de alto, la resistencia de las placas y pisos
deberá estar dimensionada para soportar una carga mínima de 1200 k/mt2,
cifra que se deber incrementar si se va a emplear estantería compacta o de
mayor tamaño señalado.
Los pisos, muros, techos y puertas deben estar construidos con material
ignifugos de alta resistencia mecánica y desgaste mínimo a la abrasión.
158
Las pinturas utilizadas deberán igualmente poseer propiedades ignifugas, y
tener el tiempo de secado necesario evitando el desprendimiento de sustancias
nocivas para la documentación.
Capacidad de almacenamiento. Los depósitos se dimensionarán teniendo en cuenta:
La manipulación, transporte y seguridad de la documentación.
La adecuación climática a las normas establecidas para la conservación del
material documental.
El crecimiento documental de acuerdo con los parámetros archivísticos que
establezcan los procesos de retención y valoración documental.
Distribución. Las áreas destinadas para la custodia de la documentación deben contar con
los elementos de control y aislamiento que garanticen la seguridad de los
acervos.
Las zonas de trabajo archivístico, consulta y prestación de servicios estarán
fuera de las de almacenamiento tanto por razones de seguridad como de
regulación y mantenimiento de las condiciones ambientales en las áreas de
depósito.
Las áreas técnicas tendrán relación con las de depósito, tomando en cuenta el
necesario aislamiento que debe existir en cuanto a la función desarrollada, así
como las relaciones de éstas con las zonas de custodia, recepción,
organización y tratamiento de los documentos.
ARTICULO 3º: Areas de depósito. El almacenamiento de la documentación,
deberá establecerse a partir de las características técnicas de los soportes
documentales, considerando los siguientes aspectos:
159
Estantería: Diseño acorde con las dimensiones de las unidades que contendrá, evitando
bordes o aristas que produzcan daños sobre los documentos.
Los estantes deben estar construidos en láminas metálicas sólidas, resistentes
y estables con tratamiento anticorrosivo y recubrimiento horneado
químicamente estable:
Deberá tener una altura de 2.20 mts y cada bandeja soportar un peso de
100kg/mt lineal.
La estantería total no deberá tener más de 100 mts de longitud.
Si se disponen módulos compuestos por dos cuerpos de estanterías, se deben
utilizar los parales y tapas laterales para proporcionar mayor estabilidad. En
todo caso se deberán anclar los estantes con sistemas de fijación a piso.
La balda superior debe estar a un máximo de 180 cms, para facilitar la
manipulación y el acceso del operario a la documentación.
La balda inferior debe estar por lo menos a 10 cms del piso.
Las baldas deben ofrecer la posibilidad de distribuirse a diferentes alturas, para
posibilitar el almacenamiento de diversos formatos, permitiendo una graduación
cada 7 cm. o menos.
Los acabados en los bordes y ensambles de piezas deben ser redondeados
para evitar desgarres en la documentación.
El cerramiento superior no debe ser utilizado como lugar de almacenamiento
de documentos ni de ningún otro material.
Distribución de Estanterías. - La estantería no irá recostada sobre los muros y se debe dejar un
espacio mínimo de 20 cm., entre éstos y la estantería.
- El espacio de circulación entre cada módulo de estantes debe tener un
mínimo de 70 cm., y un corredor central mínimo de 120 cm.
- La estantería deberá tener un sistema de identificación visual de la
documentación acorde con la signatura topográfica.
160
- Para unidades de conservación como libros, legajos o carpetas se
recomienda el empleo de separadores metálicos con el fin de evitar el
deslizamiento y la deformación de la documentación almacenada.
Mobiliario para Obras de gran Formato Además de las características anotadas deberán dimensionarse para contener
un número de obras, cuyo peso y volumen no dificulte su manipulación. Así las
gavetas de las planotecas tendrán una profundidad de 5 cms. o menos . Cada
una e ellas debe poseer sistemas de rodamiento que disminuyan la fricción y
vibraciones, eliminando el riesgo de atascamiento o caída de la gaveta.
Archivadores verticales Utilizados como mobiliario de oficina, deben elaborarse en materiales estables
para la conservación y proyectarse de acuerdo con la producción documental.
Mobiliario para documentos en otros formatos. Para la documentación de imagen análoga como microfilmación, cintas
fonográficas, cintas de video, rollos cinematográficos o fotografía entre otros o
digital como disquetes, C.D. principalmente, se deben contemplar sistemas de
almacenamiento especiales como gabinetes, armarios o estantes con diseños
desarrollados acordes con las dimensiones y tipo de soporte a almacenar y los
recubrimientos antioxidantes y antiestáticos a que haya lugar.
Contenedores - Todos los documentos, sean sueltos o encuadernados, requieren
sistemas distintos y eficientes de protección, acordes con las características
de tamaño y función.
161
- Como sistemas de almacenamiento se recomienda utilizar contenedores
o sistemas de embalaje para albergar folios sueltos, legajos, libros o tomos
encuadernados con el propósito de prolongar de una manera
considerable la conservación de los mismos.
- Los contenedores deben ser elaborados en cartón neutro y si no se
dispone de éstos, se aplicará al cartón un recubrimiento que impida la
acidificación por contacto.
- El material y el diseño de la elaboración de las unidades de
almacenamiento debe estar dimensionado de acuerdo con el peso y
tamaño de la documentación a conservar. Para el ensamble no se utilizará
adhesivo o materiales metálicos.
- La distancia libre entre la unidad de conservación y la bandeja superior
debe ser mínimo de 4 cm.
- Para documentos en formato análogo como microfilm, cintas
fonográficas, cintas de video, rollos cinematográficos o fotografía entre
otros y digitales como disquetes y C.D., se tendrá en cuenta lo siguiente:
- Las fotografías y negativos deberán almacenarse en sobre individuales y
en cajas de pH neutro (7) y nunca emplear materiales plásticos.
- Los rollos de microfilmación deberán mantenerse en su carrete y
contenedor elaborados en material estable y químicamente inerte; cada rollo
estará en una unidad independiente debidamente identificada y dispuesto en
las respectivas estanterías diseñadas acordes con el formato y con las
especificaciones requeridas para garantizar su preservación.
- Los disketes y C.D. podrán contar con una unidad de conservación
plástica en polipropileno u otro polímero químicamente estable y que no
desprenda vapores ácidos o contener moléculas ácidos retenidas en su
estructura. Cada unidad de conservación contendrá solo un disquete o C.D.
Artículo 5o.: Condiciones ambientales y técnicas. Los edificios y locales
destinados a albergar material de archivo, deben cumplir con las condiciones
162
ambientales que incluyen manejo de temperatura, humedad relativa,
ventilación, contaminantes atmosféricos e iluminación, así:
Condiciones Ambientales Material Documental: Soporte en papel. - Temperatura de 15 a 20 oC con una fluctuación diaria de 4 oC.
- Humedad relativa entre 45% y 60% con fluctuación diaria del 5%.
Material documental: Fotografía.
- Blanco y Negro: Temperatura 15 a 20 oC.
Humedad relativa de 40% a 50%
- Color: Temperatura menor a 10 oC.
Humedad relativa de 25% a 35%
- Grabaciones: Temperatura 10 a 18 oC
Humedad relativa de 40% a 50%
- Medios magnéticos: Temperatura 14 a 10 oC.
Humedad relativa de 40% a 50%
- Discos Opticos: Temperatura 16 a 20 oC.
Humedad relativa de 35% a 45%
- Microfilm: Temperatura 17 a 20 oC.
Humedad relativa de 30% a 40%
Ventilación.
163
- El caudal debe garantizar la renovación continua y permanente del aire
de una a dos veces por hora. Esto se debe establecer de acuerdo con las
condiciones ambientales internas que se quieren mantener y al espacio.
- La disposición de las unidades de conservación en los estantes deberá
permitir una adecuada ventilación a través de ellos.
Filtrado de aire. Deberá contar con medios de filtración del aire de ingreso tanto de partículas
sólidas como de contaminantes atmosféricos. Los niveles de éstos guardan
relación con el sitio de emplazamiento de la edificación.
Iluminación en depósitos. - Para radiación visible lumínica, menor o igual a 100 lux.
- Para radiación ultravioleta, menor o igual a 70 uw/lumen.
- Evitar la incidencia de la luz directa sobre documentación y
contenedores.
- Como iluminación artificial se podrá emplear luz fluorescente pero de
baja intensidad y utilizando filtros ultravioleta.
- Para el techo se debe emplear luz fluorescente con filtros ultravioleta.
- Los balastros no deben estar en el interior de los depósitos.
- Disponer de equipos para atención de desastres como extintores de
CO2, Solfaclan o Multipropósito y extractores de agua de acuerdo con el
material a conservar. Evitar el empleo de polvo químico y de agua.
- Las especificaciones técnicas de los extintores y el número de unidades
deberá estar acorde con las dimensiones del depósito y la capacidad de
almacenamiento.
- Implementar sistemas de alarma contra incendio y robo.
164
- Proveer la señalización necesaria que permita ubicar con rapidez los
diferentes equipos para la atención de desastres y las rutas de evacuación y
rescate de las unidades documentales.
Mantenimiento. - Garantizar la limpieza de instalaciones y estantería con un producto que
no incremente la humedad ambiental.
- Las unidades de conservación requieren de un programa de limpieza en
seco y para el efecto se deben emplear aspiradoras.
ARTICULO SEXTO: El presente Acuerdo rige a partir de su publicación.
PUBLIQUESE Y CUMPLASE
Dado en Santafé de Bogotá a los cinco (5) días del mes de mayo del dos mil
(2000).
BEATRIZ ELENA OSORIO LAVERDE ALFONSO CUEVAS ZAMBRANO
Presidente Secretario Técnico
165
ANEXO No 11 ACUERDO 39 DE 200268 (Octubre 31)
EL por el cual se regula el procedimiento para la elaboración y aplicación de las
Tablas de Retención Documental en desarrollo del artículo 24 de la Ley 594 de
2000.
CONSEJO DIRECTIVO DEL ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN,
En uso de las facultades que le confieren la Ley 80 de 1989, la Ley 489 de
1998 y la Ley General de Archivos 594 de 2000,
CONSIDERANDO Que el artículo 2º de la Ley 80 de 1989 señala las funciones del Archivo
General de la Nación y en su literal b) estipula "fijar políticas y establecer los
reglamentos necesarios para garantizar la conservación y el uso adecuado del
patrimonio documental de la Nación de conformidad con los planes y
programas que sobre la materia adopte la Junta Directiva" ahora Consejo
Directivo en virtud del Decreto 1126 de 1999;
Que la Administración Pública en sus diferentes niveles y las entidades
privadas que cumplen funciones públicas deben elaborar y adoptar las Tablas
de Retención Documental para coadyuvar a la eficiencia de la gestión del
Estado, la conservación del patrimonio documental y el fácil acceso del
ciudadano a la información contenida en los documentos de archivo;
Que las Tablas de Retención Documental es el listado de series con sus
correspondientes tipos documentales, producidos o recibidos por las unidades
administrativas de una entidad, en cumplimiento de sus funciones, a las cuales
se les asigna el tiempo de permanencia en cada fase de archivo;
Que las Tablas de Retención Documental son el instrumento archivístico,
esencial que permite la normalización de la gestión documental, la
68 ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. Reglamento Acuerdo 039 de 2002. [en línea].
Disponible en:
http://www.politecnicojic.edu.co/archivo/ACUERDO%20NUMERO%20039%20DE%202002%
20OCTUBRE%2031.pdf.Consultada el 15 de septiembre de 2009.
166
racionalización de la producción documental y la institucionalización del ciclo
vital de los documentos en los archivos de gestión, central, e histórico de las
entidades,
ACUERDA Artículo 1º. Regular el procedimiento que deben seguir las entidades del
Estado en sus diferentes niveles de la organización administrativa, territorial y
por servicios y las entidades privadas que prestan servicios públicos, para la
elaboración y aplicación de las Tablas de Retención Documental, el que
comprenderá las etapas relacionadas a continuación.
Tercera Etapa. Elaboración y presentación de la Tabla de Retención
Documental para su aprobación.
El Jefe de Archivo preparará la propuesta de Tablas de Retención Documental
de la Entidad con las series y subseries documentales que tramita y administra
cada dependencia, acompañada de una introducción y de los anexos que
sustenten el proceso y los criterios empleados en su elaboración. El Comité de
Archivo hará el estudio correspondiente y producirá un Acta avalando la
propuesta.
Las Secretarías Generales de las Entidades Oficiales o quienes hagan sus
veces, o los funcionarios de la más alta jerarquía de quienes dependan los
archivos, remitirán a la instancia evaluadora correspondiente, el proyecto de
Tablas de Retención Documental para su evaluación y aprobación.
Cuarta Etapa. Aplicación.
Aprobadas las Tablas de Retención Documental por la instancia competente, el
representante legal expedirá el acto administrativo correspondiente, que ordene
su difusión ante los servidores públicos de la Entidad, para garantizar su
aplicación.
La Unidad de Archivo capacitará a todos los servidores públicos de la Entidad,
para la aplicación de las TRD. Así mismo, elaborará los instructivos que
refuercen y normalicen la organización de los documentos y archivos de
gestión y la preparación de las transferencias documentales.
167
La organización de los documentos en las diferentes fases de archivo, gestión,
central e histórico se hará con fundamento en las Tablas de Retención
Documental.
Las transferencias documentales primarias y secundarias se adelantarán
teniendo en cuenta los plazos establecidos en la correspondiente Tabla de
Retención Documental, siguiendo los procedimientos de limpieza de la
documentación, eliminación del material metálico, identificación de material
afectado por biodeterioro. El cronograma lo establecerá la Unidad de Archivo
de la Entidad.
Los documentos a eliminar de acuerdo con la Tabla de Retención Documental
se destruirán y se dejará constancia en Acta que será suscrita por el Presidente
del Comité de Archivo, el Jefe de Archivo y el de la dependencia respectiva.
Quinta Etapa. Seguimiento y actualización de las Tablas de Retención
Documental.
La unidad de Archivo de cada entidad establecerá un cronograma de
seguimiento para la verificación de la aplicación de la Tabla de Retención
Documental en las dependencias y un plan de mejoramiento en el corto plazo,
para atender las modificaciones suscitadas por cambios en los procedimientos,
reformas organizacionales y funcion es.
Las modificaciones a las Tablas de Retención Documental que surjan del
seguimiento o de la solicitud de la dependencia, deberán ser evaluadas por la
Unidad de Archivo de la Entidad y aprobadas por el Comité de Archivo de la
misma.
Parágrafo. La Tabla de Retención Documental se aplicará a partir de su
aprobación y servirá de referente para la organización y conformación de series
y subseries de los documentos producidos con anterioridad a la aprobación,
siempre y cuando correspondan a la misma estructura organizacional sobre la
cual se basó la elaboración de las TRD.
Artículo 2º. El Archivo General de la Nación en cumplimiento de la función de
inspección y vigilancia, verificará la aplicación de las Tablas de Retención
Documental, en el momento que lo considere pertinente.
168
Artículo 3º. El presente Acuerdo rige a partir de la fecha de su publicación y
deroga expresamente los demás que le sean contrarios.
Publíquese, comuníquese y cúmplase.
Dado en Bogotá, D. C., a los treinta y un (31) días del mes de octubre de dos
mil dos (2002).
La Presidenta,
Adriana Mejía Hernández.
La Secretaria Técnica,
Elsa Moreno Sandoval.
NOTA: Publicado en el Diario Oficial 44.997 del 13 de Noviembre de 2002.
169
ANEXO No 12 CIRCULAR 004 DE 2003
DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE LA FUNCION PÚBLICA
ARCHIVO GENERAL DE LA NACION
CIRCULAR No.004 DE 200369
PARA: Secretarios Generales de Ministerios, Departamentos
Administrativos, Superintendencias, Unidades
Administrativas Especiales y demás Entidades de la Rama
Ejecutiva del Orden Nacional
DE: Departamento Administrativo de la Función Pública y
Archivo General de la Nación
ASUNTO: Organización de las Historias Laborales
FECHA: Junio 6 de 2003.
El pasado 20 de diciembre de 2002 el Departamento Administrativo de la
Función Pública y el Archivo General de la Nación, expidieron la Circular No.
07, a través de la cual se expresó la necesidad de que todas las Entidades de
la Rama Ejecutiva del Orden Nacional organicen los archivos conforme a lo
dispuesto en la Ley General de Archivos 594 de 2000 y a las pautas y normas
69 Colombia. Archivo General de la Nacion. Circular 004 de 2003. [en línea] . Disponible en:
http://www.alcaldiabogota.gov.co/sisjur/normas/Norma1.jsp?i=10631. Consultado el 15 de noviembre de
2009.
170
técnicas generales sobre la conservación de la información oficial de las
entidades.
Teniendo en cuenta lo anterior, en desarrollo del Programa de Renovación de
la Administración Pública se viene adelantando por parte de la Presidencia de
la República, el Departamento Nacional de Planeación, el Archivo General de
la Nación y el Departamento Administrativo de la Función Pública, un plan de
contingencia que involucra el acompañamiento y seguimiento al manejo de los
archivos, con el fin de proteger los fondos documentales de las entidades
dentro de sus procesos de reforma institucional y de manera específica la
relacionada prioritariamente con las historias laborales, nóminas e historias
clínicas, entre otras.
Para el efecto, dentro de los criterios técnicos establecidos por el Archivo
General de la Nación, cada expediente de Historia Laboral debe contener como
mínimo los siguientes documentos, respondiendo a la forma de vinculación
laboral en cada entidad:
♦ Acto administrativo de nombramiento o contrato de trabajo
♦ Oficio de notificación del nombramiento o contrato de trabajo
♦ Oficio de aceptación del nombramiento en el cargo o contrato de trabajo
♦ Documentos de identificación
♦ Hoja de Vida (Formato Único Función Pública)
♦ Soportes documentales de estudios y experiencia que acrediten los
requisitos del cargo
♦ Acta de posesión
♦ Pasado Judicial – Certificado de Antecedentes Penales
♦ Certificado de Antecedentes Fiscales
♦ Certificado de Antecedentes Disciplinarios
♦ Declaración de Bienes y Rentas
♦ Certificado de aptitud laboral (examen médico de ingreso)
171
♦ Afiliaciones a: Régimen de salud (EPS), pensión, cesantías, caja de
compensación, etc.
♦ Actos administrativos que señalen las situaciones administrativas del
funcionario: vacaciones, licencias, comisiones, ascensos, traslados,
encargos, permisos, ausencias temporales, inscripción en carrera
administrativa, suspensiones de contrato, pago de prestaciones, entre otros.
♦ Evaluación del Desempeño
♦ Acto administrativo de retiro o desvinculación del servidor de la entidad,
donde consten las razones del mismo: Supresión del cargo, insubsistencia,
destitución, aceptación de renuncia al cargo, liquidación del contrato,
incorporación a otra entidad, etc.
El hecho de que todo expediente de historia laboral deba estar constituido
mínimo por los anteriores documentos, no obsta para que las entidades de
acuerdo con su naturaleza jurídica, con sus responsabilidades particulares,
puedan hacer sus propios requerimientos documentales, complementándola.
De otra parte, las entidades deberán establecer controles que garanticen la
transparencia de la administración de las Historias Laborales y la
responsabilidad de los funcionarios que desarrollan actividades propias de la
gestión del talento humano.
Por lo anterior, de conformidad con lo dispuesto en el artículo 16 de la Ley 594
de 2000, los Secretarios Generales o funcionarios administrativos de igual o
superior jerarquía pertenecientes a las entidades públicas, dentro del proceso
de organización de archivos, deberán verificar que:
♦ En cada expediente los documentos se encuentren ordenados atendiendo
la secuencia propia de su producción; y su disposición refleje el vínculo que
se establece entre el funcionario y la entidad.
♦ Los documentos de cada Historia Laboral estén colocados en unidades de
conservación (carpetas) individuales, de manera que al revisar el
172
expediente, el primer documento sea el que registre la fecha más antigua y
el último el que refleje la más reciente. Cada expediente podrá estar
contenido en varias unidades de conservación de acuerdo con el volumen
de la misma, se recomienda que cada carpeta tenga como máximo 200
folios. La foliación debe ser consecutiva de 1 a n independientemente del
número de carpetas, por ej. Carpeta 1 Fls. 1-200, Carpeta 2 Fls. 201-400,
etc.
♦ Dichos documentos se registrarán en el formato de Hoja de Control que se
anexa de acuerdo con su instructivo, lo cual evitará la pérdida o ingreso
indebido de documentos.
♦ Las oficinas responsables del manejo de Historias Laborales elaboren el
Inventario Único Documental de los expedientes bajo su custodia.
♦ Los espacios destinados al archivo de Historias Laborales, deben ser de
acceso restringido y con las medidas de seguridad y condiciones
medioambientales que garanticen la integridad y conservación física de los
documentos.
Aprovechando el proceso de organización archivística que vienen adelantando
las entidades en cumplimiento de las recomendaciones del Archivo General de
la Nación y dada la importancia legal y el carácter administrativo de los
documentos que conforman las Historias Laborales, las entidades deberán
verificar la organización de las mismas, ajustando sus manuales y reglamentos
internos a las disposiciones anteriormente descritas.
El Archivo General de la Nación en cumplimiento de sus funciones de asesoría
técnica, inspección y vigilancia otorgadas por la Ley, continuará realizando
visitas a las entidades, para verificar el cumplimiento de las obligaciones
respecto al manejo archivístico y en especial de las series documentales
anteriormente citadas.
FERNANDO GRILLO RUBIANO
173
Director Departamento Administrativo de la Función Pública
JORGE PALACIOS PRECIADO Director Archivo General de la Nación
C.C. Director Departamento Nacional de Planeación- Dr. Santiago Montenegro
Trujillo.
Directora Programa de la Renovación de la Administración Pública-Dra.
Claudia
Jiménez Jaramillo.
Secretario Jurídico de la Presidencia- Dr. Camilo Ospina Bernal.
174
ARCHIVO GENERAL DE LA NACION
GRUPO DE TALENTO HUMANO
HISTORIA LABORAL
HOJA DE CONTROL
Nombre Funcionario:__________________________________________
FECHA TIPO DOCUMENTAL FOLIO (S)
Fecha Elaboración: _____________________________ Firma:
____________________________________
Funcionario responsable manejo Historia Laboral
Firma: ___________________________________
Jefe Recursos Humanos
