Panduan Penanda Tangan DocuSign - SAP

SAP-DocuSign Signer Guide

(Document Version: May 22)

1 | P a g e

SAP – Panduan Penanda Tangan DocuSign

Daftar Isi 1. SAP – Panduan Penanda Tangan DocuSign®............................................................................................ 2

2. Menerima Notifikasi Email ....................................................................................................................... 2

3. Menandatangani Dokumen ....................................................................................................................... 3

4. Opsi Lainnya ............................................................................................................................................ 4

4.1 Selesaikan nanti ............................................................................................................................... 4

4.2 Cetak, Tanda Tangan, Pindai dan Unggah ......................................................................................... 5

4.3 Tetapkan ke Orang Lain ................................................................................................................... 6

4.4 Menolak untuk Menandatangani ....................................................................................................... 7

5. Unduh atau Cetak Semua Dokumen .......................................................................................................... 8

6. Unggah Tanda Tangan yang Dipindai atau Difoto ..................................................................................... 9



2 | P a g e

1. SAP – Panduan Penanda Tangan DocuSign®

Panduan ini memberikan informasi mengenai cara menandatangani sebuah dokumen secara

elektronik menggunakan layanan DocuSign®. Penandatanganan elektronik memberikan metode

yang cepat, mudah dan aman bagi Anda untuk menerima, menandatangani dan mengembalikan

dokumen dari pengirim tanpa perlu bertatap muka langsung atau mengirim dokumen berulang-

kali. Untuk informasi lebih lengkap, silakan kunjungi Portal Dukungan DocuSign®

(www.docusign.com).

Kami menyarankan Anda untuk selalu menyimpan Kontrak DocuSign Terakhir yang dikombinasikan dengan

Ringkasan DocuSign pada drive lokal atau sistem manajemen kontrak Anda.

2. Menerima Notifikasi Email

Proses ini dimulai pada saat Anda menerima email yang meminta Anda untuk menandatangani

sebuah dokumen secara elektronik. Email ini dikirimkan oleh DocuSign® ([email protected])

atas nama SAP dan memiliki pesan dari pengirim dan tautan untuk membuka amplop elektronik yang

berisi dokumen.

mailto:[email protected])



3 | P a g e

Setelah membuka email Anda, klik Tinjau Dokumen untuk mengakses dokumen. Sebuah jendela

browser web baru terbuka dan terhubung dengan situs web DocuSign® Online Signing Service yang

aman.

3. Menandatangani Dokumen

Klik tombol di sisi kanan atas layar dan halaman pertama dokumen terbuka. Setelah

meninjau keseluruhan dokumen, klik tag Tanda Tangan di Sini untuk membubuhkan tanda

tangan Anda.

Jika ini adalah pengalaman pertama menandatangani dengan DocuSign, Anda akan diminta untuk Menggunakan Tanda Tangan Anda pada saat Anda mengklik tag Tanda Tangan di Sini. Periksa apakah nama dan inisial Anda benar. Jika tidak, ubah data tersebut seperlunya. Untuk menggunakan tanda tangan, Anda memiliki 4 opsi:

Klik Gunakan dan Tanda Tangan untuk menerima tanda tangan dan inisial standar dan lanjutkan

ke tahap berikutnya.

Klik Ubah Pola, dan pilih naskah yang diformat sebelumnya yang diberikan oleh DocuSign.

Klik Gambar: Gambar tanda tangan/inisial Anda menggunakan mouse atau jari Anda pada layar

sentuh.

Opsi ini juga memungkinkan untuk mengunggah Tanda Tangan yang Dipindai atau Difoto.

Namun, opsi ini

hanya terbatas untuk penanda tangan yang memiliki akun DocuSign®. (Lihat petunjuk dalam

bagian 6.)

Catatan: Beberapa kolom, seperti kolom Tanggal Ditandatangani, secara otomatis terisi

berdasarkan informasi yang tersedia untuk sistem. Anda tidak dapat mengubah atau

memodifikasi informasi ini.



4 | P a g e

Setelah Anda selesai menambahkan informasi pada semua tag yang diperlukan dalam dokumen, klik

tombol pada sisi kanan bawah layar. Sebuah jendela pop-up muncul yang menunjukkan Anda sudah selesai menandatangani dan kemudian Anda dapat mendaftar untuk akun DocuSign® gratis serta menyimpan dokumen dalam akun Anda. Anda juga dapat mengunggah tanda tangan pribadi Anda jika Anda memilih untuk membuat akun penanda tangan.

Jika semua dokumen dalam amplop sudah lengkap, Anda akan menerima sebuah email yang mengonfirmasi bahwa semua pihak telah menandatangani dokumen, yang terlampir dengan salinan dokumen dalam PDF yang lengkap ditambah sebuah ringkasan yang menunjukkan Sertifikat Penyelesaian, Pelacakan Catatan dan Event Penanda Tangan.

4. Opsi Lainnya

Setelah meninjau dokumen, dengan mengklik tombol TINDAKAN LAINNYA pada sudut kanan atas

layar, Anda juga memiliki beberapa opsi lain untuk mengerjakan dokumen.

4.1 Selesaikan nanti

Opsi ini memungkinkan Anda untuk menanda tangan di lain waktu jika Anda belum siap

menandatangani dokumen. Anda dapat kembali ke dokumen di lain waktu dengan menggunakan

tautan dalam notifikasi email. Jika Anda memiliki pengaturan akun penanda tangan, Anda juga akan

menemukan amplop Anda di dalam DocuSign®.



5 | P a g e

4.2 Cetak, Tanda Tangan, Pindai dan Unggah

Opsi ini memungkinkan Anda untuk menanda tangan pada kertas jika Anda tidak ingin menanda

tangan secara elektronik.

a. Dengan mengklik Cetak & Tanda Tangan, sebuah jendela pop up akan terbuka yang

menanyakan Anda untuk memilih apakah Anda ingin kembali ke dokumen yang

ditandatangani dengan cara Unggah atau Faksimile.

b. Pilih salah satu dari dua opsi dan kemudian klik Lanjutkan. Jendela berikutnya akan dibuka.

c. Klik tombol UNDUH untuk mengunduh dokumen dan menyimpannya pada drive lokal Anda. Kemudian cetak, tanda tangani, dan pindai dokumen kembali ke dalam DocuSign pada saat Anda siap. Klik KEMBALIKAN DOKUMEN jika Anda sudah siap. Jendela berikutnya akan dibuka.



6 | P a g e

d. Langkah terakhir, klik UNGGAH FILE dan SELESAI.

4.3 Tetapkan ke Orang Lain

Opsi ini memungkinkan Anda untuk mengirimkan dokumen ini ke orang lain untuk

menandatanganinya.

a. Klik Tetapkan ke Orang Lain, sebuah jendela pop up baru akan terbuka. Masukkan nama

penanda tangan dan alamat email yang baru serta sebuah pesan ke dalam pembuat amplop

yang menjelaskan mengapa Anda ingin mengubah tanggung jawab penandatanganan.

Catatan: Jika Anda mengunduh dokumen namun ingin mengunggah dokumen itu ke DocuSign di lain waktu, Anda dapat membuka ulang dokumen tersebut dengan mengklik “Tinjau Dokumen” dalam notifikasi email pada kotak masuk Anda.



7 | P a g e

b. Akan muncul jendela baru yang menyatakan bahwa tanggung jawab

penandatanganan telah berubah dan Anda akan ditambahkan sebagai CC penerima

amplop. Klik pada Keluar.

c. Penanda tangan yang baru kemudian akan menerima sebuah notifikasi Email yang

menunjukkan bahwa amplop diberikan kepada orang tersebut oleh Anda.

d. Pembuat amplop menerima notifikasi Email yang menyatakan bahwa penanda tangan

telah diubah. Penanda tangan yang baru ditetapkan dapat menandatangani dokumen

seperti biasa, dan Anda juga akan menerima sebuah salinan pada saat semua pihak

telah melengkapi penandatanganan.

4.4 Menolak untuk Menandatangani

Opsi ini memungkinkan Anda untuk membatalkan dokumen dan menjadikan dokumen tersebut

tidak dapat diakses oleh penanda tangan lain, atau mengajukan perubahan untuk dokumen dengan

menghubungi pengirim secara langsung dengan permohonan Anda.

a. Klik Menolak Menandatangani, sebuah jendela pop up akan terbuka.

b. Klik Lanjutkan untuk membatalkan dokumen; klik Selesaikan Nanti untuk mengajukan

perubahan; klik Batal untuk kembali ke dokumen.

Catatan: Kami sangat menyarankan Anda untuk menghubungi pengirim sebelum membatalkan

sebuah dokumen, karena hal tersebut menyebabkan semua transaksi akan ditutup dan akan

mengakibatkan penundaan transaksi karena pembatalan tahapan penandatanganan sebelumnya.

Catatan: Jika Anda ingin menetapkan ulang tanggung jawab penandatanganan Anda, harap

gunakan opsi yang tersedia dalam DocuSign dan klik tombol Tetapkan ke Orang Lain di bawah

Tindakan Lainnya. Anda tidak dapat meneruskan notifikasi email Anda atau membiarkan orang

lain memiliki akses ke kotak masuk email Anda untuk menandatangani kontrak.

Konsekuensinya adalah bahwa orang lain dapat menandatangani dengan kredensial Anda

tanpa memperhatikan perubahan ini dalam kontrak / ringkasan DocuSigned.



8 | P a g e

5. Unduh atau Cetak Semua Dokumen

Jika Anda ingin mengunduh atau mencetak semua dokumen dalam amplop:

Klik ikon untuk mencetak semua dokumen.

Klik ikon untuk mengunduh semua dokumen dalam satu PDF kombinasi atau PDF

yang terpisah.



9 | P a g e

6. Unggah Tanda Tangan yang Dipindai atau Difoto (Hanya untuk Penanda Tangan yang memiliki lisensi DocuSign® atau sebuah akun Penanda Tangan)

a. Pada Halaman Beranda DocuSign, klik tombol “Edit” pada kartu ID DocuSign Anda.

b. Ini akan membawa Anda ke layar “Kelola Identitas”. Klik “Edit”.



10 | P a g e

c. Halaman "Kelola Tanda Tangan" akan terbuka. Anda dapat menambahkan sebuah tanda

tangan baru atau mengedit tanda tangan yang sudah ada. Klik “Edit”.

d. Pada bagian atas layar berikutnya, Anda memiliki opsi untuk “unggah” tanda tangan yang

dipindai. Klik tombol “Unggah”.



11 | P a g e

e. Anda akan melihat sebuah kotak kuning yang disorot di sekitar kotak tanda tangan. Klik

tombol “Cari” untuk memilih file gambar tanda tangan Anda yang dipindai atau difoto.

f. Setelah beberapa detik, tanda tangan Anda yang dipindai atau difoto akan muncul di dalam

kotak tanda tangan. Dan kotak kuning lainnya akan disorot di seputar kotak inisial. Klik tombol “Cari” untuk memilih file gambar inisial Anda yang dipindai atau difoto. Setelah selesai, klik tombol “Gunakan” untuk menggunakan gambar yang dipindai atau difoto sebagai tanda tangan DocuSign Anda.



12 | P a g e

g. Kemudian Anda akan diarahkan kembali ke layar yang menunjukkan tanda tangan dan

inisial Anda yang baru.

Klik “Selesai” untuk menyelesaikan proses pengaturan tanda tangan.

Panduan Penanda Tangan DocuSign - SAP

Documents

Transcript of Panduan Penanda Tangan DocuSign - SAP