10

BAB II PERSIAPAN DATA AWAL

A. Persiapan Data Menggunakan Excel

Berikut ini anda akan menyiapkan daftar akun yang akan digunakan oleh perusahaan menggunakan program aplikasi MS. Excel 2007 atau anda juga dapat menggunakan versi sebelumnya. Kolom atau fields yang diperlukan untuk membuat daftar akun antara lain :

Account Number yaitu kolom yang berisi nomor perkiraan

Account Name yaitu kolom yang berisi nama perkiraan

Header yaitu kolom yang berisi huruf H untuk perkiraan Header Account dan kosong untuk Detail Account.

Balance yaitu kolom yang berisi saldo awal akun. Anda dapat mengosongkan kolom ini jika anda ingin memasukkan saldo awal akun secara manual

Account Type yaitu kolom yang berisi tipe masing-masing rekening.

Ikuti langkah-langkah dibawah ini : 1. Buka file daftar_akun.xls yang sudah anda buat 2. Simpan ulang file tersebut dalam format Text (Tab delimited), caranya bagi

anda yang menggunakan MS. Excel 2007, klik icon Office Button lalu pilih Save as. Untuk anda yang menggunakan MS. Excel 2003 dan versi dibawahnya klik menu File lalu pilih Save As.

3. Tentukan lokasi penyimpanan file yang anda inginkan, misalnya My Documents. Biarkan nama file tetap sama, kemudian pilih Save As type Text (Tab delimited), lalu klik Save.

11

4. Ketika kotak konfirmasi Microsoft Excel tampil, klik OK. Berikutnya tampil informasi yang menanyakan apakah Anda ingin menyimpan file dalam format tersebut, Klik Yes

5. Setelah selesai tutup program Excel anda. Ketika kotak konfirmasi penyimpanan file tampil klik No

B. Import Daftar Akun Setelah daftar akun disiapkan, selanjutnya anda akan mengimpor daftar akun tersebut kedalam MYOB. Berikut langkah-langkahnya

1. Aktifkan program MYOB Accounting Plus V18, lalu buka kembali Prima Rent Car&Travel.myo anda. (sesuai dengan nama perusahaan yg telah anda buat).

2. Dari menu utama MYOB Accounting Klik File > Import Data > Accounts > Account Information.

12

3. Kotak dialog Import File ditampilkan. Ikuti petunjuk seperti gambar 4. Pada kotak dialog Open, pilih file daftar_akun yang telah disimpan dalam

format Text (Tab delimited) dilokasi penyimpanan yang anda tentukan sebelumnya, lalu klik Open

13

5. Pindahkan semua fields yang terdapat didalam kolom Import Fields ke dalam kolom Matching Import Field. Caranya klik nama fields terlebih dahulu, lalu klik kolom Matching Import Field, lakukan satu persatu untuk semua fileds.

6. Hasilnya nama fields akan tampil didalam kolom Matching Import Field seperti gambar.

7. Klik tombol Import Proses import file dilakukan

14

8. Setelah selesai akan tampil informasi seperti gambar. Pada baris records skipped harus terisi angka 0. Jika tidak, berarti akun yang gagal di import dan harus diperbaiki. Lakukan perbaikan setelah selesai import kembali. Klik OK

9. Untuk melihat daftar akun yang telah diimpor, pilih modul Accounts lalu klik Accounts List

C. Linked Akun

Setelah daftar akun diimpor ke dalam MYOB berikutnya anda akan membuat link akun yang menghubungkan akun satu dengan akun lainnya. Link akun berfungsi untuk mengotomatisasi sistem kerja MYOB Accounts & banking linked accounts Berikut ini anda akan membuat link untuk perkiraan buku besar dan kas/bank (Accounts & Banking Linked Accounts)

1. Dari menu utama MYOB, klik menu Setup > Linked Accounts > Accounts & Banking Accounts

2. Kotak dialong Accounts & Banking Linked Accounts ditampilkan Keterangan :

Equity Accounts for Current Earnings = Perkiraan modul untuk laba periode berjalan

Aquity Accounts for Retained Earnings = Perkiraan modul untuk laba ditahan

Equity Acconts for Historical Balancing = Perkiraan modul untuk selisih pembukuan

Bank Account for Electronic Payments = Akun bank untuk pembayaran elektronik

15

Bank Account for Unndeposite Funds = Akun untuk menampung penerimaan sementara

3. Ganti nama akun Hostirical Balancing menjadi selisih pembukuan. Caranya

Klik tanda panah Kotak Equity Account for Historical Balancing. 4. Pada kotak dialong Edit Account pilih tab Profile ketik : Selisih Pembukuan di

dalam kolom Account Name, lalu klik OK 5. Berikutnya klik tombol panah kotak Electonic Claring Account 6. Tampil kotak dialong select from list, pilih akun Bank Delta, lalu klik Use

Account. 7. Ketika MYOB menampilkan konfirmasi yang menanyakan apakah anda akan

mengubah akun untuk pembayaran elektronik, klik Yes

16

Linked Sales accounts Selanjutnya anda akan membuat link untuk akun yang berhubungan dengan penjualan. Berikut langkah-langkahnya :

1. Pastikan menu utama MYOB Accounting anda masih aktif. Klik menu Setup > Linked Accounts > Sales Accounts

2. Kotak dialog Sales Linked Accounts ditampilkan

17

Keterangan :

Asset Account for Trancking Receivables = Perkiraan aktiva untuk menampung piutang

Bank Account for Customer Receipts = Perkiraan bank untuk penerimaan piutang

I Charge freight on sales = Perkiraan untuk menampung biaya penjualan

I track deposits collected from customers = Perkiraan penerimaan uang muka pelanggan

I give discounts for early payment = Perkiraan untuk menampung potongan penjualan

I assess charges for late payment = Perkiraa untuk denda keterlambatan pembayaran

3. Klik tombol drop down pada kotak Asset Account for Tracking Receivables 4. Pilih akun Piutang Usaha lalu klik Use Account 5. Pada kotak Bank Account for Customer Receipts, ganti menjadi akun Bank

Delta

6. Setelah itu klik kotak pilihan I track deposits collected from customers 7. Klik tombol drop down pada kotak Liability Account for customer deposits.

Lihat gambar dibawah ini

18

8. Kotak pilihan Select from list ditampilkan. Pilih akun Pendapatan diterima dimuka, lalu klik tombol Use Account

9. Hasilnya akan terlihat seperti gambar berikut ini. Klik OK untuk menutup kotak dialog Sales Linked Accounts

19

Purchases Linked Account Berikutnya anda akan membuat link untuk akun yang berhubungan dengan pembelian. Langkah-langkahnya adalah sebagai berikut :

1. Dari menu utama MYOB Accounting, klik Setup > Linked Accounts > Purchases Accounts

2. Kotak dialog Purchases Linked Accounts ditampilkan 3. Klik tombol drop down Liability Account for Tracking Payables, pilih akun

Hutang Usaha lalu klik tombol Use Account

Keterangan :

Liability Account for Tracking Payables = Perkiraan kewajiban untuk hutang

Bank Account for Paying Bills = Perkiraan untuk pembayaran hutang

I can receive items without a Supplier bill = perkiraan untuk pembayaran tanpa tagihan

I pay freight on purchases = Perkiraan untuk biaya angkut pembelian

I track deposits paid to suppliers = Perkiraan untuk uang muka pembelian

I take discounts for early payment = Perkiraan untuk potongan pembelian

I pay charges for late payment = Perkiraan untuk denda keterlambatan pembayaran

4. Ulangi langkah no. 3 untuk mengubah link akun Bank Account for paying bills menjadi akun Bank Sejati

5. Setelah selesai hasilnya akan tampil seperti gambar dibawah ini. Klik OK untuk menutup kotak dialog Purchases Linked Accounts

20

Payroll Linked account Terakhir anda akan membuat link untuk akun yang berhubungan dengan pembayaran gaji. Ikuti langkah berikut ini :

1. Masih dari menu utama MYOB Accounting, klik Setup > Linked Accounts > Payroll Accounts

2. Kotak dialog Payroll Linked Accounts ditampilkan.

21

Keterangan :

Bank Account for Cah Payments = Perkiraan bank untuk pembayaran secara tunai

Bank Account for Cheque Payments = Perkiraan bank untuk pembayaran menggunakan cek

Bank Account for Electronic Payments = Perkiraan bank untuk pembayaran elektronik

Default Employer Expense Account = Perkiraan untuk beban gaji lainnya

Default Wages Expense Account = Perkiraan untuk pembebanan gaji

Default Tax/Deductions Payable Account = Perkiraan untuk pajak penghasilan

3. Sama seperti pada langkah-langkah sebelumnya, anda ganti akun tersebut

seperti gambar dibawah ini. Kemudian setelah selesai klik OK

D. Menghapus Akun

Pada tahap ini anda akan menghapus akun-akun yang sebelumnya telah disediakan oleh MYOB tetapi tidak anda perlukan. Menghapus akun tanpa link

Akun tanpa linked adalah akun yang tidak berhubung dengan akun yang lainnya. Untuk menghapusnya ikuti petunjuk langkah berikut :

1. Dari menu utama MYOB Accounting, pilih modul Accounts lalu klik Accounts List

2. Jendela Accounts List ditampilkan. Perhatikan pada kolom Linked, untuk akun yang linked akan diberi tanda centang. Klik tanda panah pada akun yang akan dihapus. Milsalnya akun Cheque Account, lihat pada gambar

22

3. Tampil Kotak dialog Edit Accounts, pilih tab profile 4. Klik menu Edit lalu pilih Delete Account 5. Hasilnya akun Cheque Account akan terhapus dari Account List 6. Ulangi langkah yang sama untuk menghapus akun tanpa linked lainnya

Hasilnya seperti gambar berikut.

23

E. Menghapus Linked Akun

Untuk menghapus akun yang terhubung dengan akun lain (Linked) ikuti langkah-langkah ini :

1. Pastikan jendela Accounts List masih aktif, pilih tab Expense. Sebagai contoh, anda akan menghapus akun Wages & Salaries. Untuk itu anda klik tanda panah pada akun Wages & Salaries

2. Pada kotak dialog Edit Accounts, pilih tab Details. Sebelum anda menghapus akun tersebut, terlebih dahulu anda akan memindahkan link akun tersebut menjadi Beban Gaji. Caranya klik tanda panah Linked Account for wages

expense 3. Tampil kotak dialog Payroll Linked Accounts. Klik tanda panah Wages &

Salaries 4. Pilih akun Beban gaji lalu klik Use Account. Hasilnya seperti gambar

5. Klik OK untuk kembali ke kotak dialog Edit Account. Perhatikan pada keterangan Linked Account for telah berubah menjadi Unlinked.

6. Pilih tab Profile lalu klik menu Edit > Delete Account. Hasilnya akun Wages & Salaries akan terhapus dari Accounts List.

7. Beralih ke tab Equity. Anda ganti nama akun Retained Earnings menjadi akun Laba ditahan. Caranya, klik tanda panah akun Retained Earnings.

24

8. Pada kotak dialog Edit Account, ganti Account Number menjadi 3-2000, tekan tombol Tab lalu ketik Laba ditahan. Setelah selesai klik OK

25

9. Dengan cara yang sama, Anda ganti akun Current Year Earnings menjadi akun Laba Periode berjalan. Untuk nomor akun tidak perlu diganti. Hasilnya akan tampil seperti gambar di bawah ini

10. Klik tombol Close untuk menutup jendela Account List.

26

F. Membuat Kode Pajak MYOB menyediakan fasilitas Tax Codes atau kode pajak yang dapat digunakan

untuk perhitungan dan pencatatan pajak pertambahan nilai (PPn) masukan maupun keluran. Fasilitas ini secara otomatis terkait dengan transaksi pembelian dan penjualan barang atau jasa. Berikut langkah-langkah untuk membuat kode pajak.

1. Klik menu Lists>Tax Codes 2. Standarnya MYOB menyediakan fasilitas pajak sesuai dengan peraturan

pajak yang berlaku di Australia. Untuk itu anda dapat menghapus kode pajak yang tidak diperlukan. Caranya klik pajak yang akan dihapus lalu pilih menu Edit>Delete Tax Code

3. Ulangi langkah yang sama untuk menghapus kode pajak yang lain, kecuali untuk kode pajak GST dan N-T.

4. Klik kode pajak GST, lalu klik tombol Edit untuk menampilkan jendela Tax Code Information. Pada baris Tax Code ketik PPN, tekan tombol Tab, ketika tampil kotak informasi MYOB Accounting klik OK.

27

5. Kemudian Anda klik tombol New untuk membuat kode pajak baru. Anda akan membuat kode pajak pertambahan nilai untuk penjualan paket wisata dengan tariff 1%

6. setelah selesai Close untuk menutup jendela Tax Code List

G. Daftar Relasi dan Produk

Daftar relasi atau Card File merupakan kumpulan data yang berisi informasi pihak-pihak yang mempunyai hubungan dengan perusahaan. Setiap data Customer (Pelanggan), Supplier (pemasok), Employee (karyawan) dan Personal (Individu). Daftar produk atau Item List adalah kumpulan data yang berisi informasi tentang produk dan jasa yang dijual oleh perusahaan. 1 Membuat daftar customer Berikut data Customer (pelanggan) yang dimiliki oleh PT. Prima Rent Card & Travel. Kode C01 C02 Nama CV. Sentosa PT. Semarak Alamat Jl. Jend. Ahmad Yani Plaju Makassar Komp. Palem indah Blok A-10 Makassar Kontak Person Irma Suryanie Sucitra Telepon 0711-377088 0711-818000 E-mail sentosa@yahoo.co.id semarak@yahoo.com Saldo Awal

Berdasarkan tabel diatas anda masukkan datanya kedalam MYOB, ikuti langkah berikut ini

1. Dari jendela Command Centre, klik modul Card File lalu pilih Cards List. 2. Pilih tab Customer, lalu klik tombol New untuk membuat data Customer baru 3. Di dalam jendela Card Information tab Profile, anda isi data customer,. Tekan

tombol Tab pada Keybord untuk berpindah antar kolom

28

4. Setelah selesai klik tab Selling Details untuk mengisi detail penjualan pada CV. Sentosa.

5. Untuk kolom isian Income Account dan syarat pembayaran anda kosongkan saja

6. Hasil pengisian akan tampil seperti gambar 7. Ulangi langkah no. 2 s/d 4 untuk memasukkan data customer PT. Semarak.

29

2 Membuat daftar Supplier

Kode S01 S02 S03 Nama Surya Air Pelangi Air Nusantara Motor Alamat Jl. Jend Sudirman KM 10 Jl. Merdeka No. 223 Jl. Selaras 25-16 B Makassar Makassar Makassar Kontak Person Nurhayati Idhan Mukhlis Salman Telphon 0711-545000 0711-415500 0711-730740 Email Surya_air@yahoo.co.id Pelangi_air@yahoo.com nusantara@yahoo.com Saldo Awal 0 0 Rp 91.560.000,00

Untuk membuat daftar supplier ke dalam MYOB ikuti langkah berikut ini 1. Masih di dalam jendela Card List, pilih tab Supplier lalu klik tombol New

2. Didalam tab Profile, anda input data supplier sesuai dengan data diatas. 3. Kemudian klik tab Buying Details untuk mengisi detail pembelian 4. Ulangi langkah no 1 s/d 3 untuk membuat daftar supplier lainnya. Untuk

supplier Pelangi air, pilih akun HPP : 51200 Harga Pokok Tiket Pelangi Air.

Sedangkan untuk Nusantara Motor, pada kolom Expense Account Anda kosongkan saja.

30

3 Membuat daftar Karyawan

Kode K101 K102 K103 K104 K105

Nama Pramana Wijaya Tri Ningga Zahra Khalisa Annisa Putri Dika Anggara

Alamat Jl. Sako Kenten No. 23 A Makassar

Perumnas Abadi Blok C-12 Makassar

Komp. Palem Raya No. 10 Makassar

Komp. Kertapati Makassar

Perumahan Indah Blok E11 Makassar

Telepon 0711-321213 0711-520205 0711-631003 0711-715507 0711-717687

Email pram@yahoo.com Tri_ninggar@gmail.com lisa@yahoo.co.id nisa@yahoo.com dika@yahoo.com

Berikut ini langkah-langkah untuk memasukkan data karyawan ke dalam MYOB : 1. Masih didalam jendela Cards List, pilih tab Employee lalu klik tombol New 2. Isi data karyawan satu persatu sesuai dengan tabel diatas. Klik tombol tab

pada keybord untuk berpindah antar kolom 3. Klik tombol New kembali untuk mengisi data karyawan berikutnya. Setelah

selesai klik OK 4. Klik Close untuk menutup Jendela Card List.

4 Membuat daftar produk jasa Selanjutnya anda akan membuat daftar produk jasa yang dijual oleh perusahaan. Data produk tersebut sebagai berikut : Daftar harga sewa mobil

Kode Jasa Nama Jasa Harga

APV-H Sewa mobil APV Harian 250.000

APV-B Sewa mobil APV Bulanan 3.500.000

Avanza-H Sewa mobil Avanza Harian 300.000 Avanza-B Sewa mobil Avanza Bulanan 3.700.000 Innova-H Sewa mobil Innova Harian 400.000

Innova-B Sewa mobill Innova Bulanan 5.500.000

31

Daftar harga paket Wisata

Kode Nama Paket Harga/Orang Lama Fasilitas

PW-Yogya Paket holiday Yogya Rp 2.000.000 3 hari 2 malam Tiket pesawat PP, Hotel, Transportasi

& akomodasi

PW-Bali Paket holiday Bali Rp 4.500.000 3 hari 2 malam Tiket pesawat PP, Hotel, Transportasi

& akomodasi Daftar kode tiket pesawat

Tujuan Surya Air Pelangi Air Makassar-Jakarta 1-UPG-CGK Makassar-Surabaya 1-UPG-SUB Makassar-Yogyakarta 1-UPG-JOG Makassar-Jakarta 2-UPG-CGK

Makassar-Denpasar 2-UPG-DPS

Makassar-Medan 2-UPG-MES

Langkah-langkah adalah sebagai berikut : 1. Dari jendela Command Centre, Pilih modul Inventory lalu Items List 2. Pada kotak dialog Items List, klik tombol New untuk membuat data produk

baru 3. Isi data produk jasa sewa mobil sesua dengan tabel Daftar harga sewa

mobil

4. Karena produk tersebut merupakan produk jasa maka anda hanya perlu member anda chek pada kotak pilihan I Sell This Item. Sedangkan kotak pilihan I Buy This Item dan I Inventory This Item tidak perlu diisi karena jasa tidak mengenal transaksi beli dan persediaan

5. Beralih ke tab selling details, isi harga jual jasa di dalam kolom isian Base Selling Price. Pada kolom Selling Unit of Measure, untuk sewa mobil harian isi Hari, Sedangkan untuk bulanan Isi: Bln.

6. Ulangi langkah no 2 s/d 5 untuk membuat data produk jasa sewa mobil lainnya.

32

7. Berikutnya, anda masukkan daftar harga paket wisata sesuai dengan tabel Daftar harga paket wisata. Klik tombol New kembali

8. Isi data produ di dalam jendela Item Information tab Profile 9. Setelah selesai, klik tab Item Details untuk membuat Description Product 10. Lanjutkan dengan mengisi harga jual dan kode pajak di dalam tab Selling

Details

33

34

11. Setelah selesai Klik OK, ulangi langkah no. 7 s/d 10 untuk mengisi data paket wisata berikutnya.

12. Klik tombol New kembali untuk membuat daftar produk tiket pesawat. Perusahaan menerima tiket dari pihak Airline setelah menyetor hasil penjualan tiket. Sebelum tiket habis terjual, tiket akan menjadi stok perusahaan.

13. Klik tab Buying Details untuk mengisi informasi detail pembelian tiket pesawat 14. Berikutnya klik tab Selling Details untuk mengisi formulir detil penjualan. 15. Ulangi langkah no. 12 s/d 14 untuk mengisi daftar tiket pesawat lain 16. Klik tombol Close untuk menutup jendela Items List

35

36