[MANAJEMEN PERPUSTAKAAN PERGURUAN TINGGI

DISUSUN OLEH :

Sri Wahyuni (13422091)

DOSEN PENGAMPUH : Nirmala, Dra.

IAIN RADEN FATAH PALEMBANG

FAKULTAS ADAB JURUSAN ILMU PERPUSTAKAAN

TAHUN AJARAN 2014

0

PENDAHULUAN

Latar Belakang

Perpustakaan perguruan tinggi adalah perpustakaan yang

berada dalam suatu perguruan tinggi dan merupakan salah satu

unit organisasi yang menunjang perguruan tinggi dalam mencapai

tujuannya. Yang termasuk ke dalam pengertian perpustakaan

perguruan tinggi adalah perpustakaan yang tergabung dalam

lingkungan lembaga pendidikan tinggi baik perpustakaan

universitas, fakultas, jurusan, dan lembaga. Perpustakaan

perguruan tinggi mempunyai tugas mengumpulkan, mengolah,

memelihara, melestarikan dan mendayagunakan informasi dalam

bentuk bahan pustaka, baik yang dihasilkan lembaga yang

bersangkutan (local content) maupun dari pihak luar.

Manajemen Strategik dimaksudkan untuk meluruskan

kapasitas internal organisasi dengan permintaan lingkungan

eksternal yang diperlukan untuk mengalokasikan sumber daya

manusia dan sumber daya agar menjadi bermakna. Proses

manajemen strategik pada dasarnya mengimplementasikan strategi

1

untuk mencapai tujuan organisasi (Rowe dkk, 1990:2 dan Wheelen

& Hunger, 1987:4).

Pengimplementasian strategi adalah kegiatan dalam

mengelola kekuatan, kelemahan, peluang dan ancaman untuk

keberlangsungan kegiatan operasional yang memerlukan

ketrampilan pemimpin untuk memberi motivasi serta mensyaratkan

koordinasi diantara banyak orang dan merupakan aktivitas yang

bersifat administratif (Thompson & Strickland, 1987:19).

Pengimplementasian strategi memperhatikan aspek-aspek

kepemimpinan, struktur dan fungsi organisasi, kompetensi

khusus SDM, sumber daya organisasi, komitmen SDM dan budaya

organisasi (Thompson & Strickland, 1987:205-262).

MANAJEMEN PERPUSTAKAAN PERGURUAN TINGGI

A. Pengertian Manajemen

Manajemen bersal dari bahasa Inggris yaitu management.

Dalam bahasa Indonesia manajemen mempunyai beberapa

pengertian, antara lain : a) pemimpin, b) pengurus, c)

ketatalaksanaan, d) pengelolaan, e) pengendalian, dan f)

pembinaan. Secara umum pengertian manajemen adalah

2

pengendalian dan pemanfatan semua faktor dan sumber daya, yang

menurut suatu perencanaan (planning) diperlukan untuk mencapai

atau menyelesaikan suatu tujuan kerja yang tertentu (Prajudi,

1982). Dan menurut KBBI terdapat dua pengertian tentang

manajemen.

Pertama, manajemen adalah suatu proses penggunaan sumber

daya secara efektif untuk mencapai sasaran. Maksudnya adalah

bahwa di dalam organisasi, baik sebagai wadah yang sifatnya

statis, maupun sebagai kegiatan yang sifatnya dinamis. Di

dalamnya terdapat suatu proses penggunaan dan pemanfaatan

semua sumber daya yang dilakukan oleh manejer (pemimpin) yang

diarahkan untuk mencapai target atau sasaran yang telah

ditentukan. Kedua, manajemen adalah pejabat atau pimpinan yang

bertanggung jawab atas jalannya perusahaan. Jadi di sini

manajemen diartikan sebagai kewenangan, kemampuan dan

kesanggupan seseorang pemegang kekuasaan yang sah dan legal,

untuk menjalankan dan mengoperasikan organisasi. Orang-orang

tersebut memiliki tanggung jawab sepenuhnya, baik secara

formal maupun moral, sekaligus menjadi titik sentral perhatian

dan komando bagi semua staf dan bawahan. Semua tergantung

3

kepada pihak manajemen (Kamus Besar Bahasa Indonesia, 1988).

Berdasarkan pengertian di atas, dalam manajemen terdapat :

a. Kegiatan pengendalian dan pemanfaatan, yang dilakukan oleh

orang atau orang-orang yang berkedudukan sebagai pemimpin.

b. Faktor-faktor, dan unsur-unsur yang bersifat mendukung,

menentukan, melengkapi atau yang mempengaruhi, yang bersifat

positif.

c. Sumber daya, bisa orang (SDM), barang, material, uang,

sarana dan prasarana, waktu, dan lain sebagainya, yang harus

diberdayakan dan dimanfaatkan secara maksimal untuk

kepentingan organisasi.

d. Perencanaan, yakni sesuatu yang berdemensi waktu kedepan

tentang segala sesuatu yang dibutuhkan, seperti alternatif

tenaga kerja dan lain sebagainya.

e. Tujuan tertentu, arah, target, sasaran yang akan diwujudkan

pada jangka waktu tertentu.

Definisi Manajemen menurut para pakar yang lain,

diantaranya :

1. Frederik Winslow Taylor,

4

Suatu percobaan yang sungguh-sungguh untuk menghadapi setiap

persoalan yang timbul dalam pimpinan perusahaan dan

organisasi lain.

2. Goerge Terry,

Proses pelaksanaan pencapaian tujuan tertentu dengan

mempergunakan bantuan orang lain.

3. L.A. Appley,

Keahlian untuk menggerakkan orang melakukan suatu pekerjaan.

4. M.P. Follet,

Seni menyelesaikan pekerjaan melalui orang lain.

5. James Stonner

Proses perencanaan, pengorganisasian, pengarahan dan

pengawasan usaha-usaha para anggota organisasi dan

penggunaan sumber daya lain yang ada dalam organisasi guna

mencapai tujuan yang telah ditetapkan

6. Encyclopedia of Social Sciences,

Proses pelaksanaan pencapaian tujuan tertentu yang

diselenggarakan dengan pengawasan.

B. Pembentukan, Pembinaan, dan Pengembangan Perpustakaan

5

a. Pembentukan Perpustakaan

Perpustakaan perguruan tinggi dibentuk oleh instansi atau

lembaga tertentu, yang menjadi atasan atau induk organisasi

perpustakaan dalam rangka menunjang pencapaian visi dan misi

lembaga tersebut. Istilah perguruan tinggi, bukan berarti

bahwa perpustakaan tersebut harus selalu milik perguruan

tinggi negeri. Tetapi bisa saja bersifat swasta, seperti

perguruan tinggi swasta atau yayasan. Pembentukan perpustakaan

itu mesti sejalan dengan keberadaan lembaga induknya. Apalagi

perpustakaan yang dibentuk oleh lembaga swasta yang bersifat

business oriented sehingga perhitungan untung-rugi menjadi

pertimbangan utama.

Meskipun perpustakaan bersifat fasilitatif sosial umum

namun visi dan misinya tetap mendukung lembaga induknya, dan

perlu diingat bahwa perpustakaan tidak berdiri sendiri.

Pembentukan perpustakaan harus berdasarkan pertimbangan dan

alasan tertentu yang kuat.

Ada beberapa alasan atau pertimbangan dalam pembentuka

sebuah perpustakaan, yaitu :

1. Telah direncanakan dan diputuskan dalam bentuk surat

keputusan.

6

2. Merupakan satu keharusan, atau kelengkapan yang tak

terpisahkan.

3. Telah tersedia sumber dana untuk penyelenggaraannya

4. Telah menjadi kebutuhan yang mendesak

5. Telah memiliki koleksi yang cukup banyak namun belum ada

perpustakaannya.

6. Atas permintaan unit atau bidang atau divisi tertentu.

Ada 7 (tujuh) Unsur-unsur pokok yang diperlukan dalam

pelaksanaan pembentukan sebuah perpustakaan, yakni :

1. Surat keputusan pembentukan dan organisasi tata kerja,

2. Pembangunan gedung atau pengadaan ruangan,

3. Pembentukan koleksi bahan pustaka dasar/ pertama,

4. Pengadaan perlengkapan dan perabot,

5. Pengadaan metode/ teknik,

6. Pengadaan mata anggaran,

7. Pengangkatan kepala perpustakaan,

8. Pengisian pegawai atau staf yang diperlukan,

b. Pembinaan Perpustakaan

7

Pembinaan adalah usaha atau tindakan dan kegiatan yang

dilakukan secara berdaya guna untuk memperoleh hasil yang

lebih baik. Pembinaan perpustakaan adalah suatu kegiatan yang

dilakukan secara terus menerus agar segala sesuatunya berjalan

pada jalur dan rel yang benar sehingga dapat mengikuti

perkembangan yang terjadi di sekitarnya. Ada 10 macam

pembinaan yang harus dilakukan pada sebuah perpustakaan

khususnya perpustakaan perguruan tinggi, yaitu :

1. Status dan organisasi

2. Ketenagaan

3. Gedung, sarana dan prasarana

4. Koleksi

5. Layanan

6. Anggaran

7. Publikasi dan promosi

8. Mitra kerja dan jaringan

9. Penelitian dan pengembangan

10. Minat baca.

c. Pengembangan Perpustakaan

Sektor-sektor atau bidang-bidang yang perlu dikembangkan dalam

sebuah perpustakaan antara lain, adalah :

8

1. Pengembangan koleksi

2. Pengembangan sumber daya manusia

3. Pengembangan masyarakat pemakai

4. Pengembangan sistem layanan

Seiring dengan perkembangan ilmu pengetahuan, pengertian

perpustakaan mengalami perkembangan. Perpustakaan diidentikkan

dengan ruangan, koleksi, penyimpanan dan pemanfaatan. Lasa Hs

(1998) menyatakan bahwa perpustakaan merupakan system

informasi yang di dalamnya terdapat aktivitas pengumpulan,

pengolahan, pengawetan, pelestarian, dan penyajian serta

penyebaran informasi. Informasi meliputi produk intelektual

dan artistic manusia. Dalam melaksanakan aktivitas tersebut

diperlukan ilmu pengetahuan yang diperoleh melalui pendidikan

formal atau nonformal di bidang perpustakaan, dokumentasi dan

informasi.

Perpustakaan dititikberatkan pada sistem, sumber daya

manusia, koleksi, tempat, dan seperangkat system yang

mengaturnya. Hal ini didasarkan pada pemikiran bahwa

perpustakaan sebagai lembaga yang bergerak dalam bidang ilmu

pengetahuan dan informasi yang selalu berkembang seirama

dengan perkembangan pemikiran dan kultur masyarakatnya.

9

d. Peran Perpustakaan

Kebutuhan terhadap perpustakaan merupakan suatu keharusan

bagi dosen dan mahasiswa untuk menyelenggarakan pembelajaran

yang efisien. Hal ini semakin penting dengan terjadinya

transformasi pembelajaran dari metode konvensional ke

pembelajaran yang menekankan pada belajar mandiri.

Transformasi metode pembelajaran tersebut menyebabkan

kebutuhan yang lebih besar terhadap pelayanan perpustakaan.

Untuk menyelenggarakan fungsi tersebut, perpustakaan harus

mampu menerjemahkan kebutuhan perubahan tersebut ke dalam

kenyataaan operasional.

Perpustakaan harus mampu menambahkan beberapa dimensi

lebih lanjut dalam upaya menyediakan fasilitas untuk

pembelajaran dalam rangka memenuhi kebutuhan mahasiswa. Untuk

itu, perpustakaan harus diperkuat sehingga memiliki kapasitas

yang memadai untuk mampu memberdayakan sivitas akademika

melalui pelayanan yang disediakannya. Berbagai aspek

penyelenggaraan perpustakaan perlu mendapat perhatian untuk

melihat sejauhmana perpustakaan telah dijalankan secara

proporsional sebagai bagian dari peyelenggaraan keseluruhan

fungsi perguruan tinggi.

10

e. Organisasi dan Manajemen

Perpustakaan di dalam perguruan tinggi pada umumnya

merupakan satu sistem terintegrasi. Selain perpustakaan induk

bisa terdapat perpustakaan tingkat fakultas atau bahkan pada

tingkat departemen atau unit kerja lainnya. Tetapi dengan alas

an efisiensi semuanya berada dalam satu organisasi.

Perpustakaan fakultas atau departemen biasanya menjadi cabang

dari perpustakaan induk. Dengan dukungan infrastruktur

jaringan kampus dan perangkat lunak aplikasi perpustakaan

terintegrasi, manajemen dan operacional perpustakaan dapat

dilakukan dengan lebih mudah dan efisien.

Penyelenggaraan perpustakaan sebagai suatu organisasi

harus dilakukan secara mandiri dengan pengertian seluruh

sumberdaya perpustakaan dikelola secara internal termasuk

manajemen keuangannya. Oleh karena itu, organisasi

perpustakaan harus terdiri dari sejumlah bagian. Organisasi

tersebut dapat terdiri dari pimpinan, tata usaha, pengadaan,

pengatalogan, pelayanan pengguna, manajemen koleksi, dan

perpustakaan cabang. Setiap bagian dapat terdiri dari sejumlah

tim yang beranggotakan tiga hingga enam orang sesuai

11

kebutuhan. Jika organisasi perpustakaan digabungkan dengan

pelayanan sistem informasi, seperti yang dilakukan pada

beberapa PT belakangan ini, maka pelayanan sistem informasi

menjadi satu bidang tersendiri selain perpustakaan.

Dalam organisasi yang sering disebut information services

biasanya terdapat dua wakil kepala yang bertangung-jawab untuk

masing-masing bidang. Penyatuan kedua organisasi yang

sebelumnya terpisah ini dilakukan dengan alasan efisiensi dan

kemudahan koordinasi. Perkembangan pesat sumberdaya elektronik

dan ketergantungan perpustakaan yang semakin tinggi terhadap

sistem jaringan merupakan salah satu alasan penyatuannya.

C. Prinsip-Prinsip Organisasi Perpustakaan

Prinsip dari organisasi adalah suatu pangkal tolak atas

terjadinya atau terciptanya suatu tata hubungan. Prinsip itu

mempunyai dua segi, yaitu 1) prinsip merupakan pangkal tolak

pikiran untuk memahami suatu tata hubungan, dan 2) prinsip

merupakan suatu jalan atau sarana untuk menciptakan sesuatu

tata hubungan atau kondisi yang kita kehendaki. Prinsip

organisasi merupakan pegangan dan pedoman bagi para pemimpin

12

organisasi agar dapat bergerak sebagai suatu kesatuan

(Prajudi, 1982).

Ada beberapa prinsip organisasi perpustakaan, diantaranya

:

1. Organisasi perpustakaan harus mempunyai tujuan

2. Harus ada pembagian kerja dan penugasan yang homogeny.

3. Setiap pelimpahan kekuasaan/ tanggung jawab dan tugas

harus dilakukan dengan tepat dan jelas.

4. Harus memiliki prinsip kesatuan komando.

5. Prinsip komunikasi

6. Harus ada pengecekan terhadap pelaksanaan perintah-

perintah atasan.

7. Prinsip kontuinitas.

8. Memiliki prinsip saling asuh, asah dan asih antara unit

lini dan staf.

9. Prinsip koordinasi

D. Fungsi Manajemen Perpustakaan

Fungsi adalah apa atau sesuatu yang harus dijalankan guna

memenuhi maksud atau mencapai tujuan. Fungsi-fungsi manajemen

untuk diterapkan di perpustakaan menyesuaikannya dengan

13

tingkat atau level manajemen, yang dibedakan menjadi tiga

tingkat, yaitu :

1) manajemen tingkat puncak (top),

2) manajemen tingkat koordinator (eksekutif manager), dan

3) manajemen tingkat operasional.

Untuk tingkat manejer puncak maka fungsi-fungsi manajemen

meliputi :

1. Peramalan/ perkiraan (forcasting)

2. Perumusan dan penentuan tujuan (main setting objectives)

3. Perencanaan strategi dan kebijakan (strategy and policy

planning)

4. Penentuan dan pengaturan staf (staffing)

5. Penganggaran (budgeting)

6. Penghitungan (renumeration)

7. Audit (auditing)

8. Pelaporan (reporting)

Sementara, untuk tingkat koordinator eksekutif (eksekutif

manager) terdapat fungsi-fungsi sebagai berikut :

1. Pengarahan (directing)

2. Pengembangan eksekutif (executive development)

3. Supervisi (supervising)

14

4. Koordinasi (koordinating)

5. Pendisiplinan (disciplining)

Sedangkan, fungsi-fungsi untuk tingkat operasional

seorang manajer langsung memimpin dan bertanggung jawab atas

sesuatu operasional yang dijalankan oleh suatu unit organisasi

operasional. Menurut George R. Terry, fungsi-fungsi manajemen

untuk tingkat operatif manajemen dapat dibatasi dan dirumuskan

sebagai berikut :

1. Perencanaan (planning)

2. Pengorganisasian (organising)

3. Penggerakan (actuating), dan

4. Pengawasan (controlling)

Komponen manajemen perpustakaan

a. Pengorganisasian Perpustakaan

Pengorganisasian perpustakaan dijalankan dalam tiga

tahap, yakni :

1. Penstrukturan atau penentuan struktur kerja sama sebagai

hasil analisis pembagian kerja

2. Pemilihan dan penetapan staf, yakni orang-orang yang tepat

pada tempat yang ditentukan

15

3. Fungsionalisasi, yakni penentuan tugas dan fungsi untuk

b. Keuangan

Perpustakaan PT harus memiliki sumber pendanaan yang

tetap dengan pengelolaan sendiri oleh perpustakaan. Seperti

disebutkan di atas, besarnya anggaran belanja perpustakaan

berkisar lima persen dari total belanja operasional PT

induknya. Anggaran belanja ini diperoleh dari lembaga induknya

yang berasal dari berbagai sumber pendanaan. Beberapa

perpustakaan dewasa ini membebankan anggaran perpustakaan

langsung kepada mahasiswa dalam bentuk fee yang langsung dikutip

oleh PT pada saat diterima menjadi mahasiswa baru.

Perpustakaan biasanya tidak diperkenankan mengenakan tarif

langsung kecuali untuk pelayanan ekstra seperti penggunaan

printer atau fotokopi.

Alokasi anggaran perpustakaan dapat menggunakan pola

50:25:25 persen masing-masing untuk koleksi, staf, dan

peralatan/operasional. Setiap rupiah yang dibelanjakan oleh

perpustakaan harus disertai dengan pertanggung-jawaban yang

tinggi. Isu akuntabilitas semakin penting karena bagian

terbesar dari belanja perpustakaan adalah bersumber dari

masyarakat. Alokasi anggaran belanja sebaiknya didasarkan pada

16

kepentingan kelompok pengguna yaitu jurusan atau program studi

atau mata kuliah. Dengan demikian diharapkan jurusan akan

lebih aktif dalam memberikan masukan untuk pengadaan bahan

pustaka sehingga hasilnya benar-benar berpengaruh besar

terhadap peningkatan kualitas pembelajaran di masing-masing

jurusan.

Anggaran belanja yang dihabiskan perpustakaan untuk

pengadaan buku dibagi dengan jumlah buku yang dipinjam dalam

satu tahun, akan menunjukkan biaya

peminjaman satu buah buku. Demikian juga halnya dengan

penggunaan jurnal elektronik. Biaya berlangganan setahun

dibagikan dengan jumlah artikel yang didownload (hardcopy atau

softcopy), akan diperoleh harga satuan artikel. Suatu

perhitungan sederhana menunjukkan bahwa fee yang dibayarkan oleh

mahasiswa pemanfaatannya lebih efisien dibandingkan dengan

jika dibelanjakan sendiri oleh mahasiswa.

c. Pengembangan Koleksi

Pengembangan koleksi adalah prioritas utama dalam suatu

perpustakaan. Pemilihan koleksi merupakan kunci pengembangan

koleksi. Kerjasama yang baik antara dosen dan pustakawan

17

adalah suatu hal yang sangat menentukan dalam pemilihan

koleksi. Untuk itu pola komunikasi yang efisien dan efektif

perlu dikembangkan sehingga pertukaran informasi antara kedua

belah pihak dapat berlangsung secara berkelanjutan. Dalam

praktek pengadaan, seleksi buku asing lebih ketat dibandingkan

seleksi buku dalam negeri.

Pengadaan buku impor karena harganya yang tergolong mahal

untuk ukuran Indonesia, sebaiknya dilakukan setelah diperoleh

rekomendasi dari dosen atau program studi. Untuk penambahan

eksemplar dan pemutakhiran edisi serta bahan referens kiranya

rekomendasi pustakawan sudah cukup. Untuk buku dalam negeri

karena jumlah judul yang terbatas, yang diperkirakan tidak

lebih dari 1.000 judul setiap tahun untuk tingkat PT, seleksi

cukup dilakukan oleh pustakawan. Bahkan perpustakaan dapat

langsung membeli semua judul tersebut tanpa melakukan seleksi

normal yang membutuhkan banyak waktu dan energi.

Untuk langganan paket jurnal elektronik, jenis database

yang akan dilanggan dapat didiskusikan bersama jurusan atau

fakultas. Dalam berlangganan jurnal ini, salah satu hal

penting yang harus diperhitungkan adalah kapasitas bandwidth

internet dan access point yang harus disediakan. Langganan jurnal

18

online yang tidak didukung dengan kapasitas bandwidth dan access

point yang memadai bisa menimbulkan ketidak-efisienan penggunaan

anggaran perpustakaan. Berdasarkan pengalaman biaya yang

diperlukan untuk melanggan jurnal dan biaya berlangganan

bandwidth sama besarnya setiap tahun.

d. Organisasi Koleksi

Pengorganisasian koleksi yang baik akan meberikan

kemudahan kepada pengguna dan staf perpustakaan. Selanjutnya

hal ini akan menarik minat yang lebih besar untuk menggunakan

koleksi perpustakaan. Pengorganisasian dimaksud tidak hanya

berdasarkan sistem klasifikasi tetapi juga pengelompokan bahan

pustaka ke dalam koleksi tertentu, seperti koleksi deposit,

pinjam singkat (reserved), multimedia, koleksi cabang dan

sebagainya. Dalam suatu sistem perpustakaan perguruan tinggi

yang kompleks, peran manajemen koleksi sangat penting,

termasuk untuk mengontrol perpindahan koleksi dari statu

lokasi ke lokasi lain, termasuk pengubahan kode lokasi pada

cantuman database katalog ketika terjadi pemindahan.

Penataan perpustakaan dewasa ini menyatukan rak buku,

terminal komputer dan meja baca, sehingga semua jenis

19

sumberdaya informasi dapat diperoleh dalam radius yang tidak

terlalu berjauhan. Dukungan penyediaan jaringan tanpa kabel

(WiFi) untuk penggunaan komputer bergerak pribadi juga

seharusnya dapat menjangkau seluruh sisi ruang gedung

perpustakaan. Penyediaan outlet listrik yang dapat dijangkau

dari semua meja baca juga sangat mendukung proses pembelajaran

di perpustakaan.

Selain itu, karya sivitas akademika seharusnya

dipublikasikan kepada masyarakat luas melalui situs web dan

sebaliknya akademisi memperoleh umpan balik untuk meningkatkan

kualitas dan mengembangkan secara terus menerus bidang yang

mereka tekuni. Tugas seperti itu, dengan dukungan teknologi

saat ini dapat dengan lebih mudah dilakukan. Publikasi

elektronik terbukti lebih efisien dan efektif dibandingkan

dengan publikasi cetak.

e. Akomodasi

Tata ruang yang ditata dengan baik akan memberikan

kemudahan kepada pengguna dan staf perpustakaan. Hal ini juga

akan memudahkan pengawasan terhadap koleksi perpustakaan.

Tanda-tanda penunjuk (sign systems) mulai dari petunjuk utama

20

hingga petunjuk rinci suatu rak buku, turut memegang peranan

penting dalam memberikan pelayanan yang baik kepada pengguna.

Penyediaan sejumlah ruang diskusi untuk mendukung proses

pembelajaran juga perlu dilakukan.

Pengembangan ruang baca dengan dinding terbuka yang dekat

dengan taman juga semakin diminati oleh mahasiswa untuk

menghilangkan kejenuhan dalam ruang tertutup. Kita harus

memanfaatkan iklim tropis di negara kita yang memungkinkan

fasilitas tersebut disediakan. Fasilitas seperti itu dapat

digunakan oleh mahasiswa untuk belajar dan diskusi kelompok

kecil yang tidak memerlukan bahan pustaka cetak, cukup dengan

kursi, meja dan fasilitas WiFi.

f. Ketenagaan

Transfer informasi yang efektif sangat tergantung pada

kualitas staf perpustakaan. Karena kompleksnya perpustakaan

perguruan tinggi diperlukan untuk menunjuk staf profesional

dengan kualifikasi tertentu yang akan bertanggung jawab atas

berbagai jenis pelayanan perpustakaan. Peningkatan karir dan

kesejahteraan staf yang sepadan dengan produktivitas kerja

21

yang mereka hasilkan perlu diupayakan secara seimbang. Suatu

lingkungan kerja yang nyaman bagi staf juga perlu dikembangkan

untuk meningkatkan rasa bangga dan percaya diri mereka dalam

melayani pengguna perpustakaan.

g. Pelayanan Teknis

Berfungsinya pelayanan teknis, sebagai dapur

perpustakaan, dengan baik pada akhirnya akan menyajikan

pelayanan pengguna yang berkualitas baik. Kelancaran sirkulasi

bahan pustaka dan kemudahan mendapatkan informasi yang

diinginkan banyak tergantung pada kegiatan pengadaan bahan

pustaka, pengatalogan dan pemeliharaan yang dilakukan di

bidang pelayanan teknis.

Pengatalogan bahan pustaka harus berjalan secara teratur,

sehingga setiap minggu sejumlah tertentu buku baru dapat

dipamerkan secara teratur selama seminggu. Jika jumlah

perolehan buku misalnya mencapai lebih dari 10.000 eksemplar

setahun, maka setiap minggu akan dipamerkan sekitar 200

eksemplar buku baru. Ini menjadi daya tarik tersendiri bagi

pengguna yang mendorong mereka untuk datang setiap minggu.

22

h. Pelayanan Pengguna

Salah satu hal yang terpenting dalam pelayanan

perpustakaan adalah menekan sekecil mungkin ketidak-nyamanan

pengguna dalam menggunakan koleksi perpustakaan. Peningkatan

mutu pelayanan menjadi upaya yang seharusnya dilakukan secara

berkelanjutan. Pelayanan pengguna yang menerapkan filosofi

“mahasiswa yang utama” atau student first dapat mengubah sikap staf

terhadap pengguna dan sebaliknya citra (image) terhadap staf

akan semakin baik. Mahasiswa dalam hidupnya seharusnya

merasakan bahwa banyak orang di

sekitarnya yang peduli terhadap keberhasilan mereka.

Perpustakaan dapat memainkan peran yang besar dalam hal ini,

dan menjadikannya sebagai suatu tantangan terhadap citra

tradisional perpustakaan akademik. Mahasiswa adalah donor

potensial terbesar dalam sejarah perguruan tinggi kita.

Semua pendanaan yang diperoleh didasarkan kepada jumlah

dan kebutuhan mereka,

bahkan di perguruan tinggi swasta mungkin seratus persen

anggaran belanjanya berasal dari mahasiswa. Di beberapa

perguruan tinggi, hampir seluruh anggaran belanja operasional

perpustakaan diperoleh langsung dari kontribusi mahasiswa.

23

Kita juga tahu bahwa mahasiswa program pascasarjana, ekstensi,

dan diploma menanggung seluruh biaya operasional pendidikan

mereka dan bahkan memberikan subsidi silang pada program lain.

Oleh karena itu sudah sewajarnya kita lebih peduli terhadap

mahasiswa yang juga adalah sebagai pelanggan utama (primary

customer) perpustakaan. Berfokus pada mahasiswa berarti

melayani mahasiswa dengan respek dan bermartabat.

E. Unsur-Unsur Manajemen Perpustakaan

Unsur manajemen itu terdiri dari enam hal yang biasa disebut

enam , yaitu :

1. Manusia (man)

2. Uang (money)

3. Mesin penunjang (mechines)

4. Barang inventaris atau material (materials)

5. Sistem prosedur, dan mekanisme kerja (methods)

6. Tempat berlangsungnya transaksi informasi masyarakat pemakai

atau pelanggan yang disebut pasar (market)

F. Kegiatan yang Dilakukan Perpustakaan

24

Kegiatan yang selalu dilakukan oleh sebuah perpustakaan

sangat bervariasi. Variasi kegiatan yang dilakukan tersebut

tergantung kepada jenis perpustakaan dan ruang lingkup

organisasinya. Sebuah perpustakaan yang besar dapat membagi

tugas dan pekerjaan kepada berbagai bidang, bagian, subbagian,

devisi, urusan, seksi, sub seksi dan lain sebagainya.

Sementara perpustakaan yang relatif cukup kecil dapat

menyederhanakan pembagian ke dalam orang dan jabatan yang

terbatas pula.

Ada beberapa kegiatan yang harus dilakukan oleh sebuah

perpustakaan, yaitu :

1. Pengadaan koleksi bahan pustaka

2. Pengolahan dan perawatan bahan pustaka

3. Layanan perpustakaan

4. Administrasi perpustakaan

5. Sosialisasi, promosi perpustakaan

6. Pelaporan perpustakaan.

Dengan adanya enam kegiatan yang telah disampaikan di

atas, semoga pengelolaan perpustakaan perguruan tinggi yang

dilaksanakan secara sederhana dapat berjalan dengan baik,

efektif dan efisien.

25

PENUTUP

Perpustakaan perguruan tinggi harus mengorganisasikan

sumberdaya dan merancang pelayanan dan ruang yang mampu

memenuhi dan mengantisipasi kebutuhan baru masyarakat akademik

dalam hal pembelajaran. Sejumlah besar peran dapat dilakukan

oleh perpustakaan sebagai perluasan peran yang telah dilakukan

selama ini. Usaha kita, pilihan kita, dan visi kita sangat

menentukan bagi keberhasilan pembelajaran yang diselenggarakan

oleh perguruan tinggi.

Upaya meningkatkan layanan perpustakaan kepada pengguna

perpustakaan dengan mengembangkan otomasi dan mekanisasi

menuju perpustakaan digital ditilik dari prespektif anggaran,

prespektif kepuasan pengguna, prespektif proses kegiatan

internal, prespektif pertumbuhan dan pembelajaran, ditentukan

oleh kepemimpinan, struktur organisasi, kompetensi khusus

sumber daya manusia, daya dukung sumber daya perpustakaan,

komitmen sumber daya manusia dan budaya organisasi. "

26

27

DAFTAR PUSTAKA

Bafadal, Ibrahim. 2001. Pengelolaan Perpustakaan Sekolah. Jakarta :Bumi Aksara.

Indonesia Depdiknas. 2005. Perpustakaan Perguruan Tinggi ; BukuPedoman Ed. 3. Jakarta : Depdiknas.

Indonesia, PPBI. 1988. Kamus Besar Bahasa Indonesia. Jakarta :Balai Pustaka.

Prajudi, Atmosudirdjo. 1982. Administrasi dan Manajemen Umum.Jakarta : Ghalia Indonesia.

Sutarno. 2006. Manajemen Perpustakaan : Suatu Pendekatan Praktik.Jakarta : Sagung Seto.

Sulistyo-Basuki. 1993. Pengantar Ilmu Perpustakaan. Jakarta :Gramedia Pustaka Utama.

Soeatminah. 1992. Perpustakaan Kepustakawanan dan Pustakawan.Yogyakarta : Kanisius.

Saleh, Abdul Rahman. 1995. Manajemen Perpustakaan Perguruan Tinggi.Jakarta : UT Press.

Terry, R. George. 1960. The Principles of Management . New York :McGraw Hill.

28