Lync Online: Sebagai Media Pendukung Pendidikan Jarak Jauh
58
Transcript of Lync Online: Sebagai Media Pendukung Pendidikan Jarak Jauh
MIC Press | Petunjuk Singkat Penggunaan Lync | December 24, 2013
Lync Online Sebagai Media Pendukung Pendidikan Jarak Jauh
Divisi Partners in Learning, Microsoft Innovation Center Yogyakarta
1
DAFTAR ISI
DAFTAR ISI ...................................................................................................................................... 1
Kata Pengantar ................................................................................................................................. 3
Pendahuluan ................................................................................................................................... 4
Microsoft Office 365 Untuk Institusi Pendidikan ...................................................................... 4
Lync Online ................................................................................................................................. 4
Instalasi dan Penggunaan ............................................................................................................... 6
Pendaftaran Microsoft Office 365 ............................................................................................... 6
Mendapatkan Lisensi Akamedik ............................................................................................... 10
Konfigurasi Lync Online ............................................................................................................. 11
Membuat Daftar Distribusi ........................................................................................................ 12
Persiapan Melaksanakan Kelas Online ......................................................................................... 15
Membuat Agenda Kelas Online dengan Microsoft Office Outlook ......................................... 15
Mendistribusikan Agenda Kelas Online ke Peserta .................................................................. 17
Lync Web Scheduler .................................................................................................................. 17
Lync dalam Mendukung Kelas Online .......................................................................................... 19
Bergabung Di Kelas Online........................................................................................................ 19
Bergabung di Kelas Online Melalui Web ................................................................................ 19
Bergabung di Kelas Online Melalui Aplikasi Lync Desktop .................................................... 25
Bergabung di Kelas Online Melalui Aplikasi Lync Mobile ....................................................... 31
Merekam Berjalannya Kelas Online .......................................................................................... 37
Presentasi Dengan Slide Power Point di Kelas Online ............................................................. 38
Memberikan Kontrol Slide Presentasi .................................................................................... 40
Dukungan Fasilitas Lync dalam Penyampaian Materi di Kelas Online ................................... 41
Papan Tulis Virtual ................................................................................................................. 41
Berbagi Program atau Desktop ............................................................................................... 42
Catatan Kelas Online .............................................................................................................. 43
Video Conference ....................................................................................................................44
Sesi Tanya Jawab di Kelas Online ............................................................................................. 44
Meninggalkan Kelas Online ...................................................................................................... 46
Pengelolaan Arsip Kelas Online di SharePoint Online ............................................................ 46
Berbagi Dokumen .................................................................................................................... 47
2
Sumber Daya Umum .............................................................................................................. 48
Menghapus Ijin Berbagi ......................................................................................................... 49
Pemecahan Masalah pada Kelas Online ....................................................................................... 50
Gagal Bergabung Melalui Lync Desktop ................................................................................... 50
Hilangnya Suara atau Video Saat Kelas Online Berjalan .......................................................... 50
Pengaturan Audio ................................................................................................................... 50
Pengaturan Video .................................................................................................................... 52
Masalah Lain yang Mungkin Muncul ........................................................................................ 53
Tips dan Trik .................................................................................................................................. 54
Meeting dengan Konektivitas Internet yang Baik (High Bandwidth) ...................................... 54
Integrasi Lync dengan Learning Management System ............................................................. 54
Meeting dengan Konektivitas Internet yang Buruk (Low Bandwidth) ..................................... 54
Gunakan Komunikasi Satu Arah ............................................................................................ 55
Tidak Disarankan Menggunakan Video Conference .............................................................. 55
Pengaturan Dokumen PowerPoint ......................................................................................... 55
Tidak Disarankan Memberikan Kontrol Jika Berbagi Resources seperti Program atau
Desktop ................................................................................................................................... 55
Daftar Pustaka................................................................................................................................ 56
3
Kata Pengantar
Alhamdulillah, kerja keras rekan-rekan di divisi Partners in Learning terbayar sudah dengan
terbitnya buku saku ini. Masalah utama dari buku ini adalah pelaksanaan pendidikan jarak
jauh yang masih menjadi tantangan dalam hal pelaksanaan dan eksekusinya. Hal ini disinyalir
dengan masih banyaknya organisasi pendidik atau non pendidik yang terhambat pelaksanaan
pendidikan jarak jauhnya. Hambatan tersebut pada umumnya terkait dengan persiapan dan
implementasi sistem pendidikan jarak jauh.
Peluang yang menarik adalah hadirnya teknologi Office 365. Office 365 adalah sebuah platform
solusi produktifitas yang diperuntukkan untuk Enterprise. Walaupun berembel-embel
Enterprise, Microsoft memahami bahwa setiap organisasi berhak memperoleh layanan terbaik
Microsoft dari solusi Office 365. Dengan kata lain, Microsoft menyediakan solusi Office 365 bagi
organisasi pendidikan, organisasi nirlaba, organisasi pemerintahan, dan tentu organisasi bisnis.
Salah satu peluang yang menarik adalah solusi Office 365 yang dapat digunakan oleh institusi
pendidikan dengan berbagai paket dan salah satu plannya dapat digunakan tanpa investasi dan
tanpa batas waktu.
Buku ini akan mensinergikan solusi pendidikan jarak jauh dengan teknologi Office 365. Sebagai
upaya memfokuskan solusi pendidikan jarak jauh yang didiskusikan, maka buku ini hanya
membahas model pembelajaran jarak jauh tersinkron menggunakan teknologi Lync. Buku ini
akan memfokuskan pada Lync Online yang merupakan bagian dari Office 365. Sebagaimana
judulnya buku ini belumlah lengkap dan bertujuan untuk menstimulasi pembaca untuk
mencoba dan mempelajarinya lebih lanjut di http://office365.com , selamat belajar
Salam Semangat,
Penulis
4
Pendahuluan
Microsoft Office 365 Untuk Institusi Pendidikan
Pendidikan yang baik adalah pendidikan yang selalu mengikuti perkembangan zaman,
termasuk didalamnya perkembangan teknologi yang memudahkankan pelajar memahami
makna pembelajaran untuk memperoleh pengetahuan yang benar. Teknologi adalah salah satu
hal yang sangat berpengaruh dalam kehidupan, bahkan kini teknologi sudah mulai beradaptasi
dengan hampir semua sektor, termasuk didalamnya sektor pendidikan. Harapan dari
diimpelementasikannya teknologi dalam pendidikan selain untuk mempersiapkan peserta didik
supaya mengenal teknologi sejak dini juga untuk efisiensi dan efektifitas kegiatan pembelajaran.
Salah satu inovasi di bidang teknologi yang memfasilitasi keduanya adalah Microsoft Office 365
for Education.
Microsoft Office 365 for Education merupakan serangkaian perangkat lunak yang dikemas
secara online menggunakan teknologi Cloud Computing yang dapat digunakan sebagai media
komunikasi dan kolaborasi yang mumpuni. Cloud Computing adalah solusi komputasi yang
memungkinkan organisasi dapat menggunakan sumber daya jaringan berdasar kebutuhannya
tanpa khawatir kebahisan kapasitas atau ketersediaan. Office 365 memiliki beragam fitur mulai
dari Email System (Exchange Online), Online Storage (SkyDrive Pro), Online Portal (SharePoint
Online) serta Lync Online. Buku ini hanya membahas mengenai Lync Online untuk
mendapatkan info tentang Microsoft Office 365 for Education dapat membuka alamat web
berikut ini: http://office.microsoft.com/en-us/academic/.
Lync Online
Salah satu layanan unggulan dari Microsoft Office 365 adalah Lync Online. Lync Online
merupakan sebuah fitur komunikasi realtime yang terdapat pada Microsoft Office 365. Lync
Online memungkinkan pemilik akun Office 365 untuk dapat mengirimkan Instant Messaging
(IM), Audio/Video Conference, Online Presentation, hingga Online Presence. Tidak seperti
layanan conferencing lain, Lync Online memiliki beberapa fasilitas yang mendukung untuk
dilakukannya Online Presentation/Meeting jika dalam dunia pendidikan bisa diaplikasikan
menjadi Online Classroom/Virtual Classroom. Lync Online mengingatkan pada solusi
komunikasi instan seperti Skype. Skype dan Lync sama sama dikembangkan oleh Microsoft
5
namun memiliki tujuan yang berbeda. Apabila Skype ditujukan untuk komunikasi informal
maka Lync ditujukan untuk komunikasi formal seperti pelaksanaan pendidikan jarak jauh.
Gambar 1 menampilkan fasilitas pendukung online classroom.
Gambar 1 Fasilitas Pendukung Online Classroom
Fasilitas-fasilitas pendukung tersebut ialah memungkinkannya untuk berbagi tampilan/kontrol
Desktop, Program, Slide PowerPoint, Virtual Whiteboard (papan tulis digital) hingga Online
Polling.
6
Instalasi dan Penggunaan
Pendaftaran Microsoft Office 365
Microsoft menyediakan secara kusus Microsoft Office 365 untuk institusi pendidikan. Semua
institusi pendidikan, berupa sekolah, universitas, badan dibawah Kementerian Pendidikan serta
lembaga yang bergerak di bidang pendidikan ebrhak mendapatkan Microsoft Office 365 for
Education. Terdapat 3 jenis kelas layanan Office 365 for Education, diterangkan dalam Tabel 1
berikut ini:
Tabel 1. Versi Edukasi Office 365 (Microsoft, 2014)
Office 365
Education A2
Office 365
Education A3
Office 365
Education A4
Students:
{O365EduA2|student-
price}
{O365EduA2|student-
priceusage}
Students:
FREE
Faculty and staff:
{O365EduA2|faculty-
price}
{O365EduA2|faculty-
priceusage}
Faculty and staff:
FREE
Students:
{O365EduA3|student-
price}
{O365EduA3|student-
priceusage}
Students:
$2.50 per user/month
Faculty and staff:
{O365EduA3|faculty-
price}
{O365EduA3|faculty-
priceusage}
Faculty and staff:
$4.50 per user/month
Students:
{O365EduA4|student-
price}
{O365EduA4|student-
priceusage}
Students:
$3.00 per user/month
Faculty and staff:
{O365EduA4|faculty-
price}
{O365EduA4|faculty-
priceusage}
Faculty and staff:
$6.00 per user/month
Business-class email:
Get business-class email,1 shared
calendars, 50 GB of storage space
per user, and the ability to use
your own domain name.
Web conferencing:
Conduct meetings over the web
with HD video conferencing,
screen sharing, and instant
messaging.
Simple file sharing:
SkyDrive Pro gives each user 25
GB of personal storage they can
access from anywhere and that
syncs2 with their PC. Easily share
files internally and externally and
control who sees and edits them.
Intranet sites for your teams:
SharePoint sites provide
workspaces with customizable
7
security settings for individual
teams within the institution.
Active Directory integration:
Manage user credentials and
permissions. Single sign-on and
synchronization with Active
Directory.
Spam and malware protection:
Premium anti-malware
protection and anti-spam
filtering.
Community and phone support:
IT-level web support and 24/7
phone support for critical issues.
Office Web Apps:
Create and edit Word, Excel,
PowerPoint, and OneNote files
via a web browser.
Office Mobile for iPhone and
Android phones:
Access, edit, and view Word,
Excel, and PowerPoint documents
on iPhones and Android phones.
Other mobile apps:
Access, edit, and view Word,
Excel, and PowerPoint documents
on Windows Phones. Use the
OneNote, OWA, Lync Mobile, and
SharePoint Newsfeed apps on
most devices.3
Guaranteed 99.9% uptime:
Get peace of mind knowing that
your services are available with a
guaranteed 99.9% uptime,
financially backed service level
agreement (SLA).
Office applications:
Subscription to Office for up to 5
PCs/Macs per user.
Desktop versions of:
Desktop versions of:
Desktop versions of:
Desktop versions of:
8
Advanced email:
Archiving and legal hold
capabilities, plus unlimited
storage.
eDiscovery Center:
Tools to support compliance.
Search across SharePoint sites
and Exchange mailboxes.
Voicemail:
Hosted voicemail support with
auto attendant capabilities.
Enterprise voice:
Enhance or replace traditional
PBX phone systems with the call
capabilities offered in Lync Server
2013 Plus CAL.5
Audio calling:
Make voice calls from your
computer using Lync-to-phone.
Kelas layanan Office 365 Education A2 memberikan kesempatan kepada sekolah untuk dapat
menikmati layanan online Office 365 secara gratis dengan jumlah pengguna dalam
sekolah/instansi yang tidak terbatas. Akan tetapi ada beberapa fitur yang tidak di dapat pada
versi A2, seperti Microsoft Office 365 Pro Plus yang merupakan versi cloud dari Microsoft Office
terkini serta kemampuan untuk melakukan voice mail dan pengarsipan berkas. Namun pada
semua rencana berlangganan yang ada, fitur Lync Online sudah dapat digunakan.
Sekolah atau institusi pendidikan dapat memperoleh layanan Office 365 dengan prosedur
registrasi berikut ini:
1. Buka halaman http://office.microsoft.com/en-us/academic/ (ini merupakan halaman
kusus Office 365 untuk pendidikan).
2. Lakukan pendaftaran free trial untuk layanan Office 365, dengan klik pada tombol Free
Trial atau Get started with a FREE trial.
3. Isikan identitas sekolah atau institusi pendidikan secara benar dan lengkap pada form
yang disediakan.
9
Gambar 2 Form Pendaftaran Office 365
4. Melakukan verifikasi domain sekolah atau instansi pendidikan yang akan digunakan
untuk sistem Office 365. Domain ini akan berlaku sebagai domain alamat pengguna
Office 365.
5. Anda dapat juga menghubungi partner implementasi Office 365 untuk pendaftaran,
pemilihan, dan juga aktivasi layanan Office 365 edukasi melalui email di
Gambar 3 Verifikasi Domain Office 365
Verifikasi domain dilakukan dengan memasukan nama domain sekolah atau institusi
pendidikan kemudian melakukan konfirmasi kepemilikan dengan cara menambahkan
TXT atau MX Record yang diberikan oleh sistem Office 365 ke panel DNS yang dimiliki
sistem domain sekolah atau institusi pendidikan yang digunakan untuk melakukan
pendaftaran Office 365.
10
Setelah berhasil melakukan verifikasi domain maka Office 365 for Education versi Trial sudah
bisa digunakan, baik menggunakan domain yang diberikan sistem maupun domain sekolah atau
institusi pendidikan yang didaftarkan.
Mendapatkan Lisensi Akamedik
Versi trial dari Office 365 hanya akan berlaku sementara dan hanya bisa digunakan maksimal 25
pengguna. Sebagai dedikasi Microsoft untuk memajukan dunia pendidikan, disediakan juga
paket langganan Office 365 untuk institusi pendidikan, yaitu dengan kelas paket Office 365
Education A2. Sekolah atau instansi pendidikan dapat menggunakan lisensi ini untuk
memenuhi kebutuhan fungsionalitas Office 365. Namun untuk mendapatkan manfaat lebih dari
Office 365 sekolah atau instansi pendidikan dapat menggunakan kelas paket berbayar, sehingga
tidak perlu lagi membeli Microsoft Office versi Desktop, karena didalamnya sudah include
Microsoft Office versi Desktop untuk masing-masing pengguna.
Untuk mendapatkan lisensi akademik dari Office 365 pengguna dapat klik tombol Buy Now
ketika selesai melakukan verifikasi domain atau pada Admin Center di menu Purchase
Services.
Gambar 4 Mendapatkan Lisensi Akademik
Pilih paket Office 365 sesuai dengan keinginan dan perlu disesuaikan paket untuk Faculty (guru
atau staf) dan Students (siswa atau mahasiswa). Proses mendapatkan lisesnsinya mirip seperti
saat kita melakukan belanja di situs online. Setelah memilih paket Office 365, masukkan jumlah
pengguna yang akan diberikan akses Office 365. Jika memilih yang tidak berbayar maka akan
langsung dapat diproses tanpa melakukan input nomor kartu kredit untuk transaksi, namun
11
jika paket yang dipilih merupakan paket berbayar pembayaran dapat dilakukan menggunakan
kartu kredit.
Konfigurasi Lync Online
Secara default ketika melakukan pendaftarn sistem akan melakukan konfigurasi standar untuk
layanan Office 365 secara sederhana, artinya belum semua fitur yang ada dapat dimanfaatkan
secara maksimal, contohnya Lync Online. Untuk dapat memanfaatkan fitur Office 365 secara
maksimal, pengguna dapat melakukan konfigurasi layanan (termasuk didalamnya Lync Online)
dengan prosedur berikut ini:
1. Masuk ke Admin Center Office 365 dengan alamat https://portal.microsoftonline.com/
dan login menggunakan akun administrator.
2. Klik pada menu domains dan pilih domain yang sudah diverifikasi sebelumnya.
3. Setelah domain sekolah atau instansi dipilih, klik View DNS settings. Sistem akan
melakukan redirect ke halaman setting DNS.
4. Pada halaman setting DNS klik Change domain purpose. Kemduian beri check point
pada Exchange Online dan Lync Online (sebagai informasi, untuk melakukan
konfigurasi SharePoint Online harus dilakukan dengan langkah yang sama secara
terpisah, tidak bisa bersamaan dengan yang lain). Klik next untuk melanjutkan.
5. Tambahkan informasi DNS yang ditampilkan ke dalam panel domain yang digunakan.
Setelah semua ditambahkan klik Done, go check. Sistem akan melakukan verifikasi,
dan jika berhasil maka layanan tersebut sudah terkonfigurasi dengan baik pada Office
365 dan domain yang dimiliki.
Salah satu hal yang disarankan pada saat menggunakan Lync Online adalah menggunakan
aplikasi Lync 2013 (yang sudah otomatis ada jika menggunakan Microsoft Office 2013) atau dapat
mengunduhnya secara gratis melalui dashboard di Admin Center Office 365 (pada list menu
Admin Shortcut, pilih Download Software). Selain itu juga dapat mengunduh apilkasi Lync pada
perangkat mobile di market masing-masing perangkat lunak.
12
Membuat Daftar Distribusi
Sebuah kelas online biasanya diikuti oleh beberapa orang, berdasarkan kelompok kelas tertentu.
Terkadang sebagai penyelenggara kelas akan direpotkan jika harus memasukkan satu-satu
nama email peserta untuk undangan atau pengingat kelas. Office 365 memberikan solusi akan
masalah ini dengan adanya Daftar Distribusi atau Distribution List. Daftar distribusi sama
dengan grup kontak, jadi ketika penyelenggara kelas ingin mengadakan sesi kelas pada
kelompok tertentu hanya cukup mengetikkan alamat daftar distribusi, secara otomatis semua
anggota daftar distribusi akan menerima email.
Berikut ini adalah langkah-langkah membuat daftar distribusi menggunakan Microsoft Office
Outlook 2013:
1. Untuk membuat daftar distribusi buka Microsoft Office Outlook 2013 dan pastikan
sudah terkoneksi dengan Office 365 yang dimiliki.
2. Masuk ke menu People atau Orang di sebelah kiri bawah pada jendela Outlook seperti
yang tampil pada Gambar 5.
Gambar 5 Menu Orang dalam Outlook
3. Setelah masuk ke halaman Orang/People, pilih Grup Kontak Baru atau New Contact
Group. Gambar 6 menampilkan icon pembuatan daftar distribusi.
Gambar 6 Icon Pembuatan Daftar Distribusi
4. Tambahkan anggota untuk daftar distribusi yang hendak dibuat seperti pada Gambar 7.
13
Gambar 7 Mengambil Data dari Kontak Outlook
5. Masukkan setelah nama-nama peserta dafat distribusi selesai dimasukkan, beri nama
daftar distribusi tersebut sesuai yang diinginkan. Lalu klik tombol Simpan dan Tutup
seperti Gambar 8.
Gambar 8 Daftar Distribusi
6. Setelah daftar distribusi tersimpan maka akan ditambahkan pada kontak nama daftar
distribusi yang telah dibuat, dalam contoh ini menggunakan nama “Proyek Spesial”.
Ketika pengguna ingin mengirim email atau undangan kelas online dapat mengetikkan
nama daftar distribusi tersebut pada kolom penerima email, maka email atau undangan
akan terkirim ke anggota daftar distribusi.
Pada kontak kita dapat membedakan antara kontak personal dan juga daftar distribusi.
Perhatikan pada Gambar 9.
14
Gambar 9 Daftar Distribusi dan Kontak
Dengan adanya daftar distribusi penyelenggara kelas akan sangat dimudahkan dengan
melakukan pengelompokan peserta berdasarkan kelas atau grup dengan kriteria tertentu,
sehingga dapat dengan mudah mengirimkan pengingat atau jadwal kelas online yang akan
diselenggarakan.
15
Persiapan Melaksanakan Kelas Online
Kemampuan dan kehandalan fitur Lync Online sangat cocok untuk diterapkan pada
pembelajaran jarak jauh atau kelas online. Kelas online memungkinkan guru dan siswa-
siswanya dapat melakukan pembelajaran tanpa harus berada di dalam kelas dan bertatap muka
secara langsung. Fitur komunikasi realtime yang terdapat pada Lync Online sudah mampu
untuk menciptakan euforia kelas yang dikemas secara virtual dan disajikan dalam bentuk kelas
online.
Membuat Agenda Kelas Online dengan Microsoft Office Outlook
Hal pertama yang dilakukan dalam melaksanakan suatu kelas online dapat dianalogikan dengan
mengadakan kegiatan kelas di ruangan yakni melakukan penjadwalan oleh guru/pengelola
sekolah kepada peserta didik. Lync Online terintegrasi dengan baik kepada sistem email dan
kalender Office 365. Microsoft Office Outlook memungkinkan penggunanya untuk melakukan
penjadwalan kelas online kepada peserta didik. Pengguna Office 365 dapat menggunakan
Microsoft Office Outlook sebagai software pengelola email dan kalender.
Pembuatan agenda kelas online dapat dilakukan dengan langkah-langkah berikut:
1. Login ke http://mail.office365.com kemudian pilih menu Kalendar.
2. Pada menu Kalendar pilih new event seperti pada Gambar 10.
Gambar 10. Menu Pembuatan Meeting Online
3. Pada dialog new event, pilih online meeting seperti pada Gambar 11. Outlook akan
membangkitkan tautan online meeting.
4. Lengkapi isian online meeting seperti pada Gambar 12.
16
Gambar 11. Dialog Event
5. Isikan informasi pada form jadwal meeting yang ditampilkan.
Gambar 12 Online Meeting
17
Maka jadwal kelas online akan otomatis terkirim ke email penerima. Apabila pengguna
menerima tawaran meeting tersebut maka kalender juga akan memberikan reminder jika sudah
mendekati waktu pelaksanaan kelas online. Contoh email dapat dilihat di Gambar 13.
Mendistribusikan Agenda Kelas Online ke Peserta
Gambar 13 Form Penjadwalan Meeting
Penjadwalan kelas online yang dilakukan melalui Microsoft Office Outlook akan ditujukan ke
alamat email yang dimasukkan pada form penjadwalan meeting. Setiap peserta kelas online
akan mendapatkan detail jadwal (otomatis dipasangkan pada kalender masing-masing siswa
dan guru) serta sebuah tautan untuk menuju virtual classrom/virtual meeting room. Pada jadawl
yang ditentukan kelas online dapat diikuti dengan melakukan klik tautan di badan email
bertuliskan Join Lync Meeting dan secara otomatis pengguna akan masuk menggunakan akun
Office 365 yang dimiliki atau sebagai Guest.
Lync Web Scheduler
Microsoft Lync Web Scheduler adalah sebuah web-based program yang dapat digunakan untuk
membuat sebuah Lync Meeting jika pengguna tidak memiliki Microsoft Outlook atau
menggunakan sistem operasi non Windows. Lync Web Scheduler dapat diaktifkan oleh tim IT
yang mengelola Office 365 di instansi. Untuk menggunakan Lync Web Scheduler dapat
menggunakan langkah-langkah berikut ini:
18
1. Masuk ke halaman Lync Web Scheduler (https://sched.lync.com/) dengan login
menggunakan akun Office 365 yang dimiliki.
2. Klik Create New Meeting untuk membuat jadwal Online Meeting baru, tuliskan
berbagai detail informasi yang dibutuhkan seperti Subject, dan sebagainya seperti pada
Gambar 14.
Gambar 14 Lync Web Scheduler
3. Bagi pengguna yang menerima undangan di email client biasa akan mendapatkan
undangan Online Meeting seperti pada Gambar 15:
Gambar 15 Detail Lync Web Scheduler
4. Jika pengguna menggunakan iCalendar akan mendapatkan tampilan yang disesuaikan
dengan kemampuan aplikasi seperti pada Gambar 16:
Gambar 16 Mengikuti Meeting dengan Lync Web Scheduler
19
Lync dalam Mendukung Kelas Online
Bergabung Di Kelas Online
Ada beberapa mekanisme untuk bergabung di kelas online Lync, menggunakan browser untuk
menjalankan Lync Web App, menggunakan aplikasi Lync (dapat mengunduh melalui portal
Office 365 secara gratis atau akan terpasang otomatis ketika pengguna memasang Microsoft
Office Professional Plus 2013 di komputer) atau menggunakan aplikasi Lync pada perangkat
mobile seperti smartphone atau tablet.
Bergabung di Kelas Online Melalui Web
Lync Web App adalah fasilitas Lync berbasis browser yang dapat dimanfaatkan oleh pengguna
yang belum memasang aplikasi Lync di komputer atau pengguna yang menggunakan komputer
dengan sistem operasi non Windows. Lync Web App memungkinkan pengguna untuk
memanfaatkan berbagai fitur yang dapat dimanfaatkan untuk kelas online, seperti
menggunakan IM, berbagi video, slide PowerPoint dan sebagainya. Gambar 17 menampilkan
antarmuka Lync Web App di platform Mac OS.
Gambar 17 Lync Web App
Untuk bergabung di kelas online menggunakan Lync Web App pengguna dapat menggunakan
tautan yang dikirimkan. Ketika pengguna mengklik tautan Bergabung dalam Rapat Lync pada
20
undangan rapat yang dikirimkan, secara otomatis Lync Web App akan terbuka pada browser
untuk digunakan. Lync Web App memanfaatkan kemampuan mikrofon, speaker dan kamera
yang terpasang pada komputer.
Menggunakan Lync Web App pengguna tetap bisa memanfaatkan berbagai fasilitas komunikasi
yang diberikan Lync, berikut ini adalah hal-hal yang dapat dilakukan mengguankan Lync Web
App:
1. Menggunakan IM
Proses menggunakan IM sebagai media pendukung berjalannya kelas online pengguna
dapat menggunakan ikon IM yang tersedia di Gambar 18.
Gambar 18 Mengirim Pesan Singkat
Selama kelas online Lync, klik ikon IM untuk mengetikkan pesan instan (IM). Ketik di
bagian bawah area input pesan dan tekan Enter untuk mengirim pesan. Pesan akan
dikirim ke semua peserta kelas online. Dari Lync Web App, pemgguna tidak dapat
mengirim IM ke peserta kelas online tertentu, atau ke seseorang yang bukan peserta
kelas online. Selain itu, peserta juga tidak bisa mengirimkan gambar (kecuali emotikon)
atau file sebagai IM.
2. Kontrol Audio
Jika kelas online membutuhkan audio untuk komunikasi, pengguna Lync Web App
dapat mengontrol perangkat audio yang terpasang pada komputer melalui ikon audio
call yang ada pada Lync Web App seperti pada Gambar 19.
21
Gambar 19 Pengaturan Cepat Volume
Terkadang untuk dapat memanfaatkan perangkat audio pada komputer di Lync Web
App pengguna harus menginstal plug-in pada browser sebagai dukungan untuk
performa Lync Web App. Ada dua opsi yang diberikan Lync Web App ke peserta kelas
online untuk bergabung dalam audio call seperti pada Gambar 20, yaitu:
Gambar 20 Pengaturan Audiso
Menggunakan komputer saya; Untuk menyambungkan ke audio kelas online
menggunakan mikrofon dan speaker yang terpasang pada komputer.
22
Minta rapat untuk menghubungi saya; Artinya meminta pemateri atau
penyelenggara online untuk menyambungkan komunikasi audio kelas online
malalui sambungan telepon.
Saya akan menghubungi rapat; Jika peserta kelas online ingin secara mandiri
bergabung pada komunikasi audio pada kelas online.
3. Kontrol Video
Lync Web App juga memberi dukungan ke penggunanya untuk dapat berkomunikasi
dengan video conference, dengan catatan komputer yang digunakan memiliki fasilitas
kamera (webcam) seperti pada Gambar 21.
Gambar 21 Video Conference
Setelah video tersambung dengan komputer dan berhasil dijalankan, dengan ikon
kamera yang ada di Lync Web App pengguna dapat melakukan komunikasi video call.
4. Berbagi Konten
Kelas online akan lebih interaktif jika dapat disimulasikan sedemikian rupa mirip
dengan keadaan ketika berada di ruang kelas. Lync Web App juga memberikan kepada
penggunanya pengalaman untuk memanfaatkan fitur seperti Virtual White Board,
Online Slide PowerPoint, Online Polling dan juga Desktop atau Program Sharing,
seperti pada Gambar 22.
23
Gambar 22 Berbagi Sumber Daya
Selain berbagi Desktop, Program, PowerPoint dan sebagainya, menggunakan Lync Web
App pengguna juga dapat membuat catatan OneNote atau berbagi lampiran melalui tab
OneNote dan Lampiran.
5. Mengelola Peserta
Lync Web App juga memungkinkan untuk digunakan oleh pemateri, karena pada Lync
Web App juga memiliki kemampuan untuk dapat mengelola peserta kelas online seperti
pada Gambar 23.
Gambar 23 Peserta Kelas Online
24
Pada menu ini pemateri juga dapat menentukan kapabilitas peserta. Seperti memberi
hak untuk bisa mengirimkan pesan suara, berbagi layar atau yang lainnya.
6. Opsi Tata Letak
Lync Web App juga memberikan opsi kepada pengguannya untuk mengatur tata letak
pada halaman kelas online-nya. Terdapat beberapa pengaturan yang dapat dipilih untuk
Lync Web App mulai dari tampilan galeri, pembicara, dan presentasi seperti pada
Gambar 24.
Gambar 24 Pengaturan Tampilan
Tiga pilihan yang diberikan dapat disesuaikan aktivitas kelas online yang sedang
berjalan. Untuk pengguna sistem operasi Windows, dapat menekan tombol keyboard
F11 untuk mendapatkan tampilan yang full screen (tekan ESC untuk mengembalikan
tampilan).
7. Opsi Navigasi
Lync Web App juga mendukung devices yang memiliki kemampuan layar sentuh.
Gambar 25 Pengaturan Navigasi
Klik pada ikon seperti pada gambar di atas, secara otomatis Lync Web App akan
memberikan kapabilitas untuk digunakan pada devices dengan layar sentuh.
Dengan kata lain Lync juga mampu berjalan menggunakan browser yang memungkinkan
penggunanya untuk dapat melakukan kelas online dari berbagai platform yang mendukung
konektifitas Internet.
25
Bergabung di Kelas Online Melalui Aplikasi Lync Desktop
Aplikasi Lync 2013 yang berjalan di komputer adalah aplikasi Lync yang paling lengkap dan
memiliki kemampuan penuh untuk memanfaatkan semua fitur yang terdapat pada Lync Online.
Aplikasi Lync desktop bisa didapat dari Microsoft Office Professional Plus atau mengunduh
secara gratis di halaman Microsoft Office 365.
Gambar 26 Lync Desktop
Pengguna Office 365 dapat mengunduh aplikasi Lync 2013 melalui portal admin. Berikut ini
adalah langkah-langkah mendapatkan aplikasi Lync 2013 versi dari panel admin Office 365
dengan tampilan seperti pada Gambar 26:
1. Masuk ke halaman Office 365 melalui http://mail.office365.com/ atau
http://portal.microsoftonline.com/ mengguankan akun Office 365 yang dimiliki.
2. Selanjutnya klik pada ikon pengaturan (ikon bergambar gear di pojok kanan atas)
kemudian pilih Office 365 settings seperti pada Gambar 27.
26
Gambar 27 Menu Office 365 Settings
3. Kemudian pada halaman Office 365 settings klik Software. Download Microsoft Office
desktop (jika menggunakan Office 365 berlangganan yang memiliki kapabilitas untuk
memakai Office 365 ProPlus) atau download aplikasi Lync 2013. Pilih bahasa lalu tekan
install, sistem akan otomatis mengunduhkan dan memasangkan aplikasi Lync di
komputer seperti pada Gambar 28.
Gambar 28 Mengunduh Lync Desktop
Secara default, setelah login pada aplikasi Lync, pengguna akan menemukan tampilan yang
kosong. Untuk menemukan kontak-kontak atau rekan organisasi, pengguna dapat melakukan
pencarian di kolom pencarian yang ada pada aplikasi Lync desktop seperti pada Gambar 29.
27
Gambar 29 Mengelola Kontak
Hasil pencarian kontak dapat dimasukkan ke kontak list di apliakasi Lync atau ke dalam kontak
favorit sehingga akan selalu keluar pada halaman awal aplikasi Lync.
Pada kontak yang sudah ditampilkan, pengguna dapat memilih beberapa opsi untuk melakukan
komunikasi seperti pada Gambar 30.
Gambar 30 Pilihan Komunikasi
Pengguna dapat mengeluarkan opsi menu seperti pada gambar diatas dengan meletakkan
kursor mouse pada avatar atau foto profil rekan di kontak list pada aplikasi Lync desktop. Untuk
mengirimkan IM atau pesan singkat pengguna Lync desktop dapat memilih ikon IM pada
kontak list yang dipilih atau dengan cara double-click pada kontak yang hendak dihubungi
seperti pada Gambar 31.
Gambar 31 Pesan Singkat
28
Melalui Window IM pengguna juga diberikan opsi untuk melakukan kostumisasi font atau
menambahkan emoticon serta memberikan tanda high important messege kepada pesan singkat
yang dikirimkan. Selain itu disana pengguna juga disuguhkan dengan ikon-ikon untuk
melakukan komunikasi dengan cara lain, seperti audio atau video call.
1. Audio Device
Secara otomatis pengaturan audio devices akan mengikuti standar pengaturan yang ada
dikomputer tempat dimana aplikasi Lync terpasang. Namun pengguna juga memiliki
kapabilitas untuk dapat mengatur secara manual audio devices yang akan digunakan
untuk kegiatan komunikasi menggunakan aplikasi Lync seperti pada Gambar 32 .
Gambar 32 Pengaturan Perangkat Audio
Pengaturan audio device pada aplikasi Lync desktop terletak pada ikon kecil di bagian
pojok kiri bawah, seperti pada gambar diatas. Melalui opsi tersebut akan ditampilkan
informasi tentang audio device syang terpasang di komupter. Pengguna dapat
melakukan pengaturan lebih lanjut dengan memilih opsi Audio Device Settings
seperti pada Gambar 33.
Gambar 33 Pengaturan Lanjutan Perangkat Audio
29
Melalui audio device setting pengguna dapat mengatur tingkatan volume untuk audio
device yang digunakan untuk Lync.
2. Membuat Panggilan Auido
Setelah audio terkonfigurasi dengan baik, pengguna dapat melakukan panggilan ke
rekan yang berada di Lync dengan menggunakan ikon telepon seperti pada Gambar 34.
Gambar 34 Lync Desktop
Ketika mendapatkan panggilan telepon dari orang lain, pengguna Lync desktop juga
akan mendapatkan notifikasi dari aplikasi seperti pada Gambar 35.
Gambar 35 Notifikasi Panggilan
Selanjutnya penerima telepon dapat menerima telepon atau menolaknya. Pengguna
juga dapat memilih opsi lain dengan klik Options lalu pilih Reply by IM untuk menolak
panggilan dan menjawabnya melalui IM. Klik Set to Do not Disturb untuk menolak
panggilan dengan memasang status sibuk. Atau jika itu merupakan panggilan video,
dapat memilih Answer with Audio Only untuk melakukan komunikasi tanpa
menggunakan video.
3. Berbagi Resources
30
Aplikasi Lync yang berjalan di desktop memiliki kekuatan yang powerful untuk berbagai
resources digital seperti online slide presentation, virtual whitoboard, online polling, Q &
A session atau program/desktop sharing. Hal ini dapat membuat kelas online berjalan
lebih interaktif dan materi yang disampaikan dapat lebih efisien dan sesuai target.
Mekanisme berbagi menggunakan aplikasi Lync desktop lebih direkomendasikan dari
pada menggunakan Lync Web App, karena kontrol yang diberikan kepada pengguna
lebih baik seperti pada Gambar 36.
Gambar 36 Berbagi Sumber Daya Online
Untuk berbagi resources digital pada kelas online pengguna dapat menggunakan ikon
presentasi (ikon bergambar monitor) seperti pada gambar diatas.
4. Mengelola Peserta Kelas
Sebagai presenter atau orang yang memulai percakapan dapat menambahkan atau
mengelola peserta percakapan dalam chatroom Lync.
31
Gambar 37 Mengelola Peserta
Arahkan kursor mouse pada ikon Invite People di aplikasi Lync maka akan ditampilkan
informasi peserta percakapan yang sedang berjalan. Untuk menambahkan peserta klik
pada Invite More People, pilih peserta baru pada kolom kontak yang tersedia seperti
yang ditampilkan pada Gambar 37.
Sebagai pemateri atau untuk mendapatkan pengalaman terbaik melakukan kelas online dengan
Lync Online, sangat disarankan pengguna untuk menggunakan aplikasi Lync versi desktop.
Bergabung di Kelas Online Melalui Aplikasi Lync Mobile
Untuk bergabung di sebuah kelas online pengguna Office 365 dapat menggunakan perangkat
bergerak yang didukung baik smartphone atau komputer tablet. Pengguna dapat menginstal
aplikasi Lync 2013 pada perangkat Windows Phone, iPhone, iPad, Android atau Nokia. Namun
fitur yang didukung cukup terbatas, yaitu pesan instan (IM), integrasi kontak, voice/video call
dan kemampuan untuk bergabung di sebuah kelas online. Namun aplikasi Lync pada perangkat
mobile hanya mampu menerima dukungan audio conference, tidak dapat melakukan presentasi
online seperti berbagi slide PowerPoint, virtual whiteboard dan sebagainya.
Lync Online pada Windows Phone
Pengguna Windows Phone 8 dapat memanfaatkan aplikasi Lync 2013 for Windows Phone.
Aplikasi dapat dicari dan diunduh melalui Toko/Marketplace. Aplikasi Microsoft Lync 2013
32
untuk Windows Phone bisa didapat secara gratis. Setelah aplikasi terpasang di ponsel, pengguna
dapat melakukan login dengan akun Office 365 yang dimiliki seperti yang ditampilkan pada
Gambar 38.
Gambar 38 Lync Mobile
Setelah berhasil login, maka akan ditampilkan informasi Lync sesuai dengan konfigurasi kontak
akun pengguna. Seperti pada aplikasi Lync lainnya, dengan aplikasi Lync di Windows Phone
pengguna juga dapat dengan mudah menemukan kontak dalam organisasi untuk digunakan
berkomunikasi seperti yang ditampilkan pada Gambar 39.
Gambar 39 Kolom Pencarian
Pengguna dapat menemukan kontak seseorang melalui ikon pencarian yang ditampilkan
aplikasi (ikon pencarian di bagian bawah).
33
Gambar 40 Tampilan Lync untuk Windows Phone
Pengguna juga dapat melakukan komunikasi dengan IM, panggilan suara atau video dengan
memilih ikon panggilan sesuai kebutuhan. Melalui Lync di Windows Phone pengguna juga
dapat melihat dan bergabung dengan sebuah kelas online seperti yang ditampilkan pada
Gambar 40.
Gambar 41 Bergabung dengan Kelas Online
Untuk bergabung dapat memilih opsi Meeting kemudian pilih jadwal meeting atau kelas online
yang hendak diikuti. Maka kelas online dapat diikuti melalui Lync di ponsel Windows Phone
yang dimiliki seperti yang ditampilkan pada Gambar 41.
34
Lync Online pada iPhone
Aplikasi Lync juga dapat dijumpai di perangkat besutan Apple ini. Pengguna iPhone dapat
memanfaatkan aplikasi Microsoft Lync 2013 for iPhone secara gratis dengan mengunduh dan
memasangnya melalui App Store seperti yang ditampilkan pada Gambar 42.
Gambar 42 Lync for iPhone
Setelah aplikasi terpasang dengan baik di perangkat iPhone yang digunakan, lakukan login
dengan akun Office 365 yang dimiliki. Pada aplikasi Lync for iPhone pengguna juga dapat
dengan mudah menemukan kontak yang sudah terintegrasi dengan akun Office 365 yang
digunakan seperti yang ditampilkan pada Gambar 43.
Gambar 43 Kontak pada Lync for iPhone
35
Untuk menemukannya pengguna aplikasi dapat menggunakan menu pencarian atau kontak
yang tersedia pada aplikasi (ikon bergambar kaca pembesar atau kontak) seperti yang
ditampilkan pada Gambar 44.
Gambar 44 Tampilan Lync for iPhone
Dengan aplikasi Lync for iPhone ini juga dimungkinkan pengguna untuk mengatur presence,
melakukan komunikasi dengan IM, audio dan video call. Untuk mengikuti sebuah kelas online
juga memungkinkan menggunakan aplikasi ini seperti yang ditampilkan pada Gambar 45.
Gambar 45 Bergabung dengan Kelas Online
Tautan untuk bergabung di meeting atau kelas online ada pada menu schedule (ikon bergambar
kalender) pada aplikasi.
36
Lync Online pada iPad
Pengguna iPad juga dapat memanfaatkan aplikasi Lync. Microsoft Lync 2013 for iPad dapat
ditemukan dan dipasang secara gratis di App Store. Mekanisme penggunaannya hampir sama
dengan aplikasi iPhone seperti yang ditampilkan pada Gambar 46.
Gambar 46 Tampilan Lync for iPad
iPad memberikan pengalaman kepada penggunanya untuk memanfaatkan keandalan aplikasi
dari App Store dengan layar yang lebih besar.
Lync Online pada Android
Bagi pengguna Android dapat mendapatkan aplikasi Microsoft Lync 2013 for Android melalui
Google Play. Aplikasi ini juga disediakan secara gratis. Interface dan cara penggunaan aplikasi
Lync Online for Android sama dengan Lync Online 2013 for iPhone.
Untuk keterangan lebih lanjut dan bantuan dapat dilakukan oleh pengguna melalui Office 365
Setting pada akunnya seperti yang ditampilkan pada Gambar 47.
Gambar 47 Kumpulan Aplikasi Mobile
37
Aplikasi-aplikasi Lync yang berjalan di perangakt mobile juga dapat diunduh melalui tautan
yang disediakan disini.
Merekam Berjalannya Kelas Online
Lync Online memungkinkan berjalannya kelas dapat direkam untuk diputar ulang atau
dipublikasikan. Untuk melakukan perekaman kelas online dapat mengikuti prosedur berikut
ini:
1. Klik More Option kemudian pilih Start Recording, seperti yang ditampilkan
pada Gambar 48:
Gambar 48 Menu Perekaman Lync
2. Gunakan tombol kontrol yang ada untuk mengatur perekaman, seperti pause, resume,
atau stop recording seperti yang ditampilkan pada Gambar 49.
Gambar 49 Kontrol Perekaman
3. Untuk melihat siapa saja yang melakukan perekaman, arahkan kursor mouse pada
recording button berwarna merah.
4. Ketika ingin mengentikan perekaman, klik Stop Reccording. Lync secara otomatis
akan menyimpan perekaman dalam bentuk MP4 yang dapat dimainkan melalui
38
Windows Media Player atau Zune. Notifikasi pada system tray akan dimunculkan ketika
perekaman telah dihentikan seperti yang ditampilkan pada Gambar 50.
Gambar 50 Notifikasi Perekaman
Notifikasi menandakan bahwa hasil perekaman siap untuk digunakan, baik itu untuk diputar
maupun dikirimkan kepada orang lain. Klik pada notifikasi untuk masuk ke Recording Manager,
atau jika melalui Lync dapat masuk ke Recording Manager melalui menu Tools kemudian pilih
Recording Manager. Melalui Recording Manager, hasil rekaman dapat dikelola, baik untuk
dimainkan, rename, dihapus atau dipublikasikan melalui SkyDrive atau SharePoint. Pada
komputer hasil rekaman disimpan pada folder Video/Lync Recording di komputer. Klien Lync
memerlukan setidaknya beberapa menit untuk memproses perekaman sehingga tidak dapat
langsung siap
Presentasi Dengan Slide Power Point di Kelas Online
Cara yang paling efektif untuk melakukan kelas online atau presentasi ialah menggunakan slide
PowerPoint. Poin-poin penting pada materi dapat dituliskan di slide PowerPoint sehingga
memepermudah penyampaian materi pembelajaran. Lync Online memberikan fasilitas kepada
penggunanya untuk dapat melakukan presentasi PowerPoint pada kelas online yang dijalankan.
Berikut ini langkah-langkah untuk melakukan presentasi online menggunakan PowerPoint:
1. Klik pada Presentation Icon (ikon bergambar monitor) pada aplikasi Lync, kemudian
klik PowerPoint seperti yang ditampilkan pada Gambar 51.
39
Gambar 51 Berbagi Sumber Daya
2. Pilih dokumen presentasi PowerPoint di komputer yang akan digunakan untuk kelas
online.
3. Dokumen PowerPoint akan di upload ke sistem Lync Online. Setelah selesai akan
ditampilkan ke layar presentasi. Untuk memindah silde dapat menggunakan tombol
arah yang ada di keyboard atau dengan klik pada thumbnails.
4. Klik pada notes untuk melihat presenter notes. Notes hanya akan ditampilkan pada layar
presenter saja, sementara peserta kelas online hanya dapat melihat slide presentasi yang
sedang ditampilkan.
5. Untuk menampilkan secara full-screen tampilan di layar presenter, dapat menekan
tombol F5 pada keyboard. Untuk mengembalikannya tekan di ESC.
6. Klik pada tombol-tombol Annotations di samping kanan untuk memanfaatkan fasilitas
pendukung presentasi online, seperti pointer, stamp, dan sebagainya.
Presenter juga dapat mengatur siapa saja yang berhak mengunduh dokumen presentasi
PowerPoint. Ijin mengunduh presentasi dapat diberikan kepada Organizer (orang yang
menjadwalkan kelas online), Presenters (pemateri pada kelas online yang diselenggarakan),
dan Everyone (siapa saja yang tergabung ke dalam kelas online). Pengaturan ini dapat ditemui
ketika presenter telah menngunggah dokumen presentasi, kemudian klik pada Manage
Presentable Content pilih Permission pada menu.
Bagi peserta yang mendapatkan ijin untuk mengunduh dapat melakukannya dengan klik pada
ikon monitor pada Lync kemudian klik Manage Presentation Content, pilih tab More kemudian
40
Save As untuk menyimpan dokumen PowerPoint secara utuh, atau Sace with Annotations jika
ingin menyimpan beserta coret-coret yang diberikan pembicara saat presentasi online.
Presenter juga dapat memberikan hak akses kepada peserta kelas online untuk menggunakan
Annotations seperti memberikan coretan atau stamp di slide. Hal ini biasanya dilakukan untuk
mengumpulkan respond dari suatu kasus yang ada di slide. Untuk memberikan ijin kepada
peserta kelas online untuk berpartisipasi di slide menggunakan annotation dapat menggunakan
langkah berikut:
1. Pada meeting room atau tempat kelas online berlangsung klik More Option kemudian
klik Lync Meeting options.
2. Pilih permission pada annotations dan akan diberikan 2 opsi. Opsi pertama ialah
memberikan ijin siapa saja yang dapat menambahkan annotation pada slide PowerPoint
yang ditampilkan dan opsi berikutnya siapa yang berhak untuk melihat konten yang
diberikan annotaiton tersebut.
Guankan fasilitas ini ketika presenter ingin mendapatkan respon dari suatu slide yang
dipresentasikan tanpa harus melakukan interupsi.
Memberikan Kontrol Slide Presentasi
Presenter dapat memberikan hak akses kepada orang lain yang mengikuti kelas online tersebut.
Hal ini sangat memungkinkan untuk menjadikan kelas memiliki lebih dari satu 0rang yang
dapat mengontrol slide presentasi. Untuk memberikan hak akses tersebut dapat menggunakan
langkah-langkah berikut ini:
1. Untuk memberikan kontrol kepada peserta kelas online dapat menggunakan menu
yang terdapat pada meeting room atau tempat dilaksanakannya kelas online seperti
yang ditampilkan pada Gambar 52.
Gambar 52 Memberikan Kontrol
Klik Take Over as Presenter untuk memberikan hak akses kepada seseorang di kelas
online. Tombol Return to Presenter’s View untuk mengembalikan tampilan Lync
presenter seperti semula.
41
2. Klik Stop Presenting untuk menghentikan kontrol.
Dukungan Fasilitas Lync dalam Penyampaian Materi di Kelas Online
Selain dapat melakukan presentasi PowerPoint secara virtual, Lync Online juga mendukung
bberapa layanan yang dapat mendukung berjalannya kelas online. Fitur-fitur tersebut
diantaranya adalah sebagai berikut:
Papan Tulis Virtual
Kelas online menggunakan Lync Online didukung oleh fasilitas kelas pada umumnya yang
disajikan dengan format virtual, salah satunya ialah papan tulis virtual. Papan tulis virtual
memungkinkan pemateri untuk memanfaatkan fungsionalitas papan tulis seperti pada
umumnya, untuk membuat coretan-coretan secara bebas, menghapusnya dan lain sebagainya.
Untuk menggunakan papan tulis virtual dalam penyampaian materi dapat menggunakan
langkah-langkah berikut ini:
1. Arahkan kursor pada ikon monitor dan kemudian pilih Whiteboard pada tab Present.
2. Seebuah papan tulis kosong akan ditampilkan pada layar presentasi kelas online yang
sedang berjalan.
3. Presenter dapat menggunakan annotation di sebelah layar kanan untuk memanipulasi
whiteboard, seperti membuat coret-coret atau menghapusnya seperti yang ditampilkan
pada Gambar 53.
Gambar 53 Virtual White Board
4. Pilih salah satu annotation untuk menambahkan sesuatu di halaman whiteboard.
42
Pemateri juga dapat memberikan akses ke peserta kelas untuk dapat menyimpan konten pada
whiteboard. Untuk mengelolanya dapat melalui menu Manage Presentable Content
kemudian pilih Permission. Coretan di whiteboard dapat disimpan menjadi sebuah gambar
atau dimasukkan ke dalam catatan OneNote.
Berbagi Program atau Desktop
Melalui Lync Online pemateri dapat berbagi sebuah program yang sedang berjalan di komputer
kepada peserta kelas. Contohnya ketika pemateri ingin menunjukkan menu-menu pada suatu
program yang sedang berjalan di komputer atau mendemokan penggunaan suatu program di
kelas online. Untuk melakukannya dapat menggunakan cara sebagai berikut:
1. Arahkan mouse pada ikon monitor yang ada pada online class room di Lync.
2. Pilih program dan akan ditampilkan thumbnail program-progam yang sedang berjalan
di komputer.
3. Pemateri dapat memilih salah satu diantara program atau aplikasi yang sedang berjalan
di komputer untuk dibagikan tampilannya kepada pesertaa kelas.
Jika program yang ingin di bagikan banyak, pemateri dapat melakukan share desktop aktif
kepada peserta kelas. Share desktop berarti membagikan tampilan seluruh aktifitas yang
terdapat di layar monitor kepada peserta kelas. Untuk berbagi desktop dapat menggunakan
presentation menu atau ikon monitor yang terdapat di Lync kemudian pilih Desktop. Ketika
berbagi desktop, pengguna mendapatkan sebuah opsi yang sama ketika menghubungkan
komputer ke proyektor, yaitu pengguna dapat melakukan share All Monitors, Primary Monitor
atau Secondary Monitor, disesuaikan dengan kebutuhan.
Tidak hanya bisa untuk berbagi tampilannya saja, Lync online memungkinkan pemateri untuk
dapat memberikan kontrol kepada peserta kelas atau siapa saja untuk mengakses program atau
desktop komputernya. Untuk memberikan akses kontrol kepada peserta kelas online dapat
menggunakan langkah berikut ini:
1. Klik Give Control pada sharing toolbar yang sedang aktif memrpesentasikan programa
tau desktop komputer.
2. Pilih nama orang yang ingin diberikan kontrol. Lync akan memberikan sebuah notifikasi
kepada orang yang diberi kontrol bahwa ia bisa mengakses program atau desktop yang
di bagikan pemateri.
43
3. Untuk menghentikan akses kontrol, klik pada Give Control lalu pilih Take Back
Control.
Pada sharing toolbar juga terdapat pilihan Give Control Automatically yang berfungsi secara
otomatis akan memberikan kontrol terhadap apa yang dibagikan kepada peserta kelas online.
Tapi direkomendasikan opsi ini hanya digunakan untuk sebuah kelas kecil atau pertemuan kecil
sehingga tidak berisiko menganggu jalannya kelas online.
Catatan Kelas Online
Pada sebuah kelas tak jarang kita membutuhkan sebuah catatan untuk menuliskan sesatu. Lync
Online memberikan fitur catatan berupa catatan OneNote yang dapat digunakan penggunanya
untuk membuat catatan pribadi ataupun catatan yang ingin dibagikan. Dalam sebuah kelas
online mengguankan Lync, sebuah catatan OneNote dapat dibuat bersama dengan undangan
meeting ataupun ketika kelas berjalan. Berikut ini adalah langkah untuk menyertakan sebuah
catatan OneNote pada undangan kelas online yang dibuat melalui Outlook:
1. Buat sebuah Lync Meeting pada Microsoft Office Outlook, kemudian perhatikan pada
ribbon menu, klik Meeting Notes seperti yang ditampilkan pada Gambar 54.
Gambar 54 Catatan pada Lync
2. Kemudian akan muncul dua buah opsi terkait meeting notes yang akan dibuat, pertama
Share notes with the meeting artinya catatan yang akan digunakan akan di share ke
peserta kelas online. Peserta dapat menemukannya di menu View Meeting notes. Opsi
yang kedua Take notes on your own untuk membuat sebuah catatan pribadi. Catatan
ini tidak akan dibagikan ke peserta kelas online, dapat digunakan sebagai pengingat
atau yang lainnya.
Untuk membuat catatan ketika kelas online berjalan dapat menggunakan langkah-langkah
berikut ini:
1. Pada dialog pilih tab OneNote seperti yang ditampilkan pada Gambar 55.
44
Gambar 55 Catatan OneNote
2. Pilih My Notes untuk membuat sebuah catatan OneNote pribadi. Atau pilih Shared
Notes untuk membagikan sebuah catatan di OneNote.
Shared Notes seperti layaknya sebuah dokumen yang ada di SkyDrive atau SharePoint, perlu
sebuah permission untuk membuka atau mengedit catatan OneNote tersebut.
Video Conference
Lync Online memungkinkan penggunanya untuk dapat menggunakan komunikasi dengan
video conference yang memungkikan semua peserta kelas dapat berinteraksi secara realtime
dengan melibatkan video call. Model ini cocok dilakukan untuk sebuah kelas yang melibatkan
sedikit peserta dan kualitas kecepatan Internet yang baik.
Sesi Tanya Jawab di Kelas Online
Lync Online mendukung fasilitas untuk diadakannya tanya jawab dalam sebuah kelas online
yang dilaksanakan. Untuk memulai sebuah sesi tanya jawab yang terstruktur, pemateri dapat
menggunakan fasilitas Q & A yang disediakan dalam Lync. Berikut ini langkah-langkah untuk
memulai sesi tanya jawab di kelas online menggunakan Lync:
1. Letakkan kursor mouse pada presentaton icon (ikon bergambar monitor) kemudian
pilih Q & A seperti yang ditampilkan pada Gambar 56.
45
Gambar 56 Sesi Tanya Jawab
2. Lync akan menampikan sebuah tampilan yang dapat digunakan bagi peserta kelas
untuk mengajukan sebuah pertanyaan kepada pemateri seperti yang ditampilkan pada
Gambar 57.
Gambar 57 Tampilan Sesi Tanya Jawab
46
3. Ketika sebuah pertanyaan di lontarkan, semua presenter dalam kelas dapat klik Answer
untuk membalas pertanyaan yang diberikan peserta kelas online seperti yang
ditampilkan pada Gambar 58.
Gambar 58 Menjawab Pertanyaan
Setiap pertanyaan yang masuk akan ditampilkan pada tab Q & A yang disertai indeks
angka yang mengindikasikan jumlah pertanyaan yang masuk dan belum terjawab.
4. Ketika sesi Q & A berjalan maka secara otomatis fasilitas IM pada online class room akan
non aktif. Untuk mengaktifkan IM dalam sesi Q & A, pemateri dapat mengaktifkannya
dengan klik Allow All Meeting IM pada sebuah opsi yang diberikan sistem seperti yang
ditampilkan pada Gambar 59.
Gambar 59 Pengaturan IM
5. Untuk menyimpan sesi tanya jawab pada Q & A, pengguna dapat menggunakan pilihan
Save As yang diberikan. Sesi tanya jawab akan tersimpan sebagai sebuah catatan
notepad di komputer.
Meninggalkan Kelas Online
Untuk hanya meninggalkan bagian audio dan video rapat tapi masih melihat IM dan konten
bersama, pilih tombol handset dalam jendela panggilan.
Untuk keluar sepenuhnya dari rapat, pengguna cukup menutup jendela pertemuan yang ada,
cara lain dapat pula dilakukan dengan memilih tombol hangup (gagang telepon merah) untuk
meninggalkan rapat berbasis suara.
Pengelolaan Arsip Kelas Online di SharePoint Online
SharePoint Online atau SkyDrive Pro adalah salah satu fitur pengelolaan document library yang
dapat dimanfaatkan oleh pengguna Office 365. Secara default SkyDrive Pro memiliki kapasitas
penyimpanan 25 GB. SkyDrive Pro dapat diakses seperti yang ditampilkan pada Gambar 60
47
Gambar 60 Menu Office 365
Untuk mengakses layanan SharePoint Online atau SkuDrive Pro dapat menggunakan menu
SkyDrive yang ada pada halaman email atau portal Office 365. Melalui halaman tersebut
pengguna Office 365 dapat mengunggah suatu dokumen atau membuat folder untuk
menampung dokumen seperti yang ditampilkan pada Gambar 61.
Gambar 61 SharePoint Online
Pada SharePoint Online juga dimungkinkan pengguna untuk membuat sebuah dokumen Office
baru, dengan atau tanpa dukungan Microsoft Office 2013 versi desktop, karena pada SharePoint
Online sudah memiliki dukungan fitur Office Web App, jadi pengguna dapat membuat,
mengedit atau menyimpan dokumen Word, PowerPoint, Excel di browser. SharePoint Online
juga mendukung teknologi web terbaru, sehingga untuk menyimpan sesuatu dari komputer ke
SharePoint Online pengguna dapat hanya dengan melakukan drag and drop dari Windows
Explorer di komputer ke halaman SharePoint Online.
Berbagi Dokumen
SharePoint Online mendukung kemampuan untuk berbagi dokumen antar pengguna Office 365.
Untuk membagi suatu dokumen atau folder dapat dilakukan dengan cara memilih item yang
hendak dibagikan seperti ditampilkan pada halaman sebelumnya, lalu klik ikon Open Menu
(ikon ). Setelah itu pilih bagi. Pengguna dapat menggunakan tautan yang diberikan
kemudian membagikannya atau dengan mengetikkan nama calon penerima sumber daya yang
hendak dibagikan seperti yang ditampilkan pada Gambar 62.
48
Gambar 62 Berbagi Dokumen
Perhatikan menu drop down sebelah kanan atas, pemilik sumber daya dapat memilih
kemampuan yang diberikan kepada orang-orang yang akan mendapatkan ijin mengakses
sumber daya, apakah hanya bisa melihat atau dapat melakukan penyuntingan. Tambahkan
pesan jika dibutuhkan, dan sangat disarankan untuk melakukan checklist pada opsi perlu
masuk, supaya orang lain tersebut harus login terlebih dahulu ketika akan melakukan akses ke
sumber daya yang di bagikan.
Sumber Daya Umum
SharePoint memungkinkan penggunanya untuk membuat suatu folder atau dokumen tanpa
diakses semua orang dalam organisasi secara bebas tanpa harus memberikan ijin akses secara
khusus.
49
Gambar 63 SharePoint Online
Pengguna dapat menjadikan sumber daya di SharePoint menjadi sumber daya bersama. Untuk
melakukannya pilih dokumen atau folder lalu klik menu File -> Bersama, seperti terlihat pada
gambar. Setelah memiliki akses bersama, maka semua anggota organisasi dapat mengakses
sumber daya tersebut secara bebas seperti yang ditampilkan pada Gambar 63.
Menghapus Ijin Berbagi
Pengguna dapat berhenti berbagi dokumen atau folder dengan semua orang atau beberapa
orang yang dipilih saja dengan cara sebagai berikut:
1. Pilih dokumen atau folder yang tidak lagi ingin dibagikan lalu klik File > Dibagi
Dengan.
2. Di jendela Dibagi Dengan, klik panah turun bawah di samping orang yang ingin
dihapis ijin aksesnya, lalu klik Berhenti Berbagi.
Dengan adanya SharePoint Online, sumber daya yang dibutuhkan untuk menunjang
pelaksanaan kelas online dapat disusun dengan rapi dan dibagikan dengan peserta kelas,
sehingga dapat lebih efisien dalam membagikan modul atau tugas dalam bentuk dokumen.
50
Pemecahan Masalah pada Kelas Online
Terkadang dalam penggunaanya beberapa pengguna Lync mendapatkan isu terkait
pemanfaatan Lync sebagai media kelas online. Pada bab ini akan dibahas masalah-masalah yang
sering muncul beserta bagaimana cara menanganinya secara mandiri agar kelas online dapat
berjalan sebagaimana mestinya.
Gagal Bergabung Melalui Lync Desktop
Jika terjadi masalah atau kesulitan ketika login, pengguna dapat memperhatikan beberapa hal
berikut ini sebelum menghubungi tim teknis atau admin Office 365 pada organisasi.
1. Pastikan koneksi Internet dalam keadaan aktif, jika menggunakan jaringan kabel
pastikan terpasang dengan baik pada port jaringan.
2. Pastikan alamat email Office 365 dan kata sandi yang diinputkan sudah benar.
3. Periksa kembali pengaturan koneksi dengan menggunakan tombol Opsi di sudut kanan
atas aplikasi Lync, klik Pribadi. Dibawah Akun Saya, verifikasi bahwa informasi dalam
kotak alamat masuk sudah benar. Klik Tingkat Lanjut, pastikan bahwa konfigurasi
otomati telah dipilih. Lalu klik OK. Atau jika administrator Office 365 memberika nama
server tertentu untuk digunakan, klik Konfigurasi manual dan ketikkan nama server
internal dan eksternal, dalam hal ini dapat menghubungi tim teknis.
Hilangnya Suara atau Video Saat Kelas Online Berjalan
Pengaturan Audio
Pada pelaksanaan kelas online kadang ditemui sebuah masalah suara yang tidak muncul dalam
konferensi seperti yang ditampilkan pada Gambar 64.
Gambar 64 Permasalahan Audio
Lync dapat mendukung berberapa media konverensi untuk penyampaian pesan audio, baik
melalui sambungan telepon, headset pada komputer atau perangkat konfrensi.
51
Gambar 65 Perangkat Audio
Pada aplikasi Lync versi desktop pengguna dapat mengatur input audio melalui Options (ikon
bergambar gear) kemudian pilih Audio device seperti yang ditampilkan pada Gambar 65.
Gambar 66 Pengaturan Audio
Pastikan pengaturan device yang sesuai dengan yang sedang digunakan. Akan tetapi biasanya
sistem akan mendeteksi secara otomatis perangkat audio yang digunakan. Jika perangkat audio
sudah benar dan suara masih belum keluar, gunakan slider untuk menemukan pengaturan
volume speaker dan mikrofon yang digunakan untuk komunikasi menggunakan Lync seperti
yang ditampilkan pada Gambar 66.
Gambar 67 Pengaturan Volume
Jika masih ada masalah, cek pada pengaturan volume komputer seperti yang ditampilkan pada
Gambar 67.
52
Gambar 68 Volume Komputer
Pengaturan sound secara lebih lajut dapat dilihat pada Control Panel. Setelah semua
pengaturan telah di konfigurasi dengan baik, maka audio siap digunakan, pastikan tidak dalam
keadaan mute untuk menggunakan komunikasi audio call seperti yang ditampilkan pada
Gambar 68.
Apabila semunya sudah dilakukan namun masih terdapat kendala dalam bergabung lakukan
tips sederhana sebagai berikut
1. Bergabunglah pada konfrens dan pastikan Anda tidak bisa mendengar suara apapun
dengan mengkonfirmasi melalui jendela IM
2. Pilih tutup gagang telepon (simbol merah di kanan atas) untuk keluar dari Lync call.
Anda akan keluar dari Lync Call tetapi masih dalam konfrens tersebut
3. Pilih bergabung dengan layanan audio dengan memilih menu ikon audio di kiri bawah.
4. Pilih Lync call untuk bergabung dengan Lync call dan perhatikan volumenya dengan
mengarahkan ke kursor ikon audio kemudian memilih tab device.
Pengaturan Video
Aplikasi Lync pada komputer akan melakukan konfigurasi otomatis terhadap perangkat video
yang terpasang pada komputer untuk konverensi. Namun penting untuk diketahui letak
pengaturan manual dari perangkat video pada Lync, agar jika terjadi masalah dapat melakukan
pengecekan apakah perangakat video telah terpilih dengan baik pada pengaturan Lync.
53
Untuk melihat pengaturan video pada Lync dapat menggunakan ikon pengaturan (ikon
bergambar gear) pada aplikasi Lync kemudian pilih Video Device. Selanjutnya akan
ditampilkan pengaturan kamera seperti yang ditampilkan pada Gambar 69.
Gambar 69 Pengaturan Kamera
Pastikan perangkat kamera yang dipilih adalah tipe dan model kamera yang saat ini terpasang
pada komputer. Jika menemui pesan eror seperti pada gambar berikut ini artinya perangkat
video atau kamera belum terpasang dengan baik seperti yang ditampilkan pada Gambar 70.
Gambar 70 Pesan Eror Kamera
Cek kabel jika menggunakan kamera eksternal melalui Device Manager di Control Panel atau
pastikan sudah melakukan instalasi driver kamera (biasanya ada di CD/DVD driver yang
diberikan). Apabila Anda yakin sudah memasangnya terkadang merestart komputer dan
melakukan Windows Update membantu Anda dalam menyelesaikan masalah
Masalah Lain yang Mungkin Muncul
Masalah yang mungkin muncul ialah jika tiba-tiba koneksi terputus saat mengikuti suatu sesi
kelas online, biasanya aplikasi Lync akan melakukan sign out secara otomatis. Untuk
melanjutkan sesi kelas pengguna bergabung lagi dengan mennggunakan tautan meeting pada
54
jadwal yang telah dikirimkan penyelenggara. Anda mungkin akan kehilangan sesi tertentu
tetapi Anda dapar meminta hasil rekaman kelas online tersebut.
Tips dan Trik
Meeting dengan Konektivitas Internet yang Baik (High Bandwidth)
Konektivitas Internet sangat berpengaruh pada jalannya kelas online menggunakan Lync.
Kecepatan Internet dari sisi pemateri dan peserta sangat mempengaruhi metode dan model
konten kelas online yang dilaksanakan. Kualitas konektivitas Internet yang baik berimpilkasi
dengan penggunaan fasilitas kelas online yang maksimal.
Pada keadaan konektivitas Internet yang baik dan stabil, kelas online dapat menggunakan sesi
interaktif dengan memanfaatkan audio atau video conference secara realtime untuk pemateri
dan peserta kelas. Dengan diaktifkannya audio dan video dalam kelas online, suasana kelas akan
terasa lebih hidup dan interaktif layaknya pada ruang kelas sebearnya. Pada konektivitas
Internet yang mumpuni, pemateri juga dapat lebih leluasa berbagi konten dan materi, seperti
saat ingin berbagi program atau desktop beserta kontrolnya kepada peserta kelas.
Integrasi Lync dengan Learning Management System
Tidak jarang sekolah yang memiliki e-learning atau disebut dengan LMS (Learning Management
System). Secara sederhana dukungan LMS, dalam hal ini dicontohkan dengan Moodle, untuk
kelas online ialah sebagai media berbagi materi dan tugas pendukung berjalannya kelas online.
Pengguna dalam hal ini dapat dengan mudah mengintegrasikan Lync dengan LMS apapun
dengan menyelenggarakan kelas online kemudian menaruh tautan sesi Lync di pengumuman
yang dilakukan
Meeting dengan Konektivitas Internet yang Buruk (Low Bandwidth)
Kebanyakan praktik di lapangan saat mengadakan kelas online, kemampuan konektivitas
Internet sering tidak merata, contohnya banyak peserta kelas dengan koneksi yang pas-pasan,
sehingga seringkali tersendat dalam menerima materi yang seharusnya didapat secara real time.
Untuk memperkecil terjadinya komunikasi yang tidak real time ada beberapa hal yang dapat
dikondisikan oleh pemateri, yaitu sebagai berikut:
55
Gunakan Komunikasi Satu Arah
Pada konektivitas Internet yang terbatas sangat tidak disarankan untuk melakukan komunikasi
secara real time dua arah antara pemateri dan peserta kelas menggunakan audio call. Jika
membutuhkan komunikasi real time dapat memanfaatkan pesan singkat.
Tidak Disarankan Menggunakan Video Conference
Konektivitas Internet yang lambat jika dipaksanakan menggunakan video conference untuk
berkomunikasi akan terjadi keterlambatan penyampaian data, sehingga sangat tidak disarankan
digunakan dalam kondisi Internet yang lambat atau tidak stabil.
Pengaturan Dokumen PowerPoint
Jika kelas online memanfaatkan kemampuan berbagi slide PowerPoint pemateri juga harus
memperhatikan dokumen yang akan dipresentasikan. Hal utama yang perlu di perhatikan ialah
pastikan besaran file tidak melebihi 2 MB. Hal ini dapat ditanggulangi dengan mengurangi
penggunaan gambar dan latar belakang slide dengan resolusi tinggi serta mengurangi animasi-
animasi yang tidak perlu.
Tidak Disarankan Memberikan Kontrol Jika Berbagi Resources seperti
Program atau Desktop
Saat ingin berbagi desktop ataupun program, pemateri sangat disarankan tidak memberikan
kontrol kepada peserta kecuali pemateri dan peserta memiliki kualitas Internet yang baik.
56
Daftar Pustaka 1. Microsoft. 2013. Dokumentasi Dukungan Office 365. http://office365.com diakses pada
tanggal 11-25 Desember 2013. Microsoft
2. Ken Withee and Jennifer Reed. 2012. Microsoft Office 365 For Dummies. John Wiley &
Sons.
3. David Kroenke and Donald Nilson. 2011. Microsoft Office 365 in Business. . John Wiley
& Sons.
