GRUPO UNO

Universidad Mariano Gálvez - Maestría en Administración de Proyectos Administración de Proyectos III / Plan de Administración del proyecto Mi-Kasa-SA

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GRUPO UNO

Catedrático: MA. Arq. Federico Richter

Elaborado por: Ing. Otto González 062 93 - 25496 Licda. Marta Estrada 062 95 - 771 Licda. Ixel Guorón 062 05 - 03194 Arq. María Isabel Hidalgo 062 09 - 4749 Arq. María de los Ángeles López 062 11 - 1367 Fecha: 17 de abril 2012


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Índice Introducción 04 1. Flujo de Efectivo del Proyecto 05 1.1 Estudio Preliminar 05 1.2 Flujo de Efectivo 05 1.3 Análisis de Sensibilidad 05 2. Involucrados Clave del Proyecto 05 2.1 Listado de involucrados identificados 05 2.2 Matriz de Poder/Interés de los interesados 05 3. Listado de Entregables Clave del Proyecto 06 3.1 Entregable urbanización 06 3.2 Entregable obras generales 06 3.3 Entregable viviendas 07 4. Acta de inicio oficial del proyecto 07 4.1 Project Charter 07

4.2 Historial de revisiones 08 4.3 Propósito del proyecto 09 4.4 Resumen General 10 4.5 Alcance del Proyecto 10 4.6 Dentro del Alcance 10 4.7 Fuera del Alcance 10 4.8 Entregables producidos 11 4.9 Estimación de duración y costo 11 4.10 Duración estimada 12 4.11 Costos 12 4.12 Supuestos del proyecto 12 4.13 Riesgos del proyecto 12 4.14 Restricciones 13 4.15 Involucrados (Stakeholders) 13 4.16 Aprobación del Proyecto 14

5. Declaración de alcance y criterios de aceptación, WBS. 15 5.1 WBS 15 5.2 Declaración de alcance 16 5.3 Criterios de aceptación del alcance 19 5.4 Diccionario 19 6. Plan de administración del costo 20

6.1 Presupuestado 20 6.2 Control de Avance 21 6.3 Valor Ganado 22 6.4 Costo real 22 6.5 Resumen 23


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6.6. Presupuesto Global Casa Sol 24 6.7. Presupuesto Global Casa Luna 24 6.8. Presupuesto Casa Neptuno 25

7. Plan de administración del tiempo 26 8. Bitácora y control de cambios 27 8.1 Formato de Bitácoras 27 8.2 Formato de control de cambios 31 9. Plan de administración del capital humano 33

9.1 Funciones del plan de recursos humanos 33 9.2 Departamentalización 32 9.3 Jerarquización 32 9.4 Estructura orgánica 35 9.5 Puestos 35

10. Plan de comunicaciones 39 10.1 Canales de Comunicación 39 10.2 Total de Canales de Comunicación 40 10.3 Matriz de Comunicaciones 40 10.4 Detalle de la información distribuida 40 11. Plan de administración de la calidad 42 11.1 Entradas, enunciado de Alcance 42 11.2 Registro de Interesados 44 11.3 Línea base del desempeño de Costos 44 11.4 Línea base del Cronograma 45 11.5 Registro de Riesgos 45 11.6 Factores Ambientales de la Empresa 45 11.7 Activos de los Procesos de la Organización 46 11.7.1 Tabla para el Control de Construcción de Casas 47 11.7.2 Tabla para el Control de Entregables 48 11.7.3 Tabla Formulario para Análisis Global 49 11.7.4 Tabla Comparativa de Avance de Obra 50 11.7.5 Tabla Comparativa de Ejecución de Presupuesto 50 11.7.6 Análisis Comparativo de la Línea Base 51 11.7.7 Tabla de Aseguramiento de Calidad 53 12. Plan de administración del riesgo 54 12.1 Definición de Amenazas y Oportunidades del Proyecto 54 12.2 Diagrama de Clasificación de Riesgos 54 12.3 Matriz de probabilidad e impacto y Plan de gestión de riesgos 55 13. Plan de abastecimientos 56

13.1 Condiciones de contrato 56 13.2 Abastecimiento de entregables 57 13.3 Modelo de contrato para entregables 58

14. Bibliografía 59


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Introducción Por pequeño que sea el proyecto, se requieren habilidades y aptitudes de administración para afrontar las diferentes situaciones que se presenten y además garantizar el cumplimiento de los objetivos dentro de los tiempos estipulados. Los proyectos tienen una fecha de inicio y finalización establecidos, así mismo se define la integración, un alcance, presupuesto, recursos, comunicaciones y riesgo. Por lo tanto cada proyecto, por similar que sean sus actividades y alcances, en el transcurso del ciclo de vida del proyecto, se vuelve diferente debido a las circunstancias cambiantes y los diferentes involucrados en el desarrollo del proyecto. El PM designado del proyecto MI Kasa, SA., sabe administrar los procesos internos del mismo, donde realmente se efectúa el trabajo, así como también posee habilidades de administración para saber enfrentar las diferentes situaciones que se presenten a lo largo del ciclo de vida del proyecto, y además garantizar el cumplimiento de los objetivos dentro de los tiempos estipulados. Estas habilidades van desde la definición del proyecto, hasta la administración de las medidas de avance del mismo. Adicionalmente, incorpora las técnicas para el manejo de los contratos y el manejo de proveedores. Con el siguiente documento se pretende la comprensión del proyecto de estudio MI Kasa, SA, que contiene los requisitos para el desarrollo que van desde loes estudios preliminares de evaluación económica para evaluar la inversión a largo plazo, el acta de inicio del proyecto o Project Charter, la declaración del alcance del proyecto los planes de administración del costo, tiempo y recurso humano, como los planes de comunicaciones y abastecimientos y los planes de la administración de la calidad y del riesgo del proyecto.


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1. Flujo de Efectivo del Proyecto El flujo de efectivo del Proyecto Residencial Mi Kasa Sa, nos informa sobre los movimientos de efectivo y sus equivalentes, mostrando el saldo de caja en la medida de tiempo mensual y el saldo disponible al final del período. Para poder visualizar está información diríjase al contenido del disco y abra el archivo de Excel con nombre 1. Flujo de Efectivo del Proyecto. 1.1 Estudio Preliminar (Ver el documento adjunto en el disco de Flujo de Efectivo)

1.2 Flujo de Efectivo (Ver el documento adjunto en el disco de Flujo de Efectivo)

1.3 Análisis de Sensibilidad (Ver el documento adjunto en el disco de Flujo de Efectivo) 2. Involucrados Clave del Proyecto Los interesados clave del proyecto residencial Mi Kasa Sa, se componen de los siguientes interesados y/o organizaciones, pues ellos pueden influir sobre el proyecto y los entregables. 2.1 Listado de involucrados identificados

1. Clientes 2. Inversionistas 3. Miembros del equipo de proyecto 4. Ministerio de Ambiente y Recursos Naturales 5. Bancos del Sistema 6. Municipalidad de la ciudad de Guatemala 7. Vecinos de la ciudad de Guatemala 8. Proveedores 9. Contratistas

2.2 Matriz de Poder/Interés de los interesados

Los involucrados muy Interesados y con mucho poder son los clientes quienes exigen de un excelente producto (en este caso, su vivienda), los inversionistas quienes aportan el capital para el desarrollo del proyecto, los


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miembros del equipo de proyectos, quienes deben estar comprometidos con el buen desempeño del proyecto, y al MARN, quienes su interés es el de no afectar el equilibrio del medio ambiente con el proyecto. A los Stakeholders de este recuadro debemos darles un seguimiento muy cercano, con comunicación constante y esforzarnos para mantenerlos satisfechos. Poco interesados pero con mucho poder, en este cuadrante ubicamos a los Bancos del sistema a los cuales les damos la oportunidad de inversión en el proyecto y a la Municipalidad de Guatemala, ya que se seguirán las normas y reglamentaciones para poder ejecutar el proyecto sin dificultad. A estos involucrados debemos esforzarnos en mantenerlos satisfechos, pero sin abrumarlos con la comunicación. El cuadrante de los muy interesados pero con poco poder, ubicamos a los vecinos del proyecto, a los proveedores y a los contratistas; debemos asegurarnos de mantenerlos informados y asegurarnos que no surjan inconvenientes. El en cuadrante de los poco interesados y con poco poder, debemos monitorearlos sin abrumarlos con comunicación excesiva. En el proyecto residencial Mi Kasa Sa, no ubicamos a ningún interesado en este cuadro, pues los involucrados en el proyecto ya los hemos identificado en los cuadrantes anteriores. Se hablará con cada Stakeholders para obtener su punto de vista respecto al proyecto residencial, y que ellos estén de acuerdo en cómo contribuirán a él. Así también tendremos una idea sobre cuáles son sus motivaciones (económicas, emocionales, de pertenencia, de reconocimiento, entre otros). Esta actividad nos permitirá tener una idea sobre su influencia positiva o negativa en el proyecto, y utilizando esta información podremos negociar, entablar acuerdos y sobre todo, aclarar posibles malos entendidos sobre lo que será el proyecto. 3. Listado de Entregables Clave del Proyecto

3.1 Entregable Urbanización: Este entregable consiste en el movimiento de tierras, la red sanitaria, la red pluvial, la red de agua potable, la red de instalaciones especiales, la construcción de las calles y avenidas dentro del conjunto de proyecto, la construcción de las banquetas y la jardinización del conjunto del proyecto.

3.2 Entregable Obras Generales: Consiste en la construcción de la planta de tratamiento del proyecto, el pozo mecánico, el salón social, el alumbrado


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público, la garita de control, la cisterna y el muro perimetral que encierra al proyecto residencial Mi Kasa Sa.

3.3 Entregable Viviendas: Está contenido por las Casas tipo Sol, las Casas tipo Luna y las Casas tipo Neptuno, cada una de las casas en obra gris, y con sus acabados e instalaciones hidráulicas, sanitarias, eléctricas y especiales.

4. Acta de inicio oficial del proyecto El documento a continuación, autoriza formalmente al Proyecto Residencial Mi Kasa Sa, el que contiene la documentación y requisitos iniciales para satisfacer las necesidades y expectativas de los interesados. 4.1 Project Charter GRUPO UNO Preparado por: Ing. Otto González 062 93 - 25496 Licda. Marta Estrada 062 95 - 771 Licda. Ixel Guorón 062 05 - 03194 Arq. María Isabel Hidalgo 062 09 - 4749 Arq. María de los Ángeles López 062 11 - 1367 Fecha de Publicación 1: 1 de octubre 2011 Fecha de Publicación 2: 6 de octubre 2011 Fecha de Publicación 3: 10 de octubre 2011 Fecha de Publicación 4: 15 de octubre 2011 Fecha de Publicación 5: 25 de octubre 2011 Fecha de Publicación 6: 30 de octubre 2011 Fecha de Publicación 7: 10 de noviembre 2011 Fecha de Publicación 8: 25 de noviembre 2011 Fecha de Publicación 9: 05 de diciembre 2011 Fecha de Publicación 10: 15 de diciembre 2011


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4.2 Historial de revisiones

Versión Fecha Auto Notas de revisión

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1 de octubre 2011

Ing. Otto González Licda. Marta Estrada Licda. Ixel Guorón Arq. Isabel Hidalgo Arq. Marielos López

Se inician los trabajos finales de selección de terreno y se procede al trámite de pagos legales y el respectivo pago del IUSI.

2 6 de octubre 2011


Se designa al Ing. Otto González, con la asistencia de la Arq. María Isabel Hidalgo, por parte del cliente, para ser el nuevo PM del Proyecto residencial Mi Kasa Sa para administrar el proceso de construcción del proyecto. Dicho proyecto está ubicado en la ciudad de Guatemala, consta de 120,000 vr2 de terreno, en el cual se construyen 560 casas de tres tipos diferentes tipos.

3 10 de octubre 2011


de

Se inician los trabajos de anteproyecto de diseño, tanto de la urbanización, como de los 3 tipos de casas.

Según el terreno se determinan 3 modelos de casas. La Casa Sol de 145 m2, que se construirán 160 unidades. La Casa Luna de 95 m2, un total de 320 unidades y la Casa Neptuno, de 75 m2, un total de 80 unidades de este tipo.

4 15 de octubre 2011


Se inician los trabajos de desarrollo de planos del conjunto y a su vez se hace el juego de planos de las 3 diferentes casas, la tipo sol, la luna, Neptuno. Se hace la cuantificación de los


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4.3 Propósito del proyecto

El propósito del proyecto es cubrir la demanda de vivienda actual que existe en el mercado, con un proyecto residencial de más de 500 casas, de diferentes tamaños y precios. Así como también, aprovechar la oportunidad para generar utilidades, a través de la necesidad de espacios de vivienda para las familias guatemaltecas.

materiales y los respectivos presupuestos.

5

25 de octubre

2011


Se recibe la licencia final aprobada del proyecto y se procede a la compra de los materiales de las 3 casas modelos para muestra del proyecto a los posibles clientes compradores.

6

30 de octubre

2011


Se realizan los trabajos preliminares de limpieza y trazo de las casas en los terrenos seleccionados para la ubicación de las casas modelos.

7

10 de

noviembre 2011


Se inician los primeros pagos legales y la documentación necesaria.

8

25 de

noviembre 2011


Se inician los trabajos de cerramientos con la construcción inicial del muro perimetral del conjunto del proyecto.

9

5 de

diciembre 2011


Se inician los trabajos de Garita de control, y del pozo mecánico.

10

15 de

diciembre 2011


Se inicia la planificación del siguiente año para iniciar los trabajos de construcción en el mes de enero del 2012.


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4.4 Resumen General

Recibimos la propuesta por parte del cliente para trabajar como equipo ejecutor del proyecto residencial Mi Kasa Sa. Se designa al Ing. Otto González como PM del proyecto que consiste en 120,000 vr2, en el cual se construyen 560 casas de tres diferentes tipos. El proyecto incluye su propia planta de tratamiento, pozo mecánico, muro perimetral, garita de control, cisterna general, alambrado público, salón social y un área destinada para deporte. La fecha de inicio de los trabajos será durante el mes de octubre del año 2011, proyecto que durará 48 meses, de los cuales 3 serán para los trabajos preliminares del anteproyecto, terminando en septiembre del año 2015. 4.5 Alcance del Proyecto

El Residencial MiKasa consiste en la construcción de 560 casas de dos niveles de tres diferentes tipos. El primer módelo de Casa es la tipo sol, de 145 mt2, la Casa tipo Luna, de 95 mt2, y la Casa tipo Neptuno de 75 mt2. El proyecto incluye su respectiva urbanización, con fácil accesibilidad al proyecto y este está ubicado en la ciudad de Guatemala. 4.6 Dentro del Alcance

Dentro de las áreas del proyecto, según los requerimientos para conjuntos habitacionales, cuenta con su respectiva urbanización, con pozo mecánico propio, capaz de abastecer a las más de 500 casas con la cantidad de agua que estás requieren. Dentro de la urbanización incluye calles, banquetas, bordillos, el sistema de drenaje sanitario y pluvial, y la red general de agua potable. También incluye la planta de tratamiento, la cisterna, la garita de control y el muro perimetral. 4.7 Fuera del Alcance

El proyecto no incluye en los 3 diferentes modelos de casas los siguientes: gabinetes de cocina, closets, zócalos, herrería en ventanas (barrotes), no incluye el mobiliario y no están incluidos los servicios de cable, teléfono e internet.


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4.8 Entregables producidos

No.

Entregables

Descripción

1.0 Urbanización

Movimiento de tierras, red sanitaria, red pluvial, red de agua potable, red de especiales, construcción de calles, aceras y la jardinización del conjunto.

2.0 Obras Generales

Incluye la planta de tratamiento, el pozo mecánico, el salón social, el alumbrado público, garita de control, la cisterna, el muro perimetral, entre otros.

3.0 Viviendas

Casas tipo Sol, casas tipo Luna y casas tipo Neptuno y cada casa en obra gris, acabados e instalaciones

4.9 Estimación de duración y costo

El costo total del proyecto será de Q.56, 805,262.50, de los cuales, el costo total del proyecto y sus gastos de es de Q.25, 205,262.50, el total de ingresos por ventas es de Q.31, 600,000.00 y las utilidades serán de Q. 6, 394,737.50. El proyecto se realizará en un período de 48 meses, iniciado el 1 de octubre del año 2011 al 31 de septiembre del año 2015.


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4.10 Duración estimada:

La duración estimada es de 48 meses, de los cuales 7 meses ya se han ejecutado 7, pendientes 41 meses, para que el proyecto concluya en septiembre 2015 exitosamente.

Hitos Fecha

Fecha de Inicio 1 de Octubre

2011

Fin del proyecto de construcción 30 de

septiembre 2015

4.11 Costos

Costo estimado: Q.25, 205,262.50

Tipo de cambio para hoy 17 de abril 2012: Q7.73281 x USD$1.00. Fuente: Banguat.

Total en USD (sin IVA) = $. 3, 259,521.77

Tasa de cambio = Q7.73281 equivalen a USD$1.00.

Total en quetzales (sin IVA) = Q.25, 205,262.50

Total en quetzales (con IVA) = Q. 28, 229, 894.00

4.12 Supuestos del proyecto

• Financiamiento del Proyecto • Tiempo de ejecución. • Cumplimiento de las leyes, normas y reglamentos que regulan el plan de regula

miento territorial.

4.13 Riesgos del proyecto • Qué no se apruebe la licencia de construcción a tiempo • Incomprensión de los Requisitos de Calidad • Falta de experiencia de contratas • Atraso de proveedores • Factores climáticos • Falta de Financiamiento según lo esperado • Poco tiempo para planificar • Incertidumbre de Stakeholders • Atraso en los pagos


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4.14 Restricciones • Incremento de precios en el mercado de la construcción • Inestabilidad económica y política • La no autorización de permisos municipales • Mal clima • Desastres naturales • Manifestaciones o huelgas • Inestabilidad económica y política

4.15 Involucrados (Stakeholders)

• Patrocinadores: Licda. Marta Estrada y Licda. Ixel Guorón • Cliente: Señora Marielos López • Project Manager: Ing. Otto González y Arq. María Isabel Hidalgo, quienes se

encargan de la administración del tiempo, del dinero y de la ejecución del proyecto.

• Inversionistas • Miembros del equipo de proyecto • Ministerio de Ambiente y Recursos Naturales • Bancos del Sistema • Municipalidad de la ciudad de Guatemala • Vecinos de la ciudad de Guatemala • Proveedores • Contratistas


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4.16 Aprobación del Proyecto

Licda. Marta Estrada y

Licda. Ixel Guorón

Patrocinador del Proyecto Fecha

Marielos López

Cliente del proyecto Fecha

Ing. Otto González y

Arq. María Isabel Hidalgo

Project Manager Fecha


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5. Declaración de alcance y criterios de aceptación. WBS. 5.1 WBS

WBS: Proyecto Mi-Kasa, S. A.

No. Entregables Responsable costo

1.0 Urbanización Empresa URBASA $.1,740,625.00

1.1 Movimiento de tierras

Ing. Julio Martínez

$.243,687.50

1.2 Red Sanitaria $.278,500.00

1.3 Red Pluvial $.174,062.50

1.4 Red de Agua Potable $.226,281.25

1.5 Red de Especiales $.208,875.00

1.6 Construcción de calles $.348,125.00

1.7 Aceras $.174,062.50

1.8 Jardinización conjunto $.87,031.25

2.0 Obras Generales Empresa ACCESSA $.1,002,500.00

2.1 Planta de tratamiento

2.2 Matriz de Poder/Interés de los interesados

$.187,500.00

2.2 Pozo mecánico $.106,250.00

2.3 Salón social $.150,000.00

2.4 Alumbrado público $.350,000.00

2.5 Garita de control $.62,500.00

2.6 Área deportiva $.12,500.00

2.7 Cisterna $.43,750.00

2.8 Muro perimetral $.90,000.00

3.0 Viviendas Empresa CREASA $.18,526,562.50

3.1 Casa tipo Sol

Arq. Mario Florián

$.7,204,687.50

3.1.1 Obra Gris $.2,881,875.00

3.1.2 Acabados $.2,881,875.00

3.1.3 Instalaciones $.1,440,937.50

3.2 Casa tipo Luna $.9,470,312.50

3.2.1 Obra Gris $.3,788,125.00

3.2.2 Acabados $.3,788,125.00

3.2.3 Instalaciones $.1,894,062.50

3.3 Casa tipo Neptuno $.1,851,562.50

3.3.1 Obra Gris $.740,625.00

3.3.2 Acabados $.740,625.00

3.3.3 Instalaciones $.370,312.50


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5.2 Declaración de Alcance La presente Declaración de alcance del Proyecto Mi-Kasa, S. A., incluye los requerimientos necesarios para asegurar el logro de los objetivos propuestos y solo el trabajo requerido por los interesados para completar el proyecto exitosamente. 5.2.1 Urbanización y Obras Generales Garita de Control de Ingreso La garita se construirá con el sistema de mampostería, con acabados interiores de cernido vertical y en el exterior será una combinación de muros alisados color blanco y fachaleta de ladrillo color chocolate, ventanería de PVC color blanco más vidrio claro de 5 mil. Anti-reflectivo, tendrá un servicio sanitario y una cocineta. Tendrá áreas para dos agentes de seguridad, área de control de cámaras de puntos estratégicos de la urbanización, para el control de los visitantes se contara con un escáner de identificación y dos plumas electrónicas y cámaras para identificación del vehículo. Además se instalara un intercomunicador con cada vivienda para autorizar el ingreso del visitante. Circulación Vehicular y Peatonal Las vías vehiculares serán por medio de concreto fundido con acabado escobeado y los bordillos tendrán pintura de tráfico color amarillo. En el boulevard principal existirán cuatro carriles de acceso de ancho de 3.00 mts cada uno. Áreas Verdes La jardinización será con árboles y flores ornamentales, caminamiento y áreas para estar. Salón Social El área será exclusivamente para los habitantes de la urbanización y también será previsto de un estacionamiento vehicular. El área de salón tendrá área de cocina, servicios sanitarios y área cerrada para 100 personas, el cual será construido con materiales y acabados de primera y también se dejara una área prevista al exterior para hacer actividades al aire libre con tres churrasqueras y juegos infantiles. Alumbrado Público Se instalaran lámparas tipo Lux lite para exterior en todo el boulevard principal, en las áreas verdes y en el salón social.


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Equipo para Agua Potable Por la importancia de tal servicio se perforará un pozo mecánico donde tendrá una bomba sumergible para impulsar el agua del pozo a un tanque elevado metálico a una altura de torre de 10.00 mts. Y una capacidad del tanque de 10,000 litros cúbicos por vivienda el cual funcionará por gravedad hacia las viviendas. Planta de Tratamiento De los drenajes sanitarios se descargaran en plantas de tratamiento cerradas y eléctricas para que la descomposición de los solidos sea internamente de la misma y así de esta manera no contamine con los olores en el exterior. Muro Perimetral: Para mayor protección de los habitantes de la urbanización se construirá un muro perimetral de mampostería de cuatro metros de altura y se protegerá con enchayado. 5.2.2 Viviendas Casa tipo Neptuno (75 mts. 2) Estará conformada por una distribución de ambientes compuestos de la siguiente manera: dos dormitorios, servicio sanitario completo, área de lavandería, sala-comedor, cocina, patio y jardines. La casa será construida con formaleta de sistema monolítico de aluminio en el cual muros y losas quedarán listos en una sola operación, el techo será construido con losa de concreto inclinada a cuatro aguas con baldosa de barro impermeabilizada y artefactos sanitarios de color blanco, los muros tendrán un acabado final de cernido vertical y el exterior será de acabado alisado blanco con ciertos muros con fachaleta de color ladrillo chocolate, la instalación eléctrica será entregada por toma con plafoneras, el tipo de ventanería será de PVC de color blanco más vidrio claro de 5 milímetros. Puertas interiores serán de tipo MDF color Wengue y la puerta principal será de caoba con sus chapas y las puertas que dan al exterior patios ó jardines serán de hierro. En el área exterior se dejaran fundidas carrileras para estacionar vehículos y los jardines interiores como exterior se entregaran con grama tipo San Agustín. Casa tipo Luna (95 mts. 2) Estará conformada por una distribución de ambientes compuestos de la siguiente manera: dos dormitorios, servicio sanitario completo, área de lavandería, sala-comedor, cocina, patio y jardines.


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La casa será construida con formaleta de sistema monolítico de aluminio en el cual muros y losas quedarán listos en una sola operación, el techo será construido con losa de concreto inclinada a cuatro aguas con baldosa de barro impermeabilizada y artefactos sanitarios de color blanco con ciertos muros con fachaleta de color ladrillo chocolate, la instalación eléctrica será entregada por toma con plafoneras, el tipo de ventanería será de PVC de color blanco más vidrio claro de 5 milímetros. Puertas interiores serán de tipo MDF color Wengue y la puerta principal será de caoba con sus chapas y las puertas que dan al exterior patios ó jardines serán de hierro. En el área exterior se dejaran fundidas carrileras para estacionar vehículos y los jardines interiores como exterior se entregaran con grama tipo San Agustín. Casa tipo Sol (145 mts. 2) Estará conformada por una distribución de ambientes compuestos de la siguiente manera: dos dormitorios, servicio sanitario completo, área de lavandería, sala-comedor, cocina, patio y jardines. La casa será construida con formaleta y aditivos, el techo será construido con losa de concreto inclinada a cuatro aguas con baldosa de barro impermeabilizada y artefactos sanitarios de color blanco, los muros tendrán un acabado final de cernido vertical y el exterior será de acabado alisado blanco con ciertos muros con fachaleta de color ladrillo chocolate, la instalación eléctrica será entregada por toma con plafoneras, el tipo de ventanería será de PVC de color blanco más vidrio claro de 5 milímetros. Puertas interiores serán de tipo MDF color Wengue y la puerta principal será de caoba con sus chapas y las puertas que dan al exterior patios ó jardines serán de hierro. En el área exterior se dejaran fundidas carrileras para estacionar vehículos y los jardines interiores como exterior se entregaran con grama tipo San Agustín. Nota: Solo el trabajo descrito anteriormente será el contratado y ejecutado quedando

fuera del mismo lo que NO está incluido en la presente declaración, tales como zócalos,

gabinetes de cocina y herrería para balcones, entre otros.


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5.3 Criterios de aceptación del Alcance

Requerimientos

# Concepto Descripción

1 Artefactos Sanitarios

Toda la losa sanitaria y grifería serán marca American Estándar

2 Fachaleta de ladrillo Toda la fachaleta a colocar en las viviendas será marca Inmaco color chocolate

3 Puerta interiores Serán de MDF color Wengue, incluye chapas kiwkset

4 Puerta Principal Será de madera de cedro más ventanilla de vidrio de colores, incluye chapas kiwkset

5 Puertas exteriores, patios/ jardines

Serán de hierro con sus chapas incluidas

6 Ventanería Serán de PVC color blanco marca Kommerling de vidrio claro anti-reflectivo de 5mm.

7 Piso Será tipo cerámico antideslizante Marca Vi-Terra, color gris Nueva York de la línea de Samboro

8 Pintura La pintura será marca Lanco Paint de alta adherencia, protección UV en los pigmentos primos con fungicidas (contra hongos)

5.4 Diccionario

Formaleta: Es una estructura que sirve para darle forma a un elemento constructivo que puede ser de madera, aluminio, metal ó planchas de madera. Fachaleta: Recubrimiento exterior decorativo de un elemento arquitectónico puede ser de ladrillo de cualquier tipo y tamaño. Piso: Se refiere a piso cerámico antideslizante. Grama tipo San Agustín: La grama es de un tipo estándar en la cual se entrega únicamente colocada en las áreas destinadas para jardinización. Pintura: Recubrimiento final en las paredes.


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6. Plan de administración del costo El plan de administración del costo consiste en sumatoria de los costos estimados de componentes de los entregables para establecer una línea base de costo autorizada. Esta línea base incluye todos los presupuestos autorizados. Los presupuestos del proyecto que conforman los fondos autorizados para ejecutar el mismo y el desempeño de los costos del proyecto que se medirá con respecto al presupuesto autorizado. En este estudio presentamos lo presupuestado, el control de avance en estos 4 meses, el valor ganado, el costo real, el presupuesto de cada una de las casas tipo Sol, Luna y Neptuno y un resumen general. 6.1 Presupuestado

Ubicación del Proyecto: Ciudad de Guatemala

Método Implementado:

ACTIVIDAD COSTO 1 2 3 4

Urbanización 1,740,625 96,701 96,701 96,701

Obras Generales

Planta de tratamiento 187,500.00 62,500.00 62,500.00

Pozo Mecánico 106,250.00

Salón Social 150,000.00

Alumbrado público 625.00

Garita de control 62,500.00 31,250.00 31,250.00

Àrea deportiva 12,500.00

Cisterna General 43,750.00 21,875.00 21,875.00

Muro Perimetral 90,000.00 30,000.00 30,000.00 30,000.00

Viviendas

Casa tipo Sol $7,204,687.50 81,563.00

Obra Gris 81,563.00

Acabados 81,563.00

TOTAL 7,857,812.50 159,201.00 270,764.00 164,688.00 164,688.00

PRESUPUESTADO 159,201.00 429,965.00 594,653.00 759,341.00

Residencial Mi Kasa, S.A.

Alcance del Proyecto: Urbanización de 560 casas de tres tipos: "Sol, Luna y

Neptuno"

Utilizamos el método del Valor ganado, para cada una de las viviendas en proceso, así como

para la urbanización, el cuál describimos a continuación.

560 VIVIENDAS

PRESUPUESTADO

MESES Enero a Abril 2012


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Urbanización 100% 40% 40% 20%

Obras Generales

Planta de tratamiento 100% 70% 20%

Pozo Mecánico 100%

Salón Social 100%

Alumbrado público 100%

Garita de control 100% 60% 40%

Àrea deportiva 100%

Cisterna General 100% 90% 10%

Muro Perimetral 100% 20% 20% 20%

Viviendas

Casa tipo Sol 100% 50%

Obra Gris 20%

Acabados 20%

TOTAL 9.00 0.70 0.90 1.90 0.90

PRESUPUESTADO 0.70 1.60 3.50 4.40

CONTROL DE AVANCE (4 meses)

MESES

6.2 Control de Avance


22

6.3 Valor Ganado 6.4 Costo real


Urbanización 1,740,625 696,250 696,250 348,125

Obras Generales








Muro Perimetral 90,000.00 18,000.00 18,000.00 18,000.00

Viviendas

Casa tipo Sol $7,204,687.50 3,602,343.75

Obra Gris 1,440,937.50

Acabados 1,440,937.50

TOTAL 7,857,812.50 131,250.00 3,657,843.75 1,535,812.50 1,488,312.50

PRESUPUESTADO 131,250.00 3,789,093.75 5,324,906.25 6,813,218.75

VALOR GANADOM E S E S


Urbanización 1,740,625 696,250 696,000 696,000

Obras Generales








Muro Perimetral 90,000.00 20,000.00 15,000.00 18,000.00

Viviendas

Casa tipo Sol $7,204,687.50 3,600,300.00

Obra Gris 1,300,000.00

Acabados 1,440,937.50

TOTAL 7,857,812.50 131,000.00 3,655,300.00 1,365,000.00 1,514,937.50

PRESUPUESTADO 131,000.00 3,786,300.00 5,151,300.00 6,666,237.50

COSTO REAL M E S E S


23

6.5 Resumen

PRESUPUESTADO 159,201.00 429,965.00 594,563.00 749,341.00

VALOR GANADO 131,250.00 3,789,093.75 5,324,906.25 6,813,218.75

COSTO REAL 131,000.00 3,786,300.00 5,151,300.00 6,666,237.50

RESUMEN

0.00

1,000,000.00

2,000,000.00

3,000,000.00

4,000,000.00

5,000,000.00

6,000,000.00

7,000,000.00

8,000,000.00

1 2 3 4

Resumen

PRESUPUESTADO VALOR GANADO COSTO REAL0.00

1,000,000.00

2,000,000.00

3,000,000.00

4,000,000.00

5,000,000.00

6,000,000.00

7,000,000.00

8,000,000.00

1 2 3 4

PRESUPUESTADO

VALORGANADO

COSTO REAL

INDÍCE DEL DESEMPEÑO DEL CRONOGRAMA (SPI)

SPI = EV ÷ PV = 0.93

Análisis:

INDÍCE DEL DESEMPEÑO DEL COSTO (CPI)

CPI = EV ÷ AC = 0.98

Análisis:

En relación si el proyecto está retrasado en la ejecución del mismo se encuentra un índice de 0.93 el cual está por debajo del índice optimo 1 varía un pequeño porcentaje de lo planeado.

En relación al desempeño del costo como se ha dicho anteriormente el índice óptimo es igual a 1 el cual en este caso estamos levemente debajo de lo planeado porque varía 0.02 del proyectado.

En general en la ejecución del proyecto se encuentra dentro de lo planeado dentro del presupuesto según los requerimientos del cliente.


24

6.6. Presupuesto Global Casa Sol

1

2

3

4

5

6

7

8

9

Presupuesto Total Q362,500.00

Instalación de Iluminación Q16,481.14

Instalación de Fuerza Q4,408.03

Instalaciones Especiales Q1,461.12

Instalación de Agua Potable Q34,978.72

Instalación Dreanaje Sanitario Q16,155.10

Instalación de Drenaje Pluvial Q5,053.15

Integración de Costos por Renglón Casa Sol 145 M2

Trabajos Preliminares Q6,393.07

Obra Gris Completa Q199,602.50

Muro Perimetral Q77,967.17

6.7. Presupuesto Global Casa Luna

1

2

3

4

5

6

7

8

9

Obra Gris Completa

Muro Perimetral

Instalación de Agua Potable

Instalación Dreanaje Sanitario

Instalación de Fuerza

Instalaciones Especiales

Q4,188.57

Q130,774.18

Q51,081.94

Q22,917.09

Q10,584.47

Trabajos Preliminares

Q3,310.72

Q10,797.98

Instalación de Drenaje Pluvial

Instalación de Iluminación

Q2,888.04

Q957.01


Integración de Costos por Renglón Casa Luna 95 M2


25

6.8. Presupuesto Global Casa Neptuno

1

2

3

4

5

6

7

8

9


Instalación de Iluminación Q8,524.73

Instalación de Fuerza Q2,280.01

Instalaciones Especiales Q755.54

Instalación de Agua Potable Q18,092.44

Instalación Dreanaje Sanitario Q8,356.16

Instalación de Drenaje Pluvial Q2,613.73

Integración de Costos por Renglón Casa Neptuno 95 M2

Trabajos Preliminares Q3,306.76

Obra Gris Completa Q103,242.78

Muro Perimetral Q40,327.85


26

7. Plan de administración del tiempo El plan de administración del tiempo incluye los procesos requeridos para administrar la finalización del proyecto a tiempo. Consiste en identificar las acciones específicas a ser realizadas para elaborar los entregables del proyecto, así como también consiste en identificar y documentar las relaciones entre las actividades del proyecto y la secuencia de actividades se establece mediante relaciones lógicas. Estima también el tipo y las cantidades de materiales, personas, equipos o suministros requeridos para ejecutar cada actividad. Nos da un aproximado de la cantidad de períodos de trabajo necesarios para finalizar cada actividad con los recursos estimados, utiliza información sobre el alcance del trabajo de la actividad, los tipos de recursos necesarios, las cantidades estimadas de los mismos y sus calendarios de utilización. Adjunto en el disco encontrará el plan elaborado en Microsoft Project para su evaluación.

(Ver el documento adjunto en el disco de Administración del Tiempo en formato .mpp)


27

8. Bitácora y control de cambios La siguiente bitácora es de vital utilización para el control, desarrollo y evaluación del proyecto Mi Kasa, S.A. En este documento se muestran 5 utilizadas. 8.1 Bitácoras

Reunión # 1 Equipo Mi Kasa Sa Fecha: 1 de octubre 2011Objetivo: Definición de lineamientos del proyecto.Lugar: Oficina equipo de proyecto Mi Kasa SaHora de Inicio: 8:05 a.m.Hora de Finalización: 11:30 a.m.

Actividad ResponsableIng. Otto González

Nombre y cargo AsistenciaPresente Presente Presente Presente Presente

Responsable Acuerdo Plazo

1. Bitácora y Control de Cambios

1.1 Agenda

1.2 Stakeholder

Ing. Otto González, Project Manager

Presentación del Project CharterSe inician los trabajos finales de selección de terreno y se procede al trámite de pagos legales y el respectivo pago del IUSI.

1.5 Serie de notas

Se inician los trabajos finales de selección de terreno y se procede al trámite de pagos legales y el respectivo pago del

IUSI.

Arq. María de los Ángeles López, clienteArq. María Isabel Hidalgo, Asistente PM Licda. Marta Estrada, SponsorLicda. Ixel Guorón, Sponsor

1.3 Reunión anterior

1.4 Asuntos Discutidos


28

Reunión # 2 Equipo Mi Kasa Sa Fecha: 6 de octubre 2011Objetivo: Designación del PM del proyectoLugar: Oficina equipo de proyecto Mi Kasa SaHora de Inicio: 9:00 a.m.Hora de Finalización: 12:00 p.m.

Actividad ResponsableMarielos López


Responsable Acuerdo PlazoArq. María Isabel Hidalgo

Revisión del Project Charter y la preparación de la bitácora siguente 4 días

Licda. Marta Estrada, SponsorLicda. Ixel Guorón, Sponsor2.3 Reunión anterior

2.4 Asuntos Discutidos Presentación del Project CharterSe inician los trabajos finales de selección de terreno y se procede al trámite de pagos legales y el respectivo pago del IUSI.

2.5 Serie de notas

2.1 Agenda

Se designa al Ing. Otto González, con la asistencia de la Arq. María Isabel Hidalgo. Por parte del cliente, para ser el nuevo PM del

Proyecto residencial Mi Kasa Sa para administrar el proceso de construcción del proyecto. Dicho proyecto está ubicado en la ciudad

de Guatemala, consta de 120,000 vr2 de terreno, en el cual se construyen 560 casas de tres tipos diferentes tipos.

2.2 Stakeholder

Ing. Otto González, Project ManagerArq. María de los Ángeles López, clienteArq. María Isabel Hidalgo, Asistente PM

2 Bitácora y Control de Cambios


29

Reunión # 3 Equipo Mi Kasa Sa Fecha: 10 de octubre 2011Objetivo: Anteproyecto de DiseñoLugar: Oficina equipo de proyecto Mi Kasa SaHora de Inicio: 7:00 a.m.Hora de Finalización: 2:00 p.m.

Actividad ResponsableIng. Otto GonzálezEquipo de Proyecto


Responsable Acuerdo PlazoMarielos López Designación del PM del proyecto 5 días

Previo de iniciar los trabajo se realizó el juego de planos de los tres diferentes casas: tipo sol, luna y Neptuno, se realizó la cuantificación de los materiales así como los respectivos presupuestos.

Anteproyectos de Diseño del conjunto del proyecto, anteproyecto de diseño de los 3 modelos diferentes de las casas

3.5 Serie de notas

Arq. María de los Ángeles López, clienteArq. María Isabel Hidalgo, Asistente PM Licda. Marta Estrada, SponsorLicda. Ixel Guorón, Sponsor3.3 Reunión anterior


Ing. Otto González, Project Manager

3. Bitácora y Control de Cambios

3.1 Agenda

Se inician los trabajos de anteproyecto de diseño, tanto de la urbanización, como de los 3 tipos de casas. Según el terreno se determinan 3 modelos de casas. La Casa Sol de 145 m2, que se construirán 160 unidades. La Casa Luna de 95 m2, un total de 320 unidades y la Casa Neptuno, de 75 m2, un total de

80 unidades de este tipo.

3.2 Stakeholder


30

4. Bitácora y Control de CambiosReunión # 4 Equipo Mi Kasa Sa Fecha: 25 de octubre 2011Objetivo: Análisis de Compra de Materiales Lugar: Oficina equipo de proyecto Mi Kasa SaHora de Inicio: 7:00 a.m.Hora de Finalización: 2:00 p.m.


Nombre y cargo AsistenciaPresente Presente Presente

Responsable Acuerdo PlazoOtto Gonzales Compra de Materiales 5 días

mismos y se realizarón los respectivos contratos.

Arq. María Isabel Hidalgo, Asistente PM 4.3 Reunión anterior


4.1 Agenda

Se recibe la licencia final aprobada del proyecto y se procede a la compra de los materiales de las 3 casas modelos para

muestra del proyecto a los posibles clientes.3.2 Stakeholder

Ing. Otto González, Project ManagerArq. María de los Ángeles López, cliente

Despúes de evaluada cada propuesta sobre materiales se procedio a la compra de los

4.5 Serie de notas


31

5. Bitácora y Control de CambiosReunión # 5 Equipo Mi Kasa Sa Fecha: 25 de octubre 2011Objetivo: Planificación de los 3 tipos de CasasLugar: Oficina equipo de proyecto Mi Kasa SaHora de Inicio: 7:00 a.m.Hora de Finalización: 2:00 p.m.


Nombre y cargo AsistenciaPresente Presente Presente

Responsable Acuerdo PlazoOtto Gonzales Realización de Contratos de compra. 5 días

tiempo y costo para finalizar con la programación final del proyecto.

5.1 Agenda

Planificación de la construcción de las 560 viviendas a partir de enero de 2012 en relación a: Urbanización, Obras

Generales y Viviendas con sus respectivos sub entregables. 5.2 Stakeholder

Se definió la secuencia de actividades de cada entregable así como la estimación de

5.5 Serie de notas

Ing. Otto González, Project ManagerArq. María de los Ángeles López, clienteEquipo de Proyecto5.3 Reunión anterior


8.2 Control de cambios El control de cambios utilizado en el proyecto Mi Kasa, S.A. consistió en las diferentes revisiones de todas las solicitudes de cambios, aprobar los mismos y gestionar los cambios a los entregables, a los activos de los procesos de la organización, a los documentos del proyecto y al plan para la dirección del proyecto. A continuación se presenta el formato de control de cambios utilizado en el proyecto.


32

Orden de cambio No: 1Orden de: Marielos López Fecha: 10 de Abril de 2012Descripción:

Construcción de una Piscina Justificación:

No. Descripción Unidad Cantidad Precio unitario Subtotal TotalConstrucción de Piscina 1 1.00 4,500.00 4,500.00 4,500.00

TOTAL $. 4,500.00

Este trabajo asciende a la cantidad de: treinta y ocho mil cuatricientos veintitres con 40/100dólares americanos.

Valor original del Contrato $. 6,394,737.50 100.00%Valor de esta Orden $. 4,500.00Valor modificado del Contrato $. 6,399,237.50 100.00%

Este trabajo genera ampliación del tiempo contractual en: días calendario

Tiempo Contractual Original 1440 días calendarioTiempo de esta Orden 15 días calendarioTiempo Modificado del Contrato 1455 días calendario

F. F.Ing. Otto Gonzáles Aprobación:Arq. María Isabel Hidalgo Licda. Marta Estrada

Licda. Ixel Guorón

FMarielos López de Pérez

CONTROL DE CAMBIOS PROYECTO 560 VIVIENDAS

" MI KASA SA "

con el propósito de dar valor agregado a los futuros arrendantes el cliente hasolicitado la construcción de un piscina utilizando los mejores materiales incluyendomadera para los pisos de los costados y las varandas.


33

9. Plan de administración del capital humano

9.1 Funciones del Plan de Recursos Humanos

Denominación de la Unidad Administrativa

Funciones Que Realiza

Administración de Proyectos

• Planeación, organización, dirección y controlar actividades del proyecto.

• Desarrollar planes y programas para el logro de los objetivos del proyecto.

• Dirección y coordinación de los recursos materiales y humanos en el proyecto.

• Toma de decisiones necesarias para conocer en todo momento la situación en relación con los objetivos establecidos.

• Adopción de las medidas correctoras pertinentes para poner remedio a las desviaciones que se hubieran detectado.

• Responder ante clientes y superiores de la consecución de los objetivos del proyecto.

• Proponer, en su caso, modificaciones a los límites u objetivos básicos del proyecto cuando concurran circunstancias que así lo aconsejen.

Dirección Técnica • Diseñar los nuevos productos • Elaboración de proyectos • Definición e incorpora ración de sistemas de

fabricación más eficaces y de menor coste. • Elaboración de las correspondientes medidas

de control de calidad y verificará que la fabricación se efectúa conforme a las normas establecidas, con la calidad aprobada para los materiales y en el plazo previsto.

Administración en Sitio • Adquisición de materia prima

Dirección Administrativa • Representación legal • Contratación de personal • Administración de las finanzas • Evaluación del desempeño

Subcontratos • •


34

9.2 Departamentalización: Por producción de viviendas

9.3 Jerarquización

1. Administración de Proyectos

2. Dirección Técnica - Administración en Sitio - Dirección Administrativa - Subcontratos

3. Gerente de Calidad - Gerente Financiero - Gerente de Recursos Humanos

4. Jefe de Personal - Jefe de Compras y contratos - Supervisor de proyectos.


35

9.4 Estructura Orgánica

Organigrama General del Proyecto MIKASA

Elaborado por: Licda. Ixel Guorón Autorizado por: Ing. Otto González Fecha: 30 de Enero de 2012

9.5 Puestos

I. IDENTIFICACIÓN DEL PUESTO

• Titulo del puesto Project Management • Código del puesto 2241 • Ubicación administrativa Administrativa • Inmediato Superior Sponsor • Subalternos Dirección técnica, Administración en sitio,

Dirección administrativa y Subcontratos.


36

II. DESCRIPCIÓN

Naturaleza del puesto Puesto a nivel profesional en Licenciatura y M. A. en Administración de

Proyectos, que nace de la necesidad de coordinar, programar y monitorear todo

el proceso del proyecto.

Atribuciones

• Colaborar con el cliente en la definición y concreción de los objetivos del proyecto.

• Planificar del proyecto en todos sus aspectos, identificando las actividades a realizar, los recursos a poner en juego, los plazos y los costos previstos.

• Dirigir y coordinación de todos los recursos empleados en el proyecto.

• Mantener permanentemente las relaciones externas del proyecto: clientes, proveedores, subcontratistas, otras direcciones, etc.

• Tomar de decisiones necesarias para conocer en todo momento la situación en relación con los objetivos establecidos.

• Adoptar de las medidas correctoras pertinentes para poner remedio a las desviaciones que se hubieran detectado.

• Responder ante clientes y superiores de la consecución de los objetivos del proyecto.

• Proponer, en su caso, modificaciones a los límites u objetivos básicos del proyecto cuando concurran circunstancias que así lo aconsejen.

• Otras funciones que le sean requeridas de acuerdo y asignadas por su jefe inmediato.

Relaciones de trabajo Se relaciona con las áreas; Dirección técnica, Administración en sitio, Dirección administrativa y Subcontratos además con el cliente y los proveedores.


37

Autoridad Tiene autoridad sobre las áreas; Dirección técnica, Administración en sitio, Dirección administrativa y Subcontratos. Responsabilidad Coordinar los recursos humanos y materiales a lo largo de la vida de un proyecto mediante el uso de técnicas modernas de gestión para lograr objetivos predeterminados de alcance, costo, tiempo, calidad y participación de satisfacción.

III. COMPETENCIAS

Educación Licenciatura y Maestría en Administración de Proyectos Habilidades y destrezas

• Comunicación eficiente • Resolución de conflictos • Poder de negociación • Influenciar al equipo • Toma de decisiones • Trabajo en equipo • Buenas relaciones interpersonales • Implementación de valores

Experiencia En el proceso administrativo de la vida útil proyecto. Coordinar al equipo de proyecto, preparar presupuestos, planificar y dirigir el proyecto, implementar políticas de administración, propiciar el financiamiento y velar por la correcta comunicación.

1. Reclutamiento

Empresa “Mi Kasa” para contratar al personal para los diferentes departamentos y unidades que conforman su estructura orgánica, procedió a publicar anuncios en los diferentes medios de comunicación escrita con el propósito de disponer información de los diferentes candidatos a ocupar dichas plazas de cuyo resultado se procedió a evaluar uno por uno los expedientes para verificar aquellos que efectivamente llenarán los requisitos que establece el perfil del puesto, descrito anteriormente.

2. Selección

Como resultado del reclutamiento acudieron a la empresa una cantidad de candidatos a ocupar la plaza de las cuales se procedió a evaluar individualmente con el propósito de


38

seleccionar a la persona idónea a contratar, para ello se precedió a realizar la primera entrevista, luego se sometieron a exámenes psicotécnicos, se verificaron las referencias laborales y fueron sometidos a un examen médico a tales candidatos se procedió a la selección de las plazas vacantes.

3. Contratación

Después de seleccionar a la persona idónea para los puestos vacantes se procedió a la formulación individual de trabajo en la que se describe detalladamente las atribuciones del puesto, horarios de entrada y salida de labores, sueldos y salarios devengados así como las diferentes prestaciones y comisiones sobre venta.

4. Inducción

Al contratarse se procedió a inducir a la persona contratada inicialmente dándole a conocer pormenores de la empresa tales como: visión, misión entre otros, de igual manera se procedió a inducir a su área específica de trabajo ubicándolo en el puesto correspondiente describiéndoles las atribuciones de su puesto así como la presentación ante los superiores y subalternos según sea el caso.

5. Capacitación

Se procedió a brindarle la capacitación necesaria para el desempeño eficiente y eficaz de su puesto para lo cual se programaron cursos internos y externamente para que sus atribuciones fueran de mayor comprensión.

6. Desarrollo

Conforme el recurso humano de la empresa adquiere conocimiento y lo pone en práctica en su lugar de trabajo la empresa brindará la oportunidad para su crecimiento y desarrollo dentro de la estructura orgánica para lo cual será promovido a los cargos superiores de acuerdo a su capacidad.


39

10. Plan de comunicaciones La Gestión de las comunicaciones del Proyecto incluye los procesos requeridos para garantizar que la generación, recopilación, el almacenamiento, la recuperación y la disposición final de la información del proyecto sean adecuados y oportunos.

10.1 Canales de Comunicación


40

10.2 Total de Canales de Comunicación Interesados:

Tipo de Interesado Cantidad Sponsor 1 Project Manager 1 Project Manager Office 2 Stakeholders 4 Responsables de los Entregables 5 Obreros de los Entregables 5 Proveedores 3 Instituciones Gubernamentales 3

TOTAL 20 n (n-1)/2 20 (20-1)/2 = 190 canales de comunicación 10.3 Matriz de Comunicaciones

10.4 Detalle de la información distribuida Involucrados PM - PMO

Finalidad de la Distribución de la Información Actualización de Avances en Entregables Frecuencia Semanal/ Diario

Fecha de Inicio Según Programación de Proyecto Fecha de Finalización Según Programación de Proyecto

Formato Formato establecido en la sección de Planeación de la Calidad

Medio de transmisión Correo Electrónico Responsabilidad de distribución de la información Cada PMO es responsable de enviar su informe al

PM


41

Involucrados PM - STAKEHOLDERS – SPONSOR – PMO – INSTITUCIONES GUBERNAMENTALES

Finalidad de la Distribución de la Información Resolución de temas de interesado (Stakeholders y Sponsor) Seguimiento a Trámites de Permisos para Construcción (Entidades Gubernamentales)

Frecuencia Semanal/ Mensual Fecha de Inicio Según Programación de Proyecto

Fecha de Finalización Según Programación de Proyecto Formato La minuta de lo acordado en cada reunión se

enviará a los Stakeholders relacionados Medio de transmisión Correo Electrónico

Responsabilidad de distribución de la información PMO Asignado para la reunión

Involucrados RESPONSABLE ENTREGABLES - PMO - PM

Finalidad de la Distribución de la Información Los responsables de los entregables deben reportar sus avances a los PMO, y estos a los PM, para monitorear que el proyecto avance conforme lo programado. Se utilizarán los métodos de análisis de avance establecidos en la parte de planeación de la Calidad.

Frecuencia Semanal/ Diario Fecha de Inicio Según Programación de Proyecto

Fecha de Finalización Según Programación de Proyecto Formato Diariamente se reunirán los PMO con los

Responsables de Entregables, llevando una bitácora de los avances reportados, la cual firmaran los Responsables y los PMO diariamente. Luego los PMO elaborarán reportes gráficos en formato digital

Medio de transmisión Reuniones Diarias en obra, Correo Electrónico, Llamadas Telefónicas

Responsabilidad de distribución de la información PMO

Involucrados RESPONSABLE ENTREGABLES - MAESTROS

DE OBRA - PROVEEDORES Finalidad de la Distribución de la Información Los responsables de cada entregable son

responsables del seguimiento del trabajo de los maestros de obra y los obreros a su cargo. También de los proveedores que requieran. Por lo que todo este grupo se relaciona escasamente con el resto de Stakeholders internos del proyecto. Pero si es posible esta comunicación, en caso se requiera.

Frecuencia Casi Nula Fecha de Inicio Según Programación de Proyecto

Fecha de Finalización Según Programación de Proyecto Formato Reuniones en obra

Medio de transmisión Verbal, Bitácora de obra, llamadas telefónicas. Responsabilidad de distribución de la información PMO


42

11. Plan de administración de la calidad

11.1 Entradas, enunciado de Alcance

ENUNCIADO DE ALCANCE DEL PROYECTO

Nombre del Proyecto Mi-Kasa-SA.

Nombre del Solicitante Área de Aplicación

Don Juan Gastón Ciudad de Guatemala

Fecha de Inicio del Proyecto Fecha tentativa de Finalización

1 de octubre de 2012 1 de junio de 2016

Nombre del Director del Proyecto

Ing. Otto González, Arq. María Isabel Hidalgo

Descripción y Alcance del Proyecto

El proyecto Mi-Kasa-SA. Consiste en el diseño y desarrollo de la urbanización y 560 viviendas que se ubicarán en un terreno ubicado en la ciudad de Guatemala. Las casas serán de 3 tipos (160 Casas Tipo Sol, 320 Casas Tipo Luna y 80 Casas Tipo Neptuno).


43

Objetivo del Proyecto

Desarrollar un Proyecto Habitacional con todos los servicios necesarios para su funcionamiento, con 3 tipos de vivienda para que se ajusten a las necesidades de cada familia y a los diferentes presupuestos.

Requisitos del Proyecto

1. Aporte Inicial del Sponsor 2. Préstamo Bancario 3. Licencia de Construcción 4. Licencia de Urbanización

Entregables del Proyecto

1.0 Urbanización

2.0 Garita de Control

3.0 Muro Perimetral

4.0 Planta de Tratamiento

5.0 Pozo Mecánico

6.0 Cisterna General

7.0 Cancha polideportiva y mobiliario urbano

8.0 Alumbrado Público

9.0 Salón social

10.0 Casa Sol

11.0 Casa Luna

12.0 Casa Neptuno

Plan de Implementación

1. La urbanización será construida en su totalidad en los primeros 18 meses del proyecto. 2. 2 meses después del inicio de la urbanización, dará inicio la construcción de las casas. 3. Cada mes dará inicio la construcción de 12 casas, teniendo cada bloque de 12 casas, una duración

de 2 meses. Criterios de Aceptación

1. Cumplir con el presupuesto programado 2. Cumplir con los tiempos programados de entrega para cada una de las fases del proyecto 3. Cumplir con todo lo especificado en planos para la urbanización del proyecto 4. Cumplir con las especificaciones dadas en los planos para la construcción de cada una de las

casas Restricciones

1. El flujo de caja está condicionado a los ingresos por concepto de Préstamo Bancario, por lo que deberá mantenerse las actividades programadas para cada mes.

2. Deberán construirse 1 casa modelo de cada tipo y deberán tenerse listas al finalizar el 4to. Mes de iniciado el proyecto, para poder promocionar la venta de proyectos.

3. El costo de la construcción deberá pagarse de la siguiente manera: 60% de anticipo – al momento de vender la casa y 40% al entregar la casa terminada.

4. La compra del terreno se pagará de la siguiente manera: 10% del valor total al iniciar la construcción del proyecto (mes 1), 40% del valor total en el mes 6, 30% del valor total en el mes 12, y el 20% final se pagará en el mes 24.

5. La licencia de urbanización se pagará el 100% al inicio del proyecto, el valor de cada licencia de construcción para cada casa, se pagará antes de la entrega de la casa al cliente.

Supuestos


44

1. Se contará con el 100% del aporte inicial para el proyecto por parte del Sponsor, previo a la fecha de inicio del proyecto.

2. Se contará con la aprobación del banco para el Préstamo solicitado, con las condiciones de financiamiento estimadas.

11.2 Registro de Interesados

11.3 Línea base del desempeño de Costos

(Ver el documento adjunto en el disco de Flujo de Efectivo)


45

11.4 Línea base del cronograma

Fecha de Inicio del Proyecto

Fecha de Finalización

Duración Estimada Costo Estimado

1 de octubre 2012 30 de junio 2016 45 meses $ 4,832,387.79 11.5 Registro de Riesgos

11.6 Factores Ambientales de la Empresa

Factores Externos

Factores Internos

Debe cumplirse con los requisitos establecidos por la Municipalidad de Guatemala para la otorgación de licencia de construcción

No hay una estructura organizacional, ya que hemos sido contratados como PM del proyecto por un inversionista particular.

Debe cumplirse con las normas industriales de seguridad para la construcción del proyecto

Por lo anterior, la tolerancia al riesgo es baja.

La demanda actual de vivienda en el mercado, en el sector de la ciudad de Guatemala

No se cuenta por parte del Sponsor con instalaciones de oficina para ofrecerle al PM y sus colaboradores. Salas de reuniones, etc.

Situaciones particulares del clima político que puedan afectar a la economía del país y por ende al proyecto.

El principal canal de comunicación será por correo electrónico, conferencias telefónicas, y reuniones presenciales.


46

11.7 Activos de los Procesos de la Organización

Para la elaboración del Plan de Calidad para el proyecto Mi Kasa, S.A. se tomaron en consideración:

� La información y lecciones aprendidas, procedentes de proyectos similares anteriores completados

� Estudios y casos análogos de proyectos similares realizados por especialistas en riesgos

� Bases de datos de riesgos que pueden estar disponibles, procedentes de fuentes industriales o propietarias

Técnicas y Herramientas

o Análisis Costo-Beneficio

o Costo de la Calidad

o Diagramas de Control

Para el Control de la Calidad de la Construcción de las casas se han elaborado tres formularios

� (Tabla 11.7.1 Ficha para el Control de Calidad de la Construcción de Casas) deberá llenarse periódicamente por parte del PMO encargado de supervisar a la empresa que se contrate para la realización de cada una de las etapas del proyecto. Este formulario contiene información de la calidad de obra, avances y análisis de cada uno de los reglones especificados en planos, de manera de velar porque se cumpla con lo requerido.

� (Tabla 11.7.2 Control de Entregables), es un formulario que deberá llenarse durante la inspección a los entregables de la urbanización, dependiendo de la duración que tengan programada, se harán 3 inspecciones.

� (Tabla 11.7.3 Ficha para el Control Global de la Construcción de Casas), es un formulario que se llenará en base a la información recopilada de las fichas primeras, sacando un promedio del avance de las viviendas en construcción, para obtener datos a nivel global.


47

Estudios Comparativos

� Elaborando a partir de los datos obtenidos del segundo formulario Diagramas de Control de Calidad (Tabla 11.7.4 y 11.7.5), los cuales tienen predeterminadamente definidos los límites superiores e inferiores permisibles para los tiempos programados, presupuesto, y cumplimiento de especificaciones en planos.

� También se tendrá todo el tiempo un análisis comparativo actualizado de la línea base definida anteriormente.

� Los costos serán manejados según el Flujo de Efectivo elaborado y sus variaciones serán actualizadas, previa aprobación.

11.7.1 Tabla para el Control de Construcción de Casas

FICHA PARA EL CONTROL DE CALIDAD DE LA CONSTRUCCIÓN DE CASAS

Casa # Tipo:

Fecha:

OBRA GRIS

Nombre del Ejecutor Encargado

Fecha de Inicio Programada Fecha de Inicio Real

Porcentaje de Avance Programado Porcentaje de Avance Real

Fecha de Finalización Programada Fecha de Finalización Real/ Estimada

El avance de ejecución de la casa evaluada

es conforme lo programado OK - NOK

está atrasado en un %

está adelantado en un %

OBRA DE ACUERDO A PLANOS

Concreto

Armados

Formaletas

Dimensiones de Cimientos

Dimensiones de Columnas y Muros

Dimensiones de Losas

La obra gris es conforme a las especificaciones de planos %

INSTALACIONES





El avance de ejecución de la casa evaluada es conforme lo programado


48




Instalaciones Eléctricas

Instalaciones Sanitarias

Instalaciones Especiales

Las instalaciones son conforme a las especificaciones de planos %

ACABADOS






es conforme lo programado %




Acabados en Muros y Techos

Acabados en Pisos y Azulejos

Puertas y Ventanería

Los acabados s son conforme a las especificaciones de planos %

11.7.2 Tabla para el Control de Entregables

FICHA PARA EL CONTROL DE CALIDAD DE ENTREGABLES DE LA URBANIZACIÓN

ENTREGABLE: Fecha:





Presupuesto Programado Presupuesto Ejecutado

El entregable cumple con las especificaciones solicitadas %

El avance de ejecución del entregable





49

11.7.3 Tabla Formulario para Análisis Global

FICHA PARA EL CONTROL GLOBAL DE CALIDAD DE LA CONSTRUCCIÓN DE CASAS

Fecha: Tipo:

OBRA GRIS




La obra gris es conforme a las especificaciones de planos %

El avance de ejecución global para las casas tipo:




INSTALACIONES




Las instalaciones son conforme a las especificaciones de planos %


es conforme lo programado



ACABADOS




Los acabados conforme a las especificaciones de planos %


es conforme lo programado




50

11.7.4 Tabla Comparativa de Avance de Obra

11.7.5 Tabla Comparativa de Ejecución de Presupuesto


51

11.7.6 Análisis Comparativo de la Línea Base

Fecha de Inicio del Proyecto

Programada

Fecha de Finalización Programada

Duración Estimada

Costo Estimado

1 de octubre 2012 30 de junio 2016 45 meses $ 4,832,387.79

Fecha de Inicio del Proyecto Real

Fecha de Finalización

Estimada

Duración Estimada

Costo Estimado

Diseño de Experimentos

En el caso específico del proyecto Mi Kasa, S.A. no se realizarán experimentos que determinen especificaciones técnicas para el cumplimiento de la calidad, sin embargo, si se tomarán en cuenta normativas ya existentes para la construcción, las cuales deberán de cumplirse por parte de las contratistas. Según la Asociación Guatemalteca de Ingeniería Estructural y Sísmica (AGESI), las normas vigentes, actualizadas al 2010 para la construcción son las mostradas en la Gráfica A. Auditorías de Calidad Periódicamente se realizarán Auditorías de Calidad, con el fin de asegurar que esta se mantenga durante todo el proceso del proyecto. Para cada auditoría realizada se hará una selección de las casas que estén en ejecución según la programación. Cada mes se inicia la construcción de 12 casas, por lo que las auditorias deberán realizarse cada mes, tomando al azar 6 casas de las iniciadas en ese mes, y 6 de las iniciadas el mes anterior, para determinar el porcentaje de avance de los dos bloques en ejecución.


52

Gráfica A Normas AGESI


53

11.7.7 Tabla de Aseguramiento de Calidad

ENTREGABLE

Costo

Tiempo

Alcance

Responsable

Interno

Responsable

Externo

Urbanización Obra Gris

Casas Tipo Sol

Instalaciones Casas Tipo Sol

Acabados Casas Tipo Sol

Obra Gris Casas Tipo

Luna

Instalaciones Casas Tipo

Luna

Acabados Casas Tipo

Luna

Obra Gris Casas Tipo

Neptuno

Instalaciones Casas Tipo

Neptuno

Acabados Casas Tipo

Neptuno


54

12. Plan de administración del riesgo

12.1 Definición de Amenazas y Oportunidades del Proyecto

12.2 Diagrama de Clasificación de Riesgos


55

12.3 Matriz de probabilidad e impacto de los riesgos y Plan de gestión de riesgos

RIE

SG

OS

Descripción del

Riesgo

PROBABILIDAD DE

OCURRENCIA

IMPACTO DE

OCURRENCIA ∑

PRIORIZACIÓN DE

MEDIDAS DE

MITIGACIÓN

PLAN DE GESTIÓN DE RIESGOS

Escala de 0.1 a 1

Escala de 0.1 a

1

TÉ

CN

ICO

S

Qué no se apruebe la licencia de

construcción a tiempo

0.7 0.3 1 7

Dejar una holgura en la programación por atrasos de este tipo: En el inicio del proyecto, y en la fecha de entrega final

Incomprensión de los

Requisitos de Calidad

0.2 1 1.2 4

Trasladar a todas las empresas que se contraten las normas de construcción por las cuales se regirá el proyecto

EX

TE

RN

OS

Falta de experiencia de

contratas 0.2 1 1.2 5

Solicitar bitácora de trabajo y recomendaciones de otros proyectos a las empresas que se subcontratarán para los entregables

Atraso de proveedores 0.8 1 1.8 1 Establecer sanciones por

incumplimiento

Factores climáticos 0.9 0.9 1.8 2

Dejar mayor tiempo de holgura y desperdicio de materiales como arena y piedrín en temporada de lluvia.

DE

LA

O

RG

AN

IZA

CIÓ

N

Errores del PMO Saliente 1 0.5 1.5 3

Hacer una auditoría completa de la situación actual previo a dar inicio a la ejecución de la parte restante del proyecto

Falta de Financiamiento

según lo esperado

0.1 1 1.1 6

Evaluar otras opciones de financiamiento. Pedir mayor aporte económico al Sponsor. Priorizar los entregables y financiar cuando se vayan comprando las casas

DE

LA

DIR

EC

CIÓ

N Poco tiempo

para planificar 0.5 0.1 0.6 10 Apoyarse en los PMO para la elaboración de la planificación

PMO que no detecten fallas

de calidad 0.1 0.7 0.8 9

Establecer el PM y los PMO en conjunto las herramientas que serán utilizadas para el aseguramiento de la calidad

Incertidumbre de

Stakeholders 0.6 0.1 0.7 8

Mantener abierta la comunicación con los Stakeholders, e informarles periódicamente de los avances de sus intereses.


56

13. Plan de abastecimientos

13.1 Condiciones de Contrato

ENTRE GABLE

EJECUTOR

CANTIDAD

DESCRIPCIÓN

TIEMPO PROGRA

MADO

PRESU

PUESTO

US $

SANCIONES POR

ATRASO EN ENTREGA

TIEMPO DE GARANTÍA

REQUERIDA

Urbanización Empresa Urbanizadora, S.A.

Para las 557 viviendas

programadas

Construcción de Calles,

Banquetas, Alumbrado

Público

01/01/2012 – 31/06/2013

1,740,625.00 5% del valor de la obra descontado por

día de atraso

10 años

Obras Generales

Empresa Urbanizadora, S.A.

7

entregables

Muro Perimetral, Cisterna, Pozo

Mecánico, Garita de Control

02/01/2012 – 31/03/2013

1,002,500.00

5% del valor de la obra descontado por día de atraso

10 años

Obra Gris Casas Tipo Sol

Construcciones Grises, S.A.

159 UNIDADES

Limpieza y Nivelación

Excavación, Cimentación,

Muros y Columnas, Vigas

y Losas

03/01/2012 – 30/05/2012

2,881,875.00


10 años


Todo Instalaciones, S.A.

159 UNIDADES

Eléctricas, Agua Potable,

Drenajes, Especiales

01/06/2012 – 30/11/2012

1,440,937.50


10 años


Acabados, S.A.

159 UNIDADES

Pisos y Azulejos, Repellos y Alisados, Puertas y Ventanas,

01/12/2012 – 30/04/2013

2,881,875.00 5% del valor de la obra descontado por día de atraso

10 años

Obra Gris Casas Tipo Luna


319 UNIDADES




y Losas

01/05/2013 – 31/10/2013

3,788,125.00


10 años

Instalaciones Casas Tipo Luna


319 UNIDADES

Eléctricas, Agua Potable,


01/11/2013 – 31/03/2014

1,894,062.50


10 años

Acabados Casas Tipo Luna

Acabados, S.A.

319 UNIDADES

Pisos y Azulejos, Repellos y Alisados, Puertas y Ventanas,

01/04/2014 – 31/08/2014

3,788,125.00


10 años

Obra Gris Casas Tipo Neptuno


79 UNIDADES




y Losas

01/09/2014 – 28/02/2015

740,625.00


10 años

Instalaciones Casas Tipo Neptuno


79 Eléctricas, Agua Potable,


01/03/2015 – 31/07/2015

370,312.50


10 años

Acabados Casas Tipo Neptuno

Acabados, S.A.

79 Pisos y Azulejos, Repellos y Alisados, Puertas y Ventanas,

01/08/2015 – 31/01/2016

740,625.00


10 años


57

13.2 Abastecimiento de Entregables, asignación, tiempos programados y formas de pago

ENTREGABLE

EJECUTOR

PMO

RESPON SABLE

TIEMPO

PROGRAMADO

PRESU

PUESTO US $

CONDICIONES

DE PAGO

FORMA DE PAGO

Urbanización Empresa Urbanizadora, S.A.

Ing. Otto González

01/01/2012 – 31/06/2013

1,740,625.00 Vo.Bo. del PMO

25% para dar inicio a la ejecución 25% al comprobarse el 50% ejecutado satisfactoriamente 50% 15 días posterior a la entrega

Obras Generales

Empresa Urbanizadora, S.A.

Arq. Marielos López

02/01/2012 – 31/03/2013

1,002,500.00

Obra Gris Casas Tipo Sol



03/01/2012 – 30/05/2012

2,881,875.00

Vo.Bo. del PMO

25% para dar inicio a la ejecución



Licda. Marta Estrada

01/06/2012 – 30/11/2012

1,440,937.50

Vo.Bo. del PMO

25% al comprobarse el 50% ejecutado satisfactoriamente


Acabados, S.A. Licda. Ixel Guorón

01/12/2012 – 30/04/2013

2,881,875.00 Vo.Bo. del PMO

50% 15 días posterior a la entrega

Obra Gris Casas Tipo Luna



01/05/2013 – 31/10/2013

3,788,125.00

Vo.Bo. del PMO


Instalaciones Casas Tipo Luna



01/11/2013 – 31/03/2014

1,894,062.50

Vo.Bo. del PMO


Acabados Casas Tipo Luna


01/04/2014 – 31/08/2014

3,788,125.00

Vo.Bo. del PMO


Obra Gris Casas Tipo Neptuno



01/09/2014 – 28/02/2015

740,625.00

Vo.Bo. del PMO


Instalaciones Casas Tipo Neptuno



01/03/2015 – 31/07/2015

370,312.50

Vo.Bo. del PMO


Acabados Casas Tipo Neptuno


01/08/2015 – 31/01/2016

740,625.00

Vo.Bo. del PMO



58

13.3 Modelo de Contrato para Entregables

CONTRATO DE OBRA Contratante: Desarrolladora Mi Kasona, S.A. Contratista: ______________________________________________ Representante Legal de la Contratista: _________________________ Objeto: (construcción de entregable…) Por valor de: ________________________________ ($_________.00) Duración del Contrato:______________________________________

El señor ____________ mayor y vecino de la ciudad de _______, identificado como aparece al pie de su

firma, quien en adelante se denominará EL CONTRATANTE, y __________, mayor y vecino de

_________, quien se identifica como aparece al pie de su firma y en adelante se denominará EL

CONTRATISTA, hemos acordado celebrar Contrato de Obra que se regirá por las normas civiles y

comerciales que regulan la materia, según las siguientes cláusulas:

Primera. Objeto. En desarrollo del presente contrato, el Contratista se obliga para con el contratante a

ejecutar las obras de (Entregable…).

Segunda. Materiales. Los materiales que se utilizarán serán los siguientes (se describe detalladamente las

especificaciones de los materiales que se utilizaran).

Tercero. Valor de materiales. El valor de los materiales mencionados en el punto anterior serán cubiertos

por (definir quien los cubre, contratista o contratante).

Cuarto. Herramientas. El contratista utilizará su propia herramienta y equipos, al igual que si utiliza o

subcontrata ayudantes, serán por su propia cuenta y riesgo, respecto a salarios y prestaciones sociales.

Pagos. Adelantos. (Optativo) El contratante dará por adelantado con la firma de este contrato al

Contratista, la suma de _________________ ($__________)

Quinto. Pólizas. (Optativo según el valor del contrato) El contratista garantizará la Calidad y Cumplimiento de

la obra contratada, con la presentación de pólizas de Calidad, Cumplimiento, al igual que por posibles

Daños extracontractuales a Terceros.

Sexto. Sanción por Incumplimiento. Si el contratista incumpliera en la fecha de entrega, incurrirá por este

sólo hecho, en el pago del 5% del valor del contrato por día de retraso, por lo que este contrato y la sola

declaración de incumplimiento por la parte cumplida, prestará mérito ejecutivo.

Se firma en dos ejemplares, el día _____ del mes de _____, del año____

Contratante Contratista

c.c. c.c


59

14. Bibliografía

Project Management Institute, Inc. (2008) Guía de los fundamentos para la dirección de Proyectos, (Guía PMBOk). Cuarta Edición. Estados unidos. PMI Book Service Center. Crowe, Andy. PMP (2005). The PMP Exam. How to pass on your first try. Tercera Edición. Estados Unidos. Velociteach. Murcia, D. (2009). Proyectos, Formulación y criterios de evaluación. Primera Edición. México. Alfaomega Grupo Editor. Sapag, N. (2001). Preparación y Evaluación de Proyectos. Quinta Edición. México. McGraw Hill. Baca, G. (2001). Evaluación de proyectos. Cuarta Edición. México. McGraw-Hill.

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