ENFOQUE POR PROCESOS

ENFOQUE POR PROCESOS

GUILLERMO CARMONA

[email protected]

Guillermo Carmona. [email protected] 1

¿Cuánto quiero aprender hoy?

¿Seré capaz de ver el potencial de lo que aprenderé?

¿Qué puedo hacer con lo aprendido en otros contextos?


“LO QUE NO SE MIDE, NO SE PUEDE MEJORAR.”

¿Somos conscientes del significado de esta frase para

el ingeniero?


OBJETIVOS

GENERAL

Utiliza el enfoque por procesos para modelar y analizar una situación o problema empresarial estableciendo las variables, indicadores, relaciones y objetivos en relación con su contexto

ESPECIFÍCOS

Conocer el enfoque de procesos como estrategia sistémica para análisis, comprensión y mejora de sistemas empresariales de bienes o servicios

Identificar y documentar procesos para su mejora

Conocer herramientas para la documentación de procesos

Mejorar la capacidad de modelación

Identificar y comprender procesos de negocios

GUILLERMO CARMONA. [email protected] 4

BENEFICIOS PARA LA EMPRESA CON ENFOQUE POR PROCESOS

El enfoque por procesos es promovido por la ISO (norma 9001:2008) con el propósito de mejorar la eficacia y la eficiencia en el logro de los objetivos de la empresa. Los beneficios de su aplicación son (ISO 9001:2008) :

• Integra y alinea los procesos para permitir el logro de los resultados deseados.

• Capacidad para centrar los esfuerzos en la eficacia y eficiencia de los procesos.

• Proporciona confianza a los clientes y otras partes interesadas, respecto al desempeño coherente de la organización.

• Transparencia de las operaciones dentro de la organización.

• Menores costos y creación de tiempos de ciclo más cortos, a través del uso eficaz de los recursos.

• Mejores resultados, coherentes y predecibles.

• Proporciona oportunidades para enfocar y priorizar las iniciativas de mejora.

• Estimula la participación del personal y la clarificación de sus responsabilidades.


¿Qué es un proceso?

“conjunto de actividades interrelacionadas o que interactúan, las cuales transforman elementos de entrada en resultados” (ISO 9000:2008)

SalidasEntradasPROCESO Actividades

interrelacionadas o que interactúan

Actividades de seguimiento y medición

CLIENTES

Productos

Servicios

Información

Insumos

Equipos

Métodos

Infraestructura

Personal, etc.

Proveedores

Eficacia: Capacidad para alcanzar resultados deseados

Eficiencia: Resultados alcanzados vs. recursos empleados


¿Qué es un proceso?

conjunto de actividades interrelacionadas que utiliza controles y recursos para transformar insumos(entradas) en resultados o productos esperados

SalidasEntradasPROCESO Actividades

interrelacionadas o que interactúan

CLIENTES

Productos

Servicios

Información

InsumosProveedores

Recursos:PersonasMáquinas

Controles:Indicadores

para seguimiento y mejora del

proceso


¿Qué es un proceso?Ejemplos

Video Gestión de Procesos

https://www.youtube.com/watch?v=aA07Lu5h3js

https://www.youtube.com/watch?v=lPkYqX-ATvo}

https://www.youtube.com/watch?v=IiNpbLjaqjQ


https://www.youtube.com/watch?v=aA07Lu5h3js

https://www.youtube.com/watch?v=lPkYqX-ATvo

https://www.youtube.com/watch?v=IiNpbLjaqjQ

Entradas

PROCESO Preparar Limonada

Actividades (procedimiento)

1. Cortar limones2. Exprimir3. Licuar4. Servir

Controles:¿Qué mediciones e indicadores de eficiencia y eficacia utilizar para mejorar el proceso?

EJEMPLO DE UN PROCESO

PROVEEDOR INSUMO

Supermercado Limón

Azúcar

Hielo

Empresa acueducto Agua

PROVEEDOR RECURSOS

Recursos humanos Cocinero

Supermercado Licuadora

Cuchillo

Vasos

Vasija

Salidas

PRODUCTO CLIENTE

Limonada Cliente

Cascaras Basurero

Utensilios sucios Lavado utensilios


RED DE PROCESOS

PROCESO B

PROCESO A

PROCESO E

PROCESO D

PROCESO F

Las salidas de un proceso pueden ser los elementos de entrada de otros procesos.

Este es un enfoque sistémico que permite mejorar la eficiencia y eficacia de las organizaciones de forma integral.

Proveedor1

Proveedor2

Cliente1

Cliente2

Proveedores Externos

ClientesExternos

PROCESO B es Cliente de

PROCESO A y es Proveedor

de PROCESO D


CARACTERIZACIÓN DEL PROCESO•Objetivo: propósito del proceso. •Proveedores: de los insumos o entradas. •Alcance: donde inicia y termina el proceso.•Responsable del proceso: ¿Quién responde por su ejecución y mejora?.•Entradas: insumos (materia prima, información). Son los elementos que se transformarán. •Recursos: humanos, infraestructura, ambiente de trabajo, información, financieros, información…Son utilizados para transformar los insumos.•Controles: actividades de inspección y seguimiento para verificar lo ejecutado en relación a lo planeado. Establece mediciones e indadores de eficiencia y eficacia para mejorar el proceso.•Indicadores: mediciones que indican en que medida se ha cumplido el objetivo del proceso. Eficiencia, Eficacia.•Salidas: resultados del proceso, producto. •Cliente: de los resultados del proceso. Puede ser interno o externo.•Duración: Tiempo que se demora en entregar el producto. Tiempo de ciclo•Capacidad: Cuantos productos puede generar en una unidad de tiempo.


DOCUMENTACIÓN DEL PROCESONombre Proceso:

Objetivo:

Responsable:

Proveedor Insumo

Actividades: (cómo hacer)

Producto Cliente

Proveedor Recurso*

Recursos* Indicadores:

Fisicos

Software

Hardware

Humanos

ENTRADAS

SALIDAS


EJERCICIO

Máquina dispensadora de gaseosas

1. ¿Puede ser vista como procesos?

2. ¿Qué beneficios tendría un ingeniero enfocarla

como proceso?

3. Documentar el proceso.


TIPOS DE PROCESOS (ISO 9000:2008)Los procesos de una organización se pueden clasificar en cuatro tipos:

Procesos para la gestión de una organización (estratégicos). Son los procesos responsables de la planificación

estratégica, establecimiento de políticas, asignación de recursos, revisiones por la dirección, etc. (Ejemplos:

marketing, recursos humanos, gestión de la calidad,…)

Procesos para la gestión de recursos (soporte). Son los procesos que proporcionan los recursos necesarios para

los objetivos de calidad y resultados deseados de la organización. (Ejemplos: contabilidad, gestión humana, mantenimiento, nóminas, sistemas de información,…)

Procesos de realización (clave). Procesos que proporcionan los resultados deseados por la organización. Son los

que tienen el mayor contacto con el cliente. (Ejemplos: comercialización, planificación del servicio, prestación del servicio, producción, ventas, entrega, facturación,…)

Procesos de medición, análisis y mejora. Incluyen aquellos procesos necesarios para medir y recopilar datos para

realizar el análisis del desempeño y la mejora de la eficacia y la eficiencia. Incluyen procesos de medición,

seguimiento, auditoría, análisis del desempeño y procesos de mejora (por ejemplo, para las acciones correctivas y

preventivas).


MAPA DE PROCESOS

Diagrama que permite visualizar los procesos y las interrelaciones principales de una organización


MAPA DE PROCESOSde una institución universitaria


MAPA DE PROCESOSde una empresa de manufactura


NIVELES DE PROCESOS

Macroproceso: conjunto de procesos.

Procesos: conjunto de subprocesos.

Subprocesos: conjunto de actividades.

Actividades: conjunto de tareas.

Estructura por procesos (Harrington,1998)


NIVELES DE PROCESOSEJEMPLO

Procesos Operaciones

Abastecimientos FabricaciónPlaneación y control

de la Producción

Macro Procesos

Recursos Humanos

Operaciones Finanzas

Actividades Planeación y control de la Producción

PronósticosPlaneación Agregada

Programa Maestro de Producción

Tareas pronósticos

Recolección datos históricos ventas

Selección método pronóstico

Validación y Proyección


CONTROL Y MEJORA DE LOS PROCESOS“Lo que no se mide no se puede mejorar.”

“Identifique los criterios de seguimiento ymedición para el control y el desempeño delproceso, para determinar la eficacia y laeficiencia del proceso, teniendo en cuentafactores tales como: Conformidad con losrequisitos, satisfacción del cliente, desempeñodel proveedor, entrega a tiempo, plazos, tasas defalla, desechos, costos del proceso, frecuencia deincidentes.” (ISO 9000:2008)

El control y medición del desempeño se puede realizar mediante INDICADORES.


CONTROL Y MEJORA DE LOS PROCESOS

INDICADORESIndicadores:

Son mediciones del desempeño de un proceso. Indican las variaciones del proceso, es decir, que tan bien o mal se hace. La eficiencia, la eficacia y la productividad son indicadores.

Consultar: http://www.pdcahome.com/4501/gestion-de-procesos-como-definir-indicadores-y-cuadros-de-mando/


¿Para que sirven los indicadores disponibles en una cabina de avión?

¿Qué pasa si esta mal diseñado uno de esto indicadores?

¿Será útil tener indicadores en la empresa, en los procesos?

http://www.pdcahome.com/4501/gestion-de-procesos-como-definir-indicadores-y-cuadros-de-mando/

INDICADORES

EFICACIA

es la capacidad para alcanzar los resultados esperados (objetivos), en el tiempo establecido.Cuantifica el grado de cumplimiento de la meta o resultados esperados.

EFICACIA = Resultados Reales / Resultados Esperados.

Ejemplos:

Eficacia ventas =(Total Ventas / Presupuesto Ventas) *100

Eficacia producción=(Volumen Producción/ Producción Programada) *100

Cumplimiento entregas=(Nro Entregas a tiempo/ Total entregas) *100


INDICADORES

EFICIENCIA

“Es la capacidad de lograr lo objetivos, con la menor cantidad de recursos”. Mide que tan bien seusan de los recursos. Cuantifica el grado de desperdicio.

EFICIENCIA = Recursos obtenidos/ Recursos utilizados.

Ejemplos:

Tiempo procesamiento unidad =( Horas Utilizadas / Volumen Producción) *100

Costos por unidad=(Costo Producción / Volumen Producción) *100

Eficiencia Maquina=(Unidades Producidas/ Unidades esperadas) *100


INDICADORESPRODUCTIVIDAD

“Consiste en la relación producto-insumo en un período específico con el adecuado control de la

calidad”. ”Incrementar la productividad implica mejorar la eficiencia”.

Productividad = Salidas con calidad/Entradas

Se utiliza para saber qué tan bien se están utilizando los recursos (o factores de producción) de un país, una industria o una unidad de negocios.

Una de las funciones principales de un ingeniero de producción es mejorar la productividad de

las empresas.


INDICADORES


INDICADORESPRODUCTIVIDAD

La productividad es una medida “relativa” por lo tanto debe ser comparada con algo:

Productividad de otro períodos de tiempo

Datos de distintas sucursales de la misma empresa

Datos de empresas similares

La productividad puede expresarse en la siguiente ecuación:

Bienes o servicios producidos con calidad / (Trabajo+ materia prima + energía + capital +varios)

Puede ser con respecto a un factor (monofactorial) o a varios factores (multifactorial):


Salida (unidades producidas o ingresos)

Entrada (un solo factor)

Unidades producidas

Horas de trabajo utilizadas

INDICADORESPRODUCTIVIDAD MONOFACTORIAL


INDICADORESEJEMPLOS PRODUCTIVIDAD MONOFACTORIAL

Ventas netas

Salarios pagados

Tn. de papel producidas

Volumen de madera procesada

Volumen de madera aserrada

Volumen de madera procesada

Productividad de la materia prima

Productividad de la mano de obra

P =

P =

P =


INDICADORESEJEMPLO PRODUCTIVIDAD MULTIFACTORIAL

Ejemplo: un proceso productivo genera 200 unidades día, requiere de 8 horas operario a un

costo de $2500 la hora operario. El proceso consume en energía $8.000 por hora. ¿Cuál es

su productividad?

En el proceso productivo se usará una fuente de energía diferente ya que su costo sería de

$6.000 por hora. ¿Cuál sería la productividad con esta nueva fuente de energía? ¿Cuánto

sería el incremento de la productividad?

Salida (unidades producidas o ingresos)

Trabajo+ materia prima + energía + capital +variosP =


INDICADORESPRODUCTIVIDAD MULTIFACTORIAL


INDICADORESEjercicios


Una empresa que fabrica artículos para el hogar reporta los siguientes datos. Compare la mano de obra, las materias primas y los suministros, y la productividad total de los dos años reportados.

2013 2014

Producto: Valor producción vendida $ 57.000.000 $ 90.500.000

Insumo: Mano de obra $ 25.000.000 $ 37.500.000

Materias primas y suministros $ 20.000.000 $ 31.250.000

Depreciación de equipo $ 1.750.000 $ 3.000.000

Otros $ 5.500.000 $ 12.000.000



Productividad parcial

2013 2014 2013 2014

Producto: Valor producción vendida $ 57.000.000 $ 90.500.000

Insumo: Mano de obra $ 25.000.000 $ 37.500.000 2,28 2,41

Materias primas y suministros $ 20.000.000 $ 31.250.000 2,85 2,90

Depreciación de equipo $ 1.750.000 $ 3.000.000

Otros $ 5.500.000 $ 12.000.000

Productividad total 1,09 1,08



Una empresa reporta los siguientes datos. Compare la mano de obra, las materias primas, capital y energía. Calcule la productividad total de los dos años reportados. ¿Qué dicen estas medidas de la empresa?

2013 2014

Producto: Ventas $ 58.000.000 $ 90.500.000

Insumo: Mano de obra $ 25.000.000 $ 37.500.000

Materias primas $ 20.000.000 $ 31.250.000

Capital $ 15.000.000 $ 15.000.000

Energía $ 1.750.000 $ 5.900.000

Otros $ 5.500.000 $ 12.000.000



Una empresa reporta los siguientes datos. Compare la mano de obra, las materias primas, capital y energía. Calcule la productividad total de los dos años reportados. ¿Qué dicen estas medidas de la empresa?

Productividad parcial

2013 2014 2013 2014

Producto: Ventas $ 58.000.000 $ 90.500.000

Insumo: Mano de obra $ 25.000.000 $ 37.500.000 2,32 2,41

Materias primas $ 20.000.000 $ 31.250.000 2,90 2,90

Capital $ 15.000.000 $ 15.000.000 1,67 2,50

Energía $ 1.750.000 $ 5.900.000 11,43 5,30

Otros $ 5.500.000 $ 12.000.000

Productividad total 0,86 0,89

COSTO CALIDAD

INNOVACIÓN ENTREGAINNOVACIÓN

• Costo por unidad [$/Ud.]

• Costo de mano de obra [$/hora-hombre]

• Costo de maquinaria [$/hora-máquina]

•Productividad

• Porcentaje de defectos [%]

• Costos de mala calidad [$/año]

• Porcentaje de reproceso [%]

• Rotación del portafolio [%]

• Porcentaje de inversión en I&D [%]

• Tiempo de ciclo de vida del producto [años]

• Tiempo promedio de entrega

• Porcentaje pedidos incumplidos

• Nivel de servicio [%]

FLEXIBILIDAD

• Portafolio de productos [# de Referencias]

• Tiempos de cambio de referencia

• Tamaño de lote mínimo

EJEMPLOS MEDIDAS DE DESEMPEÑO


INDICADORESEjemplo notas de clase de un grupo

Estudiante Nota Tiempo Eficiencia Productividad

1 4,1 8,0 93% 0,51

2 3,6 5,0 149% 0,72

3 4,3 16,0 47% 0,27

4 4,9 5,5 136% 0,89

5 4,1 8,0 93% 0,51

6 3,0 10,0 75% 0,30

7 4,1 5,5 136% 0,75

8 4,9 5,5 136% 0,89

9 4,6 5,0 149% 0,92

10 5,0 16,0 47% 0,31

11 3,9 4,0 187% 0,98

12 5,0 10,0 75% 0,50

13 3,6 5,0 149% 0,72

14 0,6 3,0 249% 0,20

15 0,0 0,0 -

16 5,0 13,0 57% 0,38

Promedio 3,8 7,5 119% 0,5533

4,1

3,6

4,3

4,9

4,1

3,0

4,1

4,9

4,6

5,0

3,9

5,0

3,6

0,6

0,0

5,0

0

1

2

3

4

5

6

0,0

2,0

4,0

6,0

8,0

10,0

12,0

14,0

16,0

18,0

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16

Indicadores notas

Nota Tiempo Eficiencia Productividad

¿Qué puedes analizar?¿Qué otros indicadores?¿Qué mejoras?


DIAGRAMAS DE FLUJO

Son esquemas visuales que permiten documentar la secuencia de actividades o

tareas de un proceso. Para su construcción se utiliza una simbología estándar:

Inicio o Fin del proceso.

Operación o Actividad. Describe la acción o actividad (en infinitivo)

Decisión (colocar pregunta)

Documento Impreso

Conector

Representa el flujo de información, productos, etc. y la secuencia de actividades

Introducción o registro de datos en una base de datos


DIAGRAMAS DE FLUJO

Inicio Actividad 1

¿Cumple?

Actividad 2A Actividad 2B

Actividad 3

Actividad 3 Fin

SiNo


DIAGRAMAS DE FLUJO


Flujo de Macroproceso de Capacitación (Ejemplo)

Cliente Dirección de Educación Continua Proveedores

Levanta Requerimiento

Define atributos del Producto

RealizaCurso

Revisa desarrollo capacitación

DesarrollaCapacitación

Realiza Requerimiento

Estádesarrollado

Encarga a Producción

Cierre de Curso

Recepción deDiploma

Si

No


Mantenimiento y Mejora de los Procesos


REFLEXIONES• ¿Que relación hay entre el pensamiento sistémico y el enfoque por procesos?

• ¿Existe relación entre la modelación y el enfoque por procesos?

• ¿Cómo se relaciona los indicadores con el enfoque sistémico?• ¿con los diagramas causales?• ¿con los arquetipos?• ¿con las realimentaciones?

• ¿Hay relación entre los procesos e indicadores y la dinámica de sistemas?

• ¿Puedes ver el potencial del enfoque por procesos?• ¿para el ingeniero de Producción?• ¿para las empresas?• ¿en otras áreas?: programación de computadores, otras materias, en la sociedad, etc.


ENFOQUE POR PROCESOS

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