¿Cuánto quiero aprender hoy?
¿Seré capaz de ver el potencial de lo que aprenderé?
¿Qué puedo hacer con lo aprendido en otros contextos?
Guillermo Carmona. [email protected] 2
“LO QUE NO SE MIDE, NO SE PUEDE MEJORAR.”
¿Somos conscientes del significado de esta frase para
el ingeniero?
Guillermo Carmona. [email protected] 3
OBJETIVOS
GENERAL
Utiliza el enfoque por procesos para modelar y analizar una situación o problema empresarial estableciendo las variables, indicadores, relaciones y objetivos en relación con su contexto
ESPECIFÍCOS
Conocer el enfoque de procesos como estrategia sistémica para análisis, comprensión y mejora de sistemas empresariales de bienes o servicios
Identificar y documentar procesos para su mejora
Conocer herramientas para la documentación de procesos
Mejorar la capacidad de modelación
Identificar y comprender procesos de negocios
GUILLERMO CARMONA. [email protected] 4
BENEFICIOS PARA LA EMPRESA CON ENFOQUE POR PROCESOS
El enfoque por procesos es promovido por la ISO (norma 9001:2008) con el propósito de mejorar la eficacia y la eficiencia en el logro de los objetivos de la empresa. Los beneficios de su aplicación son (ISO 9001:2008) :
• Integra y alinea los procesos para permitir el logro de los resultados deseados.
• Capacidad para centrar los esfuerzos en la eficacia y eficiencia de los procesos.
• Proporciona confianza a los clientes y otras partes interesadas, respecto al desempeño coherente de la organización.
• Transparencia de las operaciones dentro de la organización.
• Menores costos y creación de tiempos de ciclo más cortos, a través del uso eficaz de los recursos.
• Mejores resultados, coherentes y predecibles.
• Proporciona oportunidades para enfocar y priorizar las iniciativas de mejora.
• Estimula la participación del personal y la clarificación de sus responsabilidades.
GUILLERMO CARMONA. [email protected] 5
¿Qué es un proceso?
“conjunto de actividades interrelacionadas o que interactúan, las cuales transforman elementos de entrada en resultados” (ISO 9000:2008)
SalidasEntradasPROCESO Actividades
interrelacionadas o que interactúan
Actividades de seguimiento y medición
CLIENTES
Productos
Servicios
Información
Insumos
Equipos
Métodos
Infraestructura
Personal, etc.
Proveedores
Eficacia: Capacidad para alcanzar resultados deseados
Eficiencia: Resultados alcanzados vs. recursos empleados
GUILLERMO CARMONA. [email protected] 6
¿Qué es un proceso?
conjunto de actividades interrelacionadas que utiliza controles y recursos para transformar insumos(entradas) en resultados o productos esperados
SalidasEntradasPROCESO Actividades
interrelacionadas o que interactúan
CLIENTES
Productos
Servicios
Información
InsumosProveedores
Recursos:PersonasMáquinas
Controles:Indicadores
para seguimiento y mejora del
proceso
GUILLERMO CARMONA. [email protected] 7
¿Qué es un proceso?Ejemplos
Video Gestión de Procesos
https://www.youtube.com/watch?v=aA07Lu5h3js
https://www.youtube.com/watch?v=lPkYqX-ATvo}
https://www.youtube.com/watch?v=IiNpbLjaqjQ
GUILLERMO CARMONA. [email protected] 8
Entradas
PROCESO Preparar Limonada
Actividades (procedimiento)
1. Cortar limones2. Exprimir3. Licuar4. Servir
Controles:¿Qué mediciones e indicadores de eficiencia y eficacia utilizar para mejorar el proceso?
EJEMPLO DE UN PROCESO
PROVEEDOR INSUMO
Supermercado Limón
Azúcar
Hielo
Empresa acueducto Agua
PROVEEDOR RECURSOS
Recursos humanos Cocinero
Supermercado Licuadora
Cuchillo
Vasos
Vasija
Salidas
PRODUCTO CLIENTE
Limonada Cliente
Cascaras Basurero
Utensilios sucios Lavado utensilios
GUILLERMO CARMONA. [email protected] 9
RED DE PROCESOS
PROCESO B
PROCESO A
PROCESO E
PROCESO D
PROCESO F
Las salidas de un proceso pueden ser los elementos de entrada de otros procesos.
Este es un enfoque sistémico que permite mejorar la eficiencia y eficacia de las organizaciones de forma integral.
Proveedor1
Proveedor2
Cliente1
Cliente2
Proveedores Externos
ClientesExternos
PROCESO B es Cliente de
PROCESO A y es Proveedor
de PROCESO D
GUILLERMO CARMONA. [email protected] 10
CARACTERIZACIÓN DEL PROCESO•Objetivo: propósito del proceso. •Proveedores: de los insumos o entradas. •Alcance: donde inicia y termina el proceso.•Responsable del proceso: ¿Quién responde por su ejecución y mejora?.•Entradas: insumos (materia prima, información). Son los elementos que se transformarán. •Recursos: humanos, infraestructura, ambiente de trabajo, información, financieros, información…Son utilizados para transformar los insumos.•Controles: actividades de inspección y seguimiento para verificar lo ejecutado en relación a lo planeado. Establece mediciones e indadores de eficiencia y eficacia para mejorar el proceso.•Indicadores: mediciones que indican en que medida se ha cumplido el objetivo del proceso. Eficiencia, Eficacia.•Salidas: resultados del proceso, producto. •Cliente: de los resultados del proceso. Puede ser interno o externo.•Duración: Tiempo que se demora en entregar el producto. Tiempo de ciclo•Capacidad: Cuantos productos puede generar en una unidad de tiempo.
GUILLERMO CARMONA. [email protected] 11
DOCUMENTACIÓN DEL PROCESONombre Proceso:
Objetivo:
Responsable:
Proveedor Insumo
Actividades: (cómo hacer)
Producto Cliente
Proveedor Recurso*
Recursos* Indicadores:
Fisicos
Software
Hardware
Humanos
ENTRADAS
SALIDAS
GUILLERMO CARMONA. [email protected] 12
EJERCICIO
Máquina dispensadora de gaseosas
1. ¿Puede ser vista como procesos?
2. ¿Qué beneficios tendría un ingeniero enfocarla
como proceso?
3. Documentar el proceso.
GUILLERMO CARMONA. [email protected] 13
TIPOS DE PROCESOS (ISO 9000:2008)Los procesos de una organización se pueden clasificar en cuatro tipos:
Procesos para la gestión de una organización (estratégicos). Son los procesos responsables de la planificación
estratégica, establecimiento de políticas, asignación de recursos, revisiones por la dirección, etc. (Ejemplos:
marketing, recursos humanos, gestión de la calidad,…)
Procesos para la gestión de recursos (soporte). Son los procesos que proporcionan los recursos necesarios para
los objetivos de calidad y resultados deseados de la organización. (Ejemplos: contabilidad, gestión humana, mantenimiento, nóminas, sistemas de información,…)
Procesos de realización (clave). Procesos que proporcionan los resultados deseados por la organización. Son los
que tienen el mayor contacto con el cliente. (Ejemplos: comercialización, planificación del servicio, prestación del servicio, producción, ventas, entrega, facturación,…)
Procesos de medición, análisis y mejora. Incluyen aquellos procesos necesarios para medir y recopilar datos para
realizar el análisis del desempeño y la mejora de la eficacia y la eficiencia. Incluyen procesos de medición,
seguimiento, auditoría, análisis del desempeño y procesos de mejora (por ejemplo, para las acciones correctivas y
preventivas).
GUILLERMO CARMONA. [email protected] 14
MAPA DE PROCESOS
Diagrama que permite visualizar los procesos y las interrelaciones principales de una organización
GUILLERMO CARMONA. [email protected] 15
NIVELES DE PROCESOS
Macroproceso: conjunto de procesos.
Procesos: conjunto de subprocesos.
Subprocesos: conjunto de actividades.
Actividades: conjunto de tareas.
Estructura por procesos (Harrington,1998)
GUILLERMO CARMONA. [email protected] 18
NIVELES DE PROCESOSEJEMPLO
Procesos Operaciones
Abastecimientos FabricaciónPlaneación y control
de la Producción
Macro Procesos
Recursos Humanos
Operaciones Finanzas
Actividades Planeación y control de la Producción
PronósticosPlaneación Agregada
Programa Maestro de Producción
Tareas pronósticos
Recolección datos históricos ventas
Selección método pronóstico
Validación y Proyección
GUILLERMO CARMONA. [email protected] 19
CONTROL Y MEJORA DE LOS PROCESOS“Lo que no se mide no se puede mejorar.”
“Identifique los criterios de seguimiento ymedición para el control y el desempeño delproceso, para determinar la eficacia y laeficiencia del proceso, teniendo en cuentafactores tales como: Conformidad con losrequisitos, satisfacción del cliente, desempeñodel proveedor, entrega a tiempo, plazos, tasas defalla, desechos, costos del proceso, frecuencia deincidentes.” (ISO 9000:2008)
El control y medición del desempeño se puede realizar mediante INDICADORES.
GUILLERMO CARMONA. [email protected] 20
CONTROL Y MEJORA DE LOS PROCESOS
INDICADORESIndicadores:
Son mediciones del desempeño de un proceso. Indican las variaciones del proceso, es decir, que tan bien o mal se hace. La eficiencia, la eficacia y la productividad son indicadores.
Consultar: http://www.pdcahome.com/4501/gestion-de-procesos-como-definir-indicadores-y-cuadros-de-mando/
GUILLERMO CARMONA. [email protected] 21
¿Para que sirven los indicadores disponibles en una cabina de avión?
¿Qué pasa si esta mal diseñado uno de esto indicadores?
¿Será útil tener indicadores en la empresa, en los procesos?
INDICADORES
EFICACIA
es la capacidad para alcanzar los resultados esperados (objetivos), en el tiempo establecido.Cuantifica el grado de cumplimiento de la meta o resultados esperados.
EFICACIA = Resultados Reales / Resultados Esperados.
Ejemplos:
Eficacia ventas =(Total Ventas / Presupuesto Ventas) *100
Eficacia producción=(Volumen Producción/ Producción Programada) *100
Cumplimiento entregas=(Nro Entregas a tiempo/ Total entregas) *100
GUILLERMO CARMONA. [email protected] 22
INDICADORES
EFICIENCIA
“Es la capacidad de lograr lo objetivos, con la menor cantidad de recursos”. Mide que tan bien seusan de los recursos. Cuantifica el grado de desperdicio.
EFICIENCIA = Recursos obtenidos/ Recursos utilizados.
Ejemplos:
Tiempo procesamiento unidad =( Horas Utilizadas / Volumen Producción) *100
Costos por unidad=(Costo Producción / Volumen Producción) *100
Eficiencia Maquina=(Unidades Producidas/ Unidades esperadas) *100
GUILLERMO CARMONA. [email protected] 23
INDICADORESPRODUCTIVIDAD
“Consiste en la relación producto-insumo en un período específico con el adecuado control de la
calidad”. ”Incrementar la productividad implica mejorar la eficiencia”.
Productividad = Salidas con calidad/Entradas
Se utiliza para saber qué tan bien se están utilizando los recursos (o factores de producción) de un país, una industria o una unidad de negocios.
Una de las funciones principales de un ingeniero de producción es mejorar la productividad de
las empresas.
GUILLERMO CARMONA. [email protected] 24
INDICADORESPRODUCTIVIDAD
La productividad es una medida “relativa” por lo tanto debe ser comparada con algo:
Productividad de otro períodos de tiempo
Datos de distintas sucursales de la misma empresa
Datos de empresas similares
La productividad puede expresarse en la siguiente ecuación:
Bienes o servicios producidos con calidad / (Trabajo+ materia prima + energía + capital +varios)
Puede ser con respecto a un factor (monofactorial) o a varios factores (multifactorial):
GUILLERMO CARMONA. [email protected] 26
Salida (unidades producidas o ingresos)
Entrada (un solo factor)
Unidades producidas
Horas de trabajo utilizadas
INDICADORESPRODUCTIVIDAD MONOFACTORIAL
GUILLERMO CARMONA. [email protected] 27
INDICADORESEJEMPLOS PRODUCTIVIDAD MONOFACTORIAL
Ventas netas
Salarios pagados
Tn. de papel producidas
Volumen de madera procesada
Volumen de madera aserrada
Volumen de madera procesada
Productividad de la materia prima
Productividad de la mano de obra
P =
P =
P =
GUILLERMO CARMONA. [email protected] 28
INDICADORESEJEMPLO PRODUCTIVIDAD MULTIFACTORIAL
Ejemplo: un proceso productivo genera 200 unidades día, requiere de 8 horas operario a un
costo de $2500 la hora operario. El proceso consume en energía $8.000 por hora. ¿Cuál es
su productividad?
En el proceso productivo se usará una fuente de energía diferente ya que su costo sería de
$6.000 por hora. ¿Cuál sería la productividad con esta nueva fuente de energía? ¿Cuánto
sería el incremento de la productividad?
Salida (unidades producidas o ingresos)
Trabajo+ materia prima + energía + capital +variosP =
GUILLERMO CARMONA. [email protected] 29
INDICADORESEjercicios
GUILLERMO CARMONA. [email protected] 32
Una empresa que fabrica artículos para el hogar reporta los siguientes datos. Compare la mano de obra, las materias primas y los suministros, y la productividad total de los dos años reportados.
2013 2014
Producto: Valor producción vendida $ 57.000.000 $ 90.500.000
Insumo: Mano de obra $ 25.000.000 $ 37.500.000
Materias primas y suministros $ 20.000.000 $ 31.250.000
Depreciación de equipo $ 1.750.000 $ 3.000.000
Otros $ 5.500.000 $ 12.000.000
INDICADORESEjercicios
GUILLERMO CARMONA. [email protected] 33
Productividad parcial
2013 2014 2013 2014
Producto: Valor producción vendida $ 57.000.000 $ 90.500.000
Insumo: Mano de obra $ 25.000.000 $ 37.500.000 2,28 2,41
Materias primas y suministros $ 20.000.000 $ 31.250.000 2,85 2,90
Depreciación de equipo $ 1.750.000 $ 3.000.000
Otros $ 5.500.000 $ 12.000.000
Productividad total 1,09 1,08
INDICADORESEjercicios
GUILLERMO CARMONA. [email protected] 34
Una empresa reporta los siguientes datos. Compare la mano de obra, las materias primas, capital y energía. Calcule la productividad total de los dos años reportados. ¿Qué dicen estas medidas de la empresa?
2013 2014
Producto: Ventas $ 58.000.000 $ 90.500.000
Insumo: Mano de obra $ 25.000.000 $ 37.500.000
Materias primas $ 20.000.000 $ 31.250.000
Capital $ 15.000.000 $ 15.000.000
Energía $ 1.750.000 $ 5.900.000
Otros $ 5.500.000 $ 12.000.000
INDICADORESEjercicios
GUILLERMO CARMONA. [email protected] 35
Una empresa reporta los siguientes datos. Compare la mano de obra, las materias primas, capital y energía. Calcule la productividad total de los dos años reportados. ¿Qué dicen estas medidas de la empresa?
Productividad parcial
2013 2014 2013 2014
Producto: Ventas $ 58.000.000 $ 90.500.000
Insumo: Mano de obra $ 25.000.000 $ 37.500.000 2,32 2,41
Materias primas $ 20.000.000 $ 31.250.000 2,90 2,90
Capital $ 15.000.000 $ 15.000.000 1,67 2,50
Energía $ 1.750.000 $ 5.900.000 11,43 5,30
Otros $ 5.500.000 $ 12.000.000
Productividad total 0,86 0,89
COSTO CALIDAD
INNOVACIÓN ENTREGAINNOVACIÓN
• Costo por unidad [$/Ud.]
• Costo de mano de obra [$/hora-hombre]
• Costo de maquinaria [$/hora-máquina]
•Productividad
• Porcentaje de defectos [%]
• Costos de mala calidad [$/año]
• Porcentaje de reproceso [%]
• Rotación del portafolio [%]
• Porcentaje de inversión en I&D [%]
• Tiempo de ciclo de vida del producto [años]
• Tiempo promedio de entrega
• Porcentaje pedidos incumplidos
• Nivel de servicio [%]
FLEXIBILIDAD
• Portafolio de productos [# de Referencias]
• Tiempos de cambio de referencia
• Tamaño de lote mínimo
EJEMPLOS MEDIDAS DE DESEMPEÑO
GUILLERMO CARMONA. [email protected] 36
INDICADORESEjemplo notas de clase de un grupo
Estudiante Nota Tiempo Eficiencia Productividad
1 4,1 8,0 93% 0,51
2 3,6 5,0 149% 0,72
3 4,3 16,0 47% 0,27
4 4,9 5,5 136% 0,89
5 4,1 8,0 93% 0,51
6 3,0 10,0 75% 0,30
7 4,1 5,5 136% 0,75
8 4,9 5,5 136% 0,89
9 4,6 5,0 149% 0,92
10 5,0 16,0 47% 0,31
11 3,9 4,0 187% 0,98
12 5,0 10,0 75% 0,50
13 3,6 5,0 149% 0,72
14 0,6 3,0 249% 0,20
15 0,0 0,0 -
16 5,0 13,0 57% 0,38
Promedio 3,8 7,5 119% 0,5533
4,1
3,6
4,3
4,9
4,1
3,0
4,1
4,9
4,6
5,0
3,9
5,0
3,6
0,6
0,0
5,0
0
1
2
3
4
5
6
0,0
2,0
4,0
6,0
8,0
10,0
12,0
14,0
16,0
18,0
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16
Indicadores notas
Nota Tiempo Eficiencia Productividad
¿Qué puedes analizar?¿Qué otros indicadores?¿Qué mejoras?
GUILLERMO CARMONA. [email protected] 37
DIAGRAMAS DE FLUJO
Son esquemas visuales que permiten documentar la secuencia de actividades o
tareas de un proceso. Para su construcción se utiliza una simbología estándar:
Inicio o Fin del proceso.
Operación o Actividad. Describe la acción o actividad (en infinitivo)
Decisión (colocar pregunta)
Documento Impreso
Conector
Representa el flujo de información, productos, etc. y la secuencia de actividades
Introducción o registro de datos en una base de datos
GUILLERMO CARMONA. [email protected] 38
DIAGRAMAS DE FLUJO
Inicio Actividad 1
¿Cumple?
Actividad 2A Actividad 2B
Actividad 3
Actividad 3 Fin
SiNo
GUILLERMO CARMONA. [email protected] 39
Flujo de Macroproceso de Capacitación (Ejemplo)
Cliente Dirección de Educación Continua Proveedores
Levanta Requerimiento
Define atributos del Producto
RealizaCurso
Revisa desarrollo capacitación
DesarrollaCapacitación
Realiza Requerimiento
Estádesarrollado
Encarga a Producción
Cierre de Curso
Recepción deDiploma
Si
No
GUILLERMO CARMONA. [email protected] 43
REFLEXIONES• ¿Que relación hay entre el pensamiento sistémico y el enfoque por procesos?
• ¿Existe relación entre la modelación y el enfoque por procesos?
• ¿Cómo se relaciona los indicadores con el enfoque sistémico?• ¿con los diagramas causales?• ¿con los arquetipos?• ¿con las realimentaciones?
• ¿Hay relación entre los procesos e indicadores y la dinámica de sistemas?
• ¿Puedes ver el potencial del enfoque por procesos?• ¿para el ingeniero de Producción?• ¿para las empresas?• ¿en otras áreas?: programación de computadores, otras materias, en la sociedad, etc.
GUILLERMO CARMONA. [email protected] 45