CAPITULO II MANUAL DE CONTROL INTERNO FINANCIERO CONTABLE CAPITULO II

CAPITULO II MANUAL DE CONTROL INTERNO FINANCIERO CONTABLE

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CAPITULO II

MARCO TEORICO SOBRE DISEÑO, MANUAL, CONTROL INTERNO, CONTROL

INTERNO FINACIERO, CONTROL INTERNO CONTABLE, CREDITO Y

EVALUACIÓN.

1. DISEÑO

1.1. DEFINICION

Es una investigación desglosada de las estrategias básicas que el investigador

adoptará para generar información exacta e interpretable.

Es la creación de productos y entornos diseñados de modo que sean utilizables

por todas las personas en la mayor medida posible, sin necesidad de que se

adapten o especialicen para obtener respuestas a preguntas como: contar, medir y

describir.16

Es un proceso o labor a proyectar, coordinar, seleccionar y organizar un

conjunto de elementos para producir y crear objetos visuales destinados a

comunicar mensajes específicos a grupos determinados 17

1.2. IMPORTANCIA

Es importante, porque se analiza la metodología utilizada para la recolección de

datos. Lo que significa que el equipo debe hacer uso de una misma metodología

de diseño, la cual deberá estar en concordancia con la muestra o base de datos

elegida y orientada

16 Jack R. Meredith. Administración de operaciones: un énfasis conceptual, 2005, p. 381 17 José Silvestre Méndez. Diccionario de Economía. 2003, p. 13


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1.3. PRINCIPIOS

Hay diversos principios que caracterizan el proceso de diseño, estos principios

son:

1.3.1 Antes de tomar las dediciones sobre el diseño se especificarán las metas y

los recursos del sistema.

1.3.2 El proceso de diseño del sistema es iterativo e interactivo.

1.3.3 Al considerar conjuntamente metas, recursos y limitaciones, el diseñador

está en condiciones de generar muchas posiciones alternativas de

soluciones y de juzgar los aspectos prácticos de cada una.

1.3.4 En efecto está considerando al mismo tiempo los fines que serán alcanzados

y los posibles medios para alcanzar estos fines.

1.4. TIPOS

Existen diversos tipos de diseño dentro de los cuales se citan los siguientes:

1.4.1 Diseño experimental; es el que garantiza absolutamente que en promedio

los sujetos no diferirán de ninguna característica, más lo que pueda

esperarse por pura causalidad, antes de que participen en los tratamientos

experimentales. Este tipo de diseño se divide en tres clases: Pre-

experimento, experimento verdadero, y cuasi-experimental

1.4.2 Diseño factorial; manipulan dos o más variables independientes e incluyen

dos o más niveles de presencia en cada una de las variables

independientes han sido sumamente utilizados en la investigación del

comportamiento. La construcción básica de un diseño factorial consiste en

que todos los niveles de las otras variables son independientes. 18

18 Roberto Hernández Sampieri, Carlos Fernández Collado, Pilar Baptista Lucio. Metodología de la

Investigación. 2003. p. 158


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1.4.3 Diseño no experimental; es el que se realiza sin manipular deliberadamente

variables, es decir, se trata de la investigación donde no hacemos varias

intencionalmente las variables independientes. Lo que hacemos en la

investigación no experimental es observar el fenómeno tal y como se da en

su contexto natural para después analizarlos.

1.5. CARACTERISTICAS

Cuando se va a diseñar un sistema se debe tener presente que el proceso de un

diseño incluye, concebir y planear en la mente, así como hacer un dibujo o modelo

o croquis. A continuación se presentan algunas características básicas que todo

diseño debe incluir:

1.5.1 Un diseño debe presentar una organización jerárquica que haga un uso

inteligente del control entre los componentes del sistema.

1.5.2 El diseño debe ser modular, es decir, se debe hacer una participación

lógica del software en elementos que realicen funciones y sub-funciones

específicas.

1.5.3 Un diseño debe contener abstracciones de datos y procedimientos.

1.5.4 Debe producir módulos que presenten características de funcionamiento

independiente.

1.5.5 Debe conducir a interfaces que reduzcan la complejidad de las conexiones

entre los módulos y el entorno exterior.

1.5.6 Debe producir un diseño usando un método que pudiera repetirse, según la

información obtenida durante el análisis.19

19 Humberto Gutiérrez Pulido. Análisis y diseño de experimento. 2004. p. 382


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2. MANUAL

2.1. DEFINICION

“Son documentos sistemáticos que describen la estructura de la organización,

incluyendo las pautas para su diseño; contiene objetivos, sistemas, procedimiento,

políticas y demás elementos que sea necesario; cuyo fin es lograr el cumplimiento

de funciones, actividades y objetivos administrativos” 20

Un manual se define como un “folleto libro o carpeta en los que de una manera

fácil de manejar (manuable) se encuentra en forma sistemática, una serie de

elementos administrativos para un fin concreto: orientar y uniformar la conducta

que se presenta entre cada grupo humano de la empresa.

“Un manual es un conjunto de documentos que partiendo de los objetivos fijados y

las políticas implantadas para lograr, señala la secuencia lógica y cronológica de

una serie de actividades, traducidas a un procedimiento determinado, indicando

quien los realizará, que actividades han de desempeñar y la justificación de todas

y cada una de ella, en forma tal, que constituye una guía para el personal que ha

de realizarlas” 21

2.2. OBJETIVOS

Los manuales en su calidad de instrumentos administrativos, tienen por objeto:

2.2.1 Compilar en forma ordenada, secuencial y detallada las operaciones a

cargo de la institución.

20 Orlando Gutiérrez Castro. Manual de Análisis Económico en Evaluación de Proyectos. 2001. p. 122 21 Guillermo Gómez Ceja. Planeación y Organización de Empresa. Mcgraw Hill, 2001. p. 378


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2.2.2 Uniformar y controlar el cumplimiento de las rutinas de trabajo y evitar su

alteración arbitraria.

2.2.3 Determinar en forma más sencilla las responsabilidades por fallas o errores.

2.2.4 Aumentar la eficiencia de los empleados, indicándoles lo que deben de

hacer y como deben hacerlo.

2.2.5 Ayudar en la coordinación del trabajo y evitar duplicidad de funciones.

2.2.6 Construir una base, procedimientos y métodos.


2.3.1 Fácil aplicación;

Es una guía que encamina en la dirección adecuada los esfuerzos del

personal operativo, por la razón que permite ver cada paso que debe darse

para llegar al fin que se pretende.

2.3.2 Fácil comprensión;

Presentan sistemas y técnicas específicas, para cada procedimiento a

realizar.

2.3.3 Sirve de guía al recurso humano;

Por ser un documento escrito de información e instrucción, utilizados para

orientar a los empleados de una organización.

2.3.4 Define responsabilidades;

Asigna las actividades a ejecutar y el responsable de cada proceso.


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2.4. IMPORTANCIA

Un manual es una guía manejable, de fácil ejecución en el cual se recoge y

resume lo fundamental de las responsabilidades y funciones de una asignatura,

aspectos o materia, además representa un medio de comunicar las decisiones de

la administración concernientes a políticas, procedimientos, técnicas, normas, etc.

El uso de un manual permite mantener informado al personal clave de una

empresa, asimismo presenta la estructura de la organización, políticas y

procedimientos en forma de libro permanente, sujeto a modificaciones de acuerdo

a los cambios de la entidad, además se concentra una serie de elementos que

tienen por fin, proporcionar un sistema de referencia que permite a cada quien

poseer información y planificar conforme a las mismas reglas, como también hace

que las instrucciones sean definitivas, mostrando a cada uno de los empleados

como encaja su puesto en la organización y señalando la forma como este

contribuye al logro de los objetivos y las buenas relaciones con los demás

compañeros.

2.5. CLASIFICACION

Existen varios tipos de manuales administrativos a continuación, se citan los de

mayor uso y divulgación:

2.5.1 Manuales de organización, exponen con detalle la estructura de la de

empresa y señalan los puestos y las relaciones que existen entre ellos para

el logro de sus objetivos. Explican la jerarquía, los grados de autoridad y

responsabilidad; las funciones y actividades de los órganos de la empresa.

Generalmente contienen gráficas de organización, descripción de trabajo,

carta de limite de autoridad etc.” 22

22 Guillermo Gómez Ceja. Ob. Cit. p. 386


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Se usan donde se desea una descripción detallada de las relaciones de la

organización, se elaboran ordinariamente de acuerdo a la escrutará de la

organización, los cuales se hacen acompañar de las descripciones de los

puestos

2.5.2 Manuales de políticas o normas, es la descripción detallada de los

lineamientos a ser seguidas por los ejecutivos en la toma de decisiones

para el logro de los objetivos. Este tipo de manual facilita la toma de

decisiones comúnmente ejecutada por las áreas funcionales de la empresa,

ya que contiene las directrices y lineamientos gerenciales de la

organización, los cuales deben de estar. Coordinados entre si para poder

concretizar los objetivos globales de la empresa.

2.5.3 Manuales de procedimientos, también llamados manuales de operaciones

de practicas, estándar, de instrucciones sobre, de rutina de trabajo, de

tramites y métodos de trabajo. “Es la experiencia analítica de los

procedimientos administrativos a través de los cuales se canaliza la

actividad operativa de la empresa, así como también la enunciación de

normas de funcionamientos básicas a las cuales deberán ajustarse los

miembros de la misma.” 23 Con este tipo de manual se facilita la realización

de las operaciones de un departamento o sección y cuyo objetivo general

es contribuir con la administración en el logro de los objetivos de la

empresa. “Es el documento la descripción de las actividades que deben

seguirse en la realización de las funciones de una unidad administrativa, o

de dos o más de ellas, incluye además los puestos o unidades

administrativas que intervienen, precisando su responsabilidad y

participación para utilizar y cualquier otro dato que pueda auxiliar en el

correcto desarrollo de las actividades.” 24

23 Luis Díaz Castro, Pascual López, Dirección financiera planificación, gestión y control. Prentice Hall.

2001. p. 147 24 Valida Cruz Sagrera Calero. Manual de Investigación. 2000. p. 67


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2.5.4 Manual del empleado, contiene la información que resulta de interés para

los empleados que se incorporan a una empresa sobre temas que hacen a

su relación con la misma, y que se les entrega en el momento de la

incorporación. Dichos temas se refieren a objetivos de la empresa,

actividades que desarrolla, planes de incentivos y programación de carrera

de empleados, derechos y obligaciones, y otras.

2.5.5 Manual de descripción de puestos, las descripciones de puestos son

herramientas que contribuyen a mejorar el funcionamiento de toda unidad

organizativa, dado que con ello se pueden asignar responsabilidades,

delegar autoridad e identificar los deberes individuales y colectivos, este

tipo de manual se, puede definir de la manera siguiente: “Es el tipo de

manual que contiene las descripciones de las actividades o funciones

específicas de los puestos de una organización y las especificaciones para

desempeñar el mismo”. 25

2.5.6 Manual de auditoria interna, el manual de auditoria interna es considerado

como una herramienta de apoyo al personal que interviene en la revisión y

evaluación de la información financiera y de procedimientos de control. Es

un instrumento de información en el que se consigna, las operaciones que

deben seguirse para la realización de las funciones de un departamento de

auditoria interna.

2.6. PRINCIPIOS

Los principios básicos de los manuales se detallan a continuación:

2.6.1 Toda posición de supervisión debe tener asignadas funciones y

responsabilidades concretas.

25 Mercy E. Servellón. Organización y Métodos. 2006 p. 88


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2.6.2 Toda asignación de responsabilidades debe ir acompañada de la

correspondiente autoridad.

2.6.3 No debe quedar incertidumbre respecto a la definición de autoridad y

responsabilidad.

2.7. CONTENIDO Y PRESENTACION

Todo manual debe especificar en su contenido y presentación. El título, alcance y

el campo de aplicación así como se detallan:

2.7.1 La tabla de contenido

2.7.2 Las páginas introductorias acerca de la organización y del manual

2.7.3 La política y los objetivos de la calidad

2.7.4 Descripción de la estructura de la organización, las responsabilidades y

autoridades

2.7.5 Descripción de los elementos del sistema de la calidad

2.7.6 Definiciones, si es apropiado

2.7.7 Guía para el manual de la calidad, si es apropiado

2.7.8 Apéndice, si es apropiado.

Es importante mencionar que el orden del contenido del manual de la calidad

puede ser cambiado o modificado de acuerdo con las necesidades del usuario.

Que debe incluir en un manual de la calidad. Título, alcance y campo de

aplicación: El título y el alcance del manual de la calidad deben definir la

organización a la cual se aplica el manual. En esta sección también se deben

definir la aplicación de los elementos del sistema de la calidad. También es

conveniente utilizar denegaciones por ejemplo, que aspectos no cumple un manual

de la calidad y en que situaciones no debería ser aplicado.


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Esta información puede ser localizada en la página del título. Tabla de contenido:

Esta debe presentar los títulos de las secciones incluidas y como se pueden

encontrar. La numeración de las secciones, sub-secciones, páginas, figuras,

ilustraciones, diagramas, tablas, etc., debe ser clara y lógica. Páginas

Introductorias: las páginas introductorias de un manual de la calidad deben

suministrar información general acerca de la organización y del manual de la

calidad.

La información acerca de la organización debe ser su nombre, sitio, ubicación y los

medios de comunicación; también se puede adicionar información acerca de su

línea de negocio y una breve descripción de sus antecedentes, su historia, su

tamaño.

En cuanto a la información acerca del manual de la calidad debe incluir la edición

actual, la fecha de edición, una breve descripción de cómo se revisa y se mantiene

actualizado el manual de calidad, una breve descripción de los procedimientos

documentados utilizados para identificar el estado y para controlar la distribución

del manual y también debe incluir evidencia de aprobación por aquellos

responsables de autorizar el contenido del manual de calidad.

Política y objetivos de la calidad: En esta sección del manual de calidad se debe

formular la política y los objetivos de la calidad de la organización. Aquí se

presenta el compromiso de la organización con respecto a la calidad.

Dicha sección también debe incluir la vía como se logra que todos los empleados

conozcan y entiendan la política de la calidad y como es implantada y mantenida

en todos los niveles. Descripción de la organización, las responsabilidades y las

jerarquías.


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2.8. TECNICAS DE ELABORACION Existen tres técnicas para la elaboración de los manuales, las cuales se describen

a continuación:

2.8.1 Verificar los puntos o asuntos que serán abordados: En este punto se

especifican los asuntos o aspectos de mayor relevancia que debe contener

el manual.

2.8.2 Detallar cada uno de los asuntos: Esta parte permite recopilar los datos

sobre los asuntos que se van a tratar mediante el hecho de observar como

se realiza el trabajo y aclarando la forma en que las actividades se

ejecuten.

2.8.3 Elaborar una norma de servicio que deberá ser incluida en el manual: Esta

última técnica debe explicar el porqué, el cómo, quién lo hace, y para qué.

Deberá ser redactado en forma clara y sencilla. Para una comprensión fácil.

3. CONTROL INTERNO

3.1 DEFINICION “Es un proceso ejecutado por el consejo de directores, la administración y todo el

personal de una entidad, diseñado para proporcionar una seguridad razonable con

miras a la consecución de objetivos en las áreas como efectividad y eficiencia en

las operaciones, confiabilidad en la información financiera; y cumplimiento de las

leyes y regulaciones aplicables.” 26

26 Instituto Mexicano de Contadores Públicos. Normas Internacionales de Auditoria NIA 400 2004. p. 13


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“El Sistema de control interno comprende el plan de la organización y todos los

métodos coordinados y medidas adoptadas dentro de una empresa con el fin de

salvaguardar sus activos y verificar la confiabilidad de los datos contables.” 27

3.2. OBJETIVOS

Los objetivos del control interno se detallan a continuación:

3.2.1 Proteger los activos de la organización evitando perdidas por fraudes o

negligencias.

3.2.2 Asegurar la exactitud y veracidad de los datos contables y extracontables

los cuales son utilizados por la dirección para la toma de decisiones.

3.2.3 Promover la eficiencia de la explotación.

3.2.4 Estimular el seguimiento de las prácticas ordenadas por la gerencia.

3.2.5 Promover y evaluar la seguridad, la calidad y la mejora continua.


Las características del control interno se detallan a continuación:

3.3.1 El sistema de control interno forma parte integrante de los sistemas

contables, financieros, de planeación, de información y operacionales de la

respectiva entidad.

3.3.2 Corresponde a la máxima autoridad del organismo o entidad, la

responsabilidad de establecer, mantener y perfeccionar el sistema de

control interno, el cual debe ser adecuado a la naturaleza, estructura y

misión de la organización.

3.3.3 En cada área de la organización, el funcionario encargado de dirigirla es

responsable por el control interno ante su jefe inmediato de acuerdo con los

niveles de autoridad establecidos en cada entidad.

27 Alberto B. Mantilla. Control interno informe coso. Editorial Eco, 2003. p. 41


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3.3.4 La unidad de control interno es la encargada de evaluar en forma

independiente el sistema de control interno de la entidad y proponer al

representante legal del respectivo organismo las recomendaciones para

mejorarlo.

3.4. IMPORTANCIA

Todas las empresas, ya sean agropecuaria, de servicio, comerciales, industriales o

financieras deben contar con instrumentos de control administrativo, tales como un

buen sistema de contabilidad, apoyado por un catálogo de cuentas eficiente y

Práctico, además, con un sistema de control interno, para brindar confiabilidad en

los conceptos, cifras, informes y reportes de los estados financieros.

Por lo tanto, un buen sistema de control interno es importante, desde el punto de

vista de la integridad física y numérica de bienes, valores y activos de la empresa,

tales como el efectivo en caja y bancos, mercancías, cuentas y documentos por

cobrar, equipos de oficinas, equipos de reparto, maquinaria, y otros. Es decir, un

sistema eficiente y práctico de control interno, dificulta la colusión de empleados,

fraudes, robos, etc.

3.5. ELEMENTOS

Los elementos del control interno se detallan de la siguiente forma:

3.5.1 Organización.

3.5.2 Catálogo de cuentas, se debe elaborar con su respectivo instructivo, el cual

detalla el porque el uso de las cuentas que en el se encuentran.

3.5.3 Sistema de contabilidad, debe estar apoyado por un catálogo de cuentas

eficiente y práctico y además apegado a la legislación vigente.


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3.5.4 Estados financieros, Para elaborar los estados financieros de manera

adecuada y confiable, debe existir un buen registro contable. El control

interno proporciona la seguridad de que se cumple con esta

responsabilidad.

3.5.5 Presupuestos y pronósticos

3.5.6 Entrenamiento de personal

3.6 BENEFICIOS

El control interno puede proporcionar una seguridad razonable a la gerencia y al

consejo de directores, con relación a la realización de los objetivos del control

contable.

La probabilidad de la realización esta afectada por limitaciones inherentes al control

interno, e incluyen la realidad de que el juicio humano, tales como simples errores o

malentendidos, ser burlados, por las colusiones de dos o más personas por una

gerencia que le hace caso al control interno.

El costo del control interno de la entidad no deberá exceder de los beneficios que se

espera sean derivados, si bien la relación de costo beneficio, es un criterio primario

que deberá ser considerado en el diseño del control interno, el preciso razonamiento

de costo beneficio usualmente no es posible, por lo tanto la gerencia hace tanto

estimaciones cuantitativas como cualitativas y juicios en la evaluación de la relación

costo-beneficio.

Los beneficios del control interno se deben a que por ser una herramienta de apoyo

para el logro de objetivos, le permite a los directores y administradores determinar:

3.6.1 La razonabilidad de las cifras de los estados financieros básicos

3.6.2 El cumplimiento de políticas y procedimientos adoptados

3.6.3 Minimizar costos.

3.6.4 Permite por medio de la segregación de funciones determinar

quienes están cumpliendo con los objetivos trazados


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3.6.5 Permite determinar colusiones y regulaciones en la ejecución del mismo por

medio de las revisiones establecidas.

3.7 COMPONENTES DEL CONTROL INTERNO

La división del control interno dentro de los ocho componentes.28 Proporciona un

marco útil para la organización en la consideración del impacto del control interno.

Sin embargo, este no necesariamente refleja como una entidad considera e

implementa el control interno.

Para alcanzar un efectivo control interno sobre el reporte financiero, el documento

indica básicamente que las claves son:

3.7.1 Ambiente de control

Consiste en el establecimiento de un entorno que estimule la actividad del personal

con respecto al control de sus actividades. Abarca el talento de una organización y

establece la base de cómo el personal de la entidad que incide y trata los riegos

incluyendo la filosofía para su gestión, el riesgo aceptado, la integridad y los valores

éticos y el entorno en que se actúa.

3.7.2 Establecimiento de objetivos Los objetivos que deben existir antes que la dirección pueda identificar potenciales

eventos que afecten a su consecución. La gestión de riesgos corporativos asegura

que la dirección ha establecido un proceso para fijar objetivos y que los objetivos

seleccionados apoyan la misión de la entidad y que están en línea con ella, además

de ser consecuente con el riesgo aceptado.

28 Rodrigo Estupiñán Gaitán. Control interno y fraude: con base en los ciclos transaccionales análisis de

informe COSO . Ciudad: Bogotá Editorial: ECOE Edición: 1ª ed. Año:2002


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3.7.3 Identificación de eventos.

Los acontecimientos internos y externos que afectan a los objetivos de la entidad

deben ser identificados, diferenciando entre riesgos y oportunidades. Estas últimas

revierten hacia la estrategia de la dirección o a los procesos para fijar objetivos.

3.7.4 Evaluación de riesgos. Los administradores establecen objetivos generales y específicos, e identifican y

analizan los riesgos de dichos objetivos. Los riesgos se analizan considerando su

probabilidad, e impacto como base para determinar como deben ser gestionados y

se evalúan desde una doble perspectiva, inherente y residual.

3.7.5 Respuesta al riesgo. La dirección selecciona las posibles respuestas; evitar, aceptar, reducir o compartir

los riesgos desarrollando una serie de acciones para alinearlos con el riesgo

aceptado y las tolerancias al riesgo de la entidad.

3.7.6 Actividades de control. Las políticas y procedimientos se establecen e implantan para ayudar asegurar que

las respuesta a los riesgos se lleven eficazmente. Son aquellas que realizan la

gerencia y demás personal de la organización, para cumplir con la s actividades

asignadas.

3.7.7 Información y comunicación La información relevante se identifica, capta y comunica en forma y plazo adecuado

para permitir al personal afrontar sus necesidades. Una comunicación eficaz debe

producirse en un sentido amplio, incluyendo en todas direcciones dentro de la

entidad.


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Para poder controlar una entidad y tomar decisiones correctas respecto a la

obtención, uso y aplicación de los recursos, es necesario de disponer de información

necesaria y oportuna.

3.7.8 Supervisión y monitoreo La totalidad y gestión de riesgos corporativos se supervisa, realizando

modificaciones oportunas cuando se necesiten. Estas supervisiones se llevan a

cabo mediante actividades permanente de la dirección. Evaluaciones

independientes o ambas actuaciones a la vez. Proceso diseñado para verificar la

vigencia, calidad y efectividad de control interno de la entidad.

4. CONTROL INTERNO FINANCIERO

4.1. DEFINICION

El control interno financiero comprende el plan de organización, los procedimientos y

registros relativos a la custodia de los recursos financieros y materiales y a la

verificación de la exactitud y confiabilidad de los registros e informes financieros.

Es el proceso establecido por la dirección de la entidad con la finalidad de ofrecer

una seguridad razonable sobre la fiabilidad de la información financiera y la

preparación de los estados financieros de acuerdo con los principios contables

generalmente aceptados y que incluye políticas y procedimientos que permiten el

mantenimiento de los registros que, con un detalle razonable.

4.2. IMPORTANCIA

El manejo de las finanzas constituye una rama esencial en las actividades

económicas de una empresa, de la buena administración del dinero, depende en un

porcentaje muy alto, la existencia de los negocios, pues se necesita cubrir pagos a

empleados, obreros ejecutivos, compras de materias primas, maquinaria y equipo,


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Gastos de operación por lo tanto, las medidas de control que se apliquen a esta

área, contribuirá al logro de los objetivos empresariales.

Los negocios que ante problemas de liquidez se ven incapacitados, para hacer

frente a sus obligaciones, se ven forzados a clausurar sus operaciones, por tanto el

buen manejo de la liquidez y la corrección financiera oportuna en una empresa son

fundamentales para sostenerse y lograr el desarrollo esperado.

4.3 PLANIFICACIÓN FINANCIERA

La planificación financiera de una empresa no puede ser separada de las funciones

administrativas, es por ello se considera de gran importancia para comprender la

responsabilidad de los ejecutivos financieros, los programas de reducción de costos,

planes funcionales y control de gastos entre otros.

Para llevar a cabo la planificación financiera se debe tener en cuenta la forma de

selección de los medios de financiamiento; que son los mecanismos que una

empresa utiliza para financiar sus operaciones, es decir para formar, mantener y

reforzar sus inventarios; así como también para la adquisición de bienes de capital

tales como maquinaria y equipo.

4.4. MEDIOS DE FINANCIAMIENTO

Cuando las empresas enfrentan problemas de liquidez, se ven obligadas a buscar

medios de financiamiento para continuar su operatividad, para ello existen dos

fuentes las cuales se citan a continuación:

4.4.1 Capital Propio, esta forma de financiamiento consiste en el incremento de

capital por medio de nuevas aportaciones, ya sea por emisión de nuevas

acciones o por capitalización de los excedentes de sus ingresos.


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4.4.2 Capital Ajeno, es el que se obtiene, a través de proveedores y acreedores

por la adquisición de mercaderías o servicios, y de instituciones financieras,

en el caso de la adquisición de préstamos y/o líneas de financiamiento. En

nuestro país la práctica de este tipo de financiamiento, trae consigo el

incremento de costos y gastos financieros, además de disminuir la

propiedad del activo de la empresa.

El financiamiento de Capital Ajeno se clasifica en corto, mediano y largo plazo, y su

principal fuentes es: a) crédito comercial y b) crédito bancario. El desarrollo de las

fuentes antes mencionadas, requiere conocer el término crédito:

Es la principal fuente del capital ajeno y, es el resultado de colocar a disposición de

una determinada persona o empresa, cierto capital a un costo dado, respaldado

con una garantía determinada, que pueda ser real, actual, pero no futura.29

4.4.3 Crédito comercial, es el que un proveedor o acreedor concede a sus

clientes, por la adquisición de bienes y/o servicios. La característica

principal de este tipo de créditos, es que su plazo no excede los 90 días, así

como tampoco no genera ningún tipo de intereses. Por otra parte se

concede sin más garantía que la credibilidad y la confianza entre las

personas.

4.4.4 Crédito financiero, son los créditos otorgados por instituciones financieras

bancarias y no bancarias, los cuales tienen como principal respaldo las

garantías presentadas para su contratación, que pueden ser hipotecarias,

prendarías y personales.

29 Luís Cuatrecasas Arbos. Gestión Económico-Financiera de la Empresa. 2001. p. 270


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La característica principal de este tipo de créditos, son usualmente para plazos

mayores de un año y poseen una tasa de interés que puede variar de acuerdo a la

fluctuación a que los mercados financieros experimenten.

Ventajas del crédito, facilita al usuario la continuidad de las operaciones, ya que sin

este puede originarse una seria disminución de las operaciones, que podría llegar a

la disolución de la empresa.

Se puede hacer frente a la competencia y las adversidades.

Se obtienen formas de pagos prácticos y convenientes.

Desventajas del crédito, existe el riesgo de que el deudor entre en mora y genere

una crisis de liquidez a quien otorga el crédito, incrementa el costo de las

operaciones, ya que se generan gastos para el control de los créditos, existe la

posibilidad de no recuperar algunas cuentas en su totalidad, ya que muchos

deudores no liquidan íntegramente el valor pactado.

4.5. HERRAMIENTAS DEL CONTROL INTERNO FINANCIERO

4.5.1 Estados financieros

Los estados financieros representan los instrumentos por medio de los cuales, la

administración conoce el desempeño de todas las operaciones realizadas por la

empresa, ya que reflejan las cifras por mantener los resultados y dar soporte a los

controles internos.

Lo que comprenden los estados financieros se detallan a continuación:

4.5.1.1 Balance general

4.5.1.2 Estado de resultados

4.5.1.3 Estado de flujo de efectivo

4.5.1.4 Estado de cambios en el patrimonio


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5. CONTROL INTERNO CONTABLE

5.1 DEFINICION

El control interno contable comprende el plan de organización, los procedimientos y

registros que se refieren a la protección de los activos, la contabilidad de los

registros financieros, la obtención y la adhesión a las políticas prescritas por la

organización, estos controles incluyen sistemas de registros e informes contables

procedimientos establecidos de tal manera que la administración de un negocio

pueda depender de estos elementos para obtener información segura, proteger

adecuadamente los bienes de la empresa así como promover las eficiencias de las

operaciones y la adhesión a las políticas prescritas. 30

Técnicas utilizadas para que al efectuar las tareas de procesamiento y verificación

de las transacciones, se salvaguarden los activos y se constate que los registros

financieros y presupuestarios estén respaldados con la respectiva documentación

comprobatoria.

Proceso que se adelanta en las entidades con el fin de lograr la publicidad

existencia y efectividad de mecanismos de control y verificación en las actividades

propias del proceso contable.

5.2. OBJETIVOS

5.2.1 Definir un marco de control interno contable que permita definir y evaluar de

manera uniforme e independiente el sistema de control interno contable en

las entidades sujetas al ámbito aplicable del plan general de contabilidad.

30 Instituto Mexicano de Contadores Públicos. Normas internacionales de Auditoria. 2005


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5.2.2 Poder representar contablemente todos los hechos económicos, financieros

y societarios que se producen en la actividad diaria de una empresa

5.2.3 Proporcionar a los alumnos las herramientas de análisis necesarias para

poder interpretar los estados financieros y desarrollar las diversas técnicas

de control analítico que permitan el conocimiento de la generación de los

empresarios.

5.2.4 Elaborar los presupuestos de la empresa a través del conocimiento de los

diversos métodos de elaboración de los mismos y conocer el proceso, tanto

interno como externo del control de la gestión de la empresa.

5.3 IMPORTANCIA El control interno contable representa el soporte bajo el cual descansa la

confiabilidad de un sistema contable. Un sistema de control interno contable es

importante por cuanto no se limita únicamente a la contabilidad en la manifestación

de cifras que son reflejadas en los estados financieros, sino también evalúa el nivel

de eficiencia operacional en los procesos contables administrativos.


5.4.1 Concordantes con el marco legal vigente, directivas y normas emitidas

por los sistemas de presupuesto, tesoro, endeudamiento público y

contabilidad gubernamental, así como con otras disposiciones

relacionadas con el control interno.

5.4.2 Compatibles con los principios del control interno, principios de

administración y las normas de auditoria gubernamental emitidas por la

contraloría general de la república.


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5.4.3 Sencillas y claras en su presentación y referidas a un asunto específico,

flexibles, permiten su adaptación y actualización periódica de acuerdo

con las circunstancias, según los avances en la modernización de la

administración gubernamental.

5.5. ALCANCE

El control interno contable comprende los siguientes alcances según se detalle:

5.5.1 La fiscalización previa a las propuestas de acuerdo de contenido

económico directo o indirecto cuya autorización y aprobación competa al

consejo de gobierno o cuyo conocimiento le corresponda

5.5.2 Las modificaciones presupuestarias, las operaciones patrimoniales con

excepción de las que tengan consideración de contrato menor, y las

consistentes en concesión de garantías

5.5.3 Los hechos u operaciones económicos que puedan dar lugar a gastos de

cuantía indeterminada, aquellos que supongan compromisos tanto de

ingreso como de gasto para tres o más ejercicios presupuestarios

consecutivos y expedientes de gastos cuyo importe unitario por tipo de

gasto sea superior al fijado reglamentariamente. Se excluyen los

contratos menores, los contratos de personal, los de tracto sucesivo y

carácter periódico una vez controlado el acto o período inicial de que

deriven o sus modificaciones.

5.5.4 La verificación física y selectiva de las obras, suministros, adquisiciones y

servicios correspondientes

5.5.5 La comprobación de la documentación justificativa del reconocimiento de

las obligaciones de pago

5.5.6 El control previo de los pagos.


51

5.6. LIMITACIONES

5.6.1 Ninguna estructura de control interno, por óptima que se considere,

puede garantizar por sí misma, una gestión efectiva y eficiente, así como

registros en información financiera íntegra, exacta y confiable, ni puede

estar libre de errores, irregularidades o fraudes, especialmente, cuando

aquellas tareas competen a cargos de confianza.

5.6.2 Los controles internos que dependen de la segregación de funciones,

podrían resultar no efectivos si existiera colusión entre los empleados.

5.6.3 Los controles de autorización podrían ser objeto de abuso por la misma

persona que adopta la decisión de implementarlos o mantenerlos como

en ciertos casos, la propia dirección podría no observar los controles

internos que ella misma ha establecido, mantener una estructura de

control interno que elimine cualquier riesgo de pérdida, error,

irregularidad o fraude, resultaría un objetivo imposible y, es probable que,

más costoso que los beneficios que se esperan obtener cualquier

estructura de control interno depende del factor humano y,

consecuentemente, puede verse afectada por un error de concepción,

criterio o interpretación, negligencia o distracción.

5.6.4 Aunque pueda controlarse la competencia e integridad del personal que

concibe y opera el control interno mediante un adecuado proceso de

selección y entrenamiento; estas cualidades pueden ceder a presiones

externas o internas dentro de la entidad. Es más, si el personal que

realiza el control interno no entiende cual es su función en el proceso o

decide ignorarlo, el control interno resultará ineficaz.


52

5.6.5 Los cambios en la entidad y en la dirección pueden tener impacto sobre

la efectividad del control interno y sobre el personal que opera los

controles. Por esta razón, la dirección debe evaluar periódicamente los

controles internos, informar al personal de los cambios que se

implementen y, dar buen ejemplo a todos respetándolos.

6. CREDITOS

6.1. DEFINICION

Es una cantidad de recursos financieros que se ponen a disposición de una persona

para que pueda ser utilizada, siendo posteriormente devuelta, con la obligación de

pagar el interés pactado. 31

Es un contrato por el cual una persona natural o jurídica obtiene temporalmente una

cantidad de dinero de otra a cambio de una remuneración en forma de intereses;

Llegado el momento del vencimiento, el deudor deberá devolver el monto otorgado

más sus respectivos intereses. 32

Es un cambio de una prestación por una contraprestación futura; es decir, se trata

de un cambio en el que una de las partes entrega de inmediato un bien o servicio, y

el pago correspondiente más los intereses devengados, los recibe más tarde. 33

6.2. OBJETIVOS

6.2.1 Mantener al corriente los saldos de los clientes é ingresar el flujo de

efectivo a la empresa, manteniendo una cartera sana, es importante contar

con base de datos actualizada para un mejor control de información

aplicada a cobros, se debe llevar un control estadístico para examinar el

31 Richard P. Ettinger . Créditos y Cobranzas. 2003 p. 29 32 Claudio Alfredo Casadio Martínez. Insinuación al pasivo alternativa para la verificación de los créditos.

2003 p. 50 33 Ibídem


53

desarrollo de los clientes como son: ventas mensuales, anuales

devoluciones, descuentos por pronto pago y otros.

6.2.2 Controlar el riesgo de cada cliente e indemnizar al asegurado ante la

insolvencia de sus deudores.

6.3. IMPORTANCIA

El crédito tiene su importancia en el ciclo de los negocios, por que estos nunca

permanecen estáticos, permitiendo a la empresa la obtención de recursos de la

manera menos costosa posible. Por ejemplo las cuentas por pagar constituyen una

forma de crédito comercial. Son los créditos a corto plazo que los proveedores

conceden a la empresa.

Entre estos tipos específicos de cuentas por pagar figuran la cuenta abierta la cual

permite a la empresa tomar posesión de la mercancía y pagar por ellas en un plazo

corto determinado, las aceptaciones comerciales, que son esencialmente cheques

pagaderos al proveedor en el futuro, los pagarés que es un reconocimiento formal

del crédito recibido, la consignación en la cual no se otorga crédito alguno y la

propiedad de las mercancías no pasa nunca al acreedor a la empresa.

Mas bien, la mercancía se remite a la empresa en el entendido de que ésta la

venderá a beneficio del proveedor retirando únicamente una pequeña comisión por

concepto de la utilidad el crédito es una fórmula probada en la cual convergen

propósitos, esfuerzos y recursos para garantizar el acceso y la permanencia en el

medio.


6.4.1 Es un crédito sin garantías, aunque existen diferentes estrategias para

sustituir estas garantías: análisis de los proyectos, actuación de la entidad

bancaria como mediadora y financiadora en el programa, presencia de

entidades de apoyo.


54

6.4.2 Orientado fundamentalmente a actividades productivas

6.5. COMPONENTES DEL CREDITOS

6.5.1 Los componentes de crédito pueden descapitalizarse rápidamente debido a

los altos costos, tasas de interés subsidiadas que no cubren los costos,

desembolsos limitados y bajas tasas de recuperación.

6.5.2 Los servicios de crédito pueden terminar cuando se finaliza el proyecto,

ofreciendo poco impacto a largo plazo. Como no se utilizan los

componentes de crédito para aumentar la capacidad institucional, del grupo.

Los objetivos de los clientes muchas veces quedan sin acceso permanente

a servicios financieros

6.5.3 El crédito diseñado como insumo puede crear niveles insoportables de

deuda entre los prestatarios. Al alentar a las personas a tomar préstamos

para inversiones que de otro modo no harían, el crédito subsidiado puede

empobrecer a las mismas personas a las que se quiere ayudar

6.5.4 Los componentes de crédito subsidiado pueden impedir el desarrollo de

organizaciones locales de ahorro y crédito y las redes de sucursales de

instituciones financieras viables.

6.5.5 Cuando son canalizadas a través de instituciones financieras, las líneas de

crédito pueden fomentar la dependencia de agencias de cooperación y

proporcionan fuertes desincentivo para las organizaciones.


55

6.5.6 El crédito es parte de un proyecto más grande que se enfoca en la

agricultura, el ambiente natural, la salud, la educación vocacional, la

rehabilitación posconflicto o servicios sociales. Los componentes de crédito

varían desde grandes líneas de crédito dentro de proyectos integrados de

desarrollo rural hasta pequeños fondos rotativos dentro de proyectos de

empoderamiento.

6.5.7 El crédito es canalizado hacia un grupo particular de personas y utilizado con

el propósito de comprar un insumo o cambiar una conducta. Los servicios de

crédito son canalizados a través de una institución financiera u ofrecida

directamente por el proyecto.

6.6 CLASES DE CREDITO

6.6.1 Crédito al detallista: Es el crédito cuyo pago se hace mensual, generalmente

por el día diez de cada mes.

6.6.2 Crédito mercantil: Es aquel que se usa para asegurar bienes para reventa a

cambio de una promesa de pago en un tiempo futuro específico.

6.6.3 Crédito comercial bancario: Es el préstamo que los bancos hacen a través

de los depósitos de ahorro que obtienen del público, el cual es otorgado

con garantías para asegurar el pago del mismo.

6.6.4 Crédito de inversión: Es el medio por el que muchos hombres de negocios

adquieren activos fijos, terrenos, edificios, maquinarias y otro equipo.


56

6.6.5 Crédito público: Es el que se refiere al estado y a los gobiernos locales; el

gobierno adquiere bienes al crédito precisamente como lo hacen los

comerciantes.

7. EVALUACION

7.1 DEFINICION

Proceso que tiene como finalidad determinar el grado de eficacia y eficiencia, con

que han sido empleados los recursos destinados a alcanzar los objetivos previstos,

posibilitando la determinación de las desviaciones y la adopción de medidas

correctivas que garanticen el cumplimiento adecuado de las metas presupuestadas.

En la planeación es el conjunto de actividades, que permiten valorar cuantitativa y

cualitativamente los resultados de la ejecución del plan nacional de desarrollo y los

programas de mediano plazo en un lapso determinado, así como el funcionamiento

del propio sistema nacional de planeación.

El periodo normal para llevar a cabo una evaluación es de un año después de la

aplicación de cada programa operativo anual. fase del proceso administrativo que

hace posible medir en forma permanente el avance y los resultados de los

programas, para prevenir desviaciones y aplicar correctivos cuando sea necesario,

con el objeto de retroalimentar la formulación e instrumentación.

7.2 OBJETIVO

7.2.1 Obtener una gestión eficiente y eficaz el cumplimiento de estándares

internacionales de calidad en los programas de formación que permitan la

movilidad y la competitividad internacionales. La satisfacción de las

demandas de formación de la sociedad.


57

7.2.2 Detectar los posibles puntos fuertes y débiles con el fin de mejorar el servicio

de informar a los usuarios, a sus familias y al conjunto de la sociedad

acerca de la calidad de servicios.

7.2.3 Describir la ecuación del balance, los conceptos adecuados, explicar los

métodos de evaluación y los criterios preventivos necesarios.


Una de las mayores diferencias de cualquier clase de apreciación o evaluación es:

Sí es emprendido por el personal y los beneficiarios o por evaluadores

independientes externos.

Ampliamente hablando, los evaluadores independientes no tienen participación en

los resultados de las prácticas de evaluación y no habían tenido ninguna

participación en las actividades del proyecto.

Por lo tanto una de las funciones de evaluaciones externas es mejorar la rendición

de cuentas al ofrecer un objetivo base desde el cual se informe a las partes

interesadas. Las partes interesadas se constituyen de:

Personas afectadas por el proyecto incluyendo el gobierno del país y la sociedad

civil representante, los financiadores quienes frecuentemente son los contribuyentes,

la organización directiva, el trabajo y sus socios.

7.3.1 Evaluación formativa y sumativa, evaluaciones realizadas durante el ciclo

del proyecto son evaluaciones formativas. Evaluaciones formativas tienen

por objeto mejorar el desempeño o el método del proyecto. Las

evaluaciones realizadas cuando el proyecto ha acabado son evaluaciones

sumativas, son usadas para aprender las lecciones y rendir cuentas.


58

7.3.2 Aprendiendo de las enseñanzas y rendición de cuentas,

estos conceptos son frecuentemente relacionados uno al otro, pues ellos

resumen los propósitos principales después de la evaluación. Los

evaluadores son divididos así que esos dos objetivos puedan ser

alcanzados a través de un único estudio. Aprendiendo de las enseñanzas

ayuda a comprender mejor el porque las actividades de ayuda particular han

sido más o menos exitosas, con el fin de mejorar el desempeño. Rendición

de cuentas se refiere principalmente a las obligaciones de las partes de

actuar de conformidad con responsabilidades, funciones y expectativas de

resultados claramente definidas, a menudo con respecto al uso prudente de

los recursos.

7.3.3 Para los evaluadores, denota la responsabilidad de proporcionar informes

de monitoreo seguimiento y evaluaciones de resultados precisos,

imparciales y creíbles. Los administradores y ejecutivos del ser sector

público, deben rendir cuentas ante los contribuyentes y los ciudadanos.

En cualquiera de los dos casos la evaluación es realizada para ayudar a las

organizaciones en el aprendizaje de sus propias experiencias.

7.4 IMPÓRTANCIA

La evaluación, entendida como proceso sistemático y continuo que diseña, obtiene y

proporciona continuamente información científicamente válida, confiable y útil para la

toma de decisiones, constituye elemento indispensable para garantizar la renovación

y perfeccionamiento permanente.

En esta perspectiva la evaluación está entendida como parte integrante de la acción

crediticia, actuando desde el interior, en el proceso mismo, para mejorar la calidad

del otorgamiento del crédito.


59

La ejecución correcta y oportuna de la evaluación permite tomar decisiones

acertadas para la organización comprobar el grado de consecución de las

competencias propuestas, establecer las pautas correctas oportunas, conocer el

progreso, del crédito y comprobar la eficacia del proceso.

La necesidad de información objetiva, válida, útil y oportuna para tomar decisiones

sobre el reajuste y perfeccionamiento, la evaluación de la ejecución requiere una

demostración de lo que la persona sabe y puede hacer.

Las tareas a ejecutar son muy parecidas a las que se llevan a cabo en un trabajo en

contextos reales. Los tres pasos básicos para hacer una evaluación de la ejecución

son:

Hacer un análisis del trabajo, identificando las habilidades y destrezas que la

actividad requiere.

Elegir las tareas que representarán el trabajo. En este paso se seleccionan algunas

de las tareas esenciales específicas del mismo.

Diseñar una manera de calificar: una vez que se conocen las tareas que se incluirán

en la evaluación de la ejecución, el siguiente paso es determinar las características

de la ejecución del producto que se va a calificar y diseñar una forma de calificación

adecuada para la habilidad o producto.

La evaluación, como parte integral, debe tener una función más allá de asignar un

número. Debe formar parte integral del proceso de enseñanza y evaluar no sólo

conocimiento sino también habilidades y destrezas.

7.5 FUNCIONES

Podemos hablar de evaluación en todos los campos de actividad del ser humano,

pero el objeto de nuestro interés aquí, es la evaluación; por lo tanto nos referiremos

a ella exclusivamente.


60

Si como resultado de la evaluación descubrimos que los objetivos se están

alcanzando en un grado mucho menor que el esperado o que no se están

alcanzando, inmediatamente surgirá una revisión de los planes, de las actividades

que se están realizando, la oportunidad de los objetivos que se están pretendiendo.

Todo este movimiento traerá como resultado un reajuste, una adecuación que

fortalecerá el proceso que se viene realizando; así como la evaluación del

desempeño.

Evaluar, en otras palabras, es reunir todas las evidencias posibles que en forma

objetiva podamos encontrar a favor o en contra de cada una de las actividades que

se están desarrollando dentro del proceso del otorgamiento del crédito

Por sus características, la evaluación formativa tendrá lugar al final de un tema, de

una unidad o al término de una serie de actividades de cuyo buen logro dependa el

éxito de actividades posteriores.

La evaluación formativa tiene también un papel de mucha importancia dentro del

proceso enseñanza-aprendizaje, ella se encarga de orientar la actividad a través de

sus informes sobre la forma en que se van alcanzando los objetivos, si la evaluación

formativa señala que se van cumpliendo los objetivos.

Podemos comparar la evaluación formativa con los semáforos colocados a lo largo

de un camino que pretendemos recorrer, ellos nos indican si podemos

confiadamente seguir adelante.

La observación atenta de la función indicadora que desempeña la evaluación

formativa, nos llevará a una continua revisión y adecuación de nuestras funciones.

Dadas sus características, el tiempo apropiado para llevarla a cabo será al fin. Por

medio de ella se trata de corroborar lo que ha sido alcanzado; esto no será nuevo

por que al llegar a la evaluación sumaria, cuentan ya con suficientes datos obtenidos

de las evaluaciones formativas que les harán vislumbrar lo que pueden esperar de la

evaluación sumaria.


61

Si en el momento de la evaluación sumaria los resultados fueran inesperados,

habría que desconfiar de la validez de las evaluaciones formativas o de la atención

que se prestó a éstas para hacer los reajustes necesarios.

Tiene gran valor el papel que la evaluación sumaria desempeña en la organización

mental del conocimiento por parte del ejecutivo, por medio de ella

Relaciona los diferentes aspectos del conocimiento y tiene un panorama general del

curso de la evaluación.

Los tres tipos de evaluación antes señalados recorrerán el mismo proceso: formular

un juicio de valor sobre las conductas del educando, después de una medición a

interpretación previas.

Dicho juicio de valor irá desempeñando diferentes papeles: será un antecedente del

alumno en la evaluación diagnóstica, un indicador de sus adelantos o eficiencias en

la evaluación formativa y una certificación del grado en que alcanzó los objetivos en

la evaluación sumaria.

CAPITULO II MANUAL DE CONTROL INTERNO FINANCIERO CONTABLE CAPITULO II

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