Planificación de Proyectos

AMBIENTACIÓN E INTRODUCCIÓN SOBRE EL TEMA

Hernán González PeñaDirector de ProyectosGrupo Purdy Motor Facilitador para la Fundación Gente15 de noviembre de 2013

Planificación de Proyectos

Términos, diferencias y relaciones

ProblemaUna situación insatisfecha a la que puede ser difícil hacerle frente.

• Hay problemas graves, importantes y urgentes, que pueden ser difíciles y costosos de enfrentar.

• Mientras que otros son de menor impacto y urgencia, posiblemente más fáciles de solucionar.

• Es imposible tratar de resolver todos los problemas identificados a la vez – hay que planificar su solución a través del tiempo.

La gravedad de un problema es relativa:

Siempre surgen nuevos problemas a enfrentar.

Metas y Objetivos

Una meta es el resultado a

largo plazo que procura lograr

una intervención.

Objetivo• Los resultados previstos de una intervención.

• Se pueden separar en orden de importancia creciente.

Plan o PlanificaciónUn Plan es el proceso de definir los resultados previstos (objetivos) de una intervención, recursos y actividades necesarias para lograrlos, entre otros.

Planificación Estratégica• La planificación estratégica es el proceso de decidir dónde quiere llegar la organización y por qué.

• Por lo común corresponde al largo plazo (un mínimo de 3-5 años).

• Orienta la dirección general de una organización.

Planificación OperacionalEl proceso de determinar la forma en que los objetivos enunciados en el plan estratégico se harán realidad - sobre el terreno.Por lo común corresponde al corto plazo (entre varios meses y tres años).

ProgramaUna serie

coordinada de proyectos para lograr objetivos

específicos dentro de un

plan.

Los programas orientados a una meta común se

agrupan y constituyen un

plan.

Proyecto

Una serie de actividades coordinadas y ejecutadas para alcanzar objetivos específicos.Los proyectos encaminados a lograr una meta común constituyen un Programa.

Actividades y Tareas

Existe un tiempo límite para su realización.

Una Tarea es una obra y trabajo que demanda cierto esfuerzo de quien la

realiza.

Una Actividad es una serie de tareas que se han de ejecutar para obtener un

producto o resultado.

RecursosLos recursos son aquellos elementos que pueden ser utilizados por el hombre para realizar una actividad o como medio para lograr un objetivo.• Recursos humanos• Recursos materiales (tierra, suministros, etc.)

• Recursos económicos• Recursos tecnológicosRegla general: los recursos son limitados.

Responsables

Son las personas que se han nombrado para ejecutar tareas,

actividades, proyectos, programas, otros. Cada

encargado es el responsable por el cumplimiento de esas tareas y actividades y rinde cuentas de ello.

El Director o Jefe de un Proyecto dirige el

equipo de que dispone para alcanzar los

objetivos del Proyecto.

“Si quieres que algo funcione, designa a un responsable”.

Relaciones de Dependencia

Seguimiento

La reunión y el análisis ordinarios de datos a fin de llevar

cuenta de los progresos, verificar el cumplimiento y adoptar

decisiones fundamentales en la

gestión de proyectos y programas.

Indicadores: Son datos que miden variables

diversas definidas en el plan y permiten

detectar desviaciones y aplicar correcciones.

Importancia vs Urgencia

La diferencia entre lo Urgente y lo Importante

Entender bien su significado y atributos.

Conocer una herramienta de ayuda para la toma de decisiones y priorizar tareas, proyectos y otros.

Urgencia de una tarea

URGE

NCIA La Urgencia es una

cualidad asociada al tiempo.

Si dos tareas lleva el mismo tiempo hacerlas, la más urgente es la que tenga la fecha

límite antes.Si dos tareas tienen la misma fecha límite, la más urgente es la que

lleve más tiempo hacer.

Si se aplaza la fecha límite de una tarea, esta se vuelve menos

urgente – y viceversa.Si se descubre que una tarea será más larga de

lo que se pensaba, entonces se volverá más

urgente.

Una tarea que no tiene fecha límite, no será

nunca urgente.

¿Cómo medir la Urgencia?

• Como se explicaba antes, una tarea es relativamente más urgente cuanto más larga sea y cuanto menos tiempo quede para hacerla.

• Con esto en la cabeza, la Urgencia puede medirse de la siguiente forma:

• 0: No es urgente ni lo será nunca.• 1: Debe dedicarle absolutamente todo su tiempo a esa tarea o no se terminará antes de la fecha límite.

• >1: Es una tarea imposible de realizar en el plazo disponible.

Importancia de una tarea

La Importancia es una cualidad asociada a las consecuencias.

Una tarea es relativamente importante

dependiendo de la gravedad relativa de las consecuencias al

no hacerla.Dos tareas,

independientemente del volumen de trabajo o

dificultad, con consecuencias similares, son igualmente

importantes. (Ej: tan importante es escribir un informe como llevarlo a la

persona indicada).

De dos tareas, aunque para nada parecidas, la

más importante será siempre la que cause efectos más graves en

caso de no completarla.

Aunque la tarea no cambie, las

consecuencias pueden cambiar. Si lo hacen, la importancia de la

tarea cambia.

La importancia es extremadamente

subjetiva, no existe medida homogénea para

calcularla.

¿Cómo diferenciar una tarea Urgente de una Importante?

Si hemos entendido bien lo anterior, podemos concluir que esta pregunta tan común no tiene sentido.

La Importancia y la Urgencia de una tarea son atributos. Igual que una persona puede ser lista y bajita a la vez, una tarea puede ser urgente e importante a la vez.

Además esto no es o blanco o negro, tiene toda una escala de grises (relatividad). En un eje se tiene la Urgencia de la tarea y en el otro la Importancia.

Como conclusión, podemos decir que los esfuerzos deben priorizarse y dirigirse hacia las tareas que en combinación son relativamente altas en Importancia y en Urgencia.

MATRIZ DE ADMINISTRACIÓN DEL TIEMPO

MATRIZ DE ADMINISTRACIÓN DEL TIEMPO

• Existe una tendencia a clasificar todo en los cuadrantes 1 y 3 (Altamente urgente).

• Parece que tenemos una predisposición a considerar que todo lo que nos sucede es urgente y lo confundimos con “tareas sumamente importantes”.

• Consecuencia: nos enfocamos en el corto plazo sin posibilidad de planificar un largo plazo más estructurado. La planeación y ejecución exitosa requiere más atención al cuadrante 2.

Ejemplo del uso de la herramienta

Planificación de Proyectos

Reflexiones iniciales

“Comenzar un proyecto con un plan de trabajo irreal es la mejor fórmula para fracasar en la administración de un proyecto”.

“Es mucho mejor pensar antes de hacer, que hacer y luego pensar”.

“Todo el tiempo invertido inicialmente en un buen plan, hace que disminuyan los cambios. Ojo, es imposible evitarlos, ningún plan se cumple al 100%” (imprevistos y desviaciones).

Planificación de proyectosPrincipio

FundamentalAl planificar un

proyecto, cualquiera que sea, antes de asignar

recursos, se busca anticipar y conocer

bien los tres aspectos

principales de un proyecto.

El Triángulo de la Gestión de Proyectos:

Alcance = El Qué• Qué queremos conseguir (los objetivos).

Tiempo = El Cuándo • En qué tiempo (el cronograma).

Costo = El Cuánto • Y con qué costos (el presupuesto).

Un muy buen plan siempre diferirá de la realidad. “No se embarque” a comprometerse con los 3 puntos del triángulo – al menos uno debe ser modificable - Determine y negocie un margen de variación y flexibilidad.

El Triángulo de la Gestión de Proyectos:El triángulo implica

tres puntos unidos, es decir, existe un compromiso entre los tres: variar uno implica variar los otros.

Por ejemplo, disminuir el presupuesto supone, generalmente, aumentar los plazos o perder calidad.

DEDICAR TIEMPO A LA PLANIFICACIÓN

La planificación forma parte del proyecto y es necesario dedicarle un tiempo razonable (5% - 10%), evitando “el Análisis-Parálisis”.Por lo tanto, un buen plan tiene que reflejar, de forma sencilla y clara este triángulo y facilitar la toma de decisiones ágil (a usted, a sus jefes, a su equipo). Cuanto más sencillo y claro sea el plan, mejor será la toma de decisiones, en cualquier fase del proyecto.

Hay dos momentos importantes de toma de decisiones:• Al Principio: Es lo que se llama viabilidad, es decir ¿Lo hago o no lo hago? ¿Será posible ajustar algunos de los puntos del triángulo para darle viabilidad al plan?

• Control de forma continua: La clave de hacerle seguimiento a un proyecto es tomar decisiones para terminarlo con éxito, porque la realidad no va a ser como el plan. El control y seguimiento continuo procurarán reducir esa brecha.

Seguimiento y control

Proceso de Administración de

Proyectos

Inicio Planeación

Ejecución Control

Cierre

El Ciclo de vida de un Proyecto

Identificación

Diseño y formulaci

ón

Ejecución

Evaluación y

control

Recapitulando . . . . .

Todo proyecto conlleva la realización de una serie de actividades para su desarrollo.

La distribución en el tiempo de dichas actividades y la

consideración de los recursos necesarios son

las funciones a desarrollar en la planificación de

proyectos. El objetivo de la planificación de proyectos es obtener una distribución de las actividades en el tiempo y una utilización de los recursos que minimice el

costo del proyecto cumpliendo con los condicionantes exigidos de: plazo de ejecución, tecnología a

utilizar, recursos disponibles, nivel máximo de ocupación de dichos recursos,

etc.

Por tanto la planificación de proyectos es una

programación de actividades y una gestión de recursos

para obtener un objetivo de costo cumpliendo con los

condicionantes exigidos por nuestro clientes o

superiores.

¡SE NOS ACABÓ EL TIEMPO!EVALUEMOS OBJETIVOS Y “EL TRIÁNGULO” DE ESTA

CHARLA

Pendiente para otra charla . . .

• Herramientas útiles que ayudan en la Planificación de Proyectos:• Determinación de recursos y tiempos• Asignación de recursos y tiempos• Costeo de recursos y tiempo

• El concepto de “Ruta Crítica”: • La dependencia entre tareas y actividades

• Caso Vivo: Planificar conjuntamente un proyecto real requerido por su institución, aplicando los conceptos, metodología y herramientas expuestas.

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