ANALISA SISTEM PEMBELIAN BAHAN BAKU PADA PT.CULINA GARNETA JAKARTA LAPORAN KULIAH KERJA PRAKTEK...

ANALISA SISTEM PEMBELIAN BAHAN BAKU

PADA PT.CULINA GARNETA

JAKARTA

LAPORAN

KULIAH KERJA PRAKTEK

Diajukan Untuk Memenuhi Mata Kuliah APSI Pada Program Diploma III

Disusun Oleh :

1. VIDI ( 111135xx )

2. WINDRI ( 111139xx )

3. RINI ( 111140xx )

4. EVI ( 111118xx )

5. MESYA ( 111119xx )

Jurusan Komputerisasi Akuntansi

Akademi Manajemen Bina Sarana Informatika

Jakarta

2012

PERSETUJUAN DAN PENGESAHAN

LAPORAN KULIAH KERJA PRAKTEK

Kuliah kerja praktek ini telah disetujui dan disahkan serta diizinkan untuk dinilai pada periode : Tahun

Akademik 2012 di Semester Tiga

DOSEN PEMBIMBING

Kelas 11.3D.07

M. Haddiel Fuad

PENILAI LAPORAN KULIAH KERJA PRAKTEK

Kuliah Kerja Praktek ini telah dinilai pada tanggal...................................................

PENILAI

( ................................................ )

Saran-saran dari penilai :

........................................................................................................

............................

........................................................................................................

............................

........................................................................................................

............................

........................................................................................................

............................

........................................................................................................

............................

........................................................................................................

............................

........................................................................................................

............................

KATA PENGANTAR

Puji syukur kami panjatkan kehadirat ALLAH SWT yang telah melimpahkan rahmat dan karunia-Nya,

sehingga kami dapat menyelesaikan tugas laporan kerja praktek ini dengan baik. Adapun judul penulisan

laporan kuliah kerja praktek yang kami ambil adalah sebagai berikut :

“Sistem Pembelian Bahan Baku Pada PT. Culina Garneta”

Kami menyadari bahwa dalam menyelesaikan Laporan KKP ini tidak lepas dari bantuan berbagai

pihak secara langsung maupun tidak langsung, maka pada kesempatan ini kami mengucapkan terima kasih

kepada semua pihak -pihak yang telah membantu sehingga penyusunan Laporan KKP ini dapat terselesaikan.

Kami menyadari sepenuhnya bahwa dalam penyusunan Laporan KKP ini masih terdapat kekurangan baik

dalam hal penulisan, pembahasan, susunan laporan, tata bahasa maupun material yang disajikan. Oleh

karena itu kami akan selalu menerima kritik dan saran yang membangun demi kesempurnaan Laporan KKP ini

agar dapat lebih bermanfaat bagi semua pihak.

Akhirnya kami berharap Laporan KKP ini dapat bermanfaat bagi kami khususnya, dan bagi para

pembaca yang berniat pada umumnya. Atas dukungannya diucapkan terima kasih.

Jakarta, 10 Desember 2012

Penulis

DAFTAR ISI

Cover ..................................................................................................

....................

Persetujuan Dan Pengesahan Laporan Kuliah Kerja Praktek ................................ ii

Penilai Laporan Kuliah Kerja Praktek ..................................................................

iii

Kata

Pengantar ..............................................................................................

........ iv

Daftar

Isi ....................................................................................................

........... v

Daftar

Simbol .................................................................................................

...... vii

Daftar

Gambar .................................................................................................

... viii

Daftar

Tabel ..................................................................................................

........ ix

Daftar

Lampiran ...............................................................................................

...... x

BAB I PENDAHULUAN

1.1. Latar

Belakang .................................................................................... 1

1.2. Maksud dan

Tujuan ............................................................................. 2

1.3. Metode

Penelitian ............................................................................... 2

1.4. Ruang

Lingkup .................................................................................... 2

1.5. Sistematika

Penulisan ......................................................................... 3

BAB II LANDASAN TEORI

2.1. Konsep Dasar

Sistem .......................................................................... 4

2.1.1. Pengertian

Sistem ................................................................. 4

2.1.2. Karakteristik

Sistem ............................................................. 5

2.1.3. Pengertian

Informasi ............................................................ 6

2.1.4. Kualitas

Informasi ................................................................ 6

2.1.5. Pengertian Sistem Informasi ................................................

7

2.1.6. Komponen Sistem Informasi ............................................... 7

2.1.7. Pengertian Analisa Sistem ...................................................

8

2.1.8. Pengertian

Pembelian ........................................................... 9

2.2. Peralatan Pendukung (Tools System) ............................................ 10

BAB III ANALISA SISTEM BERJALAN

3.1. Data

Perusahaan ............................................................................. 17

3.2. Tinjauan

Perusahaan ...................................................................... 18

3.2.1. Sejarah

Perusahaan ............................................................ 18

3.2.2. Struktur Organisasi dan Fungsinya .................................... 20

3.3. Prosedur Sistem

Berjalan ............................................................... 25

3.3.1. Prosedur Order

Pembelian ................................................. 25

3.3.2. Prosedur Penerimaan Barang .............................................

25

3.3.3. Prosedur Pembayaran

Hutang ............................................ 26

3.3.4. Prosedur Pembuatan

Laporan ............................................ 26

3.4. Diagram Alir Data (DAD) Sistem Berjalan ................................... 27

3.4.1. Diagram

Konteks ............................................................... 27

3.4.2. Diagram

Nol ....................................................................... 28

3.4.3. Diagram

Detail ................................................................... 29

3.5. Kamus Data Sistem Berjalan .........................................................

33

3.6. Spesifikasi Sistem

Berjalan ............................................................ 46

3.6.1 Spesifikasi Bentuk Dokumen Masukan ............................. 46

3.6.2. Spesifikasi Bentuk Dokumen Keluaran ............................. 48

3.7. Permasalahan .......................................................................

.......... 50

3.8. Alternatif Pemecahan

Masalah ...................................................... 50

BAB IV PENUTUP

4.1 Kesimpulan ..........................................................................

........... 51

4.2 Saran ...............................................................................

................. 52

Daftar

Pustaka ................................................................................................

...... 53

Daftar Riwayat

Hidup .......................................................................................... 54

Surat Keterangan

PKL/Riset ................................................................................ 59

Lampiran ...............................................................................................

............... 60

DAFTAR SIMBOLSimbol – simbol yang digunakan :

Eksternal Entity

Simbol yang digunakan untuk menggambarkan asal/tujuan data. Merupakan lingkungan sistem, berupa

Departemen, Organisasi, sekelompok orang yang terlibat dalam sistem. Berikan label/nama di

dalam entity tersebut.

Proses

Digunakan untuk proses pengolahan atau transformasi data. Kegiatan yang dilakukan oleh

organisasi/perusahaan, kelompok orang, mesin/komputer dari hasil suatu arus data.

Data Flow

Untuk menggambarkan aliran data yang berjalan. Mengalir diantara proses, data store dan external

entity. Dapat berupa masukan untuk sistem atau keluaran dari proses sistem.

Data Store

Untuk menggambarkan data flow yang sudah disimpan/ diarsipkan.

DAFTAR GAMBAR

Gambar III.1 Struktur Organisasi PT.Culina Garneta .......................................... 20

Gambar III.2 Diagram Konteks Sistem Berjalan ................................................. 27

Gambar III.3 Diagram Nol Sistem Berjalan ........................................................ 28

Gambar III.4 Diagram Detail 1.0 Sistem Berjalan ............................................... 29




DAFTAR TABEL

Tabel II.1 Notasi Tipe

Data ….............................................................................. 15

Tabel II.2 Notasi Struktur

Data …........................................................................ 16

DAFTAR LAMPIRAN

Lampiran III.A Surat

Jalan ................................................................................... 60

Lampiran III.B

Faktur ......................................................................................... 61

Lampiran III.C

Kwitansi ...................................................................................... 62

Lampiran III.D Purchase

Order ........................................................................... 63

Lampiran III.E Bukti

Setor .................................................................................. 64

BAB I

PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

Di masa yang serba cepat ini, penggunaan komputer dan sistem-sistemnya sudah menjadi kebutuhan

yang utama dalam rangka meningkatkan kinerja suatu Perusahaan. Setiap proses manual dari perusahaan

dapat digantikan oleh komputer karena penyediaan informasi yang lebih canggih serta dapat mendukung

proses pengambilan keputusan yang dilakukan oleh manajemen. Namun pada kenyataannya masih banyak

perusahaan-perusahaan yang menggunakan sistem yang belum terkomputerisasi dengan baik. Hal ini

disebabkan karena masih kurangnya pengetahuan pegawai mengenal hubungan manajemen perusahaannya dengan

sistem komputer.

Dengan menggunakan komputer, perusahaan dapat melakukan proses penyimpanan data dengan mudah dan

cepat, karena tingkat kecepatan dan penyimpanan data pada komputer lebih aman dan rapi, sehingga mudah

menemukan kembali data yang diinginkan. Untuk itu kami mencoba membahas ruang lingkup yang kecil dalam

sistem pembelian. Sehubungan dengan hal tersebut, maka kami mengambil judul: “SISTEM PEMBELIAN BAHAN

BAKU PADA PT.CULINA GARNETA DI JAKARTA”.

1.2 Maksud dan Tujuan

Dalam menyusun Laporan KKP ini ada beberapa macam maksud dan tujuan yang ingin dicapai,

adapun maksud dan tujuan tersebut adalah :

1. Untuk menerapkan dan mengembangkan ilmu pengetahuan yang penulis dapat dari mata perkuliahan pada

Bina Sarana Informatika jurusan Komputerisasi Akuntansi.

2. Untuk melatih penulis agar mampu menganalisa dan menggambarkan Sistem Informasi pada PT.Culina

Garneta.

3. Untuk mengetahui lebih jelas mengenai sistem pembelian bahan baku pada PT.Culina Garneta.

4. Untuk menambah pengetahuan serta wawasan mengenai sistem pembelian bahan baku di PT.Culina Garneta.

1.3 Metode Penelitian

Metode pengumpulan data dalam penyusunan Laporan KKP ini adalah :

1. Interview yaitu suatu teknik pengumpulan data dengan cara melakukan wawancara atau tanya jawab

dengan pihak yang terkait dalam perusahaan.

2. Riset Perusahaan yaitu suatu teknik pengumpulan data dengan cara observasi langsung pada perusahaan

dan memanfaatkan data yang telah diperoleh dari pihak perusahaan.

1.4 Ruang Lingkup

Agar dalam menyusun Laporan KKP ini tidak menyimpang dari permasalahan maka ruang lingkup

pembahasan hanya terbatas pada sistem dan prosedur pembelian bahan baku pada PT.Culina Garneta.

1.5 Sistematika Tulisan

Dalam sistematika penulisan KKP ini penulis membaginya menjadi beberapa bab diantaranya sebagai

berikut :

BAB I : PENDAHULUAN

Bab ini berisikan penjelasan umum tentang alasan pemilihan judul, maksud dan tujuan penulisan, metode

penelitian yang digunakan, ruang lingkup dan sistematika penulisan.

BAB II : LANDASAN TEORI

Bab ini menjelaskan tentang konsep dasar dari sistem yang dibahas serta memberikan penjelasan tentang

peralatan( tools) pendukung perencanaan sistem.

BAB III : ANALISA SISTEM BERJALAN

Bab ini berisikan umum, tinjauan perusahaan yang terdiri dari sejarah perusahaan dan struktur organisasi

dan fungsi, prosedur sistem berjalan ,diagram alir data sistem berjalan, kamus data sistem berjalan,

spesifikasi sistem berjalan yang terdiri dari spesifikasi bentuk dokumen masukan, spesifikasi bentuk

dokumen keluaran, spesifikasi file, struktur kode, spesifikasi program, permasalahan, dan alternatif

pemecahan masalah.

BAB IV : PENUTUP

Bab ke empat merupakan bab terakhir yang berisikan kesimpulan dan koreksi dari hasil penulisan disertai

saran–saran dari hasil penelitian yang telah dilakukan oleh penulis.

BAB II

LANDASAN TEORI

2.1 Konsep Dasar Sistem

2.1.1 Pengertian Sistem

Sistem adalah sesuatu yang memiliki bagian – bagian yang saling berinteraksi untuk mencapai

tujuan tertentu. Dalam Buku Analisa dan Design karangan Jogiyanto, ada dua buah kelompok pendekatan

dalam mendefinisikan sistem sebagai berikut :

“Suatu sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedur – prosedur yang saling berhubungan,

berkumpul bersama – sama untuk melakukan suatu kegiatan atau menyelesaikan suatu sasaran yang tertentu”

menurut Jogiyanto (2005:1)

Sedangkan pendekatan sistem yang lebih menekankan pada elemen atau komponennya, mendefinisikan

sistem sebagai berikut : “Sistem adalah kumpulan dari elemen – elemen yang berinteraksi untuk mencapai

suatu tujuan tertentu” menurut Jogiyanto ( 2005:2 )

2.1.2 Karakteristik Sistem

Untuk membedakan dan mengembangkan suatu sistem,berikut adalah karasteristik sistem yang dapat

membedakan suatu sistem dengan sistem lainnya :

1. Komponen (components)

Terdiri dari sejumlah komponen yang saling berinteraksi, bekerjasama membentuk suatu kesatuan.

2. Batas sistem (boundary)

Merupakan daerah yang membatasi antara suatu sistem dengan sistem lainnya atau dengan lingkungan

luarnya,menunjukkan ruang lingkupnya (scope) dari sistem tersebut.

3. Lingkungan luar sistem (environments)

Merupakan apapun diluar batas dari sistem yang mempengaruhi operasi sistem.

4. Penghubung (interface)

Merupakan media penghubung antar subsistem, yang memungkinkan sumber- sumber daya mengalir dari

suatu subsistem ke sub sistem lainnya.

5. Masukan (input)

Adalah energi yang dimasukkan ke dalam sistem, dapat berupa masukan perawatan (maintenance

input) dan masukan sinyal(signal input).

6. Keluaran (output)

Adalah hasil energi yang diolah dan diklasifikasikan menjadi keluaran yang berguna dan sisa

pembuangan.

7. Pengolah (process)

Suatu sistem dapat mempunyai bagian pengolah yang akan merubah masukan menjadi keluaran.

8. Sasaran (objective) atau tujuan (goal)

Suatu sistem dikatakan berhasil apabila mengenai sasaran dan tujuannya.

2.1.3 Pengertian Informasi

Informasi adalah hasil pengolahan data menjadi bentuk yang lebih berguna bagi penerimanya yang

menggambarkan suatu kejadian - kejadian nyata dan dapat dipergunakan sebagai alat bantu untuk

pengambilan keputusan. Komponen terpenting dariinformasi adalah data. Antara data dan informasi

terdapat perbedaan, data belum memiliki suatu nilai sedangkan informasi sudah memiliki nilai.

2.1.4 Kualitas Informasi

Kualitas Informasi adalah sebuah nilai informasi yang bisa membantu manajer mengambil keputusan

untuk mewujudkan tercapainya tujuan.

Kualitas informasi sangat dipengaruhi beberapa hal yaitu :

1. Akurat

Informasi yang disajikan terbebas dari kesalahan - kesalahan, hal-hal yang bias atau rancu

yang menyesatkan maupun yang membingungkan bagi user.

2. Relevan

Informasi yang disajikan mempunyai manfaat untuk pemakainya.

3. Tepat waktu

Informasi yang disampaikan tidak mengalami keterlambatan atau tidak usang diterima oleh user.

2.1.5 Pengertian Sistem Informasi

Sistem informasi adalah sistem yang mempertemukan transaksi-transaksi yang mendukung aktivitas

operasional baik yang bersifat managerial (internal) maupun yang bersifat strategi (eksternal) sehingga

dihasilkan laporan-laporan tertentu baik untuk kepentingan bagian dalam maupun bagian luar. Tujuan dari

sistem informasi adalah untuk membantu/ mendukung seluruh kegiatan manajerial organisasi dalam mencapai

tujuan organisasi.

Tujuan Sistem Informasi :

1. Menyediakan informasi untuk membantu pengambilan keputusan manajemen

2. Membantu petugas didalam melaksanakan operasi perusahaan dari hari ke hari

3. Menyediakan informasi yang layak untuk pemakai pihak luar perusahaan

2.1.6 Komponen Sistem Informasi

1. Input

Adalah bagian yang menampung atau menerima data untuk siap diolah pada proses pengolahan.

1. Model

Adalah bagian yang mengolah data untuk dimodifikasi sedemikian rupa dari data yang sudah dipersiapkan.

2. Output

Adalah bagian yang menerima hasil olahan pada proses dari data yang sudah dipersiapkan.

3. Database

Adalah tempat untuk menyimpan seluruh data baik yang belum diproses, yang sedang diproses maupun yang

sudah diproses.

4. Teknologi

Adalah perangkat/alat yang digunakan untuk dapat menerima,menyimpan, mengolah, menyajikan maupun

untuk mengendalikan seluruh kerja sistem.

5. Kontrol

Adalah bagian yang berfungsi untuk mengendalikan kerja sistem terhadap kesalahan, bencana, kendala-

kendala bisa berupa kecurangan, ketidak efisien maupun sabotase.

2.1.7 Pengertian Analisis Sistem

Analisis sistem adalah teknik pemecahan masalah yang menguraikan bagian-bagian komponen dengan

mempelajari seberapa bagusbagian-bagian komponen tersebut bekerja dan berinteraksi untuk mencapai tujuan

mereka. Pada tahapan analisis sistem, analis mempunyai tugasmendefinisikan masalah sistem, melakukan

studi kelayakan dan menganalisis kebutuhan sistem yang akan dikembangkan. Masalah yang dipelajari analis

sistem adalah masalah yang dihadapi pengguna.

2.1.8 Pengertian Pembelian

Pembelian adalah (purchasing) akun yang digunakan untuk mencatat semua pembelian barang

dagang dalam suatu periode. Dari definisitersebut dapat disimpulkan bahwa pembelian merupakan kegiatan

yang dilakukan untuk pengadaan barang yang dibutuhkan perusahaaan dalam menjalankan usahanya dimulai

dari pemilihan sumber sampai memperoleh barang.

Sistem pembelian barang terkait dengan persediaan barang, karena setiap terjadi pembelian akan

menambah jumlah persediaan barang di gudang. Pelaksanaan mekanismen sistem tidak selalu sama, hal ini

dipengaruhi dari jenis perusahaan dan bergerak dalam bidang tertentu. Beberapa yang harus diperhatikan

dalam sistem pembelian, yaitu informasi yang diperlukan oleh perusahaan khusunya manajemen, dokumen –

dokumen yang digunakan, bagian yang terkait, jaringan prosedur yang membentuk sistem akuntansi pembelian

serta sistem pengendalian internya. Jika suatu sistem pembelian dilakukan sesuai dengan prosedur yang

telah diterapkan, maka pelaksanaan kerja pada bagian yang terkait akan tercapai sesuai dengan yang

diharapkan.

Tujuan pembelian adalah :

1. Membantu identifikasi produk dan jasa yang dapat diperoleh secara eksternal.

2. Mengembangkan, mengevaluasi, dan menentukan supplier, harga dan pengiriman yang terbaik bagi barang

dan jasa tersebut.

2.2 Peralatan Pendukung (Tools Systems)

Adapun peralatan pendukung yang dimaksud untuk merancang model sistem yang baru pada

penulisan Laporan Tugas KKP ini adalah :

A. Diagram Alir Data (Data Flow Diagram)

1. Konsep Dasar Diagram Alir Data

Diagram Alir Data (Data Flow Diagram) adalah suatu network yang menggambarkan suatu sistem automat /

komputerisasi, manual atau gabungan dari keduanya dalam susunan berbentuk komponen sistem yang saling

berhubungan sesuai dengan aturan mainnya.

2. Simbol-simbol dalam Diagram Alir Data

a. External Entity

Adalah simbol yang berbentuk bujur sangkar yang digunakan untuk menggambarkan asal/tujuan data.

Merupakan lingkungan sistem, berupa Departemen, Organisasi, sekelompok orang yang terlibat dalam sistem.

(diluar/didalam). Berikan label/nama di dalamentity tersebut.

b. Proses

Adalah simbol yang berbentuk lingkaran yang digunakan untuk memproses pengolahan atau transformasi

data. Kegiatan yang dilakukan oleh organisasi/perusahaan, kelompok orang, mesin/komputer dari

hasil suatu arus data yang masuk ke dalam proses untuk dihasilkan arus data yang akan keluar dari

proses.

c. Data Flow

Digambarkan dengan anak panah yang digunakan untuk menggambarkan aliran data yang berjalan. Mengalir

diantara proses, data store dan external entity. Dapat berupa masukan untuk sistem atau keluaran dari proses

sistem. Selain menunjukan arah alir data, data flow ini perlu diberikan nama sesuai dengan data atau

informasi yang dimaksud.

d. Data Store

Adalah simbol yang berbentuk persegi panjang tidak sempurna, yang digunakan untuk pengarsipan atau

penyimpanan data. Data store ini biasanya berkaitan dengan penyimpanan serta komputerisasi, contohnya

pita magnetic, file disket, dan file hard disk. Data store ini juga berkaitan dengan penyimpanan folder.

3. Aturan Main dalam Diagram Alur Data

a. Tidak boleh menghubungkan antara External Entity dengan External Entitysecara langsung.

b. Tidak boleh menghubungkan antara Data Store dengan Data Store secara langsung.

c. Tidak boleh menghubungkan antara Data Store dengan External Entity secara langsung (atau sebaliknya).

d. Setiap Proses harus ada Data Flow yang masuk dan ada Data Flow yang keluar.

4. Tahapan Proses Pembuatan Diagram Alur Data

Langkah – langkah dalam membuat Diagram Alur Data dibagi menjadi tiga tahap atau tiga tingkat kontruksi

data flow diagram yaitu sebagai berikut :

a. Buat Diagram Konteks

Diagram ini dibuat untuk menggambarkan sumber serta tujuan data yang akan diproses atau diagram yang

menggambarkan sistem secara global dari keseluruhan sistem yang ada.

b. Buat Diagram Nol

Diagram ini dibuat untuk menggambarkan tahap-tahap proses yang ada didalam Diagram Konteks (penjabaran

secara rinci).

c. Buat Diagram Detail

Diagram ini dibuat untuk menggambarkan arus data secara lebih detail lagi dari tahapan proses yang ada

didalam diagram nol.

5. Kamus Data / Data Dictionary

Kamus data disebut juga dengan istilah data dictionary adalah katalog fakta tentang data dan

kebutuhan – kebutuhan informasi dari suatu sistem informasi pendekatan terstruktur teori dan praktek

aplikasi bisnis.

Dengan kamus data sistem analisis dapat mendefinisikan data yang mengalir pada sistem dengan

lengkap juga dapat menjelaskan lebih detail lagi tentang data flow diagram yang mencakup proses, data

flow dan data store.

Fungsi dari kamus data adalah sebagai sebuah katalog yang menjelaskan lebih detail tentang

DAD yang mencakup proses, data flow dan data store. Selain itu juga untuk menghindari penggunaan kata –

kata yang sama, karena kamus data disusun secara abjad.

Adapun kegunaan dari kamus data adalah :

a. Memvalidasi diagram alir data dalam hal kelengkapan dan keakuratan.

b. Menyediakan suatu titik awal untuk mengembangkan layar dan laporan -laporan.

c. Menentukan muatan data yang disimpan salam file - file.

d. Mengembangkan logika untuk proses – proses DAD

Isi kamus data harus mencerminkan keterangan yang jelas tentang data yang dicatat. Maka data

harus memuat hal - hal sebagai berikut :

a. Nama Arus Data

Karena kamus data dibuat berdasarkan arus data yang mengalir di data flow diagram, maka nama arus

data juga harus dicatat dikamus data, sehingga mereka yang membaca data flow diagram dan memerlukan

penjelasan lebih lanjut tentang suatu aras data tertentu di data flowdiagram dapat langsung mencarinya

dengan mudah di kamus data.

b. Alias

Alias atau nama lain dari data yang dituliskan larena data yang sama mempunyai nama yang berbeda untuk

orang atau departemen yang satu dengan yang lainnya.

c. Tipe Data atau Bentuk Data

Data yang mengalir dari hasil suatu proses ke proses lainnya dalam bentuk dokumen dasar atau formulir ,

dokumen hasil cetakan komputer , laporan terarah , tampilan layar monitor, variable, parameter, dan

field – field adalah bentuk data dari arus data yang mengalir yang perlu dicatat di kamus data.

d. Arus Data

Arus data menunjukan dari mana data mengalir dan kemana data akan menuju. Keterangan arus data ini perlu

dicatat dikamus data supaya memudahkan mencari arus data didalam data flow diagram.

e. Penjelasan

Untuk lebih menjelaskan lagi tentang makna dari arus data yang dicatat dikamus data, maka bagian

penjelasan dapat diisi dengan keterangan – keterangan tentang arus data tersebut.

f. Periode

Periode ini menunjukan kapan terjadinya arus data ini. Periode ini perlu dicatat dikamus data karena

dapat digunakan untuk mendefinisikan kapan input data harus dimasukan kedalam sistem, kapan proses

program harus dilakukan dan kapan laporan – lapoan harus dihasilkan.

g. Volume

Volume yang perlu dicatat dalam kamus data adalah tentang volume rata –rata dan volume puncak darai

kamus data. Volume rata – rata menunjukan banyaknya arus data yang mengalir dalam satu periode tertentu,

sedangkan volume puncak menunjukan volume yang terbanyak.

h. Struktur Data

Struktur yang menunjukan arus data yang dicatat pada kamus data yang terdiri dari item – item atau

elemen – elemen data.

6. Notasi Kamus Data

Notasi kamus data terbagi dalam dua bagian yaitu Notasi Tipe Data dan Notasi Struktur Data.

a. Notasi Tipe Data

Notasi tipe data adalah suatu bentuk untuk mempersingkat arti atau makna dari simbol yang dijelaskan.

Adapun bentuk notasi sebagai berikut :

Tabel II.1 Notasi Tipe Data

Notasi Keterangan

X Setiap karakter

9 Angka numerik

A Karakter Alfabet

Z Angka nol tampilkan sebagai spasi kosong

. Titik sebagai penulisan ribuan

, Koma sebagai pemecahan pecahan

- Hypen sebagai tanda penghubung

/ Slash sebagai tanda pembagi

b. Notasi Struktur Data

Struktur dari data terdiri dari elemen – elemen data yang disebut dengan item data, sehingga secara

prinsip struktur dari data ini dapat digambarkan dengan menyebutkan nama dari item – item datanya. Juga

masih diperlukan informasi lainnya misalnya informasi tentang apakah item data tersebut pasti ada atau

hanya bersifat dapat ada dan dapat tidak ada. Untuk menunjukan informasi – informasi tambahan ini di

kamus data dipergunakan notasi – notasi sebagai berikut :

Tabel II.2 Notasi Struktur Data

Notasi Keterangan

= Terdiri dari

+ And (dan)

( ) Pilihan (Ya atau Tidak)

{ } Iterasi / pengulangan proses

[ ] Pilih salah satu pilihan , pemisah pilihan didalam tanda [ ]

* Keterangan atau catatan

@ Petunjuk (Key Field)

BAB III

ANALISA SISTEM BERJALAN

3.1 Data Tentang Perusahaan

PT. Culina Garneta adalah sebuah perusahaan yang bergerak dalam bidang kuliner dengan merek

dagang The Cake Storage.Terletak di dua wilayah yang strategis di Ibu kota Jakarta “Jl. KH. Abdullah

Syafe’i No. 45 A-B Tebet Jakarta Selatan dan Jl.Gunawarman No. 57 Kebayoran Baru Jakarta Selatan”.

Kombinasi antara toko kue, roti dan restoran disajikan di The Cake Storage dengan keanekaragaman cita

rasa Eropa, Amerika, dan Asia.

The Cake Storage hadir dengan sejumlah karya kue unggulan seperti: Avocado Cheese Cake ,

Cappucino Cheese Cake, Mango Cheese Cake, Durian Cheese Cake, Chocolate Palmere. Dan menyajikan

hidangan istimewa dengan menu-menu makanan unggulannya seperti; Fried Mushroom, Spring Roll, Tom Yam

Udon, Sop Buntut Goreng, Tuna Aglio Olio, Barbeque Beef Ribs, Pizza alaItallian Style, Chicken Gordon

Bleu, Fettucinni Alfredo, Storage Roti Cane, Special Storage Fried Rice, Lasagna, Macroni Schootle dan

Pastel Tutup. Storage Angle Blue, Frozen Black Oreo, Green Tea Smoothies dan The Tarik.Produk-

produk unggulan tersebut di atas hanya dapat ditemukan di The Cake Storage.

Telp : 021-83701835 – 021-83702721

- The Cake Storage - Kebayoran -

Jl

3.2 Tinjauan Perusahaaan

3.2.1 Sejarah Perusahaan

The Cake Storage membuka tokonya pertama kali pada tanggal 30 Agustus 2008

yang lalu. The Cake Storage merupakan realisasi dari mimpi dan kegemaran abadi yang akhirnya diwujudkan

oleh Rini Martini Satyawirawan. Rini telah mulai memasak dan membuat kue lebih dari 20 tahun yang lalu,

dan seni membuat kue selalu menjadi kegemarannya yang utama sejak lama. Pengetahuan kuliner semakin

dikembangkan oleh Rini saat yang bersangkutan menuntut ilmu di Washington, DC, America Serikat.

The Cake Storage juga merupakan realisasi dari perjalanan hidup pemiliknya. Bersama dengan

sejumlah rekan dan chef dengan rekam jejak yang terbukti kehandalannya dalam jumlah jam memasak, mereka

akhirnya menciptakan The Cake Storage. Tim yang dimilikinya merupakanasset terbesar dan memiliki

filosofi untuk selalu melayani pelanggan hanya dengan produk kuliner yang bercita-rasa tinggi.

Dalam 10 tahun terakhir, Rini telah dikenal sebagai salah satu pembuat kue yang terbaik di

Jakarta. Produk buatannya yang unik juga dikenal dengan rasanya yang benar-benar lezat, “truly great taste”.

Filosofi dari tagline perusahaan ”truly great taste”, memiliki makna bahwa The Cake Storage akan selalu

memberikan produk dengan rasa yang luar biasa dan memastikan rasa luar biasa tersebut adalah ‘nyata’ adanya. Tidak hanya

tercantum dalam katalog, The Cake Storage memastikan agar setiap pelanggan merasa puas dengan ‘rasa’

yang disajikan, dan untuk itu, tim yang terlibat akan memastikan bahwa semua proses berdasarkan prosedur

operasi standar yang mereka miliki.

VISI The Cake Storage

“Dikenal sebagai branch mark-nya toko kue lokal yang menyediakan kualitas standar internasional baik

untuk produk kue dengan cita-rasa internasional maupun tradisional Indonesia.” Sebagai tambahan, juga

dikenal sebagai resto pilihan yang juga menyediakan aneka menu dengan cita-rasa Eropa, Barat dan Asia.

MISI The Cake Storage

“Untuk menjadi pemimpin dalam bisnis aneka kue dan penganan kecil, sekaligus menjadi resto pilihan di

Indonesia dan hadir di banyak kota besar di Indonesia pada tahun 2013 mendatang”.

3.2.2 Struktur Organisasi dan Fungsi

Gambar III.1 Struktur Organisasi PT.Culina Garneta

Fungsi dari masing-masing bagian yang ada dalam PT. Culina Garneta adalah sebagai berikut :

1. Direktur

Memimpin perusahaan dengan menerbitkan kebijakan-kebijakan perusahaan. Memilih, menetapkan, mengawasi

tugas dari karyawan dan kepala bagian (manager) dan menyampaikan laporan kepada pemegang saham atas

kinerja perusahaan.

2. Manager F & A

Menyusun Laporan Laba Rugi perusahaan setiap akhir periode yang akan diserahkan kepada Direktur.

Mengatur penggajian para pegawai.

3. Purchasing

Mencari supllier, membuka PO, dan memberikan laporan akhir order pembelian kepada Manager F & A.

4. Admin Accounting Payable

Melakukan pembayaran langsung kepada supllier dan memberikan laporan langsung kepada Manager F & A.

5. Admin Accounting Receivable

Membuat invoice untuk operasional, melakukan penagihan langsung kepada konsumen dan memberikan laporan

langsung ke Manager F & A.

6. Cost Control

Melakukan perhitungan biaya-biaya produk yang akan dibuat.

7. Store Keeper

Mengatur barang – barang yang akan diperlukan oleh setiap divisi, mengecek stock barang dan barang

masuk, dan memberikan laporan kepada Purchasing.

8. Order Taker

Menerima order melalui telepon, mempersiapkan order delivery dan memberikan laporan kepada Admin

Accounting Receivable.

9. Koordinator Delivery

Mengatur jadwal pengiriman barang dan memberikan laporan kepada Order Taker.

10. Delivery

Bagian yang mengantarkan pengiriman barang kepada konsumen.

11. Manager Operasional

Bertanggung jawab kepada Direktur atas kondisi setiap Perusahaan.

12. RD & GA

Bertanggung jawab kepada Direktur dalam merekrut, memberikan

pengarahan, pengawasan dan pengadaan karyawan baru.

13. Assistant Manager

Bertanggung jawab kepada Manager dan melakukan training kepada karyawan baru.

14. Supervisor

Bertanggung jawab kepada Assistant Manager atas kinerja perusahaan yang dibawahinya.

15. Captain

Bertanggung jawab mengatur jadwal shift karyawan pada bagian restoran.

16. Barista

Bertugas membuat minuman untuk konsumen.

17. Server

Memberikan pelayanan kepada konsumen.

18. Kasir

Bagian transaksi pembayaran.

19. Security

Bertugas menjaga keamanan lingkungan sekitar perusahaan.

20. Head pastry

Bertugas mengatur jadwal masuk pada bagian kue dan bakery, sebagai tester resep-resep baru sebelum

dipasarkan, dan menciptakan resep-resep baru.

21. Chef de’ Partie

Bertanggung jawab kepada head pastry atas produk kue yang dibuat.

22. Demi Chef, Commis I, Commis II, Commis III

Membuat produk kue dalam perusahaan.

23. Cook Helper

Membantu dalam proses pembuatan produk kue.

24. Head Bakery

Bertanggung jawab kepada head pastry atas produk roti yang dibuat.

25. Commis I dan Commis II

Membuat produk roti dalam perusahaan.

26. Sous Chef

Bertugas mengatur jadwal masuk pada bagian restoran, sebagai tester resep-resep baru sebelum

dipasarkan, dan menciptakan resep-resep baru.

27. Chef de’ Partie

Bertanggung jawab kepada head pastry atas produk restoran yang dibuat.

28. Demi Chef, Commis I, Commis III

Membuat produk restoran dalam perusahaan.

29. Cook Helper

Membantu dalam proses pembuatan produk restoran.

30. Steward

Bertugas mencuci piring.

31. Manager Marketing

Bertanggung jawab kepada Direktur atas Laporan Pemasaran.

32. Marketing

Mancari konsumen dam memasarkan produk perusahaan dengan mendatangi setiap konsumen.

33. Telemarketing

Mancari konsumen dam memasarkan produk perusahaan melalui telepon.

3.3 Prosedur SistemBerjalan

3.3.1 Prosedur Order Pembelian

Apabila persediaan di gudang tidak mencukupi permintaan pelanggan, Bagian Gudang membuat Surat

Permintaan Pembelian dua rangkap, rangkap satu diberikan kepada Bagian Purchasing dan rangkap dua

diarsipkan. Kemudian Bagian Purchasing memproses permintaan pembelian tersebut dan membuat Purchase

Order tiga rangkap, rangkap satu dikirim ke supplier, rangkap kedua diserahkan kepada Bagian Gudang

sebagai dokumen dasar penerimaan barang dan rangkap ketiga disimpan sebagai arsip.

3.3.2 Prosedur Penerimaan Barang

Supplier datang mengirim Barang, Surat Jalan dan Faktur yang diterima langsung oleh Bagian

Gudang. Bagian Gudang lalu mencatatkan barang masuk kedalam arsip kartu stock. Kemudian Bagian Gudang

membuat Laporan Penerimaan Barang rangkap dua, rangkap satu diserahkan ke Bagian Purchasing bersama

Surat Jalan dan Faktur dari Supplier untuk di acc dan rangkap dua diarsipkan . Setelah di acc oleh

Bagian Purchasing Laporan Penerimaan Barang, Surat Jalan dan Faktur lalu diserahkan kepada bagian Admin

Accounting Payable, kemudian Admin Accounting Payable mencatatnya sebagai data hutang dan disimpan dalam

arsip buku hutang sampai pembayaran dilakukan.

3.3.3 Prosedur Pembayaran Utang

Pada saat hutang jatuh tempo Bagian Admin Accounting Payable melakukan pembayaran kepada

Supplier berdasarkan arsip buku hutang dengan system pembayaran tunai, transfer, cek ataupun giro. Jika

pembayaran sudah dilakukan Supplier akan menyerahkan Kwitansi tanda pembayaran. Data-data utang yang

sudah dibayar disimpan sebagai arsip oleh Bagian Admin Accounting Payable.

3.3.4 Prosedur Pembuatan Laporan

Setiap akhir periode Bagian Purchasing membuat Laporan berdasarkan Arsip kartu stock dan data

pembelian. Bagian Admin Acconting Payable membuat Laporan berdasarkan data hutang dan bukti

pembayaran.Kedua Laporan tersebut diberikan kepada Manajer F & A untuk proses evaluasi pembelian bahan

baku selama satu bulan.

3.3 Diagram Alir Data (DAD) Sistem Berjalan

3.3.1 Diagram Konteks

Keterangan :SPP : Surat Permintaan PembelianPO : Purchase OrderLPB : Laporan Penerimaan BarangSJ : Surat JalanBKS : Bukti Setor

Gambar III.2 Diagram Konteks Sistem Berjalan

3.3.2 Diagram Nol

Gambar III.3 Diagram Nol Sistem Berjalan

Gambar III.5 Diagram Detail 2.0 Sistem Berjalan

3.6 Kamus Data Sistem Berjalan

Adapun kamus data sistem berjalan pada sistem penjualan PT. Culina Garneta ( The Cake

Storage ) adalah sebagai berikut :

1. Kamus Data Dokumen Masukan

a. Nama Arus Data : Surat Jalan

Alias : SJ

Bentuk Data : Cetakan Manual

Arus Data : Supplier - Proses 2.0

Proses 2.0 - Bagian Gudang

Bagian Gudang - Proses 2.0

Proses 2.0 – Bagian Purchasing

Bagian Purchasing – Proses 2.0

Proses 2.0 – Admin Accounting Payable

Admin Accounting Payable – Proses 2.0

Proses 2.0 – Arsip Buku Hutang

Penjelasan : Untuk melakukan pengiriman barang

Periode : Setiap ada pemesanan barang

Volume : Rata-rata perhari 5 pesanan pembelian

Struktur Data : Header + Isi + Footer

Header : Logo_Supplier + Nama_Supplier +

Alamat_Supplier +Tlp_Supplier +

Judul_Dokumen + Tgl_SJ + @No_SJ +

Tagihan_ke + Kirim_ke + No_PO + Pengirim +

Attention

Keterangan : Logo_Supplier*terdiri dari 1 gambar*

Nama_Supplier*terdiri dari 20 karakter*

Alamat_Supplier*terdiri dari 30 karakter*

Tlp_Supplier*terdiri dari 12 digit*

Judul_Dokumen*terdiri dari 10 karakter*

Tgl_SJ=Tgl+Bln+Thn

Tgl*terdiri dari 2 digit*

Bln*terdiri dari 2 digit*

Thn*terdiri dari 4 digit*

@No_SJ*terdiri dari 10 digit*

Tagihan_ke*terdiri dari 40 karakter*

Kirim_ke*terdiri dari 40 karakter*

No_PO*terdiri dari 10 digit*

Pengirim*terdiri dari 10 karakter*

Attention*terdiri dari 10 karakter*

Isi : 1{Kode_barang + Deskripsi_barang+Banyaknya +

Keterangan }10

Keterangan : Kode_barang*terdiri dari 6 karakter dan 5 digit*

Deskripsi_barang*terdiri dari 15 karakter*

Banyaknya*terdiri dari 3 digit*

Keterangan*terdiri dari 30 karakter*

Footer : Disiapkan_oleh + Disetujui_oleh +

Diantar_oleh+ Diterima_oleh

Keterangan : Disiapkan_oleh = Tanda Tangan

Disetujui_oleh =Tanda Tangan

Diantar_oleh = Tanda Tangan

Diterima_oleh = Tanda Tangan

c. Nama Arus Data : Kwitansi

Alias : KW


Arus Data : Supplier - Proses 3.0

Proses 3.0 –Admin Accounting Payable

Admin Accounting Payable- Proses 3.0

Proses 3.0 – Arsip Pembayaran

Penjelasan : Untuk bukti pembayaran

Periode : Setiap pembayaran dilakukan



Header : Logo_Supplier + Nama_Supplier+Judul_Dokumen

Keterangan : Logo_Supplier*terdiri dari 1 gambar*

Nama_Supplier*terdiri dari 20 karakter*


Isi : 1{Telah_terima_dari + Banyaknya_uang+

Untuk_pembayaran}4

Keterangan : Telah_terima_dari*terdiri dari 15 karakter*

Banyaknya_uang*terdiri dari 30 karakter*

Untuk_pembayaran*terdiri dari 15 digit*

Footer : Tempat + Tgl_kwitansi + Tanda_tangan + Jumlah

+ Note

Keterangan : Tempat*terdiri dari 10 karakter*

Tgl_kwitansi=Tgl+Bln+Thn




Tanda_tangan = Tanda Tangan

Note*terdiri dari 20 karakter

2. Kamus Data Dokumen Keluaran

a. Nama Arus Data : Purchase Order

Alias : PO


Arus Data : Bagian Purchasing - Proses 1.0

Proses 1.0 - Supplier

Proses 1.0 - Bagian Gudang

Proses 1.0 – Arsip PO

Penjelasan : Untuk Pesanan Pembelian Bahan Baku

Periode : Setiap stok digudang habis



Header : Nama_Perusahaan + Alamat_Perusahaan +

Tlp_Perusahaan + Judul_Dokumen +

Nama_supplier+ Tlp_Supplier+@No_PO+Tgl_PO

Keterangan :Nama_Perusahaan*terdiri dari 20 karakter*

Alamat_Perusahaan*terdiri dari 50 karakter*

Tlp_Perusahaan*terdiri dari 12 digit*


Nama_Supllier*terdiri dari 10 karakter*

Tlp_Supllier*terdiri dari 12 digit*

@No_PO*terdiri dari 15 digit*

Tgl_PO=Tgl+Bln+Thn




Isi : 1{Ship_via_land + Delivery_date + Supplier_id +

Term_30hari + Item_no + Description + Qty +

Unit_Price + Amount + Remark + Total_Amount+

Freight + Sales_tax10% + Less_deposit +

Balance_ due}25

Keterangan : Ship_via_land*terdiri dari 20 karakter*

Delivery_date=Tgl+Bln+Thn




Supplier_id*terdiri dari 20 karakter*

Term_30hari=Tgl+Bln+Thn




Item_no*terdiri dari 2 digit*

Description*terdiri dari 20 karakter*

Qty*terdiri dari 5 digit*

Unit_Price*terdiri dari 10 digit*

Amount*terdiri dari 10 digit*

Remark*terdiri dari 20 karakter*

Total_Amount*terdiri dari 10 digit*

Freight*terdiri dari 10 digit*

Sales_tax 10%*terdiri dari 10 digit

Less_deposit*terdiri dari 10 digit*

Balance_due*terdiri dari 10 digit*

Footer : RequestBy_Purchasing + CheckBy_Finance +

ApprovedBy_Director + Note

RequestBy_Purchasing = Tanda Tangan

CheckBy_Finance =Tanda Tangan

ApprovedBy_Director = Tanda Tangan

Note*terdiri dari 50 karakter*

3.6. Spesifikasi Sistem Berjalan

Spesifikasi merupakan rangkaian yang terdiri dari dokumen masukan (Input) dan dokumen

keluaran (Output) yang semuanya teratur dan dipakai pada system berjalan.

3.6.1. Spesifikasi Bentuk Dokumen Masukan

Dokumen masukan merupakan proses awal dari kegiatan pengiriman barang pada PT. Culina

Garneta ( The Cake Storage ). Adapun bentuk dokumen

2. Nama dokumen : Faktur

Fungsi : Untuk penagihan ke customer

Sumber : Supplier

Tujuan : Bagian Purchasing

Media : Kertas cetakan

Jumlah : Tiga lembar

Frekuensi : Setiap transaksi pemesanan barang

Bentuk : LihatLampiran III.B

3. Nama dokumen : Kwitansi

Fungsi : Untuk bukti pembayaran

Sumber : Supplier

Tujuan : Bagian Accounting


Jumlah : Dua lembar

Frekuensi : Setiap transaksi pembelian barang baku

Bentuk : LihatLampiran III.C

3.6.2 Spesifikasi Bentuk Dokumen Keluaran

Dokumen keluaran yang digunakan pada sistem berjalan adalah :

2. Nama dokumen : Bukti Setoran (BKS)

Fungsi : Melakukan pembayaran utang

Sumber : Perusahaan

Tujuan : Bagian Accounting


Jumlah : Tiga lembar

Frekuensi : Setiap transaksi pembayaran dilakukan

Bentuk : Lihat Lampiran III.E

3.7 Permasalahan

Berdasarkan riset penulis dalam sistem pembelian bahan baku yang berjalan serta identifikasi

dokumen yang ada pada PT. Culina Garneta, penulis menemukan beberapa permasalahan yaitu dalam pencatatan

dilakukan secara manual yaitu berupa pencatatan pembukuan transaksi biasa yang dicatat dalam buku

transaksi jurnal. Dalam proses pencatatan manual ini sering terjadi kesalahan dalam perhitungan

pencatatan transaksi data sehingga harus dilakukan pengulangan dan menghambat proses kerja, khususnya

dalam pembuatan laporan keuangan. Sehingga mengakibatkan kurang efisiennya waktu dalam pembuatan laporan

keuangan persediaan bahan baku dan manfaat yang diperoleh dari sistem yang sedang berjalan kurang

memuaskan.

3.8 Alternatif Pemecahan Masalah

Untuk mengatasi permasalahan tersebut penulis susulkan Perusahaan memindahkan sistem manual ke

sistem komputerisasi. Dengan sistem usulan ini penulis diharapkan segala pekerjaan khususnya yang

berkaitan dengan sistem pembelian, pemakaian stock barang dan pembuatan laporan bisa dilakukan secara

cepat dan dapat terkontol dengan baik. Memperkecil resiko kesalahan data, pemasukan data serta laporan

data. Sehingga setiap karyawan dapat bekerja dengan efisiensi.

BAB IV

PENUTUP

4.1 Kesimpulan

Dari hasil analisis dan pengumpulan data yang telah penulis lakukan, maka penulis dapat

mengambil kesimpulan sistem pembelian bahan baku yang dijalankan PT.Culina Garneta masih memiliki

beberapa kelemahan yaitu:

a. Pada bagian gudang kurang memanfaatkan sistem yang ada dikarenakan pembuatan formulir permintaan

pembelian masih dilakukan secara manual.

b. Tidak dimanfaatkannya kartu gudang secara baik, terbukti adanya ketidak cocokan antara kartu gudang

dengan file induk bahan.

c. Bagian pembelian tidak membuat Surat Permintaan Penawaran Harga, PT. Culina Garneta langsung

memilih supplier yang ditentukan oleh bagian pembelian.

d. Sumber daya manusia yang kurang memiliki kualifikasi sehingga sistem dalam perusahaan kurang bejalan

dengan baik.

4.2 Saran

Sebagai dari akhir penulisan kuliah kerja praktek ini, kami akan memberikan saran-saran sebagai

berikut :

1. Cara efektif yang dapat diambil untuk mengatasi semua permasalahan tersebut hanya dengan mengganti

cara penginputan dan pencarian data pembeliannya yang masih manual dengan menggunakan sistem

komputerisasi.

2. Untuk Karyawan/Karyawati PT. Culina Garneta perlunya kedisplinan yang ditingkatkan agar tidak

terjadi keteledoran dalam menginput atau mengoutput data pembelian, sehingga tidak terjadi selisih dalam

pengadaan barang.

DAFTAR PUSTAKA

Ladjamudin, Al Bahra bin.2008 Konsep Sistem Informasi.Jakarta:STMIK

Muhammadiyah Jakarta

Jogiyanto, HM,2005.Analisa dan Disain Sistem Informasi Terstruktur. Yogyakarta: Penerbit Andi.

Romney, Marshall B.2006. Sistem Informasi Management. Edisi Ke–9. Buku 1.

Jakarta : Salemba Empat

Whitten,Jeffery L.2006. Metode Desain Dan Analisis Sistem. Edisi Ke-6

Yogyakarta: Andi

ANALISA SISTEM PEMBELIAN BAHAN BAKU PADA PT.CULINA GARNETA JAKARTA LAPORAN KULIAH KERJA PRAKTEK...

Documents

Transcript of ANALISA SISTEM PEMBELIAN BAHAN BAKU PADA PT.CULINA GARNETA JAKARTA LAPORAN KULIAH KERJA PRAKTEK...