Administrasi Pendidikan di Sekolah

1. Konsep Dasar Administrasi Pendidikan di Sekolah

Administrasi Pendidikan seringkali disalahartikan sebagaisemata-mata ketatausahaan pendidikan. Namun dari uraian berikut ini akan diketahui bahwa pengertian administrasi pendidikan adalah bukan sekedar itu. Mendefinisikan administrasi pendidikan tidak begitu mudah, karena ia menyangkut pengertian yang luas.

Administrasi dalam pengertian secara harfiah,kata “administrasi”berasl dari bahasa latin yang terdiri atas kata ad dan ministrare.kata ad mempunyai arti yang sama dengan katato dalam bahasa inggris yang berarti “ke”atau”kepada”.Dan kataministrare sam artinya dengan kata to serve atau to conduct yang berarti”melayani,membantu dan mengarahkan”.Dalam bahasa inggris to administer berarti pula”mengatur,memelihara dan mengarahkan”.

Pengertian administrasi atau manajemen banyak diungkap oleh para ahli administrasi pendidikan. Administrasi Pendidikan menurut Syarif (1976 :7) “segala usaha bersama untuk mendayagunakan sumber-sumber (personil maupun materiil) secara efektif dan efisien untuk menunjang tercapainya pendidikan. Menurut Syamsi (1985:10) “administrasi adalah seluruh kegiatan dalam setiap usaha kerjasama yang dilakukan oleh sekelompok atau lebih orang-orang secara bersama-sama dansimultan untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan”. Sedangkan menurut Soepardi (1988:7) “ administrasi adalah keseluruhan proses kegiatan-kegiatan kerja sama yang dilakukanoleh sekelompok atau lebih orang-orang secara bersama-sama dansimultan untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.

Pertama, Administrasi Pendidikan mempunyai pengertian kerja sama untuk mencapai tujuan pendidikan. Kedua, Administrasi Pendidikan mengadung pengertian proses untuk mencapai tujuan pendidikan. Ketiga, Administrasi Pendidikan dapat dilihat dengan kerangka berfikir sistem. Keempat, Administrasi Pendidikan juga dapat dilihat dari segi manajemen. Kelima, Adminisrtasi Pendidikan juga dapat dilihat dari segi kepemimpinan.

Administrasi pendidikan dalam pengertian secara luas adalah

segenap proses pengerahan dan pengintegrasian segala sesuatu

baik personel,spiritual maupun material yang bersangkut paut

dengan pencapaian tujuan pendidikan.

Jadi,didalam proses administrasi pendidikan segenap usaha

orang-orang yang terlibat didalam proses pencapaian tujuan

pendidikan itu diintegrasikan,diorganisasi dan dikoordinasi

secara efektif,dan semua materi yang di perlukan dan yang

telah ada dimanfaatkan secara efisien.

Dalam pengertian yang luas ini, istilah administrasi juga

dapat diartikan sebagai berikut:

“Administrasi adalah suatu kegiatan atau rangkaian kegiatan

yang berupa proses pengelolaan usaha kerjasama sekelompok

manusia yang tergabung dalam suatu organisasi untuk mencapai

tujuan bersama yang telah ditetapkan sebelumnya agar efektif

dan efisien”.

Dalam batasan tersebut di atas, makna administrasi dapat di

urai paling tidak menjadi lima pengertian pokok,yaitu:

Administrasi merupakan kegiatan manusia.

Rangkaian kegiatan itu merupakan suatu proses/pengelolaan

dari suatu kegiatan yang kompleks, oleh sebab itu

bersifat dinamis.

Proses itu dilakukan bersama oleh sekelompok manusia yang

tergabung dalam suatu organisasi.

Proses itu dilakukan dalam rangka mencapai suatu tujuan

yang telah ditetapkan sebelumnya.

Proses pengelolaan itu dilakukan agar tujuannya dapat

dicapai secara efektif dan efisien. (Tsauri, 2007)

Jadi kata”administrasi” secara harfiah dapat di artikan

sebagai suatu kegiatan atau usaha untuk

membantu,malayani,mengarahkan atau mengatur semua kegiatan

didalam mencapai suatu tujuan.(Purwanto, 2007)

Administrasi dalam pengertian yang sempit yaitu kegiatan

ketatausahaan yang intinya adalah kegiatan ruti catat-

mencatat,mendokumentasika kegiatan,menyelenggarakan surat-

menyurat dengan segala aspeknya serta mempersiapkan laporan.

Administrasi pendidikan dalam pengertian secara luas adalah

segenap proses pengerahan dan pengintegrasian segala sesuatu

baik personel,spiritual maupun material yang bersangkut paut

dengan pencapaian tujuan pendidikan.

Jadi,didalam proses administrasi pendidikan segenap usaha

orang-orang yang terlibat didalam proses pencapaian tujuan

pendidikan itu diintegrasikan,diorganisasi dan dikoordinasi

secara efektif,dan semua materi yang di perlukan dan yang

telah ada dimanfaatkan secara efisien.

Konsep Administrasi Pendidikan

a.Sistem Pendidikan Nasional

Sistem pendidikan nasional adalah alat satuan kegiatan dan

tujuan dalam mencapai cita-cita pendidikan nasional, yaitu

mencerdaskan kehidupan bangsa, dan mengembangkan manusia

Indonesia seutuhnya, yaitu manusia yang beriman bertaqwa

kepada Tuhan Yang Maha Esa dan berbudi pekerti luhur, memiliki

pengetahuan dan keterampilan, sehat jasmani dan rohani

memiliki kepribadian yang mantap dan mandiri, serta mempunyai

rasa tanggung jawab kemasyarakatan dan kebangsan (bunyi UU

Nomor 2 tahun 1989).

b.Sekolah sebagai bagian Sistem Pendidikan Nasional

Jenjang pendidikan terdiri atas pendidikan:

- Pendidikan dasar

- Pendidikan menengah

- Pendidikan tinggi

Pendidikan dasar merupakan pendidikan sembilan tahun terdiri

dari program pendidikan enam tahun di sekolah dasar dan

program pendidikan tiga tahun di sekolah lanjutan pertama

(PP Nomor 28 tahun 1990).

Di dalam Peraturan Pemerintah Republik Indonesia nomor 29

tahun 1990 tentang pendidikan menengah, pendidikan menengah

didefenisikan sebagai pendidikan yang diselenggarakan bagi

lulusan pendidikan dasar. Pendidikan menengah mempunyai

bentuk satuan pendidikan yang terdiri dari a) sekolah

menengah umum b) sekolah menengah kejuruan c) sekolah

menengah keagamaan d) sekolah menengah kedinasan e) sekolah

menengah luar biasa

2. Ruang Lingkup Administrasi Pendidikan di Sekolah

Administrasi pendidikan mempunyai ruang lingkup/bidang

garapan yang sangat luas. Secara lebih rinci ruang lingkup

adcministrasi pendidikan dapat diuraikan sebagai berikut:

a. Administrasi tatalaksana sekolah

Hal ini meliputi:

1. Organisasi dan struktur pegawai tata usaha

2. Otorosasi dan anggaran belanja keuangan sekolah

3. Masalah kepegawaian dan kesejahteraan personel sekolah

4. Masalah perlengkapan dan perbekalan

5. Keuangan dan pembukuannya

b. Administrasi personel guru dan pegawai sekolah

Hal ini meliputi:

1. Pengangkatan dan penempatan tenaga guru

2. Organisasi personel guru-guru

3. Masalah kepegawaian dan kesejahteraan guru

4. Rencana orientasi bagi tenaga guru yang baru

5.Inservice training dan up-grading guru-guru

c. Administrasi peserta didik

Hal ini meliputi:

1.Organisasi dan perkumpulan peserta didik

2.Masalah kesehatan dan kesejahteraan peserta didik

3.Penilaian dan pengukuran kemajuan peserta didik

4. Bimbingan dan penyuluhan bagi peserta didik (guidance and

counseling)

d. Supervisi pengajaran

Hal ini meliputi:

Usaha membangkitkan dan merangsang semangat guru-guru

dan pegawai tata usaha dalam menjalankan tugasnya

masing-masing sebaik-baiknya.

Usaha mengembangkan, mencari, menggunakan metode-metode

baru dalam mengajar dan belajar yang lebih baik.

Mengusahakan cara-cara menilai hasil-hasil pendidikan

dan pengajaran.

e. Pelaksanaan dan pembinaan kurikulum

Hal ini meliputi:

Mempedomani dan merealisasikan apa yang tercantum di

dalam kurikulum sekolah yang bersangkutan dalam usaha

mencapai dasar-dasar dan tujuan pendidikan dan

pengajaran.

Menyusun dan melaksanakan organisasi kurikulum beserta

materi-materi, sumber-sumber dan metode-metode

pelaksanaannya, sesuai dengan pembaharuan pendidikan

dan pengajaran serta kebutuhan masyarakat dan

lingkungan sekolah.

Kurikulum bukanlah merupakan sesuatu yang harus diikuti

dan dituruti begitu saja dengan mutlak tanpa ada

perubahan dan penyimpangan sedikitpun. Kurikulum

merupakan pedoman bagi para guru dalam menjalankan

tugasnya.

f. Pendirian dan perencanaan bangunan sekolah

Hal ini meliputi:

Cara memilih letak dan menentukan luas tanah yang

dibutuhkan.

Mengusahakan, merencanakan dan menggunakan biaya

pendirian gedung sekolah.

Menentukan jumlah dan luas ruangan-ruangan kelas, kantor,

gudang, asrama, lapangan olah raga dan sebagainya.

Cara-cara penggunaan gedung sekolah dan fasilitas-

fasilitas lainnya yang efektif dan produktif, serta

pemeliharaannya secara kontinyu.

Alat-alat perlengkapan sekolah dan alat-alat pelajaran

yang dibutuhkan.

g. Hubungan sekolah dengan masyarakat

Hal ini mencakup hubungan sekolah dengan sekolah-sekolah lain,

hubungan sekolah dengan instansi-instansi dan jawsatan-jawatan

lain dan hubungan sekolah dengan masyarfakat pada umumnya.

Hendaknya semua hubungan itu merupakan hubungan kerjasama yang

bersifat pedagogis, sosiologis dan produktif yang dapat

mendatangkan keuntungan dan perbaikan serta kemajuan bagi

kedua belah pihak.

Dari apa yang telah diuraikan di atas, ruang lingkup yang

tercakup di dalam administrasi pendidikan dapat dikelompokkan

sebagai berikut:

Administrasi material, yaitu kegiatan administrasi

menyangkut bidang-bidang materi/benda-benda seperti:

ketatausahaan sekolah, administrasi keuangan, dan lain-

lain.

Administrasi personel, mencakup didalamnya administrasi

personel guru dan pegawai sekolah, dan juga administrasi

peserta didik.

Administrasi kurikulum, yang mencakup didalamnya

penyusunan kurikulum, pembinaan kurikulum, pelaksanaan

kurikulum, seperti pembagian tugas mengajar kepada guru-

guru, penyusunan silabus dan sebagainya. (Tsauri, 2007)

Prinsip-prinsip Administrasi Pendidikan

Prinsip merupakan sesuatu yang di buat sebagai pegangan untuk

mencapai tujuan yang telah ditetapkan.Diantara prinsip-prinsip

administrasi pendidikan antara lain:

Adanya sumber daya manusia (SDM) atau sekelompokmanusia

(sedikitnya dua orang) untuk ditata.

Adanya tiugas/fungsi yang harus dilaksanakn maksudnya ada

sebuah kerjasama dari sekelompok orang.

Adanya penataan/pengaturan dari kerjasama tersebut.

Adanya non manusia seperti peralatan dan perlengkapan

yang diperlukan dan yang harus ditata.

Adanya tujuan yang hendak di capai bersama dari kerjasama

tersebut. (Purwanto,2007)

Ada sebuah prinsip-prinsip administrasi yang menyinggung

organisasi, diantara prinsip-prinsip tersebut adalah:

Memiliki tujuan yang jelas

Tiap anggota dapat memahami dan menerima tujuan tersebut

Adanya kesatuan arah sehingga dapat menimbulkan kesatuan

tindakan dan pikiran

Adanya kesatuan perintah (Unity of command); para bawahan

hanya mempunyai seorang atasan langsung dari padanya

menerima perintah atau bimbingan dan kepada siapa ia

harus mempertanggung jawabkan hasil pekerjaannya.

Koordinasi tentang wewenang dan tanggung jawab, maksudnya

ada keseimbangan antara wewenang dan tanggung jawab

masing-masing anggota

Adanya pembagian tugas atau pekerjaan yang sesuai dengan

kemampuan, keahlian dan bakat masing-masing, sehingga

dapat menimbulkan kerjasama yang harmonis dan kooperatif.

(Tsauri, 2007)

Lembaga pendidikan seperti organisasi sekolah merupakan

kerangka kelembagaan dimana administrasi pendidikan dapat

berperan dalam mengelola organisasi untuk mencapai tujuan yang

telah ditetapkan. Dilihat dari tingkatan-tingkatan suatu

organisasi dalam hal ini sekolah, administrasi pendidikan

dapat dilihat dalam tiga tingkatan yaitu tingkatan institusi

(Institutional level), tingkatan manajerial (managerial level), dan

tingkatan teknis (technical level) (Murphy dan Louis, 1999).

Tingkatan institusi berkaitan dengan hubungan antara lembaga

pendidikan (sekolah) dengan lingkungan eksternal, tingkatan

manajerial berkaitan dengan kepemimpinan, dan organisasi

lembaga (sekolah), dan tingkatan teknis berkaitan dengan

proses pembelajaran. Dengan demikian manajemen pendidikan

dalam konteks kelembagaan pendidikan mempunyai cakupan yang

luas, disamping itu bidang-bidang yang harus ditanganinya juga

cukup banyak dan kompleks dari mulai sumberdaya fisik,

keuangan, dan manusia yang terlibat dalam kegiatan proses

pendidikan di sekolah

Menurut Consortium on Renewing Education (Murphy dan Louis, ed.

1999:515) Sekolah (lembaga pendidikan) mempunyai lima bentuk

modal yang perlu dikelola untuk keberhasilan pendidikan

yaitu :

1. Integrative capital

2. Human capital

3. Financial capital

4. Social capital

5. Political capital

modal integratif adalah modal yang berkaitan dengan

pengintegrasian empat modal lainnya untuk dapat dimanfaatkan

bagi pencapaian program/tujuan pendidikan, modal manusia adalah

sumberdaya manusia yang kemampuan untuk menggunakan

pengetahuan bagi kepentingan proses pendidikan/pembelajaran,

modal keuangan adalah dana yang diperlukan untuk menjalankan dan

memperbaiki proses pendidikan, modal sosial adalah ikatan

kepercayaan dan kebiasaan yang menggambarkan sekolah sebagai

komunitas, dan modal politik adalah dasar otoritas legal yang

dimiliki untuk melakukan proses pendidikan/pembelajaran.

Dengan pemahaman sebagaimana dikemukakan di atas, nampak

bahwa salah satu fungsi penting dari manajemen pendidikan

adalah berkaitan dengan proses pembelajaran, hal ini mencakup

dari mulai aspek persiapan sampai dengan evaluasi untuk

melihat kualitas dari suatu proses tersebut, dalam hubungan

ini Sekolah sebagai suatu lembaga pendidikan yang melakukan

kegiatan/proses pembelajaran jelas perlu mengelola kegiatan

tersebut dengan baik karena proses belajar mengajar ini

merupakan kegiatan utama dari suatu sekolah (Hoy dan Miskel

2001). Dengan demikian nampak bahwa Guru sebagai tenaga

pendidik merupakan faktor penting dalam manajemen pendidikan,

sebab inti dari proses pendidikan di sekolah pada dasarnya

adalah guru, karena keterlibatannya yang langsung pada

kegiatan pembelajaran di kelas. Oleh karena itu Manajemen

Sumber Daya Manusia Pendidik dalam suatu lembaga pendidikan

akan menentukan bagaimana kontribusinya bagi pencapaian

tujuan, dan kinerja guru merupakan sesuatu yang harus mendapat

perhatian dari fihak manajemen pendidikan di sekolah agar

dapat terus berkembang dan meningkat kompetensinya dan dengan

peningkatan tersebut kinerja merekapun akan meningkat,

sehingga akan memberikan berpengaruh pada peningkatan kualitas

pendidikan sejalan dengan tuntutan perkembangan global dewasa

ini.

Sagala (2005:19) menjelaskan cakupan administrasi

pendidikan tidak hanya sekedar administrasi sekolah atau

administrasi pembelajaran. Pandangan demikian adalah pandangan

yang sempit. Administrasi pendidikan lebih luas dari itu,

meskipun muara semua kebijakannya adalah sekolah atau satuan

pendidikan pada semua jenjang dan jenis. Jadi administrasi

pendidikan ada pada tataran pengambil kebijakan dan pada

tataran satuan pendidikan. Administrasi pendidikan pada

tataran pemerintah baik pusat maupun daerah berkaitan dengan

anggaran pendidikan, standar kurikulum, standar ketenagaan,

akreditasi sekolah, dan pelayanan kebutuhan sekolah sebagai

pendidikan formal maupun pendidikan non formal yaitu

pendidikan luar sekolah serta pendidikan kedinasan.

Administrasi pendidikan pada satuan pendidikan berkaitan

dengan penerapan teori-teori pendidikan dalam pelayanan

belajar, teknik-teknik konseling belajar, manajemen sekolah,

dan semua kegiatan yang mendukung dan memperlancar aktivitas-

aktivitas satuan pendidikan untuk mencapai tujuan.

Berdasarkan substansinya, administrasi pendidikan menurut

Sutisna (1989:36) dapat ditinjau dari dua pendekatan, yaitu

pendekatan tugas dan pendekatan proses. Fokus pendekatan tugas

dalam administrasi pendidikan menjawab pertanyaan apa yang

harus dikerjakan oleh administrator. Studi yang dilakukan oleh

Universitas OHIO, sebagaimana dilaporkan Ramseyer et.al.

(1955) dalam Sutisna (1989:36-37) berhasil mengidentifikasi 9

kegiatan administrator, yaitu 1) menentukan tujuan-tujuan, 2)

membuat kebijaksanaan, 3) menentukan peranan-peranan, 4)

mengkoordinasikan fungsi-fungsi administratif, 5) menaksir

efektivitas, 6) bekerja dengan kepemimpinan masyarakat untuk

meningkatkan perbaikan dalam pendidikan, 7) menggunakan

sumber-sumber pendidikan dari masyarakat, 8) melibatkan orang-

orang, dan 9) melakukan komunikasi. Fokus pendekatan proses

dalam administrasi pendidikan menjawab pertanyaan bagaimana

administrator melakukan kegiatannya. Sears (1950) sebagaimana

dikutip Said (1988:74) mengemukakan bahwa pendekatan proses

dalam administrasi pendidikan merupakan satu kesatuan yang

terdiri atas lima unsur, yaitu 1) perencanaan,

pengorganisasian, direksi, koordinasi, dan pengontrolan.

Dasuqi dan Somantri (1992:12-16) mengemukakan proses

administrasi pendidikan meliputi: 1) membuat keputusan, 2)

merencanakan, 3) mengorganisasikan, 4) mengkomunikasikan, 5)

mengkoordinasikan, 6) mengawasi, dan 7) menilai. Morphet

et.al. (1974:145) mengemukakan proses administrasi pendidikan

terdiri atas tujuh komponen, yaitu 1) decision making, 2)

planning, 3) organizing, 4) communicating, 5) influencing, 6)

coordinating, dan 7) evaluating.

Ruang lingkup administrasi dapat pula ditinjau dari

bidang garapannya. Daryanto (1998:26) mengelompokkan ruang

lingkup administrasi pendidikan menjadi tiga bidang garapan,

yaitu: 1) bidang administrasi material, 2) bidang administrasi

personal, dan 3) bidang administrasi kurikulum. Dasuqi dan

Somantri (1992:16-20) mengemukakan administrasi pendidikan

dalam operasionalnya memiliki bidang garapan sebagai berikut:

1) program pendidikan, 2) murid atau peserta didik, 3)

personil lembaga pendidikan, 4) kantor dan fasilitas lembaga

pendidikan, 5) keuangan lembaga pendidikan, 6) pelayanan

bantuan lembaga pendidikan, 7) hubungan lembaga dan

masyarakat.

Hoy dan Miskel (2001) menjelaskan ruang lingkup materi

kajian administrasi pendidikan.bersumber dari pemikiran bawa

sekolah merupakan suatu sistem sosial. Sekolah sebagai sistem

sosial memiliki empat elemen atau subsistem penting, yaitu

struktur, individu, budaya, dan politik. Perilaku organisasi

merupakan fungsi dari interaksi elemen-elemen ini dalam

konteks pengajaran dan pembelajaran. Lingkungan juga merupakan

aspek penting dari kehidupan organisasi; lingkungan tidak

hanya menyediakan sumber bagi sistem tersebut tetapi juga

menyediakan kendala dan peluang lainnya.Hoy dan Miskel (2001)

mengajukan Model Sistem Sosial untuk Sekolah seperti tampak

pada gambar berikut.

Gambar 2

Sekolah sebagai Sistem Sosial

Berdasarkan gambar 2, jika sekolah harus menjadi lembaga

pembelajaran yang efektif, sekolah harus mencari cara untuk

menciptakan struktur yang secara terus-menerus mendukung

pembelajaran dan pengajaran dan memperkaya adaptasi

organisasi; mengembangkan budaya dan iklim organisasi yang

terbuka, dan kolaboratif; menarik individu yang mandiri,

efektif, dan terbuka terhadap perubahan; dan mencegah politik

yang kotor dan tak-legal dari penyalahgunaan aktivitas

pengajaran dan pembelajaran yang legal. Kepemimpinan

transformasional, komunikasi yang terbuka dan terus-menerus,

dan pembuatan keputusan bersama merupakan mekanisme yang

hendaknya mampu meningkatkan pembelajaran keorganisasian di

sekolah. Tantangannya adalah tidak hanya menciptakan sekolah

yang memiliki kemampuan untuk menjawab secara efektif masalah-

masalah kontemporer saja tetapi juga pada isu-isu yang baru

muncul mengenai efektivitas sekolah.

Dapat disimpulkan, menurut Hoy dan Miskel (2001) ruang

lingkup materi kajian administrasi pendidikan meliputi: 1)

poses belajar mengajar, 2) struktur sekolah, 3) individu, 4)

budaya dan iklim sekolah, 5) kekuasaan dan politik di sekolah,

5) lingkungan eksternal sekolah, 6) efektivitas dan kualitas

sekolah, 7) pembuatan keputusan, 8) komunikasi, 9)

kepemimpinan.

Lunenburg dan Ornstein (2003) mengemukakan ruang lingkup

administrasi meliputi 1) culture, 2) change, 3) curriculum, 4)

human resources administration, 5) diversity, 6) effective teaching strategies,

dan 7) supervision of instruction. Donmoyer dan Scheurich, (1995:28)

mengutip pendapat National Policy Board of Educational Administration

(1989,5-7) mengemukakan terdapat tujuh area kajian dalam

administrasi pendidikan, yaitu 1) societal and cultural influence on

schooling, 2) teaching and learning processes and school improvement, 3)

organizational theory, 4) methodologies of organizational studies and policy

analysis, 5) leadership and management processes and functions, 6) policy

studies and politics of education, dan 7) moral and ethical dimensions of

schooling. Senada dengan pendapat di atas, The University Council for

Educational Administration (UCEA), sebagaimana dikutip oleh Donmoyer

dan Scheurich (1995:28) merekomendasikan enam domain kajian

administrasi pendidikan, yaitu 1) school improvement, 2)

organizational studies, 3) economic and financial dimensions of schooling, 4)

leadership and management process, 5) policy and political studies, 6) legal

and ethical dimensions of schooling.

3. Fungsi Administrasi Pendidikan di Sekolah

Jika dihubungkan dengan administrasi pendidikan maka bisa

diartikan bahwa hal ini merupakan upaya peningkatan

efektifitas unsur-unsur pendidikan untuk mencapai tujuan

pendidikan itu sendiri.

Fungsi administrasi pendidikan itu meliputi perencanaan,

pengorganisasian, pengawasan dan penilaian. Fungsi perencanaan

pendidikan merupakan fungsi yang sangat penting dari

administrasi karena fungsi ini memang berperan banyak dalam

hal memberi petunjuk pada pelaksanaan pendidikan, acuan untuk

memonitorkemajuan dan pelaksanaan program pendidikan kriteria

dalam penilaian untuk mengetahui ada tidaknya hambatan atau

bahkan penyimpangan dan dapat menjadi media inovasi.

Dalam perencanaan itu sendiri akan menjawab pertanyaan apa

yang harus dilakukan, bagaimana melakukannya, dimana dan siapa

yang melakukan hal itu. Dalam fungsi terkandung kegiatan

menetapkan tujuan, mengambil keputusan mengadakan peramalan

atau perkiraan, dan memprakarsai strategi pelaksanaan. Lalu

dapat dinyatakan perencanaan adalah menetapkan terlebih dahulu

tujuan yang akan dicapai dan alat untuk mencapai tujuan yang

telah ditetapkan itu.

Fungsi administrasi yang kedua adalah pengorganisasian, yang

berarti upaya membina dan memapankan hubungan antar kegiatan

dan faktor fisik yang harus dilakukan dan diperlukan,

mengkooordinasikan sumber yang ada, pimpinan mendesain

struktur formal bagi tugas dan hubungan kewenangan yang akan

menjamin efektifitas dalam pencapaian tujuan. Pengorganisasian

berurusan dengan pembagian jabatan yang harus dikerjakan,

penetapan kelompok pekerjaan, dan pemerataan tanggung jawab

dalam pekerjaan. Prinsip yang dianut dalam pengoorganisian

adalah pembagian kerja, rintangan, departemenisasi dan

otoritas atau wewenang. Fungsi lainnya dalam administrasi

pengawasan yang bisa diartikan menguji, memeriksa, pertikasi

dan mengecek segala sesuatu yang terjadi itu sesuai atau tidak

dengan rencana, instruksi yang dikeluarkan, dan prinsip yang

telah dimapankan. Pengawasan ini bersumber dari rencana dan

tujuan organisasi. Sedang penilaian berarti proses monitoring

kegiatan. Untuk menetapkan apakah satuan-satuan organisasi

telah berjalan secara efektif dalam mencapai tujuan, jika

belum tercapai dapat dilakukan perbaikan. Proses penilaian

meliputi pengukuran, perbandingan dan perbaikan.

Agar kegiatan dalam komponen administrasi pendidikan

dapat berjalan dengan baik dan mencapai tujuan,kegiatan

tersebut harus dikelola melalui suatu tahapan proses yang

merupakan daur (siklus). Adapun proses administrasi pendidikan

itu meliputi fungsi-fungsi perencanaan, pengorganisasian,

koordinasi, komunikasi, supervise kepegawaian dan pembiayaan

dan evaluasi. Semua fungsi tersebut satu sama lain bertalian

sangat erat. Untuk menadapat gambaran yang lebih jelas tentang

fungsi-fungsitersebut di bawah ini akan diuraikan secara lebih

rinci.

a. Perencanaan (Planning)

Perencanaan merupakan salah satu syarat mutlak bagi

setiap kegiatan administrasi. Tanpa

perencanaan,pelaksanaan suatu kegiatan akan mengalami

kesulitan dan bahkan kegagalan dalam mencapai tujuan yang

diinginkan. Perencanaan merupakan kegiatan yang harus

dilakukan pada permulaan dan selama kegiatan administrasi

itu berlangsung. Di dalam setiap perencanaan ada dua

faktor yang harus diperhatikan,yaitu faktor tujuan dan

faktor sarana, baik sarana personel maupun material.

Langkah-langkah dalam perencanaan meliputi hal-hal

sebagai berikut:

Menentukan dan merumuskan tujuan yang hendak dicapai

Meneliti masalah-masalah atau pekerjaan-pekerjaan

yang akan dilakukan

Mengumpulkan informasi-informasi yang diperlukan

Menentukan tahap-tahap dan rangkaian tindakan

Merumuskan bagaimana masalah-masalah itu akan

dipecahkan dan bagaimana pekerjaan-pekarjaan itu

akan diselesaikan

Syarat-syarat perencanaan

Dalam menyusun perencanaan syarat-syarat berikut perlu

diperhatikan:

Perencanaan harus didasrkan atas tujuan yang jelas

Bersifat sederhana, realistis dan praktis

Terinci, memuat segala uraian serta klarifikasi

kegiatan dan rangkaian tindakan sehingga mudah di

pedomani dan dijalankan

Memiliki fleksibilitas sehingga mudah disesuaikan

dengan kebutuhan serta kondisi dan situasi

sewaktu-waktu

Terdapat perimbangan antara bermacam-macam bidang

yang digarap dalam perencanaan itu, menurut

urgensinya masing-masing

Diusahakan adanya penghematan tenaga, biaya dan

waktu serta kemungkinan penggunaan sumber-sumber

daya dan dana yang tersedia sebaik-baiknya

Diusahakan agar sedapat mungkin tidak terjadi

adanya duplikasi pelaksanaan

Merencanakan berarti pula memikirkan tentang

penghematan tenaga, biaya dan waktu, juga

membatasi kesalahan-kesalahan yang mungkin terjadi

dan menghindari adanya duplikasi-duplikasi atau

tugas-tugas/pekerjaan rangkap yang dapat

menghambat jalannya penyelesaian.

Jadi, perencanaan sebagai suatu fungsi

administrasi pendidikan dapat disimpulkan sebagai

berikut:

“perencanaan (planning) adalah aktivitas

memikirkan dan memilih rangkaian tindakan-tindakan

yang tertuju pada tercapainya maksud-maksud dan

tujuan pedndidikan”.

b. Pengorganisasian (Organizing)

Pengorganisasian merupakan aktivitas menyusun dan

membentuk hubungan-hubungan kerja antara orang-orang

sehingga terwujud suatu kesatuan usaha dalam mencapai

tujuan-tujuan yang telah ditetapkan. Di dalam

pengorganisasian terdapatadanya pembagian tugas-tugas,

wewenang dan tanggung jawab secara terinci menurut

bidang-bidang dan bagian-bagian, sehingga dari situ dapat

terciptalah adanya hubungan-hubungan kerjasama yang

harmonis dan lancar menuju pencapaian tujuan yang telah

ditetapkan.

Pengorganisasian sebagai fungsi administrasi pendidikan

menjadi tugas utama bagi para pemimpin pendidikan

termasuk kepala sekolah. Kita mengetahui bahwa dalam

kegiatan sekolah sehari-sehari terdapat bermacam-macam

jenis pekerjaan yang memerlukan kecakapan dan

keterampilan dan tanggung jawab yang berbeda-beda.

Keragaman tugas dan pekerjaan semacam itu tidak mungkin

dilakukan dan dipikul sendiri oleh seoran pemimpin. Dalam

hal inilah terletak bagaimana kecakapan kepala sekolah

mengorganisasi guru-guru dan pegawai sekolah lainnya

dalam menjalankan tugasnya sehari-hari sehingga tercipta

adanya hubungan kerja sama yang harmonis dan lancar.

Yang perlu diperhatikan dalam pengorganisasian antara

lain ialah bahwa pembagian tugas, wewenang dan tanggung

jawab hendaknya disesuaikan dengan penglaman,bakat,

minat, pengetahuan dan kepribadian masing-masing prang

yang dikperlukan dalam menjalankan tugas-tugas tersebut.

Dengan demikian ,pengorganisasian sebagai salah satu

fungsi administrasi pendidikan dapat disimpulkan sebagai

berikut:

“pengorganisasian adalah aktivitas-aktivitas menyusun dan

membentuk hubungan-hubungan sehingga terwujudlah kesatuan

usaha dealam mencapai maksud-maksud dan tujuan-tujuan

pendidikan”.

c. Pengkoordinasian (Coordinating)

Adanya bermacam-macam tugas/pekerjaan yang dilakukan oleh

banyak orang, memerlukan adanya koordinasi dari seorang

pemimpin. Adanya koordinasi yang baik dapat menghindarkan

kemungkinan terjadinya persaingan yang tidak sehat dan

atau kesimpangsiuran dalam tindakan. Dengan adanya

koordinasi yang baik, semua bagian dcan personel dapat

bekerja sama menuju ke satu arah tujuan yang telah

ditetapkan.

Pengkoordinasian diartikan sebagai usaha untuk menyatu

padukan kegiatan dari berbagai individu agar kegiatan

mereka berjalan selaras dengan anggota dalam usaha

mencapai tujuan. Usaha pengkoordinasian dapat dilakukan

melalui berbagai cara,seperti: (a)melaksanakan penjelasan

singkat (briefing); (b)mengadakan rapat kerja; (c)

memberikan unjuk pelaksanaan dan petunjuk teknis, dan(d)

memberikan balikan tentang hasil suatu kegiatan.

(Soetjipto:137:2004)

Dengan demikian,koordinasi sebagai salah satu fungsi

administrasi pendidikan dapat disimpulkan sebagai

berikut:

“koordinasi adalah aktivitas membawa orang-orang,

material, pikiran-pkiran, teknik-teknik dan tujuan-tujuan

kedalam hubungan yang harmonis dan produktif dalam

mencapai suatu tujuan”.

d. Komunikasi

Dalam melaksanakan suatu program pendidikan, aktivitas

menyebarkan dan menyampaikan gagasan-gagasan dan maksud-

maksud ke seluruh struktur organisasi sanat penting.

Proses menyampaikan atau komunikasi ini meliputi lebih

dari pada sekedar menyalurkan pikiran-pikiran, gagasan-

gagasan dan maksud-maksud secara lisan atau tertulis.

Komunikasi secara lisan pada umumnya lebih mendatangkan

hasil dan pengertian yang jelas dari pada secara

tertulis. Demikian pula komunikasi yang dilakukan secara

informal dan secara formal mendatangkan hasil yang

berbeda pengaruh dan kejelasannya.

Menurut sifatnya, komunikasi ada dua macam yaitu

komunikasi bebas dan komunikasi terbatas. Dalam

komunikasi bebas, setiap anggota dapat berkomunikasi

dengan setiap anggota yang lain. sedangkan dalam

komunikasi terbatas, setiap anggota hanya dapat

berhubungan dengan beberapa anggota tertentu saja.

Dengan demikian, organisasi sebagai salah satu fungsi

administrasi pendidikan dapat disimpulkan sebagai

berikut:

“komunikasi dalam setiap bentuknya adalah suatu proses

yang hendak mempengaruhi sikap dan perbuatan orang-orang

dalam struktur organisasi”.

e. Supervisi

Setiap pelaksanaan program pendidikan memerlukan adanya

pengawasan atau supervisi. Pengawasan bertanggung jawab

tentang keefektifan program itu. Oleh karena itu,

supervise haruslah meneliti ada atau tidaknya kondisi-

kondisi yang akan memungkinkan tercapainya tujuan-tujuan

pendidikan.

Jadi, fungsi supervisi yang terpentig adalah:

1. menentukan kondisi-kondisi/syarat-syarat apakah yang

diperlukan

2. memenuhi/mengusahakan syarat-syarat yang diperlukan

itu.

Dengan demikian , supervisi sebagai salah satu fungsi

administrasi pendidikan dapat disimpulkan sebagai

berikut:

“supervise sebagai fungsi administrasi pendidikan berarti

aktivitas-aktivitas untuk menentukan

komdisi-kondisi/syarat-syarat yang esensial yang akan

menjamin tercapainya tujuan-tujuan pendidikan”.

f. Kepegawaian (Staffing)

Sama halnya dengan fungsi-fungsi administrasi pendidikan

yang telah diuraikan terdahulu kepegawaian merupakan

fungsi yang tidak kalah pentingnya. Agak berbeda dangan

fungsi-fungsi administrasi yang telah dibicarakan, dalam

kepegawaian yang menjadi titik penekanan ialah personal

itu sendiri. Aktivitas yang dilakukan di dalam

kepegawaian antara lain : menentukan, memilih,

menempatkan dan membimbing personel.

Sebenarnya fungsi kepegawaian ini sudah dijalankan sejak

penyusunan perencanaan dan pengorganisasian. Di dalam

pengorganisasian telah dipikirkan dan diusahakan agar

untuk personel-personel yang menduduki jabatan-jabatan

tertentu di dalam struktur organisasi itu dipilih dan di

angkat orang-orang yang memiliki kecakapan dan

kesanggupan yang sesuai dengan jabatan yang di pegangnya.

Dalam hal ini prinsip the right man in the right place

selalu di perhatikan.

g. Pembiayaan

Biaya/pambiayaan merupakan salah satu faktor yang sangat

penting dalam sebuah organisasi karena biaya ini sangat

menentukan bagi kelancaran jalannya sebuah organisasi,

tanpa biaya yang mencukupi tidak mungklin terjamin

kelancaran jalannya suatu organisasi.

Setiap kebutuhan organisasi, baik personel maupun

material, semua memerlukan adanya biaya., itulah sebabnya

masalah pembiayaan ini harus sudah mulai dipikirkan sejak

pembuatan planning sampai dengan pelaksanaannya.

Ada beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam fungsi

pembiayaan, antara lain:

1.perencanaan tentang berapa biaya yang diperlukan

2.darimana dan bagaimana biaya itu dapat

diperoleh/diusahakan

3.bagaimana penggunaanya

4.siapa yang akan melaksanakannya

5.bagaimana pembukuan dan pertangung jawabannya

6.bagaimana pengawasannya,dll.

h. Penilaian (Evaluating)

Evaluasi sebagai fungsi administrasi pendidikan adalah

aktivitas untuk meneliti dan mengetahui sampai di mana

pelaksanaan yang dilakukan di dalam proses keseluruhan

organisasi mencapai hasil sesuai denhan rencana atau

program yang telah di tetapkan dalam rangka pencapaian

tujuan pendidikan. Setiap kegiatan, baik yang dilakukan

oleh unsur pimpinan maupun oleh bawahan, memerlukan

adanya evaluasi.

Dengan mengetahui kesalahan-kesalahan atau kekurangan-

kekurangan serta kemacetan-kemacetan yang diperoleh dari

tindakan evaluasi itu, selanjutnya dapat diusahakan

bagaimana cara-cara memperbaikinya. (Purwanto:15-22:2007)

Secara lebih rinci maksud penilaian (evaluasi) adalah:

Memperoleh dasr bagi pertimbangan apakah pada akhir

suatu periode kerja, pekerjaan tersebut berhasil

Menjamin cara bekerja yang efektif dan efesien

Memperoleh fakta-fakta tentang kesukaran-kesukaran

dan untuk menghindari situasi yang dapat merusak

Memajukan kesanggupan para personel dalam

mengembangkan organisasi. (Soetjipto, 2004)

Perlu ditekankan disini bahwa fungsi-fungsi pokok

yang telah dibicarakan di atas satu sama lain sangat

erat hubungannya, dan kesemuanya merupakan suatu proses

keseluruhan yang tidak terpisahkan satu sama lain dan

merupakan rangkaian kegiatan yang kontinyu.

4. Tujuan Administrasi Pendidikan di Sekolah

Tujuan pendidikan perlu dibicarakan di sini karena alasansebagai berikut: a). tujuan pendidikan merupakan jabaran dari tujuan pendidikan nasional. Oleh karena itu, pemahaman tentanghubungan keduanya perlu dilakukan. b), tujuan pendidikan merupakan titik berangkat administrasi pendidikan pada jenjangsekolah, dan c), tujuan pendidikan itu juga merupakan tolak ukur keberhasilan kegiatan administrasi pendidikan di jenjang pendidikan itu.

Tujuan adminitstrasi pada umumnya adalah agar semua kegiatan mandukung tercapainya tujuan pendidikan atau dengan kata lain administrasi yang digunakan dalam dunia pendidikan diusahakan untuk mencapai tujuan pendidikan.Sergiovanni dan carver (1975) (dalam burhanuddin, 2005) menyebutkan empat tujuan administrasi yaitu:1.efektifitas produksi2.efesiensi3.kemampuan menyesuaikan diri (adaptivenes)

4.kepuasan kerjakeempat tujuan tersebut digunakan sebagai kriteria untuk menentukan keberhasilan dalam penyelenggaraan sekolah. Sebagaicontoh: sekolah mempinyai fungsi untuk mencapai efektivitas produksi, yaitu menghasilkan lulusan yang sesuai dengan tuntutan kurikulum. Dalam pencapaian tujuan tersebut harus dilakukan usaha seefisien mungkin, yaitu menggunakan kepuan dana, dan tenaga seminimal mungkin,tetapi memberikan hasil sebaik mungkin, sehingga lulusan tersebut dapat melanjutkan ketingkat berikutnya dan dapat menyesuaikan dirinya dengan lingkunganya yang barudan selanjutnya lulusan ini akan mencarikerja pada perusahaan yang memberikan kepuasan kerja kepada mereka.

5. Perlunya Administrasi Pendidikan di Sekolah

Administrasi sangat diperlukan bagi kelangsungan proses belajar mengajar dalam dunia pendidikan. Semua itu tidak lepasdari keaktifan orang-orang yang menguasai administrasi dalam sekolah. Orang sering menganggap enteng administrasi tersebut,padahal kalau administrasi dipegang sama orang-orang yang kurang terampil maka administrasi tersebut akan berantakan. Orang yang memegang administraasi adalah orang yang sudah terlatih dalam bidangnya (orang yang sudah mendapat ilmu/ pelatihan). Administrasi tidak hanya dalam hal keuangan saja tetapi juga dalam kerapian/ keteraturan kita dalam pembukuan. Administrasi tidak hanya dilakukan dalam waktu tertentu saja tetapi setiap hari secara kontinyu. Administrasi adalah upaya menjadikan kegiatan kerja sama antara guru dan karyawan agar proses belajar mengajar lebih efektif.

Administrasi pendidikan sangatlah penting dalam suatu lembaga pendidikan, karenma dengan maju mundurnya suatu sekolah atau perguruan tinggi juga bisa di nilai dari administrasinya.Yakni untuk menentukan maju mundurnya suatu instansi atau lembaga yang mereka garap, suatu sekolah dapat berjalan baik dan berarah jika setiap tahun sekolah itu menentukan dan merencanakan kebijakan yang akan dijalankan pada tahun itu.

Peran Guru Dalam Pengadministrasian

Dalam hubungannya dengan kegiatan pengadministrasian, seorang

guru dapat berperan sebagai berikut ;

Pengambilan inisiatif, pengarah, dan penilaian

kegiatan-kegiatan pendidikan.

Wakil masyarakat, yang berarti dalam lingkungan

sekolah guru menjadi anggota suatu masyarakat.

Orang yang ahli dalam mata pencaharian.

Penegak disipplin, guru harus menjaga agar tercapai

suatu disipplin.

Pelaksanan administrasi pendidikan, disamping menjadi

pengajar, gurupun beranggungjawab akan kelancaran

jalannya pendidikan dan ia harus mampu melaksanakan

kegiatan-kegiatan administrasi,

Pemimpin generasi muda, masa depan generasi muda

terletak ditangan guru,

Penerjemah kepada masyarakat, artiya guru beerperan

untuk menyampaikan segala perkembangan kemajuan

dunia sekitar kepada masyarakat, khususnya masalah-

masalah pendidikan

Tugas utama guru yaitu mengelola proses belajar-mengajar

dalam suatu lingkungan tertentu, yaitu sekolah. Sekolah

merupakan subsistem pendidikan nasional dan di samping

sekolah, sistem pendidikan nasional itu juga mempunyai

komponen-komponen lainnya. Guru harus memahami apa yang

terjadi dilingkungan kerjanya.

Di sekolah guru berada dalam kegiatan administrasi sekolah,

sekolah melaksanakan kegiatannya untuk menghasilkan lulusan

yang jumlah serta mutunya telah ditetapkan. Dalam lingkup

administrasi sekolah itu peranan guru amat penting. Dalam

menetapkan kebijaksanaan dan melaksanakan proses perencanaan,

pengorganisasian, pengarahan, pengkoordinasian, pembiayaan dan

penilaian kegiatan kurikulum, kesiswaan, sarana dan prasarana,

personalia sekolah, keuangan dan hubungan sekolah-masyarakat,

guru harus aktif memberikan sumbangan, baik pikiran maupun

tenaganya. Administrasi sekolah adalah pekerjaan yang sifatnya

kolaboratif, artinya pekerjaan yang didasarkan atas kerja

sama, dan bukan bersifat individual. Oleh karena itu, semua

personel sekolah termasuk guru harus terlibat.