Administrasi Pendidikan di Sekolah
1. Konsep Dasar Administrasi Pendidikan di Sekolah
Administrasi Pendidikan seringkali disalahartikan sebagaisemata-mata ketatausahaan pendidikan. Namun dari uraian berikut ini akan diketahui bahwa pengertian administrasi pendidikan adalah bukan sekedar itu. Mendefinisikan administrasi pendidikan tidak begitu mudah, karena ia menyangkut pengertian yang luas.
Administrasi dalam pengertian secara harfiah,kata “administrasi”berasl dari bahasa latin yang terdiri atas kata ad dan ministrare.kata ad mempunyai arti yang sama dengan katato dalam bahasa inggris yang berarti “ke”atau”kepada”.Dan kataministrare sam artinya dengan kata to serve atau to conduct yang berarti”melayani,membantu dan mengarahkan”.Dalam bahasa inggris to administer berarti pula”mengatur,memelihara dan mengarahkan”.
Pengertian administrasi atau manajemen banyak diungkap oleh para ahli administrasi pendidikan. Administrasi Pendidikan menurut Syarif (1976 :7) “segala usaha bersama untuk mendayagunakan sumber-sumber (personil maupun materiil) secara efektif dan efisien untuk menunjang tercapainya pendidikan. Menurut Syamsi (1985:10) “administrasi adalah seluruh kegiatan dalam setiap usaha kerjasama yang dilakukan oleh sekelompok atau lebih orang-orang secara bersama-sama dansimultan untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan”. Sedangkan menurut Soepardi (1988:7) “ administrasi adalah keseluruhan proses kegiatan-kegiatan kerja sama yang dilakukanoleh sekelompok atau lebih orang-orang secara bersama-sama dansimultan untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.
Pertama, Administrasi Pendidikan mempunyai pengertian kerja sama untuk mencapai tujuan pendidikan. Kedua, Administrasi Pendidikan mengadung pengertian proses untuk mencapai tujuan pendidikan. Ketiga, Administrasi Pendidikan dapat dilihat dengan kerangka berfikir sistem. Keempat, Administrasi Pendidikan juga dapat dilihat dari segi manajemen. Kelima, Adminisrtasi Pendidikan juga dapat dilihat dari segi kepemimpinan.
Administrasi pendidikan dalam pengertian secara luas adalah
segenap proses pengerahan dan pengintegrasian segala sesuatu
baik personel,spiritual maupun material yang bersangkut paut
dengan pencapaian tujuan pendidikan.
Jadi,didalam proses administrasi pendidikan segenap usaha
orang-orang yang terlibat didalam proses pencapaian tujuan
pendidikan itu diintegrasikan,diorganisasi dan dikoordinasi
secara efektif,dan semua materi yang di perlukan dan yang
telah ada dimanfaatkan secara efisien.
Dalam pengertian yang luas ini, istilah administrasi juga
dapat diartikan sebagai berikut:
“Administrasi adalah suatu kegiatan atau rangkaian kegiatan
yang berupa proses pengelolaan usaha kerjasama sekelompok
manusia yang tergabung dalam suatu organisasi untuk mencapai
tujuan bersama yang telah ditetapkan sebelumnya agar efektif
dan efisien”.
Dalam batasan tersebut di atas, makna administrasi dapat di
urai paling tidak menjadi lima pengertian pokok,yaitu:
Administrasi merupakan kegiatan manusia.
Rangkaian kegiatan itu merupakan suatu proses/pengelolaan
dari suatu kegiatan yang kompleks, oleh sebab itu
bersifat dinamis.
Proses itu dilakukan bersama oleh sekelompok manusia yang
tergabung dalam suatu organisasi.
Proses itu dilakukan dalam rangka mencapai suatu tujuan
yang telah ditetapkan sebelumnya.
Proses pengelolaan itu dilakukan agar tujuannya dapat
dicapai secara efektif dan efisien. (Tsauri, 2007)
Jadi kata”administrasi” secara harfiah dapat di artikan
sebagai suatu kegiatan atau usaha untuk
membantu,malayani,mengarahkan atau mengatur semua kegiatan
didalam mencapai suatu tujuan.(Purwanto, 2007)
Administrasi dalam pengertian yang sempit yaitu kegiatan
ketatausahaan yang intinya adalah kegiatan ruti catat-
mencatat,mendokumentasika kegiatan,menyelenggarakan surat-
menyurat dengan segala aspeknya serta mempersiapkan laporan.
Administrasi pendidikan dalam pengertian secara luas adalah
segenap proses pengerahan dan pengintegrasian segala sesuatu
baik personel,spiritual maupun material yang bersangkut paut
dengan pencapaian tujuan pendidikan.
Jadi,didalam proses administrasi pendidikan segenap usaha
orang-orang yang terlibat didalam proses pencapaian tujuan
pendidikan itu diintegrasikan,diorganisasi dan dikoordinasi
secara efektif,dan semua materi yang di perlukan dan yang
telah ada dimanfaatkan secara efisien.
Konsep Administrasi Pendidikan
a.Sistem Pendidikan Nasional
Sistem pendidikan nasional adalah alat satuan kegiatan dan
tujuan dalam mencapai cita-cita pendidikan nasional, yaitu
mencerdaskan kehidupan bangsa, dan mengembangkan manusia
Indonesia seutuhnya, yaitu manusia yang beriman bertaqwa
kepada Tuhan Yang Maha Esa dan berbudi pekerti luhur, memiliki
pengetahuan dan keterampilan, sehat jasmani dan rohani
memiliki kepribadian yang mantap dan mandiri, serta mempunyai
rasa tanggung jawab kemasyarakatan dan kebangsan (bunyi UU
Nomor 2 tahun 1989).
b.Sekolah sebagai bagian Sistem Pendidikan Nasional
Jenjang pendidikan terdiri atas pendidikan:
- Pendidikan dasar
- Pendidikan menengah
- Pendidikan tinggi
Pendidikan dasar merupakan pendidikan sembilan tahun terdiri
dari program pendidikan enam tahun di sekolah dasar dan
program pendidikan tiga tahun di sekolah lanjutan pertama
(PP Nomor 28 tahun 1990).
Di dalam Peraturan Pemerintah Republik Indonesia nomor 29
tahun 1990 tentang pendidikan menengah, pendidikan menengah
didefenisikan sebagai pendidikan yang diselenggarakan bagi
lulusan pendidikan dasar. Pendidikan menengah mempunyai
bentuk satuan pendidikan yang terdiri dari a) sekolah
menengah umum b) sekolah menengah kejuruan c) sekolah
menengah keagamaan d) sekolah menengah kedinasan e) sekolah
menengah luar biasa
2. Ruang Lingkup Administrasi Pendidikan di Sekolah
Administrasi pendidikan mempunyai ruang lingkup/bidang
garapan yang sangat luas. Secara lebih rinci ruang lingkup
adcministrasi pendidikan dapat diuraikan sebagai berikut:
a. Administrasi tatalaksana sekolah
Hal ini meliputi:
1. Organisasi dan struktur pegawai tata usaha
2. Otorosasi dan anggaran belanja keuangan sekolah
3. Masalah kepegawaian dan kesejahteraan personel sekolah
4. Masalah perlengkapan dan perbekalan
5. Keuangan dan pembukuannya
b. Administrasi personel guru dan pegawai sekolah
Hal ini meliputi:
1. Pengangkatan dan penempatan tenaga guru
2. Organisasi personel guru-guru
3. Masalah kepegawaian dan kesejahteraan guru
4. Rencana orientasi bagi tenaga guru yang baru
5.Inservice training dan up-grading guru-guru
c. Administrasi peserta didik
Hal ini meliputi:
1.Organisasi dan perkumpulan peserta didik
2.Masalah kesehatan dan kesejahteraan peserta didik
3.Penilaian dan pengukuran kemajuan peserta didik
4. Bimbingan dan penyuluhan bagi peserta didik (guidance and
counseling)
d. Supervisi pengajaran
Hal ini meliputi:
Usaha membangkitkan dan merangsang semangat guru-guru
dan pegawai tata usaha dalam menjalankan tugasnya
masing-masing sebaik-baiknya.
Usaha mengembangkan, mencari, menggunakan metode-metode
baru dalam mengajar dan belajar yang lebih baik.
Mengusahakan cara-cara menilai hasil-hasil pendidikan
dan pengajaran.
e. Pelaksanaan dan pembinaan kurikulum
Hal ini meliputi:
Mempedomani dan merealisasikan apa yang tercantum di
dalam kurikulum sekolah yang bersangkutan dalam usaha
mencapai dasar-dasar dan tujuan pendidikan dan
pengajaran.
Menyusun dan melaksanakan organisasi kurikulum beserta
materi-materi, sumber-sumber dan metode-metode
pelaksanaannya, sesuai dengan pembaharuan pendidikan
dan pengajaran serta kebutuhan masyarakat dan
lingkungan sekolah.
Kurikulum bukanlah merupakan sesuatu yang harus diikuti
dan dituruti begitu saja dengan mutlak tanpa ada
perubahan dan penyimpangan sedikitpun. Kurikulum
merupakan pedoman bagi para guru dalam menjalankan
tugasnya.
f. Pendirian dan perencanaan bangunan sekolah
Hal ini meliputi:
Cara memilih letak dan menentukan luas tanah yang
dibutuhkan.
Mengusahakan, merencanakan dan menggunakan biaya
pendirian gedung sekolah.
Menentukan jumlah dan luas ruangan-ruangan kelas, kantor,
gudang, asrama, lapangan olah raga dan sebagainya.
Cara-cara penggunaan gedung sekolah dan fasilitas-
fasilitas lainnya yang efektif dan produktif, serta
pemeliharaannya secara kontinyu.
Alat-alat perlengkapan sekolah dan alat-alat pelajaran
yang dibutuhkan.
g. Hubungan sekolah dengan masyarakat
Hal ini mencakup hubungan sekolah dengan sekolah-sekolah lain,
hubungan sekolah dengan instansi-instansi dan jawsatan-jawatan
lain dan hubungan sekolah dengan masyarfakat pada umumnya.
Hendaknya semua hubungan itu merupakan hubungan kerjasama yang
bersifat pedagogis, sosiologis dan produktif yang dapat
mendatangkan keuntungan dan perbaikan serta kemajuan bagi
kedua belah pihak.
Dari apa yang telah diuraikan di atas, ruang lingkup yang
tercakup di dalam administrasi pendidikan dapat dikelompokkan
sebagai berikut:
Administrasi material, yaitu kegiatan administrasi
menyangkut bidang-bidang materi/benda-benda seperti:
ketatausahaan sekolah, administrasi keuangan, dan lain-
lain.
Administrasi personel, mencakup didalamnya administrasi
personel guru dan pegawai sekolah, dan juga administrasi
peserta didik.
Administrasi kurikulum, yang mencakup didalamnya
penyusunan kurikulum, pembinaan kurikulum, pelaksanaan
kurikulum, seperti pembagian tugas mengajar kepada guru-
guru, penyusunan silabus dan sebagainya. (Tsauri, 2007)
Prinsip-prinsip Administrasi Pendidikan
Prinsip merupakan sesuatu yang di buat sebagai pegangan untuk
mencapai tujuan yang telah ditetapkan.Diantara prinsip-prinsip
administrasi pendidikan antara lain:
Adanya sumber daya manusia (SDM) atau sekelompokmanusia
(sedikitnya dua orang) untuk ditata.
Adanya tiugas/fungsi yang harus dilaksanakn maksudnya ada
sebuah kerjasama dari sekelompok orang.
Adanya penataan/pengaturan dari kerjasama tersebut.
Adanya non manusia seperti peralatan dan perlengkapan
yang diperlukan dan yang harus ditata.
Adanya tujuan yang hendak di capai bersama dari kerjasama
tersebut. (Purwanto,2007)
Ada sebuah prinsip-prinsip administrasi yang menyinggung
organisasi, diantara prinsip-prinsip tersebut adalah:
Memiliki tujuan yang jelas
Tiap anggota dapat memahami dan menerima tujuan tersebut
Adanya kesatuan arah sehingga dapat menimbulkan kesatuan
tindakan dan pikiran
Adanya kesatuan perintah (Unity of command); para bawahan
hanya mempunyai seorang atasan langsung dari padanya
menerima perintah atau bimbingan dan kepada siapa ia
harus mempertanggung jawabkan hasil pekerjaannya.
Koordinasi tentang wewenang dan tanggung jawab, maksudnya
ada keseimbangan antara wewenang dan tanggung jawab
masing-masing anggota
Adanya pembagian tugas atau pekerjaan yang sesuai dengan
kemampuan, keahlian dan bakat masing-masing, sehingga
dapat menimbulkan kerjasama yang harmonis dan kooperatif.
(Tsauri, 2007)
Lembaga pendidikan seperti organisasi sekolah merupakan
kerangka kelembagaan dimana administrasi pendidikan dapat
berperan dalam mengelola organisasi untuk mencapai tujuan yang
telah ditetapkan. Dilihat dari tingkatan-tingkatan suatu
organisasi dalam hal ini sekolah, administrasi pendidikan
dapat dilihat dalam tiga tingkatan yaitu tingkatan institusi
(Institutional level), tingkatan manajerial (managerial level), dan
tingkatan teknis (technical level) (Murphy dan Louis, 1999).
Tingkatan institusi berkaitan dengan hubungan antara lembaga
pendidikan (sekolah) dengan lingkungan eksternal, tingkatan
manajerial berkaitan dengan kepemimpinan, dan organisasi
lembaga (sekolah), dan tingkatan teknis berkaitan dengan
proses pembelajaran. Dengan demikian manajemen pendidikan
dalam konteks kelembagaan pendidikan mempunyai cakupan yang
luas, disamping itu bidang-bidang yang harus ditanganinya juga
cukup banyak dan kompleks dari mulai sumberdaya fisik,
keuangan, dan manusia yang terlibat dalam kegiatan proses
pendidikan di sekolah
Menurut Consortium on Renewing Education (Murphy dan Louis, ed.
1999:515) Sekolah (lembaga pendidikan) mempunyai lima bentuk
modal yang perlu dikelola untuk keberhasilan pendidikan
yaitu :
1. Integrative capital
2. Human capital
3. Financial capital
4. Social capital
5. Political capital
modal integratif adalah modal yang berkaitan dengan
pengintegrasian empat modal lainnya untuk dapat dimanfaatkan
bagi pencapaian program/tujuan pendidikan, modal manusia adalah
sumberdaya manusia yang kemampuan untuk menggunakan
pengetahuan bagi kepentingan proses pendidikan/pembelajaran,
modal keuangan adalah dana yang diperlukan untuk menjalankan dan
memperbaiki proses pendidikan, modal sosial adalah ikatan
kepercayaan dan kebiasaan yang menggambarkan sekolah sebagai
komunitas, dan modal politik adalah dasar otoritas legal yang
dimiliki untuk melakukan proses pendidikan/pembelajaran.
Dengan pemahaman sebagaimana dikemukakan di atas, nampak
bahwa salah satu fungsi penting dari manajemen pendidikan
adalah berkaitan dengan proses pembelajaran, hal ini mencakup
dari mulai aspek persiapan sampai dengan evaluasi untuk
melihat kualitas dari suatu proses tersebut, dalam hubungan
ini Sekolah sebagai suatu lembaga pendidikan yang melakukan
kegiatan/proses pembelajaran jelas perlu mengelola kegiatan
tersebut dengan baik karena proses belajar mengajar ini
merupakan kegiatan utama dari suatu sekolah (Hoy dan Miskel
2001). Dengan demikian nampak bahwa Guru sebagai tenaga
pendidik merupakan faktor penting dalam manajemen pendidikan,
sebab inti dari proses pendidikan di sekolah pada dasarnya
adalah guru, karena keterlibatannya yang langsung pada
kegiatan pembelajaran di kelas. Oleh karena itu Manajemen
Sumber Daya Manusia Pendidik dalam suatu lembaga pendidikan
akan menentukan bagaimana kontribusinya bagi pencapaian
tujuan, dan kinerja guru merupakan sesuatu yang harus mendapat
perhatian dari fihak manajemen pendidikan di sekolah agar
dapat terus berkembang dan meningkat kompetensinya dan dengan
peningkatan tersebut kinerja merekapun akan meningkat,
sehingga akan memberikan berpengaruh pada peningkatan kualitas
pendidikan sejalan dengan tuntutan perkembangan global dewasa
ini.
Sagala (2005:19) menjelaskan cakupan administrasi
pendidikan tidak hanya sekedar administrasi sekolah atau
administrasi pembelajaran. Pandangan demikian adalah pandangan
yang sempit. Administrasi pendidikan lebih luas dari itu,
meskipun muara semua kebijakannya adalah sekolah atau satuan
pendidikan pada semua jenjang dan jenis. Jadi administrasi
pendidikan ada pada tataran pengambil kebijakan dan pada
tataran satuan pendidikan. Administrasi pendidikan pada
tataran pemerintah baik pusat maupun daerah berkaitan dengan
anggaran pendidikan, standar kurikulum, standar ketenagaan,
akreditasi sekolah, dan pelayanan kebutuhan sekolah sebagai
pendidikan formal maupun pendidikan non formal yaitu
pendidikan luar sekolah serta pendidikan kedinasan.
Administrasi pendidikan pada satuan pendidikan berkaitan
dengan penerapan teori-teori pendidikan dalam pelayanan
belajar, teknik-teknik konseling belajar, manajemen sekolah,
dan semua kegiatan yang mendukung dan memperlancar aktivitas-
aktivitas satuan pendidikan untuk mencapai tujuan.
Berdasarkan substansinya, administrasi pendidikan menurut
Sutisna (1989:36) dapat ditinjau dari dua pendekatan, yaitu
pendekatan tugas dan pendekatan proses. Fokus pendekatan tugas
dalam administrasi pendidikan menjawab pertanyaan apa yang
harus dikerjakan oleh administrator. Studi yang dilakukan oleh
Universitas OHIO, sebagaimana dilaporkan Ramseyer et.al.
(1955) dalam Sutisna (1989:36-37) berhasil mengidentifikasi 9
kegiatan administrator, yaitu 1) menentukan tujuan-tujuan, 2)
membuat kebijaksanaan, 3) menentukan peranan-peranan, 4)
mengkoordinasikan fungsi-fungsi administratif, 5) menaksir
efektivitas, 6) bekerja dengan kepemimpinan masyarakat untuk
meningkatkan perbaikan dalam pendidikan, 7) menggunakan
sumber-sumber pendidikan dari masyarakat, 8) melibatkan orang-
orang, dan 9) melakukan komunikasi. Fokus pendekatan proses
dalam administrasi pendidikan menjawab pertanyaan bagaimana
administrator melakukan kegiatannya. Sears (1950) sebagaimana
dikutip Said (1988:74) mengemukakan bahwa pendekatan proses
dalam administrasi pendidikan merupakan satu kesatuan yang
terdiri atas lima unsur, yaitu 1) perencanaan,
pengorganisasian, direksi, koordinasi, dan pengontrolan.
Dasuqi dan Somantri (1992:12-16) mengemukakan proses
administrasi pendidikan meliputi: 1) membuat keputusan, 2)
merencanakan, 3) mengorganisasikan, 4) mengkomunikasikan, 5)
mengkoordinasikan, 6) mengawasi, dan 7) menilai. Morphet
et.al. (1974:145) mengemukakan proses administrasi pendidikan
terdiri atas tujuh komponen, yaitu 1) decision making, 2)
planning, 3) organizing, 4) communicating, 5) influencing, 6)
coordinating, dan 7) evaluating.
Ruang lingkup administrasi dapat pula ditinjau dari
bidang garapannya. Daryanto (1998:26) mengelompokkan ruang
lingkup administrasi pendidikan menjadi tiga bidang garapan,
yaitu: 1) bidang administrasi material, 2) bidang administrasi
personal, dan 3) bidang administrasi kurikulum. Dasuqi dan
Somantri (1992:16-20) mengemukakan administrasi pendidikan
dalam operasionalnya memiliki bidang garapan sebagai berikut:
1) program pendidikan, 2) murid atau peserta didik, 3)
personil lembaga pendidikan, 4) kantor dan fasilitas lembaga
pendidikan, 5) keuangan lembaga pendidikan, 6) pelayanan
bantuan lembaga pendidikan, 7) hubungan lembaga dan
masyarakat.
Hoy dan Miskel (2001) menjelaskan ruang lingkup materi
kajian administrasi pendidikan.bersumber dari pemikiran bawa
sekolah merupakan suatu sistem sosial. Sekolah sebagai sistem
sosial memiliki empat elemen atau subsistem penting, yaitu
struktur, individu, budaya, dan politik. Perilaku organisasi
merupakan fungsi dari interaksi elemen-elemen ini dalam
konteks pengajaran dan pembelajaran. Lingkungan juga merupakan
aspek penting dari kehidupan organisasi; lingkungan tidak
hanya menyediakan sumber bagi sistem tersebut tetapi juga
menyediakan kendala dan peluang lainnya.Hoy dan Miskel (2001)
mengajukan Model Sistem Sosial untuk Sekolah seperti tampak
pada gambar berikut.
Gambar 2
Sekolah sebagai Sistem Sosial
Berdasarkan gambar 2, jika sekolah harus menjadi lembaga
pembelajaran yang efektif, sekolah harus mencari cara untuk
menciptakan struktur yang secara terus-menerus mendukung
pembelajaran dan pengajaran dan memperkaya adaptasi
organisasi; mengembangkan budaya dan iklim organisasi yang
terbuka, dan kolaboratif; menarik individu yang mandiri,
efektif, dan terbuka terhadap perubahan; dan mencegah politik
yang kotor dan tak-legal dari penyalahgunaan aktivitas
pengajaran dan pembelajaran yang legal. Kepemimpinan
transformasional, komunikasi yang terbuka dan terus-menerus,
dan pembuatan keputusan bersama merupakan mekanisme yang
hendaknya mampu meningkatkan pembelajaran keorganisasian di
sekolah. Tantangannya adalah tidak hanya menciptakan sekolah
yang memiliki kemampuan untuk menjawab secara efektif masalah-
masalah kontemporer saja tetapi juga pada isu-isu yang baru
muncul mengenai efektivitas sekolah.
Dapat disimpulkan, menurut Hoy dan Miskel (2001) ruang
lingkup materi kajian administrasi pendidikan meliputi: 1)
poses belajar mengajar, 2) struktur sekolah, 3) individu, 4)
budaya dan iklim sekolah, 5) kekuasaan dan politik di sekolah,
5) lingkungan eksternal sekolah, 6) efektivitas dan kualitas
sekolah, 7) pembuatan keputusan, 8) komunikasi, 9)
kepemimpinan.
Lunenburg dan Ornstein (2003) mengemukakan ruang lingkup
administrasi meliputi 1) culture, 2) change, 3) curriculum, 4)
human resources administration, 5) diversity, 6) effective teaching strategies,
dan 7) supervision of instruction. Donmoyer dan Scheurich, (1995:28)
mengutip pendapat National Policy Board of Educational Administration
(1989,5-7) mengemukakan terdapat tujuh area kajian dalam
administrasi pendidikan, yaitu 1) societal and cultural influence on
schooling, 2) teaching and learning processes and school improvement, 3)
organizational theory, 4) methodologies of organizational studies and policy
analysis, 5) leadership and management processes and functions, 6) policy
studies and politics of education, dan 7) moral and ethical dimensions of
schooling. Senada dengan pendapat di atas, The University Council for
Educational Administration (UCEA), sebagaimana dikutip oleh Donmoyer
dan Scheurich (1995:28) merekomendasikan enam domain kajian
administrasi pendidikan, yaitu 1) school improvement, 2)
organizational studies, 3) economic and financial dimensions of schooling, 4)
leadership and management process, 5) policy and political studies, 6) legal
and ethical dimensions of schooling.
3. Fungsi Administrasi Pendidikan di Sekolah
Jika dihubungkan dengan administrasi pendidikan maka bisa
diartikan bahwa hal ini merupakan upaya peningkatan
efektifitas unsur-unsur pendidikan untuk mencapai tujuan
pendidikan itu sendiri.
Fungsi administrasi pendidikan itu meliputi perencanaan,
pengorganisasian, pengawasan dan penilaian. Fungsi perencanaan
pendidikan merupakan fungsi yang sangat penting dari
administrasi karena fungsi ini memang berperan banyak dalam
hal memberi petunjuk pada pelaksanaan pendidikan, acuan untuk
memonitorkemajuan dan pelaksanaan program pendidikan kriteria
dalam penilaian untuk mengetahui ada tidaknya hambatan atau
bahkan penyimpangan dan dapat menjadi media inovasi.
Dalam perencanaan itu sendiri akan menjawab pertanyaan apa
yang harus dilakukan, bagaimana melakukannya, dimana dan siapa
yang melakukan hal itu. Dalam fungsi terkandung kegiatan
menetapkan tujuan, mengambil keputusan mengadakan peramalan
atau perkiraan, dan memprakarsai strategi pelaksanaan. Lalu
dapat dinyatakan perencanaan adalah menetapkan terlebih dahulu
tujuan yang akan dicapai dan alat untuk mencapai tujuan yang
telah ditetapkan itu.
Fungsi administrasi yang kedua adalah pengorganisasian, yang
berarti upaya membina dan memapankan hubungan antar kegiatan
dan faktor fisik yang harus dilakukan dan diperlukan,
mengkooordinasikan sumber yang ada, pimpinan mendesain
struktur formal bagi tugas dan hubungan kewenangan yang akan
menjamin efektifitas dalam pencapaian tujuan. Pengorganisasian
berurusan dengan pembagian jabatan yang harus dikerjakan,
penetapan kelompok pekerjaan, dan pemerataan tanggung jawab
dalam pekerjaan. Prinsip yang dianut dalam pengoorganisian
adalah pembagian kerja, rintangan, departemenisasi dan
otoritas atau wewenang. Fungsi lainnya dalam administrasi
pengawasan yang bisa diartikan menguji, memeriksa, pertikasi
dan mengecek segala sesuatu yang terjadi itu sesuai atau tidak
dengan rencana, instruksi yang dikeluarkan, dan prinsip yang
telah dimapankan. Pengawasan ini bersumber dari rencana dan
tujuan organisasi. Sedang penilaian berarti proses monitoring
kegiatan. Untuk menetapkan apakah satuan-satuan organisasi
telah berjalan secara efektif dalam mencapai tujuan, jika
belum tercapai dapat dilakukan perbaikan. Proses penilaian
meliputi pengukuran, perbandingan dan perbaikan.
Agar kegiatan dalam komponen administrasi pendidikan
dapat berjalan dengan baik dan mencapai tujuan,kegiatan
tersebut harus dikelola melalui suatu tahapan proses yang
merupakan daur (siklus). Adapun proses administrasi pendidikan
itu meliputi fungsi-fungsi perencanaan, pengorganisasian,
koordinasi, komunikasi, supervise kepegawaian dan pembiayaan
dan evaluasi. Semua fungsi tersebut satu sama lain bertalian
sangat erat. Untuk menadapat gambaran yang lebih jelas tentang
fungsi-fungsitersebut di bawah ini akan diuraikan secara lebih
rinci.
a. Perencanaan (Planning)
Perencanaan merupakan salah satu syarat mutlak bagi
setiap kegiatan administrasi. Tanpa
perencanaan,pelaksanaan suatu kegiatan akan mengalami
kesulitan dan bahkan kegagalan dalam mencapai tujuan yang
diinginkan. Perencanaan merupakan kegiatan yang harus
dilakukan pada permulaan dan selama kegiatan administrasi
itu berlangsung. Di dalam setiap perencanaan ada dua
faktor yang harus diperhatikan,yaitu faktor tujuan dan
faktor sarana, baik sarana personel maupun material.
Langkah-langkah dalam perencanaan meliputi hal-hal
sebagai berikut:
Menentukan dan merumuskan tujuan yang hendak dicapai
Meneliti masalah-masalah atau pekerjaan-pekerjaan
yang akan dilakukan
Mengumpulkan informasi-informasi yang diperlukan
Menentukan tahap-tahap dan rangkaian tindakan
Merumuskan bagaimana masalah-masalah itu akan
dipecahkan dan bagaimana pekerjaan-pekarjaan itu
akan diselesaikan
Syarat-syarat perencanaan
Dalam menyusun perencanaan syarat-syarat berikut perlu
diperhatikan:
Perencanaan harus didasrkan atas tujuan yang jelas
Bersifat sederhana, realistis dan praktis
Terinci, memuat segala uraian serta klarifikasi
kegiatan dan rangkaian tindakan sehingga mudah di
pedomani dan dijalankan
Memiliki fleksibilitas sehingga mudah disesuaikan
dengan kebutuhan serta kondisi dan situasi
sewaktu-waktu
Terdapat perimbangan antara bermacam-macam bidang
yang digarap dalam perencanaan itu, menurut
urgensinya masing-masing
Diusahakan adanya penghematan tenaga, biaya dan
waktu serta kemungkinan penggunaan sumber-sumber
daya dan dana yang tersedia sebaik-baiknya
Diusahakan agar sedapat mungkin tidak terjadi
adanya duplikasi pelaksanaan
Merencanakan berarti pula memikirkan tentang
penghematan tenaga, biaya dan waktu, juga
membatasi kesalahan-kesalahan yang mungkin terjadi
dan menghindari adanya duplikasi-duplikasi atau
tugas-tugas/pekerjaan rangkap yang dapat
menghambat jalannya penyelesaian.
Jadi, perencanaan sebagai suatu fungsi
administrasi pendidikan dapat disimpulkan sebagai
berikut:
“perencanaan (planning) adalah aktivitas
memikirkan dan memilih rangkaian tindakan-tindakan
yang tertuju pada tercapainya maksud-maksud dan
tujuan pedndidikan”.
b. Pengorganisasian (Organizing)
Pengorganisasian merupakan aktivitas menyusun dan
membentuk hubungan-hubungan kerja antara orang-orang
sehingga terwujud suatu kesatuan usaha dalam mencapai
tujuan-tujuan yang telah ditetapkan. Di dalam
pengorganisasian terdapatadanya pembagian tugas-tugas,
wewenang dan tanggung jawab secara terinci menurut
bidang-bidang dan bagian-bagian, sehingga dari situ dapat
terciptalah adanya hubungan-hubungan kerjasama yang
harmonis dan lancar menuju pencapaian tujuan yang telah
ditetapkan.
Pengorganisasian sebagai fungsi administrasi pendidikan
menjadi tugas utama bagi para pemimpin pendidikan
termasuk kepala sekolah. Kita mengetahui bahwa dalam
kegiatan sekolah sehari-sehari terdapat bermacam-macam
jenis pekerjaan yang memerlukan kecakapan dan
keterampilan dan tanggung jawab yang berbeda-beda.
Keragaman tugas dan pekerjaan semacam itu tidak mungkin
dilakukan dan dipikul sendiri oleh seoran pemimpin. Dalam
hal inilah terletak bagaimana kecakapan kepala sekolah
mengorganisasi guru-guru dan pegawai sekolah lainnya
dalam menjalankan tugasnya sehari-hari sehingga tercipta
adanya hubungan kerja sama yang harmonis dan lancar.
Yang perlu diperhatikan dalam pengorganisasian antara
lain ialah bahwa pembagian tugas, wewenang dan tanggung
jawab hendaknya disesuaikan dengan penglaman,bakat,
minat, pengetahuan dan kepribadian masing-masing prang
yang dikperlukan dalam menjalankan tugas-tugas tersebut.
Dengan demikian ,pengorganisasian sebagai salah satu
fungsi administrasi pendidikan dapat disimpulkan sebagai
berikut:
“pengorganisasian adalah aktivitas-aktivitas menyusun dan
membentuk hubungan-hubungan sehingga terwujudlah kesatuan
usaha dealam mencapai maksud-maksud dan tujuan-tujuan
pendidikan”.
c. Pengkoordinasian (Coordinating)
Adanya bermacam-macam tugas/pekerjaan yang dilakukan oleh
banyak orang, memerlukan adanya koordinasi dari seorang
pemimpin. Adanya koordinasi yang baik dapat menghindarkan
kemungkinan terjadinya persaingan yang tidak sehat dan
atau kesimpangsiuran dalam tindakan. Dengan adanya
koordinasi yang baik, semua bagian dcan personel dapat
bekerja sama menuju ke satu arah tujuan yang telah
ditetapkan.
Pengkoordinasian diartikan sebagai usaha untuk menyatu
padukan kegiatan dari berbagai individu agar kegiatan
mereka berjalan selaras dengan anggota dalam usaha
mencapai tujuan. Usaha pengkoordinasian dapat dilakukan
melalui berbagai cara,seperti: (a)melaksanakan penjelasan
singkat (briefing); (b)mengadakan rapat kerja; (c)
memberikan unjuk pelaksanaan dan petunjuk teknis, dan(d)
memberikan balikan tentang hasil suatu kegiatan.
(Soetjipto:137:2004)
Dengan demikian,koordinasi sebagai salah satu fungsi
administrasi pendidikan dapat disimpulkan sebagai
berikut:
“koordinasi adalah aktivitas membawa orang-orang,
material, pikiran-pkiran, teknik-teknik dan tujuan-tujuan
kedalam hubungan yang harmonis dan produktif dalam
mencapai suatu tujuan”.
d. Komunikasi
Dalam melaksanakan suatu program pendidikan, aktivitas
menyebarkan dan menyampaikan gagasan-gagasan dan maksud-
maksud ke seluruh struktur organisasi sanat penting.
Proses menyampaikan atau komunikasi ini meliputi lebih
dari pada sekedar menyalurkan pikiran-pikiran, gagasan-
gagasan dan maksud-maksud secara lisan atau tertulis.
Komunikasi secara lisan pada umumnya lebih mendatangkan
hasil dan pengertian yang jelas dari pada secara
tertulis. Demikian pula komunikasi yang dilakukan secara
informal dan secara formal mendatangkan hasil yang
berbeda pengaruh dan kejelasannya.
Menurut sifatnya, komunikasi ada dua macam yaitu
komunikasi bebas dan komunikasi terbatas. Dalam
komunikasi bebas, setiap anggota dapat berkomunikasi
dengan setiap anggota yang lain. sedangkan dalam
komunikasi terbatas, setiap anggota hanya dapat
berhubungan dengan beberapa anggota tertentu saja.
Dengan demikian, organisasi sebagai salah satu fungsi
administrasi pendidikan dapat disimpulkan sebagai
berikut:
“komunikasi dalam setiap bentuknya adalah suatu proses
yang hendak mempengaruhi sikap dan perbuatan orang-orang
dalam struktur organisasi”.
e. Supervisi
Setiap pelaksanaan program pendidikan memerlukan adanya
pengawasan atau supervisi. Pengawasan bertanggung jawab
tentang keefektifan program itu. Oleh karena itu,
supervise haruslah meneliti ada atau tidaknya kondisi-
kondisi yang akan memungkinkan tercapainya tujuan-tujuan
pendidikan.
Jadi, fungsi supervisi yang terpentig adalah:
1. menentukan kondisi-kondisi/syarat-syarat apakah yang
diperlukan
2. memenuhi/mengusahakan syarat-syarat yang diperlukan
itu.
Dengan demikian , supervisi sebagai salah satu fungsi
administrasi pendidikan dapat disimpulkan sebagai
berikut:
“supervise sebagai fungsi administrasi pendidikan berarti
aktivitas-aktivitas untuk menentukan
komdisi-kondisi/syarat-syarat yang esensial yang akan
menjamin tercapainya tujuan-tujuan pendidikan”.
f. Kepegawaian (Staffing)
Sama halnya dengan fungsi-fungsi administrasi pendidikan
yang telah diuraikan terdahulu kepegawaian merupakan
fungsi yang tidak kalah pentingnya. Agak berbeda dangan
fungsi-fungsi administrasi yang telah dibicarakan, dalam
kepegawaian yang menjadi titik penekanan ialah personal
itu sendiri. Aktivitas yang dilakukan di dalam
kepegawaian antara lain : menentukan, memilih,
menempatkan dan membimbing personel.
Sebenarnya fungsi kepegawaian ini sudah dijalankan sejak
penyusunan perencanaan dan pengorganisasian. Di dalam
pengorganisasian telah dipikirkan dan diusahakan agar
untuk personel-personel yang menduduki jabatan-jabatan
tertentu di dalam struktur organisasi itu dipilih dan di
angkat orang-orang yang memiliki kecakapan dan
kesanggupan yang sesuai dengan jabatan yang di pegangnya.
Dalam hal ini prinsip the right man in the right place
selalu di perhatikan.
g. Pembiayaan
Biaya/pambiayaan merupakan salah satu faktor yang sangat
penting dalam sebuah organisasi karena biaya ini sangat
menentukan bagi kelancaran jalannya sebuah organisasi,
tanpa biaya yang mencukupi tidak mungklin terjamin
kelancaran jalannya suatu organisasi.
Setiap kebutuhan organisasi, baik personel maupun
material, semua memerlukan adanya biaya., itulah sebabnya
masalah pembiayaan ini harus sudah mulai dipikirkan sejak
pembuatan planning sampai dengan pelaksanaannya.
Ada beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam fungsi
pembiayaan, antara lain:
1.perencanaan tentang berapa biaya yang diperlukan
2.darimana dan bagaimana biaya itu dapat
diperoleh/diusahakan
3.bagaimana penggunaanya
4.siapa yang akan melaksanakannya
5.bagaimana pembukuan dan pertangung jawabannya
6.bagaimana pengawasannya,dll.
h. Penilaian (Evaluating)
Evaluasi sebagai fungsi administrasi pendidikan adalah
aktivitas untuk meneliti dan mengetahui sampai di mana
pelaksanaan yang dilakukan di dalam proses keseluruhan
organisasi mencapai hasil sesuai denhan rencana atau
program yang telah di tetapkan dalam rangka pencapaian
tujuan pendidikan. Setiap kegiatan, baik yang dilakukan
oleh unsur pimpinan maupun oleh bawahan, memerlukan
adanya evaluasi.
Dengan mengetahui kesalahan-kesalahan atau kekurangan-
kekurangan serta kemacetan-kemacetan yang diperoleh dari
tindakan evaluasi itu, selanjutnya dapat diusahakan
bagaimana cara-cara memperbaikinya. (Purwanto:15-22:2007)
Secara lebih rinci maksud penilaian (evaluasi) adalah:
Memperoleh dasr bagi pertimbangan apakah pada akhir
suatu periode kerja, pekerjaan tersebut berhasil
Menjamin cara bekerja yang efektif dan efesien
Memperoleh fakta-fakta tentang kesukaran-kesukaran
dan untuk menghindari situasi yang dapat merusak
Memajukan kesanggupan para personel dalam
mengembangkan organisasi. (Soetjipto, 2004)
Perlu ditekankan disini bahwa fungsi-fungsi pokok
yang telah dibicarakan di atas satu sama lain sangat
erat hubungannya, dan kesemuanya merupakan suatu proses
keseluruhan yang tidak terpisahkan satu sama lain dan
merupakan rangkaian kegiatan yang kontinyu.
4. Tujuan Administrasi Pendidikan di Sekolah
Tujuan pendidikan perlu dibicarakan di sini karena alasansebagai berikut: a). tujuan pendidikan merupakan jabaran dari tujuan pendidikan nasional. Oleh karena itu, pemahaman tentanghubungan keduanya perlu dilakukan. b), tujuan pendidikan merupakan titik berangkat administrasi pendidikan pada jenjangsekolah, dan c), tujuan pendidikan itu juga merupakan tolak ukur keberhasilan kegiatan administrasi pendidikan di jenjang pendidikan itu.
Tujuan adminitstrasi pada umumnya adalah agar semua kegiatan mandukung tercapainya tujuan pendidikan atau dengan kata lain administrasi yang digunakan dalam dunia pendidikan diusahakan untuk mencapai tujuan pendidikan.Sergiovanni dan carver (1975) (dalam burhanuddin, 2005) menyebutkan empat tujuan administrasi yaitu:1.efektifitas produksi2.efesiensi3.kemampuan menyesuaikan diri (adaptivenes)
4.kepuasan kerjakeempat tujuan tersebut digunakan sebagai kriteria untuk menentukan keberhasilan dalam penyelenggaraan sekolah. Sebagaicontoh: sekolah mempinyai fungsi untuk mencapai efektivitas produksi, yaitu menghasilkan lulusan yang sesuai dengan tuntutan kurikulum. Dalam pencapaian tujuan tersebut harus dilakukan usaha seefisien mungkin, yaitu menggunakan kepuan dana, dan tenaga seminimal mungkin,tetapi memberikan hasil sebaik mungkin, sehingga lulusan tersebut dapat melanjutkan ketingkat berikutnya dan dapat menyesuaikan dirinya dengan lingkunganya yang barudan selanjutnya lulusan ini akan mencarikerja pada perusahaan yang memberikan kepuasan kerja kepada mereka.
5. Perlunya Administrasi Pendidikan di Sekolah
Administrasi sangat diperlukan bagi kelangsungan proses belajar mengajar dalam dunia pendidikan. Semua itu tidak lepasdari keaktifan orang-orang yang menguasai administrasi dalam sekolah. Orang sering menganggap enteng administrasi tersebut,padahal kalau administrasi dipegang sama orang-orang yang kurang terampil maka administrasi tersebut akan berantakan. Orang yang memegang administraasi adalah orang yang sudah terlatih dalam bidangnya (orang yang sudah mendapat ilmu/ pelatihan). Administrasi tidak hanya dalam hal keuangan saja tetapi juga dalam kerapian/ keteraturan kita dalam pembukuan. Administrasi tidak hanya dilakukan dalam waktu tertentu saja tetapi setiap hari secara kontinyu. Administrasi adalah upaya menjadikan kegiatan kerja sama antara guru dan karyawan agar proses belajar mengajar lebih efektif.
Administrasi pendidikan sangatlah penting dalam suatu lembaga pendidikan, karenma dengan maju mundurnya suatu sekolah atau perguruan tinggi juga bisa di nilai dari administrasinya.Yakni untuk menentukan maju mundurnya suatu instansi atau lembaga yang mereka garap, suatu sekolah dapat berjalan baik dan berarah jika setiap tahun sekolah itu menentukan dan merencanakan kebijakan yang akan dijalankan pada tahun itu.
Peran Guru Dalam Pengadministrasian
Dalam hubungannya dengan kegiatan pengadministrasian, seorang
guru dapat berperan sebagai berikut ;
Pengambilan inisiatif, pengarah, dan penilaian
kegiatan-kegiatan pendidikan.
Wakil masyarakat, yang berarti dalam lingkungan
sekolah guru menjadi anggota suatu masyarakat.
Orang yang ahli dalam mata pencaharian.
Penegak disipplin, guru harus menjaga agar tercapai
suatu disipplin.
Pelaksanan administrasi pendidikan, disamping menjadi
pengajar, gurupun beranggungjawab akan kelancaran
jalannya pendidikan dan ia harus mampu melaksanakan
kegiatan-kegiatan administrasi,
Pemimpin generasi muda, masa depan generasi muda
terletak ditangan guru,
Penerjemah kepada masyarakat, artiya guru beerperan
untuk menyampaikan segala perkembangan kemajuan
dunia sekitar kepada masyarakat, khususnya masalah-
masalah pendidikan
Tugas utama guru yaitu mengelola proses belajar-mengajar
dalam suatu lingkungan tertentu, yaitu sekolah. Sekolah
merupakan subsistem pendidikan nasional dan di samping
sekolah, sistem pendidikan nasional itu juga mempunyai
komponen-komponen lainnya. Guru harus memahami apa yang
terjadi dilingkungan kerjanya.
Di sekolah guru berada dalam kegiatan administrasi sekolah,
sekolah melaksanakan kegiatannya untuk menghasilkan lulusan
yang jumlah serta mutunya telah ditetapkan. Dalam lingkup
administrasi sekolah itu peranan guru amat penting. Dalam
menetapkan kebijaksanaan dan melaksanakan proses perencanaan,
pengorganisasian, pengarahan, pengkoordinasian, pembiayaan dan
penilaian kegiatan kurikulum, kesiswaan, sarana dan prasarana,
personalia sekolah, keuangan dan hubungan sekolah-masyarakat,
guru harus aktif memberikan sumbangan, baik pikiran maupun
tenaganya. Administrasi sekolah adalah pekerjaan yang sifatnya
kolaboratif, artinya pekerjaan yang didasarkan atas kerja
sama, dan bukan bersifat individual. Oleh karena itu, semua
personel sekolah termasuk guru harus terlibat.
Top Related