4. Planeación Estratégica INTRODUCCIÓN
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4. Planeación Estratégica INTRODUCCIÓN El desarrollo de este capítulo consiste en luego de un proceso de investigación y análisis desarrollado en los capítulos previos, determinar el proyecto, programas, acciones, tácticas y plan de trabajo que consideramos óptimo para la formulación de nuestra estrategia en el plan de comunicaciones para el año 2013 referente al posicionamiento de la marca interna de Almacafé como punto de partida hacia el mejoramiento de la comunicación interna y de la cultura organizacional. Se determinó un plan de comunicaciones basado en la experiencia y el resultado que obtuvimos de nuestro diagnóstico, donde fue notoria la poca participación de nuestro público objetivo (colaboradores) en la toma de decisiones, cambios y buenas prácticas que se tienen de la alta gerencia para el bienestar y armonía en el ambiente laboral y cultura organizacional. Luego de un proceso de trabajo de más de 6 meses conociendo a la organización y su entorno, se pudo evidenciar la falta de cultura organizacional sólida, sentimientos de identificación y pertenencia a la familia de Almacafé, lo que nos llevó a priorizar el replanteamiento de un plan estratégico no sólo para los colaboradores internos, sino también para que éstos sean unos guardianes de marca y así poder crear un efecto multiplicador con nuestros públicos objetivos (externos-internos). Una vez estudiados todos los pros y contra que obtuvimos de nuestro Diagnostico, MIC, y Marco Teórico, fue posible identificar que el valor más importante de la organización es el que está compuesto por su equipo de colaboradores, y es por tal motivo que nuestra estrategia se basa en la oportunidad de involucramiento en cada una de las actividades para el posicionamiento de nuestra marca interna. En este orden de ideas, en este proceso de planeación estratégica proponemos 2 proyectos macro, los cuales se trabajarán de la mano con cada uno de los colaboradores de Almacafé y que fueron denominados de la siguiente manera: 1. Comunicando al Interior de Almacafé 2. Ciudadanos Almacafé: Competentes, Autónomos e Innovadores
Transcript of 4. Planeación Estratégica INTRODUCCIÓN
4. Planeación Estratégica
INTRODUCCIÓN
El desarrollo de este capítulo consiste en luego de un
proceso de investigación y análisis desarrollado en los
capítulos previos, determinar el proyecto, programas,
acciones, tácticas y plan de trabajo que consideramos
óptimo para la formulación de nuestra estrategia en el
plan de comunicaciones para el año 2013 referente al
posicionamiento de la marca interna de Almacafé
como punto de partida hacia el mejoramiento de la
comunicación interna y de la cultura organizacional.
Se determinó un plan de comunicaciones basado en la
experiencia y el resultado que obtuvimos de nuestro
diagnóstico, donde fue notoria la poca participación de
nuestro público objetivo (colaboradores) en la toma de
decisiones, cambios y buenas prácticas que se tienen de
la alta gerencia para el bienestar y armonía en el
ambiente laboral y cultura organizacional.
Luego de un proceso de trabajo de más de 6 meses
conociendo a la organización y su entorno, se pudo
evidenciar la falta de cultura organizacional sólida,
sentimientos de identificación y pertenencia a la familia
de Almacafé, lo que nos llevó a priorizar el
replanteamiento de un plan estratégico no sólo para los
colaboradores internos, sino también para que éstos
sean unos guardianes de marca y así poder crear un
efecto multiplicador con nuestros públicos objetivos
(externos-internos).
Una vez estudiados todos los pros y contra que
obtuvimos de nuestro Diagnostico, MIC, y Marco
Teórico, fue posible identificar que el valor más
importante de la organización es el que está compuesto
por su equipo de colaboradores, y es por tal motivo que
nuestra estrategia se basa en la oportunidad de
involucramiento en cada una de las actividades para el
posicionamiento de nuestra marca interna.
En este orden de ideas, en este proceso de planeación
estratégica proponemos 2 proyectos macro, los cuales
se trabajarán de la mano con cada uno de los
colaboradores de Almacafé y que fueron denominados
de la siguiente manera:
1. Comunicando al Interior de Almacafé
2. Ciudadanos Almacafé: Competentes, Autónomos
e Innovadores
4.1 Nombre
“Somos Alma Café, el Alma de Colombia”. Plan de
comunicación para el posicionamiento de la marca
interna en Almacafé.
4.2 Justificación
Luego de los hallazgos que nos arrojaron tanto el Mapa
Integral de Comunicación, como el diagnóstico de los
capítulos anteriores, y gracias a los análisis desarrollados
y a la recopilación de la información, consideramos que
la manera para trabajar en un Plan Estratégico que nos
permita cumplir con la visión organizacional de
Almacafé, estará direccionada a la estandarización de
medios y canales de comunicación interna que
permitan lograr mayor coherencia y consolidación de la
marca Almacafé, como autónoma e independiente, lo
que permitirá un adecuado flujo de información y
generará, al interior, una cultura propia con la que todos
se sentirán identificados tanto con los productos con los
que trabajan actualmente como con los nuevos nichos
de mercado a los que le apunte la gerencia general.
El nombre del plan “Somos Alma Café, el Alma de
Colombia”, está alineado a la concepción que se tuvo
al momento de expandirse a nuevos nichos de mercado
(productos diferentes al café). Si bien en sus inicios se
contempló la sigla ALMA como contracción de
“almacenamiento” hoy puede ser concebido como
Alma del café (producto insignia y referente
internacional del país) y por ende elevarse al punto de
permitir identificarse como el Alma de Colombia.
Este mensaje pretende involucrar y alinear al equipo des
colaboradores con la visión de negocio expansionista de
la Gerencia General. Así mismo, busca motivarlos para
que sean parte activa de este plan de comunicación.
4.3 Políticas
Justificación
Es fundamental para la organización contar con una
política de comunicación interna que además de
consolidarse como una directriz para operar
internamente, permitirá establecer un marco de
referencia y plan de acción para sistematizar el proceso
de comunicación interna y, de esta manera, lograr una
mayor coherencia y consolidación de la identidad
Almacafé a nivel interno.
Con esta política, Almacafé asumirá un enfoque
estratégico de la comunicación interna que le permitirá
un adecuado flujo de información y generará, al interior,
una cultura propia con la que todos se sentirán
identificados y preparados para atravesar un proceso de
cambio organizacional futuro.
Marco de referencia conceptual
Esta política de comunicación interna se enmarca en los
siguientes conceptos:
Comunicación interna: para Almacafé la
comunicación a nivel interno, está concebida
como la transmisión de información y la emisión
de mensajes de la organización hacia su público
interno (compuesto por todos los colaboradores
que ocupan diferentes roles y que aportan al
correcto funcionamiento organizacional).
Identidad: es la expresión de la personalidad de
Almacafé como organización, aquello que la
hace diferente de las demás compañías que
prestan servicios de almacenamiento y operación
logística. Este elemento diferenciador está basado
principalmente en la trayectoria que llevan
haciendo grande al mejor “café del mundo” (el
café Colombiano) y lo que les ha permitido
construir un conjunto de atributos y valores de
marca que se evidencian en su imagen
corporativa interna.
Cultura corporativa: Es el conjunto de costumbres,
ideas, valores, comportamientos y principios de
Almacafé que la hacen una organización única y
ayudan a construir parte del universo en el que
transcurre el día a día laboral.
Sistemas de información: Son los canales, medios
y herramientas de comunicación empleados al
interior de Almacafé, los cuales están dispuestos
para la satisfacción de las necesidades de
información y comunicación de todos sus públicos
internos y se convierten en una herramienta de
apoyo fundamental en la toma de decisiones.
Alcance
Pretendemos que con la implementación de este
plan, podamos contribuirle a Almacafé a que a
través de los lineamientos de comunicación, en
relación con la parte interna, se incrementen los
niveles de pertenencia e identificación con la
organización.
A través de la implementación del modelo de
comunicación que planteamos, esperamos
potencializar los medios y canales de
comunicación internos, consolidando su marca
interna, autónoma e independiente, fortaleciendo
su cultura e identidad, lo que permitirá que un
cambio organizacional se gestione con menores
riesgos y resistencias.
Criterios de aplicación
Reputación interna: Lograr que todos los
colaboradores de Almacafé conozcan la
organización en la que trabajan y se sientan
orgullosos de ser parte de ella.
Redes de trabajo efectivas: Contribuir e la
construcción de vínculos entre los colaboradores
que facilite el trabajo en equipo para lograr el
cumplimiento de los objetivos corporativos.
Marco de actuación
La ejecución del presente plan de comunicación estará
a cargo de la Gerencia General quien liderará, orientará
e implementará los diferentes programas y proyectos,
apoyado por el responsable de Comunicaciones.
Igualmente, el área de Gestión Humana, desempeñará
un rol de vital importancia como soporte estratégico y
operativo para alcanzar exitosamente los objetivos
planteados.
4.4 Objetivo general:
Desarrollar un plan estratégico para el fortalecimiento de
la cultura organizacional a través de la comunicación
interna para el posicionamiento de la marca interna en
Almacafé.
4.5 Objetivos específicos:
Establecer los medios y canales de información
que dinamicen el proceso de comunicación
interna de la organización.
Desarrollar tácticas en pro de la reafirmación del
sentido de pertenencia de los colaboradores con
Almacafé
Contribuir al fortalecimiento de la cultura
organizacional para lograr que los colaboradores
estén preparados para afrontar un cambio
organizacional.
Gestionar la comunicación interna de una
manera eficiente y efectiva que le aporte
transversalmente a todos los proceso de la
organización.
Profundizar el conocimiento de los colaboradores
sobre las capacidades, impacto y desarrollo de la
prestación de servicios de tal forma que se facilite
el quehacer coordinado y se conviertan en sus
primeros promotores.
DISEÑO DEL TABLERO DE PROYECTO
IDENTIFICACIÓN DE FACTORES CLAVE
FACTOR PROGRAMA Y ACCIONES
INDICADOR
FACTORES DE
DESARROLLO
Cultura de la innovación
Desarrollo de nuevas formas
de comunicación
PROGRAMA CRECER:
Capacitaciones
Talleres
# de participantes
Nivel de
apropiación de los
conceptos
desarrollados
Grado de
alineación a las
temáticas
profundizadas
FACTORES DE
INTEGRACIÓN
Fortalecimiento a la
integración entre
colaboradores
Incentivar la participación
PROGRAMA PERTENECER:
Actividades
recreativas
Acciones de Liderazgo
Espacios de
integración.
Grado de
motivación
Percepción
Nivel de
integración.
FACTORES DE
PROYECCIÓN
Posicionamiento de la
imagen corporativa
Reconocimiento de la
organización
Proyección gerencial
PROGRAMA TRASCENDER:
Presencia Mediática
Opinión del público
objetivo
Ranking frente a los
principales
competidores
# de Publicaciones
Bench Marketing
Perspectiva de
públicos externos
DEFINICIÓN DE DISPOSITIVOS DE COMUNICACIÓN
GESTION DE CONTENIDOS GESTIÓN DE SINGULARIDAD GESTIÓN DE EXPERIENCIA
Características Herramientas Características Herramientas Características Herramientas
Información y
conocimiento
Manuales
Presentaci
ones
Informes
Artículos
Comprensión y
aplicación
Talleres de
participación y
motivación
Coaching para
líderes
organizacional
es.
Procesos de
cambio
organizacional
Actividades de
motivación
Ejecución y
Evaluación
Indicadores de
apropiación
Nivel de
motivación
Nivel de
satisfacción con
la experiencia
Línea Base para el Plan de Trabajo
Comunicación Interna
Comunicación Externa
El portafolio de servicios denominado en forma
heterogénea y como resultado es confuso e incluso
desconocido para muchos de los colaboradores.
La comunicación se da esporádicamente, sin un
plan que la organice y le dé continuidad.
No hay conciencia de que todo lo que se hace
comunica y que cada colaborador es la imagen de
Almacafé ante el cliente
Falta cultura de comunicación desde cada de
cada cargo, área y sucursal.
Hace falta una directriz formal de comunicación
interna que oriente la gestión de comunicación en
forma organizada y facilite la labor comunicativa
Se requieren espacios permanentes de
comunicación directa y personalizada, interacción,
retroalimentación y planificación
Falta conciencia de la necesidad de validar y
retroalimentar
No le habla a la opinión pública, solo habla con sus
clientes.
No tiene relaciones con medios de comunicación.
Necesita comunicar eficazmente sus capacidades,
resultados e impacto
Requiere aprender a conocer a nuevos clientes
como base de su futura gestión
No ha resaltado su ventajas comparativas para
diferenciarse
El portal web se utiliza mas para funciones
informativas que interactivas. Falta actualización
continúa y hacer operativas poner todas las
aplicaciones.
Se espera que escale sus resultados e impacto y
que incursione en nuevos mercados en los que
puede desempeñarse competitivamente.
Falta conocer más a su competencia
Concepto
Programa
Objetivo
Proyecto
Mensaje
SOMOS
ALMACAFÉ:
¡EL ALMA DE
COLOMBIA!
COMUNICANDO AL
INTERIOR DE ALMACAFÉ
Consolidar un modelo de
comunicación interna
que se alineé a las
necesidades de
comunicación externa
de la organización,
Optimizar el modelo comunicación
interna con el que actualmente
cuenta Almacafé, para la
consolidación de un sistema sólido
que satisfaga las necesidades del
público interno de la organización
Trabajando en
red para la
construcción de
un sistema de
comunicación
más dinámico e
innovador
CIUDADANOS
ALMACAFÉ:
COMPETENTES
AUTÓNOMOS E
INNOVADORES.
Contribuir al
fortalecimiento de la
cultura organizacional de
Almacafé para lograr
que los colaboradores se
sientan identificados con
la imagen de la
organización y su
posibilidad de atender a
nuevos nichos de
mercado.
Fomentar una cultura organizacional
que conozca las exigencias del
mercado.
Preparándonos
para la
conquista de
nuevos
horizontes
Incrementar el sentido de
pertenencia de los colaboradores de
Almacafé y su disposición para
enfrentar el cambio organizacional
de manera exitosa.
¡Somos
Almacafé y nos
caracterizamos
por hacer
grandes a los
mejores!
4.6 PROGRAMA 1
PROGRAMA
COMUNICANDO AL INTERIOR DE ALMACAFÉ
JUSTIFICACION
Este programa corresponde a dos de los ejes temáticos utilizados para cada uno de los capítulos
de este documento: comunicación interna y cultura organizacional. La necesidad de crear este
programa fue identificada a través de los resultados y análisis obtenidos en el MIC y en el
diagnóstico respecto a la perspectiva que a nivel interno tiene el que equipo de trabajo de
Almacafé. Lo hemos denominado “COMUNICANDO AL INTERIOR DE ALMACAFÉ” basadas en el
concepto de considerar al equipo de trabajo como el “alma de la organización” y alineándolo
frente a la necesidad latente de optimizar y potencializar el modelo de comunicación interna que
actualmente se gestiona en la organización. Este programa se desarrollará a través de un
proyecto que permitirá que mediante una serie de actividades, agrupadas en 4 grandes fases,
sea posible dinamizar los procesos de comunicación interna.
OBJETIVO
Dinamizar el proceso de comunicación interna de la organización a través del fortalecimiento de
los canales, medios y el involucramiento de todo el equipo de colaboradores en el proceso
comunicacional para generar un flujo adecuado de información
PROYECTO
Implementar el modelo de comunicación interna dinámico e innovador
MENSAJE
Juntos construimos mejores redes de comunicación
FASE ACTIVIDAD PUBLICO
OBJETIVO
TIEMPO DE
EJECUCIÓN
Diagnóstico
y
preparación
Etapa 1: Hacer un diagnóstico de evaluación y efectividad de los medios
y canales de comunicación empleados actualmente para a partir de los
resultados iniciar una fase de optimización y creación de nuevos medios.
Medios:
Carteleras corporativas: (optimización)
- Rediseñar la forma en la que los contenidos son dispuestos de manera tal
que se optimice su aspecto y se genere mayor identificación entre los
colaboradores para que la adopten como un escenario de comunicación
e información interna de calidad y no como un “rincón de datos colgados
en la pared”.
- Categorizar por áreas de interés: Se sugiere por ejemplo: Equipo
Almacafé (información de cumpleaños, ascensos, el empleado del mes,
etcl), Almacafé Día a día (aviso de eventos internos como talleres,
capacitaciones, o hechos que tendrán lugar en la semana), Lo mejor de
Almacafé (anuncios, premios, reconocimientos, hechos destacados de la
organización).
Carteleras de área (nueva)
- Teniendo en cuenta la disposición espacial de la sede administrativa de
Almacafé y de sus sucursales, lo que se propone es crear pequeños
espacios para disponer la información relevante para cada área. Es
importante definir formatos que estén alineados con la imagen
corporativa.
Colaboradores
de Almacafé
a nivel
Nacional
1 mes
Almacafé Informa (nuevo)
- Cápsulas informativas en video sobre las noticias más relevantes del mes
en Almacafé. Éstas serían transmitidas en las pantallas que están ubicados
en los diferentes sitios estratégicos de la organización (recepción,
ascensores, áreas sociales).
-Formando líderes para la atención a nuevos mercados (nuevo)
Espacio en “lotus” cuyos contenidos se basan en información relevante y
especializada de las nuevas oportunidades de negocio y las tácticas para
un relacionamiento exitoso con futuros nuevos clientes.
Canales:
Fortaleciendo el Alma! (nuevo)
- Ubicación en el lobby de la sede administrativa y en la recepción de las
sucursales un buzón de sugerencias a través del cual se dará la
retroalimentación acerca de los contenidos, necesidades y expectativas
en materia de información y comunicación.
Equipo:
Creación del Comité de Comunicación interna:
- Definición de funciones, roles y metodología de trabajo
Grupo de trabajo:
- Definición de funciones y metodología de trabajo de red, asignación de
“líderes informales” de comunicación por área
- Definición de funciones y metodología de trabajo
Red multiplicadora: (nuevo) Conformado por un equipo voluntario de
colaboradores y de aprendices del SENA. Quienes se convertirían en
asesores del Nuevo Programa de Comunicación Interna aportando
información acerca de las limitantes y oportunidades de comunicación en
las diferentes áreas de trabajo. Esta acción, se considera multiplicadora,
en tanto los miembros del grupo a través de su gestión se pueden
convertir en formadores informales de comunicación.
- Definición de funciones y metodología de trabajo
- Conformación del equipo
Etapa 2: Diseño y aprobación de las propuestas y contenidos
Etapa 3: Producción del material
Difusión y
promoción
Consolidar un equipo de trabajo que mediante actividades de
capacitación se convierta en un grupo estratégico para dinamizar los
procesos de comunicación interna.
La capacitación busca fortalecer y crear:
- Habilidades y competencias de comunicación
- Funcionamiento del modelo de comunicación
- Rol y funciones dentro del modelo
- Cómo trabajar la comunicación a través de grupos primarios
Líderes y
colaboradores
que harían
parte del
equipo
estratégico
3 meses
Ejecución
Lanzamiento de una campaña de comunicación a nivel interno para dar
a conocer el nuevo modelo de comunicación; los beneficios que traerá
consigo, los nuevos medios, herramientas y canales con los que de ser
aprobado el plan y de avalar las expectativas de los colaboradores de la
Colaboradores
1 mes
organización será implementada en Almacafé.
1 .Expectativa: Campaña para sensibilizar al público objetivo (SMS al
celular, notificaciones vía lotus, carteleras, baños, volantes en plantas y
sedes administrativas.)
2. Lanzamiento: En el marco de una fiesta en la que a diferencia de las
tradicionales únicamente estará el equipo de Almacafé, a través de una
pieza audiovisual muy concisa y llamativa se dará a conocer el nuevo
modelo de gestión de la comunicación interna en Almacafé. En el evento
de lanzamiento el Gerente General también tendrá una participación
clave por medio de la presentación de un discurso, en el que será el
encargado de transmitir los beneficios del nuevo modelo de
comunicación e invitará al equipo de trabajo a participar activamente de
esta nueva iniciativa.
4. Continuidad: Con el fin de que la campaña no se quedé únicamente
en el lanzamiento, se propone crear actividades que propicien la
participación de los colaboradores y que permitan hacer seguimiento del
grado de receptividad y eficacia de los mensajes transmitidos.
Evaluación y
monitoreo
Etapa 1: Luego de transcurridos seis meses de la implementación del
modelo, para iniciar una etapa de evaluación y seguimiento, es necesario
realizar una primera fase de investigación que permita tener una
aproximación medible de su eficacia frente a los objetivos planteados en
términos de:
- Equipos
- Medios
- Canales
Líderes y
colaboradores
que harán
parte del
equipo
estratégico
1 mes
Etapa 2: Luego de los resultados que arroje la primera fase de evaluación
y chequeo se tomarán en cuenta las acciones correctivas.
RECURSOS NECESARIOS
- Recursos tecnológicos para la puesta en marcha de los nuevos medios y canales
- Aprobación de plan presupuestal para contratación de proveedores,
diseñadores y apoyo para la elaboración, edición e impresión de algunas de las
herramientas que se utilizarán para la optimización de los medios y canales de
comunicación interna propuestos e identificados en las fases alistamiento y
activación
- Aprobación de rubros para la etapa de capacitaciones (contratación de
formadores y especialistas en couching )
- Disposición de tiempo y recursos humanos del área de Gestión Humana y
Comunicaciones para llevar a feliz término el proceso de investigación interna
del modelo correspondiente a la etapa de evaluación.
INDICADORES
- Nivel de aceptación y satisfacción de los medios y canales internos en términos
de: claridad, oportunidad, relevancia, pertinencia, innovación de la información,
así como de su diseño.
- Número de colaboradores que participaron activamente durante las actividades
campaña de comunicación
- Número de asistentes a las capacitaciones sobre el número de colaboradores
convocados
4.7 PROGRAMA 2
PROGRAMA
CIUDADANOS ALMACAFÉ: COMPETENTES, AUTÓNOMOS E INNOVADORES.
JUSTIFICACION
La creación de este programa guarda estrecha relación con los ejes conceptuales que
desarrollamos inicialmente en el marco teórico: identidad y cultura organizacional y que en el
desarrollo y análisis realizado tanto en el MIC como en el diagnóstico se consolidaron como
ejes claves para la gestión exitosa de un plan de comunicaciones ya sea a nivel interno o
externo.
“CIUDADANOS ALMACAFÉ: COMPETENTES, AUTÓNOMOS E INNOVADORES” nace como un
concepto que responde a las necesidades manifestadas por el equipo de colaboradores de
la organización. Consideramos que este nombre sintetiza la visión que tienen directivos,
operarios, técnicos y administrativos de la organización como meta y como ideal del equipo
de trabajo.
En tanto quisimos guardar relación con el nombre del programa (Somos Almacafé: El Alma de
Colombia) consideramos trabajar el concepto ciudadanos para referirnos al equipo de
trabajadores de la organización. Por su parte, ‘competentes, autónomos e innovadores”
hacen parte del conjunto de atributos y rasgos deseables tanto de los colaboradores como
de sus directivos.
La razón por la que consideramos valiosa la creación de este programa, radica en el aporte
significativo que éste tendría en cuanto a la consolidación cultura “propia, auténtica y única”
que represente los ideales de Almacafé y de sus empleados, fortaleciendo así el sentido de
pertenencia de sus colaboradores hacia la organización.
OBJETIVO
Contribuir al fortalecimiento de la cultura organizacional de Almacafé para lograr que los
colaboradores se sientan identificados con la imagen de la organización y su posibilidad de
atender a nuevos nichos de mercado.
4.7.1 Proyecto 1 del
Programa 2
Fomentar una cultura organizacional que conozca las exigencias del mercado.
MENSAJE
Preparándonos para la conquista de nuevos horizontes
FASE ACTIVIDAD PUBLICO
OBJETIVO
TIEMPO DE
EJECUCION
Diagnóstico
y
preparación
- Revisión, análisis y determinación de las temáticas prioritarias para
trabajar la cultura organizacional de Almacafé.
- Priorización de coyunturas y plazos de acción.
- Identificación y selección de mensajes clave y canales de difusión
para el equipo de trabajo de Almacafé.
Diseño de una aplicación interactiva “ Conquistando nuevos horizontes”
Esta aplicación estará disponible en lotus y en los dispositivos móviles que
les son entregados a algunos funcionarios de la organización. Allí
además de encontrar un vídeo ilustrativo acerca de las nuevas
posibilidades de incursionar en nuevos nichos de mercado con nuevos
clientes, existirá un foro de preguntas y explicativos para mantener
informado a todo el equipo de trabajo de Almacafé y evitar
desinformación, zozobra, inquietudes rumores, o resistencia al cambio.
Desarrollo de la aplicación Una vez elaborado el primer “boceto” de la
aplicación éste será sometido a una revisión exhaustiva con un grupo
focal de colaboradores de Almacafé para corroborar su usabilidad,
eficiencia, pertinencia y aporte al objetivo trazado.
Todo el
Equipo de
colaboradores
de Almacafé
4 meses
Difusión y
promoción
A través de los medios y canales de comunicación habituales, durante 2
semanas se estará haciendo el envío de notificaciones con información
para divulgar y promocionar el lanzamiento del nuevo aplicativo.
En paralelo comenzará la campaña de expectativa sobre los beneficios
e incentivos que recibirán los usuarios del aplicativo.
Los colaboradores encontrarán en los medios de comunicación
institucionales tales como: carteleras de área y de la organización,
correo electrónico y en lugares como protectores de pantalla de sus
computadores mensajes referentes al concurso.
Una vez aprobada la versión final del aplicativo, se convocará a una
reunión con los colaboradores de la empresa (presencial en Bogotá y
transmisión en streaming para las otras sucursales) en dónde se discutirá
la metodología, los contenidos, los beneficios y los incentivos que se
otorgarán.
Todo el
Equipo de
colaboradores
de Almacafé
2 semanas
Ejecución
En el marco del lanzamiento del aplicativo, y para dinamizar el proceso
de empatía y agrado con la nueva herramienta se propone lanzar un
concurso estilo de la “ Rueda de la Fortuna” Pero enfocado a los temas
internos y externos de Almacafé, a fin de : elevar la motivación y
participación de los colaboradores, el grado de conocimiento de las
políticas internas, posibilidades de nuevos negocios, y permitirá tener un
indicador acerca del nivel de apropiación e interiorización de los
mensajes.
El concurso se convertirá en una oportunidad para motivar e incentivar la
participación de los colaboradores de Almacafé, además de promover
la sana competencia entre las sucursales y los empleados. Por medio del
concurso se propone escoger un ganador(a) que como premio podrá
Todo el
Equipo de
colaboradores
de Almacafé
Medio día
tener un viaje conocer una de las Sucursales a Nivel Nacional,
acompañado de un recorrido a los sitios turísticos atractivos de la
ciudad. A este viaje podrá ir junto con un acompañante.
Evaluación y
monitoreo
La fase de evaluación, será ejecutada a través de cumplimiento
objetivos e indicadores de gestión:
- Comparación de Resultados del concurso entre las sucursales.
- Número de colaboradores convocados/ numero total de
asistentes
- Encuesta de satisfacción con el aplicativo y el concurso
- Contador de visitas al aplicativo
Todo el
Equipo de
colaboradores
de Almacafé
1 mes
4.7.3 Proyecto 2 del
programa 2
Incrementar el sentido de pertenencia de los colaboradores de Almacafé y su disposición
para enfrentar el cambio organizacional de manera exitosa.
MENSAJE
¡Somos Almacafé y nos caracterizamos por hacer grandes a los mejores!
FASE ACTIVIDAD PUBLICO OBJETIVO TIEMPO DE
EJECUCION
Diagnóstico y
preparación
Luego de una fase de análisis e investigación se determinarán cuáles
son los mensajes claves y asertivos para la ejecución de acciones que
incrementen el sentido de pertenencia de los colaboradores.
Elaboración de los buzones “Soy El Alma de Colombia” (cajas ubicadas
en la recepción y comedor de las sucursales y de la sede
administrativa) en donde cada colaborador introducirá un mensaje en
el que expresará porque Alma café, es el alma de Colombia.
Todo el Equipo de
colaboradores de
Almacafé
2 meses
Difusión y
promoción
Conversatorio: “37 años haciendo grande al mejor café del mundo”
Teniendo en cuenta que la mayoría de los funcionarios llevan
trabajando para la organización por décadas se organizarán
conversatorios a manera de conferencia en donde se expondrá el
recorrido y la labor desarrollada durante las más de tres décadas de la
organización, con el fin de evidenciar la labor ejecutada y la
interdependencia de la Federación Nacional de Cafeteros.
Galería Alma-cenando Recuerdos: Esta actividad está basada en la
elaboración conjunta de un “estado del arte” de la Organización. La
idea es invitar a todos los colaboradores a que se vinculen
compartiendo fotografías, recuerdos, objetos, reconocimientos,
Todo el Equipo de
colaboradores de
Almacafé
2 meses
recortes de prensa, o el material que encuentren para tener evidencia
física que soporte la relevancia e impacto de la organización en
Colombia y el mundo ( esta actividad se planea desarrollar durante la
hora de almuerzo para no interferir con el horario laboral).
Experiencias que nos hacen el Alma de Colombia Semanalmente se
recopilarán todos los mensajes que fueron depositados en los buzones
de las sedes de Almacafé y se elaborará un documento que consolide
las experiencias y percepciones de los colaboradores para luego
compartirlos vía correo masivo.
Ejecución
Expectativa: Uso de medios corporativos como correo electrónico,
Lotus, carteleras, SMS, entre otros para invitar al equipo de
colaboradores a que se sumen a la s diferentes actividades
programadas en el marco de ejecución de este proyecto.
Lanzamiento:
En el marco del cumpleaños de la organización además del evento
protocolario se aprovechará la oportunidad para el lanzamiento de las
actividades.
Al final del evento se reunirá a todos los participantes y se les hará
entrega de la insignia “soy el Alma de Colombia” que los acreditará
oficialmente como promotores de la marca y el concepto
comunicacional al exterior de la organización.
Todo el Equipo de
colaboradores de
Almacafé
2 semanas
1 día
Evaluación y
monitoreo
Se elaborarán indicadores de cumplimiento para evaluar la efectividad
y eficiencia de las actividades planeadas y el nivel de agrado e
identificación de los colaboradores con las actividades planeadas.
Todo el Equipo de
colaboradores de
Almacafé
A través de Lotus y del aplicativo de comunicación interna se colgará
toda la información y registros de las actividades realizadas y
contenidos expuestos y además se harán ‘trivias’ virtuales premiando
a los ganadores.
1 mes
4.9 PLAN PRESUPUESTAL
Luego de la presentación de los proyectos, programas y actividades expuestas en la tabla anterior, lo que presentamos
será un conglomerado de las mismas y sus estimaciones presupuestales para ser ejecutadas
Somos Alma Café el ALMA de Colombia
Plan: Estrategia de Comunicación para el posicionamiento de la marca interna de Almacafé
Referencia: Presupuesto de la Estrategia - Plan de Comunicaciones 2013
Subtotal FINAL $ 48.404.500
IVA 16% $ 7.744.720
GRAN TOTAL $ 56.149.220
CONCLUSIONES
Después de una ardua investigación y desarrollo del plan
estratégico del Almacafé para el año 2013 se pudo
determinar:
Capital Humano = ALMACAFÉ = Mejor café del
Mundo = ALMA de Colombia
El Plan de Comunicaciones encuentra su
justificación en la importancia de involucrar todo
el equipo humano en la creación de la marca
interna.
Lo que se busca, es la consolidación de un nuevo
esquema donde se garantice que los
colaboradores sean tomados en cuenta para la
toma de decisiones, obedeciendo a algunas de
estas acciones:
Cambio de la concepción de la marca
interna
Cambio de perspectiva frente a la
Federación Nacional de Cafeteros
Cambio de estrategias comunicacionales
Cambio de indicadores
Optimización de canales y medios
existentes.
Involucramiento de los colaboradores
Motivación e invitación a participar en los
cambios organizacionales.
La hipótesis de este trabajo fue comprobada una
vez fueron arrojados los resultados del diagnóstico
donde se evidenció la ausencia de participación
de los colaboradores no sólo para la toma de
decisiones para un excelente ambiente laboral,
sino la falta conocimiento del negocio en la
mayoría de los colaboradores.
En la introducción de este capitulo se definieron
los conceptos básicos que permitieron
comprender el proceso para la implementación
de la estrategia para el plan de comunicación.
También se definieron los enfoques teóricos que
nos ayudaron a analizar la importancia de la
divulgación de la cultura y marca interna como
parte del mejoramiento para el cambio
organizacional eligiendo así las herramientas
básicas para el análisis de las acciones entre los
grupos objetivos y los altos directivos para el buen
desarrollo del plan.
Posteriormente en este capitulo se utilizaron dos
proyectos macro, para desarrollar el análisis de
cada uno de los colaboradores como actores
indispensables de apoyo para la gestión del plan
de comunicaciones en Almacafé
1. Comunicando al Interior de Almacafé
2. Ciudadanos Almacafé: Competentes,
Autónomos e Innovadores
Desde 1965, Almacafé, se ha consolidado como
una organización que trabaja en pro de uno de
los productos de exportación más importantes del
país. Si bien su gestión empresarial no ha
atravesado constantes cambios, crecimiento o
modificaciones empresariales, hoy en día las
exigencias del entorno y la necesidad de elevar
sus niveles de competitividad son mayores, por
esta razón, cada vez resulta más evidente la
necesidad de consolidar un sistema de
comunicación interna sólido, que permita
gestionar exitosamente de la comunicación al
interior de la organización, para que contribuya
en el cumplimiento de los objetivos de negocio.
El mayor aporte que acarrearía consigo la
ejecución de este plan, radica en la posibilidad
de desarrollar programas que cohesionen,
motiven y que permitan la alineación
organizacional a través de planes de
comunicación que orienten estratégicamente las
acciones ejecutadas.
Así mismo, el desarrollo de este proyecto permitió
que la Gerencia General de Almacafé y la
Coordinación de Gestión Humana, pueda contar
con un análisis de la organización en términos de
comunicación para que a partir de él, se
continúen trabajando en otros planes que
permitan llevar las propuestas a la acción de una
manera más estratégica, contribuyendo en el
posicionamiento de la comunicación como eje
transversal a los procesos organizacionales.
Entre las enseñanzas académicas que nos dejó
este proyecto es posible afirmar que nuestra labor
como comunicadoras sociales con énfasis
organizacional se convirtió en nuestra base
teórica y práctica para llevar a cabo el desarrollo
de las acciones y actividades propuestas;
además de una vez más reafirmar la importancia
y trascendencia del rol de comunicador al interior
de una organización.
En tanto recibimos el contenido teórico en cada
una de las asignaturas cursadas, la realización de
este proyecto de grado, se convirtió en el
escenario para poner en práctica los conceptos y
teorías vistas. Así como la oportunidad de crear,
aplicar y desarrollar nuevas metodologías de
trabajo que permitieran gestionar y medir la
efectividad y eficiencia de la labor realizada.
El desarrollo de este trabajo, además de ser un
aporte significativo para la organización y para
nosotras como profesionales y futuras especialistas
se convierte en una reafirmación del paradigma
del Siglo XXI y de la necesidad de la formación de
DIRCOM en América Latina. .
