MAKALAH KAPITA SELEKTA

PUBLIC RELATIONS

KELOMPOK 6:

FIRSTA VAULINA AFRINANDA

YUKE IRZANI

HERLINA MULYA

RIFA YANAS

ILMU KOMUNIKASI

FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN ILMU POLITIK

UNIVERSITAS ANDALAS

2011

1. Definisi Public Relations

Banyak para ahli komunikasi yang mengemukakan pengertian public relations, diantaranya

adalah Frank Jefkins dalam bukunya Public Relations, yaitu:

“Humas adalah sesuatu yang merangkum keseluruhan komunikasi yang terencana, baik

itu ke dalam maupun ke luar, antara suatu organisasi dengan semua khalayaknya dalam

rangka mencapai tujuan-tujuan spesifik yang berlandaskan pada saling pengertian.”

( Jefkins 1996:9 )

Kemudian Public Relations bisa juga didefinisikan sebagai fungsi manajemen yang membangun

dan mempertahankan hubungan yang baik dan bermanfaat antara organisasi dengan public yang

mempengaruhi kesuksesan atau kegagalan organisasi tersebut.

Pada awalnya, humas dikatakan sebagai kegiatan komunikasi yang bersifat satu arah.

Pandangan tersebut bertahan hingga usai Perang Dunia II. Tetapi beberapa dekade kemudian,

pandangan mengenai pengertian humas mulai mengalami perubahan. Definisi tentang humas

mulai memasukkan aspek komunikasi atau hubungan dua arah (two way communication). Lalu

dalam definisi humas pun mulai dimasukkan kata-kata reciprocal (timbal balik), mutual (saling),

dan between (antara). Kamus Webster`s Third New International Dictionary mendefinisikan

humas sebagai the art of science of developing reciprocal understanding and goodwill (seni

pengetahuan untuk mengembangkan pengertian timbale balik dan niat baik).

2. Fungsi Public Relations

Prof. Drs. Onong Uchjana Effendy, MA ( 2002:35 ) mengatakan fungsi public relations

adalah sebagai berikut:

1. Menunjang kegiatan manajemen dalam mencapai tujuan organisasi/perusahaan.

2. Membina hubungan harmonis antara organisasi dengan publik, baik publik eksternal maupun

internal.

3. Menciptakan komunikasi dua arah timbal balik dengan menyebarkan informasi dari

organisasi/perusahaan kepada publik dan menyalurkan opini publik kepada

organisasi/perusahaan.

4. Melayani publik dan menasehati pimpinan organisasi/perusahaan demi kepentingan umum.

3. Ruang Lingkup Public Relations

Ruang lingkup kegiatan public relations ada dua yaitu internal dan eksternal. Adapun tujuan dan

tugas public relations berdasarkan ruang lingkup kegiatannya adalah:

1) Internal Public Relations

Griswold mengatakan, “Mencapai karyawan yang mempunyai kegairahan kerja

adalah tujuan internal public relations.”

( Griswold dalam Abdurrachman 2001:34 )

Berdasarkan tujuan internal public relations di atas, maka tugas yang harus dilakukan

oleh seorang praktisi PR adalah sebagai berikut:

“Menyelengarakan komunikasi yang sifatnya persuasif dan informatif. Ia harus

mengadakan analisa tentang policy kepegawaian (personnel policy), termasuk

gaji/upah, honorarium, dan kesejahteraan karyawan lainnya; menganalisa apa yang

telah dilaksanakan di dalam internal public relations; mengadakan survei tentang

“attitudes” para karyawan terhadap instansinya, kebijakan instansi itu dan kegiatan-

kegiatannya.” ( Abdurrachman 2001:35 )

Jadi, tugas seorang praktisi PR untuk ruang lingkup internal adalah menciptakan

iklim komunikasi yang bersifat persuasif dan informatif, menganalisis masalah kepegawaian,

dan tanggapan atau perilaku karyawan terhadap kebijakan dan kegiatan-kegiatan yang

dilakukan oleh perusahaan.

2) External Public Relations

Oemi Abdurrachman menyebutkan, “salah satu tujuan external public relations

adalah untuk mengeratkan hubungan dengan orang-orang di luar badan/instansi hingga

terbentuklah opini publik yang favorable terhadap badan itu.” ( Abdurrachman 2001:38 )

Adapun tugas external public relations, yaitu:

a. Menilai sikap dan opini publik terhadap kepemimpinan, terhadap para pegawai, dan

metode yang digunakan.

b. Memberi advice (nasehat) dan counsel pada pimpinan tentang segala sesuatu yang ada

hubungannya dengan public relations mengenai perbaikan-perbaikan, kegiatan-kegiatan,

dan lain-lain.

c. Memberikan penerangan-penerangan yang objektif, agar publik tetap informed tentang

segala aktivitas dan perkembangan perusahaan.

d. Menyusun staf yang efektif untuk bagian itu.

( Abdurrachman 2001:39-40 )

Humas sangat berperan penting dalam suatu perusahaan/organisasi, karena jika dilihat

seorang humas mempunyai level kedua setelah direktur. Humas tidak hanya menjalin hubungan

dengan instansi, media tapi juga berperan dalam membangun brand yang positif. Sehingga baik

buruknya pandangan orang lain terhadap suatu perusahaan sangat bergantung sekali kepada

humasnya membentuk suatu pencitraan terhadap perusahaan tersebut. Jika dilihat, adapun esensi

dari public relations ini adalah sebagai berikut:

Menjalin hubungan baik kepada orang lain, institusi/perusahaan, media dengan

cara melakukan suatu komunikasi yang efektif dan efisien kepada komunikan dan

dapat membangun dan membentuk suatu citra yang positif baik untuk perusahaan

maupun dirinya sendiri.

Humas mencakup hal-hal sebagai berikut:

1. Humas memiliki kaitan erat dengan opini publik. Dalam hal ini praktisi humas berupaya

untuk mempengaruhi publik agar memberikan opini yang positif bagi organisasi atau

perusahaan. Namun di sisi lain humas harus berupaya mengumpulkan informasi dari

khalayak, menginterpretasikan informasi itu dan melaporkannya kepada manajemen jika

informasi itu memiliki pengaruh terhadap keputusan manajemen.

2. Humas memiliki kaitan erat dengan komunikasi. Praktisi humas harus bertanggung jawab

menjelaskan tindakan perusahaan kepada khalayak yang berkepentingan dengan

organisasi atau perusahaan. Praktisi humas harus memberikan perhatian terhadap pikiran

dan perasaan khalayak terhadap organisasi. Humas harus menjadi saluran arus bolak-

balik antara organisasi dan khalayaknya.

3. Humas merupakan fungsi manajemen

Humas berfungsi membantu manajemen dalam menetapkan tujuan yang hendak dicapai

serta menyesuaikan diri terhadap lingkungan yang berubah. Humas juga harus secara

rutin memberikan saran kepada manajemen. Humas harus memiliki kegiatan yang

terencana dengan baik.

Model perencanaan PR:

Pengenalan situasi

Penetapan Tujuan

Defenisi Khalayak

Pemilihan media dan teknik-teknik humas

Perencanaan Anggaran

Pengukuran hasil

Di dalam mata kuliah ilmu komunikasi, adapun mata kuliah yang berkaitan atau yang termasuk

di dalam public relations yakni sebagai berikut:

1) Media Relations yakni hubungan yang dilakukan oleh praktisi public relations ataupun

instansi, organisasi dengan media-media untuk menjalin kerja sama baik dalam hal

membangun citra yang positif, saling menguntungkan, dan lainnya yang harus dijaga

seumur hidup agar terciptanya hubungan yang baik dan saling menghormati.

Media relations adalah usaha untuk mencari publikasi atau penyiaran yang maksimun

atas suatu pesan atau informasi Humas dalam rangka menciptakan pengetahuan dan

pemahaman bagi khalayak dari organisasi perusahaan yang bersangkutan (Frank Jefkins,

2000). Media relations lebih kepada hubungan antara organisasi dengan media atau

hubungan antara suatu organisasi dengan pers, radio dan televisi secara dua arah atau dua

pihak.

Tujuan Media Relations:

1. Untuk memperoleh publisitas seluas mungkin mengenai kegiatan serta langkah

lembaga/organisasi yang baik untuk diketahui umum.

2. Untuk memperoleh tempat dalam pemberitaan media(liputan, laporan, ulasan, tajuk

rencana) mengenai hal hal yang menguntungkan lembaga/organisasi.

3. Untuk memperoleh umpan balik dari masyarakat.

4. Untuk melengkapi data/informasi bagi pimpinan lembaga/organisasibagi keperluan

penilaian (assesment) secara tepat mengenai situasi/permasalahan yang mempengaruhi

keberhasilan lembaga/organisasi.

5. Mewujudkan hubungan yang stabil dan berkesinambungan dilandasi kepercayaan dan

saling menghormati. (Rachmadi, 1982:56)

Manfaat Media Relations:

1. Membangun pemahaman mengenai tugas dan tanggung jawab organisasi dan media

massa.

2. Membangun kepercayaan timbal balik dengan prinsip saling menghormati, meng

kejujuran serta kepercayaan.

3. Penyampaian informasi yang akurat, jujur, dan mampu memberikan pecerahan bagi

public.

Aktivitas Media Relations:

1. Pengiriman siaran pers

2. Menyelenggarakan konferensi pers

3. Menyelenggarakan media gathering

4. Menyelenggarakan perjalanan pers

5. Menyelenggarakan spesial event

6. Menjadi nara sumber

Bentuk Bentuk Media Relation:

Newsletter (majalah intern perusahaan ) dan brosur: Merupakan media untuk

promosi perusahaan, biasanya diberikan kepada karyawan dan pelanggan sebagai

buku petunjuk.

Acara khusus : Misalnya, peluncuran produk baru, pindah tempat atau acara

syukuran perusahaan.

Press Tour: Kegiatan kunjungan perusahaan dengan mengajak wartawan.

Laporan tahunan (Annual report): Berupa laporan perkembangan dan kemajuan

perusahaan, dan biasanya laporan yang diberikan yang baik saja (untuk media dan

publik) sementara laporan kebalikannya untuk konsumsi intern perusahaan.

Sponsorship : Tujuannya adalah agar logo atau identitas perusahaan bisa disiarkan

oleh media. Ini merupakan bentuk media relation yang cerdas tanpa harus memasang

iklan.

Poster

Iklan

Pengumpulan uang . Program fundrising yang dilakukan oleh perusahaan anda,

merupakan salah satu cara untuk meningkatkan prestise dan kepedulian perusahaan

dimata masyarakat

Seminar dan program latihan

Mading

Pameran

Selebaran . Beberapa bentuk selebaran antara lain : Leaflet, Folder, Brosur dan

Booklet, Broadsheet, Kataloggues, Picture Poscard, Hotel Stationary,Stuffer, Diaries,

Guarantee Card.

Surat Pembaca. Namanya juga surat pembaca isinya biasanya keluhan atau penyalur

ketidakpuasan terhadap produk/jasa/perusahaan.

6 hal penting dalam media relations :

Memahami & melayani media setiap saat

Membangun reputasi sebagai organisasi yang dapat dipercaya media

Menyediakan salinan informasi (press release) yang memadai dan akurat

Bekerja sama dalam penyediaan materi informasi

Menyediakan fasilitas verifikasi. Humas perlu memberi kesempatan kepada jurnalis

melakukan verifikasi (membuktikan kebenaran) atas setiap materi yang mereka terima

Membangun hubungan personal yang kokoh dengan media

Prinsip kerja media relations :

Memahami dan melayani media

Membangun reputasi/citra positif

Menyediakan fasilitas untuk publikasi

Bekerjasama dalam penyediaan materi informasi krusial

Membangun hubungan personal yang kuat

2) Publik Speaking

Publik speaking adalah proses berbicara kepada sekelompok orang secara sengaja

serta ditujukan untuk menginformasikan, mempengaruhi, atau menghibur pendengar.

Seni dan ilmu publik speaking khususnya di lingkungan yang kompetitif di Amerika

Utara, juga dikenal sebagai forensics. Kata forensik adalah sebuah kata sifat yang berarti

“perdebatan umum atau argumen.” Kata tersebut berasal dari bahasa Latin forensis, yang

berarti “dari forum.”

Tujuan utama dari publik speaking dapat dicapai dengan penyampaian informasi

dengan sederhana sehingga dapat memotivasi orang untuk bertindak. Seorang orator

yang bagus dapat mengubah emosi pendengar mereka, tidak hanya menginformasikan

kepada mereka.

Publik speaking memiliki beberapa komponen yang berkaitan seperti Motivasi

berbicara, kepemimpinan/pengembangan pribadi, bisnis, layanan pelanggan, komunikasi

kelompok besar, dan komunikasi massa. Publik Speaking bisa menjadi alat yang jitu jika

digunakan untuk keperluan seperti memotivasi, mempengaruh, membujukan,

menginformasikan, menterjemah, atau sekedar menghibur.

Tipe tipe publik speaking:

Publik speaking informatif: Publik speaking informatif pada umumnya tidak selalu

menggunakan bantuan visual. Pokok persoalannya adalah bagaimana informasi bisa

dengan mudah dipahami khalayak dengan sedikit atau tanpa latar belakang terhadap

pokok persoalan itu. Publik speaking informatif bermaksud memberitahukan informasi

baru agar dipahami oleh khalayak. Contohnya: dosen memberikan materi, bicara di radio

dan televisi, berbicara pada forum bisnis, dll

Publik speaking persuasive: Publik speaking persuasif berupaya untuk menjual suatu ide,

pribadi, aksi, atau barang. Publik speaking ini digunakan untuk mempengaruhi atau

meyakinkan khalayak untuk melakukan atau tidak melakukan sesuatu. Publik speaking

ini juga bisa digunakan untuk mempromosikan produk atau jasa tertentu.Contoh: pidato

politik dalam gedung palemen, kampanye.

Publik speaking menghibur: Publik speaking yang sengaja dirancang terutama untuk

menghibur, dalam publik speaking ini pembicara berusaha untuk membangun suasana

kegembiraan. Contohnya : publik speaking pada acara makan malam, acara ulang tahun,

pertunangan, reuni keluarga, acara pernikahan, dll…

Publik speaking teknis: Publik speaking yang bersifat teknis hampir selalu melibatkan

alat bantu visual atau handout yang tercetak. Publik speaking ini memang bersifat

informatif, namun informasinya sangat bersifat teknis. Contoh: presentasi penemuan dari

seorang ahli, presentasi penggunaan alat baru, presentasi di parlemen yang menjelaskan

secara terperinci kerangka perundangan yang baru, dll….

Publik speaking singkat: Publik speaking singkat pada umumnya adlah ekspresi ucapan

terima kasih, menyampaikan ucapan selamat datang atau penerimaan atau

pelepasan.Contoh ucapan terima kasih: speech atas keberhasilan memperoleh piala,

medali,penghargaan, dll.

3) Teknik Presentasi dan Negosiasi

Memberikan presentasi saat ini sudah merupakan bagian yang penting dalam kehidupan

seorang eksekutif. Keterampilan yang tinggi dalam hal ini akan menjadi aset utama bagi

seseorang yang sedang meniti jalur karirnya. Presentasi merupakan alat komunikasi tangguh

dalam usaha untuk menyampaikan laporan atau keterangan mengenai apa saja yang merupakan

tanggung jawab seseorang, baik itu merupakan barang ataupun jasa. Presentasi juga dapat

digunakan untuk menunjukkan kemampuan, karena dari cara seseorang memberikan presentasi

dapat dinilai seberapa jauh ia menguasai bidang yang dikelola.

Tujuan:

Mempersiapkan diri sehingga sikapnya akan menunjang pembawaan presentasinya

Mempersiapkan materi presentasi sehingga menarik perhatian orang yang dituju

Menggunakan teknik-teknik khusus agar presentasi mencapai maksud dan tujuan si

pembawa

Mengenali masalah-masalah dalam memberi presentasi dan bagaimana

menanggulanginya

Cara Membuat Presentasi Yang Efektif:

Untuk meyakinkan pendengar, jangan memilih cara inkonvensional (tidak lazim), tapi

sampaikan presentasi yang “berisi” agar bisa difahami oleh pendengar.

Faktor penting dalam presentasi adalah keseluruhan ide yang disampaikan harus dapat

difahami oleh pendengar

Pada akhir presentasi, sangat dianjurkan untuk mengulas kembali point-point penting

yang dipresentasikan

Pemakaian demonstrasi eksperimen merupakan hal yang menarik.

Siapkan beberapa alternatif yang akan didemonstrasikan pada pendengar.

Perhatikan pengaturan waktu/scheduling dalam menyampaikan presentasi.

Jika presentasi terasa berjalan lambat, anda perlu untuk meringkas materi yang disajikan.

Cek lah projector sebelum melakukan presentasi

Membangun Fondasi Presentasi:

Ada paling sedikit ada 4 hal yang wajib anda persiapkan:

a. Menganalisis momentum dan acara.

b. Mengenali audiens.

c. Menentukan sasaran dan tujuan spesifik.

d. Mempelajari lokasi

Berikut alat bantu yang biasa digunakan:

a. Model

b. Gambar

c. Grafis: tulisan, peta, tabel

d. Audio: kaset, radio, piringan hitam

e. Proyeksi diam: transparansi, slide

f. Proyeksi bergerak: TV, film

g. Permainan dan simulasi

Persiapan Lainnya dalam presenatasi :

Kuasai materi presentasi.

Latihan presentasi: a) latihan tanpa ada audiens, b) latihan di depan kaca, c) latihan di

depan audiens.

Evaluasi hasil latihan dan perbaiki sampai anda yakin akan sukses.

Prediksi pertanyaan yang mungkin akan muncul dan siapkan jawabannya.

Siapkan fisik dan mental anda.

Membuka Presentasi dan Merebut Perhatian

Jembatanilah antara apa yang baru berlalu dan apa yang segera terjadi – presentasi anda.

Beritahu audiens tentang sasaran dan tujuan anda.

Libatkan audiens dalam topik anda sesegera mungkin.

Bangunlah kepercayaan audiens terhadap anda dengan menjelaskan manfaat yang akan

mereka petik.

Pastikan audiens menyadari bahwa anda memegang kendali.terbukalah mengenai anda

jika perlu.

Pastikan audiens mengetahui bahwa anda senang berada diantara mereka.

Menutup Presentasi:

Membuat ringkasan.

Kutipan.

Himbauan dan pernyataan memotivasi.

Tantangan untuk segera bertindak.

Lelucon yang relevan.

Mengulangi manfaat.

Meminta audiens meneriakkan slogan tertentu (pada kasus tertentu).

4) Komunikasi Promosi dan Pemasaran

Komunikasi yang dilakukan dengan adanya elemen-elemen promosi dari

marketing mix ( public relation, advertising, sales promotion, dan personal selling) yang

ditujukan untuk memasarkan barang dan jasa kepada target atau calon audience/ pembeli.

Inti Komunikasi Pemasaran:

1. Strategi komunikasi pemasaran

2. Perencanaan dan segmentasi potensial (peluang pasar, analisis pesaing,target marketing)

3. Perencanaan media

4. Kreatif pesan dan media

5. Biaya komunikasi dan belanja iklan

6. Riset komunikasi pemasaran

5) Manajemen isu dan Krisis

Manajemen isu pertama kali dikemukakan oleh konsultan PR, W. Howard Chase

pada tahun 1976. Menurutnya, manajemen isu mencakup identifikasi isu, analisis isu,

menentukan prioritas, memilih program strategi, mengimplementasikan program aksi

dan komunikasi serta mengevaluasi efektivitasnya. Jadi, manajemen isu adalah proses

proaktif dalam mengantisipasi, mengidentifikasi, mengevaluasi, dan merespons isu-isu

kebijakan public yang mempengaruhi hubungan organisasi dengan public mereka. Ada

dua esensi manajemen isu sebagai berikut:

Identifikasi dini atas isu yang berpotensi mempengaruhi organisasi.

Respons  strategis  yang  didesain  untuk  mengurangi  atau  memperbesar

konsekuensi dari isu tersebut.

Manajemen isu adalah bagian dari fungsi PR. Akan tetapi, jika hanya dilihat sebagai

komunikasi persuasif, menjadi salah satu taktik untuk mempengaruhi kebijakan publik,

bukan sebagai bagian dari perencanaan strategi organisasi.

PR berhubungan solusi krisis:

1. PR proaktif tanggulangi krisis

2. PR berperan penting tanggulangi krisis secara menyeluruh

3. PR berikan masukan evaluasi penanggulangan krisis dan akhir krisis.

Situasi Krisis Berlangsung, PR Harus :

1. Perkecil stress senior management dalam ambil keputusan dan PR buat laporan singkat

tentang informasi yang diperlukan media massa, karyawan dan keluarga karyawan.

2. Dirikan emergency center

3. Tunjukkan keinginan komunikasi terbuka dan jujur

4. Perusahaan sangat perhatian dan tanggung jawab di saat krisis.

Persiapan krisis :

1. Bentuk tim task force

2. Ciptakan sistem komunikasi krisis

3. Tekankan semua kelemahan perusahaan

4. Tekankan akibat krisis bagi target publik

5. Ciptakan pesan yang mengurangi akibat buruk

6. Tulis buku pedoman

7. Buat simulasi situasi krisis

Prinsip-prinsip Situasi Krisis :

1. Kumpulkan fakta dan update kontinyu

2. Putuskan fatwa yang harus disiarkan dan tidak

3. Buka jalur komunikasi dan hubungi media massa

4. Berikan jawaban terbuka dan faktual

5. Tunjukkan perusahaan lakukan segala cara tanggualangi krisis

6. Komunikasi terus menerus

6) Komunikasi Penyuluhan

Pada kegiatan penyuluhan, komunikasi memegang peranan sentral. Kegiatan

penyuluhan merupakan kegiatan pendidikan non formal yang bertujuan merubah

perilaku masyarakat khususnya masyarakat sekitar hutan dari perilaku yang kurang

menguntungkan ke arah perilaku yang dapat menguntungkan masyarakat. Dalam suatu

proses pendidikan dibutuhkan komunikasi yang efektif. Dengan komunikasi yang efektif

maka masyarakat dapat diajak, dibimbing, diarahkan agar menjadi masyarakat yang mau

dan mampu secara aktif mengembangkan potensi dirinya sehingga dapat menjadi

masyarakat  yang mandiri dalam menentukan masa depannya sendiri.

Namun demikian kegiatan komunikasi penyuluhan tidak akan berjalan

sebagaimana yang diharapkan apabila tidak terdapat interaksi dinamis dan harmonis

antara masyarakat dengan penyuluh. Interaksi yang dinamis dan harmonis akan terjadi

apabila diantara masyarakat dan penyuluh telah ada rasa saling percaya. Rasa percaya

timbul apabila masing-masing pihak saling mempersepsi memiliki kredibiltas minimal.

Kredibilitas merupakan salah satu faktor penting dalam komunikasi. Apabila seorang

penyuluh dinilai tinggi kredibilitasnya oleh masyarakat maka penyuluh tersebut akan

mudah diterima masyarakat. Demikian pula perlu disadari oleh penyuluhan bahwa

masyarakat pada dasarnya memiliki potensi yang dapat dikembangkan. Masyarakat

jangan dianggap bodoh atau tidak memiliki kapasitas sama sekali. Masyarakat

sebenarnya memiliki energi namun masih bersifat potensial (diam) oleh karena itu perlu

digerakkan menjadi energi yang aktif, energi yang besar yang dapat mengarahkan

masyarakat tersebut menuju pada perbaikan kondisi hidupnya.

REFERENSI

Cutlip, Scott M, dkk.2006. Effective Public Relations.Prenada Media Grup: Jakarta

http://adiprakosa.blogspot.com/

http://jurnal-sdm.blogspot.com/2009/07/public-relation-definisi-fungsi-dan.html

http://minnyminds.wordpress.com/2009/02/06/tinjauan-public-relations/