User Manual Hotel

Halaman : 1 / 77 [email protected]

Panduan Pemakaian Software Hotel 1. Cara Memanipulasi Data

Untuk menambah, mengedit ataupun menghapus data pada dasarnya bisa dengan menekan tombol-tombol yang ada pada form, berikut adalah macam tampilan dari tombol-tombol tersebut

Gambar 1.1 : Menu untuk manipulasi Data 1

Menu tersebut diatas terletak pada sebelah kanan atas form.

Gambar 1.2 : Menu untuk manipulasi Data 2

Menu tersebut diatas terletak pada sebelah bawah form. Tombol Tambah digunakan untuk menampilkan form Tambah data. Tombol Edit digunakan untuk menampilkan form Edit Data, dan dari kedua tombol tersebut pada form Tambah/Edit diakhiri dengan menekan Tombol Simpan. Tombol Hapus digunakan untuk menghapus data, namun sebelum menekan tombol tersebut, data yang ingin dihapus harus ditentukan terlebih dahulu. Saat menekan Tombol Hapus, maka akan muncul Pesan konfirmasi untuk menyakinkan sekali lagi apakah data tersebut akan benar-benar dihapus. Tombol Tutup digunakan untuk menutup form, dan pada form Tambah/Edit data, menekan Tombol Tutup akan membatalkan proses Tambah atau Edit, sehingga data yang telah dientrikan pada kolom-kolom di form tersebut tidak akan disimpan. 2. Cara Entri Data

Berikut adalah berbagai macam kolom yang digunakan untuk pengisian data, pada entry form.

a. TextBox, untuk pengisian data teks atau angka, dimana Anda cukup mengetikkan data yang ingin diinputkan. Pada pengisian kolom untuk data angka, hanya dapat menampung angka & karakter yang terkait seperti titik, koma dan tanda minus saja.

Gambar 2.1 : Textbox


b. Combo Box, Anda cukup memilih data yang diinginkan untuk mengisi kolom tersebut, dengan menekan pada tombol di sebelah kanan dari kolom.

Gambar 2.2 : Combo Box c. Date Picker, digunakan untuk mengisi kolom tanggal atau bulan, dimana Anda harus

menekan tombol yang ada di sebelah kanan, maka akan muncul bantuan kalender seperti gambar di bawah.

Gambar 2.3 : Date Picker d. Tombol Bantuan, digunakan untuk menampilkan data bantuan berupa daftar transaksi yang

terkait. Yang perlu Anda lakukan cukup menekan tombol seperti gambar berikut, maka selanjutnya akan muncul bantuan yang berisi dengan data yang terkait dengan kolom yang hendak diisi.

Gambar 2.4 : Tombol Bantuan e. Tabel, pada pengisian tabel untuk kolom yang berbentuk Textbox, Anda cukup mengetikan

data yang diinginkan pada setiap kolom kemudian selalu akhiri dengan menekan tombol Enter, agar data yang telah diketikkan dapat tersimpan sementara di kolom yang bersangkutan. Untuk kolom Check Box, Anda harus menekan mouse pada kolom tersebut untuk memberi centang atau untuk menghilangkan tanda centang. Sedangkan untuk kolom yang terdapat Tombol Bantuan, Anda dapat mengetikan langsung data yang diinginkan atau menekan tombol bantuan untuk memperoleh bantuan akan daftar data dari kolom yang terkait. Pastikan Anda selalu menyisakan satu baris kosong seperti gambar di bawah, sebelum Anda menekan tombol Simpan untuk mengkonfirmasi data yang akan disimpan.

Gambar 2.5: Tabel


Pada laporan terdapat menu seperti gambar berikut :

Gambar 2.6 : Menu pada Laporan Dengan keterangan, sbb : a. Konten b. Mencetak laporan c. Men-copy laporan d. Mencari data e. Menampilkan laporan dalam satu halaman f. Menampilkan laporan lebih dari satu halaman g. Mengecilkan tampilan laporan h. Memperbesar tampilan laporan i. Memperbesar atau memperkecil tampilan laporan dalam persentase dari ukuran sebenarnya j. Mundur satu halaman k. Maju satu halaman l. Kembali mundur ke halaman sebelumnya m. Kembali maju ke halaman selanjutnya 3. Login

Saat Anda menjalan Software Hotel baik dari Program Menu atau dari Shorcut di Desktop, pertama-tama akan muncul form Login, seperti gambar di bawah ini.

Gambar 3.1 : Login Tekan tombol Login, untuk menkonfirmasi Username dan Password yang telah dimasukkan. Sedangkan tombol Tutup untuk membatalkan penggunaan Software Hotel.

Untuk login pertama kali Username dan Password diisi admin semua. Untuk menambah

User atau merubah password user bisa dilakukan dari menu Manajemen User.

Gambar 3.2 : Setting Database Server

Digunakan untuk mengatur koneksi software Hotel ke database server, dimana Username & Password disini adalah username & password yang berlaku di Database MySQL Server. Untuk Server diiisi nama computer letak database server berada, dan bisa juga diisi dengan IP Address.


Setelah Anda berhasil login maka utama Software Hotel akan muncul, seperti gambar 3.4. Tampilan menu lengkap seperti gambar 3.3, hanya akan tampil jika Anda masuk menggunakan Username yang memiliki akses lengkap pada semua menu tersebut. Untuk mengatur hak akses menu untuk setiap Username hanya dapat diatur oleh Username : admin, atau Username lainnya yang memiliki hak akses pada Manajemen User. Mengenai cara penggunaan Manajemen User akan dibahas lebih lanjut pada bagian berikutnya.

Gambar 3.3 : Menu Utama Software Hotel Pada bagian bawah menu utama terdapat keterangan mengenai Username pada sebelah kiri dan pada sebelah kanan terdapat tanggal dan jam sistem. Tanggal dan jam sistem yang tampil di Menu Utama mengacu pada tanggal dan jam sistem pada komputer Server.

Gambar 3.4 : Menu Utama Software Hotel 4. Setup

Seluruh pengaturan awal Software Hotel diatur melalui menu Setup, untuk lebih jelasnya seluruh isi dari menu Setup, Anda dapat melihat dari gambar di bawah ini.

Gambar 4.1 : Setup


4.1. Agama

Digunakan untuk mengatur data Agama, yang nantinya daftar tersebut akan ditampilkan pada saat pengisian data Karyawan.

Gambar 4.2 : Agama

4.2. Departemen

Digunakan untuk menentukan data Departemen, misal departemen Hotel, Restoran, Fasilitas, Laundry, dll.

Gambar 4.3 : Departemen

4.3. Jenis Identitas

Digunakan untuk menentukan data Jenis Identitas, seperti KTP, SIM, dll, yang nantinya data ini akan digunakan pada Transaksi Check In.


Gambar 4.4 : Jenis Identitas 4.4. Pendidikan

Digunakan untuk mengatur data Pendidikan, yang nantinya daftar tersebut akan digunakan pada saat pengisian data Karyawan.

Gambar 4.5 : Pendidikan

4.5. Perusahaan

Digunakan untuk menentukan data Perusahaan, data Perusahaan akan digunakan pada data Pelanggan Hotel.


Gambar 4.6 : Perusahaan

4.6. Kota

Digunakan untuk menentukan data Kota, yang nantikan akan digunakan pada Profile Software Hotel, Pelanggan, Supplier dan transaksi-transaksi lainnya.

Gambar 4.7 : Kota 4.7. Propinsi

Digunakan untuk mengatur data Propinsi, yang nantinya daftar tersebut akan digunakan pada saat pengisian data Kota.

Gambar 4.8 : Propinsi


4.8. Negara

Digunakan untuk menyimpan data Negara, yang nantinya dapat digunakan pada transaksi Check In.

Gambar 4.9 : Negara 4.9. Jenis Kamar

Digunakan untuk mengatur data Jenis Kamar, yang nantinya data tersebut akan digunakan pada saat pengisian data Kamar.

Gambar 4.10 : Jenis Kamar 4.10. Jenis Tempat Tidur

Digunakan untuk mengatur data Jenis Tempat Tidur, yang nantinya data tersebut akan digunakan pada saat pengisian data Kamar.


Gambar 4.11 : Jenis Tempat Tidur 4.11. Fasilitas Kamar

Digunakan untuk mengatur data Fasilitas Kamar, yang nantinya data tersebut akan digunakan pada saat pengisian data Kamar.

Gambar 4.12 : Fasilitas Kamar 4.12. Deskripsi Kamar

Digunakan untuk mengatur data Deskripsi Kamar, yang nantinya data tersebut akan digunakan pada saat pengisian data Kamar.

Gambar 4.13 : Deskripsi Kamar


4.13. Kamar

Digunakan untuk menentukan data Kamar, yang nantinya data Kamar akan digunakan pada Transaksi Check In.

Gambar 4.14 : Kamar Untuk menambah data Fasiltas, Desktipsi atau gambar untuk data Kamar, bisa dengan menekan

tombol +, sedangkan untuk menghapus bisa menekan tombol -. Pada bagian Tarif, setelah menentukan nominal tarif, diakhiri dengan menekan tombol Enter. Nominal Tarif dapat ditentukan juga pada menu Harga Kamar dan Harga Kamar Periodik. 4.14. Harga Kamar

Digunakan untuk menentukan Harga Kamar. Harga Kamar dapat ditentukan satu per satu sesuai No. Kamar, atau secara kelompok sesuai Jenis Kamar atau Jenis Tempat Tidur. Isi jenis filter yang diinginkan terlebih dahulu, lalu tekan tombol Filter. Pada gambar di bawah Filter dilakukan secara kelompok sesuai Jenis Kamar, kemudian tentukan tarif per harinya, lalu diakhiri dengan menekan tombol Simpan, maka tarif kamar akan di update ke semua No. Kamar yang termasuk pada filter Jenis Kamar tersebut.


Gambar 4.15 : Harga Kamar 4.15. Harga Kamar Periodik

Digunakan untuk menentukan Harga Kamar, dimana harga kamar tersebut hanya akan berlaku pada periode tertentu saja. Harga Kamar Periodik dapat diberlakukan sesuai Jenis Kamar atau Jenis Tempat Tidur.

Gambar 4.16 : Harga Kamar Periodik

4.16. Status Kamar

Digunakan untuk menentukan macam status kamar. Status Kamar akan digunakan pada Status Kamar (Icon), dan Setting Status Kamar.


Gambar 4.17 : Status Kamar Untuk tahap awal penggunaan Software Hotel perlu ditentukan terlebih dahulu Status Kamar untuk semua status yang ada, karena pada penggunaannya beberapa status kamar akan digunakan secara otomatis, misalnya saat entri transaksi Resevrasi kamar, maka kamar tersebut akan otomatis memiliki status Reservasi, yang efek nya kamar tersebut tidak dapat digunakan untuk reservasi atau checkin oleh tamu lainnya.

Untuk kamar dengan status dipakai, setiap harinya akan otomatis diset menjadi Kamar dipakai (kotor).

4.17. Status Tamu

Digunakan untuk menentukan Status Tamu pada transaksi Reservasi dan Check In.

Gambar 4.18 : Status Tamu


4.18. Backup Database

Digunakan untuk membackup database Software Hotel. File hasil backup dapat digunakan untuk me restore database kelak, apabila terjadi hal yang tidak diinginkan. File backup Software Hotel dapat digunakan untuk me restore database menggunakan MySQL Administrator. 4.19. Restore Database

Digunakan untuk me restore database Software Hotel. File backup yang digunakan untuk me restore, bisa menggunakan file hasil backup dari Software Hotel, atau file hasil backup dari MySQL Administrator. 4.20. Manajemen User

Digunakan untuk menambah user yang diperbolehkan mengakses Software Hotel, serta untuk menentukan menu-menu apa saja yang boleh di akses oleh setiap user yang ada. Pada Software Hotel terdapat dual manajemen menu untuk masing-masing user, yaitu pada menu Pull Down/Menu Utama yang terdapat pada bagian atas, dan menu Icon yang tampil di layar utama. Sehingga baik untuk menu utama maupun menu icon, tampilannya dapat disesuaikan untuk hal akses masing-masing user.

Gambar 4.19 : Manajemen User


Gambar 4.20 : Pengaturan Data User dan Menu Utamanya

Gambar 4.21 : Pengaturan Menu Icon

User dengan Level 1, adalah user level tertinggi yang dapat melakukan semua transaksi sesuai dengan menu yang dapat diakses. Sedangkan user dengan Level 2 sama dengan

user Level 1, namun tidak dapat merubah tanggal transaksi. User dengan level 3, adalah user


dengan level terendah, hanya bisa menambah dan mencetak data saja, namun tidak bisa merubah tanggal transaksi, mengedit ataupun menghapus data.

Untuk menfilter daftar menu yang berada di posisi sebelah kiri, bisa dengan memilih Kelompok Menu yang ingin ditampilkan.

Sedangkan untuk menambahkan menu icon pada user dengan pilih menu pada daftar menu disebelah kiri terlebih dahulu, lalu tentukan gambar icon pada meu tersebut nantinya, dan tekan tombol +. Jika ingin menghapus menu icon user, pilih menu icon yang ingin dihapus, lalu tekan

tombol -. Urutan tampilan menu icon dilayar utama bisa diatur dengan menekan tombol Panah Atas dan Bawah, yang nantinya menu icon akan ditampilkan pada layar utama saat user ybs login, dengan urutan dari posisi kanan atas ke kiri bawah.

Tekan tombol Refresh, yang posisinya ada di bawah kolom Icon, apabila menemui merasa menu-menu yang ditampilkan pada Dftar Menu di sebelah kiri tidak lengkap. Maka Daftar

Menu akan otomatis direfresh. Hal ini dimungkinkan karena Software Hotel masih akan terus dilengkapi dengan berbagai macam fasilitas. 4.21. Options

Digunakan untuk menentukan berbagai macam pengaturan pada Software Hotel, seperti : 1. Menentukan No. Account. 2. Sistem penomoran (otomatis / manual). 3. Format Cetak Faktur pada Restoran, Fasilitas, dan Penjualan/Mini Store.

Gambar 4.22 : Options (Nomor)

Kas : untuk menentukan No. Account Kas yang nantinya akan digunakan pada semua transaksi jurnal yang terkait dengan Kas.

Potongan Penjualan : untuk menentukan No. Account Potongan Penjualan, seperti diskon pada penjualan.

Potongan Pembelian : untuk menentukan No. Account Potongan Pembelian, seperti diskon pada pembelian.

Piutang : untuk menentukan No. Account Piutang, yang nantinya akan digunakan pada transaksi penjualan tempo.

Hutang : untuk menentukan No. Account Hutang, yang nantinya akan digunakan pada transaksi pembelian tempo.

Pembulatan : untuk menentukan No. Account Pembulatan, dan kolom Nominal untuk memnentukan nominal pembulatan.


Giro Masuk : untuk menentukan No. Account Giro Masuk yang belum dicairkan. Giro Keluar : untuk menentukan No. Account Giro Keluar yang belum dicairkan. Laba : untuk menentukan No. Account Laba Penjualan. Modal : untuk menentukan No. Account Modal. Persediaan : untuk menentukan No. Account Persediaan. Penjualan : untuk menentukan No. Account Penjualan. HPP : untuk menentukan No. Account Harga Pokok Penjualan. PPN Jual : untuk menentukan No. Account PPN Jual. PPN Beli : untuk menentukan No. Account PPN Beli. PPH 22 : untuk menentukan No. Account PPH 22. Gaji Karyawan : untuk menentukan No. Account Biaya Gaji Karyawan. Pendapatan Parkir : untuk menentukan No. Account Pendapatan Parkir. Voucher : untuk menentukan No. Account Biaya Voucher. Service : untuk menentukan No. Account Pendapatan Jasa Service, pendapatan

ini akan muncul pada menu Check Out dan Kasir Restoran. Barang Hilang : untuk menentukan No. Account Biaya Barang Hilang. Revisi Stok : untuk menentukan No. Account Pendapatan Revisi Stok, karena

transaksi ini hanya digunakan untuk mengentri selisih stok yang menambah persediaan.

Deposit : untuk menentukan No. Account Deposit Pelanggan Hotel saat Check In. Biaya Laundry : untuk menentukan No. Account Biaya Laundry, apabila laundry

dikerjakan oleh phak lain/supplier.

Gambar 4.23 : Options (Umum) Pada bagian Pemberitahuan Tgl. Expired, digunakan untuk menentukan warning barang kadarluarsa, untuk satuan hari, minggu atau bulan, pada barang logistik. PPN Jual, untuk menentukan nilai standard prosentase PPN Jual. PPN Beli, untuk menentukan nilai standard prosentase PPN Beli. PPH 22, untuk menentukan nilai standard prosentase PPH 22. Bank Credit Card, untuk menentukan Bank yang terkait dengan pembayaran menggunakan Credit Card, sehingga nantinya No. Account yang digunakan adalah yang terkait dengan Bank ybs. Faktur Fasilitas, untuk menentukan format cetak Faktur Fasilitas dalam bentuk Struk atau Faktur, untuk bentuk Struk tidak akan tampil Preview, namun proses cetak akan dilakukan, dan hanya


bisa dilakukan cetak pada printer berjenis Dot Matrix ata printer Struk, seperti Epson LX-300, Epson TMU-220, dll. Sedangkan untuk opsi Faktur akan dilakukan Preview terlebih dahulu, dan dapat dicetak pada printer Dot Matrix atau printer Tinta. Faktur Restoran, untuk menentukan format cetak Faktur Restoran dalam bentuk Struk atau Faktur Faktur Penjualan, untuk menentukan format cetak Faktur Penjualan dalam bentuk Struk atau Faktur Untuk masing-masing format Faktur dapat dilihat pada gambar berikut ini :

Gambar 4.24 : Format Struk

Gambar 4.25 : Format Faktur Pada Software Hotel terdapat fasilitas otomatis Report kepada pimpinan/owner, baik memalui email atau YM (Yahoo Messenger). Untuk otomatis report email, bisa mengisi bagian tersebut seperti username & password email pengirim, dan nama pengirim diisi nama dari akun pemilik email pengirim. Serta kolom email diisi dengan alamat email pengirim. Sedangkan untuk email tujuan, bisa mengisi bagian email tujuan dengan menekan tombol + untuk menambah dan tombol – untuk menghapus.


Untuk otomatis report melalu YM, dapat mengisi bagian Otomatis Report YM, dengan mengiri username dan password yahoo pengirim, sedangkan untuk tujuan pesan bisa dengan mengisi YM Tujuan, dengan menekan tombol + untuk menambah Yahoo ID tujuan dan tombol – untuk menghapus. Untuk periode pengiriman otomatis report bisa diatur pada kolom Otomatis Report dengan satuan waktu per menit.

4.22. Profile

Digunakan untuk menentukan profile dari Hotel, sehingga profile tersebut akan dimunculkan untuk setiap kop laporan atau Faktur yang dihasilkan oleh Software Hotel.

Gambar 4.26 : Profile Isi semua kolom sesuai dengan data Hotel anda. Tekan tombol Browse untuk memilih gambar logo Hotel anda. Tekan tombol Simpan untuk menyimpan perubahan yang telah dilakukan 4.23. Ganti Password

Digunakan untuk mengganti password user, melalui menu Tools > Ganti Password, seperti yang tampak pada gambar di bawah.

Gambar 4.27 : Ganti Password 4.24. Otomatis Report Email

Digunakan untuk informasi tentang mengenai status kamar dan pendapatan tunai melalui email secara otomatis kepada pimpinan/owner.


Gambar 4.28 : Otomatis Report Email Data yang telah diisi pada bagian Options, yang telah dibahas sebelumnya akan otomatis mengisi form Otomatis Report Email. Jadi yang diperlukan disini hanya dengan menekan tombol Proses, maka email tentang informais Jumlah Status Kamar yang digunakan maupun kosong serta pendapatan tunai Hotel akan diinfokan kepada email tujuan dalam jangka waktu tertentu. 4.25. Otomatis Report YM (Yahoo Messenger)

Digunakan untuk informasi tentang mengenai status kamar dan pendapatan tunai melalui YM secara otomatis kepada pimpinan/owner.

Gambar 4.28 : Otomatis Report YM Fungsi kerjanya sama dengan Otomatis Report Email, yang membedakan hanya infomasi tersebut disampaikan melalui YM.


5. Accounting

Digunakan untuk menentukan semua data yang terkait langsung dengan Accounting.

Gambar 5.1 : Accounting 5.1. Header

Digunakan untuk menentukan data Header, yang nantinya akan terkait dengan data Account.

Gambar 5.2 : Header

Gambar 5.3 : Form Tambah/Edit Header Kolom Grup untuk menentukan jenis dan posisi Header saat muncul di Laporan Neraca.

Untuk impor data Header, dapat dilakukan dengan menekan tombol Impor, maka akan muncul form Impor seperti gambar berikut.


Gambar 5.4 : Form Impor Header Pada form Impor Header terdapat 2 kolom data yang harus disiapkan terlebih dahulu dalam format file Excel, yaitu data No. dan Nama Header, seperti gambar berikut.

Gambar 5.5 : Excel Data Header

Data No. Header berada dikolom A, maka pada form Impor, kolom No. Header diisi angka 1. Selanjutnya kolom Nama Header diisi angka 2, karena Nama Header pada file Excel

berada di kolom B. Kemudian kolom Mulai Baris diisi angka 2, karena data header pada file Excel dimulai dari baris 2. Langkah berikutnya tekan tombol Browse, untuk menentukan file Excel yang berisi data Header, lalu tekan tombol Impor. 5.2. Account

Digunakan untuk menentukan data Account.

Gambar 5.6 : Account

5.3. Jurnal Umum

Digunakan untuk melakuan membuat jurnal umum, baik untuk membuat jurnal penyesuaian atau membuat jurnal atas transaksi-transaksi yang tidak terkait dengan transaksi di Front Desk, Logistik, Restoran, dll.


Gambar 5.7 : Jurnal Umum

Gambar 5.8 : Form Tambah/Edit Jurnal Umum Laporan Jurnal Umum setiap periodenya dapat dilihat melalui menu Laporan > Accounting > Jurnal Umum, seperti yang tampak pada gambar di bawah.

Gambar 5.9 : Laporan Jurnal Umum

5.4. Tutup Buku

Digunakan untuk memposting semua jurnal pada periode yang ditentukan ke dalam bentuk Neraca. Apabila suatu periode telah dilakukan Tutup Buku, maka pada periode tersebut masih dimungkinkan untuk dilakukan transaksi yang menghasilkan jurnal, dan proses Tutup Buku pada periode tersebut dapat dilakukan lagi untuk meng update Neraca.


Sebelum melakukan Tutup Buku untuk yang pertama kali, pastikan Neraca Saldo Awal sudah ditentukan terlebih dahulu, dengan periode diset menjadi 1 bulan sebelum periode

Tutup Buku. Selanjutnya untuk Tutup Buku berikutnya tidak perlu mengeset Neraca Saldo Awal lagi. Berikut adalah tampilan salah satu format neraca yang ada pada software Hotel.

Gambar 5.10 : Neraca 5.5. Neraca Saldo Awal

Digunakan untuk menentukan neraca saldo dari periode sebelum periode Tutup Buku.

Gambar 5.11 : Neraca Saldo Awal Neraca Saldo Awal hanya ditentukan satu kali saja, sebelum Tutup Buku untuk pertama kalinya, jadi untuk Tutup Buku bulan berikutnya tidak perlu menentukan Neraca Saldo Awal

lagi. 5.6. Transaksi Kas & Bank Merupakan alternatif lain untuk entri transaksi jurnal penyesuaian, selain menggunakan Jurnal Umum. Sehingga menu ini bisa digunakan untuk mengentri transaksi operasional Htel seperti pembayaran tagihan listrik, telepon dll, yang terkait dengan kas atau bank 5.6.1. Kode Transaksi Kas & Bank


Digunakan untuk menentukan kode transaksi kas & bank beserta dengan no. account yang terkait dengan transaksi ybs.

Gambar 5.11 : Kode Transaksi Kas & Bank

Kode : untuk menentukan kode dari transaksi kas atau bank. Nama : untuk menentukan nama transaksi. Account Debet : untuk menentukan Account Debet dari transaksi. Account Kredit : untuk menentukan Account Kredit dari transaksi. Jenis Transaksi : untuk menentukan jenis dari kode transaksi apakah kas atau bank. 5.6.2. Transaksi Kas Digunakan untuk mengentri transaksi yang terkait dengan kas, menggunakan kode transaksi kas & bank yang berjenis kas.

Gambar 5.13 : Transaksi Kas 5.6.3. Transaksi Bank Digunakan untuk mengentri transaksi yang terkait dengan bank, menggunakan kode transaksi kas & bank yang berjenis bank.


Gambar 5.14 : Transaksi Bank 5.7. Aktiva Tetap Digunakan untuk menentukan aktiva tetap pada hotel. 5.7.1. Kelompok Aktiva Tetap Digunakan untuk menentukan kelompok aktiva tetap.

Gambar 5.15 : Kelompok Aktiva Tetap 5.7.2. Aktiva Tetap Digunakan untuk menentukan data aktiva tetap.


Gambar 5.16 : Aktiva Tetap Tanggal : untuk menentukan tanggal entri Tanggal Beli : untuk menentukan tanggal beli aktiva tetap Nama : untuk menentukan nama dari aktiva tetap Harga Beli : untuk menentukan harga beli aktiva tetap Nilai Residu : untuk menentukan nilai aktiva tetap saat habis umur. Umur : untuk menentukan umur aktiva tetap Kelompok : untuk menentukan kelompok aktiva tetap Account Aktiva : untuk menentukan No. Account Aktiva Tetap Account Kas : untuk menentukan No. Account Kas/Kredit saat pembelian aktiva tetap Jurnal : apabila dicentang, maka aktiva tetap akan dijurnal dengan No. Account

Jurnal sesuai setting No. Account Aktiva dan Kas Account Akumulasi : untuk menentukan No. Account Akumulasi Penyusutan Aktiva Tetap Account Depresiasi : untuk menentukan No. Account Biaya Penyusutan Aktiva Tetap 5.7.3. Akumulasi Penyusutan Digunakan untuk memproses penyusutan aktiva tetap. Pada proses ini akan dihasilkan jurnal pemnyusutan aktiva tetap otomatis sesuai setting No. Account Akumulasi & Depresiasi.

Gambar 5.17 : Akumulasi Penyusutan


6. Keuangan

Digunakan untuk menentukan semua data yang terkait langsung dengan Keuangan.

Gambar 6.1 : Keuangan 6.1. Bank

Digunakan untuk menentukan data Bank, beserta No. Account yang terkait.

Gambar 6.2 : Bank 6.2. Credit Card

Digunakan untuk menentukan data Credit Card. Untuk menentukan Bank yang terkait dengan Credit Card dapat di tentukan pada menu Setup>Options>Umum.

Gambar 6.3 : Credit Card


6.3. Terima Cek/Giro

Digunakan untuk menentukan data yang terkait dengan penerimaan Cek/Giro. 6.3.1. Penerimaan Cek/Giro

Digunakan untuk mengentri data Cek/Giro yang diterima dari pembayaran piutang.

Gambar 6.4 : Penerimaan Cek/Giro Tanggal : untuk menentukan tanggal terbit Cek/Giro yang diterima Jatuh Tempo : untuk menentukan tanggal jatuh tempo dari Cek/Giro yang diterima Pelanggan : untuk menentukan pelanggan yang membayar dengan Cek/Giro tersebut Bank : untuk menentulan Bank yang menerbitkan Cek/Giro Cabang : untuk menentukan Kantor Cabang Bank yang menerbitkan Cek/Giro Nomor Cek/Giro : untuk menentukan Nomor dari Cek/Giro Nominal : unruk menentukan nominal yang tertera pada Cek/Giro Keterangan : untuk menentukan keterangan lainnya yang terkait dengan Cek/Giro yang

diterima 6.3.2. Pencairan Penerimaan Cek/Giro

Digunakan untuk mencairkan penerimaan Cek/Giro. Untuk pencairan dalam bentuk tunai, centang opsi Cair dan Kas, sedangkan untuk pencairan ke rekening bank, centang opsi Cair dan hapus centang pada opsi Kas, lalu tentukan Bank Pencairan, dengan menekan Kotak Bantuan untuk menampilan Daftar Bank, lalu akhiri dengan menekan tombol Simpan.

Gambar 6.5 : Pencairan Peneriman Cek/Giro


6.4. Pendapatan Cek/Giro

Dari penerimaan Cek/Giro yang telah dientri sebelumnya, data tersebut digunakan pada menu ini untuk pendapatan Cek/Giro/pembayaran piutang.

Gambar 6.6 : Pendapatan Cek/Giro Cara entri pada menu ini, pertama-tama tentukan pelanggan dengan menekan kotak bantuan pada kolom Pelanggan. Kemudian isi kolom No. Cek/Giro, dan tentukankolom keterangan. Untuk pendapatan berupa pembayaran piutang, makan kolom No. Faktur perlu diisi No. Faktur

Kolom Account Kredit hanya dapat diisi jika merupakan transaksi pendapatan lain-lain, atau kolom No. Faktur dalam kondisi kosong. Namun Apabila kolom No. Faktur terisi, maka

kolom Account Kredit akan otomatis terisi dengan Account Pendapatan Lain-lain sesuai setting pada menu Options, dan kolom Account Kredit tidak bisa diedit. Hak ini berlaku untuk semua jenis pendapatan baik Pendapatan Transfer maupun Pendapatan Tunai. Penjualan yang pernah dilakukan pada pelanggan ybs. Pastikan sisakan 1 baris kosong di bawah sebelum menyimpan data dengan menekan tombol Simpan. 6.5. Pendapatan Transfer

Untuk mengentri Pendapatan Transfer atau pendapatan yang masuk ke rekening bank Hotel, bisa berupa pendapatan dari pembayaran piutang atau berupa pendapatan lain-lain

Gambar 6.7 : Pendapatan Transfer


Cara entri pada menu ini, sama seperti cara entri pada menu Pendapatan Cek/Giro, namun tanpa kolom No. Cek/Giro. Pastikan kolom Bank sudah ditentukan dengan menekan kotak bantuan untuk menampilkan Daftar Bank, baru data bisa disimpan dengan menekan tombol Simpan. 6.6. Pendapatan Tunai

Untuk mengentri Pendapatan Tunai, bisa berupa pendapatan dari pembayaran piutang atau berupa pendapatan lain-lain.

Gambar 6.8 : Pendapatan Tunai

6.7. Cek/Giro Keluar

Digunakan untuk menentukan data yang terkait dengan pengeluaran Cek/Giro yang diterbikan oleh Hotel. 6.7.1. Pengeluaran Cek/Giro

Digunakan untuk mengentri data Cek/Giro yang dikeluarkan oleh pihak Hotel untuk pembayaran hutang ke supplier.

Gambar 6.9 : Pengeluaran Cek/Giro Tanggal : untuk menentukan tanggal terbit Cek/Giro yang dikeluarkan Jatuh Tempo : untuk menentukan tanggal jatuh tempo dari Cek/Giro yang dikeluarkan Supplier : untuk menentukan Supplier yang akn menerima Cek/Giro tersebut Bank : untuk menentulan Bank yang menerbitkan Cek/Giro Nomor Cek/Giro : untuk menentukan Nomor dari Cek/Giro


Nominal : unruk menentukan nominal yang tertera pada Cek/Giro Keterangan : untuk menentukan keterangan lainnya yang terkait dengan Cek/Giro yang

dikeluarkan 6.7.2. Pencairan Penerimaan Cek/Giro

Digunakan untuk mencairkan pengeluaran Cek/Giro, dengan centang opsi Cair, lalu akhiri dengan menekan tombol Simpan.

Gambar 6.10 : Pencairan Pengeluaran Cek/Giro 6.8. Pengeluaran Cek/Giro

Dari Cek/Giro yang dikeluarkan dan telah dientri sebelumnya, data tersebut digunakan pada menu ini untuk pendapatan Cek/Giro/pembayaran hutang pada Supplier atau bisa sebagai pengeluaran lain-lain.

Gambar 6.11 : Pengeluaran Cek/Giro Cara entri pada menu ini, pertama-tama tentukan Supplier dengan menekan kotak bantuan pada kolom Supplier. Kemudian isi kolom No. Cek/Giro, dan tentukan kolom keterangan. Untuk pendapatan berupa pembayaran hutang, makan kolom No. Faktur perlu diisi No. Faktur Pembelian yang pernah dilakukan terhadap supplier ybs. Pastikan sisakan 1 baris kosong di bawah sebelum menyimpan data dengan menekan tombol Simpan.

Kolom Account Debet hanya dapat diisi jika merupakan transaksi pengeluaran lain-lain, atau kolom No. Pembelian dalam kondisi kosong. Namun Apabila kolom No. Pembelian


terisi, maka kolom Account Debet akan otomatis terisi dengan Account Pengeluaran Lain-lain sesuai setting pada menu Options, dan kolom Account Debet tidak bisa diedit. Hak ini berlaku untuk semua jenis pengeluaran baik Pengeluaran Transfer maupun Pengeluaran Tunai. 6.9. Pengeluaran Transfer

Untuk mengentri Pengeluaran Transfer atau pengeluaran dari rekening bank Hotel, bisa berupa pengeluaran umtuk membayar hutang atau berupa pengeluaran lain-lain

Gambar 6.12 : Pengeluaran Transfer

Cara entri pada menu ini, sama seperti cara entri pada menu Pengeluaran Cek/Giro, namun tanpa kolom No. Cek/Giro. Pastikan kolom Bank sudah ditentukan dengan menekan kotak bantuan untuk menampilkan Daftar Bank, baru data bisa disimpan dengan menekan tombol Simpan. 6.10. Pengeluaran Tunai

Untuk mengentri Pengeluaran Tunai, bisa berupa pengeluaran untuk membayar hutang supplier atau berupa pengeluaran lain-lain.

Gambar 6.13 : Pengeluaran Tunai


7. Front Desk

Digunakan untuk menentukan semua data yang terkait langsung dengan transaksi Hotel, seperti Reservasi, Check In, dan Check Out.

Gambar 7.1 : Front Desk 7.1. Kontrak

Digunakan untuk membuat Kontrak Harga Kamar Khusus untuk pelanggan tertentu, misalnya dengan pelanggan Agen Travel. Yang mana harga kamar yang berlaku sesuai dengan yang ditentukan saat pembuatan transaksi kontrak.

Gambar 7.2 : Kontrak Secara garis besar kolom-kolom yang terdapat pada form Kontrak hampir mirip dengan form Reservasi, yang membedakan adalah terdapat tambahan dua tombol H dan C. Tombol H digunakan untuk menentukan harga kamar, sesuai dengan lama menginapnya.


Gambar 7.3 : Setting Harga Kamar Kontrak Masukan harga kamar pada kolom harga sesuai dengan rate yang disepakati. Apabila harga untuk setiap kamar sama, maka bisa menggunakan tombol C untuk mensalin harga kamar, dari kamar lainnya yang sebelumnya sudah ditentukan harganya.

Gambar 7.4 : Salin Daftar Harga Kamar Kontrak

Harga Kamar yang telah ditentukan, maka kolom Harga pada form Kontrak akan tampil 1, namun apabila harga kamar kontrak belum ditentukan, kolom harga akan tampil 0.

7.2. Reservasi

Digunakan untuk membuat Reservasi pelanggan.


Gambar 7.5 : Reservasi Tanggal : untuk menentukan tanggal pembuatan transaksi reservasi Tgl. Check In : untuk menentukan tanggal dan jam kedatangan Lama : untuk menentukan lama hari menginap Tgl. Check Out : untuk menentukan Tgl, Check Out (Otomatis terisi saat menentukan

Lama) Kamar : untuk menentukan No. Kamar yang direservasi, pada penentuan

Kamar Reservasi dapat lebih dari 1 Kamar dalam 1 transaksi Reservasi

Dewasa/Anak : untuk menentukan jumlah orang dewasa dan anak yang akan menginap nantinya.

Credit Card : untuk menentukan Credit Card No. Credit Card : untuk menentukan No. Credit Card Tgl. Berlaku Credit Card : untuk menentukan Tgl. Berlaku Credit Card Marketing : untuk menentukan data Marketing Keterangan : untuk menentukan keterangan lainnya yang terkait dengan reservasi. Nama : untuk menentukan nama dari pelanggan, bisa dengan menekan

kotak bantuan apabila pelanggan tersebut sudah pernah menginap sebelumnya, dan tercatat sebagai Pelanggan Hotel

Alamat : untuk menentukan alamat dari pelanggan Negara : untuk menentukan negara asal dari pelanggan Kota : untuk menentukan kota asal dari pelanggan Telepon/Fax : untuk menentukan nomor telepon dan fax dari pelanggan Email : untuk menentukan email dari pelanggan Jenis Kelamin : untuk menentukan jenis kelamin dari pelanggan Tanggal Lahir : untuk menentukan tanggal lahir pelanggan Identitas : untuk menentukan jenis identitas pelanggan No. Identitas : untuk menentukan nomor identitas pelanggan Tgl. Berlaku Identitas : untuk menentukan tanggal berlaku dari identitas pelanggan Batal : untuk membatalkan Reservasi, tanpa menghapus transaksi

Reservasi. Apabila transaksi Reservasi tersebut terdapat deposit, maka deposit tersebut akan dijurnal sebagai Pendapatan Hotel.


Tanggal Batal : untuk menentukan tanggal batal reservasi

Pada penambahan Kamar Reservasi, Daftar Kamar dapat dipilih lebih dari 1, dengan menekan tombol Shift atau Ctrl, seperti gambar berikut :

Gambar 7.6 : Memilih Kamar lebih dari satu

7.3. Status Kamar (Tanggal)

Digunakan untuk melihat Status Kamar Hotel, apakah statusnya kosong, check in, reservasi atau dalam pemeliharaan.

Gambar 7.7 : Status Kamar (Tanggal)


Untuk melihat status kamar dengan jenis tertentu, maka kolom jenis kamar dapat diset pada jenis kamar tertentu, selain periode tanggal yang harus diset juga. Untuk melihat hasilnya bisa menekan tombol Refresh. 7.4. Status Kamar (Icon)

Digunakan untuk melihat Status Kamar Hotel, apakah statusnya kosong, check in, reservasi atau dalam pemeliharaan, beserta dengan Status 2 dari setiap kamar. Format Status Kamar adalah : No. Kamar Status1/Status 2. Untuk kamar dengan kondisi Status 1 Siap Pakai, maka klik dua kali pada Icon, untuk melakukan transaksi Check In secara langsung. Sedangkan jika Status 1 kamar tersebut dalam kondisi Kamar Terisi, maka klik dua kali pada Icon untuk melakukan transaksi Check Out secara langsung. Untuk status kamar Reservasi, klik dua kali pada icon tersebut, maka dapat memproses nya menjadi status Check In, atau membatalkan reservasi tersebut. Apabila user level 3, hanya bisa melakukan merubah menjadi Check In saja, karna user dengan level 3 tidak dapat menghapus transaksi. Untuk mengetahui Data Check In pada suatu kamar, dapat dilakukan dengan pilih salah satu kamar yang Status 1 nya dalam kondisi Kamar Terisi, lalu tekan tombol Info, maka akan muncul form Check In dalam kondisi edit.

Gambar 7.8 : Status Kamar (Icon) 7.5. Analisa Kamar

Digunakan untuk melakukan analisa dari informasi dan tampilan grafik yang dimunculkan pada menu Anlisa Kamar.


Gambar 7.9 : Analisa Kamar 7.6. Check In

Digunakan untuk melakukan transaksi Check In. Check In bisa dilakukan berdasar dari data reservasi yang telah ada, atau tanpa dikaitkan dengan data reservasi.

Gambar 7.10 : Check In Pada transaksi Check In, dapat dilakukan transaksi deposit, dengan pindah ke bagian deposit. Tekan tombol + untuk menambah deposit, dan tekan tombol -, untuk menghapus deposit. Pada satu transaksi Check In, bisa dilakukan lebih dari satu transaksi deposit.


Gambar 7.11 : Deposit Tanggal : untuk menentukan tanggal deposit Nominal : untuk menentukan nominal deposit Keterangan : untuk menentukan keterangan yang terkait dengan transksi deposit Tunai : opsi untuk deposit dengan pembayaran tunai Debet : opsi untuk deposit dengan pembayaran melalui debet melalui rekening bank Credit Card : opsi untuk deposit dengan pembayaran melalui credit card Nomor : untuk menentukan nomor credit card Jatuh Tempo : untuk menentukan jatuh tempo dari credit card

7.7. Check In Grup

Digunakan untuk melakukan transaksi Check In secara berkelompok sesuai jumlah kamar pada transaksi Reservasi. Check in grup hanya dapat dilakukan untuk transaksi reservasi dengan jumlah kamar yang dibooking lebih dari satu.

Gambar 7.12 : Daftar Reservasi Apabila menekan menu Check In Grup, maka akan muncul form Daftar Reservasi, dimana data yang muncul adalah data reservasi yang belumterkait dengan Check In dan memiliki jumlah kamar lebih dari satu. Setelah memilih transaksi Reservasi, maka akan muncul form Check In Grup seperti gambar berikut :


Gambar 7.13 : Check In Grup Lengkapi data-data yang diperlukan, lalu tekan tombol Simpan. Maka akan dihasilkan transaksi Check In sejumlah yang sama dengan jumlah kamar. Untuk data kamar dan tanggal check in maupun check out tidak dapat dirubah, jadi apabila perlu dirubah, maka harus dirubah dari menu Reservasi terlebih dahulu. 7.8. Check Out

Digunakan untuk melakukan transaksi Check Out.

Gambar 7.14 : Check Out


Pembuatan tagihan Check Out bisa dilakukan berdasarkan No. Kamar atau berdasarkan No. Reservasi. Jadi untuk tagihan yang berdasarkan No. Kamar lebih dari satu, bisa dilakukan dengan memanggil No. Reservasinya. Untuk keterangan pembayaran sama seperti pembayaran untuk Deposit saat Check In, namun terdapat penambahan opsi Tempo, untuk tagihan yang pembayarannya tida dilakukan secara langsung.

Diskon pada tagihan dapat dilakukan dalam bentuk prosentase atau nominal. Untuk diskon dalam prosentase, maka masukan nilai prosentase diskon pada kolom Diskon yang

berukuran lebih kecil, maka nominal diskon akan otomatis dihitung. Dan apabila diskon yang diberikan dalam bentuk nominal, maka masukan nominal diskon pada kolom Diskon yang berukuran besar.

Pada Diskon maupun PPN terdapat dua opsi Semua : Diskon atau PPN maka akan diberlakukan pada semua komponen Tagihan, dan Kamar : Diskon atau PPN hanya

dikenakan pada tagihan Kamar saja. No. Tagihan yang muncul pada tabel tagihan adalah no. check in kamar, serta no. faktur laundry, restoran, penjualan/mini store, dan fasilitas yang pembayarannya ditagihan pada opsi Kamar. 7.8. Pelanggan Hotel

Digunakan untuk menentukan data pelanggan yang terkait dengan hotel.

Gambar 7.15 : Pelanggan Hotel Nama : untuk menentukan nama pelanggan Alamat : untuk menentukan alamat pelanggan Negara : untuk menentukan negara asal pelanggan Kota : untuk menentuka kota asal pelanggan Perusahaan : untuk menentukan perusahaan asal pelanggan Telepon : untuk menentukan nomor telepon pelanggan Fax : untuk menentukan nomor fax pelanggan Email : untuk menentukan alamat email pelanggan Jenis Kelamin : untuk menentukan jenis kelamin pelanggan Tanggal Lahir : untuk menentukan tanggal lahir pelanggan


8. Housekeeping

Digunakan untuk menentukan semua data yang terkait langsung dengan transaksi pelengkap, seperti pemeliharaan kamar, room service, dan laundry.

Gambar 8.1 : Housekeeping 8.1. Jenis Barang Hilang/Temuan

Digunakan untuk menentukan jenis barang hilang pelanggan atau penemuan barang pada area hotel.

Gambar 8.2 : Jenis Barang Hilang/Temuan Kode : untuk menentukan kode barang Nama : untuk menentukan nama barang Simpan : untuk menentukan berapa hari temuan barang akan disimpan, sampai diberikan

kepada pihak yang merasa kehilangan barang tersebut Aktif : untuk menentukan aktif atau tidaknya barang 8.2. Barang Hilang

Digunakan untuk mengentri laporan barang hilang.


Gambar 8.4 : Barang Hilang

Tanggal : untuk menentukan tanggal laporan barang hilang diterima Barang : untuk menentukan jenis barang yang hilang Kamar : untuk menentukan no. kamar pelapor, apabila pelapor tidak menginap di hotel,

maka no. kamar bisa dikosongi Keterangan : untuk menentukan keterangan lainnya yang terkait dengan laporan barang hilang

tersebut Aktif : untuk menentukan kasus barang hilang ini masih aktif atau tidak (sudah

ditemukan/kasus dianggap telah selesai) 8.3. Temuan Barang

Digunakan untuk mengentri data penemuan barang pada area hotel.

Gambar 8.5 : Temuan Barang Tanggal : untuk menentukan tanggal kejadian penemuan barang Barang : untuk menentukan jenis barang yang ditemukan Kamar : untuk menentukan no. kamar lokasi penemuan barang, apabila penemuan barang

tidak di kamar hotel, maka no. kamar bisa dikosongi Keterangan : untuk menentukan keterangan lainnya yang terkait dengan penemuan barang Aktif : untuk menentukan penemuan barang tersebut masih aktif atau tidak (telah

diserahkan kepada pemilik barang tersebut atau belum) 8.4. Jenis Pinjam Barang

Digunakan untuk menentukan jenis barangyang dapat dipinjam atau disewakan kepada pelanggan hotel.


Gambar 8.6 : Jenis Pinjam Barang Barang : untuk menentukan barang, data barang diambil dari data barang yang tercatat di

logistik Harga : otomatis terisi sesuai dengan nominal yang ada di kolom harga jual, harga akan

digunakan apabila yang yang dipinjam tersebut hilang atau tidak dikembalikan. Sewa : untuk menentukan tarif sewa atas barang yang dipinjam, dalam satuan hari Aktif : untuk menentukan apakah jenis pinjam barang tersebut masih aktif atau tidak 8.5. Pinjam Barang

Digunakan untuk mengentri data peminjaman barang yang dilakukan oleh pelanggan hotel.

Gambar 8.8 : Pengembalian Barang Tanggal : untuk menentukan tanggal pinjam barang Barang : untuk menentukan jenis barang yang dipinjam Kamar : untuk menentukan no. kamar peminjam Keterangan : untuk menentukan keterangan lainnya yang terkait dengan peminjaman barang Aktif : untuk menentukan status dari peminjaman barang 8.6. Pengembalian Barang

Digunakan untuk mengentri data pengembalian barang pinjaman.


Gambar 8.9 : Pengembalian Barang Tanggal : untuk menentukan tanggal pengembalian barang No. Pinjam : untuk menentukan transaksi pinj barang Keterangan : untuk menentukan keterangan lainnya yang terkait dengan pengembalian barang Aktif : untuk menentukan status dari pengembalian barang 8.7. Pemeliharaan Kamar

Digunakan untuk menentukan jadwal pemeliharaan kamar. Kamar yang terkait dengan jadwal pemeliharan kamar ini, maka kamar ybs tidak dapat digunakan selama periode tertentu.

Gambar 8.10 : Pemeliharaan Kamar Mulai Tgl. : untuk menentukan mulai tanggal pemeliharaan Sampai Tgl. : untuk menentukan tanggal sampai pemeliharaan Kamar : untuk menentukan No. Kamar yag akan dilakukan pemeliharaan Keterangan : untuk menentukan keterangan lainnya yang terkait dengan pemeliharaan kamar Aktif : untuk menentukan status dari jadwal pemeliharaan kamar 8.8. Room Service

Digunakan untuk menentukan jadwal pemeliharaan kamar. Kamar yang terkait dengan jadwal pemeliharan kamar ini, maka kamar ybs tidak dapat digunakan selama periode tertentu.


Gambar 8.11 : Room Service

Tanggal : untuk menentukan tanggal room service Kamar : untuk menentukan No. Kamar, untuk setiap kamar harus ditentukan karyawan

yang bertugas Karyawan : untuk menentukan daftar karyawan, jika dari setiap kamar dikerjakan oleh daftar

karyawan yang sama, bisa dengan menekan tombol C, untuk mempercepat pengaturan karyawan untuk setiap kamar

Keterangan : untuk menentukan keterangan lainnya yang terkait dengan rom service

Apabila data kamar dan karyawan room service sama seperti tanggal sebelumnya, untuk mempercepat entri data bisa dengan menekan tombol Salin, lalu pilih data room service

yang ingin disalin. 8.9. Setting Status Kamar

Digunakan untuk menentukan Status Kamar sesuai dengan kondisinya. Dalam hal ini Status yang dirubah adalah Status 2, karena Status 1 akan ditentukan secara otomatis, yang mana kondisinya hanya bisa dalam Status Siap Pakai, Kamar Terisi, atau Pemeliharaan Kamar. Jadi dalam hal ini Status 2 digunakan untuk memperjelas kondisi pada Status 1. Cara untuk merubah Status kamar, pertama-tama filter kamar yang ingin diruah statusnya, kemudian tentukan Status baru yang diinginkan pada kolom Status. Akhiri dengan menekan tombol Simpan untuk menyimpan perubahan Status 2.


Gambar 8.12 : Setting Status Kamar Tombol Cetak digunakan untuk mencetak Status Kamar, dengan tampilan informasi yang lebih lengkap, serta dapat diekspor dalam format file Excel.

Gambar 8.13 : Status Kamar

8.10. Laundry

Digunakan untuk menentukan data yang terkait dengan laundry, seperti jenis layanan, tarif, dan status laundry. Transaksi laundry hanya diperuntukkan untuk pelanggan hotel. 8.10.1. Layanan

Digunakan untuk menentukan jenis layanan laundry.


Gambar 8.14 : Layanan

8.10.2. Tarif

Digunakan untuk menentukan tarif laundry.

Gambar 8.15 : Tarif Kode : Kode Tarif Nama : Nama Tarif Tarif : Nominal Tarif Harga Supplier : Harga dari Supplier, apabila jasa laundry diberikan ke pihak lain Layanan : Jenis Layanan Aktif : Menentukan aktif atau tidaknya tariff


8.10.3. Laundry

Digunakan untuk menentukan transaksi laundry.

Gambar 8.16 : Laundry 8.10.4. Status Laundry

Digunakan untuk menentukan status dari transaksi laundry apakah sedang dalam proses atau sudah selesai.

Gambar 8.17 : Status Laundry


9. Logistik

Digunakan untuk menentukan semua data yang terkait langsung dengan logistik hotel, restoran dan penjualan/mini store.

Gambar 9.1 : Logistik 9.1. Kategori

Digunakan untuk menentukan kategori barang logistik.

Gambar 9.2 : Kategori 9.2. Satuan

Digunakan untuk menentukan satuan barang logistik.

Gambar 9.3 : Satuan


9.3. Barang

Digunakan untuk menentukan barang logistik.

Gambar 9.4 : Barang Kode : untuk menentukan kode barang Nama : untuk menentukan nama barang Harga Jual : untuk menentukan harga jual barang, harga jual akan digunakan pada

penjualan/mini store dan barang pinjam yang hilang atau tidak dikembalikan

Harga Stok Awal : untuk menentukan harga stok awal, yaitu harga barang yang dientri di terima barang namun tidak terkait dengan transaksi pembelian

Stok Minimal : untuk menentukan stok minimal barang Satuan : untuk menentukan satuan barang Kategori : untuk menentukan kategori barang Account Persediaan : untuk menentukan no. account persediaan barang Account Pemakaian : untuk menentukan no. account pemakaian barang Account HPP : untuk menentukan no. account harga pokok penjualan/produksi Jenis Expired : untuk menentukan jenis warning expired barang, yang dapat dalam

satuan hari, minggu, atau bulan Aktif : untuk menentukan status barang tersebut aktif atau tidak 9.4. Barcode

Digunakan untuk mencetak label barcode barang.

Gambar 9.5 : Barcode


Tentukan barang dan kuantitas label barcode yang ingin dicetak, lalu tekan tombol Cetak, maka akan tampil preview sebagai berikut :

Gambar 9.5 : Barcode

Ukuran label stiker yang digunakan untuk mencetak label barcode adalah label stiker yang umum dijual dipasaran dengan ukuran 109.

9.5. Gudang

Digunakan untuk menentukan jenis gudang sesuai dengan departemen yang ada.

Gambar 9.6 : Gudang 9.6. Harga Jual Barang

Digunakan untuk menentukan harga jual barang sesuai dengan kuantitas barang yang terjual.


Gambar 9.7 : Harga Jual Barang 9.7. Konversi Satuan

Karena dimungkinkan penggunaan satuan yang bermacam-macam untuk satu barang dalam setiap transaksinya, maka diperlukan konversi satuan agar jumlah stok sesuai dengan satuan yang ditentukan di master barang.

Gambar 9.8 : Konversi Satuan 9.8. Supplier

Untuk menentukan data supplier.

Gambar 9.9 : Supplier


9.9. Pembelian

Untuk menentukan data pembelian. Daftar barang pada transaksi pembelian, ditentukan dari Permintaan Barang. Jadi pada transaksi pembelian tidak bisa menentukan barang diluar daftar barang yang ada di permintaan pembelian. Dalam satu transaksi pembelian hanya bisa terkait dengan satu transaksi permintaan barang saja. Namun untuk satu transaksi perminatan barang, bisa terkait dengan beberapa transaksi pembelian. Pada transaksi pembelian hanya dapat menentukan kuantitas dan harga barang yang dibeli, supplier, dan jenis pembayarannya.

Pada transaksi pembelian, baik itu transaksi pembelian tunai ataupun tempo, tidak berpengaruh pada stok barang. Stok barang hanya akan bertambah, jika transaksi

pembelian tersebut dientri juga pada menu Terima Barang.

Gambar 9.10 : Pembelian

9.10. Retur Pembelian

Untuk melakukan transaksi retur pembelian. Barang yang dapat diretur adalah yang yang telah dientripada menu Terima Barang dan terkait dengan transaksi pembelian. Pastikan juga barang yang diretur jumlah stok barangnya mencukupi untuk direturkan.


Gambar 9.11 : Retur Pembelian 9.11. Permintaan Barang

Untuk melakukan transaksi permintaan barang, apabila jumlah stok barang telah mencapai stok minimal. Permintaan barang dibuat sesuai dengan departemen yang membutuhkan barang tersebut.

Gambar 9.12 : Permintaan Barang 9.12. Terima Barang

Digunakan untuk melakukan transaksi terima barang. Pada transaksi terima barang dapat dikaitkan dengan transaksi pembelian ataupun tidak. Jika dikaitkan dengan transaksi pembelian maka harga beli barang tersebut sesuai yang tercantum di transaksi pembelian, namun apabila tidak terkait dengan transaksi pembelian, maka transaksi terima barang dianggap sebagai transaksi stok awal, yang harga beli nya sesuai dengan harga stok awal pada master barang.


Gambar 9.13 : Terima Barang 9.13. Pakai Barang

Digunakan untuk melakukan transaksi pemakaian barang.

Gambar 9.14 : Pakai Barang


9.14. Mutasi Gudang

Digunakan untuk melakukan transaksi mutasi gudang. Barang yang dimutasi gudangnya, bisa dilakukan gudang antar departemen.

Gambar 9.15 : Mutasi Gudang 9.15. Revisi Stok

Digunakan untuk melakukan transaksi revisi stok. Transaksi ini hanya untuk menambah stok barang saja. Apabila selisih stok di lapangan lebih sedikit dari yang tercatat, maka pengurangan stok barang harus dilakukan melalui menu Pakai Barang atau Barang Hilang.

Gambar 9.16 : Revisi Stok 9.16. Barang Hilang

Digunakan untuk melakukan transaksi barang hilang.


Gambar 9.17 : Barang Hilang 9.17. Penjualan

Digunakan untuk melakukan transaksi penjualan. Data Pelanggan pada transaksi penjualan merupakan gabungan data pelanggan hotel, restoran dan data member dari fasilitas.

Gambar 9.18 : Penjualan 9.18. Retur Penjualan

Digunakan untuk melakukan transaksi retur penjualan.


Gambar 9.19 : Retur Penjualan 10. Restoran

Digunakan untuk menentukan semua data yang terkait langsung dengan restoran, seperti menu, pesanan dan kasir restoran. Pesanan menu dapat dilakukan oleh pelanggan Hotel maupun pelanggan dari restoran sendiri, sehingga restoran juga memiliki data pelanggan tersendiri.

Gambar 10.1 : Restoran 10.1. Kategori Menu

Digunakan untuk menentukan kategori menu.

Gambar 10.2 : Kategori Menu


10.2. Menu

Digunakan untuk menentukan menu. Pada transaksi menu ditentukan pula komposisi bahan pada menu ybs. Harga beli bahan yang muncul pada tabel Bahan adalah harga beli terakhir, sehingga dapat ditentukan harga jual dari menu tersebut. Pada menu dapat pula ditentukan gambar dari menu masakan ybs, dengan menekan tombol + pada samping kanan gambar. Sedangkan untuk menghapus gambar bisa dengan menekan

tombol -.

Pada tabel bahan satuan yang digunakan bisa tidak sama dengan satuan yang digunakan di master barang, jadi pastikan data konversi satuan sudah diset selengkap mungkin,

sesuai dengan variasi satuan yang digunakan.

Gambar 10.3 : Menu 10.3. Gudang Restoran

Digunakan untuk menentukan Gudang yang merupakan departemen Restoran. Data gudang yang ditentukan di bagian logistik, dikaitkan dengan Gudang Restoran. Jadi pastikan data gudang di logistik yang dikaitkan tersebut sama-sama ditentukan sebagai gudang dari departemen Restoran. Setiap pembuatan menu pesanan akan mengurangi stok bahan yang hanya terdapat pada gudang restoran saja.


Gambar 10.4 : Gudang Restoran 10.4. Meja

Digunakan untuk menentukan meja beserta kapasitasnya. Meja yang diset tidak aktif, maka pada menu Status Meja akan bergambar silang merah..

Gambar 10.5 : Meja 10.5. Status Meja

Digunakan untuk memonitor status meja sesuai dengan keadaan tanggal sistem.


Gambar 10.6 : Status Meja Apabila meja dalam kondisi gambar tersilang, maka meja tersebut dalam kondisi tidak aktif/rusak. Jika meja berupa gambar orang, maka meja tersebut dalam kondisi digunakan oleh pelanggan. Meja yang dalam kondisi kosong/tersedia adalah meja yang kondisi gambarnya berupa kertas putih. 10.6. Pelanggan Restoran

Digunakan untuk menentukan data pelanggan restoran.

Gambar 10.7 : Pelanggan Restoran 10.7. Pesanan

Digunakan untuk menentukan pesanan menu pelanggan. Pastikan data Meja sudah ditentukan sebelumnya, sehingga daftar meja dapat muncul pada menu Pesanan. Untuk pemesanan dapat berupa menu atau barang.


Gambar 10.8 : Pesanan 10.8. Status Pesanan

Digunakan untuk menentukan status pesanan menu pelanggan.

Gambar 10.9 : Status Pesanan 10.9. Kasir Pesanan

Digunakan untuk menentukan kasir/penjualan restoran. Pembuatan transaksi kasir restoran hanya bisa berdasar pada transaksi pesanan.


Gambar 10.10 : Kasir Restoran Pada transaksi kasi restoran, dimungkinkan untuk mencetak faktur pisah, sesuai dengan jumlah yang diinginkan pelanggan, misalnya dalam satu pesanan ternyata pelanggannya lebih dari satu. Caranya dengan mencetang opsi Faktur Pisah, lalu pengaturan data faktur-fakturnya dengan menekan tombol kotak kecil disebelah kanan dari kolom tersebut.

Gambar 10.11 : Faktur Pisah Pada form Faktur Pisah, langka pertama yang harus dilakukan adalah menentukan jumlah faktur yang diinginkan, misal pada contoh diatas pada pesanan nasi goreng sejumlah 2 porsi, ingin dipisah menjadi 2 faktur. Maka kolom jumlah faktur diisi dengan angka 2, kemudian pilih menu


nasi goreng di bagian atas, lalu tekan tombol Panah Bawah, lalu kolom Kelompok diset kelompok 1, dan kuantitas diisi 1. Selanjutnya lalukan hal yang sama, namun kolom kelompok diset kelompok 2, lalu tekan tombol simpan. Pada saat mencetak struk atau faktur restoran, maka hasil faktur pisah akan tampil sebagai berikut :

Gambar 10.12 : Struk Faktur Pisah

Gambar 10.13 : Preview Faktur Pisah


11. Fasilitas

Menu fasilitas dapat digunakan secara umum, misalnya untuk mencatat transaksi fasilitas kolam renang, gym, spa, dll.

Gambar 11.1 : Fasilitas 11.1. Jenis Fasilitas

Digunakan untuk menentukan jenis fasilitas.

Gambar 11.2 : Jenis Fasilitas Kode : untuk menentukan kode fasilitas Nama : untuk menentukan nama fasilitas Departemen : untuk menentukan departemen yang terkait dengan fasilitas tersebut Account Pendapatan : untuk menentukan no. account pendapatan fasilitas Aktif : untuk menentukan status dasri fasilitas tersebut apakah aktif atau tidak 11.2. Tarif Fasilitas

Digunakan untuk menentukan tarif fasilitas.

Gambar 11.3 : Tarif Fasilitas


11.3. Member Fasilitas

Digunakan untuk menentukan member fasilitas.

Gambar 11.4 : Member Fasilitas 11.4. Member Fasilitas

Digunakan untuk menentukan member fasilitas.

Gambar 11.5 : Member Fasilitas 12. Personalia

Digunakan untuk mencatat data yang terkait dengan personalia, seperti data karyawan, presensi dan penggajian.

Gambar 12.1 : Personalia


12.1. Bagian

Digunakan untuk menentukan data bagian karyawan.

Gambar 12.2 : Bagian 12.2. Jabatan

Digunakan untuk menentukan data jabatan, beserta gaji pokok dan tunjangannya. Nominal gaji pokok dan tunjangan akan diberlakukan secara umum bagi karyawan yang memiliki jabatan tersebut. Nominal gaji pokok dan tunjangan dapat disesuaikan lagi saat penentuan gaji karyawan ybs pada menu Setting Gaji Karyawan.

Gambar 12.3 : Jabatan 12.3. Hari Kerja

Digunakan untuk menentukan hari kerja.


Gambar 12.4 : Hari Kerja 12.4. Jam Kerja

Digunakan untuk menentukan jenis jam kerja karyawan.

Gambar 12.5 : Jam Kerja 12.5. Karyawan

Digunakan untuk menentukan data karyawan.


Gambar 12.6 : Karyawan

Kolom No. Finger digunakan sebagai PIN pada menu Presensi Manual. PIN hanya bisa menggunakan angka.

12.6. Ijin Tidak Hadir

Digunakan untuk menentukan data ijin tidak hadir karyawan.

Gambar 12.7 : Ijin Tidak Hadir 12.7. Kehadiran

Digunakan untuk menentukan data kehadiran karyawan dalam satu bulan. Untuk merekap data presensi karyawan pada bulan diinginkan, cukup dengan menekan tombol Proses. Maka data presensi manual karyawan dan data Ijin Tidak Hadir Karyawan akan terekap datanya, dan ditampilkan pada kolom Hadir dan Ijin. Untuk kolom Mangkir akan otomatis terisi dengan rumus : Jumlah Hari Kerja pada Bulan ybs, sesuai setting di Hari Kerja, dikurangi Hadir dan Absen.


Pastikan menu Hari Kerja sudah diset sebelum melakukan pengisian data Kehadiran. Dan karyawan sudah secara rutin melakukan presensi dengan menu Presensi Manual.

Gambar 12.8 : Kehadiran 12.8. Presensi Manual

Digunakan untuk melakukan presensi secara mandiri oleh masing-masing karyawan. Caranya dengan memasukan NIK dan PIN agar waktu kehadiran dan pulang karyawan tersebut dicatat.

Gambar 12.9 : Presensi Manual

Tekan tombol Enter saat selesai memasukan NIK dan PIN, apabila muncul keterangan Sukses, maka presensi karyawan tersebut berhasil tercatat. Namun apabila muncul

keterangan GAGAL, maka kemungkinan NIK atau PIN yang dimasukan salah, dan karyawan tersebut wajib mengulangnya. Gunakan tombol bantuan disebelah kanan koom NIK untuk memunculkan Daftar Karyawan, apabila karyawan yang hendak presensi lupa NIK nya. Jika karyawan lupa PIN, maka wajib meminta konfirmasi PIN kepada Administrator Software, atau bagian yang terkait.

PIN karyawan yang dinukana untuk melakukan presensi setiap harinya disetting dari kolom No. Finger pada Master Karyawan.


12.9. PPh. 21

Digunakan untuk menentukan data PPh. 21 yang sedang berlaku.

Gambar 12.10 : Pph. 21 12.10. PTKP

Digunakan untuk menentukan data PTKP sesuai yang berlaku pada tahun berjalan.

Gambar 12.11 : PTKP 12.11. Komponen Gaji

Digunakan untuk menentukan data kompnen gaji karyawan.

Gambar 12.12 : Komponen Gaji


12.13. Setting Gaji

Digunakan untuk menentukan setting gaji karyawan.

Gambar 12.13 : Setting Gaji 12.13. Posting Gaji

Digunakan untuk melakukan posting gaji karyawan.

Gambar 12.14 : Posting Gaji Setelah melakukan posting gaji karyawan, maka slip gaji karyawan dapat dicetak dengan menekan tombol Cetak.


Gambar 12.15 : Slip Gaji

13. Parkir

Digunakan untuk mencatat data yang terkait dengan parkir, seperti jenis tarif parkir, tarif parkirm, gerbang, dll.

Gambar 13.1 : Parkir 13.1. Jenis Tarif Parkir

Digunakan untuk menentukan data jenis tarif parkir. Tarif/Bulan digunakan untuk member parkir yang membayar tarif parkir tiap bulannya.

Gambar 13.2 : Jenis Tarif Parkir


13.2. Tarif Parkir Per Jam

Digunakan untuk menentukan data tarif parkir per jamnya. Kolom Minimal dan Maksimal diisi dengan angka jam, kemudian kolom Tarif diisi dengan nominal untuk tarif pada jarak jam tersebut.

Gambar 13.3 : Tarif Parkir Per Jam 13.3. Gerbang Parkir

Digunakan untuk menentukan data gerbang parkir beserta kapasitas daya tampungnya. Satu data gerbang akan berlaku sebagai gerbang masuk sekaligus gerbang keluar.

Gambar 13.4 : Gerbang Parkir 13.4. Member

Digunakan untuk menentukan data member parkir.


Gambar 13.5 : Member Parkir 13.5. Parkir Bulanan

Digunakan untuk mengentri iuran parkir bulanan bagi para member parkir. Tentukan tanggal transaksi, serta pembayaran iuran untuk Bulan dan member yang membayar iurang tersebut. Tekan tombol Simpan untuk menyimpan transaksi iuran parkir bulanan tersebut.

Gambar 13.6 : Parkir Bulanan 13.6. Gerbang Masuk

Digunakan untuk mengentri data kendaraan yang masuk. Cukup masukan no. polisi dari kendaraan pada kolom No. Polisi, kemudian tentukan Jenis Kendaraan dan Jenis Tarif yang dikenakan apakah Jam atau Hari. Akhiri dengan menekan tombol Simpan, maka transaksi kendaraan masuk akan disimpan, serta karcis parkir akan dicetak secara otomatis. Untuk mencetak karcis parkir harus menggunakan printer Dot Matrix atau Printer Struk.


Gambar 13.7 : Gerbang Masuk 13.7. Gerbang Keluar

Digunakan untuk mengentri data kendaraan yang keluar beserta tarif parkir yang dikenakan. Cara penggunaannya cukup masukan no. polisi kendaraan pada kolom No Polisi, lalu tekan tombol enter, maka kolom Jam Keluar, Lama parkir kendaraan, serta tarif parkir yang dikenakan akan otomatis muncul. Akhiri dengan menekan tombol Simpan agar transaksi tersebut disimpan dan dilakukan jurnal otomatis.

Gambar 13.8 : Gerbang Keluar

User Manual Hotel

Documents

Transcript of User Manual Hotel