User Manual EProject Bontang

Click here to load reader

  • date post

    23-Dec-2015
  • Category

    Documents

  • view

    41
  • download

    15

Embed Size (px)

description

Manual instruction for fill eproject bontang

Transcript of User Manual EProject Bontang

  • User Manual Pelatihan e-Project Untuk PPKM

    User Manual E-Project Pengembangan dari beberapa aplikasi berbasis elektronik sebagai salah satu cara mewujudkan eGovernment adalah eProject.

    E-Project atau Sistem informasi perencanaan kegiatan adalah sistem informasi yang memiliki fungsi untuk memudahkan proses perencanaan project/pekerjaan setelah anggaran dari suatu kegiatan disetujui. Proses perencanaan tersebut meliputi penentuan pekerjaan dan atribut-atribut lain yang diperlukan untuk proses pemaketan, misalnya penentuan bentuk lelang ataukah penunjukan langsung. Sistem informasi perencanaan kegiatan merupakan bagian kelanjutan dari e-Budgeting, dan menjadi tahapan awal yang diperlukan untuk sistem e-Procurement dan e-Delivery.

    eProject merupakan aplikasi terkait dengan pengendalian pelaksanaan proyek di kota Bontang, yang terdiri dari beberapa menu, yaitu :

    Menu Umum Menu Admin Menu Pengendali Menu Pelaksana Menu Kepala SKPD Menu Executive

    Masing masing menu mempunyai hak akses yang berbeda, sesuai dengan kewenangannya.Untuk dapat melakukan akses / melihat aplikasi eProject adalah dengan membuka alamat portal dalam dua bentuk :

    1. Sistem uji coba (untuk latihan), di alamathttp://e-project.bontangkota.go.id/latihan/

    2. Sistem untuk pengisian data yang riil, ada di alamat http://e-project.bontangkota.go.id/

    Anda harus mendapatkan account login di kedua sistem tersebut untuk dapat mengaksesnya.

    Aplikasi ini memfasilitasi pengisian rencana pelaksanaan kegiatan yang telah dibuat sebelum direalisasikan. Langkah-langkah penggunaannya adalah sebagai berikut :

    1. Pengambilan kegiatan yang menjadi tanggung jawab tiap PPKM.

    Manual e-Project Untuk Pelaksana 1

    http://e-project.bontangkota.go.id/http://e-project.bontangkota.go.id/latihan/

  • User Manual Pelatihan e-Project Untuk PPKM

    2. Pembuatan paket-paket pekerjaan untuk tiap kegiatan, dengan melakukan pengisian data penunjang pekerjaan (jenis, metode, rencana mulai, dan rencana selesai) pada menu Paket Pekerjaan. Paket pekerjaan yang datanya telah lengkap dapat dikonfirmasikan untuk pengisian F1.

    3. Pengisian F1 dilakukan pada menu Kegiatan. Klik link 'f1', untuk melihat data F1. Pengubahan data dilakukan dengan meng-klik link pada nama bulan. Yang perlu diperhatikan adalah paket pekerjaan yang belum dikonfirmasi tidak akan muncul di F1

    Tujuan dibuatnya aplikasi ini adalah untuk memudahkan pengguna dari satuan-satuan kerja di lingkup Pemerintah Kota Bontang dalam merencanakan paket-paket pekerjaan yang telah disetujui alokasi anggarannya, dengan input data langsung dari hasil proses-proses di e-Budgeting. Output dari e-Project diharapkan langsung dapat dipakai oleh sistem e-Procurement dan e-Delivery tanpa harus ada re-input secara manual.

    Menu Utama untuk seluruh pengguna :

    1. Login

    Pengguna masuk ke halaman utama aplikasi E-Project. Selanjutnya pengguna akan menemukan form login seperti gambar diatas. Kemudian pengguna memasukkan data

    pada field user dan field password. Setelah itu pengguna menekan tombol [ ]. Jika data yang dimasukkan sesuai, maka pengguna akan masuk ke halaman utama untuk pengguna dan nama pengguna akan muncul pada pojok kanan atas pada setiap

    halaman aplikasi [ ], sedangkan jika data tidak sesuai maka akan muncul pesan berikut :

    [ ]

    2. Logout

    Dari halaman pengguna memilih tombol [ ] di samping nama pengguna, kemudian sistem akan menutup session login pengguna yang telah logout kemudian sistem akan menampilkan halaman utama aplikasi E-project

    3. Ganti Password (untuk pengguna selain admnistrator)Saat pertama kali pengguna dibuatkan sebuah account pada aplikasi e-project, pengguna telah diminta password yang diinginkan untuk accountnya pada e-project. Namun, seringkali oleh administrator, pengguna yang baru akan dibuat accountnya mempunyai password yang sama dengan username pengguna. Hal ini biasa disebut dengan pengaturan default. Akibat dari pengaturan tersebut pengguna wajib melakukan pergantiang password pengguna saat pertama kali login kedalam aplikasi dengan

    memilih tombol [ ], kemudian sistem akan menampilkan form perubahan password seperti gambar berikut :

    Pengguna memasukkan password lama, password baru, serta konfirmasi password baru. Setelah itu baru memilih tombol [ ] untuk menjalankan proses perubahan password. Jika password berhasil dirubah maka akan muncul pesan pemberitahuan bahwa password pengguna telah berhasil diubah.

    Manual e-Project Untuk Pelaksana 2

  • User Manual Pelatihan e-Project Untuk PPKM

    Menu utama Pelaksana / SKPD :

    1. Kegiatan

    Pengguna memilih menu [ ] untuk menampilkan seluruh daftar kegiatan yang telah direncanakan pengguna pada aplikasi eBudgeting dan terdapat pada lembar kerja kegiatan SKPD pengguna. Berikut ini contoh tampilan daftar kegiatan lembar kerja untuk SKPD Badan Kepegawaian :

    a. Melihat kurva perencanaan kegiatanPelaksana dapat melihat kurva rencana penyerapan anggaran untuk kegiatan yang akan dilihat dengan memilih link [ ]. Sistem akan menampilkan halaman yang berisi kurva tersebut. Gambar di bawah ini merupakan contoh tampilan kurva untuk Koordinasi Penyusunan Bahan RAPBD dan perubahan RAPBD pada Bagian Bina Program.

    Kurva diatas biasa disebut dengan Kurva S. Kurva S digunakan untuk menampilkan rencana presentase penyerapan kegiatan untuk setiap bulan dalam satu tahun anggaran

    b. Ambil / lepas kegiatan tanggung jawab pelaksana

    Jika pelaksana memilih link [ ], sistem akan menyimpan bahwa pengguna yang sedang login adalah pelaksana dari kegiatan yang telah dipilih, selanjutnya sistem akan menampilkan pesan konfirmasi bahwa : [

    ] . Sedangkan jika pelaksana akan melepas kegiatan yang menjadi tanggung jawabnya, pelaksana dapat memilih

    Manual e-Project Untuk Pelaksana 3

  • User Manual Pelatihan e-Project Untuk PPKM

    link [ ], selanjutnya sistem akan melepaskan tanggung jawab pelaksana terhadap kegiatan yang telah di lepas dan sistem akan menampilkan pesan [

    ].

    c. Isi rencana penyerapan dengan metode bagi rataFungsi bagi rata merupakan salah satu fitur yang memudahkan pelaksana dalam melakukan pengisian rencana nilai presentase untuk kegiatan pada setiap bulan dalam satu tahun anggaran. Pelaksana memilih link [ ] dalam kolom tindakan pada baris kegiatan yang akan di bagi rata. Kemudian akan muncul form untuk bagi rata seperti berikut :

    Pelaksana mengisikan jumlah pembagian pengisian pada kolom penyerapan anggaran, kemudian memilih tombol OK disampingnya. Setelah itu akan muncul halaman yang digunakan untuk mengisikan nilai presentase dari masing-masing termin penyerapan beserta pilihan bulan. Form tersebut akan terlihat seperti gambar di bawah ini :

    Nilai presentase dan pemilihan bulan wajib diisikan, sedangkan nilai nominal mengikuti persentase yang dimasukkan. Kemudian jika data telah benar, pelaksana menekan tombol OK untuk menyimpan nilai penyerapan. Jika pelaksana tidak yakin akan data yang dimasukkan, pelaksana dapat menekan

    tombol [ ] untuk kembali pada halaman pengisian jumlah termin penyerapan kegiatan.

    Manual e-Project Untuk Pelaksana 4

  • User Manual Pelatihan e-Project Untuk PPKM

    d. Melihat perencanaan kegiatan [f1] dan isi rencana penyerapan pekerjaan secara manual

    Pelaksana dapat memilih link [ ] pada samping kegiatan untuk melihat lembar perencanaan kegiatan. Selanjutnya sistem akan menampilkan daftar paket pekerjaan untuk kegiatan yang dipilih beserta alokasi anggaran dana pada setiap bulan seperti pada gambar berikut :

    Pelaksana dapat merubah alokasi rencana anggaran dana untuk setiap bulan dengan memilih link nama bulan pada header tabel. Sistem akan menampilkan form perubahan rencana nilai presentase dari setiap paket pekerjaan seperti ditunjukkan gambar dibawah ini :

    Pelaksana dapat memasukkan nilai serapan berupah rupiah ataupun berupa nominal presentase serapan dengan menekan tombol [

    ], maka akan muncul form pengisian nilai serapan berdasarkan nominal Rupiah seperti berikut :

    Manual e-Project Untuk Pelaksana 5

    Link nama bulan

  • User Manual Pelatihan e-Project Untuk PPKM

    Pelaksana selanjutnya mengisikan besar presentase ataupun nominal rupiah dari setiap paket pekerjaan, dan kemudian menekan tombol Simpan. Setelah itu sistem akan kembali ke halaman daftar rencana kegiatan yang telah ter-update.

    Jika pelaksana menekan tombol [ ], maka akan kembali kepada halaman yang berisi tabel perencanaan.

    Pada halaman daftar rencana kegiatan, pelaksana juga dapat mencetak rencana

    kegiatan yang diinginkan dengan menekan tombol [ ].

    Selanjutnya akan muncul dialog box untuk melakukan pencetakan rencana kegiatan dalam bentuk Microsoft Excel seperti gambar diatas. Pelaksana memilih mesin untuk menyimpan atau langsung membuka file hasil cetak rencana kegiatan.

    e. Melihat paket pekerjaan dari kegiatan[ ]Setiap kegiatan yang diciptakan pasti terdiri dari beberapa paket pekerjaan yang direncanakan. Tiap-tiap paket pekerjaan akan dilakukan dengan salah satu dari tiga metode pengadaan yaitu swakelola, penunjukan langsung, dan lelang). Link dari paket pekerjaan akan menampilkan daftar tabel paket pekerjaan seperti pada halaman paket pekerjaan. Gambar dibawah ini merupakan beberapa paket pekerjaan dari sebuah kegiatan.

    Manual e-Project Untuk Pelaksana 6

  • User Manual Pelatihan e-Project Untuk PPKM

    2. Paket pekerjaan

    Pelaksana memilih menu [ ] untuk menampilkan daftar paket pekerjaan dari pilihan kegiatan pada SKPD pelaksana. Sistem menyedian menu pilihan untuk menambahkan, menghapus, lihat detail, dan konfirmasi paket pekerjaan baru yang ditambahkan. Untuk melakukan pengelolaan data paket pekerjaan beserta penyerapannya, status pengguna harus dalam keadaan terbuka. Jika tidak maka akan muncul pesan seperti berikut :

    Berikut merupakan contoh tampilan daftar paket pekerjaan yang direncanakan untuk kegiatan Koordinasi Penyusunan Bahan RAPBD dan perubahan RAPBD pada Bagian Bina Program :

    Pada tabel daftar paket pekerjaan, pelaksana dapat melakukan pengurutan data paket pekerjaan berdasarkan tanggal rencana mulai, tanggal rencana selesai serta tanggal rencana kontrak paket pekerjaan. Pelaksana cukup memilih link pada header

    kolom [ ], [ ], dan [ ] untuk dapat melakukan pengurutan data yang diinginkan.

    Setiap paket pekerjaan perlu .Rencana penyerapan pekerjaan dapat dimasukkan dengan dua cara. Yang pertama dengan cara manual yaitu dengan memilih tombol [

    ] dan secara otomatis (bagi rata) dengan memilih

    tombol [ ]. Untuk lebih jelasnya mengenai pengisian rencana penyerapan pekerjaan dapat dilihat pada halaman 5 s/d 7 pada bagian kegiatan.

    a. Buat baru paket pekerjaanMenambahkan paket pekerjaan yang baru dengan menekan tombol [

    ], selanjutnya sistem akan menampilkan form tambah

    Manual e-Project Untuk Pelaksana 7

  • User Manual Pelatihan e-Project Untuk PPKM

    paket pekerjaan yang baru. Pelaksana dapat mulai memasukkan data paket pekerjaan yang baru, meliputi :- Dimulai dengan mengisi field nama paket pekerjaan,- Selanjutnya memilih jenis pekerjaan pada combo box jenis pekerjaan,- Selanjutnya memilih metode pekerjaan pada combo box metode,- Selanjutnya mengisi tanggal rencana mulai,- Selanjutnya mengisi tanggal rencana selesai,- Selanjutnya mengisi tanggal rencana kontrak,- Selanjutnya memilih apakah pekerjaan termasuk pekerjaan fisik,- Terakhir pelaksana memilih alokasi anggaran untuk paket pekerjaan yang

    ditambahkan.

    Pada saat melakukan alokasi dana untuk paket pekerjaan yang baru, pelaksana juga dapat mengalokasikan dana untuk satu keseluruhan rekening pada satu paket pekerjaan dengan memilih link , sedangkan link untuk melakukan reset pada alokasi yang telah dilakukan (membuat kembali kosong). Selain itu, pelaksana juga dapat melakukan perubahan pada nilai nominal alokasi dana yang akan digunakan untuk paket pekerjaan baru, asalkan nilai nominal yang baru lebih kecil dari nilai yang dianggarkan. Perubahan akan bisa dilakukan seperti yang ditampilkan pada gambar yang bertanda panah berikut :

    Jika nilai alokasi melebih anggaran, maka akan muncul pesan peringatan seperti berikut :

    Manual e-Project Untuk Pelaksana 8

  • User Manual Pelatihan e-Project Untuk PPKM

    Setelah semua data telah terisi pelaksana menekan tombol [ ] dan untuk kembali ke halaman daftar paket pekerjaan sebelumnya pelaksana dapat

    menekan tombol [ ].

    Selanjutnya sistem akan melakukan proses validasi terhadap data yang dimasukkan dan jika data yang dimasukkan pada form adalah valid, maka sistem melakukan proses untuk menambahkan data paket pekerjaan baru dalam database. Sistem menutup form tambah paket pekerjaan kemudian kembali ke halaman daftar paket pekerjaan dengan data yang telah ter-update .

    b. Lihat detail paket pekerjaanPaket pekerjaan yang telah dibuat dapat dilihat detail data-nya dengan memilih link [ ] dalam kolom tindakan pada baris paket pekerjaan yang akan dilihat detail datanya. Selanjutnya sistem akan menampilkan halaman yang berisi detail data paket pekerjaan yang akan terlihat seperti gambar berikut :

    Pelaksana dapat melakukan pencetakan detail data paket pekerjaan dengan

    menekan tombol [ ] pada pojok kanan atas halaman. Print yang dimaksud disini adalah mencetak data tersebut kedalam file baru yang ber-format Microsoft excel, sehingga pelaksana akan diberi pilihan untuk melakukan penyimpanan file atau langsung membuka file yang dimaksud.

    c. Menghapus paket pekerjaanPaket pekerjaan yang telah terdaftar dapat pula dihapus dari daftar asalkan pada paket pekerjaan tersebut belum dilakukan konfirmasi. Tapi jika sudah terlanjur dilakukan konfirmasi dan data paket pekerjaan yang dimaksud tetap perlu dihapus, maka pelaksana dapat menghubungi administrator aplikasi E-Project untuk melakukan penghapusan paket pekerjaan tersebut. Pelaksana dapat menghapus data paket pekerjaan dengan memilih link [ ] dalam kolom tindakan pada baris paket pekerjaan yang akan dihapus. Selanjutnya sistem akan memberikan pesan konfirmasi tentang penghapusan data yang akan dilakukan seperti gambar berikut :

    Manual e-Project Untuk Pelaksana 9

  • User Manual Pelatihan e-Project Untuk PPKM

    Jika pelaksana menekan tombol OK, maka sistem akan menghapus data paket pekerjaan sesuai dengan pilihan pelaksana. Namun, jika pelaksana menekan tombol Cancel, maka sistem akan kembali pada halaman paket pekerjaan yang berisi daftar data paket pekerjaan tanpa melakukan aksi apapun.

    d. Konfirmasi paket pekerjaanPaket pekerjaan yang telah fix selesai direncanakan dan data yang dimasukkan telah benar perlu dilakukan konfirmasi supaya dapat dimasukkan dalam daftar f1 pada menu kegiatan. Pelaksana meng-konfirmasi paket pekerjaan yang telah

    benar dengan memilih link [ ] dalam kolom tindakan pada baris paket pekerjaan yang akan di konfirmasi. Sistem akan melakukan proses konfirmasi paket pekerjaan dan jika konfirmasi berhasil akan muncul pesan [

    ].

    Selanjutnya sistem akan kembali pada halaman daftar paket pekerjaan yang telah ter-update. Paket pekerjaan yang telah di konfirmasi tidak dapat dilakukan perubahan data ataupun dihapus datanya, namun jika memang terjadi kesalahan pengisian data pada paket pekerjaan dan telah dilakukan konfirmasi maka pelaksana dapat melapor pada administrator e-Project untuk di lakukan perubahan data.

    e. Update / ubah data paket pekerjaanPerubahan terhadap data paket pekerjaan hanya dapat dilakukan jika data paket pekerjaan belum di konfirmasi sama hal nya dengan penghapusan paket pekerjaan. Pelaksana merubah data paket pekerjaan dengan memilih link [ ] dalam kolom tindakan pada baris paket pekerjaan yang akan diubah data-nya. Selanjutnya sistem menampilkan form ubah paket pekerjaan dan secara otomatis ditampilkan data paket pekerjaan yang akan diedit pada field. Form perubahan paket pekerjaan akan terlihat seperti berikut :

    Kemudian pelaksana dapat mengganti satu atau lebih isi field data paket pekerjaan. Data yang dapat diubah antara lain :- Dimulai dengan mengganti isi field nama paket pekerjaan, dan atau

    Manual e-Project Untuk Pelaksana 10

  • User Manual Pelatihan e-Project Untuk PPKM

    - Mengganti isi pilihan field jenis pekerjaan, dan atau- Mengganti isi pilihan field metode pekerjaan, dan atau- Mengganti isi tanggal rencana mulai pekerjaan, dan atau- Mengganti isi tanggal rencana selesai pekerjaan, dan atau- Mengganti isi tanggal rencana kontrak pekerjaan.

    Setelah perubahan selesai dilakukan pelaksana menekan tombol [ ]. Dan sistem akan melakukan validasi terhadap data. Jika data yang dimasukkan pada form adalah valid, maka sistem melakukan proses perubahan data. Kemudian sistem menutup form ubah paket pekerjaan. Namun jika pelaksana

    menekan tombol [ ], maka sistem akan kembali ke halaman paket pekerjaan yang berisi daftar paket pekerjaan tanap melakukan aksi apapun. Dan

    jika pelaksana menekan tombol [ ], maka akan dimunculkan pesan konfirmasi pengahpusan paket pekerjaan yang sedang diubah.

    f. Melakukan pencarian paket pekerjaan dengan filterJika data paket pekerjaan yang terdapat pada kegiatan terlampau banyak, pelaksana dapat pula melakukan pencarian data paket pekerjaan yang ingin dilihat dengan menggunakan fungsi filter (pencarian). Form filter paket pekerjaan akan telihat seperti berikut :

    Pelaksana dapat mulai memasukkan kata kunci dari pencarian paket pekerjaan yang diinginkan. Data yang dimasukkan antara lain : pilihan kegiatan, nama paket pekerjaan serta Id dari paket pekerjaan. Untuk field pilihan kegiatan harus diisi, sedangkan field nama dan Id paket pekerjaan dapat diisi salah satu atau

    keduanya. Kemudian pelaksana menekan tombol [ ] untuk mulai melakukan proses pencarian data. Dan hasil pencarian akan ditampilkan pada tabel di bawah form pencarian.

    g. Melihat kurva perencanaan pekerjaanPelaksana dapat melihat kurva rencana penyerapan anggaran untuk paket pekerjaan yang akan dilihat dengan memilih link [ ]. Sistem akan menampilkan halaman yang berisi kurva tersebut. Gambar di bawah ini merupakan contoh tampilan kurva untuk paket pekerjaan Pemeliharaan Jalan Overlay AC-BC (Tebal 4 cm ) pada Dinas Bina Marga dan Pematusan.

    Manual e-Project Untuk Pelaksana 11

  • User Manual Pelatihan e-Project Untuk PPKM

    Kurva diatas biasa disebut dengan Kurva S. Kurva S digunakan untuk menampilkan rencana presentase penyerapan paket pekerjaan untuk setiap bulan dalam satu tahun anggaran

    3. Laporan

    Pengguna memilih menu [ ] pada daftar pilihan menu yang tersedia kemudian sistem akan menampilkan tabel yang berisi laporan rekapitulasi perencanaan kegiatan dan paket pekerjaan yang telah dibuat oleh pelaksana pada SKPD tempat pelaksana bertugas. Contoh beberapa laporan perencanaan pemaketan pekerjaan dan rencana penyerapan pada badan kepegawaian akan terlihat seperti gambar di bawah ini :

    Menu laporan akan menampilkan empat macam jenis laporan yang akan diterangkan pada penjelasan dibawah ini :

    a. Melihat laporan daftar paket pekerjaan deng metode swakelolaLaporan pertama ini menampilkan daftar paket pekerjaan untuk SKPD pelaksana yang direncanakan akan diadakan dengan metode swakelola. Yang ditampilkan pada laporan ini mulai dari nama pekerjaan, jenis pekerjaan, rencana mula dan rencana selesai pengadaan beserta nilai dan jumlah dari anggaran kegiatan yang telah direncanakan. Berikut adalah contoh laporan daftar paket pekerjaan metode swakelola untuk SKPD Badan Kepegawaian :

    b. Melihat laporan daftar paket pekerjaan dengan metode Penunjukan Langsung

    Manual e-Project Untuk Pelaksana 12

  • User Manual Pelatihan e-Project Untuk PPKM

    Laporan selanjutnya akan menampilkan daftar paket pekerjaan untuk SKPD pelaksana yang direncanakan akan diadakan dengan metode penunjukan langsung (PL). Yang ditampilkan pada laporan ini sama seperti laporan pertama. Gambar diatas merupakan contoh laporan daftar paket pekerjaan metode PL untuk SKPD Badan Kepegawaian.

    c. Melihat laporan daftar paket pekerjaan dengan metode LelangLaporan ketiga memuat daftar paket pekerjaan yang akan diadakan dengan metode lelang. Data yang ditampilkan juga akan sama seperti daftar pekerjaan swakelola dan PL. Berikut contoh tampilannya untuk SKPD Badan Kepegawaian :

    d. Melihat laporan belanja per-bulanData yang ditampilkan pada laporan belanja per-bulan ini adalah daftar pembelanjaan setiap bulan dari SKPD. Berikut contoh tampilannya untuk SKPD Badan Kepegawaian.

    Manual e-Project Untuk Pelaksana 13