User manual hrm v2.0

T321. Petunjuk Pengunaan

HRM System

Riwayat Dokumen

Ver. Penulis

Konfirmasi

CatatanPOSDATA

PMTgl

BIDA

PMTgl

1.0 Sungho Lee First drawing

2.0 Chanho Park 30 Jun, 09 Reflect acceptance test result

Batam e-Government Project T321E.User Manual(HRM) V2.0

Petunjuk pemakaian adalah salah satu penyampaian yang menjelaskan bagaimana cara

menggunakan system yang telah dikembangkan oleh POSDATA "BATAM e-Government

System ", sebagai bagian dari "BATAM e-Government Project”. Sistem BATAM e-

Government terdiri dari bermacam-macam system yang termasuk kedalamnya adalah

“Finance/Billing, HRM, Land, Facility, Airport BMS, Seaport BMS, Workers Database,

PACS(Hospital), Portal(Groupware, EDMS), Homepage, e-Kiosk, Web-GIS”. Selanjutnya

petunjuk penggunaan ini akan menjelaskan bagaimana menggunakan sistem “HRM

Untuk menggunakan “HRM” dengan baik, anda harus membaca petunjuk secara

menyeluruh sebelum menggunakan HR sistem.

Sistem ini akan berfungsi dengan baik apabila menggunakan Sistem Operasi

Windows XP/VISTA dan Internet Explorer 7.0 atau yang lebih tinggi. Untuk Web

Browser yang lain, ada beberapa tampilan yang tidak akan muncul dan

kemungkinan akan terjadi kesalahan yang tidak diharapkan.

Untuk meningkatkan mutu dan kualitas isi petunjuk penggunaan yang lebih baik, isi

buku petunjuk ini dapat diubah sewaktu-waktu tanpa ada pemberitahuan terlebih

dahulu. Nama institusi, nama unit kerja, dan nama yang digunakan pada gambar

dan teks hanya sebagai contoh dalam buku petunjuk dan bukan sebagai data yang

sebenarnya.

Bagian apapun dari buku petunjuk ini tidak dapat disalin dalam bentuk apapun

tanpa persetujuan dari POSDATA atau BIDA.


Baca terlebih dahuluLegenda yang digunakan dalam buku petunjuk

Kursor : untuk menekankan lokasi

menuKlik kiri tombol mouse

X2X2Klik ganda tombol kiri mouse Klik kanan tombol mouse

Mouse Drag & Drop

Tombol yang digunakan pada grid

Refresh data pada grid Simpan perubahan data pada grid

Tambah baris pada grid Unduh file excel pada grid

Hapus baris yang telah dipilih pada

gridUnggah file excel

Bagaimana cara menggunakan Grid

11

22

33

44

55

1) Grid toolbar (daerah yang menempatkan tombol umum dan tombol bisnis)

2) Grid header (daerah yang memperlihatkan judul dari setiap kolom pada grid)

3) Grid content (daerah yang memperlihatkan data pada grid)

4) Grid footer (daerah yang menghitung jumlah dari setiap kolom)


Baris telah di update tetapi belum di

Baris akan dihapus setelah disimpan

Baris telah dibuat

5) Grid paging (daerah pemberian nomor halaman untuk memuat data yang cukup banyak pada grid)


ISI

1. MULAI........................................................................................................................................1

1.1 Memulai sistem HRM...................................................................................................................... 1

2. CRITERIA INFORMATION..............................................................................................................3

2.1 Pengelolaan Organisasi.................................................................................................................. 3

2.1.1 Administrasi............................................................................................................................. 3

2.1.2 Bagan Organisasi.................................................................................................................... 5

2.2 Pengelolaan kode........................................................................................................................... 6

2.2.1 Kode pekerjaan....................................................................................................................... 6

2.2.2 Kode Jurusan.......................................................................................................................... 8

2.2.3 Kode umum........................................................................................................................... 10

3. HR MANAGEMENT....................................................................................................................11

3.1 Pengelolaan pegawai.................................................................................................................... 11

3.1.1 Pegawai baru......................................................................................................................... 11

3.1.2 Administrasi........................................................................................................................... 14

3.1.3 Informasi Pribadi.................................................................................................................... 28

3.2 Pengelolaan penilaian.................................................................................................................. 30

3.2.1 Hasil penilaian....................................................................................................................... 30

3.2.2 Isi daftar penilaian.................................................................................................................33

3.3 Pengangkatan............................................................................................................................... 34

3.3.1 Administrasi........................................................................................................................... 34

3.4 Kehadiran..................................................................................................................................... 38

3.4.1 Catatan pribadi...................................................................................................................... 38

3.4.2 Penutupan............................................................................................................................. 39

3.4.3 Master data............................................................................................................................ 40

3.4.4 Finger print............................................................................................................................ 43

3.5 Cuti............................................................................................................................................... 45

3.5.1 Master data............................................................................................................................ 45

3.5.2 Permohonan.......................................................................................................................... 46

3.5.3 Persetujuan........................................................................................................................... 48

3.5.4 Periksa kesehatan.................................................................................................................49

3.5.5 Administrasi........................................................................................................................... 50

3.6 Pelatihan....................................................................................................................................... 52


3.6.1 Rencana................................................................................................................................ 52

3.6.2 Permohonan.......................................................................................................................... 53

3.6.3 Persetujuan........................................................................................................................... 58

3.6.4 Hasil....................................................................................................................................... 62

3.7 Pensiun......................................................................................................................................... 63

3.7.1 Administrasi........................................................................................................................... 63

3.7.2 Nilai pensiun.......................................................................................................................... 66

3.7.3 Tunjangan jabatan.................................................................................................................67

3.7.4 Pembayaran.......................................................................................................................... 68

4. PENGELOLAAN GAJI.................................................................................................................70

4.1 Standar gaji................................................................................................................................... 70

4.1.1 Item penghasilan...................................................................................................................70

4.1.2 Item potongan........................................................................................................................ 72

4.1.3 Item penghasilan tambahan..................................................................................................73

4.1.4 Item potongan tambahan.......................................................................................................74

4.1.5 Nilai perhitungan....................................................................................................................75

4.2 Gaji pokok..................................................................................................................................... 76

4.2.1 Gaji pokok HK........................................................................................................................ 76

4.2.2 Gaji pokok HN....................................................................................................................... 77

4.2.3 Gaji pokok HB/PNS...............................................................................................................78

4.2.4 Tunjangan Atas Gaji Pokok (TAGP) HB/PNS........................................................................79

4.2.5 Tunjangan keluarga...............................................................................................................80

4.2.6 Tunjangan jabatan.................................................................................................................81

4.2.7 Tunjangan umum...................................................................................................................82

4.2.8 Tunjangan umum...................................................................................................................83

4.2.9 Tingkat pendidikan.................................................................................................................84

4.2.10 Potongan DPK....................................................................................................................... 85

4.2.11 Tunjangan Fungsional...........................................................................................................86

4.3 Pinjaman....................................................................................................................................... 87

4.3.1 Pinjaman pribadi.................................................................................................................... 87

4.4 Penggajian.................................................................................................................................... 89

4.4.1 Administrasi........................................................................................................................... 89

4.5 Perolehan gaji............................................................................................................................... 93

4.5.1 Kas gaji.................................................................................................................................. 93

4.5.2 Slip gaji.................................................................................................................................. 95

5. PENGELOLAAN PEKERJAAN......................................................................................................98

5.1 Lowongan..................................................................................................................................... 98

5.1.1 Administrasi........................................................................................................................... 98


5.2 Pelamar...................................................................................................................................... 103

5.2.1 Administrasi......................................................................................................................... 103

6. PENGELOLAAN SPPD............................................................................................................106

6.1 SPPD Standar............................................................................................................................ 106

6.1.1 GOL master......................................................................................................................... 106

6.1.2 Biaya akomodasi ibu kota/non ibu kota...............................................................................108

6.1.3 Luar negeri.......................................................................................................................... 109

6.1.4 Taksi..................................................................................................................................... 110

6.1.5 Delegasi............................................................................................................................... 111

6.1.6 Akomodasi tambahan..........................................................................................................112

6.2 SPPD.......................................................................................................................................... 113

6.2.1 Administrasi......................................................................................................................... 113


1. Mulai

1.1 Memulai sistem HRM

Jalankan Web Browser

Jalankan Web Browser dengan memilih ‘Start Menu → Internet Explorer'.

BagianBagian

11

- 1 -

Batam e-Government Project T321B.User Manual(HRM) V2.0

Login Sistem

Ketik ‘http://ep.batam.go.id/’ dalam alamat di Web Browser, klik ‘LOGIN’ setelah memasukkan ID dan

Password.

Jalankan sistem HRM

Jalankan sistem HRM dengan memilih tab ‘HRM’ yang terletak di atas halaman utama EP.

- 2 -


http://ep.batam.go.id/

- 3 -


2. Criteria Information

2.1 Pengelolaan Organisasi

2.1.1 Administrasi

Halaman ini ditampilkan dengan memilih ‘Criteria Information → Organization Mgt. → Administration’ menu.

Dalam program ini, organisasi di BIDA dikelola dan rincian informasi tentang organisasi dapat dilihat.

22BAGIANBAGIAN

- 4 -


1) Jalankan program dengan memilih ‘Organization Mgt. → Administration’.

2) Klik tombol untuk melihat sub-department.

3) Temukan unit kerja yang sesuai dan klik.

4) Tombol ini digunakan ketika membuat unit kerja baru di bawah unit kerja yang dipilih. Jika tombol diklik,

jendela pop-up baru akan terbuka dan layar berikut akan muncul. Jika anda memasukkan informasi dari

unit kerja baru yang akan ditambahkan dan klik tombol ‘Simpan’, data yang telah dimasukkan akan dikirim

ke dalam server dan disimpan. Jendela akan tertutup setelah disimpan, dan unit kerja yang disimpan akan

muncul di sebelah kiri layar administrasi.

5) Tombol ini digunakan untuk mencari bagan organisasi yang dipilih dan terdapat pada bagian paling atas.

Jika tombol diklik, jendela pop-up akan terbuka. Mohon lihat ‘2.1.2 Organization chart’ untuk penjelasan

lebih lanjut..

6) Untuk melihat informasi dari riwayat unit kerja, pimpinan organisasi, dan pimpinan sub organisasi.

7) Jika tombol ini diklik setelah mengedit rincian informasi pada bagian yang dipilih, informasi yang telah

diedit akan tersimpan.

8) ~ 9) Jika memilih pimpinan, jendela pop-up baru akan terbuka dan halaman untuk mencari rincian

informasi dari pimpinan akan terlihat sebagai berikut.

- 5 -


- 6 -


2.1.2 Bagan Organisasi

Halaman ini akan terlihat dengan mengklik tombol ‘Organization chart’ pada menu ‘Criteria Information →

Organization Mgt. → Administration’. Dalam program ini, bagan organisasi akan ditampilkan dengan memilih

departemen yang berada di atas dan dijelaskan jika ada pimpinan departemen untuk setiap departemen.

1) Jalankan program dengan mengklik tombol ‘organization chart’ setalah memilih ‘Organization Mgt. →

Administration’.

2) Jika mengklik tautan ‘+’, bagan organisasi termasuk satu level di bawah organisasi ini akan tampil.

3) Jika mengklik tautan ‘-’, bagan organisasi termasuk satu level di atas organisasi ini akan tampil.

- 7 -


2.2 Pengelolaan kode

2.2.1 Kode pekerjaan

Halaman ini akan tampil dengan memilih ‘Criteria Information → Code Mgt. → Job code’. Kode pekerjaan

telah diatur.

1) Jalankan program dengan memilih ‘Code Mgt. → Job code’.

2) Klik tombol untuk melihat subordinat nama pekerjaan.

3) Cari pekerjaan yang sesuai dan klik.

- 8 -


4) Tombol ini digunakan untuk membuat pekerjaan baru dibawah pekerjaan yang dipilih. Jika tombol ini

diklik, jendela pop-up baru akan muncul dan halaman berikut ini akan tampil. Jika informasi dari pekerjaan

telah ditambahkan pada halaman ini dan kemudian klik tombol ‘Simpan’, maka informasi yang telah

dimasukkan akan dikirim ke server dan disimpan. Jendela akan ditutup setelah menyimpan dan pada

pohon organisasi yang terletak pada sisi kiri halaman kode pekerjaan dapat terlihat.

5) Jika tombol ini di klik, nama pekerjaan yang telah dimasukkan akan dikosongkan.

6) Jika tombol ini di klik setelah mengedit rincian informasi dari pekerjaan yang dipilih, informasi akan

disimpan.

- 9 -


2.2.2 Kode Jurusan

Halaman ini akan tampil dengan memilih ‘Criteria Information → Code Mgt. → Major code’. Kode jurusan

telah diatur.

1) Jalankan program dengan memilih ‘Code Mgt. → Major code’.

2) Klik tombol untuk melihat subordinat nama jurusan.

3) Cari jurusan yang sesuai dan klik.

- 10 -


4) Tombol ini digunakan untuk membuat jurusan baru dibawah jurusan yang dipilih. Jika tombol ini diklik,

jendela pop-up baru akan muncul dan halaman berikut ini akan tampil. Jika informasi dari jurusan telah

ditambahkan pada halaman ini dan kemudian klik tombol ‘Simpan’, maka informasi yang telah dimasukkan

akan dikirim ke server dan disimpan. Jendela akan ditutup setelah menyimpan dan jurusan yang telah

ditambahkan pada sisi kiri pohon jurusan akan terlihat.

5) Jika tombol ini di klik, teks yang telah dimasukkan dari nama jurusan akan dikosongkan.

6) Jika tombol ini di klik setelah mengedit rincian informasi dari jurusan yang dipilih, informasi akan

disimpan.

- 11 -


2.2.3 Kode umum

Halaman ini akan tampil dengan memilih ‘Criteria Information → Code Mgt. → Common code’. Kode umum

telah diatur.

1) Jalankan program dengan memilih ‘Code Mgt. → Common code’.

2) Klik tombol untuk menampilkan ‘Data grup kode’.

3) Pilih satu grup dalam kode grup yang telah ditemukan. Administrator dapat mengubah informasi dari

kode grup.

4) Rincian data kode dari kode grup yang dipilih ditemukan. Administrator dapat menambah, mengubah

dan menghapus kode.

- 12 -


3. HR management

3.1 Pengelolaan pegawai

3.1.1 Pegawai baru

Menambah informasi dan profil pribadi dari pegawai baru.

Halaman ini akan tampil dengan memilih ‘Kepegawaian. → Employee → New employee’. Untuk menambah

pegawai baru, dan tidak melalui proses penerimaan pegawai BIDA.

PARTPART

33

- 13 -


1) Jalankan program dengan memilih ‘Employee → New employee’.

2) Klik ‘Browse’ dan tampilan berikut akan muncul untuk memilih foto pegawai.

3) Jika tombol diklik, jendela pop-up baru akan terbuka, dan tampilan berikut akan terlihat. Jika

memasukkan Nama kota dan pilih kota dalam Combo box pada layer berikut dan kemudian klik

tombol ‘Search’, ditemukan rincian alamat di dalam kota. Dan jika memilih satu dari baris pada rincian

alamat, jendela akan tertutup dan alamat secara otomatis akan masuk ke dalam alamat yang berada di

halaman “New employee”.

11

33

22

44

4) Teks yang dimasukkan pada pegawai baru akan dikosongkan.

- 14 -


5) Jika tombol ‘Simpan’ diklik setalah memasukkan semua informasi, akan tampil pesan sebagai berikut.

Jika mengklik tombol ‘ok’, informasi yang telah dimasukkan akan dikirim ke server dan disimpan. Setelah

menyimpan, formulir baru untuk menambah informasi pribadi (pendidikan formal, dll) akan terbuka. Untuk

bagian ini, mohon lihat ‘Register new employee’s records’ pada halaman berikutnya.

Menambah data pegawai baru – sama dengan halaman untuk ‘Manage information of employee’ di halaman

16. Lihat ‘Manage information of employee’ dari ‘3.1.2 Administrasi’.

- 15 -


3.1.2 Administrasi

Mencari daftar pegawai

Halaman ini akan tampil dengan memilih ‘Kepegawaian. → Employee → Administration’. Halaman ini

berfungsi untuk mencari seluruh pegawai di BIDA dengan bebagai kondisi pencarian, dan untuk

menghubungkan ke tampilan yang akan mencari dan mengedit rincian informasi dengan cara klik ganda

salah satu baris dalam daftar pegawai yang telah ditemukan.

- 16 -


1) Jalankan program dengan memilih menu ‘Employee → Administration’.

2) Klik tombol untuk mencari daftar pegawai pada departemen tertentu, kemudian jendela pop-up baru

akan muncul dan akan keluar tampilan seperti berikut. Pilih departemen yang diinginkan pada layar

berikut. Setelah dipilih, jendela akan menutup, kemudian departemen yang telah dipilih secara otomatis

akan disimpan pada organization field..

3) Jika tombol diklik, daftar pegawai yang cocok dengan kondisi pencarian akan muncul.

4) Jika salah satu baris dari daftar dipilih, layar akan berpindah ke cari dan edit rincian informasi dari

pegawai. Untuk lebih jelasnya, mohon lihat ‘Information of employee’ pada halaman berikutnya.

- 17 -


Mengelola informasi pegawai – informasi dasar

Halaman ini akan muncul ketika mengklik ganda pada baris tertentu dalam daftar pegawai setelah memilih

‘Kepegawaian. → Employee → Administration’. Halaman ini digunakan untuk mengelola informasi pegawai

seperti profil pribadi, catatan pribadi (pendidikan formal, keluarga, pelatihan, penghargaan dan hukuman)

dan riwayat pegawai (riwayat kepangkatan, riwayat hasil penilaian) yang bekerja di BIDA. Halaman yang

mengelola semua informasi dasar dari pegawai terdapat di dalam ‘information of employee’

- 18 -


1) Untuk pegawai yang berstatus PNS, jika tombol ‘Manage curriculum vitae’ diklik, Jendela new pop-up

akan terbuka dan laporan berikut akan tampil. Laporan dapat disimpan dalam bentuk file lain dan tercetak

pada tampilan sebagai berikut.

2) Jika tombol ‘Clear’ diklik, data yang dimasukkan pada informasi dasar akan kembali ke asal sebelum

diubah.

3) Jika tombol ‘Simpan’ diklik setelah mengubah informasi dasar, maka data yang dimasukkan akan dikirim

ke server dan disimpan.

※ BIDA ID adalah data yang unik untuk mengidentifikasi pegawai, tidak dapat diubah. Dan juga masa kerja

secara otomatis dihitung oleh sistem maka tidak dapat diubah juga. Kemudian juga organisasi, status

pegawai, dan jabatan dikelola dalam appointment, maka tidak dapat diubah juga.

- 19 -


Mengelola informasi pegawai – Profil pribadi





mengelola semua informasi dasar dari pegawai terdapat di dalam ‘information of employee’.

1) Jika tombol ‘Clear’ diklik, data yang dimasukkan pada informasi dasar akan kembali ke asal sebelum

diubah

2) Jika tombol ‘Simpan’ diklik setelah mengubah informasi dasar, maka data yang dimasukkan akan dikirim


※ Status keluarga tidak dapat diubah karena dibuat secara otomatis dalam sistem melalui informasi

keluarga dalam Family Tab dan dengan peretujuan dari administrator.

- 20 -


Mengelola informasi pegawai – Pendidikan formal




dan riwayat pegawai (riwayat kepangkatan, riwayat hasil penilaian) yang bekerja di BIDA.

1) Jika TAB ‘Formal education’ diklik, terbuka bagian untuk mengelola pendidikan formal.

2) Jika ’Representative’ dipilih, tingkat pendidikan menjadi pendidikan terakhir. Pendidikan terakhir akan

berpengaruh dalam penggajian, sebaiknya berhati-hati dalam memilihnya.

- 21 -


3) Jika area ‘Major field’ diklik ganda, jendela pop-up baru akan muncul dan tampilan berikut akan terlihat.

Dan jika diklik ganda pada jurusan yang dipilih, jendela akan tertutup dan jurusan yang dipilih secara

otomatis akan masuk ke bidang jurusan.

4) Jika tombol di klik pada bagian sertifikat, jendela pop-up baru akan muncul dan tampilan berikut akan

terlihat. Pilih file yang akan diunggah pada layer berikut. Jika tombol ‘Save’ diklik setelah memilih, file yang

telah dipilih akan diunggah ke server dan jendela akan ditutup. Stelah jendela ditutup, nama file yang

diunggah secara otomatis akan terlihat dalam ‘Certificate field’.

- 22 -


Mengelola informasi pegawai – Keluarga




dan riwayat pegawai (riwayat kepangkatan, riwayat hasil penilaian) yang bekerja di BIDA. Halaman ini

adalah bagian dari konfirmasi akhir dan untuk mengelola informasi keluarga (orang tua, istri/suami, anak)

pegawai dalam halaman dari Information of employee.

1) Jika TAB ‘Family’ diklik, terbuka bagian untuk mengelola informasi keluarga.

2) Jika tombol ‘Confirm status of family’ diklik, dari informasi keluarga yang didapat, kode status keluarga (3

digit) secara otomatis disimpan dalam informasi dasar pegawai. Informasi keluarga sebaiknya dikelola

secara hati-hari karena berpengaruh terhadap gaji.

- 23 -


3) Jika tombol diklik untuk menambah informasi suami/istri yang baru, tampilan berikut akan muncul.

Jika tombol ‘Simpan’ diklik setelah memasukkan rincian informasi suami/istri, informasi akan dikirim ke

server dan disimpan. Dan informasi yang baru ditambahkan dapat ditemukan pada ’Information of spouse’.

3) Jika tombol diklik untuk menambah informasi anak yang baru, tampilan berikut akan muncul. Jika

tombol ‘Simpan’ diklik setelah memasukkan rincian informasi anak, informasi akan dikirim ke server dan

disimpan. Dan informasi yang baru ditambahkan dapat ditemukan pada ‘List of child’.

- 24 -


Mengelola informasi pegawai – Pelatihan





mengelola informasi diklat pegawai terdapat di dalam ‘information of employee’.

1) Jika TAB ‘Pelatihan’ diklik, bagian untuk mengelola informasi diklat (Diklat Fungsional/Teknikal dan

Struktural) akan terlihat. Rincian informasi dari Diklat Struktural dan Fungsional/Teknikal dikelola secara

terpisah. Khusus untuk Diklat Fungsional/Teknikal, proses pengelolaannya dapat dilihat.

2) Silahkan lihat pada bagian ‘3.1.1 New employee - Register new employee’s basic information and

personal profile - 3)’ di halaman 11.

3) Silahkan lihat pada bagian ‘3.1.2 Administration – Information of employee – Formal education - 4)’ di

halaman 18.

- 25 -


4) Jika klik ganda pada bagian tanggal, kalendar akan muncul. Jika telah memilih tanggal yang diinginkan

maka kalendar akan ditutup kemudian tanggal yang dipilih dapat dilihat pada field tanggal.

- 26 -


Mengelola informasi pegawai – Penghargaan & Hukuman





mengelola informasi penghargaan dan hukuman dari pegawai terdapat di dalam ‘information of employee’.

1) Jika TAB ‘Reward & Punishment’ diklik, bagian untuk mengelola Penghargaan & Hukuman akan terlihat.

2) Silahkan lihat pada bagian ‘3.1.2 Administration – Information of employee – Pelatihan – 4)’ di halaman

22.

3) Silahkan lihat pada bagian ‘3.1.2 Administration – Information of employee – Formal education - 4)’ di

halaman 18.

- 27 -


Melihat informasi pegawai – Riwayat hasil penilaian





mengelola informasi riwayat hasil penilaian dari pegawai terdapat di dalam ‘information of employee’.

1) Jika TAB ‘History of appraisal result’ diklik, bagian untuk mengelola daftar penilaian pegawai akan

terlihat. Untuk hasil penilaian, data yang diproses dalam Appraisal Management dapat dilihat.

- 28 -


Melihat informasi pegawai – Riwayat kepangkatan





mencari informasi riwayat kepangkatan dari pegawai terdapat di dalam ‘information of employee’.

1) Jika TAB ‘Appointment History’ diklik, bagian untuk mencari riwayat kepangkatan pegawai akan terlihat.

Untuk riwayat kepangkatan, data yang diproses dalam Appointment Management dapat dilihat.

- 29 -


3.1.3 Informasi Pribadi

Melihat informasi pribadi pegawai – Informasi dasar dan profil pribadi


‘Kepegawaian. → Employee → Personal information’. Halaman ini digunakan untuk mencari informasi

pegawai seperti profil pribadi, catatan pribadi (pendidikan formal, keluarga, pelatihan, penghargaan dan

hukuman) dan riwayat pegawai (riwayat kepangkatan, riwayat hasil penilaian) yang bekerja di BIDA.

Halaman yang mencari informasi dasar dan profil pribadi dari pegawai terdapat di dalam ‘information of

employee’.

1) Jalankan program dengan memilih menu ‘Employee → Personal information’.

1) Jika tombol ‘Clear’ diklik, akan mengembalikan data yang telah diisi kembali seprti sebelum diubah.

2) Jika tombol ‘Simpan’ diklik setelah mengubah profil pribadi, informasi yang telah diubah akan dikirim ke

server dan disimpan.

※ Setiap pegawai hanya dapat mengubah nomor telepon, nomor HP, nomor telepon kantor, jenis tempat

tinggal, dan alamat rumah dalam profil pribadi. Untuk field area yang lain hanya dapat dilakukan oleh Biro

Kepegawaian.

- 30 -


Melihat informasi pribadi pegawai – Pendidikan Formal

Sama seperti tampilan pada halaman 17. Namun setiap pegawai hanya dapat melihat pendidikan formal

mereka sendiri.

Melihat informasi pribadi pegawai – Keluarga

Sama seperti tampilan pada halaman 19. Namun setiap pegawai hanya dapat melihat family information.

Melihat informasi pribadi pegawai – Pelatihan

Sama seperti tampilan pada halaman 21. Namun setiap pegawai hanya dapat melihat Pelatihan information.

Melihat informasi pribadi pegawai – Penghargaan & Hukuman

Sama seperti tampilan pada halaman 23. Namun setiap pegawai hanya dapat melihat reward & punishment

information.

Melihat informasi pribadi pegawai – Riwayat hasil penilaian pegawai

Sama seperti tampilan pada halaman 24. Namun setiap pegawai hanya dapat melihat Riwayat hasil

penilaian pegawai miliknya sendiri.

Melihat informasi pribadi pegawai – Riwayat kepangkatan

Sama seperti tampilan pada halaman 25. Namun setiap pegawai hanya dapat melihat Riwayat kepangkatan

miliknya sendiri.

- 31 -


3.2 Pengelolaan penilaian

3.2.1 Hasil penilaian

Daftar pencarian dari hasil penilaian

Halaman ini akan muncul ketika setelah memilih ‘Kepegawaian. → Appraisal → Appraisal result’. Halaman ini

digunakan untuk mencari informasi pegawai dengan berbagai kondisi pencarian, dan untuk menghubungkan

ke tampilan untuk mengubah dan mencari hasil penilaian pegawai dapat di lakukan dengan mengklik ganda

salah satu baris yang ditemukan. Untuk referensi, Biro Kepegawaian dapat mencari hasil penilaian untuk

seluruh pegawai BIDA. Kemudian administrator tiap unit hanya dapat mencari daftar penilaian pegawai

dalam unitnya sendiri.

1) Jalankan program dengan memilih menu ‘Appraisal → Appraisal result’.

2) Jika tombol diklik, daftar pegawai yang sesuai dengan kondisi pencarian akan terlihat. \

3) Jika mengklik salah satu baris dalam daftar pegawai yang ditemukan, jendela pop-up baru akan muncul

dan halaman untuk mengubah rincian hasil penilaian pegawai akan terlihat. Mohon lihat ‘Register

appraisal result’ pada halaman berikutnya untuk lebih jelas tentang halaman ini.

- 32 -


Membuat hasil penilaian

Halaman adalah jendela baru yang akan muncul ketika mengklik ganda pada baris tertentu dalam daftar

pegawai yang ditemukan dalam 3.2.1 Search list of appraisal result’. Jendela ini untuk mencari dan

mengubah hasil penilaian pegawai. Untuk lebih jelas tentang form penilaian, dibuat lebih lanjut oleh Biro

Kepegawaian melalui fungsi ‘appraisal contents’ yang akan terpisah perdasarkan jenis jabatan dan status

pegawai.

- 33 -


1) Jika tombol diklik setelah memasukkan hasil penilaian, informasi yang telah dimasukkan akan

dikirim ke server dan disimpan.

2) Jika tombil ‘Print appraisal result’ diklik, jendela pop-up baru akan terbuka, dan laporan sebagai berikut

akan terbuka. Laporan ini dapat disimpan sebagai file lain dan dicetak pada tampilan seperti berikut.

- 34 -


3.2.2 Isi daftar penilaian

Mengelola isi daftar penilaian

Halaman ini akan muncul ketika setelah memilih ‘Kepegawaian. → Appraisal → Appraisal contents’. Jendela

ini untuk mencari dan mengubah isi dari form penilaian pegawai sesuai jenis penilaian.

1) Jalankan program dengan memilih ‘Appraisal → Appraisal contents’ menu.

2) Pilih jenis penilaian yang akan dikelola dengan mengklik area combo box.

3) JIka tombol diklik, isi dari form daftar penilaian yang sesuai dengan kondisi pencarian akan

terlihat.

- 35 -


3.3 Pengangkatan

3.3.1 Administrasi

Mengelola rencana pengangkatan, status proses, kandidat dan kandidat yang telah lulus.

Halaman ini akan muncul apabila memilih ‘Kepegawaian. → Appointment → Administration’. Halaman ini

digunakan untuk mengelola rencana pengangkatan, proses pengangkatan, kandidat yang akan diangkat,

kandidat yang telah lulus sesuai jenis pengangkatan (kenaikan golongan, kenaikan gaji berkala, perubahan

status pegawai, dll).

1) Jalankan program dengan memilih menu ‘Appointment → Administration’.

2) Jika tombol diklik, hasil pengangkatan yang sesuai dengan kondisi pencarian akan muncul.

3) Jika mengklik salah satu baris pada daftar pengangkatan yang ditemukan, data akan ditampilkan pada

TAB kandidat dan TAB kandidat yang telah lulus dalam area daftar pengangkatan.

4) Ubah planning status menjadi processing status. Menambah kandidat dapat dilakukan setelah

mengubah planning status menjadi processing status.

- 36 -


5) Ubah processing status menjadi closing status. Setelah status berubah menjadi closing status, seluruh

informasi kandidat yang telah lulus secara otomatis akan disimpan pada informasi master pegawai sesuai

dengan tanggal pengangkatan.

6) Jika tombol diklik, jendela pop-up akan terbuka untuk memilih kandidat yang akan diangkat sesuai

jenis pengangkatan yang dipilih. Jika kandidat telah dipilih berarti hasil pengangkatan telah berubah

menjadi processing status. Mohon lihat ‘select candidates for appointment’ dalam halaman 36 untuk

penjelasan lebih lanjut tentang pemilihan kandidat.

7) Untuk rekap pengangkatan dapat mengunduh file dalam format file excel.

8) Pilih ‘approved or rejected’ untuk kandidat dalam combo-box.Jika memilih TAB kandidat yang telah

lulus setelah disetujui, informasi dapat ditemukan pada tampilan berikut. Jika mengklik ganda pada salah

satu baris dalam daftar kandidat yang lulus, jendela pop-up baru akan terbuka dan tampilan untuk

membuat dan mengubah informasi pengangkatan akan muncul. Mohon lihat ‘Manage appointment of

employee’ padal halaman 37 untuk penjelasan lebih lanjut tentang menambahkan informasi

pengangakatan.

- 37 -


Pencarian kandidat pengangkatan

Sesuai penjelasan dalam Description 6) di halaman 35, jika tombol ‘manage appointment’ diklik pada

tampilan dalam ‘manage appointment’, tampilan di atas akan muncul. Tampilan tersebut digunakan untuk

mencari dan memilih kandidat pada proses pengangkatan.

1) Jika tombol diklik, daftar pegawai yang sesuai dengan kondisi pencarian akan muncul.

2) Pilih kandidat dalam daftar yang ditemukan dengan mengklik kotak Check-box.

3) Jika tombol diklik setelah memilih kandidat, informasi kandidat terpilih akan dikirim ke server dan

disimpan. Setelah menyimpan, jendela akan tertutup dan menambahkan kandidat dalam TAB kandidat

dalam halaman ‘manage appointment plan, process status, candidates and passing candidates’.

- 38 -


Mengelola pengangkatan pegawai

Sesuia penjelasan pada Description 8) di halaman 35, jika mengklik ganda baris tertentu dalam TAB

kandidat yang lulus pada tampilan ‘management appointment’, tampilan ini akan muncul untuk proses

pengangkatan dari kandidat terpilih yang lulus. Sebagai informasi, jika tanggal pengangkatan adalah hari ini

atau sudah berlalu, proses pengangkatan akan dilakukan secepatnya. Jika tanggal pengangkatan adalah

akan datang, meskipun telah ditutup tetapi belum dapat dilanjutkan karena menunggu tanggal yang telah

ditetapkan.

1) Pilih informasi yang akan diubah dari informasi yang ada dengan mengklik Combo-box.

2) Masukkan informasi seperti tanggal pengangkatan dan tanggal SK.

3) Refresh layer, mengembalikan seperti semula sebelum diubah.

4) Jika tombol ‘Simpan’ diklik setelah memasukkan informasi, informasi yang telah dimasukkan akan

dikirim ke server dan disimpan. Setelah menyimpan, jendela akan ditutup dan infromasi akan ditampilkan

pada TAB daftar kandidat yang lulus dalam halaman ‘manage appointment plan, process status,

candidates and passing candidates’.

- 39 -


- 40 -


3.4 Kehadiran

3.4.1 Catatan pribadi

Melihat catatan kehadiran pribadi

Halaman ini akan muncul apabila memilih ‘Kepegawaian. → Attendance → Personal record’. Halaman ini

digunakan untuk mencari catatan kehadiran mereka pada waktu tertentu.

1) Jalankan program dengan memilih menu ‘Attendance → Personal record’.

2) Pilih tahun dan bulan untuk mencari.

3) Jika tombol diklik, catatan kehadiran yang sesuai dengan kondisi pencarian akan muncul.

- 41 -


3.4.2 Penutupan

Mengelola kehadiran dan menutup kehadiran

Halaman ini akan muncul apabila memilih ‘Kepegawaian. → Attendance → Closing’. Halaman ini digunakan

oleh unit admin untuk mencari rekap kehadiran selama periode kehadiran dan untuk menutup proses

kehadiran. Dan juga menghubungkan ke layar yang akan memilih jenis sistem yang digunakan untuk

mendapatkan informasi kehadiran. Dapat juga digunakan untuk mencari dan mengubah rincian informasi

kehadiran sebelum proses ditutup. Dan untuk admin kepegawaian, sebagai tambahan untuk

menghubungkan ke tampilan yang akan mengelola alasan kehadiran, hari libur nasional, dan jam kerja.

Dan juga bila perlu dapat digunakan untuk menutup informasi kehadiran apabila unit admin tidak

melaksanakannya.

1) Jalankan program dengan memilih menu ‘Attendance → Closing’.


- 42 -


3.4.3 Master data







menghubungkan ke tampilan yang akan mengelola alas an kehadiran, hari libur nasional, dan jam kerja.


melaksanakannya.

- 43 -


1) Jalankan program dengan memilih menu ‘Attendance → Master data’.


3) Jika tombol ‘Attendance reason’ diklik, jendela pop-up baru akan muncul dan tampilan untuk mengubah

alasan kehadiran akan muncul. Tabel alasan kehadiran didapat melalui ‘Common code Mgt.’ dari ‘Criteria

Mgt’. Kemudian admin kepegawaian dapat mengubah singkatan dan juga memilih apakah item tersebut

berpengaruh pada potongan gaji atau tidak. Sebagai contoh, jika alasan kehadiran adalah ‘Absent’, maka

akan berkaitan dengan gaji, dan jumlah hari untuk “Absent day’ akan dihitung dan pembayaran gaji akan

dipotong. Jika status ‘deducted’ dari ‘absent’ adalah ‘No’, berarti tidak terkait dengan penggajian.

- 44 -


4) Jika tombol ‘Holiday’ diklik, jendela pop-up baru akan terbuka dan tampilan untuk mengelola hari libur

akan tampil sebagai berikut. Jika hari libur nasional adalah ‘No’, seluruh pegawai tidak bekerja, tetapi cuti

pegawai akan dipotong atau dapat disebut cuti bersama.

5) Jika tombol ‘Working hour’ diklik, jendela pop-up baru akan terbuka dan tampilan untuk mengelola jam

kerja akan muncul sebagai berikut.

6) Jika tombol ‘Working hour’ diklik, jendela pop-up baru akan terbuka dan tampilan untuk mengelola jam

kerja akan muncul sebagai berikut.

- 45 -


3.4.4 Finger print







menghubungkan ke tampilan yang akan mengelola alas an kehadiran, hari libur nasional, dan jam kerja.


melaksanakannya.

1) Jalankan program dengan memilih menu ‘Attendance → Fingerprint.

- 46 -


2) Klik ‘Browse’ dan tampilan berikut akan muncul untuk memilih fingerprint data(txt.file).

3) Jika baris diklik, rincian informasi kehadiran dapat ditemukan.

- 47 -


3.5 Cuti

3.5.1 Master data

Mengelola master data

Halaman ini akan muncul apabila memilih ‘Kepegawaian. → Leave → Master data’. Halaman ini digunakan

untuk mengelola cuti pegawai sesuai dengan status pegawai (PNS, HB, HN, HK). dan golongan.

1) Jalankan program dengan memilih menu ‘Leave → Master data’.

2) Apabila status pegawai adalah ‘HB/CPNS/DPK/DPB’, jika tombol diklik setelah mengubah jumlah

hari untuk cuti. Maka data yang telah ubah akan dikirim ke server dan disimpan.

3) Jika tombol ‘Clear’ diklik, jumlah cuti HK akan kembali seperti semula.

4) Ketika status pegawai adalah ‘HK’, jika klik tombol ‘Simpan’ setelah mengubah hari cuti, data tersebut

akan dikirim ke server dan disimpan.

- 48 -


3.5.2 Permohonan

Melihat informasi cuti pribadi dan mengelola riwayat cuti

Halaman ini akan muncul apabila memilih ‘Kepegawaian. → Leave → Request’. Halaman ini dipakai oleh

pegawai untuk melihat informasi cuti dan memohon cuti selama masih tersedia hari untuk cuti.

1) Jalankan program dengan memilih menu‘Leave → Request’.

2) Jika tombol diklik, riwayat cuti yang sesuai dengan tahun yang dipilih akan ditampilkan.

3) Jika tombol diklik, jendela pop-up baru akan terbuka dan tampilan untuk memasukan informasi cuti

dan memohon cuti. Berkaitan dengan ini, mohon lihat halaman 40 tentang ‘Request leave’ .

4) Jika mengklik satu baris dalam ‘history of personal leave list’, jendela pop-up baru akan terbuka dan

halaman untuk mencari dan mengubah informasi cuti akan terlihat. Penjelasan lebih lanjut seperti poin ‘3)’

diatas. Sebagai informasi, cuti yang disetujui oleh pimpinan tidak bias diubah dan telah diminta.

- 49 -


Permohonan cuti

11

44

55

22 33

Sebagai penjelasan dalam Description 3) pada halaman 39, Jika tombol diklik dalam tampilan ‘View

personal leave information and Manage leave history’, layar ini akan terlihat. Halaman ini untuk menambah

dan memohon informasi cuti baru.

1) Jika tombol ‘Request’ diklik setelah memasukkan informasi cuti dan menyimpannya, admin unit dapat

mencari informasi cuti.

2) Jika tombol ‘Clear’ diklik, maka akan dikosongkan.

3) Jika tombol ‘Simpan’ diklik setelah memasukkan informasi, cuti yang dimasukkan dikirim ke server dan

disimpan. Ketika menyimpan periode cuti, jika ada duplikasi tanggal ataupun periode ganda, peringatan

akan dikirim ke pengguna.Informasi cuti yang tersimpan akan terlihat dalam daftar dari ‘history of personal

leave’ pada halaman ‘View personal leave information and Manage leave history’.

4) Daftar keluarga secara otomatis akan ditemukan dalam master informasi pegawai. Jika ada keluarga

yang yang ikut, klik area ‘Bring status’ dan pilih ‘Yes’ dalam Combo-box.

5) Jika tombol diklik setelah memilih ‘Bring status’, status yang dimasukkan dikirim ke server dan

disimpan.

- 50 -


- 51 -


3.5.3 Persetujuan

Persetujuan permohonan cuti dari setiap pegawai

Halaman ini akan muncul apabila memilih ‘Kepegawaian. → Leave → Approval’. Halaman ini digunakan

untuk mencari dan menyetujui permohonan cuti dari setiap pegawai.

1) Jalankan program dengan memilih menu ‘Leave → Approval’.

2) Jika tombol diklik, riwayat cuti yang sesuai dengan kondisi pencarian yang dipilih akan

ditampilkan.

3) Jika mengklik satu baris dalam permohonan cuti, jendela pop-up baru akan terbuka dan halaman untuk

mencari dan menyetujui permohonan cuti akan terlihat.

- 52 -


3.5.4 Periksa kesehatan

Konfirmasi hasil periksa keseehatan

Halaman ini akan muncul apabila memilih ‘Kepegawaian. → Leave → Medical check’. Halaman ini digunakan

untuk menambahkan hasil pemeriksaan kesehatan (approved ore rejected) dari setiap pegawai BIDA yang

mempunyai rencana untuk melakukan cuti.

1) Jalankan program dengan memilih menu ‘Leave → Medical check’.

2) Jika tombol diklik, informasi cuti yang sesuai dengan kondisi pencarian yang dipilih akan

ditampilkan.

3) Jika pegawai telah lulus pemeriksaan kesehatan, klik area ‘medical check’ dan pilih ‘Approved’. Jika

tidak lulus, pilih ‘Rejected’

4) Jika tombol diklik setelah memilih pemeriksaan kesehatan, hasil pemeriksaan kesehatan yang

dimasukkan dikirim ke server dan disimpan.

- 53 -


3.5.5 Administrasi

Melihat informasi cuti, mengendalikan cuti, dan mencetak SIJ

Halaman ini akan muncul apabila memilih ‘Kepegawaian. → Leave → Administration’. Halaman ini digunakan

untuk mencari informasi cuti semua pegawai BIDA, untuk memungkinkan pegawai mengambil cuti yang

sudah tidak bisa dipakai karena tidak digunakan dalam 6 bulan, dan untuk mencetak SIJ.

- 54 -


1) Jalankan program dengan memilih menu ‘Leave → Administration’.

2) Jika tombol diklik, informasi cuti yang sesuai dengan kondisi pencarian yang dipilih akan

ditampilkan.

3) Jika tombol ‘Control leave’ diklik, jendela pop-up baru akan terbuka dan tampilan berikut akan muncul.

Jika memasukkan BIDA ID, rincian informasi pegawai akan ditemukan. Ketika status adalah ‘HOLD’,

jika klik tombol ‘Change status of leave’, status cuti akan berubah menjadi ‘Available’.

33

11

22

4) Jika tombol ‘Print SIJ’ diklik, jendela pop-up baru akan terbuka dan laporan dibawah ini akan muncul.

File dapat disimpan dalam bentuk lain dan dicetak pada tampilan laporan sebagai berikut. Dan jika tombol

‘Print SIJ’ diklik, area ‘Issue’ dari cuti akan berubah menjadi ‘Yes’.

- 55 -


3.6 Pelatihan

3.6.1 Rencana

Mengelola rencana diklat

Halaman ini akan muncul apabila memilih menu ‘Kepegawaian → Pelatihan → Rencana’. Halaman ini

digunakan untuk menambahkan dan menutup rencana diklat tahun depan untuk setiap unit kerja.

1) Jalankan program dengan memilih menu ‘Pelatihan → Rencana’.

2) Jika tombol diklik, rencana diklat yang sesuai dengan kondisi pencarian yang dipilih akan

ditampilkan.

3) Jika tombol ‘Penutupan Rencana Pelatihan’ diklik, rencana diklat tahun depan untuk unit kerja ditutup.

Setelah ditutup rencana diklat tidak dapat dikoreksi.

4) Jika tombol diklik, form untuk memasukkan rencana baru akan muncul.

5) Jika mengklik satu baris dalam rencana diklat, form akan muncul.

- 56 -


6) Jika tombol ‘Simpan’ diklik setelah memilih rencana diklat, informasi rencana diklat yang dimasukkan


- 57 -


3.6.2 Permohonan

Mengelola permohonan diklat – daftar permohonan diklat

Halaman ini akan muncul apabila memilih menu ‘Kepegawaian → Pelatihan → Permohonan’. Halaman ini

digunakan untuk memohon pelaksanaan diklat yang tidak termasuk dalam rencana diklat dari tiap unit kerja

sebelumnya.

1) Jalankan program dengan memilih menu ‘Training → Request’.

2) Jika tombol diklik, informasi diklat yang sesuai dengan kondisi pencarian yang dipilih akan

ditampilkan.

3) Jika tombol diklik, form untuk menambah permohonan diklat yang tidak termasuk dalam rencana

diklat ditampilkan. Setelah tombol diklik, permohonan diklat akan dihapus. Diklat yang sedang

dimohon, disetujui, atau ditolak tidak dapat dihapus. Jika mencoba menghapusnya akan muncul pesan

“you can not delete”.

4) Jika tombol diklik, informasi diklat, permohonan yang hapus akan dimasukkan dan dikirim ke server

kemudian disimpan.

- 58 -


5) Jika klik salah satu baris dalam daftar diklat, informasi yang lebih rinci akan muncul. TAB untuk

membandingkan rencana diklat dan permohonan diklat akan muncul, Jika rencana diklat akan dimohon,

disetujui, atau ditolak. TAB untuk membandingkan rencana diklat dan permohonan dan TAB untuk

membandingkan permohonan diklat dan persetujuan diklat akan muncul, Jika rencana diklat akan

disetujui. Untuk informasi lebih lanjut, mohon lihat halaman berikutnya.

- 59 -


Mengelola permohonan diklat – TAB ‘request’ dari permohonan diklat

Halaman ini akan muncul apabila memilih menu ‘Kepegawaian. → Training → Request’. Halaman ini

digunakan untuk membandingkan antara rencana diklat yang diselenggarakan oleh setiap unit kerja dan

informasi diklat yang dimohon, dan juga untuk menambah peserta diklat dan untuk memohon pelaksanaan

diklat kepada Biro Kepegawaian..

1) Jalankan program dengan memilih menu ‘Training → Request’. Dan pilih diklat tertentu dalam

permohonan diklat.

2) Scroll kebawah dan akan terlihat bagian dari permohonan diklat.

3) Jika tombol ‘Request’ diklik, status saat ini diubah dari rencana menjadi mohon, dan informasi ini dapat

diperiksa oleh Biro Kepegawaian. Jika tombol ‘Request’ diklik tanpa menambahkan peserta, akan muncul

pesan peringatan.

4) Jika tombol ‘Simpan’ diklik setelah memasukkan informasi diklat, informasi permohonan diklat akan


- 60 -


5) Jika tombol diklik, jendela baru akan muncul dan tampilan untuk mencari pegawai akan muncul

sebagai berikut. klik tombol dan pilih unit yang sesuai. jika tombol diklik, pegawai

yang cocok dengan unit yang dipilih akan muncul. Klik ganda pada satu pegawai yang ditemukan.

Setelah itu, jendela akan ditutup dan pegawai yang dipilih ditambakan pada daftar peserta diklat.

11

44

33

22

Jika tombol diklik setelah memlilih peserta dalam grid, peserta akan dihapus.

6) Jika tombol diklik, informasi peserta diklat yang dihapus akan dikirim ke server dan disimpan.

- 61 -


Mengelola permohonan diklat – TAB ‘approve’ dari permohonan diklat

Halaman ini akan muncul apabila memilih menu ‘Kepegawaian. → Pelatihan → Permohonan’ and dan scroll

ke bawah. Halaman ini digunakan untuk membandingkan antara rencana diklat yang dimohon dari setiap

unit kerja dan disetujui oleh Biro Kepegawaian.

1) Jalankan program dengan memilih menu ‘Pelatihan → Permohonan’, dan klik TAB ‘Disetujui’ setelah

memilih satu diklat dalam daftar permohonan diklat.

2) Lihat bagian atas dengan scroll ke bawah, dan bandingkan antara informasi permohonan diklat dan

informasi diklat yang disetujui.

- 62 -


3.6.3 Persetujuan

Mengelola persetujuan diklat – daftar dari diklat yang disetujui

Halaman ini akan muncul apabila memilih menu ‘Kepegawaian. → Pelatihan → Persetujuan’. Halaman ini

digunakan untuk menyetujui diklat yang dimohon dari setiap unit kerja dan disetujui oleh Biro Kepegawaian.

1) Jalankan program dengan memilih menu ‘Pelatihan → Persetujuan’.


ditampilkan.

3) Jika tombol status ‘Pemeriksaan Status Rencana Pelatihan’ diklik, jendela baru akan muncul, dan akan

ditampilkan seperti berikut untuk memeriksa rencana diklat dari tiap unit telah ditutup atau tidak.

3) Jika klik satu baris pada daftar diklat, dua TAB akan muncul. Satu untuk membandingkan rencana dan

permohonan, dan yang satu lagi adalah membandingkan antara permohonan dan disetujui. Secara inisial,

TAB untuk membandingkan rencana dan permohonan ditampilkan dan juga rincian informasi.

- 63 -


Mengelola persetujuan diklat – TAB ‘compare Rencana with’ dari persetujuan diklat

Halaman ini akan muncul apabila memilih menu ‘Kepegawaian. → Pelatihan → Persetujuan’ dan scroll ke

bawah. Halaman ini digunakan untuk membandingkan rencana diklat oleh setiap unit dan permohonan diklat

dari setiap unit.

1) Jalankan program dengan memilih menu ‘Pelatihan → Persetujuan’, dan pilih satu diklat dalam daftar

persetujuan diklat.

2) Lihat bagian atas dengan scroll ke bawah, bandingkan rencana diklat dengan permohonan diklat.

- 64 -


Mengelola persetujuan diklat – TAB ‘compare request with’ dari persetujuan diklat

Halaman ini akan muncul apabila memilih menu ‘Kepegawaian. → Pelatihan → Persetujuan’ dan scroll ke

bawah. Halaman ini digunakan untuk menyetujui dengan membandingkan permohonan diklat dan dengan

diklat yang akan disetujui, menambah peserta diklat dan menolak diklat yang diajukan.

1) Jalankan program dengan memilih menu ‘Pelatihan → Persetujuan’, dan pilih satu diklat dalam daftar

persetujuan diklat.

2) Klik TAB ‘Compare request with’.

3) Lihat bagian yang lain dengan scroll ke bawah.

4) Jika tombol ‘Disetujui’ diklik, status diklat yang disimpan diubah dari ‘mohon’ ke ‘setuju’. Setelah

disetujui, setiap unit dapat memeriksa status diklat dalam menu ‘request’.

5) Jika tombol ‘Ditolak’ diklik, status diklat yang disimpan diubah dari ‘mohon’ ke ‘tolak’. Setelah ditolak,

setiap unit dapat memeriksa status diklat dalam menu ‘request’.

6) Jika tombol ‘Simpan’ diklik setelah memasukkan informasi diklat, informasi diklat dikirim ke server dan

disimpan.

- 65 -


7) Jika tombol diklik, jendela baru akan muncul dan tampilan untuk mencari pegawai akan muncul

sebagai berikut. klik tombol dan pilih unit yang sesuai. jika tombol diklik, pegawai

yang cocok dengan unit yang dipilih akan muncul. Klik ganda pada satu pegawai yang ditemukan.

Setelah itu, jendela akan ditutup dan pegawai yang dipilih ditambakan pada daftar peserta diklat.

11

44

33

22

Jika tombol diklik setelah memlilih peserta dalam grid, akan menghapus peserta.

8) Jika tombol diklik, informasi peserta diklat, data yang dihapus akan dikirim ke server dan disimpan.

- 66 -


3.6.4 Hasil

Mengelola hasil diklat

Halaman ini akan muncul apabila memilih menu ‘Kepegawaian. → Pelatihan → Hasil’. Halaman ini

digunakan untuk membuat hasil peserta diklat yang lulus oleh Kepegawaian, dan memberi ‘Success’ atau

‘Fail’.

1) Jalankan program dengan memilih menu ‘Pelatihan → Result’.


ditampilkan.

3) Jika tombol ‘Success’ diklik, hasil diklat menjadi ‘Success’. Jika sudah, informasi akan dikirim ke server

dan disimpan dalam riwayat diklat dari pengelolaan pegawai.

4) Jika tombol ‘Fail’ diklik, Pelatihan hasil diklat menjadi ‘Fail’. Meskipun hasilnya adalah ‘Fail’, informasi

akan dikirim ke server dan disimpan dalam riwayat diklat dari pengelolaan pegawai

5) Jika klik satu baris dalam daftar diklat, peserta diklat akan tampil.

6) Jika peserta mengirimkan hasilnya melalui Groupware, peserta dipilih melalui check-box dan informasi

dapat diubah.

- 67 -


7) Jika tombol diklik, informasi peserta yang di pilih akan dikirim ke server dan disimpan.

- 68 -


3.7 Pensiun

3.7.1 Administrasi

Mengelola pegawai yang akan pensiun– daftar pegawai

Halaman ini akan muncul apabila memilih menu ‘Kepegawaian. → Pensiun → Administrasi’. Halaman ini

digunakan untuk mencari pegawai yang akan pensiun, untuk mengelompokkan pegawai yang akan pensiun

dan proses untuk pensiun.

1) Jalankan program dengan memilih menu ‘Pensiun → Administrasi’. Begitu program dimulai, daftar

pegawai yang akan pensiun terlihat di dalam sistem HR.

2) Jika tombol diklik, informasi pegawai yang sesuai dengan kondisi pencarian yang dipilih akan

ditampilkan.

3) Klik tombol ‘Processing MPP’ untuk mengelompokkan pegawai sebagai pegawai yang akan pensiun,

dan status pegawai yang dipilih menjadi MPP.

4) Jika satu baris diklik dalam daftar pegawai, informasi pegawai akan ditemukan, dan form untuk proses

pensiun akan muncul. Mohon lihat penjelasan tentang form.

- 69 -


Mengelola pegawai yang akan pensiun – membuat informasi pensiun untuk setiap pegawai.

Halaman ini akan muncul apabila memilih menu ‘Kepegawaian. → Pensiun → Administrasi’. Halaman ini

digunakan untuk mencari pegawai yang akan pensiun

- 70 -


1) Jalankan program dengan memilih menu ‘Pensiun → Administrasi’. Dan pilih pegawai dalam daftar

pegawai dan scroll ke bawah.

2) Jika tombol ‘Detail information of employee’ diklik, jendela pop-up baru akan muncul, rincian informasi

akan ditampilkan.

3) Jika tombol ‘Simpan’ diklik, informasi pensiun akan dikirim ke server dan disimpan.

- 71 -


3.7.2 Nilai pensiun

Mengelola tabel uang pensangon

Halaman ini akan muncul apabila memilih menu ‘Kepegawaian. → Pensiun → Nilai Pensiun’. Halaman ini

digunakan untuk mengelola ‘Nilai Pensiun’ sesuai dengan masa kerja.

1) Jalankan program dengan memilih menu ‘Pensiun →Nilai Pensiun’.

4) Jika tombol diklik, nilai pensiun akan dikirim ke server dan disimpan.

- 72 -


3.7.3 Tunjangan jabatan

Mengelola tunjangan jabatan

Halaman ini akan muncul apabila memilih menu ‘Kepegawaian. → Pensiun → Tunjangan Jabatan’. Halaman

ini digunakan untuk mengelola tunjangan jabatan sesuai dengan posisi dan jabatan pada waktu menjabat,

1) Jalankan program dengan memilih menu ‘Pensiun →Tunjangan Jabatan’.

2) Jika tombol diklik, informasi riwayat jabatan yang sesuai dengan masa pada saat menjabat

dicocokkan dengan kondisi pencarian yang dipilih akan ditampilkan.

3) Jika tombol diklik, baris baru akan dibuat dan ‘valid date’ akan diatur sebagai tanggal saat ini.

4) Jika tombol diklik, informasi yang ditambah/diubah/dihapus akan dikirim ke server dan disimpan

5) Jika klik satu baris dalam daftar ‘ valid date’, rincian tunjangan jabatan sesuai valid date akan terlihat.

6 Jika tombol diklik setelah mengubah nilai tunjangan jabatan, informasi yang diubah akan dikirim ke


- 73 -


3.7.4 Pembayaran

Mengelola pembayaran pensiun – daftar pembayaran pensiun untuk pegawai yang akan pensiun

Halaman ini akan muncul apabila memilih menu → Pensiun → Pembayaran’. Halaman ini digunakan untuk

mencari pegawai yang akan menerima uang pensiun, dan menghubungkan halaman untuk menghitung

uang muka dan sisa pembayaran.

1) Jalankan program dengan memilih menu ‘Pensiun → Pembayaran’.

2) Jika tombol diklik, informasi pegawai yang akan pensiun yang sesuai dengan kondisi

pencarian yang dipilih akan ditampilkan.

3) Jika satu baris diklik ganda dalam daftar pegawai yang akan pensiun, jendela pop-up baru akan muncul

dan tampilan untuk menghitung pembayaran pensiun akan ditampilkan. Untuk penjelasan lebih lanjut

tentang ini mohon lihat halaman berikutnya.

- 74 -


Mengelola pembayaran pensiun – pembayaran pensiun

Halaman ini akan muncul apabila memilih menu ‘Kepegawaian. → Pensiun → Pembayaran’ dan memilih

pegawai yang akan pensiun dari daftar. Halaman ini digunakan untuk menghitung uang muka dan sisa

pembayaran untuk pegawai terpilih.

1) Jalankan program dengan memilih menu ‘Pensiun → Pembayaran’, dan klik ganda dalam daftar pegawai

yang akan pensiun.

- 75 -


4. Pengelolaan Gaji

4.1 Standar gaji

4.1.1 Item penghasilan

Update item penghasilan

Halaman ini akan muncul apabila memilih menu ‘Gaji → Standar gaji → Item Penghasilan’. Halaman ini

digunakan untuk mengelola apakah item-item penghasilan berdasarkan jabatan akan digunakan atau tidak,

dan mengelola item penghasilan tambahan.

PARTPART

44

- 76 -


1) Jalankan program dengan memilih menu ‘Standar gaji → Item Penghasilan’.

2) Pilih position status, kondisi pencarian yang wajib diisi dalam combo-box.

3) Jika tombol diklik, item penghasilan yang sesuai dengan kondisi pencarian yang dipilih akan

ditampilkan.

4) Item penghasilan dapat ditambah dan dihapus melalui tombol dan tombol . Namun, sebagai item

penghasilan seperti gaji pokok dan TAGP adalah wajib, tidak dapat dihapus.

5) Jika tombol diklik setelah mengubah penggunaan item penghasilan dan jumlahnya, informasi yang

diubah akan dikirim ke server dan disimpan

- 77 -


4.1.2 Item potongan

Update Item potongan

Halaman ini akan muncul apabila memilih menu ‘Gaji → Standar gaji → Item potongan’. Halaman ini

digunakan untuk mengelola apakah item-item potongan berdasarkan jabatan akan digunakan atau tidak, dan

mengelola item potongan tambahan.

1) Jalankan program dengan memilih menu ‘Standar gaji →Item potongan’


3) Jika tombol diklik, item potongan yang sesuai dengan kondisi pencarian yang dipilih akan

ditampilkan.

4) Item potongan dapat ditambah dan dihapus melalui tombol dan tombol . Namun, sebagai item

potongan seperti Jamsostek dan Taspen adalah wajib, tidak dapat dihapus.

5) Jika tombol diklik setelah mengubah penggunaan item potongan dan jumlahnya, informasi yang

diubah akan dikirim ke server dan disimpan

- 78 -


4.1.3 Item penghasilan tambahan

Update Item penghasilan tambahan

Halaman ini akan muncul apabila memilih menu ‘Gaji → Standar gaji → Item Penghasilan Tambahan’.

Halaman ini digunakan untuk mengelola item-item penghasilan tambahan berdasarkan jabatan dan

mengubah informasi apakah digunakan atau tidak, dan jumlahnya.

1) Jalankan program dengan memilih menu ‘Standar gaji →Item Penghasilan Tambahan’.

2) Pilih position status, kondisi pencarian yang wajib diisi dalam combo-box

3) Jika tombol diklik, item penghasilan tambahan yang sesuai dengan kondisi pencarian yang

dipilih akan ditampilkan.

4) Item penghasilan tambahan dapat ditambah dan dihapus melalui tombol dan tombol .

5) Jika tombol diklik setelah mengubah penggunaan item penghasilan tambahan dan jumlahnya,

informasi yang diubah akan dikirim ke server dan disimpan.

- 79 -


4.1.4 Item potongan tambahan

Update item potongan tambahan

Halaman ini akan muncul apabila memilih menu ‘Gaji → Standar gaji →Item potongan tambahan’. Halaman

ini digunakan untuk mengelola item-item potongan tambahan berdasarkan jabatan dan mengubah

informasi apakah digunakan atau tidak, dan jumlahnya.

1) Jalankan program dengan memilih menu ‘Standar gaji →Item potongan tambahan’.


3) Jika tombol diklik, item potongan tambahan yang sesuai dengan kondisi pencarian yang dipilih

akan ditampilkan.

4) Item potongan tambahan dapat ditambah dan dihapus melalui tombol dan tombol .

5) Jika tombol diklik setelah mengubah penggunaan item potongan tambahan dan jumlahnya,

informasi yang diubah akan dikirim ke server dan disimpan.

- 80 -


4.1.5 Nilai perhitungan

Update nilai perhitungan

1) Jalankan program dengan memilih menu ‘Standar gaji → Nilai Perhitungan’.

2) Cari nilai perhitungan dengan mengklik ‘+’.

3) Jika tombol diklik setelah mengubah nilai, informasi yang diubah akan dikirim ke server dan

disimpan

- 81 -


4.2 Gaji pokok

4.2.1 Gaji pokok HK

Update gaji pokok HK

Halaman ini akan muncul apabila memilih menu ‘Gaji → Gaji pokok → Gaji pokok HK’. Halaman ini

digunakan untuk mengelola jumlah gaji pokok berdasarkan tingkat pendidikan untuk pegawai yang

mempunyai status HK.

1) Jalankan program dengan memilih menu ‘Gaji pokok →Gaji pokok HK’.

2) Jika tombol diklik setelah mengubah jumlah gaji, informasi yang diubah akan dikirim ke server dan

disimpan

- 82 -


4.2.2 Gaji pokok HN

Update Gaji pokok HN

Halaman ini akan muncul apabila memilih menu ‘Gaji →Gaji pokok →Gaji pokok HN’. Halaman ini digunakan

untuk mengelola jumlah gaji pokok berdasarkan tingkat pendidikan untuk pegawai yang mempunyai status

HN.

1) Jalankan program dengan memilih menu ‘Gaji pokok →Gaji pokok HN’.

2) Pilih tingkat pendidikan, kondisi pencarian yang wajib diisi dalam combo-box.

3) Jika tombol diklik, informasi gaji pokok HN yang sesuai dengan kondisi pencarian yang dipilih

akan ditampilkan


disimpan

- 83 -


4.2.3 Gaji pokok HB/PNS

Update Gaji pokok HB/PNS

Halaman ini akan muncul apabila memilih menu ‘Gaji → Basic salary → HB/PNS basic salary’. Halaman ini

digunakan untuk mengelola jumlah gaji sesuai dengan golongan, masa kerja golongan untuk pegawai yang

mempunyai status HB/PNS.

1) Jalankan program dengan memilih menu ‘Basic salary → HB/PNS basic salary’.

2) Pilih golongan, kondisi pencarian yang wajib diisi dalam combo-box.

3) Jika tombol diklik, informasi gaji pokok HB/PNS yang sesuai dengan kondisi pencarian yang

dipilih akan ditampilkan


disimpan.

- 84 -


4.2.4 Tunjangan Atas Gaji Pokok (TAGP) HB/PNS

Update Tunjangan Atas Gaji Pokok (TAGP) HB/PNS

Halaman ini akan muncul apabila memilih menu ‘Gaji → Basic salary → HB/PNS basic allowance’. Halaman

ini digunakan untuk mengelola jumlah gaji sesuai dengan tingkat pendidikan, golongan, dan masa kerja

golongan untuk pegawai yang mempunyai status HB/PNS.

1) Jalankan program dengan memilih menu ‘Basic salary → HB/PNS basic allowance’.

2) Pilih golongan dan tingkat pendidikan, kondisi pencarian yang wajib diisi dalam combo-box.

3) Jika tombol diklik, informasi TAGP HB/PNS yang sesuai dengan kondisi pencarian yang dipilih

akan ditampilkan


disimpan.

- 85 -


4.2.5 Tunjangan keluarga

Update Tunjangan keluarga

Halaman ini akan muncul apabila memilih menu ‘Gaji → Basic salary → Family allowance’. Halaman ini

digunakan untuk mengelola jumlah tunjangan sesuai dengan lokasi dan kode status keluarga dari HB/DPB.

1) Jalankan program dengan memilih menu ‘Basic salary → Family allowance’.

2) Pilih lokasi kantor, kondisi pencarian yang wajib diisi dalam combo-box

3) Jika tombol diklik, informasi Tunjangan keluarga yang sesuai dengan kondisi pencarian yang



disimpan.

- 86 -


4.2.6 Tunjangan jabatan

Update tunjangan jabatan

Halaman ini akan muncul apabila memilih menu ‘Gaji → Basic salary → Position allowance’. Halaman ini

digunakan untuk mengelola jumlah tunjangan sesuai dengan tingkat jabatan dan status jabatan yang

dimilikinya.

1) Jalankan program dengan memilih menu ‘Basic salary → Position allowance’.

2) Pilih status posisi, kondisi pencarian yang wajib diisi dalam combo-box.

3) Jika tombol diklik, informasi tunjangan jabatan yang sesuai dengan kondisi pencarian yang



disimpan.

- 87 -


4.2.7 Tunjangan umum

Update Tunjangan umum

Halaman ini akan muncul apabila memilih menu ‘Gaji → Basic salary → General allowance’. Halaman ini

digunakan untuk mengelola jumlah tunjangan sesuai dengan golongan untuk HB/PNS, tanpa memiliki tingkat

jabatan.

1) Jalankan program dengan memilih menu ‘Basic salary → General allowance’.


disimpan.

- 88 -


4.2.8 Tunjangan umum

Update Tunjangan umum

Halaman ini akan muncul apabila memilih menu ‘Gaji → Basic salary → General allowance’. Halaman ini

digunakan untuk mengelola jumlah tunjangan sesuai dengan golongan untuk HB/PNS, tanpa memiliki tingkat

jabatan.

1) Jalankan program dengan memilih menu ‘Basic salary → General allowance’.


disimpan.

- 89 -


4.2.9 Tingkat pendidikan

Update Tingkat pendidikan

Halaman ini akan muncul apabila memilih menu ‘Gaji → Basic salary → Education level’. Halaman ini

digunakan untuk mencocokan Tingkat pendidikan, dikelola dalam pengelolaan pekerjaan. Dan tingkat

pendidikan di dalam pengelolaan gaji.

1) Jalankan program dengan memilih menu ‘Basic salary → Education level’.

2) Jika tombol diklik setelah mengubah jumlah gaji tingkat pendidikan yang dicocokan dengan tingkat

pendidikan pegawai dalam combo box, informasi yang diubah akan dikirim ke server dan disimpan.

- 90 -


4.2.10 Potongan DPK

Update potongan DPK

Halaman ini akan muncul apabila memilih menu ‘Gaji → Basic salary → DPK deduction’. Halaman ini

digunakan untuk mengelola 5 item tunjangan bagi pegawai yang berstatus DPK.

1) Jalankan program dengan memilih menu ‘Basic salary → DPK deduction’.

2) Jika tombol diklik, informasi potongan DPK yang sesuai dengan kondisi pencarian yang dipilih

akan ditampilkan

3) Jika tombol diklik setelah mengubah jumlah potongan DPK, informasi yang diubah akan dikirim ke


4) Jika tombol ‘Create DPK deduction’ diklik, potongan DPK dari bulan lalu akan disalin ke daftar jumlah

potongan bulan ini.

- 91 -


4.2.11 Tunjangan Fungsional

Update Tunjangan Fungsional

Halaman ini akan muncul apabila memilih menu ‘Gaji → Basic salary → Functional allowance’. Halaman ini

digunakan untuk mengelola nilai tunjangan untuk pegawai yang memiliki jabatan fungsional.

1) Jalankan program dengan memilih menu ‘Basic salary → Functional allowance’.

2) Jika tombol diklik, informasi Tunjangan Fungsional yang sesuai dengan kondisi pencarian yang


3) Jika tombol diklik setelah mengubah jumlah Tunjangan Fungsional, informasi yang diubah akan


- 92 -


4.3 Pinjaman

4.3.1 Pinjaman pribadi

Mencari pinjaman pribadi

Halaman ini akan muncul apabila memilih menu ‘Gaji → Loan → Personal loan’. Halaman ini digunakan

untuk mencari daftar pinjaman dan riwayat pinjaman dari pegawai, dan untuk menghubungkan ke file excel

untuk mengunggah informasi pinjaman.

- 93 -


1) Jalankan program dengan memilih menu ‘Loan → Personal loan’.

2) Jika tombol diklik, informasi pinjaman yang sesuai dengan kondisi pencarian yang dipilih akan

ditampilkan

3) Jika tombol diklik setelah memilih perusahaan pemberi pinjaman dalam are pencarian, jendela baru

akan muncul dan tampilan untuk mengimpor file excel akan ditampilkan sbagai berikut. Cari dan pilih file

yang akan diunggah melalui tombol ‘File open’. muncul ‘confirm’ message ‘ data yang sudah ada akan

dihapus jika terdapat data di dalamnya.

1133

22

4) Jika baris diklik, rincian informasi pinjaman dapat ditemukan.

- 94 -


4.4 Penggajian

4.4.1 Administrasi

Mengelola penggajian – daftar gaji pegawai

Halaman ini akan muncul apabila memilih menu ‘Gaji → Paid salary → Paid salary’. Halaman ini digunakan

untuk membuat daftar gaji secara otomatis untuk seluruh pegawai melalui master gaji dan penutupan gaji.

Dan untuk menghubungkan halaman untuk mengubah slip gaji pegawai.

1) Jalankan program dengan memilih menu ‘Paid salary → Paid salary’.

2) Jika tombol diklik, informasi gaji yang sesuai dengan kondisi pencarian yang dipilih akan

ditampilkan.

3) Jika tombol ‘Create salary master’ diklik, seluruh gaji pegawai bulan ini secara otomatis akan dihitung

dan informasi gaji telah dibuat dapat ditemukan pada daftar.

4) sesudah memeriksa gaji seluruh pegawai, penggajian ditutup. Data yang telah ditutup dikirim ke sistem

keuangan. Data yang telah ditutup tidak dapat diubah lagi.

- 95 -


5) Jika salah satu baris dalam daftar gaji diklik ganda, jendela baru akan muncul dan menunjukan layar

untuk mencari dan mengubah rincian informasi gaji pegawai. Untuk lebih jelasnya lihat halaman

selanjutnya.

- 96 -


Mengelola penggajian – mengelola slip gaji pegawai

Halaman ini akan muncul apabila memilih menu ‘Gaji → Paid salary → Paid salary’, dan kemudian memilih

satu pegawai dalam daftar gaji. Halaman ini digunakan untuk mencari/ubah jumlah gaji dari tiap pegawai,

untuk menghitung ulang gaji pegawai sesuai dengan master gaji, dan fungsi untuk mengkonfirmasi gaji.

1) Jika tombol diklik setelah mengubah jumlah setiap item dari gaji pokok, informasi yang diubah akan


2) Item penghasilan tambahan dapat ditambah dan dihapus melalui tombol dan tombol .

3) Jika tombol diklik setelah mengubah jumlah setiap item tambahan dari gaji pokok, informasi yang

diubah akan dikirim ke server dan disimpan.

4) Jika tombol diklik setelah mengubah jumlah setiap item dari potongan, informasi yang diubah akan


5) Item potongan tambahan dapat ditambah dan dihapus melalui tombol dan tombol .

- 97 -


6) Jika tombol diklik setelah mengubah jumlah setiap item tambahan dari potongan, informasi yang


7) jika tombol ‘Information of employee’ diklik, jendela baru akan muncul dan rincian informasi pegawai

akan ditampilkan seperti berikut.

8) Jika tombol ‘recreate individual salary master’ diklik, pembayaran yang ada dihitung kembali sesuai

informasi master gaji dan akan digunakan untuk gaji pegawai.

9) Jika tombol ‘confirm salary’ diklik, konfirmasi akan dilakukan dari ‘N’ ke ‘Y’ dan berarti pembayaran telah

di konfirmasi.

- 98 -


4.5 Perolehan gaji

4.5.1 Kas gaji

Mengelola kas gaji

Halaman ini akan muncul apabila memilih menu ‘Gaji → Salary retrieval → Salary ledgers’. Halaman ini

digunakan untuk mencari jumlah gaji melalui perhitungan dari tiap unit dan pegawai dalam tiap unit. Dan

juga untuk mencetak laporan dari jumlah gaji dari tiap unit dan laporan gaji seluruh pegawai.

1) Jalankan program dengan memilih menu ‘Salary retrieval → Salary ledgers’.

2) Jika tombol diklik, informasi gaji dari tiap unit yang sesuai dengan kondisi pencarian yang


3) Jika satu baris diklik, gaji dari pegawai di dalam unit akan terlihat.

- 99 -


4) jika tombol ‘ledgers of paid salary by unit’ diklik, jendela baru akan muncul dan laporan per unit kerja

akan muncul seperti berikut.

5) jika tombol ‘ledgers of paid salary by unit’s employee’ diklik, jendela baru akan muncul dan laporan

seluruh pegawai akan terlihat seperti berikut.

- 100 -


4.5.2 Slip gaji

Daftar perolehan slip gaji

Halaman ini akan muncul apabila memilih menu ‘Gaji → Salary retrieval → Salary slip’. Halaman ini

digunakan untuk mencari slip gaji milik sendiri dari 1 tahun yang lalu untuk menghubungkan tampilan

pencarian slip gaji dari bulan dan tahun tertentu.

1) Jalankan program dengan memilih menu ‘Salary retrieval → Salary slips’.

2) Jika tombol diklik, informasi slip gaji pribadi yang sesuai dengan kondisi pencarian yang dipilih

akan ditampilkan.

3) Jika klik ganda satu baris pada daftar slip gaji, jendela baru akan muncul dan slip gaji yang sesuai

dengan bulan dan tahun muncul. Lihat halaman ssejanjutnya untuk penjelasan lebih lanjut.

- 101 -


Perolehan slip gaji

Halaman ini akan muncul apabila memilih menu ‘Gaji → Salary retrieval → Salary slip’, dan slip gaji yang

dipilih dari tahun dan bulan tertentu. Halaman ini berguna untuk mencari slip gaji peribadi dan untuk

mencetak slip gaji.

- 102 -


1) Jika tombol ‘Salary slips’ diklik, jendela baru akan muncul dan slip gaji pribadi untuk bulan dan tahun

tertentu akan muncul.

- 103 -


5. Pengelolaan pekerjaan

5.1 Lowongan

5.1.1 Administrasi

Mengelola lowongan pekerjaan

Halaman ini akan muncul apabila memilih menu ‘Employment mgt. → Application → Administration’. ini

digunakan untuk mengelola informasi lowongan pekerjaan termasuk dengan informasi penawaran kerja dan

PARTPART

55

- 104 -


menghubungkan ke halaman untuk mengelola kandidat dan kandidat yang lulus.

1) Jalankan program dengan memilih menu ‘Application → Administration’ menu.

2) Jika tombol diklik, informasi pelamar yang sesuai dengan kondisi pencarian yang dipilih akan

ditampilkan.

3) Jika tombol diklik, form untuk menambah lowongan baru akan muncul. Jika tombol diklik,

lamaran yang dipilih ditandai dengan ‘delete’. Jika proses lamaran adalah ‘processing’ atau ‘closed’, pesan

peringatan ‘it can not be deleted’ akan muncul.

4) Jika tombol diklik lowongan yang telah dihapus akan dikirim ke server dan disimpan.

5) Jika klik satu baris pada daftar lowongan, jendela baru akan muncul dan form sesuai dengan lowongan

akan muncul.dan rincian informasi dapat ditemukan.

6) Jika klik ganda satu baris pada daftar lowongan, akan memindahkan halaman ke pengelolaan kandidat

dan kandidat yang lulus. Lihat ke ‘manage candidates and passing candidates’ pada halaman selanjutnya.

Namun untuk status plan, jika klik ganda, halaman tidak akan berubah.

7) Jika klik tombol ‘processing application’, status lowongan akan berubah dari ‘plan’ ke ‘processing’, dan

dapat dipindahkan ke ‘manage candidates and passing candidates’.

8) Jika klik tombol ‘Simpan’ setelah memasukkan dan mengubah informasi lowongan, informasi dikirim ke


- 105 -


Mengelola kandidat dan kandidat yang lulus untuk lowongan - kandidat

Halaman ini akan muncul apabila memilih menu ‘Employment mgt. → Application → Administration’ dan

memilih satu lowongan. Halaman ini berguna untuk memilih kandidat berdasarkan informasi pelamar yang

dimasukkan dan menglola hasil tes, kemudian mengelola kandidat yang lulus. Dan yang terakhir adalah

menutup lowongan pekerjaan.

- 106 -


1) Jalankan program dengan memilih menu ‘Application → Administration’, dan klik ganda pada satu

lowongan dari daftar.

2) Jika tombol ‘closing’ diklik, lowongan ditutup. Kandidat tidak dapat diubah setelah ditutup.

3) Jika klik tombol , jendela baru muncul dan tampilan untuk memilih kandidat sesuai informasi pelamar

akan ditampilkan. Jika klik tombol ‘Search’ setelah memasukkan kondisi pelamar akan terlihat. pilih

kandidat yang diinginkan melalui check-box. Jika klik tombol ‘Add candidates’, jendela ditutup, pelamar

terpilih ditambahkan kedalam daftar pada halaman ‘Manage candidates and passing candidates’.

11

22

33

4) Jika tombol diklik setelah memasukkan hasil tes dan hasil kelulusan, informassi tersebut akan

dikirim ke server dan disimpan. Jika hasilnya ‘pass’, kandidat akan ditemukan pada TAB ‘passing

candidate’.

5) JIka klik TAB ‘passing candidate’, kandidat yang lulus ditemukan. Penjelasan tentang halaman ini akan

dijelaskan pada halaman berikutnya.

- 107 -


Mengelola kandidat dan kandidat yang lulus untuk lowongan – kandidat yang lulus

Halaman ini akan muncul apabila memilih menu ‘Employment mgt. → Application → Administration’ dan

memilih satu lowongan. Halaman ini berguna untuk mengelola kandidat yang lulus, dan menutup lowongan

pekerjaan.

1) Jalankan program dengan memilih menu ‘Application → Administration’, dan klik ganda pada satu

lowongan dari daftar.

2) JIka klik TAB ‘passing candidate’, kandidat yang lulus ditemukan.

3) Jika tombol diklik setelah memasukkan informasi kandidat yang lulus, informasi tersebut akan


4) Jika tombol ‘closing’ diklik, lowongan ditutup. Kandidat tidak dapat diubah setelah ditutup.

- 108 -


5.2 Pelamar

5.2.1 Administrasi

Mengelola pelamar – daftar pelamar

Halaman ini akan muncul apabila memilih menu ‘Employment mgt. → Applicant → Administration’. Halaman

ini berguna untuk mengelola informasi pelamar (profil pribadim pendidikan formal, pendidikan nonformal,

keluarga, pengalaman kerja, keahlian).

1) Jalankan program dengan memilih menu ‘Applicant → Administration’.

2) Jika tombol diklik, daftar pelamar yang sesuai dengan kondisi pencarian yang dipilih akan

ditampilkan

3) Jika tombol diklik, form untuk menambah pelamar baru akan muncul. Jika tombol diklik, pelamar

yang dipilih ditandai dengan ‘delete’ dalam daftar pelamar.

4) Jika tombol diklik pelamar yang telah dihapus akan dikirim ke server dan disimpan.

5) Jika klik satu baris pada daftar pelamar, form pelamar akan muncul dan rincian informasi dapat

ditemukan. Lihat rincian informasi pelamar pada halaman selanjutnya.

- 109 -


Mengelola pelamar– form pelamar (1)

Halaman ini akan muncul apabila memilih menu ‘Employment mgt. → Applicant → Administration’ dan scroll

ke bawah untuk menambah pelamar baru atau untuk mengubah informasi pelamar. Halaman ini berguna

untuk mengelola informasi tentang profil pribadi, pendidikan formal dan nonformal.

1) Scroll ke bawah dalam halaman ‘Manage applicant’.

2) Jika klik tombol ‘Simpan’, data yang baru dimasukkan atau profil yang telah diubah akan dikirim ke


3) Jika tombol diklik, form untuk menambah pendidikan formal akan muncul. Jika tombol diklik,

pendidikan formal yang dipilih ditandai dengan ‘delete’.

4) Jika tombol diklik pendidikan formal yang telah diubah akan dikirim ke server dan disimpan.

5) Jika tombol diklik, form untuk menambah pendidikan nonformal akan muncul. Jika tombol diklik,

pendidikan nonformal yang dipilih ditandai dengan ‘delete’.

6) Jika tombol diklik pendidikan nonformal yang telah diubah akan dikirim ke server dan disimpan.

- 110 -


Mengelola pelamar– form pelamar (2)

Halaman ini akan muncul apabila memilih menu ‘Employment mgt. → Applicant → Administration’ dan scroll

ke bawah untuk menambah pelamar baru atau untuk mengubah informasi pelamar. Halaman ini berguna

untuk mengelola informasi tentang keluarga, pengelaman bekerja dan keahlian.

1) Scroll ke bawah dalam halaman ‘Manage applicant’.

3) Jika tombol diklik, form untuk menambah keluarga akan muncul. Jika tombol diklik, keluarga

yang dipilih ditandai dengan ‘delete’.

4) Jika tombol diklik informasi keluarga yang telah diubah akan dikirim ke server dan disimpan.

5) Jika tombol diklik, baris untuk menambah pengalaman kerja akan muncul. Jika tombol diklik,

pengalaman kerja yang dipilih ditandai dengan ‘delete’.

6) Jika tombol diklik pengalaman kerja yang telah diubah akan dikirim ke server dan disimpan.

5) Jika tombol diklik, baris untuk menambah keahlian akan muncul. Jika tombol diklik, keahlian

yang dipilih ditandai dengan ‘delete’.

6) Jika tombol diklik keahlian yang telah diubah akan dikirim ke server dan disimpan

- 111 -


6. Pengelolaan SPPD

6.1 SPPD Standar

6.1.1 GOL master

Mengelola GOL master

Halaman ini akan muncul apabila memilih menu ‘SPPD mgt. → Standard of SPPD → GOL master’. Halaman

ini berguna untuk mengelola kelas SPPD dan tiket pesawat sesuai dengan status pegawai, golongan dan

PARTPART

66

- 112 -


tingkat jabatan.

1) Jalankan program dengan memilih menu ‘Standard of SPPD → GOL master’.

2) Jika tombol diklik, informasi SPPD GOL master yang sesuai dengan kondisi pencarian yang


3) Jika tombol diklik setelah mengubah kelas SPPD atau tiket, informasi yang telah diubah akan dikirim

ke server dan disimpan

- 113 -


6.1.2 Biaya akomodasi ibu kota/non ibu kota

Mengelola biaya akomodasi untuk ibu kota/non ibu kota

Halaman ini akan muncul apabila memilih menu ‘SPPD mgt. → Standard of SPPD → Capital/Non capital’.

Halaman ini berguna untuk mengelola pengurangan jika lebih dari 1 bulan, dan jumlah sesuai jenis tujuan.

1) Jalankan program dengan memilih menu ‘Standard of SPPD → Capital/Non capital’.

2) Jika tombol diklik, informasi biaya akomodasi untuk ibu kota/non ibu kota yang sesuai dengan

kondisi pencarian yang dipilih akan ditampilkan

3) Jika tombol diklik setelah mengubah pengurangan jika lebih dari 1 bulan, informasi yang telah


- 114 -


6.1.3 Luar negeri

Mengelola biaya luar negeri

Halaman ini akan muncul apabila memilih menu ‘SPPD mgt. → Standard of SPPD → Oversea’. Halaman ini

berguna untuk mengelola jumlah biaya sesuai dengan Negara dan kelas SPPD.

1) Jalankan program dengan memilih menu ‘Standard of SPPD → Oversea’.

2) Jika tombol diklik, informasi biaya luar negeri yang sesuai dengan kondisi pencarian yang


3) Jika tombol diklik setelah mengubah jumlahnya, informasi yang telah diubah akan dikirim ke server

dan disimpan.

- 115 -


6.1.4 Taksi

Mengelola biaya taksi

Halaman ini akan muncul apabila memilih menu ‘SPPD mgt. → Standard of SPPD → Taxi’. Halaman ini

berguna untuk mengelola jumlah biaya taksi.

1) Jalankan program dengan memilih menu ‘Standard of SPPD → Taxi’.

2) Jika tombol diklik setelah mengubah jumlah biaya taksi, informasi yang telah diubah akan dikirim ke


- 116 -


6.1.5 Delegasi

Mengelola biaya delegasi

Halaman ini akan muncul apabila memilih menu ‘SPPD mgt. → Standard of SPPD → Representative’.

Halaman ini berguna untuk mengelola jumlah biaya delegasi sesuai dengan jenis tujuan, kelas SPPD, dan

tingkat jabatan.

1) Jalankan program dengan memilih menu ‘Standard of SPPD → Representative’.

2) Jika tombol diklik, informasi biaya delegasi yang sesuai dengan kondisi pencarian yang dipilih

akan ditampilkan.

3) Jika tombol diklik setelah mengubah jumlah biaya delegasi, informasi yang telah diubah akan dikirim


- 117 -


6.1.6 Akomodasi tambahan

Mengelola biaya akomodasi tambahan

Halaman ini akan muncul apabila memilih menu ‘SPPD mgt. → Standard of SPPD → Extra accommodation’.

Halaman ini berguna untuk mengelola jumlah biaya akomodasi tambahan sesuai dengan kelas SPPD.

1) Jalankan program dengan memilih menu ‘Standard of SPPD → Extra accommodation’.

2) Jika tombol diklik setelah mengubah jumlah biaya akomodasi tambahan, informasi yang telah


- 118 -


6.2 SPPD

6.2.1 Administrasi

Mengelola SPPD Master – Daftar SPPD Master and membuat SPPD Master

Halaman ini akan muncul apabila memilih menu ‘SPPD mgt. → SPPD → Administration’. Halaman ini

berguna untuk mengelola informasi SPPD Master and menyelesaikan SPPD.

1) Jalankan program dengan memilih menu ‘SPPD → Administration’.

2) Jika tombol diklik, informasi SPPD Master yang sesuai dengan kondisi pencarian yang dipilih

akan ditampilkan.

3) Jika klik tombol ‘Create SPPD Master’, form baru untuk memasukkan SPPD Master akan muncul

4) Jika klik satu baris dalam daftar SPPD Master, form baru akan muncul dan rincian SPPD Master akan

ditemukan.

5) Jika klik tombol ‘complete’ setelah memilih satu baris dalam daftar SPPD Master, SPPD Master ditutup

dan tidak dapat diubah.

- 119 -


6) Jika klik tombol ‘delete’ after selecting one row in SPPD Master list, the SPPD Master is deleted.

7) If click ‘Simpan’ button setelah memasukkan informasi SPPD Master, informasi yang telah diubah akan


- 120 -


Mengelola SPPD Master – daftar peserta SPPD

Halaman ini akan muncul apabila memilih menu ‘SPPD mgt. → SPPD → Administration’ dan scroll ke bawah.

Halaman ini berguna untuk mengelola informasi peserta sesuai dengan SPPD Master yang telah selesai.

- 121 -


1) Scroll ke bawah dalam tampilan ‘Manage SPPD Master’.

2) Jika klik tombol , jendela baru akan terbuka dan muncul tampilan sebagai berikut untuk memasukkan

informasi SPPD dari tiap peserta. Pilih Jenis peserta, dan jika BIDA memilih jenis peserta, scara

otomatis informasi tertentu akan dimasukkan. Jika klik tombol ‘Simpan’ setelah memasukan informasi

SPPD tambahan, jendela baru akan ditutup, dan informasi dikirim ke server dan disimpan.

22

11

3) Jika tombol diklik peserta SPPD yang baru dan yang diubah akan dikirim ke server dan disimpan.

4) Jika klik tombol ‘complete’ setelah memilih satu baris dalam daftar SPPD Master, SPPD Master ditutup

dan tidak dapat diubah.

5) Jika klik ganda satu baris dalam daftar pesera sebelum SPPD master ditutup, form untuk memasukkan

SPPD muncul, dan form tambahan untuk memasukkan biaya SPPD akan muncul setelah ‘complete’. Lihat

halaman selanjutnya untuk penjelasan lebih lanjut

- 122 -


Manage SPPD Master – Manage SPPD fee

Halaman ini akan muncul apabila memilih menu ‘SPPD mgt. → SPPD → Administration’ dan dengan klik

ganda sastu peserta dalam daftar peserta setelah SPPD Master telah selesai. Halaman ini berguna untuk

mengelola informasi biaya tiap peserta sesuai dengan informasi SPPD Master

1) Jika klik tombol ‘complete’, biaya SPPD yang dimasukkan akan ditutup.

2) Jika klik tombol ‘Delete’, SPPD Master dihapus, deleted information is transferred to the server and

saved.

3) Jika klik tombol ‘Simpan’, SPPD Master yang diupdate akan dikirim ke server dan disimpan.

4) Jika tombol diklik setelah memasukkan biaya SPPD, informasi SPPD yang baru dan yang diubah

akan dikirim ke server dan disimpan.

- 123 -


User manual hrm v2.0

Documents

Transcript of User manual hrm v2.0