AUDIT LINGKUNGAN PELABUHAN TANJUNG   PRIUK

Untuk memenuhi Ujian Akhir Semester mata kuliah Audit Manajement, yang dibimbing oleh Bpk. Eko Ganis Sukoharsono, SE., M.Com.(Hons), Ph.D., Pof

By :Andhi Aulia Rachman

115020302111003

Fakultas Ekonomi dan BisnisUniversitas Brawijaya

MalangJuni

2014

LANGKAH-LANGKAH AUDIT LINGKUNGAN DI PELABUHAN

TANJUNG   PRIUK

Audit lingkungan merupakan serangkaian kegiatan evaluasi secara sistematik, terdokumentasi, berkala dan objektif tentang kinerja suatu organisasi, sistem manajemen, proses dan peralatan. Dalam pelaksanaannya, audit lingkungan memiliki tahapan antara lain kegiatan pra-audit, pelaksanaan audit dan pasca-audit.

Berikut ini merupakan contoh langkah-langkah audit lingkungan yang dilakukan terhadap suatu fasilitas umum, yaitu Pelabuhan Tanjung Priuk. Tahapan dan langkah-langkah audit lingkungan ini disusun berdasarkan dokumen SNI 19-19011-2005 tentang Panduan Audit Sistem Manajemen Mutu dan/atau Lingkungan.

A. Permulaan Audita. Penunjukan Ketua Tim Audit

Personel yang diberi tanggung jawab untuk mengelola program audit menunjukketua tim audit untuk mengkoordinasi pelaksanaan audit mulai dari tahap awal hingga akhir. Seorang ketua tim audit dipilih dengan kriteria-kriteria pengetahuan dan ketrampilan sebagai berikut:

i. Merencanakan audit dan menggunakan sumber daya secara efektifii. Mewakili tim audit dalam komunikasi dengan auditi

iii. Mengorganisir dan mengarahkan anggota tim auditiv. Memimpin tim audit untuk mencapai kesimpulanv. Mencegah dan mengatasi konflik

vi. Menyiapkan dan melengkapi laporan auditKetua tim diharapkan memiliki pengalaman menjadi ketua audit dan menguasai ruang lingkup serta kriteria audit di bidang emisi udara, terutama terkait aktivitas di kawasan pelabuhan atau fasilitas sejenis, sehingga dapat menggunakan semua sumber daya yang tersedia secara efektif.

b. Penetapan Tujuan, Ruang Lingkup dan Kriteria AuditUntuk membuat pelaksanaan audit yang lebih sistematis dan terarah, perlu ditetapkan tujuan audit. Tujuan audit perlu dibatasi dengan ruang lingkup dan kriteria audit sehingga memudahkan dalam pencapaian sasaran audit.Tujuan audit ini adalah melakukan audit lingkungan teknis dari berbagaiaktivitas sesuai ruang lingkup dan kriteria audit yang berlangsung di Pelabuhan Tanjung Priuk terkait kepatuhan terhadap persyaratan perundang-undangan yang berlaku. Pihak-pihak berkepentingan dapat menggunakan temuan audit ini untuk meningkatkan penyelenggaraan lingkungan dari pengoperasian pelabuhan tersebut.Ruang lingkup audit ini adalah emisi udara di kawasan pelabuhan. Emisi udara yang dimaksud adalah emisi yang berasal dari kapal dan aktivitas operasional fasilitas pelabuhan.Kriteria audit yang digunakan sesuai ruang lingkup antara lain:

i. Kepatuhan emisi udara pelabuhan dengan baku mutu kualitas udara dari peraturan-peraturan terkait

ii. Ketersediaan prosedur dalam pelaksanaan pemantauan operasional pelabuhan terkait emisi udara

iii. Ketersediaan peralatan/sarana dalam pengendalian emisi udaraiv. Kepatuhan manajemen terhadap prosedur yang telah ditetapkan

c. Penentuan Kelayakan AuditKelayakan audit ditentukan dengan mempertimbangkan ketersediaan faktor-faktor berikut ini:

i. informasi yang cukup dan sesuai tentang Pelabuhan Tanjung Priuk untuk perencanaan audit, terutama mengenai emisi udara sebagai ruang lingkup yang akan diaudit

ii. kerjasama yang cukup dari pihak manajemen Pelabuhan Tanjung Priuk selaku auditi

iii. waktu yang mencukupi dari tim audit untuk melakukan audit terhadap Pelabuhan Tanjung Priuk

iv. sumberdaya yang mencukupi, misalnya dana, prosedur dan teknik audit, serta auditor dan tenaga ahli dengan kompetensi sesuai ruang lingkup auditJika seluruh aspek di atas dapat dipenuhi, maka audit lingkungan terhadap Pelabuhan Tanjung Priuk layak dilaksanakan.

d. Pemilihan Tim AuditUntuk menjamin keseluruhan kompetensi tim audit, sebaiknya mencakup langkah-langkah berikut:

i. identifikasi pengetahuan dan keterampilan yang diperlukan sehingga tujuan audit dalam mengevaluasi dan mengkaji emisi udara kegiatan teknis di Pelabuhan Tanjung Priuk dapat tercapai;

ii. pemilihan anggota tim audit sedemikian sehingga seluruh pengetahuan dan keterampilanyang diperlukan ada pada tim audit, misalnya anggota tim memiliki pengalaman dalam melakukan audit di pelabuhan atau fasilitas sejenis.

iii. bila tidak dicakup secara penuh oleh auditor dalam tim audit, pengetahuan dan keterampilanyang diperlukan tersebut dapat dipenuhi dengan menyertakan tenaga ahli.

Adapun pengetahuan dan ketrampilan auditor dapat diukur dengan beberapa kriteria yang menunjang pelaksanaan audit di Pelabuhan Tanjung Priuk sesuai ruang lingkup dan kriteria audit, antara lain:

iv. kepribadian, misalnya percaya diri, tegas, luwes, cepat mengerti, suka memperhatikan, diplomatis, bebas dari konflik kepentingandll

v. pendidikan, misalnya sarjana teknik lingkungan, teknik industri, teknik perkapalan, teknik kimia, atau pendidikan lain yang diharapkan memahami tentang kegiatan fasilitas pelabuhan, peraturan-peraturan terkait emisi udara dan peralatan-peralatan di pelabuhan

vi. pengalaman kerja, misalnya pernah bekerja selama lebih dari 1 tahun di fasilitas pelabuhan atau fasilitas dengan unit-unit kerja sejenis dengan pelabuhan

vii. pelatihan auditor, misalnya telah mengikuti 40 jam pelatihan auditor yang ditunjukkan dengan sertifikat auditor, diutamakan auditor manajemen lingkungan

viii. pengalaman audit, misalnya pernah melakukan audit selama lebih dari 2 tahun, diutamakan mengaudit fasilitas pelabuhan atau fasilitas sejenis

e. Pelaksanaan Kontak Awal dengan AuditiKetua tim audit menghubungi dan melakukan kunjungan awal terhadap pihak-pihak manajemen Pelabuhan Tanjung Priuk dengan tujuan:

i. membangun komunikasi dengan perwakilan manajemen Pelabuhan Tanjung Priuk

ii. mengkonfirmasikan kewenangan untuk melaksanakan auditiii. memberikan informasi tentang waktu dan komposisi tim audit yang

diusulkan kepada pihak Pelabuhan Tanjung Priuk

iv. meminta akses terhadap dokumen terkait ruang lingkup audit, termasuk prosedur operasional dan rekaman kegiatan

v. menentukan aturan keselamatan yang berlaku saat dilakukan audit lapanganvi. membuat pengaturan untuk pelaksanaan audit

vii. menyepakati kehadiran pemantau dan kebutuhan pemandu untuk tim auditB. Pelaksanaan Tinjauan Dokumen

Sebelum kegiatan audit lapangan dilaksanakan, dokumentasi dari Pelabuhan Tanjung Priuk selaku auditi ditinjau terlebih dahulu untukmenentukan kesesuaian sistem yang didokumentasikan dengan kriteria audit. Dokumentasidapat mencakup dokumen seperti program, prosedur, instruksi kerja dan rekaman yang terkait dengan ruang lingkup serta kriteria audit yang ditentukan. Jika perlu, dapat pula dilakukan kunjungan pendahuluan ke Pelabuhan Tanjung Priuk untuk mendapatkan gambaran awal tentang dokumentasi manajemen.Tinjauan terhadap dokumentasi auditi dapat ditunda hingga audit lapangan dimulai, selama tidak merugikan efektivitas pelaksanaan audit. Untuk selanjutnya, pencarian informasi tentang dokumentasi dapat diperdalam lebih lanjut saat pelaksanaan audit lapangan. Hasil pelaksanaan tinjauan dokumen disampaikan oleh ketua tim kepada pihak auditi dan penanggung jawab audit.

C. Persiapan Kegiatan Audit Lapangana. Penyiapan Rencana Audit

Berdasarkan tujuan, ruang lingkup dan kriteria audit, dilakukan inventarisasi dokumen-dokumen acuan yang mendukung, misalnya:

i. Kep Men LH No. 13 Tahun 1995 tentang Baku Mutu Emisi Sumber Tidak Bergerak

ii. Kep Men LH No. 45 Tahun 1997 tentang Indeks Standar Pencemaran Udaraiii. Kep. Bapedal No. 205 Tahun 1996 tentang Pedoman Teknis

pengendalianPencemaran Udara Sumber Tidak Bergerakiv. Kep. Bapedal No. 107 Tahun 1997 tentang Pedoman Teknis Perhitungan

danPelaporan serta Informasi Indeks Standar Pencemaran UdaraSelain itu perlu juga dilakukan identifikasi unit-unit organisasi dan kegiatan di Pelabuhan Tanjung Priuk terkait ruang lingkup yang akan diaudit.

Berdasarkan informasi yang diperoleh dari kegiatan pelaksanaan kontak awal dengan manajemen Pelabuhan Tanjung Priuk, dilakukan penentuan jadwal audit yang meliputi tanggal, lokasi dan lamanya pelaksanaan audit lapangan. Ketua tim audit melakukan pembagian peran dan tanggung jawab anggota tim audit terhadap unit-unit yang akan diaudit sesuai dengan kompetensinya. Jumlah dan sumber dana juga disusun untuk mendukung kelancaran pelaksanaan audit.Tim audit perlu berkomunikasi dengan personel perwakilan manajemen Pelabuhan Tanjung Priuk yang akan mendampingi selama pelaksanaan audit. Di samping itu, teknis kedatangan tim auditor (perjalanan, kedatangan, akomodasi) juga harus disusun terlebih dahulu.Seluruh rencana audit yang telah disusun disampaikan sebelum kedatangan tim auditor dan dipresentasikan lagi sebelum pelaksanaan audit lapangan. Hal ini dilakukan agar rencana audit dapat dipahami oleh auditor dan auditi.

b. Penugasan Tim AuditBerdasarkan rencana audit yang telah disusun, ketua tim audit menetapkan tanggung jawab setiap anggota tim untuk mengaudit proses, fungsi, lokasi, area atau kegiatan tertentu. Terkait dengan ruang lingkup audit ini, pembagian tugas dan tanggung jawab dapat dilakukan sebagai berikut:

i. Personel A, sarjana teknik lingkungan, bertugas dan bertanggung jawab terhadap kepatuhan emisi udara auditi terhadap peraturan yang berlaku

ii. Personel B, sarjana teknik perkapalan, bertugas dan bertanggung jawab

terhadap prosedur operasional dan perawatan kapal dalam pengendalian emisi udara

iii. Personel C, sarjana teknik industri, bertugas dan bertanggung jawab terhadap prosedur opersional dan perawatan fasilitas non-kapal yang berkontribusi menghasilkan emisi udaraPenugasan tersebut sebaiknya mempertimbangkan kebutuhan terhadap keindependenan dan kompetensi auditor, penggunaan sumber daya secara efektif serta perbedaan peran dantanggung jawab auditor dengan tenaga ahli (jika ada).

c. Penyiapan dokumen KerjaAnggota tim audit meninjau informasi yang sesuai dengan penugasan auditnyadan menyiapkan dokumen kerja yang diperlukan untuk rujukan dan untuk merekampelaksanaan audit. Dokumen kerja tersebut dapat mencakup:

i. Prosedur-prosedur kerja, misalnya prosedur pencarian informasi dan bukti pendukung, prosedur pengambilan dan pemeriksaan sampel, prosedur penanganan ketidaksesuaian, prosedur pembuatan laporan audit, dll

ii. Daftar periksa dan rencana sampling audit, misalnya daftar unit/proses/fasilitas yang diaudit, daftar titik-titik pengambilan sampel, dll

iii. Formulir-formulir untuk merekam informasi, seperti bukti pendukung, temuan audit dan rekaman rapat.Penggunaan dokumen kerja diharapkan tidak membatasi cakupan kegiatan audit,yang dapat berubah sebagai hasil dari informasi yang dikumpulkan selama audit. Dokumen kerja, termasuk rekaman yang dihasilkan dari penggunaannya, sebaiknyadisimpan sekurang-kurangnya hingga audit diselesaikan.

D. Pelaksanaan Kegiatan Audita. Pelaksanaan Rapat Pembukaan

Rapat pembukaan dipimpin oleh ketua tim dan diselenggarakan dengan manajemen auditi atau bila memungkinkan dengan personel yang bertanggung jawab untuk fungsi/proses/fasilitas yang diaudit. Maksud rapat pembukaan ini adalah untuk:

i. Memperkenalkan anggota tim audit beserta tugas dan tanggung jawabnyaii. Mengkonfirmasi tujuan, ruang lingkup dan kriteria audit

iii. Mengkonfirmasi jadwal pelaksanaan auditiv. Menjelaskan metode dan prosedur yang digunakan selama auditv. Mengkonfirmasikan saluran komunikasi formal yang akan digunakan dalam

pelaksanaan auditvi. Mengkonfirmasi bahasa yang digunakan selama audit\

vii. Mengkonfirmasi fasilitas dan sumber daya yang diperlukanviii. Mengkonfirmasi prosedur keselamatan kerja, tindakan kedaruratan dan

keamanan bagi tim auditix. Metode pelaporan auditx. Memberikan kesempatan kepada auditi untuk mengajukan pertanyaan.

b. Pelaksanaan Komunikasi selama Auditi. Tim audit berdiskusi secara periodik untuk melaporkan perkembangan

informasi, bukti dan temuan yang diperoleh selama audit.ii. Selama audit, ketua tim audit secara periodik mengkomunikasikan

perkembangan pelaksanaan audit dan setiap hal penting kepada auditi.iii. Bila bukti audit yang tersedia menunjukan bahwa tujuan audit tidak tercapai,

ketua tim auditdapat melaporkan alasannya kepada auditi untuk menentukan tindakanyang tepat. Tindakan tersebut dapat mencakup konfirmasi ulang atau penyesuaian rencanaaudit, perubahan tujuan atau ruang lingkup audit, atau penghentian audit.

iv. Setiap ada kebutuhan untuk merubah ruang lingkup audit yang dapat dihasilkan dariperkembangan kegiatan audit lapangan, auditi dapat meninjau dan menyetujui perubahan tersebut.

c. Penentuan Tugas dan Tanggung Jawab Pemandu dan PengamatPemandu dan pengamat dapat disertakan dalam tim audit namun bukan merupakan bagiandari tim. Mereka sebaiknya tidak mempengaruhi atau menghambat pelaksanaan audit.Bila pemandu ditunjuk oleh klien audit, mereka seharusnya membantu tim audit dan bertindaksesuai dengan permintaan ketua tim audit. Tanggung jawabnya dapat mencakup hal berikut:

i. pelaksanaan kontak dan waktu untuk wawancara,ii. pengaturan kunjungan untuk bagian lokasi atau organisasi tertentu,

iii. pemastian bahwa aturan yang terkait dengan prosedur keselamatan dan keamanan di lokasi, diketahui dan diperhatikan oleh anggota tim audit,

iv. penyaksian audit atas nama auditi,v. pemberian penjelasan atau bantuan dalam pengumpulan informasi

d. Pengumpulan dan Verifikasi InformasiSelama audit, informasi yang sesuai dengan tujuan, ruang lingkup, dan kriteria audit, termasuk informasi yang terkait dengan hubungan antar fungsi, kegiatan dan proses,sebaiknya dikumpulkan dengan sampling yang sesuai dan sebaiknya diverifikasi. Hanya informasi yang dapat diverifikasi yang dapat menjadi bukti audit.Terkait dengan kegiatan audit di Pelabuhan Tanjung Priuk, pengumpulan dan verifikasi informasi dapat difokuskan pada hal-hal berikut:

i. Prosedur operasional, pemantauan dan perawatan kapal yang beroperasi di pelabuhan

ii. Prosedur operasional, pemantauan dan perawatan fasilitas pelabuhan yang berpotensi menghasilkan emisi udara

iii. Laporan hasil pemantauan emisi udara pelabuhan dan kepatuhannya terhadap peraturan yang berlaku

iv. Komitmen manajemen puncak Pelabuhan Tanjung Priuk terhadap pengendalian emisi udara

v. Prosedur operasional dan perawatan peralatan untuk pengendalian emisi udara

Metode untuk mengumpulkan informasi mencakup:i. Wawancara

ii. pengamatan kegiataniii. tinjauan dokumeniv. Bukti audit sebaiknya direkam. Bukti audit didasarkan pada sampel

informasi yang tersedia. Oleh karena itu terdapat unsur ketidakpastian dalam audit, yang sebaiknya menjadi perhatian dalam membuat kesimpulan audit.

e. Perumusan Temuan AuditBukti audit yang diperoleh selama audit lapangan kemudian dievaluasi terhadap kriteria audit untuk menghasilkan temuan audit.Temuan audit dapat menunjukkan baik kesesuaian maupun ketidaksesuaian dengan kriteria audit. Ketua tim beserta anggota tim audit melakukan pertemuan untuk meninjau temuan audit pada tahap yangsesuai selama audit.Kesesuaian dengan kriteria audit dirangkum untuk menunjukkan lokasi, fungsiatau proses yang diaudit. Bila tercakup dalam rencana audit, setiap temuan kesesuaian danbukti pendukungnya juga direkam.Ketidaksesuaian dan bukti audit pendukungnya sebaiknya direkam. Ketidaksesuaian dapat dikelompokkan. Ketidaksesuaian tersebut sebaiknya ditinjau dengan auditi untukmemperoleh konfirmasi bahwa bukti audit adalah akurat, dan bahwa

ketidaksesuaian tersebut telahdipahami. Setiap upaya sebaiknya dilakukan untuk menyelesaikan setiap perbedaanpendapat perihal bukti dan/atau temuan audit, dan hal-hal yang tidak disepakatidapat direkam sebagai bahan laporan.

f. Penyiapan Kesimpulan AuditTim audit melakukan diskusi internal sebelum rapat penutupan dengan audit dengan tujuan:

i. meninjau temuan audit, dan informasi lain yang sesuai yang dikumpulkan selama audit dengan mengacu pada tujuan audit

ii. menyetujui kesimpulan audit, dengan memperhatikan ketidakpastian dalam proses audit

iii. menyiapkan rekomendasi bagi auditiiv. mendiskusikan tindak lanjut audit

Kesimpulan audit dapat memuat hal-hal seperti berikut:i. sejauh mana kesesuaian sistem manajemen dengan kriteria audit

ii. penerapan, pemeliharaan dan peningkatan sistem manajemen secara efektif yang dapat diaplikasikan di masa mendatang

iii. kemampuan proses tinjauan manajemen untuk menjamin kesinambungan dalam kesesuaian, kecukupan, keefektifan, dan perbaikan dari sistem manajemen.

g. Pelaksanaan Rapat PenutupanRapat penutupan diikuti oleh tim audit,auditi, klien audit, serta pemandu dan pengamat (jika ada). Rapat penutupan dipimpin oleh ketua tim audit dan diselenggarakan untuk mempresentasikan temuan dan kesimpulan audit sehingga temuan dan kesimpulan tersebut dimengerti dan disetujui oleh auditi.Tim audit dan auditi menyepakati jangka waktu yang diberikan kepada auditi untuk menyampaikan rencana tindakan korektif dan pencegahan. Jika diperlukan, ketua tim audit dapat menginformasikan kepada auditi tentang situasi yang ditemui selama audit yang dapat mengurangi tingkat kepercayaan terhadap kesimpulan audit.

E. Penyiapan, Pengesahan dan Penyampaian Laporan Audita. Penyiapan Laporan Audit

Ketua tim audit bertanggung jawab terhadap penyiapan dan isi laporan audit.Laporan audit memberikan rekaman audit yang lengkap, akurat, singkat dan jelas, serta mencakup atau mengacu pada hal-hal berikut:

i. tujuan auditii. ruang lingkup audit, khususnya identifikasi unit-unit organisasi dan

fungsional atau proses yang diaudit dan periode waktu yang dicakupiii. identifikasi auditiiv. identifikasi ketua tim audit dan anggotanyav. tanggal dan lokasi tempat kegiatan audit lapangan dilaksanakan

vi. kriteria auditvii. temuan audit

viii. kesimpulan auditb. Pengesahan dan Penyampaian Laporan Audit

Laporan audit diterbitkan dalam periode waktu yang disepakati. Bila hal ini tidak memungkinkan, alasan untuk penundaan sebaiknya dikomunikasikan kepada klien audit dantanggal penerbitan yang baru sebaiknya disepakati.Laporan audit diberi tanggal, ditinjau dan disahkan sesuai dengan prosedur program audit. Laporan audit yang telah disahkan dapat disampaikan kepada pihak yang telah ditetapkan oleh klien audit.Laporan audit adalah milik klien audit. Anggota tim audit dan seluruh penerima laporanmenghormati dan memelihara kerahasiaan laporan.

F. Penyelesaian Audit

Audit dinyatakan selesai bila seluruh kegiatan yang diuraikan dalam rencana audit telah dilaksanakan dan laporan audit yang disahkan telah didistribusikan.Dokumen yang terkait dengan audit sebaiknya disimpan atau dimusnahkan melalui kesepakatan antara pihak-pihak yang berpartisipasi dan sesuai dengan prosedur program audit serta peraturan perundang-undangan dan persyaratan kontrak yang berlaku.Kecuali dipersyaratkan oleh hukum, tim audit dan personel yang diberi tanggung jawab untuk mengelola program audit sebaiknya tidak menginformasikan isi dari dokumen, informasi lain yang diperoleh selama audit, atau laporan audit kepada pihak lain tanpa persetujuan tertulis dari klien audit dan bila sesuai persetujuan dari auditi. Bila otoritas hukum mensyaratkan untuk memberitahukan isi dokumen audit, klien audit dan auditi sebaiknya diinformasikan secepat mungkin.

G. Pelaksanaan Tindak Lanjut AuditKesimpulan audit dapat menunjukkan keperluan untuk tindakan korektif, pencegahan ataupeningkatan. Tindakan tersebut biasanya ditetapkan dan dilaksanakan oleh auditi dalam jangka waktu yang disepakati dan tidak dianggap sebagai bagian audit. Auditi sebaiknyatetap memberikan informasi kepada klien audit tentang status tindakan tersebut.Penyelesaian dan keefektifan tindakan perbaikan sebaiknya diverifikasi. Verifikasi ini dapat merupakan bagian dari audit selanjutnya.Program audit dapat menetapkan pelaksanaan tindak lanjut oleh anggota tim audit, yang dapat memberikan nilai tambah dengan memanfaatkan keahliannya. Dalam hal seperti ini, pemeliharaan keindependenan pada kegiatan audit selanjutnya harus diperhatikan.