TUGAS MATA KULIAH SISTEM INFORMASI MANAJEMEN...
Transcript of TUGAS MATA KULIAH SISTEM INFORMASI MANAJEMEN...
TUGAS MATA KULIAH
SISTEM INFORMASI MANAJEMEN
ULASAN MENGENAI PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI
SECARA OUTSOURCING DAN INSOURCING
Dosen :
Dr. Ir. Arif Imam Suroso, MSc
Disusun Oleh :
Titis Wicaksono
K25161038
(E-60)
SEKOLAH BISNIS
INSTITUT PERTANIAN BOGOR
BOGOR
2017
1
Daftar Isi
Daftar Isi 1
BAB I Pendahuluan 2
1.1 Latar Belakang 2
1.2 Tujuan Penulisan 3
1.3 Metodologi Penulisan 4
BAB II Landasan Teori 5
2.1 Pengertian Sistem Insourcing Dan Outsourcing 5
2.2 Pengadaan Sistem Informasi 11
2.2.1 Membuat sendiri 11
2.2.2 Membeli perangkat lunak paket 12
2.2.3 Melakukan outsourcing 13
BAB III Pembahasan 15
3.1 Keputusan Pemakaian Sistem Outsourcing Atau Insourcing 15
3.2 Metode-Metode Pengembangan Sistem Informasi 15
3.3 Pertimbangan Pelibatan Pihak Luar Untuk Menangani Sistem 17
3.4 Kutipan Jurnal Contoh Pemakaian Sistem Outsourcing 18
BAB IV Simpulan Dan Saran 22
4.1 Simpulan 22
4.2 Saran 22
Daftar Pustaka 24
Daftar Tabel
Tabel 1 Berbagai Fungsi Sistem Informasi Dalam Perusahaan 5
Tabel 2 Perbedaan Siapa Yang Mengembangkan Dan Mengoperasikan Sistem 7
Tabel 3 Kelebihan Pengembangan Sendiri Sistem Informasi 11
Tabel 4 Kelemahan Pengembangan Sendiri Sistem Informasi 11
Tabel 5 Kelebihan Memakai Sistem Pembelian Perangkat Lunak Paket 12
Tabel 6 Kelemahan Penggunaan Perangkat Lunak Paket 12
Tabel 7 Kelebihan Outsourcing 14
Tabel 8 Kelemahan Outsourcing 14
Daftar Tabel
Gambar 1 Aliran pemilihan metode –metode pengembangan STI 6
2
BAB I
PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang.
Dalam kehidupan, bisnis, suatu manajemen/organisasi/perusahaan perlu
untuk mengambil keputusan, baik untuk keperluan operasional sehari-hari
maupun dalam perencanaan strategis ke masa depan. Proses pengambilan
keputusan harus dilandasi data dan Informasi yang tepat agar isi keputusan yang
diambil tepat sasaran. Informasi diperoleh dari pengolahan data, dan pengolahan
data dilaksanakan oleh sistem informasi dengan dukungan teknologi informasi. Di
dalam organisasi bisnis, terdapat bermacam fungsi-fungsi organisasi seperti fungsi
akuntansi, pemasaran, sumber daya manusia, produksi, dan keuangan. Contoh-
contoh sistem informasi yang umum dikenal adalah :
• Sistem Informasi akuntansi (SIAKU atau SIA)
• Sistem Informasi Pemasaran (SIPEM)
• Sistem Informasi sumber daya manusia (SISDM)
• Sistem Informasi Produksi (SIPRO)
• Sistem Informasi Keuangan (SIKEU)
• Sistem Informasi di tingkat manager bawah adalah Process Control
System (PCS)
• Sistem Informasi di tingkat manager keatas adalah sistem penunjang
keputusan (Decision Support Systems atau DSS)
• Sistem pakar (Expert Systems atau ES)
• Sistem Informasi Geografis (Geographic Information System atau GIS)
• Jaringan Neural Buatan (Atificial Neural Network atau ANN)
• Sistem Informasi Eksekutif (executive Information System atau EIS)
• dll
Sistem yang ada dalam pengembangan sistem teknologi Informasi terus
berkembang dan pengembangan ini dapat berupa sistem metode paket (package),
metode prototip (protiping), metode pengembangan oleh pemakai (end user
computing atau end user development) dan metode outsourcing. Pemilihan faktor-
3
faktor ini disesuaikan dengan keadaan ketersediaan paket, sumber daya sistem
teknologi Informasi, dampak dari sistem dan jadwal pemakaian sistem.
Sistem informasi berperan penting dalam keberhasilan bisnis karena sistem
informasi dapat berfungsi sebagai sistem pendukung operasi (operations support
system) yang dapat meningkatkan efektivitas dan efisiensi operasional
perusahaan, selain itu sistem informasi juga berperan didalam sistem pendukung
manajemen (management support system) yang dapat meningkatkan pengambilan
keputusan manajerial kearah yang lebih baik. Pengembangan sistem informasi
secara outsourcing tidak hanya memberi manfaat bagi usaha kecil dan menengah,
seperti meningkatnya nilai perusahaan, meningkatkan fleksibilitas operasi,
mengurangi biaya dan perusahaan bisa lebih fokus pada kompetensi inti, namun
juga diikuti oleh munculnya risiko-risiko baru seperti penurunan dalam kinerja
sistem, penurunan moral staf, atau hilangnya kemampuan inovatif. Risiko tersebut
menyebabkan munculnya biaya-biaya yang tersembunyi (hidden cost).
Risiko-risiko sebagaimana dimaksud umumnya muncul bila keputusan
pengembangan sistem secara outsourcing didasari semata-mata oleh dorongan
untuk memotong biaya dan pemilihan sistem informasi yang akan dikelola secara
outsource dilakukan secara sembarangan. Untuk meminimalkan risiko tersebut
pengambil keputusan harus memisahkan fungsi sistem informasi yang tidak
memiliki nilai tambah dari fungsi kompetensi inti sistem informasi yang memiliki
nilai tambah. Pengambil keputusan harus bisa menentukan batas tingkat risiko
yang bisa diterima pada biaya yang paling minimal. Pertimbangan terhadap risiko,
biaya, dan manfaat dari aktifitas pengembangan sistem informasi secara
outsourcing akan mempengaruhi keputusan perusahaan untuk melakukan
pengembangan secara outsourcing atau tidak.
1. 2 Tujuan penulisan.
Penulisan tugas ini bertujuan:
1. Membahas fungsi outsourcing dalam perusahaan dalam hal ini misalkan
di pakai di bank
4
2. Menganalisa keunggulan outsourcing dan insourcing, data apa saja yang
diperlukan baik internal maupun eksternal. Bagaimana keberhasilan
perusahaan atau organisasi menggunakan sistem penerapan outsourcing
dalam mengidentifikasi potensi pasar dengan menggunakan data yang
didapat dari berbagai sumber, analisis, dan proses pengambilan
keputusan.
3. Memberikan saran pengembangan agar perusahaan atau industri agar
lebih baik lagi dalam transformasi paradigma sistem informasinya ke
masa depannya.
1.3 Metodologi Penulisan.
Penyusunan makalah ini menggunakan beberapa tahapan yang dipilih
penulis yaitu:
1. Pengumpulan data dan informasi terkait pemanfaatan sistem outsourcing
perusahaanatau organisasi
2. Studi literatur berdasarkan buku dan jurnal ilmiah sebagai landasan teori
penulisan makalah.
3. Identifikasi dan analisis yang dilakukan oleh sistem sehingga diperoleh
hasil yang berguna dalam membantu proses pengambilan keputusan.
4. Identifikasi kebaikan dan kelemahan sistem outsourcing
5
BAB II
LANDASAN TEORI
2.1 Pengertian sistem insourcing dan outsourcing.
Database (basis data) dapat diumpamakan sebagai suatu lemari arsip dimana
pengelolaannya harus memerlukan aturan-aturan tertentu agar arsip mudah
ditemukan, misalkan dikelompokan menurut kategori arsipnya dan diberikan
nomor sesuai penomoran arsip, di dalamnya tersimpan data yang sejenis. Antara
satu file dengan file lainnya ada relasi dan bila tidak ada relasi maka sebenarnya
file tersebut bukan anggota dari basis data. Pengubahan dan penghapusan data,
baik yang memang diinginkan atau karena kecelakaan, harus menjadi perhatian
sungguh-sungguh dalam manajemen data. Untuk itu dapat digunakan sistem
perizinan untuk file atau direktori untuk kelompok pengguna tertentu, untuk
menghindari pengeditan oleh pihak yang tidak memiliki hak atas data, metadata,
atau program. (Murhada dan Yo Ceng Giap, 2011)
Kadir (2003) merangkum tentang fungsi dari masing-masing sistem, sebagaimana
dapat dilihat pada tabel 1 berikut yang ada dibawah ini:
Tabel 1. Berbagai fungsi sistem informasi dalam perusahaan.
6
Perbandingan metode konvensional dengan metode alternative, dengan metode
pengembangan secara konvensional yaitu metode SDLC (system Development
Life cycle), STI dikembangkan oleh analis sistem. Analis sistem (system analyst)
adalah orang yang dididik khusus untuk mengembangkan sistem secara
professional. Alasan menggunakan sistem analis sistem di SDLC adalah karena
metode ini mengembangkan sistem yang kompleks (Jogiyanto, 2003)
Gambar 1. Aliran pemilihan metode –metode pengembangan STI (Sistem
Teknologi Informasi)
Pengembangan STI model outsourcing dilakukan oleh pihak ketiga dan sekaligus
dioperasikan oleh pihak ketiga. Pemakai sistem dapat menggunakan STI ini
dengan menerima Informasi secara periodic oleh pihak ketiga atau dapat
menggunakan terminal yang dihubungkan ke tempat pihak ketiga atau dapat
menggunakan terminal STI ini. Walaupun lokasi pihak ketiga terpisah secara
geografis dengan pengguna sistem, hal ini dimungkinkan karena menggunakan
teknologi telekomunikasi yang menghubungkan sistem computer keduanya.
Walaupun sifatnya outsourcing, beberapa perusahaan menyediakan tempat kepada
pihak ketiga untuk mengoperasikan STI di tempat perusahaan, tidak di tempat
7
pihak ketiga. Tabel 2 menunjukkan perbedaan siapa mengembangkan dan siapa
yang mengoperasikan antara metode pengembangan sistem yang ada.
Tabel 2. Perbedaan siapa yang mengembangkan dan mengoperasikan sistem
(Jogiyanto, 2003)
Outsourcing (Jogiyanto, 2003) adalah Pengoperasian sistem dikerjakan oleh pihak
ketiga sedangkan jika pengoperasian dilakukan oleh pihak internal/sendiri yaitu
dikembangkan oleh departemen sistem teknologi Informasi. Kedua-duanya adalah
pilihan masing-masing organisasi, biasanya jika departemen STI tidak
mempunyai sumber daya yang baik, misalkan tidak mempunyai analis dan
pemrogram yang berkualitas dan tidak mempunyai teknologi yang memadai,
pilihan biasanya jatuh pada outsourcing.
Dalam mengembangkan serta menerapkan suatu sistem informasi dan
manajemen dalam perusahaan. Terdapat beberapa pilihan pendekatan yang dapat
dilakukan yaitu :
Pendekatan Insourcing : pengembangan dan penerapan sistim informasi
manajemen dilakukan oleh internal perusahaan yang dilakukan oleh
pegawai perusahaan itu sendiri dan biasanya terdapat divisi atau
departemen information and communicatuion technology yang bertugas
untuk mengurus hal ini.
Pendekatan Outsourcing : pengembangan dan penerapan sistim informasi
dan manajemen diserahkan kepada perusahaan lain yang dianggap lebih
kompeten di bidang tersebut dan bukan dilakukan oleh internal
perusahaan. Faktor utama yang mendorong pendekatan ini adalah
efisiensi sumber daya
8
Pendekatan Co-Sourcing : Perusahaan bekerjasama dengan pihak ketiga
untuk melaksanakan proses penyusunan, pengembangan dan
pemeliharaan sistem informasi. Pelaksanaan alternatif ini pada dasarnya
dipengaruhi oleh meningkatnya kegiatan suatu bisnis perusahaan dimana
pada satu sisi perusahaan dihadapkan pada keterbatasan sumberdaya
manusia dalam knowledge sistem informasi yang kurang, dan pada sisi
yang lain sumberdaya manusia internal ini dapat menangani manajemen
perusahaan secara baik (efektif dan efisien).
Setiap pendekatan tentunya memiliki kelebihan serta kekurangannya masing-
masing, namun begitu pada dasarnya setiap pendekatan adalah baik hanya tinggal
bagaimana menyesuaikannya dengan kebutuhan dan kondisi perusahaan. Seperti
misalnya pendekatan insourcing, pendekatan ini biasanya dilakukan oleh
perusahaan yang memiliki sumber daya manusia yang memadai untuk
pengembangan sistem informasi ini namun terbatas dari sisi biaya. Hal ini
dikarenakan biaya untuk pengembangan suatu sistem informasi cukup mahal jika
harus membeli dari pihak lain. Kelemahan dari sistem ini adalah waktu
pengembangan dan penerapan biasanya menjadi lama.
Sementara itu pendekatan outsourcing biasanya diterapkan oleh perusahaan yang
kurang memiliki sumber daya manusia yang kompeten dalam pengembangan
sistim ini, namun memiliki dana yang cukup untuk membeli sistem yang sudah
jadi dari pihak diluar perusahaan. Kelebihan sistem ini menurut Jogiyanto, 2003
adalah :
1. Biaya teknologi yang semakin meningkat dan lebih murah jika
perusahaan tidak berinvestasi lagi tapi dapat menyerahkan kepada pihak
ketiga dalam bentuk outsourcing yang lebih murah karena outsourcer
menerima jasa dari perusahaan lainnya sehingga biaya tetap outsourcer
dapat dibagi menjadi beberapa perusahaan.
2. Mengurangi waktu proses karena beberapa outsourcer dapat dipilih
untuk bekerja bersama-sama menyediakan jasa ini ke beberapa
perusahaan.
9
3. Jasa yang diberikan oleh outsourcer lebih berkualitas dibandingkan
dikerjakan sendiri secara internal karena outsourcer memang
spesialisasi dan ahli di bidang tersebut.
4. Perusahaan tidak memiliki pengetahuan di bidang teknologi dan pihak
outsourcer mempunyainya
5. Perusahaan merasa tidak perlu dan tidak ingin melakukan transfer
teknologi dan transfer pengetahuan yang dimiliki oleh outsourcer.
6. Meningkatkan fleksibilitas untuk melakukan atau tidak melakukan
investasi.
7. Mengurangi risiko kegagalan investasi yang mahal.
8. Penggunaan sistem sumber daya sistem informasi yang belum optimal.
Jika ini terjadi, perusahaan hanya akan menggunakan sumber daya
sistem yang optimal pada saat-saat tertentu saja, sehingga sumber daya
sistem informasi tidak dimanfaatkan waktu yang lainnya.
9. Perusahaan dapat lebih fokus pada bisnis intinya yang lebih penting.
10. Dapat memprediksi biaya yang dikeluarkan di masa datang.
11. Sistem yang dibangun perusahaan outsource biasanya merupakan
teknologi yang terbaru sehingga dapat menjadi competitive advantage
bagi perusahaan pengguna.
12. Dapat disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan.
13. Dapat diintegrasikan dengan software yang telah ada.
14. Secara keseluruhan pendekatan outsourcing termasuk pendekatan
dengan biaya yang rendah dibandingkan dengan insourcing, karena
risiko kegagalan dapat diminimalisir.
Sedangkan kekurangan dari pendekatan outsourcing ini adalah
1. Kontrol perusahaan dalam proses pembuatan menjadi kurang,
membutuhkan biaya yang besar serta membentuk ketergantungan
terhadap perusahaan yang menyediakan jasa outsource ini.
2. Jika aplikasi yang di-outsource adalah aplikasi yang strategis maka
dapat ditiru oleh pesaingnya yang juga dapat menjadi klien dari
outsourcer yang sama.
10
3. Perusahaan akan kehilangan kendali terhadap aplikasi yang di-
outsource-kan. Jika aplikasinya adalah aplikasi kritikal yang harus
segera ditangani karena terjadi gangguan, perusahaan menanggung
risiko keterlambatan penanganan jika aplikasi di-outsource-kan karena
kendali ada di outsourcer yang harus dihubungi terlebih dahulu.
4. Jika kekuatan menawar ada di outsourcer, perusahaan akan kehilangan
banyak kendali didalam memutuskan suatu apalagi jika ada konflik
diantaranya.
5. Perusahaan akan kehilangan keahlian dari belajar membangun dan
mengoperasikan aplikasi tersebut.
Lain lagi dengan pendekatan co-sourcing yang menekankan kerjasama antara
pihak perusahaan dengan pihak lain dimana kerjasama ini bersifat saling
melengkapi. Biasanya sistim ini dilakukan oleh perusahaan-perusahaan yang ingin
pengembangan sistem informasinya dijalankan secara internal, namun kekurangan
sumber daya yang cukup untuk melaksanakannya. Namun begitu perusahaan tidak
ingin membeli dari pihak lain melainkan ingin mengembangkan secara bersama-
sama. Dengan begitu didapat keuntungan sebagai berikut :
1. Kontrol perusahaan kepada perusahaan yang diajak bekerja sama dapat
lebih ketat dan terkontrol secara langsung.
2. Tim yang dibentuk memiliki standar kualitas tinggi sesuai dengan
kebutuhan yang ada.
3. Standar, prosedur dan metodologi sesuai dengan kebutuhan perusahaan.
4. Sense of ownership and accountable tim lebih tinggi dalam membangun
sistem.
5. Pekerjaan yang dilakukan dapat menjadi sarana pembelajaran bagi
seluruh komponen perusahaan.
6. Kinerja tim dapat lebih terpercaya partisipasi perwakilan perusahaan
dalam tim tersebut.
Sedangkan kerugian pendekatan ini sumber daya manusia menjadi terbagi dan
perusahaan akan menjadi sulit melakukan perbaikan dan pengembangan sistem
lanjutan jika pegawai perusahaan tidak diikutsertakan dalam keseluruhan.
11
2.2 Pengadaan sistem informasi.
Cara mengadakan sistem informasi dapat dilakukan dengan berbagai cara
antara lain :
1. Membuat sendiri
2. Membeli perangkat lunak paket
3. Melakukan outsourcing
Masing-masing pilihan diatas memiliki kelebihan dan kelemahan. Berbagai
pertimbangan perlu dilakukan untuk memilih salah satu cara diatas.
2.2.1 Membuat sendiri
Organisasi besar yang memiliki departemen yang menangani informasi
umumnya memenuhi kebutuhan sistem Informasi dengan cara
mengembangkannya sendiri. Cara seperti ini memang memberikan keuntungan
sebagaimana terlihat dalam table 3.
No Kelebihan
1 Sistem dapat diatur sesuai kebutuhan.
2 Dapat diintegrasikan dengan lebih baik terhadap sistem yang sudah ada.
3 Proses pengembangan sistem dapat dikelola dan dikontrol.
4 Dapat dijadikan sebagai keunggulan kompetitif.
Tabel 3. Kelebihan pengembangan sendiri sistem informasi (Abdul kadir, 2003)
Akan tetapi sistem membuat sendiri akan mempunya kelemahan sebagaimana di
tabel 4 :
No Kelemahan
1 Perlu waktu yang lama untuk mengembangkan sistem karena harus mulai
dari nol.
2 Kemungkinan program mengandung bug sangat besar.
3
Kesulitan para pemakai dalam menyatakan kebutuhan dan kesukaran
pengembangan memahami mereka dan seringkali hal ini membuat para
pengembang merasa putus asa.
Tabel 4. Kelemahan pengembangan sendiri sistem informasi (Abdul kadir, 2003)
12
Keberhasilan pengembangan sistem dengan cara pembuatan sendiri oleh pihak
internal perusahaan terletak pada kemampuan para spesialis teknologi Informasi
dalam perusahaan dan juga kesiapan para pemakai yang terlibat selama
pengembangan sistem berlangsung.
2.2.2 Membeli perangkat lunak paket
Banyak vendor yang menjual perangkat lunak paket (program siap pakai)
dan bahkan kadangkala paket tersebut dijual bersama-sama perangkat keras.
Umumnya pembelian paket seperti ini tidak memungkinkan perusahaan pembeli
untuk memodifikasi sendiri paket sistem yang sudah terpasang sehingga
pemeliharaan selalu tergantung pada vendor. Jika modifikasi sendiri oleh internal
dalam perusahaan bisa asal diatur parameter tertentu dalam paket.Kelebihan dan
kelemahan pembelian perangkat lunak paket dapat dilihat oleh perusahaan pada
tabel 5 dan tabel 6.
No Kelebihan
1
Memerlukan waktu pengembangan yang jauh lebih singkat karena secara
prinsip perangkat lunak paket siap untuk dioperasikan,penyesuaian sistem
berdasarkan kebutuhan pemakai.
2 Pemakai dapat memilih paket yang paling sesuai dengan kebutuhan.
3 Umumnya paket merupakan perangkat lunak yang berkualitas tinggi karena
sudah teruji beberapa kali di tempat lain sehingga terbebas dari bug.
4 Pemakai dapat melakukan uji coba dulu sebelum membeli.
5 Dokumentasi lengkap.
Tabel 5. Kelebihan memakai sistem pembelian perangkat lunak paket
No Kelemahan
1 Ada kemungkinan paket tidak mendukung fungsi-fungsi yang spesifik dalam
perusahaan.
2 Ada kemungkinan harganya sangat mahal.
3
Perangkat lunak tidak seefisien kalau menggunakan sistem buatan sendiri
(karena pada umumnya dibuat seumum mungkin sehingga dapat dipakai di
perusahaan mana saja).
13
4 Evaluasi paket menyita waktu dan menuntut biaya.
5 Ada kemungkinan paket hanya jalan pada jenis perangkat keras tertentu
(tidak sesuai dengan perangkat yang sudah tersedia).
Tabel 6. Kelemahan penggunaan perangkat lunak paket
2.2.3 Melakukan outsourcing
Menyerahkan pengembangan sistem ke pihak luar dikenal dengan sebuatan
outsourcing. Dalam prakteknya outsourcing dapat berupa lebih dari sekedar
hubungan dengan proses Informasi kepada pihak luar tapi pihak luar selain
membuatkan sistem juga menangani operasi sistem dan bahkan terlibat dalam
penyediaan perangkat keras. Cara seperti ini kurang lazim di Indonesia tapi sudah
cukup popular di Amerika.
Bila organisasi tidak memiliki personil untuk membangun sistem atau para
spesialis teknologi Informasi sedang terlibat proyek lain, maka biasanya suatu
perusahaan berusaha menyerahkan kepada pihak luar untuk mengembangkan
sistem. Cara seperti ini kadang menguntungkan karena biasanya pengembang
yang dipilih adalah pengembang yang telah memiliki pengalaman sehingga waktu
untuk mengembangkan sistem menjadi lebih pendek. Selain itu biaya untuk
pengembangan relative murah karena banyak perusahaan kecil dan bersifat lokal
yang bergerak dalam pengembangan sistem Informasi.
Kelebihan dan kelemahan outsourcing yang dilakukan sepenuhnya kepada pihak
luar baik dalam pengembangan maupun pengoperasian dapat dilihat di tabel 7 dan
8.
No Kelebihan
1 Perusahaan dapat mengkonsentrasikan diri pada bisnis yang ditangani.
2 Dapat digunakan untuk meningkatkan kas dalam asset perusahaan karena
tidak perlu ada asset untuk teknologi informasi.
3 Mendapat pakar yang lebih baik dan teknologi yang lebih maju.
4 Lebih menghemat biaya.
5 Mempersingkat waktu pengembangan.
6 Cukup biaya dan tidak ada lonjakan biaya.
7 Menfasilitasi downsizing sehingga perusahaan tidak perlu memikirkan
14
pengurangan pegawai.
Tabel 7. Kelebihan outsourcing
No Kelemahan
1 Kehilangan kendali terhadap sistem dan data karena bisa saja pihak luar
menjual data ke pesaing.
2 Mengurangi keunggulan kompetitif karena pihak luar tidak dapat diharapkan
untuk menyediakannya karena juga harus memikirkan sistem klien lainnya.
3 Menjadi sangat bergantung pada pihak luar sehingga sangat sulit bagi
perusahaan untuk mengambil alih kembali sistem yang sedang berjalan.
Tabel 8. Kelemahan outsourcing (Abdul kadir, 2003)
15
BAB III
PEMBAHASAN
3.1 Keputusan pemakaian sistem outsourcing atau insourcing.
Dewasa ini, banyak perusahaan-perusahaan bisnis di Indonesia yang telah
menerapkan sistem informasi untuk menunjang kinerja bisnisnya secara
signifikan. Sistim informasi tidak lagi hanya digunakan untuk pemrosesan data
ataupun penyimpanan data, namun telah digunakan secara luas untuk membantu
dalam pengambilan keputusan, intelejen bisnis, sarana komunikasi dengan
konsumen dan lain sebagainya.
Model outsourcing dipilih dalam American standar karena dalam setahun
dapat menghemat 2 juta USD karena melakukan outsourcing terhadap operasi
keuangan dan penggajian (Laudon dan Laudon, 1998). Ketika masa masa banjir
pembeli maka menghilangkan penyediaan sarana dan cukup melakukan
pengeluaran yang sesuai dengan tambahan layanan yang diberikan dari pihak luar.
3. 2 Metode-metode pengembangan sistem informasi.
Pengembangan sistem informasi dapat dilakukan dengan beberapa cara.
Menurut Jogiyanto (2003) pengembangan sistem informasi dapat dilakukan
dengan dua cara. Cara pertama adalah pengembangan sistem informasi
konvensional dengan menggunakan siklus hidup pengembangan sistem atau
system development life cycle (SDLC). Sistem dikembangkan oleh analis sistem,
yaitu orang yang memiliki kemampuan mengembangkan sistem cara profesional.
Pengembangan sistem dilakukan melalui tahapan analisis sistem, perancangan
sistem, implementasi sistem, dan operasi serta perawatan sistem.
Cara kedua adalah dengan menggunakan metode baru yang merupakan metode
alternatif dari metode SLDC, sehingga dapat disebut dengan metode-metode
alternatif (alternatif methods). metode-metode alternatif meliputi (A) Paket
(package), (B) Prototipe (prototyping), (C) Pengembangan oleh pemakai akhir
(end-user development atau end-user computing), (D) Outsourcing.
16
Selain itu, pertumbuhan penerapan dan pengembangan sistim informasi dapat
dilihat dari menjamurnya perusahaan-perusahaan yang menyediakan jasa
pembangunan Information Technology baik secara outsourcing maupun secara
insourcing. Hal ini tentu sejalan dengan semakin meningkatnya kebutuhan
information technology baik dalam dunia bisnis maupun lingkungan lainnya.
Keputusan insourcing atau outsourcing adalah didasarkan pada beberapa hal yaitu
jumlah budget yang dianggarkan, keputusan strategis, berdasarkan kontribusi
aktivitas TI tersebut terhadap operasi dan posisi bisnis dan berdasarkan atas
analisis strategic grid yang nantinya bisa dilihat dalam penjelasan halaman
berikutnya.
Berdasarkan besarnya budget,dari keputusan insourcing atau outsourcing dapat
ditentukan sebagai berikut ini :
1. De facto insourcing
Keputusan ini merupakan 100 % budget untuk insourcing yaitu semua
pengembangan sistem dan operasinya dilakukan oleh internal organisasi
yaitu biasanya dilakukan oleh departemen sistem Informasi atau
departemen IT.
2. Total in-sourcing
Keputusan ini merupakan sebagian besar (sekitar 80% budget ) dari
pengembangan dan kegiatan operasi TI dilakukan secara internal oleh
departemen TI.
3. Selective outsourcing
Keputusan ini merupakan keputusan sebagian besar (sampai dengan 80
% budget) pengembangan dan operasi TI yang diseleksi dikembangkan
dan dioperasikan oleh penyedia jasa outsourcing.
4. Total outsourcing
Keputusan ini adalah menyerahkan sebagian besar (lebih dari 80%
budget) pengembangan dan operasi kegiatan TI kepada penyedia jasa
luar.
Berdasarkan jenis aplikasinya selain outsourcing sekarang menjadi alternative
untuk dipilih, tidak setiap aplikasi tepat untuk di-outsource-kan (Jogiyanto, 2003).
17
Petuah conventional mengatakan bahwa aplikasi-aplikasi yang dapat
dioutsource-kan adalah aplikasi-aplikasi yang jenisnya tidak strategis dan tidak
kritikal seperti tampak pada gambar diatas ini. Menurut petuah konvensional ini,
jika aplikasi yang bersifat strategis di-outsource-kan, maka akan kehilangan
keuntungan kompetisinya sehingga tidak menjadi strategis lagi. Kehilangan
keuntungan kompetisinya karena outsourcer dapat menyediakan jasa semacam
kepada pesaing pesaing dapat mempunyai aplikasi yang sama.
Petuah konvensional juga menyarankan untuk tidak meng-outsource-kan aplikasi-
aplikasi yang kritis dengana alasan jika terjadi gangguan dengan aplikasinya,
maka akan sangat terlambat untuk diperbaiki apabila aplikasi tersebut dikerjakan
di tempat outsourcer yang terpisah dengan tempat perusahaan. Contoh aplikasi
yang tidak boleh di-outsource-kan adalah reservasi tiket pesawat terbang.
3.3 Pertimbangan dalam pelibatan pihak luar untuk menangani sistem adalah :
• Menentukan pengembang yang ditunjuk untuk membangun sistem
Informasi dengan hati-hati. Sebaiknya pihak luar yang dipilih memang
benar-benar telah berpengalaman.
• Menandatangani kontrak, kontrak dimaksudkan sebagai pengikat
tanggungjawab dan dapat dijadikan pegangan dalam melanjutkan dan
menghentikan proyek jika terjadi masalah selama masa pengembangan
• Merencanakan dan memonitor setiap langkah dalam pengembangan agar
keberhasilan proyek benar-benar tercapai. Kontrol perlu diterapkan pada
setiap akitiviatas dengan maksud agar pemantauan dapat dilakukan
dengan mudah
• Menjaga komunikasi yang efektif antara personil dalam perusahaan
dengan pihak pengembang, dengan tujuan agar tidak terjadi konflik atau
hambatan proyek berlangsung
• Mengendalikan biaya dengan tepat dengan misalnya memperhatikan
proporsi pembayaran berdasarkan persentase tingkat penyelesaian
proyek.
Kelemahan yang juga perlu mendapat perhatian pada cara pengembangan
sistem oleh pihak luar adalah adanya ketergantungan yang terus menerus
18
terhadap pihak pengembangan karena yang memegang kode sumber
seluruh program yang digunakan untuk membentuk sistem tetap menjadi
hak pengembang.
3.4 Kutipan jurnal contoh pemakaian sistem outsourcing.
Dalam jurnal manajemen dan agribisnis ISSN 1693-5853 Vol 8 No : 1
Maret 2011 ada tesis dengan judul Rancang bangun operasional teknologi
informasi bank sentral melalui sistem SDM outsourcing. Didalam jurnal itu
dibicarakan bahwa teknologi Informasi (TI) Bank Indonesia (BI) berperanan
penting untuk mendukung tercapaikanya tujuan BI melalui kelancaran
pelaksanaan tugas sector moneter, sistem pembayaran, perbankan, dan
managemen intern. Operasional TI mengandung risiko yang sangat tinggi yang
bersumber pada infrastruktur , personil insource, personil outsource, dan pihak
lain yang tidak terduga sehingga perlu deteksi dini dalam rancang bangun
operasional TI melalui sistem outsourcing.
Implikasi penting bidang SDM dan organisasi adalah perlunya struktur organisasi
yang menjamin adanya kapabilitas inti yaitu kapabilitas yang diperlukan untuk
membangun ketajaman strategi secara terus menerus untuk menghasilkan produk
unggulan dan andalan. Pelaksanaan outrpusat pada satu unsourcing TI dilakukan
secara terpusat pada satu unit kerja dengan konsep one stop services agar
pengelolaan barang lebih optimal. Pengadaan barang dan jasa juga dilakukan
terpusat pada satu unit kerja sehingga lebih focus adanya keseragaman sistem dan
pengadaan , kemudahan membangun e-procurement.
Rancang bangun operasional TI melalui sistem outsourcing dilakukan melalui
suatu proses identifikasi dan merumuskan kapabilitas, melaksanakan pengadaan
guna mendapatkan pelaksana outsourcing TI yang dapat dipercaya yang memiliki
kapabilitas yang telah dirumuskan dalam suatu dokumen pengadaan, penyusun
kontrak yang menjamin terbentuknya komitmen dari pelaksana outsourcing TI,
pelaksanaan outsourcing TI, yang mematuhi ketentuan yang tertuang dalam
kontrak sehingga dihasilkan operasional TI sesuai dengan kesepakatan tingkat
layanan (service level agreement) dan memuaskan pengguna TI.
19
Implikasi dari sistem outsourcing TI adalah :
1. Perlunya melakukan penyempurnaan peraturan dewan gubernur Bank
Indonesia No : 7/14/PDG/ 2005 tentang organisasi direktorat Informasi,
tgl 20 juni 2005 dan surat edaran nomer : 7/37/INTERN tgl 23 juni 2005
yaitu dengan melakukan perubahan stuktur organisasi tugas pokok, dan
produk pokok;
2. Perlunya monitoring dan memperoleh Informasi yang lengkap dan akurat
terhadap seluruh lembaga yang terkait dengan outsourcing TI sejak
identifikasi sampai pelaksanaan outsourcing TI.
Pendekatan strategis MSDM yang terkait dengan konsep rancang bangun
operasional TI melalui sistem outsourcing di BI terdapat 6 unsur.
1. Pertama, lingkungan luar dimana teknologi khususnya TI yang
berkembang sedemikian pesat menyebabkan kebutuhan SDM TI baik
kuantitas maupun kualitas berkembang pesat pula. Dalam rangka
memenuhi kebutuhan SDM didapatkan dari dua pilihan yaitu insource
atau outsourcing TI merupakan langkah stategis yang penting.
2. Kedua, persaingan dan dinamikia pasar kerja semakin tinggi dengan
perkembangan TI. Pasar kerja SDM TI dapat dibagi menjadi pasar kerja
profesi yang bersifat umum seperti data entry, data processing,
penguasaan software yang sederhana dan sudah umum digunakan dan
yang bersifat khusus seperti penguasaan software yang bernilai strategis
dan hanya orang tertentu yang dapat menguasai karena mempunyai akses
terhadap sumber knowledge dan skill tertentu. Untuk keahlian TI yang
bersifat umum persaingan sedemikian ketat sedangkan yang bersifat
khusus masih lebih kearah monopoli.
3. Ketiga, focus jangka panjang TI dalam Bank berkembang lebih cepat
sehingga memerlukan kerangka strategi jangka panjang dalam bentuk
yang sesuai untuk mencapai tujuan organisasi dalam menyusun strategi.
4. Keempat Bank sentral bukan organisasi yang menghasilkan TI dimana TI
bukan core bisnisnya melainkan TI hanya mendukung operasional sector
moneter, perbankan, sistem pembayaran dan management intern.
20
5. Kelima mempertimbangkan kekuatan dan kelemahan semua personil
sebagai suatu sistem SDM yang total dari manajemen puncak sampai
karyawan operasional (unskill) dan implikasinya terhadap produktivitas
atas semua personil.
6. Keenam keterpaduan strategi sistem korporat dengan strategi fungsional
dimana strategi SDM sebagai subsistem strategi korporat dan semua
manager terlibat dalam perencanaan strategi.
Siklus rancang bangun operasional TI melalui sistem outsourcing dapat
menggunakan siklus manajemen proyek TI. Wrigt (2006) ada berbagai siklus
dalam manajemen proyek TI yaitu: inisiasi, perencanaan, implementasi, control,
closing, atau kegiatan akhir.
Lembaga yang terlibat dalam operasional TI-BI adalah pengelola TI-BI,
pengguna TI-BI, pengguna eksternal seperti perbankan, pasar, tenaga kerja,
lembaga pelatihan, organisasi profesi, supplier/pemasok, lembaga pendukung,
seperti Telkom dan PLN. Pemilihan alternatif pengembangan sistem informasi
yang tepat merupakan suatu keharusan bagi suatu organisasi. Kesalahan di dalam
pemilihan alternatif akan menyebabkan investasi yang telah dilakukan serta waktu
yang terpakai akan menjadi sia-sia. Outsourcing, sebagai salah satu alternatif
pengembangan sistem informasi yang dapat diterapkan oleh suatu organisasi atau
perusahaan. Kekuatan alternatif ini adalah pihak perusahaan tidak usah terlalu
dipusingkan dengan masalah sistem informasi mereka. Perusahaan hanya
bertanggung jawab untuk menyediakan dana yang dibutuhkan.
Masalah mengenai hardware, sofware, dan maintenance sistem merupakan
tanggung jawab pihak vendor. Pilihan memakai Outsourcing oleh suatu
perusahaan pada intinya disebabkan semakin meningkatnya kegiatan bisnis suatu
perusahaan pada satu sisi dan adanya keterbatasan SDM internal dari segi
kuantitas maupun knowledge untuk mengatasi secara baik (efektif dan efisien)
terhadap meningkatnya kegiatan bisnis tersebut.
Kesadaran individu/perusahaan akan pentingnya perlindungan terhadap
keamanan seperti jiwa, harta benda, atau karya cipta sudah semakin tinggi.
Tingginya kejahatan yang memanfaatkan TI dan risiko keamanan semakin
membuat seseorang memprioritaskan keamanan dalam sebuah perusahaan.
21
Seringkali perusahaan tidak menyadari untuk melakukan outsourcing, insourcing,
atau multi-sourcing teknologi keamanan. Outsourcing harus dipandang secara
jangka panjang, karena perusahaan pasti akan mengeluarkan dana lebih sebagai
management fee perusahaan outsourcing, memikirkan mengenai pengembangan
karir karyawan, efisiensi dalam bidang tenaga kerja, organisasi, benefit dan
lainnya.
Untuk menjaga terjadinya keresahan karyawan, proses outsourcing beberapa
perusahaan membuat langkah transisi untuk menolong karyawan dengan
bijaksana, sebaiknya sebelum ada sistem Outsourcing diputuskan maka secara
rinci dikomunikasikan dalam beberapa pertemuan untuk staf di bagian IT,
sehingga ketika penerapan Outsourcing diberlakukan para staf mengerti benar
betapa pentingnya keahlian dan teknologi baru bagi perusahaan, mereka didorong
untuk memperoleh keahlian baru dalam memahami teknologi Informasi dan
kegunaannya bagi pekerjaan mereka
22
BAB IV
SIMPULAN DAN SARAN
4. 1 Simpulan.
Sistem informasi manajemen merupakan suatu hal yang sangat penting .
Sistem informasi manajemen ini akan sangat membantu perusahaan seperti dalam
mengumpulkan, menyimpan serta mengolah data-data yang diperlukan.
Perusahaan harus mengerti benar arti pentingnya kontrol operasional dan
pengembangan TI (teknologi Informasi) mampu terus bersaing dengan para
kompetitor.
Untuk dapat mengembangkan sistem informasi yang efektif terdapat
beberapa cara yang dapat dilakukan yaitu secara insourcing, outsourcing serta co-
sourcing. Setiap cara memiliki kelebihan dan kelemahannya masing-masing,
disesuaikan dengan budget perusahaan dan juga kegunaan fungsional sistem
Informasi tersebut, tergantung dari tujuan yang ingin dicapai oleh perusahaan dan
bagaimana kondisi yang ada. Dengan begitu pengembangan sistem informasi
manajemen yang dibangun dapat diterapkan secara optimal dan memberikan
dampak yang positif serta memberikan keuntungan terhadap perusahaan.
Sistem BI cenderung memakai sistem outsourcing untuk menjamin
kepuasan pelanggan dan sistematika data, hal ini tentu saja baik asalkan tetap ada
pemantauan dari internal struktur organisasi dan ada pemantauan hasil
outsourcing sistem informasinya ke masa depan. Pengembangan agar perusahaan
atau industri agar lebih baik lagi dalam paradigma.
4.2 Saran.
Menurut saya pribadi, sebaiknya perusahaan jika memilih sistem harus
disesuaikan dengan :
1. Kondisi/skill tenaga kerjanya yang berhubungan dengan sistem Informasi
2. Dokumentasi harus baik karena sistem kalau Dokumentasi jelek hasilnya
juga jelek jadi perlu adanya komitment seluruh management dan
23
karyawan yang selalu berkesinambungan dan tidak putus asa dalam
mendukung keberhasilan sistem yang dipilih baik outsourcing, paket
maupun dikelola internal/insourcing.
3. Setiap karyawan harus melakukan input data dengan benar agar data
yang didapatkan benar-benar maksimal dan benar.
4. Pemilihan pihak outsourcing harus dilakukan /dicari pihak yang bisa
dipercaya jangan sampai data penting jatuh ke tangan competitor
mungkin lebih detail di kontrak kerjasama outsourcingnya
24
DAFTAR PUSTAKA
Jogiyanto H.M. 2003. Sistem Teknologi Informasi. Andi Offset. Yogyakarta
Jurnal manajemen dan agribisnis ISSN 1693-5853 Vol 8 No : 1 Maret 2011
Kadir, Abdul. (2003). Pengenalan Sistem Informasi Edisi 1. Andi Offset.
Yogyakarta.
Laudon, Kenneth C. , Laudon, Jane P. 1998. Management Information Systems
New Approaches to Organization & Technology. 5th edition, Prentice Hall
International, Inc.
Lacity, Mary C, Leslie P. Willocks, Feeny, “ The value of selective IT sourcing “
siloam Management Review, Spring 1996.
Lacity, Mary C; Leslie P. Willlcocks; and David F. Feeny, “ The value of
selective IT sourcing”, “ Sloan Management Review, Spring 1996.
Mc Farlan and Mc Kenney’s strategic grid. Mc Farlan, F. Warren ; and R.L.
Nolan, “ How to manage an IT outsourcing alliance, “ Siloam Management
Review, Winter 1995,p.16.
Murhada dan Giap, Yong Ceng (2011). Pengantar teknologi Informasi. Mitra
wacana Media
Wright, 2006. Managing Information Technology Fourth Edition. Prentice-Hall.
New Jersey.