TUGAS UAS MATA KULIAH

SISTEM INFORMASI MANAJEMEN (SBI 561)

KONVERSI SISTEM LAMA KE SISTEM BARU PADA SUATU ORGANISASI

ATAU PERUSAHAAN

Oleh :

Ramadhoni Tiar Saputra

( K25161103 )

( E – 62 )

Dosen: Irman Hermadi S.Kom, MS, PhD.

Untuk memenuhi salah satu persyaratan kurikuler pada Program Studi Magister

Manajemen dan Bisnis Sekolah Bisnis Institut Pertanian Bogor

PROGRAM PASCASARJANA MANAJEMEN DAN BISNIS

SEKOLAH BISNIS

INSTITUT PERTANIAN BOGOR

BOGOR

2017

KATA PENGANTAR

Dengan menyebut nama Allah SWT yang Maha Pengasih lagi Maha Penyayang, Penulis

panjatkan puja dan puji syukur atas kehadirat-Nya, yang telah melimpahkan rahmat, hidayah,

dan inayah-Nya kepada kami, sehingga penulis dapat menyelesaikan makalah tentang konversi

sistem lama ke sistem baru pada suatu organisasi atau perusahaan.

Makalah ini telah penulis susun dengan maksimal dan mendapatkan bantuan dari

berbagai pihak sehingga dapat memperlancar pembuatan makalah ini. Untuk itu penulis

menyampaikan banyak terima kasih kepada semua pihak yang telah berkontribusi dalam

pembuatan makalah ini.

Terlepas dari semua itu, penulis menyadari sepenuhnya bahwa masih ada kekurangan

baik dari segi susunan kalimat maupun tata bahasanya. Oleh karena itu dengan tangan terbuka

penulis menerima segala saran dan kritik dari pembaca agar penulis dapat memperbaiki makalah

ini.

Akhir kata penulis berharap semoga makalah tentang konversi sistem lama ke sistem baru

pada suatu organisasi atau perusahaan dapat memberikan manfaat maupun inspirasi terhadap

pembaca.

Jakarta, Februari 2017

3

DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR .................................................................................................................... 2

DAFTAR ISI ................................................................................................................................... 3

BAB I PENDAHULUAN ............................................................................................................... 4

BAB II TINJAUAN PUSTAKA .................................................................................................... 6

BAB III PEMBAHASAN .................................................................................................................. 11

BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN ...................................................................................... 17

DAFTAR PUSTAKA ................................................................................................................... 18

4

BAB I

PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

Dalam kehidupan, bisnis, suatu manajemen/organisasi/perusahaan memerlukan

pengambilan keputusan, baik dalam operasional sehari-hari maupun dalam perencanaan strategis

ke masa depan. Proses pengambilan keputusan harus dilandasi data dan Informasi yang tepat

agar isi keputusan yang diambil tepat sasaran. Informasi diperoleh dari pengolahan data, dan

pengolahan data dilaksanakan oleh sistem informasi dengan dukungan teknologi informasi. Di

dalam organisasi bisnis, fungsi-fungsi organisasi misalnya adalah fungsi akuntansi, pemasaran,

sumber daya manusia, Produksi dan keuangan. Contoh-contoh sistem Informasi yang kita kenal

adalah :

Sistem Informasi akuntansi (SIAKU atau SIA)

Sistem Informasi Pemasaran (SIPEM)

Sistem Informasi sumber daya manusia (SISDM)

Sistem Informasi Produksi (SIPRO)

Sistem Informasi Keuangan (SIKEU)

Sistem Informasi di tingkat manager bawah adalah Process Control System (PCS)

Sistem Informasi di tingkat manager keatas adalah sistem penunjang keputusan

(Decision Support Systems atau DSS)

Sistem pakar (Expert Systems atau ES)

Sistem Informasi Geografis (Geographic Information System atau GIS)

Jaringan Neural Buatan (Atificial Neural Network atau ANN)

Sistem Informasi Eksekutif (executive Information System atau EIS) dll

Sistem yang ada dalam pengembangan sistem teknologi Informasi terus berkembang dan

pengembangan ini dapat berupa sistem metode paket (package), metode prototip (protiping),

metode pengembangan oleh pemakai (end user computing atau end user development) dan

metode outsourcing. Pemilihan faktor-faktor ini disesuaikan dengan keadaan ketersediaan paket,

sumber daya sistem teknologi Informasi, dampak dari sistem dan jadwal pemakaian sistem.

5

Sistem informasi berperan penting dalam keberhasilan bisnis karena sistem informasi dapat

berfungsi sebagai sistem pendukung operasi (operations support system) yang dapat

meningkatkan efektivitas dan efisiensi operasional perusahaan, selain itu sistem informasi juga

berperan didalam sistem pendukung manajemen (management support system) yang dapat

meningkatkan pengambilan keputusan manajerial kearah yang lebih baik.

Outsourcing tidak hanya memberi manfaat bagi usaha kecil dan menengah, seperti

meningkatnya nilai perusahaan, meningkatkan fleksibilitas operasi, mengurangi biaya dan

perusahaan bisa lebih fokus pada kompetensi inti, namun Outsourcing juga diikuti oleh

munculnya resiko-resiko baru seperti penurunan dalam kinerja sistem, penurunan moral staf,

atau hilangnya kemampuan inovatif. Resiko tersebut menyebabkan munculnya biaya-biaya yang

tersembunyi (hidden cost).

Resiko-resiko sebagaimana dimaksud umumnya muncul bila keputusan Outsourcing

didasari semata-mata oleh dorongan untuk memotong biaya dan pemilihan sistem informasi yang

akan di-outsource dilakukan secara sembarangan. Untuk meminimalkan risiko tersebut

pengambil keputusan harus memisahkan fungsi sistem informasi yang tidak memiliki nilai

tambah dari fungsi kompetensi inti sistem informasi yang memiliki nilai tambah. Pengambil

keputusan harus bisa menentukan tingkat resiko yang bisa ditolerir pada biaya yang paling

minimal. Pertimbangan terhadap resiko, biaya dan manfaat dari aktifitas Outsourcing akan

mempengaruhi keputusan perusahaan untuk melakukan Outsourcing atau tidak.

1.2 Tujuan Penelitian

1. Untuk memahami gambaran secara umum mengenai pengembangan sistem informasi secara

insourcing dan outsourcing perusahaan.

2. Tugas Ujian Akhir Triwulan mata kuliah Sistem Informasi Manajemen.

6

BAB II

TINJAUAN PUSTAKA

2.1 Sistem Informasi

Menurut O’Brien, Sistem Informasi merupakan kombinasi yang terdiri dari orang, perangkat

keras, perangkat lunak, jaringan komputer dan jaringan komunikasi, serta basis data untuk

mengumpulkan, mengubah dan menyebarkan informasi dalam suatu bentuk organisasi.

Sedangkan Menurut Mc Leod, Sistem Informasi merupakan sistem yang mempunyai

kemampuan dalam mengumpulkan informasi dari semua sumber dan menggunakan berbagai

media untuk menampilkan informasi.

Pada dasarnya, Pengertian Sistem Informasi terbentuk melalui kegiatan operasi yang tetap yaitu :

Mengumpulkan data

Mengelompokkan data

Menghitung dan menganalisa data

Menyajikan laporan data

Sasaran dalam Sistem Informasi, yaitu :

Meningkatkan efektifitas secara keseluruhan

Meningkatkan efektifitas ekonomi

Meningkatkan penyelesaian tugas

Komponen dalam Sistem Informasi, yaitu :

Manusia, seperti manajer, operator, analis dan programmer

Database, kumpulan data dan informasi yang diorganisasikan sehingga pengguna sistem

informasi mudah mengakses.

Telekomunikasi, sebagai penghubung antara pengguna sistem dengan sistem komputer

secara bersama-sama ke dalam suatu jaringan kerja yang efektif.

Perangkat keras, melengkapi data dengan memasukkan, memproses dan mengeluarkan

data.

Perangkat lunak, suatu program dan instruksi yang diberikan pada komputer.

7

2.2 Pengembangan Sistem Informasi

Sistem informasi merupakan suatu tatanan yang terorganisasi dalam pengaturan sumber daya

yang ada yang meliputi pengumpulan data lalu mengolahnya sehingga bisa dengan mudah untuk

dikonsumsi dan lebih mudah dalam hal penyebarannya. Lebih jauh yang meliputi sumber daya meliputi:

manusia, hardware, software, data dan jaringan yang terdapat di dalamnya (O’Brien, 2005).

Gambar 1. Komponen Sistem Informasi

Komponen Sistem Informasi antara lain :

a. Manusia (Brainware)

Sumberdaya manusia meliputi pengguna akhir (end users) dan pengelola sistem (sistem

information managing team). Pengguna akhir adalah meraka yang menggunakan sistem informasi

ataupun informasinya saja, dapat berupa individu ataupun organisasi. Sedangkan pengelola sistem

adalah mereka yang membangun, mengoperasikan, dan merawat sistem informasi.

b. Perangkat Keras (Hardware)

Sumberdaya perangkat keras mencakup mesin pengolah (processing machine), repositori (media

penyimpanan) data (memory), pencetak informasi, dan unit Input/Output (peripherals) seperti

scanner, stylus pen, camera, digitizer, mouse, light pen, key-board, terminals (monitors), printer,

plotter, microphone, speaker, modem, data display. Suatu sistem informasi yang menggunakan

8

basis sistem komputer sebagai processing machine, lebih dikenal dengan istilah CBIS (Computer-

Based Information Sistem). Dalam paper ini konteks diskusi kita adalah CBIS.

c. Perangkat Lunak (Software)

Sumberdaya perangkat lunak mencakup sekumpulan aturan-aturan atau panduan untuk

kelangsungan aktivitas sistem informasi, progam aplikasi komputer, program pengembangan, dan

program sistem operasi (Operating Sistem Software).

d. Jaringan (Netware)

Sumberdaya jaringan meliputi seluruh sarana untuk telekomunikasi yang meliputi media

telekomunikasi, prosesor telekomunikasi, aliran (jalur) telekomunikasi, topologi & aturan

(protokol) telekomunikasi, keamanan serta zona telekomunikasi.

e. Data (Dataware)

Sumber daya data meliputi semua fakta-fakta hasil pengukuran, pengamatan, perhitungan, atau

transaksi yang perlu dihimpun dan disimpan untuk mendukung keseluruhan aktivitas sistem

informasi. Informasi berbeda dari data. Informasi adalah data yang telah diolah dan disajikan

dalam konteks yang bermanfaat bagi pengguna. Oleh sebab itu untuk menentukan data apa yang

harus dihimpun dan disimpan, tergantung dari informasi apa yang diperlukan oleh pengguna

maupun pengelola sistem informasi. Data yang dihimpun dapat berupa teks, citra (image), audio,

atau video atau gabungan dari data-data tersebut yang dikenal dengan data multimedia.

f. Input

Kegiatan yang meliputi penangkapan dan menyusunan elemen-elemen untuk dimasukkan dalam

sistem dan diproses.

g. Proses

Kegiatan yang meliputi proses transformasi yang mengubah input menjadi output.

h. Output

Kegiatan yang meliputi penyampaian elemen yang diproduksu oleh sebuah proses transformasi

menuju tujuan akhir.

i. Data Store

Data yang diolah wajib disimpan dalam suatu basis data atau database karena dapat digunakan

untuk keperluan penyediaan informasi lebih lanjut. Data di dalam basis data perlu diorganisasikan

dengan baik agar dapat menghasilkan informasi yang berkualiatas dan berguna juga untuk

efisiensi kapasitas penyimpanan. Basis data diakses atau dimanipulasi menggunakan perangkat

lunak yang disebut DBMS (Database Management Sistem).

j. Sistem Kontrol

9

Pengendalian kelangsungan suatu sistem perlu diterapkan dan dimonitoring untuk meyakinkan

bahwa sistem berjalan dengan normal dan baik sehingga jika terjadi bugs ataupun error, hal

tersebut dapat segera diperbaiki agar kegiatan operasional berjalan lancar.

Pengembangan sistem informasi manajemen dilakukan melalui beberapa tahap, dimana masing-

masing langkah menghasilkan suatu hasil yang lebih rinci dari tahap sebelumnya. Tahap awal dari

pengembangan sistem informasi umumnya dimulai dengan mendeskripsikan kebutuhan pengguna dari

sisi pendekatan sistem rencana stratejik yang bersifat makro, diikuti dengan penjabaran rencana stratejik

dan kebutuhan organisasi jangka menengah dan jangka panjang, lazimnya untuk periode 3 sampai 5

tahun.

Masukan (input) utama yang dibutuhkan dalam tahap ini mencakup:

• Kebutuhan strategis perusahaan

• Aspek legal pendukung perusahaan

• Masukan kebutuhan dari pengguna sistem strategis sebagai berikut :

1. Visi dan Misi.

Strategi pengembangan sistem membutuhkan keputusan politis dari pimpinan tertinggi yang

telah dijabarkan dalam strategi aktivitas organisasi.

2. Analisis Tugas Pokok dan Fungsi Organisasi dan kompetensi yang dimiliki.

Analisis Tupoksi akan mengarah pada seberapa jauh pencapaian kinerja organisasi dapat

dicapai, dengan menggunakan trend – trend penting, risiko – risiko yang harus dihadapi dan

potensi peluang yang dimiliki (menggunakan analisis SWOT).

Analisa kompetensi akan memberikan gambaran yang lengkap mengenai efektifitas

perusahaan yang dapat dilihat dari 4 hal yaitu : sumberdaya, infrastruktur, produk

layanan/jasa dan kepuasan pelanggan/masyarakat yang dilayani.

2.3 Konversi Sistem

Menurut Riyanti dalam riyanti.staff.gunadarma.ac.id menyebutkan bahwa, konversi

sistem merupakan tahapan yang digunakan untuk mengoperasikan IT dalam rangka

menggantikan sistem yang lama atau proses pengubahan dari sistem lama ke sistem baru.

Menurut artikata.com, konversi adalah perubahan dari satu sistem pengetahuan ke sistem yang

lain; perubahan pemilikan atas suatu benda, tanah, dan sebagainya; perubahan dari satu bentuk

(rupa dan sebagainya) ke bentuk (rupa dan sebagainya) yang lain.

10

Saat ini, implementasi sistem informasi baru bagi banyak organisasi sering melibatkan

penggantian software, database, dan sistem yang lama. Salah satu aktivitas implementasi yang

paling penting yang dibutuhkan ketika meng-install software baru disebut konversi data.

Misalnya, penginstalan paket software yang baru dapat memerlukan konversi elemen data di

database yang dipengaruhi oleh aplikasi yang baru ke dalam format data yang baru. Aktivitas

konversi data lainnya yang biasanya dibutuhkan mencakup koreksi data yang tidak tepat,

penyaringan data yang tidak diinginkan, konsolidasi data dari beberapa database, dan

pengaturan data ke dalam format data yang baru, seperti database, datamart, dan gudang data.

proses konversi data yang baik merupakan hal yang penting karena data yang diformat atau

disusun dengan tidak tepat sering dilaporkan sebagai salah satu penyebab utama dari kegagalan

dalam implementasi sistem baru (O’Brien, 2005).

Fenomena kegagalan pada konversi sistem terjadi karena:

1. Sistem yang dikembangkan tidak atau kurang sesuai dengan keinginan user, karena proses

investigasi, analisa design sistem yang dikembangkan kurang tajam.

2. Adanya perilaku yang cenderung menolak atau sulit menerima setiap perubahan dalam organisasi

perusahaan, khususnya yang sistem informasi baru yang memerlukan peningkatan pengetahun

dan keterampilan.

3. Adanya kekhawatiran dari karyawan perusahaan apabila sistem informasi baru (komputerisasi)

diimplementasikan maka akan terjadi pengurangan pegawai.

4. Tidak dibarengi dengan ‘business re-engineering process’, sehingga sistem komputerisasi kurang

memberikan dampak effisiensi dan efektivitas yang maksimal bagi perusahaan.

5. Perencanaan aktivitas implementasi tidak dipersiapkan secara comprehensive dan integrated yang

meliputi aktivitas :

Hardware, software and services acquisition

Software development or modification

End user training

System documentation & Conversion methode : pilot project, paralllel cut-over, phase-in

cut over, direct cut over (plunge).

11

BAB III

PEMBAHASAN

3.1 Strategi Konversi Sistem

James A. O’Brien (2006) mengatakan bahwa operasi awal dari sistem bisnis yang baru, dapat

menjadi tugas yang sulit. Hal ini biasanya memerlukan proses konversi (convertion) dari penggunaan

sistem yang ada saat ini ke operasi aplikasi yang baru atau yang lebih baik. Pada saat menganalisis

konversi sistem perlu dipertimbangkan pendekatan konversi yang paling bagus untuk dilakukan. Teknik

konversi sistem yang dapat digunakan untuk mengimplementasikan sistem yang baru yaitu :

a. Konversi Langsung (Direct Conversion)

Konversi jenis ini dilakukan langsung dengan cara menghentikan sistem lama

digantikannya dengan sistem baru. Resiko yang besar timbul dengan cara ini, akan tetapi

memakai biaya murah. Konversi Iangsung merupakan pengimplementasian sistem baru dan

pemutusan jembatan sistem lama, yang juga disebut pendekatan cold turkey. Dengan sistem ini

apabila konversi telah dilakukan, maka tak ada cara untuk balik ke sistem lama. Pendekatan atau

cara konversi ini akan bermanfaat apabila :

Sistem tersebut tidak mengganti sistem lain

Sistem yang lama sepenuhnya tidak bernilai

Sistem yang baru bersifat kecil atau sederhana atau keduanya

Rancangan sistem baru sangat berbeda dari sistem lama, dan perbandingan antara sistem-

sistem tersebut tidak berarti.

Gambar 2. Konversi Langsung

12

Kelebihan : relatif murah.

Kelemahan : bisa menimbulkan risiko kegagalan yang tinggi. Apabila konversi langsung akan

digunakan, aktivitas-aktivitas pengujian dan pelatihan yang dibahas sebelumnya akan

mengambil peran yang sangat penting.

b. Konversi Paralel (Parallel Conversion)

Konversi ini menerapkan dimana sistem baru dan sistem lama sama-sama dijalankan.

Setelah pada masa tertentu, jika sistem baru telah bisa diterima untuk menggantikan sistem lama,

sehingga sistem lama segera dihentikan. Cara pengunaan sistem ini adalah pendekatan yang

paling aman, tetapi paling mahal, karena adanya kegiatan menjalankan dua sistem sekaligus.

Konversi Paralel adalah suatu pendekatan dimana baik sistem lama dan baru beroperasi secara

serentak untuk beberapa periode waktu. la kebalikan dari konversi langsung. Dalam mode

konversi paralel, output dari masing-masing sistem tersebut dibandingkan, dan perbedaannya

direkonsiliasi.

Gambar 3. Konversi Pararel

Kelebihan :dapat memberikan derajad proteksi yang tinggi terhadap organisasi dari kegagalan sistem

baru.

Kelemahan :besarnya biaya untuk pemakaian dua fasilitas-fasilitas dan biaya personel yang

memelihara sistem rangkap tersebut. Ketika proses konversi suatu sistem baru melibatkan

operasi paralel, maka orang-orang pengembangan sistem harus merencanakan untuk

melakukan peninjauan berkala dengan personel operasi dan pemakai untuk mengetahui

kinerja sistem tersebut. Mereka harus menentukan tanggal atau waktu penerimaan dalam

tempo yang wajar dan memutus sistem lama.

13

c. Konversi Bertahap (Phase-In Conversion)

Konversi ini dengan cara menggantikan suatu bagian dari sistem lama dengan sistem

baru. Apabila ada sesuatu terjadi, bagian yang baru diterapkan dapat diganti kembali dengan yang

sistem lama. Masalah dalam modul-modul baru terjadi dapat dipasangkan lagi untuk mengganti

modulmodul lama yang lain. Pendekatan dalam sistem ini dapat membuat sistem lama akan

tergantikan oleh sistem baru. Cara seperti ini lebih aman daripada konversi langsung. Pada netode

konversi Phase-in, sistem baru diimplementasikan beberapa kali, yang secara bertahap dan

sedikit-sedikit mengganti yang lama sehingga menghindarkan dari risiko yang ditimbulkan oleh

konversi langsung dan memberikan waktu yang cukup bagi pemakai untuk mengasimilasi

perubahan. Untuk menggunakan metode phase-in, sistem harus disegmentasi. Aktivitas

pengumpulan data baru diimplementasikan, dan mekanisme interface dengan sistem lama

dikembangkan. Interface ini memungkinkan sistem lama beroperasi dengan data input baru.

Kemudian aktivitas-aktivitas akses database baru, penyimpanan, dan pemanggilan

diimplementasikan. Sekali lagi, mekanisme interface dengan sistem lama dikembangkan. Segmen

lain dari sistem baru tersebut di-instal sampai keseluruhan sistem diimplementasikan.

Gambar 4. Konversi Bertahap (Phase-In Conversion)

Kelebihan : mampu memberikan waktu untuk terjadinya perubahan dalam organisasi tertentu

sehingga kece[atan dapat diminimasi, dan sumber-sumber pemrosesan data dapat

diperoleh sedikit demi sedikitselama periode waktu yang lebih panjang.

Kelemahan : memerlukan biaya untuk mengembangkan interface temporer dengan sistem lama,

dengan daya terapnya terbatas, dan dapat menimbulkan adanya kemunduran semangat di

organisasi, karena adanya rasa tidak dapat menyelesaikan sistem.

14

d. Konversi Pilot (Pilot Conversion)

Metode ini dilakukan dengan cara menerapkan sistem baru hanya pada lokasi tertentu

untuk menjadi pelopor. Jika cara konversi ini berhasil, maka akan diberlakukan pada tempat-

tempat yang lain. Cara ini merupakan pendekatan dengan biaya dan risiko yang rendah. dimana

hanya sebagian dari organisasi yang mencoba mengembangkan sistem baru. Beda antara metode

phase-in yang mensegmentasi sistem, metode pilot mensegmentasi organisasi. Segala kesalahan

dapat dilokalisir dan dikoreksi sebelum implementasi lebih jauh ditakukan. Apabila sistem baru

melibatkan prosedur baru dan perubahan yang drastis dalam hal perangkat lunaknya, metode pilot

ini akan lebih cocok digunakan. Selain berfungsi sebagai tempat pengujian (test site), sistem pilot

juga digunakan untuk melatih pemakai seluruh organisasi dalam menghadapi lingkungan “live”

(hidup atau sebenarnya) sebelum sistem tersebut diimplementasikan di lokasi mereka sendiri.

Gambar 5. Konversi Pilot

Kelebihan : lebih sedikit beresiko dibandingkan metode konversi langsung, dan lebih murah

disbanding metode parallel. Segala kesalahan dapat dilokalisir dan dikoreksi sebelum

implementasi lebih jauh dilakukan.

Kelemahan : membutuhkan area(sebagian) dari organisasi untuk uji coba.

15

Konversi sistem berhasil tergantung pada seberapa bisanya profesional sistem menyiapkan

penciptaan dan pengkonversian file data yang diperlukan untuk sistem baru. Dengan mengkorversi suatu

file, maksudnya adalah bahwa file yang tetah ada (existing) harus dimodifikasi setidaknya dalam : Format

file tersebut, Isi file tersebut, Media penyimpanan dimana file ditempatkan. Dalam suatu konversi sistem,

kemungkinan beberapa file bisa mengalami ketiga aspek konversi tersebut secara serentak.

Ada dua metode dasar yang bisa digunakan untuk menjalankan konversi file :

a. Konversi File Total

Jika file sistem baru dan file sistem lama berada pada media yang bisa dibaca komputer,

maka bisa dituliskan program sederhana untuk mengkonversi file dari format lama ke format

baru. Umumnya pengkonversian dari satu sistem komputer ke sistem yang lain akan melibatkan

tugas-tugas yang tidak bisa dikerjakan secara otomatis. Rancangan file baru hampir selalu

mempunyai field-field record tambahan, struktur pengkodean baru, dan cara baru perelasian item-

item data (misalnya, file-file relasional). Seringkali, selama konversi file, kita perlu

mengkonstruksi prosedur kendali yang rinci untuk memastikan integritas data yang bisa

digunakan setelah konversi itu. Dengan menggunakan klasifikasi file berikut, perlu diperhatikan

jenis prosedur kendali yang digunakan selama konversi :

File Master, Ini adalah file utama dalam database. Biasanya paling sedikit satu file master

diciptakan atau dikonversi dalam setiap konversi sistem.

File Transaksi, File ini selalu diciptakan dengan memproses suatu sub-sistem individual di

dalam sistem informasi. Akibatnya, is harus dicek secara seksama selama pengujian sistem

informasi.

File Indeks, File ini berisi kunci atau alamat yang menghubungkan berbagai file master. File

indeks baru harus diciptakan kapan saja file master yang berhubungan dengannya mengalami

konversi.

File Tabel, File ini dapat juga diciptakan dan dikonversi selama konversi sistem. File tabel

bisa juga diciptakan untuk mendukung pengujian perangkat lunak.

File Backup, Kegunaan file backup adalah untuk memberikan keamanan bagi database

apabila terjadi kesalahan pemrosesan atau kerusakan dalam pusat data. Oleh karenanya,

ketika suatu file dikonversi atau diciptakan, file backup harus diciptakan.

16

b. Konversi File Gradual

Beberapa perusahaan mengkonversi file-file data mereka secara gradual (sedikit demi

sedikit). Record-record akan dikonversi hanya ketika mereka menunjukkan beberapa aktivitas

transaksi. Record-record lama yang tidak menunjukkan aktivitas tidak pernah dikonversi. Metode

ini bekerja dengan cara berikut:

Suatu transaksi diterima dan dimasukkan ke dalam sistem.

Program mencari file master baru (misalnya file inventarisasi atau file account receivable)

untuk record yang tepat yang akan di update oleh transaksi itu. Jika record tersebut telah siap

dikonversi, berarti peng-update-an record telah selesai.

Jika record tersebut tidak ditemukan dalam file master baru, file master lama diakses untuk

record yang tepat, dan ditambahkan ke file master baru dan di update.

Jika transaksi tersebut adalah record baru, yakni record yang tidak dijumpai pada file lama

maupun file baru (misalnya, pelanggan baru), maka record baru disiapkan dan ditambahkan

ke file master baru

Cara-cara yang dapat dilakukan agar kesalahan alih sistem informasi dapat dihindari:

Melihat visi saat pembangunan dengan mengoptimalkan peranti yang sudah dikembangkan.

Sehingga aplikasi yang ada dapat menyesuaikan dengan aplikasi sebelumnya dan menunjang

kegiatan yang ditetapkan dalan visis pengembangannya.

Adanya kerjasama antara orang yang mengoperasian sistem dengan pengembang sistem,

sehingga perubahan yang terjadi mampu diketahui sehingga tidak menimbulkan masalah

baru.

Jangan sampai perancangan sistem yang baru dapat menimbulkan rasa takut di pihak pegawai

maupun manajerakan kegagalan proyek pengembangan dan pengoperasian.

Melakukan sosialisasi akan cara yang baru yang dapat dilakukan oleh manajemen puncak

pada tahap awal maupun tahap penerapan.

Membangun hubungan kepercayaan antara pegawai, spesialisasi informasi dan manajemen.

Sehingga tidak ada rasa saling menyalahkan dan saling mencurigai yang dapat membuang

waktu dalam pengembangan sistem baru yang lebih baik.

Menyelaraskan harapan akan kebutuhan pegawai sebagai penguna dengan tujuan perusahaan.

Dan membuat kenyaman penguna diluar perusahaan sehingga menciptakan pandangan yang

positif terhadap sistem yang baru dikembangkan.

17

BAB IV

KESIMPULAN DAN SARAN

4.1 Kesimpulan

Perusahaan sering berada pada tahap-tahap kritis dalam pengelolaan sumberdaya TI. Sebuah

perusahaan akan mengembangkan strategi mereka dalam TI lebih menekankan pada technology-

enabled capabilities tidak hanya sekedar efisiensi operasi tetapi juga efektivitas strategik. Untuk

menentukan strategi mana yang akan digunakan dalam suatu perusahaan, sangat tergantung dari

situasi yang ada. Tentu saja dengan mempertimbangkan pula keunggulan dan kelemahan serta

manfaat dan resiko yang mungkin dialami oleh perusahaan. Misalnya: outsourcing dapat dijadikan

pilihan jika dibutuhkan waktu yang cepat dalam pengembangan aplikasi atau jika perusahaan

memiliki sejumlah proses bisnis non-inti yang memerlukan banyak waktu, usaha, dan sumberdaya

untuk dilaksanakan.

Outsourcing dalam hal ini, akan membantu menghemat waktu, usaha, tenaga kerja dan juga

akan membantu pengiriman yang lebih cepat untuk pelanggan perusahaan. Sebaliknya, insourcing

lebih tepat untuk dipilih jika suatu aplikasi merupakan inti bisnis perusahaan atau jika telah ada suatu

divisi khusus dalam perusahaan yang ahli dalam suatu bidang tertentu. Hal ini akan dapat menghemat

biaya dan perusahaan memiliki kontrol yang lebih baik atas pekerjaan yang dilakukan.

Perusahaan tidak harus memilih outsourcing atas insourcing atau sebaliknya. Suatu perusahaan dapat

melakukan outsourcing dan insourcing pada saat yang sama. Dengan outsourcing dan insourcing

secara bersamaan, maka perusahaan akan dapat memiliki apa yang terbaik dari yang ditawarkan

kedua strategi di atas dan bisnis akan mendapatkan keuntungan kompetitif.

4.2 Saran

Dari pemaparan diatas, penulis menyarankan sebaiknya perusahaan jika memilih sistem harus

disesuaikan dengan :

1. Kebutuhan perusahaan.

2. Kondisi/skill tenaga kerjanya yang berhubungan dengan sistem Informasi

3. Dokumentasi harus baik karena sistem jika Dokumentasi kurang baik hasilnya juga tidak

maksmimal, jadi perlu adanya komitment seluruh management dan karyawan yang selalu

berkesinambungan dan profesional dalam mendukung keberhasilan sistem yang dipilih baik

outsourcing, paket maupun dikelola internal/insourcing.

4. Setiap karyawan harus dilatih secara berkesinambungan agar dapat melakukan input data dengan

benar agar data yang didapatkan benar-benar maksimal dan benar.

18

DAFTAR PUSTAKA

O’Brien, J. 2005. Pengantar Sistem Informasi: Perspektif Bisnis dan Manajerial. Penerbit Salemba Empat,

Jakarta.

Sudono, A.S. 2010. Penyebab Kegagalan IT Project. http://itkelinik.com/?p=113. (Februari 2017)

http://bubun54e.blogstudent.mb.ipb.ac.id/2015/01/10/metode-konversi-sistem-informasi/ (Februari 2017)

http://library.binus.ac.id/eColls/eThesisdoc/Bab2HTML/2012100693IFBab2001/ (Februari 2017)

https://id.wikipedia.org/wiki/Sistem_informasi Diakses tanggal 16 Februari 2017.

http://renggagustiandy.blog.upi.edu/2015/09/26/chapter-1-sistem-informasi-dalam-kegiatan-bisnis-saat-

ini/ Diakses tanggal 16 Februari 2017.

http://hudabajsair.blogspot.co.id/ Diakses tanggal 16 Februari 2017.

http://diary-rhida.blogspot.co.id/2011/01/penerapan-outsourcing-pada-sistem.html Diakses tanggal 16

Februari 2017.

ymukhlis.staff.gunadarma.ac.id/Downloads/files/8259/Konversi+Sistem.pdf Diakses tanggal 16

Februari 2017.

http://diary-rhida.blogspot.co.id/2011/01/penerapan-outsourcing-pada-sistem.html Diakses tanggal 16

Februari 2017.

https://agusdar.wordpress.com/tag/gambar-komponen-sistem-informasi/ Diakses tanggal 16

Februari 2017.

http://agustrijaya.blogstudent.mb.ipb.ac.id/2010/07/12/konversi-system-informasi/ Diakses

tanggal 16 Februari 2017.