TUGAS MATA KULIAH

SISTEM INFORMASI DAN MANAJEMEN

URGENSI MAINTAINABILITY SISTEM INFORMASI

(STUDI KASUS PADA TOKOPEDIA.COM)

Disusun Oleh:

Umari Hasan K25161110 / E62

SEKOLAH BISNIS

INSTITUT PERTANIAN BOGOR

2017

BAB I

PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

Tokopedia.com merupakan salah satu mal online di Indonesia yang

mengusung model bisnis marketplace dan mall online. Tokopedia memungkinkan

setiap individu, toko kecil dan brand untuk membuka dan mengelola toko online.

Sejak diluncurkan sampai hingga akhir 2015, layanan dasar Tokopedia bisa

digunakan oleh semua orang secara gratis.

Dengan visi untuk "Membangun Indonesia yang Lebih Baik Lewat Internet",

Tokopedia memiliki program untuk mendukung para pelaku Usaha Mikro Kecil dan

Menengah (UMKM) dan perorangan untuk mengembangkan usaha mereka

dengan memasarkan produk secara online. Slogan yang selalu digaungkan

perusahaan dengan website www.tokopedia.com ini adalah Sudah cek Tokopedia

belum ? dan Ciptakan Peluangmu (untuk iklan televisi). Pada tanggal 12

November 2014, Tokopedia secara resmi mengumumkan Chelsea Islan sebagai

brand ambassador yang merepresentasikan Tokopedia. Sejak 21 Oktober

2015, Isyana Sarasvati menjadi brand ambassador yang mempresentasikan

Tokopedia (www.wikipedia.org).

Tokopedia.com resmi diluncurkan ke publik pada 17 Agustus 2009 di bawah

naungan PT. Tokopedia yang didirikan oleh William Tanuwijaya dan Leontinus

Alpha Edison pada 6 Februari 2009. Sejak resmi diluncurkan, PT. Tokopedia

berhasil menjadi salah satu perusahaan internet Indonesia dengan pertumbuhan

yang sangat pesat (www.id.techinasia.com).

PT. Tokopedia mendapatkan seed funding (pendanaan awal) dari

PT. Indonusa Dwitama pada tahun 2009. Kemudian pada tahun-tahun berikutnya,

Tokopedia kembali mendapatkan suntikan dana dari pemodal ventura global

seperti East Ventures (2010), Cyber Agent Ventures (2011), Netprice (2012), dan

SoftBank Ventures Korea (2013). Hingga pada Oktober 2014, Tokopedia berhasil

mencetak sejarah sebagai perusahaan teknologi pertama di Asia Tenggara, yang

menerima investasi sebesar USD 100 juta atau sekitar Rp 1,2 triliun dari Sequoia

Capital dan SoftBank Internet and Media Inc (SIMI). Pada tanggal April 2016,

Tokopedia kembali dikabarkan mendapatkan investasi sebesar USD 147 juta atau

sekitar Rp 1,9 triliun (www.wikipedia.org).

Berkat peranannya dalam mengembangkan bisnis online di Indonesia,

PT. Tokopedia berhasil meraih penghargaan Marketeers of the Year 2014 untuk

sektor E-Commerce pada acara Markplus Conference 2015 yang digelar oleh

Markplus Inc tanggal 11 Desember 2014. Pada tanggal 12 Mei 2016, Tokopedia

terpilih sebagai Best Company in Consumer Industry dari Indonesia Digital

Economy Award 2016 (www.tempo.com).

Sebagai perusahaan yang bergerak dibidang e-commerce, Tokopedia selalu

dituntut menyediakan sistem informasi yang canggih, mudah diakses, memiliki fitur

lengkap, eye catching, respon cepat, dan aplikatif atau mudah dioperasikan. Untuk

memenuhi tuntutan konsumen tersebut, Tokopedia selalu melakukan maintenance

secara berkala demi meningkatkan daya saing usahanya terhadap perusahaan

e-commerce lain. Dalam makalah ini akan dibahas urgensi maintainability sistem

informasi Tokopedia dalam rangka pengembangan usahanya.

1.2 Tujuan

Penulisan makalah ini bertujuan untuk :

a) Mengetahui teori terkait maintenance sistem informasi

b) Urgensi maintenability sistem informasi pada Tokopedia

c) Dampak maintenance sistem informasi Tokopedia

II. TINJAUAN PUSTAKA

2.1 Sistem Informasi

Dikutip dari www.wikipedia.org, Sistem Informasi (SI) adalah kombinasi dari

teknologi informasi dan aktivitas orang yang menggunakan teknologi itu untuk

mendukung operasi dan manajemen.[2] Dalam arti yang sangat luas, istilah sistem

informasi yang sering digunakan merujuk kepada interaksi antara orang, proses

algoritmik, data, dan teknologi. Dalam pengertian ini, istilah ini digunakan untuk

merujuk tidak hanya pada penggunaan organisasi teknologi informasi dan

komunikasi (TIK), tetapi juga untuk cara di mana orang berinteraksi dengan

teknologi ini dalam mendukung proses bisnis.[3]

Ada yang membuat perbedaan yang jelas antara sistem informasi, dan

komputer sistem TIK, dan proses bisnis. Sistem informasi yang berbeda dari

teknologi informasi dalam sistem informasi biasanya terlihat seperti memiliki

komponen TIK. Hal ini terutama berkaitan dengan tujuan pemanfaatan teknologi

informasi. Sistem informasi juga berbeda dari proses bisnis. Sistem informasi

membantu untuk mengontrol kinerja proses bisnis.[4]

Alter berpendapat untuk sistem informasi sebagai tipe khusus dari sistem

kerja. Sistem kerja adalah suatu sistem di mana manusia dan/atau mesin

melakukan pekerjaan dengan menggunakan sumber daya untuk memproduksi

produk tertentu dan/atau jasa bagi pelanggan. Sistem informasi adalah suatu

sistem kerja yang kegiatannya ditujukan untuk pengolahan (menangkap, transmisi,

menyimpan, mengambil, memanipulasi dan menampilkan) informasi.[5]

Dengan demikian, sistem informasi antar-berhubungan dengan sistem data

di satu sisi dan sistem aktivitas di sisi lain. Sistem informasi adalah suatu bentuk

komunikasi sistem di mana data yang mewakili dan diproses sebagai bentuk dari

memori sosial. Sistem informasi juga dapat dianggap sebagai bahasa semi formal

yang mendukung manusia dalam pengambilan keputusan dan tindakan.

Komponen prosedur dalam SI berkaitan dengan prosedur manual dan

prosedur berbasis komputer serta standar untuk mengolah data menjadi informasi

yang berguna. Suatu prosedur adalah urutan langkah yang dilakukan untuk

menyelesaikan satu atau lebih aktivitas pengolahan informasi. Pengolahan

informasi ini dapat dikerjakan dengan pengguna, atau kombinasi pengguna dan

staff TI. Suatu bisnis terdiri dari berbagai macam prosedur yang digabungkan

secara logis untuk membentuk suatu sistem. Sebagai contoh sistem yang

umumnya ada dalam suatu organisasi adalah sistem penggajian, personalia,

akuntansi, dan gudang.

Ini terdiri dari komputer, instruksi, fakta yang tersimpan, manusia dan

prosedur. SI dapat dikategorikan dalam empat bagian :

1. Sistem Informasi Manajemen

2. Sistem pendukung keputusan

3. Sistem Informasi Eksekutif

4. Sistem Pemrosesan Transaksi

2.2 Pengertian Pemeliharaan (Maintenance)

Dikutip dari www.ardianeko.worpress.com, maintenance adalah segala

kegiatan yang bertujuan untuk menjaga peralatan dalam kondisi terbaik. Proses

maintenance meliputi pengetesan, pengukuran, penggantian, menyesuaian, dan

perbaikan. Ada tiga jenis maintenance yang biasa dilakukan, yaitu :

Corrective maintenance, maintenance jenis ini memiliki kegiatan

identifikasi penyebab kerusakan, penggantian component yang rusak,

mengatur kembali control, dsb. Corrective maintenance adalah aktivitas

perbaikan peralatan yang beroperasi secara tidak normal

Preventive maintenance, maintenance jenis ini memiliki tujuan mencegah

terjadinya kerusakan peralatan selama operasi berlangsung. Maintenance

peralatan dilakukan secara terjadwal sesuai dengan estimasi umur

peralatan. Kegiatan preventif maintenance dibuat berdasarkan tasklist

maintenance sesuai dengan tingkat kritikal peralatan tersebut.

Predictive maintenance, maintenance jenis ini memiliki kemiripan dengan

preventive maintenance namun tidak dijadwal secara teratur. Predictive

maintenance mengantisipasi kegagalan suatu peralatan sebelum terjadi

kerusakan total. Predictive maintenance menganalisa suatu kondisi

peralatan dari trend perilaku peralatan. Trend ini dapat digunakan untuk

memprediksi sampai kapan peralatan mampu beroperasi secara normal.

Sebenarnya ada juga jenis maintenance yang lain yaitu breakdown

maintenance. Maintenance ini dilakukan ketika sudah terjadi kerusakan dan plant

sudah stop. Breakdown maintenance ini sangat dihindari karena plant harus

beroperasi 24 jam penuh dan dalam pengoperasian plant sudah ada target-target

tertentu yang harus dipenuhi. Jika terjadi breakdown maka plant tidak beroperasi

dan target tidak tercapai. Biasanya breakdown maintenance ini bersifat tidak

terprediksi. Tiba-tiba saja shutdown tanpa terjadwal (unschedule shutdown).

Menurut teori maintenance, seharusnya perbandingan schedule shutdown dan

unschedule shutdown adalah 80:20. Untuk mencapai itu harus dilakukan strategi

maintenance yang baik sehingga target-target tercapai.

Hanif Al Fatta (2007) menyatakan walaupun telah didesain, dibangun dan

diujicoba,sistem atau aplikasi bisa mengalami error atau bug yang tidak bisa

dihindari. Bug disebabkan oleh beberapa hal antara lain:

Kebutuhan sistem yang kurang divalidasi

Kebutuhan sistem yang kurang dikomunikasikan

Kebutuhan sistem yang salah ditafsirkan

Kesalahan dalam mendesain dan mengimplementasikan kebutuhan sistem

Kesalahan program semata

Tujuan Utama Pemeliharaan Sistem:

a) Untuk membuat perubahan yang bisa diramalkan untuk sistem yang ada dan

membetulkan kesalahan yang ada selama proses sistem desain dan

implementasi

b) Untuk memelihara program yang benar dan menghindari untuk memperbaiki

bagian ini, justru akan menyebabkan error pada bagian lain yang sudah benar

c) Untuk menghindari degradasi performa sistem. Pemeliharaan sistem yang

buruk akan berakibat menurunnya jumlan produksi dan waktu tanggap dari

sistem

d) Untuk menjamin keseluruhan bisnis yang bergantung pada sistem informasi

yang berjalan dengan baik karena kegagalan sistem bisa saja berakibat pada

kerugiaan jutaan Dolar

2.3 Recovery Sistem

Dari waktu ke waktu, sistem yang crash adalah sesuatu yang tidak bisa

dihindari. Biasanya disebabkan karena program hang dan diikuti oleh hilangnya

transaksi atau data-data bisnis. Analisis sistem biasanya berperan sebagai pihak

yang memperbaiki atau sebagai jembatan antara pengguna dan pihak yang bisa

melakukan perbaikan. Pemulihan sistem dapat dirangkum sebagai berikut:

a) Pada banyak kasus, cukup duduk di terminal di computer dan melakukan

perbaikan dengan hanya menekan tombol tertentu atau melakukan rebooting.

b) Pada kasus ini, seorang analis biasanya memberikan sederatan instruksi

untuk mencegah kerusakan yang sama terulang.

c) Pada kasus yang lain, seorang analis perlu menghubungi personel operasi

untuk memperbaiki kerusakan. Network administrator, database administrator,

atau webmaster biasanya mengurusi server tersebut.

III. PEMBAHASAN

3.1 Pemeliharaan Sistem Informasi

Maintainability adalah karakteristik inherent dari suatu sistem atau rancangan

produk yang dinyatakan dalam hubungannya dengan faktor-faktor dari

maintenance frequency, time, labor-hour dan maintenance cost. Sehingga

Maintainability terkait dengan kecepatan, keakurasian, safety dan ekonomis dari

kegiatan maintenance (www.gubukoperasional.blogspot.co.id). Aspek System dan

Ukuran Maintainability

Mean Time Between Maintenance (MTBM) yang meliputi preventive dan

corrective maintenance termasuk MTBF

Mean Time Between Replacement (MTBR) (dikembangkan pada tingkat

kebutuhan spare part)

Maintenance Downtime (MDT), total waktu sistem tidak bekerja termasuk

mean active maintenance time, logistic delay time (LDT) dan administrative

delay time (ADT)

Turnaround time (TAT), elemen waktu yang diperlukan untuk servis, perbaikan

kecil, dan check out

Maintenance labor hours per system/product operating hour

Maintenance cost per system/product operating hour

Dalam www.rudirutha28.worpress.com dijelaskan bahwa pemeliharaan

sistem informasi adalah suatu upaya untuk memperbaiki, menjaga,

menanggulangi, mengembangkan sistem yang ada. Pemeliharaan ini di perlukan

untuk meningkatkan efisiensi dan efektivitas kinerja sistem yang kita ada agar

dalam penggunaannya dapat optimal. Berikut ini beberapa pengertian lain tentang

pemeliharaan sistem dari beberapa sumber :

Merupakan siklus terakhir dari SDLC

Pemeriksaan periodik, audit dan permintaan pengguna akan menjadi source

untuk melakukan perawatan sistem diseluruh masa hidup sistem

Pemeliharaan sistem merupakan cara terbaik untuk menjaga efiensi sistem

yang sudah ada. Seperti kata pepatah, lebih baik memelihara dari pada

mengganti. Berikut merupakan beberapa alasan mengapa kita perlu memelihara

sistem yang ada :

agar dapat meningkatkan sistem / kinerja system

menyesuaikan dengan perkembangan, agar sistem yang ada tidak tertinggal

Jenis-jenis pemeliharaan sistem meliputi :

Pemeliharaan korektif adalah pemeliharaan yang mengkoreksi kesalahan-

kesalahan yang ditemukan pada sistem, pada saat sistem di jalankan /

berjalan.

Pemeliharaan adaptif, yaitu pemeliharaan yang bertujuan untuk

menyesuaikan perubahan yang terjadi

Pemeliharaan perfektif, pemeliharaan ini bertujuan untuk menigkatkan cara

kerja suatu sistem

Pemeliharaan preventif, pemeliharaan ini bertujuan untuk menangani

masalah – masalah yang ada

Pemeliharaan sistem yang baik adalah pemeliharaan yang dilakukan secara

rutin dan tepat waktu (terjadwal). Prosedur pemeliharaan system, yaitu :

a) SDLC (System Development Life Cycle), merupakan tahapan dalam

pekerjaan yang dilakukan oleh analis sistem dan programer dalam

membangun sistem informasi. SDLC terdiri dari enam tahap yaitu :

Perencanaan sistem

Analisis sistem

Rancangan sistem general (atau konseptual)

Evaluasi dan pemilihan sistem

Rancangan sistem terinci (atau fungsional)

Implementasi system

b) SWDLC (Software Development Life Cycle), yang terdiri dari tiga tahap,

yaitu :

Perancangan perangkat lunak

Penyandian perangkat lunak

Pengujian perangkat lunak

3.2 Urgensi Maintenability Sistem Informasi Tokopedia

Seperti dirilis dalam website resminya, perkembangan Tokopedia dalam

beberapa bulan terakhir ini sangat pesat. Sepanjang bulan Maret kemarin saja

misalnya, merchant-merchant Tokopedia mengirimkan 5,4 juta produk dari

transaksi yang terjadi melalui Tokopedia dan bahkan terus meningkat hingga 30

persen setiap bulannya. Artinya jika dirata-rata, ada dua produk terjual di

Tokopedia setiap detiknya, namun kenyataannya bisa saja terjadi transaksi hingga

20 produk terjual setiap detiknya di Tokopedia pada jam-jam sibuk.

Lonjakan transaksi yang begitu besar dan cepat ini membuat Tokopedia

harus terus mampu mengimbangi dari sisi teknis, baik kemampuan aplikasi,

database, hardware and software maintainance, maupun dari sisi pengadaan

server. Terlebih lagi, dari setiap transaksi yang terjadi, ada berbagai aktivitas

sebelumnya yang harus ditangani oleh Tokopedia. Aplikasi Tokopedia misalnya,

sudah mirip seperti media sosial, dimana setiap pengguna bisa membuka toko

mereka sendiri, meng-upload produk, mengumpulkan follower, pembeli dan

penjual dapat berdiskusi satu sama lain, memberikan review, pembeli dapat

membuat wishlist, notifikasi harga, pembeli melakukan pencarian ke jutaan produk

yang ada dan beragam fitur lainnya, dimana penggunaan seluruh aktivitas ini juga

bertumbuh sangat pesat.

Sebagai contoh, saat ini Tokopedia sudah mengelola lebih dari 200 juta

gambar. Perihal manajemen gambar ini juga sempat membawa Tokopedia harus

maintenance berulang kali untuk memperkuat sistem agar bisa menangani

kapasitas gambar dalam jumlah yang jauh lebih besar.

Dari sisi pengadaan server, Tim Tokopedia selama ini selalu idealis untuk

membangun data center sendiri dan mengelola server-server kami sendiri. Namun

dengan pertumbuhan hingga 30 persen setiap bulannya, hal ini mulai menjadi

masalah besar. Server-server untuk data center masih harus diimpor dari luar

negeri, sedangkan proses pembelian server-server baru umumnya membutuhkan

waktu hingga delapan minggu.

Belajar banyak dari pengalaman ini dan Tokopedia memutuskan untuk

menggunakan solusi hybrid, serta memindahkan sebagian kebutuhan server kami

ke sistem cloud. Apabila ada kebutuhan kapasitas secara mendadak, Tokopedia

akan siap menghadapinya. Namun proses transisi ini pastinya akan memakan

waktu dan membutuhkan proses maintenance yang cukup sering.

Selama sebulan terakhir, tim teknis Tokopedia telah terbagi menjadi dua shift

yang bekerja tanpa henti, melakukan perbaikan 24 jam sehari dalam tujuh hari

seminggu. Kami cukup beruntung memiliki Sequoia Capital sebagai salah satu

shareholder kami. Sequoia Capital sendiri adalah investor dibalik perusahaan

teknologi besar dunia, seperti Apple, Google, Instagram, Whatsapp, dan dari

mereka kami bisa memiliki akses dan berkesempatan untuk belajar langsung ke

ahli-ahli terbaik dunia. Selama sebulan terakhir ini, tim teknis Tokopedia terus

belajar dan bekerja sama dengan para ahli-ahli tersebut untuk menyiapkan versi

Tokopedia berikutnya yang lebih handal, lebih cepat dan mampu menerima

kapasitas pengguna yang jauh lebih besar.

Secara pribadi, pimpinan Tokopedia menyampaikan bahwa dia juga memiliki

kesempatan untuk bekerja lebih dekat dengan para pemimpin-pemimpin masa

depan di industri ini, yaitu Tim Tokopedia yang tidak kenal lelah, berjuang untuk

menghadirkan layanan yang lebih baik. Dia bangga sekali mengetahui Tokopedia

ada di tangan-tangan orang yang memiliki hati yang tepat, orang-orang yang

percaya sepenuhnya pada visi dan misi Tokopedia untuk “Membangun Indonesia

Lebih Baik Lewat Internet”.

Tokopedia percaya bahwa model bisnis marketplace merupakan model

bisnis yang paling indah karena kesuksesan marketplace hanya mungkin dapat

dicapai dengan membantu pengguna Tokopedia menjadi lebih sukses. Atas dasar

kepercayaan itulah, kami berkomitmen penuh dan memanfaatkan dana investasi

yang telah diterima dari SoftBank dan Sequoia Capital sejumlah 100 juta dollar

untuk meningkatkan kualitas layanan Tokopedia dengan menginvestasikan

kembali ke talenta-talenta terbaik dunia, teknologi dan edukasi pasar. Tokopedia

berjanji akan terus berbenah, memberikan layanan yang lebih baik dari

sebelumnya.

3.3 Dampak Maintenance Sistem Informasi Tokopedia

Maintenance Sistem Informasi yang dilakukan oleh Tokopedia memberikan

dampak positif dan negatif, baik terhadap penjual, pembeli, bahkan terhadap

manajemen Tokopedia sendiri. Dampak maintenance sistem informasi tersebut,

antara lain :

a) Dampak Negatif pada saat Maintenance

Proses upload gambar dan data produk yang dilakukan oleh penjual

sering berlangsung lama, kadang-kadang tidak sesuai dengan data yang

di upload dan bahkan gagal

Proses pembayaran tertunda (error), mulai dari transfer pembayaran,

verifikasi, hingga email pemberitahuan.

Gambar yang di upload menjadi tidak sempurna sehingga konsumen

kemungkinan besar akan mengurungkan niatnya untuk membeli produk

dimaksud

Proses pencarian akan berlangsung lama dan bahkan error

Proses maintenance secara otomatis akan menurunkan jumlah transaksi

sehingga pasti akan menurunkan juga jumlah keuntungan penjual maupun

pihak Tokopedia sendiri

b) Dampak Positif setelah Maintenance

Tampilan dan fitur akan terus berkembang untuk memenuhi kepuasan

pelanggan

Aplikasi menjadi lebih cepat dan mudah di akses

Proses pemesanan dan pembayaran berlangsung cepat

Data produk adakn semakin lengkap dengan resolusi gambar produk yang

semakin besar

Kapasitas penyimpanan server menjadi lebih besar sehingga mampu

menampung data penjual, produk, pembeli, dan data utama, lebih banyak

lagi

Jaringan kemitraan semakin luas, (misalnya untuk transaksi belitiket

kereta, pulsa telefon, paket data, token listrik, dan sebagainya)

Keamanan transaksi semakin kuat

Fitur pengelola stock semakin bagus

Keuntungan pihak Tokopedia akan semakin meningkat seiring

bertambahnya penjual, pembeli, serta produk yang dijual.

Gambar Tampilan Halaman Utama Tokopedia

IV. PENUTUP

Maintainability adalah karakteristik inherent dari suatu sistem atau rancangan

produk yang dinyatakan dalam hubungannya dengan faktor-faktor dari maintenance

frequency, time, labor-hour dan maintenance cost. Tujuan maintenance sistem

informasi, antara lain agar dapat meningkatkan sistem / kinerja system serta

menyesuaikan dengan perkembangan, agar sistem yang ada tidak tertinggal. Jenis-

jenis pemeliharaan sistem meliputi : pemeliharaan korektif, adaptif, perfektif, dan

preventif.

Perkembangan Tokopedia sangat pesat, dimana transaksi melalui Tokopedia

terus meningkat hingga 30 persen setiap bulannya. Artinya jika dirata-rata, ada dua

produk terjual di Tokopedia setiap detiknya, namun kenyataannya bisa saja terjadi

transaksi hingga 20 produk terjual setiap detiknya di Tokopedia pada jam-jam sibuk.

Lonjakan transaksi yang begitu besar dan cepat ini membuat Tokopedia harus terus

mampu mengimbangi dari sisi teknis, baik kemampuan aplikasi, database, hardware

and software maintainance, maupun dari sisi pengadaan server. Maintenance sistem

informasi ini harus dilakukan agar sistem mampu menampung data yang lebih besar,

memiliki penampilan yang lebih menarik, semakin cepat, dan memiliki fitur yang

semakin lengkap; sehinggal hal tersebut mampu memenuhi kepuasan pelanggan

Tokopedia. Terkait dengan hal tersebut, pihak Tokopedia juga harus menyusun strategi

jitu untuk memimalisir dampak negatif pada saat maintenance dan memaksimalkan

dampak positif setelah maintenance.

Dalam makalah ini penulis menyarankan agar dilakukan penelitian lebih lanjut

secara kualitatif dan kuantitatif hubungan antara maintenance sistem informasi

Tokopedia dengan dampak positif yang diterima (misalnya terhadap keuntungan,

kecepatan akses, dan sebagainya) ataupun dengan kepuasan pelanggannya.

v. DAFTAR PUSTAKA

Al Fatta, Hanif. 2007. Analisis dan Perancangan Sistem Informasi Untuk Keunggulan

Bersaing Perusahaan Dan Organisasi Modern. CV ANDI OFFSET. Yogyakarta

https://www.rudirutha28.worpress.com

https://www.gubukoperasional.blogspot.co.id

https://id.wikipedia.org

https://tokopedia.com