PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI PADA

SUATU PERUSAHAAN DENGAN MENGGUNAKAN

PENDEKATAN INSOURCING DAN

OUTSOURCING

Disusun sebagai Tugas Ujian Akhir Triwulan

Mata Kuliah Sistem Informasi Manajemen

Dosen:

Dr. Ir. Arif Imam Suroso, MSc

Disusun Oleh:

BAGUS RANDHYARTHA GUMILAR K25161082 - E62

SEKOLAH BISNIS

INSTITUT PERTANIAN BOGOR

2017

ii

Bagus Randhyartha Gumilar / E-62

DAFTAR ISI

HALAMAN JUDUL i

DAFTAR ISI ii

BAB I 1

PENDAHULUAN 1

1.1 Latar Belakang 1

1.2 Tujuan Penelitian 2

BAB II 3

PEMBAHASAN 3

2.1 Pengembangan Sistem Informasi 3

2.2 Pendekatan Insourcing 6

2.3 Pendekatan Outsourcing 8

BAB III 11

KESIMPULAN DAN SARAN 11

3.1 Kesimpulan 11

3.2 Saran 11

DAFTAR PUSTAKA 13

1

Bagus Randhyartha Gumilar / E-62

BAB I

PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

Persaingan dalam dunia bisnis saat ini semakin kompetitif, perusahaan yang tidak

dapat memanfaatkan peluang dengan baik akan tergerus atau tidak bertahan dalam dunia

bisnis. Sebaliknya, perusahaan yang dapat memanfaatkan peluang atau keinginan

konsumen maka akan dapat terus bertahan. Peluang yang ditangkap oleh perusahaan tidak

terlepas dari sebuah teknologi yang dapat mendukung kekuatan dari suatu perusahaan.

Teknologi memberikan kemudahan bagi pelaku usaha sehingga menghasilkan kecepatan,

ketepatan, dan keefisienan bagi suatu perusahaan dalam pengerjaan operasionalnya.

Teknologi memberikan informasi kepada penggunanya, sehingga perusahaan memberikan

perhatiannya kepada sistem informasi untuk mendukung performa perusahaan tersebut.

Performa yang ditampilkan oleh suatu perusahaan memerlukan keterampilan dari pengguna

teknologi ini Pengembangan sistem informasi berguna untuk menghasilkan sistem informasi

yang berbasis komputer untuk menyelesaikan persoalan perusahaan atau memanfaatkan

kesempatan yang ada.

Banyak perusahaan yang kini menggunakan teknologi informasi untuk

mengembangkan sistem informasi lintas fungsi perusahaan terintegrasi, yang melintasi

berbagai batas fungsi tradisional bisnis agar dapat merekayasa ulang dan meningkatkan

proses bisnis yang penting di semua lintas fungsi perusahaan. Organisasi-organisasi ini

melihat sistem perusahaan lintas fungsi sebagai cara strategis untuk menggunakan TI dalam

berbagai sumber daya informasi dan meningkatkan efisiensi serta efektivitas proses bisnis,

dan mengembangkan hubungan strategis dengan para pelanggan, pemasok, dan mitra

bisnis.

Dalam hal ini perusahaan membutuhkan sumber daya atau resource yang

berkompetensi dalam memenuhi kebutuhannya. Pendekatan yang dilakukan dalam

pengembangan sistem informasi yaitu Pertama, pendekatan self-sourcing, Kedua adalah

pedekatan insourcing, dan Ketiga adalah pendekatan outsourcing. Ketiga pendekatan ini

memiliki kelemahan dan kelebihan dalam penerapannya, sehingga suatu perusahaan harus

mengerti pendekatan mana yang dapat diterapkan dalam perusahaan tersebut.

Pengambilan keputusan dalam menentukan pendekatan tersebut berdampak pada

performa dari perusahaan itu sendiri. Seperti yang dijelaskan oleh Yang dan Huang (2000)

bahwa sebuat perusahaan akan sulit untuk mengambil keputusan untuk menentukan

2

Bagus Randhyartha Gumilar / E-62

apakah perusahaan itu akan insourcing atau outsourcing . Sehingga pendekatan ini

memberikan pertimbangan bagi sebuah perusahaan untuk mengambil keputusan yang

terbaik dalam memilih pendekatan tersebut.

1.2 Tujuan Penelitian

Adapun tujuan yang ingin dicapai dari penelitian ini adalah:

1. Untuk memahami gambaran secara umum mengenai pengembangan sistem

informasi melalui pendekatan insourcing dan outsourcing perusahaan.

2. Tugas Ujian Akhir Triwulan mata kuliah Sistem Informasi Manajemen.

3

Bagus Randhyartha Gumilar / E-62

BAB II

PEMBAHASAN

2.1 Pengembangan Sistem Informasi

Sistem informasi merupakan suatu tatanan yang terorganisasi dalam pengaturan

sumber daya yang ada yang meliputi pengumpulan data lalu mengolahnya sehingga bisa

dengan mudah untuk dikonsumsi dan lebih mudah dalam hal penyebarannya. Lebih jauh

yang meliputi sumber daya meliputi: manusia, hardware, software, data dan jaringan yang

terdapat di dalamnya (O’Brien, 2005).

Gambar 1. Komponen Sistem Informasi

Komponen Sistem Informasi antara lain :

a. Manusia (Brainware)

Sumberdaya manusia meliputi pengguna akhir (end users) dan pengelola sistem

(sistem information managing team). Pengguna akhir adalah meraka yang

menggunakan sistem informasi ataupun informasinya saja, dapat berupa individu

ataupun organisasi. Sedangkan pengelola sistem adalah mereka yang membangun,

mengoperasikan, dan merawat sistem informasi.

4

Bagus Randhyartha Gumilar / E-62

b. Perangkat Keras (Hardware)

Sumberdaya perangkat keras mencakup mesin pengolah (processing machine),

repositori (media penyimpanan) data (memory), pencetak informasi, dan unit

Input/Output (peripherals) seperti scanner, stylus pen, camera, digitizer, mouse,

light pen, key-board, terminals (monitors), printer, plotter, microphone, speaker,

modem, data display. Suatu sistem informasi yang menggunakan basis sistem

komputer sebagai processing machine, lebih dikenal dengan istilah CBIS (Computer-

Based Information Sistem). Dalam paper ini konteks diskusi kita adalah CBIS.

c. Perangkat Lunak (Software)

Sumberdaya perangkat lunak mencakup sekumpulan aturan-aturan atau panduan

untuk kelangsungan aktivitas sistem informasi, progam aplikasi komputer, program

pengembangan, dan program sistem operasi (Operating Sistem Software).

d. Jaringan (Netware)

Sumberdaya jaringan meliputi seluruh sarana untuk telekomunikasi yang meliputi

media telekomunikasi, prosesor telekomunikasi, aliran (jalur) telekomunikasi,

topologi & aturan (protokol) telekomunikasi, keamanan serta zona telekomunikasi.

e. Data (Dataware)

Sumber daya data meliputi semua fakta-fakta hasil pengukuran, pengamatan,

perhitungan, atau transaksi yang perlu dihimpun dan disimpan untuk mendukung

keseluruhan aktivitas sistem informasi. Informasi berbeda dari data. Informasi

adalah data yang telah diolah dan disajikan dalam konteks yang bermanfaat bagi

pengguna. Oleh sebab itu untuk menentukan data apa yang harus dihimpun dan

disimpan, tergantung dari informasi apa yang diperlukan oleh pengguna maupun

pengelola sistem informasi. Data yang dihimpun dapat berupa teks, citra (image),

audio, atau video atau gabungan dari data-data tersebut yang dikenal dengan data

multimedia.

f. Input

Kegiatan yang meliputi penangkapan dan menyusunan elemen-elemen untuk

dimasukkan dalam sistem dan diproses.

g. Proses

Kegiatan yang meliputi proses transformasi yang mengubah input menjadi output.

5

Bagus Randhyartha Gumilar / E-62

h. Output

Kegiatan yang meliputi penyampaian elemen yang diproduksu oleh sebuah proses

transformasi menuju tujuan akhir.

i. Data Store

Data yang diolah wajib disimpan dalam suatu basis data atau database karena dapat

digunakan untuk keperluan penyediaan informasi lebih lanjut. Data di dalam basis

data perlu diorganisasikan dengan baik agar dapat menghasilkan informasi yang

berkualiatas dan berguna juga untuk efisiensi kapasitas penyimpanan. Basis data

diakses atau dimanipulasi menggunakan perangkat lunak yang disebut DBMS

(Database Management Sistem).

j. Sistem Kontrol

Pengendalian kelangsungan suatu sistem perlu diterapkan dan dimonitoring untuk

meyakinkan bahwa sistem berjalan dengan normal dan baik sehingga jika terjadi

bugs ataupun error, hal tersebut dapat segera diperbaiki agar kegiatan operasional

berjalan lancar.

Pengembangan sistem informasi manajemen dilakukan melalui beberapa tahap,

dimana masing-masing langkah menghasilkan suatu hasil yang lebih rinci dari tahap

sebelumnya. Tahap awal dari pengembangan sistem informasi umumnya dimulai dengan

mendeskripsikan kebutuhan pengguna dari sisi pendekatan sistem rencana stratejik yang

bersifat makro, diikuti dengan penjabaran rencana stratejik dan kebutuhan organisasi

jangka menengah dan jangka panjang, lazimnya untuk periode 3 sampai 5 tahun.

Masukan (input) utama yang dibutuhkan dalam tahap ini mencakup:

• Kebutuhan strategis perusahaan

• Aspek legal pendukung perusahaan

• Masukan kebutuhan dari pengguna sistem strategis sebagai berikut :

1. Visi dan Misi.

Strategi pengembangan sistem membutuhkan keputusan politis dari pimpinan

tertinggi yang telah dijabarkan dalam strategi aktivitas organisasi.

6

Bagus Randhyartha Gumilar / E-62

2. Analisis Tugas Pokok dan Fungsi Organisasi dan kompetensi yang dimiliki.

Analisis Tupoksi akan mengarah pada seberapa jauh pencapaian kinerja

organisasi dapat dicapai, dengan menggunakan trend – trend penting, risiko –

risiko yang harus dihadapi dan potensi peluang yang dimiliki (menggunakan

analisis SWOT).

Analisa kompetensi akan memberikan gambaran yang lengkap mengenai

efektifitas perusahaan yang dapat dilihat dari 4 hal yaitu : sumberdaya,

infrastruktur, produk layanan/jasa dan kepuasan pelanggan/masyarakat yang

dilayani.

2.2 Pendekatan Insourcing

Insourcing merupakan pendekatan dalam proses pengerjaan operasional atau

pengerjaan proyek suatu perusahaan yang dilakukan oleh pihak internal perusahaan, yaitu

para pekerja yang berhubungan dengan proyek yang dikerjakan dengan kontribusi minim

dari spesialis IT, atau mengandalkan keahlian yang sudah ada. Pekerja IT dalam perusahaan

tersebut mengembangkan sistem informasi yang nantinya akan digunakan oleh perusahaan

itu sendiri. Jadi inti dari insourcing adalah pengerjaan suatu proyek dalam hal ini sistem

informasi suatu perusahaan oleh perusahaan itu sendiri, atau secara internal dikembangkan

oleh perusahaan itu sendiri.

Proses atau metode perancangan sistem informasi untuk insourcing biasanya

menggunakan metode perancangan sistem yang biasanya melakukan demonstrasi sistem

terlebih dahulu pada pelanggan, yang gunanya untuk mengetahui lebih lagi akan keinginan

pelanggan terhadap sistem yang dibuat, sehingga sistem yang tadinya belum sempurna

dapat dikembangkan lagi atau lebih disempurnakan.

Keuntungan pengembangan sistem informasi atau dengan menggunakan

pendekatan insourcing adalah :

1. Perusahaan dapat mengontrol sistem informasinya sendiri.

2. Biaya untuk pekerja dalam perusahaan biasanya lebih kecil daripada biaya untuk

pekerja outsource.

3. Mengurangi biaya operasional perusahaan, seperti biaya transportasi dan lainnya.

7

Bagus Randhyartha Gumilar / E-62

Selain keuntungan diatas, terdapat beberapa kelemahan menggunakan insourcing

yaitu perusahaan perlu memperhatikan masalah investasi dari pengembangan sistem

informasi, jangan sampai pengembangan sistem informasi memakan waktu terlalu lama

yang akan membutuhkan biaya lebih banyak lagi.

Gambar dibawah ini merupakan gambaran aliran perancangan sistem dengan

menggunakan metode atau pendekatan insourcing, dimana terjadi perulangan pada proses

revise & enhance yang merupakan proses perbaikan dan penyempurnaan sistem informasi

sesuai dengan keinginan pelanggan atau dalam hal ini pihak perusahaan.

Ada beberapa keunggulan atau keuntungan menggunakan insourcing, dan juga

kelemahan menggunakaninsourcing. Keunggulan atau keuntungan menggunakan insourcing

antara lain :

1. Dapat mengatur sendiri atau memutuskan syarat-syarat yang diperlukan untuk

membangun sistem informasi.Karena sistem dibangun oleh pekerja internal

perusahaan dan produknya nanti juga diperuntukkan perusahaan itu sendiri,

maka perusahaan itu punya hak penuh dalam menentukan requirement atau

syarat-syarat atau kebutuhan yang diperlukan dalam mengembangkan sistem

informasi tersebut, sehingga dalam pengelolaannya, manajer perusahaan dapat

mengontrol biaya yang dikeluarkan dalam mengembangkan sistem tersebut.

2. Meningkatkan partisipasi pekerja dan rasa kepemilikan pekerja terhadap

perusahaan.Dengan mempekerjakan pekerja internal perusahaan dalam

mengembangkan sistem, berarti partisispasi pekerja akan meningkat, dan

diharapkan rasa kepemilikan pekerja terhadap perusahaan semakin meningkat,

walaupun itu belum tentu terjadi.

3. Waktu yang diperlukan untuk mengembangkan sistem informasi tergolong cepat.

Karena sistem informasi dikembangkan dalam perusahaan itu sendiri, maka proses

pengembangan sistem informasi akan lebih cepat, karena setiap kebutuhan yang diperlukan

oleh pekerja IT mengenai perusahaan akan segera didapat, juga apabila perusahaan ingin

menambahkan sesuatu pada sistem informasi, perusahaan hanya perlu mengkonfirmasi

pekerja IT perusahaan tersebut, dan pekerja IT akan dapat langsung mengerjakan

perubahaanya.

8

Bagus Randhyartha Gumilar / E-62

Selain beberapa keuntungan menggunakan insourcing dalam mengerjakan

operasional perusahaan atau proyek perusahaan, ada juga beberapa kerugian dengan

penggunaaan insourcing yaitu :

1. Kurangnya keahlian pekerja IT dalam perusahaan yang menyebabkan sistem yang

dibangun menjadi kurang maksimal.

2. Tidak cukupnya alternatif disain sistem IT menyebabkan tersendatnya

pengembangan sistem ke tahap berikutnya.

3. Dokumentasi yang minim dan kurangnya dukungan dari luar menyebabkan sistem

yang dibangun akan mempunyai umur yang pendek.

2.3 Pendekatan Outsourcing

Pendekatan outsourcing merupakan penyerahan tugas atau pekerjaan yang

berhubungan dengan operasional perusahaan ataupun pengerjaan proyek kepada pihak

ketiga atau perusahaan ketiga dengan menetapkan jangka waktu tertentu dan biaya

tertentu dalam proses pengembangan proyeknya.

Berikut ini merupakan gambar diagram yang menunjukkan proses apa saja yang

dilakukan dalam lewat cara outsourcing :

Gambar 2. Diagram Outsourcing

9

Bagus Randhyartha Gumilar / E-62

Melalui outsourcing perusahaan dapat membeli sistem informasi yang sudah

tersedia, atau sudah dikembangkan oleh perusahaan outsource. Perusahaan juga dapat

meminta perusahaan outsoutce untuk memodifikasi sistem yang sudah ada. Perusahaan

juga dapat membeli software dan meminta perusahaan outsource untuk memodifikasi

software tersebut sesuai keinginan perusahaan. Dan juga lewat outsourcing perusahaan

dapat meminta untuk mengembangkan sistem informasi yang benar-benar baru atau

pengembangan dari dasar.

Berikut ini merupakan gambaran proses yang terjadi pada pendekatan outsourcing :

Gambar 3. Proses Outsourcing

Adapun keuntungan dari penggunaan pendekatan outsourcing adalah :

1. Perusahaan dapat lebih fokus pada hal yang lain, karena proyek telah diserahkan

pada pihak ketiga untuk dikembangkan.

2. Dapat mengeksploitasi skill dan kepandaian yang berasal dari perusahaan atau

organisasi lain dalam mengembangkan produk yang diinginkan.

3. Dapat memprediksi biaya yang dikeluarkan untuk kedepannya.

4. Biasanya perusahaan outsource sistem informasi pasti memiliki pekerja IT yang

kompeten dan memiliki skill yang tinggi, dan juga penerapan teknologi terbaru dapat

menjadi competitive advantage bagi perusahaan outsource. Jadi dengan

10

Bagus Randhyartha Gumilar / E-62

menggunakan outsource otomatis sistem yang dibangun telah dikombinasikan

dengan teknologi yang terbaru.

5. Walaupun biaya untuk mengembangkan sistem secara outsource tergolong mahal,

namun jika dibandingkan secara keseluruhan dengan pendekatan insourcing,

outsourcing termasuk pendekatan dengan biaya yang rendah.

Selain keunggulan diatas, pendekatan outsourcing juga memiliki beberapa kelemahan,

kelemahan-kelemahan itu antara lain:

1. Kurangnya perusahaan dalam mengerti teknik sistem informasi agar bisa

dikembangkan atau diinovasi di masa mendatang, karena yang mengembangkan

tekniknya adalah perusahaan outsource.

2. Menurunkan kontrol perusahaan terhadap sistem informasi yang dikembangkan.

3. Informasi-informasi yang berhubungan dengan perusahaan kadang diperlukan oleh

pihak pengembang aplikasi, dan kadang informasi penting juga perlu diberikan, hal

ini akan menjadi ancaman bagi perusahaan bila bertemu dengan pihak pengembang

yang nakal.

4. Ketergantungan dengan perusahaan lain yaitu perusahaan pengembang sistem

informasi akan terbentuk.

11

Bagus Randhyartha Gumilar / E-62

BAB III

KESIMPULAN DAN SARAN

3.1 Kesimpulan

Perusahaan sering berada pada tahap-tahap kritis dalam pengelolaan sumberdaya

TI. Sebuah perusahaan akan mengembangkan strategi mereka dalam TI lebih menekankan

pada technology-enabled capabilities tidak hanya sekedar efisiensi operasi tetapi juga

efektivitas strategik. Untuk menentukan strategi mana yang akan digunakan dalam suatu

perusahaan, sangat tergantung dari situasi yang ada. Tentu saja dengan mempertimbangkan

pula keunggulan dan kelemahan serta manfaat dan resiko yang mungkin dialami oleh

perusahaan. Misalnya: outsourcing dapat dijadikan pilihan jika dibutuhkan waktu yang cepat

dalam pengembangan aplikasi atau jika perusahaan memiliki sejumlah proses bisnis non-inti

yang memerlukan banyak waktu, usaha, dan sumberdaya untuk dilaksanakan.

Outsourcing dalam hal ini, akan membantu menghemat waktu, usaha, tenaga kerja

dan juga akan membantu pengiriman yang lebih cepat untuk pelanggan perusahaan.

Sebaliknya, insourcing lebih tepat untuk dipilih jika suatu aplikasi merupakan inti bisnis

perusahaan atau jika telah ada suatu divisi khusus dalam perusahaan yang ahli dalam suatu

bidang tertentu. Hal ini akan dapat menghemat biaya dan perusahaan memiliki kontrol yang

lebih baik atas pekerjaan yang dilakukan.

Perusahaan tidak harus memilih outsourcing atas insourcing atau sebaliknya. Suatu

perusahaan dapat melakukan outsourcing dan insourcing pada saat yang sama. Dengan

outsourcing dan insourcing secara bersamaan, maka perusahaan akan dapat memiliki apa

yang terbaik dari yang ditawarkan kedua strategi di atas dan bisnis akan mendapatkan

keuntungan kompetitif.

3.2 Saran

Menurut saya, sebaiknya perusahaan jika memilih sistem Insourcing atau

Outsourcing harus disesuaikan dengan :

1. Kondisi/skill tenaga kerjanya yang berhubungan dengan sistem Informasi.

2. Dokumentasi harus baik karena sistem kalau Dokumentasi jelek hasilnya juga

jelek jadi perlu adanya komitment seluruh management dan karyawan yang

selalu berkesinambungan dan tidak putus asa dalam mendukung keberhasilan

sistem yang dipilih baik outsourcing, paket maupun dikelola internal/insourcing.

12

Bagus Randhyartha Gumilar / E-62

3. Setiap karyawan harus melakukan input data dengan benar agar data yang

didapatkan benar-benar maksimal dan benar.

4. Pemilihan pihak outsourcing harus dilakukan /dicari pihak yang bisa dipercaya

jangan sampai data penting jatuh ke tangan competitor mungkin lebih detail di

kontrak kerjasama outsourcingnya

13

Bagus Randhyartha Gumilar / E-62

DAFTAR PUSTAKA

https://id.wikipedia.org/wiki/Sistem_informasi Diakses tanggal 16 Februari 2017.

http://renggagustiandy.blog.upi.edu/2015/09/26/chapter-1-sistem-informasi-dalam-kegiatan-bisnis-saat-ini/ Diakses tanggal 16 Februari 2017.

http://hudabajsair.blogspot.co.id/ Diakses tanggal 16 Februari 2017.

http://diary-rhida.blogspot.co.id/2011/01/penerapan-outsourcing-pada-sistem.html Diakses tanggal 16 Februari 2017.

ymukhlis.staff.gunadarma.ac.id/Downloads/files/8259/Konversi+Sistem.pdf Diakses tanggal 16 Februari 2017.

http://diary-rhida.blogspot.co.id/2011/01/penerapan-outsourcing-pada-sistem.html Diakses tanggal 16 Februari 2017.

https://agusdar.wordpress.com/tag/gambar-komponen-sistem-informasi/ Diakses

tanggal 16 Februari 2017.

http://agustrijaya.blogstudent.mb.ipb.ac.id/2010/07/12/konversi-system-informasi/ Diakses tanggal 16 Februari 2017.