Pengembangan Sistem Informasi terhadap Pendekatan...

21
1 Tugas Mata Kuliah Sistem Informasi Manajemen (SIM) Dosen : Dr. Ir. Arif Imam Suroso, M.Sc, CS. Makalah Sistem Informasi Manajemen (SIM) Pengembangan Sistem Informasi terhadap Pendekatan Insourcing dan Outsourcing.Disusun Oleh: Nama : Indra Sugiarto Kelas : E61 NIM : K25161058 PROGRAM MAGISTER MANAJEMEN DAN BISNIS INSTITUT PERTANIAN BOGOR BOGOR 2017

Transcript of Pengembangan Sistem Informasi terhadap Pendekatan...

Page 1: Pengembangan Sistem Informasi terhadap Pendekatan …labkomsb.staff.ipb.ac.id/files/2017/02/TUGAS-SIM-Indra.pdf · 2017. 3. 1. · 1 Tugas Mata Kuliah Sistem Informasi Manajemen (SIM)

1

Tugas Mata Kuliah Sistem Informasi Manajemen (SIM)

Dosen : Dr. Ir. Arif Imam Suroso, M.Sc, CS.

Makalah Sistem Informasi Manajemen (SIM)

“Pengembangan Sistem Informasi terhadap Pendekatan

Insourcing dan Outsourcing.”

Disusun Oleh:

Nama : Indra Sugiarto

Kelas : E61

NIM : K25161058

PROGRAM MAGISTER MANAJEMEN DAN BISNIS

INSTITUT PERTANIAN BOGOR

BOGOR

2017

Page 2: Pengembangan Sistem Informasi terhadap Pendekatan …labkomsb.staff.ipb.ac.id/files/2017/02/TUGAS-SIM-Indra.pdf · 2017. 3. 1. · 1 Tugas Mata Kuliah Sistem Informasi Manajemen (SIM)

2

DAFTAR ISI

PENDAHULUAN................................................................................................................ 3

A. Latar Belakang.................................................................................................. 3

B. Perumusan Masalah.......................................................................................... 4

C. Tujuan Penulisan............................................................................................... 4

TINJAUAN PUSTAKA...................................................................................................... 5

A. Sistem Informasi............................................................................................... 5

B. Insourcing.......................................................................................................... 8

C. Outsourcing........................................................................................................ 9

PEMBAHASAN................................................................................................................. 12

A. Pengembangan Sistem Informasi................................................................... 12

B. Perkembangan Pendekatan Outsourcing pada Sistem Informasi............... 13

C. Alasan Perusahaan Melakukan Outsourcing................................................ 14

D. Tahapan Outsourcing Di Perusahaan............................................................ 15

E. Faktor-Faktor Yang Menyebabkan Keberhasilan Langkah Outsourcing..

16

F. Penerapan Outsourcing Dalam Berbagai Aktivitas Perusahaan................ 17

SIMPULAN & SARAN..................................................................................................... 18

DAFTAR PIUSTAKA....................................................................................................... 19

Page 3: Pengembangan Sistem Informasi terhadap Pendekatan …labkomsb.staff.ipb.ac.id/files/2017/02/TUGAS-SIM-Indra.pdf · 2017. 3. 1. · 1 Tugas Mata Kuliah Sistem Informasi Manajemen (SIM)

3

PENDAHULUAN

A. Latar Belakang

Persaingan dalam dunia bisnis saat ini semakin kompetitif, perusahaan yang

tidak dapat memanfaatkan peluang dengan baik akan tergerus atau tidak bertahan

dalam dunia bisnis. Sebaliknya, perusahaan yang dapat memanfaatkan peluang atau

keinginan konsumen maka akan dapat terus bertahan. Peluang yang ditangkap oleh

perusahaan tidak terlepas dari sebuah teknologi yang dapat mendukung kekuatan

dari suatu perusahaan. Teknologi memberikan kemudahan bagi pelaku usaha

sehingga menghasilkan kecepatan, ketepatan, dan keefisienan bagi suatu

perusahaan dalam pengerjaan operasionalnya. Teknologi memberikan informasi

kepada penggunanya, sehingga perusahaan memberikan perhatiannya kepada

sistem informasi untuk mendukung performa perusahaan tersebut. Performa yang

ditampilkan oleh suatu perusahaan memerlukan keterampilan dari pengguna

teknologi ini Pengembangan sistem informasi berguna untuk menghasilkan sistem

informasi yang berbasis komputer untuk menyelesaikan persoalan perusahaan atau

memanfaatkan kesempatan yang ada.

Dalam hal ini perusahaan membutuhkan sumber daya atau resource yang

berkompetensi dalam memenuhi kebutuhannya. Pendekatan yang dilakukan dalam

pengembangan sistem informasi yaitu: Pertama, pendekatan self-

sourcing, Kedua adalah pedekatan insourcing, dan Ketiga adalah

pendekatan outsourcing. Ketiga pendekatan ini memiliki kelemahan dan kelebihan

dalam penerapannya, sehingga suatu perusahaan harus mengerti pendekatan mana

yang dapat diterapkan dalam perusahaan tersebut. Pengambilan keputusan dalam

menentukan pendekatan tersebut berdampak pada performa dari perusahaan itu

sendiri. Seperti yang dijelaskan oleh Yang dan Huang (2000) bahwa sebuah

perusahaan akan sulit untuk mengambil keputusan untuk menentukan apakah

perusahaan itu akan insourcing atau outsourcing. Sehingga pendekatan ini

Page 4: Pengembangan Sistem Informasi terhadap Pendekatan …labkomsb.staff.ipb.ac.id/files/2017/02/TUGAS-SIM-Indra.pdf · 2017. 3. 1. · 1 Tugas Mata Kuliah Sistem Informasi Manajemen (SIM)

4

memberikan pertimbangan bagi sebuah perusahaan untuk mengambil keputusan

yang terbaik dalam memilih pendekatan tersebut.

B. Perumusan Masalah

Berdasarkan latar belakang di atas maka penulis akan merumuskan sebuah

masalah dalam pengembangan sistem informasi dengan menggunakan

pendekatan insourcing dan pendekatan outsourcing. Pendekatan self-

sourcing dalam tulisan ini tidak akan dibahas. Sehingga batasan dalam penulisan ini

mengenai pengembangan sistem informasi terhadap pendekatan

pendekatan insourcing dan pendekatan outsourcing.

C. Tujuan Penulisan

Tujuan penulisan makalah ini secara umum untuk memahami gambaran

tentang pendekatan insourcing dan outsourcing dalam pengembangan sistem

informasi dalam suatu perusahaan. Sedangkan tujuan khususnya adalah sebagai

salah satu tugas pada mata kuliah Sistem Informasi dan Manajemen angkatan E61

Program Pasca Sarjana Manajemen dan Bisnis, Institut Pertanian Bogor yang

difasilitasi oleh Dosen Dr. Ir. Arif Imam Suroso, M.Sc,CS.

Page 5: Pengembangan Sistem Informasi terhadap Pendekatan …labkomsb.staff.ipb.ac.id/files/2017/02/TUGAS-SIM-Indra.pdf · 2017. 3. 1. · 1 Tugas Mata Kuliah Sistem Informasi Manajemen (SIM)

5

TINJAUAN PUSTAKA

A. Sistem Informasi

Dalam makalah Adistiar et all (2014) mengenai sistem informasi

menjelaskan tentang sistem informasi itu sendiri. Menurut O’Brien (2005) sistem

informasi adalah semua komponen baik people, hardware, software, comunitation

networking, dan sumber daya yang penting dalam mengantarkan pesan atau

informasi dan fungsi dalam suatu organisasi. Komponen tersebut dapat

digambarkan seperti yang terlihat dalam Gambar 1. Sistem informasi memberikan

suatu tempat informasi untuk mendukung kegiatan operasional, manajemen, dan

fungsi pengambilan keputusan dari suatu organisasi. Dalam suatu organisasi sistem

organisasi sangat penting hubungannya sehingga dapat mendukung dalam hal

strategi bisnis organisasi, proses bisnis, struktur dan budaya organisasi dalam

meningkatkan bisnis dari organisasi khususnya dalam lingkungan bisnis yang

dinamis. (Silver dan Cynthia. 1995)

Gambar 1. Komponen Sistem Informasi

(Sumber: O’ Brien. 2004)

Page 6: Pengembangan Sistem Informasi terhadap Pendekatan …labkomsb.staff.ipb.ac.id/files/2017/02/TUGAS-SIM-Indra.pdf · 2017. 3. 1. · 1 Tugas Mata Kuliah Sistem Informasi Manajemen (SIM)

6

Sistem informasi memiliki fungsi dalam suatu organisasi yaitu pertama

mendukung kesuksesan berbagai fungsi utama bisnis sebagai contoh

akuntansi, finance, manajemen operasi, dan manajemen sumber daya manusia.

Kedua, sistem informasi memberikan dukungan menuju keefisienan dalam suatu

kegiatan operasional, produktivitas dan moral OSDM. Ketiga, merupakan sumber

utama bagi seorang manajer dalam mendukung atau pengambilan keputusan.

Keempat, sistem informasi menjadi penting karena dapat mengembangkan produk

dan jasa yang kompetitif dan hal ini memberikan nilai yang lebih bagi perusahaan

karena dapat memberikan keunggulan yang kompetitif dalam persaingan global.

Kelima, menjadi suatu hal yang penting dalam berorganisasi dan biaya dalam

menjalankan bisnis sehingga diperlukannya pengelola sumber daya yang prima.

Terakhir adalah dapat memberikan kesempatan dalam mengembangkan karir yang

dinamis dan menantang bagi seseorang yang membutuhkan tantangan. Dalam hal

ini dapat diketahui bahwa peranan sistem informasi dalam bisnis adalah

mendukung proses bisnis dan operasional, pengambilan keputusan, dan mendukung

strategi untuk keunggulan kompetitif (lihat Gambar 2) (O’Brien, 2004).

Gambar 2. Tiga Peranan Utama Sistem Informasi

Page 7: Pengembangan Sistem Informasi terhadap Pendekatan …labkomsb.staff.ipb.ac.id/files/2017/02/TUGAS-SIM-Indra.pdf · 2017. 3. 1. · 1 Tugas Mata Kuliah Sistem Informasi Manajemen (SIM)

7

(Sumber: O’ Brien. 2004)

Kesuksesan dalam penggunaan sistem informasi dalam suatu perusahaan

meliputi keterlibatannya sistem informasi dengan end user, dukungan dari

manajemen eksekutif, kejelasannya sistem informasi ini terhadap kebutuhan,

adanya perencanaan yang matang dan tepat, dan harapan yang realistis. Apabila

perusahaan tersebut tidak menggunakan sistem informasi ini dengan sebaik

mungkin maka akan terjadi kegagalan yang disebabkan oleh kekurangan input

dari end user, kurang lengkapnya keterangan dari pernyataan kebutuhan dan

spesifikasi, pernyataan dan kebutuhan yang sering berubah-ubah, dukungan yang

kurang dari manajemen eksekutif, dan kurang kompetensinya dalam teknologi.

Sistem informasi ini juga memiliki aktivitas utama yaitu dalam pemasukan

data, pengolahan, penyimpanan, produksi informasi dan kontrol. Data dan

informasi tersebut disimpan dalam model-model basis data, basis model, dan basis

pengetahuan. Selain itu sistem informasi memiliki aktivitas kendali yaitu dalam hal

monitoring, evaluasi, dan koreksi terhadap sistem agar tercapai kinerja yang

optimal.

Proses pembangunan SI merupakan suatu loop yang berulang atau siklus.

Secara umum (makro) tahapan dalam siklus sistem informasi dalam kegiatan bisnis,

yaitu:

- Feasibility analysis yaitu tahapan yang berhubungan dengan analisis area

aplikasi potensial, mengindentifikasi sisi ekonomi dari pengambilan informasi

dan diseminasi, membentuk studi keuntungan awal, menentukan kompleksitas

data dan proses, mengatur prioritas aplikasi.

- Requirement collection and analysis merupakan kebutuhan detail yang

dikumpulkan dengan interaksi dan kebutuhan khusus, ketergantungan aplikasi,

komunikasi, dan prosedur pelaporan identifikasi.

Page 8: Pengembangan Sistem Informasi terhadap Pendekatan …labkomsb.staff.ipb.ac.id/files/2017/02/TUGAS-SIM-Indra.pdf · 2017. 3. 1. · 1 Tugas Mata Kuliah Sistem Informasi Manajemen (SIM)

8

- Perancangan sistem merupakan tahapan yang memiliki dua aspek yaitu dalam

mendesain sistem basis data dan mendesain aplikasi (program) yang

menggunakan dan memproses basis data.

- Implementation, di mana, basis data dibentuk dan transaksi basis data dijalankan

dan diujicobakan.

- Validation and acceptance testing yaitu validasi tingkat akses dari sistem dalam

memenuhi kebutuhan pemakai dan kriteria performansi. Sistem diujicoba dengan

kriteria performansi dan spesifikasi kelakuan.

- Deployment, operation, and maintenance yaitu pada tahap ini dilakukan konversi

pemakai dari sistem lama ke sistem baru melalui proses training. Tahap

operasional dimulai jika semua fungsi sistem dioperasikan dan divalidasikan.

Untuk menjaga performa sistem diperlukan pemeliharan sistem baik jaringan

maupun perbaikan bug yang teridentifikasi kemudian.

Jika kebutuhan baru muncul, maka semua tahapan pembangunan akan

dijalankan kembali. Data merupakan input pokok yang menjadi dasar pembangunan

sistem informasi. Integrasi dan keterpaduan kumpulan data diperlukan untuk

mendukung proses perencanaan strategis perusahaan.

B. Insourcing

Insourcing atau pendayaguna sumber daya internal merupakan pemanfaatan

tenaga ahli IT dari perusahaan itu sendiri tanpa melibatkan vendor.

Pendekatan insourcing memiliki kelebihan dalam pengembangan sistem informasi

diantaranya adalah:

1. Perusahaan dapat mengontrol sistem informasinya sendiri.

2. Biaya untuk pekerja dalam perusahaan biasanya lebih kecil daripada biaya

untuk pekerja outsource.

3. Mengurangi biaya operasional perusahaan, seperti transport, dan lain-lain.

4. High deggre of control

5. Memiliki kemampuan untuk melihat secara keseluruhan dari proses

6. Lebih ekonomis dalam hal ruang lingkup dan ukuran

Page 9: Pengembangan Sistem Informasi terhadap Pendekatan …labkomsb.staff.ipb.ac.id/files/2017/02/TUGAS-SIM-Indra.pdf · 2017. 3. 1. · 1 Tugas Mata Kuliah Sistem Informasi Manajemen (SIM)

9

Namun, dalam penggunaan insourcing ini juga memiliki kelemehana dalam

penggunaannya yaitu:

1. Perusahaan perlu memperhatikan masalah investasi dari pengembangan sistem

informasi, jangan sampai pengembangan memakan waktu terlalu lama yang

akan memangkas biaya lebih lagi.

2. Membutuhkan investasi yang tinggi.

3. Supplier yang berpotensi memberikan produk dan layanan yang mahal.

C. Outsourcing

Outsourcing atau pendayagunaan sumber daya eksternal merupakan

pemindahan sistem informasi perusahaan baik seluruh maupun sebagian (Benamati dan

Rajkumar. 2002). Sedangkan menurut Aalders (2001) outsourcing adalah perusahaan

yang menyewa jasa kepada pihak ketiga (vendor) untuk mengelola proses bisnis supaya

lebih efektif dan efisien dalam pengerjaannya jika dibandingkan dengan perusahaan itu

sendiri yang melakukannya. Penelitian yang dilakukan oleh Rouse (2004) mengenai

outsourcing merupakan usaha yang kompleks dan sangat menentukan hasil yang lebih

rinci dan terampil. Outsourcing memiliki pengaruh yang kognitif bias dan dapat

menjelaskan tentang keputusan yang diambil berisiko.

Penelitian yang dilakukan oleh Baldwin et al (2001) mengenai sistem informasi

outsourcing sebagai pembelajaran studi kasus perbankan bahwa keputusan untuk

outsourcing merupakan dasar dari strategi dalam jangka panjang dimana sistem

informasi sebagai tempat untuk core bussiness yang aktif dan senior managernya dapat

mengontrol sistem informasi. Keuntungan dari penggunaan outsourcing adalah:

1. Biaya menjadi lebih murah karena perusahaan tidak perlu membangun

sendiri fasilitas SI dan TI.

2. Memiliki akses ke jaringan para ahli dan profesional dalam bidang SI/TI.

3. Perusahaan dapat mengkonsentrasikan diri dalam menjalankan dan

mengembangkan bisnis intinya.

Page 10: Pengembangan Sistem Informasi terhadap Pendekatan …labkomsb.staff.ipb.ac.id/files/2017/02/TUGAS-SIM-Indra.pdf · 2017. 3. 1. · 1 Tugas Mata Kuliah Sistem Informasi Manajemen (SIM)

10

4. Dapat mengeksploitasi skill dan kepandaian dari perusahaan outsource

dalam mengembangkan produk yang diinginkan perusahaan.

5. Mempersingkat waktu proses karena beberapa outsourcer dapat dipilih

sekaligus untuk saling bekerja sama menyediakan layanan yang dibutuhkan

perusahaan.

6. Fleksibel dalam merespon perubahan SI yang cepat sehingga perubahan

arsitektur SI berikut sumberdayanya lebih mudah dilakukan. penerapan

teknologi terbaru dapat menjadi competitive advantage bagi perusahaan

outsource.

7. Meningkatkan fleksibilitas untuk melakukan atau tidak melakukan

investasi, sehingga mengurangi resiko kegagalan investasi.

Namun demikian, Sistem Outsourcing memiliki beberapa kelemahan, yaitu:

1. Permasalahan pada moral karyawan, penanganan masalah karyawan

outsource lebih sulit dibandingkan karyawan tetap.

2. Kurangnya kontrol perusahaan pengguna terhadap sistem informasi yang

dikembangkan dan terkunci oleh penyedia outsourcing melalui perjanjian

kontrak.

3. Ketergantungan dengan perusahaan lain yaitu perusahaan pengembang

sistem informasi akan terbentuk.

4. Kurangnya perusahaan dalam mengerti teknik sistem informasi agar bisa

dikembangkan atau diinovasi di masa mendatang, karena yang

mengembangkan tekniknya adalah perusahaan outsource.

5. Jurang antara karyawan tetap dan karyawan outsource.

6. Perubahan dalam gaya manajemen.

7. Proses seleksi kerja yang berbeda.

8. Informasi-informasi yang berhubungan dengan perusahaan kadang

diperlukan oleh pihak pengembang aplikasi, dan kadang informasi penting

Page 11: Pengembangan Sistem Informasi terhadap Pendekatan …labkomsb.staff.ipb.ac.id/files/2017/02/TUGAS-SIM-Indra.pdf · 2017. 3. 1. · 1 Tugas Mata Kuliah Sistem Informasi Manajemen (SIM)

11

juga perlu diberikan, hal ini akan menjadi ancaman bagi perusahaan bila

bertemu dengan pihak pengembang yang nakal.

Dari pengertian di atas dapat dikatakan bahwa

pendekatan outsourcing merupakan salah satu strategi kompetisi suatu perusahaan

untuk perusahaan fokus pada core business-nya. Apabila outsourcing ini memberikan

hasil yang lebih baik dengan mengeluarkan biaya yang lebih rendah jika dilakukan

sendiri.

Page 12: Pengembangan Sistem Informasi terhadap Pendekatan …labkomsb.staff.ipb.ac.id/files/2017/02/TUGAS-SIM-Indra.pdf · 2017. 3. 1. · 1 Tugas Mata Kuliah Sistem Informasi Manajemen (SIM)

12

PEMBAHASAN

A. Pengembangan Sistem Informasi

Pengembangan sistem informasi merupakan suatu aktivitas untuk dapat

menghasilkan sistem informasi berbasis komputer dalam menyelesaikan persoalan

organisasi atau perusahaan sehingga dapat memanfaatkan peluang yang ada.

Pengembangan sistem informasi perlu dilakukan karena untuk menjamin adanya

konsistensi proses, dapat diterapkan dalam berbagai jenis proyek, mengurangi risiko dalam

pengambilan keputusan, dan menuntut adanya dokumentasi pengembangan sistem

informasi memiliki prinsip dasar yaitu:

1. Pemilik dan pengguna sistem harus terlibat dalam pengembangan sistem

2. Menggunakan pendekatan pemecahan masalah

3. Menentukan tahapan pengembangan

4. Menetapkan standar untuk pengembangan dan dokumentasi yang konsisten

5. Justifikasi sistem sebagai investasi

Pengembangan sistem informasi dibagi menjadi tiga dalam proses perencanaan

sistem. Pertama, merencanakan proyek-proyek sistem yang dilakukan oleh staf perencana.

Hal ini mengkaji tentang tujuan perencanaan strategi dan taktik perusahaan apakah

bertujuan laba atau pengabdian kepada masyarakat, mengidentifikasi proyek-proyek sistem

identifikasi berupa sistem informasi, menetapkan sasaran proyek sistem, menetapkan

kendala proyek sistem, membuat laporan perencanaan sistem, dan meminta persetujuan

manajemen. Kedua, menentukan proyek sistem yang akan dikembangkan hal ini dilakukan

oleh komite pengarah. Kajiannya mencakupi menunjuk tim analisis dan mengumumkan

proyek pengembangan sistem. Ketiga, menentukan proyek sistem yang dikembangkan oleh

analis sistem. Hal ini melingkupi mengidentifikasi kembali ruang lingkup dan sasaran

proyek, melakukan studi kelayakan, dan melakukan kelayakan sistem.

Page 13: Pengembangan Sistem Informasi terhadap Pendekatan …labkomsb.staff.ipb.ac.id/files/2017/02/TUGAS-SIM-Indra.pdf · 2017. 3. 1. · 1 Tugas Mata Kuliah Sistem Informasi Manajemen (SIM)

13

B. Perkembangan Pendekatan Outsourcing pada Sistem Informasi

Penelitian yang dilakukan oleh Lacity, Wilcocks, dan Rottman (2008) menjelaskan

bahwa saat ini kecenderungan tiap perusahaan melakukan outsourcing baik secara nasional

maupun internasional dan hal ini telah dijelaskan oleh Khan (2007). Penggunaan

pendekatan ini dilakukan untuk menghasilkan keefisienan yang tinggi sehingga dapat

mengendalikan biaya dan perusahaan dapat fokus pada kompetensi. KPMG (2007) dalam

tulisan Gonzales et al (2006) bahwa survei yang telah dilakukan oleh KPMG mengenai

pertumbuhan outsourcing pada sistem informasi mengalami peningkatan dari 89%

perusahaan yang ada. Perusahaan yang menggunakan outsourcing merasa lebih puas dan

perusahaan dapat merasakan manfaatnya dari sisi ekonomi pada tingkat lebih rendah dari

pada strategis dan orang-orang teknologi. Hasil dari penelitian ini menyatakan bahwa

outsourcing pada sistem informasi ini telah berhasil di bawah pengawasan. Penelitian yang

dilakukan oleh Gonzales dikuatkan oleh penelitian dari Koh, Ang, Straub (2004).

Menurut Saunders et al. (1997) terdapat hubungan pengaturan antara kontrak kerja

dengan kesuksesan outsourcing . Sampel yang diambil terdiri dari 12 perusahaan yang

dipetakan ke dalam gambar tersebut dengan berbasiskan penyedia layanan (partner strategi

dengan pelayanan vendor). Sifat kontrak (longgar dengan ketat) dan

kesuksesan outsourcing.

Penggunaan outsourcing sebaiknya perusahaan memperhatikan beberapa aspek dalam

penentuan outsourcing dengan memperjelas tujuan dari bisnis ini dalam

pendekatan outsourcing. Hal ini dilakukan untuk menghindari penipuan yang dilakukan

vendor yang tidak bertanggung jawab sehingga dapat merugikan perusahaan itu sendiri.

Adanya perjanjian antara kedua belah pihak dalam memutuskan kerja sama sehingga

pekerjaan dapat dilakukan secara profesional. Kerja sama yang dilakukan dalam jangka

panjang dimana perusahaan dapat memantau kebutuhan bisnis. Perusahaan itu sendiri dapat

menerapkan outsourcing sebagai strategi untuk mendapatkan fleksibilitas selama proses

perbaikan struktur organisasi. (Yang et al. 2007).

Page 14: Pengembangan Sistem Informasi terhadap Pendekatan …labkomsb.staff.ipb.ac.id/files/2017/02/TUGAS-SIM-Indra.pdf · 2017. 3. 1. · 1 Tugas Mata Kuliah Sistem Informasi Manajemen (SIM)

14

C. Alasan Perusahaan Melakukan Outsourcing

Berikut beberapa alasan perusahaan melakukan outsourcing:

1. Keterbatasan kompetensi Teknologi Informasi (TI)

Tidak semua perusahaan mempunyai kemampuan dalam bidang teknologi

informasi apalagi bila itu sangat jauh dari bisnis intinya. Misalnya perusahaan

bidang agribisnis membutuhkan TI untuk menunjang daya saing, tetapi tidak

mempunyai sumber daya yang kompeten dibidang tersebut, sehingga memilih

melakukan outsourcing.

2. Tidak memiliki sumber daya dan biaya yang cukup.

Apabila perusahaan yang bersifat enterprise dalam skala kecil

membutuhkan TI untuk berkolaborasi dengan mitra, namun tidak cukup biaya

untuk membangun sistem TI sendiri. Misal perusahaan pemasok skala kecil atau

menengah membutuhkan TI untuk memantau kebutuhan dan permintaan

perusahaan yang dipasoknya secara cepat dan efisien. Karena tidak punya sumber

daya dan biaya cukup, dianggap lebih murah menggunakan outsourcing pada

sistem TI.

3. Supaya fokus di bisnis inti.

Aktivitas dalam penerapan sistim TI sangat menyita waktu, perhatian dan

keterlibatan semua elemen perusahaan, sehingga membuat aktivitas pada bisnis inti

menjadi terbengkalai dan tidak fokus. Perusahaan yang tidak fokus pada bisnis

intinya tidak akan bisa kompeten menghadapi persaingan yang terus berubah.

4. Ingin menciptakan pola biaya yang terkontrol.

Pemisahan penerapan sistem TI dengan bisnis inti melalui outsourcing,

diharapkan bisa menciptakan pola biaya yang terkontrol, berapa biaya untuk TI dan

berapa untuk aktivitas bisnis inti. Karena terkadang biaya untuk TI sangat besar dari

pada biaya bisnis intinya.

5. Efisiensi sumber daya TI.

Page 15: Pengembangan Sistem Informasi terhadap Pendekatan …labkomsb.staff.ipb.ac.id/files/2017/02/TUGAS-SIM-Indra.pdf · 2017. 3. 1. · 1 Tugas Mata Kuliah Sistem Informasi Manajemen (SIM)

15

Perusahaan tidak kompeten dalam bidang TI, sehingga bisa menimbulkan

inefisiensi apabila menerapkan sistem TI sendiri. Perusahaan kontraktor TI akan

lebih mudah menganalisis kebutuhan dan mendesain sistem TI dengan lebih efisien

dan efektif.

6. Menghindari risiko trial & error atas teknologi terbaru

Penerapan sistem TI cenderung beresiko karena harus menyesuaikan dengan

kebutuhan perusahaan yang berbeda-beda. Tak jarang bahkan menggunakan uji

coba apabila ada kebutuhan menggunakan teknologi baru. Hal ini menimbulkan

biaya dan resiko terhambatnya aktivitas perusahaan.

7. Membagi resiko

Dengan melakukan proyek bersama maka berarti berbagi resiko bersama,

hal tersebut dirasa lebih ringan.

8. Mencapai kemampuan berkelas dunia

Bekerjasama dengan perusahaan TI kelas dunia berarti membuka peluang

akses dunia internasional. Jejaring yang dimiliki perusahaan outsource akan

menjadi jejaring perusahaan pengguna juga.

Berikut ini merupakan gambaran proses yang terjadi pada pendekatan outsourcing.

Page 16: Pengembangan Sistem Informasi terhadap Pendekatan …labkomsb.staff.ipb.ac.id/files/2017/02/TUGAS-SIM-Indra.pdf · 2017. 3. 1. · 1 Tugas Mata Kuliah Sistem Informasi Manajemen (SIM)

16

Gambar 3. Proses Pendekatan Outsourcing.

D. Tahapan Outsourcing Di Perusahaan

1. Identifikasi pekerjaan yang dapat diserahkan pada perusahaan Outsource. Dapatkan

komitmen dari pimpinan tinggi perusahaan.

2. Lakukan sosialisasi, untuk meyakinkan bahwa calom pengguna (user) menerima

konsep Outsource ini.

3. Perhitungan anggaran dengan seksama

4. Undang beberapa outsource untuk presentasi. Jika pekerjaan cukup besar,

bersiaplah untuk bekerja sama dengan 12 perusahaan outsource.

5. Pastikan perusahaan outsource tersebut memiliki izin lengkap serta lakukan cek

kredibilitas dari klien mereka sebelumnya.

6. Diskusikan secara detail perjanjian legal kerja sama kedua perusahaan. Pastikan

kedua belah pihak memahami dan menyetujui hasil akhir yang diharapkan dari

pekerjaan ini.

7. Lakukan monitoring performa kerja secara berkala.

E. Faktor-Faktor Yang Menyebabkan Keberhasilan Langkah Outsourcing

1. Memahami maksud dan tujuan perusahaan;

2. Memiliki visi dan perencanaan strategis;

3. Memilih secara tepat service provider atau pemberi jasa;

4. Melakukan pengawasan dan pengelolaan terus menerus terhadap hubungan antar

perusahaan dan pemberi jasa;

5. Memiliki kontrak yang cukup tersusun dengan baik;

6. Memelihara komunikasi yang baik dan terbuka dengan individu atau kelompok

terkait;

7. Mendapatkan dukungan dan keikutsertaan manajemen;

8. Memberikan perhatian secara berhati-hati pada persoalan yang menyangkut

karyawan;

9. Memiliki justifikasi ekonomi dan keuangan yang layak;

Page 17: Pengembangan Sistem Informasi terhadap Pendekatan …labkomsb.staff.ipb.ac.id/files/2017/02/TUGAS-SIM-Indra.pdf · 2017. 3. 1. · 1 Tugas Mata Kuliah Sistem Informasi Manajemen (SIM)

17

10. Menggunakan tenaga berpengalaman dari luar.

F. Penerapan Outsourcing Dalam Berbagai Aktivitas Perusahaan

1. Bidang Akuntansi

Bidang akuntansi adalah salah satu bidang yang semula kurang diminati

untuk di-outsource-kan, ternyata dalam perkembangannya mengalami kemajuan

yang cepat dalam pertambahan outsourcing. Dalam bidang akuntansi, ada tiga sub

bidang yang paling banyak di-outsource-kan, yaitu pembukuan, proses data, audit

internal, pembayaran gaji, perhitungan pajak, manajemen kas, laporan keuangan,

administrasi pensiun, penagihan piutang dan pekerjaan klerikal.

2. Bidang Manufaktur

Sebagian besar dari kegiatan industri adalah fabrikasi atau manufaktur dan

mula-mula memang manufaktur dalam suatu industri dianggap sebagai bisnis

utama. Namun mengingat makin banyaknya perusahaan industri yang mulai meng-

outsource-kan kegiatan manufakturnya menandakan bahwa agaknya kegiatan

utamanya bukan terletak di situ tetapi di tempat lain. Yang termasuk dalam kegiatan

manufaktur ialah pembuatan komponen, perakitan dan pengepakan lengkap.

3. Bidang Pemeliharaan

Pemeliharaan dibatasi pada pemeliharaan dan pembersihan gedung,

meskipun outsourcing dapat dan banyak juga dilakukan untuk pemeliharaan untuk

alat-alat transpor, mesin-mesin pabrik, dan sejenisnya. Jenis pemeliharaan dan

pembersihan gedung ini merupakan salah satu bentuk outsourcing yang paling

populer, meskipun sering kali hanya dalam bentuk kontrak jasa biasa, bukan dalam

bentuk outsourcing.

4. Bidang Sumberdaya Manusia

Jasa tenaga yang paling banyak digunakan di sini ialah tenaga klerikal atau

tenaga spesialis. Tenaga spesialis yang umumnya dibutuhkan ialah tenaga untuk

rekruitmen, untuk pelatihan, untuk audit.

Page 18: Pengembangan Sistem Informasi terhadap Pendekatan …labkomsb.staff.ipb.ac.id/files/2017/02/TUGAS-SIM-Indra.pdf · 2017. 3. 1. · 1 Tugas Mata Kuliah Sistem Informasi Manajemen (SIM)

18

Page 19: Pengembangan Sistem Informasi terhadap Pendekatan …labkomsb.staff.ipb.ac.id/files/2017/02/TUGAS-SIM-Indra.pdf · 2017. 3. 1. · 1 Tugas Mata Kuliah Sistem Informasi Manajemen (SIM)

19

SIMPULAN DAN SARAN

Pendekatan insourcing maupun outsourcing pada sistem informasi memiliki

kelemahan dan kelebihan masing-masing. Setiap perusahaan harus mengetahui terlebih

dahulu tujuan dari perusahaan itu sendiri sehingga dapat memutuskan mana yang lebih baik

dalam mengambil keputusan. Saat ini pendekatan outsourcing lebih banyak dipakai oleh

perusahaan-perusahaan di dunia seperti penelitian yang dilakukan oleh KPMG.

Penggunaan pendekatan insourcing menjadi suatu pertimbangan yang harus dilakukan oleh

suatu perusahaan. tenaga ahli yang dimiliki oleh perusahaan merupakan kunci dari

kesuksesan perusahaan itu sehingga perusahaan itu dapat mengetahui kebutuhan bisnisnya

dan rahasia perusahaan juga akan lebih terjamin.

Penggunaan pendekatan insourcing maupun outsourcing dalam sistem informasi

dapat dilakukan dengan penetapan tujuan perusahaan itu. Perjanjian kerja sama antara

vendor maupun perusahaan harus tertuang dalam kontrak sehingga tidak ada yang

menimbulkan kerugian disalah satu pihak.

Page 20: Pengembangan Sistem Informasi terhadap Pendekatan …labkomsb.staff.ipb.ac.id/files/2017/02/TUGAS-SIM-Indra.pdf · 2017. 3. 1. · 1 Tugas Mata Kuliah Sistem Informasi Manajemen (SIM)

20

DAFTAR PUSTAKA

Aalders, R (2001). The IT Outsourcing Guide. Chichester:Wiley,

Baldwin LP. Irani. Z dan Love PED. (2001). Outsourcing Information System: Drawing

Lesson from a Banking Case Study. European Journal Information System 10 15-

24.

Gonzales, R, et al. ____. Information System Outsourcing: An Empirical Study of Succes

Factors. University of Alicante.

Jae, Nam Lee, et all. 2003. IT Outsourcing E-Past, Present, and Future. Communication of

the Acm. Vol: 46 No. 5 Page: 84-89.

Lacity, M.C.; Willcocks, L. & Feeny, D.F. (1996). The Value of Selective Outsourcing,

Sloan Management Review, 37(3), 13-25.

Khan, I. 2007. More Satisfaction: Outsourcing or Offshoring?, Global Services, 2(16), 12.

Koh, C., Ang, S. & Straub, D.W. 2004. IT Outsourcing Success: A Psychological Contract

Perspective. Information Systems Research, 15(4), 356-373.

O’Brien, James A. 2004. Management Information System: Managing Information

Technology in the Business Enterprise. Sixth Edition. Mc. Graw-Hill. New York,

USA.

O’Brien, J. A., Marakas, G. M. 2005. Management Information System.8th Edition. Mc-

Graw-Hill Companies, Inc. New York

O’Brien A. James. 2005. Introduction to Information Sytems 12th

Ed. McGraw-Hill

Prayoga, A. et. al. 2014. Internetworking Contoh kasus: PT Telekomunikasi Indonesia,

Tbk. Makalah Sistem Informasi Manajemen, MB-IPB. (Makalah tidak diterbitkan)

Rouse, Anne C, Corbitt, Brian J. _____. Understanding Information System Outsourcing

Succes and Risks Through The Lens of Cognitive Biases. Victoria. Australia.

Saunders, C, Gebelt M, dan Qing Hu. 1997. Achieving Success in Information System

Outsourcing. California management Review; Winter 1997; 39, 2 ABI/INFORM

Global Page: 63.

Yang. C dan Huang JB. 2000. A Decision Model for IS Outsourcing International. Journal

of Information Management. 20 (1). 225-239.

Page 21: Pengembangan Sistem Informasi terhadap Pendekatan …labkomsb.staff.ipb.ac.id/files/2017/02/TUGAS-SIM-Indra.pdf · 2017. 3. 1. · 1 Tugas Mata Kuliah Sistem Informasi Manajemen (SIM)

21

Yang, D-H.; Kim, S.; Nam, Ch. & Min, J-W. 2007. Developing a Decision Model for

Business Process Outsourcing. Computers and Operations Research, 34(2), 3769-

3778.