MODUL 1MANAJEMEN PROYEK KONSTRUKSI

Sumber : ilmusipil.comManajemen proyek dapat didefinisikan sebagai suatu proses dari perencanaan, pengaturan, kepemimpinan, dan pengendalian dari suatu proyek oleh para anggotanya dengan memanfaatkan sumber daya seoptimal mungkin untuk mencapai sasaran yang telah ditentukan. Fungsi dasar manajemen proyek terdiri dari pengelolaan-pengelolaan lingkup kerja, waktu, biaya, dan mutu. Pengelolaan aspek-aspek tersebut dengan benar merupakan kunci keberhasilan dalam penyelenggaraan suatu proyek.Dengan adanya manajemen proyek maka akan terlihat batasan mengenai tugas, wewenang, dan tanggung jawab dari pihak-pihak yangterlibat dalam proyek baik langsung maupun tidak langsung, sehingga tidak akan terjadi adanya tugas dan tangung jawab yang dilakukan secara bersamaan (overlapping).Apabila fungsi-fungsi manajemen proyek dapat direalisasikan dengan jelas dan terstruktur, maka tujuan akhir dari sebuah proyek akan mudah terwujud, yaitu:1. Tepat Waktu2. Tepat Kuantitas3. Tepat Kualitas4. Tepat Biaya sesuai dengan biaya rencana5. Tidak adanya gejolak sosial dengan masyarakat sekitar6. Tercapainya K3 dengan baikPelaksanaan proyek memerlukan koordinasi dan kerjasama antar organisasi secara solid dan terstruktur. Dan hal inilah yang menjadi kunci pokok agar tujuan akhir proyek dapat selesai sesuai denganscheduleyang telah direncanakan.Pada Proyek tempat penulis kerja praktek, terdiri dari beberapa unsur organisasi yang masing-masing mempunyai fungsi yang berbeda. Adapun pihak-pihak tersebut antara lain:1. Pemilik proyek (owner)/investoryang juga merupakan konsultan manajemen konstruksi2. Konsultan perencana arsitektur,landscape, danquantity surveyor3. Kontraktor pelaksana utama yang membawahi:1) Konsultan perencana struktur dan mekanikal & elektrikal2) Sub kontraktor spesialis1. Kontraktor pondasiDalam menjalankan tugas dan fungsinya, ke-4 pihak tersebut harus mempunyai hubungan kerja yang jelas, dan dapat bersifat ikatan kontrak, perintah, maupun garis koordinasi. Hubungan antara pihak tersebut dapat dilihat dalam skema padagambar 1.1dibawah ini.

MODUL 2Organisasi Proyek KonstruksiSumber : ilmusipil.comStruktur organisasi proyek secara umum dapat diartikan dua orang atau lebih yang melaksanakan suatu ruang lingkup pekerjaan secara bersama sama dengan kemampuan dan keahlianya masing masing untuk mencapai suatu tujuan sesuai yang direncanakan. Dengan adanya organisasi kerja yang baik diharapkan akan memberikan hasil efisien, tepat waktu serta dengan kualitas tinggi.Suatu proyek konstruksi yaitu proyek fisik yang dicapai dengan kegiatan konstruksi merupakan suatu sistem. Sedangkan sistem itu sendiri secara konseptual berpengertian adanya perangkat atau kelompok yang menyangkut beberapa usur yang saling berinteraksi untuk mencapai tujuan bersama.Proyek konstruksi yang mempunyai tujuan menghasilkan suatu bangunan fisik yang memenuhi dan persyaratan melalui suatu ruang lingkup pekerjaan tertentu yang dilakukan beberapa orang atau beberapa kelompok orang. Untuk proyek proyek besar yang harus di laksanakan oleh beberapa kontraktor, maka pemilik proyek dapat memberikan kepercayaan yang penuh pada suatu badan yang disebut manajemen konstruksi ( MK ) yang bertindak dan atas nama pemilik sebagai manajer.dalam sebuah proyek konstruksi, bagian bagian manajemen dari struktur organisai yang ada didalamnya antara lain: Pemilik proyek atau owner konsultan perencana konsultan pengawas kontraktor Project manajer Site Enginer Pengedali operasional proyek logistik proyek arsitek atau drafter gambar kerja Quantity surveyor Quality Qontrol. Safety atau K3 Pelaksana proyek Surveyor administrasi proyek Perpajakan Akutansi Teknik informatika proyek mekanikal elektrikal mandor tukang bangunan kepala tukang pekerja bangunan satpam warung makan preman setempat pemerintah daerah aparat kepolisian dllmasing masing dari bagian struktur organisasi harus berfungsi dengan baik agar pekerjaan konstruksi dapat selesai dengan tepat waktu, efisien serta dengan kualitas yang memuaskan. seluruh bagian dalam organisasi proyek adalah satu kesatuan secara utuh yang apabila salah satu tidak bekerja dengan baik maka dapat mempengaruhi kelancaran proses pelaksanaan proyek, misalnya apabila bagian administrasi tidak terampil dalam mengatur arus keluar masuk keuangan proyek maka dapat menyebabkan kendala dalam pengadaan pembelian material atau keterlambatan upah pekerja sehingga mengurangi motivasi dan semangat dalam bekerja.

MODUL 3PERCEPATAN KERJA

Sumber : http://manajemenproyekindonesia.com/?p=472

Proyek konstruksi merupakan proyek yang memiliki kompleksitas yang tinggi. Proyek konstruksi terdiri atas banyak pekerjaan yang saling terkait. Proyek ini sering mengalami keterlambatan karena kompleksitasnya sendiri. Tulisan ini adalah bagian awal dari serangkaian tulisan yang akan membahas mengenai strategi percepatan pada proyek konstruksi.Begitu banyaknya item pekerjaan yang ada pada proyek konstruksi tentu menuntut perencanaan yang detil terhadap schedule pelaksanaan. Hubungan antar pekerjaan, volume dan spesifikasi pekerjaan, metode pelaksanaan serta aspek yang lain harus betul-betul diperhatikan. Terutama keterkaitan antar pekerjaan, sangat menentukan dalam mendapatkan strategi yang tepat dalam melakukan percepatan.Dikarenakan banyaknya item pekerjaan yang harus dilakukan, hal ini berarti pula akan melibatkan cukup banyak vendor dan tenaga kerja. Akhirnya dituntut pengelolaan tenaga kerja yang memadai dalam rangka mencapai target waktu pelaksanaan.Waktu Pelaksanaan Proyek KonstruksiPada hampir seluruh proyek konstruksi, seringkali ditarget dengan masa pelaksanaan yang sangat singkat. Bahkan sering dikatakan mustahil untuk dapat diselesaikan. Pada proyek pemerintah dimana masa mulai proyek yang umum adalah setelah bulan Juni. Hal ini disebabkan masalah birokrasi. Sering dijumpai proyek konstruksi yang harus mengimport alat atau material dari luar negri (Lift, AC, Pompa, Panel, dll) ditarget pelaksanaannya hanya selama 4 bulan dimana waktu yang dibutuhkan untuk pengadaan material yang diimport sendiri membutuhkan waktu yang sama, sehingga seringkali kontraktor tidak memiliki waktu yang cukup untuk melakukan proses procurement yang memadai.Penyebab Umum Keterlambatan Proyek KonstruksiSebelum membahas mengenai strategi percepatan proyek konstruksi yang terlambat, perlu diidentifikasi mengenai faktor penyebab keterlambatan proyek ini. Dalam tulisan sebelumnya, telah diberikan 25 faktor keterlambatan proyek. Daftar tersebut dapat dipakai dalam mengidentifikasi penyebab yang berkontribusi terhadap keterlambatan proyek konstruksi. Daftar 25 faktor penyebab keterlambatan proyek yang terdapat pada tulisan sebelumnya adalah faktor yang bersifat umum untuk semua jenis proyek.Strategi Percepatan Proyek KonstruksiStrategi paling tepat dalam mengantisipasi keterlambatan proyek konstruksi adalah dengan membuat Risk Management yang berdampak atas waktu pelaksanaan. Bagian penting atas risk management tersebut adalah adanya risk response dan tentu monitoringnya.Pada proyek yang sudah terlanjur mengalami keterlambatan artinya risiko yang berdampak atas waktu pelaksanaan telah terjadi. Risiko yang terjadi adalah problem. Ini terjadi karena kurang memadainya risk management yang dibuat.Strategi percepatan proyek identik denganrisk responsdalamrisk management. Hanya saja pada risiko yang telah terjadi. Strategi diterapkan berdasarkan prioritas jika faktor yang menyebabkan keterlambatan proyek jumlahnya cukup banyak. Dengan melihat karakteristik khusus proyek konstruksi dan faktor yang menyebabkan keterlambatan proyek, berdasarkan pengalaman diusulkan rekomendasi strategi dalam melakukan percepatan proyek konstruksi, yaitu:A.Manajerial1. Dalam situasi krisis terhadap waktu,Jalur kritis harus dikomunikasikandan disepakati oleh Tim proyek.2.Menjaga kedisiplinan Tim proyek. Kedisiplinan akan mempengaruhi suasana kerja di proyek.3.Melakukan rapat harianyang membahas segala hal terkait usaha untuk menjaga agar proyek dapat diselesaikan sesuai jadwal yang telah ditentukan. Rapat harian harus dihadiri oleh Pejabat proyek yang mampu mengambil keputusan atas suatu masalah. Jangan pernah mengulur pengambilan keputusan pada rapat harian saat proyek mengalami krisis. Rapat harian harus dihadiri oleh Tim proyek terkait, Mandor, dan wakil subkontraktor.4. Aktif menggali informasi mengenai potensi masalah kepada subkontraktor dan Mandor. Hal ini agar masalah yang berpotensi terjadi dapat diantisipasi lebih dini5.Melakukan update yang rutin atas jalur kritis (CPM).Semakin sering akan semakin baik. Dapat pula membuat simulasi-simulasi atas rencana-rencana proyek agar didapatkan strategi yang paling efisien dan efektif.6.Selalu memberikan motivasi yang terbaik kepada karyawan dan pekerjaagar attitude dan mental kerja lebih baik.8.Menambah jam kerjadengan lembur.9. Menambah Personil proyek agar dapat meningkatkan pengawasan.10. Menjaga kualitas pekerjaan. Kualitas yang tidak baik menyebabkan pengulangan pekerjaan.11.Memastikan ketersediaan dana dan mengusahakan dana pendampinguntuk hal-hal yang bersifat emergency.12. Membantu mempercepat proses penagihan termijn bagi subkontraktor13. Aktif berkomunikasi dengan Owner dan Pengawas pekerjaan mengenai strategi percepatan proyek. Usahakan untuk mendapatkan dukungan mereka.14.Memberikan reward atas tercapainya setiap tahapan milestonekepada tim proyek, subkontraktor dan kepada pekerja.15. Tim proyek harus fokus terhadap Safety. Kecelakaan akan membuat loss time.16. Cek silang. Teknik ini adalah dengan mendatangkan orang lain yang memahami tentang proyek konstruksi ke proyek yang mengalami keterlambatan. Adakalanya dikarenakan tekanan yang terus menerus, Tim proyek menjadi kurang sensitif terhadap terjadinya masalah keterlambatan proyek. Orang lain dapat personel manajemen atas atau tim proyek lain.17. Menempatkan personil khusus yang memonitor proses dan dokumen administrasi vendor. Sering kali pekerjaan di lapangan terhambat oleh masalah prosedur administrasi.B.Scope atau Lingkup Pekerjaan1.Membuat checklist daftar sisa pekerjaan (Update WBS)dimana tingkat detil yang baik dan memadai. Daftar atau checklist ini akan sangat membantu dalam proses-proses berikutnya.2.Daftar sisa pekerjaan dengan melihat secara keseluruhan dokumen kontrakyaitu gambar, BQ, dan spesifikasi.3. Meminimalisir adanya perubahan lingkup dan pekerjaan tambah-kurang. Perubahan lingkup akan membuat pekerjaan semakin kompleks dan sulit dikelola. Perlu effort yang lebih besar dengan adanya perubahan lingkup.C.Critical Path Method1.Membuat schedule sisa pekerjaan dimana target selesainya pekerjaan dibuat lebih majuuntuk mengantisipasi kejadian yang tak terduga2.Membuat CPM berdasarkan update WBS yang cukup detildan schedule sisa pelaksanaan agar dapat diidentifikasi item pekerjaan yang masuk dalam kategori pekerjaan kritis. CPM adalah alat yang paling powerfull dalam membantu percepatan pada saat situasi proyek kritis.3.Memprioritaskan pekerjaan yang masuk dalam jalur pekerjaan kritisagar pekerjaan kritis tersebut tidak delay dari yang direncanakan.4.Mengurangi sebanyak mungkin jumlah pekerjaan kritisyang terdapat dalam rangkaian jalur pekerjaan kritis (CPM). Contoh untuk teknik percepatan ini adalah pekerjaan finishing lantai (keramik) dikerjakan tanpa menunggu pekerjaan finishing plafond selesai.5. Menyebarkan suatu rangkaian pekerjaan kritis menjadi beberapa jalur pekerjaan kritis atau membuat jalur pekerjaan kritis yang semula berupa satu rangkaian seri menjadi beberapa rangkaian yang tersusun paralel. Teknik ini akan membuat total durasi akan semakin pendek. Biasanya dilakukan dengan membagi suatu pekerjaan dalam zone yang lebih kecil yang berdiri sendiri6.Menggabungkan dua atau lebih pekerjaan yang berada di jalur kritis menjadi hanya 1 pekerjaan kritis.Misal dari teknik ini adalah dengan mengganti bekisting pelat lantai dan tulangannya dengan material span deck.7.Mengurangi durasi pekerjaan yang berada pada jalur kritissehingga total durasi pelaksanaan menjadi lebih singkat. Contoh dari teknik ini adalah dengan menambah resources.8.Mengurangi kuantitas pekerjaan yang masuk dalam jalur kritissehingga kuantitas pekerjaan kritis menjadi lebih kecil. Contohnya adalah pada pekerjaan plafond yang umumnya dapat dikerjakan setelah pekerjaan instalasi M/E selesai. Padahal ruang atau area instalasi M/E hanya menggunakan sebagian area finishing plafond. Untuk area yang tidak berada pada jalur M/E, plafond tersebut dapat dikerjakan. Dapat juga dengan melaksanakan rangka pekerjaan plafond bersamaan dengan pekerjaan instalasi M/E. Pada saat pekerjaan instalasi M/E selesai, baru dilakukan penutupan plafond.9.Menentukan target milestone pekerjaan.Hal ini untuk mengurangi kompleksitas dalam pengendalian dan monitor waktu pelaksanaan proyek.10. Sesegera mungkin memulai suatu pekerjaan dimana lahan telah siap. Harus diingat bahwa jalur kritis dapat berpindah-pindah sesuai perkembangan di lapangan. Suatu pekerjaan yang tidak kritis, bisa saja menjadi kritis karena terlambat mulai dilaksanakan.11. Memastikan pekerjaan yang tidak berada di jalur kritis selesai sesuai target. Melesetnya realisasi waktu pelaksanaan suatu pekerjaan juga dapat mengubah jalur kritis. Pekerjaan yang terkait dengan pekerjaan yang terlambat bisa menjadi kritis.D.Material dan Supplier1.Pengiriman material menggunakan transportasi udara.Ekspedisi yang menggunakan jalur laut sering terlambat karena faktor cuaca dan birokrasi. Ini menjadi satu-satunya cara apabila terjadi larangan berlayar karena cuaca sedang jelek2. Aktif memonitor proses pengiriman denganmeminta bukti manifest pengirimanmaterial3.Melakukan pengecekan langsung lokasi materialyang akan dikirim ke proyek. Ini untuk memastikan bahwa material dalam kondisi ready untuk dikirim.4.Jumlah supplieruntuk suatu jenis material diusahakanlebih dari satu.5.Mengganti material import dengan material yang ready stockdengan spesifikasi yang setara.6.Mengganti material yang langka dengan material lain yang ready stockdengan tetap memperhatikan kualitas pekerjaan. Contoh pada saat terjadi kelangkaan semen, pekerjaan lantai kerja diganti denganplastic sheet. Contoh lain adalah mengganti semen biasa PC dengan semen tipe PCC.E.Alat1. Memastikan alat dirawat sesuai prosedur2. Mengganti alat yang tidak sesuai atau tidak cocok.3. Memastikan tersedianya suku cadang di proyek terutama pada elemen alat yang bersifat aus4.Menambah jumlah alat sehingga mencukupi kebutuhan pelaksanaan5.Mengganti alat yang memiliki kapasitas yang lebih besar6. Membuat sumber tenaga listrik cadangan. Kerusakan genset akan menghentikan hampir seluruh pekerjaan.F.Subkontraktor1.Mengurangi lingkup pekerjaan subkontraktoryang bermasalah dan menggantinya dengan subkontraktor yang terpercaya.2.Mengambil alih pekerjaan subkontraktoryang berpotensi terlambat.3. Jumlah subkontraktor pada suatu pekerjaan diusahakan lebih dari satu.4. Meminta setiap subkontraktor agar menempatkan wakilnya yang dapat memutuskan masalah.5. Aktif komunikasi via surat untuk masalahmasalah yang krusialG.Tenaga Kerja1.Mengganti tenaga kerja yang kurang produktifdengan yang lebih produktif. Durasi pekerjaan proyek konstruksi sangat tergantung pada produktifitas tenaga kerja.2.Menambah jam kerja atau lembur. Lembur yang efektif adalah sampai dengan jam 24.00. Di atas jam tersebut biasanya produktifitas menurun.3.Aktif memantau kedisiplinan tenaga kerja. Waktu yang hilang atas ketidakdisiplinan tenaga kerja berdampak cukup besar.4. Memperhatikan kelayakan tempat tinggal pekerja. Tempat tinggal yang tidak sehat, akan menyebabkan tingginya angka pekerjaan yang sakit. Hal tersebut akan menambah loss time di proyek.5. Aktif berkomunikasi dengan pekerja mengenai kesulitan pelaksanaan dalam event meeting atau safety talk6. Memberikan training secara rutin kepada pekerjan agar keahlian pekerja meningkat sehingga akhirnya produktifitasnya bertambah.7. Menyediakan tempat istirahat pekerja pada lokasi yang sedekat mungkin dengan lokasi pekerjaan8. Meniadakan warung di dalam dan sekitar lokasi proyek. Adanya warung akan membuat waktu istirahat pekerja lebih panjang.9. Disarankan untuk mengkoordinir pengadaan makan pada saat istirahat pekerja. Ini akan memangkas waktu hilang yang menurunkan produktifitas.10. Tenaga kerja harus disebar pada area pekerjaan sedemikian masih tetap dapat dimonitor dengan baik. Jangan menyebarkan pekerja pada area yang terlalu luas sehingga menurunkan tingkat pengawasanH.Design dan Metode Pelaksanaan1. Aktifmenemukan metode pelaksanaan baru yang lebih efisien dan efektifdaripada metode eksisting.2. Aktifmengevaluasi metode pelaksanaan yang adasehingga didapatkan metode pelaksanaan yang paling efisien dan efektif.3. Melakukanreview designsedemikian design yang baru memberikan waktu penyelesaian yang lebih singkat dengan tanpa mengabaikan kehandalan fungsi design.4. Membuat metode pelaksananaan sedemikian dapat meminimalisir dampak cuaca buruk. Misalnya mempercepat pekerjaan struktur agar pekerjaan finishing dapat segera dimulai. Contoh lain adalah menyediakan atap terpal sehingga pekerjaan dapat terus dilaksanakan walaupun terjadi hujan.5. Melakukan review design sehingga volume pekerjaan yang kritis berkurangI.Kontrak1. Melakukan negosiasi ulang kontrak apabila penyebab keterlambatan adalah karena kontrak.2.Mencatat secara harian dan mendokumentasikan hal-hal yang menjadi penyebab keterlambatan serta menyampaikan dengan surat kepada Ownerdimana hal-hal tersebut secara kontraktual dapat menjadi dasar perpanjangan waktu pelaksanaan proyek /addendum waktu.3. Kalaupun ada pekerjaan tambah dan kurang, harus didasarkan pada upaya melakukan percepatan. Usahakan pekerjaan tambah adalah pekerjaan yang tidak berada di jalur kritis dan memiliki durasi pekerjaan yang singkat. Demikian pula dengan pekerjaan kurang haruslah pekerjaan yang berada di jalur kritis dan memiliki durasi yang panjang dimana aspek fungsi konstruksi masih dapat dipertahankan.J.Site1.Mengevaluasi site dan penataannya.Perhatian pada alur proses pekerjaan dan material. Site harus dievaluasi agar menghasilkan suatu design site yang menghasilkan alur proses yang efektif atau jalur alur sependek mungkin2. Mengidentifikasi adanya masalah pada site yang dapat menghalangi alur proses dan material. Contoh adalah jalan kerja harus memadai.3. Mengurangi genangan air akibat hujan. Genangan air berpotensial menghambat laju pergerakan alur proses pelaksanaan dan material.4. Lokasi site harus diupayakan dalam kondisi bersih dan rapi. Kondisi ini akan sangat membantu secara psikologis para pekerja yang bekerja di proyek.5. Memastikan akses masuk proyek sedemikian arus keluar masuk material tidak terhambatKeterangan:Berdasarkan pengalaman mengerjakan proyek konstruksi. Bagian yang ditebalkan merupakan strategi yang sangat disarankan